Código: CT-cp-01

CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTRATACIÓN Versión: 6

Vigencia desde: Octubre de 2017

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO: Gestionar los procesos contractuales bajo las modalidades de selección que establece la Ley, acorde con el Plan Anual de Adquisiciones aprobado para cada vigencia en cumplimiento de la misión de la entidad.

ALCANCE DEL PROCESO Comprende las actividades que se realizan a partir de la definición del Plan Anual de Adquisiciones hasta la ejecución y liquidación de los contratos.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y DE CALIDAD 1. Mejorar la cobertura, oportunidad y calidad en la prestación de los servicios misionales.
ASOCIADOS: 2. Fortalecer y articular el modelo de gestión de la entidad para mejorar la prestación de los servicios misionales

RESPONSABLE O LÍDER DEL PROCESO: Profesional de Gestión Área de Contratación TIPOLOGÍA: Apoyo

GLOSARIO
Plan Anual de Adquisiciones (PAA) Instrumento de planificación y de gestión cuya finalidad es contribuir al cumplimiento de las metas y los objetivos de los proyectos de inversión y funcionamiento, a través de la celebración de contratos, de acuerdo con los recursos financieros asignados
para la vigencia.

PROVEEDOR CLIENTE Y/O USUARIO RELACION DE REQUISITOS NORMATIVOS

INSUMOS ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTOS Requisito

Interno Externo INTERNOS EXTERNOS Requisitos MECI
ISO 9001:2015

PLANEAR

Gestión Financiera y Subdirección

- Presupuesto aprobado Definición del Plan Anual de Adquisiciones: Administrativa y
presupuestal
Estructurar el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con el Plan Financiera / Plan Anual de 1.2.1 Planes,
Todos los procesos Ciudadanía 7.1 Recursos
Estratégico, las directrices, necesidades de la Entidad y según Subdireccion de Adquisiciones programas y proyectos
Organismos presupuesto aprobado Planeación, Control y
- Normatividad aplicable
facultados Seguimiento
HACER
Etapa preparatoria
Responsable de
Estudios previos para determinar la necesidad y las especificaciones
requerimiento según Requerimiento de
- - - técnicas del bien o servicio. - - -
Plan Anual de contratación
Elaborar estudio de sector
Adquisiciones
Generar el requerimiento
ETAPA PRECONTRACTUAL
Proyecto de pliegos de
Organismos
Normatividad aplicable condiciones (cuando
facultados
Verificar el cumplimiento de requisitos para dar inicio a la haya lugar)
contratación
Adelantar actividades de verificación de cumplimiento de requisitos
8.4 Control de los
- técnicos y documentales, de acuerdo con la modalidad de contratación. Proveedores
Área de Contratación/ procesos, productos y
Solicitud y generación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. - y/o prestadores
área de presupuesto Convocatorias, avisos o servicios suministrados
Elaboración de documentos requeridos para iniciar proceso contractual de de servicios
invitaciones (cuando externamente
acuerdo a la modalidad (Ej. Resolución de justificación de contratación
directa, certificación de no existir personal en la planta para prestaciones haya lugar)
Todos los Procesos - Estudios Previos de servicios, entre otros)

Documento de respuesta
Proveedores Análisis y respuesta a observaciones Área de Contratación y a observaciones, Pliegos Proveedores
Observaciones (cuando haya
- y/o prestadores Recibir observaciones de proponentes, analizar y evaluar documentos de Responsable de definitivos y acto de - y/o prestadores -
lugar)
de servicios respuestas y generar pliegos definitivos. requerimiento apertura (cuando haya de servicios
lugar)
 PROVEEDOR CLIENTE Y/O USUARIO RELACION DE REQUISITOS NORMATIVOS

INSUMOS ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTOS Requisito

Interno Externo INTERNOS EXTERNOS Requisitos MECI
ISO 9001:2015

Definición del Equipo Evaluador:

Elaborar formato para la conformación del Equipo Evaluador.
Área de Contratación/ Formato de designación
Designar el o los funcionarios que realizarán la verificación de requisitos
Ordenador del Gasto de Comité Evaluador
habilitantes, técnicos, jurídicos y financieros y/o la evaluación económica
(De acuerdo al proceso de selección)

Evaluar propuestas
8.4 Control de los
Proveedores Recibir y evaluar propuestas presentadas por los posibles proveedores o
Equipo Evaluador y Informe de evaluacion . procesos, productos y
- y/o prestadores Propuestas (cuando haya lugar) prestadores de servicios. - -
Comité de Contratación Acta de Comité servicios suministrados
de servicios El Comité de Contratación revisa y analiza las evaluaciones para dar su
externamente
recomendación

