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Gestión de Contenido
Organizacional
Tesina presentada a la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de la Patagonia San Juan
Bosco como parte de los requisitos para la obtención del título de Licenciado en Informática
Autores
Alejandra López
Tutor
Dedicatoria y agradecimientos
Dedicamos esta tesina a todos nuestros seres queridos a los que les hemos quitado tiempo y
dedicación, y que siempre han estado con nosotros apoyándonos incondicionalmente.
Agradecemos a todos ellos y especialmente al Estado Nacional por permitirnos estudiar una
carrera universitaria de forma gratuita.
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Gestión de Contenido Organizacional
Resumen
La gestión de contenido organizacional conocida como ECM (Enterprise Content Management)
hace referencia al manejo de contenido empresarial, ya sea como medio impreso o electrónico.
Abarca las estrategias, métodos y herramientas usadas para capturar, manejar, salvaguardar,
preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizacionales.
El ECM es usado en muchas organizaciones en la actualidad, dado que este sistema de gestión
ayuda en el proceso organizacional y, como tal, aumenta la rentabilidad de la empresa, mediante
el mejoramiento de los aspectos relacionados con la organización y manejo de la
documentación.
En la presente tesina se estudian los conceptos generales de los ECM, y se analizan tres
productos diferentes: Alfresco, Nuxeo y SharePoint, como base para la compresión de esta
metodología, sus características, alcances, beneficios y aplicabilidad.
Se realiza una comparativa entre ellos basada en diversas perspectivas: el costo, la comunidad de
apoyo, la tecnología, opciones de ambiente de ejecución, etc. Finalmente se describe la
aplicación de un caso de uso, utilizando Alfresco, cuya elección se ha basado principalmente en
que es de código abierto, con una larga trayectoria en el mercado y una amplia comunidad de
apoyo.
Palabras Claves
Gestión de contenido organizacional. Ciclo de vida de la información. Flujos de trabajo.
Abstract
Enterprise Content Management makes reference to the handling of organizational content
through printed or electronic means. It comprises the strategies, methods, and tools used to
capture, handle, protect, preserve, and submit content and documents related to organizational
processes.
The ECM is employed by several organizations nowadays since it provides help in the
organizational process and thanks to this, it increases the company's profitability by means of
improvement of the aspects related with the organization and management of documentation.
In the current thesis, it is studied the general aspects of ECM and three different products are
analyzed: Alfresco, Nuxeo, and SharePoint as a ground for the comprehension of this
methodology, its characteristics, scopes, benefits, and suitability.
A comparison is drawn between them based on the different perspectives: cost, community
support, technology, options of execution environment, etc. Finally, it is described the
application of a use case employing Alfresco, which selection is based mainly on an open code
with an upward trajectory in the market and the extensive community support.
Keywords
Enterprise Content Management. Information lifecycle. Workflows.
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Gestión de Contenido Organizacional
Índice
Introducción................................................................................................................................... 6
Objetivos ........................................................................................................................................ 7
Principales contribuciones............................................................................................................. 7
Organización del texto ................................................................................................................... 7
Necesidad y oportunidad de las herramientas ECM ..................................................................... 9
Análisis y descripción de herramientas ECM ............................................................................... 11
Alfresco .................................................................................................................................... 13
Descripción y revisión general ............................................................................................. 13
Historia................................................................................................................................. 14
Arquitectura ......................................................................................................................... 14
Requerimientos de Hardware y Software............................................................................ 17
Personalización y desarrollo ................................................................................................ 18
Uso del producto y aplicaciones .......................................................................................... 19
Generalidades y otros aspectos........................................................................................... 26
Nuxeo....................................................................................................................................... 27
Descripción y revisión general ............................................................................................. 27
Historia................................................................................................................................. 29
Arquitectura ......................................................................................................................... 29
Requerimientos de Hardware y Software............................................................................ 38
Personalización y desarrollo ................................................................................................ 39
Uso del producto y aplicaciones .......................................................................................... 41
SharePoint ............................................................................................................................... 43
Descripción y revisión general ............................................................................................. 43
Historia................................................................................................................................. 45
Arquitectura ......................................................................................................................... 46
Requerimientos de hardware y software ............................................................................ 52
Personalización y desarrollo ................................................................................................ 52
Uso del producto y aplicaciones .......................................................................................... 53
Generalidades y otros aspectos........................................................................................... 54
Comparación de características ................................................................................................... 56
Un caso de aplicación .................................................................................................................. 59
Análisis general ........................................................................................................................ 59
¿Qué es la mediación? ......................................................................................................... 59
Análisis de requerimientos .................................................................................................. 60
Escenario de aplicación: Registro Provincial de Mediadores .................................................. 61
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Gestión de Contenido Organizacional
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Gestión de Contenido Organizacional
Introducción
Según AIIM (Association for Information and Image Management), la gestión de contenido
organizacional (ECM), está constituida por estrategias, métodos y herramientas usadas para
capturar, gestionar, almacenar, preservar y distribuir contenido y documentos relacionados con
los procesos organizacionales. Las herramientas ECM y sus estrategias permiten la gestión de la
información no estructurada de la organización, donde quiera que la información se encuentre
almacenada. Además, esta información debe poder ser utilizado de forma tal de alcanzar los
objetivos de la organización. Son centrales a esta estrategia las herramientas y tecnologías ECM,
que manejan el ciclo de vida completo de la información.
Hay cuatro áreas primarias, en las que ECM y los contenidos son fundamentales para el éxito de
la organización: Cumplimiento de normas, Colaboración, Continuidad y Costos.
Cumplimiento de normas: Existen en EE.UU. regulaciones como Sarbanes-Oxley1, HIPAA2, DoD
5015.23 entre otros, que establecen formatos y requerimientos para la gestión de registros
electrónicos de documentación. En nuestro país no existen este marco regulatorio.
Debido a normativas cada vez más estrictas y con el objetivo de mostrar niveles de transparencia
más altos, las organizaciones de todo el mundo recurren a tecnologías y software de gestión de
los archivos electrónicos. Los costos asociados para cumplimentar una regulación, como
Sarbanes-Oxley o HIPAA, son mayores e imponen nuevas exigencias en la gestión de registros.
Para ayudar a limitar los riesgos y costos deben desarrollarse estrategias ECM proactivas dentro
de áreas claves, tales como gestión de registros y procesos de negocios, asegurando que las
prácticas apropiadas del negocio sean seguidas y el contenido sea convenientemente capturado,
almacenado, gestionado y descartado en el momento oportuno y legal dentro de su ciclo de vida.
Las herramientas ECM, cuando se utilizan correctamente, pueden ayudar a reducir los costos
generales en el cumplimiento de normas de la organización.
Colaboración: esta permite que las personas con áreas de conocimiento complementarias o
solapadas puedan crear mejores resultados de forma más expeditiva que en el pasado. Con las
herramientas colaborativas actuales, las unidades de negocios y equipos pueden trabajar juntos
en cualquier momento, ya sea desde oficinas contiguas o en cualquier parte del mundo. Estas
tecnologías hacen posible que se puedan contemplar objetivos operacionales como la
disminución de tiempos, la racionalización o coordinación de procesos, el recorte de costos y
mejoras en el tiempo de comercialización. No obstante, en el uso de herramientas colaborativas,
se debe tener presente la gestión de registros, captura de conocimiento y requisitos de
cumplimiento de normas (por ejemplo, para una industria todas las comunicaciones con el
cliente deben ser guardadas).
Costos: aunque es difícil identificar el retorno de inversión directamente, no es imposible ver el
impacto de un proceso mejorado de negocios. Las herramientas ECM pueden hacer que las
organizaciones sean más eficientes y reduzcan sus costos, al organizar la información para su
posterior recuperación, uso y por último descarte.
Continuidad: a menudo mencionado como recuperación de desastres (disaster recovery), el
planeamiento de continuidad de negocios es una estrategia para asegurar que las operaciones
1
Sarbanes-Oxley Act of 2002 - http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_Sarbanes-Oxley
2
The Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 -
http://en.wikipedia.org/wiki/Health_Insurance_Portability_and_Accountability_Act
3
Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications of 2002 -
http://en.wikipedia.org/wiki/Design_Criteria_Standard_for_Electronic_Records_Management_Software_
Applications
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prosigan luego de una interrupción natural o provocada por el hombre. Teniendo en cuenta que
los documentos electrónicos son el alma de la mayoría de los negocios, ECM juega un rol clave
en la continuidad. Las tecnologías ECM permiten la creación de repositorios centralizados donde
reside toda la información vital para la organización.
Cuando se utilizan metodologías tradicionales, en las que los sistemas son desarrollados ad-hoc
para resolver cuestiones puntuales y/o brindar servicios que aporten valor agregado sobre
información existente, se observa que cada desarrollo es llevado a cabo de manera
independiente y luego resulta difícil, costoso o casi imposible integrar los distintos sistemas
desarrollados. Así mismo, es complicado y laborioso, atacar los distintos aspectos que posee la
información: publicación en la web, mantenimiento de registros históricos, auditoría, etc.
Surge la necesidad y conveniencia de utilizar otras soluciones en las que la captura de
información, su clasificación, registro, flujo, y disposición final sea brindada como un servicio
sobre el que se pueden construir todas las aplicaciones. (AIIM)
En esta tesina nos propusimos estudiar el campo de los sistemas de Gestión de Contenido
Organizacional y su aplicación en el desarrollo de sistemas.
Los beneficios que brindan estos sistemas y la experiencia de haber utilizado metodologías
tradicionales, en la que los sistemas son desarrollados ad-hoc para resolver cuestiones puntuales
y/o brindar servicios de valor agregado sobre información existente, y en la que cada desarrollo
es llevado de manera independiente resultando su integración muy difícil y costosa, han sido el
principal factor de motivación.
Objetivos
Aprender y aplicar nuevas metodologías para el desarrollo de sistemas de gestión
organizacional, que incorporen el contenido digital y los flujos de trabajo como parte
constitutiva de los mismos.
Evaluar diferentes productos existentes en el mercado y open source.
Aplicar los conceptos y tecnologías de ECM para el desarrollo de una herramienta
software para la Dirección de Mediación del Poder Judicial del Chubut.
