Las funciones en OpenOffice Calc

 ¿Qué es una función?

 Sintaxis básica de una función
 La función SUMA
 El Asistente de funciones
 La función PROMEDIO
 Las funciones MAX y MIN
 La función CONTAR
 Las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI
 Diálogo Lista de funciones
 La función SI

¿Qué es una función?

Debe quedarnos claro que:
 Una función es una expresión que escribimos dentro de una
fórmula; más adelante veremos que OpenOffice Calc nos ofrece
un asistente para que nos ayude a escribirla.
 Esta expresión opera con unos datos que nosotros le indicamos;
esos datos pueden ser valores absolutos, celdas, rangos de celdas
u otras funciones.
 Tras operar los datos nos devuelve un resultado; podemos
imaginar que una vez la función ha calculado el resultado,
desaparece de la fórmula y deja en su lugar el valor que calculó.
 Este resultado lo utilizará la fórmula que la contiene para realizar
el resto de cálculos y finalmente representar en la celda un
resultado final.
Imagina la función como una caja negra a la que entregamos unos datos;
no conocemos cómo los procesa en su interior, pero sí sabemos que devuelve
un resultado y que siempre es correcto.
Sintaxis básica de una función
La sintaxis básica de una función es la siguiente:

NombreFunción ( argumento1 ; argumento2 ... ; argumenton )

 NombreFunción: A una función se la llama (invoca) por su

nombre. Así, tenemos la función SUMA, la función AHORA, la
función REDONDEAR...
 Paréntesis: Tras el nombre se abren y cierran unos paréntesis.
Los paréntesis pueden albergar (o no) en su interior unos datos,
llamados argumentos.
 argumentoi: Algunas funciones no precisan argumentos, como es
el caso de la función AHORA, pero aunque no los precise, es
obligatorio poner los paréntesis. En caso contrario, OpenOffice
Calc no lo reconocerá como función y presentará un error del
tipo #NAME?. Dentro de una fórmula, se escribiría de la siguiente
forma:
=AHORA()
 argumento1; argumento2: La mayoría de las funciones sí precisan
argumentos. Si hay más de uno, los escribimos separamos por un
punto y coma.
Por ejemplo, la función REDONDEAR precisa dos argumentos: el
número que deseamos redondear y el número de decimales al que
redondear. En una fórmula se escribiría de la siguiente forma:
=REDONDEAR(6145,2648;2)
Si el valor a redondear se encontrase en la celda H4 (el primer
argumento), se escribiría de la siguiente forma:
=REDONDEAR(H4;2)
Si el número de decimales al que hay que redondear (el segundo
argumento) se encontrase en la celda H5, se escribiría de la siguiente
forma:
=REDONDEAR(H4;H5)

La función SUMA
La única función que posee un botón propio para ser introducida en una

fórmula es la función SUMA .

Veamos algunas de sus propiedades menos conocidas:
Cuando haces clic sobre el botón OpenOffice Calc introduce de forma
automática una fórmula en la celda, pero no aparece inmediatamente el
resultado. ¿Por qué?

Búsqueda automática del rango de celdas a sumar

Al insertar la función SUMA utilizando el botón , OpenOffice

Calc localiza rápidamente y por proximidad el rango de celdas que supone
quieres sumar, y espera que confirmes su selección, o que en su lugar
selecciones manualmente el rango de celdas a sumar.
 Primero buscará todas aquellas celdas contiguas que contengan
valores numéricos y que estén situados justo por encima de la
celda donde insertamos la fórmula.

 Si no localiza celdas por encima, buscará todas aquellas celdas

contiguas que contengan valores numéricos y que estén situados
justo por la izquierda de la celda.

 Si encontró celdas que sumar, las remarca con un rectángulo azul

que muestra un manejador (pequeño punto) en su extremo inferior
derecho. Como argumento en la función muestra el nombre del
rango de celdas, y queda a la espera esperando nuestras
instrucciones.
  Si no localizó celdas, dejará de buscar; no muestra ningún rango
de celdas como argumento de la función, y queda a la espera de
nuestras instrucciones.

Al quedar esperando nos dice “si no quieres que sume lo que he localizado,
díme qué quieres que sume”; podremos por tanto:
— Validar el rango de celdas que ha encontrado (por ejemplo,
pulsando la tecla

Intro

), o...
— Seleccionar otro rango de celdas a sumar: Tan sencillo como hacer
clic y arrastrar seleccionando las celdas del nuevo rango, que
sustituirá al anterior encontrado, si encontró celdas, o...
— También podremos hacer clic y arrastrar sobre el manejador azul
(pequeño punto del rectángulo) para cambiar el rango de celdas
indicado.

