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1 Concepto:
2 Otros Conceptos:
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable)
se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en
la empresa". A. Reyes Ponce.
ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.
p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna
manera le restan importancia.
5.1 Ventajas:
5.2 Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual
sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir
el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan
sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en
esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el
"Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia
y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco
conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento
"explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir
su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y
comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también
utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para
comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.
6.3 GENERAL:
Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de
la dirección superior ; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas
de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones
generales.
6.4 ESPECIFICO:
George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe darle a los
empleados información con respecto a la historia de la compañía comienzos,
crecimiento, logros, administración y posición actuales.
Esto lee una vista introspectiva de la tradición y pensamiento de la empresa con la que
está asociado.
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos
y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía,
los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de
la empresa.
Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa. Una política es
una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han
de realizarse las actividades.
Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección.
Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de
organización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan.
Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Las
políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal
directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general,
según convenga a las condiciones locales.
Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaración
de objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política; por ejemplo:
Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber
manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno
sobre políticas generales.
Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una
actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano
responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en
esa actividad.
Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los
procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organización.
Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere
en esta materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de
procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.
Así pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberán contener los
siguientes documentos.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos
que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que intervienen y los
formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones que se le han
asignado.
El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de acción de
la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia.
Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades
que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el
uso de la simbología definida en la sección "Metodología para la integración y
aplicación del diagnóstico en los procedimientos"
Glosarios. Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que contenga los
conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el
cuerpo del manual.
Este análisis abarcará todo el proceso hasta la consecución del producto final.
Por otra parte, resulta importante analizar los volúmenes de trabajo y la frecuencia con
que se realizan los procedimientos para determinar la importancia de los mismos y
sugerir medidas que hagan eficiente su operatividad.
8 CONTENIDO DE MANUALES:
Manual de organización:
1.- Identificación.
2.- Índice
3.- Introducción
3.1.- Objetivo del manual.
3.2.- Ambito de aplicación.
3.3.- Autoridad
3.4.- Como usar el manual.
4.- Directorio.
5.- Antecedentes Históricos.
6.- Base legal (en caso de organismo publico).
7.- Organigrama.
8.- Estructura funcional.
9.- Objetivos de cada unidad orgánica.
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
Estructura Funcional de la Empresa
Concepto
Las empresas cumplen con una serie de funciones.
Ellas son:
Producción
Comercialización
Finanzas
Contabilidad
Personal.
Funciones Sustantivas: Son aquellas que son fundamentales para el desarrollo y logro del
objetivo. Ellas son:
Producción
Comercialización
Funciones de Apoyo: son aquellas que complementan a las Sustantivas pero no dejan de ser
importantes si tenemos presente que la organización es un sistema. Ellas son:
Finanzas
Contabilidad
Personal
Función Producción
Definición.
Podemos definir a la Producción como el conjunto de actividades que tienen relación con la
elaboración de bienes o prestación de servicios.
Tenemos tres factores a tener en cuenta dentro de la producción, ellos son: los recursos
humanos calificados para la tarea así como un equipo de dirección con conocimientos de los
sistemas productivos, los medios de la empresa es decir maquinaria y equipos industriales
acordes con el proceso productivo, instalaciones, y los recursos materiales diversos donde
tendremos que tener en cuenta la energía a utilizar.
Cometidos Generales: tienen que ver con la aplicación del proceso administrativo dentro de
la especificidad de la producción, es decir: Panificar, Organizar, Dirigir, Coordinar y
Controlar las actividades que tienen como fin producir un bien o servicio con el fin de
proyectarlo al mercado.
Cometidos Específicos: los podemos dividir en dos categorías, Diseño del Proceso
Productivo y Diseño del Proceso de Control.
Los mercados actuales son mucho más competitivos y por tanto exigen que las empresas
atiendan las necesidades, preferencias y gustos de los consumidores, haciendo que las
empresas deban considerar en cuanto al producto la forma, la función y la calidad como
factores a tener en cuenta especialmente.
Otra cosa a tener en cuenta y partiendo de la decisión que tomemos en cuanto al tipo de
producción tendremos que efectuar la selección de los equipos de producción. Para ello
tendremos que tener en cuenta dos tipos de factores: los técnicos y los de costos.
Función Comercialización
Definición.
Conjunto de actividades realizadas para canalizar los productos, bienes y/o servicios,
desde el productor al consumidor y/o usuario.
Las actividades básicas que se deben realizar son: compra, venta, almacenaje y transporte,
aunque también tenemos las actividades complementarias, siendo estas: financiación,
absorción del riesgo e información del mercado.
Los cometidos de Gerente de esta función son de dos tipos: generales y específicos.
