Introducción a la Teoría de Sistemas

Sistema
Un sistema es un conjunto de componentes que se relacionan con al menos algún otro
componente; puede ser material o conceptual. Todos los sistemas tienen composición,
estructura y entorno. Bunge, Mario. Diccionario de filosofía, México, Siglo XXI, 1999, p. 196.

Los sistemas reciben datos, energía o materia del ambiente y proveen información, energía
o materia.

Tipos de Sistemas
a) Físicos o Concretos, como equipos, maquinaria, objetos y elementos reales.
b) Abstractos, Se componen de conceptos, planes, ideas; es decir son intangibles.
c) Sistemas Cerrados, No reciben influencia del ambiente ni influyen en él.
d) Sistema Abierto. Es aquel que mantiene un intercambio de transacción con el
ambiente y conforma constantemente el mismo estado, a pesar de que la materia y
la energía que lo integran se renueva de modo continuo (equilibrio dinámico u
homeostasis).

Jerarquía de los sistemas

1. Estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.
2. Sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se
puede denominar reloj de trabajo.
3. Mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula.
4. Autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. A nivel célula
5. Genético-social. Está caracterizado por las plantas.
6. Sistema animal. Es de creciente movilidad, comportamiento teleológico y su
autoconciencia.
7. Sistema humano. Es el nivel del ser individual, con un sistema con conciencia y
habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.
8. Sistema social o sistema de organizaciones humanas. Considera el contenido y
significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la
transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas,
música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.
9. Sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los
últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan
estructuras sistemáticas e interrelaciones.

Chiavenato, Ildalberto. Proceso de selección. México 1997.

Elementos de un sistema
a) Entradas
 Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales,
recursos humanos o información. Las entradas constituyen la fuerza de arranque
que suministra al sistema sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser:
 en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el
sistema en estudio está relacionado en forma directa.
 aleatoria: Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un
sistema.
 retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí
mismo.

b) Proceso
El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una
máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada
por un miembro de la organización, etc. En la transformación de entradas en
salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con
frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este
proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las
situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las
entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado
compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes
órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso
la función de proceso se denomina una "caja negra".

c) Caja Negra
La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos qué
elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a
determinadas entradas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir,
presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto
sentido.
d) Salidas
Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las
entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos,
servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del
sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas
de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla
en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

e) Relaciones
Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que
componen a un sistema complejo. Podemos clasificarlas en:
 Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir
funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que
es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y
bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre sí.
 Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero
que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al
desempeño del sistema. Sinergia significa "acción combinada". Sin embargo,
para la teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo
cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de
subsistemas semindependientes, tomados en forma conjunta, origina un
producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera
independiente.
 Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones
superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la
probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del
mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al
costo del sistema que sin ellas puede funcionar.
Teoría General de Sistemas
La Teoría General de Sistemas (TGS) tiene su origen en los mismos orígenes de la filosofía y
la ciencia. La palabra Sistema proviene de la palabra systêma, que a su vez procede de
synistanai (reunir) y de
synistêmi (mantenerse juntos). Específicamente se le atribuyen a George Wilhem Friedrich
Hegel
(1770 – 1831) el planteamiento de las siguientes ideas:

 El todo es más que la suma de las partes

 El todo determina la naturaleza de las partes
 Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada del todo
 Las partes están dinámicamente interrelacionadas o son interdependientes

La Teoría General de Sistemas (TGS) es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata

de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos
los niveles de la realidad, pero que son objeto de disciplinas académicas diferentes. Su
puesta en marcha se atribuye a Ludwig Von Bertalanffy.

Para él, la TGS debería constituirse en un mecanismo de integración entre las ciencias
naturales y sociales y ser al mismo tiempo un instrumento básico para la formación y
preparación de científicos. La Teoría General de los Sistemas (T.G.S.) aparece como una
metateoría, una teoría de teorías, que partiendo del muy abstracto concepto de
sistema busca reglas de valor general, aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel
de la realidad (isomorfismo).

