Evaluación unidad 4

Explique qué conocimientos requiere el analista de organizaciones y sistemas

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el
éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos
Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una
operatividad eficiente.
Los analistas hacen mucho más que resolver problemas. Con frecuencia se solicita su
ayuda para planificar la expansión de la organización
Características y Habilidades que debe poseer el Analista de Organización y Métodos.
 Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e
instrumentos administrativos.
 Tener capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que
normalmente se exige como media de los administradores.
 Ser creativo, hábil y auto confiable.
 Demostrar habilidades para el desarrollo de las relaciones humanas.
 Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.
 Habilidad para orientar el trabajo de manera racional, en secuencia lógica,
consecuente, de modo de ordenar toda su actividad, para obtener resultados
positivos.
 Ser perceptivo, de modo que pueda seleccionar los datos necesarios y útiles.
 Capacidad de ser buen oyente, saber oír, más que interrogar. Seguir la respuesta
del entrevistado, sin interrumpirlo.
 Creador e innovador, para visualizar las soluciones a medida que estudia los
problemas y analiza los datos. De ese modo puede crear condiciones de
funcionamiento apropiadas e innovadoras para las unidades de la empresa.
 Poseer un espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia para ganar la
aprobación de su trabajo y la colaboración en la implementación de sistemas y
procedimientos.
Explique cuales objetivos persiguen con la creación de las unidades de organización y
sistemas
Objetivos:
1. Detectar las causas que producen conflictos llamada espina de pescado o causa y efecto.
2. Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño.
3. Eliminar la duplicidad mediante la burocracia irreal por lo real.
4. Incrementar la productividad mediante la optimización de los recursos.
5. Mejorar la calidad de los servicios.
6. Mejorar la estructura y funciones.
7. Garantizar que una organización sea eficiente y eficaz reduciendo tiempo y mejorando
el uso de sus recursos.

· Burocracia Irreal.- Una persona a un proceso.

· Burocracia Real.- Dos personas a un proceso

· Sistema Irreal a Real donde el usuario se sienta satisfecho.

· Distribuye Datos.

· Fluir los Datos.

· Problema -> Enlace de datos.

· Generamos tipos de procesos.

· Condicionamiento en forma lineal.

· Para eliminar los cuellos de botella.

Importancia.- La organización posee un aspecto final, recoge todo lo que pre

visiona para mejorar los procesos en las organizaciones.

Justificación y Finalidad.- Una vez efectuado el estudio de diagnóstico se llegó

a la conclusión que los sistemas de administración existen y nos permiten
desarrollar actividades con la eficiente eficiencia y control administrativo, por lo tanto
recomendamos distribuir actividades y funciones.
Finalidad.- Asegurar la máxima eficiencia en la máquina administrativa pero
como regla general organización y métodos se le concede autoridad.

Cuáles son las técnicas de organización que utilizan las unidades de

organización y sistemas en su fase de desarrollo máximo

Explique las diferencias que existen entre ubicar las unidades de O y S según la función
de asesoría y según la función de apoyo

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o

máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos
casos

 En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y

de un gerente.

 En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del

director o gerente general y del subdirector o subgerente general.
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce
que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al
desarrollo y evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar
personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y
crea una unidad orgánica asesora.

Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la

situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejoría del
sistema de actuación administrativa como una fase de diseño.

b) Ubicación según la función de apoyo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones
sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información,
administración de recursos humanos y materiales y control.

Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un

órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la
dependencia para el caso específico y especial del apoyo administrativo en
Organización y Métodos.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados
en las áreas que dadas su importancia o dimensión las requiera.

Explique cual son las funciones de las unidades de O y S

Funciones

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el

desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales
pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico
administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la

administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la

dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como
la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la
organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.
Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de
acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la
dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada
una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación
del personal.
 4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración
que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para
que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad,
de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles
mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los
principios generales para resolución de problemas que se plantean en la
organización de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan
desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el

mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización

a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la

organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de
la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo,
departamentalización y delegación de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas

para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así
como los sistemas y los proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Intermedia):

d. Fase de Desarrollo (Consolidación):

1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo

(inicial) (intermedia) (consolidación)

Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones
Cuadros de distribución del Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas
trabajo
Elaboración de Administración por Informática
organogramas proyectos
Elaboración de diagramas Administración estratégica Modelos de simulación
de flujo
Análisis y descripción de
puestos
 CASO DE ESTUDIO N° 1:

La función de Organización y Sistemas.

Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo

II PARTE: RESOLUCIÓN DE CASOS PRÁCTICOS
A continuación se presenta un caso de estudio, léalo detenidamente y conteste las
preguntas que al finalizar el caso plantea.

