La naturaleza de los sistemas de control de gestión.

Ejecutar el control administrativo es una obligación de cualquier organización descentralizada.

Conceptos básicos

Control: Todo sistema de control tiene por lo menos cuatro elementos.

 Detector: es el elemento que mide lo que sucede a cada momento en el proceso que se controla.
 Evaluador o asesor: determina la importancia de lo que sucede en el proceso comparándolo con alguna norma o
previsión de lo que debería suceder.
 Efector: modifica el comportamiento en el proceso si el asesor indica que es necesario hacerlo.
 Red de comunicaciones: aquellos medios que transmiten la información entre el detector y el asesor y entre el
asesor y el efector.

Administración

Organización: Consta de un grupo de personas que colaboran para alcanzar metas comunes

Las organizaciones son dirigidas por una jerarquía de administradores; el director ejecutivo se encuentra en la punta y
los gerentes de unidades, departamentos, funciones y otras secciones se encuentran debajo de él.

El director ejecutivo decide las estrategias con las cuales la organización alcanzará sus metas. Los gerentes de las
unidades comerciales formulan estrategias adicionales, para que sus unidades alcancen las metas.

El proceso del control de gestión es aquel por el cual los gerentes de todos niveles constatan que el personal que
supervisaran implanta las estrategias deseadas.

Diferencias entre proceso de control administrativo y proceso simple

La norma no se establece de antemano; No es automático; Requiere coordinación entre individuos; Mucho control
administrativo es autocontrol; La relación entre percibir la necesidad de realizar una acción y determinar qué acciones
se requieren para alcanzar el resultado deseado no siempre es clara.

Sistemas

Un sistema es una manera prescrita y usualmente repetitiva de realizar una o varias actividades. Los sistemas de control
administrativo son mucho más complejos y conscientes. Muchas acciones administrativas son asistemáticas; si todos los
sistemas garantizarán la acción correcta para todas las situaciones, no habría necesidad de gerentes humanos.

Límites del control de gestión

Actividad Naturaleza del resultado

Formulación de estrategias Metas, estrategias y políticas

Control administrativo o de gestión Implementación de estrategias

Control de trabajos Desempeño eficaz y eficiente de los trabajos

DIFERENCIAS Estructuración Plazo Información Dirección Enfoque

Formulación de Baja Largo Aproximada al Proceso Organización
estrategias futuro Planeación
Control de Intermedio Intermedio Intermedio Control
Gestión
Control de Alta Corto Exacta actual Control Activ.Transacción
Trabajo
Control administrativo
Es el proceso por el cual los administradores influyen en otros miembros de la organización para implantar las
estrategias de esta.

Actividades del control Administrativo

 Planear lo que debe hacer la organización

 Coordinar las actividades de las partes de la organización
 Comunicar la información
 Evaluar la información
 Decidir qué acción debe tomarse
 Influir en la gente para cambiar su comportamiento

Principio de la congruencia de metas: Las metas de los integrantes de una organización deben ser congruentes con las
de la propia organización.

Implementación de estrategias

Estrategias Desempeño

Para implementar las estrategias deseadas utilizan controles administrativos, pero también se pueden establecer por
medio de la estructura de la organización, la administración de RR.HH y su cultura.

Estructura de la organización: Especifica las funciones, relaciones de subordinación y división de responsabilidades que
conforman la toma de decisiones en una organización.

Administración de RR.HH: Encargada de la selección, capacitación, evaluación, ascenso y despido de empleados, con el
fin de adquirir los conocimientos y habilidades que se requieren para ejecutar la estrategia de la organización.

Cultura: Conjunto de ideas, actitudes y normas compartidas que guían en forma explícita o implícita los actos de la
gerencia.

Control interactivo: Dirige la atención de la gerencia a los acontecimientos que señalan la necesidad de nuevas
iniciativas estratégicas, ya sean negativos o positivos.

Formulación de estrategias
Es el proceso de decidir las metas de la organización y las nuevas estrategias para alcanzarlas.

