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“Diseño del sistema de gestión en seguridad y control basado en la norma ISO 28000

para la empresa transportadora de carga terrestre Prakxon Logística”

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE


INGENIERÍA INDUSTRIAL.

María Margarita Reales Carreño


Autora del trabajo de grado

Ing. Juan Bernardo Merino


Director

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA


FACULTAD DE INGENIERÍA

Bogotá D.C., Colombia


Abril 22 de 2013

1
Este trabajo está dedicado a Dios, que es el Dueño de toda la gloria por haberme
permitido llegar hasta acá, a mis papás Rafael David Reales y Yoleth Magaly
Carreño por apoyarme con amor en medio de las dificultades que he tenido en
estos últimos años, a mis hermanos Julieta, David y Luis Felipe por siempre
confiar en mí, a mi profesor Juan Bernardo por su permanente guía y a mi
universidad “Pontificia Universidad Javeriana” por brindarme tantos recursos
para poder formarme como profesional integral y sentir el orgullo de decir “soy
javeriana”

2
CONTENIDO
Pag.

GLOSARIO ................................................................................................................... 8
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 10
1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................ 10
2. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS-PRAKXON LOGÌSTICA. .................................... 21
3. MATRIZ DE RIESGOS .......................................................................................... 36
3.1 IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS .................................. 36
3.2 ANÁLISIS DE RIESGOS Y VULNERABILIDAD ................................................... 37
3.3 DISEÑO DE LA MATRIZ DE RIESGOS ............................................................... 38
8.5 CONCLUSIONES ................................................................................................ 48
3.6 RECOMENDACIONES ........................................................................................ 49
4. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN BASADO EN LA NORMA ISO 28000 PARA
PRAKXON LOGÍSTICA .............................................................................................. 52
4.1 POLÍTICA DE SEGURIDAD................................................................................. 52
4.2 REDEFINICIÓN DE PROCESOS ........................................................................ 54
4.3 NUEVOS PROCESOS PARA INCLUIR ............................................................... 60
4.4 PROCESO DE AUDITORIA INTERNA ................................................................ 66
5. ANÁLISIS COSTO BENEFICIO ............................................................................. 74
CONCLUSIONES ....................................................................................................... 79
RECOMENDACIONES ............................................................................................... 80
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................... 82
ANEXOS..................................................................................................................... 81

3
LISTA DE TABLAS

Pag.

Tabla 1. Identificación de los requerimientos de la norma ISO 28000. 30


Tabla 2. Matriz de riesgos 1. 36
Tabla 3. Probabilidad 1 38
Tabla 4. Matriz de riesgos 2 40
Tabla 5. Probabilidad 2 42
Tabla 7. Matriz evaluación potencial de riesgo 44
Tabla. 8. Inversión requerida 72
Tabla 9. Costos del proyecto 73
Tabla 10. Estimación de incremento de ventas 74
Tabla. 12. Flujo de caja 74
Tabla 13. VPN 75
Tabla 14. TIR 75

4
LISTA DE FIGURAS

Pag.

Figura 1. Diagrama de flujo General: …………………………………………………... 21


Figura 2. Diagrama de flujo Mercadeo …………………………………………………...22
Figura 3. Diagrama de Flujo Operaciones ……………………………………………….24
Figura 4. Diagrama de Flujo Legal ………………………………………………………..30
Figura 5. Diagrama de flujo Finanzas ………………………………………………….…31
Figura 6. Mapa de procesos……………………….……………………………………….53
Figura 7. Diagrama de flujo proceso de auditoría interna ……………………………...66
Figura 8. Mejora continua ISO 28000……………………………………………….…...69
Figura 9. Fases ISO 28000 ………………………………………………………………..70

5
INTRODUCCIÓN

El objetivo de este trabajo es demostrar que con herramientas de la ingeniería


industrial se puede estructurar un sistema de gestión de seguridad y control basado en
la norma ISO 28000 para que la empresa transportadora de carga terrestre “Prakxon
Logística” logre mitigar los riesgos asociados a su operación.
Con la implementación del sistema de gestión de seguridad se puede lograr una
mejora sustancial en los procesos críticos, estratégicos y operativos o tácticos, y se
espera que Prakxon Logística después de implementarlo, esté en capacidad de
determinar qué operaciones preventivas deben llevarse a cabo, con qué medios y
recursos cuentan y deben contar y en qué medida se deben ejecutar con el fin de
apuntarle siempre a la mejora continua en sus operaciones.

La identificación, análisis y evaluación de los riesgos le permite saber a la


organización:

 La situación real en la que se encuentra en cuanto a sus riesgos y su


protección, las vulnerabilidades, riesgos y amenazas existentes
relacionados con la seguridad en cada proceso.
 La clasificación de los riesgos de acuerdo a su impacto y su probabilidad de
ocurrencia.
 El impacto económico que pueden generarle los riesgos a Prakxon Logística
según su naturaleza y consecuencias asociadas.
 Planes de acción y recomendaciones para cada clasificación de los riesgos.

De la evaluación de los procesos y los riesgos de Prakxon Logística se obtendrá la


información necesaria para:
 Establecer los objetivos para la gestión de la seguridad.
 Definir los requisitos para el diseño, la especificación y la implantación.
 Establecer los programas de gestión de la seguridad.
 Identificar y dimensionar los recursos necesarios.
 Determinar y desarrollar los controles operacionales.
 Identificar las necesidades de formación y capacitación.

Las principales ventajas de la certificación en ISO 28000 son:


 Garantizar que se llevan a cabo operaciones para el control de los riesgos y la
implantación de medidas que las pueden disminuir.
 Certificar por una empresa de auditoría ISO, que el sistema de gestión de la
seguridad de la cadena de suministro de la organización se lleva bajo los
estándares internacionales establecidos en la norma ISO 28000.

6
 Poder comunicar a clientes o usuarios, autoridades e inversores la
implantación del sistema de gestión de la seguridad y utilizarlo como
herramienta competitiva y diferencial.
 Aportar un valor añadido y diferencial para la organización en las operaciones o
actividades industriales o comerciales.

En resumen, la implantación, tendrá como consecuencia la especial mejora de la


seguridad en la cadena logística de la empresa, convirtiéndose así en un modelo para
las demás empresas del sector.

Los elementos básicos y fundamentales a tener en cuenta para el correcto desarrollo e


implementación de la norma son entre otros:
 Requisitos generales
 Política de seguridad
 Identificación y Evaluación de los riesgos
 Implementación de la norma
 Auditoría y acciones correctivas

Entre los principales beneficios de la implementación de la norma, podrían destacarse


algunos como: la reducción de los riesgos al verificar que empresas y entidades
cumplen con los requerimientos internacionales de seguridad de la cadena de
suministro, la mejora y aseguramiento de la calidad y el control del productor, la
integración de las normas existentes de seguridad relacionadas principalmente con el
transporte en un sistema de gestión unificado, el facilitar las importaciones y la gestión
de documentación en las aduanas y la implementación de metodología en la gestión y
trazabilidad de las infraestructuras críticas.
Es interesante tener en cuenta, los objetivos relacionados como el enfoque
económico, para la organización del servicio de transporte, la ubicación y el tipo de
mercancías a transportar, con el fin de que la empresa brinde un servicio óptimo, en
cuanto a llevar carga de origen a destino en el mismo estado en que se la entregaron,
(seguridad de la Carga), la coordinación de su recepción, rastreo y entrega y en
algunos casos, la realización de trámites de aduana en caso de ser requerido.

7
GLOSARIO

AEO: Optimización de eficiencia de activos.

BASC: Business Alliance for Secure Commerce. Es una alianza empresarial


internacional que promueve un comercio seguro en cooperación con gobiernos y
organismos internacionales.

FLETE: El término puede hacer referencia al precio del alquiler de transporte, a la


carga que se transporta o al vehículo utilizado.

LA NORMA BASC: Esta norma constituye un marco general para la implementación


del Sistema de gestión en control y seguridad, con la cual las organizaciones
Utilizando una metodología de procesos, planearan, implementaran, verificaran y
tomaran las acciones necesarias en procura de mejorar su sistema de gestión en
control y seguridad de una manera eficaz.

MATRIZ DE RIESGOS: Es una herramienta de control y de gestión que es utilizada


para identificar procesos y definir su criticidad de acuerdo a la probabilidad de
ocurrencia y al impacto o consecuencia asociada.

NORMA NTC ISO 28000:2008: Esta norma busca la seguridad en la cadena de


suministro de una empresa con actividad logística. Puede ser aplicad aen
organizaciones pequeñas, mediana so grandes.

OUTSOURCING DE CARGA: En la actualidad, el Outsourcing de trasporte es la mejor


solución del mercado, diferenciándose de otros modelos, por permitir al usuario poder
tercerizar completamente el servicio y acceder de forma casi inmediata, al uso de uno
o más vehículos, por un tiempo determinado sin contratos a largo plazo. Brinda:
Asistencia y desarrollo integral en tercerización de procesos.

RUNT: Registro Único Nacional de Transito.

SAQUEO: Es la toma o apoderamiento de bienes ajenos por la fuerza.

HURTO: Apoderamiento de un bien ajeno pero sin utilizar la fuerza.

AVERÍA: Daño o deterioro en algún tipo de mercancía que impide la utilización de la


misma.

GPS: Sistema de rastreo y monitoreo de forma satelital para vehículos, personas o


cosas.

RIESGO: Es la vulnerabilidad que se tiene a la ocurrencia de un evento asociado a


consecuencias negativas.

PELIGRO: Posibilidad de ocurrencia de un acto dañino.

8
INCIDENTE: Es un suceso que inesperadamente puede afectar el desarrollo de una
empresa, proyecto o negocio sin estar necesariamente directamente relacionado o
asociado con ello. El incidente puede dar lugar a un accidente.

ACCIDENTE: algo que sucede de forma inesperada y sin intención y que genera
muerte, enfermedad, lesión o daño a un ser vivo o a una cosa.

CARGA: Mercancía que el cliente necesita transportar y que la empresa


transportadora movilizará con los recursos previamente planeados y establecidos y
bajo una negociación previamente acordada.

PLAENACIÓN: Determinar objetivos de un negocio, empresa o acción a realizar y


gestionar recursos para alcanzarlos de forma eficaz. Esto se hace antes de iniciar
cualquier proceso.

DOCUMENTACIÓN: conjunto de documentos de carácter oficial, auditable que sirve


para soportar o acreditar una información.

CLIENTE: Es quien accede al servicio por medio de una negociación técnica y


financiera con un proveedor.

FORMATO: Información o procedimiento de un sistema de gestión que debe tener un


objetivo claro y debe ser diligenciado.

REGISTRO: Es el formato debidamente diligenciado que servirá como evidencia de


algo y es de utilidad en el sistema de gestión para realizar los análisis asociados.

DISEÑO: Es un bosquejo de forma mental o material que se realiza previo a la


producción de algo.

REMESA: Documento que contiene la información del cliente, de la carga a


transportar y las condiciones de la negociación. Es el soporte para cobrarle al cliente.

MANIFIESTO: Documento que contiene la información cualitativa y técnica del


vehículo, del conductor y del administrados o tenedor del vehículo. Documento por
medio del cual el conductor le cobra a la empresa transportadora de carga, su servicio
prestado.

POLIGRAFO: Es un instrumento utilizado como detector de mentiras que mide y


analiza la veracidad de la información proporcionada por una persona y arroja
resultados según los requerimientos del cliente que contrata el servicio.

AUDITORÍA: Es un proceso cuya función es revisar, analizar y evaluar el sistema de


gestión, con el fin de certificarlo bajo la norma ISO 28000 enfocándolo siempre a una
mejora continua.

VPN: Valor presente Neto.

TIR: Tasa Interna de Retorno.

9
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES

El transporte, es llevar carga de origen, a destino en el mismo estado en que me la


entregaron, bajo unas condiciones previamente acordadas.

1
En el transporte de carga por carretera, participan principalmente tres tipos de
actores: generadores de carga, empresas de transporte y transportadores. El
generador de carga, es quien es dueño de la mercancía susceptible de ser
transportada. Éste utiliza los servicios de una empresa de transporte, cuya actividad
no se restringe al traslado mismo de la mercancía, pues involucra también la
seguridad de la Carga, la coordinación de su recepción y entrega y, eventualmente, la
realización de trámites de aduana. En general, las empresas de transporte no utilizan
vehículos propios, sino que contratan los servicios de transportadores, a los que les
pagan unos “fletes” por transportar la mercancía, que les ha sido entregada por los
generadores de carga. Este sector, engloba no uno, Sino dos mercados: aquel en el
que las empresas de transporte “compran” el servicio de los transportadores y aquel
en el que los generadores de carga, contratan a la empresa.

2
En los últimos años, el comportamiento del transporte de carga por carretera, ha
estado marcado por un acelerado crecimiento del parque automotor y un
estancamiento de los Fletes al transportador, producto de la mayor competencia.
Resulta evidente, que esta situación, afecta de forma importante a los transportadores,
previamente establecidos. En esta perspectiva, desde mediados de la década de los
noventa, las asociaciones gremiales, que representan a los dueños de los camiones,
empezaron a demandar protección por parte del gobierno.

La normatividad, que regula el sector se ha caracterizado por una alta inestabilidad,


como se concluye del estudio de su evolución histórica. En efecto, resulta frecuente,
que una misma Norma sea creada, reformada y eliminada en cortos espacios de
tiempo. Un ejemplo ilustrativo, es el de la tarjeta de operación, documento de
transporte, que se crea mediante Decreto en 1992, se reglamenta durante 1993 y se
elimina en 1997, porque cumplía las mismas funciones, que otro documento vigente,
aunque la inestabilidad normativa, es en ocasiones resultado del deseo de actualizar
la legislación colombiana, atendiendo a las tendencias internacionales, los cambios
frecuentes de la legislación, afectan negativamente su claridad, exactitud y

1
Consultado en www.mintransporte.gov.co
2
Consultado en http://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DEE/Archivos_Economia/105.pdf

10
transparencia. Este fenómeno, tiene efectos perversos sobre los incentivos y las
decisiones de los agentes Económicos. Adicionalmente, los procesos mismos de
estudio, expedición, modificación, derogación y promulgación de normas, implican una
serie de costos, que afectan a toda la economía.

Otra falencia importante, en materia de regulación, es la falta de seriedad en la


aplicación de la normatividad. No solamente, hay laxitud en la exigencia de
cumplimiento de las normas, por parte de los particulares, sino que los organismos
estatales mismos, suelen ignorar las condiciones a las que los somete la ley. Un
ejemplo interesante de esta situación, se observa, en el sucesivo aplazamiento de los
plazos otorgados al comité de reposición y regulación del parque automotor, para
entregar su evaluación del comportamiento de la oferta vehicular.

También resulta preocupante, la evidente influencia de los grupos de presión


(Agrupaciones gremiales principalmente) sobre la normatividad. Es nocivo permitir,
que los intereses de Grupos de presión específicos, primen de forma sistemática, en el
diseño de la regulación, entre otras razones, porque lo que beneficia a un grupo, por lo
general daña a otro. En Colombia, la acción de intereses privados, ha tenido grandes
efectos en la normatividad, como se observa en la reglamentación de pesos máximos
vehiculares, la designación de Miembros del Comité de reposición y regulación del
parque automotor y la adopción de controles de fletes.

Por último, debe mencionarse, que un estudio de la normatividad del transporte


Internacional, deja la impresión de que ésta no satisface la pretensión, de
homogeneizar las diferentes legislaciones. La situación es más grave, cuando se
consideran las denuncias de los transportadores, quienes encuentran que las
autoridades, que controlan el tráfico automotor, no cumplen las pocas normas, que
armonizan la legislación de los países andinos.

Por otra parte, esta normatividad es compleja y no se vislumbran lineamientos claros y


facilitadores de las relaciones económicas internacionales. Esta situación, es un
importante obstáculo, para el éxito del proceso de integración; en la unión Europea,
por ejemplo, la existencia de facilidades, para el transporte internacional por carretera,
ha facilitado el crecimiento de los volúmenes de comercio.

La ley Impide, que los propietarios de la carga, contraten directamente con los dueños
de los camiones, cuando éstos no conformen una empresa formal. La razón de lo
anterior, es que el transportador como tal, no está obligado a asumir
responsabilidades, relacionadas con la seguridad de la carga y con el pago de algunos
impuestos, que como el de Industria y Comercio, se causan en la actividad
empresarial de transporte, pero no en la posesión y uso de un vehículo.

11
La enorme importancia del sector transporte, para la economía colombiana es
innegable. Su contribución al PIB, se acerca al 7%, aporta alrededor del 7.6% de las
exportaciones y se destaca por su participación en el uso de factores; según la Matriz
de contabilidad social, En 1994, el 10% de la remuneración al capital urbano y el 32%
de la remuneración al trabajo no calificado, se dieron en el transporte. En
concordancia con lo anterior, el sector ha mostrado, ser un dinámico generador de
empleo, lo que se refleja en el hecho de que, hacia finales de 1998, absorbía el 7.3%
del total de los ocupados.

El transporte, se destacó en la década de los 70, como un sector de dinámico


comportamiento, cuyas tasas anuales de crecimiento, superaban el promedio de la
economía. Durante los años 80, la situación se revirtió, y el sector creció a tasas
inferiores a las del agregado. Aunque el transporte, no ha vuelto a mostrarse como
jalonador de crecimiento económico, lo que fue dos décadas atrás, la brecha de
crecimiento entre el sector y el resto de la economía, se ha reducido durante los 90.

En cuanto al desempeño específico del modo carretero, debe mencionarse que sus
tasas de crecimiento, han mostrado una dinámica más volátil que la del total del sector
transporte.

No obstante lo anterior, la productividad del transporte por carretera, ha mostrado


tendencias claras durante las últimas décadas, en efecto, se puede observar, cómo
esta variable creció de forma lenta, pero relativamente estable, hasta la década de
1990, en la que empezó a mostrar mayor volatilidad. A pesar de un salto positivo en
1991 y 1992, la productividad, ha venido decayendo desde 1993.

En el análisis del sector, resulta importante identificar las magnitudes y características


de la oferta y la demanda de transporte en el país, pues éstas pueden dar luces
acerca del nivel de competencia en el sector. Los datos más confiables al respecto,
provienen de los sistemas de información del Ministerio de Transporte, en los cuales la
oferta se define, como la capacidad total de carga, que pueden ofrecer los vehículos
de más de dos toneladas. Esa capacidad, enfrenta una demanda potencial,
conformada por todos los productos susceptibles de ser trasladados, tanto de origen
nacional como importados.

La relación entre la demanda potencial de transporte y la capacidad ofrecida, permite


deducir el número de viajes que, en promedio, debería hacer cada camión al año para
satisfacer la demanda: 88.84 viajes, es decir, 7.4 recorridos mensuales por vehículo.
En 1997, se movilizó el 84% de la demanda potencial de transporte (casi 90.000
Toneladas), con un promedio de 4.9, recorridos al mes por vehículo. Esta observación,
parece indicar, que aún hay espacio para incrementar la movilización de carga. En
otras palabras, la capacidad de carga, es suficiente para atender la demanda, pero sus
niveles de utilización, pueden incrementarse, para movilizar de forma efectiva el total
de la demanda potencial.

