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(y sus Funciones)
l organigrama de un hotel representa los puestos de trabajo que un hotel necesita para llevar a
cabo sus procesos de trabajo, misión, visión y valores.
Cada hotel, ya sea pequeño, mediano o grande, necesita una estructura organizativa para llevar a
cabo sus operaciones diarias. Se utiliza para ayudar a dividir las tareas, especificar el trabajo para
cada departamento y delegar la autoridad dentro y entre los departamentos.
Por ejemplo, el hotel “NY King” podría conservar todos los departamentos y ascender de 4 a 5
estrellas. O viceversa; descender de 5 a 4 estrellas y mantener todos los departamentos.
El número de departamentos variará dependiendo de los servicios que ofrezca el hotel. Puede que
un hotel de lujo -5estrellas- tenga servicios turísticos para los clientes, gimnasio, piscina, pistas de
tenis, SPA, discoteca… Otro hotel de menos tamaño no tendrá estos servicios adicionales y por
tanto no necesitará tantos empleados, disminuyendo el número de departamentos.
Los puestos superiores más comunes en un hotel son: el director, director de marketing, director
de contabilidad, director de personal, director de ingeniería, director de compras, director de
habitaciones y director de restaurante.
A partir de estos puestos se generan otros que son inferiores aunque no de menos importancia
para cumplir la función principal del hotel; alojar a huéspedes dando la mayor calidad posible,
dependiendo del número de estrellas de cada hotel.
Además del organigrama, tendrá que tener bien definidos los puestos de trabajo en la
“descripción del puesto de trabajo” para que las funciones de cada empleado estén bien
delimitadas. Esto será esencial para la contratación de nuevos empleados y para que cada
empleado sepa qué tiene que hacer.
Por otra parte, hay hoteles que tienen externalizadas las funciones de recursos humanos,
especialmente los hoteles más pequeños y que no forman parte de cadenas hoteleras.
Verifica que cada departamento esté cumpliendo los objetivos planteados, aportando
excelente calidad de servicio.
2- Gerente de ventas
Encontrar clientes.
Presentar a la empresa.
Asistente de Ventas
El objetivo principal de este cargo es apoyar la labor de su superior, el jefe y/o gerente de ventas,
controlar, clasificar y ordenar las ventas realizadas, además de recopilar facturas para llevar un
debido proceso en el orden administrativo.
También debe supervisar que las habitaciones estén limpias, trabajando en estrecha coordinación
con los recepcionistas y amas de llaves.
Es uno de los trabajos más importantes porque tiene a su cargo una cartera de vendedores a los
que debe indicarles que deben hacer.
Es el responsable de lo que cada uno de sus empleados haga, debe saber el movimiento de todas
las cuentas y si se llega a presentar algún inconveniente con ellas debe tomar la responsabilidad
sobre esta.
Debe proveer un índice detallado de los estados de cuentas, tener iniciativa para conseguir
cuentas importantes para su empresa.
De ellos depende el éxito o fracaso de la empresa, es un cargo muy complejo que requiere de un
nivel extremo de compromiso y responsabilidad.
3- Gerente de servicios
Asegurarse de que se esté ofreciendo un alto nivel de calidad y que el negocio esté siendo
rentable.
Administración y finanzas
Es un cargo importante porque tiene a su mando el control de los asuntos administrativos, debe
acordar con el Director General como se distribuirán los asuntos e informarle acerca de las
diferentes etapas y sucesos relativos a los mismos.
Debe administrar los recursos financieros, presupuestos, egresos, gastos e inversiones en conjunto
con las Direcciones y Unidades de la empresa.
Supervisa el manejo de los recursos financieros, coordina los fideicomisos reglamentados por el
gobierno, supervisa los procesos que se relacionan con la administración del personal.
Estrategias de negocios
Como su nombre lo dice, se encarga de crear estrategias y planes para incorporarse en nuevos
mercados y potenciar las fortalezas de la empresa, así como también mejorar la experiencia y
conocimientos de cada integrante de la asociación u organización.
