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PLANEAMIENTO Y CONTROL
La definición a priori de planeamiento proviene de hacer planes: un plan es un curso de acción predeterminado que representa en sí
mismo objetivos y actividades necesarias para lograr dichos objetivos. Por su parte, definimos al control como la actividad por la cual se
actualizan las desviaciones a partir de la confrontación entre lo planeado y el resultado en la ejecución del plan, y la elaboración de
acciones correctivas.
El plan debe formular en detalle los siguientes aspectos:
1. Qué productos o servicios ofrecerá, a qué mercado se dirigirá la empresa, y durante cuánto tiempo se efectuará.
2. Qué recursos de la empresa (materiales, humanos y financieros) se requerirán, cómo se utilizarán, y el tiempo de utilización de los
mismos.
3. Qué resultados se obtendrán de la implementación de los planes, medidos en ventas, costos, gastos y utilidades.
4. Qué procedimientos de control se utilizarán durante la ejecución de los planes, de tal modo que cualquiera que lleva a la práctica
dicho plan sepa en qué momento las cosas no se desarrollan de acuerdo a lo previsto, y se pueda evaluar la corrección de los desvíos.
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Las condiciones económicas que rodean a las organizaciones afectan directamente el comportamiento de éstas y la forma en que
desarrollan sus negocios. La manera en que se comporta la competencia ya no alcanza al momento de analizar la influencia que la
economía en general tiene en las organizaciones se encuentran inmersas demuestra la turbulencia y la dinámica de las variables
económicas, al momento de predecir el comportamiento no sólo de los mercados, sino también de los consumidores cuando se debe
decidir la adquisición de bienes y/o servicios.
e) Medio político y social: se refiere esencialmente a la forma y a los motivos por los cuales la gente vive y se comporta. Resulta difícil
predecir el rumbo y velocidad del cambio en este sector. Las actitudes y las opiniones de las personas, de los formadores de opinión, de
los diferentes actores sociales y del gobierno se tornan importantes al momento de analizar el ambiente político.
El medio político no debe considerarse siempre como una variable negativa para las empresas. Los gobiernos pueden decidir el
estímulo de los negocios y la apertura de mercados como paso previo a la satisfacción de las demandas sociales. Programas especiales
de incentivo a la producción en determinadas industrias, incentivos financieros que alientan el establecimiento de bienes de capital,
políticas de desarrollo del empleo y reglamentaciones impositivas son algunos ejemplos del rol de la política y la forma de afectación
en las organizaciones.
La importancia de las distintas condiciones del medio varía con el tiempo, lo que hoy es importante puede no serlo mañana. La
importancia esté en la potencialidad de ser crítico para con la organización a punto tal de poder afectar el normal desenvolvimiento y
desarrollo de la misma en un futuro cercano.
TIPOS DE PLANEAMIENTO
Una clasificación puede realizarse de acuerdo con el horizonte que se desea planear, y está íntimamente relacionada con el alcance
temporal que tendrán los planes, los programas y los procedimientos que lo involucran, así como también los efectos que éstos
producirán en la organización. Esta clasificación varía con e tipo de organización y el país donde se desenvuelve, por lo general:
* Corto plazo, hasta 18 meses
* Mediano plazo, desde 18 meses a los 5 años
* Largo plazo, más de 5 años.
Otro aspecto a tener en cuenta al momento de clasificar al planeamiento es la cantidad de recursos, tanto humanos como materiales,
que se comprometen en cada acción que demande el planeamiento y la decisión que fundamenta su ejecución. Así podemos clasificar
el planeamiento en:
# Estratégico: cuyo horizonte de instrumentación será el largo plazo, los recursos asignados y comprometidos en este proceso serán
lo de la organización toda, y las decisiones que acompañen este proceso estarán relacionadas con la adecuación de los planes a los
objetivos de la organización: su instrumentación da por origen a las distintas políticas a seguir por los niveles gerenciales.
