UNIDAD 3: ETAPAS Y DESARROLLO DE UNA

AUDITORIA

Directrices apropiadas para el proceso de

auditorías de los sistemas de gestión para la
calidad, ambiente, seguridad y salud laboral

Aprendizaje Esperado:
- Elaborar un programa de auditoría
-Elaborar una planificación de auditoria
-Elaborar una lista de chequeo para una auditoría de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud laboral
-Elaborar un informe de auditoría de calidad, ambiente, seguridad y salud laboral
 ÍNDICE
Tema 1. Planificación de una Auditoría

1.1 Responsabilidad, criterios y recursos

1.2 Alcance
1.3 Objetivo
1.4 Clientes
1.5 Equipos

Tema 2. Preparación de una Auditoría

2.1 Revisión de la documentación

2.2 Listas de chequeo y verificación
2.3 Hallazgos eventuales

Tema 3. Ejecución de una Auditoría

3.1 Reunión de apertura

3.2 Entrevistas
3.3 Revisión de evidencias
3.4 Fuentes de información de evidencias
3.5 Hallazgos del proceso
3.6 conclusiones y reunión final
 Introducción

A continuación estudiaremos el proceso de auditoria, donde podremos identificar cada uno de los pasos a seguir
para su implementación guiándonos de acuerdo a la norma que establece las directrices para la auditoria de los
sistemas de gestión NCh 19011 esta norma internacional proporciona orientación sobre la gestión de los
programas de auditorias internas o externas de sistemas de gestión, así como dela competencia y evaluación de
los auditores. Está prevista para aplicarla a una amplia gama de usuarios potenciales incluyendo auditores,
organizaciones que estén implementando sistemas de gestión, organizaciones que necesitan realizar auditorias de
sistemas de gestión por razones contractuales, y organizaciones involucradas en la certificación o formación de
auditores.
Tema 1: Planificación de una auditoría

Qué es una Auditoría

"Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas

objetivamente, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría".

1.1 Responsabilidad, criterios y recursos

Responsabilidad : Se debe definir en un procedimiento documentado las responsabilidades y requisitos para

planear y ejecutar las auditorías, para el reporte de resultados y para el mantenimiento de registros.

Criterios: En la definición de los Criterios de auditoría a utilizar se describen las normas, acuerdos, convenios
y compromisos que serán utilizados para determinar si la entidad, programa o proyecto cumple con sus
objetivos y metas Norma ISO - Política, Objetivos, Metas, Estándares - Otros requisitos propios del SGC -
Requisitos Legales y Regulatorios - Otros, por ejemplo, Buenas Prácticas de Manufactura

Recursos: se deben establecer tiempos, cantidad de personas involucradas y posterior al informe de

auditoria generar los recursos económicos, si fuese necesario, para las mejoras del proceso .
1.2 Alcance

En el Alcance se define las entidades, áreas, actividades, componentes, programas o proyectos a ser
revisados en la fase de ejecución. Se debe definir las áreas o componentes a auditar relacionadas con los
objetivos de la auditoría, identificando las actividades, programas, proyectos, procesos, entre otros, que
generan implicaciones ambientales. Se identifican los impactos ambientales significativos y se determina la
muestra preliminar para el programa de inspección y pruebas de campo, dependiendo de las
particularidades de las entidades y en función de los factores de selección tales como: actividades o
servicios cuyos efluentes o emisiones generan contaminación en el ambiente, niveles importantes de
producción e importancia económica.
(Lugares o sitios - Áreas - Procesos - Criterios - requisitos - Período de tiempo )

INVESTIGAR, SEGÚN EL ALCANCE:

- ¿Qué hacen en el área?
- ¿Cuán grande es?
- ¿Qué procesos opera?
- Complejidad de las operaciones.
1.3 Objetivos

¿Que es un objetivo?

En el sentido de causa final, o sea relativo a los fines o propósitos de algún objeto o algún ser o alguna
institución o alguna organización, o bien literalmente, a la doctrina filosófica de las causas finales, o
bien a la atribución de una finalidad u objetivo a un proceso concreto o a una estructura institucional.