12
En los últimos años, se ha venido asistiendo a un cambio, en el entorno económico,
marcado por la liberalización de la economía y por la globalización de los mercados.
Ello ha supuesto, una mayor facilidad y aumento en el intercambio de bienes y
servicios, poniendo de relieve, la importancia del transporte en ese nuevo escenario.
Colombia y sus sectores estratégicos de actividad económica, ya están inmersos en
dicho entorno, vendiendo sus productos en mercados globales, considerando la
exportación, como la línea estratégica, para la mejora de resultados y obtención de
metas propuestas. Esa situación, es la que confiere al transporte por carretera, una
gran importancia, como garante de la internacionalización de la economía nacional.
Colombia, forma parte de este nuevo entorno económico, participando en el mercado
ampliado, siendo los destinos de las mercancías de exportación, que tienen su origen
en el país, en gran medida hacia los países de Centro y Suramérica. El transporte por
carretera, experimenta tasas de crecimiento positivas, dado el desarrollo económico
del país, en el que los servicios son responsables, de una mayor generación de valor
agregado, siendo uno de los más importantes el de transporte.

1.1.1 Empresas de transporte de carga año 2010. En primer lugar, está Bogotá con
el 34.1% (682 empresas), aquí se concentra el mayor número de empresas de carga,
porque en esta zona se genera aproximadamente el 28% de la producción nacional, y
cerca del 35% de las transacciones de comercio exterior de mercancías del país. Con
las de Cundinamarca serían 745 empresas. Sigue Antioquia con 13.9% (279
empresas) y luego Valle del Cauca con el 9.7% (195 empresas).3

1.1.2 Riesgos asociados al transporte de carga terrestre. Una empresa de


transporte de carga terrestre, está expuesta a ciertos riesgos que comprometen su
patrimonio y que se derivan de la naturaleza de la prestación del servicio, (una
empresa de transporte de carga, debe responder por la carga que transporta y al
exponerse la carga, la empresa tiene comprometido su patrimonio) tales como:

Riesgos por el entorno

 Daños por agua lluvia o de mar


 Condensación
 Alta humedad
 Inundación o drenajes inadecuados
 Cambios de temperatura
 Contaminación (olores o sustancias incompatibles)
Estos riesgos que se corren al transportar una carga debido a los cambios del
entorno, no se pueden eliminar, pero si se pueden mitigar.

 Riesgos por manipulación

 Rotura

3
Consultado en http://www.mintransporte.gov.co- Informe sectorial 2011

13
 Derrame o aplastamiento
 Almacenamiento inadecuado
 Negligencia o inexperiencia en el manejo.
 Equipo inadecuado o en mal estado.

Para este tipo de riesgo es necesario tomar medidas de control por parte de la
empresa de transporte, quien es la única responsable en garantizar que esto no
ocurra. Para ello existen medidas basadas en normas de seguridad que explicaremos
con detalle el cuerpo de este trabajo.

 Riesgos en el transporte

 Falta de estabilidad de la carga que hace que se mueva o balancee.


 Vibraciones, saltos, huecos, choques, etc.
 Turbulencias
 Riesgos por contaminación o fuego generado por incompatibilidad de las
cargas
 Impacto contra muelles de cargue
 Aceleración frenado
 Hurto y saqueo.

Estos riesgos afectan enormemente la seguridad de la carga transportada y están


asociados al estado de las carreteras, la prudencia del conductor y los sistemas de
control y monitoreo de la carga para evitar ser robada, Estos, al igual que los riesgos
anteriormente nombrados, también pueden mitigarse aplicando normas de seguridad
que disminuyan las probabilidades de falla en la operación de transporte de carga
terrestre.

Hay otros riesgos relacionados con la inseguridad de los puestos de control, donde
normalmente operan otro tipo de negocios y no hay medidas de seguridad para que el
conductor se registre mientras el carro con la carga permanezcan seguros.4 Por lo
anterior, este trabajo se centrará en el diseño de un sistema de seguridad y control
que permita la mitigación de los riesgos anteriormente citados.

Todas las empresas de transporte de carga terrestre se ven implicadas directamente


en dichos riesgos. Aunque hablar de eliminar los riesgos en esta operación es
imposible, es necesario aplicar todas las medidas existentes para garantizar la
seguridad en esta operación, mitigando la mayor cantidad de riesgos posibles.

SU CARGA, realizó un estudio acerca del riesgo de transportar carga en Colombia en


Enero de 2011, en el cuál tomó como base cuál estudio a más de 200.000 despachos
monitoreados, de más de 150 agencias de carga, 23.000 generadores de carga y 186
transportadores que hizo “ su carga ltda.” Se obtuvieron los siguientes datos:
4
Consultado en http://www.su-carga.com.

14
El 85% de los siniestros son AVERIAS.
El 75% de las AVERIAS son de origen desconocido y el 25% son accidentes de
transporte.
El 12% de los siniestros son SAQUEOS5 (robo del bulto).
El 3% de los siniestros son FALTA DE ENTREGA (robo del bulto).
En Colombia hay un promedio de 2-3 averías gruesas requiere de un glosario por
año.
Evaluando los rangos de valor de las cargas, el rango más difícil de resultado es entre
$150 millones y $300 millones, con una siniestralidad del 100%.
En la vía Buenaventura- Bogotá (que tienen el 55% de las movilizaciones de carga de
importación) su frecuencia es igual a la media. Las zonas de riesgo más importantes
son la entrada a Bogotá y Loboguerrero.
En la vía Costa Atlántica- Medellín. (Que tienen el 8% de las movilizaciones de carga
de importación) su frecuencia de pérdidas es 8% más alta que la media. Toda la vía es
de alto riesgo, en especial por robo.
En la vía Costa Atlántica- Bogotá (que tienen el 40% de las movilizaciones de carga de
importación) su frecuencia de pérdidas es 23% más alta que la media nacional. Las
zonas de riesgo son Bosconia y La Dorada.
En la vía Buenaventura- Medellín (que tiene el 5% de las movilizaciones de carga de
importación) su frecuencia de pérdidas es menos que la media. Las zonas de riesgo
son Lobo guerrero y las zonas urbanas aledañas.
El 33% de los despachos corresponden al transporte multimodal, marítimo y
TERRESTRE. El 41% de las primas de seguro son generadas por despachos
marítimos con trayectos terrestres. La frecuencia de pérdida es 60% más alta que el
promedio nacional y la siniestralidad es la misma que el promedio nacional.

EL TRANSPORTE TERRESTRE EN COLOMBIA es el 14% de los despachos. El 18%


de las primas de seguro son generadas por despachos terrestres. El 8 % de los
siniestros son en despachos terrestres. La frecuencia de pérdidas es 26% más baja
que el promedio Nacional. La siniestralidad es 17%.
El transporte urbano es el 3% de los despachos. El 3% de las primas de seguro son
generadas por despachos urbanos. El 7 % de los siniestros son en despachos
urbanos. La frecuencia de pérdidas es 60% más baja que el promedio Nacional.6 La
siniestralidad es 100%.

5
SAQUEOS: es un robo en forma alevosa y premeditada.
FALTA DE ENTREGA: La mercancía que se supone debería llegar, no llega por razones
diferentes a un saqueo. Ejemplo: una diferencia en documentos, mermas propias de la
naturaleza de la carga.
6
Se observa un dato que no tiene mucha lógica con respecto a la siniestralidad del 100% pero
así se encontró en la fuente.

15
El tipo de mercancía transportada comúnmente es la siguiente:

 Computadores, partes y accesorios: El 7% de las primas de seguro son


generadas por computadores. El 5% de los siniestros son computadores. La
frecuencia de pérdidas es 100% más alta que el promedio nacional. La
siniestralidad es 270%.
 Maquinaria, Herramientas y repuestos: El 32% de las primas de seguro son
generadas por despachos de maquinaria. El 17% de los siniestros son en
despachos de maquinaria. La frecuencia de pérdidas es el doble del promedio
nacional. La siniestralidad es 30%.
 Equipos eléctricos y electrónicos: El 6%de las primas de seguro son equipos
eléctricos. El 7% de los siniestros son de equipos eléctricos. La frecuencia de
pérdidas es 20% más alta que el promedio nacional. La siniestralidad es 16%.
 Electrodomésticos: son el 2% de los despachos. El 14% de las primas de
seguro son electrodomésticos. El 14% de los siniestros son electrodomésticos.
La frecuencia de pérdidas es 20% más alta que el promedio nacional. La
siniestralidad es 30%.
 Muebles, oficinas, maderas: son el 7% de los despachos. El 3%de las primas
de seguro son muebles o maderas. El 9% de los siniestros son en muebles. La
frecuencia de pérdidas es 130% más alta que el promedio nacional. La
siniestralidad es 182%.
 Productos químicos: son el 3% de los despachos. El 2% de las primas de
seguro son productos químicos. El 8% de los siniestros son productos
químicos. La frecuencia de pérdidas es 250% más alta que el promedio
nacional. La siniestralidad es 76%.

PRAKXON

7
PRAKXON es una empresa conformada por un equipo de profesionales de prestigio
en cadena logística y manufactura, que a partir del año 2010 se consolidan como una
sola organización bajo el nombre de Prakxon, uniendo una experiencia de más de 330
proyectos de logística en 10 países. Provienen de distintas empresas de consultoría
especialistas en diferentes ámbitos, lo cual permite tener una visión holística de las
organizaciones. Proporcionan soluciones factibles a los problemas planteados por sus
clientes en la cadena logística y procesos afines, para contribuir al logro de sus
objetivos de negocio. Hace aproximadamente 2 años nace “Prakxon Logística
Colombia” como una nueva idea de negocio. Esta nueva idea de negocio empieza
cuando dos socios de Prakxon Consultoría compran Outsourcing Carga (una empresa
de transporte de carga terrestre, habilitada por el ministerio de transporte), cambiando
la razón social de esta por “Prakxon Logística”. La idea de este negocio consiste
entonces en demostrar lo que se dice en la consultoría, es decir, no sólo quedarse en
la idea de aconsejar a otras empresas en cuanto a mejoras en sus operaciones, sino

7
Consultado en http://www.prakxon.com/?page_id=48

16
ejecutar dicho consejo para mostrar resultados y de esta forma apalancar ambos
negocios.

NORMA DE SEGURIDAD BASC

8
World BASC Organization, Inc, es una es una entidad sin ánimo de lucro liderada por
el Sector empresarial y apoyada por Aduanas y Organismos Internacionales, cuya
misión es Facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y
administración de Estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la
cadena logística del Comercio internacional. Uno de sus principales objetivos y
responsabilidades es la normalización y estandarización en control y seguridad,
aplicable a la cadena logística del comercio internacional, que contribuyan a la
facilitación y agilización del comercio, por lo tanto, World BASC Organization, Inc.
actualiza la Norma BASC como resultado de una evaluación y principalmente de la
experiencia surgida de su aplicación en los diferentes sectores que participan en el
comercio internacional, como por ejemplo el sector del transporte.

La Norma BASC, está diseñada de forma tal que su contenido sea totalmente
comprensible, permitiendo que el sistema de Gestión sea aplicable a las
organizaciones que hoy día participan en actividades de comercio internacional,
buscando demostrar conformidad con todos y cada uno de los requisitos que se
determinan tanto en la norma como en los estándares BASC y en otro tipo de
programas de seguridad que hoy día han sido establecidos por diferentes entidades
internacionales tales como el Marco de estándares de la organización mundial de
aduanas ( Framework of Standards), el Código de Protección de buques e
instalaciones portuarias emitido por la Organización marítima Internacional, el
programa customs Ttade partnership against terrorism ( C-TPAT) del Buró de aduanas
y protección fronteriza de los Estados Unidos y algunos otros programas existentes.
Esta norma constituye un marco general para la implementación del Sistema de
gestión en control y seguridad BASC, con la cual las organizaciones Utilizando una
metodología de procesos, planearan, implementaran, verificaran y tomaran las
acciones necesarias en procura de mejorar su sistema de gestión en control y
seguridad de una manera eficaz.

La seguridad no depende del azar. Las organizaciones deben dar la misma


importancia al Logro de estándares altos de gestión en control y seguridad, que dan a
otros aspectos de sus actividades empresariales. Esto exige adoptar una propuesta
estructurada para la identificación de los peligros y la evaluación y control de los
riesgos relacionados con el Trabajo.
Esta norma está destinada a ayudar a las organizaciones en el desarrollo de una
propuesta de gestión en control y seguridad, que proteja a los empleados y otras
personas cuya seguridad puedan verse afectada por sus actividades. Muchas de las
características de una administración efectiva no se pueden distinguir de las prácticas

8
Consultado en la norma de seguridad BASC

17
propuestas de administración de calidad y excelencia empresarial. Estas directrices se
basan en los principios generales de buena administración y están diseñadas para
favorecer la integración de los Sistemas de Gestión.

Esta norma establece requisitos y da información sobre:


A) El desarrollo de sistemas de gestión en control y seguridad;
B) La interrelación con otras normas, códigos sobre sistemas de administración y
gestión empresarial.

La norma está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todos los tamaños,
independientemente de la naturaleza de sus actividades. Está previsto que su
aplicación sea proporcional a las circunstancias y necesidades de cada organización
particular.

NORMA ISO 28000

9
ISO 28000, nace basándose en la BASC, anteriormente mencionada, pero siendo
esta nueva norma ISO 28000, más potente y brindando también las mismas garantías
para la empresa que quiera certificarse bajo esta normatividad. ISO 28000 fue
desarrollada específicamente para las empresas y organizaciones que administran las
operaciones de la cadena de suministro.

La norma detalla los requisitos para un sistema de gestión de la seguridad, incluidos


los aspectos críticos que garantizan la seguridad de la cadena de suministro, como;
aspectos financieros, manufactura, gestión de la información, instalaciones de
embalaje, el almacenamiento y la transferencia de mercancías entre los sitios a través
de diversos medios de transporte. La Gestión de la seguridad está ligada a muchos
otros aspectos de la gestión empresarial. Estos deben considerar otros directamente,
siempre y cuando tengan un impacto en la gestión de la seguridad, incluyendo el
transporte de estas mercancías a lo largo de la cadena de suministro. ISO 28000 es
aplicable a todos los tamaños de organizaciones, desde pequeñas hasta
multinacionales, en la industria manufacturera, servicios, almacenamiento o transporte,
en cualquier etapa de la cadena de producción o de suministro que desea: establecer,
implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de seguridad; asegurar el
cumplimiento de la política de gestión de seguridad y demostrar dicha conformidad a
las partes involucradas.

ISO 28000 integra el enfoque basado en procesos de sistema de las normas ISO 9001
& 14001, incluyendo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y el requisito para la
mejora continua, así como los elementos de gestión de riesgos de la ISO 14001.

9
Consultado en la norma ISO 28000

18
Si bien la norma ISO 28000 puede ser implementada por su cuenta, está diseñada
para ser totalmente compatible con la norma ISO 9001 & 14001. Las empresas que ya
están utilizando estos sistemas de gestión pueden ser capaces de utilizarlos como
base para desarrollar el sistema de gestión de seguridad basado en ISO 28000.

Para las organizaciones que trabajan en el sector de logística y distribución, la


certificación ISO 28000 les proporciona un marco valioso, ayudándoles a minimizar el
riesgo de incidentes de seguridad y a conseguir entregas “justo a tiempo”.

PRAKXON LOGÍSTICA Y SU PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA


ISO 28000

Pese a que existen dos normas de seguridad, Prakxon logística se quiere basar sobre
la norma ISO 28000 porque:

 La norma ISO 28000 aún no ha sido implementada por ninguna otra empresa
en el país.
 La organización ISO es una sociedad mucho más seria y respetada que el
BASC, razón por la cual Prakxon se ha interesado en implantar una norma de
ese estilo.

(Anexo, se encuentran las normas BASC e ISO 28000)

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Puede la ingeniería industrial, plantear cuál debe ser el diseño del sistema de gestión
en seguridad y control basado en la norma ISO 28000, que la empresa transportadora
de carga terrestre Prakxon Logística, pueda implementar para minimizar los riesgos
asociados a su operación? Dicho de otra forma, puede la aplicación de esta norma,
realmente minimizar los riesgos asociados a la operación de Prakxon Loìstica?

OBJETIVO GENERAL

Diseñar el sistema de gestión en seguridad y control basado en la norma ISO 28000


que la empresa transportadora de carga terrestre Prakxon Logística, debería
implementar con el fin de minimizar los riesgos asociados a su operación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Analizar los procesos y la situación actual de la empresa transportadora de


carga terrestre Prakxon Logística, con el fin de conocer su estructura y
funcionamiento en los procesos que puedan ser afectados por los diferentes
riesgos inherentes a la operación.

19
 Identificar los requerimientos de la norma ISO 28000 para determinar de qué
forma se deben aplicar en los procesos de Prakxon Logística y determinar la
brecha de los mismos frente a la norma.
 Identificar los riesgos asociados a la operación para priorizarlos y orientar el
sistema de gestión en seguridad y control a su mitigación.
 Analizar financieramente el proyecto, para identificar los costos asociados al
desarrollo del mismo y los beneficios que este traería de tal forma que se
evalúe su viabilidad.

20
2. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS-PRAKXON LOGÌSTICA.

Figura 1. Diagrama de flujo General:

 MACROPROCESO: MERCADEO

El proceso de mercadeo en PRAKXON LOGÍSTICA Consiste en hacer una


investigación de las empresas que están dentro del focus de PRAKXON, es decir,
empresas cuya necesidad sea transportar carga masiva a nivel local o nacional. Una
vez se tengan los datos de estas empresas, se pasa a buscar citas para hacerles una

21
presentación del servicio y el diferenciador de PRAKXON LOGÍSTICA con respecto al
resto de competidores.
La idea en esta presentación comercial es convencer al cliente de que el servicio de
transporte no se trata únicamente de garantizar seguridad, este es sólo un paso del
proceso, la idea es mostrarles una cadena logística estructurada, se les garantiza una
excelente relación y respuesta con posibles soluciones en caso de problemas. El valor
agregado se muestra con la parte de consultoría que si el cliente desea, puede tener y
es la ventaja que da tener expertos gerenciando la operación.

