Cum recrutam un IT Project Manager

Dupa multe discutii avute cu profesionisti in Resurse Umane si Project Manageri, am ajuns la
concluzia ca a alege un Project Manager este un proiect care trebuie tratat cu maxima atentie,
avand in vedere miza.

Ca in orice alt proiect, incepem cu project charter-ul: definim scopul (fisa postului cu lista
de competente necesare si pragul minim de departajare a candidatilor), echipa de recrutare
(poate fi personalul din departamentul HR, neaparat o persoana tehnica, si, optional, un
manager superior care sa valideze ocuparea postului) si stabilim un buget (aici trebuie
inclusa si plaja salariala targetata, precum si costurile previzionate cu intreg procesul de
recrutare).

Tot in project charter ar fi bine sa definim metodologia de recrutare: direct search - pentru
norocosii care au cunostinte si ii pot aduce la interviu, database search - pentru si mai putini
norocosii care chiar dispun de o baza de date de candidati - de obicei este cazul firmelor de
recrutare si advertised search - probabil cea mai des folosita metoda prin care se posteaza
anunturi pe site-urile de recrutare sau in ziare de mare tiraj. Orice combinatie este permisa. Nu
uitati sa precizati si termenul limita, venit de obicei din partea operationala.

Odata validat proiectul, intram in faza de sourcing a candidatilor: primirea candidaturilor se

face functie de posibilitati (import intr-o baza de date sau intr-un fisier de calcul tabelar sau
pur si simplu imprimarea pe suport hartie a cv-urilor primite) si arhivarea informatiei (nu se
stie niciodata cand vom mai avea nevoie sa reluam un proiect similar).

In urmatoarea etapa, faza de screening, se face departajarea aplicantilor. Avand in vedere ca

singura informatie pe care o avem despre un candidat este CV-ul lui, departajarea posibililor
candidati interesanti de restul masei de aplicanti trebuie neaparat facuta de un expert tehnic,
avand in vedere competentele urmarite. Este o buna practica trimiterea de raspunsuri negative
in urma acestei etape tuturor aplicantilor care nu au corespuns criteriilor de ie.

De obicei rata candidaturilor relevante pentru acest tip de proiect este aproape de 70%
(indicatorul a fost calculat folosind raportul dintre numarul de candidati relevanti unici si
totalul aplicarilor). Mare atentie la aplicarile duplicat (nu de putine ori se intampla ca un
candidat sa-si forteze norocul aplicand in nestire la anunt) si la formatul candidaturilor (in
general un document de tip text este cel mai des intalnit, insa s-au vazut cazuri de cv-uri in
Excel sau arhive parolate, emitentul uitand sa trimita si parola - cazuri clare de respins).

Este de preferat sa se pastreze cat mai multe aplicari, intrucat in urmatoarele etape numarul
acestora se va micsora dramatic. Pastrati eventualele rezerve deoparte in prima faza pentru ca
trebuie mitigat riscul de a ramane fara candidati cand se apropie termenul limita de recrutare.

Apoi contactati telefonic toti candidatii considerati relevanti. In partea initiala a apelului
intrebati candidatul daca poate discuta cateva minute (nu uitati ca nu faceti interviu telefonic,
deci keep it short and relevant), in caz contrar stabiliti de comun acord un moment cand se
poate discuta. Nu uitati sa va prezentati si sa precizati pentru ce sunati candidatul (cu
siguranta nu sunteti singurul angajator la care a aplicat).

Scopul contactului telefonic este sa va asigurati ca potentialul candidat mai este interesat de
oferta de lucru (de aceea e mai bine sa contactati candidatii la cel mult o saptamana distanta
de la data aplicarii) si sa stabiliti data si ora cand va veti intalni. O alta buna practica este sa
trimiteti un mesaj de confirmare a intalnirii, in care sa precizati si locatia exacta, eventual cu o
mini-harta atasata, precum si persoana cu care va discuta candidatul si un telefon de contact in
cazul in care trebuie reprogramat interviul.

Peste 90% din candidatii interesati de oferta se vor prezenta la interviu. Restul sunt cazuri de
neprezentare, si e de preferat sa evitati sa mai aveti contacte pe viitor cu astfel de persoane.
Un bun Project Manager intotdeauna ajunge la timp sau da un semn in cazul in care nu mai
poate ajunge. Cine nu o face are mari probleme de comunicare, si cu siguranta nu va doriti un
astfel de coleg in echipa.

Pentru a va asigura reusita proiectului, ar trebui sa aveti cel putin 30-40 de candidati in
aceasta faza. Pregatiti-va temeinic inainte de interviu, o fisa de interviu ar fi ideala, mai ales
pentru persoanele care nu au experienta in domeniul recrutarii.

Notati in fisa de interviu toate intrebarile la care doriti sa primiti raspunsuri si eventualele
situatii in care doriti sa puneti candidatul astfel incat sa urmariti reactiile acestuia. Notati orice
nelamurire aveti referitoare la CV-ul candidatului si, evident, cititi cu atentie toate
documentele pe care vi le-a trimis candidatul inainte de intalnire - nimic nu este mai enervant
pentru un candidat decat sa descopere ca nici macar nu i-ati citit CV-ul si trebuie sa piarda cel
putin un sfert de ora din timpul intalnirii reluand informatia scrisa.

Pentru multi fisa de interviu este o foaie in care se scrie numele candidatului, adresa, datele de
contact, ce limbi straine vorbeste si ultimul loc de munca, eventual si ce salariu doreste
candidatul si de multe ori candidatul completeaza singur toata informatia.
O fisa de interviu trebuie sa fie un rezumat structurat al informatiilor primite de la candidat in
urma intalnirii. Desigur ca informatiile de mai sus sunt relevante, insa avem nevoie de mult
mai mult.