Objetivos de la Auditoría

Determinar conformidad.
Determinar funcionamiento.
 Determinar efectividad.
Proveer oportunidad de mejora.
 Asegurar cumplimiento de requisitos legales o regulatorios
1.4 Clientes

Cliente de auditoría: organización o persona que solicita una auditoría.

Usuarios potenciales como auditores, organizaciones que estén implementando sistemas de

gestión, organizaciones que necesitan realizar auditorias de sistemas de gestión por razones
contractuales, y organizaciones involucradas en la certificación o formación de auditores.

¿Cuándo hacer una Auditoría?

 Revisión programada del SGC
 Requerimiento contractual
 Cambios en el SGC
 Problemas de calidad
1.5 Equipos

Definir cuántos auditores participarán, quiénes serán y seleccionar al líder que coordinará el proceso.

 Experto técnico: Persona que proporciona conocimiento específico o experiencia sobre el tema que será
auditado.

NOTAS: (1) Uno de los auditores del equipo es señalado comúnmente como el líder. (2) El equipo auditor puede
incluir auditores en entrenamiento y cuando se requiere, expertos técnicos. (3) El equipo auditor puede ser
acompañado de observadores, los cuales no participan en la auditoría.

Auditor Líder: persona calificada para planificar y hacer seguimiento a una auditoría. Además es capaz de
conformar y manejar un equipo de auditores (seleccionar, capacitar y dirigir al equipo).
El auditor líder, es el jefe del equipo de auditores, siendo responsable:
 Del cumplimiento del programa de auditorías.

 Seleccionar y capacitar a los auditores.

 Preparar y comunicar Plan de Auditoría.

 Presentar las conclusiones sobre la auditoría.

 Revisar el informe de auditoría.

 Monitorear el avance del programa de auditorías

Tema 2: Preparación de una auditoría

2.1 Revisión de la documentación

Es una etapa en la cual el auditor se presenta en la organización para realizar una verificación a los
documentos existentes en el sistema de gestión de la SST y determinar si es:

 Completa (todo el contenido esperado se encuentra en el documento);

 Correcta (el contenido está conforme con otras fuentes confiables tales como normas y regulaciones);
 Consistente (el documento es consistente con sigo mismo y con documentos relacionados);
 Actual (el contenido está actualizado)

Comprender los procesos y las interacciones:

- Identificar el propósito de cada proceso.
- Identificar las entradas.
- Identificar las salidas independientes.
- Establecer el flujo o secuencia de actividades.
- Identificar los recursos usados.
- Identificar qué controles están implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.).
- Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control.
2.2 Listas de chequeo y verificación

Las “listas de control”, “listas de chequeo”, “check-lists” u “hojas de verificación”, son formatos creados
para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos
ordenadamente y de forma sistemática. Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o
productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.Son listados de
preguntas que formulará el auditor al auditado, deben elaborarse considerando los
procedimientos internos y requisitos de la Norma.

VENTAJAS:

 Puede ayudar a optimizar el tiempo.

 Evita tener que confiar únicamente en la memoria.
 Ayuda al auditor, en especial cuando no tiene experiencia, a guiar el orden de
la auditoría

Se debe apuntar los elementos mas relevantes asociados al proceso.

Los usos principales de los checklist son los siguientes:

 Realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y/o deben hacerse las
tareas con un orden establecido.
 Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
 Verificar o examinar artículos.
 Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las causas de los defectos.
 Verificación y análisis de operaciones.
 Recopilar datos para su futuro análisis.

 El checklist se presenta generalmente en forma de preguntas

que se responden de forma binaria: lo tiene o no
lo tiene, está presente o no está presente, aunque también se
pueden dar más de dos opciones de respuesta,
pero siempre de forma cerrada, es decir, salvo que se quiera
habilitar un apartado de comentarios, las
respuestas son sí o no.
2.3 Hallazgos eventuales

 Acción de hallar o conseguir ver o saber dónde está una cosa o persona que se quería obtener o
recuperar.

Hallazgos de la Auditoría: resultados de la evaluación, de la evidencia de la auditoría recopilada, frente a los

criterios de la auditoría.
•Por ejemplo una no conformidad detectada por el no uso de EPP.