Isomorfismo se define como aquel principio que se aplica igualmente en diferentes

ciencias sociales y naturales, por ej: En la evolución de las lenguas y en la evolución de los
seres vivos se verifican isomorfismos, a partir de una lengua (o un ser vivo) en común,
evolucionaron en forma paralela e independiente una de otra varias otras lenguas (o
especies vivientes). Von Bertalanffy destaca este paralelismo evolutivo entre lenguas, o
entre especies animales, y con ello busca ilustrar la presencia de isomorfismos.

La T.G.S. Se fundamentan en tres premisas básicas:

a) Los sistemas existen dentro de sistemas.
Las moléculas existen dentro de células, las células dentro de tejidos, los tejidos
dentro de los órganos y así sucesivamente.

b) Los sistemas son abiertos.

Cada sistema que se examine, recibe y descarga algo en los otros sistemas,
generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son
caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los
otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde
sus fuentes de energía.
 c) Las funciones de un sistema dependen de su estructura.
Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos
musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura
celular que permite contracciones.

Conceptos básicos de la Teoría General de Sistemas

1. Ambiente
Se refiere al área de sucesos y condiciones que influyen sobre el
comportamiento de un sistema. En lo que a complejidad se refiere, nunca un
sistema puede igualarse con el ambiente y seguir conservando su identidad
como sistema. La única posibilidad de relación entre un sistema y su ambiente
implica que el primero debe absorber selectivamente aspectos de éste. Sin
embargo, esta estrategia tiene la desventaja de especializar la selectividad del
sistema respecto a su ambiente, lo que disminuye su capacidad de reacción
frente a los cambios externos. Esto último incide directamente en la aparición o
desaparición de sistemas.

2. Energía
La energía que se incorpora a los sistemas se comporta según la ley de la
conservación de la energía, lo que quiere decir que la cantidad de energía que
permanece en un sistema es igual a la suma de la energía importada menos la
suma de la energía exportada.

3. Entropía
El segundo principio de la termodinámica establece el crecimiento de la
entropía, es decir, la máxima probabilidad de los sistemas es su progresiva
desorganización y, finalmente, su homogeneización con el ambiente. Los
sistemas cerrados están irremediablemente condenados a la desorganización. No
obstante hay sistemas que, al menos temporalmente, revierten esta tendencia
al aumentar sus estados de organización.

4. Neguentropía
Los sistemas vivos son capaces de conservar estados de organización
improbables. Este fenómeno aparentemente contradictorio se explica porque los
sistemas abiertos pueden importar energía extra para mantener sus estados
estables de organización e incluso desarrollar niveles más altos de improbabilidad.
La neguentropía, entonces, se refiere a la energía que el sistema importa del
ambiente para mantener su organización y sobrevivir.

5. Homeostasis
Tendencia de un sistema a permanecer en un cierto grado de equilibrio o a
buscarlo cuando se enfrenta a variables críticas. La homeostasis es obtenida a
través de mecanismo de retroalimentación que le permiten al sistema corregir
y equilibrar los procesos internos a partir de datos obtenidos sobre su
 funcionamiento y sobre los cambios en el ambiente. Este concepto está
especialmente referido a los organismos vivos en tanto sistemas adaptables.
Los procesos homeostáticos operan ante variaciones de las condiciones del
ambiente, corresponden a las compensaciones internas al sistema que
sustituyen, bloquean o complementan estos cambios con el objeto de mantener
invariante la estructura sistémica, es decir, hacia la conservación de su forma.

6. Modelo
Los modelos son constructos diseñados por un observador que persigue
identificar y mensurar relaciones sistémicas complejas. Todo sistema real tiene
la posibilidad de ser representado en más de un modelo. La decisión, en este
punto, depende tanto de los objetivos del modelador como de su capacidad
para distinguir las relaciones relevantes con relación a tales objetivos. La esencia
de la modelística sistémica es la simplificación. El metamodelo sistémico más
conocido es el esquema entrada - salida (input - output).

