Capitolul 5 Ciclul de management de proiect (PCM).

5.1 Etapele proiectului

5.2 Managementul de program şi managementul de proiect.
5.3 Ciclul managementului de proiect – prezentarea conceptului.
5.3.1 Elementele componente ciclului de viata a proiectului

5.4 Etapele ciclului de management de proiect.

5.5. Utilitatea abordării proiectului prin metoda PCM.

5.2 Managementul de program şi managementul de proiect

Administrarea unui proiect poate să pară o sarcină dificilă ce necesită
multă experienţă, cunoştinţe şi practică. Poate să pară greu de înţeles, de
realizat şi de finalizat. Totuşi, într-un anume fel, oricare dintre noi este un
manager de proiect cu normă întreagă în viaţa de fiecare zi. Iată câteva
exemple de proiecte complexe şi totuşi cotidiene: cumpărăturile,
organizarea unui meci de fotbal, pregătirea pentru un examen, planificarea
vacanţei; etc.
O privire atentă a acestor activităţi ne arată că ele sunt proiecte cu un
manager individual de proiect. Există câteva elemente comune ale acestor
sarcini de rutină. Pentru a răspunde la aceste întrebări, organizaţiile
întreprind evaluări. Înainte de orice evaluare însă, informaţia relevantă
trebuie colectată în mod sistematic, ceea ce reprezintă procesul de
monitorizare.
Evaluarea este aprecierea cât mai sistematică şi mai obiectivă a unui
proiect, a unui program sau a unei politici în curs de derulare sau încheiate,
din perspectiva planificării, a implementării şi a rezultatelor sale. Scopul
urmărit este de a determina gradul de relevanţă şi de realizare a
obiectivelor, dezvoltării, eficacităţii, eficienţei, a impactului şi a
sustenabilităţii. Evaluarea trebuie să asigure informaţia credibilă şi utilă care
să abiliteze atât finanţatorii, cât şi organizaţiile finanţate, în procesul
decizional.

Ce este un program de finanţare?

Definiţie:
• masura a Comisiei Europene adoptata in favoarea unei tari sau grup de
tari care va fi transpusa in practica printr-o serie de activitati si
sustinuta financiar printr-un buget al CE
• Un grup de proiecte sau servicii asociate orientate spre realizarea unor
obiective specifice .

1
 Un program poate fi definit ca o serie de proiecte intercorelate, ale
căror obiective contribuie împreună la îndeplinirea unui obiectiv comun
general, de obicei relevant la nivel de sector, ţară sau chiar la nivel
internaţional. (În anumite contexte, conceptul de program este înţeles ca un
cadru instituţional care permite mai multor proiecte să fie implementate cu
scopul de a îndeplini un obiectiv sau o misiune globală).
Este evident că scopul şi impactul unui program sunt mai
cuprinzătoare decat în în cazul unor proiecte individuale.
Proiectele şi programele diferă prin amplitudinea resurselor
întrebuinţate, prin anvergura în timp, cât şi din punctul de vedere al
formulării obiectivelor, al structurilor manageriale şi al rolului pe care îl au
membrii echipei şi al concentrării pe diferite tipuri de evaluări. Cu toate
acestea, principiile şi abordarea managementului de proiect se aplică în
ambele cazuri. Proiectele individuale sunt parte dintr-un proces ciclic, fiecare
contribuind, pe terment lung, la realizarea priorităţilor ţării.

Ce este un proiect?

Un proiect este:
• un efort concret, practic, orientat spre un rezultat;
• direcţionat spre soluţionarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe;
• activitate cu obiective clare şi rezultate anticipate;
• limitat atât de timp cât şi de resursele financiare, tehnice şi umane;
• planificat din timp şi evaluat la sfârşit.