Principales contribuciones
A través de la evaluación que hemos realizado de diferentes productos se pueden observar otros
enfoques para lograr el mismo objetivo. La contribución de productos open source brinda un
abanico muy amplio de opciones compitiendo con productos comerciales y las opciones van
desde hacer desarrollos verticales (Nuxeo) o tomar una plataforma que ya lo posee todo
(SharePoint).
Consideramos que mediante esta tesina introducimos el tópico de gestión de contenido
organizacional como una alternativa viable y muy interesante al momento de generar nuevos
sistemas y/o gestionar la información existente en la organización.
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Gestión de Contenido Organizacional
Luego se detallan conceptos comunes en todas las herramientas de ECM para que el lector tenga
una visión general antes de iniciar el estudio de cada producto.
Dentro de este apartado se describen cada uno de los productos estudiados, detallando la
revisión general, la historia, la arquitectura, los requerimientos de hardware y software, la
personalización, usos del producto y aplicaciones.
El siguiente apartado consiste en una comparativa de Alfresco, Nuxeo y SharePoint y la elección
de Alfresco para desarrollar un caso de aplicación.
Luego se describe el caso de aplicación, realizando un análisis general del entorno y el detalle del
escenario de aplicación acorde para la implementación de Alfresco.
Finalizando, se incluye un apartado de conclusiones y futuras extensiones.
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Gestión de Contenido Organizacional
4
https://en.wikipedia.org/wiki/Edms
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Gestión de Contenido Organizacional
A fines de los 90, estas tecnologías captaron la atención a las organizaciones que necesitaban
soluciones enfocadas y tácticas para tratar problemas claramente definidos.
Con el transcurrir del tiempo, las organizaciones obtuvieron bolsones de productividad con estas
tecnologías, y quedó claro que las distintas categorías de productos EDMS eran complementarias.
Debido a ello, se consideró necesaria y conveniente una amplia adopción de estos productos en
toda la organización. La industria ofrecía múltiples soluciones autónomas EDMS, con poca o
ninguna integración. Pero a finales de los 90, la integración se incrementó. A partir del año 2001,
la industria comenzó a utilizar el término Enterprise Content Management para referirse a
aquellas soluciones integradas.
En el año 2006, Microsoft con su producto Sharepoint y Oracle Corporation con Oracle Content
Management se unieron a líderes establecidos de la industria tales como EMC Documentum,
Laserfiche y Open Text, para ofrecer productos en el segmento entry-level de ECM.
Existen además productos open source, tales como Alfresco, LogicalDoc, Sense/net, eZ publish,
Knowledge Tree, Jumper 2.0, Nuxeo y Plone.
En la actualidad, las organizaciones pueden desplegar un solo sistema ECM que flexiblemente
gestiona la información de todos sus departamentos. Combinando ECM con soluciones de
Business Intelligence (BI), generan sistemas EIM (enterprise information management), para la
gestión de la información empresarial, tanto estructurada como no estructurada.
Existe la posibilidad de implementar los sistemas ECM como SaaS5, y de esta manera reducir la
inversión en hardware (servidores y equipamiento de red) a un costo fijo mensual. Al mismo
tiempo se aprecia una reducción en los costos de recursos de IT requeridos para gestionar
registros organizacionales. (Wik)
5
Saas: (Software as a Service) Software como servicio es un modelo de distribución de soft donde el
soporte lógico y los datos se alojan en servidores de una compañía de TIC a los que se accede desde un
navegador en el cliente o a través de internet.
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BYOD = Trae tu propio dispositivo (Bring your own device): es una frase ampliamente utilizada
para referirse a los empleados que traen dispositivos de computación propios – smartphones,
tablets, notebooks, etc.- para usar en conectividad con la red corporativa. (WP)
Information workers: son empleados de una organización que no producen bienes de consumo,
sino que dedican su tiempo a la creación, elaboración, compartición y consumo de información.
Como regla general, si el empleado posee una computadora en su escritorio, es un information
worker. (Inf13)
e-discovery: Discovery es el término utilizado para la fase inicial de un litigio civil en EE.UU.,
donde se requiere a las partes en disputa que provean a su contraria con toda la información
relevante y registros, así como toda evidencia relacionada con el caso. En el año 2006, las
enmiendas introducidas en el código de procedimiento civil de EE.UU. (US Federal Rules of Civil
Procedure), propusieron los requerimientos para proveer información electrónica y registros,
referidos como información almacenada electrónicamente (Electronically Stored Information –
ESI). Estos cambios nos trajeron el término Eletronic Discovery (e-discovery o eDiscovery) e
incluyen todo tipo de información electrónica, que puede abarcar: documentos de Word,
planillas de cálculo, emails, audio y video, etc. (AIIMW)
Branding: es un anglicismo empleado en mercadotecnia que hace referencia al proceso de hacer
y construir una marca (en inglés, brand equity) mediante la administración estratégica del
conjunto total de activos vinculados en forma directa o indirecta al nombre y/o símbolo
(logotipo) que identifican a la marca influyendo en el valor de la marca, tanto para el cliente
como para la empresa propietaria de la marca. En el contexto de software ECM se utiliza para
indicar que se asignará al producto software características que identificarán al cliente,
organización o empresa para el que el software se está ejecutando (logos, colores, etc.).
(Wikipedia)
A continuación se ofrece una descripción no exhaustiva de tres productos ECM. Dos de los
seleccionados son software open source, y el otro es closed source.
Luego de describir cada uno ofrecemos una revisión de sus puntos fuertes y debilidades.
Los productos seleccionados son:
Alfresco (open source)
Nuxeo (open source)
Microsoft SharePoint (closed source).
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Alfresco
6
LGLP (GNU Lesser General Public License) es una licencia de software libre publicado por la FSF, y fue
diseñada como un compromiso entre la licencia GPL (más restrictiva) y la licencia BSD y MIT.
7
Lucene: api de código abierto para la recuperación de información, originalmente implementada en Java
y se distribuye bajo Apache Software License
8
Activiti: es un motor de workflow open source escrito en Java donde se pueden ejecutar procesos de
negocios que se describen en BPMN 2.0.
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Historia
John Newton (co fundador de Documentum) y John Powell (ex COO de Business Objects),
fundaron Alfresco Software Inc en 2005. Entre sus principales inversores se encontraron SAP
Ventures, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba integrado por los
principales ingenieros de Documentum y Oracle.
Si bien en sus inicios se enfocó en la gestión documental, en mayo del 2006 la compañía anunció
su intención de expandirse en la gestión de contenido web, incorporando a su planta el staff
gerencial y técnico senior de Intervowen. En el año 2007, la empresa contrata al principal
ingeniero de ventas de Vignette.
En octubre de 2009, el Open Source CMS Market Share Report destaca a Alfresco como el
sistema líder en gestión de contenido web de código abierto y basado en Java.
En el año 2010, esponsorea un nuevo motor BPM9 llamado Activiti.
En Julio de 2011, Alfresco y Ephesoft anuncian una alianza tecnológica para ofrecer a sus
usuarios la captura de documentos y servicios de interoperabilidad de gestión de contenido,
llevados a cabo para la captura inteligente y búsqueda de archivos PDF, y desarrollo de flujos de
trabajo (workflows).
En enero del 2012, se liberó Alfresco 4.0 con mejoras significativas en la interfaz del usuario
promoviendo promueve migrar características de Alfresco Explorer a Alfresco Share,
desestimando el uso del primero en el futuro. (Alfresco(software))
Arquitectura
Las soluciones típicamente se dividen entre clientes y servidor, donde los clientes ofrecen a los
usuarios una interfaz a la solución, y el servidor provee servicios de gestión de contenido y
9
BPM: Business Process Management es el proceso de alinear los objetivos de negocios de la organización
con las necesidades del cliente.
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almacenamiento. Comúnmente, estas soluciones ofrecen múltiples clientes que son atendidos
por un servidor compartido, donde cada cliente está adaptado para el ambiente donde se usa.
En esta figura se pueden observar varios componentes de la arquitectura:
Hay muchas maneras de desplegar Alfresco, aunque la mayoría de las implementaciones siguen
un patrón general. Habitualmente Alfresco se utiliza para implementar soluciones ECM, por
ejemplo gestión documental (DM), gestión de contenido web (WCM), y gestión de activos
digitales (DAM). Además de estas soluciones, también hay elementos de búsqueda y
colaboración.
Clientes
Ofrece dos clientes web de propósito general, Alfresco Explorer y Alfresco Share.
Alfresco Explorer forma parte de la aplicación servidor de contenidos. Es un cliente potente y
personalizable, que expone todas las características de la aplicación servidor de contenidos y
está implementado usando Java Server Faces.
Alfresco Share puede desplegarse en su propia capa, separada del servidor de contenidos y
gestionada a través de la solución WCM. Se enfoca en los aspectos colaborativos de la gestión de
contenidos, simplificando su uso por parte del usuario final. Alfresco Share hace uso de Spring
Surf y puede personalizarse sin conocimiento de JSF.
Existen además clientes para portales (mediante portlets JSR-168), plataformas móviles,
Microsoft Office y de escritorio. Un cliente que a menudo es pasado por alto es la unidad del
sistema operativo, donde los usuarios comparten documentos por medio de un disco de red.
Usando tecnología JLAN, actúa y tiene el aspecto de una unidad de red. JLAN es la única
implementación de servidor Java del protocolo CIFS, que permite a los usuarios interactuar con
Alfresco como lo haría con cualquier unidad del sistema operativo, con la salvedad que el
contenido es ahora almacenado y gestionado en el servidor de contenidos Alfresco.
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Servidor de contenidos
La aplicación servidor de contenidos se compone de un repositorio de contenidos y servicios de
valor agregado para construir soluciones ECM. Dos estándares definen el repositorio de
contenidos: CMIS y JCR (Java Content Repository / JSR-170/286). Estos estándares proporcionan
una especificación para la definición y almacenamiento del contenido, su recuperación,
versionado y permisos.
