INTRODUCERE

Ce reprezintă turismul de afaceri?

Ce reprezintă termenul „meeting”?

Turismul de afaceri (business) reprezintă o formă de turism cu scopuri comerciale,

guvernamentale sau educaţionale, având partea de agrement (leisure) ca motivaţie secundară.
Cuprinde, în sens larg, călătoriile persoanelor pentru scopuri legate de activitatea profesională
a acestora, respectiv deplasări în scop comercial sau de altă natură, participări la diverse
manifestări organizate de entităţi economice sau administrative pentru reprezentanţii lor.1
Întrucât motivaţia principală a călătoriilor întreprinse vizează obţinerea de venituri
(activităţi remunerate), fie în mod direct, fie indirect, ceea ce ar determina excluderea acestor
activităţi din sfera deplasărilor cu scop turistic, totuşi, organizarea şi desfăşurarea lor implică
utilizarea dotărilor turistice de cazare, alimentaţie, agrement, precum şi consumul unor
servicii specifice asigurate de organizatorii de călătorii, considerente care determină
includerea în ansamblul formelor de turism.
Turismul de afaceri are drept caracteristici:2
 Este cea mai profitabilă formă de turism;
 Se desfăşoară tot timpul anului, sezoanele de vârf fiind primăvara şi toamna;
 Include şi o gamă variată de servicii de agrement;
 Investiţiile specifice stimulează dezvoltatrarea urbană;
 Presupune servicii de foarte bună calitate;
 Se apreciază că aproximativ 40% din turiştii de afaceri se reântorc cu familiile,
în aceleşi destinaţii, pentru călătorii în scopuri personale;
 Are mai puţine consecinţe negative asupra mediului decât turismul clasic.
Pachetul de servicii minimal oferit în turismul de afaceri include cazarea în hoteluri
cu confort ridicat, transferuru aeroport-hotel, contravaloarea biletelor de transport, precum şi
servicii de birotică şi secretariat. Organizatorii pun la dispoziţia participanţilor săli de
conferinţe dotate cu echipamente specifice , sunt organizate pentru participanţi vizite,
programe de divertisment, mese festive, etc.
Încasările medii pe zi/turist sunt mai ridicate comparativ cu cele obţinute în formele
de turism clasice; cea mai mare parte a cheltuielilor este suportată din bugetul firmelor sau
instituţiilor şi din sponsorizări.
Principalele forme de manifestare ale turismului de afaceri sunt:3

1
Stănciulescu, G., Managementul operaţiunilor în turismul de evenimente, Editura ASE, Bucureşti, 2010, p.20
2
Idem, p.21
3
Stănciulescu, G., op. cit., p. 23
  Conferinţe, întruniri şi convenţii ale unor asociaţii sau corporaţii realizate la
nivel local, regional sau naţional;
 Congrese şi conferinţe la nivel internaţional;
 Cursuri de pregătire profesională (training);
 Târguri şi expoziţii;
 Lansări de produse;
 Călătorii stimulent (incentive);
 Servicii militare prestate în alte locuri decât acolo unde se află baza;
 Migraţiile periodice ale forţei de muncă;
 Acţiuni de caritate-proiecte ale organizaţiilor nonguvernamentale realizate în
alte locaţii de cât unde îşi au sediul;
 Deplasarea angajaţilor guvernametali ce călătoresc în interesul statului şi
interese diplomatice;
 Călătoriile individuale de interes general ale oamenilor de afaceri.
În ultimii ani au apărut o multitudine de entităţi au ca obiect de activitate turismul de
afaceri, ele fiind componente ale unei industrii cunoscute sub acronimele:
 MICE „Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions” sau
 MEEC „Meetings, Expositions, Events and Conventions”

În practică utilizăm o serie de termeni pentru a desemna formele de organizare ale

turismului de afaceri: întrunire, expoziţii, simpozioane, congrese, evenimente sau convenţii.
 De ce utilizăm în mod diferenţiat aceşti termeni?
 Care este relevanţa evenimentelor pe care le semnifică în activitatea economică?
 Sunt ele, de fapt, unul şi acelaşi lucru sau sunt chestiuni diferite, care sunt
diferenţele dintre ele şi de ce vorbim despre aceste diferenţe?
Iniţiativa APEX propune definiţia termenului „meeting” în varianta ansamblului
activităţilor cu scop economic, educaţional sau social. Asociaţiile utilizează în mod frecvent
termenul pentru a desemna o combinaţie între acţiuni educaţionale şi expoziţii. În această
categorie includem seminarii, forumuri, simpozioane, conferinţe, workshopuri, etc.
Dacă am încerca o definiţie în sistemul online, ar arăta cam aşa:
Termen: meeting
Funcţie sintactică: substantiv
Definiţie: a întruni
Termeni sinonimi: audienţă, ansamblu, adunare, competiţie, conferinţă, congres,
congregaţie, confruntare, întrunire, introducere, întâlnire,
rendezvous, reuniune, sesiune, discuţie
Concept: acţiune de afaceri
 Cu alte cuvinte, atunci când adunăm doi sau mai mulţi oameni în acelaşi loc vorbim
de „meeting”. Putem vorbi de o participare numeroasă, de ordinul sutelor sau chiar, deşi mai
rar, de ordinul miilor de persoane. Dacă această întrunire presupune şi expunerea unor
materiale, atunci ne referim la un târg sau la o expoziţie, având deci o componentă legată de
expunere.
În continuare sunt prezentate definiţiile celor mai importante concepte utilizate.
Meeting. Un eveniment a cărei principală activitate este participarea invitaţilor la
sesiuni cu scop educaţional, la discuţii, pentru a socializa sau pentru a participa la diferite
evenimente organizate cu acel prilej. Nu are componentă expoziţională.
Convenţie. Un eveniment a cărei principală activitate constă în participarea invitaţilor
la diferite sesiuni educaţionale, participarea la întruniri/discuţii, pt. a socializa sau pentru a
participa la alte acţiuni organizate cu ocazia evenimentului. Are o componentă expoziţională
secundară.
Târg expoziţional(Exhibition). (1) Un eveniment a cărei principală activitate constă
în vizitarea de către participanţi a raioanelor concepute în acest scop. Aceste evenimente se
axează, în principal, pe relaţia business-to-business (B-to-B). (2) Mai poate include şi
expunere de produse şi materiale promoţionale ca expresie a acţiunilor de public relations, cu
scopuri de vânzăre şi/sau de marketing; din acest punct de vedere se identifică cu expoziţiile
şi Trade Show.
Trade Show. O expunere de produse şi servicii care se adresează unei anumite
clientele şi nu este deschisă către public.
Expoziţie (Exposition). O expunere de produse şi servicii.
Seminar. (1) O prezentare sau un dialog care permite invitaţilor să facă schimb de idei
într-un anumit domeniu de specializare, cu moderarea efectuată de către un expert în domeniu
care conduce aceste discuţii. (2) Un „meeting” sau o serie de „meetinguri” la care participă
zece sau mai mulţi specialişti care au preocupări diferite dar care au un interes comun şi care
se află laolaltă pentru a dobândi cunăştinţe noi.. Programul seminarului este astfel conceput
încât să asigure perfecţioarea participanţilor.
Workshop. (1) O întrunire a unui număr de persoane care participă la discuţii intense.
Au fost concepute cu scopul de a reuni şi schimba păreri diferite într-o anumită disciplină sau
pe un anumit subiect. (2) O sesiune publică şi informală de discuţii libere care se organizează
între sesiuni plenare sau comisii ale congreselor sau conferinţelor, sau asupra unui subiect
ales de participanţi, sau asupra unei probleme speciale alese de organizatori. (3) O sesiune de
training la care participanţii, în primul rând prin intermediul exerciţiilor, îşi dezvoltă abilităţi
sau capătă cunoştinţe într-un anumit domeniu.
Conferinţă. (1) O întrunire participativă organizată pentru a asigura un cadru pentru
discuţii, găsirea unor soluţii, rezolvarea unor probleme sau consultare. (2) un eveniment
organizat de o organizaţie pentru a descoperi şi schimba opinii, pentru a transmite un mesaj,
pentru a deschide o dezbatere sau pentru a face publicitate unor puncte de vedere pe o
anumită problemă. Organizarea de conferinţe nu impune nici existenţa unei tradiţii, nici
continuitate sau periodicitate. Deşi nu are limită de timp, în general are o durată scurtă şi
obiective clar formulate. De asemenea este un eveniment organizat la o scară mai mică în
raport cu congresul.
Clinic. Un eveniment asemănător cu un workshop cu scop educaţional, la care
participanţii învaţă prin practică.
Sesiune break-out. Sunt sesiuni cu grupuri mai mici de participanţi, paneluri,
workshop-uri sau prezentări oferite simultan în cadrul unui eveniment, cu scopul de a atrage
atenţie asupra unui anumit subiect. Sunt separate de sesiunea generală, dar în cadrul
formatului evenimentului. Pot fi separate în funcţie de nivelul de informaţii: basic, mediu,
avansat, pe zone sau arii de interese sau pe diverse segmente de activitate.
Întrunire. Adunare. (1) Procesul de asamblare a componentelor expuse într-o
expoziţie completă. (2) O adunare generală sau formală aunei organizaţii la care participă
reprezentanţi din rândul membrilor acesteia cu scopul de a decide măsuri legislative, direcţii
de orientare, alegeri în cadrul organizaţiei, aprobarea bilanţului, bugetului, etc .
Congres. Reunirea cu caracter regulat a unor grupuri largi de oameni, de regulă cu
scopul de a discuta un anumit subiect. Adeseori durează câteva zile şi are mai multe sesiuni
simultane. Distanţa în timp între congrese este stabilită, de obicei, în avans, înainte de
punerea în practică a organizării acestui eveniment şi poate avea caracter anual sau biabual.
Cele mai multe congrese internaţionale sau mondiale sunt bianuale, în timp ce congresele
naţionale se organizează, în general, anual. (2) O întrunire a unei asociaţii, respectiv a
delegaţilor sau reprezentanţilor organizaţiei respective. (3) Un termen folosit în Europa
pentru a desemna o convenţie. Asemănător conferinţei şi convenţiei.
Forum. (1) O discuţie cu caracter liber având audienţă, panel şi moderator. (2) O
întrunire sau parte a unei întruniri organizat pentru a asigura cadrul unor discuţii deschise
între participanţi cu recunoaştere în domeniul lor de activitate, pe subiecte de interes public.
 Simpozion.O întrunire care participă experţi într-un anumit domeniu, la care se
prezintă articole realizate de către aceştia, se organizează discuţii pe seama acestora, cu
scopul formulării de recomandări asupra subiectelor alese spre discuţie.
Curs. O prezentare orală şi instructivă.
Panel. O discuţie între un moderator şi doi sau mai mulţi participanţi.
Incentive Travel. O recompensă care se materializează într-o excursie, oferită
angajaţilor de către firma la care lucrează cu scopul stimulării productivităţii şi reuşitelor în
activitate.

Alţi termeni frecvent utilizaţi:

Convention Industry Council (CIC)
Accepted Practices Exchange (APEX) Codul de practici
CIC reprezintă linia întâi în cadrul eforturilor de organizare a întrunirilor,
conferinţelor, congreselor, etc. Este o asociaţie largă care cuprinde 32 organizaţii membre,
peste de 103.500 membri individuali şi peste 17.300 firme implicate în organizarea acestei
industrii a evenimentelor. A fost înfiinţată în anul 1949 cu scopul de a asigura un forum
pentru membrii în eforturile lor de a creşte această industrie, şi facilitează schimbul de
informeţii, dezvoltă programe în vederea sporirii profesionalismului nîn domeniu şi educă
publicul asupra impactului economic al aceste industrii. Prin natura sa asigură un forum
imparţial pentru stabilirea APEX şi pentru dezvoltarea practicilor care asigură evoluţia acestei
industrii. www.conventionindustry.org/apex.
APEX este o iniţiativă a CIC care reuneşte toţi acţionarii şi pe toţi cei implicaţi în
dezvoltarea şi implementarea practicilor unanim acceptate în scopul asigurării şi creşterii
eficienţei în organizarea acestor evenimente.
Printre principalele efecte ale implementării acestor practici acceptate putem
enumera:
 Economii de timp şi bani
 Uşurarea comunicării şi a schimbului de informaţii
 Sporirea eficienţei serviciilor către clienţi
 Sisteme şi procese verificate
 Un efort organizatoric redus
 Angajaţi mai bine educaţi şi mai profesionişti.

Structura organizatorică a industriei ospitalităţii şi poziţia MEEC în cadrul acesteia

 MEEC este parte a industriei ospitalităţii si turismului. Pentru a înţelege care este
locul MEEC trebuie să cunoaştem organizarea şi structura industriei ospitalitaăţii.
Vorbim despre şase mari divizii ale industriei ospitalităţii şi turismului:
1. Cazare. Sunt incluse aici toate tipurile de structuri de cazare. Vorbim de
servicii de cazare disponibile publicului contra cost.
2. Food and Beverage. Avem evident în vedere două subsegmente,
respectiv Food şi Beverage. Ne referim la servicii de masă care se pot
diferenţia după preţ - ridicate, medii sau scăzute; după tipul serviciului –
de lux, serviciu rapid, etc.; după tipul bucătăriei – americană, asiatică,
italiană, chinezească, etc. Serviciile beverage pot fi, la rândul lor
diferenţiate, după preş, tipul serviciului, după tipul băuturilor –
alcoolice, nealcoolice, etc.
3. Transport Aici includem toate mijloacele şi modalităţile de transport.
Transport aerian cu companii regulate , low-cost, curse charter, curse
aeriene cu elicoptere, alte tipuri de aeronave. Transport
maritim.Transport rutier cu limuzine, automobile, taxiuri, autobuze,
telecabine, transport cu animale, elefanţi, etc.
4. Atracţii.Acest segment include deopotrivă atracţiile naturale şi cele
antropice. Naturale – munţi, coaste litorale, lacuri, păduri, râuri, clima,
etc. Cele antropice – clădiri precum centrele de conferinţe, hoteluri
muzee, parcuri tematice, unele restaurante.
5. Distracţia. Ne referim la teatre, orchestre, formaţii de muzică,
festivaluri.
6. Shopping. Este o componentă foarte importantă a industriei turismului şi
o arie unde oamenii cheltuie sume imprtante de bani. Numeroase atracţii
şi-au realizat produse cu teme sau logo-uri binecunoscute în întreaga
lume şi care generează încasări mari pentru comercianţi. De ex.
produsele Disney.
Industria MEEC interacţionează cu toate aceste şase segmente. Ca urmare a
recunoaşterii importanţei acestui sector economic, la sfârşitul anilor 80, în SUA, meseria de
„organizator întruniri” se regăseşte în codul de profesii.
În SUA de exemplu, pentru ca un oraş să fie considerat important, trebuie să aibă un
centru de conferinţe şi un stadion sau o arenă pentru manifestări sportive şi alte mari
evenimente.
 CIC a fost fondat în 1949 de patru organizaţii:
- American Society of Association Executives (ASAE)
- American Hotel and Motel Association (AH&MA; acum american Hotel
&Lodging Association)
- Hospitality Sales & Marketing Association International (HSMAI)
- International Association of Convention and Visitor Bureaus (IACVB) astăzi
Destination Marketing Association International, respectiv DMAI.

Impactul industriei MEEC

Conform CIC, în anul 2004, pe teritoriul SUA, genera încasări directe de 122 mld
USD, fiind al 29-lea participant la realizarea PIB. Cu o asemenea poziţie întrece industria
farmaceutică şi medicală. Numărul total al angajaţilor cu normă întreagă este de 1,71
milioane.
Revista Meetings & Conventions Magazine arăta că în anul 2005 au fost
organizate1.020.600 de meetinguri organizate de firme, au avut loc 210.600 de întruniri ale
diverselor asociaţii, s-au organizat 12.700 convenţii.
Numărul total al participanţilor era , în acelaşi an, de 79.700.000 persoane la
întrunirile diferitelor corporaţii, 37.900.000 la întrunirile asociaţiilor şi 18.900.000 de
participanţi la convenţii, deci un total de 136.500.000 de participanţi.
În industria MEEC o întrunire are în medie 77 participanţi, iar costul mediu pe
întrunire este de 31.167 USD.

De ce continuăm să organizăm întruniri? De ce nu le înlocuim cu video-conferinţe

sau cu e-conferinţe? Studii efectuate au arătat că oamenii preferă să se vadă faţă în faţă şi că o
asemenea variantă este preferabilă, este plăcut să te întâlneşti cu oameni, aşa ai mai multe de
învăţat. Întâlnirile virtuale nu au acelaşi efect.
Întrunirile clasice asigure ambele forme de comunicare, atât verbale cât şi nonverbale.
Expresiile faciale ale celor cu care ne întâlnim, felul în care ne strângem mâinile, etc., sunt
lucruri care ne fac plăcere şi nu dorim şi nu le putem înlocui prin meetingurile virtuale.

Angajaţii din industria MEEC

MEEC este un subsegment al industriei ospitalităţii. Iată câteva exemple de cariere în
domeniu:
 Event Planner. Persoana care se ocupă de organizarea unor evenimente
speciale precum festivaluri, reuniuni sportive, etc.
 Meeting Planner. Se ocupă de organizarea de întruniri, reuniuni pentru diferite
firme, corporaţii sau asociaţii. Pot fi întruniri ale cadrelor de conducere, ale
acţionarilor, lansarea pe piaţă a unor produse noi, seminarii de training, etc.
 Wedding Planner
 Hotel Sales. Majoritatea celor angajaţi în acest sector se ocupă de grupurile de
turişti, iar acţiunile MEEC sunt legate în special de aceste grupuri.
 Restaurant Sales. Multe restaurante sunt dependente de acţiunile legate de
industria MEEC.
 Firmele de agrement. Multe dintre acestea produc evenimente special pentru
grupuri MEEC.
 Destination Management Companies. DMC-urile au funcţia de „experţi
locali” în organizarea de întruniri şi evenimente pentru diferite firme şi
asociaţii. Angajaţii acestor firme sunt implicaţi fie în producerea, fie în
vânzarea acestora.
 Hoteluri. Sunt între principalele locaţii de organizare a acţiunilor MEEC şi
pun la dispoziţie în acest sens săli de banchete, baluri, săli de conferinţe, etc.
Participanţilor li se asigură şi servicii de cazare şi masă. Cele două
departamente ale hotelului care se ocupă de industria MEEC sunt:
Departamentul catering şi Departamentul convenţii.
 Centre de convenţii. Sunt locaţii special amenajate pentru organizarea
acţiunilor MEEC.
 Centre de conferinţe. Acestea sunt mai complete, asigură spaţii de învăţare,
camere pt. înnoptare precum şi servicii de masă.
 Contractori ai serviciilor expoziţionale. În aceste firme sunt angajaţi ingineri,
arhitecţi, etc. Ei se ocupă de decoraţiuni, modalităţile de prezentare,
amenajare, etc în organizarea acestor manifestări.
 Destination Marketing Organizations (Convention and Visitor Bureaus).
DMO-urile au rol de reprezentare pentru o gamă foarte largă de firme
implicate în industria MEEC şi, de asemenea, vând destinaţiile turistice atât
celor care călătoresc în interes profesional, cât şi turiştilor clasici.
 Spre deosebire de angajaţii la front-desk-ul unui hotel, cei implicaţi în industria
MEEC trebuie să dezvolte cu clienţii relaţii amicale şi de lungă durată. De multe ori sunt
invitaţi să viziteze domiciliile clienţilor, casele de vacanţă ale acestora, cu ocazia
evenimentelor importante din viaţa clienţilor, etc. Este ceea ce numim construirea unui
„relationship marketing”.
Care este conţinutul activităţii unui organizator de evenimente sau meetinguri?
Această carieră profesională se adresează celor care acceptă să îndeplinească mai multe
sarcini în acelaşi timp, care au cunoştinţe din mai multe domenii, care au abilităţi de
soluţionare a diverselor probleme care apar pe parcurs.
Iată câteva elemente ale muncii acestui angajat:
 Defineşte scopul şi obiectivele evenimentului
 Concepe ofertele ţinând cont de obiectivele evenimentului, profilul
participanţilor, buget şi program
 Transmite ofertele concepute către toţi cei interesaţi
 Stabileşte şi urmăreşte bugetul şi cheltuielile aferente
 Negociază contracte cu toţivfurnizorii de servicii, între care unităţi ale
ospitalităţii, firme de transport, decoratori, firme de agrement, etc
 Promovează evenimentul în variante electronice sau printate şi urmăreşte
rezultatele acestor acţiuni
 Stabileşte tipurile de spaţii de cazare care vor fi folosite, meniurile care vor fi
servite, ş.a. în funcţie de caracteristicile participanţilor (vârstă, sex, preferinţe,
provenienţa geografică, alergii declarate, etc), precum şi în funcţie de orarul de
desfăşurare al evenimentului
 Concepe un plan B, de criză, împreună cu toţi cei ce participă la derularea
evenimentului
 Se ocupă cu recepţia şi înregistrarea participanţilor la eveniment
 Rezolvă multitudinea de modificări de la planul iniţial care apar pe parcurs
 Se ocupă de aspectul mediatic al evenimentului, ştiri în publicaţii,etc
 Calmează nervii altora şi se calmează pe sine.
Răspunsurile la următoarele întrebări vă ajută să stabiliţi dacă sunteţi apt pentru a
presta o asemenea profesie:
 Vă place să planificaţi petreceri, programe de serviciu, programul d-voastră
zilnic ş.a.?
  Aveţi o agendă sau un instrument electronic asemănător pe care să le
actualizaţi cu regularitate şi unde înscrieţi tot ceea ce trebuie să faceţi în avans
cu săptămâni sau chiar luni?
 Vă place să vă organizaţi dormitorul, maşina, biroul, etc? Găsiţi interesantă
ideea de a organiza dulapul de haine al altei persoane?
 Sunteţi o persoană organizată chiar cu riscul de a fi considerată obsedată?
Dacă răspunsul este DA la toate aceste întrebări, aveţi calităţile necesare pentru a fi un
bun organizator de evenimente/întruniri.
Trebuie reţinut faptul că niciun eveniment nu seamănă cu altul, chiar dacă totul este
planificat în avans cu cea mai mare atenţie, întotdeauna apar schimbări, numărul firmelor şi
persoanelor implicate este foarte mare, iar munca de a-i urmări şi coordona pe toţi este
enormă.

Cine sunt beneficiarii (clienţii) care solicită organizarea de evenimente?

1. Companii.
2. Asociaţii
3. Instituţii guvernamentale

1. Companiile
În funcţionarea acestora există o prevedere obligatorie, aceea de a organiza anual o
adunare generală a acţionarilor. La aceasta se adaugă evenimente legate de:
- organizarea unor conferinţe de presă,
- tăieri de panglici cu diverse ocazii
- pregătirea continuă a personalului
- organizarea de focus grupuri cu ocazia lansării pe piaţă a unor produse şi servicii
noi
- şedinţe importante ale conducerii firmei
- organizarea de evenimente speciale între care celebrarea unui anumit eveniment în
viaţa firmei, pensionări, acordarea de premii salariaţilor, construirea culturii
organizaţionale, etc.
Atunci când o companie ia decizia organizării unui eveniment, îşi stabileşte bugetul
alocat acestuia, locaţia şi participanţii. Întrucât ansamblul cheltuielilor este suportat de către
aceasta, ea ve deţine controlul lor. În general, rezervările se realizează cu 6 luni înainte.
 Deciziile referitoare la organizare aparţin, de obicei, persoanelor care deţin funcţii de
conducere în cadrul companiei beneficiare.
Principalele tipuri de evenimente organizate:
 Adunarea acţionarilor. Participanţilor le sunt prezentate diferite rapoarte ale
situaţiei financiare ale firmei şi, adeseori, le este solicitat votul cu privire la o
chestiune importantă pt. funcţionarea acesteia. Sunt situaţii în care acţionarii
comunică din timp intenţia lor de neparticipare la eveniment, dar informează
firma, în baza unui document scris, asupra modalităţii în care îşi va exercita
dreptul de vot. Un asemenea eveniment se organizează, de obicei, în oraşul
unde se află sediul firmei, deşi există un trend în creştere în favoarea altor
locaţii accesibile acţionarilor.
 Consilii de conducere (Board meetings). Se organizează, de obicei, în oraşul
unde se află sediul firmei, cu o anumită frecvenţă în timpul anului. Deşi
locaţia este sediul firmei, participanţii solicită servicii de cazare, cocteiluri,
banchete şi activităţi adiacente, de regulă legate de unitatea unde sunt cazaţi
participanţii.
 Întruniri ale conducerii (Management meetings). Sunt frecvente situaţiile care
necesită reunirea departamentelor majore ale unei companii, prin
reprezentanţii cei mai importanţi în scopul luării unor decizii importante,
pentru a contura planuri de acţiune pe viitor, pentru îmbunătăţirea
performenţei de acţiune a firmei, sau pentru îmbunătăţirea activităţii curente.
Deşi unele au o frecvenţă regulată, altele au caracter spontan, precum o
problemă inedită care solicită rezolvare imediată.
 Training Meetings. Au caracter de repetativitate, au fie un program clar de
organizare, fie caracter spontan
 Incentive Trips. Au rolul de a crea sinergii între salariaţii firmei
 Sales Training şi Lansări de Produse. Se organizează cu scopul îmbunătăţirii
cunoştinţelor personalului de vânzări, a distribuitorilor şi vânzătorilor cu
amănuntul şi pentru a introduce pe piaţă produse noi.
Participanţii la aceste evenimente sunt membrii ai familiei firmei sau persoane cu
relaţii apropiate firmei.
 Scopul acestor acţiuni este clar, participarea la eveniment este obligatorie. Activitatea
de promovare a evenimentului constă în trimiterea de invitaţii şi comunicarea cu cei care îşi
manifestă intenţia de participare.
Asociaţiile care sprijină industria MEEC sunt
MPI Meeting Professionals International www.mpiweb.org
The Professional Convention Management Association www.pcma.org
The Society for Incentive & travel Executives www.site-intl.org
The Society of Government Meeting Professionals www.sgmp.org
În 2006, 61% dintre organizatori nu erau membri ai acestor asociaţii
Firme americane specializate în organizarea de evenimente
www.meetingsnet.com/corporatemeetingsincetives
http://office.microsoft.com/en-us/products/FX011595271033.aspx
www.businessballs.com/meetings.htm
www.pointsebago.com/groups/groupscorpmeetings.html
www.nwtscape.com/tag/corporate+meetings

2. Asociaţiile
Termenul asociaţie implică situaţia de a te asocia pentru diferite scopuri comune.
Întruniri cu scopul convenţiilor anuale, conferinţelor pe anumite domenii, congresele
mondiale, work-shop-urile, şi seminariile sunt organizate spre beneficiul membrilor
asociaţiei.
În anul 2006, veniturile asociaţiilor americane au provebit în procent de 33% din
organizarea acestor tipuri de întruniri.
Spre deosebire de evenimentele organizate de companii la care participarea este
obligatorie, în cazul asociaţiilor participarea este facultativă. O alta diferenţă este aceea că
participanţii se ocupă în mod direct, este responsabilitatea individuală de înregistrare,
transport, asigurarea serviciilor de cazare şi masă. De multe ori primesc informaţii utile în
acest sens de la organizatori.
Meetingurile asociaţiilor, în special convenţiile au tendinţa de a avea dimensiuni mari,
de la câteva sute până la mii de participanţi. Acest fapt face ca oraşele mici să nu dispună de
facilităţile necesare organizării acestora şi determină sporirea concurenţei între destinaţiile
majore implicate în industria MEEC.
Pentru a soluţiona o asemenea problemă, asociaţiile efectuează rezervări cu 5-10 ani
înainte, pentru a-şi asigura toate condiţiile unei bune organizări.
 Asociaţiile mai mici nu au asemenea probleme, putând apela la o varietate mult mai
mare de organizatori..
În anul 2004 topul destinaţiilor preferate era:
1. Chicago
2. Las Vegas
3. Washington DC
4. Orlando
5. Atlanta
6. Dalla
7. San Francisco
8. Nashville, TN
9. San Diego
10. New Orleans
11. Denver
12. San Antonio
13. Phoenix-Mesa
14. Los Angeles-Long Beach
15. Boston
16. Tampa-St.Petersburg/Clearwater, Florida
17. Austin-San Marco, Texas
18. New York
19. Seattle
20. Detroit
21. St. Louis
22. Riverside-San Bernadino, CA
23. Minneapolis
24. Houston, TX
Procesul decizional legat de organizarea evenimentului este mult mai complex şi
parcurge câteva etape. În primul rând se stabileşte dacă se organizează evenimentul, decizie
luată de boardul directoral. Apoi se stabileşte locaţia. Unele asociaţii au o schemă de rotaţie
în acest sens, prin diferite zone geografice, dispersând astfel responsabilităţile organizatorice.
Oraşul unde se va organiza evenimentul este nominalizat de boardul director în funcţie de
atracţiile de vizitare. Se consultă în acest sens atât cu propriul meeting planer al asociaţiei, cât
şi cu o firmă specializată.
 Pasul următor constă în stabilirea locaţiei, respectiv hotelul, centrul de conferinţe, etc.
Se verifică disponibilitatea acestora la momentul propus pt. organizarea evenimentului şi
dacă corespunde întru totul necesităţilor de organizare. Apoi se negociază şi semnează
contractul cu locaţia aleasă.
Tipuri de întruniri
Convenţii. Au rezonanţă regională, naţională sau internaţională. Au adeseori şi
standuri expoziţionale, care pot reprezenta o sursă de venituri importantă pentru asociaţie.
Expozanţii participă pt. că au ocazia să-şi prezinte produsele şi serviciile unui grup ţintă de
clienţi.
Board Meetings. Se întruneşte de mai multe ori într-un an. Este evenimentul cu
dimensiunea cea mai redusă.
Conferinţe Regionale. Se organizează pt. reunirea membrilor dintr-o regiune.
Training meetings. Asociaţiile oferă membrilor posibilitatea de a-şi îmbunătăţi
pregătirea profesională.
Întrucât participarea este opţională, programul evenimentului trebuie atent conceput
pt. a atrage cît mai mulţi participanţi.
Acţiunile de marketing ale asociaţiei sunt vitale pt. succesul evenimentului. Se începe
de la cunoaşterea membrilor şi a preferinţelor acestora. Dacă evenimentul oferă oportunităţi
reale atunci promovarea este mai redusă. În mod obligatoriu se realizează anunţuri în avans
asupra datei şi locaţiei, alături de informarea în legătură cu programul evenimentului, cine
sunt cei care fac prezentări, activităţile speciale, etc. Mai târziu, sunt furnizate informaţiile
referitoare la modalitatea de înregistrare, cazare, transport, etc.
Mijlocul tradiţional în acest sens a fost reprezenmtat de scrisori, dar în prezent se
utilizează comunicarea electronică.

