CURSO DE INDUCCIÓN

Gestión eficaz del

tiempo

Módulo 1
El tiempo como un recurso
limitado

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Contenido

CONTENIDO ........................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 3
1. FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO .................................................................................... 4
2. CONCEPTOS ERRADOS EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO .......................................................................... 5
3. REGLAS SOBRE EL ORDEN EN LAS TAREAS Y EL TIEMPO ..................................................................... 7
4. CONDICIONANTES ENTRE LOS HÁBITOS Y EL TIEMPO ...................................................................... 10

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Introducción

El tiempo es la herramienta o el recurso más escaso de los directivos, los líderes

y los colaboradores de hoy en día. Hay personas que son capaces de completar
muchas tareas en un periodo de tiempo y otras, siempre les falta tiempo. ¿Dónde
está la diferencia?, muy probablemente, la principal diferencia es cómo gestionan
el tiempo unas y otras.

El punto de partida para la gestión eficaz del tiempo es tener los objetivos bien
identificados y asignar un tiempo todos los días a tareas orientadas al logro de
estas metas, así la gestión eficaz del tiempo nos proporcionará a todos unos
rendimientos superiores tanto profesional como personal.

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1. Fundamentos de la gestión del

tiempo
El nivel de aprovechamiento del potencial de trabajo humano en la economía se
calcula en 35% en promedio. La mayor parte del tiempo y de la energía es
malgastada porque faltan objetivos, planificación, prioridades y visión de
conjunto. Sólo manejando continua y consecuentemente el tiempo, se logrará un
mejor —o incluso óptimo— aprovechamiento del mismo.

Gestionar el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y trabajo en lugar

de ser dominado por ellos. No existe un estilo de gestión del tiempo aplicable a
todas las personas. Cada individuo debe reconocer en qué partes falla y realizar
los cambios necesarios para gestionar su tiempo eficazmente.

Un factor importante en la gestión del tiempo es el entorno. Éste se refiere a las

personas, lugares y cosas principales que afectan a la forma en que la gente
conforma su tiempo. Si puede identificar las formas en que su capacidad para

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gestionar su tiempo se vea disminuida por el comportamiento de los demás, es

posible que pueda encontrar maneras de cambiar ese comportamiento.

Para lograr el éxito debe existir un concepto bien pensado del tiempo y de la
vida: el tiempo que disponemos tiene que ser utilizado, a sabiendas, para
alcanzar metas u objetivos profesionales y personales. Sólo de esta manera se
puede establecer una relación directa entre el dominio de las tareas y las
actividades diarias, por una parte, y la satisfacción personal y propio progreso,
por otra.

Una perfecta gestión del tiempo permitirá:

 Obtener un mejor panorama de las actividades y prioridades que tiene
ante usted.
 Tener más tiempo libre para la creatividad (acción en lugar de reacción).
 Dominar, reducir y evitar el estrés.
 Tener más tiempo libre para la familia, para los amigos y para uno mismo.
 Alcanzar consecuente y sistemáticamente los objetivos que se ha
propuesto para así lograr que su vida sea más eficaz.

2. Conceptos errados en la gestión del tiempo

Algunas creencias han sido repetidas con tanta frecuencia que hasta pueden
parecer verdaderas. En la gestión del tiempo también hay mitos, aparentemente
ciertos, que perjudican los compromisos reales de un estilo de vida organizado.

Los cuatro mitos principales son los siguientes:

a. La gestión del tiempo es conducta obsesiva. Podemos definir la obsesión

como una preocupación excesiva por algo. Cuando una obsesión dispara actos,
a menudo extraños, se llama compulsión. Las acciones compulsivas suelen

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anclarse en el tiempo; aunque algunas son inocuas, otras tienen efectos

perjudiciales.

Una conducta obsesivo-compulsiva relativa al tiempo puede vencerse a menudo

mediante las acciones siguientes:

 Ser conscientes de esa conducta.

 Reconocer qué produce más angustia en vez de resultados.
 Decidir abandonar el hábito.
 Darse cuenta de qué pasa nada, si se abandona.
 Reemplazarla por una conducta menos estresante.
 Repetir un nuevo patrón hasta que se convierta en neutral, relajante y
aceptado.