Definiţie proiect:
Grup de activitati intreprinse intr-o succesiune logica pentru a atinge un
obiectiv stabilit

CARACTERISTICILE PROIECTULUI

2
Ce este managementul? Câteva definiţii posibile pot fi date:
• Persoana sau persoanele care administrează o afacere, o organizaţie sau
o instituţie ; Efortul planificării, organizării şi mobilizării oamenilor şi
resurselor pentru un scop dat; Procesul desfăşurat de unul sau mai mulţi
indivizi de a coordona activităţile celorlalţi.
Ce este proiectul ?
• Proces dinamic, condus in contextul unui set de constrangeri prin care se
organizeaza si utilizeaza resurse adecvate intr-un mod controlat si
structurat cu scopul de a se realiza anumite obiective clar definite

Deci ce este managementul proiectului?

Este limpede, o combinaţie a celor două concepte: “proiectul” defineşte
cadrul obiectivelor, al rezultatelor aşteptate şi al resurselor - umane, financiare
şi altele. Atingerea obiectivelor, urmărirea fazelor de lucru şi organizarea
activităţilor cad în sarcina managementului.
Diferenţe: management de proiect si cel institutional
Management de proiect: personal nepermanent, atributii nepermanente.
Constrangeri adesea mai mari in managementul de proiect (plan, termene,
buget bine stabilite fata de managementul institutional la care constrangerile
pot fi mai vag definite)

3
5.3. Ciclu de viata al unui proiect - prezentarea conceptului.
Propunerea si respectiv lansarea unui proiect impune inainte de orice
cunoasterea obiectivelor proiectului, modul de utilizare a rezultatelor
proiectului pe intreaga lor durata de viata tinind cont de mediul extern al
proiectului in care rezultatele vor putea fi situate. Realizarea unui proiect
impune in primul rind o interactiune corecta intre parametri tehnico-
economici ai acestuia si o buna conexiune cu tehnologiile noi. Trebuie avut in
vedere o buna analiza a vitezei de lucru in cadrul proiectului si rapiditatea cu
care se adopta deciziile la momentele importante in timpul derularii
proiectului.
Ciclul de viata al unui proiect este definit ca perioada de timp in
care are loc desfasurarea proiectului, respectiv dupa cum urmeaza:
marketing; elaborare propunere de proiect; cistigare concurs de finantare;
cercetare pentru realizare tematica proiectului; proiectare pentru realizare
tematica proiectului; productie cu realizarea propiuzisa a tematicii
proiectului; evaluarea
rezultatelor proiectului; comercializarea rezultatelor proiectului cu obtinerea
de beneficii; reutilizare si reciclare a unor rezultate ale proiectului.
Realizarea proiectului impune, trecerea lui prin toate etapele ciclului de
viata.
Variante de realizare ale proiectului
In cadrul realizarii proiectului trebuie avut in vedere evitarea confuziei
dintre viteza de lucru si rapiditatea cu care se adopta deciziile. Pentru a evita
aceasta confuzie este importanta detalierea proiectului
subprograme/pachete de lucru si activitati/faze cu studierea de la inceput, in
fiecare activitate a diferite variante de realizare. Aceasta are drept scop
gasirea variantei optime pentru realizarea proiectului in activitatea
respectiva. Aceste variante trebuie sa fie cel putin in numar de trei si anume:
- varianta normala;
- varianta de risc;
- varianta de retragere si relansare.

Metode si instrumente pentru conducerea corecta a unui proiect

Tinind cont de ciclul de viata al unui proiect, se au in vedere

urmatoarele metode si instrumente tehnico-economice pentru conducerea
corecta a unui proiect:
a. studiu de prefezabilitate si fezabilitate al carui obiectiv este de a
transforma cit mai bine posibil, nevoile utilizatorilor (valori calitative) in
specificatii de performanta (valori calitative si cantitative);
b. conceptie si dezvoltare ce cuprind:
- alocarea parametrilor de baza ai produsului (efecte sociale, cultirale,
politice, economice sau marimi tehnice precum putere, fiabilitate, cost,
greutate, volum,…) avind ca obiectiv verificarea si impartirea valorilor
specificate intre diferitele sale elemente constitutive (ansambluri,
subansambluri, componenete);
- simulari si calcule ale parametrilor medii si de dispersie;
- simulari si calcule de fiabilitate;