3. Instituţiile guvernamentale.
Au nevoie constantă de a organiza evenimente pentru a comunica şi interacţiona cu
diferite alte instituţii, asociaţii, etc. Întrunirile pot fi de dimensiuni mari la care participă
personalităţi mondiale, etc., sau mai mici, precum cele locale, regionale.
Au reguli stricte, de obicei au limite de cheltuieli pt cazare şi masă.
În ceea ce priveşte participanţii, angajaţii instituţiilor au obligativitatea participării, în
timp ce publicul îşi manifestă intenţia facultativ.
 Organizarea acestor întruniri se diferenţiază prin importanţa şi anvergura măsurilor de
securitate.
Promovarea acestor acţiuni este asemănătoare firmelor, participanţii trebuie doar
anunţaţi în legătură cu programul evenimentului din timp, pentru a-şi adapta programul.

Care este grupul ţintă?4

Cine trebuie invitat la eveniment, pentru atingerea scopului organizării acestuia
şi cine vă poate ajuta în acest sens?
Între principalele firme implicate în organizarea de evenimente pot fi menţionate:
- Organizatori de evenimente specializaţi,
- Companii de producţie care sunt preocupate mai ales de aspectele tehnice ale
evenimentului;
- Agenţii de publicitate (cu rol de sprijin);
- Specialişti în PR (tot cu rol de sprijin);
- Consultanţii de management (rol sprijin).
Unele firme au departamente proprii care se ocupă de evenimente, au personal propriu
instruit, mai ales, pe baza ofertei imense de seminarii şi instituţii de perfecţionare. Dar cine vă
poate ajuta, în mod real, mai departe?
Mult timp noţiunea de eveniment a fost situată pe aceeaşi treaptă cu cea de megashow
(emblematice fiind cele din industria automobilistică, cu mii de expozanţi, sute de
reprezentanţi ai presei, în cele mai atractive locaţii şi hoteluri din lume). Dar, în vederea
atingerii scopului propus nu bugetul este hotărâtor, nici numărul participanţilor, ci
comunicarea cu aceştia şi ce trebuie transmis, deci care este grupul ţintă vizat.
Posibile grupuri ţintă:
 Consumatori finali
 Clienţi industriali
 Jurnalişti
 Parteneri care asigură, de exemplu, desfacerea, distribuţia
 Angajaţii.
O regulă însemnată se identifică prin transmiterea unui mesaj clar, printr-un discurs
direct, pus în scenă într-un stil captivant, care să motiveze oamenii să facă ceva pentru
dumneavoastră, în timp ce dumneavoastră acţionaţi în interesul lor. Astfel, vizitatorii pasivi
pot fi transformaţi în participanţi activi, care vor contribui la succesul vânzării produsului
firmei organizatoare. De asemenea, un demers de asemenea amploare nu este generat de un

4
Schafer, p. 10-19
singur eveniment în comunicarea de marketing, dar întotdeauna este un bulgăre de zăpadă
care provoacă avalanşa.
Grupurile ţintă sunt sunt omogene, aceasta este o noţiune relativă, iar accentuarea
fenomenului de globalizare sporeşte gradul de dificultate pentru impresionarea oamenilor
prin folosirea unui mesaj unitar.
Este importantă cunoaşterea câtorva caracteristici ale grupurilor-ţintă: vârst, sex,
funcţie, profesie, nivel de instrure, religie, nivel de cultură, interesele, necesităţile,
naţionalitatea sau apartenenţa culturală.
Sub aspectul interesol şi necesităţilor putem identifica câteva grupuri:
 Hedoniştii, preocupaţi de plăceri sau „trăirea clipei”, până la
 Cei interesaţi de protecţia mediului înconjurător
 „Smart buyers”, cei atenţi la preţuri (îşi cumpără Porsche, ascultă Vivaldi şi
cumpără vin californian de la Aldi).
Organizatorul va trebui să răspundă la întrebări de tipul:
- Cine, când şi cum se comportă?
- Ce program este interesant şi pentru cine?
Răspunsurile nefiind nici simple şi nici clare.
De asemenea o altă întrebare esenţială este „Ce doriţi să obţineţi de la participanţii
la evenimentul organizat?
Misiunile clasice ale comunicării în cadrul unui eveniment sunt:
 Să aduceţi la cunoştinţa participanţilor o noutate (informaţie)
 Să-i pregătiţi emoţional în vederea unei anumite situaţii (emoţie)
 Să-i motivaţi pentru noi sarcini şi provocări (motivaţie)
 Să provocaţi o anumită acţiune (activare, dinnamizare).
În practică, efectul maxim se obţine prin combinarea acestora. Informaţia pură se
adresează doar raţiunii, emoţia pură poate fascina participanţii, fără a avea efect direct,
transformând evenimentul într-o petrecere fără importanţă practică. Fără dinamizare nu veţi
atinge niciodată obiectivul evenimentului, iar fără motivaţie participanţii nu vor rezista până
la sfârşitul evenimentului.
Pentru determinarea situaţiei reale şi conturarea celei dorite se utilizează câteva scale.
Ce informaţii trebuie să fie transmise?
Publicul nu trebuie subestimat, dar nici supraestimat. Informaţii prea multe şi prea
amănunţite au efect letal asupra evenimentului.
 Ce cunoştinţe posedă deja grupul-tintă?
 Ce date trebuie să-i mai fie comunicate?
 Statutul informării
Necunoscător suficient optim

este Trebuie
să fie

Ce stil este adecvat?

 Prin intermediul oamenilor?
 Prin intermediul mijloacelor de comunicare?
 Ambele?
Ce stil este adecvat din punct de vedere obiectiv?
 Autentic?
 Autoritar?
 Solidar?
 Jucăuş?
Ce emoţii trebuie să fie provocate?
Trezind emoţii se vinde mai bine. Însă, nu trebuie să îmbrăţişaţi imediat fiecare client.
Este ştiut însă că emoţiile au un efect mai profund şi mai îndelungat decât informaţie la
obiect. Ca atare, ancoraţi mesajul transmis prin trăirea unui eveniment de marketing.
Examinaţi mai întâi dispoziţia grupului-ţintă.
 Ce emoţii sunt pozitive?
 Ce emoţii sunt negative?
Statutul emoţiilor
respingere obişnuit exuberanţă

este Trebuie
să fie

Ce sentimente doriţi să declanşaţi? Sunt ele adecvate obiectivului comunicării?

 Entuziasm,
 Curiozitate,
 Solidaritate,
 Optimism
 Dorinţă arzătoare
 Veselie

Ce fel de motivaţie trebuie să fie obţinută?

 De ce fel de motivaţie am nevoie?
 Cum obţin aşa ceva?
 Statutul motivaţiei
Nemotivat indiferent profund motivat

este Trebuie
să fie

Pentru a creea un entuziasm superficial şi de scurtă durată mijloacele sunt: un catering

bun, un show costisitor, câteva efecte speciale
Pentru obţinerea motivaţiei pe termen lung este necesară o discuţie onestă cu grupul-
ţintă. Nu vă minţiţi şi aveţi curajul unei acţiuni credibile. Căutaţi-vă aliaţi şi includeţi-i în
programul dumneavoastră.
Ce fel de obstacole există?
 Reducerea numărului locurilor de muncă
 Creşterea presiunii pentru obţinerea performanţei
 Rărirea reţelei comercianţilor
 Întârzierea livrării produselor.
Ce factori stimulatori există?
 Cifre de afaceri superioare
 Sisteme de premii, alte stimulente
 Super-produse pe care clienţii să le smulgă efectiv din mână unii altora.
Cine creează informaţia?
 Trainerul în domeniul motivaţiei
 Guru în domeniul motivaţiei
 Conducerea firmei
 Şeful
 Persoanele care atestă, certifică ceva/somităţile
 Persoanele neutre, cum sunt consilieri ai firmei, jurnalişti
 Colegii/reprezentanţii grupului-ţintă.

Ce reacţie este aşteptată?

Nu ne referim la reacţia din timpul evenimentului, ci la cea de mai târziu.
Obiective trebuie clar definite, pebtru că doar cunoscându-le pot fi atinse:
 Cu cât să fie mai puţine rebuturile sau deşeurile?
 Cu cât să fie mai puţine reclamaţiile?
 Cu cât să vindem mai mult?
 Care să fie rezonanţa în mijloacele de comunicare?
 Un eveniment nu trebuie să se desfăşoare izolat. Antrenaţi-vă angajaţii. Ajutaţă-vă
vânzătorii prin mijloace care să stimuleze vânzarea şi prin publicitate. Cultivaţi-vă contactele
cu mediile de comunicare.
Un eveniment nu este un medicament miraculos. Este neapărat necesară o dezbatere
realistă cu grupul-ţintă de la momentul respectiv.
Ce doriţi să obţineţi?
 Să treziţi interesul
 Să fixaţi amintirea
 Să declanşaţi acţiunea
Care este disponibilitatea de a acţiona a grupului-ţintă?

Angajaţi şi parteneri
Apatie normal dornic de acţiune

este Trebuie
să fie

Consumatorii finali şi clienţii industriali

Orientaţi spre concurenţă indiferenţi dornici să cumpere

este Trebuie
să fie

Mediile de comunicare

Ostile Neutre pregătite să acţioneze

este Trebuie
să fie

Angajaţii nu reprezintă un grup-ţintă comod, ei cunoscând problemele firmei. Folosiţi

personalul pe post de susţinători ai produsului, chiar şi în momentele dificile. La evenimente
destinate lor este de dorit să cooperaţi cu ei şi să cereţi consimţământul consiliului firmei sau
angajaţilor

Cine şi la ce se aşteaptă?
Aşteptările pot fi înfiorătoare. Fiţi atenţi la dramaturgie! Dacă speranţa este
îndeplinită prompt, nu va mai exista prilej pentru surprizele plăcute. Aşadar, descoperiţi
aşteptarea participanţilor şi jucaţi-vă cu ea, astfel încât să nu rataţi efectul de tip „Aha!”. Este
încântător să auziţi „La asta nu m-am gândit!”.

Scala aşteptării
Nesatisfăcută satisfăcută depăşită

este Trebuie
să fie

Duceţi-vă managerii seniori la o cabană şi lăsaţi-i să întocmească singuri programul

şi, de asemenea, să-şi gătescă singuri. Uneori tocmai ceva atât de simplu poate fi reţeta
potrivită, dacă ascunde o idee bună şi, ulterior, aceasta este transpusă în practică.

Ce agenţie (firmă specializată în organizarea de evenimente) vi se potriveşte?

Preambul:
Evenimentele sunt extenuante, stresante şi complicate. Şi pentru că se desfăşoară
„live”, aveţi o singură şansă să-i ţintiţi efectiv pe participanţi cu mesajul dumneavoastă. Şefii
sunt sceptici, colegii de echipă epuizaţi psihologic. Ca organizator de evenimente trebuie să
decideţi totul şi să vă simţiţi cel mai sigur om de pe pământ.
Demers:
Această descriere nu este exagerată. Pentru astfel de situaţii există asistenţă. E vorba
despre prestatorii de servicii, agenţii specializate în organizarea de evenimente, liber
profesionişti şi consultanţi, care nu îşi asumă răspunderea organizării evenimentului, dar pot
uşura şi prelua o parte din muncă.
Acţiune:
Prima misiune a agenţiei este să vă câştige în postura de client. În prima etapă se
realizezază introducerile, facem cunoştinţă cu persoana de contact şi cu consultanţii.
 La pasul următor, solicitaţi elaborarea unui concept.. În acest moment intră în acţiune
specialiştii. Adesea, în această etapă faceţi cunoştinţă cu managerul proiectului. Pe baza
briefingurilor şi a doleanţelor exprimate de dumneavoastră agenţia propune un concept.
Urmează examinarea ideilor acumulate şi elaborarea concretă a conceptului care vă este
prezentat şi presupunem că vă place.
Din clipa când conceptul începe să fie transpus în practică începe munca importantă a
managerului de proiect. Faptele studiate devin misiuni atribuite celor care participă la
realizarea evenimentului.
La firmele mici sarcinile sunt îndeplinite de un număr restrâns de angajaşi, în timp ce
la firmele mari există o diviziune foarte clară a muncii.
Pe lângă alcătuirea conceptului şi transpunerea în practică, agenţiile oferă şi alte
servicii:
- Organizarea de excursii pentru participanţi;
- Oferirea de cadouri şi promoţii;
- Oferirea tehnicii proprii de sonorizare, iluminare, mediii de comunicare, Etc.
Care este agenţia care vi se potriveşte cel mai bine? Cea care:
 Este creativă şi competitivă;
 Cu experienţă suficient de îndelungată, lucrează de mult timp în branşă;
 Există compatibilitate/afinitate între dumneavoastră şi aceasta.

Model decizional
Elemente care pledează în
favoarea unei agenţii
Experienţele relevante
Cunoştinţe solide
Contactele cu prestatorii de servicii
Deschiderea şi sinceritatea
Eventual, experienţa avută cu
concurenţii dumneavoastră
Oferirea unor facilităţi legate de
impozite
Elemente împotriva unei agenţii
Costul ridicat
Agenţia nu vă înţelege dorinţele
Este „oarbă” în privinţă
întreprinderii şi a branşei
Este costisitor de dirijat
Nu cunoaşte grupul-ţintă la fel cum
îl cunoaşteţi dumneavoastră

Cântăriţi argumentele pro şi contra. Sunteţi în situaţia similară escaladării unui munte.
Numai alpiniştii experimentaţi nu au nevoie de ghid. La expediţiile mari, însă, chiar şi aceştia
folosesc ajutor extern.
 Pasul 1. Treceţi în revistă companiile cu ajutorul Paginilor Aurii, portalurilor
specializate pe Internet, calităţii de membru al asociaţiilor profesionale de profil.
Solicitaţi material informativ de prezentare a firmelor, cereţi părerea colegilor din
propria firmă sau de la alte firme. Dacă sarcina este mai amplă sau căutaţi un partener pe
termen lung, vizitaţi câteva agenţii (3-6). Aveţi grijă, totuşi, de timpul dumneavoastră şi al
agenţiei. Dacă nu aţi găsit partenerul corespunzător, lărgiţi căutarea.

Model de stabilire a criteriilor decizionale pentru compararea agenţiilor

Elemente Elemente importante Elemente mai puţin
fundamentale importante
creativitatea Referinţele Corespunde tipului
dumneavoastră de gândire?
competenţa Volumul lichidităţilor Vă înţelege?
experienţa Capacitatea agenţiei de Este flexibilă?
a supravieţui pe durata
perioadei de organizare a
evenimentului
cunoştinţele capacităţile Nu este prea
nonconformistă?
Organizarea adecvată Apropierea geografică Nu este prea
conservatoare?
Experienţa privind Calitatea de membru al
tipul de eveniment planificat unei asociaţii de renume
Experianţa în branşa
dumneavoastră

Pasul II. Alegerea

 După ce aţi planificat concret evenimentul, se obişnuieşte ca agenţiile să fie invitate la
o prezentare , un aşa-numit „pitch” (în schimbul unui onorariu). Pe baza tipului de sarcină a
cărei rezolvare o solicitaţi, ceea ce denumim briefing, pe care l-aţi comunicat în scris sau oral,
agenţiile elaborează diferite variante pentru conceptul evenimentului. Urmează alegerea
propriu-zisă a firmei cu care veţi colabora.
Succesiunea paşilor în relaţia cu agenţia:
 Alegerea agenţiei („monitoring” sau „screening”)
 Definirea sarcinii (redactarea briefingului)
 Invitarea agenţiilor la briefing
 Briefingul (oral sau scris)
 Delegarea agenţiilor la elaborarea conceptului
 Examinarea briefingul de către agenţii (debriefing)
 Elaborarea conceptului
 Prezentarea conceptului
 Decizia

Şi aşa mergeţi mai departe:

 Eventual organizarea unui nou briefing (rebriefing)
 Însărcinarea cu transpunerea în practică
 Realizarea transpunerii în practică
 Stabilirea modalităţii de desfăşurare a evenimentului în perioada X
 Încheierea socotelilor
 Analiza finală.
Sfaturi:
 Pe parcursul desfăşurării lucrului la planificarea evenimentului pot apărea
modificări organizatorice sau de conţinut. S-ar putea ca prima variantă de
concept să nu fie cea mai bună. Prin urmare, pitchul poate avea cu uşurinţă
două sau trei etape;
 La briefingul oral nu invitaţi toate agenţiile în acelaşi timp;
 Alegerea unui partener internaţional este o sarcină chiar mai dificilă (ce legi
sunt valabile acolo?, care sunt instituţiile competente?). Partenerul căutat are
diferite denumiri: PCO – Professional Congress Organizer; DMC –
Destination Management Company; sau Incoming Agency.
 Destination Management Companies (DMC)

Sunt firme cu profil local, specializate, care dispun de expertiza şi resursele necesare
pentru a concepe şi derula organizarea de evenimente, alte asemenea activităţi, excursii,
transport şi suportul logistic necesar. În funcţie de tipul companiei şi de personalul acesteia,
asigură fără însă a se limita la aceste oferte, următoarele tipuri de acţiuni:
- manifestări deosebite ca şi componente ale unui eveniment mare
- excursii pt. participanţi
- Facilităţi şi transport pt VIP-uri
- Servicii de transfer
- Servicii de team building
- Personal la dispoziţie în cadrul centrelor de conferinţe sau hotelurilor
- Agrement
- Asigurarea dotărilor pentru sonorizare şi iluminare
- Decoruri, etc.
Serviciile acestora sunt solicitate şi plătite de organizatorii evenimentului. DMC-urile
colaborează cu companiile aeriene, hoteluri şi staţiuni, centre de conferinţe sau alte firme care
sunt implicate în organizarea acţiunilor specifice MEEC.
În limbajul curent, serviciile oferite de DMC-uri sunt considerate unitar sub forma de
program al evenimentului. Acest program cuprinde deci toate serviciile şi activităţile oferite
de o firmă DMC unui grup de clienţi pe perioada cât vizitează o destinaţie turistică, pe o
durată limitată.
Principalele servicii oferite de DMC
DMC-urile sunt angajate de organizatorii evenimentului pentru a sugera combinaţia
potrivită de resurse existente la acea destinaţie care să să potrivească cel mai bine şi care să
satisfacă scopulurile acelui eveniment. În etapa ulterioară se aleg aceste resurse, după care
DMC-urile planifică, stabilesc şi oferă efectiv aceste servicii.
- Selecţia hotelurilor
- Selecţia spaţiilor pt. organizarea evenimentului
- Alcătuirea unor itinerarii interesante
- Conceperea unor acţiuni speciale
- Producţia evenimentului
- Excursii opţionale
- Activităţi de team-building
- Servicii de suport pentru organizarea evenimentului
- Planificarea şi prestarea serviciilor de transport
- Cine la restaurant
- Animatori
- Moderatori
- Servicii pt persoane VIP
- Incentive travel
De cele mai multe ori aceste firme se ocupă cu organizarea unor petreceri care
facilitează intercomunicarea participanţilor, pentru a marca momente deosebite sau pentru a
introduce idei sau produse noi.
Un element cheie al implicării DMC constă în asigurarea transportului. Serviciile de
întâmpinare la aeroport „meet and greet”, transferurile la hotel, mânuirea bagajelor sunt
elemente asigurate de firmele DMC. Transportul rapid între hoteluri şă centrele de conferinţe,
cu ocazia dineurilor organizate sunt, de asemenea, importante.
Aceste activităţi îndeplinesc criterii de respectare a unui orar stabilit şi comunicat
participanţilor, oferirea tuturor informaţiilor suplimentare solicitate, expertiză şi precizie.
Pe lângă excursiile opţionale, sunt asigurate turnee de golf şi tenis, pescuit, călărie,
activităţi de team-building, iar lista poate continua şi este practic fără sfârşit.
Ofertele iniţiale formulate de DMC cuprind mai multe variante , cu detalii complete
privind costul şi programul acţiunii respective, iar propunerile nu sunt formulate la
întâmplare, ci pe baza cunoaşterii profilului participanţilor, a caracteristicilor lor demografice
şi a aşteptărilor acestora.
Clienţii DMC
Sunt în general firme care organizează întruniri, expoziţii, evenimente, conferinţe sau
programe incentive travel. Folosim mai mulţi termeni:
 - consumatorul
- clientul
- planner-ul
Pentru toţi aceştia, DMC pune la dispoziţie serviciile de specialitate solicitate.
Clientul este reprezentantul unei firme sau organizaţii consumatoare care ia decizia
achiziţionării serviciilor oferite de DMC. Planner-ul este un reprezentant al firmei sau
organizaţiei respective şi cu care DMC colaborează în mod direct la tranpunerea în practică a
programului stabilit. Sunt una şi aceeaşi persoană sau persoane diferite.
Mulţi planneri consideră DMC ca fiind o extensie locală a propriului birou la locul
organizării evenimentului. Se aşteaptă ca DMC sa reprezinte „ochii şi urechile sale” la
destinaţie, să acţioneze în intereseul lor şi să ofere expertiză locală pentru organizarea
evenimentului.

Scenariul A

Scenariul B
 DMC funcţionează atât în calitate de consultant cât şi în calitate de contractant.
Utilizarea de către un organizator a unui expert la destinaţie contribuie la asigurarea unui
element extrem de important, respectiv cunoştinţe locale. Deşi persoana care se ocupă de
organizaţie este profesionistă /(meeting planner-ul), aria informaţiilor nu este atât de
cuprinzătoare încât să cuprindă şi cunoaşterea în detaliu a unei anumite destinaţii. DMC are
un rol esenţial în:
- probleme de logistică
- alegerea ofertanţilor locali
- stabilirea viabilităţii componentelor programului stabilit pt. derularea
evenimentului.
Structura DMC
Spre deosebire de un hotel, centreu de conferinţă, restaurant, etc, o firmă DMC nu
presupune existenţa unui capital iniţial însemnat în scopul demarării şi derulării activităţii.
Sediul este ales, de regulă, în apropierea zonelor care sunt frecvent utilizate pentru
organizarea de evenimente. Proximitatea faţă de aeroporturi este, de asemenea, o locaţie
favorabilă, întrucât în numeroase situaţii, DMC se ocupă de întâmpinarea participanţilor
sosiţi din diverse zone geografice.
Asistăm pe piaţa de profil la existenţa atât a firmelor DMC de mici dimensiuni, în
care patronul este director şi este, de asemenea, direct implicat în derularea operaţiunilor
specifice, în probleme administrative, de vânzare. Altele sunt de dimensiuni mai mari, cu
filiale în mai multe destinaţii şi o structura matriceală.
Organigrama DMC

Angajaţii permanenţi ai firmei sunt:

Management şi Administraţie
 Manager general
 Manager administrativ
 Şef contabil
 Assitent manager general
 Asistent manager administrativ
 Recepţioner
 Asistent cercetare
Vânzări şi marketing
 Director vânzări
 Director marketing
 Director evenimente speciale
 Manager vânzări
 Coordonator vânzări
 Realizator oferte
 Analist cercetare
Operaţiuni şi producţie
 Director operaţiuni
  Director evenimente speciale
 Manager operaţiuni
 Manager producţie
 Manager transport
 Manager recrutare salariaţi
Personal de teren
 Personal de întâmpinare „meet and greet”
 Ghizi turistici
 Manager transport
 Supervizor eveniment
 Supervizor de teren
 Manager echipamente
Pe lângă angajaţii la birou, aceste firme au şi personal de teren precum:
- ghizi turistici
- ghizi de întâmpinare
- persoane care însoţesc participanţii la hotel şi îi ajută în realizarea activităţilor de
check-in şi pe tot parcursul şederii în hotel, etc.
Aceste persoane sunt folosite, de obicei, pe o perioadă limitată de timp, iar ei
colaborează cu mai multe firme DMC.
În ceea ce priveşte serviciile de transport asigurate de DMC, de regulă aceste nu au în
proprietate mijloace de transport. La fel şi în cazul elementelor de decor, echipamentelor
sonore, etc. Pentru evenimente la a căror organizare participă aceste elemente sunt închiriate
sau achiziţionate special şi asigură managementul acestor produse şi servicii în contextul unor
evenimente de anvergură.
O caracteristică uneori îndoielnică a acestor firme este imparţialitatea în
recomandarea şi selectarea ofertanţilor locali. Plannerii de evenimente depind de DMC în
vederea selectării celor mai potriviţi ofertanţi locali, care să se potrivească programului şi
bugetului stabilit. Atunci când DMC-urile se disociază dpdv financiar de ofertanţii locali,
atunci creşte încrederea în imparţialitatea lor. Clienţii ar trebui să fie convinşi de faptul că
DMC este interesată doar de managementul serviciilor şi operaţiunilor pt care a fost angajată,
neavând niciun fel de „aranjament financiar” cu ofertanţii locali.
Resursele DMC
Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:
 Produse. Produsele sunt prezentate sub forma unui portofoliu de servicii.
Avem în vedere serviciile logistice, între care serviciile de transport sunt cele
mai importante. La aceste se adaugă selecţia angajaţilor utilizaţi, în special a
personalului de teren, servicii cu caracter creativ precum oferte personalizate
cum ar fi petreceri tematice, excursii în funcţie de profilul participanţilor,
activităţi de team-building creative. Unele fac parte din oferta standard, altele
sunt special concepute pt. eveniment. Succesul DMC depinde. Într-o măsură
însemnată, de caracteristica sa creativă şi inovatoare. În egală măsură, tendinţa
de a copia ofertele concurenţilor este privită cu neâncredere.
 Reputaţie. Caracteristica cheie a firmei DMC constă în existenţa unui arsenal
numeros de clienţi mulţumiţi de serviciile oferite. Întrucât principalul produs
oferit este asistarea plannerului, satisfacţia clientului este cel mai potrivit
indicator de apreciere a reputaţiei. Se spune că un DMC este de încredere în
măsura în care ultimul eveniment organizat a fost o reuşită. O importanţă egală
are şi reputaţia DMC în rândul oferatanţilor locali – este critică existenţa unor
relaţii de colaborare favorabile cu ofertanţii cheie la destinaţie.
 Experienţă. Probabil cel mai valoros avantaj al DMC este experienţa sa în
domeniul organizării MEEC. Ţinând cont de numeroasele provocări care apar
în activitatea curentă, experienţe este profesorul cel mai bun. Lucrând cu o
firmă care s-a confruntat anterior cu aceste probleme şi a învăţat din greşelile
făcute, rata de reuşită creşte. Ţinând cont de faptul că demararea unei
asemenea afaceri nu necesită efort investiţional, experienţa este cea care face
distincţia între noii veniţi şi profesionişti.
 Relaţii. Vorbim de relaţiile cu principalii furnizori, cu aeroporturile, hotelurile
din zonă, reprezentanţii autorităţii locale, jurişti locali, etc. În plus, DMC
trebuie şi să ştie cum şi când sş-şi folosească aceste relaţii.
 Furnizori. DMC are ca principal produs pe care îl vinde expertiza locală. În
rest, toate celelalte produse şi servicii pe care le oferă clientului le procură de
la alţi furnizori. Se doreşte ca DMC să dispună de un portofoliu valoros de
firme ofertante cu care conlucrează, cea mai potrivită firmă de catering, cel
mai bun ofertant de aranjamente florale, de servicii şi instrumente de
sonorizare, cei mai potriviţi animatori, etc.
  Putere financiară. Pe parcursul evenimentului momentele neprevăzute sunt
numeroase, iar pentru a le face faţă, DMC trebuie să dispună de resursele
financiare necesare, astfel încât remedierile să fie rapide şi fără incidente.