Una vez se logre convencer al cliente de negociar con PRAKXON LOGÍSTICA, se


programan visitas periódicas para hacer seguimiento del servicio prestado y asimismo
darles la importancia y el respeto que tienen como cliente.
Figura 2 Diagrama de flujo mercadeo

Fuente: Autora

PROCESOS
1. PLANEACIÓN DE MERCADEO Y VENTAS

DESCRIPCIÓN:
En este paso, se estudian los posibles clientes en el mercado con las características
requeridas por PRAKXON logística, se identifica el tipo de carga que PRAKXON
LOGÍSTIC puede transportar y posteriormente una vez se tengan identificados dichos
clientes, se procede a planear las estrategias para llegarles de acuerdo a sus

22
necesidades y a las ventajas que tiene PRAKXON LOGÍSTICA sobre los
competidores. Es en este paso donde se segmenta el mercado y se contacta a los
clientes potenciales con el fin de obtener citas para presentar la empresa y sus
capacidades y asimismo poder identificar la necesidad puntual del cliente y los
recursos necesarios para ejecutar la operación de transporte de forma correcta de
acuerdo al su requerimiento. Estos clientes potenciales deben ser aquellas empresas
que tengan una necesidad de transportar carga masiva de forma terrestre ya sea a
nivel local (Bogotá) ó a nivel nacional (por las diferentes rutas de Colombia).
2. VISITAR A CLIENTES POTENCIALES

DESCRIPCIÓN:
El objetivo de la primera visita al cliente es dar a conocer la empresa, sus ventajas y
capacidades y establecer el contacto para requerimientos específicos que se
presenten en la empresa del cliente. Es esta la oportunidad para brindar toda la
información competitiva de PRAKXON LOGÍSTICA a los clientes. Este no es el único
contacto que se tiene con el cliente potencial, después de esta primera visita se hacen
llamadas de seguimiento, con el fin de identificar oportunidades de negocio.
3. NEGOCIAR CON EL CLIENTE

DESCRIPCIÓN:
En el caso de que se presente un requerimiento de transporte de carga por parte del
cliente y se establezca el contacto con PRAKXON LOGÍSTICA, se procede a negociar
según los precios del mercado, el requerimiento del cliente en cuanto a tipo de carga a
transportar, tiempo en que necesita que sea transportada, ruta en que se debe
transportar, disponibilidad de carros y conductores en el mercado para realizar el
trabajo, etc. Es en este cierre de negocios donde puede existen 2 posibilidades, que le
den a PRAKXON LOGÍSTICA carga para transportar y se proceda a planear la
operación como tal ó que aborten el tema ya sea porque no se llegó a ningún acuerdo
con el cliente o porque el tipo de servicio requerido PRAKXON LOGÍSTICA no puede
ejecutarlo o no le es viable.

4. SEGUIMIENTO

DESCRIPCIÓN:
El proceso de venta no acaba en el cierre de negocios, ya que al ser una empresa que
vende el concepto de servicio de transporte de carga terrestre, debe hacerle
seguimiento a toda la operación y en caso de que se presente un problema, es el
equipo de Mercadeo el encargado de poner la cara y mejorar la planeación para evitar
cometer los mismos errores y mejorar continuamente el servicio. Para ello se hacen
visitas periódicas a los clientes, con el fin de conocer su concepto acerca de la
operación ejecutada por PRAKXON LOGÍSTICA, mantener el contacto para otras
necesidades que se presenten y siempre buscar una mejora en la calidad del servicio.

23
 MACROPROCESO: OPERACIONES

Siendo PRAKXON LOGÍSTICA una empresa de servicio de transporte de carga


terrestre, es el proceso operativo quizá el más importante, ya que desglosa una serie
de pasos que tienen que efectuarse para poder cumplirle al cliente con el servicio
previamente negociado. El transporte de carga terrestre empieza con la planeación de
recursos necesarios para ejecutar dicho transporte y desencadena toda una cadena
logística que debe finalizar en la satisfacción del cliente con el servicio prestado. La
operación de transporte de carga terrestre, tiene implícitos muchos riesgos en cada
paso, es por ello que debe ejecutarse de forma segura y de acuerdo a lo descrito a
continuación.
Figura 3 Diagrama de Flujo Operaciones

Fuente: Autora

24
PROCESOS:
1. PLANEAR LA OPERACIÓN

DESCRIPCIÒN
Cuando el área de mercadeo cierra un negocio, ya empieza la planeación en el área
de operaciones. Dicha planeación consiste en definir de acuerdo al tipo de servicio
solicitado, los recursos necesarios para ejecutar correctamente la operación que fue
contratada. Al hablar de recursos, se quiere hacer referencia a las personas
involucradas, tipo de carro requerido para transportar la carga del cliente, el dinero
para llevar a cabo la operación, etc. De acuerdo al tipo de servicio requerido (con
cuadrilla, sin cuadrilla, con patios, sin patios, con manipulación de la carga o sin
manipulación de la carga, con escolta o sin escolta, etc.) que es bastante variable, se
deben establecer las responsabilidades de las partes y empezar a buscar los recursos
necesarios para la operación. Mientras en el siguiente paso se busca el vehículo y el
conductor adecuado para la operación, el gerente logístico debe asegurarse que las
otras variables en juego estén siendo atendidas. Esto es: negociar previamente con
patios, cuadrillas, contenedores, etc. Por si llegase a ser necesitado un servicio con
estos requerimientos, también encargarse de obtener los permisos necesarios
vigentes para realizar la operación.

2. CONSULTAR EN BASES DE DATOS LOS VEHÍCULOS DISPONIBLES EN


EL MERCADO

DESCRIPCIÒN
Una vez se tenga clara la necesidad del cliente, el acto a seguir es encontrar el
vehículo adecuado para poder realizar el servicio correctamente, para ello, se hace
una investigación en el mercado de la oferta de vehículos con las características
requeridas. Después de que dicha investigación arroje sus resultados, se procede a
negociar con el administrador o tenedor del vehículo que conviene utilizar para la
operación contratada.
3. NEGOCIAR CON EL TENEDOR O ADMINISTRADOR DEL VEHÍCULO

DESCRIPCIÓN
Este proceso se hace de acuerdo a la cantidad de oferta y demanda de vehículos en el
mercado. Consiste en llegar a un arreglo económico con el dueño o administrador del
vehículo y con el conductor. Se les explica la forma de pago, el porcentaje de anticipo
para realizar el viaje y las condiciones en que deben ejecutar el servicio, incluidas las
multas en que pueden incurrir. Si ambas partes llegan a un arreglo, se procede a
enviar la información al departamento de Seguridad para verificar antecedentes del
vehículo, el propietario, el conductor y el administrador del mismo.

25
4. VERIFICAR ANTECEDENTES DEL VEHÍCULO, DEL CONDUCTOR Y DEL
PROPIETARIO

DESCRIPCIÓN:
Este proceso se maneja de forma tercerizada a través de una empresa llamada
“Critical Cargos”, quien se encarga de verificar las huellas de la licencia del conductor,
comprobándola con las huellas de su documento de identificación, verifican también si
el vehículo y/o el conductor tienen multas mayores a $3.000.000, si es así
inmediatamente estos son clasificados como “no aptos” para ejecutar el servicio. Si no
tienen multas, proceden a verificar el RUT y que el conductor esté registrado en el
RUNT (Registro Único Nacional De Tránsito). Todo este proceso tarda
aproximadamente 20 minutos. Para que este servicio sea tan eficaz, internamente en
Critical Cargo siguen un proceso ya establecido con sus respectivas variables o
recursos como son: personas expertas, tecnologías adecuadas, permisos para realizar
su trabajo de forma correcta, etc. Ellos proceden de acuerdo al requerimiento de
PRAKXON LOGÍSTICA que a su vez depende del requerimiento puntual del cliente y
del tipo de seguimiento que quiere que se le haga a su carga.
5. CREAR EL VEHÍCULO EN EL SYSTRAM

DESCRIPCIÓN
El SYSTRAM es el sistema donde registra la documentación, planillas, datos de
vehículos y conductores. Una vez el vehículo y el conductor fueron aprobados por el
departamento de seguridad, se procede a “crearlos” en el SYSTRAM, esto hace
referencia a documentar todas las características del vehículo, sus antecedentes, toda
la información del conductor, del propietario y del tenedor o administrador del vehículo.
Esto se hace para ir alimentando este sistema como una base de datos para
posteriores requerimientos, aunque cada vez que se haga una negociación con un
cliente así el vehículo y el conductor estén ya creados en el sistema, se deben verificar
los antecedentes para evitar riesgos.
6. LLENAR EL FORMATO DE HOJA DE VIDA DEL CONDUCTOR.

DESCRIPCIÓN
Antes de que empiece el servicio negociado con el conductor, éste debe llenar un
formato de hoja de vida donde debe escribir nombre y número telefónico de la esposa
o de un contacto permanente con él, debe suministrar 3 referencias de empresas para
las que hayan cargado más de 1 viaje (preferiblemente más de 4 viajes o si han sido
menos, pero la carga que transportaron era de alto riesgo, también se acepta), y 3
referencias personales. Todo esto por seguridad y para tener opciones para localizarlo
en caso que se pierda la comunicación con él durante el viaje. Si el conductor no se
comunica como debe durante del viaje y tampoco lo hace con su persona de contacto,
la operación entra en señal de alerta, porque posiblemente pudo haber surgido algún
problema y se deben dar los avisos pertinentes al departamento de seguridad para
que contacten a la policía de carretera.

26
7. GENERAR ANTICIPO PARA EL CONDUCTOR

DESCRIPCIÓN
Se debe acordar con el conductor la forma en la que prefiere que se le de el anticipo
(60% del valor acordado) ya sea por cheque, por transferencia bancaria, en efectivo o
a través de alguna empresa de giros. Preferiblemente debe hacerse en cheque. Esta
cantidad se le da al conductor como anticipo para los gastos durante el viaje y para
que pueda llevar a cabo la operación negociada sin ninguna demora por no tener
disponibilidad de dinero.
8. GENERAR EL DESPACHO

DESCRIPCIÓN
El despacho de solicitud del servicio está conformado por las siguientes actividades:
dar una serie de instrucciones al conductor y generar documentos de soporte (la
remesa y el manifiesto). La remesa es el documento donde se describe la mercancía a
transportar, las condiciones en que se hizo la negociación con el cliente y algunas
observaciones hechas por el conductor al momento de cargar; este es el soporte de
entrega de mercancía con el que PRAKXON LOGÍSTICA le cobra al cliente en el
tiempo acordado una vez se realice el servicio y el conductor debe asegurarse que la
firmen cuando la reciben en el lugar de destino.
El manifiesto es un documento que contiene todos los datos del vehículo, del
conductor y el número de remesa. Con este documento, el conductor le cobra a
PRAKXON LOGÍSTICA su servicio. Este manifiesto lleva consigo un “anexo al
manifiesto” que son todas las multas que se le pueden llegar a generar por
incumplimiento.
Es indispensable que el conductor tenga a la mano estos documentos antes de iniciar
el viaje. Por esto, el debe pasar por ellos a las oficinas de PRAKXON LOGÍSTICA
antes de iniciar el viaje y en caso que no haya tiempo para ello, se les envía al correo
electrónico para que lo imprima y lo lleve consigo.
9. ASEGURAR LOS RIESGOS DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
TRANSPORTE:

DESCRIPCIÓN
Los seguros, se manejan de forma tercerizada a través de una empresa corredora de
seguros llamada VERTICE, quienes se encargan de tramitar las diferentes pólizas
requeridas en la empresa. A continuación se describen las diferentes pólizas que se
manejan en PRAKXON LOGÍSTICA con las respectivas aseguradoras:
Póliza de Responsabilidad Civil Contractual: Esta póliza se maneja a través de
CHUBB DE COLOMBIA y cubre el riesgo de la prestación del servicio de transporte.
Es una póliza que debe tener el transportador como tal, en este caso PRAKXON
LOGÍSTICA. Esta póliza va atada a una serie de restricciones que clasifican el riesgo
de la carga según la siniestralidad y de acuerdo a dicha clasificación hay también una
serie de instrucciones para ejecutar el servicio; en el caso de no cumplir con las
instrucciones hechas, la compañía aseguradora no asume la responsabilidad en caso
de un siniestro.

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Póliza de mercancías: Esta póliza también se maneja con CHUBB DE COLOMBIA y
cubre la carga como tal. En la mayoría de los casos, el cliente tiene asegurada su
carga, pero en el caso de no tener este seguro, PRAKXON LOGÍSTICA les vende la
póliza a través de CHUBB DE COLOMBIA. Esta póliza cubre la carga y al igual que la
póliza de Responsabilidad Civil, también va atada a una serie de restricciones y
clasificaciones de riesgo con respecto a la carga.
Lo aconsejable es interrelacionar ambas pólizas y sus restricciones e instrucciones y al
momento de ejecutar la operación, hacerlo de acuerdo a la más estricta para cubrir de
forma segura tanto la operación como la carga.
Por otro lado en PRAKXON LOGÍSTICA también se maneja una póliza de
Responsabilidad Civil por daños a terceros y otra por accidentes personales, que el
conductor debe tener ya sea porque PRAKXON LOGÍSTICA se la venda o porque él la
tenga con anterioridad. Estas pólizas cubren todos los daños a terceros o accidentes
que tenga el conductor mientras realiza la operación de transporte. Es indispensable
estar amparado con esta póliza, por eso de manera obligatoria se le exige al conductor
para cubrir la operación.

10. CARGAR EL VEHÍCULO.

DESCRIPCIÓN
Antes de cargar el vehículo como tal, el conductor debe asegurarse de recibir la
mercancía completa y en las condiciones acordadas con el cliente, para comprobar el
estado de la misma, en caso de presentarse alguna irregularidad, es necesario hacer
un registro fotográfico de la carga antes de iniciar el viaje y escribir sus observaciones
en la remesa, las cuales deben firmales en el punto de carga. Después de esto y con
los cuidados necesarios de acuerdo al tipo de carga, se procede a cargar el vehículo si
el servicio contratado por el cliente incluye la manipulación de la carga por parte del
conductor y si la responsabilidad de PRAKXON LOGÍSTICA empieza desde este
punto. Para ello es necesario que el conductor tenga los cuidados necesarios de
acuerdo al tipo de carga, adecúe el espacio de tal manera que se pueda acomodar la
carga sin ningún problema y una vez tenga la mercancía cargada, debe dejar todo
embalado de forma segura para el transporte. Este es quizá uno de los pasos más
riesgosos en una operación de transporte de carga, porque la manipulación de la
misma puede maltratarla o dañarla.
11. CONDUCIR

DESCRIPCIÓN:
Una vez cargado el vehículo, el conductor emprende el viaje para el que fue
contratado con la ruta indicada. En este paso el conductor debe estar alerta a los
factores de seguridad de la carretera, debe estar en constante comunicación con la
empresa de seguridad (Critical Cargos) para reportar su ubicación y el estado del
viaje, si todo marcha bien o si hay algún problema. Debe estar atento a los puestos de
control de seguridad que hay en la carretera y reportar cualquier novedad. Debe
también tener claras sus responsabilidades en la operación contratada y tener los
cuidados necesarios para poder transportar de forma correcta la mercancía.

28
12. RASTREAR Y MONITOREAR EL VEHÍCULO DURANTE LA OPERACIÓN

DESCRIPCIÓN
Desde que el conductor empieza a cargar el vehículo, se debe contactar a la empresa
de seguridad (Critical Cargos) para darle los datos del conductor y la descripción del
trayecto que debe recorrer, para que ellos puedan empezar a rastrear y monitorear la
operación. La empresa de seguridad se encarga de contactar al conductor por celular
periódicamente para asegurar que todo esté saliendo según lo planeado. Si no es
posible establecer contacto con el conductor en algún momento, se debe llamar a la
persona de contacto que el conductor indicó en la hoja de vida y entrar en señal de
alerta con los diferentes puestos de control en la ruta del viaje.
13. ESTABLECER CONTACTO CON LA PERSONA QUE RECIBE LA CARGA

DESCRIPCIÓN
Cuando el conductor llega al lugar de destino con la mercancía, además de reportarlo
a la empresa de seguridad, debe reportarlo a PRAKXON LOGÍSTICA también, para
que se le indique como es la forma de entrega, si debe contactarse con alguien en
especial, si debe llegar a algún patio para hacer el descargue o a otro lugar específico,
una vez tenga esta información, el conductor debe contactar a las personas
encargadas de recibir la carga para acordar la forma y hora de entrega.
14. DESCARGAR EL VEHÍCULO

DESCRIPCIÓN
De acuerdo al servicio contratado, si le corresponde al conductor hacer el descargue,
debe hacerlo con los cuidados indicados, en el lugar indicado y con la supervisión del
representante del cliente que recibirá el servicio. Si el servicio fue contratado con
cuadrilla especial para realizar el descargue, es responsabilidad de la cuadrilla la
manipulación de la carga de forma cuidadosa hasta completar el descargue en las
condiciones requeridas por el cliente.
15. FIRMA DE LA REMESA

DESCRIPCIÓN:
Es responsabilidad del conductor, una vez se descargue la mercancía, hacer firmar la
remesa por el representante del cliente que recibe la mercancía en el destino final. Ya
que este es el comprobante que utiliza PRAKXON LOGÍSTICA para cobrarle al cliente
que contrató el servicio. Si se llegase a presentar algún desacuerdo con el estado en
que se recibe la mercancía, el representante del cliente debe poner sus observaciones
y se establecen responsabilidades de lo ocurrido.
16. RADICAR LOS CUMPLIDOS EN PRAKXON LOGÍSTICA

DESCRIPCIÓN
Al finalizar el viaje, el conductor debe llevar los cumplidos (remesa y manifiesto
firmados) a las oficinas de PRAKXON LOGÍSTICA para que puedan procesar el pago.
Este pago, corresponde al 40% restante (valor total-anticipo) y se le paga 15 días
hábiles después de que radiquen los cumplidos. Es importante también tener los

29
cumplidos a tiempo para poder proceder con el cobro al cliente según el acuerdo de
pago que hayan hecho (30, 45 ó 60 días).

 MACROPROCESO: LEGAL Y JURÍDICO

El área legal y soporte jurídico se maneja de forma tercerizada con una abogada
externa y funciona de forma reactiva no preventiva. Es decir, que sólo se utiliza en
caso de presentarse problemas legales.
Figura 4. Diagrama de flujo Legal

Fuente: Autora
PROCESOS:
1. CONTACTAR AL ÁREA JURIDICA-LEGAL

DESCRIPCIÓN:
En caso de presentarse un pleito ya sea por pago, o por una inconformidad con el
servicio por parte del cliente, o en caso de presentarse una necesidad puntual de
asesoría legal para la empresa, se busca la asesoría de la abogada quien presta sus
servicios a PRAKXON LOGÍSTICA de acuerdo a su necesidad.
2. ESTUDIO DEL CASO

DESCRIPCIÓN
Una vez recibe la solicitud de servicio, la abogada, procede a estudiar el caso y
establece un tiempo de respuesta de acuerdo al mismo.

3. RECOMENDACIONES

DESCRIPCIÓN

30
Al estudiar el caso la abogada debe sacar sus conclusiones y recomendaciones para
representar a PRAKXON LOGÍSTICA según ellos lo requieran. Una vez finalice su
servicio de asesoría, ella debe pasar su factura a PRAKXON LOGÍSTICA y se le
pagará en 30, 45 o 60 días según lo pactado en la negociación.

