Cémo negociar con ventaja Parte I: Hacia el acuerdo 1. Cémo crear el clima adecuado El periodo critico El periodo en que se forma el clima es corto. Dentro de este corto periodo en la negociacién, se crea una atmésfera que perdurard, y que es imposible de mejorar en etapas siguientes, Las impresiones que se generan en el primer contacto son mas importantes que las que se generan antes de que esto ocurra. El clima que se fije de entrada es de gran importancia, crea aquello sobre lo que se haran ligeros cambios, pero no grandes transformaciones positivas. Sin embargo puede producirse Un deterioro del clima inicial y para prevenirlo, necesitamos tomar precauciones. Elproceso de creacién del clima Consideramos aquello que oourre cuando dos partes se sientan a negociar. El cerebro ha recibido muchos impulsos que los que puede asimilar conscientemente Estos impulsos han sido elegidos e interpretados por el subconsciente. El patrén de interpretacién depende de la situacién existente Hay una riqueza de impulsos, no obvios a primera vista, que son interpretados inconscientemente de manera que bien podrian ser negativos. Cémo influir en el clima La principales caracteristicas del clima que queremos crear son © Cordialidad © Colaboracién © Viveza ‘¢ Maneras profesionales Conseguir una colaboracién lleva tiempo. La dos partes necesitan tiempo para estar en la misma longitud de onda, de manera que su pensamiento y comportamiento se ajuste. Por eso es deseable que los temas de salida sean naturales y ajenos al negocio, Q Experiencias inmediatas @ Topicos externos interés por su persona, demostrando una verdadera preocupacién por sus inguietudes, sin llegar a ser amenazante. @ Alguna experiencia social compartida, o un éxito comiin para negociadores que se conocen desde antes Esta conversacién hace que las partes se ajusten verbalmente y que comiencen unisonoLa impresin instanténea de una imagen se ve répidamente reforzada por otras impresiones, la mas poderosa, el contacto de los ojos. Otros refuerzos son las expresiones, y el tipo de gestos que se usan. Incluso el olfato puede entrar en accién El ritmo de la reunién también se establece de salida, evidenciado primero por la manera en que la gente se saluda, y luego por la manera en que una parte habla a la otra. Lo que se busca es “viveza y tono profesional’. Los preliminares, la discusién, y las impresiones no verbales, marcan el tono y él talante. Hay una poderosa razén para efectuar estos preliminares de pie antes de sentarse en la mesa, En parte es porque las formalidades sociales se efectiian mucho mejor mientras se estd de pie que una vez sentados. Ademas el proceso de sentarse puede marcar el paso de a etapa de formacién del clima a la del inicio de las conversaciones. EI periodo de formacién del clima es importante cuando hay equipos que acuden al forum de la negociacién. Aprender de los movimientos iniciales Los movimientos iniciales: > Fijan el clima de toda la reunion > Nos ofrecen informacién sobre el cardcter, las actitudes, y la sintenciones de la otra parte. En este momento las impresiones sobre la otra parte deben ser interpretadas cautelosamente. Debemos hacer uso de este comportamiento inicial antes de sentarnos a negociar. Podemos recoger pistas de dos aspectos distintos: 4. Experiencia y habilidad: Se manifiestan los factores no verbales. Prestar atencion al elemento humano es un rasgo del negociador experto. 2. Estilo: Se manifiesta por la forma de las discusiones en el periodo inicial, La informacién respecto a estos temas e importante para el negociador que trata de maniobrar en su propio interés, a expensas de nuestros intereses. Nuestro comportamiento debe ser cordial, y colaborador, con el fin de darle una oportunidad para que se adapte a nuestro talante, y para darnos tiempo a que juzguemios como va a responder.2, Proceso Inicial Por qué es tan importante este periodo? a) Es importante porque la energia y la actividad se maximizan al inicio de cualquier actividad. Al comienzo de una reunién hay un periodo durante el cual todo el mundo esta concentrado, y comparte un mismo punto de vista. Este patron de energia y concentracién se deteriora rapidamente. b) El