Activitatea DMC
În mod frecvent comparăm firmele DMC cu firmele de advertising, între ele existând
numeroase elemente comune.
1. Clienţii apreciază caracterul lor inovativ şi creativ
2. Există o presiune imensă a succesului serviciilor contractate, în sensul imaginii şi
reputaţiei percepute de clienţi
3. Ambele vor trebui să protejeze şi să sporească imaginea şi reputaţia clientului.
O firmă de advertising , în general, identifică clienţi potenţiali cărora li se adresează în
speranţa de a demonstra acestuia care sunt capacităţile firmei. Acest fapt se poate materisliza
fie prin comunicare directă, fie prin cea electronică, apelându-se în acest scop la exemple de
succes ale activităţii anterioare.La fel se întâmplă şi în cazul DMC.
Multe dintre firmele de advertising propun clientului potenţial mai multe variante de
publicitate, dintre care va alege. În plus, este receptivă la doleanţele şi sugestiile specifice ale
acestuia, în funcţie de care va realiza modificările necesare. De cele mai multe ori aceste
prezentări se realizează gratuit.. Similar, un client care solicită un eveniment, va apela la două
sau mai multe firme DMC pentru organizarea acestuia, iar fiecare dintre firmele selectate va
prezenta propunerile de organizare gratuit, pentru a câştiga încrederea clientului potenţial.
Ambele tipuri de firme cheltuiesc deopotrivă timp şi bani pentru a convinge clientul
asupra competenţelor lor, iar pierderea clientului trebuie acoperită prin câştigarea efectivă a
unui client nou.
O problemă majoră a firmelor DMC constă în oferirea unor detalii amănunţite fără a
percepe niciun tarif clientului interesat. Propunerile formulate trebuie adaptate fiecărui client
în parte, ceea ce explică necesitatea alegerii corecte a clienţilor potenţiali.
Care sunt cele mai importante cerinţe pentru funcţionarea unei firme DMC?
 Personal
 Posibilitatea de a angaja personal de teren
 Birou
 Tehnologie
 Licenţă şi asigurări
  Contacte locale
 Contacte cu clienţi
 Istoric
 Resurse la destinaţie: hoteluri, restaurante, firme de catering, animatori, etc.
Un sediu amplasat strategic şi personal competent şi cu experienţă sunt necesităţi de
bază ale succesului în domeniu. La aceste se adaugă elemente din categoria „TREBUIE”
precum: sediu în vecinătatea marilor hoteluri şi a centrelor de conferinţe, precum şi existenţa
unor atracţii turistice la destinaţie. Continuăm cu accesul la tehnologia de vârf a momentului,
întrucât firmele mari care solicită organizarea de evenimente utilizează cea mai sofisticată
tehnologie, iar DMC ar trebui să utilizeze aceleaşi sisteme de comunicaţii. Avem în vedere
dotarea cu calculatoare, inclusiv baze de date up-to-date, software imaginativ, Internet de
înaltă viteză, posibilităţi grafice excepţionale, etc.
O firmă DMC seriosă beneficiază de acoperiri de ordin financiar şi legal, asigurări ale
angajaţilor şi maşinilor firmei.

Procesul de vânzare
Succesul în branşă este determinat de existenţa permanentă a clienţilor potenţiali.
Oportunităţile de afaceri se pot prezenta în variante diverse. Unele DMC sunt specializate în
organizarea de convenţii, altele în evenimente specifice unor firme, unele în evenimente cu
participare internaţională, sau se ocupă doar cu organizarea acţiunilor incentive travel.
Infrastructura şi atractivitatea destinaţiei va determina şi aria de specializare a firmei
DMC.
Ca în orice altă afacere, firmele DMC îşi stabilesc la începutul fiecărui an bugetul de
venituri şi cheltuieli. În componenţa acestuia nu trebuie omise:
- Participări la manifestări special organizate pentru firmele DMC
- Contactarea clienţilor actuali şi potenţiali
- Calitatea de membru sau de participant la diferite asociaţii de profil
- Participarea alături de alte firme complementare la dezvoltarea zonei
- Broşuri şi alte materiale colaterale
- Scrisori către parteneri
- Parteneriate în industria MEEC.
Identificarea oportunităţilor de afaceri
 Primul pas în acest sens constă în identificarea unor clienţi potenţiali şi convingerea
lor să conlucreze cu firma. Aceasta presupune deplasarea la sediul clientului, sau la locul
unde îşi desfăşoară activitatea, sau la evenimente la care participă. În acest sens, este
esenţială selecţia atentă a clientului care va fi abordat şi care este potenţialul de afaceri pe
care îl reprezintă acesta.
Sunt foarte mulţi clienţi care îşi desemnează firma DMC parteneră, aceasta devenind
un fel de „om al casei”. Asemenea relaţii sunt extrem de importante şi au nevoie de acţiuni
constante în vederea păstrării lor. Vizitarea periodică a clienţilor, menţinerea canalelor de
comunicaţii sunt elemente vitale în acest scop. Se adaugă participarea la aceleaşi evenimente,
conferinşţe, expoziţii, în acest mod asigurându-se constanţa relaţiilor existente.
Etapa formulării propunerilor
După ce clientul a fost contactat şi convins să privească DMC drept un potenţial
organizator şi partener, el(clientul) va solicita un set de propuneri de organizare, servicii, etc.
Formularea acestor propuneri ia în consideraţie elemente precum:
- caracteristicile proiectului
- cercetarea şi dezvoltarea
- creativitatea şi inovaţia
- bugetul necesar
- termenul de răspuns
- competiţia în domeniu.
Pentru a şti ce anume să ofere clientului, cunoaşterea caracteristicilor proiectului este
esenţială. Aprofundarea aceste cunoaşteri se bazează pe dobândirea unor informaţii precum:
- dimensiunea grupului de participanţi la eveniment
- care sunt preferinţele în legătură cu tipul destinaţiei şi modalităţile de cazare
- dimensiunea spaţiilor pentru întâlniri
- data la care sunt solicitate serviciile din programul evenimentului
- tipul serviciilor solicitate
- informaţii demografice legate de participanţi
- ţintele manageriale ale organizării evenimentului
- bugetul aproximativ
- un istoric al evenimentelor organizate la cererea clientului
- ce „trebuie inclus”, ce „trebuie omis”
- deadline-ul pentru transmiterea propunerilor.
 Pasul următor constă în organizarea unor serii de întâlniri creative în rândul
salariaţilor DMC pentru a discuta aspectele care ar putea determina satisfacţia clientului şi,
ulterior, convingerea lui să colaboreze ci firma DMC. După aceste întâlniri, urmează etapa de
cercetare şi de conturare a elementelor care vor compune propunerile ce se vor prezenta
clientului. Disponibilitatea prestatorilor serviciilor primare, locaţiile de desfăşurare a
evenimentului, transportul, animatorii, etc., cheltuielile aferente, toate sunt elemente
reconsiderate şi încorporate în propuneri. Sunt identificate costurile aferente fiecărei
componente şi se iau deciziile referitoare la preţ.
O propunere câştigătoare nu va întruni doar specificaţiile formulate de client, ci va
determina satisfacţia acestuia în legătură cu posibilitatea depăşirii aşteptărilor participanţilor
la eveniment. Inovaţia şi creativitatea sunt elemente foarte bine cotate în evaluarea
propunerilor, având uneori caracter decisiv pentru alegere. Trebuie să menţionăm însă faptul
că între creativitate şi deadline-ul care trebuie respectat există o legătură inversă.
Pasul final al procesului formulării propunerilor constă în stabilirea preţului. Este şi
pasul critic. În acest sens se ţine cont de câţiva factori:
 costul total estimat al asigurării serviciilor propuse
 timpul alocat acestor servicii din timpul total de muncă al salariaţilor DMC şi
implicarea lor în acest sens
 valoarea estimativă a sumelor de bani pe care le va cheltui firma DMC
 costurile neprevăzute (pentru acele elemente neprevăzute care sunt cuprinse în
propunere)
 perioada din an când se organizează evenimentul
 factori legaţi de selecţia şi disponibilitatea prestatorilor contactaţi
 costuri de angajare aferente personalului temporar
 factori care exprimă aspectul competitiv al proiectului
Înaintea luării oricărei decizii de preţ, firma DMC trebuie să fie conştientă de faptul
că oricare client contactează două sau mai multe firme concurente înaintea alegerii
câştigătorului, iar întrebarea la care trebuie să răspundă managerii firmei DMC este în ce
măsură proiectul în discuţie justifică efortul şi cheltuielile? Înaintea luării deciziei finale
asupra măsurii efortului necesar de implicare a firmei se răspunde la următoarele întrebări:
 care este venitul estimat ca urmare a preluării proiectului?
 Care este valoarea relaţiei viitoare cu acest client?
 Care este cuantumul muncii necesare formulării propunerilor?
  Când este deadline-ul?
 Câte alte companii DMC au fost implicate?
 Dintre aceste, care sunt concurenţi direcţi?
 Care este rata succesului firmei noastre în acţiuni anterioare similare?
 Care este rata de succes a concurenţilor?
 În care perioadă a anului se va organiza evenimentul?
 Care sunt şansele aproximative de câştigare a proiectului?
 Cât de profitabil va fi proiectul?
Clientul va opta pentru o colaborare cu o anumită firmă DMC nu doar în funcţie de
preţul cerut, numeroşi alţi factori fiind importanţi:
 Este propunerea fezabilă?
 Care este valoarea percepută a serviciilor oferite?
 Vor aprecia participanţii programul propus?
 Este calitatea suficientă pentru a tranforma evenimentul într-un succes?
 Este firma DMC capabilă să producă evenimentul într-o manieră acceptabilă?

Inspecţia la faţa locului

Deşi nu întotdeauna necesară, este o componentă foarte costisitoare a procesului de
vânzare, sub aspectul timpului şi resurselor alocate, şi constă într-o revizuire fizică a locaţiei,
serviciilor, excursiilor şi/sau activităţilor înaintea derulării efective a evenimentului. Această
etapă poate avea loc fie înaintea formulării propunerii, ca parte a procesului de strângere de
informaţii, după formularea propunerii dar înaintea momentului deciziei clientului sau după
alegerea de către client a firmei DMC ca prim pas în vederea organiizării efective a
proiectului. Este o etapă care variază sub aspectul timpului alocat şi a detaliilor verificate, dar
necesită o atenţie deosebită. Aceste inspecţii sunt planificate şi orchestrate cu atenţie pentru a-
i prezenta clientului locurile, elementele de inclus în program, dar şi pentru a-i demonstra
competenţele firmei, organizarea de care dă dovadă sau contactele locale pe care le are..
Poate fi o etapă critică în câştigarea clientului, fiind un moment prielnic pt a-i câştiga
încrederea.
Contractarea serviciilor
Sunt încheiate contracte cu toţi cei implicaţi în organizarea evenimentului.
Pregătirea programului
 Avem în vedere producerea propriu-zisă a evenimentului. În această etapă toţi
furnizorii, prestatorii sunt notificaţi asupra faptului că programul a fost definitivat şi că
serviciile pe care le vor asigura sunt astfel confirmate. Personalul operativ al DMC, de regulă
altul decât cel de vânzări, se întâlnesc cu reprezentanţii clientului pentru a rediscuta nevoile
clientului, obiectivele programului, precum şi toţi factorii care stau la baza reuşitei
evenimentului.
În această etapă pot interveni modificări legate de numărul participanţilor, ceea ce
determină reevaluarea costurilor şi a detaliilor de ordin operaţional. De asemenea, unele
activităţi şi servicii pot fi eliminate din programul iniţial, altele pot fi adăugate. Este f.
Important ca DMC să fie deschisă la schimbări şi să le opereze cu rapiditate. Este foarte
apreciată de client dorinţa totală de a coopera precum şi flexibilitatea.
Tot în această etapă sunt programate activităţile ghizilor, însoţitorilor, etc.
Momentul adevărului – transpunerea în practică a programului
Important de urmărit:
 Managementul transportului
 Producţia evenimentului
 Managementul activităţilor turistice
 Coordonarea persoanelor angajate temporar
 Managementul furnizorilor
 Supravegherea întrunirilor
 Relaţiile cu clienţii
 Modificări neprevăzute
 Probleme în derularea programului
 Legăturile cu comunitatea locală
 Sursele de informaţii
În acest moment totul se riscă şi intră în linie dreaptă:
- reputaţia clientului
- reputaţia planner-ului
- reputaţia DMC la destinaţia aleasă
- sume mari de bani (în funcţie de anvergura programului).
Asigurarea calităţii unui eveniment oarecare presupune un suport logistic foarte mare,
iar presiunea asupra organizatorilor atinge cote ridicate.
 Managementul transportului prezintă o importanţă deosebită. Cuprinde, printre altele:
stabilirea rutelor, stabilirea vehiculelor care se vor utiliza, probleme specifice de personal,
luarea în considerare a solicitărilor speciale ale clientului, programarea transportului pe ore,
asigurarea cu hărţi, elemente de semnalizare şi identificare, etc. Această activitate este
permanentă pe perioada derulării evenimentului.
Prima dintre activităţile de transport este cea a transferurilor de la aeroport la hotel.
Sunt incluse activităţile „meet and greet”, precum şi cele de management al bagajelor. Sunt
frecvente situaţiile când participanţii îşi modifică zborul, sau pierd avionul, zborurile pot fi
amânate sau anulate, etc., iar lista problemelor poate continua. Persoana desemnată să
conducă această componentă nu trebuie doar să fie pregătită pentru surprize, ci să le planifice.
Este necesară existenţa unei legături permanente cu companiile aeriene, cu furnizorul
serviciilor de transport, precum şi cu personalul de întâmpinare aflat în aeroport. În mod egal,
sunt deschise căile de comunicaţie cu hotelurile unde se efectuează transferul participanţilor,
dar şi cu planner-ul evenimentului.
Derularea corespunzătoare a acestei etape constă în asigurarea inei primiri prietenoase
pentru fiecare dintre participanţi de către o persoană care li se adresează personalizat, după
care este ajutat să-şi identifice şi recupereze bagajul şi apoi însoţit la mijlocul de transport.
Prima impresie legată de eveniment este determinată de întâmpinarea la aeroport , iar
ultima este legată de momentul transferului către aeroport.
Producţia evenimentului cuprinde:
- cocktailul de primire şi stabilirea căilor de comunicaţie cu fiecare participant
- mesele
- cinele festive şi momentele unice
- banchetul
- petrecerile cu teme dintre cele mai variate şi extravagante
- evenimente de tip team-building indooor şi outdoor.
Toate aceste elemente au un scop şi un buget. DMC trebuie să ofere activităţi în
maniera în care să satisfacă scopul principal al evenimentului.
Întocmirea facturii
Factura finală este oglinda contravalorii serviciilor incluse în programul acţiunii
stabilit anterior. Plăţile se efectuează la nivel global sau unitar/ participant. La cheltuieli de
masă, de ex., se fixează un preţ fix/pers., la care se adaugă taxe sau se scad gratuităţile.
Toate elementele care apar în plus faţă de cele convenite anterior trebuie să apară
separat. De asemenea şi elementele care nu au mai fost realizate se evidenţiază separat.
 Avansurile sau alte plăţi anterioare se trec separat.
Dacă este posibil, factura este prezentată întâi planner-ul-ui sau reprezentantului
firmei şi numai după aceea trimisă la beneficiar.
Cu cât trece mai mult timp între momentul încheierii acţiunii şi cel al primirii facturii,
cu atât se crează oportunităţi pentru apariţia unor dispute legate de detaliile programului.

Organizarea propriu-zisă a unui eveniment

1. Planificarea unui eveniment

2. Producţia evenimentului
3. Food and Beverage
4. Tehnologia utilizată pentru organizarea evenimentelor

Planificarea unui eveniment

În cuprinsul acestei secţiuni vom încerca să răspundem la următoarele întrebări:

 Cum găsesc ideea corectă? (planificare)
 Cât mă costă întreaga execuţie? (planificare)
 Cum transpun ideea în practică? (producţia, food and beverage, tehnologia
necesară)
În acest moment se conturează CONCEPTUL care , în fapt, reprezintă o schiţă
detaliată a ideeii despre eveniment. Reprezintă prima formă exprimată în cuvinte şi imagini
despre evenimentul care va fi organizat. Poate fi asemănat cu scenariul ce stă la baza unui
film, textul care se află la baza unei piese de teatru, etc. Elaborarea conceptului reprezintă
o parte esenţială a unui eveniment.
Cât costă un concept? Este un răspuns influenţat de numeroşi factori, cum ar fi: cât
este de valoroasă creativitatea pt d-voastră, cât sunteţi dispus să plătiţi pentru ea, cât costă
adunarea informaţiilor necesare sau cât costă munca d-voastră de cercetare şi elaborare? Fiind
un element esenţial el trebuie plătit corespunzător. La nivel internaţional se efectuază sondaje
pt a identifica ordinul de mărime al onorariilor şi se publică aceste informaţii (Ghidul
onorariilor întocmit de forumul FME –FORUM MARKETING-EVENTAGENTUREN).
În mod obişnuit facem diferenţa între:
 Onorariul pentru prezentare care se plăteşte firmei specializate pentru
întocmirea şi prezentarea conceptului. Drepturile de autor rămân la autor, în
măsura în care nu s-a convenit altfel.
 Onorariul pentru concept care se plăteşte în cazul în care firma este desemnată
să lucreze în continuare pentru dumneavoastră
Cui aparţin ideile?

Conţinutul conceptului

Grupul-ţintă
 Mediul exterior
prilejul

CINE?

CE ÎNCĂ? CE? mom

entul

buget
CÂT DE Conţinutul
CÂND?
MARE? conceptului

Intervalul de
timp
CUM? UNDE?

DE CE?

ideea
Destinaţia şi
locaţia

obiectivele

Structurarea conceptului
 Prilej Grup-
ţintă
Situaţia iniţială
(cine, cum,
unde, când, ce
de ce)

Copyrightul Grupul-ţintă Obiecti

ve

Misiunea
Bugetul
(obiective)

Conceptul
Med
iu
exte
rior
Ideea
Derularea
(motto)

Dramaturg Transpunerea
ie Strategia
în practică Motto

Măsuri

IDEEA
O idee bună este întotdeauna simplă. Dacă pentru explicarea ei aveţi nevoie de mai
mult de o pagină A4 sau decât cinci minute, atunci ideea nu este potrivită.
Elemente de apreciere ale ideeii ce stă la baza evenimentului:
 Prin ce se deosebeşte acest eveniment de toate celelalte?
 Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele pe care noi înşine deja le-am
imaginat şi le-am realizat?
 Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele pe care agenţie deja le-a
conceput şi le-a transpus în practică?
  Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele pe care întreprinderea sau
clientul deja le-a realizat?
 Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele la care am participat cândva sau
de cele despre care am obţinut informaţii?
Pentru obţinerea creativităţii se folosesc câteva metode:
 Brainstormingul
 Caseta morfologică
 Mind-mapping-ul (harta minţii)
 Metoda Osborne
Caseta morfologică este o altă metodă de stimulare a creativităţii şi se foloseşte
pentru aprecierea, alegerea şi combinarea mai multor idei sau opinii. Se poate folosi deja din
faza brainstormingului, dar şi mai târziu la selectarea ideilor colectate.
În coloana din stânga se formulează întrebările sau sarcinile. Apoi, pe rânduri, se scriu
ideile pentru rezolvarea acestora.
Ex: Manifestaţie în scopul motivării pentru firma de asigurări „OXO”
Grupul-ţintă:
300 reprezentanţi de asigurări:
- 90% bărbaţi
- 10% femei
Obiective:
- Informarea cu privire la produs
- Motivarea
- Creşterea cu 10% a vânzărilor de asigurări de viaţă
Pasul 1.
MOTTO
IDEEA
LOCAŢIA
CATERING
DEPLASAREA

Pasul 2.
Pe orizontală sunt trecure soluţiile posibile, aşa cum sunt ele generate liber în fluxul
creativ, corespunzător întrebării formulate.
MOTTO Totul va fi bine! Înainte! Succesul Ajutor sigur!
contează!
IDEEA istorioare crashtest Hamlet Atac asupra
unei bănci
LOCAŢIA închisoare Centrul de hotel Rută-test
congrese
CATERING Bucătărie Alimente bio Mâncare Simplu (cu
pentru proprie preţuri
gurmanzi modeste)
DEPLASAREA Automobile Avion autobuz tren
proprii

Pasul 3
La final, pot fi remarcate dintr-o privire tot felul de combinaţii posibile şi astfel pot fi
urmărite în această matrice una sau mai multe soluţii-căi.

MOTTO Totul va fi bine! Înainte! Succesul Ajutor sigur!

contează!
IDEEA istorioare crashtest Hamlet Atac asupra
unei bănci
LOCAŢIA închisoare Centrul de hotel rută-test
congrese
CATERING Bucătărie Alimente bio Mâncare Simplu (cu
pentru proprie preţuri
gurmanzi modeste)
DEPLASAREA Automobile Avion autobuz tren
proprii

Ajutor
sigur Succesu
l
Înainte
contea
Totul va
fi bine
Motto
 Isto Crashtes
rio t
ar
e
Cum? Ideea

autobuz

tren Automobile Hamlet

proprii Atac asupra
unei bănci

deplasarea

Motivaţia
avion
OXO

Transpunerea
Unde?
în practică

Alimen
Mâncare hotel
te bio proprie

catering
locaţia Centru
congrese
gourmet
simplu închis
oare
Rută-
test
 „Harta minţii” organizată după preferinţele de soluţionare corespunzătoare

Primele întrebări pe care şi le pune organizatorul unui eveniment sunt:

- Cine este firma beneficiară?
- Cine sunt participanţii la eveniment?
- De ce se reunesc?
Pe baza răspunsurilor se stabilesc nevoile şi dorinţele beneficiarilor şi, corespunzător,
se fixează obiectivele care vor sta la baza stabilirii programului evenimentului. Toate aceste
elemente sunt bineânţeles coroborate cu bugetul aflat la dispoziţia organizatorului. Etapele
care se parcurg sunt:
1. Stabilirea obiectivelor
2. Importanţa educaţiei
3. Analiza nevoilor
4. Identificarea obiectivelor SMART
5. Alegerea locaţiei
6. Solicitarea propunerilor
7. Constrângeri bugetare
8. Controlul costurilor
9. Controlul MEEC

1. Stabilirea obiectivelor
Două întrebări sunt esenţiale:
- Din cine este compus grupul?
- De ce se întâlnesc?
În mod firesc apare şi o a treia întrebare:
- Care este obiectivul acestui eveniment?
Stabilirea obiectivelor reprezintă primul pas în procesul de planificare al unui
eveniment. Principalele caracteristici ale obiectivelor sunt: claritatea, concizia şi posibilitatea
de măsurare.
 Stabilirea obiectivelor va determina selecţia locaţiei, a serviciilor F&B, a aspectelor
legate de transport şi, mai ales, conţinutul programului.
Cei mai mulţi oameni participă la evenimente din trei motive:
- educare
- intercomunicare
- conducerea unei afaceri.
Dacă organizatorul nu stabileşte programul în funcţie de aceste obiective, evenimentul
s-ar putea transforma într-un eşec.
Cele mai bune obiective sunt cele care se focalizează pe participanţi. De ce participă
la întrunire? Care va fi câştigul financiar pe care îl vor resimţi? De ce participă la anumite
evenimente şi la altele nu?

2. Importanţa educaţiei
Una dintre componentele cheie ale MEEC constă în asigurarea unui mediu propice
educaţiei. Se consideră că au trecut de mult timpurile când evenimentele erau considerate
simple modalităţi de a ne distra. În prezent, lipsa unor beneficii de ordin educativ stă la baza
stabilirii insuccesului unei manifestări. Sunt numeroase situaţii în care participanţii îşi achită
costurile aferente prezenţei la eveniment, iar alcătuirea programului acestuia devine o
chestiune de importanţă maximă.
Aşteptările participanţilor sunt, de la un an la altul, mai ridicate, ceea ce impune
perfecţionarea continuă în alcătuirea programului în condiţiile păstrării la un nivel acceptabil
al costului de participare.
Videoconferinţele şi celelalte inovaţii tehnologice ne determină să ne punem
întrebarea de ce mai organizăm evenimente, în varianta fizică, care necesită cheltuieli ridicate
şi care asigură aceleaşi obiective?
Într-o măsură tot mai mare, cei care îşi desfăşoară activitatea într-un domeniu, oricare
ar fi acesta, încearcă să se diferenţieze prin obţinerea unor „certificate” sau licenţe” care să
ateste competenţe sporite în domeniul lor. Multe persoane nu îşi pot permite să-şi părăsească
locurile de muncă pentru a frecventa cursurile unei şcoli în acest scop. În acest context, se
bazează pe asociaţiile profesionale pentru a-i ţine la curent cu ultimele informaţii de profil şi
pentru a-şi realiza educaţia continuă. În acest scop sunt organizate convenţii anuale, seminarii
regionale sau programe de educare la distanţă, pe Internet. Pentru fiecare workshop la care au
participat, indivizii primesc un atestat, iar toate atestatele vor sta la baza certificatului sau
licenţei finale.
 În SUA se organizează anual 10.000 de evenimente cu scop educativ profesional. Pe
lângă manifestările tipice se organizează evenimente pentru informare, organizarea
examenelor, recertificări, etc.

3. Analiza nevoilor
Este o parte a identificării obiectivelor şi se concretizează în stabilirea unei metode de
determinare a aşteptărilor în legătură cu un anumit eveniment.
O variantă simplă constă în chestionarea managerului firmei beneficiare asupra
propriilor obiective.
În mod normal, prima întrebaere este Cine sunt participanţii?. O firmă care se respectă
deţine informaţii istorice legate de doleanţele, nevoilor foştilor partcipanţi, ce le-a plăcut sau
displăcut, etc.
Întrebări importante:
- care este vârsta şi sexul foştilor participanţi?
- Care este nivelul lor de expertiză profesională – începători, mediu, avansaţi?
- Care este poziţia lor în ierarhia firmelor – nou angajaţi, management inferior,
management superior?
- De unde vin?
- Ce facilităţi hoteliere preferă – piscine acoperite, spa-uri, terenuri de tenis, acces
Internet wireless?
- Au necesităţi medicale sau de dietă , restricţii deosebite – vegetarieni, diabetici,
sunt musulmani, evrei?
- Cine achită costurile?
- Vor veni participanţii însoţiţi, îşi vor aduce copiii?
- Cât de departe de domiciliu sunt dispuşi să se deplaseze pentru a participa la
eveniment?
- Participanţii străini au nevoie de interpreţi?
- Persoanele cu dizabilităţi au solicitări speciale la cazare?
- Care sunt aşteptările educaţionale ale evenimentului?
O parte dintre aceste informaţii sunt obţinute în baza formularelor de înregistrare pe
care le completează participanţii, altele din evidenţele asociaţiilor sau ale organizatorului.
 Dacă vin însoţiţi, este de dorit ca în alcătuirea programului să se deruleze şi activităţi
pentru însoţitori incluse în ceea ce numim „program pentru parteneri”.