Son el resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría:

Por ejemplo, los registros de mediciones de ruido, pueden señalar un nivel de ruido por sobre el máximo
permitido en el decreto 594.
Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad.
Los hallazgos de auditoría pueden indicar también oportunidades de mejora.

Cada empresa certificadora tiene su propia clasificación de hallazgos, lo mas común es categorizarlos en:

No-conformidades.

 Observaciones.

Oportunidades de mejora.
No Conformidad
Una NC requiere de 2 condiciones:
 Debe basarse en el incumplimiento de un requisito:
• De la Norma OHSAS 18001:2007.
• De procedimientos u otros documentos de la organización.
• Requisitos legales.

 Debe ser respaldado por evidencias.

Por ejemplo:
Un vehículo transitando con su revisión técnica vencida (evidencia) incumpliendo la ley de tránsito
(requisito).
Observación
Corresponde a un hallazgo que tiene el potencial de convertirse a futuro en una no
conformidad o incidente (en estos casos, la organización toma acciones destinadas a
evitar, que se pueda producir una no conformidad).

 Ejemplo de observaciones:

• Extintor a punto de “vencer”.

• Mediciones de ruido muy cercanas al valor permitido por el DS Nº 594.

Oportunidad de mejora
Hallazgo en el cual, el auditor presenta una recomendación a la organización, para que
sea analizada e implementada de ser conveniente.

 Ejemplo de oportunidad de mejora:

• Implementar nueva tecnología al proceso productivo.

• Migrar desde un sistema documental impreso (papel) hacia otro en formato electrónico.

La preparación de resultados, corresponde a una reunión en la cual participa todo el

equipo auditor y en la cual se procede a:

 Anotar las cláusulas o requisitos auditados.

 Describir las cláusulas o requisitos conformes.
 Elaborar una lista de los hallazgo que dieron lugar a NC.
 Elaborar un resumen con los resultados de la auditoría (conclusiones de la auditoría).

 Con la información acordada durante la preparación de los resultados, se procede a la reunión de cierre.
Reunión de cierre

 Agradecer la cooperación.
 Presentar nuevamente a los auditores.
 Resumir el alcance de la auditoría.
 Recordar el carácter muestral de la auditoría.
 Reportar la NC, observaciones y oportunidades de mejora detectadas.
 Destacar las buenas prácticas observadas.
 Presentar las conclusiones de la auditoría.
 Invitar a la aclaración de puntos específicos.
 Acordar fecha de entrega del informe de auditoría.
 Una vez terminada la auditoría, cada auditor redacta sus NC y el auditor líder configura el informe
completo.

 Una vez finalizado el informe, debe ser enviado a la gerencia y áreas a la brevedad posible.

El informe de auditoría debe contener las siguientes informaciones:

a. Objetivo de la auditoría con una descripción del alcance.

b. Referencia a las normas, instrucciones, procedimientos y otros documentos utilizados como base para
las evaluaciones.

c. Nombres de los miembros del equipo auditor.

d. Nombres de cualquier otro observador o participante.

e. Relación de las personas que participan en la reunión inicial y de aquellas que fueron contactadas
durante la auditoría.
En general, el auditor debe registrar la siguiente información en una NC:

• Fecha.
• Nombre auditor.
• Nombre auditado.
• Área auditada.
• Requisito bajo incumplimiento.
• Evidencia.
• Cláusula de la Norma OHSAS 18001:2007 aplicable.

 La redacción debe:

 Ser concisa.
 Utilizar lenguaje entendible por el auditado.
 Describir el incumplimiento.
 Incluir evidencia precisa y detallada.
 Ser de fácil entendimiento e impecable ortografía.
Concretamente deben constar 2 aspectos:

1. Requisito bajo incumplimiento: conviene repetir la frase textual del requisito de la norma o de la
documentación del sistema.

2. Debe describirse con detalle la evidencia que respalda la no conformidad.

Se debe hacer un seguimiento para:

• Verificar la implementación de las acciones.

• Chequear el cumplimiento de plazos.

• Analizar la eficacia de las acciones tomadas.

Tema 3 Ejecución de una auditoria

3.1 Reunión de apertura

 Confirmar los objetivos y alcance de la auditoría.