 MACROPROCESO: FINANZAS

El proceso financiero se maneja mediante una serie de pasos que deben cumplirse y
registrarse correctamente en la contabilidad de la empresa según requisitos legales.
Es de gran importancia para PRAKXON LOGÍSTICA responder oportunamente con los
pagos, pero también como todo negocio, es necesario administrar bien los recursos
para poder recibir ganancias y crecer económicamente como es el interés de los
socios y del personal involucrado.
Figura 5: Diagrama de flujo Finanzas

Fuente: Autora
PROCESO:
1. FACTURACIÓN

DESCRIPCIÓN
El proceso de facturación consiste en registrar las fechas en que los conductores
radiquen los cumplidos para enviar ese compromiso al área de pagos. También deben
registrar las facturas para pagarles a las empresas que prestan servicios de seguridad,
de seguros, de contabilidad y legales. Una vez la persona de facturación recibe una
factura o en el caso de los conductores, los cumplidos, debe devolverles un recibido,
con su respectivo sello, y pasarlo al área de pagos para proceder a pagar en el tiempo
y las condiciones acordadas con los proveedores o conductores según sea el caso.
2. PAGAR

DESCRIPCIÓN

31
En el proceso de pagos se involucran el pago de la nómina, el pago a conductores y a
terceros. La nómina se paga quincenalmente a través de transferencia bancaria
(Bancolombia). Es de vital importancia para la gerencia de PRAKXON LOGÍSTICA la
puntualidad en el pago de nómina. Cabe anotar que los conductores no hacen parte
de la nómina de PRAKXON LOGÍSTICA, estos cobran según el servicio contratado. El
pago a los conductores se hace 15 días hábiles después de que ellos radiquen los
cumplidos; el pago a terceros se hace por servicios prestados según las condiciones
acordadas inicialmente y en el tiempo pactado (30, 45 ó 60 días).
3. CONTABILIDAD

DESCRIPCIÓN
A nivel interno en PRAKXON LOGÍSTICA se hace un control gerencial a través de la
herramienta Microsoft Office Excel donde se llevan de manera general los
movimientos hechos, que explican los ingresos y egresos asociados a la operación
como tal de la empresa. También dentro de la empresa se cuenta con un Auxiliar
contables, que se encarga de causar todos los movimientos y archivar los registros
respectivos para el posterior análisis del contador. A nivel externo se cuenta con un
contador profesional, que revisa, analiza y audita todos los registros, realiza los
estados financieros y las respectivas recomendaciones con el fin de seguir las
reglamentaciones de la ley. La contabilidad en PRAKXON LOGÍSTICA se maneja a
través de un software contable llamado HELISA.

TABLA 1. Identificación de los requerimientos de la norma ISO 28000:

32
PROCESO MERCADEO
Procesos actuales
mercadeo y ventas Descripción situación actual Relación actividades con la aplicación de la norma ISO 28000
Diseño de estrategias para suplir las necesidades de los clientes Estructurar un plan de marketing para intervenir de forma eficaz en el
potenciales con las ventajas que tiene PRAKXON LOGÍSTICA sobre los mercado de logística de transporte de carga, el cual debe contener un
Planeación de
competidores con el fin ofrecer todos los recursos necesarios para análisis situacional de la empresa, la formulación de la estrategia de
mercadeo y ventas
ejecutar la operación de transporte de forma correcta de acuerdo al marketing para la empresa, programas operativos, plan de comunicación
requerimiento del cliente. y plan de medios
Dar a conocer la empresa, sus ventajas y capacidades
y establecer el contacto para requerimientos específicos que se Para incrementar el volumen de clientes de la empresa se deben
presenten en la empresa del cliente. desarrollar estrategias de mercadeo en internet como la creación de
blogs, actividades de Marketing Viral, separatas de prensa y revistas
especializadas en el tema de logística y participación en tv en secciones
Mercadeo clientes dedicadas a la logística.
potenciales
Se debe garantizar la seguridad de entregas de mercancías justo a
tiempo y confiables con base en procedimientos que determinen el
Los requerimientos de transporte de carga por parte del cliente se correcto cumplimiento y seguimiento de su sistema de gestión. Para lo
negocian según los precios del mercado, tipo de carga a transportar, cual dentro de los costos de la negociación deben estar incluidos los
Negociación clientes tiempo en que necesita que sea transportada, ruta en que se debe seguros que cubran eventualidades como:
transportar, disponibilidad de carros y conductores en el mercado para
realizar el trabajo. Robo de carga, mercancía
Daño de carga, mercancía

La empresa con la comercialización del servicio de transporte de carga


terrestre, debe hacerle seguimiento a toda la operación y en caso de Se deben identificar los factores de riesgo que afectan el proceso de
Seguimiento que se presente un problema, es el equipo de Mercadeo de solucionar la comercialización, la seguridad de la operación logística con el fin de
situación y planear a futuro un mejoramiento del servicio y buscar una implementar las soluciones viables y así minimizar los riesgos asociados
mejora sustancial en la calidad del servicio. a la mercancía, el vehículo y en general a la operación logística
PROCESO OPERACIONES

Fuente: autora

33
PROCESO OPERACIONES
Procesos operativos Descripción situación actual Relación actividades con la aplicación de la norma ISO 28000
se debe realizar un seguimiento con base en el análisis de los riesgos,
Definir de acuerdo al tipo de servicio solicitado, los recursos necesarios asignación de Rutas, determinación de Condiciones de Viaje, asignación
para ejecutar correctamente la operación sea contratada, el gerente de Unidad y Operador, cumplimiento de Seguridad en la Unidad,
Planeación operación
logístico debe asegurarse que todas las variables en juego estén siendo Cumplimiento de la Normatividad del Viaje
atendidas.

Se deben revisar la trayectoria de la empresa, volumen de vehículos


Bases de datos Investigación en el mercado de la oferta de vehículos con las disponibles, modelo numero de conductores por vehículo y las
operación vehículos características requeridas por el cliente. características y técnicas y operacionales mínimas requeridas, para que
los riesgos de la operación de logística de carga sean mínimos.
se debe asegurar que la empresa contratada cuente con un volumen
adecuado de parque automotor que pueda suplir la demanda y asegure la
Negociación Este proceso se hace de acuerdo a la cantidad de oferta y demanda de continuidad del negocio y contribuya a la competitividad de la logística que
tenedor vehículo vehículos en el mercado. se ofrece al cliente.
Exigir a la empresa encargada de este proceso que realice todas las
revisiones legales del vehículo con el fin de contar con parque automotor
que no presente problemas para su operación y tenga cumplimiento de
todas las disposiciones legales vigentes a la fecha. Tarjeta y ficha de
Verificación Este proceso se maneja de forma tercerizada a través de una empresa
mantenimiento del vehículo, Actualización de la base de datos de
antecedentes vehículo llamada “Critical Cargos”
vehículos.
Confirmar antes de cada despacho la información personal y del vehículo,
actualizada, suministrada por cada conductor.

Se debe realizar la Identificación del vehículo: marca, placas, modelo,


repotenciación (si es aplicable), línea, color, configuración (de acuerdo
con lo establecido en la NTC 4788). Licencia de Tránsito o Tarjeta de
Crear el vehículo Una vez el vehículo y el conductor fueron aprobados por el propiedad del vehículo, el SOAT, el Registro Nacional de Transporte de
en el SYSTRAM departamento de seguridad, se procede a “crearlos” en el SYSTRAM, Carga.
documentar todas las características del vehículo, antecedentes, Fotografías del vehículo por los cuatro costados, que muestren las placas
información del conductor, del propietario y del tenedor o administrador del mismo.
del vehículo.
es importante la creación de un formato que permita registrar la
información y verificación de conductores y propietarios, los cuales deben
La empresa exige que debe llenar un formato de hoja de vida donde
homologarse con los requerimientos propios de cada empresa
debe escribir nombre y número telefónico de la esposa o de un
transportadora, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
contacto permanente con él, debe suministrar 3 referencias de
Hoja de vida conductor Comprobación de la autenticidad de los documentos.
empresas para las que hayan cargado más de 1 viaje (preferiblemente
Verificación de los antecedentes penales de policía y disciplinarias.
más de 4 viajes o si han sido menos, pero la carga que transportaron
Confrontación de los documentos con el Ministerio de Transporte, vía
era de alto riesgo, también se acepta), y 3 referencias personales.
internet.

Generar anticipo Se debe acordar el conductor la forma en la que prefiere que se Este tipo de anticipo se debe establecer según contrato de prestación de
conductor le de el anticipo servicios con la empresa que suministre los vehículos.
Generar despacho Está conformado por una serie de actividades, instrucciones al Confirmar antes de cada despacho la información personal y del vehículo,
solicitud servicio conductor y generar documentos de soporte. actualizada, suministrada por cada conductor.
Asegurar los riesgos Los seguros, se manejan de forma tercerizada a través de una empresa Se debe exigir a la empresa el cumplimiento de aseguramiento contra
de la prestación del corredora de seguros llamada VERTICE, quienes se encargan de todos riesgo de cada operación logística de transporte que realice la
servicio de transporte. tramitar las diferentes pólizas requeridas en la empresa. empresa
Deben evitarse: Sobre manejos que deterioren la carga. Planchas o
carpas en mal estado, que permitan filtración de polvo o agua.
Carga vehículo Antes de cargar el vehículo como tal, el conductor Protuberancias o filos que puedan dañar la carga, Carga compartida que
debe asegurarse de recibir la mercancía completa y en las condiciones no sea compatible, carga compartida que sea compatible pero sobrepase
acordadas con el cliente, para comprobar el estado de la misma, el valor del amparo de la póliza
Una vez cargado el vehículo, el conductor emprende el viaje se deben evitar sobre manejos que generen riesgos de accidentes en
para el que fue contratado, con la ruta indicada, debe estar alerta a los carretera y programar paradas en sitios preestablecidos, diseñar planes
Conducir
factores de seguridad de la carretera y comunicación con la empresa de de contingencia establecidos para novedades en la prestación normal del
seguridad (Critical Cargos) sistema satelital que monitoree el vehículo y el conductor.
Contar con planes de contingencia establecidos para novedades en la
prestación normal del sistema satelital que monitoree el vehículo y el
conductor. Confirmación de cubrimiento por los principales corredores
viales donde realiza sus actividades de movilización de mercancías.
Existencia de servicios de reacción a incidencias y novedades en caso
El conductor carga el vehículo, debe contactar a la empresa de
de ser necesario.
seguridad (Critical Cargos) para darle los datos del conductor y la
Efectividad de canales de comunicación con la policía y autoridades
descripción del trayecto que debe recorrer, para que ellos puedan
competentes de la región, que garanticen información oportuna.
empezar a rastrear y monitorear la operación.
Verificación del vehículo y del conductor al hacer presencia en el puesto
de control. Es recomendable verificar que el vehículo contratado tenga
Rastrear y monitorear GPS con señal satelital y si no lo tiene, suministrarselo para tener control
el vehículo durante la total de la operación.
operación
El conductor debe comunicarse con el representante del cliente para
Establecer contacto Cuando el conductor llega al lugar de destino con la mercancía, coordinar la entrega de la carga e inmediatamente debe documentar la
con la persona que además de reportarlo a la empresa de seguridad, debe reportarlo a hora y lugar pactados para realizar dicha entrega, así mismo debe dar
recibe la carga PRAKXON LOGÍSTICA y coordinar la entrega con el representante del aviso a PRAKXON LOGÍSTICA y a la empresa de seguridad contratada,
cliente responsable del recibo de la carga con el fin de dejar constancia de su gestión.
De acuerdo al servicio contratado, si le corresponde al conductor Comprobar la documentación de la descarga, Identificar zona de
hacer el descargue, debe hacerlo con los cuidados indicados, en el descarga, Comprobar autorización de descarga, Preparar condiciones de
Descargar el vehículo
lugar indicado y con la supervisión del representante del cliente que descarga, Comprobar los medios, El transportista estará presente
recibirá el servicio. durante la operación de descarga,

Es responsabilidad del conductor, una vez se descargue la mercancía, En la recepción de mercancías se comprobará que las unidades de carga
hacer firmar la remesa por el representante del cliente que recibe la paletizadas descargadas coinciden con los indicadas en la remesa, De no
Firma de la remesa
mercancía en el destino final. Ya que este es el comprobante que utiliza ser así se avisará al responsable del centro. El receptor dará conformidad
PRAKXON LOGÍSTICA para cobrarle al cliente que contrató el servicio. a la recepción de mercancía en cuanto a la cantidad y condiciones de la
mercancía mediante la aplicación de un sello con firma y fecha en la
remesa. .
Al finalizar el viaje, el conductor debe llevar los cumplidos El encargado debe revisar toda la documentación de recibo y los
Radicar los cumplidos (remesa y manifiesto firmados) a las oficinas de PRAKXON logística
formularios firmados y verificados por el receptor con el fin de que no se
en PRAKXON logística para que puedan procesar el pago.
presenten confusiones con la entrega de la mercancía.

Fuente: autora

34
PROCESO LEGAL Y JURÍDICO
Procesos Legales Descripción situación actual Relación actividades con la aplicación de la norma ISO 28000
El área legal y soporte jurídico se maneja de forma tercerizada con El asesor legal debe realizar una evaluación de posibles escenarios de
Contactar al área
una abogada externa y funciona de forma reactiva no preventiva. Es incidentes de seguridad y las consecuencias legales que estos
jurídica-legal
decir, que sólo se utiliza en caso de presentarse problemas legales. representan.
Al estudiar el caso la abogada debe sacar sus conclusiones y
recomendaciones para representar a PRAKXON LOGÍSTICA según Emitir conceptos que se ajusten a los requisitos legales aplicables a los
Estudio del caso
ellos lo requieran. riesgos para la seguridad, del manejo logístico de mercancía en carretera.

PROCESO FINANZAS
Procesos finanzas Descripción situación actual Requerimientos Norma ISO 28000
Auditar la documentación del sistema de gestión financiera
El proceso financiero se maneja mediante una serie de pasos que de la empresa, para poder asegurar la disponibilidad de recursos
Finanzas
deben cumplirse y registrarse correctamente en la contabilidad de la adecuados y que estos puedan ser invertidos de forma coherente con el
empresa según requisitos legales. compromiso de la organización con la mejora continua.
El proceso de facturación consiste en registrar las fechas
La organización debe asegurar de que esta operación se lleve a cabo bajo
en que los conductores radiquen los cumplidos para enviar ese
condiciones especificadas. Además las revisiones del proceso de
Facturación compromiso al área de pagos. También deben registrar las facturas
facturación deben incluir oportunidades de mejora en el sistema de
para pagarles a las empresas que prestan servicios de seguridad, de
gestión de facturación.
seguros, de contabilidad y legales.
En el proceso de pagos se involucran el pago de la nómina,
el pago a conductores y a terceros. La nómina se paga quincenalmente La organización debe implementar y registrar todos los cambios en los
Pagos a través de transferencia bancaria (Bancolombia). Es de vital procedimientos documentados dentro de los que se incluyen los pagos e
importancia para la gerencia de PRAKXON LOGÍSTICA la puntualidad incluirá el entrenamiento requerido donde sea necesario
en el pago de nómina.

Fuente: autora

35
3. MATRIZ DE RIESGOS

La movilización o transporte de mercancías es un aspecto clave en la cadena de


abastecimiento desde el proveedor hasta el cliente, y de este proceso depende que la
entrega se haga de manera oportuna y satisfactoria.

Además es importante destacar que las empresas transportadoras de carga asumen


riesgos desde el momento del cargue, durante la movilización y el descargue de las
mercancías en su destino final: los cuales pueden ser directos, daño parcial o total de
la mercancía, tiempos largos de entrega, pérdida total de la carga; o indirectos.

También cabe resaltar que en el mercado competitivo que existe en el sector de


transporte de carga terrestre, el hecho de no contar con un sistema de gestión en
seguridad, que garantice la eficiencia y el cumplimiento en las operaciones, representa
un riesgo de oportunidad considerable, es decir, una empresa que no cuente con una
eficiente gestión de riesgos está expuesta a pérdida de imagen en el sector o la
pérdida de cuota de mercado (un cliente importante) o lo que es peor, la desaparición
de la misma en el mercado, es por eso que este trabajo busca principalmente
estructurar un sistema de gestión que garantice buenas prácticas en la operación y
minimice los riesgos asociados a la misma, apuntándole así a la mejora continua en
cuanto a la calidad del servicio ofrecido,

Para la estructuración de la matriz de riesgos es importante tener en cuenta la


naturaleza de los mismos, la probabilidad de ocurrencia, las consecuencias
relacionadas y las recomendaciones para mitigarlos.

3.1 IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS

En esta etapa se determina la fuente de origen de los riesgos, los sujetos sobre los
que pueden incidir y el posible efecto que podrían tener sobre los mismos. Para lograr
lo anterior, inicialmente se agruparon los riesgos en Grupos diferentes según su
naturaleza y luego se estimaron las posibles consecuencias relacionadas con los
riesgos establecidos.

 Grupo de sujetos
Se identifican todos los sujetos que de alguna manera están expuestos a ser
afectados por cualquier evento que se materialice y que los afecte negativamente, ya
sea en la salud, en la integridad física o sicológica, si se trata de personas, o bien, el
daño, destrucción total o parcial, si se trata de bienes de la empresa, o de bienes de
terceros.
Cada uno de los activos o sujetos que intervienen los riesgos se clasifican en una
serie de grupos que se definen a partir de las actividades desarrolladas por la
empresa. Estos sujetos pueden agruparse así:

36
• Personal Propio
• Activos Materiales
• Activos Inmateriales
• Activos de Terceros

Fuentes de riesgo – amenazas


Con base en la información obtenida de la empresa objeto de estudio y del personal
de la empresa involucrado directamente en los procesos de cargue, movilización y
descargue, se han podido identificar los riesgos y consecuencias más representativos
para las operaciones.

De acuerdo con las operaciones que se han señalado (Cargue, movilización y


descargue) y para facilitar el análisis, los riesgos identificados se agruparon de la
siguiente forma:

Derivados del vehículo transportador y del transporte:


 Incendio, explosión, impacto con otros vehículos, eventos generados por frenaje y
aceleración inadecuados, oscilación en las curvas, vibración, volcamiento,
derrumbamiento, caída al vacío o desde el vacío.
 Eventos generados por: falla del motor, falla de frenos, falla de la dirección del
vehículo, falla de las llantas por desgaste, avería o rotura de las piezas del
vehículo;
 Eventos generados por comportamiento del Conductor: acción, omisión,
negligencia, efectos del estrés.
 Manejo de la Carga: efectos de un cargue o descargue inadecuado, empuje y
arrastre inapropiado, caídas de la carga, mal embalaje.

Derivados de hechos externos


 Rayo, inundaciones y tempestades, derrumbes y arrastrada de puentes, terremoto;
atraco o robo, falta de entrega, mal estado de las carreteras y vías públicas,
explosión o incendio en algún predio, contaminación por residuos o por olores,
asonada, rebelión, terrorismo, motín, conmoción civil, actos de huelguistas.

Derivados de la naturaleza del bien movilizado


 Bienes sin empaque: hurto, saqueo, avería
 Naturaleza de la carga: avería
 Clases de empaque: derrame, evaporación, avería.

3.2 ANÁLISIS DE RIESGOS Y VULNERABILIDAD

Después de identificar los riesgos inherentes, entendiéndose estos como las


eventualidades por las cuales la empresa no pueda cumplir con uno o más de los
objetivos, se procede a evaluar por medio de unas matrices, su criticidad y su
probabilidad de ocurrencia, con el fin de diseñar planes de acción enfocados a la
mitigación, prevención y monitorización de los mismos.

