DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer
la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos
de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la
erradicación de los mismos.

Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, así como las
necesidades de adaptación del presente al futuro.

Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar
y estar acorde con la evolución de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los
cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y
generales en cualquier momento.

Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento,
función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares
del problema que se desee atacar.

Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran
relacionados directa o indirectamente con él, además es necesario realizar análisis periódicos sobre las áreas objeto de
estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.

El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos:

De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control.

De las funciones de cada uno de los órganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre
sí que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma.
De los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada
uno de ellos.
De facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la ejecución de las funciones específicas
de los puestos y el proceso de toma de decisiones.
De comunicación y coordinación entre dos o más áreas para determinar la relación existente entre cada una de ellas.

Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden lógico para lograr recopilar e
interpretar adecuadamente la información y cumplir con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen
parámetros de evaluación que indiquen los aspectos que se deben evaluar.

Las etapas que integran el Diagnóstico Administrativo pueden resumirse en:

Recopilación de información
Análisis organizacional o administrativo
Obtención de conclusiones
Propuesta y plan de acción

Recopilación de información:

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el
analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al
menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues
de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información
es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la
solución final.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma
inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego
se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo
recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las características, las
posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en
consonancia con el análisis del problema. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar
y orientar el estudio.

El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el volumen de productos y/o
servicios, anula la demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia económica y tecnológica, implican desequilibrio
orgánico y funcional y alientan a la expansión, restricción o desaparición de las empresas.

Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigación administrativa como función
permanente, para que con sus productos y/o servicios se adecúe a lo que el medio ambiente requiere.

La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos
fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de la información que proveen las personas que
pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas
ordenadamente, esta información debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para
su análisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y
comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que prestará al estudio.

En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un
autodiagnóstico preliminar, tomando en cuenta la información registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, así
como información externa al departamento o área afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y
de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles conclusiones.

Análisis organizacional o administrativo:

Esta fase del Diagnóstico Administrativo tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de análisis y los
aspectos técnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen
desempeño del área evaluada.

Dentro de sus principales objetivos están:

Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.

Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo, en lo referente a capital, ventas
o servicios, recursos, etc. para analizar sistemáticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos
administrativos como también en los operativos.
Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales:

Análisis de la estructura:

Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma
en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general.

Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:

Organigrama estructural
Niveles jerárquicos
Tipo y líneas de autoridad
Tramos de control
Recursos existentes
Dependencia y relación con otras áreas

Análisis de las funciones:

Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que
tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.

La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional,
por lo tanto es importante verificar:

Funciones principales del área objeto de estudio.

 Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con los objetivos del área y si se
encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica.
Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma.
Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las funciones.
Descripción y perfiles de los puestos de trabajo

Análisis de los procesos:

Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de estudio, así como el aporte que ofrecen
parcialmente a los procesos generales de la organización en los cuales se ve involucrada.

La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del área
objeto de estudio.

Procesos principales
Sub-procesos
Procesos contingentes
Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas.

Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro
del área.

Análisis de relaciones:

Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la
organización en general y que se relacionan con el área objeto de estudio.

Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:

Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto de estudio.
Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas.
Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área.
Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en por lo menos una de sus actividades
componentes.

Obtención de conclusiones:

Todas las etapas del diagnóstico administrativo están íntimamente ligadas, cada una de ellas puede producir conclusiones,
aún antes de finalizar la recolección de los datos, y por simple observación al inicio del estudio dando resultados
comprobados posteriormente por medio de la información obtenida.

Para realizar un análisis más completo es importante revisar sobre la evolución y desarrollo que han sufrido a través del
tiempo y comparación de esos datos con otros similares, ya sean de otras áreas o departamentos dentro de la empresa o bien
con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control
efectivo de la situación.

Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar tanto la organización del área afectada
como las técnicas de dirección empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento
del área y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y procedimientos emplea cuál es su
estructura formal y que reglamentos la establecen, cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados, en que
manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.

Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de
obtención y registro, así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos, si existe un sistema integrado de
información o un simple sistema general; con todo esto se desarrollará el análisis funcional que no es más que la forma
operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio.

