Sistemul informaţional-managerial se distinge, în ceea ce priveşte

eficacitatea şi eficienţa, prin următoarele aspecte:

• rolul decisiv al sistemului informaţional managerial în

fundamentarea şi adoptarea deciziilor (această componentă a
managementului este principalul „furnizor” de informaţii solicitate de
procesele şi actele decizionale derulate în cadrul organizaţiei).

• funcţia operaţională a acestuia e evidenţiată de faptul că sistemul

informaţional-managerial „alimentează” iniţiera de acţiuni prin care se
aplică deciziile.

• rolul documentar al sistemului informaţional-managerial,

evidenţiat de faptul că acesta contribuie nemijlocit la îmbogăţirea si
împrospătarea „stocului” de cunoştinţe al fondului de informaţii existent la
nivelul unei oraganizaţii.

• creşterea gradului de informatizare a proceselor de munca (mai

ales a proceselor de management), prin folosirea de reţele de calculatoare,
situaţie ce reclamă o reevaluare a sistemului informaţional-managerial.

• valoarea strategică a tehnologiei informaţiei în derularea

proceselor de muncă-ca a patra importantă resursă -„aurul gri” fără de care
nu este posibilă amplificarea performanţelor orgaizației.

Aceste coordonate impun o atitudine noua faţă de eficienţa si

eficacitatea sistemului informaţional-managerial şi cer o judicioasă definire
a respectivelor concepte, în contextul abordării în sens larg sau restrâns a
eficienţei si eficacităţii managementului.
 De remarcat faptul că şi în cazul sistemului informaţional-
managerial eficienţa poate fi abordată în sens restrâns şi în sens larg.

Eficienţa în sens restrâns necesită determinarea eforturilor

(cheltuielilor) implicate de
raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea, implementarea si
funcţionarea sistemului informaţional, precum şi a efectelor produse în
domeniul condus. Şi în acest domeniu -ca, de altfel, în orice „zonă” a
managementului - este foarte dificil de a cuantifica eforturile şi efectele
conceperii şi funcţionării sistemului informaţional.

Eficienţa in sens larg se referă nu numai la sistemul informaţional-

managerial, ci şi la eficienţa organizaţiei în ansamblul său, managementul
şi componenta sa informaţională fiind elemente decisive în amplificarea
acesteia. Nu sunt posibile performanţele şi competitivitatea organizaţiei
fara un sistem informaţional la rândul său performant.

lată de ce tratarea în detaliu a eficienţei şi eficacităţii sale devine o

problemă extrem de complexă şi în acelaşi timp importantă pentru teoria şi
practica managementului. Complexă - pentru că eficienţa este concomitent
cuantificabilă şi necuantificabilă, implicând numeroase aspecte - şi
importantă - pentru că determinarea lor facilitează determinarea eficienţei
şi eficacităţii managementului organizaţiei, ca sistem şi acţionarea pentru
amplificarea sa.
 Eficienţa sistemului informaţional-managerial

Două importante aspecte se ridică în acest domeniu. Primul se referă

la determinarea eficienţei cuantificabile, iar cel de-al doilea vizează
determinarea eficienţei necuantificabile.

Eficienţa cuantificabilă, la rândul său, implică două ipostaze:

a) eficienţa directă, ce evidenţiază rezultatele directe, efectiv

obţinute din raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea
sistemului informaţional managerial, în raport cauzal cu cheltuielile
solicitate de acest demers.

b) eficienţa indirectă, ipostază dată de rezultatele indirecte generate

de schimbarea informaţională, comparativ cu cheltuielile necesare,
măsurabile la nivelul domeniului implicat.

Aşadar, eficienţa totala = eficienţa directă + eficienţa indirectă

Eforturile şi efectele, exprimate cantitativ se referă la:

a. Eforturi

- cheltuielile cu manopera solicitate de personalul de specialitate

din cadrul organizaţiei, ce participă nemijlocit la
raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea sistemului
informaţional-managerial;

- cheltuielile cu plata consultanţilor manageriali, in situaţia în care

se apelează la serviciile acestora pentru a se asigura
raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea noului sistem
informaţional;

- cheltuielile cu materiale consumabile (hârtie de scris, documente

diverse, toner pentru calculator şi xerox) precum şi unele cheltuieli
indirecte (energie electrică, cota de regie de organizaţie, întreţinerea
funcţionării echipei de realizare a studiului etc.);

- cheltuielile investiţionale, respectiv cu achiziţionarea de

calculatoare, realizarea de reţele de calculatoare , internet ş.a.

b. Efectele se materializează în:

- sporurile de profit înregistrate la nivel de organizaţie ca urmare a

realizării unor lucrări, derulării unor procese de muncă etc. cu cheltuieli
mai mici, în condiţiile menţinerii constante a unor parametrii ce
influenţează veniturile - preţurile de vânzare/produs, tarifele/serviciu;

- creşterile de cifră de afaceri, obţinute ca urmare a diminuării

cheltuielilor (în condiţile aceloraşi preţuri/tarife unitare) sau a valorificării
unor noi oportunităţi comerciale, economice, de cercetare etc. ce pot
conduce direct la sporuri de venituri sau indirect, prin redimensionarea
preţurilor/tarifelor;

- economie absolută la posturi de management şi execuţie şi

implicit, de personal:

- reduceri absolute ale bugetului de timp al managerilor necesar

conducerii eficace, aceştia „primind”, prin intermediul calculatorului sau
datorită unui sistem informaţional îmbunătăţit, informaţii operative,
pertinente ce pot fi valorificate în funamentarea şi adoptarea de decizii „în
timp real”;

- economii la cheltuielile totale, consecinţă a implementării

majorităţii soluţiilor de perfecţionare a sistemului informaţional-
managerial.

