ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

¿Por qué es vital la administración de proyectos?

Los proyectos en comparación con el trabajo ordinario

Cinco características de los proyectos

Las cinco fases de la administración de proyectos

“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para

completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.”
(Baker, 1999).

Fase 1: Inicio

 Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo

 Determinar lo que el proyecto debe lograr
 Definir la meta global del proyecto
 Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
 Precisar el alcance general del proyecto
 Seleccionar los miembros iniciales del equipo

“El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se requieren.”

Fase 2: Planeación

 Perfeccionamiento del alcance del proyecto

 Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto
 Secuencia de actividades
 Desarrollo de un calendario y presupuesto
 Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

Fase 3: Ejecución

 Dirigir el equipo
 Reunirse con los miembros del equipo
 Comunicarse con los terceros involucrados
 Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
 Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

Fase 4: Control

 Vigilar las desviaciones del plan

 Emprender acciones correctivas
 Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
 Cambiar los calendarios del proyecto
 Adaptar los niveles de recursos
 Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
Fase 5: Conclusión

 Reconocimiento de logros y resultados

 Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
 Aprendizaje de la experiencia del proyecto
 Revisión del proceso y resultados
 Redacción del informe final

¿Qué es la Ejecución?

• La ejecución es la etapa en la que se coordinan los recursos humanos y materiales de acuerdo a

lo establecido en el Plan de Gestión del Proyecto, a fin de producir los entregables definidos y
conseguir los objetivos marcados.

Ejecución

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Proceso de “Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto” (4.3): Proceso primario de desarrollo del
Plan de Proyecto, donde se emplea la mayoría del presupuesto y del esfuerzo.

Para la dirección del proyecto, se tiene en cuenta la siguiente información:

– Plan de Proyecto: Documento básico en la gestión, generado durante la etapa de Planificación.
– Peticiones de Cambio Aprobadas: Cambios aceptados en la etapa de Control, que necesitan
implementarse en la Ejecución del Proyecto.
Se requiere una conjunción de habilidades y técnicas, a fin de dirigir el proyecto con éxito:
– Habilidades generales de Dirección
– Conocimiento del producto
– Sistema de Autorización de Trabajo: Procedimiento para sincronizar y aprobar el trabajo que se
va realizando
– Reuniones periódicas de revisión
– Uso de Sistemas Informáticos
Resultados del trabajo (entregables): Es lo que genera el producto final y donde se ve reflejado
todo el esfuerzo de planificación.
• Peticiones de cambio: El cambio es inevitable en el proyecto. Todo cambio ha de ser gestionado
en la etapa de Control. Los cambios surgen por:
– Desviaciones debidas a riesgos no previstos o a una insuficiente planificación y estimación
– Cambios en el Alcance o en las restricciones (tiempo o costo) introducidos por los participantes.
Los cambios generados en esta etapa pueden clasificarse en varios tipos:
• Acciones correctivas: Tareas para eliminar las desviaciones en el proyecto y alinearlo con la
planificación efectuada.
• Acciones preventivas: Tareas que se realizan a fin de eliminar o mitigar un riesgo identificado.
• Reparación de defectos: Identificación de defectos en un componente para su corrección o
sustitución.
• Actualizaciones: Cambios a documentos formalmente aprobados.
Adquirir el Equipo de Proyecto
Proceso de “Adquirir el Equipo de Proyecto” (9.2): Implica la contratación o reclutamiento de
recursos humanos, ya sean individuos o grupos, asignados al proyecto.
Tipos de Adquisición del Equipo de Proyecto
• Dado el plan de Gestión del Personal, se pueden producir dos tipos de adquisiciones:
– Reclutamiento interno: el recurso existe en la organización, y se asigna parcial o totalmente al
proyecto. Implica negociación con los responsables funcionales.
– Contratación externa: el recurso se adquiere fuera de la organización, bien sea directamente o a
través de una empresa de servicios. Implica cumplimiento de las políticas de contratación.
• Como resultado, se produce un Documento de Asignación de Recursos a las actividades
identificadas.
Desarrollar el Equipo de Proyecto
Proceso de “Desarrollar el Equipo de Proyecto” (9.3): Comprende actividades de desarrollo de los
participantes en el proyecto.
– a nivel individual
– en su rendimiento como equipo de trabajo.
Las entradas que hay que considerar para un buen Desarrollo del Equipo son:
– Documento de Asignación de Recursos
– Disponibilidad de los recursos: En qué momentos la carga de trabajo es más intensa, y en qué
momentos es más ligera
– Plan de Gestión de Personal
 Actividades de Construcción de Equipos (Teambuilding):
 Reuniones, eventos, salidas, etc.
 Habilidades generales de Dirección.
 Sistema de reconocimiento y recompensa: procedimientos para valorar el esfuerzo extra,
promociones, ….
• Ubicación conjunta: Colocar físicamente al equipo en un lugar común.
• Formación (Training): En áreas técnicas y no técnicas.
Mejoras en el rendimiento:
– Individual
– Como Equipo
• Información para la evaluación individual (appraisal): Todo miembro del proyecto debe ser
sometido a una evaluación periódica, donde se ha de considerar su evolución.
Dirigir el Equipo de Proyecto
Proceso de “Dirigir el Equipo de Proyecto” (9.4): Seguimiento del rendimiento del equipo,
proporcionando feedback a los integrantes del mismo, resolviendo problemas y coordinando
cambios para mejorar los resultados del proyecto.
 Observación y conversación: Es preciso mantenerse en contacto, tanto directo como
indirecto con el equipo. La ubicación distribuida puede ser un problema.
 Evaluación del rendimiento del proyecto: Se genera feedback después realizar el análisis,
generalmente del tipo 360 grados.
 Gestión de conflictos: Los conflictos entre las personas son uno de los mayores riesgos
para el rendimiento del proyecto.
Distribuir la Información
Proceso de “Distribuir la Información” (10.3): Implica hacer disponible la información necesaria a
cada miembro del proyecto en el momento adecuado, según el plan establecido.
¿Qué Información se distribuye?
• Dados los Resultados del Trabajo y el Plan de Gestión de las Comunicaciones, se producen:
– Registros del Proyecto: correspondencia, memorándums, documentación general …
– Informes del Proyecto: revisión formal del estado, problemas, etc.
– Presentaciones
– Feedback de los participantes
– Lecciones aprendidas
Realizar Aseguramiento de la Calidad
Proceso de “Realizar Aseguramiento de la Calidad” (8.2): Desarrollo de todas las actividades
sistemáticas planificadas a fin de que el proyecto satisfaga los estándares de calidad establecidos.
Auditorías de Calidad
• Dado el Plan de Gestión de la Calidad, se desarrollan:
Auditorías de Calidad:
– en tiempo y manera previstos
– por el personal establecido a tal fin
– con el objetivo de asegurar que todo el proceso de gestión cumple los estándares de calidad (la
documentación se genera, los planes de gestión se cumplen, etc…).
• Como resultado, se producen Mejoras en la Calidad, que pueden llevar asociadas Peticiones de
Cambio.
Gestionar las Expectativas de los Participantes
Proceso de “Gestionar las Expectativas de los Participantes” (10.4): Implica el control de las
comunicaciones entre los participantes, a fin de cubrir las necesidades tanto explícitas como
implícitas, y resolver los conflictos que se puedan producir.
• La gestión activa de participantes disminuye las probabilidades de disputa durante el proyecto, y
aumenta la sinergia entre las personas.
Salidas de la Gestión de Participantes
La Gestión de Participantes redunda en la identificación y resolución de conflictos entre los
mismos, p.ej.:
• Reuniones periódicas con el cliente para descubrir necesidades implícitas.
• Negociación con responsables funcionales para garantizar la obtención de recursos.
• Conocimiento de los objetivos de la Dirección Ejecutiva para identificar posibles riesgos en el
proyecto.
Este proceso produce cambios en el Registro de Participantes y en su Estrategia de Gestión.
Efectuar Adquisiciones
Proceso de “Efectuar Adquisiciones” (12.2): Obtención de respuestas y propuestas por parte de
potenciales proveedores, ante la necesidad expuesta de un proyecto, evaluación de las mismas y
selección del mejor proveedor. Este proceso concluye con la generación y firma de un contrato.
Efectuar Adquisiciones: Técnicas
• Partiendo del Plan de Gestión de Adquisiciones y de los Documentos de Soporte a la Adquisición,
se acude a:
– Lista generada de Proveedores cualificados
– Exhibiciones de Proveedores
– Medios de publicidad
• Una vez que la necesidad del proyecto se hace pública, los proveedores interesados enviarán sus
propuestas, las cuales habrá que estudiar.
Dadas las propuestas y los criterios de evaluación, se aplican las siguientes técnicas:
– Filtrado: las propuestas que no cumplan los requisitos mínimos son eliminadas
– Ponderación: se aplican los criterios de evaluación a las propuestas válidas
– Estimaciones independientes: un experto externo evalúa si las ofertas se ajustan al mercado
• Una vez seleccionado el proveedor:
– Técnicas de negociación de contratos
Como resultado final de este proceso, se obtiene un contrato.
• Características del contrato:
– Naturaleza legal
– Obliga a ambas partes
– Sujeto a proceso de aprobación
– Suele contener Cláusulas Generales (comunes a los contratos del mismo tipo) y Disposiciones
Particulares (según el proyecto).
4.1 Delimitación del Problema
Proceso de Planeación de Proyectos.
Determinación de alcances y objetivos.
 Delimitacion del problema.
 Vision.
 Justificación.
 Metodología.
 Recursos.
 Objetivos.
 Equipos.
 Definición de etapas de desarrollo.
 Plan.
 Confirmar responsabilidades.
 Planeación y control.