Por último se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas dentro de la organización, para obtener
conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solución final, seleccionar las
posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de acción.
Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a través de la aplicación del Diagnóstico
Administrativo son los siguientes:

Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente.

Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organización, para no
confundir autonomía con independencia.
Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio
Dualidad de mando y abuso de autoridad
Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con
los objetivos de la empresa.
Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos.
Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las diferentes áreas o departamentos que
integran la empresa (línea jerárquica).
Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones.
Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa.
Obsolescencia de procedimientos, método y técnicas de trabajo.
Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo.
Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades.
Duplicidad de funciones
Cuellos de botella.
Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.
Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles.
Exceso de papelería y formularios en general.
Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.
Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.
Excesivo tramo de control
Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal
Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal.
Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrándolas y congestionándolas en la alta dirección aún aquellas
que son rutinarias.
Exceso de mandos medios o puestos innecesarios
Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos, humanos y organizacionales.
Crecimiento no programado, cuando no se prevé y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que
implica que la organización estructural y funcional sea condicionada por factores externos e internos lo cual implica un
debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa.
Especialización del trabajo en una sola persona o área (no substitutos)
Falta de líderes o líderes inadecuados.

El listado de conclusiones se representa a través del FODA administrativo, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como
factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, así como la interrelación entre los cuatro factores.

Propuesta y plan de acción:

Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigación, el análisis de la información
y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias
para una investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios
para el análisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor
resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema
indicado en todo el proceso de estudio.

La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:

Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas.
Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas.
ESTUDIO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las
empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-
administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización & Métodos, después de haber
realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y
efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del
trabajo.

Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida si se ponen en práctica o si son
denegadas.

Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea esta Industrial, comercial ó de servicios.

La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la Empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno
de la misma. Siendo de esta forma:

Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es realizar Estudios de Organización y
Métodos, las cuales muestran la siguiente característica:

Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos
problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden plantear
diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó experiencias en otras
empresas.

Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura
Organizacional, problemas históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza
y sinceridad puede ser limitada.

Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organización y métodos, bajo las siguientes
características:

Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y con tiempo completo para
dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a profundidad las características
internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de
los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.

Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar las posibles alternativas de
solución a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparación.

En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicación
dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa, merece consideración seria y ponderada, por lo que existe
diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el mas alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las siguientes:

Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.
Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en términos de la coordinación que deben
tener todas las actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores
resultados.

Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo
de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus
métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en
el desarrollo de sus funciones.

El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los cambios estructurales de la organización, hasta
las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la
simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización.

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos pueden realizarse a en forma general para
toda la organización y también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un examen minucioso de todos los
elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas,
organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.

A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales de a organización, comunes a varias área o
unidades administrativas.

El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial, se realiza con el fin de
considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede
descartar dentro del estudio el análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organización.

Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo, con la
finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organización existentes, pero sobre todo buscar el éxito de su
funcionamiento.

Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados es importante contar con la aprobación y
apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobretodo con la
participación del personal involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica adecuadamente, de lo
contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a
formular.
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos deben contar con una metodología
para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del
mismo.

Planificación del estudio

Recopilación de información
Análisis de la información
Elaboración y presentación del informe final
Implementación y seguimiento

Planificación del estudio

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación previa del curso
de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir la naturaleza del problema y
detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos
entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o
reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la
investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del
problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a
considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que
requiere atención prioritaria.
Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.
Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.
Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas
administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigación
preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para
efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.
Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el
plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué, en donde,
cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e
implementación.

Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos,
funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones
sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos:

Antecedentes y justificación del estudio

Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
Alcance y limitaciones del estudio
Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del estudio
El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada acción o fase del estudio
Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la investigación
La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio
Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y propósitos del plan

El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta
gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la
empresa si se realiza.
Recopilación de información

Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos,
informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como información específica del
campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes de
trabajo, descripción de los principales procesos, relación con otras dependencias, condiciones y características de la
ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella información que específica del área objeto de
estudio.

