ENCUESTA DIAGNOSTICO GESTION DOCUMENTAL

Datos Generales

Institución Educativa ____________________________________________________________

Nombre del responsable del archivo: ________________________________________________

Puesto/Cargo: _________________________________________________________________

1. Tiene conocimiento acerca de la normatividad archivística vigente?

SI _____ NO _____

2. Indique el número de personas que laboran en su archivo y señale el grado académico

más alto obtenido según la cantidad de servidores públicos que se ubiquen en él.

_________Primaria

________ Secundaria

_________Carrera técnica

__________Pregrado

__________Otros

3. Mencione las funciones archivísticas que realiza el personal encargado del archivo.

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
 4. ¿Ha tomado algún curso en materia archivística?

NO_____

Sí _____ Indique los cursos tomados en los últimos dos años:

____ Clasificación documental

_____Descripción documental

_____Ordenación documental

_____Digitalización documental

_____Conservación documental

_____Otros. Especifique:
___________________________________________________________________________

5. De estar interesado en tomar algún curso en materia archivística ¿sobre qué tema sería?

____ Clasificación documental

_____Descripción documental

_____Ordenación documental

_____Digitalización documental

_____Conservación documental

_____Otros. Especifique

6. Conoce la clasificación del archivo?

SI _______ NO _____

7. ¿La Institución Educativa, cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo?
Sí______ No _____

8. ¿En qué planta se encuentra el archivo (sótano, planta baja, 1er, 2do, 3er piso, azotea,
etc.?
__________________________________________________________________________
9. ¿Las instalaciones del archivo se comparten con otras áreas (administrativas,
mantenimiento, bodega, vigilancia, etc.)?
_________________________________________________________________________

10. ¿El área donde se resguarda el acervo cuenta con ventanas, tragaluces, domos que
permitan la incidencia de luz natural al interior del archivo? ¿Éstas cuentan con cortinas,
persianas, durmientes que impidan el paso de luz?

11. Señale el tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo.

Anaquel

Gaveta

Archivero

Estante

Otros. Especifique

12. ¿Su mobiliario es suficiente para albergar todos los documentos?

13. Indique el tipo de soporte documental de los documentos y el porcentaje en relación con
el total del archivo

Físico
Digital

14. Indique el tipo de ordenación que emplea para la organización de sus expedientes.

____Cronológica
____Alfabética
____Geográfica
____ Onomástica
____ Otro. Especifique

15. ¿Cuentan con manuales de procedimientos archivísticos?

Sí No
16. Indique cómo se encuentran físicamente los expedientes en el archivo.

Cajones

Cajas

Otros

Cual

17. ¿Cada expediente cuenta con una guarda individual (folders, sobres, revistero, carpeta o
caja)?
Sí ¿De qué material son? Papel ___ Cartón ___ Plástico ___ Tela ___

No

18. ¿El área de resguardo documental cuenta con algún tipo de seguridad para su protección?
Sí ¿Cuáles?

Extintores Personal de seguridad

Alarmas contra incendios

Sistema contra robo

Sistema de control de temperatura

Salidas de emergencia Lámparas de seguridad

Alarmas de agua

Detectores de humedad

Otros. Especifique: _________________________________________

Ninguno

19. ¿Con qué periodicidad realizan la limpieza del archivo y qué utensilios y productos
utilizan?
__________________________________________________________________________
 20. ¿En el archivo realizan fumigación?

SI __ NO ___

21. ¿Con qué periodicidad fumigan?

____Mensualmente
____Cada 3 o 6 meses
____Anualmente

22. ¿Los encargados y usuarios del archivo utilizan algún equipo de protección?

Sí ____

¿Cuáles? tapabocas _____ Guantes _____ Batas ______ Lentes de protección ____

23. ¿Los expedientes presentan algún tipo de deterioro físico?

Si ____ ¿Cuáles?