Todos, de una forma u otra, tenemos obsesiones con el tiempo. Por ejemplo:
enfadarse con los semáforos rojos, ver cómo otra hilera avanza más que la suya
o sentirse culpable por no hacer algo productivo los fines de semana. En principio
no es problemático, pero es preciso estar alerta a estos síntomas que indican una
excesiva preocupación por el tiempo.

b. La gestión del tiempo destruye la espontaneidad y la alegría. Las

personas que no saben gestionar su tiempo pierden lo bueno de la vida debido a
su desorganización. La gente que tiene un control firme de su tiempo es capaz
de darse cuenta de que la alegría procede de momentos espontáneos, y pueden
reconocer una oportunidad anticipada cuando la ven. Si en el pasado mes usted
no se comprometió al menos en dos actividades que disfruta, necesita aprender
a gestionar su tiempo para poder hacerlo regularmente en el futuro.

Lo mismo sucede con el trabajo, es importante fijarse objetivos que le gusten y

le motiven. Si usted es directivo y disfruta de su trabajo, será más fácil que sus
subordinados se sientan satisfechos.

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c. Puede que yo sea capaz de organizarme, pero mi empresa nunca se

organizará. Es fácil ser crítico con la empresa y pensar que no es posible
controlar su entorno laboral. A veces, las personas temen fracasar o sienten que
aceptar más responsabilidades no haría más que empeorar la situación que ya
está bastante sobrecargada.

Las investigaciones han demostrado que, con independencia de la posición que

se ocupe en la empresa, cuanto más control tenga uno sobre la forma en que
realiza sus obligaciones, más satisfactorios resultan el trabajo y la vida.

d. Un estilo sirve para todo. Bien es cierto que hay estrategias que pueden
ser aplicadas a todas las personas (establecer prioridades o delegar); sin
embargo, muchas situaciones requieren un ángulo personalizado para el estilo
de cada individuo.

3. Reglas sobre el orden en las tareas y el tiempo

Si tratamos con cosas en una secuencia lógica, ordenadamente, estaremos

seguros de conseguir eficiencia y resultados.
Cuando nuestros procesos empiezan a desubicarse y pierden el orden, es cuando
empieza el peligro.

Hay cuatro formas de ordenar las tareas y entender su relación con el tiempo.
Éstas son:

a. El principio de Pareto
Vifredo Pareto fue un famoso economista italiano que estableció a principios del
siglo pasado que la riqueza estaba desigualmente repartida en la sociedad italiana
de su tiempo: un 20% de la población poseía el 80% de los bienes. A partir de
esa reflexión desarrolló el siguiente principio:

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«Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, sólo

una minoría.»

Este principio es más conocido como regla del 80/20: el 20% del tiempo de
trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados (éstas no tienen más
pretensión que la de establecer órdenes de magnitud).

b. El criterio ABC
Una forma ampliada y muy utilizada del principio anterior es la que conocemos
como «criterio ABC». En su aplicación al uso del tiempo, el criterio ABC recuerda
que una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los
resultados: el 15% de las actividades origina el 65% de éstos. A este grupo lo
llamaremos “A”. El siguiente grupo, al que llamaremos “B”, genera otro 20% de
los mismos. El 65% restante, el grupo “C”, tan sólo aporta el 15% faltante.

Obviamente, son las actividades localizadas en el grupo “A” las que deben recibir
prioridad absoluta. Cuando se trabaja en equipo, lo más probable es que sea el
propio jefe quien deba ocuparse directamente de este tipo de actividades.
Las tareas de tipo “B” tenderán, probablemente, a ser delegadas en más de una
ocasión.

Bastantes tareas del tipo “C” pueden merecer la delegación, una ejecución rápida
(con el menor consumo de tiempo) o incluso el olvido.

Tanto el principio de Pareto como el criterio ABC enfatizan la importancia de

atender prioritariamente a algunas de nuestras actividades y evitar otras menos
rentables. Nuestra eficacia en la utilización del tiempo vendrá marcada por
nuestra propia elección de las actividades que interesa atender.

Haga una lista de actividades y clasifíquelas según su rentabilidad (alta, media,

baja), que puede ser financiera o emocional.

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c. La ley de Parkinson
Esta ley explica por qué las cosas llevan más tiempo del que deberían: “Todo
trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su
completa realización”.

A todos nos ha ocurrido alguna vez algo parecido: cualquier tarea insignificante
nos ha llevado mucho más tiempo del necesario, sólo porque no teníamos alguna
otra tarea pendiente que limitase el tiempo dedicado a la primera.

Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también
deben ser realizadas, supone un elevado riesgo. Si se asigna una hora a una
tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla, cuando menos. Pero si se
asigna sólo media hora, posiblemente ocupará media hora o poco más.

d. Las 3 leyes de Murphy

Murphy, hombre experto en el mantenimiento de grandes instalaciones,
estableció tres leyes. La primera de ellas nos advierte: “Nada es tan sencillo como
parece al principio”.

En consecuencia, lo que acaba ocurriendo, como nos señala la segunda ley, es

que: “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”.

