Capitolul V.

DOCUMENTELE ÎN CONTABILITATE

În cadrul oricărei entităţi contabile, persoană fizică sau juridică, procesele de

culegere, prelucrare, stocare şi transmitere a datelor şi informaţiilor contabile necesită
consemnarea acestora în cadrul documentelor contabile.
Având în vedere rolul lor în cadrul sistemului informaţional-decizional,
documentele contabile pot fi clasificate astfel:
a) documente justificative  asigură datele de intrare în sistemul informaţional
contabil;
b) registre contabile  realizează înregistrarea şi stocarea datelor în structura
proprie contului şi sistemului de conturi;
c) situaţii financiare de  centralizează şi prin care se transmit informaţiile cu
sinteză şi raportare privire la poziţia financiară, performanţa firmei şi
modificările poziţiei financiare.

Formularele utilizate ca documente contabile pot fi tipizate şi netipizate. Formularele

tipizate sunt suporturi de date în care conţinutul, forma şi formatul sunt prestabilite şi
imprimate prin reglementări legale, în timp ce formularele netipizate sunt suportur i de
informaţii în care conţinutul, forma şi formatul nu sunt prestabilite şi imprimate, iar
folosirea lor este incidentală.

DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE

Definiție
Toate operațiunile economico-financiare sunt consemnate, în momentul efectuării lor,
în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate. Ca urmare,
documentele justificative sunt acte scrise întocmite pentru operaţiile economice şi
financiare în momentul efectuării lor cu scopul de a servi dovada a înfăptuirii lor şi ca
instrument de fundamentare a înregistrărilor contabile.21

Funcţiile documentelor justificative sunt:

a) funcţia informaţională, constând în aceea că ele asigură datele de intrare pentru sistemul
informaţional contabil şi în plus, aceste documente justificative furnizează informaţia
pentru cunoaşterea individuală a operaţiilor economice şi financiare;
b) funcţia gestionară, constând în faptul că documentele fac dovada sau certifică în fapt
operaţiile economice şi financiare; pe baza lor se stabilesc şi angajează răspunderi,
drepturi şi obligaţii cu privire la mişcările de valori produse în masa patrimoniului.

21 Art.6 al.2 din Legea Contabilităţii - orice operaţie patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris
care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Pagina | 59
Elementele principale pe care trebuie să le cuprindă documentele justificative sunt:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice
care întocmește documentul;
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menționarea parților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare
(când este cazul);
- conținutul operațiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul
legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operațiunii economico -financiare efectuate,
după caz;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operațiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuții de control financiar
preventiv si ale persoanelor în drept să aprobe operațiunile respective, după caz;
- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de

document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de
normele legale în vigoare.
În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ţine în
limba româna şi în moneda naţională. Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine
atât în moneda naţională, cât şi în valută, potrivit reglementarilor elaborate în acest sens.
Documentele justificative şi financiar-contabile pot fi întocmite şi într-o altă limbă şi altă
monedă dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul
fiscal, referitor la factură).
Documentele contabile (jurnale, fişe ş.a.), care servesc la prelucrarea, centralizarea şi
înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative,
întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a
datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
- felul, numărul şi data documentului justificativ;
- sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
- conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
- semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz.

Completarea documentelor justificative. Corectarea în cazul constatării de erori

În ceea ce priveşte completarea documentelor, înscrierea datelor se face cu cerneală, cu
pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor,
după caz. De asemenea, nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee,
precum şi lăsarea de spaţii libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Erorile constate cu prilejul întocmirii, verificării sau înregistrării documentelor se
corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi
citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate
exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat
documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe
baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente
pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricții, documentul întocmit greșit se
anulează şi rămâne în carnetul respectiv.

Pagina | 60
 La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operații de
predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin
semnătura, atât a predatorului, cât şi a primitorului.
În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea
acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea.
Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac
modificări în fișiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele
împuternicite de conducerea unităţii.
Neîntocmirea, întocmirea eronată şi/sau neutilizarea documentelor justificative şi
financiar-contabile se sancționează potrivit dispozițiilor legale.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico -financiare
trebuie sa fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite .
În momentul constatării pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente
justificative sau contabile, orice persoana are obligația să aducă la cunoștința conducătorului
unităţii, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare. Reconstituirea documentelor se
face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz. Astfel:
 în condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într -un singur
exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost
întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este
reconstituit, şi stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
 pentru acele situații în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul
original trebuie să fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate
este folosită copia documentului respectiv;
 în cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va
face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la
unitatea emitentă.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea <duplicat>, cu
specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de
călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în
contabilitate. În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor
suportă paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperându-
se potrivit prevederilor legale.