periodo inicial es importante porque se establece el tema a tratar. La eleccién de! tema, y la manera en que se discute, sienta un precedente a tener en cuenta cuando sean abordados los temas, y asi el patrén de la negociacién queda establecido, ©) Se perfilan actitudes, cada parte interpreta lo que la otra hace o dice, juzQando y condicionando su propia respuesta d) Se establece el “orden de actuacién” Los objetivos en el proceso inicial > Una estrategia profesional > Una armonizacién de puntos de vista al tiempo que avanzamos hacia el corazén de las negociaciones. > Un establecimiento temprano de una cooperacién entre las partes > Un entendimiento mutuo de la secuencia de actividades que ambos pueden anticipar > Continuidad del paso energético con que se ha iniciado la reunién Elmétodo en el proceso inicial Para saber cémo operar en este punto es necesario distinguir las distintas dimensiones de la negociacion: 1. El contenido: Es el abanico de temas por discutir 2. Los procedimientos: Entendemos la planeacién, la formulacién de una agenda, el control de las reuniones, la preparacién del espacio fisico y las materias a negociar, los preliminares y el ritmo de negociacién. 3. La interaccién personal: La manera en que los individuos participantes en la negociacién interactéan unos con otros. Todo individualmente o por grupos. Hasta ahora permaneciamos de pie. Para enfatizar el cambio talante, que pasa de personal a profesional, nos sentamos una vez que se ha roto el hielo, Este intervalo, aunque breve, es necesario antes de ajustar la nueva dimensién profesional Lo que se necesita ahora es una-conciencia conjunta de a dénde se dirigen y de cémo van a llegar juntos. Hay 4 tpicos que se deben tocar con regularidad: ‘* Propésito: Es la raz6n por la que nos juntamos. * Plan: Es la agenda de trabajos para la reunién, los asuntos a discutir, y el orden en que intervendran las partes. ‘* Paso: Es la cadencia con la que se mueven las partes, el tiempo que desean dedicar a la reunién. '* Presentaci6n: Son las personas que forman cada equipo.Iniciar el proceso > Las 4P son los asuntos a tratar en estos primeros momentos, la manera en que las. introducimos es importante. > La habilidad reside en crear un sentimiento de acuerdo, y alimentar con regularidad ese sentimiento. > Se trata de introducir la palabra “acuerdo” en un contexto en que la otra parte casi seguro aceptara > Una vez que la reunién vaya encaminada al acuerdo, puede alcanzarse el procedimiento inicial a seguir, las 4P. De esta manera tenemos la negociacién discurriendo cordialmente y en colaboracién utilizando las presentaciones como puente hacia el punto acordado ir primero, Quién lidera? Para manejar este asunto se sugiere seguir las siguientes directrices: 1. Compartir el diélogo -> Tratar de que el tiempo se distribuya con equidad entre tas partes, hasta que una tome la iniciativa. Il. Ser breve en Jas preguntas e intervenciones + Dejar que los procedimientos iniciales y la discusién tengan lugar en una serie de intervenciones cortas. Il. Dar énimos + Ofecer a otros la posibilidad de hacer comentarios tomar la iniciativa, IV. _ No ser belicoso -» Responder afirmativamente a ante sus sugerencias. 3. El tejido de la negociacién. Fases de la neaociacién Hay 5 fases por las que debe pasar toda negociacién ‘* Exploracion: Las actividades por desarrollar en esta fase son - Las partes se dan a conocer sus respectivas propuestas - Toman conciencia del tipo de acuerdo al que pueden llegar - Consolidan las actitudes que deben desplegar - La forma del futuro acuerdo empieza a perfitarse = Aparecen claramente los tema por tratar en la negociaci6n Propuestas: Una de las partes hace sus ofertas a la otra Negociacién: Cada negociador trabaja en su propio beneficio ‘Acuerdo: La fase consolidadora, momento en que ambas partes reconocen que es posible llegar @ un acuerdo. ‘+ Ratificacién: Generaimente es escrito, y algunas veces con detalles legales.Para tener un control efectivo del proceso negociador, el negociante debe ser consciente de las 5 fases, Erente amplio vs Discusién profunda Las negociaciones pueden dirigirse desde un frente amplio, haciendo progreso en todos los campos, y luego volviendo otra vez para lograr mayores avances o pueden ser conducidas concentréndose en un tema, y completando la discusién en esa direccién antes de comenzar con otro tema En una discusién de frente amplio o enfoque lateral, Ja secuencia de acontecimientos es: 1° Obtener un claro patrén de conjunto 2° Empezar la discusién de cada aspecto de ese amplio plan 3° Entrar en detalles Para la discusién profunda 0 enfoque vertical, la secuencia de acontecimientos es. 1° Iniciar el tema, definirlo, y lanzarse a una discusién profunda del mismo. 