7. Límite de frontera
En teoría de sistema, la frontera o límite de un sistema es una línea (real y/o
conceptual) que separa el sistema de su entorno o suprasistema. La frontera de un
sistema define qué es lo que pertenece al sistema y qué es lo que no. Lo que no
pertenece al sistema puede ser parte de su suprasistema o directamente no ser
parte del sistema. Permite saber también qué componentes deben incluirse como
parte del sistema y cuáles no lo son. Las fronteras de los sistemas también nos
permiten establecer jerarquías entre subsistemas, sistemas y supersistemas. El
límite o frontera del sistema es por donde el sistema intercambia datos, energía o
materia con su ambiente. Cuando un límite es permeable o abierto, significa que el
propio sistema es abierto. Un sistema abierto permite intercambiar datos, energía
y/o materia con el ambiente a su alrededor. Cuando el límite o frontera del sistema
es cerrado o impermeable, significa que el propio sistema es cerrado. No hay
intercambio de datos, energía ni materia con su ambiente.
Definición de proceso y su enfoque a sistemas
Un proceso es un conjunto de actividades que están interrelacionadas y que pueden
interactuar entre sí. Estas actividades transforman los elementos de entrada en resultados,
para ello es esencial la asignación de recursos. Los procesos constan de:

 Elementos de entrada y salida, los cuales pueden ser tangibles o intangibles. Los
resultados pueden ser también no intencionados como por ejemplo la
contaminación ambiental.
 Clientes y partes interesadas que tengan necesidades y expectativas en los procesos,
ellos son los que definirán los resultados que requiere un determinado proceso.
 Sistemas de medición para proporcionar información sobre el desempeño del
proceso. Cualquier resultado debería ser analizado para poder determinar si existe
necesidad de aplicar algún tipo de acción correctiva o de mejora.

La ventaja principal del enfoque en sistemas reside en la gestión y control de cada una de
las interacciones ente los procesos y las jerarquías funcionales de la organización. Los
procesos deben servir para aportar valor a una organización, además deben estar alineados
con los objetivos, alcance y grado de complejidad de la organización.

Podemos hablar de proceso si se cumplen las siguientes características:

 Se pueden describir entradas y salidas.
 El proceso afecta a varios límites organizativos funcionales.
Es capaz de cruzar vertical y horizontalmente la organización.
Se habla de metas y fines en lugar de acciones y medios, es decir, el proceso
responde al “¿qué?”, no al “¿cómo?”.
 El proceso debe ser fácilmente comprensible por cualquier persona de la
organización.
 El nombre que se asigne al proceso debe ser representativo de los conceptos y
actividades incluidos en el mismo.

Dos características esenciales de todo proceso son:

Variabilidad del proceso

Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la secuencia de actividades
realizadas que, a su vez, generan variabilidad en los resultados del mismo expresados a
través de mediciones concretas. La variabilidad repercute en el destinatario del proceso,
quien puede quedar más o menos satisfecho con lo que recibe del proceso. Las personas
que realizan el proceso cuentan con una herramienta específica, el Gráfico de Control:
Cada punto del gráfico representa una medición de la característica del proceso:

 En la línea horizontal (línea de abscisas) se representa el número de la medición

(observación realizada).
 En la línea vertical (línea de ordenadas) se representa la escala de medición elegida
para la característica que se trata de graficar.
 Las líneas horizontales que marcan los límites de variabilidad del proceso. En todo
proceso hay que trabajar para que los resultados estén dentro de los límites de
variabilidad establecidos.
 La variabilidad fuera de límites supone rechazo de los resultados del proceso.

Repetitividad del proceso

Como elemento clave para su mejora. Los procesos se crean para producir un resultado y
repetir ese resultado. Esta característica de repetitividad permite trabajar sobre el
proceso y mejorarlo:

 Cuantas más repeticiones más experiencia.