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el área objeto de estudio,
evitará la formulación de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y
proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.

En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información insuficiente o acumular hechos innecesarios que
provoquen confusiones y alarguen inútilmente la duración de la investigación. Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo
siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de asegurarse
de que los datos tienen relación con el problema, detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles
cambios o mejoras.

El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observación de los hechos, para disponer de un
historial completo del caso que permita:

Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen.
Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y programas respectivos.
Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer,
teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de información para realizar
trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que
realiza el estudio.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación documental, la entrevista, el
cuestionario y la observación directa. La elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación,
de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del
Analista.

Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación debe afrontarse sin prejuicios por parte del
Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del
personal del área de estudio y estimular la participación activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al
cambio por parte de ellos. Además es importante que dentro de esta etapa no se realice ningún tipo de ofrecimiento o
promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables
posteriormente.

La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos relativos a la situación actual del área evaluada.
Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurídicos que se verán involucrados dentro del problema, los problemas
similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento
en un intento de resolver el problema.

Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es importante cubrir con aquella
información que permita:

Definir los objetivos del área afectada

Conocer la estructura orgánica actual
Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio.
Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan relación con el problema.
Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de
comunicación.

Análisis de la información

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de Organización & Métodos, para
someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que permita descubrir los problemas y establecer cuales son las causas
que impiden la operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o
duplicaciones dentro de su desarrollo.

Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas detectados y/o que originalmente
generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en
general.

El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a
conocer la naturaleza, las características y las causas que originan los problemas detectados, sin perder de vista la relación de
interdependencia e interacción que debe existir dentro de ellos.

El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de solución al problema que se estudia, con el fin de
evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento
administrativo del área objeto de estudio.

El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los datos, para someterlos a un examen crítico que
permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalización a diagnosticar los problemas.

Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben desarrollarse en la siguiente secuencia:

Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del estudio.
Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades.
Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes.
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido, realizando comparaciones y buscando analogías o
discrepancias con otros hechos similares.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerándolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta
que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos, sino que son también causa-efecto de las
circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea.
Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.

Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el problema con toda la
organización y cada una de sus unidades componentes.

Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera
sistemática una serie de preguntas que resumen la justificación de las actividades administrativas. Es importante que las
preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona
que responde a las preguntas también llegue a cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o situación que se esté evaluando, la
aplicación queda a criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple posible, por
ejemplo:

¿Qué se hace?
¿Para qué se hace?
¿En dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto cuesta hacerlo?
Etc.

Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas deberán someterse a un nuevo
interrogatorio, planteando la pregunta ¿ Por qué se hace ?, a partir de ese momento se iniciará el examen crítico de los datos
y las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para la formulación de acciones de mejoramiento. Esto será posible
mediante la eliminación, combinación, cambio o simplificación de alguno o todos los elementos objeto de análisis.

Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la finalidad de sugerir las bases para el examen crítico que
debe aplicarse en un estudio de Organización & Métodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen los datos estará en
relación directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre
el área objeto de estudio.

La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a
realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparación
del personal que realice las funciones de Analista de Organización & Métodos.
Elaboración y presentación del informe final

Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de cambio o solución a los
problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirán un mejor
desarrollo administrativo dentro del área evaluada.

La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la planificación o construcción del estudio de
Organización & Métodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los
elementos separados y desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas
unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la
investigación, lo cual no es más que llegar a las conclusiones del estudio.

Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico de
la situación que originó el estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el
Analista estará en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema evaluado, para presentarlas
a manera de sugerencia o recomendación.

La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy
numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las más viables y las que puedan ocasionar mayor impacto en los
interesados. Cada opción debe ser acompañada de la estimación de costos, los requerimientos de recursos, así como la
descripción de sus ventajas y limitaciones.

En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos (
inputs ) con los productos ( outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de información, así como también considerar la
estructura de la organización, los objetivos, las políticas, los planes de operación, las funciones, los procesos, los recursos, la
distribución del espacio y los controles que cada una de las alternativas requieren para la implementación del cambio.

Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de Organización & Métodos, se deben tener presentes
las siguientes consideraciones y/o sugerencias:

No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del estudio.
La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a
soluciones que sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organización.
Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los cambios y recomendaciones se les de
oportunidad de participación en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones finales.
 Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiéndose por ellas las que dentro de las condiciones que
prevalecen dentro del área objeto de estudio sean las más factibles de aproximarse a la realidad.
Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurídicas y administrativas cuando presenten dificultades
para su modificación.
Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta
sea difícil de lograr.
Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios
y opiniones del personal que labora dentro del área de estudio y de otras personas ajenas a ella, así como la asesoría de
especialistas en campos determinados.

La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisión dentro del tiempo mínimo requerido y
con el aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.

Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la formulación del programa para su
implementación que determine las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización, acompañado del
cronograma que indique las fechas en las cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del programa, dejando
establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de cada una de sus actividades componentes.

Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactándose para ello un informe que además de
exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al respecto.

El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y características de los lectores, lo cual hará variar la forma y el
contenido del mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los funcionarios de alto nivel requieren informes condensados que
les permitan tomar con cierta seguridad decisiones correctas y oportunas, los cuales deben ser redactados en lenguaje exento
de tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes técnicos y detallados deberán reservarse para aquellas personas que
se verán involucradas en la implementación de los cambios sugeridos.

Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas, cuadros y demás instrumentos de análisis
administrativos que se consideren elementos auxiliares para apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo
faciliten la interpretación y análisis de las alternativas de solución.

Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser presentados directamente al Gerente general y al
personal involucrado en su aprobación y en su ejecución. La presentación no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe
ponerse mucho empeño en su contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para hacerla más atractiva.

La resultados deben ser diseñados, preparados y presentados por los Analistas encargados de la evaluación, para que las
recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean aclaradas en el mismo momento.

El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del estudio de Organización & Métodos al nivel
gerencial y a las autoridades del área objeto de estudio, para obtener la aprobación y apoyo necesarios para su
implementación.

Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se estará en condición de diseñar el
nuevo sistema y la implementación del mismo.
Implementación y seguimiento

Se refiere a la puesta en práctica de el nuevo sistema y comprende la integración de los recursos humanos y materiales
necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador del sistema.

La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada más importante que cualquiera de las otras
fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en práctica y
debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:

Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.

Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de implementación a los responsables de la ejecución del
programa.
Ejecución del programa.
En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe determinarse las actividades que deberán
desarrollarse y la secuencia de su realización, las cuales pueden representarse a través de un diagrama o cronograma de
actividades.

En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales es importante considerar todos los requerimientos
que serán necesarios para cumplir adecuadamente con la implementación del nuevo diseño, tales como características del
personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo, formularios y papelería en general, así como los documentos
administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales administrativos, reglamentos e
instructivos entre otros.

Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e integrar los recursos humanos y materiales
necesarios, si no se describe y capacita sobre el nuevo diseño y el programa de implementación a los responsables de la
ejecución del mismo.

Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementación que se decida utilizar se debe seleccionar
y capacitar al personal que vaya a estar involucrado con los nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Tomando como
base los manuales e instructivos que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el
conocimiento mínimo necesario de las actividades que le corresponderá desarrollar dentro del proceso total.

En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementación del nuevo sistema no es responsabilidad del
Analista que tuvo a su cargo la evaluación, los implementadores deben ser los integrantes del área de desarrollo, por lo que la
adecuada capacitación y convencimiento de cada uno de ellos es de suma importancia para lograr establecer quién o quiénes
serán los responsables directos de la ejecución del programa total y de cada una de las etapas que lo integran.

La participación del Analista de Organización & Métodos al momento de poner en práctica sus recomendaciones, constituye
un requisito esencial, ya que su misión no concluye con la formulación de propuestas de mejoramiento y la preparación del
programa de implementación. Deberá estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios durante todo el tiempo que
se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y esporádica al lugar de implementación del
nuevo sistema.

