Sunteți pe pagina 1din 35

Departamentul Contabilitate, Informatică Economică și Statistică

Master: Sisteme Informaționale pentru Afaceri, anul I zi


Anexa 1 - Graficul responsabilităţilor pentru proiect
An universitar 2016/2017, sem. I

PROIECT DE ECHIPĂ

<Titlul proiectului – Informatizarea procesului de prelucare a comenzilor în cadrul firmei de


traduceri>

<Localizarea proiectului – Iași >

Echipa: Ponderea contribuţiei la proiect:

1. Antonică Iuliana ____ %

2. Brașoveanu Andreea ____ %

3. Mitrea Gabriela Raluca ____ %

Regula generală este de 3-4 membri în echipă. Ordinea membrilor este cea alfabetică, fiind obligatorie
înregistrarea contribuţiei reale la elaborarea proiectului.

Copyright©Gabriela Mesnita

IAŞI 2016
OBSERVAȚII IMPORTANTE

U Se va citi și completa cu atenție formularul, fără a șterge nici o componentă a acestuia, nici măcar
comentariile.
U În cazul în care una dintre informațiile sau anexele solicitate lipsesc, nota va fi diminuată cu punctajul alocat
secțiunii respective, conform Grilei de evaluare. Omisiunile nu vor putea fi rectificate după predarea
proiectului.
U Proiectul se va realiza conform cerințelor specificate în cadrul orelor alocate disciplinei și va avea obligatoriu
pagină de cuprins.
U Proiectele vor aborda probleme și idei strict din domeniul specializării de Master, discutate la orele de
seminar.
U Versiunea electronică a formularului va fi pusă la dispoziție pe portalul FEAA.
U Tuturor elementelor din prezentul formular le corespund explicații detaliate în Suportul de lucrări practice,
disponibil, de asemenea, pe portal.

CUPRINS
I. IDEEA PROPUNERII DE PROIECT ȘI POTENȚIALUL FINANȚATOR……………………….....4
1.1 Identificarea unei probleme/oportunități.................................................................................................3
1.2 Prezentarea solicitantului/promotorului/beneficiarului finanțării............................................................3
1.3 Sursa de finanţare adecvată ideii și descrierea condițiilor pentru obținerea acceptului de finanțare........4
II. RELEVANȚA PROPUNERII DE PROIECT ÎN RAPORT CU CERINȚELE FINANȚATORULUI.......6
2.1 Argumentarea propunerii de proiect (maxim 4 pagini)...........................................................................6
2.2 Realizarea analizei SWOT a proiectului..............................................................................................11
2.3 Stabilirea și descrierea beneficiarilor direcţi, grupurilor-ţintă, beneficiarilor indirecţi.................................12
2.4 Delimitarea scopului proiectului..........................................................................................................13
2.5 Stabilirea obiectivelor proiectului (maxim 2 pagini).............................................................................14
III. PLANIFICAREA ACTIVITĂȚILOR PROIECTULUI.............................................................................14
3.1 Identificarea jaloanelor proiectului și stabilirea elementelor livrabile asociate (maxim 1 pagină)................14
3.2 Realizarea structurii de descompunere a proiectului, în format rezumat (maxim 8 pagini)...................15
3.4 Planificarea calendaristică a proiectului cu ajutorul diagramei Gantt (maxim 5 pagini, în anexă) - Anexa 2
21
IV. ESTIMAREA COSTURILOR PROIECTULUI.........................................................................................22
4.1 Stabilirea resurselor necesare proiectului.............................................................................................22
4.2 Elaborarea bugetului............................................................................................................................24
V. STABILIREA INDICATORILOR DE EVALUARE ȘI IDENTIFICAREA POTENȚIALELOR RISCURI
25
5.1 Stabilirea indicatorilor de evaluare a proiectului (maxim 1 pagină).....................................................25
5.2 Identificarea potențialelor riscuri ale proiectului (maxim 1 pagină)......................................................26
5.3 Completarea matricei cadru logic a proiectului....................................................................................28
Vi. BIBLIOGRAFIE........................................................................................................................................28
Listă de verificare...........................................................................................................................................
Grilă de evaluare..................................................................................................................................................
Graficul responsabilităţilor pentru proiect.......................................................................................................
Buget agregat și bugetul estimat pe perioade calendaristice (se va realiza in Excel)........................................
Matricea cadru logic

I. IDEEA PROPUNERII DE PROIECT ȘI POTENȚIALUL FINANȚATOR

2
1.1 Identificarea unei probleme/oportunități: prezentarea unei probleme care se doreşte a fi
rezolvată sau a unei oportunități care poate fi exploatată, în 2-3 fraze (vezi suportul de lucrări practice)

În cadrul companiei Koralvision SRL, ce are drept obiect de activitate traducerea scrisă și orală,
procesarea comenzilor aferente serviciilor prestate se realizează într-un mod ineficient și de lungă
durată, fapt ce determină nevoia automatizării acestui proces.

1.2 Prezentarea solicitantului/promotorului/beneficiarului finanțării1:

Denumire Koralvision SRL


Date de contact Bd Independentei Nr.4, Bl.R1, Et.PARTER, Iași; Numar de telefon:
0232271184
Tip (instituţie publică, Firmă privată
organizaţie non-
guvernamentală, firmă
privată)
Obiect de activitate Activități de traducere scrisă și orală, societate cu răspundere limitată(SRL
încadrată la categoria IMM – maxim 250 angajați, CA maxim 50 mil.)
Misiune „Satisfacerea cerințelor clienților reprezintă misiunea noastră principală. Le
ascultăm dorințele și le oferim cele mai potrivite soluții, în condiții de maximă
seriozitate și responsabilitate.Urmărim îmbunătățirea continuă a performanțelor
și a calității serviciilor oferite, pe baza observațiilor și a sesizărilor clienților.”
Proiecte similare Denumire proiect Sursă de finanțare Scop
implementate anterior

1.3 Sursa de finanţare adecvată ideii și descrierea condițiilor pentru obținerea acceptului de
finanțare (se va alege doar una din cele 2 variante 2)

a. Dacă proiectul este conceput pentru a obține o finanțare externă, de tip nerambursabil, se
vor specifica programul de finanţare, obiectivele şi priorităţile în care se încadrează ideea,

1
A nu se confunda beneficiarul finanțării cu beneficiarii proiectului (direcți, grup țintă, indirecți).
Beneficiarul/solicitantul finanțării este o organizație cu personalitate juridică care propune și urmează să implementeze
proiectul.
2
Atunci când se urmărește obținerea unei finanțări externe, propunerea de proiect se adresează strict acelui finanțator,
chiar dacă pentru implementarea proiectului se apelează și la fonduri proprii sau împrumutate, drept contribuție
proprie a organizației. Ca urmare, în acest punct nu trebuie să apară detalii decât despre sursa de finanțare externă. Un
proiect se scrie doar pentru un singur finanțator.
3
solicitanţii, activităţile şi cheltuielile eligibile. Se vor include informaţiile necesare pentru a realiza
evaluarea eligibilităţii proiectului propus, atât din punct de vedere al ideii, cât și al solicitantului, cu
trimiterile bibliografice necesare, dar nu se vor copia integral informaţiile găsite la finanţator.
Se vor selecta doar cele relevante din punctul de vedere al ideii de proiect, în max. o jumătate de
pagină.

SAU
b. Dacă proiectul este conceput pentru a fi aprobat de conducerea unei organizații să fie
finanțat din venituri proprii, atunci este necesar să se prezinte strategia, obiectivele pe termen lung
și scurt ale organizației, regulile economice de finanțare, restricțiile privind cheltuielile etc.

ATENŢIE! Prezentarea contextului se evaluează prin comparaţie cu detaliile incluse în proiect, din
care trebuie să reiasă relevanţa proiectului propus și eligibilitatea solicitantului în raport cu cerințele
liniei de finanțare.

Metoda de finanțare aleasă este cea externă, de tip rambursabil (creditul bancar),
deoarece reprezintă o sursă principală de fonduri, in special pentru firmele mici și mijlocii. Pe
piața României, băncile oferă credite pentru investiții destinate IMM-urilor ce au drept obiectiv
dezvoltarea sau extinderea afacerilor, prin achiziția de imobilizări corporale și necorporale, având
perioade de rambursare variabile, fie lunare sau trimestriale pe perioade maxim 120 luni, oferind
totodată o gamă largă de garanții. Acest IMM are cifră de afaceri mai mică de 5 milioane Euro și
un an financiar încheiat fapt ce o face eligibilă pentru a solicita acest tip de finanțare. Pentru a
trece în etapa de analiză este necesară prezentarea ultimului bilanț anual și a ultimei balanțe de
verificare.
Astfel, firma are o strategie ce vizeză atragerea de noi parteneri prin diferențiere, oferind
servicii de calitate superioară și flexibilitate. Această diferențiere oferă o protecție față de
strategiile rivalilor datorită faptului că prin diferențiere clienții iși stabilesc o preferință, fiind
dispuși să plătească un preț superior pentru aceasta. Prin această strategie se realizează un avantaj
concurențial sigur și de durată fiind bazat pe acordarea clienților unui serviciu de calitate și
superioritate tehnică. Această strategie este în conformitate cu obiectivele companiei și anume
crearea unei clientele fidele, care sa fie mulțumită de serviciile oferite de firmă, creșterea
permanentă a calității serviciilor oferite clienților și creşterea gradului de cunoaştere a serviciilor
organizației.