Constancia de idoneidad
(Para prestación de
servivios).
Seleccionar el contratista Proveedores
Recibir la recomendación del Comité de Contratación y seleccionar el Ordenador del gasto Resolución de y/o prestadores
contratista. adjudicación (Cuando de servicios
haya lugar)

ETAPA CONTRACTUAL

Contrato (Cuando haya

lugar).
Elaboración de contratos Órdenes de compra del
Perfeccionamiento, legalización ejecución del contrato. SECOP (cuando haya
Área de Contratación/ Proveedores
Solicitud y generación del Registro Presupuestal. lugar)
- - - Ordenador del Gasto/ Todos los procesos y/o prestadores
Aprobación de garantías si hay lugar. Comunicación de
área de presupuesto de servicios
Constitución de fiducias si hay lugar. aceptación de la oferta
Designación del supervisor (Mínima cuantía)
Memorando de
Supervisión

VERIFICAR

8.4 Control de los

Iniciar ejecución y supervisar contratos Supervisores e Bienes y/o servicios .
procesos, productos y
- - - Verificación de cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista y interventores de Informes mensuales de Todos los procesos -
servicios suministrados
por parte del COPNIA en todo el proceso de ejecución del contrato. contratos supervisión
externamente

ETAPA POSCONTRACTUAL
Etapa pos contractual
Supervisor / área de Actas de liquidación y/o
Informe de cumplimiento de las Liquidación del contrato
Todos los Procesos - presupuesto/ Área de terminación y/o informes - -
obligaciones contractuales Validación y liberación de saldos
Contratación finales
Notificación de la liquidación unilateral

FIN ETAPAS CONTRACTUALES

9.1.3 Análisis y
Seguimiento planes de Direccionamiento
evaluación
acción Estratégico
9.3.2 Entradas de la
revisión por la
dirección
Seguimiento al proceso
Direccionamiento Herramientas de control y
- Medición de indicadores Área de Contratación
Estratégico seguimiento
Resultados de auditorías al proceso
 PROVEEDOR CLIENTE Y/O USUARIO RELACION DE REQUISITOS NORMATIVOS

INSUMOS ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTOS 9.1.3 Análisis y

Requisito
Interno Externo INTERNOS EXTERNOS evaluación Requisitos MECI
ISO 9001:2015
9.3.2 Entradas de la
Direccionamiento revisión por la
Desempeño del proceso
Estratégico dirección
Seguimiento al proceso
Direccionamiento Herramientas de control y Seguimiento mapa de Direccionamiento
- Medición de indicadores Área de Contratación
Estratégico seguimiento riesgos Estratégico
Resultados de auditorías al proceso
Cambios que podrían
Direccionamiento
afectar el Sistema de
Estratégico
Gestión

Recomendaciones para Direccionamiento

la mejora Estratégico

ACTUAR

Identificar e implementar mejoras al proceso

Generar mejoras a partir del análisis de los resultados arrojados por las Evaluación de la 2. Componente planes
Evaluación de la Gestión - Informes de auditoría Área de Contratación Plan de mejoramiento 10. Mejora
herramientas de control definidas para el proceso y del ejercicio auditor, Gestión de mejoramiento
entre otros.

DOCUMENTOS DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO INDICADORES DE GESTIÓN RIESGOS PUNTOS DE CONTROL

Ver listado maestro de documentos Ver tabla de retención documental Ver matriz de indicadores de gestión Ver mapa de riesgos
Plan Anual de Adquisiciones
Ver nomograma
Comité de Contratación
Ver listado de documentos de origen externo
SECOP

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN
VERSION ANTERIOR ELABORADO POR VERSION ANTERIOR REVISADO POR MOTIVO DE LA ACTUALIZACIÓN HOJAS A REEMPLAZAR
ANTERIOR
5 Profesional de Gestión del área de Contratación Subdirector Administrativo y Financiero Ajuste a la norma de calidad ISO 9001:2015, eliminación de la norma NTCGP: 1000 y de Desarrollo
3
Administrativo. Ajustes en algunas actividades.

NATALIA ROMAN FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL GLORIA MATILDE TORRES CRUZ RUBÉN DARÍO OCHOA ARBELÁEZ
PROFESIONAL DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CONTRATACIÓN SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SUBDIRECTORA DE PLANEACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DIRECTOR GENERAL
ELABORA REVISA REVISA APRUEBA