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Referencia: E.A. Galvis-Lista, M.P. González-Zabala. (2014). Herramientas para la gestión de procesos de negocio y su
relación con el ciclo de vida de los procesos de negocio: Una revisión de literatura. Ciencia e Ingeniería Neogranadina,
24 (2), pp. 37 - 55
RESUMEN
Este artículo presenta una revisión sobre la oferta de herramientas de tecnología de información,
TI, para la gestión de procesos de negocio (Business Process Management - BPM). Para esto,
se desarrolla una conceptualización de las etapas del ciclo de vida de los procesos de negocio y
se realiza una descripción de las herramientas de TI desde una perspectiva funcional. Luego, se
realiza un mapeo para ubicar las herramientas de TI en cada una de las fases del ciclo de vida.
Este trabajo se constituye en una referencia para los profesionales que desarrollan iniciativas
de BPM, así como para investigadores, profesores y estudiantes interesados en el tema. La
principal contribución del trabajo es la conceptualización de las etapas del ciclo de vida de BPM y
la identificación de herramientas de TI que soportan cada una de estas.
Palabras Clave: gestión de procesos de negocio, herramientas de TI para BPM, ciclo de vida de
los procesos de negocio.
ABSTRACT
This paper presents a review of the wide range of information technology (IT) tools for Business
Process Management (BPM). First, a conceptualization of the stages of the business processes
life cycle was developed and the IT tools were described from a functional perspective. Then, a
mapping of IT tools in each the phases of the life cycle of BPM was done. This work constitutes
1. Ingeniero de Sistemas, MSc. Profesor Asociado. Facultad de Ingeniería, Universidad del Magdalena, Santa Marta D.T.C.H., Colombia, egalvis@
unimagdalena.edu.co.
2. Ingeniera de Sistemas, PhD. Profesora Asociada, Facultad de Ingeniería, Universidad del Magdalena, Santa Marta D.T.C.H., Colombia,
mpgonzalez@unimagdalena.edu.co
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a reference for professionals responsible for developing BPM initiatives, as well as researchers,
teachers, and students interested in the subject. The main contribution of this work is the
conceptualization of the stages of the BPM lifecycle and the identification of IT tools that support
each of these stages.
Keywords: Business Process Management (BPM), IT tools for BPM, business process lifecycle.
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mejor todos los procesos de desarrollo o es entender el ciclo de vida de los procesos de
adquisición de tecnología de acuerdo con el negocio. Por tal razón, es necesario dar cuenta
alcance que pretendan lograr. En este orden de de diversas propuestas para la estructura de
ideas, este artículo presenta la descripción de este ciclo de vida que han sido publicadas en
varias herramientas de TI de soporte a la BPM, la literatura científica. En tal sentido, la Tabla
así como un análisis de su ubicación dentro del 1 presenta los nombres de las fases utilizados
ciclo de vida de los procesos de negocio. en 16 propuestas de ciclo de vida.
Este artículo ofrece una visión global y Como se observa en la Tabla 1, se identificaron
sintética sobre el tema, lo cual es útil para los 41 denominaciones diferentes para las fases
profesionales de la gestión y de la informática del ciclo de vida de los procesos de negocio.
que, estando involucrados en la implementación Lo anterior indica que existen coincidencias
de una iniciativa de BPM en una organización, exactas en la denominación de algunas fases,
requieran conocer la gama de tecnologías evidenciando un amplio grado de consenso
aplicables en su contexto de práctica. También entre los investigadores. Por ejemplo, la fase
resulta útil para estudiantes y profesores que de Diseño de procesos aparece ocho veces, la
requieran tener una visión sintética del alcance fase de Configuración de procesos aparece 6
de la BPM y sus tecnologías de soporte. veces y las fases de Diagnóstico de procesos,
Implementación de procesos, Adopción de
Lo que sigue del artículo está estructurado de la procesos y Ejecución de procesos, aparecen
siguiente manera: la sección uno presenta una cuatro veces.
aproximación conceptual al ciclo de vida de los
procesos de negocio, necesaria para identificar Por otra parte, se identificó una coincidencia
el soporte tecnológico requerido en cada una semántica en varias de las fases identificadas.
de las fases. En la sección dos se hace una Por ejemplo se identificaron las fases
descripción de cada una de las herramientas de denominadas de «Diagnóstico de Procesos» que
soporte para BPM, se identifican las principales tienen coincidencia en el propósito a las fases
funcionalidades, los beneficios de su uso, y denominadas de «Evaluación de Procesos».