4
II. RELEVANȚA PROPUNERII DE PROIECT ÎN RAPORT CU CERINȚELE
FINANȚATORULUI

2.1 Argumentarea propunerii de proiect (maxim 4 pagini)

Răspundeți detaliat la următoarele întrebări:

a) Care este problema de rezolvat sau oportunitatea apărută? (se va relua problema/oportunitatea
enunțată deja la punctul 1.1, fiind prima frază cu care începe prezentarea).
Compania Koralvision SRL are drept obiect de activitate traducerea scrisă și orală, iar
perntru a realiza acest lucru are încheiate contracte cu traducători PFA (31 traducători), astfel
compania având rolul de intermediar între aceștia și clienți (~ 400 clienți fideli), (astfel, pentru a
realiza o imagine de ansamblu putem privi traducătorii având calitate de freelanceri). De asemenea,
anonimatul atât a traducătorilor, cât și clienților este menținut prin atribuirea unor coduri unice ce
sunt disponibile strict angajaților companiei.
Pentru a realiza procesul de gestiune al comenzilor compania are angajați șapte Office-
Manageri, ce au drept activitate preluarea detaliilor comenzilor de la client și expedierea acestora
către traducători. Astfel, în urma expedierii datelor Office-Managerii află detalii cu privire la
disponibilitatea traducătorului, acceptul comenzii și timpul necesar efectuării traducerii, precum și
oferta personală a traducătorului. În urma prezentării tuturor acestor detalii clientului și acceptul din
partea acestuia, este demarat procesul de traducere a materialelor sau de programare pentru
efectuarea interpretariatelor, iar în cazul refuzului se caută alternative (căutarea altui traducător și
prezentarea ofertei acestuia).
Toate aceste date sunt stocate de către Office-Manageri într-un fișier Excel, iar prelucrarea
acestora se realizează foarte lent. Pe lângă acest fapt, toți pașii prezentați mai sus necesită o durată
mare de timp pentru a putea fi realizați.
Astfel, o alternativă la modalitatea curentă de gestionare a comenzilor, ar putea fi
construirea unei platforme on-line ce are drept obiectiv automatizarea procesului primirii și efectuării
comenzilor, fiind destinată atât angajaților, traducătorilor, cât și clienților. În cadrul platformei vom
putea regăsi modul destinat clienților, ce vizează gestiunea acestora, modul destinat comenzilor, ce
poate fi accesat atât de clienți, prin trimiterea on-line a acestora, cât și de angajați. Totodată, va
exista un modul destinat traducătorilor, prin care aceștia își vor putea realiza comenzile de traducere
direct în cadrul platformei, evitându-se astfel o serie de neconcordanțe între tipuri de fișiere și durata
de trimitere a documentelor, având de asemenea, posibilitatea de a accesa dicționare destinate
sprijinirii procesului de traducere.
b) Care sunt cauzele care au generat problema sau elementele declanșatoare ale oportunității?

5
Nevoia automatizării procesului de prelucrare a comenzilor de traducere a documentelor/de
interpretariat este determinată de multitudinea de pași ce necesită a fi parcurși, presupunând
preluarea cerințelor de la clienți, trimiterea acestora traducătorilor, primirea și acceptarea de către
clienți a ofertei personalizate, urmând demararea procesului de traducere efectiv și primirea
materialelor traduse de către Office-Manageri si oferirea acestora clienților, finalizându-se prin
onorarea efectivă a comenzilor. Tot acest proces se realizează într-o perioadă lungă de timp, datorită
faptului că nu există o comunicare reală între traducători, companie și clienți, putând exista o serie
de răspunsuri întârziate (de exemplu, în cazul în care primul traducător nu poate onora comanda sau
clientul nu aprobă oferta primită de la traducător, fiind necesară reluarea trimiterii comenzii către un
nou traducător).
O altă cauză este datorată faptului că toate datele aferente comenzilor și părților implicate
sunt stocate într-un fișier Excel ce îngreunează prelucrarea acestora, deoarece este realizată de
Office-Manageri sub forma unei centralizări, fapt ce determină imposibilitatea accesării unor anumite
date într-un timp cât mai scurt, existând totodată posibilitatea apariției multiplelor erori de inserare.

c) Ce efecte cuantificabile se înregistrează ca urmare a nerezolvării problemei sau neexploatării


oportunității? (evidențierea înrăutățirii unei situații, creșterea unor riscuri, generarea unor nevoi și
trebuințe, dificultăți cu care se confruntă un grup de persoane sau o comunitate etc.)

Menținerea fluxului actual de procesarea a comenzilor poate determina reducerea numărul de


potențiali clienți datorită timpului îndelungat necesar onorării comenzilor și solicitarea frecventă a
acestora. În prezent, se observă din urma analizării cifrei de afaceri pe o perioadă de 3 ani o
reducere de 15% a clienților la nivel de companie, iar imposibilitatea clienților de a găsi mult mai
rapid toate informațiile cu privire la serviciile oferite de către companii și apariția companiilor de
traduceri, ce realizează acest serviciu într-un timp mult mai scurt firma poate să înregistreze pierderi
mai mari la nivel de clienți.
Totodată datorită neexistenței unui flux automat de preluare și onorare a comenzilor în
cadrul firmei este necesară procesarea datelor aferente comenzilor zilnice (în medie 3 comenzi/oră )
de către 7 de office manageri, fapt ce determină plata unor angajați suplimentari.

d) În ce context urmează să fie implementat proiectul? (influența factorilor externi, ce există și ce


poate fi folosit pentru susținerea proiectului, tendințele din domeniu, experiența în legătura cu ideea,
resursele pe care se bazează la momentul actual și cele care ar putea fi atrase)

6
Datorită creșterii pe piața României a numărului firmelor multinaționale, a migrării populației în
diverse țări (creșterea atât a numărului emigranților, cât și a imigranților), ce au determinat sporirea
numărului de servicii de traducere efectuate (traducere de documente/ interpretariat), dar și grație
tendinței de informatizare și mutare în mediul on-line a majorității serviciilor prestate de către firme,
este necesară automatizarea procesului preluării și onorării comenzilor pentru a putea satisface
nevoile clienților și pentru a face față concurenței din ce în ce mai ridicată. Firmele concurente au
tendința de a fi prezente tot mai mult pe Internet, oferind diverse facilități (oferirea de informații cu
privire la preț/posibilitatea de a trimite prin e-mail documentele).
Totodată apariția noilor tehnologii au facilitat procesul de realizare a unei traduceri prin oferirea
unor instrumente ce efectuează automat în mediul on-line acest lucru (de exemplu: Google Translate,
Reverso.ro, traducere-instant.ro, Etranslator ș.a. sau site-uri ce oferă dicționare specializate
diverselor domenii), de asemenea apariția sistemelor de traducere asistată de calculator ce vine în
sprijinul agențiilor de traduceri prin optimizarea proceselor astfel încât să se adapteze la nevoile
actuale ale pieței. Prin implementarea acestor sisteme, ritmul de realizare a unui proiect este de cel
puțin două ori mai mare decat prin metodele clasice, iar interacțiunea între echipa de proiect se
realizează mult mai ușor.
Deținerea în cadrul companiei a forței de muncă potențial capabilă să se adapteze la noile cerințe
ale postului (deținerea cunoștințelor de operare a PC-ului și abilităților de învățare rapidă), a
echipamentelor și instrumentelor necesare (PC-uri, routere, imprimante, scannere, fax, telefoane,
conexiune la Internet) permite achiziționarea și utilizarea unor produse software necesare
automatizării procesului și trecerii în mediul on-line a afacerii.

e) Care sunt avantajele generate de proiect pentru organizație, comunitate, oameni etc.?

