Reuniones Efectivas

RCM Desarrollo de Facultad

Gilberto Guevara, MBA
21 de mayo, 2016
 Todos los
dias mas de
83 millones
de personas
participan en
11.5 millones
de reuniones
Acrónimo para toda reunión
PACER

P urpose
A genda
C ode of Conduct
E xpectations
R oles and Responsibilities
 Propósito
A través de • Obtiene logros
organizacionales y ayuda a sus
objetivos lograr participantes de multiples
maneras
el rendimiento
y rendición de • El propósito y la prueba de una
reunión efectiva es que sin
cuentas de importar el tema, la gente se
siente que les tomaron en
planes cuenta sus necesidades, y se
trabajaron los temas en la
ejecutables agenda
 Agenda (Objetivos)

• Diagnóstico de un Gestor Efectivo

• Características de las reuniones

• Herramientas para el manejo de la

reunión
La anatomía de un Gestor
Efectivo de Reuniones
Video: “WE WERE SOLDIERS” section Broken Arrow.

Liderando de
forma efectiva
 Tipos de liderazgo
• Autoritario—lider toma las decisiones
• Consultativo—lider consulta a los demas, luego toma
su decisión
• Democrático—todos votan; la mayoria o algún
porcentaje promediado gana
• Consenso—despues de haber escuchado las
perspectivas de bajo consideración, todos acuerdan
apoyar la decisión aun cuando no haya sido la de su
elección

Nota: Consenso es dificil de lograr, pero asegura el mayor

compromiso y empoderamiento de los participantes

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Conducting the meeting
 Papeles & Responsabilidades

- Sienta las guías y las metas

• Líder
- Asegura el cumplimeinto del
• Arbitro del tiempo tiempo
- Mantiene el equipo enfocado
• Monitor del proceso - Provee reportes
• Vocal - Toma notas
• Secretario - Riesgos, Oportunidades e
• ROI Issues

Todos los miembros son participantes activos

 Anatomía de la reunión
Pasos en el proceso Composición

• Planifique • Grupo
• Informe • Equipo: juego de
• Maneje palabras no hay “I”
en “Team”
• Escriba
• Estructura
• Dele seguimiento
• Jerarquia
Código de Comportamiento
Reglas del proceso Reglas

• Empezar a tiempo
• Determine como se • Solo una conversación a
correrá la reunión la vez
• Como interactuarán • Permitir el redondeo de
• y compartamientos las ideas
deseados • Celulares apagados
• Alimentos
 Componentes
Propósito Agenda Lugar

Tiempo Equipo Participación

Acción Seguimiento Valor

 Tipos de reuniones
• Reuniones regulares
• Reuniones asuntos • Formales
puntuales
• Informales
• Presentaciones • Estructuradas
• Conferencias • Procesales
• Reuniones de emergencia
• Fortuitas
• Seminario
 Tipos de reuniones Reuniones en linea
 Asegurar que los enlaces
funcionen
 Practicar con el software
 Envio de recordatorios de la
reunión
Teleconferencias
 Reglas de juego
 Telefonos en silencio
 ¿ Caundo habla cada cual?
 Presentación de los
participantes

Video conferencias
 Presentar a los participantes
 Mirar a la camara
 Usar los nombres de los
participantes
 Eliminar los ruidos ambientales
 Razones para una reunión
• Compartir información
• Capacitación
• Discusión
• Generación de ideas
• Planificación
• Taller
• Consultar o dar insumo
• Resolver problemas
• Buscar soluciones
• Manejo de crisis
• Reportar logros o
evaluaciones
• Definir objetivos y metas
• Definir tareas y delegar
• Tomar decisiones
• Comunicar o aclarar temas
• Aclarar políticas
institucionales
• Construcción de equipo
• Motivación
• Invitados especiales
• Procesos
interdepartamentales
• ….
Determinar el objetivo
Informar

Tormenta de ideas

Reportes de progreso

Revisar progreso

Resolver problemas

Tomar decisiones
 Logros de una reunión

• Decisión • Desarrollo de
• Discusión políticas
• Información • Construir y/o
• Planificación fortalecer equipos
• Generación de ideas • Motivación
• Recibo de insumo • Presentación de
invitados
• Acuerdos
 Características Negativas