# Táctico: posee un horizonte de planeamiento a mediano plazo, incluye la organización de los recursos a través de la elaboración
de los planes donde se contemple la reasignación y reestructuración de las funciones de acuerdo con las políticas establecidas por la
dirección para la concreción de los objetivos, asignación de recursos para la ejecución de los planes y la instrumentación de los
controles para la medición de los resultados.
# Operativo: el horizonte de planeamiento es el corto plazo, se define como la asignación de los recursos según la operatoria actual,
y las decisiones adoptadas corresponden a establecer todos los procedimientos, tareas o acciones a desarrollar y que tengan como
objetivo la ejecución y control de los planes.
Si tenemos en cuenta la forma de encarar la función de planeamiento, según Ackoff[3], establece las siguientes tipologías derivadas en
las orientaciones temporales, si bien aclara que las mismas en realidad pueden presentarse de manera conjunta, pero siempre habrá
alguna que predomine sobre la otra:
Reactiva: la orientación del proceso de planeamiento es el pasado. Se realiza teniendo en cuenta sólo el comportamiento pasado de la
empresa y representa sólo una proyección de lo actuado.
Inactiva: la orientación del proceso de planeamiento se sitúa hacia el presente, y da como respuesta satisfactoria, frente al contexto, el
comportamiento actual de la organización.
Preactiva: la orientación del proceso de planeamiento se realiza teniendo en cuenta el desenvolvimiento futuro de la organización
frente al contexto o ambiente.
Interactiva: considera el pasado, el presente y el futuro como aspectos diferentes, todos ellos a tener en cuenta al momento de
efectuar el planeamiento, enriqueciendo este proceso con los distintos enfoques aportados.
La entrada precedente ha sido extractada del libro Sistemas Administrativos, Goméz Fulao, Magdalena y Colaboradores, Editorial
Macchi. Buenos Aires, 1999.
[1] Ghiglione, Gilli y Goméz Fulao. Introducción al tema de planeamiento. Editorial El Coloquio. Buenos Aires, 1976.
[2] Mintzberg. La estructuración de las organizaciones. Editorial Ariel. Barcelona, 1995. Páginas 182 y siguientes.
[3] Acoff, Planeamiento de la empresa del futuro. Limus. México. 1991.
Manuales Administrativos
1. Introducción
En el desarrollo de todo organismo social, y las organizaciones lo son, hay una etapa necesaria para su crecimiento que es la
conformación de sus instituciones, la formalización de sus relaciones y la institucionalización de su funcionamiento, a partir del dictado
de normas y leyes que regirán su comportamiento. En las organizaciones este proceso se realiza mediante la racionalización,
ordenamiento y documentación de los distintos procedimientos operacionales y administrativos; que les ha permitido, entre otros
factores, alcanzar un mayor grado productividad, y obtener sus objetivos organizaciones con mayor eficiencia y eficacia. Este proceso
de formalización, presente en todo desarrollo organizacional, es condición indispensable para su crecimiento.
En este sentido, los administradores se han planteado: ¿cuál es el grado de formalización requerido para alcanzar efectividad y
eficiencia organizacional?
Una de las herramientas que las organizaciones utilizan para formalizar su comportamiento es el uso de Manuales Administrativos, que
les permita conocer los objetivos, políticas, estructura y funciones, sistemas y procedimientos para la consecución de sus objetivos.
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En la actualidad, la utilización de esta herramienta se ha revitalizado a partir de a necesidad de contar, muchas organizaciones
comerciales, con una la certificación de calidad a nivel internacional para sus procesos productivos o sus productos, a fin de mantener
y/o desarrollar nuevos mercados.
2. Concepto
De acuerdo a la definición de la Real Academia Española, el manual (Del lat. manuālis) es el libro en que se compendia lo más sustancial
de una materia. Entonces los manuales administrativos son el conjunto de documentos, bajo la forma de libro, que contiene ordenada
y sistémicamente toda la información referente al objetivo, políticas, estructura, funciones y procedimientos de una organización,
constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo de la gestión de la organización.
