Fluxul de activităţi

în firma de exerciţiu
ANEXA B
MICRA
„Succesul în afaceri presupune pregătire, disciplină şi muncă multă. Daca nu eşti
speriat de aceste lucruri oportunităţile sunt foarte mari.”
David Rockefeller

• Constituirea firmei de exerciţiu

• Prezentare succesiune activităţi
• Organizarea activităţii în firma de exerciţiu
 Cum înfiinţăm o firmă de exerciţiu?

1.Culegerea de informaţii O. R. C.

Birouri Notariale Bănci

Constituirea unei
- firme de exerciţiu
-
2.Dezbateri
- Alegerea
Nominalizarea
obiectului de activitate
Stabilirea asociaţiilor
capitalului social

3. Întocmirea documentaţiei de constituire

conform cerinţelor ROCT
 PAŞII DE URMAT PENTRU ÎNFIINŢAREA
UNEI FIRME DE EXERCIŢIU

1. Solicitarea de rezervare a 2. Întocmirea documentaţiei necesare

denumirii firmei de exerciţiu pentru deschiderea contului provizoriu

4. Luarea în primire a documentelor 3. Întocmirea documentaţiei

eliberate de către ROCT în vederea constituirii

DERULAREA ACTIVITĂŢII
ÎN FIRMA DE EXERCIŢIU
DOCUMENTE SPECIFICE ÎNREGISTRĂRII

• Cererea de rezervare denumire Ce obtinem

• Cerere de deschidere de cont
• Fişa cu specimene de semnătură • Certificat de înregistrare
• Foaia de vărsământ pentru capital • Certificat constatator
social • Atribuirea numerelor de cont şi
• Împuternicire pentru depunere confirmarea disponibilului din cont
capital social curent
• Cerere de înregistrare şi autorizare • Chitanţa pentru taxa rezervare
a funcţionării denumire
• Act constitutiv al firmei de • Chitanţa pentru cheltuieli de
exerciţiu constituire
• Declaraţii proprii • Cazier fiscal.
• Declaraţia privind autorizarea
funcţionării
• Dovada sediu – contract de
închiriere
• Cerere de eliberare a cazierului
fiscal
FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIŢIU

Cercetarea pieţei Denumire,

Pregătire
formă juridică,
motto
Prezentare concept Alegerea produsului
şi a branşei
 FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIŢIU
Acţiuni de creare a
firmei si pregatirea
Activitate efectivă pe sectii
documentelor de
Structura administrativă
inregistrare a firmei
si procesul tehnologic

Înregistrare la
Rotatia locurilor
ROCT Intrare pe piaţă
de munca
 Lucrări realizate după înfiinţarea firmei de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing

•Solicitarea de cataloage •Solicitarea unui •Stabilirea Corporate Identity;
pentru materialele de birou, catalog şi a unor •Stabilirea obiectivelor de marketing;
echipamente de birotică, oferte speciale •Elaborarea planului de marketing şi
mobilier, etc de la alte firme de de la serviciul de planificarea activităţilor publicitare;
exerciţiu; marketing;
Solicitarea de cataloage de la firme reale(
•Crearea unei liste pentru •Telemarketing de la firma parteneră sau de la alte firme);
evidenţa furnizorilor; pe baza listei de
clienţi, pentru •Elaborarea unor statistici referitoare la
•Emiterea de comenzi, în clienţi şi mărimea cifrei de afaceri;
vederea aprovizionării cu prezentarea
mijloace fixe sau cu obiecte ofertelor •Evaluarea listei de produse în funcţie de
de inventar, etc; speciale şi cifra de afaceri;
•Înregistrarea comenzilor în eventual a unor •Stabilirea sortimentului;
registrul de evidenţă a bonusuri •Stabilirea condiţiilor de livrare şi plată;
comenzilor; acordate CGA
clienţilor care fac •Stabilirea politicii de preţ;
•Urmărirea livrărilor, cele mai rapide
compararea facturilor cu comenzi. •Analizarea prevederilor legate de protecţia
comenzile, înregistrarea consumatorilor;
facturilor şi transmiterea la •Elaborarea unor oferte noi cu caracter
departamentul contabilitate. general şi special;
 Secretariat Personal Contabilitate