El servidor de contenidos provee las siguientes categorías de servicios, que dependen del
repositorio de contenidos:
Servicios de contenidos (transformaciones, etiquetado, extracción de metadatos)
Servicios de control (flujos de trabajo, gestión de registros, conjuntos de cambios)
Servicios de colaboración (grafos sociales, actividades, wiki)
Los clientes se comunican con el servidor de contenidos y sus servicios a través de varios
protocolos soportados. Los protocolos HTTP y SOAP ofrecen acceso programático, mientras que
los protocolos CIFS, FTP, WebDAV, IMAP y Microsoft SharePoint brindan acceso a aplicaciones. El
instalador de Alfresco admite preempaquetado del servidor de contenidos (con Alfresco Explorer)
y Alfresco Share, como aplicaciones distintas dentro de Apache Tomcat. (Alfresco Overview -
Architecture)
En el corazón de un sistema Alfresco está la aplicación servidor de contenidos, que gestiona y
mantiene el repositorio de contenidos y brinda los servicios para construir soluciones ECM.
Todas las aplicaciones de la suite Alfresco ECM se construyen sobre este servidor y son
ejecutados por el servidor de contenidos.
El servidor de contenidos expone un conjunto de interfaces remotas públicas para permitir que
un cliente se comunique con él, y son la única parte del servidor visible para el cliente. Hay dos
tipos:
APIs remotas: para interactuar con servicios del servidor programáticamente.
Enlaces a protocolos: para mapear servicios que pueden ser usados por un cliente
compatible.
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Nota:
Se consideran usuarios concurrentes a aquellos que están constantemente accediendo al
sistema, (por ejemplo a través de Alfresco Explorer) con pequeñas pausas entre accesos (3 a
10 segundos como máximo) en formato 24/7.
Usuarios casuales son usuarios que acceden ocasionalmente al sistema, ya sea vía clientes
web o vía interfaces WebDAV/CIFS, con grandes intervalos entre solicitudes (por ejemplo
acceso ocasional a un documento durante la jornada laboral).
Hardware
La siguiente tabla es una sugerencia recomendada de configuración de servidor:
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para archivos temporales y versiones (que se almacenan como archivos distintos). (Alfresco 4.0.2
Documentation - Administering - Configuring the repository - Tuning the JVM)
Software
Sólo sistemas operativos Linux de 64 bits son soportados, en Windows existe la posibilidad de
ejecutar también en 32 bits.
El instalador de Alfresco provee todo el software necesario para que funcione. La configuración
por defecto instalará los siguientes paquetes:
Java SE Development Kit: la JDK de Sun Microsystems.
Servidor de aplicaciones: Alfresco se ejecuta en un servidor de aplicaciones, se provee
con Apache Tomcat. Además, puede instalarse con jBoss, Weblogic o Websphere.
Base de datos: se provee con PostgreSQL, aunque puede instalarse también con Oracle,
SQL Server, MySQL o DB2.
OpenOffice: para la transformación de documentos de un formato a otro, Alfresco utiliza
OpenOffice.
ImageMagik: se utiliza para manipular imágenes para su pre visualización
Flash Player: posibilita la subida de múltiples archivos y la previsualización de contenidos.
SWFTools: Alfresco hace uso de pdf2swf para la previsualización de archivos PDF.
Navegadores
Los requerimientos del cliente varían dependiendo del cliente con que se desee acceder a la
aplicación Alfresco.
Si se va a utilizar Alfresco Explorer o Share, cualquier navegador moderno es soportado:
Internet Explorer 7 o superior
Google Chrome
Mozilla Firefox
Opera
Safari
Existen además clientes móviles para ser utilizados desde dispositivos con iOS y Android.
Personalización y desarrollo
Existen un número de modelos de programación disponibles utilizando la aplicación servidor de
contenidos Alfresco.
El modelo más sencillo para aquellos que no son programadores es utilizar los
componentes out-of-the-box de la aplicación Alfresco Share y utilizar el modelo de
Reglas y Acciones, un conjunto de condiciones y acciones que deben tomarse en los
contenidos basados en esas condiciones. Pueden definirse reglas y acciones valiéndose
de asistentes para realizar acciones tales como convertir contenido, mover contenido, o
ejecutar un código JavaScript.
Los Web scripts permiten realizar un procesamiento más sofisticado sin programación
compleja. La implementación de CMIS10 de Alfresco fue realizada utilizando web scripts.
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Content Management Interoperability Services
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Al construir estos servicios de datos con JavaScript es fácil crear nuevos servicios en
Alfresco. Para crear nuevas interfaces del usuario o extensiones a Alfresco Share,
también pueden utilizarse web scripts, a través de un lenguaje de plantillas web llamado
FreeMarker. La mayoría de Alfresco Share fue construido utilizando web scripts.
Emplear Java para construir o extender Alfresco Share, con todas las herramientas
asociadas con Java que fueron usadas para construir el sistema Alfresco. El framework
web Surf permite extender Alfresco Share y generar aplicaciones web. Dado que Alfresco
Share fue elaborado utilizando Surf, pueden construirse extensiones como una
combinación de programación Java y web scripts, o solamente Java. A través de
programación Java puede modificarse o aún reemplazar partes enteras de Alfresco. El
código fuente disponible puede usarse como un ejemplo para reescribir esas partes y
utilizar Spring beans y sus configuraciones para extender o reemplazar la funcionalidad
en Alfresco.
También existe la posibilidad de escribir aplicaciones que son portables a otros sistemas
ECM, a través de CMIS que es el estándar OASIS para acceder a repositorios de
contenido. (Alfresco Documentation - Overview - Architecture - Alfresco content
application server)
Alfresco Surf
Las capacidades de la interfaz del usuario son provistas por aplicaciones y componentes que
utilizan la capa web Alfresco, Surf, que fue originalmente pensada como una vía más rápida de
desarrollar aplicaciones de contenido usando scripting y arquitectura REST11. Alfresco introdujo a
Surf como un proyecto a la comunidad Spring para que se utilice con otros componentes de capa
web Spring, tales como Spring MVC, Spring Webflow y Grails.
Los web scripts proveen un desarrollo basado en REST y dependen fuertemente del estilo de
scripting de la Web 2.0 (ejecución interpretada de pequeñas piezas de código que puede ser
configuradas en tiempo de ejecución). Esto permite que el sistema sea adaptable y acelera el
desarrollo de nuevas capacidades. El prototipado es muy popular en este ambiente.
La infraestructura de web scripts habilita el uso de Java beans tan fácilmente como JavaScript,
agregando poca sobrecarga pero otorgando una gran flexibilidad y productividad en el desarrollo.
Así, pueden construirse fácilmente componentes de interfaz del usuario con Surf o simplemente
HTML y desplegarlos como componentes Alfresco Share, o hacia otras plataformas web como
Google Gadgets. (Alfresco Documentation - Overview - Alfresco web tier and Surf)
11
REST: Representational State Transfer es un estilo de arquitectura de software para sistemas distribuidos
tales como el World Wide Web. REST emerge como el modelo de diseño predominante de API web.
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12
http://www.alfresco.com/customers/nasa
13
http://www.alfresco.com/customers/klm
14
http://www.alfresco.com/customers/fox
15
http://www.alfresco.com/customers/merck
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Seguridad: Alfresco One está construido para cumplir con los más exigentes estándares de
seguridad, de forma tal que los permisos asignados para usuarios o grupos permiten definir
exactamente quién puede ver contenido en la plataforma, ya sea por carpeta, archivo individual
o proyecto.
Estándares abiertos: Alfresco es open source y se construye usando estándares abiertos para
asegurar compatibilidad y el más alto nivel de integración.
Creado y distribuido como open source, facilitando la descarga de desarrolladores para
su testeo y extensión.
Un API pública que facilita extender la plataforma de contenidos o integrarse con
aplicaciones existentes.
Soporte de CMIS, la API estándar de la industria para repositorios de contenidos.
Definiciones de modelos basados en XML.
Construido en Java y tecnologías abiertas
Personalización mediante Javascript y REST, que permite aprovechar los conocimientos
previos de los desarrolladores.
Transparencia e independencia de infraestructura.
Administración: La plataforma de contenidos Alfresco se diseñó para ser fácil de instalar y
administrar.
Las consolas de administración facilitan la gestión de los repositorios, usuarios, canales
de publicación social y suscripciones, desde una interfaz web.
La modificación de configuraciones de los servidores y subsistemas puede realizarse sin
reiniciar los servidores.
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Bring Your Own Device
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Tamaño de archivo 50 MB 2 GB 2 GB
máximo
Alfresco Workdesk
Las aplicaciones de propósito general para gestión documental y colaboración, como Alfresco
Share, son perfectas para la gestión de contenido día a día y para las necesidades de compartir
de la mayoría de los trabajadores. Pero las organizaciones o departamentos con alto volumen de
procesos de negocios centrados en el contenido, como bancos, compañías de seguros y agencias
del gobierno o recursos humanos, a menudo requieren una aproximación más estructurada.
Alfresco Workdesk se diseñó para gestionar facturas, préstamos, reclamos y casos en general, de
una manera rápida y eficiente.
Está enfocado en “el contenido apropiado para el usuario apropiado, al momento apropiado”,
permitiendo que el usuario se focalice en el contenido que es relevante para él, basado en su rol
en el proceso de negocios. Las vistas y las acciones están optimizadas para mostrar y hacer sólo
lo que se necesita hacer en ese determinado momento.
Provee una vista integral del ciclo de vida de un caso, mientras entrega el contenido relevante a
los usuarios basado en su rol de negocios. Facilita la creación de contenidos de manera eficiente,
gestión de procesos, monitoreo de plazos, reportes y archivado de casos de cualquier tipo. Y
tiene una integración transparente con el rico conjunto de capacidades ECM de Alfresco.
Los beneficios de utilizar Alfresco Workdesk para la gestión de casos son:
Rápido acceso a todos los documentos y tareas en un solo archivo del caso
Rápida creación de nuevos archivos de caso, basados en plantillas
Vistas de casos basadas en roles de negocios del usuario
Existen tres formas distintas de desplegar Alfresco Workdesk, siendo complementarias una de la
otra:
En el navegador web: es una aplicación moderna que puede adaptarse al proceso de negocios
organizacional a través de configuraciones en vez de codificado. Utiliza estándares web
modernos, no requiere instalación, y es la manera más configurable y plena de funcionalidades
que se puede utilizar. Brinda facilidades para gestión de archivos de arrastrar y soltar,
reordenamiento de listas, edición en línea, auto completado de listas, operaciones masivas e
integración con Microsoft Office.