algunos ejemplos de productos disponibles en el También se encontraron diferentes niveles de
mercado. La sección tres presenta el resultado detalle en la especificación de las fases. Por
del análisis sobre el tipo de soporte tecnológico ejemplo, se encontró una fase denominada
requerido en cada una de las fases del ciclo de «Análisis y Diseño de Procesos» [10] y otra
vida de los procesos de negocio. Por último, en denominada «Análisis y Diseño» [4], que agrupa
la sección cuatro se presentan las conclusiones las acciones que otros ciclos de vida separan en las
obtenidas al realizar este trabajo, y finalmente, las fases de «Análisis» y «Diseño». Adicionalmente,
referencias utilizadas en la revisión de literatura. se identificaron denominaciones que utilizaban
términos diferentes a los tradicionales, como la
fase de «Definición y alineación de procesos»
1. CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS DE [17] que indica que los procesos que han sido
NEGOCIO identificados deben quedar especificados
de forma rigurosa y deben estar alineados a
El primer paso para comprender el rol que las metas estratégicas y operacionales del
juegan las tecnologías de soporte a la BPM negocio, es decir, en el ámbito de acción del
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Tabla 2. Síntesis de cuatro fases del ciclo de vida de los procesos de negocio.
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Esto último puede implicar trabajo en En la fase de evaluación se utilizan los datos
construcción de aplicaciones que puedan recopilados en la fase de ejecución para
enlazar sistemas software de uso específico identificar las fortalezas y debilidades del
con el sistema de gestión de procesos de proceso. Esta evaluación debe dar como
negocio, o el diseño e implementación de resultado la especificación de mejoras para
una arquitectura orientada a servicios que el proceso y su implementación [12]. La fase
se encargue de ese tipo de interacciones. de evaluación debe tomar como línea base
Adicionalmente, dependiendo de las datos de la ejecución del proceso antes de la
características del proceso, se deben tener en implementación, los cuales pueden obtenerse
cuenta aspectos relacionados con el manejo de datos históricos o de los resultados de
de transacciones [4]. Una vez implementado simulaciones. Adicionalmente, se recomienda
el proceso con todas sus características, se que el análisis del proceso involucre diversas
deben realizar validaciones y pruebas para perspectivas desde las cuales se puedan
asegurar la calidad. Aquí pueden utilizarse emitir juicios, por ejemplo, la perspectiva
técnicas para la realización de pruebas propias operacional del proceso, la perspectiva
de la Ingeniería de Software, como pruebas financiera, y, la siempre muy importante,
de unidad (a nivel de actividades de proceso), perspectiva de los usuarios del proceso. En
pruebas de rendimiento e integración (a esta fase se pueden utilizar instrumentos
nivel del proceso). Por último, el proceso como tableros de comando que permitan
implementado debe ser desplegado en el presentar la síntesis de los resultados del
entorno de producción. proceso en diversas perspectivas. Sumado
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a esto, es importante mencionar que este de herramientas de gestión como cuadros de
ciclo de vida genera numerosos artefactos mando o indicadores claves de desempeño.
y actividades en diferentes niveles de la
organización que requieren organizarse Por último, es necesario expresar que
y administrarse de la mejor manera. Por durante todo el ciclo de vida las personas de
ejemplo, el problema de almacenar y la organización asumen uno o varios roles
recuperar toda la documentación relacionada relacionados con la gestión de los procesos
con los procesos y su implementación técnica de negocio. Estos roles se encargan de
debe ser resuelto utilizando procedimientos hacer que el ciclo se desarrolle de acuerdo
y herramientas que faciliten el acceso de las con los objetivos de la organización. En este
personas a estos recursos. sentido, las personas, dependiendo de sus
niveles de responsabilidad, experiencia y
De la descripción de cada fase del ciclo de conocimiento podrían asumir alguno de
vida se pueden identificar un conjunto de los siguientes roles: Director de Procesos
resultados esperados, que se presentan en (Chief Process Officer), Ingeniero de
la Tabla 3. Estos resultados son necesarios y Procesos de Negocio (Business Process
suficientes para lograr el objetivo de la fase. Engineer), Diseñador de Procesos (Process
Además, la forma particular que toman estos Designer), Participante de proceso (Process
resultados depende de las características de Participant), Trabajador de conocimiento
los procesos que se gestionan y de la forma (Knowledge Worker), Responsable de
en que se lleva a cabo el ciclo de vida en cada Proceso (Process Responsible), Arquitecto
organización. Por ejemplo, el monitoreo de software (Software Architect), y
del proceso, que hace parte de la fase de Desarrollador de software (Software
ejecución, podría materializarse por medio Developer) [25-27].