Mutarea în mediul on-line a afacerii determină fidelizarea clienților vechi (stagnarea scăderii
numărului de clienți fideli vechi). De asemenea, prezența în on-line facilitează conexiunea cu noi
parteneri – traducători (în urma promovării pe Internet, firma devine mult mai cunoscută atât pentru
clienți, cât și pentru traducători, care pot aplica mult mai ușor pentru a obține un contract cu firma,
remarcându-se o creștere a numărului de traducători cu 10% în următoarele 6 luni). Pe de altă parte,
automatizarea procesului necesar realizării activității determină micșorarea cheltuielilor cu personalul
(disponibilizarea a 4 posturi de Office-Manageri, ce determină scăderea cheltuielilor cu 8.000 lei pe
lună). Unul dintre principalele avantaje urmărite este reducerea timpului de procesare, prelucrare și
onorare a comenzilor, ce vizeză toate părțile implicate (office-manageri, clienți și traducători). Astfel,
office-managerii vor putea gestiona mult mai ușor datele aferente comenzilor de
traducere/interpretariat preluate de la clienți, managerul va putea accesa și verifica în timp util
corectitudinea datelor din firmă, iar traducătorii vor putea prelua comenzile de traducere și le vor

7
onora mult mai rapid, iar prin punerea la dispoziția traducătorilor a unui modul destinat efectuării
traducerilor și stocării directe a acesteia în cadrul platformei, oferind totodată asistență (dicționare și
sistem de autocorectare) va determina o scurtare a timpului de prelucrare și onorare a comenzilor
din punctul de vedere al traducătorilor.
Totodată ar putea fi posibilă facilitatea realizării interpretariatelor fără a fi necesară prezența
efectivă a traducătorilor în locația respectivă, lucru ce determină reducerea cheltuielilor privind
diurnele.

f) Ce proiecte similare s-au mai desfășurat în legătură cu ideea proiectului, indiferent de


localizarea geografică? Ce rezultate au înregistrat? Ce a funcționat și ce nu? (raportat la
organizație, zona geografică, comunitate etc., în funcție de tipul proiectului)

În prezent, firmele ce au drept activitate prestarea de servicii de traducere atât scrisă, cât și
orală, nu au automatizate procesele cu privire la comenzile preluate de la clienți, folosind metodele
clasice de evidențiere a acestora (centralizatoare, tabele și rapoarte). De asemenea, nu au fost încă
implementate proiecte similare în domeniul traducerii (nu sunt puse la dispoziția publicului idei de
proiect pentru automatizarea proceselor). Pentru a enumera câteva idei similiare, ne-am putea
raporta strict la încercarea întreprinderilor ce oferă servicii de traducere de a muta afacerile în mediul
on-line, prin realizarea unor platforme on-line ce oferă în prezent, strict facilități pentru vizualizarea
prețurilor pentru diverse traduceri sau aflarea datelor de contact, a ofertelor și a locațiilor.
De asemenea, soluția propusă la nivel de concept se aseamănă cu site-urile ce vizează
intermedierea serviciilor realizate de către freelanceri.

g) Există mai multe posibile soluții pentru ideea proiectului? Care este cea mai fezabilă la acest
moment și de ce? Ce livrabile (rezultate principale) se urmăresc?
Construirea unei platforme on-line ce este destinată tuturor părților implicate (office manageri,
conducerii, clienților și traducătorilor), dar pune accent pe nevoile tuturor beneficiarilor direcți
(manager, office-manageri, traducători și clienți) determină posiblitatea de a fideliza clienții, de a
lărgi piața țintă prin intermediul Internetului (extinderea zonei geografice, a ariei de clienți ce pot
accesa platforma), lucru ce determină ca aceasta să fie o soluție viabilă pentru rezolvarea problemei
descrise anterior.

h) Prin ce se individualizează soluția aleasă raportat la gradul de originalitate și inovare?

Soluția prezentată reprezintă o inovație în materie de traduceri, deoarece are drept țintă toate
părțile implicate, pe de o parte pune accent pe nevoile clienților prin oferirea tuturor informațiilor

8
necesare acestora, disponibilitate 24/7, oferte personalizate în funcție de categorii de clienți fideli/
noi, posibilitatea de a selecta un anumit traducător preferat, prin punerea la dispoziție a unui rank,
ce vizează părerea clienților (anonimatul este menținut prin faptul că clienții vor vizualiza rank-urile
unor traducători anonimi, identificați strict printr-un cod), accesul la opiniile celorlalți clienți în urma
comenzilor onorate; pe de altă parte ușurează munca traducătorilor prin oferirea tuturor datelor în
timp real în cadrul platformei - comenzi, termene, status comenzi, istoric și prin punerea la
dispoziție a modului destinat traducerilor, ce oferă posibilitatea realizării și stocării acestora direct în
mediul on-line, pentru office-manageri această platformă reprezintă o modificare benefică prin
ușurarea muncii per comandă - aceștia sunt nevoiți doar sa controleze și să aprobe diverse comenzi,
fără a fi nevoiți să realizeze toți pașii intermediari).

i) De ce soluția propusă este relevantă pentru finanțator (obiective, priorități)?

Soluția propusă este relevantă deoarece vizează principalele obiective: atragerea și


fidelizarea partenerilor, oferirea unor servicii de calitate, creşterea gradului de cunoaştere a
serviciilor organizației și facilitarea comerțului.
Pe de altă parte, piața IT a României este diversificată și oferă posibilitatea organizației
de a compara multiple oferte în scopul realizării platformei on-line ce sprijină procesul de gestiune al
comenzilor aferente serviciilor de traducere oferite de către companie. Astfel, firma poate alege
soluția care se potrivește cel mai bine nevoilor sale, având totodată posibilitatea de a externaliza
mentenața platformei, evitându-se astfel angajarea de personal suplimentar competent să realizeze
acest lucru.

2.2 Realizarea analizei SWOT a proiectului

Analiza SWOT va fi redată sub formă de tabel, cu patru ecrane, și se urmări evidenţierea
punctelor tari (ce există acum și poate fi exploatat în favoarea proiectului), a nevoilor/punctelor
slabe percepute (ce se încearcă a fi rezolvate prin proiect), a oportunităţilor şi ameninţărilor
(constrângerile). Analiza SWOT trebuie să fie sinteza justificării și NU prezentarea
avantajelor/dezavantajelor pe care le aduce proiectul. Toate elementele din analiza SWOT trebuie să
se regăsească, direct sau indirect, în răspunsurile de la punctul anterior.
Factori interni Benefici în rezolvarea Riscanți pentru rezolvarea
sau externi problemei/valorificarea problemei/valorificarea
oportunității oportunității
Factori interni, din Puncte tari: Puncte slabe:
organizația/  existența unei infrastucturi  lipsa unei aplicații care să
comunitatea pe care necesare ce permite achiziționarea îmbine cererea cu oferta.

9
organizația o și utilizarea unor produse software
reprezintă) pentru automatizare procesului;
 conducere managerială cu
deschidere spre calitate și
performanță;
 Office-manageri potențiali capabili
să se adapteze la noile cerințe ale
postului;
Factori externi, din Oportunități: Amenințări:
afara organizației/  prezența partenerilor (clienți și  creșterea costurilor de
comunității pe care traducători) în mediul on-line; finanțare – creșterea
organizația o reprezintă  piața dezvoltată a firmelor dobânzii la credite;
prestatoare de servicii în domeniul  reticența persoanelor privind
IT. securitatea în mediul on-line.
 existența tehnologiilor moderne.  posibila vulnerabilitate a
aplicației atât din punct de
vedere al disponbilității sau a
securității.

2.3 Stabilirea și descrierea beneficiarilor direcţi, grupurilor-ţintă, beneficiarilor indirecţi

Din argumentarea propunerii de proiect trebuie să rezulte categoriile de persoane afectate de


problemă/ oportunitate și asupra cărora se vor concentra eforturile prin implementarea proiectului
(beneficiarii direcți, din care se vor selecta grupurile țintă, dacă este cazul). Se vor completa
următoarele 3 tabele.
Tabelul nr. 1 – Beneficiari direcți
Categorii de Descriere, caracteristici,
Cuantificar
Nr. beneficiari direcți particularități
e numerică Nevoi percepute
crt. (dacă este cazul pt. demografice, sociale,
pe categorii
descompunere) profesionale etc.
1 Office-Manageri 4 Ușurarea procesului
de gestionare al
comenzilor de traducere /
interpretariat.
2 Manager 1 Verificarea facilă a
datelor din cadrul
companiei. Fidelizarea
clienților și sporirea

10
numărului de potențiali
clienți și traducători.
3 Traducători 31 Preluarea și onorarea
mult mai rapidă a
comenzilor aferente
traducerilor.
4 Clienți fideli ~ Onorarea comenzilor
400 de traducere într-un timp
mult mai redus, punerea
la dispoziție a
documentelor traduse în
mediul on-line, aflarea
rapidă a informațiilor cu
privire la preț, durată și
păreri aferente serviciilor
firmei de traducere.
Tabelul nr. 2 – Grupuri țintă = Beneficiari direcți
(se completează numai dacă nr. beneficiarilor direcți este foarte mare și se impune selecția
grupului țintă)
Grupuri țintă pe Criterii de selecție și Modul de
Nr. Cuantificare
categorii de motivarea alegerii criteriilor acoperire a
crt. numerică
beneficiari direcți și grupurilor nevoilor
....
n

