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El producto ofrecido por el hotel es muy diferente al ofrecido por otras actividades
comerciales e industriales. Por ejemplo: en el área de alojamiento, una habitación que
no ha sido vendida es una pérdida de ingresos irrecuperable.
Se deben buscar soluciones al aumento del volumen total de ventas en épocas de baja
temporada, a la estructura de las ventas, a los márgenes de utilidad, a los niveles de
ocupación, a los sistemas de precios, etc.
Para ello es necesario contar con un buen sistema contable que proporcione la
información necesaria, oportuna y eficaz que haga posible conducir y controlar el
negocio. Para lograr una buena administración y gestión del negocio hotelero es
necesario contar con tres tipos de información: operativa, financiero-contable y de
cumplimiento.
HOSPEDAJE:
La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos
del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente se ha
verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de
reservación se registran en la Concentración de Reservaciones del Día. Es importante que una
vez que el hotel ha aceptado la reservación se exige un depósito correspondiente al importe de
una noche.
REGISTRO:
Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro
proporcionada en la recepción del hotel.
Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros.
Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos ocupados
para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner toallas limpias, accesorios,
checar el consumo del servi-bar, reportar alguna falla en las instalaciones y será
responsabilidad de camaristas y ama de llaves elaborar un reporte.
ALIMENTOS Y BEBIDAS:
El servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos secciones: la
cocina y el comedor.
LA COCINA.
EL COMEDOR.
Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos, existen los
de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los perecederos se cargan
directamente al costo de ventas y los otros se llevan a un almacén y después con vales de
salida se llevan a la misma cuenta de costos.
INGRESOS.
LA COMANDA.
El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume por
el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará al jefe
de cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta
cheque y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados.
CUENTA CHEQUE.
Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde se
escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas.
El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre que
contiene el corte de caja o reporte de cajeros.
OTROS SERVICIOS.
Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. deben registrarse en notas
especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe
diario de cada servicio.
REGISTRO CONTABLE:
Existen diversos casos para el registro contable de las operaciones de hotelería, el primer caso
se deriva de la conformación de la tarifa de hospedaje; donde ésta se conforma por: Renta de la
habitación, el Impuesto al Valor Agregado correspondiente y el Impuesto local al Hospedaje, de
acuerdo a las tasas marcadas en las Leyes de Ingresos de cada Entidad Federativa.
I. V. A. (14%) 14.00
Donde la renta de Habitación es cuenta de Resultados Acreedora, y las otras dos, son de
Pasivo Circulante.
Cuando se solicita un depósito en efectivo para garantizar la reservación, interviene otra cuenta
de Pasivo Circulante denominada “Saldo de Huéspedes”, quedando el registro como sigue:
Caja 124.00
Huéspedes 124.00
En todos los casos, es conveniente manejar como subcuentas los números de habitación
correspondiente.
Otra situación es que se realice una reservación vía telefónica, fax o Internet, depositándonos
en cuenta la tarifa correspondiente, quedando así:
Bancos 316,20
I. V. A. (14%) 35.70
Por último, es posible reservar a través de Agencias de Viajes, empresas a las que se les paga
una comisión por el servicio:
Clientes 2,556.12
I. V. A. 294,00
Bancos 2,556.12
Clientes 2,556.12
Huéspedes 855.00
I. V. A Trasladado 105.00
Huéspedes 1,358.80
Tintorería 150.00
Servicio Telefónico 60.00
I. V. A Trasladado 128.80
Propinas 300.00
Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la
elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas,
recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y
bebidas, reporte diario de tintorería, reporte diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos
bancarios, relación de cobradores, relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos
y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción, notas de
salida o requisiciones de almacén etc.
De ocupación de cuartos
Diario de tintorería
Teléfonos
Lavandería
POLIZAS DE COMPRAS
Se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de acuerdo
a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros
artículos detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crédito y al contado,
con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares.
POLIZA DE INGRESOS POR DEPÓSITO DEL BANCO
Su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las
operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.
Se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada
empresa.
Se formulará para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la relación de cuentas
por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentación comprobatoria
firmada por los clientes o huéspedes y demás reportes que proporciona los diferentes
departamentos productivos tales como restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y
otros.
Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de alimentos
y bebidas.
Ventas totales
Ajustes y descuentos
LIBROS Y REGISTROS
Mayor
Diario general
Libro de actas
Diario de compras
El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las
distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce
principalmente por medio de:
Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos
CATÁLOGO DE CUENTAS
ACTIVO PASIVO INGRESOS COSTOS OPERATIVOS