Tabla 3. Descripción de las fases del ciclo de vida de los procesos de negocio.
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soporte el proceso [36]. Estas herramientas representada en un grafo que se denomina
asumen un enfoque de «Bottom – Up» para la «Cadena de Proceso Manejado por Eventos»
construcción del modelo de proceso, es decir, o Event-driven process chain (EPC). En
que toman hechos detallados de las instancias procesos complejos, con un elevado número
del proceso para tratar de abarcar todos los de instancias, la representación de cada una
matices que toma su ejecución. Además, se es ensamblada con las demás, generadas
enriquece la descripción con información a partir de las otras instancias del proceso,
estadística detallada de cuán a menudo para obtener una colección que es sintetizada
se ejecutan diferentes rutas o caminos en una imagen «promedio» de su ejecución
del proceso, cuánto tiempo toman y qué [38]. Adicionalmente, estas herramientas
variaciones se dan entre diferentes usuarios o pueden identificar y «descubrir» relaciones
grupos de usuarios, entre otros aspectos. Este organizacionales, es decir, responder preguntas
enfoque, alternativo al tradicional enfoque de como ¿Quién trabaja con quién y cómo? [38-
trabajo colaborativo con las personas, ofrece 39]. En síntesis, este tipo de herramientas le
ventajas como la identificación de ineficiencias permiten a las organizaciones modelar los
en los procesos, que permanecen tácitas para procesos actuales o «As-Is» como realmente
los participantes, la identificación de patrones se ejecutan, pues se obtienen a partir de la
de acción como mejores prácticas, y mayor evidencia recopilada de múltiples instancias
eficiencia en el proceso de descubrimiento y del proceso [40-41]. Un ejemplo de la
documentación de los procesos. aplicación de estas herramientas es el trabajo
de Peters, Dedene y Houck [42], que presenta
Para implementar una herramienta de la utilización de herramientas de este tipo para
descubrimiento automático de procesos, las el análisis de los procesos de solicitudes y
organizaciones deben desplegar y ejecutar una reclamaciones médicas en el sistema de salud
herramienta para la recopilación de datos sobre de los Estados Unidos.
las acciones de los usuarios, en donde, a manera
de registro de transacciones (log), se almacenen Por otra parte, las principales limitaciones y
todos los datos que permitan visualizar la retos que enfrentan este tipo de herramientas
manera en que se ejecutan los procesos en están relacionadas con el manejo de flujos de
la organización [37]. Esta herramienta de control complejos, duplicados, la consistencia
recopilación de datos registrará, por ejemplo, interna del modelo generado, y la granularidad
las transacciones realizadas por los usuarios y especificidad de los modelos generados
en el sistema de administración de recursos [43]. Sin embargo, también se encuentran
empresariales o ERP, la interacción que se tiene desarrollos investigativos que tratan con
con los clientes y proveedores a través de los problemas complejos como el de la utilización
sistemas de administración de relaciones con de registros de actividades (activity logs)
los clientes o CRM y de administración de la no estructurados como fuente para el
cadena de suministros o SCM. descubrimiento de modelos de procesos de
negocio [44].
Con todos los datos recopilados se realiza
una «reconstrucción» de la ejecución de Dentro de los productos disponibles en el
cada instancia del proceso, en donde se mercado se destacan el ofrecido por Pallas
puede identificar la secuencia de actividades Athena, compañía holandesa que según
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Sinur y Hill [45] tiene la mejor tecnología herramientas de BAM mejoran el desempeño
y visualización para el descubrimiento de las organizaciones porque aseguran que
automatizado de procesos. Otro producto, los procesos de negocio operan como se
con mayor posicionamiento en el mercado, esperaba, aseguran que los procesos de
es el comercializado como servicio por la negocio cumplen con los compromisos y
compañía Fujitsu y que hace parte de la suite propósitos de la organización, y reducen la
denominada Fujitsu Interstage BPM. Por latencia entre el momento en que se realiza la
último, es importante mencionar el producto medición del desempeño y el momento en que
denominado ARIS Process Performance se toman las decisiones [49]. Esencialmente,
Manager de Software AG, que contiene, entre las herramientas de BAM intentan proveer a
otras, la funcionalidad de ABPD. Un análisis las organizaciones lo que los instrumentos de
detallado de las técnicas y herramientas aeronavegación proporcionan a los pilotos de
utilizadas actualmente se puede encontrar en las aeronaves: datos en tiempo real sobre el
el trabajo de Turner, Tiwari y Olaiya [46]. comportamiento de las operaciones.