Metas: Son los amplios fines generales de la organización

Objetivos: Pasos concretos que se dan para alcanzar las metas en determinado periodo.

Las metas son intemporales: existen hasta que se cambian, y casi nunca se cambian.
Las estrategias son planes grandes e importantes, los cuales indican la dirección en la cual los directores quieren que se
mueva la organización.

La necesidad de formular estrategias surge como reacción a la percepción de un peligro o una oportunidad.

La responsabilidad total de formular las estrategias no debe asignarse a una sola persona o unidad.

Diferencia entre Formulación de estrategia y control administrativo

Formulación de Estrategia Control de gestión

Asistemática
Varía según su naturaleza
Se toman todo el tiempo
Dosis de buen juicio
Estimaciones muy generales
Análisis por unas pocas personas
Serie de pasos
Secuencia previsible
Calendario más o menos fijo
Estimaciones confiables
Abarca gerentes y a su personal

Control de tareas
El control de las tareas es el proceso de verificar que las tareas concretas se realicen de manera eficaz y eficiente.

Es una actividad de transacciones; consiste en el desempeño de un trabajo de acuerdo con las reglas establecidas en el
proceso de control de gestión.

EL control de las tareas consiste muchas veces en ver que se sigan las reglas, una función que no siempre requiere la
presencia de seres humanos.

Muchas actividades son científicas, es decir la decisión optima o la acción apropiada para que una situación
descontrolada vuelva al estado deseado es previsible, dentro de ciertos límites.

Diferencias entre control de tareas y control administrativo

Control de gestión Control de tareas

Nunca se reduce a una ciencia Científico
Ve el comportamiento de los gerentes No puede expresarse en ecuación

Ejemplos para cada sistema de Planeación y Control

Formulación Estratégica Control de Gestión Control de Tareas

Dimensión y Comprar una empresa no Introducir nuevos Coordinar la entrada de
Capacidad relacionada productos o marcas pedidos
Producción Entrar en un nuevo negocio Ampliar una planta Programación de la producción
Marketing Incorporar la venta por correo Determinar el presupuesto Reservar espacio para
de publicidad anuncios publicitarios
Finanzas Cambiar la proporción de Buscar nuevas fuentes de Gestionar los flujos de
deuda y capital financiación caja/efectivo
Recursos Humanos Adoptar políticas de Implantar un programa de Mantener la información de
afirmación activa reclutamiento minoritario personal
Compras Diseñar una política de Decidir sobre los niveles de Volver a solicitar una
inventarios inventario referencia
Innovación Decidir la magnitud y Control de la investigación en Gestionar los proyectos
dirección de la investigación la organización individuales de investigación
Efecto de Internet en el control administrativo

Beneficios del Internet

Acceso instantáneo; Comunicación con destinatarios múltiples; Comunicación gratuita; Capacidad de mostrar imágenes;
Traslado del poder y el control al individuo.

El Internet hace que el procesamiento de la información sea más fácil y rápido y que tenga menos errores.

El Internet no sustituye los procesos fundamentales del control administrativo, como lo es la implantación de
estrategias, ya que es un proceso social y conductual y no se prestan a representarse mediante fórmulas.

El buen juicio para diseñar y operar un sistema óptimo de control consiste en la capacidad de:

1. Entender la importancia de las metas que orillan a los individuos a actuar

2. Alinear las metas de los individuos con las de la organización
3. Desarrollar objetivos específicos para juzgar unidades comerciales, funcionales y departamentos
4. Comunicar los objetivos estratégicos y de desempeño a toda la organización
5. Determinar las principales variables a medir para evaluar la aportación de los individuos a las metas estratégicas
6. Evaluar el desempeño real de acuerdo con la norma y sacar conclusiones sobre el desenvolvimiento del gerente
7. Realizar juntas de revisión de desempeño productivas
8. Diseñar la estructura de remuneraciones correcta
9. Influir en los individuos para que modifiquen su conducta.