2° Comenzar un segundo tema y discutirlo en profundidad 3° Iniciar un tercer tema, y asi hasta finalizar lo acordado. Para resumir, la distincion es: © Un frente amplio o enfoque lateral, en el que en cada ronda de negociaciones se hacen progresos sobre un conjunto de temas. ‘* Una discusién profunda o enfoque vertical, en el que cada vez se discute un tema en toda su extension. La forma de la confrontacién Dentro de una negociacién tienen que existir diferentes puntos de vista entre las partes. Hay dos posibilidades para enfrentarse a esas diferencias: el “seguir al lider” (una de las partes hace una propuesta y la otra parte se concentra en atacarla) y “ser independiente” (la primera parte hace la propuesta, y la segunda parte pide acciones y comprueba si ha entendido la postura del primero, luego separadamente, la segunda parte define su postura, con la primera parte pidiendo aclaraciones). * El didlogo del tipo “seguir al lider” + Lleva a las partes a discutir sobre el tema El didlogo del tipo * independiente” + Permite que cada uno dé a conocer su propia postura y que ambos se concentren en ver qué es lo que pueden lograr juntos. La estructur centr: Siempre que Ia la gente se comunica como en la negociacién, hay un patrén de energia y una concentracion. La energia es acusada en los comienzos. Hay un periodo corto durante el cual todos estan concentrados, y comparten el mismo foco de atencién.La concentracién inicial decae rapidamente. Luego contintia cayendo, pero su cadencia desciende. Esto contintia hasta alcanzar las fases finales Cuando todo el mundo se da cuenta que esta llegando a la conclusién, hay un repentino despertar de la energia, pero solo por un periodo limitado de tiempo. 4.Dirigir la negociacién La fase exploratoria Los elementos principales en este momento utilizando esta estrategia son: 1) Propuestas iniciales 2) La fase creativa 3) Larevisién de la estrategia 4) La identificacién de los temas El contenido, presenta la postura adoptada por cada parte. Debe estar disefiado para dar a conocer nuestro punto de vista, tratado lateralmente. Cada dectaracién inicial necesita tratar: > Nuestra opinién sobre la cuestién -+ El marco en el que la negociacién tendra lugar. > Nuestros intereses + Lo que queremos conseguir con la negociacién. > Nuestras prioridades ~ Los aspectos més importantes para nosotros. Nuestra contribucién > La manera en que podemos ayudar a llegar al acuerdo, = > Nuestras actitudes + Consecuencia de negociaciones anteriores. Nuestra respuesta a la declaracién inicial de los otros debe tener dos fases’ 4. Escuchar, clarificar (si quedan dudas preguntar qué tratan de“decir) y resumir (plantear los puntos que usted cree que esta proponiendo) 2. Ofrecer nuestra propia declaracién inicial Una vez que esté seguro de haber entendido su postura, confirme el procedimiento que hayamos acordado y haga propia valoracién inicial, teniendo cuidado de expresar nuestra posicion independientemente, no interdependientemente Haciendo la declaracién inicial de esta forma, las partes han seguido el procedimiento hasta ‘el momento en que deben empezar a buscar soluciones creativas. El patron generador de ideas debe ser lateral e interactivo. ‘* Lateral porque inmediatamente a que las partes se centren en una sugerencia, sus mentes no pueden revestirse de un pensamiento amplio e imaginativo. ‘* Interdependiente no solo para sostenerla cooperacién mutua, sino porque cada nueva sugerencia puede avivar la imaginacién del otro,La imaginacién de cada parte esta recibiendo estimulos por parte de las declaraciones de la otra. Juntas creando un nuevo panorama de posibilidades. Revisién