La función SUMA admite hasta 30 argumentos

La función SUMA admite un máximo de 30 argumentos. Éstos pueden ser
valores constantes o referencias a celdas o a rangos de celdas.
Sería perfectamente válida una fórmula como la siguiente:
=SUMA(B4:B200;1500;H8;J14:L22)
La fórmula podemos escribirla directamente en la celda o en la barra de
fórmulas, y calcularía la suma de los valores contenidos en el rango de
celdas B4:B200, más el valor constante 1500, más el valor de la celda H8,
más el valor de todas las celdas del rango J14:L22.

El Asistente de funciones en OpenOffice Calc

El asistente de funciones de OpenOffice Calc te permite introducir

funciones en celdas de modo interactivo.
Para activar el asistente de funciones selecciona la celda (o rango
de celdas) donde deseas insertar la función, y:
 Selecciona desde el menú Insertar > Función..., o...

 Pulsa la combinación de teclas + , o...

  Haz clic sobre el botón Asistente para funciones en
la barra de fórmulas

El asistente muestra el siguiente aspecto:

Vemos en la zona izquierda dos pestañas,

llamadas Funciones y Estructura.
La primera nos permite seleccionar las funciones que deseamos agregar a
las fórmulas; la segunda se utiliza para comprobarlas.
En la pestaña Funciones disponemos de un desplegable
llamado Categoría. Éste permite filtrar la lista de funciones que se presenta
justo debajo. Dispones de las siguientes categorías:
  Último usado: lista de las funciones que has utilizado más
recientemente
 Todos: todas las funciones disponibles
 Base de datos
 Fecha y hora
 Finanzas
 Información
 Lógico
 Matemáticas
 Matriz
 Estadística
 Hoja de cálculo
 Texto
 Add-in o Complemento

La casilla Arreglo (Matriz) especifica que la fórmula insertada en el rango

de celdas seleccionado será una fórmula de matriz.
A la derecha se nos presenta un área en donde se muestra el nombre de la
función seleccionada, su sintaxis y una escueta descripción de la misma.
Justo debajo se muestra el cuadro llamado Fórmula; en éste se irá
escribiendo la fórmula tal y como la vayamos completando con el
asistente. También puedes editarla manualmente desde este cuadro.
Justo encima de este cuadro, a la derecha del diálogo, y en su extremo
superior, se muestran dos cuadros de texto
llamados Resultado y Resultado de la función nos muestran la
evaluación de la función sobre los argumentos que le vamos facilitando.
Finalmente dispones de una línea de botones en donde destacamos los
llamados << Anterior y Siguiente >> que nos permitirán navegar entre
las distintas pantallas del asistente, y si anidamos funciones, por los
distintos niveles de anidamiento.
Veamos a continuación un ejemplo de cómo utilizar el asistente con la
función PROMEDIO.

La función PROMEDIO
La función PROMEDIO de OpenOffice Calc devuelve un valor resultante
de calcular la media de los valores indicados en los argumentos.
Vamos un ejemplo de cómo utilizar el asistente de funciones para insertar
esta función en una fórmula de una celda.
 Haz clic en la celda donde deseas que se muestre el promedio
calculado y activa el asistente de funciones.
 Puedes llamar al Asistente de funciones pulsando la combinación

de teclas +

 En el diálogo Asistente de función selecciona la

categoría Estadística.
 Selecciona la función PROMEDIO haciendo doble clic sobre su
nombre, y observa la zona derecha del diálogo.

Información y ayuda de la función

El asistente muestra información acerca de su sintaxis y de los argumentos
(flecha naranja); vemos que PROMEDIO precisa argumentos numéricos,
admite hasta un total de 30 como máximo, y requiere al menos uno.
Dado que todavía no le hemos especificado de qué datos tiene que calcular
el promedio, es normal que como resultado se presente un mensaje de error
(flechas rojas)
Observa el cuadro Fórmula, donde el asistente ya ha escrito la función y
espera que introduzcamos los argumentos (flecha azul). Los argumentos los
introduciremos en la zona marcada por la flecha verde. Observa que cada
vez que haces clic en uno de los argumentos, la ayuda mostrada te dará
información sobre el argumento requerido.
También puedes hacer clic sobre Ayuda . Te mostrará ayuda sobre la
función, o sobre las funciones de la categoría elegida, entre las que se
encontrará la función elegida.