4. Stabilirea obiectivelor SMART

După determinarea nevoilor participanţilor precum şi ale beneficiarului, obiectivele se
pun pe hârtie într-o formă concisă şi clară, astfel încât toţi cei implicaţi în organizarea
evenimentului să le priceapă.
O metodă utilizată în acest scop este abordarea SMART. Fiecare literă identifică o
caracteristică a unui obiectiv bine ales.
Specific. Un obiectiv acoperă un singur concept
Măsurabil. Trebuie stabilită o modalitate de măsurare sau cuantificare a îndeplinirii
obiectivului.
Achievable (poate fi îndeplinit).
Relevant. Obiectivul este important pentru realizarea scopului global l evenimentului.
Timp. Obiectivul trebuie să includă momentul până la care trebuie îndeplinit
Este de dorit ca atunci când se formulează obiectivele fraza să înceapă cu un verb care
să exprime o acţiune (dobândire, promovare, înţelegere, concepere) şi, dacă este necesar, să
includă şi costurile aferente. De asemenea sunt trecute toate persoanele care poartă
responsabilitatea îndeplinirii obiectivului.
Obiectivele servesc drept elemente de orientare pe parcursul organizării şi derulării
evenimentului. La finele acestuia, de regulă se comunică managementului beneficiarului care
dintre obiective au fost îndeplinite, care au fost depăşite, care nu s-au îndeplinit şi de ce. Se
caută motivaţiile neândeplinirii pentru corecturile viitoare necesare.
Obiectivele care pot fi atinse prin intermediul evenimentelor de marketing sunt:
A. Obiective calitative
 Formarea conştiinţei de sine
 Sensibilizarea şi activarea (motivarea)
 Angajamentul
 Informarea şi comunicarea
 Comunicarea privind produsul
 Comunicarea privind firma
 Contactul cu grupul-ţintă
 Imaginea
 Efectul PR (evenimente pentru difuzorii de mesaje: presa, etc)
  Obiectivele indirecte (sponsorizarea şi cooperarea).
B. Obiective cantitative:
 Creşterea profitului
 Câştigarea de noi clienţi
 Lichidarea de stoc
 Evoluţia (creşterea cifrei de afaceri, a cotei de piaţă)
 Contactele (evenimentele de PR)
 Scăderea numărului de reclamaţii.

5. Alegerea locaţiei
Procesul alegerii locaţiei poate începe imediat după stabilirea obiectivelor. Acestea
vor ajuta planner-ul să decidă asupra locaţiei fizice, tipul facilităţilor necesare, opţiunile de
transport, alte componente ale evenimentului. Procesul selecţiei durează o perioadă variabilă,
în funcţie de tipul evenimentului, respectiv zile, săptămâni, luni sau chiar ani. În cazul unor
convenţii de anvergură, alegerea oraşului organizator durează între 3-5 ani anterior
evenimentului. Pentru evenimente uzuale durata este mai mică, astfel în SUA, în 2003, aprox.
75% dintre întrunirile de management, 64% dintre întrunirile cu scop educativ şi training,
80% dintre evenimentele de vânzări sunt planificate cu 6 luni sau chiar mai puţin în avans.
Alegerea locaţiei reprezintă hotărârea unui grup de persoane, tinându-se cont de
preferinţele managerilor firmei beneficiare. De multe ori, acestă decizie se ia în funcţie de
posibilităţile de agrement în zonă sau după calitatea facilităţilor oferite de centrul de
conferinţe sau hotelul ales.
În SUA există reviste independente sau asociate profesioniştilor din domeniu care
oferă numeroase informaţii asupra locaţiilor existente. De multe ori editarea acestora este
susţinută financiar de către lanţuri hoteliere, companii de transport, etc. interesate în
organizarea de evenimente. În articole specializate sunt oferite informaţii referitoare la
atracţiile locale, culturale, alte facilităţi, asupra evenimentelor anterioare organizate sau orice
alte elemente care ar putea convinge asupra alegerii drept loc de desfăşurare a unui
eveniment.
Alţi factori luaţi în considerare sunt rotaţia locaţiilor şi distanţa faţă de domiciliul
majorităţii participanţilor. Costurile reprezintă un alt element al selecţiei. Unele oraşe,
renumite în branşă sunt foarte scumpe. În SUA, de exemplu, costul mediu al unei nopţi de
cazare la hotel fără taxe este de 198 USD, în New Orleans este 161 USD, în Boston 128
USD, San Francisco 126 şi Washington DC 123 USD. O variantă ar fi alegerea acestor oraşe
în extrasezon, preţurile cazării fiind diminuate, ca de ex în preajma sărbătorilor. Cele mai
multe hoteluri oferă discounturi pentru perioadele cu cerere mică.
Modalitatea de transport reprezintă un alt factor al selecţiei locaţiei: pe calea aerului,
în variantele rutiere, cu trenul, etc. Mulţi oameni sunt reticenţi la deplasarea cu avionul, sau
disponibilitatea zborurilor influenţează negativ alegerea acestui mijloc de transport.
Tipul hotelului sau caracteristicile facilităţilor organizatorice sunt, de asemenea,
importante. Ne referim la hoteluri din oraşe, din zonele periferice ale acestora, aeroporturi
terminale, hoteluri-cazino, etc. Avem în vedere şi centrele de conferinţă care sunt clădiri
special construite pentru a găzdui evenimente. Există International Association of Conference
Centers (IACC), o asociaţie ai căror membri trebuie să îndeplinească un set de peste 30 de
criterii.
Sunt importante facilităţile, numărul spaţiilor puse la dispoziţie, sălile de banchet,
spaţii adiacente pentru organizatori, înregistrare. Interesează şi aspecte precum înălţimea
încăperilor, capacitatea exprimată în număr locuri, facilităţile de intrare-ieşire, amplasarea
coloanelor sau alte componente arhitecturale care obstruează.
Principalele întrebări care se pun în legătură cu locaţia privesc:
 Imaginea
 Arhitectura
 Predispoziţia
 Poziţia
 Capacitatea
 Dotarea
 Cheltuielile
 Disponibilitatea
 Siguranţa

6. Solicitarea propunerilor
Următoarea etapă constă în formularea unei propuneri (RFP – request for proposal),
care reprezintă o descriere în variantă scrisă a tuturor solicitărilor majore legate de
organizarea evenimentului. În cadrul asociaţiilor componente ale industriei MEEC a fost
creat un model standardizat care este frecvent utilizat. Informaţiile de bază conţinute sunt:
- Denumirea evenimentului
- Data începerii şi data de sfârşit
 - Informaţii ale persoanelor cheie de contact
- Numărul estimat de participanţi
- Numărul şi tipul spaţiilor de cazare solicitate
- Numărul şi tipul spaţiilor de organizare propriu-zisă a evenimentului
- Solicitările privind Food şi Beverage
- Data finală transmiterii RFP
După stabilirea formei finale a RFP se diseminează către hoteluri sau centre de
conferinţe interesate în organizarea de întruniri. Unele hoteluri, precum Hyatt garantează
răspunsul la orice RFP într-un interval de 24 ore de la primirea acesteia. RFP-urile permit
hotelurilor să examineze impactul economic al organizării întrunirii, în funcţie de care vor
decide dacă vor participa.
După ce planner-ul a revăzut forma finală a RFP şi a organizat vizitarea locaţiilor
posibile, încep negocierile dintre planner şi departamentele de vânzări ale locaţiilor vizate.

7. Constrângeri bugetare
Întrebările esenţiale sunt:
- Cât va costa producerea evenimentului?
- Cine va plăti?
- Cât vor plăti participanţii care confirmă participarea?
- Ce tipuri de evenimente F&B au fost alese şi ce se va servi ?
- Masa va fi oferită gratuit sau contra-cost?
- Ce sponsorizări vor fi utilizate?
Dacă evenimentul este organizat pentru prima dată, eforturile planner-ului de a estima
cheltuielile sunt mai mari.
Stabilirea bugetului presupune parcurgerea a trei etape:
a. Stabilirea obiectivelor
b. Clasificarea cheltuielilor
c. Identificarea surselor de acoperire
a. Stabilirea obiectivelor. Obiectivele financiare sunt f. importante şi se recurge la
metoda SMART pentru formularea lor. Se porneşte de la aşteptările financiare ale
evenimentului. Unele evenimente urmăresc obţinerea unui profit, altele nu. De regulă nu se
vizează un cîştig material direct, ci aspecte precum pătrunderea pe o anumită piaţă, creşterea
viitoare a vânzărilor şi profitului în urma organizării evenimentului. Sunt însă şi situaţii, în
special în cazul asociaţiilor, când se vizează obţinerea de venituri directe în folosul
membrilor, fiind adoua sursă de câştiguri după cotizaţii.
Obiectivele financiare se pot încadra într-una din următoarele trei situaţii:
 Încasările = Cheltuieli (Break-Even)
 Profit
 Deficit
b. Clasificarea cheltuielilor
Manualul CIC ( o federaţie de specialitate) clasifică cheltuielile după funcţiile lor:
 Costuri indirecte, sunt cele care nu sunt direct legate de eveniment, sunt de
regulă de natură administrativă precum salariile personalului implicat,
reparaţiile echipamentelor, etc.
 Costuri fixe sunt cele care nu depind de numărul participanţilor , costurile de
închiriere ale sălilor de întruniri, echipamentul audiovideo.
 Costuri variabile care depind de numărul participanţilor : F&B
c. Identificarea surselor de acoperire. Principalele surse sunt costurile pentru
organizarea de evenimente prevăzute în bugetele operaţionale ale companiilor beneficiare.
Acestea determină numeroase limitări planner-ului. Asociaţiile sunt mai inventive din acest
punct de vedere întrucât justifică costurile cu satisfacţia participanţilor.
Cele mai importante surse, altele decât cele prezentate anterior şi taxele achitate de
participanţi sunt:
- Fonduri ale organizatorului
- Fonduri private
- Taxele percepute expozanţilor
- Sponsorizări
- Taxe promoţionale
- Asistenţa locală, regională sau guvernamentală
- Promovarea unor firme pe pagina web a evenimentului
- Parteneri oficiali
- Contribuţii cash sau in natura (produse sau servicii)
Înainte de orice se determină nivelul la care încasările ce trebuie colectate acoperă
costurile estimate.

8. Controlul costurilor
 Cuprinde măsurile de menţinere a cheltuielilor sub control. Cel mai important factor
este cel de stabilire a persoanelor (cât mai puţine) cu autoritate de decizie asupra
modificării cheltuielilor stabilite iniţial.
O altă măsură constă în stabilirea cât mai exactă a numărului de porţii care se vor
servi.

9. Controlul MEEC
Creearea şi implementarea unui eveniment reprezintă un efort de echipă. Plannerii
sunt interesaţi ca după fiecare eveniment să realizeze o evaluare pe baza feed-back-ului de la
participanţi, personalul firmelor prestatoare de servicii, expozanţi, contractanţi sau orice alte
firme sau persoane implicate. Sunt evaluate calitatea moderatorilor, efectele resimţite de
participanţi în legătură cu seminariile educaţionale, confortul cazării, funcţionarea
transportului, calitatea mâncării, inspiraţia alegerii locaţiei, etc.
Aceste informaţii sunt colectate în baza unor chestionare completate după eveniment,
dar se folosesc şi modalităţi de colectare prin telefon, fax, web. Acesta din urmă este metoda
cea mai rapidă şi constă în conectarea celui intervievat la link-ul cu chestionarul.
La fel cum primul pas al organizării constă în stabilirea unor obiective reale, la fel în
cadrul evaluării trebuie stabilit ce anume se evaluează. Astfel:
- Care sunt informaţiile necesare?
- Cine le va folosi?
- Care metodă de diseminare a rezultatelor se va alege?
De subliniat că evaluarea este un proces greoi şi costisitor şi de multe ori informaţiile
solicitate nu sunt relevante.
În mod obişnuit sunt colectate atât date cantitative cât şi date calitative.
În cazul informaţiilor cantitative se apelează la scale de apreciere cu valori între 1 şi
10. În situaţia celor calitative, cel chestionat formulează un răspuns liber. Sunt informaţii a
căror evaluare necesită timp şi bani
CIC formulează câteva elemente cheie legate de organizarea evaluărilor:
- să fie simple şi uşor de completat- o singură pagină dacă este posibil
- o întrebare să se refere la un singur concept
- evitarea utilizării de jargoane, abrevieri
- chestionarea începe cu întrebări uşoare, iar cele mai dificile sunt amplasate spre
final
 - întrebările personale sau despre firmă formulate pe nivele, de ex Ce vârstă aveţi?
18-25? 26-35? 36-45? Peste 45?sau Ce sumă alocaţi organizării de traininguri într-
un an? Mai puţin de 1000USD? Între 1000 şi 5000 USD? Între 5000 şi
10000USD? Peste 10000USD?
- Numele nu interesează, anonimatul este mai sincer
- Includerea datelor de contact pe chestionar
- Numerotarea întrebărilor
- Forma chestionarului facilă şi inteligibilă
- Să existe persoane a căror datorie este aceea de a înmâna chestionarele şi de a le
strânge
Evenimentele sunt proiecte. Cu ajutorul managementului de proiect acestea pot fi
organizate cu succes, indiferent cât de complexe sunt.
Există diferite soluţii de tip software cape pot fi de folos. Dintre acestea fac parte şi
softuri speciale pentru evenimente, dar ele sunt limitate, ocupându-se preponderent de
administrarea participanţilor. La evenimente ample, dar mai ales la cele care se organizează
pe baza taxelor plătite de participanţi sunt soluţiile potrivite, ele incluzând instrumente pentru
serviciul contabil şi sistemul de somaţii. Dar nu sunt softuri numai pentru evenimente care să
acopere toate necesităţile organizatorice.
Pe piaţă se află programe speciale pentru managementul proiectelor, precum:
 MS PROJECT de la Microsoft
 Programul de organizare TASK-TIMER, similar unei agende electronice
clasice, program cu care se pot administra termenele-limită şi sarcinile
obişnuite, conceptul sau proiectele din calendar.
Planificarea demarează prin alcătuirea unei agende/organizator pentru
proiectul/evenimentul organizat. În mod normal, se apelează atât la calculator, dar se
realizează şi în formă fizică, într-un clasor de acte demodat în care se adună toate etapele,
corespondenţele, palnurile, etc., tot ce priveşte proiectul.
Actele sunt ordonate în registre de regulă după cronologia inversă, astfel că, în orice
moment, contribuţiile actuale să se regăsească deasupra. Această variantă facilitează
răsfoirea. Pentru a păstra caracterul sistematic, în registre separate se realizează împărţirea pe
secţiuni, în funcţie de subetape sau anumiţi furnizori.

Model de tablă de materii pentru organizarea proiectului

1. ORGANIGRAMA Responsabilul de proiect cu funcţiile şi
competenţele lui
2. LISTA DE CONTACTE Numele, adresele, telefoanele, fax-urile şi
adresele de e-mail ale responsabililor de
proiect, prestatorilor de servicii şi
persoanelor de contact
3. CLIENŢII Corespondenţa
4. CONCEPTUL 4.1 Briefing
4.2 Rebriefing
4.3 Schiţa ideei
4.4 Conceptul
4.5 Cercetarea
4.6 Prezentarea
5. PROTOCOLUL 5.1 Protocolul întâlnirilor
5.2 Rapoarte asupra vizitelor
5.3 Însemnări pe documente
6. SARCINILE 6 Lista de verificare
7. DESFĂŞURAREA 7.1 Planul regiei
7.2 Scenariul
7.3 Firul conducător al moderării
8. PLANURILE 8.1 Planurile locaţiei
8.2 Planurile amplasării scaunelor
8.3 Descrierea căilor de acces
9. FINANŢELE 9.1 Calculaţia
9.2 Facturile iniţiale
9.3 Facturile intrărilor
10. MECANISMELE 10.1 Participanţii
10.2 PR-ul şi publicitatea
10.3 Programul/Acţiunile
10.4 Locaţia
10.5 Dotarea (construcţia scenei/decorarea)
10.6 Sonorizarea
10.7 Iluminarea
10.8 Mijloacele de comunicare
10.9 Hotelul
10.10 Cateringul
10.11 Transportul
10.12 Personalul
10.13 Suvenirurile, indicatoarele,
programele evenimentului pentru
participanţi, etc.
10.14 Documentaţia
10.15 Aprobările
10.16 Asigurările
10.17 Asociaţiile de breaslă ale
organizatorilor şi ale artiştilot
10.18 Impozitele

La fiecare proiect există sarcini prevăzute cu început şi final, precum şi termene

specifice. Termenele deosebit de importante sunt denumite „bornele kilometrice”.
 SARCINILE
În stabilirea acestora baza de pornire este reprezentată de:
- Concept
- Calculaţia costurilor.
În cadrul acestora sunt descrise şi enumerate toate problemele, precum proceduri de
invitare, program, punere în scenă, călătorii, catering, cazare. Pentru uşurarea reprezentării
lor se poate apela la mind-mapping (harta minţii). Este de preferat o schiţă în locul
enumerărilor pe liste lungi.
În cazul evenimentelor ample, este recomandabil ca proiectul să se împartă pe
subproiecte. La evenimente acestea pot fi tehnica, cateringul, construcţia scenei, etc.
După înregistrarea acestor paşi separaţi (pot fi o sută sau chiar mai mulţi), ei vor fi
aşezaţi în ordine cronologică.
Cea mai potrivită este încadrarea într-un flux cronologic al desfăşurării, care să
înceapă cu startul şi să se încheie cu un punct final bine definit. Între aceste momente se
stabilesc sarcinile relevante, atribuindu-li-se şi intervale de timp (borne kilometrice). Se
adaugă apoi celelalte sarcini şi termene.

Model de flux cronologic al desfăşurării unui proiect

ÎNCEPUTUL PROIECTULUI Comanda pentru concept
SARCINA 1 Elaborarea conceptului
SARCINA 2 Pregătirea prezentării
TERMENUL A Proba generală în agenţie
TERMENUL B Prezentarea în faţa comitentului
TERMENUL C Rebriefing
BORNA KILOMETRICĂ 1 Repartizarea sarcinilor pe tipuri de
activităţi
SARCINA 3 Transpunerea în practică
TERMENUL D Discutarea aplicării
TERMENUL E Introducerea garanţiei
SARCINA 4 Edificarea şi recepţia
BORNA KILOMETRICĂ 2 Manifestaţia
SARCINA 5 Demontarea şi preluarea
SARCINA 6 decontarea
FINALUL PROIECTULUI Discuţia finală
 La întocmirea planului termenele se fixează astfel încât în intervalul de timp planificat
să poată fi obţinute mulţumitor rezultatele propuse şi, de asemenea, să existe suficient timp
pentru eventualele modificări.
Întâlnirile de lucru trebuiesc pregătite corespunzător, se întocmeşte pentru fiecare o
ordine de zi. Sunt invitate toate persoanele importante pentru sarcinile respective. Se
păstrează toate rezultatele într-un protocol dedicat acestora.
LUCRUL ÎN ECHIPĂ
La începutul proiectului se stabileşte o organigramă cu subordonările,
responsabilităţile şi competenţele fiecărui membru al echipei de organizare.
INFORMAREA ŞI DOCUMENTAREA
Organizarea are menirea de tranforma organizatorul într-o persoană de prisos.
DEBITORII DE INFORMAŢII:
- Cine are nevoie de informaţii complete?
- Cine solicită doar informaţii parţiale?
MIJLOACE DE INFORMARE:
- Convorbirea telefonică
- Scrisoarea (Fax-ul, e-mail-ul)
- Conferinţa telefonică
- Videoconferinţa
- Întâlnirea.
La convorbirile telefonice importante faceţi însemnări sub forma unor documente.
La temele importante din punct de vedere juridic sau comercial, ar trebui să trimiteţi
câte o notă de informare, prin scrisoare sau fax, participanţilor relevanţi. În cazul e-mail-
urilor, solicitaţi o confirmare virtuală a citirii acestora.
Rezultatul oricărei întâlniri de lucru se înscrie într-un protocol, care să rămână la
dispoziţia participanţilor.
 SCENARIUL ŞI PUNEREA ÎN SCENĂ

A. SCENARIUL
Pentru a evita plictiseala care poate surveni în timpul evenimentului, luări de cuvânt
nesfârşite, treceri poticnite de la un moment la altul, etc., aplicarea unui scenariu are rol
determinant. Scenariul se referă la cele două planuri ale unei piese de teatru, care se regăsesc
şi la un eveniment: arhitectura exterioară şi arhitectura interioară.
1. Arhitectura exterioară.
Punctele fixe şi structura transformă o manifestaţie într-un eveniment.
Forma deschisă seamănă cu un scenariu pe numere. Acte separate, care îşi lasă locul
unul celuilalt, ca la un spectacol de varietăţi, sunt strânse laolaltă prin intermediul unei teme
generale.
MODEL DE SCENARIU PE NUMERE (LANSAREA UNUI PRODUS)
1. Salutul directorului firmei
2. Moderare de scurtă durată
3. Imagini video pentru introducerea în temă
4. Moderare
5. Darea de seamă prezentată de managerul produsului
6. Imagini video referitoare la produs
7. Moderare
8. Darea de seamă prezentată de managerul de marketing
9. Prezentarea avantajelor produsului
10. Moderare
11. Darea de seamă a şefului de vânzări
12. Imagini video
13. Rundă de convorbiri cu toţi participanţii
14. Final cu prezentare
15. Petrecerea de încheiere

Forma închisă se bazează pe împărţirea în acte sau scene. Acestea sunt fragmente mai
mari, care punctează momentele importante.
MODEL PENTRU ÎMPĂRŢIREA PE ACTE (MANIFESTAŢIE CU PRILEJUL
UNUI JUBILEU)
Actul 1: TRECUTUL
 Actul 2 : PREZENTUL
Actul 3: VIITORUL
Indiferent de varianta aleasă trebuie evitată instalarea monotoniei.
Contribuţiile separate trebuie să se armonizeze echilibrat una după cealaltă. Există, de
exemplu pericolul, ca o emoţie pentru producerea căreia s-a cheltuit foarte mult, să nu aibă
niciun efect sau efectele să se anuleze reciproc.
Trebuie avute în vedere în mod deosebit:
 Durata contribuţiilor separate, atât în sine cât şi în raport cu celelalte,
 Intensitatea şi tensiunea în sine şi în comparaţie cu celelalte puncte ale
programului,
 Tempo-ul şi ritmul în sine şi în ansamblu.
Timpul. Un eveniment are două planuri temporale. Timpul obiectiv este durata reală a
manifestaţiei. Doar timpul subiectiv, deci perceperea timpului de către public, este
influenţabil.
Dinamica este un element indispensabil pentru producerea tensiunii. Ia naştere tocmai
din contrastul între tensiune şi relaxare, tare şi încet, între fragil şi impetuos, între puţin şi
mult. De regulă, după efectele puternice daţi ocazia publicului să se relaxeze şi să le digere.
Ar trebui creeat un ritm, constând din încărcări şi relaxări repetate, care să crească dinamic pe
parcursul evenimentului. Iar pauzele fac parte din ritm. Pot apărea în timpul trecerilor de la
un număr la altul sau sub forma unei pauze între acte, atunci când separă liniile de acţiune sau
blocurile tematice.

2. Arhitectura interioară
Ingredientele dramaturgice necesare sunt:
 Cine? sau personajele
 De ce? sau motivele personajelor
 Ce? sau acţiunea povestirii
 Cum? sau evoluţia personajelor sau a acţiunii

3. Scenariul clasic al unui eveniment constă adesea în intrarea în atmosfera sa,

conducerea rapidă la punctul culminant şi petrecerea de final. Se petrece acelaşi lucru ca şi cu
mâncarea.

Dramaturgia clasică are următoarele momente:

1. introducerea/expunerea
 2. evoluţia conflictului
3. punctul culminant
4. răsturnarea situaţiei
5. deznodământul
Fiţi neconvenţionali şi experimentaţi cu ajutorul dramaturgiei! Iar autenticitatea
acţionează mai profund decât bombasticul şi kitschul. Întotdeauna există mai multe variante
de dramaturgie şi punere în scenă decât ne imaginăm.

4. Diverse trucuri
În filme trucurile sunt costisitoare de obicei. Într-un eveniment putem să încântăm
prin intermediul unei trăiri live. Modelele le preluăm din muzică şi literatură, modalităţile de
povestire fiind:
 Cronologic şi invers cronologic
 Acţiune-cadru
 Recitativ şi arie
 Dialectică.
Cronologic şi invers cronologic. Pentru evenimentul prilejuit de un jubileu,
succesiunea cronologică a momentelor povestirii înseamnă: trecutul, prezentul şi viitorul
firmei. Pentru lansarea unui produs, poate arăta astfel: cercetarea şi dezvoltarea produsului,
introducerea lui în prezent şi viitorul lui pe piaţă.
Într-o cronologie inversă, începeţi povestirea într-un viitor foarte promiţător şi apoi
întoarceţi-vă la momentul iniţial. Avantajul acestei variante este că sparge convenţionalul şi
atitudinea de aşteptare a participanţilor.
Acţiunea-cadru are ca elemente de inspiraţie filmările, călătoriile de explorare, istorie
şi artă, etc.
Recitativul şi aria. La operă recitativul este purtătorul acţiunii, iar aria este purtătoarea
sentimentului. În cazul unui eveniment faceţi să pătrundă unităţile emoţionale în partea
tematică informativă.
Dialectica constă în încurajarea discuţiilor în direcţia formulării unor opinii pro şi
contre care să se ciocnească între ele. Aceasta creează tensiune. Schimbul de replici poate fi
liber şi autentic sau dirijat şi regizat. Aceasta se obţine prin alegerea inteligentă a
combatanţilor verbali. Grija este ca după dispută să apară sinteza şi să se realizeze obiectivele
comunicării.
 5. Capturarea completă a atenţiei. Se poate realiza prin email-uri nostime,
suveniruri mici cu caracter amuzant, invitaţii tipărite puţin altfel. Astfel se creează o atitudine
pozitivă de aşteptare şi se pregăteşte atmosfera ideală pentru evenimentul propriu-zis.
După manifestaţie se poate menţine tensiunea prin creearea unei pagini web anume
construită ca şi comunitate a evenimentului, cu fotografii, posibilităţi de contact virtual al
participanţilor, cu forumuri, chaturi, etc. Sau poate fi vorba de ilustrate cu locurile de
desfăşurare a evenimentului, scrise de mână, care să conţină salutări sau mulţumiri.

B. PUNEREA ÎN SCENĂ
Suntem sfătuiţi să ne concentrăm atenţia principală asupra comunicării, obiectivelor şi
oamenilor. Scena, decorurile, reflectoarele, muzica sau cateringul sunt elemente de
completare. Ca şi în dramaturgie, punerea în scenă a unui eveniment începe deja înaintea
manifestaţiei propriu-zise, printr-o comunicare creată şi regizată prin intermediul invitaţiilor
şi nu se sfârşeşte cu lăsarea ultimei cortine, ci cu acţiunile post-eveniment întreprinse.
Mijloacele scenice care dau forma concretă unui eveniment sunt:
 Actorii
 Limbajul, dansul, muzica
 Scena, locaţia, echipamentul
 Lumina
 Tonul şi efectele sonore
 Mirosul
 Gustul
 Trăirile palpabile
 Acţiunea

1. Actorii
Cel care determină cursul evenimentului este de fapt omul: cel din public şi cel de pe
scenă.
În această categorie se includ:
 Orator
 Referent
 Moderator
 Actor de teatru
 Cântăreţ
 Dansator
În cazul dramaturgiei pe numere moderatorul joacă un rol important. El e în contact
permanent cu publicul şi trebuie sa aibă grijă de transmiterea reuşită a temelor.
 Nu orice persoană care se comportă bine în faţa publicului are şi prezenţă scenică să
captiveze un număr mare de indivizi. Se potrivesc profilului ziariştii (se deprind uşor cu
contexte noi şi teme necunoscute), moderatori cunoscuţi de la radio, tv, actori de teatru, chiar
dansatori, muzicieni sau sportivi.