de la estrategia En este momento de la negociacién, nuestra estrategia tendria que cambiar radicalmente si la otra parte no respondiese de manera colaboradora. Bien podemos ver: > Luz verde ~ La otra parte se ha unido a nosotros en el periodo inicial, y la fase exploratoria es tan clara que no hay razén para preocuparse. > Luz roja ~ La otra parte se ha resistido 0 se nos puede haber unido de manera débil, a pesar de nuestros esfuerzos repetidos por darle la oportunidad de colaborar, va a hacer todo lo posible por conseguir una ventaja. > Ambar ~ Este es el momento de tomarse un descanso, para revisar la situacién y el comportamiento de lo otros. Luego de haber revisado nuestra estrategia, para terminar la fase exploratoria debemos identificar los temas a discutir durante la fase de discusién de las propuestas Discusién de propuestas tendientes a lograr un acuerdo Idealmente, la discusi6n debe tener las siguientes caracteristicas: 1) Secuencia lateral: Una estrategia de frente amplio, 2) Confrontacién de posturas y no enfrentamientos personales 3) Uso consistente de un método conjunto de resolucién de problemas 4) Reciclaje: cada uno de los sucesivos pasos de la negociacién lateral contiene nuevos elementos para la exploracién y creatividad Habiendo identificado el espectro de temas, la primera parte debe definir su postura ante dicho espectro. La segunda parte debe pedir aclaraciones Siempre que sigamos esta estrategia, es importante evitar las preguntas agresivas, ya que demandan respuestas agresivas que llevarian a una guerra. Una vez obtenida la clarificaci6n que pedia, la segunda parte, define su propia postura y la primera recibe aciaraciones. Ahora las dos partes deben identificar las 4reas de acuerdo con sus propuestas y aquellas en las que difieren pero que pueden resolver juntas. El proceso de control Los pasos que el negociador debe seguir para controlar a'reunién son’ a) Resumir: Ayudar a que las personas vean lo que ya han conseguido con relacién al contenido de la negociacién.b) Clarificarta situacién: Animarlos para que aclaren sus mentes con relacién a lo que se esta tratando, y cual sea el problema a solucionar. ) Clarificar el proceso: Usar sus conocimiento para ayudar a que las partes avancen al unisono. d) Revisar los progresos realizados ) Acercamiento entre las partes: Con el fin de que puedan encontrarse y avanzar juntas. f) Poner el énfasis en sobre el acuerdo El elemento humano La conduccién de las negociaciones tambiétresta incluida por la manera en que una de las partes reacciona, a nivel humano, frente a la otra. Los aspectos importantes de esta interaccién son: * El orden de intervencién: Cubre aspectos como, quién interviene primero, quien interviene mas, quien habla mas alto, quien tiene mayor control * La confianza depositada en el otro: Es un problema mas complicado, ya que es innato en los hombre o confiar plenamente en los demas. El negociador prudente concede a la otra parte el beneficio de la duda, y debe darle la oportunidad de que se gane esa confianza. Debe incitar a la otra parte a que lo haga: - Con mente abierta = Credibilidad - Integridad 5. Tacticas “ha Elreceso Consiste en tomarse un descanso de 5 a 10 minutos, durante el cual cada parte sale del foro de negociaciones para considerar el progreso conseguido en las mismas y su propia posicién o bien suspender la reunién hasta la préxima sesién. Es positivo cuando las partes tienen la posibilidad de consolidar sus posiciones, de revisarlas, y de hacer nuevos célculos, posiblemente para considerar las nuevas iniciativas o el reajuste de un posible pacto y asi volver a la negociacién con una energia y concentracién renovada. Es negativo ya que las desventajas pueden romper el ritmo, destruir el clima y la posibilidad de que la otra parte consyite negativamente. 4°) {Cuando debe utilizarse un receso? - Alfinal de una fase negociadora ‘¢ Cuando se ha completado la exploracién * Después de haber puesto sobre la mesa las ofertas, ‘* Cuando se perfila claramente el acuerdo - Antes de comenzar con la fase de identificacin Esta estrategia necesita ser comprobada antes de comprometerse plenamente. En caso de duda, témese un receso,