Coordenador Administrativo

Versão 1.2/2013
Sumário
1. Objetivo da Função ......................................................................................................................................................................................................................... 4

2. Nível Hierárquico ............................................................................................................................................................................................................................. 4

3. Atribuições da função ................................................................................................................................................................................................................... 4

4. Conhecimentos necessários para a função ...................................................................................................................................................................... 5

5. Processos operacionais padrão............................................................................................................................................................................................... 6

5.1. Admissão e Demissão de Colaborador ............................................................................................................................................................................................... 6
5.2. Contratos de Alunos ............................................................................................................................................................................................................................... 7
5.3. Fechamento de Caixa ............................................................................................................................................................................................................................ 7
5.4. Inadimplência ........................................................................................................................................................................................................................................... 8
5.5. Campanhas Financeiras ........................................................................................................................................................................................................................ 8
5.6. Folha de Pagamento de Colaboradores.............................................................................................................................................................................................. 9
5.7. Treinamentos ........................................................................................................................................................................................................................................... 9
5.8. Gestão da Equipe Administrativa ......................................................................................................................................................................................................... 9

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6. Ferramentas e Recursos ............................................................................................................................................................................................................ 10

7. Gestão - Acompanhamento pelo Franqueado ................................................................................................................................................................ 10

8. Agenda básica da função .......................................................................................................................................................................................................... 11

8.1. E-mail Oficial .................................................................................................................................................................................................................................... 11
8.2. Portal do Franqueado .................................................................................................................................................................................................................... 11
8.3. Relatórios Sistema de Gestão – CORP ..................................................................................................................................................................................... 11

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1. Objetivo da Função
Gerenciar a equipe Administrativa da franquia planejando, executando, acompanhando e
corrigindo a aplicação de ações administrativas e financeiras visando o alcance das metas
de Faturamento e Inadimplência.

2. Nível Hierárquico
Superior Imediato: Franqueado.

3. Atribuições da função
 Recrutar, selecionar e treinar todos os colaboradores do departamento Administrativo;
 Organizar os documentos necessários para contratação do efetivo da franquia;
 Conferir os comprovantes, assinaturas e cópias de documentos nos contratos arquivados;
 Realizar a conferência dos fechamentos de caixa;
 Verificar os lançamentos das renegociações, cancelamento de parcelas e estornos no Sistema de Gestão - CORP;
 Verificar a efetivação das solicitações de outros coordenadores feitas ao Auxiliar Administrativo;
 Analisar a taxa de inadimplência e verificar a prática dos procedimentos de cobrança;

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 Fazer uso da ferramentas de gestão á vista;
 Realizar a conferência das inclusões e exclusões nos órgãos de proteção ao crédito;
 Verificar os lançamentos das renegociações e históricos de cobrança no Sistema de Gestão - CORP;
 Implantação das campanhas financeiras;
 Conferir, validar o cálculo e efetuar o pagamento da folha;
 Participar dos treinamentos Administrativos financeiros promovidos pela Franqueadora bem como garantir a participação da
equipe nos treinamentos destinados a Recepcionistas, Auxiliar Administrativo e Auxiliar de Cobrança. Tais treinamentos são
ministrados através dos recursos interativos de aprendizado, Microlins TV e encontros presenciais.
 Promover, rotineiramente, treinamentos de formação e/ou reciclagem para a equipe;
 Acompanhar os atendimentos da Recepcionista;
 Acompanhar o trabalho da Auxiliar de Limpeza.

4. Conhecimentos necessários para a função

 História e Missão da Microlins.

 Programa Microlins Talentos.
 Sistema de Gestão - CORP.

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  Conhecer os cursos Microlins;.
 Campanha de marketing vigente.
 Benefícios Microlins.
 Procedimentos de cobrança.
 CDC – Código de Defesa do Consumidor
 Conhecimento em informática (Pacote Office).
 Contrato do aluno.
 Turmas, cursos, tabela de investimento vigente e formas de pagamento disponíveis.
 Noções básicas de matemática financeira.
 Entender os procedimentos administrativos (emissão de carnês, boletos, desconto pontualidade, procedimentos de transferência,
entre outros), pedagógicos e de encaminhamento da franquia.

5. Processos operacionais padrão

5.1. Admissão e Demissão de Colaborador

O Coordenador Administrativo deverá organizar todos os documentos necessários para admissão e demissão de colaborador na
franquia.

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5.2. Contratos de Alunos

Os contratos deverão ser conferidos por amostragem juntamente com os comprovantes, assinaturas e as devidas cópias de
documentos antes do arquivamento.