2. Limbajul, dansul, muzica

Un eveniment nu constă doar în informaţii şi contribuţii verbale, sunt importante
mesajele auditive şi audiovizuale, cu efect mai intens.
Conceptul evenimentului trebuie concretizat într-un scenariu detaliat care să
evidenţieze succesiunea cronologică a acestuia. Cuvântul cheie este, ca şi în teatru sau film,
precizia. Un simplu plan cronologic al desfăşurării este insuficient. Este nevoie de un întreg
scenariu.
Contribuţii sub formă de text
 Dialog şi scene de teatru
 Cuvântări
 Rapoarte
 Discuţii
 Moderare
 Transmisii la distanţă folosind mijloace de comunicare sau live.
Cuvântările şi rapoartele întocmite trebuie să fie clare, directe şi la obiect. Răspândiţi
mesajele prin dialog, într-un mod mai degrabă subtil şi, acolo unde se poate, prin intermediul
glumelor. Propaganda seacă este imediat recunoscută ca atare şi produce o atitudine
emoţională de apărare.
Muzica are efect emoţional şi profund asociativ. Muzica ambientală plăcută şi
imnurile incitante, utilizate ca finaluri, reprezintă mijloace foarte eficiente pentru a creea
atmosferă şi a manipula. Chiar dacă la evenimentul organizat se cântă live sau este folosită
muzica de film sau pop „de la conservă”, în general, sunt necesare autorizaţii obţinute din
partea societăţilor de valorificare şi cele pentru drepturi de autor.
Nu recurgeţi însă întotdeauna numai la melodii sau la fragmente cunoscute.
Bineînţeles, un CD cumpărat este mai ieftin decât o compoziţie exclusivă la comandă. Are
întotdeauna sens se creeaţi un brand al evenimentului printr-o muzică proprie, fără echivoc şi
inconfundabilă. Aşa se obţin dintr-o singură lovitură şi nişte mici cadouri pentru participanţi,
şi anume CD-urile cu muzica de la eveniment.
Muzica
 Muzică ambientală şi muzică exclusivistă
  Uverturi
 Muzica de final
 Muzica pentru perioadele de pauză
 Treceri (tranziţii)
 Divertisment şi mesaje
 Muzică vocală şi instrumentală
 Live sau folosind mijloacele de comunicare
 Efecte sonore
Dansul reprezintă o comuniune miraculoasă între muzică şi mişcare. Însă, pentru a
avea efect, are nevoie de spaţiu.
 Divertisment sau mesaje
 Treceri de la un moment la altul
 Interpretarea mărcilor, produselor, întreprinderilor

3. Scena, spaţiul, dotarea

Evenimentul este arta celor patru dimensiuni. Renunţaţi la estetica geamului mat şi a
scenei stereoscop. Utilizaţi spaţiul şi întreaga locaţie.
Fantezia şi ideile bune înlocuiesc construcţiile scumpe. Uneori este suficientă ca decor
arhitectura existentă a unei hale industriale vechi sau clădirea futuristă a unei fabrici, în care,
folosind câteva reflectoare accentuate, se poate creea cu iscusinţă atmosfera dorită. Ori,
suspendaţi ecrane sau material, pe care să proiectaţi imagini video sau diapozitive, sau afişe
imprimate. Puteţi astfel să prezentaţi logo-ul firmei sau mesajele şi să transformaţi locul
manifestaţiei într-un brand.
Lumina este mijlocul de comunicare cu totul deosebit, cu ajutorul căruia se pot realiza
mult mai multe decât prin intermediul esteticii specifice luminilor mişcătoare şi scanerelor.
Folosiţi spaţiul aflat la dispoziţie la maxim. Lăsaţi actorii să apară peste tot în spaţiu,
din public sau pe deasupra acestuia. Sau deplasaţi publicul, astfel încât spaţiul să se poată
extinde.
Spaţiul şi dotarea
 Arhitectura şi designul se potrivesc cu obiectivele comunicării?
 Cum trebuie să decurgă brandingul evenimentului?
 Este necesară decorarea scenei şi a sălii?
 Ce este adecvat scopului evenimentului?
 Se are în vedere structura organizaţiei?
 E nevoie de steaguri, bannere sau afişe?

4. Imaginile şi mijloacele de comunicare

 Este un lucru arhicunoscut că o imagine spune mai mult decât o mie de cuvinte.
Înlocuiţi sau completaţi explicaţiile care durează mult prin imagini video.
Producţia video
 Imagini video de ansamblu (mai degrabă emoţionale)
 Imagini video ale întreprinderii (informative)
 Imagini video ale produsului (informative)
 Imagini video ale temelor (informative)
 Indicatoare/motoare ale dispoziţiei (emoţionale)
Pe lângă transmiterea temelor şi funcţia referitoare la conţinut, puteţi utiliza imaginile
video şi ca element dramaturgic, de exemplu pentru trimiterile de la un moment important la
altul, în scopul producerii, în primul rând, a emoţiei şi a dispoziţiei.
Imaginile video pot transmite:
 Bucurie,
 Tensiune
 Siguranţă
 Motivare
 Frumuseţe
 Surpriză
În acelaşi timp, de reţinut faptul că simplificarea poate fi de ajutor în contextul
fluxului enorm de stimuli. Uneori, o fotografie alb-negru are un efect mai profund decât cea
mai lucioasă pagină imprimată.
Proiecţiile video
Există mai multe modalităţi tehnnice pentru a evidenţie imaginea video.
Proiecţia pe ecrane este clasică. Are avantajul disponibilităţii, flexibilităţii şi costuri
comparative mai mici în raport cu alte sisteme. Calitatea proiecţiei se poate apropia de cea de
la cinematograf datorită progreselor tehnice. Apoi trebuie, bineînţeles, ca şi condiţiile de
luminozitate să fie corespunzătoare: spaţiul respectiv să fie ferit de lumină, în preajma
ecranului ar trebui să nu existe lumină care să deranjeze.
Inserarea semnalelor video şi a datelor computerizate este o modalitate frecvent
suplimentare în caz de avarie şi folosirea acestora în paralel. Însuşirile tehnice ale ecranului le
puteţi folosi ca elemente decorative ingenioase.
Tehnica proiecţei poate fi utilizată nu numai la prezentarea imaginilor video, ci şi la
transmiterea de imagini filmate cu camera: de exemplu, să-l prezentaţi pe orator
supradimensionat, cât ecranul, făcându-l vizibil tuturor.
În multe situaţii lumina zilei sau lumina difuză nu pot fi evitate: evenimente în aer
liber, târguri, expoziţii, etc, iar pentru acestea se utilizează alte mijloace tehnice.
 „VidiWalls” constau cândva în monitoare izolate, iar în prezent sunt unităţi de
retroproiecţie.
Pentru activităţile în exterior sunt tot mai utilizate ecrane LED cu diagonală mare.

5. Lumina
Lumina reprezintă un mijloc de comunicare fascinant. Pot fi modelate culoarea,
luminozitatea, cantitatea şi durata ei. Pentru a avea efect lumina are întotdeauna nevoie de
contrastul cu elementul opus, întunericul.
Ar fi de dorit ca realizatorii de lumini la un eveniment să-şi pună măcar jumătate din
întrebările care-i frământă pe colegii lor din teatru. Din păcate, regulile se rezumă la efecte
stridente şi o extravagantă bogăţie de culori. O singură lumânare pe scenă, altminteri
cufundată în întuneric, şi un actor bun pot provoca mai mulţi fiori decât sute de reflectoare cu
efecte.
Lumina înseamnă comunicare. Nu vă declaraţi niciodată mulţumit cu programarea pe
care tehnicianul de lumini o are depozitată în pupitrul lui, rămasă de ultimul eveniment la
care a contribuit. Atât evenimentul cât şi lumina sa trebuie să fie individuale şi incomparabile.
Şi în cazul camerelor de luat vederi, pe scenă sau pe suprafaţa de desfăşurare a
acţiunii ar trebui instalată o iluminare de fond. Aceasta este deosebit de importantă dacă
moderatorii şi actorii se mişcă liber. Suplimentar sau alternativ poate fi intensificată cu
ajutorul aşa-numitelor reflectoare de urmărire. Se întâmplă ca asupra vorbitorului să fie
îndreptat un singur reflector, caz în care se obţin umbre inestetice. Acestea se înlătură prin
utilizarea altor reflectoare. Cu ajutorul filtrelor colorate se pot evita feţele albe ca varul, etc.
Aşa cum într-o orchestră simfonică se găsesc cele mai variate instrumente, tot aşa
există şi diferite tipuri de reflectoare.
Cele mai importante tipuri de reflectoare sunt:
 Reflectoare cu vapori de mercur (folosite pe stadioane) produc o lumină
uniformă şi sunt adecvate, în special, pentru iluminarea spaţiilor întinse.
 Reflectoare PAR (parabolice) sunt folosite la iluminarea unor porţiuni definite
ale scenei. Când sunt prevăzute cu filtre colorate sunt indicate pentru creearea
luminii de evidenţiere a brandurilor.
 Reflectoare cu lentile sunt universal utilizabile.
 Reflectoare de profil (reflectoare zoom) sunt recomandate atunci când sunt
dorite atât delimitări foarte exacte ale luminii, cum este necesar la canturile
scenei sau tribunei, cât şi un aspect frumos. Pot fi prevăzute cu gobos-uri.
 Acestea sunt dispozitive care proiectează logo-uri, diverse caractere scrise sau
forme.
 Reflectoare de urmărire sunt instalate în scopul evidenţierii actorului în
mişcare cu ajutorul conului de lumină.
 Luminile mişcătoare se aseamănă cu reflectoarele de profil numai că sunt
acţionate de un motor care poate fi reglat ca să le dirijeze de la distanţă. Au un
sistem mixt de culori, acestea putând fi alese în mod liber.
 Scanere sunt reflectoare utilizate mai ales în discoteci şi sunt potrivite pentru
creearea efectelor luminoase.
În general, pentru a obţine efectul dorit, sunt utilizate mai multe reflectoare în paralel.
Iluminarea manifestaţiei nu se rezumă la iluminarea scenei. Lumina din sală este la
fel de importantă.

6. Tonul şi efectele sonore

Tonul este purtătorul limbajului, cântecului şi muzicii. Sunt prioritare claritatea
superioară, sonoritatea plăcută şi calitatea bună a sunetului. Tehnica tonurilor nu este lucrul
cel mai scump la un eveniment, motiv pentru care nu ar trebui să faceţi economii în
dezavantajul calităţii.
Prin intermediul tonurilor se poate obţine mult mai mult decât învăluirea publicului în
sunete.Cu sunetul se întâmplă acelaşi lucru ca şi cu muzica. Pentru a avea efect are nevoie de
elementul opus: liniştea. Sunetul tare şi de lungă durată devine zgomot, dăunând grav
sănătăţii. Nu reglaţi sunetul inutil de tare pentru a avea efect, ci folosiţi sunetul creativ,
inteligent şi deci, creativ.

7. Parfumul
Mirosurile acţionează direct asupra subconştientului. Există diferite modalităţi tehnice
pentru a folosi miresme la evenimente. Pentru a acţiona, mirosul are întotdeauna nevoie de o
deplasare a maselor de aer. Instalaţiile de aer condiţionat şi cele de aerisire pot fi folosite
direct sau indirect. Există şi aparate speciale. Cea mai mare problemă este că niciun miros nu
poate fi dirijat la fel de precis precum un reflector. Ca atare, tehnicile şi materialele olfactive
trebuie să fie alese cu mare grijă. Sfatul valabil este: subtil, dar nu masiv.

8. Gustul (va fi analizat separat, ulterior)

 9. Trăirile „palpabile”
Uneori pardoseala este foarte moale, alteori foarte tare, dând impresia unei suferinţe
care trebuie îndurată. Cine stă mult în picioare ştie cât de important este acest aspect. Din
acest motiv, se propun astfel de soluţii „palpabile” chiar la standurile târgurilor, de exemplu,
prin oferirea unor variaţii de relaxare a picioarelor obosite ale vizitatorilor.

10. Acţiunea
Participanţii nu trebuie doar să consume, ci mesajul transmis ar trebui să-şi atingă
bine scopul şi să persiste în memorie. Ca şi în procesul învăţării, asocierea cu imagini sau
activităţi inteligente ale materialului de transmis şcolarilor, îmbunătăţeşte performanţele la
învăţătură. Ideile din acest punct de vedere sunt nelimitate.

PLANUL REGIZORAL
Planul regizoral descrie modul de desfăşurare al manifestaţiei şi conţine indicaţii cu
privire la acţiunile care vor avea loc, precum şi intervenţiile necesare punerii în scenă şi
organizării evenimentului.
Stabiliţi coloane separate pentru perioadele de timp, sarcini şi mecanisme. Pentru ca
în timpul dezbaterilor sau al probelor să poată fi găsite uşor anumite poziţii, ar trebui să aveţi
în prima coloană numărul curent.

SCENARIUL
Pentru oratori, moderatori şi actori este recomandată întocmirea unui scenariu exact
care să cuprindă cele mai importante informaţii cu privire la punerea în scenă, prevăzute în
palnul desfăşurării şi, în plus, textele moderatorilor, oratorilor şi actorilor. Pornind de la
cuvintele cheie, puteţi dirija îndrumările regizorale, precum modificarea iluminatului,
folosirea mijloacelor de comunicare sau a afişelor.
Informaţia este totul. Oferiţi tuturor participanţilor la un proiect documentele şi
informaţiile necesare pentru a-şi îndeplini precis şi perfect misiunea lor. Organizaţi dezbateri
regulate şi bine pregătite pe tema proiectului.
Stabiliţi competenţe şi daţi indicaţii clare. La instalarea în posturi şi la probe
comunicarea este totul....
 De la Până Durata Programul Locaţia Acţiunea Fundalul Sonorizarea Lumina Mijloace de Catering Oaspeţi Organizarea
la comunicaţie
0 08.00 09.00 01.00 Sosirea Probă în
participanţilor sală
1 09.00 09.30 00.30 socializare foaier Trio jazz Începând Atmosfera FOH Întâmpinare înregistrarea
cu 09.15 de primire (personal cu şampanie
situaţia front of
de house),
primire microfonie
în sală
2 09.30 09.45 00.15 Primirea sală Situaţia CD-uri cu Atmosfera Trailer Însoţirea de Impărţirea
participanţilor de muzică de primire (mesaj către ghizi camerelor,
primire ambientală promoţional) suveniruri,
1 etc
3 09.45 09.50 00.05 inaugurarea sală show Sosirea De la video Atmosfera Trailer 2 Pregătirea
şi 1-12 pauzei pentru
plecarea cafea
VIP-
urilor
4 09.50 10.00 00.10 salutul sală CEO, Clip-mikro Atmosfera Graficele 1-
Dl. X 13 6
5 10.00 10.02 00.02 moderarea sală Daniela căşti
Popa
6 10.02 10.10 00.08 desfăşurarea sală Future- Future- Atmosfera Trailer 3 disponibilitate
dance band 14-20
etc etc etc Etc etc etc etc etc etc etc etc etc etc

Planul regizoral
Model de scenariu

Locaţia Momentul Indicaţia

regizorală/Moderarea
Sală Ora 09.15 Dr. X: „Bună dimineaţa stimate
doamne şi stimaţi domni! Vă
salut din partea firmei OXO de
asigurări. Va fi o zi captivantă”.
Afiş 1 Privire generală asupra
programului
„Permiteţi-mi să nu intru în
detalii... Vă doresc o zi plină de
învăţături utile şi bună
dispoziţie. Acum predau
legătura moderatoarei Daniela
Popa”.
Ora 10.00 Daniela Popa
„Mulţumesc domnule dr. X.
Bine aţi venit! Şi din partea
mea. Totuşi, înainte de a mă
referi la subiect, vă invit
împreună cu mine la o
călătorie fantastică în viitor”.
Ora 10.02 Dans
Sala de bal a hotelului Ora 17.00 Decorarea scenei
Tehnica sunetului: Barney, Fred: amplasarea de
Camera de filmat bannere, fixarea pupitrului
1 dispozitiv manual wireless vorbitorilor, a plăcuţelor
1 clip Wireless indicatoare, amenajarea
Pupitre de mixare plantelor verzi de la hotel

Tehnica luminii Tehnica

Hotel
Sala de bal a hotelului
Recepţia hotelului
Recepţia hotelului
Braseria hotelului
garderobă
Regia din faţa scenei cu
paravane specifice hotelului
Fred: aranjarea luminilor
Bart: aranjarea sunetului
Ora 18.00 Decorarea
Fred: aşezarea etichetelor
Începând cu ora 18.45 Sosirea VIP-urilor
Tom: cuvântul de salut
Începând aprox cu 18.50 Salutarea oaspeţilor
Tom: ajutor cu privire la
căutarea camerelor
Selma/Louise: cu sosirea
autocarelor
Echipa responsabilă de clienţi:
îndrumare
Ora 19.30 Decorarea mesei
Selma/Louise sau Hotel
Tom: control asupra cinei şi
artificiilor
De la ora 20.20 Garderobă
 Selma/Louise
Sosirea oaspeţilor de la hotelul
2
Tom: îndrumare
Echipa responsabilă de clienţi:
îndrumare
Sala de bal Ora 21.00 Aranjarea scaunelor
Hotel: 23 de mese a câte 10
persoane, 9 mese a câte 9
persoane
Decorarea mesei
Hotel: feţe de masă galbene,
şerveţele galbene, ornament
floral cu verde şi galben,
lumânări albastre
2 bannere pentru fiecare masă şi
stative în funcţie de marca
maşinii
Program
Bart: muzică clasică de primire
şi de fundal de la CD
Lumină
Fred: atmosferă propice cinei,
mijlocul sălii, scenă, efect
Tom, Selma, Louise: însoţirea
oaspeţilor spre sala de bal şi
plasarea acestora
Echipa care răspunde de
oaspeţi: însoţirea oaspeţilor spre
sala de bal şi plasarea acestora
Sala de bal Ora 21.15 Cina
5 minute Programul
Bart: aducerea microfonului
către dr. Y de la masa Honda
Jerry: lumina pe scenă pentru
speech-ul de la cină
DrY: speech-ul de la cină
Sala de bal Ora 21.20 Cina
1 oră şi 40 minute Hotel: meniu cu 4 feluri
Ora 22.50 Firma de artificii
La sfârşitul desertului Fred: anunţarea disponibilităţii
Ora 23.00 2 maiştrii pentru focul de
artificii
Dino: Moderatorul anunţă
(folosind un dispozitiv manual)
începerea focului de artificii ca
moment final al zilei; în
continuare barurile din hotel vor
rămâne deschise. Autocarele
către hotelul 2 sunt pregătite.
Indicaţii pentru a doua zi. Micul
dejun începând cu ora 08.00,
transport cu autocarul spre hotel

garderobă
Pajiştea din faţa hotelului
PRODUCŢIA UNUI EVENIMENT
la ora 09.30, iar la 10.00 începe
conferinţa. Participanţilor la
programul pentru parteneri li se
aminteşte că în timpul acesteia
ei nu vor mai fi duşi la hotel.
Ora 23.00 Garderobă
60 de minute Selma, Louise
Ora 23.00 Începerea focului de artificii
20 minute Fred: semnalul de start către
firmă, atunci când toţi oaspeţii
sunt afară
De la ora 23.00 Fred: aducerea indicatoarelor
pentru sălile workshopului de a
doua zi
Bart, Jerry, Fred: construirea
scenei pentru a doua zi- vezi
planul hotelului 2.4.98
De la ora 23.00 Plecarea autocarelor spre
hotelul 2
 Este o acţiune care derivă din şi se derulează în concordanţă cu planificarea.
La începutul acestei etape se formulează câteva întrebări:
 Programarea a fost concepută pornind de la ideea unei comunicări facile între
toate departamentele implicate în organizarea evenimentului?
 Programul asigură condiţiile necesare atingerii obiectivelor fixate?
Pentru a rezolva asemenea chestiuni, planner-ul ia în considerare câţiva factori:
 Tipul programului
 Cuprinsul programului
 Orarul sesiunilor
 Rolul pauzelor şi meselor
 Aranjamentele legate de moderatori
 Echipamentul audio-video
 Managementul moderatorilor locali
 Evenimentele adiacente

Tipul programului
Fiecare program sau sesiune are un anumit scop, care poate varia de la oferirea de
informaţii către participanţi, discuţii pe diverse teme, discuţii-panel, etc. Cele mai importante
tipuri de programe sunt:
1. Sesiune generală sau plenară care , în principal, are ca scop comunicarea cu toţi
participanţii la eveniment. În general, un eveniment este deschis prin organizarea unei asemenea
sesiuni, prilej cu care sunt întâmpinaţi participanţii, comunicarea obiectivelor evenimentului,
introducerea personalităţilor participante, sau orice alte informaţii relevante legate de buna
desfăşurare a evenimentului. Durata medie este între 1 oră-1,5 ore. De obicei, un leader
recunoscut al sectorului sau o personalitate va adresa un cuvânt de întâmpinare care va
determina şi va anunţa tonul pentru întreaga desfăşurare a evenimentului.Se apelează în acest
sens la persoane cu largă recunoaştere din domenii variate precum politică, sport sau
entertainment. Aceste persoane sunt alese nu doar pentru cunoştinţele profesionale pe care le au,
ci, mai ales, pentru a capta atenţia participanţilor (keynote speaker). În SUA este un lucru
obişnuit de a plăti 75.000-100.000USD plus cheltuielile de călătorie pentru a angaja o
personalitate din sport sau show-biz pentru a lua cuvântul la sesiunea generală. Această sesiune
poate fi organizată şi la finele evenimentului şi are scopul de a închide lucrările, de a realiza o
evaluare a evenimentului, de a înmâna eventuale diplome şi de a mulţumi sponsorilor. În acestă
variantă numărul participanţilor este mai redus, întrucât unii şi-au făcut aranjamentele de
întoarcere acasă.
2. Sesiune simultană are caracter profesional şi este prezentată de o persoană de încredere
care are competenţa de a oferi informaţii cu scop educaţional, într-un anumit domeniu, într-un stil
specific conferinţelor. Alternativ, se poate apela la mai mulţi speakeri care formează astfel un
panel şi care prezintă mai multe puncte de vedere asupra subiectului sesiunii. Discuţiile în grup
pot fi, de asemenea, încorporate. La aceste sesiuni, în mod obişnuit, participă aprox. 150 persoane
şi se pot desfăşura simultan mai multe asemenea sesiuni. Durata lor 1 oră-1,5 ore.
3. Worhshop sau sesiune de discuţii (break-out) au caracter mai intim şi oferă o experienţă
de învăţare mult mai interactivă fiind organizate pentru grupuri mai mici unde participanţii pot
afla informaţii legate de ultimele tendinţe din domeniu, tehnologiile de ultimă oră, etc. Sunt
sesiuni prezentate de persoane cu experienţă şi cuprind atât momente de prezentare (predare), cât
şi simulări, rezolvare a unor probleme, lucru în echipă, etc. Pe parcursul unui eveniment pot fi
oferite zeci chiar sute de asemenea sesiuni, în funcţie de dimensiunea evenimentului. Durata lor
este între 15 min.- 1 oră.
4. Mese rotunde sunt organizate pentru grupuri mici, au caracter interactiv şi acoperă
anumite domenii specifice de interes. De obicei, un număr de 8-12 participanţi se aşează în jurul
unei mese, iar un moderator conduce discuţiile.În mod frecvent se organizează mai multe mese
rotunde la aceeaşi locaţie, participanţii având dreptul de a se muta de la una la alta, după dorinţă.
Rolul moderatorului este de menţine discuţia în domeniul stabilit şi de a nu permite oricărui
participant să monopolizeze sesiunea.
5. Sesiune de postere reprezintă o altă modalitate intimă de prezentare, frecvent utilizată
în conferinţele academice şi medicale. Participanţilor li se prezintă planşe, fotografii sau alte
variante de expunere în vederea prezentării în manieră vizuală a unui anumit subiect. Există o
programare anterioară a prezentărilor de postere, iar fiecare dintre cei implicaţi va realiza o
prezentare informală urmată, de regulă, de discuţii.

Cuprinsul programului
În alcătuirea programului evenimentului se ţine cont de faptul că într-o zi un invitat poate
participa la 3-6 sesiuni. Este foarte important ca participanţii să fie bine informaţi în legătură cu
conţinutul fiecărei sesiuni, în ce măsură aceste sesiuni urmăresc satisfacerea motivaţiei
participării la eveniment. Programul nu trebuie să se adreseze tuturor unilateral, ci individual.
Una din cele mai bune modalităţi de a comunica participanţilor cum să-şi aleagă sesiunile constă
în realizarea unor trasee şi nivele. Traseele se referă la programe separate într-un anumit
domeniu, precum abilităţi operare PC, marketing, legislaţie, cursuri de calificare, aspecte
financiare, etc. O varietate de workshop-uri pot fi organizate pentru a se concentra asupra acestor
arii specifice de interes. Nivelul se referă la gradul de pregătire vizat respectiv: începători, nivel
mediu, avansaţi. Astfel participanţii aleg sesiunea care se potriveşte nivelului lor de pregătire.

Orarul evenimentului
Stabilirea orarului este un aspect cheie. Plannerul trebuie să orchestreze fiecare minut al
fiecărei zile astfel încât evenimentul să se desfăşoare fără probleme şi punctual. Agenda fiecărei
zile trebuie să cuprindă o varietate de activităţi care să incite participanţii şi care să le influenţeze
şi stimuleze participarea.
Una dintre greşelile cele mai mari ale plannerului constă în dublarea acţiunilor în acelaşi
timp. De ex., dacă workshop-urile sunt programate între 8.00-13.00, iar turneul de golf la care vor
participa celebrităţile prezente va începe la 12.30, este de aşteptat ca un număr însemnat de
participanţi să dorească să fie prezenţi la acest turneu, părăsind lucrările de la workshop-uri.
Dacă, de asemenea, workshop-urile sunt programate în acelaşi timp cu acţiunile expoziţionale,
participanţii vor trebui să aleagă între aceste două opţiuni. Dacă aleg să rămână la workshop,
expozanţii vor fi nemulţumiţi că numărul vizitatorilor a fost prea mic, iar ăn situaţia inversă sălile
workshop-urilor ar putea rămâne goale, moderatorii fiind, de asemenea, nemulţumiţi.
Un alt aspect major este acela de a programa suficient tip pentru a desfăşura normal
lucrurile. De ex, mutarea a 5.000 oameni de la lucrările sesiunii plenare spre sesiunile
complementare, chiar dacă sunt organizate în aceeaşi clădire, nu se poate realiza în 10 minute.
Totul trebuie planificat logic. În orar se alocă, în avans, timpul necesar pentru toiletă,
verificarea e-mailurilor, discuţii cu prietenii, sau deplasarea normală de la o sesiune la alta, fără a
fi obligaţi participanţii să alerge. Dacă aceste întârzieri, fireşti, nu sunt luate în calcul, există
riscul ca unii participanţi să întârzie la workshop, deranjând lucrările care deja începuseră sau
unii participanţi vor renunţa cu totul să mai intre în săli.

Orarul tipic al unui eveniment

ZIUA 1
8.00 a.m. Pregătirea birolui pentru organizatori şi a sălii pentru presă
Se inspectează zona de expoziţii
Personalul firmelor care deservesc evenimentul au întâlniri
Sunt pregătire toate condiţiile şi elementele necesare înregistrării participanţilor
ZIUA 2
8.00 a.m. Se organizează şedinţa înaintea deschiderii evenimentului
Se deschid operaţiunile de înregistrare
Se deschid birourile organizatorilor
Continuă pregătirea standurilor expoziţionale
Se organizează workshop-ul pentru organizatori
1.00-4.00 p.m. Se derulează workshop-ul pentru organizatori (cu pauzele necesare)
Se întrunesc diferitele grupuri care participă la derularea evenimentului
Se finalizează discuţiile şi pregătirile
5.00 p.m. Recepţia privată pentru conducerea firmei şi VIP-uri
7.00-9.30 p.m. Recepţia de deschidere
ZIUA 3
6.30 a.m. Întâlnirea organizatorilor
8.00 a.m. Începe înregistrarea
Începe servirea cafelelor
9.00 a.m. Sesiunea generală
10.30. Pauză
10.45 Workshop-urile simultane
12.00-13.30 Masa de prânz
13.30-17.00 Deschiderea standului expoziţional
17.00 Se închide înregistrarea
ZIUA 4
6.30 a.m. Întâlnirea organizatorilor
8.00 a.m. Deschiderea înregistrării
Începe servirea cafelelor
9.00a.m.- 4.00 p.m. Deschiderea standului exopziţional
12.00 – 1.30 p.m. Prânzul servit în apropierea standului expoziţional
1.30 p.m – 2.30 p.m. Workshp-uri
 2.45 – 3.45 p. m. Workshp-uri
4.00 – 5.00 p.m. Workshp-uri
5.00 p.m Închiderea înregistrării
7.00 p.m. Cocktail-ul
8.00-10.00 p.m. Banchetul şi ceremonia de acordare a premiilor
ZIUA 5
7.00 a.m. Întâlnirea organizatorilor
8.00 a.m. Deschiderea înregistrării
Continuă funcţionarea standului expoziţional
9.00 – 10.30 a.m. Închiderea evenimentului
Staff-ul organizatoric îşi închid birourile
Se închide sala de presă
10.45 a.m. -12.00 Întâlnirea organizatorilor
Se închide înregistrarea
3.00 p.m. Întâlnirea organizată după închiderea evenimentului cu personalul firmelor
participante

Funcţiile pauzelor şi meselor

Organizarea acestui element se poate transforma într-unul dintre cele mai costisitoare
componente ale evenimentului, dar, în funcţie de obiectivele urmărite, poate fi mai productiv ca
participanţii să nu părărsească clădire pentru a-şi satisface nevoile de hrană. Pauzele în care se
servesc cafea, răcoritoare, etc. pot oferi posibilitatea întâlnirii cu prieteni mai vechi, creearea de
noi cunoştinţe şi contacte, relaţii şi, de asemenea, refacerea participanţilor. Sunt numeroase
situaţiile când plata alimentelor şi băuturilor servite în aceste pauze să nu fie efectuată de
organizator, ci de sponsori, care într-un astfel de cadru încearcă să se facă cunoscuţi sau să-şi
păstreze şi îmbunătăţească imaginea. Toată lumea nu are decât de câştigat într-un asemenea mod
de organizare!
Din păcate, specificul produselor servite cu aceste ocazii, brioşe, produse de cofetărie-
patiserie, paste-cartofi-orez pentru prânz, au conţinut ridicat de carbohidraţi, deşi să spunem că au
avantajul pregătirii şi servirii facile, dar determină o stare de moleşeală. Dacă acestor preparate li
se adaugă un conţinut ridicat de proteine: alune, brânză, legume proaspete şi fructe, oferta va fi
mai sănătoasă, iar participanţii se vor simţi revigoraţi.
 Recepţiile şi cocktailurile oferite determină numeroase provocări. Consumul excesiv de
alcool este dăunător atât pentru starea de sănătate a participanţilor, dar şi pentru buna desfăşurare
a evenimentului. În mod firesc, ospătarii sunt instruţi să înceteze servirea băuturilor alcoolice
persoanelor care depăşesc limitele normale. De dorit să fie oferite preparate sănătoase şi cât mai
puţine produse sărate. Pentru a diminua tendinţa unui consum ridicat de produse alcoolice se pot
folosi şi alte modalităţi: tichete pentru băuturi sau baruri cu plată.
DE REŢINUT! Participanţii flămânzi nu sunt concentraţi asupra desfăşurării
evenimentului.