37
La valorización del riesgo implica un análisis conjunto de la probabilidad de ocurrencia
y el efecto en los resultados; puede efectuarse en términos cualitativos o cuantitativos,
dependiendo de la importancia o disponibilidad de información.

3.3 DISEÑO DE LA MATRIZ DE RIESGOS

Con base en lo anterior se considera que la matriz de riesgos constituye una


herramienta clave en el diseño del sistema de gestión en seguridad para la empresa
PRAKXON LOGÍSTICA, debido a que la misma permite efectuar una evaluación
cualitativa y cuantitativa de los riesgos inherentes de cada unidad de negocios o
actividad significativa y la determinación del perfil de riesgo de la empresa.

Para la matriz 1. Se han tenido en cuenta los siguientes tipos de riesgos

Derivados del vehículo transportador y del transporte:


 Incendio, explosión, impacto con otros vehículos, eventos generados por frenaje y
aceleración inadecuados, oscilación en las curvas, vibración, volcamiento,
derrumbamiento, caída al vacío o desde el vacío.
 Eventos generados por: falla del motor, falla de frenos, falla de la dirección del
vehículo, falla de las llantas por desgaste, avería o rotura de las piezas del
vehículo.
 Eventos generados por comportamiento del Conductor: acción, omisión,
negligencia, efectos del estrés.
 Manejo de la Carga: efectos de un cargue o descargue inadecuado, empuje y
arrastre inapropiado, caídas de la carga.

El nivel de riesgos se califica de 1 a 27 = este valor es la sumatoria de los riesgos que


se han determinado.

Es importante resaltar que debido a la ausencia de estadísticas documentadas en


PRAKXON LOGÍSTICA, los datos a continuación son estimados de acuerdo a las
experiencias del personal operativo y gerencial de la empresa.

38
Desplome de materiales / Derrumbe de materiales acumulados.

HERIDAS O GOLPES POR ROBO O SECUSTRO VEHICULO


Tabla 2. Matriz de riesgos 1. RIESGOS MAT1
Area : LOGISTICA: CARGA - MOVILIZACION - DESCARGA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

DAÑOS PROCESOS/EQUIPOS/MAQUINAS
CAÍDAS DISTINTO NIVEL MERCANCIA

Exposición a temperaturas extremas

GOLPEADO POR LA MERCANCIA


DETERIORO DE LA MERCANCIA

MALA UBICACIÓN MERCANCIA


CONSECUENCIA DE LOS RIESGOS

PERDIDA DE LA MERCANCIA

Sobrecarga fisica - Movimiento

FALLAS PIEZAS VEHICULO

TROPIEZOS/RESBALONES

QUEMADURAS QUÍMICAS
Sobrecarga fisica - Posición
OPERADORES VEHICULO

MERCANCIA GOLPEADA
CAIDAS DESDE ALTURA

PERDIDA DEL VEHICULO

HERIDAS CORTANTES
INCENDIOS/ AMAGOS
CARGA SUSPENDIDA
ATENTA INTEGRIDAD

GOLPE TRAUMÁTICO

SHOCK ELÉCTRICO

SOBREESFUERZO
Sobrecarga Mental

QUEMADURAS

DERRAMES

SUMA
TIPO DE RIESGOS

CELULA OPERACIONAL
Nº Derivados del vehículo transportador y del transporte

1 Incendio, explosión, impacto con otros vehículos 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 16


2 eventos generados por frenaje y aceleración inadecuados 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12
Oscilación en las curvas, vibración, volcamiento, derrumbamiento,
3 caída al vacío o desde el vacío 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 25

4 Falla del motor, falla de frenos, falla de la dirección del vehículo 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 15


5 Falla de las llantas por desgaste 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 18
6 Avería o rotura de las piezas del vehículo 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 14
Eventos generados por comportamiento del Conductor: acción, omisión, negligencia,
efectos del estrés. 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20
7
8 Efectos de un cargue o descargue inadecuado 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 17
9 Empuje y arrastre inapropiado 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 15
10 Caídas de la carga. 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 19
11 Bloqueo de la vía por causas naturales o accidentales 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 14

12 Bloqueo por grupos al margen de la ley 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 15

13 Hurto de la mercancía 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 17

14 Saqueo de la carga 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 19

15 Secuestro vehiculo y rehenes 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 19

PARÁMETROS DE CRITICIDAD
(Impacto) SEGÚN RIESGOS Y
PELIGROS / TAREAS
entre ID

ALTA 20 27

MEDIA 10 19

BAJA 1 9

39
Tal como se puede observar en la matriz, en los tipos de riesgos
1,2,4,5,6,,8,9,10,11,12,13,14 y 15 según la sumatoria y con base en los parámetros de
criticidad establecidos, existe un nivel de criticidad medio.

Para los riesgos número 3 y 7 existen niveles de criticidad altos ya que la sumatoria
de tareas involucradas es igual o mayor que 20.

A Continuación veremos una matriz de probabilidades de ocurrencia de los riesgos


anteriormente identificados, clasificado bajo colores de criticidad así:

 ROJO: probabilidad alta

 AMARILLO: probabilidad media.

 VERDE: probabilidad baja.

Esto con el fin de priorizar los riesgos según su impacto y su


probabilidad de ocurrencia y de esta forma orientar el sistema de
gestión a la mitigación de los mismos, bajo planes de acción claros y
específicos.

40
Tabla 3. Probabilidad

RIESGOS MAT1
Area : LOGISTICA - BODEGA - DESCARGA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

CONSECUENCIAS DE RIESGOS Oscilación


Falla Eventos
en las
Incendi del generado
Eventos curvas,
o, motor, s por Efectos Bloqueo
generado vibración, Avería o Bloqueo
explosi falla de comporta de un de la vía Secuestr
s por volcamient Falla de rotura Empuje y por Hurto de
ón, frenos, miento del cargue o Caídas por causas Saque o
PROBABILIDAD DE frenaje y o, las llantas de las arrastre grupos la
impacto falla de Conductor descargu de la naturales o de la vehiculo
aceleraci derrumba por piezas inapropiad al mercancí
OCURRENCIA con
ón miento,
la
desgaste del
: acción, e
o
carga. o
margen a
carga y
otros direcci omisión, inadecua accidental rehenes
inadecua caída al vehículo de la ley
vehícul ón del negligenci do es
dos vacío o
os vehícul a, efectos
desde el
o del estrés.
vacío

SUMA
CELULA OPERACIONAL
Nº PROBABILIDAD

1 * Ha ocurrido al menos una vez al año 1


2 * Ha ocurrido a menudo en circunstancias similares 1 1 1
3 * Suceso repetitivo 1 1 1 1
4 * Probabilidad de ocurrencia mayor al 50% 1
5 * Puede ocurrir de vez en cuando (menos de una vez al año) 1
6 * Ha sido observado en circunstancias similares. 1 1
7 * Suceso que no ocurre a menudo 1
8 * Probabilidad de ocurrencia entre un 10% y 50%
9 * Puede ocurrir menos de una vez al año. 1
10 * Nunca ha sido observado pero todavía se considera que es posible.
11 * Suceso improbable.
12 * Probabilidad de ocurrencia menor al 10% 1

PARÁMETROS DE Probabilidad SEGÚN RIESGOS Y PELIGROS

ID

ALTA
MEDIA
BAJA

41
Tal como se puede observar de los resultados obtenidos según los parámetros
establecidos, en la matriz existe una probabilidad de ocurrencia alta de los riesgos 1,
2, 3, 4, 5, 6, 7,13 y 14 o sea que debido a la difícil topografía Colombiana, al estado de
carreteras, factores climáticos y a las malas prácticas de seguridad vial por parte de
los conductores se pueden presentar diversos tipos de riesgos cuya clasificación
presenta un parámetro de criticidad alto.

En lo que respecta a los riesgos 8, 9, 10 y 11 el parámetro de criticidad es medio


según la probabilidad de ocurrencia, lo cual quiere decir que el sistema de gestión
debe también involucrar planes de mitigación de estos eventos para prevenir su
ocurrencia nuevamente.

Los riesgos 12 y 15 presentan probabilidad de ocurrencia baja, lo cual no quiere decir


que estos no deban contemplarse en el sistema de gestión, sino que se deben
monitorear y controlar, con el fin de evitar su ocurrencia.

A continuación en la matriz 2 se tienen en cuenta los riesgos derivados de hechos


externos que lamentablemente no se pueden prever pero que si se pueden trabajar
por medio de planes de acciones en caso de ocurrencia de los mismos.

Los Riesgos en esta matriz se califican de 1 a 29 = este valor es la sumatoria de los


riesgos que se han determinado.

Riesgos derivados de hechos externos:


 Rayo, inundaciones y tempestades, derrumbes y arrastrada de puentes, terremoto;
atraco o robo, falta de entrega, mal estado de las carreteras y vías públicas,
explosión o incendio en algún predio, contaminación por residuos o por olores,
asonada, rebelión, terrorismo, motín, conmoción civil, actos de huelguistas.

42
Tabla 4. Matriz de riesgos 2

Desplome de materiales / Derrumbe de materiales acumulados.


<<<<<<
RIESGOS MAT2
Area : LOGISTICA: CARGA - MOVILIZACION - DESCARGA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

DAÑOS PROCESOS/EQUIPOS/MAQUINAS
CAÍDAS DISTINTO NIVEL MERCANCIA
CONSECUENCIA DE RIESGOS

Exposición a temperaturas extremas

GOLPEADO POR LA MERCANCIA

MUERTE OCUPANTES VEHICULO


HERIDAS O GOLPES POR ROBO
DETERIORO DE LA MERCANCIA

MALA UBICACIÓN MERCANCIA


Sobrecarga fisica - Movimiento
PERDIDA DE LA MERCANCIA

ENFRENTAMIENTO ARMADO
FALLAS PIEZAS VEHICULO
Sobrecarga fisica - Posición

TROPIEZOS/RESBALONES

QUEMADURAS QUÍMICAS
OPERADORES VEHICULO

PERDIDA DEL VEHICULO

MERCANCIA GOLPEADA

O SECUSTRO VEHICULO
CAIDAS DESDE ALTURA

HERIDAS CORTANTES
INCENDIOS/ AMAGOS
ATENTA INTEGRIDAD
CARGA SUSPENDIDA

GOLPE TRAUMÁTICO

SHOCK ELÉCTRICO

SOBREESFUERZO
Sobrecarga Mental
TIPO DE RIESGOS

QUEMADURAS

DERRAMES

SUMA
CELULA OPERACIONAL
Nº Derivados de hechos externos

1 Rayo, inundaciones y tempestades 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20


2 Derrumbes y arrastrada de puentes, terremoto 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20

3 Atraco o robo 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 16
4 Falta de entrega 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 13
5 Explosión o incendio en algún predio 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 17
6 Contaminación por residuos o por olores 1 1 1 3
7 asonada, rebelión, 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20
8 Terrorismo, motín 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 23
9 Conmoción civil, 1 1 1 1 1 1 1 1 8
10 Actos de huelguistas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 13
Bloqueo por grupos al margen de la ley (subversión, paramilitares o delincuencia
común)
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11
11

PARÁMETROS DE CRITICIDAD (Impacto)


SEGÚN RIESGOS Y PELIGROS / TAREAS

entre ID

ALTA 20 29

MEDIA 10 19

BAJA 1 9

43
Tal como se puede observar en la matriz, en los tipos de riesgos 3, 4, 5, 10 y 11 según
la sumatoria y con base en los parámetros de criticidad establecidos, se presenta
criticidad media.

Para los riesgos 1, 2, 7 y 8 se presenta criticidad alta.


Para los riesgos 6 y 9 existe criticidad baja.

Siendo estos tipos de riesgos derivados de hechos externos, resulta difícil crear un
plan de prevención para los mismos, pero se puede orientar el sistema de gestión al
control de estos, por medio de inducciones a los conductores antes de iniciar cada
viaje donde se le indiquen los procedimientos a seguir en caso de enfrentarse con
algunos de estos riesgos, independientemente del grado de criticidad asociado.

A Continuación veremos una matriz de probabilidades de ocurrencia de los riesgos


anteriormente identificados, clasificado bajo colores de criticidad así:

 ROJO: probabilidad alta.

 AMARILLO: probabilidad media.

 VERDE: probabilidad baja.

 Esto con el fin de priorizar los riesgos según su impacto y crear


procedimientos claros que sirvan como instructivos para los
conductores en caso de presentarse alguno de estos eventos.

44
Tabla 5. Probabilidad 2.

RIESGOS MAT2
Area : LOGISTICA: CARGA - MOVILIZACION - DESCARGA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

CONSECUENCIA DE RIESGOS

Bloqueo
por grupos
al margen
PROBABILIDAD DE de la ley
OCURRENCIA (subversió
n,
Rayo, Explosión Contamin paramilitar
inundacion Derrumbes y o ación por es o
es y arrastrada de incendio residuos delincuenc

SUMA
tempestad puentes, Atraco o Falta de en algún o por asonada, Terrorismo, Conmoción Actos de ia
es terremoto robo entrega predio olores rebelión, motín civil, huelguistas común)
CELULA OPERACIONAL
Nº PROBABILIDAD

1 * Ha ocurrido al menos una vez al año 1


2 * Ha ocurrido a menudo en circunstancias similares
3 * Suceso repetitivo
4 * Probabilidad de ocurrencia mayor al 50% 1
5 * Puede ocurrir de vez en cuando (menos de una vez al año) 1 1
6 * Ha sido observado en circunstancias similares. 1
7 * Suceso que no ocurre a menudo 1
8 * Probabilidad de ocurrencia entre un 10% y 50% 1 1
9 * Puede ocurrir menos de una vez al año.
10 * Nunca ha sido observado pero todavía se considera que es posible. 1 1
11 * Suceso improbable.
12 * Probabilidad de ocurrencia menor al 10% 1

PARÁMETROS DE Probabilidad SEGÚN RIESGOS Y PELIGROS

ID

ALTA
MEDIA
BAJA

45
De los resultados obtenidos en la matriz existe una probabilidad de recurrencia alta de los
riesgos 1 y 3

En lo que respecta a la probabilidad media se presenta en los riesgos 4, 6, 8, 9, 10 y 11.

Para los riesgos 2,5 y 7 se presentan probabilidades de ocurrencia bajas.

A continuación se resumen las matrices de riesgos y de probabilidades de los mismos en


la siguiente figura:

A continuación se explican los parámetros establecidos para establecer el nivel de


criticidad de los riesgos anteriormente trabajados:

46
Tabla 6. Matriz evaluación potencial de riesgo
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE POTENCIAL O NIVEL DE RIESGO

Alto 2 3 3

Medio 2 2 3

Impacto Bajo 1 1 2

Bajo Medio Alto

Probabilidad

Criterio de evaluación de potencial del Accidente / Incidente

Para determinar si una Tarea, Accidemte o Incidente es grave o de alto potencial, se debe evaluar sus
consecuencias potenciales, utilizando los criterios establecidos en la siguiente tabla

Impacto Probabilidad de Ocurrencia


* Ha ocurrido al menos una
P: Lesión o enfermedad incapacitante.
vez al año
* Ha ocurrido a menudo en
E: Pérdida de función por tiempo prolongado circunstancias similares
con consecuencias para logistica de transporte. * Suceso repetitivo
ALTO
* Probabilidad de ocurrencia
mayor al 50%
M: Pérdida alta de mercancia.

A: Impacto negativo para la logistica

P: Lesión o enfermedad que requiere atención * Puede ocurrir de vez en


médica. cuando (menos de una vez al
año)
E: Pérdida de tiempo en la logistica de trasporte.
* Ha sido observado en
MEDIO circunstancias similares.
M: Pérdida media de carga o mercancia.
* Suceso que no ocurre a
menudo
A: Impacto controlable con plan de emergencia. * Probabilidad de ocurrencia
entre un 10% y 50%
P: Lesión o enfermedad que requiere primeros * Puede ocurrir menos de una
auxilios. vez al año.
* Nunca ha sido observado
E: Sin riesgo de seguridad en el transporte .
pero todavía se considera que
BAJO es posible.
M: Pérdida baja de mercacias transportadas.
* Suceso improbable.
A: Impacto logistico controlable * Probabilidad de ocurrencia
operacionalmente menor al 10%

P: Personas E: Equipos M: Materiales A: Ambiente

47
3.5 CONCLUSIONES

Siguiendo las etapas que caracterizan los Riesgos, el primer paso fue identificar y
clasificar los riesgos presentes en la operaciones de cargue, movilización y descargue.

 Riesgos derivados de vehículo transportador y del transporte y de la


carga.

 Riesgos derivados de hechos externos

Así mismo se tuvo en cuenta un listado de los sujetos expuestos a ser afectados por
cualquiera de estos riesgos, agrupados así:

 Personal propio

 Activos materiales

 Activos inmateriales

 Activos de terceros

Cabe anotar que una parte fundamental de la Administración de Riesgos es el registro


histórico de la ocurrencia de siniestros y que en el caso específico de este estudio, el
análisis de este aspecto se dificultó por la falta de este material.

Es importante tener en cuenta que este tipo de información brinda herramientas para que
los hechos no se repitan y también para justificar las inversiones necesarias en la
implementación de un Programa de Gerencia de Riesgos.

El sistema de gestión propuesto en este trabajo debe cubrir la mitigación, prevención y


monitorización de los diferentes riesgos encontrados, por medio de implementación de
buenas prácticas de operación, capacitaciones, planes de acción, etc.

A pesar de contar con pólizas que aseguren un porcentaje de los siniestros, es importante
resaltar que hay riesgos que no están amparados y que tienen una consecuencia negativa
para la empresa, como lo son la pérdida de prestigio en el mercado, el reconocimiento
negativo por parte de los clientes, la inseguridad generada al cliente, etc. Todos estos son
efectos indirectos que pueden tener en PRAKXON LOGÍSTICA si no se implementa un
sistema de gestión de riesgos, que garantice la seguridad, la confiabilidad y la calidad del
servicio ofrecido al cliente.

48
3.6 RECOMENDACIONES

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos de las matrices de riesgos y de


probabilidades de ocurrencia de los mismos, a continuación se plantean las siguientes
recomendaciones orientadas a la mitigación de riesgos.

Transporte de mercancías
Se deben estructurar y documentar:

 Planes de transporte urbano de mercancías.


 Evaluación de zonas de alto riesgo.
 Determinar en cada ciudad las zonas o trayectos con alto riesgo de siniestralidad.
 Capacitaciones en manipulación de carga.

Calidad del empaque


De acuerdo al tipo de carga que se transporte, se deben establecer requisitos mínimos de
embalaje, que asegure que la carga va correctamente cubierta y protegida de acuerdo
con las normas y técnicas de protección de mercancías establecidas en el mercado y de
acuerdo a las especificaciones de la compañía aseguradora encargada de las pólizas de
la mercancía.

Reporte de novedades y anomalías


Debe crearse una cultura de comunicación efectiva entre el conductor y a la unidad de
control operativo, que suministre información exacta para el control y seguridad de las
operaciones. Para esto se recomienda la instalación de un sistema de monitoreo GPS con
señal satelital para los vehículos contratados, con el fin de mejorar la comunicación con la
empresa de seguridad, garantizando así el rastreo efectivo del vehículo, el conductor y
de la carga.