Integrado al escritorio: para ahorrar aún más tiempo, brinda procesos transaccionales de
contenido a aplicaciones de escritorio, como Microsoft Office. Sin ningún tipo de instalación y
con la experiencia de trabajar sobre un disco compartido de red, se facilita la búsqueda, creación
y cambio de archivos mediante los diálogos Abrir y Guardar, así como la edición de las
propiedades del contenido directamente en la aplicación de escritorio. En MS-Word, es posible
aún embeber propiedades del contenido directamente en los documentos y sincronizar sus
valores con los índices de Alfresco. Por detrás, Alfresco maneja el control de versiones, la
indexación y flujos de trabajo. Alfresco Office Workdesk es perfecto para usuarios que están
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trabajando en sus aplicaciones de escritorio todo el día, y necesitan interactuar con procesos
centrados en contenidos.
En clientes móviles: con Alfresco Mobile Workdesk, se brinda las mismas vistas y acciones que
poseen los usuarios de aplicaciones de escritorio en una aplicación nativa iOS. (Alfresco
Workdesk)
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Alfresco Mobile
Es una aplicación móvil gratuita de gestión de documentos, para dispositivos smartphones y
tablets que ejecuten iOS y Android que posibilita visualizar todo el contenido almacenado en
Alfresco on-premise o Alfresco in the cloud. Es posible visualizar, abrir y editar documentos con
otras aplicaciones, colaborar en el contenido, iniciar y completar funciones de workflow, asignar
y monitorear tareas, etc.
Algunas de sus características son:
Seguridad: características de seguridad a nivel empresarial para proteger contenido vital
Asignar un período de expiración al contenido que es bajado/sincronizado al dispositivo.
Encriptación completa
Reingreso de contraseña opcional en cada uso de la aplicación para incrementar aún
más la seguridad.
Accesibilidad: acceso permanente a datos vitales de la organización al alcance de la mano
Se puede conectar la aplicación a varias cuentas on-premise y cloud simultáneamente.
Sincronizar los documentos favoritos para ser usados aún sin conexión.
Buscar sitios, carpetas y archivos desde la aplicación móvil.
Colaboración: facilita la integración con otras aplicaciones móviles existentes.
Puede abrir documentos en aplicaciones Tablet como QuickOffice o iWorks, editar, y
volver a guardar en Alfresco.
Subir nuevas versiones y monitorear el historial de versiones, aún revertir a versiones
previas del documento.
Agregar comentarios, “me gusta” y compartir el contenido usando las características
sociales.
Workflow: no solamente es el acceso al contenido, también se puede potenciar el uso del
dispositivo
Iniciar y completar acciones de workflow en viaje mediante el dispositivo móvil.
Crear flujos de trabajo de revisión y aprobación que requieren ser trabajados por otras
personas.
Monitorear el progreso de la tarea y su completamiento sin estar atado a la oficina.
Integración: es open source y se integra con cualquier aplicación de negocios.
El contenido puede ser abierto y editado en QuickOffice HD, Docs To Go, iWorks o
cualquier aplicación similar, y vuelto a guardar en Alfresco.
Se agregan más opciones de integración constantemente.
El Alfresco Mobile SDK suministra gratuitamente a los desarrolladores todo lo que
necesitan para integrar sus aplicaciones con Alfresco (Alfresco Mobile)
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Gestión de Contenido Organizacional
La arquitectura del soporte del protocolo SharePoint incrusta un servidor web Jetty17 dentro del
repositorio Alfresco.
Los clientes Microsoft Office se comunican directamente con el servidor Jetty, utilizando
llamadas similares a WebDAV con extensiones propietarias, y en un puerto diferente al que
utiliza Alfresco Share.
El soporte del protocolo no es total, en particular la versión analizada no da soporte a las
siguientes características:
Alertarme de este documento
Tareas
Metadatos personalizables
Publicar de vuelta con la fuente (Publish Back to Source Location)
Crear espacio de trabajos de documento desde Alfresco Share
Sub sitios
Opciones
17
Jetty es un servidor HTTP 100% basado en Java y un contenedor de Servlets escrito en Java. Su tamaño
pequeño lo hace ideal para ofrecer servicios web en una aplicación Java empotrada.
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Gestión de Contenido Organizacional
Nuxeo
Nuxeo Enteprise Plataform (Nuxeo EP) es una plataforma de sistemas de gestión de contenidos
de código abierto usados por arquitectos y desarrolladores para construir, desplegar y ejecutar
aplicaciones de negocios centradas en contenido.
Provee una plataforma de código abierto basada en java que es modular y extensible para el
desarrollo de software ECM y que incluye un conjunto de módulos empaquetados para gestión
}documental, colaboración, gestión de activos digitales y gestión de casos.
Ofrece una amplia oferta de modelos de suscripción que brinda mantenimiento, soporte y
herramientas a través de Nuxeo Connect.
Características
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Gestión de Contenido Organizacional
Servicios configurables de la plataforma. Han sido construidos para ser tan independientes
como sea posible. De esta forma es posible elegir qué servicios son requeridos por cada
proyecto. Cada servicio provee un POJO y una API remota:
Framework de aplicación. Ofrece diferentes tecnologías del lado del cliente para el desarrollo de
interfaces de usuario de una aplicación de contenido:
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Gestión de Contenido Organizacional
Historia
El proyecto Nuxeo fue anunciado en septiembre de 2007 como una completa reescritura de la
plataforma Nuxeo CPS siendo una migración desde Zope y Python a tecnologías Java. La primera
versión estable Nuxeo EP 5.0 fue liberada en febrero de 2007 a las que siguieron Nuxeo EP 5.1
en agosto del 2007, Nuxeo EP 5.2 en mayo del 2009, Nuxeo EP IDM 5.3 en octubre de 2009,
Nuxeo EP IDEM 5.4 en noviembre de 2010.
Nuxeo EP fue renombrado a Nuxeo Plataform en diciembre de 2011 cuando se liberó Nuxeo
Plataform 5.5, integrando todos los módulos de la plataforma para gestión documental, gestión
de medios digitales y gestión de casos en un solo producto empaquetado.
Arquitectura
Generalidades
La arquitectura de código abierto de Nuxeo está diseñada para ser altamente flexible y
extensible basada en tres principios fundamentales (A Flexible Architecture for Content
Applications):
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Gestión de Contenido Organizacional
Esta arquitectura está inspirada en la arquitectura Eclipse RCP adaptada al lado del servidor y el
mundo ECM.
Nuxeo EP consiste en cuatro capas independientes, cada capa no requiere de las otras así el
constructor de aplicaciones puede elegir las capas necesarias para una solución particular:
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Gestión de Contenido Organizacional
Módulos de la Plataforma
En la actualidad existen cuatro módulos principales que pueden ser instalados sobre Nuxeo EP:
Características
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Gestión de Contenido Organizacional
Realizar auditoría
Construir Tablero de comandos personalizado (dashboard)
Social Collaboration
Este módulo genera una vista centrada en el usuario y los temas en una aplicación Nuxeo con
características extendidas de colaboración y sociales, como por ejemplo relaciones, flujos de
actividad, mini-mensajes, perfil del usuario enriquecido. (Collaborative Content Management in
a Social World)
Case Management
Este módulo es el framework de Nuxeo para crear aplicaciones orientadas a casos. Permite que
se creen aplicaciones dedicadas a la gestión de documentos compuestos de ítems que
evolucionan al ser transferidos a diferentes personas para su revisión y/o aprobación. Un caso
puede ser por ejemplo, un caso de préstamo compuesto de los diferentes documentos
requeridos para la gestión de ese prestado, un caso legal, etc. (Open Source Case Management
Software)
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Gestión de Contenido Organizacional
La Plataforma Nuxeo
Además de los módulos mencionados se ofrecen otros productos que integran la plataforma que
a continuación se detallan:
Nuxeo Studio
Nuxeo IDE
Nuxeo Mobile
Nuxeo Drive
Nuxeo Cloud
Nuxeo Studio
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Gestión de Contenido Organizacional
Nuxeo IDE
Es un IDE basado en Eclipse para desarrolladores que utilizan la plataforma Nuxeo. Facilita
extender la plataforma Nuxeo con nuevas características escritas en Java en un ambiente
amigable que toma las ventajas de la extensibilidad de la plataforma Nuxeo y se integra con
Nuxeo Studio. (Nuxeo IDE )
Nuxeo IDE completa las capacidades de personalización por Nuxeo Studio ya que este último es
un ambiente gráfico que posibilita a los expertos de negocio y en general a usuarios no
desarrolladores, a personalizar aplicaciones Nuxeo. En cambio Nuxeo IDE está dirigido a
desarrolladores Java que desean extender la plataforma Nuxeo con nuevas características que
van más allá de configuración XML.
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Gestión de Contenido Organizacional
Hot reload. Gracias al servicio de recarga rápida Nuxeo IDE posibilita el testeo y
desplegado inmediato de nuevo código en una instancia de Nuxeo sin requerir que se
reinicie el servidor.
Plantillas y asistentes. Nuxeo IDE suministra un conjunto de asistentes para rápidamente
comenzar la creación de nuevo plugins, se incluyen asistentes para desarrollar nuevas
operaciones de contenidos, nuevos servicios de contenido, nuevos convertidores de
contenido, etc.
Gestión de dependencias automatizadas. Ofrece soporte y gestión de dependencias para
proyectos basados en Maven generando y gestionando automáticamente los archivos
de proyectos.
Integración con Nuxeo Shell.
Perfiles de despliegue. Ofrece una interfaz del usuario que rápidamente permite definir
perfiles de despliegue para las instancias de Nuxeo que se desean desplegar.
Completamiento de código. Nuxeo IDE se conecta con proyectos de Nuxeo Studio y
ofrece completamiento de código aún en configuraciones personalizadas, como por
ejemplo un modelo de contenidos personalizado.