4
- simulari si calcule ale costului global al proiectului;
c. productie ce are ca obiectiv realizarea fizica a produsului conform
specificatiilor stabilite;
d. comercializare ce cuprinde vinzarea ,distributia si instalarea produsului;
e. utilizarea ale carei obiective sunt:
- masurarea conformitatii cu specificatiile prin masurari pe teren a tuturor
parametrilor tehnico-economici simulati si calculati in faza de conceptie si
dezvoltare;
- masura satisfacerii nevoilor prin anchete;

Metode si instrumente pentru gestiunea proiectului

Pentru a asigura gestiunea proiectului, subprogramele/pachetele de
lucru, activitatile/fazele si evenimentele din cadrul unui proiect se definesc
dupa cum urmeaza:
a) Subprogramul/Pachetul de lucru delimiteaza un grup de activitati
bine definite intr-o perioada bine definita. Activitatile sint/pot fi in
interdependenta;
b) Activitatea/Faza este o perioada de timp delimitata pe parcursul
careia proiectul avanseaza. Caracterizeaza evolutia in timp a proiectului.
Daca o activitate/faza se opreste, proiectul se poate deasemenea opri;
c) Evenimentul este un moment in timpul caruia proiectul este oprit
voluntar. Intreruperea de moment nu provoaca oprirea proiectului; el
delimiteaza spatiul ocupat la momentul considerat. Reprezinta momentul
fixat de Managerul/Directorul de proiect pentru a masura distanta in raport
cu obiectivul si a decide continuarea sau nu a proiectului. Evenimentele
corespund:
- sedintelor de proiect care sunt analize profunde, cu dezbateri contradictorii,
pentru a verifica fezabilitatea proiectului, aptitudinea societatii de a realiza
proiectul din punct de vedere uman, tehnic si economic.
- sedintelor de decizie, care reprezinta momentele de decizie privind
continuarea sau oprirea proiectului, in functie de rezultatele obtinute in
legatura cu:
• directia impusa de proiect;
• precizia fata de aceasta directie, tinind cont de faza de avansare;
• studiul necesar prevenirii prospective;
• realizarea conform obiectivului stabilit;
• studiul necesar prevenirii active;
- auditului extern ce stabileste ca starea proiectului este corecta sau ca
trebuie repusa in conformitate cu manualele si procedurile luate ca
referenta.

5
5.3.1 Elementele componente ciclului de viata a proiectului

Ciclul de viata al unui proiect cuprinde urmatoarele elemente caracteristice:

1. Identificare, Analiza, Formulare
2. Pregatire, Estimare (functie de criteriile stabilite), Asumare
3. Implementare Monitorizare, Raportare
4. Evaluare finala

1. Identificare, Analiza, Formulare.

6
Reprezintă luarea deciziei în legătură cu relevanţa proiectului (ce idei ar
trebuii selectate pentru a fi studiate ulterior în faza de formulare). In faza de
identificare, sunt identificate şi trecute în revistă idei specifice referitoare la
programele şi proiectele din cadrul stabilit de documentul de strategie al
ţării. Din acest punct de vedere, sunt analizate problemele, nevoile şi
interesele posibililor factori interesaţi.

Cuprinde urmatoarele:
 Stabilirea obiectivelor generale;
 Analiza situatiei existente;
 Identificarea necesitatilor;
 Analiza necesitatilor;
 Stabilirea prioritatii acestor
necesitati;
 Decizia daca un proiect este
oportun;
 Definirea idei proiectului;
 Consultarea cu potentiarii
beneficiari

2. Pregatire, Estimare (functie de criteriile stabilite), Asumare

Cuprinde urmatoarele:
• Specificarea obiectivelor si rezultatelor;
• Identificarea resurselor disponibile pentru proiect;
• Identificarea resurselor necesare pentru proiect;
• Distributia proiectului pe activitati;
• Conceperea formei finale si planificarea proiectului.