Mantenimiento del vehículo


Es importante disponer de un programa de mantenimiento para los vehículos de carga a
fin de garantizar que se encuentren en buenas condicione técnicas y mecánicas, para
garantizar la movilización correcta de mercancías. Para ello se requiere que el vehículo
contratado, en sus antecedentes presente el historial de mantenimiento y se debe verificar
que este haya sido máximo hace un año.

Reserva de la información
La información, tanto de la transportadora como de los clientes, debe mantenerse en
reserva. Por consiguiente, deben efectuarse continuas evaluaciones de seguridad a
proveedores y personal de la empresa, que ayuden a medir los grados de confiabilidad.
Esto es recomendable hacerlo mediante pruebas de polígrafo cuyos resultados

49
permanezcan debidamente documentados. Esto con el fin de garantizar la fidelidad y la
confiabilidad del personal involucrado en la operación de PRAKXON LOGÍSTICA.

Selección del vehículo y del conductor


El conductor y el vehículo se seleccionan teniendo en cuenta las características de la
mercancía a transportar.

Deben evitarse:

 Planchas o carpas en mal estado, que permitan filtración de polvo o agua.


 Protuberancias o filos que puedan dañar la carga.
 Carga compartida que no sea compatible.

Debe procurarse:

 Que el conductor desconozca el tipo de mercancía que transporta.


 Que el conductor haya realizado mínimo 4 viajes certificados en su hoja de vida
por la empresa contratante del servicio.

Para la confidencialidad de la información y garantía de seguridad es necesario que el


conductor desconozca el tipo de mercancía que transporta, debe portar la documentación
sobre la mercancía transportada pero dicha información debe guardarse en un sobre
sellado, que sólo podrá ser abierto en caso de que una autoridad competente lo requiera y
debe hacer firmar el sobre por la autoridad competente que lo requirió. Para la firma de la
remesa, una vez llegue a su destino, el conductor podrá abrir el sobre también, pero
asegurándose de obtener la firma por parte del representante del cliente tanto en la
remesa, como en el sobre.

Sistemas de monitoreo del vehículo


Los vehículos contratados deben contar con un GPS con sistema satelital activo, que le
permita a la empresa de seguridad tener total control en el rastreo del vehículo, del
conductor y de la carga, esto para evitar la incertidumbre en caso de algún daño al celular
del conductor que impida la comunicación efectiva con la empresa de seguridad y evitar
entrar en señal de alerta por no contar con un sistema rastreo efectivo.

Aptitudes y capacidad de alerta del conductor


Todas las personas empleadas como conductores de la compañía deben tener un
examen médico general, como mínimo anual (a menos que la edad y las condiciones
médicas dictaminen lo contrario) para asegurar que tienen la capacidad funcional para
operar un vehículo de modo seguro.

50
 Los conductores deben ser examinados para ver si hay trastornos de sueños tales
como apnea en el sueño.
 Se realizará un proceso para chequear previo a cada viaje si el conductor está apto
para manejar ( como parte de una reunión de programa de gestión logística)
 Los conductores deben informar a los superiores si tienen una discapacidad o
condición que les impida realizar el viaje de forma segura.
 Los conductores tendrán el derecho a rechazar manejar cuando sientan que no estén
totalmente alertas o hayan descansado lo suficiente; esto es, 8 horas como mínimo.
 Los conductores tendrán el derecho de salir de la ruta y dormir cuando se sientan con
sueño en un hotel previamente registrado en la empresa como seguro, asegurándose
de guardar el vehículo con la carga sólo en los patios registrados en la empresa.
 Se permitirá un descanso de 15 minutos como pausa activa y se les informará a los
conductores cómo identificar problemas de fatiga y alerta, y medios para manejarlos
por medio de una inducción previa al inicio del viaje.
 Se deben capacitar a los conductores en seguridad vial con una entidad certificada,
con el fin de garantizar buenas prácticas para ejecutar la operación.

 La principal recomendación es implementar un sistema de gestión de


riesgos, que se actualice cada vez que un nuevo riesgo se presente.
Esto con el fin de garantizar un permanente control de los riesgos y
así poder identificar oportunidades de mejora. Es indispensable la
documentación pertinente de los siniestros que ocurran en la empresa
para ajustar el sistema de acuerdo a las estadísticas obtenidas y
actualizar los planes de mitigación después de una correcta medición
de riesgos. Lo que no se puede medir, no se puede mejorar, es por
eso que se deben documentar, medir, registrar y divulgar con los
conductores todos los siniestros de la empresa para comprometerlos
permanentemente con la MEJORA CONTINUA.

51
4. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN BASADO EN LA NORMA ISO 28000 PARA
PRAKXON LOGÍSTICA

4.1 POLÍTICA DE SEGURIDAD

Prakxon Logística, como operador logístico de transporte de carga terrestre está


comprometida con la prestación de un servicio seguro y confiable que garantiza la entrega
de la mercancía en el punto de destino en las mismas condiciones en que fue recibida en
el punto de origen bajo una promesa de tiempo pre establecida en las condiciones de
contratación del servicio. Esto fundamentado en un estructurado sistema de gestión
orientado a la mitigación de los riesgos de la operación, que le permite ofrecerle al cliente
un servicio eficaz y confiable.

La política de seguridad de la empresa tiene como objetivo principal Implementar


procedimientos y programas de control y seguridad y que protejan a la empresa, sus
empleados, conductores, vehículos y propiedades de terceros en el desarrollo de las
operaciones como transportadores de carga por carretera a nivel local y nacional para
entregar servicios de excelente calidad a los clientes, de forma segura.

Prakxon Logística se acoge medidas de seguridad para evitar que dentro de las
actividades de transporte terrestre de carga que realiza, se presenten eventos que
estén ligados o vayan relacionados con actividades ilícitas, contando con alta
experiencia operacional, afiliaciones sectoriales, herramientas tecnológicas y personal
comprometido y confiable.

Objetivos específicos de la política de seguridad de PRAKXON LOGÍSTICA:

 Certificar el sistema de gestión en seguridad y control de PRAKXON LOGÍSTICA


en ISO 28000 para garantizarle al cliente la seguridad en la cadena de suministro
de la empresa, garantizando así la confiabilidad del servicio.
 Promover los programas de control y seguridad en los clientes y proveedores,
creando programas de incentivo económico y trato preferencial. Esto con el fin de
lograr un excelente trabajo en equipo para enfocar la operación permanentemente
a la mejora continua.
 Promover los programas de Control y Seguridad al interior de la empresa,
mediante la participación de los empleados en programas de formación y
capacitación.
 Buscar siempre la mejora continua de los procesos que conforman la
organización.
 Identificar, medir y controlar los riesgos, permanentemente con el fin de garantizar
planes de prevención, mitigación y control de los mismos actualizados y eficaces.

52
MISIÓN

Prestar el servicio de transporte de carga terrestre y consultorías logísticas asociadas al


mismo, a nivel local y nacional bajo altos estándares de seguridad y calidad por medio de
un equipo profesional comprometido y altamente competitivo que garanticen al cliente la
confiabilidad y excelencia del servicio.

VISIÓN

En 2015 ser la empresa de transporte de carga terrestre y consultorías logísticas


asociadas, preferida en Colombia por sus altos estándares de seguridad en la prestación
del servicio y reconocida como pionera en la implementación de un sistema de gestión en
seguridad y control certificado bajo la norma ISO 28000.

POLÍTICA DE CALIDAD

Prakxon Logística es una empresa que presta el servicio de transporte de carga terrestre
y consultorías asociadas al mismo, a nivel local y nacional de forma segura y confiable por
medio de un equipo de personal experto en operaciones logísticas que garantizan la
calidad y excelencia en la operación, aplicando herramientas de ingeniería industrial en
todas las etapas de la cadena logística para enfocar el servicio en la satisfacción del
cliente.

El principal objetivo de la política de calidad de PRAKXON LOGÍSTICA es ofrecerle al


cliente una promesa de servicio en un tiempo establecido y entregarles resultados
cualitativos y cuantitativos de la operación ejecutada para evaluar el desempeño de la
empresa y buscar siempre oportunidades de mejora para satisfacer al cliente.

53
Figura 6. Mapa de procesos

Fuente la autora con base en diagnostico de procesos

4.2 REDEFINICIÓN DE PROCESOS

Teniendo en cuenta los procesos existentes en la actualidad en la empresa, la evaluación


de riesgos realizada en la matriz, a continuación se realiza una redefinición de estos
procesos con el fin de que puedan estar ajustados a los parámetros de la norma ISO
28000.

 MACROPROCESO: MERCADEO

Se debe realizar una investigación de mercados con el fin de estructurar una base de
datos que le permita a PRAKXON LOGÍSTICA tener una idea del comportamiento del
mercado. Esto no sólo implica conocimiento de clientes potenciales, sino también de
proveedores. Esta investigación de mercados debe hacerse mensual, esto con el de
mantener actualizada la información y enfocar estrategias de mercadeo de acuerdo al
comportamiento del mercado.

54
También es indispensable invertir en pautas publicitarias que le permitan a PRAKXON
LOGÍSTICA darse a conocer de manera efectiva en el sector, para el logro de esto se
debe desarrollar un plan estratégico de publicidad donde se contemplan estrategias de
medios, Publicación en revistas del sector, diseño y actualización de la pagina Web de la
empresa, publicidad vía mail, diseño del portafolio de servicios de la empresa,
participación en foros, ferias y demás actividades del sector logístico de transporte.

PROCESOS
 Planeación de mercadeo y ventas.
En el proceso de planeación de mercadeo y ventas, es necesario tener una descripción
de los clientes potenciales que contenga: razón social de la empresa, tipo de carga que
transportan, personas y datos de contacto y problemas que han tenido con el transporte
de su mercancía.

 Mercadeo clientes potenciales.


Para incrementar el volumen de clientes de la empresa se deben desarrollar un plan de
inversión en publicidad en revistas del sector, en buscadores de internet y en eventos del
sector a los que acudan los clientes potenciales. También es importante desarrollar
folletos que contengan el portafolio de servicios que ofrece PRAKXON LOGÍSTICA y los
beneficios de operar de forma segura y certificada.

 Negociación clientes
Para la efectiva negociación con los clientes se debe tener un informe detallado previo del
comportamiento del mercado de proveedores para evitar compromisos que no se puedan
cumplir, para ello antes de este paso se recomienda tener un estudio documentado de
vehículos y conductores disponibles para cada tipo de servicio ofrecido al cliente.

Además la negociación debe incluir un contrato de transporte atado a las condiciones


pactadas de acuerdo al tipo de servicio requerido por el cliente con el fin de dejar
documentado las responsabilidades de las partes.

 Seguimiento
El seguimiento se debe hacer durante la operación contratada y una vez finalizada, se
deben hacer visitas quincenales con el fin de conocer la percepción del servicio de
PRAKXON LOGÍSTICA por parte del cliente y convertirse en el aliado estratégico para
cubrir sus necesidades. Para conocer de forma actualizada la necesidad del cliente, es
necesario un seguimiento continuo a su operación. En caso de presentarse problemas
con la operación contratada, debe ser la gerencia de PRAKXON LOGÍSTICA quien se
encargue de resolver el problema y garantizar su mejora, esto debe hacerse para mostrar
el compromiso y la seriedad de la gerencia en el negocio.

55
 MACROPROCESO: OPERACIONES

PROCESOS:

 Planeación operación
Se debe realizar una medición de riesgos actualizados para cada tipo de operación a
desarrollar tomando como base la matriz de riesgo estructurada anteriormente. En este
proceso es necesario hacer un plan de Rutas que contenga descripción detallada del
trayecto, puestos de control y estado de seguridad de la carretera. También la planeación
debe contemplar un formato de reporte de incidentes para el conductor que contenga la
siguiente información: Nombre del conductor, Nombre del Cliente, Ruta contratada,
descripción del incidente presentado, recomendaciones para evitar su ocurrencia,
observaciones y comentarios. Esto con el fin de involucrar al conductor en la operación y
tener un mayor control de riesgos. En la medida en que se conozcan y se documenten los
incidentes presentados, se podrán medir su impacto y así mismo implementar un plan de
acción para prevenir y controlar su ocurrencia.

 Bases de datos operación vehículos


En la base de datos de vehículos y conductores se debe ser específico y detallado, es
decir, se debe revisar la trayectoria de la empresa tenedora de vehículos, el volumen de
vehículos disponibles, modelo de los vehículos disponibles, número de conductores por
vehículo y las características técnicas y operacionales mínimas. Esto con el fin de filtrar
las empresas proveedoras de vehículos de acuerdo a los requerimientos mínimos
requeridos para que los riesgos de la operación de logística de carga tiendan a cero.

 Negociación tenedor vehículo.


Se debe asegurar que la empresa contratada cuente con un volumen adecuado de
parque automotor que pueda suplir la demanda y asegure la continuidad del negocio y
contribuya a la competitividad de la logística que se ofrece al cliente. También se debe
documentar por medio de un contrato las responsabilidades de las partes y el alcance del
servicio contratado.

 Verificación antecedentes vehículo


Exigir a la empresa encargada de este proceso que realice todas las revisiones legales
del vehículo con el fin de contar con parque automotor que no presente problemas para
su operación y Cumplimiento de todas las disposiciones legales vigentes a la fecha.
También se deben revisar la tarjeta y ficha de mantenimiento del vehículo, Confirmar
antes de cada despacho la información personal y del vehículo actualizada, suministrada
por cada conductor. Se debe exigir que el tenedor del vehículo presente su plan de
mantenimiento para constatar que en el último año el vehículo ha estado en correcto
mantenimiento que garantice el correcto funcionamiento de todas sus piezas, evitando así
incidentes por falas del vehículo.

56
 Crear el vehículo y e conductor en el SYSTRAM
Se debe realizar la Identificación del vehículo: marca, placas, modelo, repotenciación (si
es aplicable), color, configuración (de acuerdo con lo establecido en la NTC 4788).
Licencia de Tránsito del conductor y Tarjeta de propiedad del vehículo. Se debe verificar
la vigencia del SOAT, el Registro Nacional de Transporte de Carga. Fotografías del
vehículo por los cuatro costados, que muestren las placas del mismo y fotografías del
conductor. Esto con el fin de detallar la descripción del conductor y del vehículo.

 Hoja de vida conductor


Para el proceso de selección de conductores y propietarios es importante la creación de
un formato que permita registrar la información y antecedentes del conductor en el
mercado. Este formato debe diligenciarse con la siguiente información:

 Nombre completo del conductor.


 Documento de identificación.
 Teléfono Fijo
 Teléfono celular
 Dirección de domicilio.
 Fotocopia de la libreta militar.
 Pasado Judicial.
 Fotocopia de licencia de conducción.
 3 referencias laborales.
 3 referencias personales
 Certificados de capacitaciones cursadas (si aplica)
 Paz y salvo por multas y comparendos (si aplica)
 Certificado de afiliación a seguridad social y ARP.
 Huellas
 Fotografía fondo blanco.

 Generar despacho solicitud servicio


Para generar el despacho (Remesa y Manifiesto) se deben seguir una serie de pasos:
 Confirmar antes de cada despacho la información personal y del vehículo,
actualizada, suministrada por cada conductor.
 Coordinar a entrega de los documentos con el conductor antes de iniciar el viaje.
 Dejar constancia del recibido de los documentos por parte del conductor por medio
de su firma en un documento de recibido.
 Como anexo a los documentos se les debe entregar al conductor el formato de
reporte de incidentes para que lo diligencien en caso de presentarse.

57
 Asegurar los riesgos de la prestación del servicio de transporte.”
Se debe contar con toda la documentación que soporta el aseguramiento de los riesgos
inherentes a la prestación del servicio como son: amenazas y riesgos de falla física,
amenazas y riesgos operacionales, robos u otros actos delictivos. El soporte de esta
documentación son las pólizas emitidas por las compañías aseguradoras contratadas por
el corredor de servicio actual: VERTICE.

 Conducir
Todos los conductores contratados deben contar con el certificado de la capacitación en
seguridad vial antes de iniciar el viaje. Esto garantiza la confiabilidad en la forma que
desarrollará la operación de transporte de carga terrestre, el conductor. El conductor debe
seguir las rutas indicadas y en caso de presentarse algún incidente o congestión vehicular
debe reportarlo a PRAKXON LOGÍSTICA y a la empresa de seguridad con el fin de acatar
las medidas indicadas.

 Rastrear y monitorear el vehículo durante la operación


Contar con planes de contingencia establecidos para novedades en la prestación normal
del sistema satelital que monitoree el vehículo y el conductor. Confirmación de
cubrimiento por los principales corredores viales donde realiza sus actividades de
movilización de mercancías. Existencia de servicios de reacción a incidencias y
novedades en caso de ser necesario. Efectividad de canales de comunicación con la
policía y autoridades competentes de la región, que garanticen información oportuna.
Verificación del vehículo y del conductor al hacer presencia en el puesto de control.
Rastrear el vehículo, el conductor y la carga por medio de un sistema GPS instalado en
los vehículos que cuente con un plan activo de señal satelital.

 Establecer contacto con la persona que recibe la carga


Cuando el conductor llega al lugar de destino con la mercancía, además de reportarlo a la
empresa de seguridad, debe reportarlo a PRAKXON LOGÍSTICA también, para que se le
indique como es la forma de entrega, si debe contactarse con alguien en especial, si debe
llegar a algún patio para hacer el descargue o a otro lugar específico, una vez tenga esta
información, el conductor debe contactar a las personas encargadas de recibir la carga
para acordar la forma y hora de entrega. Es importante documentar toda esta información
con los datos de contacto del representante del cliente encargado de recibir la carga, para
facilitarle al conductor el contacto oportuno.

58
 Descargar el vehículo
Para descargar el vehículo si el servicio contratado fue con manipulación de carga, se le
deben dar instrucciones escritas al conductor de la forma en que debe manipularla para
evitar daños a la misma. El conductor debe inspeccionar y revisar la zona donde se
realizará la descarga y cuando las condiciones sean seguras para hacerlo, proceder.

 Firma de la remesa
En la recepción de mercancías se comprobará que las unidades de carga descargadas
coinciden con los indicadas en la remesa, De no ser así se establecerán las
responsabilidades pertinentes. al responsable del centro. El receptor dará conformidad a
la recepción de mercancía en cuanto a la cantidad y condiciones de la mercancía
mediante la aplicación de un sello con firma y fecha en la remesa.

 Radicar los cumplidos en PRAKXON logística


El encargado debe revisar toda la documentación de recibo y los formularios firmados y
verificados por el receptor de la mercancía con el fin de que no se presenten confusiones
con la fecha de radicación de los documentos y los respectivos pagos. Este proceso es
sumamente importante, ya que la remesa firmada es el instrumento con el cual Prakxon
Logística procede a realizar el cobro al cliente contratante del servicio.

 MACROPROCESO: LEGAL

 Contactar al área jurídica-legal


Se debe realizar una evaluación de posibles escenarios de incidentes de seguridad y las
consecuencias legales que estos representan y tener acceso a los requisitos legales
aplicables a estos incidentes. Además, incluir un compromiso de cumplir con la legislación
actual aplicable, los requisitos de reglamentación y estatutarios y otros requisitos que
suscribe la organización.