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Gestión de Contenido Organizacional
Nuxeo Mobile
Nuxeo Mobile es una aplicación personalizable que posibilita el acceso móvil a un repositorio de
contenido Nuxeo, ya sea instalado localmente (on-premise) o en la Nube, para dispositivos
Android o iOS. Provee características de gestión de contenidos como por ejemplo descargar,
cargar, editar, y colaboración en el contenido. Posibilita flexibilidad y conveniencia a usuarios
remotos para la gestión de documentos y aplicaciones de gestión de contenidos. (Nuxeo Mobile)
Para desarrolladores de aplicaciones Nuxeo Mobile también sirve como un framework que con
su código de fuente abierto permite construir aplicaciones móviles híbridas HTML5/nativas.
Nuxeo Drive
Sincronización ida y vuelta. Una vez seleccionados los archivos a sincronizar y cuando se
detecta un cambio, ya sea en el repositorio o local, se activan las actualizaciones.
Archivos simples o contenidos personalizados. Maneja todo tipo de contenidos, desde
archivos simples como documentos, imágenes, etc. a complejas jerarquías de carpetas
generadas por aplicaciones locales.
Múltiples sistemas operativos. Es compatible con Windows, Mac y Linux.
Gestión de conflictos.
Acceso off line. Se puede trabajar con las aplicaciones locales mientras se encuentra off
line y Nuxeo Drive detectará los cambios comenzando o continuando la sincronización
cuando la conexión de red esté disponible.
Actualizaciones estructurales. El cliente gestiona las actualizaciones de mover,
renombrar, borrar archivos ya sea en el servidor o localmente.
Control de accesos. Las políticas de control de accesos del lado del servidor son
totalmente aplicadas en el proceso de sincronización de Nuxeo Drive manteniendo la
seguridad el contenido en todo momento.
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Gestión de Contenido Organizacional
Nuxeo Cloud
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Gestión de Contenido Organizacional
Nuxeo Cloud Economy Nuxeo Cloud First Class Nuxeo Cloud Business
1.7 GB of memory 7 GB of memory 23 GB of memory
5 EC2 Compute Units (2 virtu- 20 EC2 Compute Units (8 vir- 33.5 EC2 Compute Units (2 x
al cores with 2.5 EC2 Com- tual cores with 2.5 EC2 Com- Intel Xeon X5570, quad-core
pute Units each) pute Units each) “Nehalem” architecture)
350 GB of instance storage 1690 GB of instance storage 1690 GB of instance storage
32-bit platform 64-bit platform 64-bit platform
I/O Performance: Moderate I/O Performance: High I/O Performance: Very High
(10 Gigabit Ethernet)
Hardware
Configuración de hardware mínima requerida
RAM 2 GB
CPU Intel core II o equivalente
Almacenamiento. La instalación mínima de Nuxeo ocupa entre 200 y 280 MB
Linux 64 bits
PostgreSQL 8.4 o 9.0
RAM >= 4GB
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Gestión de Contenido Organizacional
Software
Unix-like 32 y 64 bits
MAC OS Leopard (10.5), Snow Leopard (10.6)
MS Wind 2000, 2003 server 32 y 64 bits, XP y 7
Sun JDK 6, 64 bits especialmente para entornos Windows.
Como base de datos soporta SQL Server 2005 y superior, Oracle 10 y superior,
PostgreSQL 8.3 y superior, MySQL 5.1 y 5.5
Navegadores
IE 7 y superior
Firefox 3.5 y superior
Google Chrome 3 y superior
Safari 4 y superior
Personalización y desarrollo
Usar Nuxeo Studio para realizar las configuraciones y extensiones vía una interfaz web
Escribir archivos XML para configurar Nuxeo y desplegar nuevos plugins
Desarrollar sus propias extensiones y plugins
API RESTful
Los requerimientos: si se desea personalizar una aplicación Nuxeo, Nuxeo Studio debería
ser suficiente. Pero si se desea desarrollar un servicio o componente muy específico será
necesario escribir código.
El perfil: para poder desarrollar extensiones de Nuxeo es necesario escribir código Java.
Nuxeo Studio
Dentro de la plataforma Nuxeo se pueden configurar diversos aspectos vía simples archivos XML.
Para poder configurar a través de archivos XML hay que tener una idea global de la arquitectura
del producto. En particular, debería echarse un vistazo al Modelo de Componentes (Component
Model Overview) para entender cómo está construida la plataforma.
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Gestión de Contenido Organizacional
Si se desea avanzar más en otros aspectos de Nuxeo no es necesario acceder al código fuente,
sino mediante la herramienta Plataform Explorer Site se accede a:
Plugins de Java
Se puede utilizar Java para construir nuevos componentes Nuxeo. Uno de los puntos clave es que
no se necesita el código fuente de Nuxeo para hacerlo ni reconstruir Nuxeo para desplegar el
plugin.
Los componentes Java de Nuxeo se despliegan de la misma forma que los componentes XML
solo que se debe empaquetar el JAR correctamente, copiarlo en la ubicación correcta y reiniciar
el servidor.
API RESTful
El servicio de automatización Nuxeo provee un API REST para ejecutar operaciones en el servidor
Nuxeo. Este publica acciones comunes que se realizan en una aplicación Nuxeo como
operaciones atómicas que se pueden ensamblar para crear complejas reglas de negocio sin
escribir código JAVA. En otras palabras, la automatización de contenido provee un API de alto
nivel sobre los servicios Nuxeo. Estas operaciones se publican remotamente a través del API
REST. (Content Automation )
Para poder utilizar este servicio es necesario saber dónde el servicio está publicado y los
diferentes formatos usados por el servicio para intercambiar información.
Todas las otras URL’s que aparecen en el contenido intercambiado entre el cliente y el servidor
son rutas relativas a la URL del servicio de automatización.
Las operaciones de contexto y los parámetros así como los objetos de respuesta (documentos)
son formateados con objetos JSON. Para transportar blobs, se generan solicitudes HTTP
multipartes para adjuntar los datos binarios blobs junto a los objetos JSON que describen la
solicitud de operación.
Por defecto todas las cadenas y operaciones que no tengan interfaz gráfica son accesibles vía
REST. Sin embargo, se puede filtrar el conjunto de operaciones y cadenas permitidas o
protegerlas usando reglas de seguridad. (The Automation HTTP / REST Service)
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Gestión de Contenido Organizacional
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Gestión de Contenido Organizacional
18
http://www.generali.com/generalicom/home.do
19
http://www.netflix.com
20
http://www.fico.com/es
21
http://www.michelin.com
22
http://www.forensicinstitute.nl
23
http://www.jeppesen.com/index.jsp
24
http://www.navy.mil
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Gestión de Contenido Organizacional
SharePoint
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Gestión de Contenido Organizacional
Un almacén de datos. SharePoint almacena datos como una lista de varias columnas en
una base de datos de SQL Server. Se pueden acceder a los datos usando LINQ y también
CAML (Collaborative Application Markup Language). Los datos pueden ser espejados,
respaldados, y recuperados y dependiendo de la versión de SQL Server, pueden tomarse
instantáneas de los datos.
Una capa de procesamiento y datos para múltiples interfaces de usuario (UIs). Además
de su interfaz nativa de usuario de páginas web (incluyendo versiones especiales para
dispositivos móviles), la que puede contener ECMAScript (JavaScript, JScript), SharePoint
también soporta acceso desde aplicaciones Microsoft SilverLight y aplicaciones cliente
Microsoft SharePoint Workspace. Con el modelo de objeto cliente de SharePoint se
puede acceder a SharePoint usando Windows Forms de Windows Presentation
Fundation (WPF) u otra aplicación de código administrado.
25
MS Office 365: solución de comunicación y colaboración en la nube. Ofrece office profesional plus, e-
mail, calendario de usos compartidos, correos de vos, mensajería unificada, e-mail móvil, buzones,
SharePoint, etc.
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Gestión de Contenido Organizacional
Historia
SharePoint evolucionó a partir de proyectos con nombre en clave "Office Server" y "Tahoe"
durante el ciclo de desarrollo de Office XP. "Office Server" evolucionó a partir del FrontPage y las
Extensiones de servidor de Office y "Páginas del equipo". Iba dirigido a la colaboración
ascendente. "Tahoe", basado en la tecnología compartida con Exchange y el "Digital Dashboard",
dirigidos a portales descendentes, la búsqueda y gestión de documentos. (Microsoft SharePoint)
A continuación mostramos las versiones en orden cronológico:
Microsoft SharePoint Portal Server 2001
Microsoft SharePoint Team Services (2002)
Windows SharePoint Services 2.0 (licencia gratuita) - Microsoft SharePoint 2003
(liberación comercial)
Windows SharePoint Services 3.0 (licencia gratuita) - plus Microsoft Office SharePoint
Server 2007 (extension comercial)
Microsoft SharePoint Foundation 2010 (free) - plus Microsoft SharePoint Server 2010
(commercial extension for Foundation), y SharePoint Enterprise 2010 (extension
comercial, extensión para Server)
Microsoft SharePoint Foundation 2013 - plus Microsoft SharePoint Server 2013
(extensión para Foundation)
Cambios en SharePoint Foundation 2010
Desde el punto de vista del usuario final:
Interfaz de usuario V4, Fluent Ribbon o cinta de opciones
Servicios de conectividad de negocios, que proporcionan interfaces para interactuar con
datos de negocio
Nueva funcionalidad para Workflow y Administración
Uso de páginas wiki en vez de páginas de elementos web en plantillas predeterminadas
Perfiles sociales y características de Redes sociales
Un editor de cliente desarrollado (SharePoint Designer)
Soporta varios navegadores: IE, Mozilla, Apple Safari
Desde el lado del servidor o desarrollador:
Nueva administración central UI
Reemplazo de “Proveedores de Servicios compartidos” con “Aplicaciones de Servicios”
Soporta jQuery y Silverlight
Nuevas APIs Modelo de Objetos del lado del cliente para Javascript, Silverlight y
aplicaciones .NET
Autenticación basada en notificaciones
Soporte para Windows PowerShell
Soluciones Sandboxed
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Gestión de Contenido Organizacional
Arquitectura
Generalidades
La plataforma SharePoint es una arquitectura orientada a servicios de n-niveles (SOA), pudiendo
operar enteramente en una máquina o escalada en forma ascendente para ser gestionada a
través de cientos de máquinas. A continuación describimos algunos conceptos que ayudarán a
comprender la arquitectura de SharePoint. (Microsoft SharePoint)
Granjas
Una granja SharePoint es un agrupamiento lógico de servidores SharePoint que comparten
recursos comunes. Una granja típicamente operará de forma autónoma (stand-alone), pero
también podrá suscribirse a la funcionalidad de otra granja, o proveer funcionalidad a otra
granja. Cada granja tiene su propia base de datos central de configuración, la cual es
administrada ya sea a través de la interface PowerShell o un sitio web de Administración central
(basado parcialmente en PowerShell). Cada servidor en la granja es capaz de comunicarse con la
base de datos central de configuración. Los servidores usan estos servicios de configuración (IIS,
características de Windows, conexiones de bases de datos) para satisfacer los requerimientos,
informar problemas en el servidor, problemas de asignación de recursos, etc.