Tabelul nr. 3 – Beneficiari indirecți


Nr. Categorii de Legătura cu beneficiarii Impactul proiectului asupra
crt. beneficiari indirecți direcți lor
1 Potențiali clienți - Office-Manageri Vor avea acces la informațiile
- Traducători aferente serviciilor prestate de
către companie (oferte, preț,
durată, păreri). De asemenea, vor
avea posibilitatea de a trimite o
primă comandă de traducere
mult mai ușor.
2 Potențiali - Office-Manageri Vor avea posibilitatea stabilirii de
traducători - Manager contacte cu organizația, de aflare
a informațiilor cu privire la
posibilitatea încheierii unui
parteneriat cu aceasta, putând
totodată să realizeze mult mai
rapid acest fapt.
3. Clienți - Office-Manageri Onorarea comenzilor de
11
- Traducători traducere într-un timp mult mai
redus, punerea la dispoziție a
documentelor traduse în mediul
on-line, aflarea rapidă a
informațiilor cu privire la preț,
durată și păreri aferente
serviciilor firmei de traducere.

2.4 Delimitarea scopului proiectului

Se va defini scopul proiectului, având în vedere că el trebuie să fie clar formulat, să rezulte ce se
poate rezolva din problema identificată şi ce nu poate fi rezolvat, cui se adresează proiectul.

Proiectul urmărește optimizarea procesului de gestiune al comenzilor de traducere și interpretariat


din cadrul firmei de traducere, prin implementarea unei platforme on-line, ce este destinată cuplării cererii
și a ofertei.

2.5 Stabilirea obiectivelor proiectului (maxim 2 pagini)

a) Se vor identifica obiectivele pe termen mediu şi lung (generale) (trebuie să existe corespondență
cu argumentarea de la 2.1).
- Creșterea accesului la informație cu privire la serviciile firmei de traducere, atât pentru clienți,
cât și pentru traducători (calitativ);
- Creşterea gradului de cunoaştere a serviciilor organizației (calitativ);
- Creșterea performanței traducătorilor, prin facilitarea accesului la platforma on-line, ce permite
prelucrarea și onorarea comenzilor de traducere mult mai rapid și eficient (calitativ);
- Asigurarea unei poziții competitive pe piață prin avantajele utilizării tehnologiilor
informaționale (calitativ);
- Creșterea adaptării firmei la nevoile pieței (calitativ);
- Fidelizarea clienților existenți și atragerea unor unoi parteneri (clienți și traducători)
(calitativ) ;

b) Se vor prezenta obiectivele pe termen scurt (specifice sau operaţionale) ale proiectului (trebuie să
existe corespondență cu argumentarea de la 2.1 și cu analiza SWOT, 2.2).
- Creșterea calității serviciilor oferite clienților (calitativ);
- Scurtarea timpului de prelucrare și onorare a comenzilor de traducere/interpretariat (calitativ);
- Îmbunătățirea aptitudinilor profesionale ale angajaților de utilizare a platformei on-line
(calitativ);
- Reducerea cheltuielilor cu personalul (cantitativ);

12
- Reducerea cheltuielor privind diurnele cu deplasările traducătorilor, prin intermediul utilizării
platformei on-line drept mijloc de comunicare (cantitativ);

III. PLANIFICAREA ACTIVITĂȚILOR PROIECTULUI

3.1 Identificarea jaloanelor proiectului și stabilirea elementelor livrabile asociate (maxim 1


pagină)

Pe baza scopului și/sau a obiectivelor pe termen scurt, se vor formula jaloanele/reperele


proiectului, văzute ca momente/evenimente importante de măsurare a progresului acestuia. Jaloanele
vor sta la baza descompunerii proiectului în activităţi şi subactivităţi, precum şi lastabilirea indicatorilor
de evaluare. Pentru fiecare jalon se vor enumera elementele livrabile asociate.

- Echipa proiectului (fișe posturi, anunțuri posturi vacante, dosare evaluate, contracte de muncă);
- Furnizorul sistemului IT contractat (raport evaluare la procedura de selecție, caiet de sarcini și
specificații tehnice, hotărârea de adjudecare, document de detaliere a modului de furnizare a
asistenței, contract cu furnizorul);
- Specificația de analiză a sistemului IT (listă specificații cerințe, modelul fluxurilor de date);
- Sistem dezvoltat – iterația I (document recepție, prototip, bază de date, teste);
- Sistem dezvoltat – iterația II (document recepție, sistem IT, bază de date, teste);
- Utilizatori instruiți (tutoriale, manualul de utilizare);
- Sistem IT recepționat (document de acceptanță, teste);
- Traduceri efectuate (primul raport periodic de activitate, raportul final);
- Feedback clienți (raport feedback clienți);

3.2 Realizarea structurii de descompunere a proiectului, în format rezumat (maxim 8 pagini)

Descompunerea proiectului pe activități/subactivități (plecând de la jaloane și livrabile) și


descrierea detaliată a activităţilor
Se vor descrie detaliat doar activităţile care vor conduce la atingerea jaloanelor. Descrierea va
include şi posibile soluţii tehnice, eventuale justificări economice pentru soluţia selectată, ipoteze și
contextul în care se vor derula. Activităţile se vor descompune în subactivităţi, respectând regulile
din suportul de curs. Se va pune accent pe ipotezele în care urmează să se desfășoare activitățile, în
funcție de care se selectează și modalitatea de desfășurare a lor. De asemenea, trebuie acordată o
atenție sporită activităților de monitorizare și control, prin care se asigură că proiectul își atinge
scopul. Se va stabili durata fiecărei subactivități sau a activităților ce nu sunt supuse
descompunerii. Redarea structurii de descompunere va fi în format rezumat.

13
Jalon 1 - Echipa proiectului
1100 Realizarea fișelor de post pentru proiectant. Acestea sunt realizate de către managerul de
proiect.
1200 Anunțurile pentru posturile vacante. Acestea sunt realizate de către managerul de proiect.
1210 Realizarea anunțurilor;
1220 Promovarea anuțurilor. Timp de 1 săptămână managerul va publica anunțurile atât
on-line, cât și în ziarele locale.
1300 Selecția noilor angajați. Aceasta se va face de către manager.
1310 Susținerea interviului. Acesta consta în intervievarea candidaților și alegerea celui
mai potrivit pentru ocuparea postului.
1320 Angajarea proiectantului. Se vor negocia beneficiile, salariul, responsabilitatile,
bonusurile si se va semna contractul.

Jalon 2 - Furnizorul sistemului IT contractat


2100 Studierea pieței firmelor de dezvoltare software de pe piața IT. Pentru selecția firmei
dezvoltatoare în vederea realizării contractului specific, se va aplica o procedură de achiziție care
să asigure transparența și libera concurență, pentru a se obține cel mai bun raport preț/performanță.
Achiziția va fi planificată corespunzător, în funcție de serviciile oferite de firmele de profil, astfel
încât prin încheierea contractului să se realizeze încadrarea în bugetul prevăzut, fără a se face rabat
de la calitatea necesară sistemului implementat.

2110 Stabilirea criteriilor cu privire la firmele dezvoltatoare care activează în zonă;

2120 Studierea comparată a portofoliilor ofertanților;

2130 Redactarea raportului preliminar privind posibilii ofertanți.

2200 Pregătirea documentației de achiziție. Prin documentația de achiziție se va urmări oferirea


de informații cât mai clare privind cerințele sistemului dorit, precum și condițiile de participare la
procesul de negociere, astfel încât firmele interesate să poată participa în cunoștință de cauză.

2210 Redactarea caietului de sarcini și specificații tehnice;

2220 Stabilirea condițiilor privind participarea la procesul de negociere;

2230 Redactarea cererilor de ofertă.

2300 Transmiterea cererilor de ofertă. Activitatea trebuie să asigure comunicarea formală cu


ofertanții, în timp util, pentru a le permite acestora să facă o ofertă competititvă, pentru a avea o
bază de selecție concurențială adecvată. În acest sens, posibilii ofertanți vor fi abordați pe minim 2
canale de comuncație – direct, prin depunerea la sediul acestora a documentației, dar și prin e-mail.

2400 Încheierea contractului cu furnizorul de sistem IT selectat.


14
2410 Selecția furnizorului. Activitatea presupune primirea, evaluarea ofertelor și selectarea
celei mai avantajoase.

2420 Trimiterea deciziilor. Activitatea trebuie să asigure comunicarea formală cu ofertanții, în


timp util, pentru a îi înștiința despre decizia privind acceptul/refuzul ofertei primite de la aceștia.