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proceso de negocio; y generación de reportes ejecución de los procesos de negocio [56].
sobre el comportamiento y tendencias de los En el contexto de la Gestión de Procesos
indicadores de desempeño del proceso de de Negocio tradicional, es común observar
negocio [51-54]. modelos de proceso en donde cada una de las
reglas que determinan el comportamiento de
Estas funcionalidades parecen similares a las la organización son codificadas e incluidas en
ofrecidas por herramientas de inteligencia forma de estructuras de decisión dentro de
de negocios (Business Intelligence – BI). Sin la notación del modelo. Este enfoque genera
embargo, es necesario hacer la distinción entre problemas relacionados con el mantenimiento y
las dos, pues, aunque están ubicadas en la la evolución de los modelos de proceso, pues el
misma categoría de herramientas de análisis cambio de una política, por ejemplo la política de
del negocio, tienen una diferencia fundamental descuentos a clientes, implica la modificación
sobre el origen de los datos analizados. Las del modelo para cumplir con las nuevas reglas.
herramientas de inteligencia de negocios
también tienen que ver con el entendimiento y la Por otra parte, al utilizar un enfoque de
optimización del desempeño del negocio, pero la Gestión de Reglas de Negocio, las reglas no
diferencia es que éstas se enfocan en el análisis se implementan dentro del modelo, sino que
de datos históricos que son utilizados para son mantenidas de forma separada para ser
explorar, utilizando técnicas de minería de datos, utilizadas y modificadas sin generar cambios
el comportamiento que se ha tenido en períodos en los modelos de proceso de negocio. De
anteriores y así poder identificar tendencias. Por esta manera se dota a la organización de
otra parte, las herramientas de BAM tratan con mayor agilidad y capacidad de adaptación a los
los datos de lo que está sucediendo actualmente frecuentes cambios del entorno [57]. En este
en el negocio, es decir, en tiempo real [53]. Tres sentido, la incorporación del enfoque de reglas
ejemplos de este tipo de herramientas son de negocio en BPM produce varios beneficios
Business Monitor de IBM [53], Business Activity que van más allá de la agilidad y la facilidad de
Monitoring de Oracle [52] y BusinessFactor de cambio. Separar las reglas de las estructuras
TIBCO Software Inc [54]. de decisión de los modelos de proceso permite
que estas se puedan cambiar en tiempo real y
2.4. SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE sin necesidad de parar la ejecución del proceso
REGLAS DE NEGOCIO en respuesta a condiciones cambiantes. Por
otra parte, se reduce el riesgo de error en la
Las reglas de negocio son la codificación de toma de decisiones al automatizar reglas que
políticas, normas, leyes y mejores prácticas que no requieren de la participación de una persona.
son utilizadas por una organización para tomar También, se reducen costos de operación al
decisiones. Una regla de negocio requiere una eliminar del proceso los pasos de verificación
estructura formal en donde se representan que no generan valor. Además, se mejora el
elementos atómicos de la lógica del negocio desempeño en el cumplimiento de las reglas y
y las acciones que deberían ejecutarse en se proporciona trazabilidad y transparencia en
ciertas circunstancias [55]. Comúnmente, estas la toma de decisiones [58].
reglas están embebidas en la especificación
de procedimientos y en las herramientas de Los sistemas para la administración de reglas de
Tecnología de Información que soportan la negocio o BRMS (Business Rule Management
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Tabla 4. Características funcionales y ejemplo de los tipos de herramientas para BPM.
Tabla 5. Relación de los tipos de herramientas para BPM con las fases del ciclo de
vida de procesos de negocio.
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Negocio sirven como soporte para el análisis a la BPM ofrece una panorámica de las
y diseño, la configuración y, principalmente, principales características funcionales de cada
la evaluación pues toman todos los datos de una de estas, los beneficios que ofrecen, los
la ejecución de los procesos para identificar productos desarrollados y los fabricantes que
tendencias, caminos frecuentes, errores trabajan en el campo de la gestión de procesos
comunes, entre otros. Esto permite tomar de negocios. Con esto, se identifica que éste
decisiones de mejora de procesos con base en es un nicho importante para los profesionales
evidencia. Por último, las herramientas de BAM en TI, especialmente en Colombia, en donde la
y BRMS sirven como soporte a la ejecución de apropiación de este tipo de tecnologías no ha
los procesos. tenido suficiente cobertura.
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soporten las diferentes fases del ciclo de vida de [7] Zairi, M. (1997). Business process
los procesos de negocio. Además, se propone management: a boundaryless approach
la realización de estudios en organizaciones to modern competitiveness. Business
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