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INTRODUCCIÓN
CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA, NORMA NTC ISO 9001
En el contexto de un Sistema de Gestión
de la Calidad, la documentación de la
información es altamente relevante, pues
es así como se logra estandarizar los
procesos para alcanzar niveles óptimos de
operación, mantener el enfoque hacia los
objetivos de la calidad, controlar las
actividades mediante registro, y sobre
todo, preservar el capital intelectual o
“saber hacer” de la compañía.
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
MAPA TEMÁTICO
IMPRESO
CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
INFORMACIÓN DE
REGISTROS
OBLIGATORIA DOCUMENTACIÓN
ESPECIFICACIONES
FORMATO
AUTOR
APROBACIÓN DE IDIOMA
LOS DOCUMENTOS
FECHA DE EMISIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
MEDIO DE SOPORTE
IMPRESO
ELECTRÓNICO
AUDIOVISUAL
DESARROLLO DE CONTENIDOS
1- JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN.
NIVEL 1
NIVEL 2
Especificaciones como:
NIVEL 2 Procedimientos.
Guías.
Instructivos.
NIVEL 3
Especificaciones como:
NIVEL 3
Formatos.
NIVEL 4
2.1. Autor.
Todo documento nuevo y/o actualizado en el marco del Sistema de Gestión, deberá
seguir los lineamientos que establezca el Procedimiento de Control de la Información
Documentada que diseñe y adopte la compañía. De esta forma se asegurará la
estandarización de la documentación y en parte, la adecuación para su uso.
Según la norma NTC ISO 9001, al crear y/o actualizar la información documentada,
la organización debe asegurar que ésta esté identificada, por ejemplo, a través de
un título. De igual manera, debe contar con una fecha de emisión, un autor o un
número de referencia.
TÍTULO
Se recomienda que sea corto, claro y conciso.
Debe permitir la identificación directa y clara
del documento al cual se tiene acceso.
Se recomienda que el tipo de documento sea
incluido dentro del título con el fin de facilitar su
identificación. Por ejemplo: “Procedimiento de
Diseño y Patronaje”.
CODIFICACIÓN
Generalmente para realizar la codificación de los documentos se hace uso de
siglas, por ejemplo:
Por ejemplo:
La empresa Confecciones S.A. diseñó el “Procedimiento de Diseño y
Patronaje”, el cual se asocia al proceso de Diseño y es el primer procedimiento
creado para dicho proceso.
¿Cómo se identificaría?
¡ATENCIÓN!
No es lo miso revisar un documento, que
actualizarlo.
La revisión puede realizarse en cualquier
momento del año y no genera un cambio de
versión, mientras que la actualización implica
cambios en el fondo o la forma del documento y por
ende, conlleva a un ajuste en la versión del mismo.
Corresponde al día, mes y año en el cual cada documento entra en vigencia, para así
conocer en qué momento el personal debe iniciar su implementación.
3.1.1. Idioma: Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo
posible el uso de abreviaturas y términos en un idioma o dialecto diferente al que
conoce el personal que los utilizará. En caso de emplear palabras técnicas o muy
especializadas, se recomienda definirlas y explicarlas al inicio del documento.
Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los
símbolos y unidades ya establecidos y reconocidos por la organización.
3.2.1. Impreso: Incluye como soporte documental el papel u otros medios físicos
sólidos.
¡ATENCIÓN!
La documentación del sistema de gestión NO se
tiene que adaptar al esquema de apartados de la
norma. Por el contrario, este debe acoger los
requisitos de la norma, pero adaptándose a las
necesidades de la empresa. Cuanto más sencilla
es la documentación, mejor.
GLOSARIO
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
BIBLIOGRAFÍA
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