Aplicaciones Web
Las aplicaciones Web son contenedores de alto nivel para el contenido en un granja y es la
interfaz típica que utiliza el usuario para interactuar con SharePoint. Una aplicación web está
asociada con un conjunto de asignaciones de acceso o URLs definidas en la consola central de
administración, que serán luego replicadas automáticamente en la configuración de IIS de cada
servidor en la granja. Son independientes entre sí, tiene su propio pool de aplicación y pueden
ser reinicializadas de forma independiente en el IIS.
Colección de sitios
Es usado para proveer un agrupamiento de Sitios de SharePoint. Cada aplicación web suele tener
al menos, una colección de sitios. Estas colecciones pueden ser asociadas con su propia base de
datos de contenido o pueden compartir una base de datos de contenido con otras colecciones
de sitios en la misma aplicación web.
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Gestión de Contenido Organizacional
La plataforma
La siguiente figura muestra cómo SharePoint está construido sobre Microsoft .Net Framework
3.5, ASP .Net e Internet Information Server IIS. También sobre SQL Server, pero se puede instalar
SQL Server en un servidor dedicado que no tenga SharePoint, el cual es típicamente una granja
de producción. Todas las plataformas deben correr en un servidor con Windows 2008 de 64 bits.
Como dijimos anteriormente, SharePoint Server está construido sobre SharePoint Foundation, y
existen dos versiones, la Enterprise y la Standard. (SharePoint 2010 Architectures Overview)
Quizás el aspecto más notable de esta figura es que IIS y ASP.Net se muestran como una simple
plataforma, esto es porque SharePoint requiere que IIS opere en modo integrado con ASP.Net.
Por lo tanto, desde el punto de vista de SharePoint es efectivamente una aplicación web alojada.
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Gestión de Contenido Organizacional
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Gestión de Contenido Organizacional
Workflow
Al igual que todos los workflow, los workflow de SharePoint modelan y sistematizan los procesos
de negocio. Sin embargo, en general se orientan en torno al modelo de datos de lista. En la
mayoría de los casos, cada instancia de un workflow incorpora procesos que rodean a un
elemento en una lista o biblioteca de documentos. De hecho, los tipos más comunes de
workflow son workflow que están asociados con una lista o con uno o más tipos de contenido.
Algunos se inician manualmente, pero son más comúnmente diseñados para iniciarse
automáticamente en respuesta a un evento relacionado con un elemento de la lista o biblioteca,
como añadir, eliminar o actualizar un artículo.
Están construidos sobre el framework provisto por Windows Workflow Foundation (WWF).
Cuando un workflow está ejecutándose en SharePoint el motor de runtime de WWF está alojado
en un proceso SharePoint.
Seguridad en SharePoint
El sistema de seguridad de SharePoint protege las implementaciones de usuarios y código
errante.
Seguridad de usuario. Soporta seguridad para acceso a usuarios al sitio web, listas,
carpetas y a nivel de ítem. La gestión de seguridad en todos los niveles es en base a
roles. El proceso de autorización asume que el usuario ya ha sido autenticado.
Autenticación. Soporta diferentes formas de autenticación. El default es la autenticación
basada en notificaciones de Windows, este modelo está construido sobre Windows
Identity Foundation (WIF).
Autorización. El acceso a sitios web, listas, carpetas e ítems de listas son controlados a
través del sistema basado en roles de miembros, por el cual los usuarios y grupos son
asignados a roles que autorizan el acceso a los objetos de SharePoint. Existen dos tipos
de grupos: los grupos de dominio y los grupos de SharePoint. Los grupos de dominio se
pueden utilizar en cualquier lugar dentro del alcance del servicio de Active Directory.
Código de seguridad. Cada aplicación web se ejecuta en un pool de aplicaciones IIS que
procesa las solicitudes HTTP. El pool en sí se ejecuta en una cuenta de usuario conocida
como la identidad del grupo de aplicaciones. En una granja de varios servidores, esto es
por lo general un usuario de dominio. La identidad del pool de aplicaciones es la
identidad del usuario para el código que se ejecuta en un proceso de trabajo de IIS. Sin
embargo, el acceso a varios objetos de SharePoint está determinado por los permisos
del usuario que ha realizado la solicitud que se está procesando. El aislamiento de las
aplicaciones web en grupos de aplicaciones independientes asegura que si uno de ellos
se estrella, los otros no se ven afectados.
26
UI: user interface
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Gestión de Contenido Organizacional
Soluciones Sandbox
Las soluciones Sandbox es una característica incorporada a partir de la versión 2010 de
SharePoint que permite a los desarrolladores crear funcionalidad que corre en un espacio de
memoria separado denominado sandbox. El código en la solución se ejecuta en el sandbox, y
cualquier problema en el código permanece aislado no causando que la aplicación web de
SharePoint donde se está ejecutando deje de responder.
Estas soluciones de sandbox se basan en un servicio de Windows llamado User Code Host de
SharePoint 2010. Si el servicio no está corriendo, SharePoint lanza una excepción. También se
basan en la nueva galería de soluciones de librería de documentos que se encuentran en cada
colección de sitios. Como cualquier otra librería de documentos se puede cargar soluciones
sandboxed a la galería de soluciones. Además, las plantillas de sitio que se crean al guardar un
sitio como plantilla son guardadas en la galería de soluciones. (Activating SharePoint 2010
Sandboxed Solutions by Using Code)
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Gestión de Contenido Organizacional
Además del modelo de objetos de cliente, SharePoint accede a los datos desde una aplicación
cliente utilizando servicios de datos de WCF (antiguamente ADO.Net data services).
Modelos de implementación
Las soluciones SharePoint son generalmente no instaladas usando MSI o tecnología ClickOnce ya
que SharePoint tiene su propio sistema de instalación. En lugar de archivos MSI, las soluciones
son empaquetadas en archivos de paquete de solución de SharePoint. Estos archivos CAB tienen
la extensión .wsp. Los archivos de empaquetado pueden contener diferentes tipos de elementos,
assemblies, controles de usuario, paginas ASP.Net personalizadas, archivos de configuraicon
XML, archivos de recursos, imágenes, listas de definiciones, elementos web, características y
otros.
Hay dos tipos de soluciones en SharePoint:
Soluciones de granja. Es una colección de recursos que se pueden desplegar a través del
file system del lado del servidor en el entorno de SharePoint. Los recursos se ejecutan en
el mismo espacio de proceso que la aplicación SharePoint, lo que significa que el código
puede usar todo el modelo de objetos y tiene acceso a los mismos recursos que la
aplicación SharePoint. Puede incluir componentes que se ejecutan en un entorno de
plena confianza o componentes que corren bajo políticas de restricciones de seguridad
de acceso al código.
Soluciones Sandbox. Fueron descriptas en el apartado anterior.
SharePoint Online. Un servicio basado en nube que se hospeda en Microsoft para empresas de
todos los tamaños. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server de forma local, ahora
cualquier organización tiene la posibilidad de suscribirse simplemente a un servicio como Office
365 y permitir a sus empleados usar SharePoint Online para crear sitios para compartir
documentos e información con compañeros, socios y clientes.
SharePoint Designer. Un programa gratuito para diseñar, crear y personalizar sitios web que se
ejecuten en SharePoint Foundation y SharePoint Server. Con SharePoint Designer, puede crear
páginas web de gran cantidad de datos, crear soluciones eficaces habilitadas para flujos de
trabajo y diseñar la apariencia del sitio. Los sitios que cree pueden variar entre sitios de equipo
pequeños para administración de proyectos y soluciones de portal controladas por panel para
grandes empresas.
SharePoint Workspace. Un programa de escritorio que se puede usar para tomar contenido de
sitio de SharePoint sin conexión y colaborar en el contenido con otros usuarios mientras está
desconectado de la red. Mientras usted y otros miembros del equipo están desconectados,
puede hacer cambios en el contenido de SharePoint que en algún momento se sincronizará de
nuevo con el sitio de SharePoint.
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Gestión de Contenido Organizacional
Hardware (Servidor)
Procesador: 64 bits, 4 núcleos
Memoria: 4 GB para la versión de desarrollo o evaluación. 8 GB para uso en producción
en uno o múltiples servidores
Disco duro: 80 GB para el sistema, varía dependiendo del entorno de producción y del
tamaño de la aplicación
Software (servidor)
Sistema operativo: Windows Server 2012 (64 bits) Standard, Enterprise, Data Center o
Web Center. Windows Server 2008 R2 (64 bits) Standard, Enterprise, Data Center o Web
Center. Windows 7 (64 bits) únicamente para desarrollo o test, requiere un paquete de
modificación.
Servidor de Base de Datos: Microsoft SQL Server 2012 (64 bits) SP1, Microsoft SQL
Server 2008 (64 bits) R2, Microsoft SQL Server 2008 (64 bits) SP1, Microsoft SQL Server
2005 (64 bits) SP3, Microsoft SQL Server Express para bases de datos no mayores a 4 GB.
Personalización y desarrollo
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Gestión de Contenido Organizacional
Diseñador de SharePoint
SharePoint Designer, anteriormente conocido como Microsoft Office SharePoint Designer, es un
editor de HTML especializado y gratuito de diseño web para crear o modificar sitios, flujos de
trabajo y páginas web. Es una parte de la familia de Microsoft SharePoint. Antes, era una parte
de la familia Microsoft Office 2007, pero nunca ha sido incluido en ninguna de las suites de
Microsoft Office.