•Elaborarea respectiv preluarea •Construirea dosarelor de •Transmiterea către banca

modelului / viziunii întreprinderii; personal; Roct a fişei cu specimenele
•Stabilirea obiectivelor anuale; •Stabilirea numărului de de semnături;
•Elaborarea unor formulare ore săptamânal şi lunar; •Solicitarea de majorare de
personalizate sau preluarea modelelor •Completarea capital, pentru firmele care
deja existente (hârtie cu antet; modele contractelor individuale se reînfiinţează.
de e-mail; comandă; confirmare de de muncă;
comandă; notă telefonică, etc); •Stabilirea nevoilor de
•Notificarea modificării datelor firmei de instruire / perfecţionare.
exerciţiu către centrala firmelor de
exerciţiu (ROCT);
•Crearea unui dosar care să conţină un
istoric al firmei, departamentele care
compun structura organizatorică,
organigrama firmei şi fişele de post;
•Stabilirea de contacte cu firma
parteneră.
 Lucrări curente în firma de exerciţiu
Achiziţii
•Colectarea şi ordonarea
prospectelor şi cataloage-
lor de la alte firme de exerciţiu;
•Actualizarea continuă a listei
de evidenţă a furnizorilor;
•Redactarea unor cereri de
ofertă la solicitarea conducerii
sau a celorlalte compartimente;
•Verificarea ofertelor primite şi
compararea lor;
•Intocmirea comenzilor
evidenţierea lor într-un registru
de evidenţă a comenzilor;
•Controlarea livrarii
confruntarea cu factura
aferentă;
•Redactarea unor notificări în
situatii de neconformitate ,/
defecte sau urgentarea unor
anumite livrari în caz de
intârzieri la livrare;
•Gestionarea stocurilor din
depozit.
Vânzări Marketing
•Elaborarea ofertelor generale şi a celor •Publicitate pentru
ca răspuns la cererile de ofertă emise de vânzări ;
celelalte firme de exerciţiu; •Promovarea
•Întocmirea avizelor de expediţie, a vânzărilor;
facturilor, şi a confirmărilor de comandă; •Public relations;
•Completarea documentelor de transport •Vânzări
şi transmiterea acestora către personalizate;
transportator; •Atragerea de clienţi
•Supravegherea încasărilor; noi.
•Încasarea sumelor pentru care plata s-a
şi făcut prin card de credit;
•Întocmirea somaţiilor;
•Redactarea scrisorilor de răspuns la
şi notificările de neconformitate şi pentru
mărfurile returnate;
•Discuţii de vânzări;
•Actualizarea listei de clienţi;
•Întocmirea de statistici cu privire la cifra
de afaceri, pe clienţi şi pe produse.
 Secretariat Personal Contabilitate

•Procesarea intrărilor şi ieşirilor de poştă; •Administrarea •Prelucrarea documentelor

•Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme dosarelor de justificative şi înregistrarea
de pe piaţa firmelor de exerciţiu; personal; acestora în contabilitatea
•Folosirea internetului pentru transmiterea •Elaborarea statelor generală a societăţii;
raspunsurilor spre mediul extern al firmei, de plată şi a •Întocmirea registrului de
pentru distribuirea e-mailurilor primite şi fluturaşilor de casă;
căutarea de informaţii; salarii ; •Întocmirea lunară a
•Primirea partenerilor de afaceri şi a balanţei de verificare;
persoanelor externe şcolii, cu ocazia unor •Administrarea •Întocmirea declaraţiilor
întâlniri fixate pentru diverse evenimente; contului bancar privind obligaţiile de plată
•Achiziţionarea şi administrarea materialelor pentru personal; la bugetul statului cât şi a
de birou; •Derularea celor referitoare la
•Administrarea bazei de date de adrese şi cumpărăturilor asigurările sociale cât şi
actualizarea ei continuă; efectuate de pentru şomaj
Întocmirea de procese verbale cu diferite personal. •Efectuarea de analize;
ocazii; •Elaborarea bilanţului
•Utilizarea telefonului şi a faxului şi semestrial şi anual;
stabilirea costurilor aferente; •Efectuarea plăţilor;
•Organizarea arhivei ;
•Reprezentarea conducerii şi administrarea
agendei managerului.
 REALIZAREA ORGANIGRAMEI

CONDUCERE

ASISTENT (Ă)

ACHIZIŢII VÂNZĂRI MARKETING SECRETARIAT CONTABILITATE

 Recrutarea personalului

• Managementul resurselor umane presupune:

§ Recrutarea personalului
§ Administrarea personalului
§ Motivarea angajaţilor
§ Feedback
§ Satisfacţia activităţii
§ Evaluarea activităţii personalului
§ Rotaţia locurilor de muncă

• Sarcini în cadrul managementului resurselor umane:

§ Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, în timp
§ Recrutarea personalului
§ Administrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului
de muncă, instruire, comunicare, motivare
Eliberarea din funcţie a personalului: predare, certificat de evaluare
 Stabilirea necesarului de personal

Necesarul de personal se stabileşte pornind de la organigrama F.E., de la sarcinile şi atribuţiile fiecărui

departament. În firma de exerciţiu se lucrează cu grupa, deci numărul maxim de personal este de 15 elevi.
O structură de personal propusă, având în vedere organigrama şi sarcinile fiecărui departament, ar putea fi:
1. Manager general -1 persoană