 Presentar al equipo auditor.

 Revisar la secuencia y duración de la auditoría de acuerdo al plan.

 Señalar el carácter muestral de las auditorías.

 Clarificar cualquier duda que tengan los auditados.

 Establecer canales de comunicación.

 Confirmar hora para la reunión de cierre

3.2 Entrevistas
 Debe explicarse inicialmente el propósito de la auditoría.

 Debe mostrarse una actitud positiva.

 Hay que lograr que el auditado se sienta cómodo.

 El entrevistador debe ser amable y diplomático.

 Hay que saber hablar con todos los niveles

Las preguntas:

 Deben dirigirse a la información relevante.

 No deben sugerir respuestas.

 Deben ser formuladas en un lenguaje entendible para el auditado.

Tipos:

Abiertas:
¿podría describir los peligros relacionados con su trabajo?
Cerradas:
¿tiene, si o no, un procedimiento para el manejo de productos inflamables?
“Guiadas”:
Esta área tiene muchos peligros negativos ¿no es cierto?
Clima para la comunicación:
Para anular las anteriores barreras:

 Tranquilice el auditado.
 Explique el propósito de la auditoría.
 Comente acerca de las notas.
 Mantenga el auditado informado de sus hallazgos.
 Siempre mantenga la calma.
 Escuche activamente a su auditado, dele tiempo para que explique, no lo interrumpa.
3.3 Revisión de evidencias
Cuando se revisa la documentación debe tenerse en cuenta :
• Los procedimientos deben cumplir con las exigencias marcadas por la Norma OHSAS 18001:2007 y por la
legislación de la SST.
• Todo aquello que no se diga en la norma o en la documentación, será interpretación de la misma y no un
“debe”.
• Los registros son de gran valor en una auditoría ya que muestran la realidad en cuanto a la implantación
de los procedimientos desarrollados.

 Los registros proporcionan evidencia valiosa respecto del cumplimiento de procedimientos, instructivos y
programas.

 Verificar que los registros estén completos y que contienen información coherente.

 Siempre tomar nota, en la lista de verificación, de los procedimientos, programas y registros observados
(fechas, códigos, nombre y otros datos relevantes).
Fuentes de información de evidencias:
- Observación directa
- Notas
- Registros
3.4 Conclusiones y reunión final
Preparación de resultados
La preparación de resultados, corresponde a una reunión en la cual participa todo el equipo auditor y en la cual
se procede a:

 Anotar las cláusulas o requisitos auditados.

 Describir las cláusulas o requisitos conformes.
 Elaborar una lista de los hallazgo que dieron lugar a NC.
 Elaborar un resumen con los resultados de la auditoría (conclusiones de la auditoría).
Con la información acordada durante la preparación de los resultados, se procede a la reunión de cierre.
Reunión Final
 Agradecer la cooperación.
 Presentar nuevamente a los auditores.
 Resumir el alcance de la auditoría.
 Recordar el carácter muestral de la auditoría.
 Reportar la NC, observaciones y oportunidades de mejora detectadas.
 Destacar las buenas prácticas observadas.
 Presentar las conclusiones de la auditoría.
 Invitar a la aclaración de puntos específicos.
 Acordar fecha de entrega del informe de auditoría.
Las conclusiones de la auditoría, se presentan generalmente, resumiendo las principales fortalezas y
debilidades detectadas.

• Fortaleza: describir brevemente aquel requisito, procedimiento o práctica, que tiene un excelente
nivel de cumplimiento.

• Debilidad: describir brevemente aquel requisito, procedimiento o práctica, que tiene un pobre nivel
de cumplimiento y que requiere por lo tanto una rápida intervención.
 Resumen

La información recopilada en esta presentación será de gran ayuda y guía para entender y
comprender el desarrollo de las auditorias desde su base que es la NCh 19011 que nos
proporciona las directrices para la planificación, elaboración y ejecución de un proceso de
auditoria; como también las responsabilidades de las partes interesadas .
 Información Complementaria

Tipo Nombre Ubicación

Documento NCh 19011/2003 http://www.corporacionloprado.cl/D

ocs/SGC%20control%20y%20mejora/
ISO%2019011%20OF2003.pdf
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