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Gestión de Contenido Organizacional
Esta descripción es conocida como ECM (Enterprise content management), cuyo significado
formal se refiere a la forma de organizar y almacenar documentos de una organización u otro
contenido, relacionados con los procesos de la organización, abarcando estrategias, métodos y
herramientas usados durante todo el ciclo de vida del documento.
Sitios Extranet
SharePoint se puede utilizar para proporcionar una contraseña, orientada al acceso a la web a
personas ajenas a la organización. Las organizaciones a menudo utilizan esta funcionalidad para
integrar a terceros en la cadena de suministro o de procesos de negocio, o para proporcionar un
entorno de colaboración compartida.
SharePoint proporciona una AAM (Alternative Access mapping), que permite que el mismo
"sitio" que surgió a través de una serie de diferentes URLs, cada URL puede tener su propia
tecnología de autenticación, así el mismo sitio puede ser para una intranet en una red y en una
extranet para los usuarios externos.
Sitios Internet
Usando las funciones de Publicación (publishing), SharePoint se puede utilizar para gestionar
grandes sitios web públicos.
27
http://www.aeroportsdeparis.fr/ADP/fr-fr/Passagers/accueil/
28
http://www.asb.co.nz/
29
http://www.cambs.police.uk/
30
http://www.niagararegion.ca/
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Gestión de Contenido Organizacional
Soporte para VS 2010. SharePoint 2010 es un objetivo de primera clase para VS 2010. Se
incluye despliegue y debugging nativo así como diseñadores para varios tipos de
proyecto SharePoint.
Vista tablero de mandos del desarrollador. Permite ver una traza completa y la latencia
entre las distintas capas de SharePoint, .Net y SQL.
Desarrollo en Windows 7. Se puede usar como ambiente de desarrollo en Windows 7 y
Vista.
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Gestión de Contenido Organizacional
Comparación de características
Luego de analizadas en forma no exhaustiva las características de los software ECM, es posible
realizar una comparativa desde el punto de vista de su forma de uso y para qué fueron
concebidos.
Las alternativas open source a priori parecen no tener costos asociados a su despliegue. Sin
embargo, requieren personal de IT altamente formado o bien la contratación de servicios de
consultoría y soporte para lograr una implementación exitosa. Ese análisis escapa a los
propósitos del presente trabajo, y lo consideramos un punto de futuras extensiones.
SharePoint: es un producto completo que dependiendo del tipo de licencia puede ser gratuito
(Foundation) o pago, para llegar a las características empresariales (Server Enterprise) con
incorporación de herramientas de BI31 y un ambiente totalmente integrado en el universo
Microsoft. Como punto a favor: si la organización ya ha invertido en tecnologías Microsoft,
incorporar SharePoint en cualquiera de sus versiones es una transición de bajo impacto en el
ambiente TIC y en los usuarios. Usa otros productos Microsoft como infraestructura (Windows
Server, SQL Server, IIS) por lo que todo el conocimiento de estas plataformas es aplicable para el
despliegue de SharePoint.
Se ofrece un completo ambiente de desarrollo (VS 2010) en el que las aplicaciones SharePoint
son reconocidas y desplegadas fácilmente.
Como aspectos negativos podemos citar:
Si bien existe una versión gratuita su funcionalidad es limitada y características como por
ejemplo el modelado de contenido, vistas previas de resultado de búsquedas y tableros
de control del usuario solo están disponibles en la versión Enterprise. (Khamis, 2011)
Su principal fortaleza es también una debilidad ya que si no se ha invertido en software
de back-end Microsoft el despliegue de cualquiera de las versiones de SharePoint
requerirá una inversión en los productos de infraestructura y también una atadura a un
proveedor de software en particular (vendor lock in).
Cada cliente que accede a un servidor SharePoint debe tener una licencia de acceso
(CAL32) por lo que hay que sumarlo al costo total (TCO33).
Nuxeo: en pocas palabras, es una plataforma de desarrollo más que un producto terminado. Su
disponibilidad de software open source con todas las características hace viable una evaluación
completa. Permite independizarse del ambiente de ejecución y no tiene ataduras con ningún
tipo de software de infraestructura. Su modelo de despliegue es adecuado cuando desea
desarrollarse aplicaciones de ECM verticales. En el modelo de suscripción pago no se pagan
licencias de acceso de clientes, y se brinda soporte técnico, mantenimiento de software y
herramientas de personalización.
Como aspectos negativos podemos citar:
Su modelo de licenciamiento obliga a pagar por las herramientas de desarrollo o de otra
forma hay que recurrir a la edición de archivos XML para configurar distintos aspectos de
la aplicación: branding, workflows, interfaces de usuario, etc.
La comunidad de usuarios y desarrolladores no es tan extendida como en el caso de
Alfresco.
No tiene herramientas de BI out-of-the-box.
31
Business Intelligence
32
CAL: client access license
33
TCO: total cost of ownership
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Gestión de Contenido Organizacional
Alfresco: al igual que Nuxeo, al ser software open source permite una evaluación completa de
sus características. Posee una interfaz web de usuario rica y simple, con mucha potencia y
capacidades de extensión a través de gadgets que se incorporan en los tableros de control del
usuario. También permite independizarse del ambiente de ejecución. La comunidad Alfresco es
muy amplia y activa brindando un gran número de addons gratuitos o pagos. Es una aplicación
madura con una gran base de usuarios, y es el software ECM open source más utilizado en el
mundo. Su modo de licenciamiento on- premise no requiere de licencias de acceso al cliente y
ofrece soporte técnico y mantenimiento.
Como aspectos negativos podemos citar:
No tiene herramientas de BI out-of-the-box.
No posee herramientas de desarrollo integradas gratuitas. Aplicaciones con un nivel de
integración similar a VS de Microsoft, como SIDE Labs son productos comerciales y
pagos. Existen addons con funcionalidad limitada y hay que recurrir a la edición de
archivos XML para otras configuraciones.
34
Con funcionalidad limitada y requiere una licencia de Windows Server.
35
Addons de terceras partes, con capacidades limitadas
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Un caso de aplicación
Para mostrar las capacidades el producto seleccionado, elegimos un organismo no informatizado
dentro de nuestro ambiente laboral del Poder Judicial como escenario para la implementación
de un sistema informático.
El organismo elegido es la Dirección de Mediación del Poder Judicial36, fue creada por ley N°
329437 del año 2003 por el Superior Tribunal de Justicia y es la encargada de organizar el Registro
Provincial de Mediadores y el Servicio Público de Mediación.
Dirección de
Mediación
Análisis general
¿Qué es la mediación?
La mediación es un método alternativo de resolución de conflictos y por el cual se promueve la
comunicación directa entre las partes para la solución extrajudicial de las controversias. La
interdisciplinaridad y la voluntariedad del requerimiento son dos conceptos claves en la
mediación. El mediador se rige por el principio de neutralidad, buscando un acuerdo
consensuado y aceptado por las partes, que siguen siendo las protagonistas del proceso. El
36
http://www.juschubut.gov.ar/index.php/areas/direccion-de-mediacion
37
http://www.juschubut.gov.ar/images/acuerdos/acuerdo_3294-03.html
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acuerdo logrado en un proceso de mediación no es vinculante jurídicamente para las partes (es
decir, si las partes lo incumplen, no tienen consecuencias judiciales).
Análisis de requerimientos
Para conocer el funcionamiento de la Dirección de Mediación y poder recabar los
requerimientos para el desarrollo del sistema informático, realizamos varias reuniones con la
directora de esta dirección, la Dra. Ana Inés Grange, quien nos pone de manifiesto los problemas
de no contar con los mismos: pérdidas de tiempo y recursos, errores humanos, pérdida o desuso
de información existente ya sea en forma digital o en papel.
Se establecen dos áreas a informatizar: el Registro Provincial de Mediadores, y el Servicio Público
de Mediación. El SPM debería contar con información para la Dirección de Mediación, aportando
estadísticas e información estratégica a un nivel superior, y así también información para la
administración y seguimiento del trabajo de los Mediadores. El módulo para este área involucra
un amplio conjunto de acciones, actores, usuarios y tareas, por ende es el más complejo de
desarrollar.
De las reuniones concertadas con la Dra. Grange pudimos obtener detalladamente la
información relacionada con:
El funcionamiento del Servicio Público de Mediación, sus actores y características,
funciones y ámbitos en los que actúa.
Los pasos necesarios y el flujo de trabajo en una mediación, desde las reuniones de
premediaciones, mediaciones, posibles resultados, etc.
Elección de los mediadores, tiempos y cantidad por reunión de mediación.
Los temas generales de la administración, como la generación y cálculo de pagos a
Mediadores.
El sistema actual (manual) en medios digitales y no digitales. En el cual se incluyen
archivos de Microsoft Excel, Microsoft Word y diversos formularios y calendario manual.
El seguimiento histórico de casos y los problemas para encontrar la información.
El Registro Provincial de Mediadores (RPM), como un staff de profesionales asignables a
distintas reuniones de Mediación entre las partes involucradas en un expediente judicial.
Los plazos de inscripción y renovación de las matrículas de los mediadores, y los
requisitos que tienen que cumplir los profesionales para integrar dicho staff.
La interacción con otros organismos del Poder Judicial ya informatizados, en los que en
la actualidad se comunican por medio de notas en papel o envío de mail.
También pudimos recopilar las plantillas, modelos, copias de cuadernos y agendas que utilizan
para la organización manual de la información.
Finalmente, desde la Dirección nos comunican la necesidad de contar rápidamente con un
sistema informático en el Registro Provincial de Mediadores donde actualmente se hace de
forma manual, haciendo una tarea muy difícil el control y seguimiento de los mediadores para el
cálculo de los honorarios. Por lo que se prioriza su desarrollo, como parte inicial de otros
desarrollos posteriores.
Luego de analizar la dinámica de la Dirección y sus componentes, y la necesidad expresada por la
Dra. Grange, consideramos que el Registro Provincial de Mediadores podía ser un escenario
interesante para mostrar cómo aplicar la herramienta de gestión de contenido organizacional
Alfresco.