Otra definición, nos dice: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
“Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. (…) Si bien existen diferentes tipos de manuales,
que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción
de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas
actividades son cumplidas. “(Lardent, 1993)
Aquellas organizaciones que no utilizan manuales, formalizan el comportamiento a partir de la emisión de comunicaciones,
instrucciones o comunicados internos. Los mismos al no encontrarse dentro de un cuerpo orgánico pueden contradecir resoluciones
tomadas con anterioridad, dejar vacios normativos, entre otros, y sobre todo dificultar el conocimiento de la totalidad de disposiciones
que rige la vida de la organización.
El desarrollo e implementación de manuales administrativos permite constituir un sistema administrativo confiable, coherente y acorde
con el propósito que requiere toda organización moderna.
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D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
El manual de organización o manual de funciones describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los
objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el
orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se
busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa
sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a
objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y
obligaciones, etc.
El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
7. Elaboración de un Manual
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, dentro de la
organización, que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información dentro de ella. En este sentido, la
tarea de elaborar manuales presupone la exigencia de mantener informado a todos los miembros de la organización, como así también
ser un valioso instrumento para el desarrollo organizacional, la toma de decisiones y la obtención de las metas o logros de la
organización.
La utilización de manuales hace evidente la necesidad de contar dentro de la empresa con un área especializada en el desarrollo de
estas herramientas; que permita contar con un programa de revisión constante de los mismos, a fin de analizar, evaluar y corregir las
desviaciones. En caso contrario, la organización puede recurrir a los servicios de una consultoría externa.
Bibliografía utilizada
· Técnicas de organización, sistemas y métodos. Alberto R. Lardent, Manuel A. Gómez Echaren, Alberto Loro – Editorial Club de
Estudio - Buenos Aires, Argentina, 1993.
· Incursiones en Managment –Ensayos sobre gestión- Juan Carlos Gómez Fulao y otros – Cima Profesional – Buenos Aires,
Argentina, 1996.
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· Estructuras y Procesos – Ghiglione, Gilli, Gómez Fulao- Ediciones Macchi – Buenos Aries, Argentina, 1980.
· Introducción a la Administración – José Luis Segade – Editorial UdeMM – Buenos Aires, Argentina, 2003.
Hablando de organización
La primera aproximación a las organizaciones consista en definirla como "conjunto de individuos que interactúan entre sí para el logro
de determinados objetivos, formando parte de un sistema abierto con corriente de entrada y salida respecto del contexto." (Ghiglione,
1980)
El vocablo “organización” lleva los siguientes tres conceptos relacionados:
La unidad social que la conforma, que puede ser interpretada como sistema, entendiendo por tal a los diversos elementos que la
componen y sus interdependencias.
La estructura de dicho ente, o sea, las interrelaciones básicas que existen entre los elementos componentes de la misma.
El proceso organizativo, las actividades encaminadas a dar forma (estructurar), adecuar (reestructurar) y en general hacer funcionar a la
organización en su conjunto.
Más allá de la definición, son muchos de los estudiosos de la administración nos advierten de la multiplicidad de significados que se le
ha dado a la palabra organización.
Peter Drucker nos indica: “Organización es el proceso por el cual los gerentes ordenan el caos, resuelven conflictos entre personas
referentes a trabajos y responsabilidades y establecen un ambiente satisfactorio para el grupo de trabajo.”
Hebert Simon también se refiere a su significado: “el vocablo Organización se refiere al complejo diseño de comunicaciones y demás
relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos. Este diseño proporciona a cada miembro del grupo una parte de la
información de los supuestos, objetivos y actitudes que están en sus decisiones y también una serie de expectativas fijas y de cómo
reaccionarán ante lo que él diga o haga.”
Material consultado:
Estructuras y Procesos – Ghiglione, Gilli y Gómez Fulao – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1980.
Organización y Estructura – Fresco, Juan Carlos – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1984.
Publicado por Gustavo Nievas en