Aranjamentele legate de moderatori

Pentru întrunirile mari este practic imposibil planner-ului să se ocupe de aranjamente
independente cu moderatorii diferitelor sesiuni şi discuţii organizate. De obicei se constituie o
echipă formată din membrii departamentelor întruniri şi pregătire continuă pentru a definitiva
conţinutul educativ al evenimentului. Acestora li se adaugă leaderi ai sectorului, în mod voluntar,
stabilind conţinutul, tematica (TOPICS) fiecărei sesiuni în parte.
Moderatori voluntari. Mai ales la evenimentele mari, organizatorul nu îşi permite să-i
plătească pe toţi moderatorii. O convenţie de dimensiuni moderate poate reuni aprox. 2500
participanţi, iar numărul sesiunilor organizate se poate ridica la 100.
Avantaje:
- reducerea cheltuielilor, uneori nici cele legate de cazare-masă(dacă este cazul unui
participant)
- moderatorul este cunoscător al subiectelor în discuţie
- un lider care se bucură de popularitate în cadrul sectorului poate contribui la creşterea
interesului participanţilor
- construirea unei relaţii între moderator şi sponsorii evenimentului
Provocări:
- este posibil ca moderatorul să nu se pregătească foarte bine
- este posibil să nu fie un bun prezentator, chiar dacă cunoaşte tematica discuţiilor
- poate exista o agenda personală, moderatorul să folosească acest prilej pentru a-şi face
publicitate sieşi sau firmei pe care o reprezintă
Moderatori plătiţi Este o variantă mai scumpă dar mai sigură şi constă în contactarea unor
birouri specializate în furnizarea de moderatori. Un asemenea birou este, de fapt, un broker care
contribuie la găsirea moderatorilor potriviţi evenimentului organizat, ţinând cont de obiectivele
acestuia şi bugetul alocat. Nu oricine şi-l permite pe Michael Jordan, dar un fost campion olimpic
din anii 80 este disponibil pentru o sumă de aprox. 4.000USD.
Moderatorii foarte bine plătiţi, populari în rândul participanţilor vor spori participarea la
eveniment. Lucrul cel mai deştept de făcut ar fi acela de a convinge un sponsor sau un expozant
cheie să suporte cheltuielile aferente speaker-ului de la sesiunea generală. De exemplu, dacă
considerăm un eveniment cu 5.000 participanţi, şi un speaker valoros, pentru care se achită o
sumă de 30.000USD, practic pentru fiecare participant revine o cheltuială de 6USD, ceea ce, să
recunoaştem, este o valoare foarte mică.
O altă sursă de speakeri este reprezentată de liderii sectorului, cadre universitare. De
obicei sunt persoane locale, nu mai sunt necesare cheltuielile de transport şi cazare, iar serviciile
lor sunt relativ ieftine.
Îndrumarele(pliantele) speakerilor
Precizează logica necesară a discursului moderatorilor(deopotrivă plătiţi sau neplătiţi).
Definesc foarte clar aşteptările organizatorilor legate de prestaţia acestora. Variază de la un grup
la altul , dar în general includ:
- informaţii legate de organizatorul evenimentului
- data şi locaţia evenimentului
- activităţi speciale accesibile moderatorilor
- data, ora, locaţia sălii unde se prezintă moderatorul
- formatul prezentării şi durata sesiunii
- informaţii demografice şi numărul estimativ al participanţilor la sesiune
- organizarea încăperii şi echipamentul audio-video disponibil
- solicitarea unei scurte biografii a moderatorului
- numele celorlalţi moderatori
- condiţiile de remunerare
- îmbrăcămintea solicitată
- amplasarea sălii de pregătire a moderatorilor
- instrucţiuni pentru redactarea abstractelor şi lucrărilor care vor face obiectul
prezentărilor
- informaţii de cazare, transport
- hărţi şi diagrame ale hotelului şi facilităţilor
- termenul-limită de predare al materialelor
 - informaţii referitoare la doleanţele specifice grupului( sunt foarte informaţi, doresc să
aloce un timp suficient de mare întrebărilor şi discuţiilor, etc)
Este obişnuit să se includă prevederi contractuale pentru a fi semnate de către moderator.
Contractul de prezentare Este firesc să se redacteze şi semneze un asemenea contract
indiferent de statutul moderatorului (cu plată sau fără). Stabileşte plăţile, relaţiile dintere părţi,
materialul promoţional necesar prezentării evenimentului, termene limită pt aparatura audiovideo,
penalităţi, condiţii, etc.
Înregistrare, autorizare Internet, asigurări Dacă sesiunea va fi înregistrată, indiferent de
modalitatea practică în acest sens, iar conţinutul va fi disponibil pe CD sau pe un site Web,
moderatorul trebuie informat şi trebuie să-şi dea acordul. Sunt unii care nu acceptă accesul liber
asupra propriilor materiale. Vânzarea de CD-uri, montaje video, etc. reprezintă o sursă de venituri
suplimentare pentru organizatori şi o modalitate pentru participanţi de a avea acces la informaţiile
oferite pe parcursul întregului eveniment.

Planificarea tematicii evenimentului

Ne confruntăm cu situaţii dintre cele mai diverse. Unii organizatori stabilesc în mod
individual tematica, formatul şi prezentatorii sesiunilor. Alţii îşi consultă membrii în acest sens.
Evaluarea fiecărei sesiuni permite identificarea prezentatorilor buni, a tematicilor bine alese, în
funcţie de care se vor realiza alegerile pentru următorul eveniment. În medie, timpul necesar
întocmirii programului evenimentului este de aprox. 1 an. Alteori se realizează aceasta doar cu
câteva luni înainte.
Se stabilesc: tematica lucrărilor evenimentului, cei mai potriviţi moderatori, planul
logistic necesar, elemente ce sunt comunicate celor care vor realiza materialele promoţionale.
7 Ianuarie
 Mitingul anual este în derulare
 Formularea solicitărilor pentru propuneri legate de tematica evenimentului
 Diferitele compartimente se reunesc şi formulează propunerile lor în acest sens
 Prima întâlnire a comitetului de organizare realizată în decursul ultimei zile a
evenimentului în curs
 Evaluarea sesiunilor evenimentului şi strângerea rezultatelor acestora
17 Ianuarie
 Analiza rezultatelor evaluărilor sesiunilor anterioare
  Primirea propunerilor legate de tematică şi gruparea lor
 Diseminarea acestora către cei interesaţi
 Informaţii legate de numărul şi părerea celor care vizualizează site-ul
evenimentului. Includerea de fotografii sau evenimente memorabile
30 Ianuarie
 Culegerea părerilor şi rezultatelor de evaluare şi distribuirea lor comitetului de
organizare pentru revizuire
15 Februarie
 Întâlnire preliminară pentru a stabili subcomitetele de organizare şi şefii acestora
 Comitetul workshop
 Comitetul sesiuni complementare
 Comitetul sesiunea plenară
 Finalizarea temelor evenimentului
 Revizuirea listei de speakeri şi luarea în considerare a eventualităţii organizării
unei sesiuni pentru repetiţii
 Revizuirea tematicii şi luarea deciziei finale
 Stabilirea numărului şi tipurilor sesiunilor, a nivelului cărora li se adresează
 Revizuirea subcomitetelor şi desemnarea unei persoane care să se ocupe de
coordonarea fiecărei sesiuni în parte
1 Martie
 Începe activitatea artistică de întocmire a materialului de prezentare
 Se stabileşte logo-ul
15 Iunie
 Se trimite fiecărui membru al comitetului de organizare o copie a programului
care include: titlul fiecărei sesiuni, obiectivele fiecărei sesiuni, informaţii de la şi
pentru speaker, tipul, nivelul sesiunii, varianta web, varianta printată a acestuia
10 Iulie
 Întrunirea finală a comitetului de organizare şi cu hotelul gazdă
 Eventuale modificări asupra tematicii şi moderatorilor
 Stabilirea numărului necesar de camere şi a modalităţii de organizare a sălilor
pentru sesiuni
  Decizia finală privind speakerii care vor lua cuvântul în cadrul sesiunii plenare
 Membrii sunt de acord cu aceste modificări
 Se finalizează programul evenimentului şi varianta sa web
August
 Se transmit speakerilor contractele
 Se stabilesc membrii comitetului de organizare pentru evenimentul următor
 Se aleg preşedintele viitorului comitet de organizare şi preşedinţii subcomisiilor
Septembrie
 Programul preliminar transmis participanţilor aşteptaţi
 Programul prelimianar se încarcă pe site
Octombrie
 Începe înregistrarea participanţilor
 Speakerii încep să trimită contractele confirmate
 Se realizează aranjamentele de transport şi cazare pentru speakeri
 Monitorizarea zilnică a situaţiei camerelor ocupate
 Unii speakeri pot sî demareze contactarea participanţilor pentru discuţii
preliminarii
Noiembrie
 Eventuale ajustări ale programului
 Se printează forma finală a programului
 Copii ale documentelor trimise de speakeri
 Se realizează elementele de semnalizare
 Alegerea unui membru al comitetului organizatoric care va realiza introducerea
speakerului keynote
 Pregătirea chestionarelor de evaluare a evenimentului
Decembrie
 Speakerii primesc lista participanţilor
3 Ianuarie
 Programele finale distribuite direct locaţiilor sesiunilor
 Programele şi materialele pentru înregistrarea participanţilor aranjate în sacoşele
ce vor fi înmânate participanţilor la sosire
  Elementele de semnalizare trimise la locaţii

7 Ianuarie
 Încep lucrările evenimentului
 Este confirmată prezenţa speakerilor
 Stabilirea membrilor ce vor monitoriza lucrările
 Colectarea evaluărilor sesiunilor
 Întregul proces se repetă la următorul eveniment

Echipamentul audio/video
Foarte multe hoteluri nu permit organizatorilor de evenimente să folosească echipamentul
audio-video propriu, întrucât închirierea acestuia reprezintă o sursă de venituri importantă. În
numeroase situaţii închirierea este mai scumpă decât cumpărarea propriu-zisă! Mai mult,
organizatorilor li se poate impune şi angajarea unui tehnician, salariat al hotelului, pentru
controlul funcţionării echipamentului.
Din aceste considerente, costurile audio-video sunt îndeaproape controlate. Speakerilor li
se solicită cu luni înainte datele referitoare la echipamentul pe care îl solicită. În realitate, aceştia
se concentrează asupra prezentărilor doar cu câteva zile înainte de eveniment. De aceea şi din
nefericire, este posibilă o discrepanţă între ceea ce doreşte speakerul şi echipamentul de care va
dispune în mod efectiv. Uneori el solicită echipament scump, dar, de fapt, u nul simplu i-ar fi fost
de ajuns, ceea ce se constituie în pierderi însemnate pentru organizator.
O idee bună este aceea de a oferi speakerilor detalii referitoare la formatul prezentărilor,
fonturi, caractere, culori de folosit, un logo al evenimentului pentru a a fi inclus pe sliduri, ceea
ce asigură o „uniformitate” a tuturor prezentărilor în cadrul unui eveniment.
Participanţii se aşteaptă să primească materiale imprimate pe hârtie asupra conţinutului
lucrărilor. În scopul reducerii costurilor se optează tot mai mult pe stocarea acestor informaţii pe
suport electronic care edte distribuit gratis sau contra unei sume simbolice. Alţi organizatori
postează aceste date pe site-ul evenimentului.

Managementul speakerilor la momentul derulării evenimentului

În cazul unui eveniment mare cunoaşterea detaliilor referitoare la cei prezenţi şi la ceea ce
se petrece efectiv reprezintă o sarcină monumentală. Utilizarea voluntarilor sau angajarea de
personal temporar va determina o diferenţă hotărâtoare. Unul dintre cele mai neplăcute lucruri
este lipsa unui speaker şi, mai mult, să nu se realizeze acest lucru. Este ştiut faptul că speakerii se
aşteaptă să li se recunoască meritele, timpul şi efortul cheltuite pentru buna desfăşurare a
evenimentului, doresc să se simtă speciali. Următoarele acţiuni vor contribui în acest sens:
 Trimiteţi-le o scrisoare de bun-venit cu conţinut politicos prin care vă exprimaţi
aprecierea. Scrisoarea este înmânată în momentul când acesta soseşte la check-in.
Scrisoarea ar trebui să mai conţină informaţii legate de confirmarea
echipamentului solicitat, numere de telefon de contact, un program actualizat, o
hartă a încăperii unde va avea loc sesiunea şi o mulţumire personalizată că
participă la lucrări. Se mai specifică şi facilităţile de agrement pe care le poate
utiliza, cluburi private, alte acţiuni VIP.
 Solicitaţi speakerilor la sosire să vă informeze pe d-voastră, sau o altă persoană
desemnată asupra căsuţei mail (voice mail)
 Desemnaţi un membru al comitetului de organizare sau un voluntar să contacteze
speakerul înaintea sesiunii pentru a-l informa despre ultimele eventuale
modificări, urgenţe şi pentru a-i sta la dispoziţie cu orice tip de întrebări
 Asiguraţi o încăpere retrasă unde speakerul să-şi testeze echipamentul, să ia o
gustare, să se odihnească şi să se pregătescă mental pentru sesiune
 Desemnaţi un membru al comitetului de organizare sau un voluntar care să
realizeze introducerea speakerului celor prezenţi
 Colectaţi impresiile participanţilor în legătură cu performanţa speakerului
 Oferiţi acestuia o copie a înregistrărilor sesiunii (daca există aşa ceva)
 Oferiţi un cadou ca semn de apreciere. Cele mai apreciate sunt cadourile cu
certificat de autenticitate, stilouri gravate şi, în general, cadourile uşoare.
 Trimiteţi o scrisoare de mulţumire după eveniment împreună cu rezultatele
evaluării
 Solicitaţi speakerilor să realizeze o evaluare proprie a evenimentului în legătură cu
condiţiile de transport şi cazare, probleme cu echipamentul, sala de sesiune puse la
dispozie, etc
Un trend nou constă în a derula sesiuni organizate înaintea evenimentului pentru o mai
bună pregătire a acestuia.Se pot crea blog-uri cu luni înainte pentru a facilita schimburile de
opinii între participanţi. Speakerul ar putea facilita toate aceste discuţii on-line, iar prezentarea
finală să o redacteze ţinânc cont de părerile formulate. După sesiune, participanţilor li se solicită
să precizeze în ce măsură au avut de învâţat din lucrările la care au participat.
Activităţi adiacente
Programul unui eveniment poate include o varietate de activităţi conexe care au loc atât
înainte, cât şi în timpul sau după desfăşurarea efectivă a evenimentului. Într-o lume agitată, un
eveniment reprezintă deopotrivă o modalitate de conectare, chiar o mică vacanţă, astfel încât de
multe ori asistăm la prelungirea evenimentului cu câteva zile, fie înainte fie după desfăşurarea lui
efectivă. Unii participanţi vin însoţiţi de familie, copii care participă la acţiuni culturale, sportive,
vizite la muzee, etc. Fiecare oraş, oricât de mic ar fi el are ceva de oferit, interesant de văzut.
Cheia de organizare constă în a nu interfera obiectivele evenimentului cu activităţile
adiacente şi, în niciun caz, aceste nu trebuie să fie mai atractive decât evenimentul în sine!
Este de dorit să se limiteze participarea la aceste activităţi din cel puţin două motive:
efortul suplimentar şi aspecte de responsabilitate.
De obicei, plannerul externalizează organizarea acestor activităţi, încredintându-le DMC-
urilor locale.

Înregistrarea participanţilor
Primele informaţii solicitate participanţilor la înregistrare se referă la:
- nume
- ocupaţie
- adresa, mail, numere de telefon, fax
- sesiunile workshop la care intenţionează să participe
- funcţiile sociale
- solicitări speciale de ordin medical sau de dietă
- asigurări solicitate
În ultima periodă se solicită şi specificarea locului cazării, precum şi perioada cazării,
pentru a putea determina impactul economic al evenimentului.
Unii organizatori solicită şi informaţii legate de mărimea firmei, numărul de salariaţi,
răspunderea financiară a participanţilor din parte firmei respective, date care pot fi folosite
înainte, în timpul sau după eveniment.
Înainte de eveniment aceste informaţii pot fi date, sau chiar vândute firmelor expozante în
cadrul evenimentelor, sau firmelor de publicitate fiindu-le necesare pentru a-şi promova
produsele în cunoştinţă de cauză.
 Informaţiile de preânregistrare pot fi folosite pentru a monitoriza interesul celor care vor
participa pentru anumite sesiuni, workshopuri, etc., elemente care vor fi luate în considerare la
stabilirea programului de derulare a evenimentului. De ex. dacă se constată un interes lărgit
pentru un anumit workshop, se va alege o sală de desfăşurare cu o capacitate suficient de mare
pet a asigura participarea tuturor celor interesaţi.
În timpul evenimentului, aceste informaţii culese pot fi utilizate în scop promoţional şi
oferite presei pentru a câştiga astfel atenţia din partea unor sponsori, expozanţi, etc.
După eveniment informaţiile sunt utilizate în scopul reactualizării bazelor de date ale
asociaţiilor, înregistrarea noilor membri, etc. Analiza lor permite organizatorului să evidenţieze
eventuale modificări ale segmentelor de participanţi sub aspectul vârstei, sexului, nivelului de
educaţie, etc.

Taxele de înregistrare
De obicei participanţii nu plătesc aceleaşi taxe. Membrii asociaţiilor beneficiază, de
regulă, de un discount şi acestă modalitate de acţiune contribuie la creşterea numărului de
membri ai unei asociaţii. De asemenea, plata anterioară unui termen anunţat se concretizează în
achitarea unei sume mai mici. Indiferent de preţul achitat efectiv, oportunităţile de învăţare, de
relaţionare, serviciile de masă de care beneficiază sunt aceleaşi. Totuşi, participarea la activităţi
adiacente, precum tururi de golf, excursii, presupun, de obicei, plăţi suplimentare.
Sunt organizatori care permit accesul liber, cu încasarea separată a taxelor pentru fiecare
sesiune sau workshop pentru care se exprimă intenţia de participare (de ex 150USD/workshop).
Participările la dineul oficial sau la recepţii sunt cumpărate separat. O participare completă poate
duce la plata unor taxe totale de aprox. 1.000 USD.

Preânregistrarea participanţilor
Este procesul de analizare a participanţilor cu luni sau săptămâni înaintea evenimentului.
Sunt informaţii necesare pentru alegerea sălilor de reuniuni, sunt transmise speakerului pentru a-
şi pregăti prezentarea, etc. De regulă se solicită şi plata unui avans la momentul preânregistrării.
Principalele informaţii solicitate în cererea de preânregistrare sunt:
- numele, data şi locaţia evenimentului
- numele şi titlul persoanei
- numele şi adresa companiei
- nr. telefon, fax, adresa de mail
 - calitate de membru, nemembru, student, etc.
- înregistrarea persoanelor însoţitoare
- informaţii privind metoda de plată (cec, ordin de plată, plată electronică, credit card),
precum şi unităţile monetare acceptate
- anulări şi politica de returnare a banilor plătiţi
- informaţii de transport şi cazare
- solicitări speciale legate de cazare şi masă
- rezervări pentru sesiuni cu număr limitat de participanţi
- participarea la acţiunile complementare şi sumele aferente acestora.

Înregistrarea la sosire
Prima impresie a participanţilor legată de eveniment este determinată de modalitate de
înregistrare la sosire. Un sistem încet, greoi poate imprima tonul întregului eveniment. Zona de
îregistrare rămâne deschisă pe toată perioada evenimentului. Materialele înmânate participanţilor
trebuie realizate în mai multe limbi dacă vorbim de o praticipare internaţională.
În cazul grupurilor mai mari, pentru a facilita acest proces de check-in, se pot transmite
anterior ecusoanele, tichetele de identificare sau alte materiale de identificare. În acest caz,
participanţii se prezintă la biroul unde se realizează înregistrarea doar pentru a intra în posesia
materialelor evenimentului, programul de desfăşurare, ş.a.

Servicii de cazare
De menţionat că sunt numeroşi participanţi care nu solicită acest serviciu. Dar dacă
beneficiază de ele în practică întâlnim patru variante de lucru:
1. Participanţii îşi aranjează cazarea în mod individual. Organizatorul le furnizează lista
hotelurilor din oraş, fără a se inmplica în fixarea preţului sau a disponibilităţilor de cazare.
2. Organizatorul negociază tarife de grup cu unul sau mai multe hoteluri, fiecare
participant efectuându-şi individual rezervarea la unul dintre acestea.
3. Organizatorul se ocupă în totalitate de problema cazării, hotelului fiindu-i înmânată
lista oaspeţilor aşteptaţi
4. O firmă terţă se ocupă de problema cazării participanţilor, plata efectuându-se în baza
unui comision negociat.
Prima variantă este cea mai facilă d.p.d.v. al organizatorului, în timp ce a 3-a este cea mai
eficientă. Cu cât organizatorul va reuşi să ocupe un număr mai mare de camere în hotelul care va
oferi spaţiile pt. eveniment, cu atât plata de închiriere a sălilor va fi mai avantajoasă, fiind un
instrument forte al procesului de negociere al tarifelor de decontare cu hotelul.
Negocierea tarifului de cazare cu hotelul se realizează „în bloc”, riscul organizatorului
fiind destul de mare, întrucât din diferite motive, participanţi care şi-au manifestat dorinţa de a se
caza nu mai pot sosi, iar organizatorul va trebui să suporte costurile de cazare eferente. Există şi
alte varinate de negociere cu hotelul, în variante „la cerere”, dar tarifele de decontare sunt mai
mari.
În ultimul timp se practică tot mai des rezervarea directă la hotel sau prin Internet, ceea ce
uşurează obligaţiile planner-ului. La întrunirile cu un număr mare de participanţi este recomandat
să se ofere informaţii cât mai vaste în legătură cu posibilităţile de cazare, pentru a se acoperi toată
paleta de doleanţe, în special determinate de tarifele de cazare practicate.
În cazul manifestărilor mici, planner-ul are posibilitatea de a se implica direct în
asigurarea serviciilor de cazare, iar în acest caz va avea o listă de camere ocupate, iar pentru
fiecare participant informaţii precise referitoare la tipul camerei solicitate, ziua sosirii, a plecării,
numele şi numărul însoţitorilor, statutul de fumător sau nefumător, alte solicitări speciale.
Specification Guide
Este un document care realizează prezentarea globală a unui eveniment, solicitările
organizatorice complete precum şi instrucţiunile referitoare la desfăşurarea evenimentului. Este
întocmit, în general, de planner şi este transmis firmelor cu care planner-ul cooperează în vederea
organizării manifestării. Reprezintă principala modalitate prin care planner-ul stabileşte
aşteptările legate de serviciile pe care le contractează cu diferitele firme.
Este un document alcătuit din trei părţi:
1. O parte narativă care realizează o prezentare generală a evenimentului.
2. Orarul de desfăşurare a evenimentului care evidenţiază toate elementele, serviciile
care alcătuiesc ansamblul manifestării
3. Specificaţiile fiecărui element în parte ( furnizează informaţii referitoare la numărul
angajaţilor necesari desfăşurării fiecărui element component al manifestării, numărul
tehnicienilor necesari, personalul de servire la banchet, etc.)

Întrunirile pre- şi postconvenţie

Cu una sau două zile înaintea manifestării se organizează întrunirea preconvenţie la care
participă persoanele cele mai importante implicate în procesul organizatoric. Sunt invitaţi de
asemenea, reprezentantul hotelului unde are loc evenimentul, şeful compartimentului concierge,
guvernanta generală, şeful securităţii din hotel, şeful departamentului tehnic, şeful
departamentului alimentaţie, reprezentantul firmei de catering, reprezentantul firmei care asigură
aparatura tehnică, reprezentanţii firmelor care asigură transportul, transferurile, excursiile,
agrementul, decoraţiunile, etc. Fiecare participant la această şedinţă este prezentat şi se trec în
revistă toate modificările legate de acţiunea fiecărui departament în parte. Documentul
Specification Guide este reparcurs, pagină cu pagină şi sunt furnizate instrucţiunile actualizate.
Este parctic ultima posibilitate a planner-ului de a opera modificări majore fără a afecta negativ
buna desfăşurare a întregii acţiuni.
La finalul evenimentului, planner-ul întocmeşte un document scris în care sunt prezentate
toate evenimentele cheie legate de desfăşurarea manifestării care va sta la baza organizării
evenimentului proxim. Include ce a mers bine şi ce a mers rău. După aceea se organizează
întrunirea postconvenţie, cu un număr mai redus de participanţi, selectându-se doar persoanele
cele mai implicate. Este momentul când se formulează şi se adresează nemulţumirile, se
evidenţiază problemele care au apărut, în scopul evitării lor pe viitor. De obicei această întrunire
are loc a II-a zi după închiderea manifestării.
 GUSTUL ŞI CATERINGUL (ACTIVITATEA DE ALIMENTAŢIE)

După cum se ştie, dragostea trece prin stomac. Acest lucru este perfect valabil şi în cazul
evenimentelor. Participanţii înregistrează cu o memorie de elefant un catering de calitate proastă,
cu un serviciu nesatisfăcător.
Este o arie de acţiune considerată de cei mai mulţi planneri foarte delicată, motiv pentru
care caută o firmă terţă care să se ocupe de această problemă. Principalele nedumeriri sunt legate
de aspecte precum: ce se poate negocia, cum îşi stabilesc firmele de catering preţurile, unde fac
concesii firmele de catering.
Firma de catering este (1)un vânzător specializat în organizarea de banchete şi petreceri
cu temă; (2) o firmă care asigură, exclusiv, mâncare şi băutura la o locaţie.
Calitatea serviciilor FB (Food & Beverage) influenţează major impresia generală asupra
evenimentului. De la planificarea meniului la negocierea preţurilor, nimic nu trebuie să rămână la
voia întâmplării. Pentru unii masa este modalitatea de realimentare, pentru alţii este o
componentă esenţială a experienţei totale legată de evenimentul la care participă.
Este un sector unde cheltuielile sunt foarte ridicate şi unde funcţionează şi chiar
prevalează Legile lui Murphy. Alimentele servite, modalitatea lor de preparare, montarea pe
farfurii sunt deopotrivă importante.
Cateringul este un subiect îndrăgit, în special de către clienţi, pentru că la acest capitol
fiecare se pricepe să spună câte ceva. Nu ar trebui îngrădită pre mult libertatea de decizie a
bucătarului-şef.
Catering regizat:
 Tipul felurilor de mâncare
 Combinarea alimentelor
 Modul de aranjare pe farfurie
 Modul de aranjare pe platouri (sau bufet)
 Succesiunea mâncărurilor şi numărul de feluri
 Vesela, tacâmurile şi decorarea mesei,
 Decorarea bufetului
 Organizarea mesei.
Ca manager responsabil cu evenimentul, ar trebui să gustaţi dumneavostră înşivă felurile
de mâncare care vor fi servite. Numai aşa puteţi şti dacă calitatea este corespunzătoare sau dacă
eventualele reclamaţii ale oaspeţilor sunt îndreptăţite. Având în vedere că se reunesc multe
persoane, nu poate fi satisfăcut întotdeauna 100% fiecare gust. Unuia i se va părea prea searbăd,
altuia prea condimentat. Totul este ok atâta timp cât astfel de reclamaţii sau reacţii rămân cazuri
izolate.
Aspecte psihologice
Persoanele hipoglicemice nu numai că nu se pot concenta, dar uneori sunt neprietenoase.
Ca atare, îngrijiţi-vă ca pe parcursul pauzelor să puneţi la dispoziţia participanţilor mici gustări
care asigură provizia de glucide şi de energie.
În spaţiile climatizate ar trebui să oferiţi în plus suficientă apă minerală sau plată.
Uscăciunea aerului şi deshidratarea datorată consumului de prea multă cafea defavorizează
atenţia.
În scopul planificării acestei componente, acţiunile alese reprezintă răspunsurile la
următoarele întrebări:
1. Cu cine va colabora planner-ul pentru organizarea acestei componente?
2. Cine va supraveghea desfăşurarea acţiunilor FB?
3. Când voi primi de la firma de catering, hotel, etc, propunerea în scris?
4. Care este politica acestei firme privind avansuri şi anulări?
5. Când trebuie efectuată plata finală?
6. Există plăţi suplimentare pentru întârzieri,modificări?
7. Sunt acceptate ca modalităţi de plată credit cardurile sau cecurile personale?
8. Care este data limită pentru plata avansului?
9. Care este politica firmei referitoare la taxele de servicii, gratuităţi, etc?
10. Care sunt cele mai bune preparate şi meniuri ale bucătarului-şef?
11. Care este mărimea porţiilor?
12. Vinul va fi servit de ospătari, sau invitaţii se vor servi singuri?
13. Care este numărul personalului care va participa ?
14. Ce oferiţi la meniurile speciale şi cele vegetariene?
15. Şampania şi vinul pot fi servite la sosire, ca mod de întâmpinare a invitaţilor?
16. Care este numărul barmanilor ?
17. Numerotaţi mesele, asiguraţi sistemul de numerotare?
18. Care este mărimea meselor?
19. Care sunt opţiunile referitoare la inventarul moale, huse pentru scaune, veselă, pahare,
tacâmuri? Care este frecvenţa înlocuirii acestora?
20. Care sunt decoraţiunile la mese, bufete, baruri?
 21. Puteţi asigura un podium, proiector, sau altă aparatură similară?