2430 Încheierea contractului.

Jalon 3 - Specificația de analiză a sistemului IT


3100 Analiza şi elaborarea specificațiilor tehnice detaliate. Acestea privesc funcționalitățile
sistemului informatic şi centralizarea tuturor acestor cerințe intr‐un document de analiză
funcțională.
3110 Stabilirea tuturor sub‐componentelor funcționale ale sistemului;
3120 Definirea fluxurilor de date intre sub‐componentele sistemului;
3130 Definirea matricii de securitate a sistemului, atat din punct de vedere a
autentificarii utilizatorilor cat şi din punct de vedere a autorizarii acestora;
3140 Definirea tipurilor de date utilizate în sistem;
3150 Definirea nomenclatoarelor utilizate în sistem;
3160 Definirea interfetelor de lucru utilizator. Acestea sunt realizate pentru a defini
încarcarea, validarea şi corelarea date, crearea şi intretinerea rapoartelor pentru utilizatorii finali,
administrarea informațiilor specifice raportării agregate de date (ex.: metadata, securitate, structuri
de rapoarte, specificații de afișare a rapoartelor în cadrul componentei de portal a sistemului, etc.),
vizualizarea/navigarea şi analiza datelor agregate, definirea proceselor şi a fluxurilor de lucru;
3170 Definirea rapoartelor pentru utilizatori şi a rapoartelor de evidențiere a activității în
cadrul sistemului;
3180 Elaborarea scenariilor în vederea testarii sistemului.
3200 Expedierea către furnizor a documentului de analiză.

Jalon 4 - Sistem dezvoltat – iterația I


4100 Analiza primului prototip al sistemului IT de la furnizor.
4200 Feedback prototip sistem IT. Această activitate are în vedere analiza prototipului
recepționat și oferirea feedback-ului cu privire la aspectele pro/contra ale sistemului.

Jalon 5 - Sistem dezvoltat – iterația II


5100 Analiza sistemului IT de la furnizor.
5200 Feedback sistem IT. Această activitate are în vedere testarea întregului sistem și oferirea
feedback-ului cu privire la aspectele pro/contra ale acestuia.
Jalon 6 - Utilizatori instruiți
15
6100 Analiza tutorialelor video și a manualelor de utilizare ale sistemului IT dezvoltat primite de
la furnizor.
6200 Distribuirea a tutorialelor video și a manualelor de utilizare ale sistemului IT dezvoltat
către utilizatori. Activitatea presupune trimiterea acestora atât prin e-mail, cât și oferirea
posibilității accesării lor în cadrul sediului firmei de traducere.
6300 Desfăşurarea propriu-zisă a instructajului. Timp de 2 saptămâni utilizatorii au posibiltiatea
de a se familiariza cu sistemul atât la domiciliu, cât și în sediul firmei. De asemenea, utiizatorii
putând accesa și un demo pentru aplicarea cunoștiințelor dobândite prin interemediul tutorialelor
video și a manualelor de utilizare.
6400 Evaluarea utilizatorilor. Procesul de evaluare va fi astfel conceput încât să reflecte cât mai
obiectiv nivelul de asimilare a noilor cunoștințe, fără a inhiba și timora participanții. Evaluarea va
avea un scop preponderent praxiologic, urmărind pe cât posibil stăpânirea modului de lucru cu
noul sistem. Această activitate presupune evaluarea utilizatorilor prin intermediul internetului, în
cadrul platformei și constă în oferirea acestora a unor scenarii de lucru ce trebuie rezolvate.

Jalon 7 - Sistem IT recepționat


7100 Analiza finală a întregului sistem IT de la furnizor. Această activitate presupune întocmirea
documentului de acceptanță.
7200 Instalarea sistemului IT dezvoltat în cadrul infrastructurii din sediul firmei de traduceri.
Această activitate este realizată de către furnizorul sistemului IT, sub supravegherea managerului
de proiect.
7300 Configurarea sistemului IT dezvoltat în cadrul infrastructurii din sediul firmei de traduceri.
Această activitate este realizată de către furnizorul sistemului IT, sub supravegherea managerului
de proiect.
7400 Testarea finală a sistemului IT. Această activitate este realizată de către furnizorul
sistemului IT împreună cu managerul de proiect.

Jalon 8 – Traduceri efectuate


8100 Culegerea datelor privind traducerile efectuate. Acestă activitate este efectuată de către
managerul de proiect, iar culegerea datelor se realizează din cadrul sistemului.
8200 Realizarea raportului periodic de activitate. Acestă activitate este realizată la 1 lună de la
darea în utilizare a sistemului.
8300 Realizarea raportului final. Acestă activitate este realizată la 3 luni de la darea în folosință
a sistemului.

16
Jalon 9 – Feedback clienți
9100 Analizarea feedback-ului de la clienți. Acestă activitate este realizată după trimiterea unui
e-mail către clienți prin care aceștia vor putea să își exprime nivelul de satisfacție privind ultima
comandă efectuată.
9200 Realizarea raportului privind feedback-ului de la clienți. Acestă activitate se va efectua
după 3 luni de la darea în folosință.

3.3 Stabilirea structurii echipei proiectului și a responsabilităților pe activități (maxim 3


pagini, fără graficul responsabilităților)

a) Se va construi o organigramă a echipei proiectului. Pentru fiecare poziție se vor descrie


abilităţile şi cunoştinţele necesare, precum și modul de comunicare şi de adoptare a deciziilor în
cadrul proiectului, în funcţie de responsabilităţile alocate. Se vor delimita clar cele două niveluri ale
echipei: de management şi operațională.
La final, se va construi Graficul responsabilităţilor (cine, ce face), în care vor fi incluse și
responsabilitățile eventualilor parteneri și ale firmelor contractate (furnizori) pentru bunuri, lucrări
sau servicii, prezentat în Anexa 1.

17
Abilităţile şi cunoştinţele necesare și modul de comunicare
Relatiile: Ierarhice; Colaborare, Reprezentare – Relatiile: Ierarhice; Colaborare, Reprezentare –
cu furnizorul și beneficiarii proiectului. cu furnizorul și beneficiarii proiectului.
Abilități și cunoștințe: capacitate de concentrare, Abilități și cunoștințe: capacitate de concentrare,
analiză și sinteză; de previziune a evenimentelor; analiză și sinteză; de previziune a evenimentelor;
abilități de negociere, de comunicare abilități de negociere, de comunicare
interpersonala, de a redacta rapoarte clare și interpersonala, de a redacta rapoarte clare și
corecte; capacitate de decizie si asumarea corecte; capacitate de decizie si asumarea
responsabilitatii; adaptabilitate la sarcini de lucru responsabilitatii;
schimbatoare, la situatii de criza; Cursuri: De specializare postuniversitare de
Cursuri: De specializare postuniversitare de management, De Project Management, Operare
management, De Project Management, Operare PC.
PC. Responsabilități: Angajarea a unui manager de
Responsabilități: Selectarea furnizorului IT, proiect și proiectant, încheierea contractului cu
realizarea contactului cu furnizorul IT, realizarea furnizorul de IT, realizarea rapoartelor periodice.
analizelor privind sistemul și a materialelor
utilizate în instructajul utilizatorilor, desfășurarea
instructajului pentru utilizatori, evaluarea
utilizatorilor, testarea, instalarea și configurarea
sistemului sistemului IT, întocmirea rapoartelor.

RESPONSABIL
Management MANAGER PROIECT
FINANCIAR

Operațional PROIECTANT

Relațiile: Ierarhice; Colaborare, Funcționale.


Abilități și cunoștințe: proiectarea conceptuala/
logica a sistemului informatic, proiectarea fizica a
sistemului informatic, proiectarea testarii si
implementarii sistemului informatic.
Responsabilități: Pregătirea documentației de
achiziție, analiza și elaborarea specificațiilor tehnice,
oferirea feedback-ului privind sistemul.

Figura 3.3.1 Organigrama echipei proiectului

b) Stabilirea responsabilităților partenerilor proiectului (dacă este cazul): o scurtă prezentare a lor,
a echipei care va gestiona proiectul la nivelul fiecărui partener (tot din punct de vedere al rolurilor
18
și pozițiilor în cadrul proiectului), specificarea responsabilităţilor pe activităţile în care vor fi
implicaţi (în Graficul responsabilităților). Atenţie, partenerii NU sunt furnizorii proiectului.
Partenerii au aceleaşi drepturi şi obligaţii ca şi solicitantul/beneficiarul proiectului.