Hongos ___ Humedad ___ Roturas ____ mutilaciones ____ Otros:

24. ¿Qué medidas se llevan a cabo cuando se encuentra un expediente roto, rayado,
mutilado y/o con hongos?

______________________________________________________________________________

25. Posee una guía o normatividad para el cuidado de los documentos?

Si __ No __

Cual ______________________

26. Indique el número de computadoras existentes en su Archivo

Ninguna ____ 1 a 3 ____ 4 a 5 __ 6 a 10____ Más de 10 ____ Especifique____

 27. ¿Los equipos de cómputo tienen conexión a algún tipo de red?

Sí ____ ¿Cuál? Intranet ____ Internet ____

No ____

28. Indique cuántas computadoras cuentan con acceso a Internet

Ninguna ____ 1 a 3 ____ 4 a 5 ___ 6 a 10 ____ Más de 10 ____Especifique____

29. ¿Cuentan con algún sistema integral para la gestión archivística?

Sí ____ No ___

30. En caso de ser afirmativa la pregunta anterior ¿Qué sistema utilizan para administrar y
llevar el control de su documentación?
Herramienta diseñada de acuerdo a las necesidades.
Archivos independientes.
Excel_____ Word_____ Access_____
Otro. Especifique: _________________________

31. ¿El sistema que utiliza actualmente le es útil para la búsqueda y organización de la
documentación?

Sí No

¿Por qué?
___________________________________________________________________________

32. ¿Digitaliza expedientes actualmente?

Sí ____ No ___

33. ¿Qué criterios se utilizan para digitalizar un expediente?

Todo es digitalizado.
Se digitalizan los de mayor consulta.
Se digitalizan los de valor histórico.
Sólo se digitalizan para un rápido envío de información.
Se digitalizan a solicitud de un tercero.
Se digitalizan expedientes maltratados para tener un respaldo.
En atención a solicitudes de usuarios con fundamento en la normativa sobre transparencia
y acceso a la información pública.
 Otros. Especifique:
_________________________________________________________________

34. ¿Qué equipo utiliza para digitalizar?

Escáner
Otro. Especifique: ______________________

35. ¿Cuál es el formato de los archivos digitalizados?

TIF ____ PDF ___ JPG ___ Otro. Especifique: _______________

36. ¿Dónde resguarda el material digitalizado?

Computadora. ____ Discos compactos (CD-ROM’s o DVD’s). ____Dispositivos de

almacenamiento externos (disco duro). _____

37. ¿Por qué razón no se lleva a cabo un proceso de digitalización de los expedientes bajo su
resguardo?

Falta de personal.

Falta de equipo de cómputo (escáner, computadora personal).

Falta de tiempo.

Equipo de digitalización no funciona.

No existe indicación alguna a este respecto.

Otra. Especifique:
__________________________________________________________________

38. . ¿El área de archivo brinda el servicio de préstamo documental?

Sí
En sala _______________ A domicilio ______________
No

39. En caso de realizar préstamos documentales ¿Cuántos préstamos atiende en un día?

1 a 10 ____ 11 a 20 ___ 21 a 50 ___ Más de 51 Especifique: _____
 40. ¿Qué tipo de usuarios son los que solicitan la documentación?

Usuarios internos

Usuarios externos

Otros. Especifique:
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41. ¿En el archivo ofrecen el servicio de reproducción documental?

Sí ¿En qué formatos?

Fotocopias____ Formato electrónico ____ Otros. Especifique: ___ NO___

42. ¿Con qué frecuencia se presentan problemas en la búsqueda y localización de la

documentación en el archivo?

Nunca ___ Rara vez ____ Algunas veces ____ Usualmente ___ Siempre ___

43. ¿A qué se deben la mayoría de estos problemas?

Organización deficiente del acervo
Descripción deficiente de datos de localización
Sistema informático deficiente
Falta de formación del personal para realizar búsquedas
Otros. Especifique:
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44. ¿Desea hacer algún comentario, sugerencia o aportar información que considere
relevante?

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