Evenimentele pentru care se organizează acţiuni FB

Se identifică prin faptul că au o singură gazdă, o singură notă de plată, şi, în mod obişnuit
marea parte a participanţilor li se serveşte acelaşi meniu. Excepţiile sunt determinate de cei care
au meniu vegetarian, pentru diabetici, etc. Organizatorul FB încasează o gratificaţie care poate
varia între 15%-22% la valoarea totală a facturii, iar taxele mai adaugă între 5%-9%. Distribuţia
acestor gratificaţii variază în limite mari de la o firmă la alta. În unele firme vizează exclusiv
ospătarii şi barmanii, în altele, o anumită pondere se îndreaptă către management, cum ar fi
managerul cateringului la o convenţie. Gratificaţia nu este acelaşi lucru cu bacşişul, căci acesta
din urmă are caracter voluntar şi este lăsat, ca valoare, la latitudinea clientului.
Evenimentele care necesită catering se pot organiza aproape în orice locaţie. Firmele
specializate fie pregătesc preparatele la locul servirii acestora, fie într-o altă locaţie. Prima
variantă este posibilă dacă locaţia dispune de bucătării şi încăperi anexe funcţionale, grupă în care
se înscriu hotelurile, restaurantele, centrele de conferinţă care au în inventar toate elementele,
mobilierul, aparatura necesare, ele devenind gazda şi firmă de catering în acelaşi timp. Cu toate
acestea, chiar şi în asemenea locaţii se poate apela la firme din afară, care organizează recepţia de
primire, sau diferite acţiuni tematice, sau chiar recepţia finală. Asemenea acţiuni se pot organiza
şi în alte locuri, ccea ce sporeşte experienţa şi satisfacţia participanţilor, precum muzee, acvarii,
podgorii, la Southfork Ranch, etc.
Firmele de catering din afară transportă preparatele, fie că le prepară în altă parte, fie la
locul evenimentului spre o locaţie anume: muzeu, parc, etc. Se apelează la bucătăriile mobile care
pot fi, practic, amplasate oriunde folosind generatoare pe bază de propan, butan, etc. pentru
echipamentul de gătit. Restul elementelor necesare: mese, scaune, veselă, tacâmuri, etc., sunt
închiriate. Activitatea acestor firme poate fi îngreunată de două elemente:
- transportul
- vremea
Vremea poate strica şi cel mai perfecţionist program, astfel încât firma trebuie să-şi pună
la punct planuri de rezervă. Se apelează la spaţii închise sau la corturi care trebuie rapid
amenajate.
Una din problemele esenţiale se referă la alcătuirea meniului. Sunt necesare în acest scop
informaţii complete referitoare la caracteristicile participanţilor, preferinţele lor culinare,
provenienţa lor, etc. De asemenea, este importantă cunoaşterea trendurilor în domeniu.
 Tipuri de mese servite
Continental Breakfast cuprinde preparate de panificaţie (pâine, cornuri, chifle, croissant,
etc), suc de fructe şi cafea, putând fi completat cu fructe tăiate, iaurt, cereale. Se utilizează, de
obicei, sistemul self-service., fiind posibilă şi servirea la masă.
Full (Served) Breakfast presupune pregătirea în bucătărie şi include ouă preparate în
diverse moduri, un preparat pe bază de carne (bacon, cârnaţi, etc), un produs din cartofi, fructe şi
cafea .
Breakfast Buffet un ansamblu de preparate cu o varietate de fructe, sucuri de fructe,
preparate din ouă, carne, cartofi şi produse de patiserie.
Refreshment Break include mai ales băuturi, pe lângă care se pot servi snacksuri: prăjituri,
cornuri sau fructe.
Brunch este o masă de dimineaţă servită mai târziu şi include atât produse de mic-dejun
cât şi de prânz. Poate fi servit tip bufet sau serviciu la masă.
Buffet Lunch este un bufet cald sau rece, cu o varietate de salate, legume, carne, etc. Poate
avea o secţiune specială în care fiecare să-şi pregătească singur sandwich-urile(deli buffet).
Box Lunch este astfel conceput încât oaspeţii îşi iau mâncarea de la hotel şi o servesc în
altă parte, pe drum în autocar până la destinaţie, sau la destinaţie în varianta picnic, sau la
complexul expoziţional, etc.
Full (Served) Lunch este servit în farfurii, cu trei feluri de mâncare caldă, de obicei o
salată, felul principal şi desert. Poate fi inclus şi un fel de mâncare rece : salată de pui servită într-
o jumătate de ananas.
Reception este un eveniment la care participanţii stau în picioare şi se învârt. Mâncarea
este amplasată în staţii dispuse în întreaga încăpere pe mese, fiecare servindu-se singur, sau fiind
serviţi de ospătari. Adeseori sunt şi baruri. Recepţiile „uşoare” includ numai snacksuri şi băuturi
şi, de obicei, preced cina; recepţiile „grele” includ gustări calde şi reci, o staţie cu preparate din
carne şi înlocuiesc în general cina.
Dinner Buffet include o varietate de salate, legume, carne, deserturi şi băuturi. De obicei,
carnea este porţionată şi servită direct de participanţi
Full (Served) Dinner poate fi o masă cu 3 până la 5 feluri de mâncare şi include gustări,
supe, salate, felul principal şi desert. Mâncarea poate fi montată în farfurie de la bucătărie
(serviciul american) sau servită de pe platou la masă (serviciul francez tip banchet).
 Off-Site Event este orice eveniment care are loc în afara hotelului. Poate fi o recepţie
organizată într-o locaţie specială(teatru, muzeu, etc) sau un picnic pe plajă, etc.
Theme Party este un eveniment de gală cu stil. Poate fi o recepţie, buffet sau o masă
servită. Tematica este foarte variată, de ex. bucătăria internaţională cu staţii la care se servesc
mîncare italiană, chinezească, mexicană, japoneză, germană, etc.

Tipuri de servire
Există o varietate de modalităţi de servire de la self-service până la serviciul VIP cu
mănuşi albe. Casa Albă publică o carte Green Book unde se explică în ce constă protocolul
prezidenţial de servire a meselor. Înaintea unui eveniment, modalitatea de servire se stabileşte
între organizator şi beneficiar.
Termenii folosiţi curent în organizarea de evenimente:
Buffet mâncare este aranjată într-un mod atractiv pe mese, iar invitaţii se servesc singuri,
urmând ca preparatele alese să fie consumate la alte mese stând pe scaune. Băuturile sunt, de
regulă, servite la masă. În general bufetul este mai costisitor în comparaţie cu mesele servite
întrucât nu există un control al consumului şi trebuie să existe pentru toate preparatele un surplus,
astfel încât să nu existe gol de stoc. Organizarea unui bufet presupune existenţa unui spaţiu
adecvat, să existe suficient loc de mişcare, să se stabilească un flux logic, invitaţii să nu fie
obligaţi să se întoarcă pentru a-şi lua un anumit produs. De ex. dressingul de salată se amplasează
după sectorul salate. Numărul maxim de clienţi care poate fi servit de o linie de bufet este de 120
persoane, optimul fiind de 100 persoane.
Bufetul solicită mai puţin personal pentru servire, este avantajos din punctul de vedere al
costurilor şi se presupune că nu necesită timpi de aşteptare. Dezavantajul constă în faptul că totul
trebuie pregătit anterior. Din păcate, legumele veştejite şi peştele descompus sau carnea stătută,
care au lâncezit prea mult pe poliţe, au devenit o regulă. De asemenea, bufetele care sunt
planificate cu grijă conduc la fenomenul neplăcut al cozilor. Un antitod, ar fi descompunerea
servirii, în sensul amplasării în spaţiul de servire a mai multor puncte de deservire.
Unui bufet pentru dejun ar trebui să-i alocaţi cel puţin 45 de minute. Luaţi în calcul, după
caz, şi intervalele de timp necesare deplasării de la locul manifestaţiei la cel destinat cateringului
şi înapoi.
Attended Buffet/Cafeteria este un bufet mai elegant, clienţii fiind serviţi chiar de bucătari
sau alte persoane şi, în plus, are un control mai bun asupra porţiilor.
 Combination Buffet Preparatele ieftine, precum salatele sunt prezentate în stil bufet,
invitaţii se servesc singuri. Produsele scumpe, carne de ex, sunt servite de personalul specializat
pt a asigura un control mai bun asupra porţiilor.
Platted Buffet preparatele sunt montate la farfurie la bucătărie şi servite la mesele de
bufet, clienţii alegând ceea ce-şi doresc. Acest sistem sporeşte controlul porţiilor.
Action Station se mai numesc staţii de performanţă sau prezentări de bucătărie. Sunt
similare sistemului attended buffet, cu diferenţa că mâncare este preparată în faţa invitaţilor, în
timp ce aceştia privesc şi aşteaptă. Se prepară paste, carne sau creveţi la grătar, omlete, clătite,
sushi, deserturi flambate, waffe belgiene, etc.
Reception. Mâncarea uşoară se serveşte stil bufet sau de către ospătari. În general invitaţii
se servesc singuri, stau şi mănâncă în picioare. Li se mai spune „Walks and Talks”. Vesela poate
reprezenta până la 33% din costurile totale pentru că multe elemente se sparg. La unele recepţii se
servesc numai preparate „finger food” (servite cu mâna), în timp ce este frecvent întâlnită şi
varianta „fork food”.
Family Style/English Style unde invitaţii stau la mese, sunt aşezate pe mese platouri mari
şi boluri de către ospătari, iar clienţii se servesc singuri, trecând platourile de la unul la altul.
Carnea, de ex, este porţionată de ospătar. Este un stil de servire scump întrucât trebuie calculat un
surplus pentru fiecare masă.
Plated Style/American Service invitaţii stau la mese, preparatele fiind porţionate şi
montate pe farfurie de la bucătărie. Mâncarea se serveşte prin stânga clientului, carnea sau
preparatul sunt aşezate direct în faţa clientului în poziţia „ora 6”, iar băuturile se servesc prin
dreapta clientului. Când invitaţii au terminat, debarasarea deopotrivă a farfuriilor şi paharelor se
realizează prin dreapta clientului.. Este sistemul de servire cel mai uzual, cel mai funcţional, cel
mai economicos, cu controlul cel mai mare asupra porţiilor şi cel mai eficient. În funcţie de
categoria de confort al hotelului, numărul maxim de clienţi care poate fi servit de un ospătar este
de 32 persoane.
Preset Service se caracterizează prin faptul că o parte din preparate se află deja pe masă
când sosesc invitaţii Între aceste : apa, untul, pâinea, gustarea şi/sau salata. La masa de prânz,
unde timpul de servire este esenţial, pe masă se află şi desertul. Sunt preparate reci şi nu suferă
modificări.
Butler Service. La recepţii, termenul „butler” se referă la faptul că diferite gustări sunt
montate pe platori, iar un ospătar se învârte printre invitaţi, care se servesc. La cină, este
considerat un sistem de servire de lux, folosindu-se platouri de argint. Invitaţii se servesc singuri
cu ajutorul tacâmurilor de serviciu, în timp ce stau la mese. Este confundat adeseori cu sistemul
rusesc.
Russian Service. Sunt două tipuri de servire rusească. Sistemul rusesc tip banchet constă
în faptul că preparatele sunt realizate în întregime la bucătărie şi sunt servite fie de pe platouri fie
pe farfurii Escoffier. Se folosesc supiere şi boluri pentru salate. Ospătarul aşează farfuria potrivită
în dreptul clienţilor care stau la masă. După aceea, ospătarul revine la masă pentru a servi
preparatele de pe platou, acţiune pe care o desfăşoară în sensul invers al acelor de ceasornic, în
jurul mesei, şi aşează preparatul în farfurie prin stânga clientului cu mâna dreaptă. Astfel se
controlează cantitatea de mâncare servită invitaţilor. Al doilea sistem este sistemul rusesc tip
restaurant unde clienţii stau la mese, mâncarea este preparată la vedere, pe un „aragaz” portabil
care este amplasat pe un gheridon (măsuţă de servire cu roţi). Ospătarul aşează mîncarea pe
platouri, de regulă din argint, după care clienţii se servesc singuri. Serviciul se efectuează prin
stânga.
Banquet French Service invitaţii stau la mese în timp ce preparatele sunt montate pe
platouri la bucătărie. Ospătarii duc platourile la mese şi servesc prin stânga, aşezând mâncarea în
farfuria clientului folosind două furculiţe de argint, sau o furculiţă şi o lingură. Utilizarea
tacâmului de serviciu este o abilitate care se deprinde prin exerciţiu. Acum multe hoteluri permit
folosirea cleştilor de salată din argint.
Cart French Service este mai rar folosit la banchete, (doar pentru grupuri mici VIP) şi se
foloseşte în restaurantele de lux. Clienţii stau la mese, preparatele se realizează la aragazul mobil,
pe gheridon. Preparatele reci, precum salatele, sunt preparate de asemenea, pe gheridon. Ospătarii
aşează preparatele direct pe farfurii care sunt aşezate în faţa clienţilor prin dreapta acestora.
Pâinea, untul, salata sunt servite prin stânga, băuturile sunt servite prin dreapta. Debarasarea se
face în totalitate prin dreapta.
Hand Service. Clienţii sunt aşezaţi, este un singur ospătar la fiecare doi clienţi, care poartă
mănuşi albe. Fiecare ospătar aduce două platouri de la bucătărie şi se amplasează lângă cei doi
clienţi încredinţaţi. La un semnal al şefului de sală, toate platourile sunt aşezate în faţa clienţilor
în acelaşi timp. Sistemul poate fi folosit pentru toate felurile de mâncare, sau numai pentru felul
principal, sau numai pentru desert. Este un sistem extrem de elegant şi care impresionează, fiind
utilizat numai pt evenimentele VIP, costul cu forţa de muncă fiind foarte ridicat
A la Carte Service clienţii au posibilitatea să aleagă între 2-3 gustări şi un fel principal
(dacă este de ex carne la grătar pot alege între prepararea în sânge, medie, sau bine prăjită).
Serviciul poate fi efectuat pentru un maxim de 500 persoane.
 Waiter Parade este un serviciu elegant, cu ospătari purtând mănuşi albe, efectuând
anumiţi paşi în perimetru salonului de servire, timp în care prezintă preparatele de pe platori,
acompaniaţi de muzică şi efecte luminoase. Efectul este maxim la produse flambate. Iluminarea
încăperii este diminuată, iar luminile de pe platouri învăluiesc salonul. După ce s-a realizat un tur
al întregului salon, muzica încetează şi începe servirea. Clienţii aplaudă de obicei în acest
moment. Platourile în flăcări nu trebuie aduse aproape de invitaţi. La un desert, după paradă,
produsul este aşezat într-o parte anume, este feliat şi servit pe farfurii.
The Wave Nu foloseşte ospătari alocaţi unor staţii de servire sau mese, ci toţi ospătarii
încep dintr-un punct al salonului şi efectuează operaţiunile şi de servire şi de debarasare în mod
continuu, înspre punctul opus al salonului. Toţi ospătarii formează o singură echipă, iar tot
salonul este asimilat unei staţii de servire. Este o formă de serviciu rapid, fără clasă, dar
funcţional. Se foloseşte atunci când este dorit un serviciu rapid sau când ospătarii nu au
experienţă. Invitaţii nu primesc atenţie individualizată. Este propice numai dacă se servesc
preparate gata montate în farfurii.
Combinaţii de Stiluri de Servire . Sistemul de servire poate fi schimbat de la un fel de
mâncare la altul. De ex, gustările în varianta Preset, salata în sistem francez (dresingul după ce
salata este aşezată pe masă), felul principal în stil american, iar desertul în sistem bufet.
Felurile de mâncare servite pe farfurii şi meniurile cu mai multe feluri servite la masă nu
trebuie să fie rezervate doar galelor festive. Pe participanţii la sesiunile de lucru, care muncesc
ore întregi în workshopuri, ar trebui să-i răsplătiţi la masă printr-un serviciu mai special. Bunii
maeştri bucătari sunt întotdeauna şi artişti care desfată privirea. Creaţiile pe care le realizează pe
farfurii sunt demne de admirat, iar consumarea lor reprezintă aproape un sacrilegiu.

Meniurile
Ce şi cum este servit ar trebui să derive din ideea evenimentului. Fireşte, este necesar să
fie acoperite obişnuinţele culturale ale grupului de participanţi. De fapt, prezenţa brânzei în
meniu, pentru chinezi sau coreeni, sau a creierului de maimuţă, pentru europeni, poate surprinde
în sensul dramatic şi, fără îndoialî, va produce şi un efect. Dar, oare de succes?
În alcătuirea meniului nu trebuie să existe întotdeauna cele mai neobişnuite ingrediente.
Meniul şi prepararea sa ar trebui să lase bucătarului-şef libertăţi creative. Cumpăniţi cât de
convenţional sau de avangardist va fi cateringul ales. Decizia nu depinde întotdeauna de buget.
Ce se potriveşte participanţilor, temei, firmei, mărcii sau produsului?
 Formal sau informal?
  Glumeţ sau convenţional?
 Autentic sau stilat?
 Simplu sau pentru gurmanzi?
 Minimalist sau epicurian?
 Sănătos sau savuros?
Un imperativ îl reprezintă, de asemenea, respectul pentru rânduielile religioase. De regulă,
cei mai buni bucătari sunt experimentaţi în aplicarea lor.
În ultimul timp, meniurile nu au suferit modificări majore. Astăzi, se impun unele
schimbări, în funcţie de preferinţele culinare ale clienţilor. Vorbim despe mâncare „HOT” şi
mâncare „NOT”.
PREPARATE HOT
Preparate de sezon includ preparate locale servite în perioada de vârf a recoltării
Preparate tradiţionale naţionale au rolul diversificării meniurilor şi includ produse
italiene, chinezeşti, mexicane, din sudul Asiei, din America de Sud, Orientul Mijlociu, etc.
Ingrediente de calitate ridicată
Ingrediente proaspete care le înlocuiesc pe cele îngheţate, la conservă sau deshidratate.
Sunt însă mai scumpe.
Ingrediente noi, neobişnuite
Preparate sigure realizate din materii prime crescute fără pesticide sau poluare.
Prezentări creative – este foarte important aspectul montarea pe farfurie, pt că mâncăm
întâi cu ochii.
Servire excelentă. Mâncarea servită prompt, fierbinte şi de ospătari amabili influenţează
imaginea generală a evenimentului
Cea mai importantă informaţie este legată de cantitatea de mâncare care va trebui
comandată. În acest sens, se pot folosi informaţiile legate de istoricul grupului. Dacă este un grup
vechi, informaţiile există, dar dacă grupul este nou, se ţine cont de informaţiile demografice şi
nevoile speciale de dietă ale participanţilor

Linii generale
În prima oră invitaţii mănâncă, în medie, 7 tipuri de gustări, ştiut fiind faptul că la
începutul evenimentului cantitatea de mâncare consumată este mai mare. Cantitatea totală ce se
consumă depinde de caracteristicile demografice. Distingem :
- gulere albe
- gulere albastre
 - gulere roz
Gulerele albe desemnează oamenii de afaceri care poartă costume şi cămaşă albă. Cele
albastre includ persoanele care poartă uniforme în timpul lucrului. Gulerele roz se referă la femei.
Este logic să apreciem că un grup de şoferi va mânca mai mult decât un grup de secretare şi
meniul dorit va fi altul.
Cantitatea de mâncare care se consumă depinde şi de dimensiunea spaţiului de servire: cu
cât este mai mic, cu atât se consumă mai puţin.

Tipul recepţiei Cantitate determinată de tipul Numărul de gustări

de invitaţi necesare/persoană
Două ore sau mai puţin urmată Mică 3-4 piese
de cină
Moderată 5-7 piese
Mare 8+ piese
Două ore sau mai puţin fără Mică 6-8 piese
cină
Moderat 10-12 piese
Mare 12+ piese
Două până la trei ore fără cină Mică 8-10 piese
Moderată 10-12 piese
Mare 16+ piese

La meniurile pentru dejun ar trebui să luaţi în calcul atât pentru aperitiv, cât şi pentru
desert, cel puţin câte 30 de minute, iar pentru un fel principal, cel puţin 45 de minute. Cina s-ar
putea să dureze mai mult.

Servirea băuturilor
Acţiunile legate de servirea de băuturi sunt foarte des întâlnite şi sunt reprezentate, în
principal, de pauze de refacere şi recepţii. Sunt oferite pe lângă lichide şi snacks-uri şi, permit
participanţilor să se refacă, să–şi rezolve diverse probleme personale, să se dezmorţească pentru a
reîncepe programul firesc al conferinţei. Recepţiile sunt puţin mai diferite întrucât se serveşte
alcool şi, probabil, preparate culinare, în cantităţi mari şi variate. Scopurile principale ale unei
recepţii sunt:
- socializare – este mult mai uşor să faci afaceri cu un client relaxat:
- creearea unei reţele de cunoştinţe în domeniul profesional.
 Tipuri de băuturi
Distingem trei tipuri: bere, vinuri şi băuturi alcoolice. Berea şi vinul sunt considerate
băuturi cu conţinut redus de alcool.
Băuturile alcoolice sunt grupate în trei categorii:
- well brands, uneori sunt denumite „house liquors”, sunt mai ieftine şi sunt servite
atunci când participanţii nu solicită o anumită marcă.
- Call brands sunt incluse în zona mediană a preţurilor(vodca Smirnoff), şi sunt
solicitate după marcă
- Premium brands de calitate ridicată, foarte scumpe (Chivas Regal, Grey Goose
Vodka)

Metode de vânzare
Per Bottle. Este o metodă folosită la barurile libere şi la mese atunci când vinul este servit
alături de preparatele culinare. Planner-ul plăteşte toate sticlele deschise. La începutul şi la finele
evenimentului se realizează un inventar pentru a stabili cantitatea consumată. Sunt luate în calcul
toate sticlele deschise, indiferent cât s-a consumat din ele. De regulă, o analiză a componenţei
grupului va furniza informaţii în legătură cu cantitatea care se va consuma. Este o metodă mai
ieftină, dar nu se ştie valoarea consumului decât la final.
Per Drink este o metodă specifică barurilor contra-cost, existând un control prin
intermediul tichetelor sau al registrului de înregistrare al consumului. În general, preţul include şi
costurile adiacente: şerveţele, paie, lămâi, etc. Preţurile individuale sunt stabilite în baza
rezultatelor finale pe care le hotelul aşteaptă să le obţină. Se aplică în acest sens o cotă de adaos
de 12-18% la băuturile alcoolice, 25% pentru vin. Plannerul nu va şti valoarea notei de plată
decât la final.
Per Person. Este o metodă, care de obicei include şi mâncarea şi este specifică barurilor
libere, este mai scump pentru planner, dar presupune muncă mai puţină şi, de asemenea, mai
puţină bătaie de cap. Plannerul alege un program, de ex, servirea de băuturi alcoolice 1 oră la
început, după care comunică caterului numărul de participanţi. Se stabileşte un plafon de invitat:
25USDx500 participanţi, deci 12.500USD. Costul este cunoscut dinainte, nu mai pot apărea
surprize. Tichetele sunt adunate la intrare, astfel încât totul este monitorizat.
Per Hour , este o modalitate similară cu per person, oferă o scală diferenţiată a ofertei, cu
un cost mai mare pentru prima oră, pt că participanţii au tentaţia de a consuma mai mult în acest
interval decât în orele care vor urma. De ex dacă preţul achitat este de 25USD pentru prima oră şi
20 USD pentru cea de-a doua oră a recepţiei, la un număr de 100 participanţi costul este
45x100=4.500 USD. Pentru cei care vin mai târziu sau pleacă mai repede, nu se face nicio
concesie.
Flat Rate se plăteşte o sumă similară metodei per bottle, pornindu-se de la un consum
mediu/participant, de ex 2 băuturi/oră în prima oră şi 1 băutură/oră în următoarele ore. (trebuie în
mod obligatoriu verificate datele de istoric cunoscute). Costurile vor varia după numărul de
participanţi.
Open Bar În acest caz participanţii nu-şi plătesc băuturile, o gazdă sau un sponsor va
suporta cheltuielile. De obicei participanţii nu au limită nici la cantitate şi nici la tipul de băutură
servit. În general, consumul de băuturi alcoolice este mai ridicat, pe principiul că altcineva
plăteşte.
Cash Bar Participanţii îşi cumpără băutura, de regulă achiziţionând tichete de la un
casier, pe care le va înmâna barmanului pentru băutură. Se apelează la casier pe considerentul că
barmanul nu va trebui să încaseze bani, să dea rest, uşurându-i şi eficientizându-i munca. În plus
nu se potrivesc mânuirea banilor cu a paharelor, etc.
Combination Bar În acestă situaţie, gazda cumpără tichetele de băuturi şi le înmânează
invitaţilor într-un anumit număr, de obicei două. Dacă invitatul doreşte o a treia porţie de băutură,
trebuie să-şi cumpere tichet. Sau, gazda plăteşte consumul pentru prima oră, invitatul pentru
restul perioadei. Metoda asigură oferirea de băuturi gratuite, dar este dificil controlul costurilor şi
al aprovizionărilor cu băuturi.
Limited Consumption Bar se înregistrează într-un document preţul fiecărei băuturi. Gazda
stabileşte un nivel maxim al consumului valoric, atunci când se atinge barul se închide. Gazda
poate lua decizia să-l redeschidă, dar ca open bar.

Cheltuieli cu forţa de muncă

Avem în vedere barmanii, ospătarii, casierii, personalul de securitate şi corkage care
reprezintă adaosul aplicat băuturilor pentru a acoperi costul achiziţionării şi întreţinerii paharelor
şi veselei necesare, mixerelor, altor elemente necesare preparării băuturilor.
Standardul de organizare este de 1 barman la 100 de invitaţi. Dacă aceştia sosesc în
acelaşi timp şi dacă există posibilitatea de a se forma cozi, se utilizează 1 barman la 50-75
participanţi, dar cresc cheltuielile cu forţa de muncă.
Băuturi spirtoase
 Sunt disponibile în sticle de 750 ml sau de 1 l. Din cele de 750 ml se pot servi 20 porţii de
băuturi (1,25 uncii), iar din cea de 1l - 27 porţii. Pe perioada unei recepţii normale se calculeză un
consum mediu de 3 porţii băutură/invitat.
Vinuri
Sunt disponibile în sticle de 750 ml sau de 1,5 l. Porţia este de 5 uncii, iar numărul de
porţii servite la sticla de 750 ml este de 5, iar la cea de 1,5l de 10 porţii.. Consumul mediu este de
3 pahare/invitat, pornindu-se de la ipoteza că 50% dintre aceştia vor servi vin.. Pentru fiecare 100
de participanţi sunt comandate, în medie, 30 sticle de vin de 750 ml. Şampania se serveşte mai
elegant în paharele tip „flută” în locul clasicelor cupe, mai ales pentru că gura paharului este mai
îngustă împiedicând bulele din bătură să se răspândească prea repede.
Servirea băuturilor depinde într-o foarte mare măsură de participanţi. Probabil nu ar fi atât
de înţelept să-i reţineţi pe francezi de la vin şi pe bavarezi de la bere.
Băuturile trebuie să corespundă bugetului, dar în primul rând mâncării.