GRAFICOLOR S.A.
1. GRAFICOLOR S.A. actúa en el medio desde el año 1987, realizando
actividades gráficas. La empresa comenzó su accionar en forma muy reducida
pero, con el pasaje del tiempo, debido a la calidad de sus trabajos, a la correcta
atención de sus clientes y al estricto cumplimiento en los compromisos
asumidos, fue creciendo en forma importante, transformándose en una de las
más reconocidas empresas del ramo. Su crecimiento comercial no fue
acompañado de la adaptación administrativa necesaria, por lo que desde hace
aproximadamente 5 años enfrenta serios problemas de organización y
administración. El Directorio ha insistido frente a Gonzalo Pereira, Gerente
General de GRAFICOLOR S.A., para que ponga en práctica acciones que
otorguen a la empresa el prestigio que obtuvo en sus primeros años de vida. En
realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen
claramente determinadas sus actividades, por lo que Gonzalo Pereira consideró
conveniente desarrollar dos acciones simultáneas: en primer lugar crear una
unidad interna de Organización y Sistemas y en segundo lugar listar las
principales actividades que se cumplen actualmente más las que debería cumplir,
a su criterio, la unidad de Organización y Sistemas .
2. El listado de actividades confeccionado por el Gerente General es el siguiente:
1. Diseñar la estructura organizativa de la empresa.
2. Confeccionar un registro de proveedores. Módulo Administrativo
3. Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la
administración.
4. Analizar y diseñar los procedimientos administrativos de la empresa.
 5. Determinar la dotación de personal necesaria para las distintas unidades
integrantes de la estructura organizativa de la empresa.
6. Registrar la asistencia del personal.
7. Planificar las ventas.
8. Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores.
9. Presupuestar los trabajos gráficos encomendados por los clientes.
10. Facturar los trabajos realizados.
11. Cobrar las facturas y pagar a los proveedores.
12. Confeccionar un presupuesto financiero semestral.
13. Redactar un proyecto de reglamento interno de personal.
14. Coordinar las actividades entre las áreas de Producción, Ventas y
Finanzas.

Analizar y sugerir cambios en la disposición física actual.

3. Otra de las inquietudes de Gonzalo Pereira es el continuo retraso que se

produce en la ejecución de las tareas administrativas. Las investigaciones por él
realizadas le permitieron establecer que las causas de dichos retrasos radicaban
en la superposición o duplicación de actividades en algunas unidades
organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas. Llegó
al convencimiento también, que la indefinición del rol de cada empleado y el
desconocimiento de las tareas específicas que deben cumplir, obstaculizaba el
funcionamiento administrativo y colaboraba en los retrasos enunciados.

4. Si bien Gonzalo Pereira adoptó la decisión de crear la unidad interna de

Organización y Sistemas, tenía algunas dudas respecto a los resultados a esperar
de la misma. Dichas dudas provenían de la conversación que había mantenido
con su amigo Jorge Ramírez, que era Gerente de Administración de una empresa
exportadora. Ramírez comentó la experiencia que vivió su empresa, hace 3 años,
cuando recurrió al asesoramiento de un inexperto
Analista de Organización y Sistemas para la solución de problemas organizativos y
debió rechazar el informe final presentado por el mismo con las siguientes
observaciones:
• la propuesta realizada contemplaba la incorporación de tecnología y recursos
humanos que excedían las posibilidades financieras de la empresa;
• uno de los problemas planteados -atrasos en la facturación- no había sido resuelto;
• la propuesta recomendaba una nueva estructura orgánica para la empresa pero no
definía la distribución del trabajo dentro de cada unidad;
 • las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos de la
sociedad anónima;
• el informe fue entregado 90 días después de la fecha prevista;

SE SOLICITA:
1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la función de
Organización y Sistemas.
2) IDENTIFICAR a qué otros órganos de la empresa asignaría las actividades que
no corresponden a la función de Organización y Sistemas.
3) EXPRESAR qué información buscaría para realizar un correcto diagnóstico de
la situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y DETERMINAR qué
método utilizaría para obtener esa información.

IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de mejoramiento administrativo

no ha cumplido correctamente el Analista de Organización y Sistemas, de acuerdo a lo
planteado en el punto 4 del caso de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del
incorrecto cumplimiento

CASO DE ESTUDIO N° 2:

Javier Lezama es estudiante de la Facultad de Ciencias Económicas,

Administrativas y Gerenciales de la Universidad Valle del Momboy. Sus padres
son propietarios de una ferretería, donde trabajan un Encargado y tres empleados
que dependen de él. Organización y Sistemas es la materia favorita de Javier y la
aprobó con muy buenas calificaciones. Javier les planteó a sus padres que
mediante la aplicación de las técnicas de racionalización administrativa aprendidas
podría incrementar las ganancias de la ferretería. Sus padres permitieron que
realizara un estudio del procedimiento de compras y recepción de la mercancía.

Por ser su primer trabajo como Analista, Javier, que tiene buena capacidad de
análisis y propuesta, emprendió la tarea con gran entusiasmo e ideas creativas.

1.1. EXPRESAR qué requisitos valoraría Ud. para seleccionar a un Analista de

Organización y Sistemas.
FUNDAMENTAR su respuesta.

1.2. EXPRESAR qué información debe obtener Javier para llegar a un correcto
diagnóstico del procedimiento.

EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que método o métodos utilizaría usted para esta

actividad de mejoramiento administrativo.