3.4 Planificarea calendaristică a proiectului cu ajutorul diagramei Gantt (maxim 5 pagini, în


anexă) - Anexa 2

Durata proiectului va fi de _7_ luni.3

Planificarea calendaristică a proiectului se va realiza cu ajutorul diagramei Gantt, stabilindu-se


secvenţa de derulare a activităţilor/subactivităţilor prin intermediul dependenţelor FS, SS, FF, SF.
Fiecărui jalon i se vor asocia activitățile corespunzătoare, urmând a se stabili dependența de
activitatea care confirmă obținerea lui. Diagrama Gantt va fi ataşată ca anexă, folosind o trimitere
în cadrul acestui formular (ex. Anexa nr. x). Planificarea calendaristică nu trebuie să conţină
descrieri ale activităţilor/subactivităţilor, ci doar denumirea lor și a jaloanelor (vă rugăm să
verificaţi dacă denumirea jaloanelor și activităților lor sunt aceleaşi cu cele menţionate în secţiunile
3.1 și 3.2).

U Notă: Planul proiectului va fi prezentat într-o diagramă Gantt generată cu un produs


software specific domeniului (de exemplu, Microsoft Project, Open project) sau cu alte aplicaţii.
NU se va apela la modul tabelar de redare a planului proiectului specific proiectelor finanţate prin
unele fonduri europene!!!

3
Se va ţine cont de restricţiile de timp impuse prin linia de finanţare.
19
IV. ESTIMAREA COSTURILOR PROIECTULUI

4.1 Stabilirea resurselor necesare proiectului

În funcţie de durata şi complexitatea activităţilor se vor estima resursele necesare. Pentru fiecare
tip de resursă, se vor preciza numărul de unităţi (bucăți, nr. de ore de lucru, mp de spațiu etc.) şi prețul
pe unitate, calculându-se valoarea totală. Trebuie luate în calcul și resursele umane (echipa proiectului)
în funcție de graficul responsabilităților, stabilind de data aceasta și timpul de lucru pentru fiecare
resursă. În tabelul 4 se introduc, pentru fiecare activitate, resursele necesare și vor fi făcute estimările
de cantități, preț și valoare.
Tabelul nr. 4 – Cuantificarea resurselor pe activități

Cod Denumire activitate Denumire resursă Cantitate Preț pe Valoare


activi- estimată unitate de (cantitate
tate necesară resursă estimată x
preț)
1100 Realizarea fișelor de post Responsabil 1 21 lei/oră 21 lei/oră
pentru managerul de proiect și financiar
proiectant Microsoft Office 1 0 lei/buc 0 lei/buc
Professional
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
1200 Anunțurile pentru posturile Responsabil 1 21 lei/oră 21 lei/oră
vacante financiar
Anunț postat pe 10 5 lei/zi 50 lei/zi
internet
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
Internet 1 0,104 lei/ 0,104 lei/ oră
oră
1300 Selecția noilor angajați. Responsabil 1 21 lei/oră 21 lei/oră
financiar
2100 Studierea pieței firmelor de Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
dezvoltare software de pe piața Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
IT Internet 1 0,104 lei/ 0,104 lei/ oră
oră
2200 Pregătirea documentației de Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
achiziție Proiectant 1 15 lei/oră 15 lei/oră
Microsoft Office 1 1000 1000 lei/buc
Professional lei/buc
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
2300 Transmiterea cererilor de Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
ofertă Internet 1 0,104 lei/ 0,104 lei/oră
oră
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
2400 Încheierea contractului cu Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
furnizorul de sistem IT selectat Responsabil 1 21 lei/oră 21 lei/oră
financiar
3100 Analiza și elaborarea Proiectant 1 15 lei/oră 15 lei/oră
specificațiilor tehnice detaliate

3200 Expedierea către furnizor a Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră


documentului de analiză. Internet 1 0,104 lei/ 0,104 lei/oră
oră
20
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
4100 Analiza primului prototip al Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
sistemului IT de la furnizor
Proiectant 1 15 lei/oră 15 lei/oră
Prototip soft 1 0 lei/buc 0 lei/buc
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
4200 Feedback prototip sistem IT Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră

5100 Analiza sistemului IT de la Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră


furnizor
Proiectant 1 15 lei/oră 15 lei/oră
5200 Feedback sistem IT Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră

6100 Analiza tutorialelor video și a Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră


manualelor de utilizare ale
sistemului IT dezvoltat de la Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
furnizor
6200 Distribuirea a tutorialelor Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
video și a manualelor de
utilizare ale sistemului IT Internet 1 0,104 lei/ 0,104 lei/oră
dezvoltat către utilizatori oră
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
6300 Desfăşurarea propriu-zisă a Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
instructajului
6400 Evaluarea utilizatorilor Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră

Internet 1 0,104 lei/ 0,104 lei/oră


oră
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
7100 Analiza finală a întregului Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
sistem IT de la furnizor
Soft-ul sistemului 1 8250 8250 lei/buc
lei/buc
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
7200 Instalarea sistemului IT Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
dezvoltat în cadrul
infrastructurii din sediul firmei Soft-ul sistemului 1 8250 8250 lei/buc
de traduceri lei/buc
Calculatoare 7 0 lei/buc 0 lei/buc

7300 Configurarea sistemului IT Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră


dezvoltat în cadrul
infrastructurii din sediul firmei Soft-ul sistemului 1 8250 8250 lei/buc
de traduceri lei/buc
Calculatoare 7 0 lei/buc 0 lei/buc

7400 Testarea finală a sistemului IT Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră

Soft-ul sistemului 1 8250 8250 lei/buc


lei/buc
Calculatoare 7 0 lei/buc 0 lei/buc
21
8100 Culegerea datelor privind Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
traducerile efectuate
Internet 1 0,104 0,104 lei/oră
lei/oră
Microsoft Office 1 1000 1000 lei/buc
Professional lei/buc
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
8200 Realizarea raportului periodic Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
de activitate
Microsoft Office 1 1000 1000 lei/buc
Professional lei/buc
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
8300 Realizarea raportului final Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
Microsoft Office 1 1000 1000 lei/buc
Professional lei/buc
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
9100 Analizarea feedback-ului de la Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
clienți
Internet 1 0,104 0,104 lei/oră
lei/oră
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc
9200 Realizarea raportului privind Manager de proiect 1 18 lei/oră 18 lei/oră
feedback-ului de la clienți
Microsoft Office 1 1000 1000 lei/buc
Professional lei/buc
Calculator 1 0 lei/buc 0 lei/buc

4.2 Elaborarea bugetului

Pe baza tabelului 4, se va planifica bugetul proiectului, prin completarea formularului din Anexa 3.
Formularul se completează în Excel sau alt program de calcul tabelar.

Notă: Tipurile decheltuieli din anexă sunt orientative, însă din proiect trebuie să rezulte suficiente detalii
pentru justificarea sumelor incluse la fiecare poziţie bugetară (vezi suportul de curs şi de lucrări
practice).

22
V. STABILIREA INDICATORILOR DE EVALUARE ȘI IDENTIFICAREA
POTENȚIALELOR RISCURI

5.1 Stabilirea indicatorilor de evaluare a proiectului (maxim 1 pagină)

Indicatorii de evaluare se stabilesc pentru fiecare jalon (cel puțin câte 2 indicatori),
completând tabelul următor, ținând cont și de activităţile de monitorizare prevăzute în descompunerea
proiectului (3.2).
Atenţie! Indicatorii se vor ataşa jaloanelor, nu activităţilor planificate.

Tabelul nr. 6 – Indicatori de evaluare


Momentul evaluării
Estimare (după obținerea jalonului, după
Denumirea jalonului Denumirea indicatorilor
numerică desfășurarea unei activități sau a
unei etape)
Echipa proiectului -fișe posturi 2 La finalul activității
-anunțuri posturi vacante 10 La finalul activității
-dosare evaluate 15 La finalul activității
-contracte de muncă 2 La atingerea jalonului
Furnizorul sistemului -caiet de sarcini și 1 La finalul activității
IT contractat specificații tehnice
7 La finalul activității
-oferte analizate
-raport evaluare la 1
La finalul activității
procedura de selecție
-hotărârea de adjudecare 1 La finalul activității
-document de detaliere a 1 La atingerea jalonului
modului de furnizare a
asistenței La atingerea jalonului
-contract cu furnizorul
1
Specificația de analiză -listă specificații cerințe 1 La atingerea jalonului
a sistemului IT -modelul fluxurilor de 1 La atingerea jalonului
date
Sistem dezvoltat – -document recepție 1 La atingerea jalonului
iterația I -prototip 1 La atingerea jalonului
-bază de date 1 La atingerea jalonului
La atingerea jalonului
-teste 5
Sistem dezvoltat – -document recepție 1 La atingerea jalonului
iterația II -sistem IT 1 La atingerea jalonului
-bază de date 1 La atingerea jalonului
La atingerea jalonului
-teste 11
Utilizatori instruiți -tutoriale 6 La finalul activității
-manualul de utilizare 3 La finalul activității
-utilizatori selectați 56 La finalul activității
pentru a fi instruiți
-utilizatori testați 56 La atingerea jalonului
Sistem IT recepționat -document de acceptanță 1 La atingerea jalonului
-bază de date 1 La atingerea jalonului
-teste 15 La atingerea jalonului
Traduceri efectuate -raport periodic de 1 La atingerea jalonului
activitate
-raportul final 1 La atingerea jalonului
Feedback clienți -raport feedback clienți 1 La atingerea jalonului

5.2 Identificarea potențialelor riscuri ale proiectului (maxim 1 pagină)

Principalele riscuri se vor estima plecând de la amenințările identificate în analiza SWOT a


proiectului. Se selectează doar acele riscuri care pot afecta decisiv atingerea obiectivelor și/sau a
jaloanelor. Se va completa Tabelul 6, unde se stabilește impactul (efectele) asupra proiectului, precum
şi modalităţile de contracarare a riscurilor sau de diminuare a efectelor lor..