Asigna objetivos a cumplir con respecto a las ventas de acuerdo a los productos y zonas, crear
planes estratégicos para mejorar el éxito de la empresa, estudiar los clientes y locaciones que
pueden resultar más adecuadas para promocionar.
Está encargado de recibir, filtrar y distribuir los diferentes procedimientos y mejoras en cuanto a la
calidad de servicio.
Contraloría y contabilidad
Compras
Puede tratarse de compras para el uso de la empresa como para la reventa y/o materia prima
para la elaboración de sus propios productos.
Planean y dirigen todas las actividades relacionados con la informática y tecnología en la empresa
para la que trabajan.
Determinan las metas empresariales para el diseño de planes para lograr las metas previamente
planteadas.
4- Subgerente
Está encargado de cumplir con todas las labores del gerente cuando éste último se encuentre
ausente.
Por lo general no toma decisiones importantes sin antes consultarlo con el gerente pero si tiene
decisión sobre asuntos rutinarios y comunes que pueden llegar a surgir en el normal
desenvolvimiento del hotel.
Debe estar capacitado con toda la información y conocimientos necesarios para asumir un cargo
tan importante, conocer todas las funciones, al personal, sus tareas, reemplazos, etc.
Además, el conocimiento de las normas legales es algo que no puede faltar para evitar meterse en
problemas con la ley.
Es necesario que resuelva rápido y tenga un plan B para todo en caso de que las cosas no salgan de
acuerdo a lo esperado.
Su trabajo consiste en planear, supervisar y controlar que se lleven a cabo todas y cada una de las
políticas de operación relativas a su área:
Jefe de recepción
Ama de llaves
Este departamento es el que tiene un mayor número de empleados a su cargo en todo el hotel y
se encarga principalmente de la limpieza de todo el establecimiento: tanto de las áreas comunes
del hotel como los pasillos, oficinas, habitaciones, etc.
Se encarga de supervisar la preparación y decoración de cada uno de los platos y bebidas que se
preparan en el área de la cocina del hotel siguiendo las recetas y estándares previamente
establecidos por el hotel.
Asegurar el correcto desenvolvimiento de las funciones de los demás empleados, buen manejo de
insumos, evitar que se desperdicie material, preparar el menú, supervisar el área de los postres,
licores, inventario general, etc.
Responsable ante el gerente del correcto funcionamiento de los servicios que ofrece el
restaurante o cafetería.
Recibe al cliente.
Lo acompaña a la mesa.
Recibe sugerencias.
Despide al comensal.
Se encarga de controlar al personal, crear los menús, vigila el uso racional de las materias primas y
demás bienes, controla la salida y calidad de los platos, determina los horarios de trabajo de los
demás trabajadores a su cargo.
Toma todas las medidas necesarias para mantener y mejorar las condiciones arquitectónicas del
inmueble.
Administración de servicios básicos, apoyar a las áreas que lo integran, resguardar la seguridad del
inmueble y sus ocupantes, operar la comisión de seguridad e higiene.
Jefe de Mantenimiento
Debe solucionar todos los problemas que se presenten en tiempo record para que no se
interrumpa la producción.
Debe organizar y coordinar las órdenes de trabajo de mantenimiento de todo el personal
que se encuentra a su cargo.
Coordina la entrega y recepción de los materiales necesarios para realizar los trabajos de
mantenimiento.
En caso de ser necesario debe Proporcionar capacitación acerca de los equipos, materiales
y herramientas presentes en las instalaciones.
Jefe de seguridad
Inspecciona al equipo.
Jefe de jardinería
Gerente administrativo
Jefe de almacén
Controla las entradas y salidas de todos los materiales, equipos, productos, herramientas y en
general todos los bienes propiedad de la empresa.
Auxiliar contable
Sus labores están relacionadas con las tareas de contabilidad, entre algunas de sus muchas
funciones podemos encontrar:
Manejo de inventarios.
Pago de servicios.
Declaraciones tributarias.
Auxiliar administrativo