En lo concerniente a la ejecución del programa, la función del Analista de Organización & Métodos es únicamente de asesoría
y asistencia al personal involucrado, quien deberá participar solamente como orientador del Jefe de la Unidad en desarrollo y
del personal que deberá ejecutarlo, durante el proceso de implementación de las recomendaciones hasta que las mismas
funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y las dificultades que puedan surgir en esta fase.

Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por los nuevos métodos de trabajo es
necesario incluir programas de información y orientación sobre la naturaleza, propósito y bondades del nuevo sistema.

Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que no es más que proceder a poner en
operación el nuevo sistema, aplicando el método de implementación que previamente se haya seleccionado, realizando las
actividades programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e instructivos respectivos.

La ejecución del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una
sola metodología para realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar se deberá elegir entre
alguna o varias de los métodos que se describen a continuación:

El método instantáneo
El proyecto piloto
La implementación en paralelo
El método parcial o por aproximaciones sucesivas

Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un gran volumen de operaciones o un número
excesivo de unidades administrativas, el método de implementación instantáneo es el más aconsejable y el más aceptado en
la práctica.

Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por sencillos que sean impliquen
utilización de equipo diferente y desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al cambio.

El método de implementación a través del proyecto piloto consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en tan solo una
parte del total de la organización, con la finalidad de medir su eficacia. Debe entenderse por esto que sólo es posible cuando
existe una relativa semejanza en las condiciones que imperan dentro del área objeto de estudio o de la organización como un
todo.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala reducida, realizando cuantas pruebas sean
necesarias para determinar la validez y efectividad del sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin embargo sus
desventajas no pueden generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es válido para una parte del todo, lo es
también para las partes restantes. Además generalmente al proyecto piloto se destinan recursos fuera de lo normal y
atención especial que no puede ampliarse posteriormente a toda la organización.

Cuando se trata de la implementación de proyectos complejos y riesgosos para la organización, es recomendable utilizar el
método de implementación en paralelo, el cual consiste en la operación simultánea por un período determinado de tiempo
tanto del sistema tradicional como del que se va a implementar. Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear graves
problemas hasta que el nuevo sistema esté funcionando normalmente antes de que se suspenda la operación del anterior.

Este método garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan durante el cambio, ya que cualquier contingencia
puede afrontarse sin precipitaciones, también permite que el personal que se encargará del nuevo sistema pueda
familiarizarse con sus nuevas atribuciones sin la presión de trabajar con la posibilidad de contener errores. Pero su mayor
virtud está en que permite realizar comparaciones de los nuevos métodos contra los métodos tradicionales y verdaderamente
medir su impacto.

El método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas es el más adecuado para implementar sistemas de gran
magnitud y riesgo para la organización, puede afirmarse que para estos casos es el único que permite realizarla con éxito.
Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o pequeñas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar
graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado suficientemente el anterior.

Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que en ocasiones requeriría más tiempo que el previsto
inicialmente. Sin embargo esta aparente desventaja se compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente
controlado.

Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento con el propósito de determinar que los
objetivos del sistema se estén logrando, cerciorarse de que todos sus elementos componentes estén operando
adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas estén
efectivamente descontinuadas.

Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la eficacia de las mejoras implementadas son
sumamente variables de acuerdo a las características particulares del área objeto de estudio, por lo que su recopilación y
análisis debe quedar a criterio del Analista de Organización & Métodos y de los responsables de dar seguimiento y control a
los cambios implementados.

A partir de las observaciones que se realicen y del análisis de la información que se pueda obtener, durante un lapso de
tiempo indefinido se podrán analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el sistema en general.
Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera
precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y
las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente necesarias.

Es recomendable tomar en cuenta que la adopción de medidas correctivas es un evento que surge constantemente ya que en
muchos casos, la solución a un problema particular resulta parcial si no se modifican las causas que lo generan, y estas
pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecución del estudio inicial.

Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el contrario deben ser adaptados constantemente de
acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa. La experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial
atención a la revisión periódica de los sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma
directa a la organización en general.