Tabelul nr. 5 – Riscurile proiectului


Acţiuni de efectuat pentru
Cod Riscul după categoria în Impact asupra
contracararea riscului sau
risc care se încadrează proiectului
reducerea efectelor
C01 Utilizatorii să nu folosească Neîndeplinirea Activități destinate sporirii
platforma – reticența obiectivelor proiectului. încrederii utilizatorilor cu privire
acestora privind securitatea la utilizarea mediului on-line
în mediul on-line (factor (oferire informații suplimentare
comercial) despre securitatea în mediul on-
line)
F01 Creșterea dobânzilor banzare Alocarea de sume Asigurarea unor surse diferite de
pentru creditul de finanțare suplimentare pentru finanțare.
al proiectului (factor costurile legate de
financiar) resursele financiare.
F02 Creșterea tarifelor de Depășirea costului cu În situații excepționale se pot
salarizare (factor financiar) resursele umane folosi rezervele aflate la dispoziția
responsabilului financiar
F03 Creșterea tarifelor cu privire Depășirea bugetului Asigurarea unor surse diferite de
la achiziția softului(factor alocat proiectului finanțare/ Alegerea altui furnizor
financiar)
M01 Indisponibilitatea Întârzierea proiectului. Ținerea în cadrul unei arhive a
proiectantului/ managerului dosarelor evaluate la formarea
de proiect (factor echipei proiectului
managerial)
M02 Decizii greșite luate la nivel Întârzierea Desfășurarea activităților de
de conducere (factor proiectului/Încheierea formare a echipei proiectului, de
managerial) proiectului/ Alocarea de planificare a proiectului și de
sume suplimentare finanțare foarte riguros.
pentru îndeplinirea
activităților
M03 Nelivrarea la timp a Întârzierea proiectului/ a Ținerea sub control a furnizorului
prototipurilor/ variante finale unor activități platformei.
ale platformei(factor Demararea mai devreme a
managerial) proiectului.
24
T01 Utilizarea de către furnizor a Întârzierea proiectului. Precizarea în cadrul caietului de
unor tehnologii incompatibile sarcini și specificații tehnice a
cu echipamentele firmei de obligativității utilizării
traducere (factor tehnic) tehnologiilor compatibile cu
infrastructura firmei
T02 Defecte tehnologice ale Întârzierea proiectului. Verificarea echipamentelor cu 1-2
echipamentelor (factor săptămâni înaintea demarării
tehnic) proiectului.
T03 Apariția unor șocuri de Întârzierea proiectului/ Deținerea un contract de
tensiune creșterea bugetului furnizare a energiei electrice în
alcoat proiectului vigoare la data producerii daunei;
Încheierea unui contract de
asigurare a infrastructurii.
Anunțarea, în scris, a furnizorului
de energie electrică/operatorul de
distribuţie în termen de cel mult 3
zile lucrătoare de la data
producerii şocului de tensiune
care a dus la deteriorarea
echipamentelor

Explicații:
U Categoriile mari de riscuri, plecând de la factorii ce ar putea influența proiectul, sunt:
 economic  tehnic
 financiar  social si cultural
 legislativ  natural
 politic  managerial
U Impactul asupra proiectului poate fi reprezentat de:
 anularea unei activităţi;
 întârzierea proiectului;
 alocarea de sume suplimentare pentru acoperirea costurilor generate de risc;
 depășirea costurilor la o poziție bugetară;
 solicitarea întreruperii proiectului;
 închiderea proiectului.
U Codul pentru fiecare risc se va forma după următorul şablon: prima literă a tipului de factor
care determină riscul (de exemplu, E pentru categoria economic, S pentru social etc.) + 1-2
cifre prin care să se indice ordinea riscului în cadrul categoriei de care aparține. Se va explica
modul în care s-a stabilit secvența caracterelor în cod.

5.3 Completarea matricei cadru logic a proiectului

Se va realiza fişa de sinteză a proiectului, prin matricea cadru logic, completând Anexa 3.

VI. BIBLIOGRAFIE

Lista bibliografică se va întocmi pe categorii – cărţi, reviste, resurse web etc.

1. Chileșan, D., Gestiunea proiectelor. Teorie și modele, Ediția a II-a, revăzută și adăugită,
Editura Universității „Alexandru Ioan Cuza”, Iași, 2008
2. Meşniţă, G., Popescul, D., Managementul proiectelor. Suport lucrări practice, Iași, 2016
3. Oprea, D., Meșnită G., Managementul proiectelor. Suport de curs, Iași, 2016
4. Secăreanu, C., Planificarea eficientă a resurselor în managementul proiectelor,
https://www.traininguri.ro/resurse-managementul-proiectelor/, accesat la 13.12.2016
5. Andrievici, V., Managementul proiectelor, http://www.rubinian.com/managementul-proiectelor-
detalii_33.php , accesat la 12.11.2016
6. Florescu, M., Marton, B., MANAGEMENTUL PROIECTELOR. DEZVOLTARE DURABILĂ,
http://www.apubb.ro/wp-content/uploads/2011/03/Managementu_-proiectelor_Dezvoltare_
durabila.pdf accesat la 23.10.2016
7. Hulea, M., Managementul Proiectelor. Note de curs – Partea I,
http://control.aut.utcluj.ro/doc/lib/exe/fetch.php?media=notecurs.pdf, accesat la 10.11.2016
8. Ivorschi, R., Analiza SWOT -instrument managerial pentru eficientizarea activităţii,
http://www.revistadestatistica.ro/wp-content/uploads/2014/02/RRS_5_2012_A6_ro.pdf,
accesat la 23.10.2016
9. Kovacs, Ș, Managementul proiectelor, http://www.slideshare.net/INVDPM/managementul-
proiectelor-52171730, accesat la 10.11.2016
10. ***, Credite IMM, https://www.bancatransilvania.ro/pentru-companii/imm/credite-imm/,
accesat la 14.10.2016

26
ANEXE
Anexa 1- Graficul responsabilităţilor pentru proiect
Cod Denumire activitate Responsabil Manager Proiectat Furnizor
activitat
financiar de proiect sistem IT
e
1100 Realizarea fișelor de post pentru managerul de proiect și proiectant RD
1200 Anunțurile pentru posturile vacante RD
1300 Selecția noilor angajați. RD
2100 Studierea pieței firmelor de dezvoltare software de pe piața IT RD
2200 Pregătirea documentației de achiziție RD D
2300 Transmiterea cererilor de ofertă RD
2400 Încheierea contractului cu furnizorul de sistem IT selectat D RD D
3100 Analiza și elaborarea specificațiilor tehnice detaliate RD
3200 Expedierea către furnizor a documentului de analiză. RD
4100 Analiza primului prototip al sistemului IT de la furnizor RD D
4200 Feedback prototip sistem IT RD
5100 Analiza sistemului IT de la furnizor RD D
5200 Feedback sistem IT RD
6100 Analiza tutorialelor video și a manualelor de utilizare ale sistemului IT dezvoltat RD
de la furnizor
6200 Distribuirea a tutorialelor video și a manualelor de utilizare ale sistemului IT RD
dezvoltat către utilizatori
6300 Desfăşurarea propriu-zisă a instructajului RD
6400 Evaluarea utilizatorilor RD
7100 Analiza finală a întregului sistem IT de la furnizor RD D
7200 Instalarea sistemului IT dezvoltat în cadrul infrastructurii din sediul firmei de R D
traduceri
7300 Configurarea sistemului IT dezvoltat în cadrul infrastructurii din sediul firmei de R D
traduceri
7400 Testarea finală a sistemului IT RD D
8100 Culegerea datelor privind traducerile efectuate R D
8200 Realizarea raportului periodic de activitate D RD
8300 Realizarea raportului final D RD
9100 Analizarea feedback-ului de la clienți D RD
9200 Realizarea raportului privind feedback-ului de la clienți D RD

Tipuri de responsabilităţi R = Responsabil cu efectuarea activităţii D = Derulează activitatea C = Consultanţă


Notă: Se completează la intersecţia liniei cu coloana, în funcţie de responsabilităţile descrise la 3.3.a. NU la toate intersecţiile trebuie să se identifice un
anumit tip de responsabilitate.