Completar los argumentos

La barra de desplazamiento situado a la derecha (flecha morada) nos
permite navegar entre los diferentes argumentos indicados.
Si deseas introducir un valor constante puedes hacerlo en el cuadro de
edición (flechas amarillas). Puedes teclear directamente un valor constante,
o una referencia relativa, rango, absoluta o mixta. Son admitidos también
nombres de celdas y de rangos.
Si no quieres escribir puedes también directamente hacer clic sobre la celda
o seleccionar el rango de celdas; Calc incorporará su referencia relativa al
cuadro de edición.

Si el diálogo te oculta la hoja de cálculo, puedes temporalmente reducirlo

haciendo clic sobre Seleccionar . El diálogo se reducirá a una línea como
se muestra en la imagen junto estas líneas. Selecciona la celda o rango y
haz clic sobre Maximizar para restaurar la ventana del asistente.

Insertar otra función como argumento

El botón situado en la línea de cada argumento nos permite introducir
otra función como argumento. Veremos en qué consiste en el
apartado Anidar funciones.

Finalizar la edición de la fórmula con el asistente

Una vez indicados los rangos de celdas de los que quieres calcular el
promedio, haz clic sobre Aceptar .

Las funciones MAX y MIN

Las funciones MAX y MIN (sin acento) devuelven respectivamente
el mayor valor o el menor valor de una lista de valores formada por los
argumentos facilitados. Al igual que la función PROMEDIO, permiten hasta
30 argumentos.

La función CONTAR
La función CONTAR de OpenOffice Calc cuenta cuántos valores de la lista
de argumentos son números.

Las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI

Éstas funciones evalúan si un grupo de celdas cumplen una determinada
condición, en cuyo caso, cuentan o suman (respectivamente) el rango de
celdas indicado.
 La función SUMAR.SI precisa tres argumentos:
 Área: Es el rango de celdas que deseas evaluar. Por ejemplo, rango
de celdas que contienen el nombre de la provincia.
 Criterios: es el criterio que ha de cumplirse. Por ejemplo
“VALENCIA” para evaluar si la provincia es igual a “VALENCIA” o
“>=VALENCIA” para provincias con nombre mayor o igual a
“VALENCIA”. Puede ser la referencia a una celda donde escribir el
valor (por ejemplo, D13).
 Área de suma: Son las celdas que deben de sumarse si se cumple
el criterio. Este argumento es opcional, y no es necesario
completarlo si coincide con Área. En caso contrario, hay que
indicar el rango de celdas a sumar.

 La función CONTAR.SI sigue la misma mecánica, pero requiere un

argumento menos, ya que no precisa del Área de suma.
El diálogo Lista de funciones
La Lista de funciones es un diálogo flotante que presenta un selector de
categorías y una lista de funciones de forma similar a la del asistente de
funciones. Puede quedar flotante sobre la hoja o puedes anclarla en los
márgenes del área de trabajo de OpenOffice Calc.

Muestra un pequeña descripción de la función seleccionada. Haciendo doble

clic sobre el nombre de la función, la integra en la celda seleccionada.
Puedes invocar la lista de funciones desde el menú Insertar > Lista de
funciones.

Lista de funciones desde el panel lateral

Desde la versión 4.0 que integra el nuevo panel lateral dispones de esta lista
integrada en el propio panel.
Para activarlo haz clic sobre la ficha Funciones. Sigue el mismo
comportamiento que el panel flotante Lista de funciones.
La función SI
La función SI de OpenOffice Calc evalúa si se cumple o no una
determinada condición, devolviendo un valor u otro a la celda que contiene
la fórmula.
Esta característica única la hace preciosa para la toma de decisiones en
una hoja de cálculo.

Los argumentos que maneja son:

 Prueba_lógica: Es la condición que se tiene que evaluar. Por
ejemplo, si una determinada celda contiene un valor, o es mayor o
menor que un determinado valor o que otra celda. Por ejemplo,
podemos evaluar si una celda que contiene la nota de un examen
es mayor o igual que 5.
 Valor_si_verdadero: En el caso de que la prueba lógica de como
resultado VERDADERO, en este argumento especificaremos el
valor que presentará la celda que alberga la fórmula. Por ejemplo,
podríamos escribir el texto “Apto” para el caso de que se cumpla la
condición.
 Valor_si_falso: En el caso contrario –no se cumple la condición y
la prueba lógica da como resultado FALSO– en este argumento
especificaremos el valor que presentará la celda que alberga la
fórmula. Por ejemplo, podríamos escribir el texto “No apto” para el
caso de que no se cumpla la condición.
Referencias

http://wiki.open-office.es/

http://www.aulaclic.es/openoffice/