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Gestión de Contenido Organizacional
Nuevos mediadores
Los postulantes se inscriben para la evaluación, con documentación mínima: un formulario,
copias simples del título superior y del certificado de la formación de mediación. Las fechas de
evaluación son en noviembre y febrero y la modalidad es escrita a cargo de un evaluador
externo.
Luego los aprobados completan los requisitos previstos en la Resolución Administrativa 1287/03.
Se forma un legajo del mediador que contiene:
Formulario de inscripción
CV
Copias certificadas del título superior, formación inicial en mediación y otras constancias
de capacitación en mediación.
Certificación de antecedentes penales
Croquis oficinas (en el caso de ejercicio privado)
Constancia de pago de matrícula
Los nuevos mediadores son inscriptos en el Registro Provincial de Mediadores a través de una
resolución de Superintendencia Administrativa, proyecto que elabora y eleva la Dirección de
Mediación. En esa resolución se les asigna el número de matrícula.
El monto de la matrícula se fija también por RSA.
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Gestión de Contenido Organizacional
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Gestión de Contenido Organizacional
Actividades
El movimiento mayor del Registro Público de Mediadores se concentra entre los meses de
noviembre a marzo.
La inscripción para nuevos postulantes se realiza en el periodo comprendido entre diciembre y
abril. Las evaluaciones se realizan en los meses de noviembre y febrero. La renovación de
matrícula para integrar listado del SPM en el mes de febrero o marzo, esto varía en función de
cuándo se aprueba el presupuesto, porque conforme su porcentaje de aumento se actualizan
matrícula y honorarios. La renovación de matrícula en general, si bien es permanente, no hay
solicitudes al respecto hasta ahora.
Durante todo el año se realiza la regulación de honorarios a los matriculados inscriptos en
Servicio Público de Mediación y registro de las horas de mediación efectivas cumplidas en este
servicio por cada mediador.
Requerimientos
Se solicita llevar un registro informático de los mediadores matriculados habilitados,
discriminados por cada Servicio Público de Mediación y que pueda ser consultado por cada
oficina en forma online.
De cada mediador se debe llevar un legajo digital con toda la documentación escaneada.
También se solicita la posibilidad de emitir diferentes listados, como por ejemplo, listado de
postulantes, listado de mediadores por localidad que optaron, calcular honorarios según monto
establecido por año, emitir certificación de la mediación, etc.
Alcance
Con el fin de mostrar las potencialidades de Alfresco, nos centramos en el modelado e
implementación del Registro Público de Mediadores que nos permitirá llevar un registro de
todos los mediadores de la provincia y la gestión de la documentación relacionada a su legajo.
Actualmente no se encuentra definido un ciclo de vida de la información a nivel organizacional,
por lo que la presente tesina se apegará al modelo actual en la que información se captura,
almacena y no se destruye.
Diseño de objetos
En la imagen 19 mostramos el diagrama de objetos que componen el escenario elegido para la
demostración.
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Gestión de Contenido Organizacional
Cada mediador tiene un legajo de documentación que se crea por única vez identificado con sus
datos personales y su número de matrícula. Inicialmente este legajo está vacío y va
completándose a medida que el mediador la presenta.
Luego de presentada toda la documentación correspondiente, el mediador está en condiciones
de comenzar con las actividades.
Una vez iniciada la actividad del mediador en cada Servicio Público de Mediación, comienzan a
computarse las mediaciones realizadas para luego calcularse los honorarios a pagar y las horas
de mediación que permitirá acreditar la capacitación continua.
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Gestión de Contenido Organizacional
Implementación de la solución
Servicio virtualizado
2 Procesadores
1.5 GB RAM
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Imagen 21: Uso de los recursos en la primera configuración de máquina virtual utilizada
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Servicio virtualizado
3 Procesadores
2 GB RAM
Para evitar las demoras del inicio del sistema operativo guest, se procede a realizar una
suspensión en vez del apagado. De esta manera, se minimiza el impacto de la carga de todo el
sistema operativo y del inicio de los servicios necesarios para la ejecución de Alfresco más la
compilación JIT de la aplicación Java. Así, el acceso a la página de inicio es instantáneo.
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Gestión de Contenido Organizacional
Nuestro servidor fue configurado en la IP 192.168.1.108 y puerto 8080, que es la que veremos
en el resto de los ejemplos.
El ingreso a Alfresco con el cliente web Share desde la URL http://192.168.1.108:8080/share
Una vez que se ingresa a Share se tiene acceso al panel del usuario (User dashboard), que puede
ser personalizado para incluir distintos ítems (o dashlets).
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Gestión de Contenido Organizacional
Asimismo, cada micrositio puede ser personalizado por el administrador del sitio, y de esta
forma brindar una vista consistente a todos sus usuarios. Cada micrositio tiene su biblioteca de
documentos, con toda la potencia de gestión documental de Alfresco. Al organizarlo por sitios,
se facilita la restricción del ámbito de búsqueda a aquellas personas que solo están autorizadas
sin perder la potencia de búsqueda existente.
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Gestión de Contenido Organizacional
Extendiendo el modelo
Para el desarrollo del caso de aplicación, se debe extender el modelo de contenido existente.
Según la referencia de Alfresco:
El modelado de contenidos es un bloque fundamental de construcción del
repositorio de contenidos Alfresco que suministra una fundación que estructura y
trabaja con contenidos. Así, el modelado especifica restricciones a los nodos
almacenados en el repositorio de contenidos, y crea una estructura formal en la que
una aplicación ECM pueda entender y hacer cumplir. Los nodos representan
cualquier objeto en el repositorio, por ejemplo carpetas, documentos, fragmentos
XML, rendiciones, sitios de colaboración y gente. Cada nodo tiene un identificador
único y su función es la desenvolverse como contenedor de un número no definido
de propiedades con nombre, donde cada valor de esas propiedades puede ser de
cualquier tipo, de valor sencillo o múltiple.
Los nodos interactúan entre sí, a través de relaciones (relationships). Una relación
padre-hijo representa una jerarquía de nodos donde los nodos hijo no pueden
sobrevivir a su padre. De esta manera se pueden crear relaciones arbitrarias entre
nodos y definir diferentes tipos de nodos y relaciones.
Un modelo de contenidos define la manera en que se restringe un nodo en el
repositorio de contenidos. Cada modelo define uno o más tipos, y cada tipo
enumera las propiedades que un nodo de ese tipo puede soportar. A menudo, los
conceptos que son comunes a múltiples tipos de nodos pueden ser modelados en
Alfresco por medio de aspectos. Aunque un nodo puede ser solamente de un tipo, es
posible aplicarle múltiples aspectos. Un aspecto puede encapsular datos y procesos.
El modelado de contenidos impone las siguientes restricciones a la estructura de
datos:
Un nodo debe ser de un tipo en particular.
Un nodo debe poseer un conjunto enumerado de propiedades.
Una propiedad debe ser de un determinado tipo.
Un valor debe estar dentro un conjunto definido de valores.
Un nodo debe relacionarse con otros nodos en una manera particular.
Estas restricciones permiten la definición de entidades dentro del dominio ECM. Por
ejemplo, muchas aplicaciones ECM se construyen en torno a la noción de carpetas y
documentos. Es el modelado de contenidos quien le agrega significado a la
estructura de datos de los nodos.
Los modelos definen las diferentes clases de relaciones, tipos de datos de las
propiedades y las restricciones de valor. Un tipo de datos especial llamado content
permite a una propiedad contener datos binarios de un tamaño no determinado a
priori. Alfresco posee varios modelos de contenido ya definidos. Se pueden definir
nuevos modelos para un ECM específico desde cero, o heredando las definiciones de
los modelos existentes.
Un modelo de contenidos se define por entero en un solo documento XML que debe
cumplimentar el esquema XSD del metamodelo de contenidos provisto por el
repositorio de contenidos Alfresco. Cada modelo contiene un conjunto de
definiciones relacionadas y coherentes y que se despliega como una unidad.
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Gestión de Contenido Organizacional
Enseguida descartamos el método manual de escritura del archivo XML, por su complejidad y
por experiencias de otros usuarios. También descartamos el método de despliegue Bootstrap, ya
que por cada cambio introducido al modelo requeriría el reinicio de Alfresco.
Alfresco no proporciona herramientas out-of-the-box para extender el modelo en forma gráfica y
que genere los archivos XML necesarios. Luego de realizar búsquedas en los add-ons de la
comunidad llegamos a la herramienta Alfresco Model Designer38, que se instala como un módulo
de Share, y permite crear nuevos modelos y formularios directamente desde esta interfaz.
Con este add-on pudimos modelizar el diagrama de clases de la imagen 19 y se generaron los
archivos XML necesarios para la interfaz Share. Además, el add-on realiza el despliegue del
modelo dentro del repositorio, por lo que se encuentra inmediatamente disponible para su uso.
38
https://www.becpg.fr/redmine/projects/4/wiki/Designer
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Así mismo pudimos modelizar formularios de ingreso de los metadatos asociados al contenido,
que también se describen en un archivo XML.
Al modelizar las pantallas desde esta herramienta, se tiene en cuenta la definición del modelo y
se establecen reglas de validación, restricciones y obligatoriedad de ingreso de los datos.
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Gestión de Contenido Organizacional
Por último, para implementar la solución se creó una Lista de Mediadores dentro del micrositio
de la Dirección de Mediación, y de esta forma se permite la actualización de los datos necesarios.
Los listados de mediadores habilitados por ciudad se resolvieron con una consulta, que se
guarda en los favoritos del sitio.
A los efectos de mostrar un diseño de un workflow se simuló la tarea de comunicar el listado
mediadores postulantes y aprobados a RRHH. Este workflow fue desarrollado con Activiti
Designer, pero no se encuentra implementado ya que escapa al alcance fijado en los
requerimientos.
Inconvenientes y soluciones
Las herramientas gratuitas disponibles tienen una serie de inconvenientes, partiendo desde la
dificultad de armar un entorno de trabajo que sea productivo inmediatamente. A modo de
ejemplo, Activiti Designer se agrega como un plugin de Eclipse y sólo resuelve la tarea de diseñar
gráficamente el workflow. Toda la actividad de test y despliegue es de por sí una tarea compleja,
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39
http://www.youtube.com/watch?v=EKd-PM_0qHc
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