Obligatoriu avem nevoie de o lista de competente ce trebuie urmarite, corelate cu cerintele din
fisa postului. Pe langa aceasta, fisa de interviu trebuie sa contina un numar minim de intrebari
la care candidatul trebuie sa raspunda si sa fie prevazuta si o sectiune in care sa va notati orice
alte informatii importante primite in timpul intalnirii. Toate raspunsurile vor cantari greu in
evaluarea competentelor.

Ce competente ar trebui urmarite la un IT Project Manager?

Fisa postului ar trebui sa raspunda la aceasta intrebare. Cel mai des intalnite competente si
abilitati de urmarit pentru un astfel de post sunt:

• Gandirea critica � capacitatea de a folosi logica si experienta anterioara pentru a

oferi solutii rapide si eficiente
• Coordonarea � abilitatea persoanei de a coordona actiuni functie de alte actiuni si
membrii echipei de proiect; felul in care isi organizeaza propriul timp sau al altora
• Monitorizarea � evaluarea unei situatii sau a unei persoane in mod obiectiv si
capacitatea de a lua decizii corective la timp
• Analiza sistemelor � fie ca vorbim de hardware sau software, candidatul ideal ar
trebui sa cunoasca macar la nivel de baza instrumentele cu care se lucreaza
 • Prioritizare � modul in care stie sa prioritizeze pachetele de lucru si felul in care
reactioneaza la schimbari intervenite in planul de prioritati
• Fluenta ideilor � poate suna ciudat, insa exista oameni cu idei care nu stiu sa le
comunice intr-un mod eficient
• Interpretarea informatiei � modul in care primeste o informatie si o comunica
altora fara a altera continutul initial
• Leadership � un bun candidat trebuie sa fie motorul care actioneaza intreg
mecanismul proiectului

Lista este mult mai lunga, si cu siguranta va contine cerinte specifice activitatii fiecaruia.
Ideea de baza este ca trebuie sa avem un mijloc eficient si obictiv de a departaja candidatii, iar
competentele cu metricile asociate sunt unealta ideala.

Cum masuram competentele?

Metrica pe care o folosim trebuie sa fie cat mai simpla si pe intelesul tuturor persoanelor
implicate in procesul de recrutare. Nu trebuie sa contina prea putini itemi (gen bun, mediu,
insuficient) dar nici prea multi (valori de la 1 la 10). Nu trebuie nici sa aiba clar definita o
valoare de mijloc, pentru a nu ajunge in situatia de a trebui sa fortati o evaluare spre bun sau
rau.

Va sugerez un numar par de itemi, cu preferinta spre zona pozitiva (gen: deloc, slab, mediu,
bun, foarte bun si excelent). Nu uitati sa definiti si o valoare prag pentru fiecare competenta,
astfel incat sa obtineti un profil ideal de competente pe baza caruia sa faceti departajarea. De
asemenea recomand cu caldura folosirea unei solutii informatice de evaluare care sa permita
si generarea de rapoarte si de medii pe evaluarile facute, astfel incat sa obtineti si o valoare de
tip overall opinion.

Ce fel de intrebari folosim ?

In niciun caz intrebari inchise, ce permit raspunsuri de tip da sau nu. Intrebarile trebuie sa fie
cat mai scurte (fraze de cel mult 2-3 randuri) si sa lase loc de dezvoltare din partea
candidatului. De preferat ar fi ca fiecare intrebare sa fie corelata cu cel putin o competenta din
lista tinta.

Incercati cat mai multe intrebari de tip situational: Cum reactionati in cazul in care... Alte
tipuri de intrebari pot fi cele de auto-evaluare: Ce credeti ca v-a ajutat cel mai mult sa...
Incercati sa definiti si un scenariu, o curgere naturala a interviului, avand in minte limita de
40-60 de minute cat veti aloca fiecarui interviu si faptul ca trebuie sa fiti eficient si sa aveti un
control absolut in timpul intalnirii cu candidatul. Puneti candidatul sa critice un enunt.
Intrebati-l despre problemele avute cu un superior sau cu membrii echipei si cereti-i sa
dezvolte o analiza de tip cauza-efect.

Nu uitati ca persoana pe care o aveti in fata la interviu nu trebuie sa fie programator, system
analyst sau orice alt rol in afara de Project Manager. Axati-va intrebarile pe arii relevante de
project management si insistati pe aspectele neclare intalnite in CV-ul candidatului. Acest
lucru poate insemna o fisa de interviu personalizata, cu un efort mai mare, insa ganditi-va ca
utilizarea unui sablon identic la toti candidatii nu va putea acoperi toate necesitatile unei
evaluari corecte.

Incercati sa cunoasteti persoana intervievata. Nu in ultimul rand aceasta trebuie sa se

integreze in cultura organizationala existenta. Cereti-i o lista tip top 5 likes and dislikes si
asigurati-va ca sunteti compatibili. Si nu atacati problema salariului de la inceput. Daca
persoana intervievata incepe cu asa ceva, probabil ca nu are rost sa mai continuati intalnirea.

Evitati intrebarile prea personale, precum si pe cele ce pot leza sau constitui o incalcare a legii
discriminarii. Evitati interviurile tip stress-test: candidatul vine deja dintr-un loc de munca cu
mult stres si nu are nevoie de unul suplimentar. Persoanele relaxate va pot oferi mai multe
informatii, uneori pot dezvalui aspecte interesante in mod involuntar.