Păstrarea documentelor
În cursul anului curent de gestiune, documentele ca şi registrele contabile se
păstrează în compartimentul financiar-contabil; după expirarea anului documentele şi
registrele contabile sunt predate la arhiva generală a unităţii, unde sunt păstrate un termen
mai mare sau mai mic, precizate de legislaţia contabilă din fiecare ţară dar nu mai puţin de
zece ani, cele care servesc ca forţă probantă în raporturile cu terţii sau mai mic de trei ani,
în cazul celorlalte documente. De exemplu, statele de plată se păstrează cel puţin 50 de ani.
Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu
prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:
 documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite şi parafate;
 gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui
exerciţiu financiar la care se referă acestea;

Pagina | 61
  dosarele conținând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii
amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii,
dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
 evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit
legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi
mişcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de
către o comisie. În aceasta situație se întocmește un proces-verbal şi se consemnează
scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

REGISTRELE CONTABILE
Registrele contabile, definite prin prisma sistemului informaţional contabil, reprezin tă
documente cu ajutorul cărora se realizează înregistrarea cronologică şi sistematică a
operaţiilor economico-financiare în contabilitate, furnizând informaţii privitoare la situaţia
şi mişcarea patrimoniului.
Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate
obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Cartea mare și Registrul-inventar.
Registrele se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în
mod ordonat şi astfel completate încât să permită în orice moment identificarea şi controlul
operațiunilor contabile efectuate.
Registrele contabile se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listări
informatice, după caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar
volumele se vor numerota în ordinea completării lor.
În ceea ce priveşte păstrarea lor, registrele vor fi păstrate în unitate timp de 10 ani de
la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de
pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile
de la constatare. Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea
acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.

REGISTRUL-JURNAL
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, în cadrul căruia operaţiile
economice se înregistrează în ordine cronologică, una câte una, pe baza documentelor
primare sau pe bază de documente centralizatoare. Importanţa lui constă în cunoaşterea
rulajului valoric al operaţiilor pe o anumită perioadă de timp şi justificarea lor în
contabilitatea sistematică.
Modelul acestui registru se prezintă după cum urmează:
…………. Pag.
REGISTRUL-JURNAL
(Unitatea) nr.
Simbolul conturilor
Nr. Documentul Sume
Data Explicaţii corespondente
crt. (felul, nr., data)
D C D C
1 2 3 4 5 6 7 8
REPORT:

TOTAL / DE REPORTAT:

Pagina | 62
REGISTRUL CARTEA MARE
Cartea mare este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi
sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ si
de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi
conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor
si creditor, precum şi soldul contului. Registrul Cartea mare poate conține câte o filă pentru
fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare sta la baza întocmirii balanței de
verificare.

- Pentru evidenţa sistematică sintetică se pot folosi formulare care îmbracă diverse forme,
dintre care cele mai folosite sunt Fişele de cont pentru operaţii diverse:
FIŞĂ DE CONT PENTRU OPERAŢII DIVERSE Simbol Pagina
…………………..
………………………………….…………… cont nr.
UNITATEA
……………………………….………………
Data Document Simbol cont

D/C
EXPLICAŢII DEBIT CREDIT SOLD
Fel Nr. corespondent

TOTAL:

- Pentru evidenţa sistematică analitică se utilizează diferite tipuri de fişe, dintre care
prezentăm modelul pentru Fişa de cont pentru valori materiale:
Preţ
FIŞĂ DE CONT ANALITIC PENTRU VALORI MATERIALE UM Gestiunea
unitar Pag.
…………………………………………………………………..………………… Cod
Lei nr.
…………………………………………………………………….……………… Simbol cont
Data Document Cantitatea Valoare Simbol cont
Fel Nr. Intrată Ieşită Stoc Debit Credit Sold corespondent

TOTAL:

REGISTRUL-INVENTAR
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate
elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcție de natura lor, inventariate de unitate,
potrivit legii. Acesta se întocmește: la înființarea societăţii; cel puțin o dată pe an pe
parcursul funcționarii unităţii; cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activității; alte
situații prevăzute de lege, pe baza de inventar faptic.
În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după
natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de
pasiv. Elementele de activ si de pasiv înscrise în Registrul inventar au la bază listele de
inventariere sau alte documente care justifică conținutul acestora la sfârșitul exercițiului
financiar. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în registru se
înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilo r şi
se scad rulajele ieșirilor de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului financiar.
Pe baza Registrului-inventar şi a balanţei de verificare de la 31 decembrie se
întocmește bilanțul care face parte din situațiile financiare anuale, ale cărui posturi trebuie
să corespundă cu datele înscrise în contabilitate, puse de acord cu situația reală a
elementelor de activ şi de pasiv stabilită pe baza inventarului.