 Merece la pena invertir tiempo en mejorar el proceso, ya que los resultados se van
a multiplicar por el número de veces que se repite el proceso.

Al conjunto de actividades que, dentro de una organización, pretenden conseguir que las
secuencias de actividades cumplan lo que esperan los destinatarios de las mismas y
además sean mejoradas se le llama gestión y mejora de procesos.

Cada uno de los procesos debe tener un responsable asignado, cuya función estribe en
comprobar que se cumple la metodología definida para la realización del mismo y que los
resultados obtenidos coincidan con los esperados. Los procesos deben satisfacer el ciclo
PDCA, también conocido como círculo de Deming.

Tipología general de procesos de una organización

Podemos elaborar distintos tipos de procesos:

Según la perspectiva
Podemos elaborar un macroproceso, constituido por varios procesos si tenemos una
visión global de la empresa y consideramos su relación con el entorno. Podemos elaborar
procesos de detalle si observamos la fabricación de un determinado producto o la
prestación de cierto servicio. Y, además, podemos considerar los subprocesos dentro de
cada proceso.
Por tanto, podemos hablar de tres niveles de procesos:

 Nivel macro: cuando nos referimos a macroprocesos que realiza una organización.

 Nivel medio: cuando nos referimos a procesos de la organización, de la producción

o del servicio como conjuntos de actuaciones que son propias de la fabricación o
del servicio, respectivamente.

 Nivel micro: cuando nos referimos a subprocesos como partes diferenciadas del
proceso.

Según su función
Podremos agrupar los procesos en tres tipos principales:

 Estratégicos: son aquellos que orientan la acción de toda la organización. Ej.: definir
políticas, estrategias, planificación, objetivos e indicadores, organización y desarrollo de
RR HH, gestión de calidad, acciones correctivas y preventivas, auditorías internas, etc.

 Clave: son aquellos relacionados con acción directa sobre usuarios. Ej.: admisión,
diagnóstico, intervención, seguimiento, derivación, intervención grupal, intervención
comunitaria, quejas y sugerencias, encuestas, etc.

 Soporte: son los que sirven para facilitar los otros procesos. Ej.: compras, mantenimiento
de infraestructura, documentación, almacenamiento, etc.

Concepto de macroproceso
La gestión por procesos significa ampliar la gestión de un proceso al conjunto de la organización.
Para poder realizar los procesos, la organización debe proveerse de recursos que aportan los
proveedores y/o subcontratistas y debe contratar personal que, en función de su competencia,
aportará o no valor a la organización y a los recursos que ésta les pone a disposición.

El personal de la organización constituye los departamentos de ésta y es el que proporciona los

resultados a los “clientes”, internos o externos. Si estos resultados logran satisfacer las
expectativas de los clientes, éstos volverán a solicitar a la organización sus productos y/o servicios.
La gestión por procesos de una organización constituye lo que se denomina “concepción
horizontal” frente a la tradicional “concepción vertical” o pirámide funcional de acuerdo a
principios de autoridad y jerarquía.

Características de la organización vertical

– El trabajo se divide en funciones, departamentos y tareas.

– La unidad base de consecución de resultados: la persona y su trabajo.
– Función del directivo: asignar tareas adecuadas, medir, evaluar, controlar y premiar resultados.

Se puede deducir que la principal ventaja de este tipo de organizaciones es la excelencia funcional
y, su principal defecto, la coordinación entre tareas, departamentos y funciones.

Características de la organización horizontal

– El trabajo se organiza en torno a varios procesos de negocio o flujos de trabajo.
– Los equipos asumen la responsabilidad de gestión (sistemas de equipos jerárquicos).
– La información y la formación se proporcionan para generar resultados específicos.
– El perfil profesional deseado es aquel capaz de realizar múltiples tareas, trabajar en equipo y
mejorar continuamente. El sistema premia el desarrollo de capacidades individuales y los
resultados de equipo.