 Estudio del caso


Emitir conceptos que se ajusten a los requisitos legales aplicables a los riesgos para la
seguridad del manejo logístico de mercancía en carretera. Esto con el fin de asegurar la
conformidad con la política de gestión de la seguridad establecida.

MACROPROCESO: FINANZAS

Auditar la documentación financiera de la empresa, para poder asegurar la disponibilidad


de recursos adecuados y que estos puedan ser invertidos de forma coherente con el
compromiso de la organización y enfocados a la mejora continua.

59
 Facturación
La organización debe asegurarse de documentar y archivar todas las facturas en proceso
de pago y las que ya fueron pagadas para tener control documental de las obligaciones
pendientes y las atendidas.

 Pagos
Los pagos deben hacerse de acuerdo a las condiciones pactadas en la negociación.
Proveedores a 30, 45 y 60 días y a los conductores 15 días hábiles después de radicar los
cumplidos. Todos los pagos deben hacerse a través de una transferencia bancaria para
evitar la manipulación de efectivo y estandarizar todos los pagos. (nómina, proveedores,
conductores).

4.3 NUEVOS PROCESOS PARA INCLUIR

Elaborar un Manual de procedimientos para la operación.

Implementar un manual de procedimientos que incluya por lo menos los siguientes


aspectos:
 Descripción de los clientes y del mercado de proveedores
 Descripción del portafolio de servicios ofertados.
 Descripción detallada de cada proceso.
 Formato de reporte de incidentes.
 Matriz de riesgos actualizada cada mes.
 Resultados auditoría interna.

Control operativo y de seguridad:

La empresa debe contar dentro de su estructura, un departamento dedicado al control


operativo, logístico y de transporte por carretera.
Entre sus funciones básicas están:
 Elaborar los planes de ruta urbanos y nacionales.
 Mantener a mano y actualizados los directorios telefónicos de seguridad y de las
redes de apoyo.
 Controlar el cumplimiento de los planes de transporte.
 Mantener comunicación constante con el conductor o escolta a través de los
diferentes medios.
 Coordinar el descanso de los conductores y los establecimientos autorizados para
parquear los vehículos.
 Crear protocolos de seguridad para reacción en caso de presentarse de
incidentes.
 Actualizar las bases de datos de autoridades competentes.

60
 Mantener actualizadas las bases de datos de los conductores que han prestado
sus servicios.

Selección de puestos de control en carretera


 Confirmación de cubrimiento por los principales corredores viales donde realiza sus
actividades de movilización de mercancías.
 Comprobación de horario de servicio de 24 horas.
 Existencia de servicios de reacción a incidencias y novedades en caso de ser
necesario.
 Efectividad de canales de comunicación con la policía y autoridades competentes de
la región, que garanticen información oportuna.
 Verificación del vehículo y del conductor al hacer presencia en el puesto de control.
 Definición de garantías de confidencialidad de la información conocida por los
diferentes documentos de la empresa transportadora.
 Verificación de los precintos de seguridad de acuerdo con las recomendaciones
impartidas por el jefe de seguridad.

Selección de sistemas de localización del vehículo


Este paso incluye la comprobación de:
 Cobertura a escala nacional.
 Planes de contingencia establecidos para novedades en la prestación normal del
sistema satelital.
 Tiempo de conocimiento de la información en el caso de los sistemas de localización
satelital.
 Garantías de confidencialidad de la información conocida por los diferentes
documentos de la empresa transportadora.
 Precauciones de seguridad brindadas para el manejo de la información de la empresa
transportadora.
 Accesos a información en línea a través de la WEB
 Medios alternos de ubicación o comunicación del conductor

Procedimiento para despacho de vehículos con mercancías peligrosas


Bajo las implicaciones de transportar mercancías peligrosas, se necesita cumplir algunas
disposiciones especiales de seguridad. Es responsabilidad de PRAKXON LOGÍSTICA y
del gerente de operaciones específicamente, cerciorarse de que en cada servicio se
cumplan los siguientes criterios:

Documentos
Obligatoriamente, durante el transporte de mercancías peligrosas, el conductor debe
portar:
 Manifiesto de carga.
 Remesa Terrestre de Carga.

61
 Registro Nacional de Transporte de Carga.
 Registro Nacional para el Transporte de Mercancías Peligrosas.
 Planilla para el Transporte de Sustancias Químicas de Uso Restringido (si es el caso).
 Plan de Transporte.
 SOAT: seguro obligatorio.
 Certificado de Gases.
 Plan de seguridad (teléfonos de emergencia e instrucciones ante una emergencia).

Plan de acción en caso de bloqueo de la vía por causas naturales o accidentales

 Establecer plenamente la información y solicitar confirmación de la novedad a través


de la Policía Vial, el Frente de Seguridad Empresarial, etc.
 Diligenciar en el formato de incidentes el detalle de lo sucedido.
 Evitar dirigirse al sitio de la obstrucción.
 Establecer un sitio seguro para el vehículo, el conductor y la carga y acatar la nueva
ruta a seguir que le de la empresa de seguridad.
 En caso de inmovilización dentro del bloqueo, informar inmediatamente a la unidad de
control operativo de la empresa, la cual reportará a la empresa de seguridad “ Critical
Cargo”.
 Buscar la forma de salir del bloqueo y, si es imposible, tratar de encontrar un sitio
seguro para resguardar el vehículo y proteger la mercancía del cliente.
 Prestar atención a las informaciones de las autoridades y de la unidad de control
operativo de cada empresa.

Plan de acción en caso de Bloqueo por grupos al margen de la ley (subversión,


paramilitares o delincuencia común)

 Informar oportunamente a la unidad de control operativo de la empresa PRAKXON


LOGÍSTICA.
 Informar a la Policía Nacional, al Ejército Nacional, a los centros de control de
carretera ya la empresa de seguridad CRITICAL CARGOS para acatar las
recomendaciones emitidas por estas entidades.
 Si se confirma plenamente la información acerca de este tipo de bloqueo con la unidad
de control operativo de la empresa y con las autoridades de Policía, evitar al máximo
entrar en el perímetro del bloqueo y conducir el vehículo a un sitio seguro.

En caso de hallarse dentro del bloqueo, no intentar poner resistencia o pasar de largo;
acatar las solicitudes de los delincuentes y en la medida de lo posible, informar a la
unidad de control operativo de la empresa, sobre las situaciones que estén ocurriendo.

El conductor debe evitar suministrar cualquier tipo de información sobre su carga o sobre
la empresa que lo contrató.

62
El conductor debe memorizar las descripciones físicas de los delincuentes, las placas de
vehículos, nombres, alias o cualquier tipo de información que pueda ser valiosa en la
investigación posterior por parte de las autoridades competentes.

 Analizar el desenvolvimiento de los acontecimientos y tener calma. Pues se pude


generar una situación que atente contra la vida de los ocupantes del camión.
 Tan pronto termine el episodio, contactar a la unidad de control operativo de la
empresa y suministrar datos concretos.
 Esperar instrucciones de la unidad de control operativo de la empresa para reanudar
el viaje. Elaborar un nuevo itinerario en el plan de transporte, con las respectivas
medidas de seguridad y comentarios.
 Al salir del bloqueo, informar a los demás conductores y a las autoridades de la vía.

Plan de acción en caso de Hurto de la mercancía

 Reportar inmediatamente a la unidad de control operativo de la empresa.


 Informar al generador de la carga, a la Policía Nacional y a la empresa de seguridad
contratada, Critical Cargos.
 Establecer contacto visual (si no se ha sido detectado) con los atracadores e informar
sus movimientos, con datos concretos, a la unidad de control operativo de cada
empresa.
 Memorizar la mayor cantidad de información que pueda ser útil en la localización de la
mercancía y el esclarecimiento de los hechos.
 Informar la ruta exacta por donde están conduciendo el vehículo hurtado y la
mercancía.
 Analizar el terreno e informar sobre posibles bodegas a donde hayan podido conducir
el vehículo o donde estén transbordando la mercancía, según la evaluación de rutas
pre establecida y según la experiencia del conductor.
 Coordinar con las autoridades la reacción pertinente.
 El conductor debe instaurar la denuncia, para dar cumplimiento a los requisitos
policivos

Plan de acción en caso de Saqueo de la carga

 Informar a la unidad de control operativo de cada empresa.


 Comunicar al generador de la carga, a la Policía Nacional y a la empresa de
seguridad Critical cargo
 Tomar fotos del camión, en especial de las partes violentadas.
 Asegurarse de que la mercancía restante cuente con seguridad.
 Solicitar instrucción especial de la empresa transportadora PRAKXON LOGÍSTICA
para instaurar la denuncia.

63
 Elaborar el informe de incidentes.

Procedimiento por informe de incidentes en la vía

Al recibir el informe de un incidente en la vía, reportar inmediatamente a la unidad de


control operativo de la empresa.

Confirmar la veracidad de la información.

 Informar a la Policía de Carreteras y a la empresa de seguridad CRITICAL CARGOS.


 Analizar la fuente de la información y calificarla según el grado de credibilidad.
 Si se establece que efectivamente ha ocurrido un incidente grave en la vía, conducir el
convoy al lugar seguro más cercano según el previo estudio hecho por la gerencia de
operaciones de los patios seguros en la ruta de viaje asignada.
 Coordinar con la unidad de control operativo de cada empresa el procedimiento a
seguir según la situación que se esté presentando.
 Si no es posible conducir el convoy a un lugar seguro, pedir colaboración a las
autoridades que se encuentren presentes o más cercanas.
 Elaborar el informe de incidentes.

Procedimiento en caso de secuestro y rehenes


En el evento de presentarse un secuestro de los conductores o del personal de escoltas:
 Informar a la Policía de Carreteras, a inteligencia del Ejército Nacional, a PRAKXON
LOGÍSTICA, al generador de la carga y CRITICAL CARGOS como empresa de
seguridad.
 Comunicarse con los GAULA de la Policía y del Ejército Nacional.
 Coordinar con la empresa para avisar a las respectivas familias.
 Enviar un escolta o funcionario de la empresa de seguridad CRITICAL CARGOS para
que apoye las labores en campo.
 Si se toma contacto con los secuestradores, no comprometerse, pero tampoco
negarse a cualquier negociación.

 Reserva de la información
La información, tanto de la transportadora como de los clientes, debe mantenerse en
reserva. Por consiguiente, deben efectuarse continuas evaluaciones de seguridad a
proveedores y personal de la empresa, que ayuden a medir los grados de confiabilidad,
esto debe hacerse a través de exámenes de polígrafo que garanticen fiabilidad de los
resultados y se deben documentar los resultados arrojados para justificar la contratación,
continuidad o despido del personal.

64
 Utilización de códigos de ruta
Es necesario elaborar un plan de transporte para cada uno de los recorridos
establecidos por la empresa y asignarle un código de seguridad para el manejo de la
información.

 Actualización de la información
Es importante actualizar la información obtenida en la matriz de riesgos, haciéndole el
respectivo seguimiento mensual e incluyendo los nuevos riesgos que se presente en la
operación, tomando como base los reportes de incidentes documentados en la empresa.
Además es importante socializar dicha actualización con todo el personal de la empresa y
con el compromiso de la gerencia para enfocar el objetivo de cada empleado a la mejora
continua de la empresa.
El mercado en el sector de transporte es muy variable, por ende es necesario adaptarse a
los cambios y mantener documentación de todas las actualizaciones hecha sal sistema de
gestión en la empresa, fara facilitar la auditoría.

 Lista de chequeo
La lista de chequeo del estado técnico-mecánico del vehículo y de las condiciones
humanas del conductor, quedarán diligenciadas y documentadas para los registros
pertinentes.

 Procedimiento para mitigar riesgos de fraude, piratería, contrabando y


narcotráfico

La empresa debe desarrollar una estrategia que debe estar apoyada por la fuerza pública,
el conductor del vehículo y todos los que directa o indirectamente intervienen en los
diferentes procesos.
Se debe contar con un recurso humano capacitado, motivado y evaluado para evitar la
defraudación de la empresa y la complicidad con ilícitos en la operación.

 Buscar complicidad de los conductores con incentivos.


 Evitar al máximo que el conductor conozca el tipo y detalle de mercancía que
transporta.
 Se debe hacer firmar la descripción de la mercancía por parte del cliente y archivar
dicho documento.
 Realizar pruebas de polígrafo para el personal de PRAKXON LOGÍSTICA para tener
un control y seguridad de la confiabilidad de su trabajo.
 Ante una señal de alerta identificada por el conductor de ser víctima de fraude,
piratería, contrabando o narcotráfico, debe inmediatamente comunicarlo a la empresa
de seguridad CRITICAL CARGOS y a la gerencia de PRAKXON LOGÍSTICA para
adelantar los trámites pertinentes.
 Reportar el incidente, en caso de presentarse.

65
 Procedimiento ante un soborno

Recibir la información y el tipo de soborno e informarlo inmediatamente a la unidad de


control operativo de cada empresa y a la empresa de seguridad CRITICAL CARGOS.

 Coordinar con la unidad de control operativo de la empresa y con la empresa de


seguridad, el procedimiento a seguir.
 Tratar de obtener la mayor cantidad de datos posible de las personas que están
intentando el soborno.
 Observar algún tipo de identificación (placas de vehículos, hora y sitio exacto
donde ocurrió el incidente).
 Mantener la calma y memorizar cada una de las exigencias.
 No arriesgar la integridad física.
 Elaborar el informe de incidentes.

 Monitoreo vehicular

Se deben desarrollar actividades de vigilancia, seguimiento y control de los vehículos en


la operación, en las bodegas y parqueaderos y realizar controles en las rutas, a fin de
garantizar que en las rutas los vehículos puedan ser intervenidos por los delincuentes.

Es necesario identificar, evaluar, y medir los resultados obtenidos por medio del sistema
satelital GPS para realizar los informes reportados a la gerencia de PRAKXON
LOGÍSTICA.

4.4 PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

PRAKXON LOGÍSTICA debe capacitar a un grupo de empleados para que sean capaces
de realizar una auditoría interna anualmente, que les permita medir sus sistema de
gestión e identificar las conformidades y no conformidades para enfocar el proceso hacia
la mejora continua.

Los objetivos de la auditoría son:

a) determinar si el sistema de gestión de la seguridad:


 Ha sido implementado y socializado adecuadamente
 es eficaz para cumplir la política y objetivos de gestión de la seguridad de la
organización

66
 Tiene un control actualizado de los riesgos existentes en la operación.
 Cuenta con la documentación de todos los procesos de la empresa.
 Cuenta con planes de acción para garantizar la seguridad de la operación.

b) revisar los resultados de auditorías previas y las acciones tomadas para atender y
corregir las no conformidades encontradas.
c) Establecer una evaluación del sistema de gestión para obtener un resultado de la
auditoría.
d) Reportar los resultados a la gerencia y establecer recomendaciones de mejora.

El programa de auditoría interna deberá hacerse anualmente siguiendo las instrucciones y


aprendizajes obtenidos en capacitaciones de auditores internos de un ente certificado.
Esta auditoría debe cubrir todas las áreas de la empresa, pero el auditor interno no debe
auditar el área a la que pertenece. El proceso de auditoría debe demorar como mínimo 8
horas y como máximo 5 días.
Figura 7. Diagrama de flujo proceso de auditoría interna

Fuente: autora

67
 Revisión por la dirección y mejora continúa

La Dirección debe revisar el sistema de gestión de la seguridad de la organización


permanentemente, para asegurar su implementación y garantizarle seguridad al cliente. .
Las revisiones gerenciales deben incluir oportunidades de mejora y gestión de cambio y
de riesgos oportunas de acuerdo a la situación de la empresa y del mercado.

El compromiso de la gerencia es fundamental para garantizar el correcto desarrollo del


sistema de gestión, implementando buenas prácticas y motivando al personal para
trabajar en equipo y lograr resultados eficaces.
 Presentación informativa gerencial
Después que se toma la decisión de implementar la norma ISO 28000, se debe comunicar
a todos los niveles de la dirección de la empresa, la estrategia comunicativa debe estar
enfocada a la formación, y capacitación de la norma

4.5 DIVULGACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ENTRE TODO EL PERSONAL


INVOLUCRADO EN LA OPERACIÓN (INCLUYEN RESPONSABILIDADES
INDIVIDUALES Y PROGRAMAS DE INCENTIVOS)

La organización debe programar una reunión de socialización del sistema de gestión en


seguridad a todos los empleados, clientes y proveedores y documentarla. Esto con el fin
de resolver dudas y orientar a todo el recurso humano involucrado en el negocio en las
buenas prácticas operativas que se deben implementar.
La reunión de divulgación del sistema de gestión debe seguir los siguientes pasos:
1. Diagnóstico inicial.
2. Problemas encontrados.
3. Gestión de cambio.
4. Riesgos identificados.
5. Planes de acción para mitigar riesgos.
6. Planes de capacitación para el personal.
7. Socialización de formato de incidentes
8. Necesidad de seguimiento de riesgos.
9. Capacitación programada para auditores internos.
10. Capacitaciones programadas de seguridad viaja para conductores.
11. Fechas tentativas para la auditoría interna.
12. Planes de incentivo.
13. Planes de descuentos.

En estos pasos se encuentra implicada las estrategias comunicativas para la capacitación


de la norma ISO 28000, en lo que respecta a estructuras funcionales del trabajo,
estrategias comunicativas para hacerle saber al recurso humano cuáles son las metas del

68
sistema de gestión de seguridad logística, interacción integral con los colaboradores,
diseño de los contenidos de los documentos y manuales y planes de implementación10.

 Capacitación sobre documentación escrita al grupo de implementación.


Dentro del sistema de gestión de seguridad, se debe considerar la importancia de los
documentos que se van a diseñar y trabajar, los cuales deben reflejar en detalle la forma
en que la empresa se desenvuelve en el momento. La norma se debe ajustar a la
organización, no la organización a la norma porque no todas las empresas funcionan de la
misma manera.

La norma ISO 28000 exige que la organización deba ejercer control sobre la
documentación para que se utilicen sólo los documentos pertinentes11.

Finalmente es importante destacar que La estrategia de comunicación, es parte


fundamental para la certificación ISO 28000 y el resto de normas ISO que acompañan
este estándar, las cuales ayudan a crear un marco de referencia sistemático en el que la
organización mejora continuamente los aspectos de seguridad, teniendo en cuenta que la
norma ISO 28000 es una norma certificable de sistemas de gestión que provee, por
primera vez, un marco de referencia para organizaciones que operan o que dependen en
cualquier aspecto de la cadena de suministro como lo es PRAKXON LOGÍSTICA.

Entre los Beneficios más importantes de Implantar y certificar un sistema de gestión de la


seguridad en base a la ISO 28000, para la empresa están los siguientes:

La implementación de ISO 28000 tiene amplios beneficios estratégicos, organizacionales


y operacionales en el desarrollo de las actividades del negocio tanto si es una
organización situada en uno de los extremos de la cadena de suministro como si es esta
en medio de ella.

Entre los beneficios de implementación de un sistema de gestión en seguridad certificado


bajo la norma ISO 28000 se tienen los siguientes:

 Recibir una mayor credibilidad, reputación y prestigio de marca.