* Se vor înlocui Persoana 1, 2 .. n şi Firma 1, 2 ... n cu funcţiile/rolurile identificate la punctul 3.3 a (Responsabil logistică, Administrator reţea etc.),
respectiv furnizorii necesari pentru derularea unor activităţi identificate prin descrierea activităţilor (3.2a), cum ar fi firma software, firma echipamente
producție, firma publicitate
Anexa 2 –Diagrama Gantt
Anexa 3 – Buget agregat și bugetul estimat pe perioade calendaristice

lei
Contrib.
Categorie bugetara UM Nr. unitati Pret/UM Nr. luni Total cost finantator Contrib. proprie
A. Cheltuieli exploatare
1. Chirie mp 0
2. Cheltuieli curente luni 257,14 7 1799,98
3. Cheltuieli personal om-ora 782 18 14076
4. Consultanta/servicii om-ore 0
5. Promotionale um 5 5 25
6. Materiale consumabile luni 0
7. Editare si multiplicare um 0
8. Mobilitati (cheltuieli de
pers-zile
deplasare, cazare, diurna) 0
9. Materiale pentru biblioteca um 0
10. Abonamente, reviste abon. 0
11. Cheltuieli speciale
12. Cheltuieli neprevazute 171,43 7 1200,01
Subtotal chelt. exploatare
(A) 17100,99 0 17100,99

B. Investitii
Amenajari cladiri 0
Echipamente de birou: 0
Calculator/soft: 8250
Mobilier,scule
Subtotal investitii (B) 8250 0 8250
TOTAL Proiect 25350,99 0 25350,99
Anexa 4 – Matricea cadru logic
Scopul proiectului: Proiectul urmărește optimizarea procesului de gestiune al comenzilor de traducere și interpretariat din cadrul firmei de
traducere, prin implementarea unei platforme on-line, ce este destinată cuplării cererii și a ofertei.
Obiective pe termen lung:
Creșterea accesului la informație cu privire la serviciile firmei de traducere, atât pentru clienți, cât și pentru traducători (calitativ);
Creşterea gradului de cunoaştere a serviciilor organizației (calitativ);
Creșterea performanței traducătorilor, prin facilitarea accesului la platforma on-line, ce permite prelucrarea și onorarea comenzilor de traducere
mult mai rapid și eficient (calitativ);
Asigurarea unei poziții competitive pe piață prin avantajele utilizării tehnologiilor informaționale (calitativ);
Creșterea adaptării firmei la nevoile pieței (calitativ);
Fidelizarea clienților existenți și atragerea unor unoi parteneri (clienți și traducători) (calitativ) ;
Obiective pe termen scurt
Creșterea calității serviciilor oferite clienților (calitativ);
Reducerea cheltuielilor cu personalul (cantitativ);
Reducerea cheltuielor privind diurnele cu deplasările traducătorilor, prin intermediul utilizării platformei on-line drept mijloc de comunicare
(cantitativ);
Îmbunătățirea aptitudinilor profesionale ale angajaților de utilizare a platformei on-line (calitativ);
Scurtarea timpului de prelucrare și onorare a comenzilor de traducere/interpretariat (calitativ);
Jaloane Indicatori de evaluare Surse de verificare Riscuri (codul de la 4.1a) şi
ipoteze (plecând de la
oportunitățile din 2.1d)
Echipa proiectului -fișe posturi Dosar fișe posturi M02, F02
-anunțuri posturi vacante Conturi site-uri anunțuri - conducere managerială cu
deschidere spre calitate și
-dosare evaluate Arhivă dosare, interviuri
performanță;
-contracte de muncă Arhivă contracte de muncă

Furnizorul sistemului IT -caiet de sarcini și specificații tehnice Caiet de saricini și specificații tehnice M02, F03
contractat -oferte analizate Dosar oferte - piața dezvoltată a firmelor
-raport evaluare la procedura de Arhivă rapoarte prestatoare de servicii în
selecție Arhivă contracte furnizori domeniul IT.
-hotărârea de adjudecare Arhivă contracte furnizori
-document de detaliere a modului de
furnizare a asistenței Arhivă contracte furnizori
-contract cu furnizorul
Specificația de analiză a -listă specificații cerințe Dosar analiză platformă M01,M02
sistemului IT -modelul fluxurilor de date Dosar analiză platformă - existența specialiștilor IT
Sistem dezvoltat – iterația I -document recepție Dosar proiect platformă M03, T01, T02
-prototip Document recepție - existența unei infrastucturi
-bază de date Document recepție necesare ce permite
-teste Document recepție achiziționarea și utilizarea unor
produse software pentru
automatizare procesului;
Sistem dezvoltat – iterația II -document recepție Dosar proiect platformă M03, T01, T02
-sistem IT Document recepție - existența unei infrastucturi
Document recepție necesare ce permite
-bază de date
Document recepție achiziționarea și utilizarea unor
-teste
produse software pentru
automatizare procesului;
Utilizatori instruiți -tutoriale Dosar instructaj utilizatori M01, M03,
-manualul de utilizare Dosar instructaj utilizatori -Office-manageri potențiali

-utilizatori selectați pentru a fi instruiți Listă utilizatori selectați pentru a fi capabili să se adapteze la noile
cerințe ale postului;
-utilizatori testați instruiți
- prezența partenerilor (clienți și
Raport evaluare utilizatori
traducători) în mediul on-line
Sistem IT recepționat -document de acceptanță Dosar proiect platformă T02, M03
-bază de date Document de acceptanță - existența unei infrastucturi
Document de acceptanță necesare ce permite
-teste
achiziționarea și utilizarea unor
produse software pentru
automatizare procesului;
Traduceri efectuate -raport periodic de activitate Arhivă rapoarte platformă C01
-raportul final Arhivă rapoarte platformă -Office-manageri potențiali
capabili să se adapteze la noile
cerințe ale postului;
-prezența partenerilor (clienți și
traducători) în mediul on-line
Feedback clienți -raport feedback clienți Arhivă rapoarte platformă C01
-Office-manageri potențiali
capabili să se adapteze la noile
cerințe ale postului;
-prezența partenerilor (clienți și
traducători) în mediul on-line
Activităţile pentru atingerea jaloanelor Resursele necesare desfăşurării activităţilor (doar pe categorii de
resurse, fără specificarea lor detaliată)
Realizarea fișelor de post pentru managerul de proiect și proiectant Resurse umane, tehnologice
Anunțurile pentru posturile vacante Resurse umane, tehnologice
Selecția noilor angajați. Resurse umane
Studierea pieței firmelor de dezvoltare software de pe piața IT Resurse umane, tehnologice
Pregătirea documentației de achiziție Resurse umane, tehnologice
Transmiterea cererilor de ofertă Resurse umane, tehnologice
Încheierea contractului cu furnizorul de sistem IT selectat Resurse umane
Analiza și elaborarea specificațiilor tehnice detaliate Resurse umane
Expedierea către furnizor a documentului de analiză. Resurse umane, tehnologice
Analiza primului prototip al sistemului IT de la furnizor Resurse umane, tehnologice
Feedback prototip sistem IT Resurse umane
Analiza sistemului IT de la furnizor Resurse umane
Feedback sistem IT Resurse umane
Analiza tutorialelor video și a manualelor de utilizare ale sistemului Resurse umane, tehnologice
IT dezvoltat de la furnizor
Distribuirea a tutorialelor video și a manualelor de utilizare ale Resurse umane, tehnologice
sistemului IT dezvoltat către utilizatori
Desfăşurarea propriu-zisă a instructajului Resurse umane
Evaluarea utilizatorilor Resurse umane, tehnologice
Analiza finală a întregului sistem IT de la furnizor Resurse umane, tehnologice
Instalarea sistemului IT dezvoltat în cadrul infrastructurii din sediul Resurse umane, tehnologice
firmei de traduceri
Configurarea sistemului IT dezvoltat în cadrul infrastructurii din Resurse umane, tehnologice
sediul firmei de traduceri
Testarea finală a sistemului IT Resurse umane, tehnologice
Culegerea datelor privind traducerile efectuate Resurse umane, tehnologice
Realizarea raportului periodic de activitate Resurse umane, tehnologice
Realizarea raportului final Resurse umane, tehnologice
Analizarea feedback-ului de la clienți Resurse umane, tehnologice
Realizarea raportului privind feedback-ului de la clienți Resurse umane, tehnologice