Din compararea efectelor cu eforturile, în măsura in care primele

sunt superioare cantitativ, rezultă eficienţa componentei informaţionale a
managementului, exprimată prin câţiva indicatori specifici, după cum
urmează:

- creşterea productivităţii muncii, atât ca urmare a amplificării

cifrei de afaceri cât şi datorită reducerii absolute a numărului de personal.
în acest context, informatizarea este, indiscutabil, cea mai semnificativă
modalitate de creştere a eficienţei, respectiv a productivităţii muncii;

- ratele rentabilităţii, în măsură în care unul din efecte îl reprezintă

sporul de profit;

- cheltuielile la 1000 lei cifra de afaceri;

- gradul de informatizare a proceselor de muncă, determinat ca

raport între numărul de aplicaţii informatice şi numărul total al lucrărilor;

- sporul de profit

- economia de posturi;

- reducerea bugetului de timp al managerilor;

 - creşterea productivităţii muncii;

- amplificarea nivelului ratei rentabilităţii fondurilor consumat

Dacă pentru eficienţa cuantificabilă determinarea eforturilor,

efectelor si a indicatorilor de eficienţă nu ridică probleme deosebite, în
ceea ce priveşte eficienţa necuantificabilă procesele se complică foarte
mult, deoarece modernizarea, perfecţionarea sistemului informaţional-
managerial au implicaţii greu sau imposibil de cuantificat.

Evidenţierea acestui gen de eficienţă este facilitată de mai multe

aspecte, între care precizăm:

asigurarea suportului informaţional necesar pentru

fundamentarea şi adoptarea de decizii la toate eşaloanele organizatorice,
prin punerea la dispoziţia managerilor a datelor şi informaţilor solicitate de
derularea proceselor de management (a actelor decizionale şi proceselor
decizionale);

facilitarea fundamentării şi iniţierii de acţiuni care să contribuie la

aplicarea deciziilor, de asemenea prin „oferirea” de informaţii pertinente.
în felul acesta se asigură „prelungirea” proceselor decizionale cu etapa de
aplicare a deciziei, evitându-se astfel adoptarea de decizii „de sertar”, fara
o finalitate evidentă;

asigurarea îmbunătăţirii şi împrospătării fondului de cunoaştere din

întreprindere, printr-o documentare adecvată, axată pe achiziţionarea

şi valorificarea de reviste, cărţi şi alte publicaţii de specialitate, CD-
uri,casete si videocasete etc. Construirea unei biblioteci virtuale la nivel de
firmă este o necesitate stringentă a etapei actuale, iar apelarea la serviciile
INTERNET şi INTRANET facilitează acest demers; punerea la dispoziţia
managerilor şi executanţilor a unor informaţii de calitate, respectiv a unor
informaţii reale, multilaterale, dinamice, oportune, sigure şi precise ;

optimizarea ciclului informaţie-decizie-acţiune, informaţia fiind

elementul central al acestuia întrucât participă, deopotrivă, la fudamentarea
şi adoptarea deciziilor şi la fundamentarea şi iniţierea acţiunilor necesare
pentru operaţionalizarea lor; în prelungirea acestei dimensiuni, evidenţiem
şi aspectele referitoare la transmiterea în timp real a informaţiilor şi
implicit, adoptarea în timp real a deciziilor;

altă coordonată a eficienţei cuantificabile a sistemului informaţional

o constituie facilitarea informatizării managementului. Numai informaţii
de calitate, fluxuri şi circuite informaţionale judicios fundamentate,
proceduri informaţionale riguroase, sunt în măsură să înlesnească
promovarea de sisteme informatice eficace;

facilitează proiectarea de ansamblu a managementului, sistemul

informaţional aflându-se la interfaţa sistem decizional-sistem
organizatoric, situaţie ce-i conferă un rol de „arbitru” în reproiectarea
acestor două componente manageriale;

• susţinerea promovării şi utilizării unor sisteme, metode şi tehnici

manageriale evoluate care imprimă un pronunţat caracter ştiinţific
managementului. Fără informaţii adecvate nu pot „funcţiona”
instrumentele manageriale considerate moderne (managementul prin
obiective, managementul prin bugete, managementul prin excepţii, tabloul
de bord, metodele de management prin costuri ş.a.);
 • asigură o potenţare a dimensiunii previzionale a
managementului, informaţiile vehiculate facilitând fundamentarea,
adoptarea şi aplicarea de strategii şi politici realiste;

• asigură, indirect, profesionalizarea managementului, informaţiile

fiind fără dubiu, elementul central al asigurării de cunoştinţe de
management şi profesionale, absolut necesare celor care conduc, indiferent
de nivelul ierarhic pe care se află.

Eficacitatea sistemului informaţional-managerial

Eficacitatea, tratată prin prisma realizării obiectivelor şi exercitării

sarcinilor în condiţii de calitate şi timp prestabilite, se manifestă cu
anumite particularităţi la nivelul sistemului informaţional-managerial. Cele
mai importante dintre acestea sunt următoarele:

• este foarte importantă vehicularea informaţiilor care trebuie, ,

prin fluxuri şi circuite informaţionale să contribuie efectv la transmiterea
operativă a acestora şi valorificarea lor în decizii şi acţiuni pertinente.
Aglomerarea managerilor şi executanţilor cu tot felul de informaţii nu face
decât să-i suprasolicite, să conducă la bugete şi consumuri de timp
supradimensionate.

• pot apărea situaţii în care sistemul informaţional este eficient dar

nu şi eficace, şi viceversa, în care componente ale sistemului
informaţional- managerial să se comporte eficace, dar să nu fie eficiente.