2. Asistent manager (secretariat) -1-2 persoane

3. Departamentul achiziţii -1 şef de departament

-1 economist

4. Departamentul vânzări -1 şef de departament

-2 economişti

5. Departamentul marketing -1 şef de departament

-1 economist

6. Departamentul personal -1 şef de departament

-1 economist

7. Departamentul contabilitate -1 şef de departament

-2 economişti
 DESFĂŞURAREA INTERVIULUI
Structura interviului :
 Candidatul intră în încăpere
 Prezentările
 Amabilităţile introductive
 Oferirea de informaţii
 Verificarea elementelor concrete
 Evaluarea capacităţilor;
 Evaluarea personalităţii
 Evaluarea motivaţiei
 Candidatul pune întrebări
 Candidatul este informat despre următoarea etapă a procesului de selecţie şi despre data anunţării rezultatului
 Încheierea interviului; candidatul părăseşte biroul.

Ce trebuie să faceţi
- încercaţi să vă relaxaţi. Nu este bine să fiţi stresat - pregătiţi-vă cu calm pentru interviu
- plecaţi din timp de acasă, pentru a nu întârzia sau a fi stresat că nu ajungeţi la timp
- fiţi îmbrăcat decent şi confortabil
- fiţi amabil, surâzător, sigur pe dumneavoastră
când veţi păşi în birou fiţi calm, stăpân pe dumneavoastră, daţi mâna cu interlocutorul şi aşezaţi-vă confortabil. Trebuie să daţi impresia
că vă simţiţi ca acasă!
Ce nu trebuie să faceţi
- să vă criticaţi foştii patroni
- să vă subestimaţi foştii colegi
- să divulgaţi informaţii importante de la fostul loc de muncă
- să evocaţi problemele dumneavoastră personale pentru a obţine mila interlocutorului
- să intraţi în discuţii politice, sindicale, religioase
- să răspundeţi monosilabic
- să minţiţi
să adoptaţi o atitudine negativă
 DOCUMENTE SPECIFICE
COMPARTIMENTELOR
LIMBI
SECRETARIAT MARKETING APROVIZIONARE CONTABILITATE STRĂINE DESFACERE

Registru Oferte Repertoriu Registru acţionari Bibliotecă Repertoar

corespondenţă Catalog furnizori Registru casă minimală clienţi
Repertoriu Materiale Jurnal cumpărări Facturi Jurnal
telefoane pentru presă Contracte cu Documente de vânzări
Ecusoane Invitaţii furnizorii plată Contracte
Cărţi de vizită Pliante Scadenţar plăţi Registru jurnal de vânzare-
R.O.F. Facturi primite cumpărare
Fluturaşi State de plată cu clienţii
Necesar Broşuri Condiţii de livrare Registru inventar
documente şi plată Scadenţar
Cartea mare plăţi
centralizate pe
departamente Balanţe de Oferte
verificare Facturi
Jurnal
cumpărări Bilanţ contabil emise
Contract de Condiţii de
muncă livrare şi
Fişe de post plată
Dosare Fişa de
personale magazie
 DERULARE TRANZACŢII
aprovizionare
Firma de 1 Firma de
exercitiu “A” exercitiu “B”
Cumparator Furnizor
2
3 5
4
MICRA

1 – Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de

exercitiu prin accesarea paginii MICRA, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta
etc.)
2 – Primirea facturii (intocmirea notei de receptie)
3 – Transmiterea ordinului de plata la MICRA
4 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
 DERULARE TRANZACŢII
vânzare
Firma de
1 Firma de
exercitiu “A” 2 exercitiu “B”
Furnizor 3 Cumpărător

4
5
6
MICRA

1 – Transmiterea oferta
2 – Primirea comenzii
3 – Transmiterea factura
4 - Transmitere ordin de plata catre furnizor
5 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc., in general a unui mesaj
Toate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de
corespondenta comerciala.
Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).
 Descrierea proceselor de achiziţie
1.Emiterea comenzii DEP.
şi înregistrarea
ei în registrul VÂNZĂRI 2.Pregătirea livrării,
de comenzi. emiterea avizului
de expediţie şi a
facturii sau
DEP. numai a facturii.

ACHIZIŢII
3.Primirea bunurilor
în depozit şi confruntarea DEP.
facturii cu
recepţia acestora . CONTABILITATE
4.Înscrierea realizării
livrării în registrul de 5.Înregistrarea facturii 6.Întocmirea ordinului
comenzi şi în evidenţa contabilă, de plată în vederea
certificarea facturii. cantitativ şi valoric şi achitării facturii.
stabilirea
obligaţiei de
plată către furnizor.
 Procesarea unei comenzi

Vânzări 1
2
3
4 Achiziţii

1. Cerere de ofertă
2. Ofertă fermă
3. Comandă
4. Aviz de expediere/comandă