 Demuestra un rol especial como pionero en la gestión de la seguridad.
 Mejora la capacidad de adaptación de la empresa.
 Sistematizar las mejores prácticas de gestión de la seguridad.
 Alinear la terminología y el uso de conceptos.
 Mejorar la seguridad por medio de una adecuada evaluación de riesgos de la
seguridad sobre los activos de la organización, conociendo las amenazas y

10
UNE-ISO 28000. especificación para los sistemas de gestión de la seguridad para la cadena de
Suministro. AENOR, 2008 - 21 pages
11
PROCESO DE CERTIFICACIÓN. ISO 28000 – 2007.

69
desarrollando objetivos, metas y programas apropiados y priorizando la gestión
dinámica de la seguridad como un proceso fundamental de negocio.
 Mejorar la eficiencia en el transporte.
 Mejorar la satisfacción del cliente y la cooperación a través de la cadena de
suministro
 Lograr los requisitos internacionales de seguridad en la cadena de suministro,
reduciendo los riesgos.
 Optimizar procesos para garantizar que la cadena de suministro se mantiene libre
de interrupciones.
 Incrementar la garantía de calidad de los productos y servicios suministrados y el
control de producción.
 Elimina los gastos asociados con múltiples certificaciones de seguridad12.

Figura 8. Mejora continua ISO 28000

Fuente: Sistemas de Gestión de Seguridad de la Cadena Logística y de Suministro – ISO


28000

12
Compendio ISO 28000. Sistemas de gestión de la seguridad para la cadena de suministro.
ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, 2009

70
4.6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN
SEGURIDAD BASADO EN LA NORMA ISO 28000:

Para lograr un mejoramiento sustancial de la organización requiere gestionarla de una


manera sistemática y visible. Por lo tanto el éxito debería ser el resultado de implementar
y mantener un sistema de gestión que sea diseñado para mejorar continuamente la
eficacia y eficiencia del desempeño de la organización mediante la consideración de las
partes interesadas.

En lo que respecta al caso especifico de la empresa PRAKXON LOGÍSTICA, desde el


punto de vista de la calidad, y desde el punto de vista de la seguridad la aplicación de la
norma ISO 28000 tiene como principal objetivo mejorar la seguridad en la misma,
mitigando, controlando y monitoreando los riesgos bajo una gestión efectiva de riesgos
que garantice la confiabilidad en el servicio ofrecido al cliente.

A continuación se muestran las fases para el diseño e implementación de un sistema de


gestión en seguridad para la cadena de suministro:

Figura 9. Fases ISO 28000

Fuente: ISO – 28000

Fase 0: Organización e inicio del proyecto y definición del alcance. Esta fase constituye el
punto de arranque de un proyecto de implantación de un SGSCS en base a la norma ISO
28000.
Fase 1: Diseño del SGSCS y Política de Seguridad.
En esta fase, la organización debe abordar, entre otras las siguientes acciones:
• Analizar y establecer las responsabilidades en materia de seguridad, en formación,
competencias y toma de conciencia del personal.
• Definir y diseñar el SGSCS.
• Diseñar un plan de comunicación del proyecto.
• Elaborar y aprobar la política de seguridad.
• Elaborar los procedimientos generales del SGSCS.

71
Fase 2: Evaluación de los riesgos de la seguridad:
En esta fase, la organización debe establecer la metodología para la gestión de los
riesgos de seguridad en la cadena de suministro dentro del alcance definido para el
SGSCS.

Una vez definido el alcance, la organización debe proceder a evaluar la seguridad en la


Cadena de Suministro, identificar las medidas de seguridad y evaluar los escenarios de
amenazas a la seguridad. En este punto, la organización debe desarrollar el plan de
seguridad pertinente, en función de los riesgos que esté dispuesto a asumir, implantarlo y
realizar el seguimiento periódico.

Fase 3: Planificación de la seguridad.


En esta fase, la organización debe establecer los objetivos y las metas de seguridad y
elaborar los programas de gestión de la seguridad.

Hasta esta fase se desarrolla en este trabajo de grado, a continuación están las
fases que siguen para lograr la implementación, el desarrollo y el seguimiento del
sistema de gestión:

Fase 4: Implementación y operación.


En este punto del proyecto, la organización debe dejar elaborados todos los
procedimientos necesarios para asegurar la operación y su control y preparar los
mecanismos de respuesta ante emergencias y las acciones correctivas y preventivas del
SGSCS.
Así mismo, en esta fase se procede a la implantación del sistema en todas las áreas
dentro del alcance del SGSCS.
Fase 5: Evaluación del SGSCS.
En esta fase, la organización debe poner en marcha la sistemática para poder realizar la
medición y seguimiento del desempeño de la seguridad y analizar las incidencias,
acciones correctivas y preventivas del SGSCS.
Fase 6: Auditoría del SGSCS.
Una vez diseñado, documentado e implantado el sistema, éste se encuentra en
disposición de ser auditado internamente para verificar el grado de implantación con la
Norma y con el SGSCS.
Del proceso de auditoría se derivarán las acciones correctivas y preventivas que sean
necesarias.
Fase 7: Revisión del SGSCS por la dirección y mejora continua.
La Dirección debe proceder a evaluar la eficacia del SGSCS basándose en el análisis de
los datos de evaluación, de las oportunidades de mejora y de los cambios que se
consideren necesarios del sistema. También se procede a evaluar la eficacia de la política
de seguridad.

72
De esta revisión se deben implementar las mejoras o las acciones correctivas que se
consideren pertinentes, así como la dotación de recursos que fuera necesaria para
mejorar la eficacia del SGSCS.
Llegados a este punto, la organización pude solicitar a una empresa acreditada la
certificación de su SGSCS según la norma de referencia ISO 2800013.

13
I NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 28000. La Seguridad en la Cadena de Suministro.
2007

73
5. ANÁLISIS COSTO BENEFICIO

5.1. COSTOS ESTIMADOS PARA CAMBIOS PROPUESTOS

Para realizar la implementación de la gestión de seguridad logística basada en la norma


ISO 28000 se analizó la inversión necesaria, con base en los estados financieros de la
empres PARAKXON LOGÍSTICA y en cotizaciones de capacitaciones, software y en el
costo de la certificación como tal por parte de ICONTEC bajo la norma ISO 28000 así
como también los costos de mantenimiento del proceso.
Para los cálculos presentados en este punto se han utilizado datos fijos para el análisis,
estos son:

 Tasa de Descuento 10%. ( Fuente: EMPRESA PRAKXON LOGÍSTICA).


 Crecimiento en ventas esperado por parte de la empresa: 5% (con respecto al año
anterior).
 En los cálculos se incluyó el ingeniero encargado del diseño del sistema de
gestión, peor por ser este, el alcance de este trabajo de grado, la empresa se
ahorraría este costo del ingeniero industrial.
 Se tomaron los Ingresos y Egresos actuales de PRAKXON LOGÍSTICA, pero para
hacer el cálculo del flujo de caja, fue necesario estimar los mismos costos
aumentándole el valor de mantenimiento del software propuesto, la auditoría anual
que debe hacer ICONTEC al sistema de gestión, la suscripción anual a la revista
sectorial y el valor mensual del servicio de señal satelital para el sistema GPS que
se sugiere adaptarle a los vehículos contratados.

Inversión
La inversión necesaria para el desarrollo del proyecto se basa en un Ingeniero industrial
especialista en la norma ISO 28000 que se encargue de desarrollar todo el sistema de
gestión propuesto para proceder a la certificación por parte de ICONTEC. También se
desgloraron costos de los diferentes insumos requeridos para realizar los cambios
pertinentes en la operación actual y adaptar la empresa PRAKXON LOGÍSTICA a las
buenas prácticas propuestas basadas en la norma ISO 28000.
.

74
Tabla. 7. Inversión requerida
Tiempo
Fase Actividad Recurso Cantidad Costo mensual total
meses
Analisis y diseño Diseño del Ingeniero
modelo de gestion 1 12 $ 2,500,000.00 $ 30,000,000.00
Consultor
Ingeniero Experto en
Desarrollo Certificaciones ISO 1 12 $ 3,000,000.00 $ 36,000,000.00
Implementación del modelo
INSUMOS:

$ 100,000.00
Capacitación en Seguridad Instructores certificadodos-
Implementación vial para 5-6 personas AUTOCAR
Capacitación para auditoría
interna, un grupo de 15
personas y válida de por $ 5,940,000.00
vida
Capactadores de BUREAU
Implementación VERITAS
Software contable
(Nómina, liquidaciones,
NOVASOFT facturaciones), manejo de 1 $ 60,000,000.00
Recursos Humanos, de
Implementación Bienes y Servicios

Monitoreo y control del Sistema GPS para


conductor, el vehículo y la monitorear los vehículos 1 $ 580,000.00
carga transportadores. Empresa
Transcontrol
Software contable
(Nómina, liquidaciones,
facturaciones), manejo de 1 12 $ 55,000.00 $ 660,000.00
Recursos Humanos, de
Señal Satelital para el GPS Bienes y Servicios

Pautas publicitarias en
revista del sector de 1 $ 2,000,000.00
transporte (Revista de
Implementación Publicidad Logística) 12
CERTIFICAR A LA EMPRESA
EN ISO 28000
12 $ 4,000,000.00

CERTIFICACIÓN AUDITOR, CERTIFICADO


Total $ 139,280,000.00

Fuente: Calculo de la autora 2013

75
Tabla 8. Costos de implementación del sistema de gestión:

Implementación
Costo Costo anual
y certificación

Ingeniero Experto en
$ 3,000,000.00
Certificaciones ISO
$ 36,000,000.00
Insumos $ 73,280,000.00
Subtotal $ 109,280,000.00

Fuente: Calculo de la autora 2013

Beneficios
Se espera que con la implementación del sistema de gestión propuesto, se logre obtener
la certificación bajo la norma ISO 28000, lo cual aumentará el good will de la empresa y le
permitirá obtener mayor reconocimiento y aceptación del mercado, es por eso que la
empresa espera aumentar sus ventas anuales en un 5%, una vez logren la certificación
ISO. También se espera que con la implementación del sistema la empresa esté en
capacidad de realizar gestión de Riesgos, controlando así la seguridad de la operación
para poder ofrecerle al cliente un servicio confiable con resultados satisfactorios, esto
lleva implícito una disminución de costos al implementar buenas prácticas en la operación.

También cabe resaltar que el sector de transporte está en un mercado altamente


competitivo y que es un beneficio contar con una empresa que garantice bajo un
excelente sistema de gestión, una operación segura y confiable.
A continuación se tiene la relación de ingresos esperados para los siguientes 5 años
después de implementar el sistema de gestión propuesto:

76
Tabla 9. Estimación de incremento esperado en las ventas

año 1 año 2 año 3 año 4 año 5


Ingresos anuales $ 2,081,914,981.65 $ 2,186,010,730.73 $ 2,295,311,267.27 $ 2,410,076,830.63 $ 2,530,580,672.16
Fuente: Calculo de la autora 2013
Para el cálculo anterior se tomaron como base los ingresos actuales de la empresa (año
0) registrados en el estado de resultados del año 2012. Y el crecimiento esperado por
parte de la empresa de un 5% anual.

Flujos proyectados a 5 años


El flujo de caja se preparó basado en los datos de los estados financieros de la empresa
PRAKXON LOGÍSTICA, y se obtuvieron los siguientes resultados:
Tabla 10 Flujos de caja

Flujo de caja Iniciacion año 1 año 2 año 3 año 4 año 5


Ingresos $ 2,081,914,981.65 $ 2,186,010,730.73 $ 2,295,311,267.27 $ 2,410,076,830.63 $ 2,530,580,672.16
Costos $ 1,688,017,721.00 $ 1,688,017,721.00 $ 1,688,017,721.00 $ 1,688,017,721.00 $ 1,688,017,721.00
Costo inversion inicial $ 109,280,000.00
GASTOS ADMIN. $ 27,492,000.00 $ 27,492,000.00 $ 27,492,000.00 $ 27,492,000.00 $ 27,492,000.00
OTROS INGRESOS $ 25,801,000.00 $ 25,801,000.00 $ 25,801,000.00 $ 25,801,000.00 $ 25,801,000.00
OTROS EGRESOS $ 54,098,000.00 $ 54,098,000.00 $ 54,098,000.00 $ 54,098,000.00 $ 54,098,000.00
Ingresos gravables $ 338,108,260.65 $ 442,204,009.73 $ 551,504,546.27 $ 666,270,109.63 $ 786,773,951.16
Deducir impuestos $ 130,171,680.35 $ 170,248,543.75 $ 212,329,250.31 $ 256,513,992.21 $ 302,907,971.20
Flujo de caja neto $ -109,280,000.00 $ 207,936,580.30 $ 271,955,465.99 $ 339,175,295.96 $ 409,756,117.42 $ 483,865,979.97
Fuente: Calculo de la autora 2013

RENTABILIDAD DEL PROYECTO:

VPN. Valor Presente Neto. El Valor Presente Neto (VPN): Esencialmente, el VPN es un
indicador que mide cuánto valor es creado o adicionado por llevar a cabo cierta inversión.
Sólo los proyectos de inversión con un VPN positivo deben de ser considerados para
invertir. Para el caso de la presente inversión se tiene:

77
Tabla 13. VPN.
Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
1.10 1.10 1.10 1.10 1.10
VPN $ -109,280,000.00 189,033,254.82 247,232,241.80 308,341,178.14 372,505,561.29 439,878,163.61
$ 100,016,485.87
Valor VPN >0

Fuente: Calculo de la autora 2013


Tal como se puede observar el VPN > 0 por lo tanto la inversión es viable.

TIR: La tasa interna de retorno devuelve el valor de la tasa en la que el VPN se hace igual
a cero, es decir, si la TIR es mayor que la tasa de oportunidad de los inversionistas
(10%), el proyecto es rentable, si es menor, seguramente ellos preferirán invertir en otro
proyecto que les de la ganancia esperada.
En lo que respecta a la TIR se obtuvieron los siguientes resultados

Tabla 14. TIR

Inversión Ingresos año 1 Ingresos año 2 Ingresos año 3 Ingresos año 4 Ingresos año 5
-$ 109,280,000.00 $ 207,936,580.30 $ 271,955,465.99 $ 339,175,295.96 $ 409,756,117.42 $ 483,865,979.97
TIR 216%
Fuente: Calculo de la autora 2013

Evaluando el proyecto con la TIR, al ser esta mayor que la tasa de oportunidad de los
inversionistas, es considerado un proyecto altamente rentable y viable para implementar.

78
CONCLUSIONES

El desarrollo de este trabajo fue enfocado hacia la creación de un sistema de gestión en


seguridad y control basado en la norma ISO 28000, cuyo fin era minimizar los riesgos
asociados a la operación.

Para la creación del sistema de gestión, fue necesario hacer un análisis de la situación
inicial de la empres a, para identificar riesgos asociados a la operación, una vez se
identificaron los riesgos, se procedió a estructurar una matríz que estableciera el nivel de
criticidad de los riesgos asociándolos con posibles consecuencias en caso de
presentarse. Para llenar la matriz se estimaron datos basados en la experiencia del
personal operativo de la empresa, ya que PRAKXON LOGÍSTICA no tiene estadísticas
registrables de los siniestros presentados en la operación.

También se estructuraron matrices de probabilidades de ocurrencia de los riesgos


identificados, con el fin de priorizarlos y orientar el sistema de gestión hacia la mitigación
de los mismos. Estas probabilidades también fueron tomadas a partir de la percepción del
personal operativo de la empresa por que se carece de estadísticas claras al respecto.
Por ello, es importante resaltar que las matrices están sujetas a cambio y que se les debe
hacer un seguimiento periódico para evaluar el impacto social y económico de los
siniestros.

Se establecieron unas recomendaciones a partir de los resultados arrojados por las


matrices de riesgos, con el fin de adoptar buenas prácticas operativas para mitigarlos.

La empresa debe implementar políticas de calidad y de seguridad enfocadas en la gestión


de riesgos y gestión de cambios, con el fin de comprometer a todo el personal con la
seguridad de la operación y asimismo poder ofrecerle al cliente un servicio seguro y
confiable y de esta forma ir ganando posicionamiento y reconocimiento en el mercado.

La empresa tiene un personal altamente competitivo, peor es necesario implementar


capacitaciones y planes de desarrollo, con el fin de mejorar continuamente la operación
de acuerdo al comportamiento del mercado.

Para la empresa transportadora de carga terrestre PRAKXON LOGÍSTICA, después del


análisis costo-beneficio hecho es rentable implementar el sistema de gestión propuesto
para mitigar los riesgos y de esta forma mantenerse como una empresa altamente
competitiva y reconocida en el mercado.

Según las fases de diseño e implementación de un sistema de gestión, descritas en el


documento, la empresa queda ubicada hasta este momento en la fase 4 de planeación
de la seguridad. En adelante Prakxon Logística debe procurar trabajar en el desarrollo e
implementación del sistema de gestión para poder certificarse bajo la norma ISO 28000.

79
RECOMENDACIONES

 Continuar con el proceso de implementación del sistema de gestión en seguridad y


control propuesto para mitigar los riesgos asociados a la operación. Los pasos a
seguir para el proceso de implementación según las fases encontradas en la
norma ISO 2800 para obtener la certificación serían :

 Fase 4: Implementación y operación.


 Fase 5: Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad para la
Cadena de Suministro.
 Fase 6: Auditoría del SGSCS.
 Fase 7: Revisión del SGSCS por la dirección y mejora continua.
 Hacerle seguimiento a la gestión de riesgos y reorientar los planes de mitigación
de acuerdo a los cambios percibidos.
 Establecer un programa de incentivos para comprometer al personal con la
mejora continua de la operación.
 MEDIR todos los riesgos y los resultados de la operación porque lo que no se
puede medir, no se puede mejorar.
 DOCUMENTAR todos los procesos de la empresa, los formatos propuestos y los
resultados arrojados en las auditorías internas.
 Capacitar a un grupo de empleados en auditoría interna para poder contar con ese
recurso dentro de la empresa, las veces que se requiera.
 Compromiso gerencial con la operación.
 Invertir en publicidad para captar mayor mercado.
 Evaluar el desempeño de la empresa con los clientes de forma escrita para facilitar
la toma de decisiones.
 Motivar y comprometer al personal constantemente. Un trabajo en equipo
garantiza la eficiencia en las operaciones.
 Implementar en cada proceso el PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) y
divulgar en la empresa, proveedores y clientes la importancia de trabajar bajo una
planeación estratégica estructurada y especializada.
 Darle mayor visibilidad a la consultoría como valor agregado para los clientes.
 Crear, difundir y publicar un portafolio de servicios que se actualice en la medida
en que se incorpore un nuevo servicio.
 Crear y actualizar la página web de la empresa.

80
BIBLIOGRAFÍA

Aventín, José A. (1992). Mapfre consultores. Clasificación de riesgos en la empresa. En:


Revista Protección y Seguridad. Vol. 38. No. 3. pp. 9-15

Castelo, Julio; Guardiola, Antonio. (1992). Diccionario Mapfre de Seguros. Madrid: Mapfre.
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ANEXOS

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