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ( O DE NECESIDADES ).

La delimitación del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que son importantes
para el desempeño de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en el mismo.

En la delimitación del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que
intervienen dentro del área del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos que
realmente intervengan dentro del problema identificado.

El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del proyecto para atender
solo aquellos aspectos que son requeridos.

4.2 Objetivos
Objetivo de la Justificación
Proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas
todos los elementos (recursos, personal e ideas ) que son necesitados por el proyecto para su
operación óptima.
Objetivo del Proyecto
Se refiere a toda la serie de pasos que tienen que llevarse a cabo para desarrollar el proyecto,
constan de diversas etapas que tienen que ser completadas. Dentro de un proyecto puede haber
uno o más objetivos, los cuales pueden encontrarse en diferentes etapas del proyecto.
4.3 Definición de etapas de Desarrollo
Definición de etapas de Desarrollo
La definición de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la identificación y organización de
todas las actividades y procesos importantes que intervienen en la búsqueda de una meta u
objetivo, estas etapas deben ser definidas en función de sus características e importancia que
presenten.
Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus características,
posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas considerando
aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo deseado. Esta prioridad a
nivel de importancia debe de ser considerada más importante dentro de un modo eficaz (llegar al
objetivo).
Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cada actividad que permitirá eliminar
directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Este nivel mínimo será asignado
considerando los niveles más bajos que hayan sido puestos a las actividades para minimizar su
impacto en el resultado final.

Planeación y Control de Procesos

Esta etapa se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar y ordenar
adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o actividades que componen un
proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y conocer todos los aspectos y
elementos importantes, y a su vez poder aplicar buenos métodos de control que permitan llevar a
cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa son:
· Desglosar actividades generales.
· Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades (más importantes ).
· Conocer el detalle de cada sub-actividad.
· Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad.
· Identificar formas de evaluarlas.
· Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).