Cometidos Específicos: consiste en potenciar las ventas aplicando los sistemas de calidad,
con el fin de mantener los clientes actuales y captar las necesidades de los potenciales
para lograr satisfacerlas y convertir a estos en actuales, incentivar las ventas, dar a
conocer nuevos productos, lograr una mayor exposición de los productos. Para ello deben
manejar estratégicamente los elementos de la comercialización o mezcla comercial.
Son aquellos elementos que se van a manejar en la comercialización para el logro del
objetivo. Se le denomina Mezcla Comercial dado que se operan estos elementos de acuerdo
a lo que la organización se proponga como objetivo.
Los elementos son
Precio.
Producto.
Promoción.
Canales de Distribución
Investigación de Mercado.
PRECIO
Es el valor que se le da al producto. Para determinarlo se tendrá que tener en cuenta los
siguientes factores:
Estrategias de Precio
Establecer un precio bajo para un producto nuevo que lancemos al mercado con el fin
lograr una rápida penetración en el mercado.
Establecer un precio alto para un producto nuevo que lancemos al mercado como
producto novedoso o para crear una sensación de calidad
Establecer una reducción de precio de un producto para producir una mayor demanda
Establecer un precio por debajo de la competencia para ganar mercado.
PRODUCTO
Es el bien o servicio que la organización tiene para ofrecer en el mercado, a través del cual
satisface las necesidades cambiantes de los consumidores.
PROMOCIÓN
Comprenden todas aquellas actividades que tiene como finalidad dar conocer el producto,
anunciando sus características y ventajas comparativas adentro del mercado. Dentro de la
promoción encontramos algunas estrategias:
CANALES DE DISTRIBUCIÓN.
Es el camino que lleva al producto desde que sale de la empresa para llegar al consumidor.
Dependiendo de la naturaleza del producto, la ubicación del mercado, los recursos, los
esfuerzos de venta requeridos, el precio, etc., la ruta puede ser simple o compleja.
INVESTIGACIÓN DE MERCADO
Función Finanzas
Concepto.
Es el conjunto de actividades que tiene por objetivo la obtención y uso eficiente de los
recursos financieros necesarios, para el desarrollo de las operaciones de la organización.
· Obtención y Uso de Fondos. Tiene que ver con el establecimiento de las fuentes de
financiamiento y el período en que será necesario contar con los mismos. Los fondos pueden
ser externos, es decir: prestamos bancarios, aportes de los socios, etc.; o internos, como
ser utilidades no distribuidas, fondos de amortización, etc.
· Control Financiero. Es la evaluación que se debe hacer durante todas las etapas del
proceso. Comparando que lo realizado este acorde a lo planificado, y efectuando las
correcciones pertinentes cuando se detecten desviaciones.
Función Contabilidad
Definición.
Informes Contables
Normas Contables
Los estados contables son confeccionados por la empresa y van dirigidos a terceros, es por
ello que se debe contar con normas que faciliten la interpretación de la información
contenida. Para que su función sea útil es necesario que todos conozcan los criterios
seguidos
Proceso Contable
Etapas:
Captación de Datos. Se deben prever los mecanismos que permitan recoger datos sobre:
Compras, ventas, etc. que la empresa haya realizado. Producción de la empresa. Variaciones
de tipo de cambio, normas impositivas, etc.
Procesamiento de Datos. Los datos recogidos deberán ser clasificados, registrados y
almacenados.
Preparación de los Informes. Los datos se deben transformar en información útil y
verificable ajustados a cierta estructura predeterminada.
Función Personal
Concepto
Es el conjunto de actividades que tiene que ver con todo lo concerniente a los recursos
humanos, es decir, el personal que trabaja en la organización.
Cometidos Generales:
Cometidos Específicos:
Formulación de Políticas de Personal
Formulación de Planes y Programas en relación a los RRHH,
Control de los Planes,
Técnicas a Aplicar
Nos encontramos con dos tipos de técnicas, las referidas al Cargo y a las Personas.
a) Reclutamiento, es el proceso por el cual se localizan los trabajadores para cubrir los
puestos de trabajo. Las fuentes de reclutamiento pueden ser internas, constituidas por el
propio personal de la empresa, y las externas, representada por el mercado de trabajo. Los
métodos para efectuar el reclutamiento son a través de anuncios en la presa oral o escrita,
registros existentes en la propia empresa, avisos colocados en la propia empresa o en
lugares públicos, agencias de empleos, sindicatos, etc.
b) Selección, se realiza luego del reclutamiento y se aceptan a aquellos que cumplen con
el perfil demandado por la empresa. Las técnicas que se utilizan para esta etapa son: la
entrevista personal, tests o pruebas psicotécnicas.
g) Bienestar y Seguridad Social: acá esta comprendidos los beneficios como ser,
aguinaldo, salario vacacional, asignación familiar, colonia de vacaciones, etc.