Locuri de întâlnire pentru participanţi

Sunt deschise de obicei, seara târziu, după ora 22.00, dar, ocazional, şi la alte ore.
Distingem trei tipuri de asemenea spaţii:
1. Pentru servirea micului dejun continental dimineaţa
2. După-masă pentru snacks-uri şi băuturi carbogazoase
3. Seara- pentru băuturi şi snacksuri
Unele spaţii sunt dotate cu un bar complet, altele oferă numai bere şi vinuri. Unele au o
gamă bogată de preparate culinare, altele numai snacksuri simple. Se mai pot servi deserturi şi
sortimente de cafea..
Aceste spaţii se organizează, de obicei, într-un apartament din hotel, serviciile sunt
efectuate de personalul room-service iar plata se efectuează către firma de catering. Pot fi
organizate şi în spaţiile publice ale hotelului şi atunci firma de catering prestează serviciile şi
încasează banii.
Sunt amplasate şi în subsolurile hotelurilor unde se desfăşoară petreceri „pop” neoficiale.
Cu asemenea spaţii încasările sunt mici şi reclamaţiile numeroase.
De asemenea, programul de servire pentru băuturile alcoolice variază de la o ţară la alta,
se la un stat la altul, în SUA.
Indiferent de locaţie, sunt câteva reguli internaţionale:
- este interzisă servirea băuturilor alcoolice minorilor
 - este interzisă servirea băuturilor alcoolice persoanelor cu intoxicaţii
- este interzisă servirea băuturilor alcoolice în afara orelor prestabilite
- este interzisă servirea băuturilor alcoolice fără etichetă, timbru

Pregătirea spaţiilor pentru servirea invitaţilor

Este un element critic, putând influenţa modalitatea de efectuare a serviciului, cantitatea
de mâncare şi băutură care se va consuma, chiar şi dispoziţia participanţilor. Ambianţa are rol
decisiv.
Pregătirea se referă la mese, scaune, decoruri şi alte echipamente precum baruri, scene,
echipament audio-video, etc. Este esenţial ca organizatorul să comunice exact cum îşi doreşte să
se efectueze amenajarea. În acest scop se completează un formular care precizează poziţia
meselor, scaunelor şi celorlalte echipamente. Sunt soft-uri specializate folosite în acest scop.
Meeting Matrix www.meetingmatrix.com
Optimum settings www.ceosoft.com
Room viewer www.timesaversoftware.com

Tarife de închiriere
Preţul negociat este influenţat de posibilitatea închirierii doar a spaţiilor pentru meeting
sau se alătură şi închirierea de camere de cazare pentru invitaţi.
Preţul are variante de exprimare: preţ de închiriere al spaţiilor, taxă de intrare/participant,
varianta combinată, etc. Se pot adăuga cheltuieli de efectuare a serviciilor, alte tipuri de
închirieri(echipament audio-video), etc

Condiţii organizatorice
Doriţi o comunicare liberă sau o aranjare regulată a meselor? Modul în care amplasaţi
mesele în interiorul locaţiei depinde de caracterul evenimentului. Mesele rotunde permit o mai
bună comunicare decât cele lungi cu patru colţuri, întrucât toţi oaspeţii se pot vedea la fel de bine.
La o masă rotundă de banchet, cu diametrul de doi metri, au loc la o cină formală, cu mai multe
feluri de mâncare, opt persoane. Dacă aveţi probleme cu capacitatea sălii, puteţi plasa în caz de
nevoie, zece, cel mult douăsprezece oaspeţi la o masă.
Dispunerea meselor este întotdeauna o temă politică dificilă, întrucât angajaţii
neimportanţi sau căzuţi în dizgraţie sunt surghiuniţi cât se poate de departe de masa conducerii.
Schimbările pe termen scurt sunt la ordinea zilei, chiar până imediat înaintea manifestaţiei.
 Problematic este la evenimentele ample, unde găsirea mesei repartizate nu are loc atât de
simplu. O soluţie ar fi aranjarea meselor mai întâi pe hârtie, folosind planuri care să conţină,
înainte de toate, participanţii. Această modalitate de rezolvare este însă rar adoptată, datorită
plăcerii organizatorului de a face schimbări.
Cel mai simplu este să numiţi „şefi cu primirea”, care să cunoască amplasarea meselor şi
să fie bine informaţi pe baza celor mai recente liste cu numele participanţilor.
Posibile amplasări ale meselor:
 amplasarea strictă a meselor
 alegere liberă
 zone ale meselor
Manipulaţi chiar şi ofensiv posibilităţile de comunicare. Puteţi evita constituirea
bisericuţelor şi înlesni formarea de noi cunoştinţe, dacă reuniţi cu prilejul servirii mesei
participanţi care nu se cunosc în prealabil.
La evenimente care durează mai multe zile, există mai multe ocazii cu prilejul cărora se
poate apela la catering. Organizaţi-le. Alternând aranjarea fixă a meselor cu libera alegere. Prea
multă constrângere este neproductivă şi resimţită ca un fel de tutelare.
Spaţiul liber între mese pentru ca invitaţii să se ridice de la mese fără a-şi deranja vecini.
Sunt folosite şi „spaţii tampon” între mese şi zonele unde se servesc mâncarea şi băuturile.
Spaţiul liber între mese şi în jurul staţiilor de servire a mâncărurilor şi băuturilor trebuie să fie de
minim 36 inches, dar de preferat să fie de 48. De asemenea se lasă un spaţiu liber de 36 inch
minim în jurul perimetrului încăperii; spaţiile libere în cruce trebuie să fie de minim 72 inch
lăţime.
Mesele
La mesele rectangulare spaţiul alocat unei persoane este de 10 square feet, iar la mesele
rotunde de 12,5. Standardul unui scaun este de 20 inch/20 inch.
Înainte de a calcula numărul maxim de persoane pentru organizarea unei recepţii într-o
anumită sală, se scade spaţiul ocupat de mobila folosită: canapele, bufete, baruri portabile, plante,
alte decoruri, etc. La care se adaugă şi 3 square feet pentru fiecare invitat ca spaţiu de dans.
Trebuie de asemenea verificate, solicitările locale în caz de incendii.
Dimensiunile meselor
Mese rotunde Perimetru 60 inch 5 feet diametru 8 locuri
Perimetru 72 inch 6 feet diametru 10 locuri
Perimetru 66 inch 5,5 feet diametru 8-10 locuri
Mese rectangulate Lungime 6 feet Lăţime 30 inch 6 locuri
 Lungime 8 feet Lăţime 30 inch 8 locuri
Masă tip sală de Lungime 6 sau 8 Lăţime 18 sau 24
clasă feet inch
Masă în formă de O jumătate de masă
semi-luna rotundă
Şarpe ¼ masă rotundă

Condiţii pentru spaţii de recepţii

Minimum (înghesuit) 5,5- 6 square feet/invitat
Aglomeraţie confortabilă 7,5 square feet/invitat
Spaţios 10+ square feet/invitat.
Serviciul este critic. Multe recepţii la care mâncarea este bună sunt deplorabile sub
aspectul serviciului.
Normele folosite sunt între 1 angajat la 8 persoane până la 1 la 40 persoane. Sunt hoteluri
la care limita maximă este de 32 persoane, dar în medie, la evenimente, se calculează 1:20 sau
1:16, incluzând servirea vinului în pahar şi serviciul francez.
Planneri negociază cu hotelurile organizatoare, în general, următoarele standarde:
Serviciul general
Mese rotunde de 10 persoane, 1 angajat la 2 mese
Mese rotunde de 8 persoane, 1 angajat la 5 mese
1 ajutor la fiecare 3 ospătari
Servirea vinului în pahar sau serviciul Francez
Mese rotunde de 10, 2 ospătari la 3 mese
Mese rotunde de 8, 1 ospătar la 2 mese
Serviciu tip bufet (1: 40 raportul)
1 ajutor pentru fiecare 4 ospătari
1 ajutor pentr 100-125 invitaţi
Serviciul francez sau rusesc
Mese rotunde de 8 sau 10
1 ospătar la fiecare msă
1 ajutor la fiecare 3 mese
În ceea ce priveşte controlul întregii activităţi, ar trebui să fie un şef de sală, sau un şef la
fiecare 250 invitaţi (25 mese rotunde de 10 locuri). În cazul când vor participa la recepţie
persoane care iniţial nu au fost luate în calcul, se negociază un procent, care de obicei este de 5%.
În general:
La recepţii cu un număr maxim de 100 persoane, acest procent este de 10%
100-1000 persoane este de 5%
La peste 1000 invitaţi, procentul este de 3%.
Ospătarii care servesc cocktailurile nu pot avea pe tavă mai mult de 12-16 porţii. Luând
în calcul timpul necesar preluării comenzilor de la participanţi, aşteptarea la bar până se prepară
aceste, timpul necesar pentru a găsi invitatul şi a-i servi băutura, acesta poate servi între 48-64
băuturi pe oră. Sunt folosiţi în special la recepţiile mici şi VIP-uri.
Timpul de servire
Cu 15 minute înaintea începerii servirii, se diminuează lumina, se sună clopoţelul, se
porneşte muzica, se deschid uşile, etc, pentru a-i convinge pe oaspeţi să se îndrepte către mese.
Servirea salatei durează între 20-30 min în funcţie de dressing şi stilul de servire. Felul
principal se serveşte între 30-50 min, iar desertul între 20-30 min. O cină tipică durează
aproximativ 2 ore.
Aranjarea şi decorarea meselor ar trebui să evidenţieze tema evenimentului. Se pot
amplasa diverse fructiere, platouri la mijloc, cu condiţia să nu împiedice mesenii să se vadă între
ei. Folosim termenul „cover” , tacâm, care se referă la şervete, farfurii, pahare pentru fiecare
oaspete.
Puneţi în scenă bufetul sau mesele. Decorul începe cu serviciul de masă, tacâmurile,
paharele, şerveţelele şi feţele de masă. Alegerea vizată sau elaborarea este prima parte a
decorului: tacâmuri standard sau argint de calitate?
Variante de decor:
- Ghirlande de flori sau panglici între scaune
- Şerveţele de culori diferite pentru fiecare tacâm
- Modele diferite de împachetare a şerveţelelor
- Ornamente în centrul mesei creative
La găsirea numelor pentru lista de meniuri, dar şi pe farfuriile însăşi, se pot crea legături
cu o marcă, o firmă sau un produs, precum şi fructe sau legume care au culorile simbolice ale
corporaţiei sau un desert în forma siglei produsului, firmei, etc. Cereţi părerea bucătarului şi
stârniţi-i fantezia. Rezultatul, bineânţeles, ar trebui să fie convenabil în toate sensurile, deci
apetisant, comestibil şi amuzant, dar nu şi ridicol.
Dacă oaspeţii jefuiesc mesele pe ascuns, acesta este un semn că au fost nemulţumiţi şi vor
să se despăgubească. Dacă fac acest lucru pe faţă, înseamnă că nu le-a plăcut evenimentul şi îşi
doresc un suvenir. Concepeţi decorarea mesei pu şi simplu direct ca pe nişte suveniruri pentru
oaspeţi („take-away”).

Mâncatul cu mâna
Mâncarea reprezintă şi o senzaţie tactilă. Probabil de aceea mâncatul cu mâna este atât de
îndrăgit. Aici nu este vorba doar despre aspectul proaspăt sau apetisant, ci şi despre îndemânare.
Când o îmbucătură zemoasă din mână ajunge pe costum, nu mai contează nici cea mai
formidabilă combinaţie de carne suculentă şi aluat crocant.
Când participanţii care mănâncă cu mâna trebuie doar să se sature, atunci au nevoie de
porţii mai multe sau mai mari.

CALCULAŢIA COSTURILOR UNUI EVENIMENT

Calculaţia costurilor se face în trei paşi:

 Pre-calculaţia
 Calculaţia intermediară
 Calculaţia ulterioară.
Pre-calculaţia
Ajută la stabilirea cu precauţie a costurilor şi la definirea bugetului în faza concepţiei. Din
punct de vefere extern, este indispensabilă pentru stabilirea preţurilor la întocmirea ofertei şi ca
fundament al deciziei. Pe lângă o estimare generală a costurilor, este necesară o calculaţie
detaliată înainte de startul proiectului.
Calculaţia intermediară
Are loc în mod continuu sau la anumite termene stabilite înaintea evenimentului. Cu
ajutorul ei se dirijează bugetul şi se controlează respectarea lui prin intermediul comparaţiei
„planificat – realizat”.
În ciuda experienţei şi rigurozităţii, în practică nu există niciun buget care să rămână în
detaliu aşa cum s-a calculat iniţial.
Calculaţia ulterioară
 Se face abia după ce evenimentul a avut loc şi este fundamentul lichidării finale, după 14
zile, o lună sau chiar mai târziu. Calculaţia ulterioară evidenţiază succesul sau insuccesul
economic.
Tipuri de costuri
Toate prestaţiile descrise în concept trebuie să fie evaluate din punctul de vedere al
costurilor.
Costurile cu proiectarea constau din:
 costuri proprii, aşa-numitele „cheltuieli de producţie” şi
 „cheltuielile unitare pentru servicii externe”.
Cheltuielile pentru serviciile externe sunt precizate de ofertanţii externi pentru plata
prestaţiilor efectuate. Dacă în calitate de organizator transmiteţi sarcina calculaţiei unei alte
agenţii, onorariile acesteia fac parte din cheltuielile externe. În toate fazele unui eveniment pot
apărea costuri datorate serviciilor externalizate. În tabelul următor este evidenţiat conţinutul
acestora
A. Cheltuieli unitare pentru serviciile externalizate

COSTURI PRELIMINARE
Conceptul  Textele
 Grafica
 Vizualizarea, animaţia 3D
 Construcţia-prototip
 Studierea, costurile pentru călătoria
pregătitoare cu ocazia inspecţiei
generale
 materialul
Delegarea externă  onorariul agenţiei
Managementul participanţilor  schiţarea, tipărirea, confecţionarea
şi trimiterea invitaţiilor
 linie verde telefonică
 pagina web a evenimentului
Comunicarea (mai ales la evenimentele publice)  PR-ul evenimentului
 Publicitatea evenimentului prin
afişe, spoturi la radio-TV
În măsura în care sunt considerate separat şi nu  Cheltuieli cu telefonul şi faxul
sunt incluse în cheltuielile generale
Onorarii pentru liber profesionişti  Prestaţiile creative
 Consilierea
 Planificarea
 coordonarea
COSTURILE CU EXECUŢIA
Manifestaţia:
Costurile cu locaţia  chiria, inclusiv montarea şi
 demontarea, precum şi timpul
destinat probelor, cheltuielile
auxiliare
 cheltuielile cu energia
 mobilarea
 curăţenia
 paza contra incendiilor, serviciul
medical, siguranţa
Accesul la:  aprovizionare şi salubrizare
Curentul electric, apă, canalizare  dispozitivul producător de curent
electric
 instalaţia de încălzire sau de aer
condiţionat
 accesul la circuit
Scena  construcţia scenei
 imaginea scenei
 decorarea spaţiului
Sonorizarea  instalaţia de sunet, microfonia,
monitorizarea
 tehnica specifică pentru conferinţe
 tehnica simultană
 fundalul sonor
Iluminarea  lumina de pe scenă
 efectele luminoase
 lumina sălii
 iluminarea exteriorului
 lumina de siguranţă
Susţinerea oratorului  prompterul
 monitorul de imagine şi monitorul
de sunet
Efectele  laser
 artificiile
Tehnica proiecţiei  video, filme sau diapozitive cu
proiectoare pe ecran
 VidiWall, ecran-LED, boxe pentru
proiecţie
 Monitoare
 Multimedia
 Proiectoare suspendate
Expunerea  Obiecte
 Mijloace de prezentare
 Sistemul de expunere
 etichetarea
Dotarea  costumele
 recuzita
 altă mobilă
Punerea în scenă
Onorariile pentru punerea în scenă  regia
 dramaturgia
 coregrafia
  scenografia
Artistul/acţiunea  onorariile pentru artist, moderator,
referent
Cheltuieli auxiliare cu artiştii  casa socială a artiştilor
 „impozitul pentru străini”
Altele  Modelatorul de măşti
 stilistul
Managementul artiştilor  îndrumarea (coordonarea)
 călătoria şi transferurile
 cazarea
 cateringul
 garderoba
Dreptul de autor  onorariile autorilor (tantieme)
 onorariile agenţiilor
Producţia cu ajutorul mijloacelor de comunicare
Video  scenariul şi regia
 filmările cu echipa de cameramani
 actorii/purtătorii de cuvânt
 materialul de stocare
 montajul
 materialul
 graficele/diagramele
 altele
Diapozitivele  retroproiectoarele
Multimedia  video şi diapozitive
Panourile  design
 text
 operator
Taxele  aprobările
 stabilirea de către autoritatea pentru
construcţii a legalităţii şi a
conformităţii cu planul
 modificarea orei de închidere a
localurilor publice
 aprobarea pentru purtătorii de sunet
(discuri, casete)
 tombola
Impozitele  plata impozitelor pentru avantajele
oferite
 impozitul pe cifra de afaceri
Catering  participanţii şi personalul
 mâncărurile şi băutura
 vesela, tacâmurile, feţele de masă,
decorarea meselor
 personalul
 curăţenia
 depozitarea
 salubrizarea
 infrastructura, de exemplu,
bucătăria mobilă
Managementul oaspeţilor  etichetele cu numele
 suporturile
 suvenirurile
 ghizii
 îmbrăcămintea de serviciu
 sosirea şi plecarea
 transferurile
 găzduirea
 grija pentru participanţi (vezi
catering)
Securitatea  controlul accesului
 protecţia persoanelor
Asigurările  răspunderea civilă a organizatorului
 asigurările electronice pe termen
scurt
 suspendarea manifestaţiei
 asigurarea pe termen scurt cu
privire la accidente pentru
participanţi şi angajaţi
 asigurările de sănătate pe termen
scurt pentru participanţi şi angajaţi
Documentaţia  video sau foto
 post-producţia
 prelucrarea ulterioară şi
multiplicarea
 confecţionarea şi trimiterea
Comunicarea  înzestrarea cu indicatoare şi
pavoazarea cu steaguri
 aparatele de emisie-recepţie radio
Managementul personalului  cheltuielile cu personalul
 asigurările, impozitele, taxele
 permisul de muncă
 îmbrăcămintea de serviciu
 etichetele cu nume
 sosirea şi plecarea, transferurile
 cazarea
 asistenţa acordată personalului
Transporturile  tehnica
 recuzita
 decorul
 expoziţia
 materialul
 vămuirea
COSTURILE ULTERIOARE
Evaluarea şi controlul succesului  chestionarea
 evaluarea
 documentaţia
 follow-up
 cadoul
ALTE COSTURI
Costuri cu finaţarea  creditele
 garanţia bancară

Calculaţia cantităţilor necesare

Calculul cantităţilor vizează, în principal, serviciile de cazare, călătoriile sau cateringul.
Organizarea evenimentelor presupune cunoaşterea prealabilă a numărului de participanţi. Totuşi,
pot apărea situaţii neprevăzute şi din acest punct de vedere, astfel că includerea în calcul a unei
rezerve de siguranţă este necesară. Eliminarea acestor rezerve ar putea genera cheltuieli ulterioare
neprevăzute suplimentare celor iniţiale.
Avansuri şi decontări intermediare
Avansurile către prestatorii de servicii ar trebui să se limiteze la plăţi pentru execuţii
anticipate şi garanţii.
În practică, în cazul agenţiilor organizatoare de evenimente, avansurile sunt întru totul
obişnuite şi chiar reglementate de asociaţiile de breaslă. În decursul fazei execuţiei, ele se pot
ridica până la valoarea totală egală cu 90% din volumul comenzii.
Taxa de „consiliere”
Pentru prestaţiile lor nemijlocite precum concepţia şi transpunerea în practică, agenţiile
primesc un onorariu. În afară de acesta, pentru îndrumarea, adesea costisitoare, a prestatorului de
servicii, se practică o taxă, care este cuprinsă în costurile pentru servicii externe şi reprezintă de
obicei între 10% - 20% din acestea.

B. Costurile de producţie
Acestea sunt costuri care apar la evenimente pentru serviciile proprii. Dintre ele fac parte:
 costurile unitare privind personalul +
 costurile unitare directe +
 costuri indirecte
-------------------------------------------------------------------------
COSTURI DE PRODUCŢIE

Costurile unitare legate de personal

Planificarea costurilor legate de personal este mai dificilă decât aprecierea costurilor
reale. Un proiect complex ar trebui împărţit în paşi de lucru semnificativi şi bine delimitaţi, cu
estimarea duratei fiecărui pas şi a necesarului corespunzător de personal. Care este timpul necesar
pentru găsirea unei locaţii potrivite, solicitarea informaţiilor, stabilirea opţiunilor, vizitarea
locaţiilor selectate sau coordonarea celorlalţi paşi până la manifestaţie?
La evenimentul însuşi, se pot stabili mai simplu aceste poziţii cu ajutorul intervalului de
timp fixat. Nu trebuie omise perioadele de montare, demontare şi de probă. Orientarea planificării
se realizează în funcţie de fazele ciclului de viaţă al evenimentului.
Ciclul de viaţă al unui eveniment
PREGĂTIREA:
 consilierea
 briefingul
 studierea concepţia
 planificarea
 controllingul
 designul
 decontarea (calculul contabil) intermediară
EXECUTAREA:
 îndrumarea (coordonarea)
 producţia
 organizarea
 documentaţia
POST-PREGĂTIREA:
 organizarea lichidării
 valorificarea documentaţiei
 evaluarea
 lichidarea conturilor
Cheltuielile unitare cu personalul, care apar de la caz la caz, au dimensiuni diferite,
întrucât fiecare angajat participant costă diferit.
Pentru a stabili costurile reale se consideră, ca punct de plecare, toate costurile legate de
personal, de la şef până la asistenţii de proiect, sau se consideră toate costurile de personal ale
firmei angajate. Nu se omit nici cotele angajatorilor pentru asigurări sociale. Calculul porneşte de
la aproximativ 220 de zile lucrătoare anuale, ţinând cont de perioadele de concedii şi posibilele
zile de boală, etc. (aprox. 5% din totalul zilelor lucrătoare posibile).
Împărţind suma costurilor cu personalul la numărul zilelor reale de lucru, se obţin
costurile unitare zilnice. Dacă vor fi divizate, la rândul lor, la opt ore, rezultă tarifele pe oră pe
partea de cheltuieli.
ACTIVITATEA TARIFUL PE ORĂ ÎN EURO
Consultant şef 200
Conducere de proiect sau creaţie 100
Asistenţă de proiect 75
 Organizare şi administrare 50

Dacă veţi calcula costurile şi preţurile pentru o agenţie, trebuie să vă gândiţi că niciun
angajat nu ajunge la 100 procente de zile de lucru vândute. O parte a muncii o reprezintă achiziţie
sau administraţia generală, ceea ce contează pentru cheltuielile generale.
Pe parcursul tuturor fazelor evenimentului, este important să fie lămuriţi timpii prestaţi.
Numai aşa se pot controla rentabilitatea în calculaţia intermediară şi în cea ulterioară şi să se
justifice cheltuielile cu agenţia. Chiar şi la o prestaţie onorată pauşal (cote pentru drepturi de
autor) ar trebui să controlaţi timpii de execuţie.
Costurile unitare directe
Acestea sunt costuri pentru prestaţii directe, care apar exclusiv cu ocazia evenimentului.
Sunt costuri de transport sau pentru achiziţionarea de aparate speciale sau obiecte, necesare doar
pentru acest eveniment.
Costurile indirecte
La o agenţie din costurile indirecte fac parte costurile de achiziţie, chiriile birourilor sau
costurile clădirilor, asigurările generale ale firmei, costurile cu telefonul şi comunicaţiie, etc.
Se deosebesc costuri indirecte autentice şi false:
COSTURI INDIRECTE AUTENTICE
Investiţii  dotarea birourilor
 IT
 Parc auto (în măsura în care
costurile de transport nu sunt luate
în calcul în proiecte)
Asigurări ale firmei  Asigurări de bunuri materiale
 Asigurări în caz de accident
 Răspundere civilă
 Protecţie juridică
Impozite  Impozitele firmei
Costuri cu clădirile  Clădiri
 Chirie sau chirie calculatorie la
propria clădire
 Cheltuieli de întreţinere şi curăţenie
 Energie, aprovizionare, salubrizare
Publicitate/PR  Inserate ale imagini
 Mijloace publicitare
 PR
Costuri privind personalul (care nu pot fi  Administraţie
atribuite direct proiectului şi, ca atare, sunt costuri  Achiziţie
unitare)  recepţie
Altele  costuri administrative generale
 amortizări
 COSTURI INDIRECTE „FALSE”
(considerând aceste costuri separat,  telefon
cheltuielile sunt atât de mari, încât este mai  alte costuri legate de comunicare
avantajos să fie calculate drept costuri indirecte  copii, etc
false)

Înregistraţi cu grijă costurile indirecte. Pe baza costurilor unitare cu privire la personal şi a

costurilor unitare directe se poate calcula o cotă procentuală a costurilor indirecte, care are o
valoare diferite, în funcţie de mărimea costurilor unitare.
Exemplu: costurile unei agenţii:
Costuri unitare de personal 900.000 euro +
Costuri unitare directe 100.000 euro
Suma 1.000.000 euro

Costuri indirecte 200.000 euro

Cota costurilor indirecte = costuri indirecte x 100/costuri unitare de personal + costuri

unitare directe. În exemplul considerat, cota costurilor indirecte = 200.000 x 100/1.000.000 =
20%.
Pentru a afla costurile de producţie pentru pre-calculaţia unui proiect, calculaţi, de
exemplu, cota costurilor indirecte din cifrele anului precedent. Utilizăm procentul de 20%.
Dacă pentru costurile unui proiect, costurile unitare de personal sunt 400.000 euro iar
costurile unitare directe sunt 100.000 euro, atunci calculaţia costurilor de producţie este:

Costuri unitare personal 400.000 euro +

Costuri unitare directe 100.000 euro
Suma 500.000 euro +
Adaos de 20% al costurilor indirecte 100.000 euro
Costuri de producţie 600.000 euro

Acest procedeu se numeşte calculaţia globală a adaosului.

Costurile totale
Dacă o firmă organizează un eveniment pe cont propriu, atunci din costurile de producţia
şi costurile pentru servicii externalizate se obţin costurile totale:
 Costuri de producţie 600.000 euro
Costuri pentru servicii externalizate 600.000 euro
COSTURI TOTALE 1.200.000 euro

Adaosul pe profit
În economia de piaţă orice firmă nu trăieşte doar din simpatia clienţilor, ci trebuie să
realizeze profit. În această situaţie, se ia o decizie ţinând cont numai de punctul de vedere al
firmei. Ce oferă piaţa? Cum sunt poziţionat? Accept să câştig o comnadă şi, odată cu aceasta, un
client prin dumping?
Acum puteţi stabili, din tabelul costurilor unitare privind personalul, şi o listă de preţuri a
ofertelor pentru tarifele dumneavoastră orare.
TARIFUL ORAR
Activitate Oferta (pentru o Costuri de Costuri unitare
cotă de profit de 10%) producţie (cu 20% adaos
pentru costuri indirecte)
Consiliere la nivel înalt 264 240 200
Conducerea proiectului 132 120 100
sau creaţia
Asistenţa proiectului 99 90 75
Organizarea şi 66 60 50
administrarea

Tariful zilnic corespunzător îl calculaţi astfel:

Tariful zilnic = tariful/oră x 8

Preţul de ofertă sau bugetul

Preţul de ofertă este alcătuit din suma următoarelor componente:
 costurile de producţie (costurile unitare de personal şi achiziţiile directe)
 costurile indirecte
 cota de profit
 costuri pentru servicii externalizate
 taxa de „consiliere”
Un buget sau o ofertă ar trebui să cuprindă următoarele poziţii:
 serviciile agenţiei sau serviciile proprii
 serviciile externalizate, eventual inclusiv taxa de „consiliere”
 alte costuri, precum costurile cu finanţarea
 eventual impozitul pe cifra de afaceri a serviciilor agenţiei sau a serviciilor proprii
 condiţiile de plată.