3. Implementare, Monitorizare, Raportare

Cuprinde urmatoarele:
• Mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcina si obiectiv;
• Marketingul proiectului - comunicarea continua cu comitetul decizional si
potentiali beneficiari (membrii echipei proiectului) privind:
- asteptarile acestora legate de proiect si cum evolueaza
acestea in timpul implementarii proiectului;
- furnizarea de informatii despre dezvoltarea proiectului pe tot parcursul
desfasurarii acestuia;
- adaptarea conceperii si implementarii proiectului functie de asteptarile
potentialilor beneficiari;
• Monitorizare permanenta si forme de raportare (ofera informatia
necesara unui management corespunzator);
• Identificarea problemelor;
• Identificarea esecurilor si solutiilor care sa conduca la eliminarea acestora

7
(prin negociere, inlocuirea persoanelor responsabile, o evaluare
independenta sau in cazuri extreme prin oprirea proiectului);
• Modificarea rezultatelor planificate si obiectivelor proiectului cu unele
posibil de realizat.

4. Evaluare finala

Cuprinde urmatoarele:

• Evaluarea indeplinirii integrale de catre contractor a sarcinilor incredintate

(se face de obicei de catre o structura de evaluare independenta de
contractor sau autoritatea contractanta);
• Identificarea celor mai bune solutii pentru proiecte viitoare pe baza
experientei cistigate;
• Identificarea resurselor necesare pentru viitor (se are in vedere corectarea
aprecierii acestora functie de suficienta sau insuficienta acestora in proiectul
desfasurat);
• Identificarea necesitatilor pentru proiecte viitoare.
Reprezintă dezvoltarea ideilor de proiect în proiecte operaţionale de către
beneficiari şi grupuri de influenţă, realizarea calendarului de implementare,
incluzând şi cadrul logic
O dată ce s-a luat o decizie privind ce idee să fie urmărită, în timpul acestei faze
de design/ formulare, ideea respectivă de proiect devine o propunere de proiect.
Sunt luate în considerare elemente cheie de calitate, iar principalii factori
interesaţi sunt direct implicaţi în procesul de elaborare şi analiză a proiectului.
Este elaborată matricea cadru logică a proiectului, care include elementele
strategice majore, obiective, rezultate, indicatori, riscuri şi ipoteze, împreună cu
instrumentele de planificare esenţiale, precum grafice de implementare, grafice
de resurse. Acestea sunt folosite pentru a evalua elementele cheie care ajută la
previzionarea impactului proiectului: relevanţa, fezabilitate şi durabilitatea.
Rezultatul este o decizie privind înaintarea sau nu a propunerii pentru finanţare
UE.

8
5.4. Studii de caz privind ciclu de viata al proiectului

? Studiu de caz 1

Planificarea si definirea bugetului Stabilirea Terminarea estimativ bugetului

Redefinire Planificare Executie Proiectului
Ciclul de viata al proiectului cu sase etape necesar pentru a da sufieciente
informatii privind procesele anuale de stabilirea bugetelor. Adeseori proiecte
ce sunt planificate sunt modificate in mod radical, astfel incat ele trebuiesc
redefinite si replanificate.

?Studiu de caz 2
Echipa de lucru si Definire Planificare conducere Executie Terminarea
Proiectului
Ciclul de viata al proiectuluii cu cinci etape care reflecta eforturile ce se cer
pentru a desemna o echipa de lucru si conducere special a pentru proiect.
Etapa de personal include validarea estimarilor si aprobarea de modificari la
nivel de buget si de organizare.

? Studiu de caz 3
Intiere Executie Terminarea Proiectului
Ciclu de viata al proiectului atunci cand definirea si planificarea pot fi facute
in mod rapid iar aprobarile la un singur nivel pot fi suficiente.

9
10