Pagina | 63
BALANŢA DE VERIFICARE
Balanța de verificare este documentul contabil ce se înto cmeşte cel puțin anual, la
încheierea exercițiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile, la
alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori se consideră necesar.
În cadrul balanţei de verificare sunt cuprinse toate conturile din registrul Cartea mare, fiind
preluate informaţii din conturi referitoare la simbolul şi denumirea lor, soldurile iniţiale,
rulajele, total sume şi soldurile finale debitoare şi creditoare, după caz.
Rolul balanţei de verificare:
✓ verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate;
✓ controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică;
✓ principalul instrument pe baza căruia se întocmesc raportările contabile stabilite
potrivit legii.

În cazul balanţei de verificare sintetice, funcţia de verificare a înregistrărilor corecte

în contabilitate a operațiunilor efectuate se realizează prin urmărirea obţinerii egalităţii
dintre totalul sumelor înscrise pe debit cu totalul sumelor înscrise pe credit (SID=SIC;
RD=RC; TSD=TSC; SFD=SFC).
Dacă această egalitate nu se realizează, înseamnă că s-au produs erori cu prilejul înregistrării
efectuate în conturi:
- omiterea unor sume din debitul sau creditul unui cont,
- înscrierea eronată a unei sume în debitul sau creditul unui cont,
- stabilirea eronată a rulajului debitor sau creditor al unui cont
- determinarea eronată a soldului,
- însumarea greşită a diferitelor sume dintr-un registru sau altul, etc.
Există şi erori care nu conduc la pierderea egalităţii şi deci nu pot fi sesizate cu ajutorul
balanţei, cum ar fi:
- omiterea completă a înregistrării unei operaţii,
- înregistrarea eronată a unei operaţii cu aceeaşi sumă în cadrul ambelor conturi
corespondente (erori de compensare),
- înregistrarea unor sume la alte conturi decât cele corespunzătoare naturii operaţiilor
economice (erori de imputare) etc.
În cazul balanţei de verificare analitice, verificarea concordanţei dintre conturile
sintetice şi cele analitice se realizează prin obţinerea egalităţilor dintre totalul sumelor
înscrise în conturile analitice şi sumele înscrise în contul sintetic de care aparţin (vezi în acest
sens 3.9. Conturi sintetice şi conturi analitice din cadrul capitolului IV Contul si partida dublă).
O altă funcţie a registrului balanţa de verificare este aceea de a realiza legătura dintre
cont şi bilanţ, avându-se în vedere că la întocmirea bilanţului, se folosesc soldurile finale
ale conturilor de activ şi pasiv preluate din balanţă, solduri ce sunt preluate şi grupate
conform necesităţilor întocmirii bilanţului. De asemenea, prin faptul că sunt centralizate
datele din toate conturile folosite, balanţa creează posibilitatea analizei economice.

Pagina | 64
Clasificarea balanţelor de verificare
După felul conturilor pe care le cuprind, se disting:
(A) balanţe de verificare ale conturilor sintetice - cuprind datele din conturile sintetice;
(B) balanţe de verificare ale conturilor analitice cuprind datele din conturile analitice şi
ale contului sintetic de care aparţin. Pentru fiecare cont sintetic dezvoltat pe analitice
se întocmeşte o asemenea balanţă; deci, se vor întocmi atâtea balanţe analitice, câte
conturi sintetice dezvoltate pe analitice s-au folosit.

(A) Balanţele de verificare sintetice (generale)

După numărul egalităţilor ce se stabilesc între totalurile coloanelor de sume pe
care le cuprind, balanţele de verificare sintetice pot fi:

a) balanţe de verificare cu o singură egalitate

a.1. balanţa sumelor a.2. balanţa soldurilor
Balanţa de verificare Balanţa de verificare
întocmită la ____________________ întocmită la _____________________
Simbol Denumirea Total sume Simbol Denumirea Solduri
cont conturilor D C cont conturilor D C

TOTAL * * TOTAL * *

= =
Total sume = Total sume Total solduri = Total solduri
debitoare creditoare debitoare creditoare

b) balanţa de verificare cu două serii de egalităţi (balanţa sumelor şi soldurilor)

Balanţa de verificare
întocmită la ___________________

Simbol Total sume Solduri finale

Denumirea conturilor
cont D C D C

TOTAL * * ** **

= =
Total sume debitoare = Total sume creditoare
Total solduri debitoare = Total solduri creditoare

c) balanţa de verificare cu trei serii de egalităţi

Balanţa de verificare
întocmită la ______________________

Simbol Denumirea Solduri iniţiale Rulaje Solduri finale

cont conturilor D C D C D C

TOTAL * * ** ** *** ***

= = =
Total solduri iniţiale debitoare = Total solduri iniţiale creditoare
Total rulaje debitoare = Total rulaje creditoare
Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare

Pagina | 65
d) balanţa de verificare cu 4 serii de egalităţi
Balanţa de verificare
întocmită la _____________
Simbol Denumirea Solduri iniţiale Rulaje Total sume Solduri finale
cont conturilor D C D C D C D C

TOTAL * * ** ** *** *** **** ****

= = = =
Total solduri iniţiale debitoare = Total solduri iniţiale creditoare
Total rulaje debitoare = Total rulaje creditoare
Total sume debitoare = Total sume creditoare
Total sold finale debitoare = Total sold finale creditoare

Notă: Dacă balanţa se întocmeşte în luna ianuarie, prima coloană de sume va fi de Solduri iniţiale, iar
pentru următoarele luni (februarie-decembrie) va fi de Total sume din perioada precedentă
(solduri iniţiale din luna ianuarie plus rulajele lunilor precedente lunii pentru care se
întocmeşte balanţa).

(B) Balanţele de verificare ale conturilor analitice

Având în vedere funcţia contabilă a conturilor sintetice dezvoltate pe analitice
pentru care se întocmeşte balanţa de verificare, se disting:
a) balanţe de verificare analitice pentru conturile monofuncţionale

a.1. cu 1 etalon de evidenţă

Balanţa de verificare analitică
a contului sintetic ……….
întocmită la data de ……….
Solduri Rulaje Total sume Solduri
Denumirea contului
iniţiale D C D C finale
- cont analitic
………………
- cont analitic
TOTAL ∑1 ∑2 ∑3 ∑4 ∑5 ∑6
Cont sintetic ∑1 ∑2 ∑3 ∑4 ∑5 ∑6

a.2. cu 2 etaloane de evidenţă

Balanţa de verificare analitică
a contului sintetic ……….
întocmită la data de …….
Cantităţi Valori
Denumirea Fel Rulaj Rulaj
contului etalon 22 Stoc Stoc Sold Sold
Intrări Ieşiri debito credito
iniţial final iniţial final
r r
- cont analitic
………………
- cont analitic
TOTAL X X X X X ∑1 ∑2 ∑3 ∑4
Cont sintetic X X X X X ∑1 ∑2 ∑3 ∑4

22 Fel etalon – exemplu: bucăţi, metri, litri, etc.

Pagina | 66
b) balanţe de verificare analitice pentru conturile bifuncţionale
Balanţa de verificare analitică
a contului sintetic ……….
întocmită la data de ….
Total sume Solduri finale
Denumirea contului
D C D C

Total ∑1 ∑2 ∑3 ∑4

soldul contului sintetic =

diferenţa dintre totalurile celor
Contul sintetic ∑1 ∑2
două coloane de solduri şi este
de felul totalului mai mare

ÎNTOCMIREA BALANŢEI DE VERIFICARE

 completarea cu solduri iniţiale şi rulaje a conturilor deschise în Cartea Mare;
 închiderea conturilor din Cartea Mare pentru stabilirea soldurilor finale;
 preluarea sumelor din conturile deschise în Cartea Mare şi trecerea lor în balanţă;
 însumarea sumelor pe coloane în balanţă;
 verificarea corelaţiilor din balanţă (totalul sumelor înscrise pe debit = totalul sumelor
înscrise pe credit).

DOCUMENTELE DE SINTEZĂ ŞI RAPORTARE

Informaţiile furnizate de contabilitate şi care sunt utile (se adresează) unei categorii
largi de utilizatori sunt cele cuprinse în situaţiile financiare anuale. Obiectivul situațiilor
financiare îl constituie furnizarea de informații despre poziția financiară, performanţa
financiară şi fluxurile de trezorerie ale unei entităţi.
Setul de situaţii financiare pe care trebuie să-l întocmească o entitate contabilă
depinde de categoria în care se încadrează, respectiv: microentităţi, entităţi mici şi entităţi
mijlocii şi mari. Conform Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale
individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul ministrului
finanţelor publice nr. 1.802/2014, încadrarea într-o categorie sau alta a entităţilor contabile
se face în funcţie de indicatorii: cifra de afaceri, total active şi numărul mediu de salariați,
indicatori care se determină pe baza situaţiilor financiare anuale ale exerciţiului financiar
precedent.
Categoriile de entităţi contabile, criteriile de mărime şi situaţiile financiare pe care le
întocmesc sunt prezentate în cadrul capitolului I.

Pagina | 67