5.3. Fechamento de Caixa

As conferências dos fechamentos de caixa realizados diariamente pelo Auxiliar Administrativo deverão ter uma atenção especial, por
se tratar de valores dentro da franquia. É essencial confrontar o montante recebido/baixado no Sistema de Gestão - CORP com o valor em
caixa.
A verificação dos lançamentos das renegociações, estornos e cancelamentos de parcelas, também deverá ser feita semanalmente
através do relatório de Auditoria do Sistema de Gestão - CORP.
Verificar a efetivação das solicitações de outros coordenadores feitas ao Auxiliar Administrativo.

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5.4. Inadimplência

Analisar a taxa de inadimplência e verificar a prática dos procedimentos de cobrança, acompanhando após cada ação do Auxiliar de
Cobrança, os resultados gerados. Uma vez identificada a necessidade de alguma correção ou até mesmo alteração no planejamento,
deverá ser feito no decorrer do processo, buscando sempre a melhoria continua dos indicadores.
Acompanhar sempre as inclusões e exclusões nos órgãos de proteção ao crédito.
Semanalmente realizar a verificação dos históricos de cobrança no Sistema de Gestão - CORP, analisando as tratativas de
cobrança.

5.5. Campanhas Financeiras

Implantar as campanhas financeiras como de recuperação de crédito, antecipação de parcelas na franquia, sempre que identificar e
julgar necessário.

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5.6. Folha de Pagamento de Colaboradores

Receber e conferir de todos os cálculos dos departamentos referentes à remuneração variável. Apresentar ao franqueado e
encaminhar à Contabilidade para a confecção da folha de pagamento.

5.7. Treinamentos

Participar dos treinamentos Administrativo-Financeiros promovidos pela Franqueadora bem como garantir a participação da equipe
nos treinamentos destinados a Recepcionista, Auxiliar Administrativo e Auxiliar de Cobrança.
Tais treinamentos são ministrados através dos recursos interativos de aprendizado, Microlins TV e encontros presenciais. Promover,
rotineiramente, treinamentos de formação e/ou reciclagem para a equipe;

5.8. Gestão da Equipe Administrativa

Acompanhar os atendimentos da Recepcionista, bem como o trabalho da Auxiliar de Limpeza.

Para manter a equipe atualizada e bem treinada para superação das metas, o Coordenador:
 Promove e ministra treinamentos de formação e reciclagem, pelo menos uma vez a cada mês na franquia;
 Programa a participação dos colaboradores para assistir aos treinamentos ministrados pela Microlins TV
 Organiza, quando necessário, a participação da equipe Administrativa financeira nas áudio conferências com a Franqueadora.

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 Toma como base os procedimentos operacionais padrão dos manuais da franquia Microlins
 Direcionar os treinamentos de reciclagem para as necessidades específicas da equipe Administrativa financeira.
 Participar dos treinamentos presenciais organizados pela Franqueadora Microlins.

6. Ferramentas e Recursos

 Computador com acesso ao Sistema de Gestão - CORP

 Impressora
 Uniforme
 Crachá
 Materiais de escritório
 Código de Defesa do Consumidor;

7. Gestão - Acompanhamento pelo Franqueado

 Checar, por amostragem, os comprovantes, assinaturas e cópias de documentos nos contratos arquivados;
 Checar, por amostragem, os fechamentos diários de caixa;
 Verificar o relatório de auditoria do Sistema de Gestão - CORP;

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  Acompanhar a taxa de inadimplência e a recuperação de crédito;
 Aprovar as campanhas financeiras;
 Conferir e aprovar o pagamento da folha;
 Verificar a participação de todo o departamento nos treinamentos;

8. Agenda básica da função

8.1. E-mail Oficial
Acessar o e-mail oficial da Microlins destinado ao Coordenador Administrativo (nomedaunidade-adm@microlins.com.br) a fim de
manter-se atualizado em relação aos novos produtos Microlins, às novas Campanhas de Marketing, Treinamentos oferecidos pela
franqueadora e outros assuntos pertinentes à área comercial;

8.2. Portal do Franqueado

Acessar o portal do franqueado para manter-se atualizado sobre cursos, materiais, cases, etc.

8.3. Relatórios Sistema de Gestão – CORP

Extrair os relatórios do Sistema de Gestão – CORP com a finalidade de verificar:
8.3.1. Acompanhar o fluxo de caixa da franquia;

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8.3.2. Acompanhar a Taxa de Inadimplência e o trabalho do auxiliar de cobrança;
8.3.3. Conferir os fechamentos de caixas;

Rotina Diária – Coordenador Administrativo

A leitura deste Manual deve ser complementada pela leitura dos Manuais de Função de toda equipe administrativa.
Fique atento aos comunicados de atualização de versão deste Manual.

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