Asignar a una tarea un tiempo escaso resulta, por tanto, claramente

inconveniente, tanto a la hora de programarse como a la hora de ejecutar. La
tercera ley dice: “Si algo puede ir mal, irá mal”.

La única solución es adoptar las medidas adecuadas previendo la eventualidad

de un fallo.

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4. Condicionantes entre los hábitos y el tiempo

La relación entre las tareas realizadas y el tiempo que invertimos en ellas está
condicionada no sólo por la naturaleza de las tareas, sino también por
comportamientos muy profundos y complejos (nuestros hábitos), consecuencia
de un largo proceso de educación y entrenamiento iniciado en nuestra infancia.

Estos comportamientos responden a determinadas leyes. A continuación,

detallamos cuatro de ellas:

a. Primera ley
“El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la
reanudamos”; es decir, las tareas se alargan al interrumpirlas.

Teóricamente, toda tarea requiere un tiempo determinado para obtener

resultados deseados; es, al menos, la impresión subjetiva que tenemos; sin
embargo, la realidad es muy distinta porque no es posible —prácticamente
nunca— realizar de un tirón tareas medianamente complejas. Nos vemos
obligados a sufrir interrupciones continuas, de manera que la tarea resulta una y
otra vez interrumpida, sustituida por otra, y reanudada más tarde. Y así
repetidamente.

La interrupción no sólo nos roba tiempo, sino que nos hace retroceder, y, a veces,
perder el hilo o parte de la tarea realizada.

b. Segunda ley
“Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga nunca hay tiempo.”
Nos resulta difícil programar tareas de envergadura. Nos sentimos, literalmente,
sin tiempo para ellas; y, cuando las intentamos, su ejecución tropieza con mil
dificultades y parece no avanzar. Es una consecuencia lógica de lo expuesto en
esta ley.

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Las tareas importantes requieren, con frecuencia, períodos importantes, y, lo que

es peor, no suelen parecer urgentes. Una y otra circunstancia facilita el que sean
dejadas frecuentemente para “más tarde”, con el consiguiente riesgo.

c. Tercera ley
“Lo perfecto no resulta rentable.” La experiencia nos permite establecer un
gráfico que recoge (de forma intuitiva) cómo varía el valor de un trabajo
cualquiera en función del tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable, de igual
forma, a un trabajo sencillo que a una tarea más compleja.

Veamos cómo evoluciona el valor de la tarea al ir invirtiendo tiempo en ella:

Inicialmente, la tarea va consumiendo tiempo sin variar, prácticamente, su valor,
que sigue siendo nulo. De modo progresivo, va apareciendo un valor cada vez
mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma, aunque falte cosas; pero llega
un momento en que, visiblemente, a un determinado aumento de tiempo
dedicado a la tarea no le corresponde otro aumento proporcional del valor de lo
realizado.

Si damos la tarea por terminada en un estado inicial, es evidente que el trabajo

queda incompleto. Resulta poco rentable, porque hemos obtenido poco valor del
trabajo realizado.

La última parte de la curva, donde la línea tiende de nuevo a buscar el horizontal,

es una zona que cabría denominar de “perfeccionismo”: el producto es cada vez
mejor, pero el esfuerzo que supone lograr esta mejora vuelve a resultar
claramente poco rentable. El cociente de valor/tiempo es, nuevamente, bajo. Esta
situación responde a la ley de Parkinson.

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El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino

que forma una curva en “S”.
Entre una y otra zona se encuentra lo que podríamos denominar zona de
eficiencia. Es la que buscamos de manera espontánea (e intuitiva) cuando
realizamos un trabajo con afán de calidad, pero somos conscientes de que
tenemos otros en espera.

El punto de rentabilidad máxima vendría definido, matemáticamente, por la

tangente a la curva desde el origen. Para ese punto se hace máximo el cociente
valor/tiempo entre valor de la tarea y el tiempo invertido en ella. El razonamiento
seguiría siendo válido si en lugar del tiempo computáramos otro recurso, como
el dinero o el esfuerzo humano.

Podemos concluir que se hace fácil dedicar demasiado tiempo a tareas cortas y
poco importantes, y poco tiempo a otras largas que lo son mucho.
En resumen, la forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como muchos
suelen suponer, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en
cada una lo necesario, que a veces será más del que actualmente dedicamos (en
actividades largas e importantes), y en otros casos puede ser disminuido o
reducido a cero.

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d. Cuarta ley
“La excelencia requiere dedicar cuatro veces menos tiempo a lo que sólo es
urgente para poder dedicar cuatro veces más tiempo a lo que sólo es importante.”

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