83% Se alejan del tema

77%Pobre o ninguna preparación
74%Efectividad cuestionable
68%Fallas al no escuchar
62%Verbosidad de los participantes
60%Duración
51%Falta de participación
“Achieving Effective Meetings – Not Easy but Possible” by Bradfor D. Smart form an survey of
635 executives
 Características Positivas

• 88% Permitir la participación

• 66% Definición de propósito
• 62% Tratar todos los asuntos en la agenda
• 59% Asignar tareas de seguimiento
• 47% Anotar lo discutido
• 46% Invitar solo el personal esencial
• 36% Escribir agenda con tiempos límites
Fuente: GM Consultants, Pittsburg, 1993
• Lista de Cotejo (ANTES)
• Definir el propósito y los resultados
esperados
• Desarrollar la agenda
• Determinar participantes
• Reservar salón y equipo requerido
• Decidir en el arreglo mas efectivo
• Distribuir la agenda previo a la reunión
• Informar a los participantes sobre
preparaciones necesarias
 Antes de la reunión

Hago los
Prepare
Determinar arreglos y Envie
la
el objetivo reservacion invitaciones
agenda
para el lugar
Comportamientos que ayudan
• Comenzar a tiempo
• Servir de portero
• Revisar y mantener la agenda
• Asignar el secretario(a) o anotador(a)
• Asignar tareas o responsabilidades y
establecer las fechas para su terminación
• Aclarar y probar entendimiento
• Resumir
• Terminar a tiempo
• Enviar la notas de la reunión

........Construir Confianza
 Consideraciones…
• Planifique descansos cada 45 minutos, 5
minutos es óptimo para estirar, textear,
tomar café o refresco…
• Brown bags, evite reuniones de almuerzo
• Mantenga el horario aun si la discusión está
en apogeo
• Verifique los aspectos fisicos de la reunión
• Llegue temprano
Como trabajar con miembros dificiles

• Escuche, no debata
• Hable en privado primero
• Convierta comportamientos negativos
en contribuciones positivas
• Hágalo la responsabilidad del grupo
• No lo personalice
• Trate otras metodologías, pequeños
grupos, pares, tormenta de ideas, etc
Algunos comportamientos dificiles
Tardanzas
Agradezca a los que llegaron a tiempo

Argumentativo
Mantenga su temple (Chill). Busque
algun punto meritorio. Hable en privado

Conversaciones Laterales
Evite el sarcasmo. Reenfoque el grupo en
la reunión

Perdiendo el enfoque
Use el “Estacionamiento” para ideas no
tratadas en la agenda. Repita el
propósito de la reunion
 Más comportamientos difíciles
• Quejumbroso(a) • Ilustrar lo que se puede y lo
que no se puede cambiar.
Incluya al grupo en buscar
ideas de como trabajar el
asunto

• No participan • Examine lo que los motiva.

Pregúnteles su opinion

• Celulares • Solicitar que se pongan en

silencio y no textear durante
la reunión

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=e5XhMktu
uu8
 Comportamiento personal
• Contacto visual – es indicativo del interés por
el interlocutor
• Postura - Expresa la actitud y nivel de
energia, lenguaje
corporal dice mucho
• Expresiones - Expresiones faciales dicen
mucho mas que las palabras
(1:1000)
• Silencio - Es permisible
 Ideas para mejorar…
• Cambiar el estilo de la presentación
• Cambiar el lugar regular de la reunión
• Rote la dirección de la reunión
• Establezca el “estacionamiento” para
capturar otras ideas
• Haga las reuniones mas entretenidas
– Rompehielo
– Reuniones de pie
 REPASO - Elementos
• Objetivo de la reunión:
– Se necesita una decisión?
– Se quiere generar ideas?
– Se estan recogiendo reportes y actualizaciones?
– Se esta comunicando algo?
– Se estan desarrollando planes?

– Al final de la reunion, yo quiero que el grupo…

 Repaso, cont…
• Agenda:
– Prioridades, que debe ser discutido?
– Resultados, que se necesita lograr?
– Participantes, quienes deben de estar
presentes?
– Secuencia, orden de temas a discutir?
– Tiempo, cuanto tiempo se le asigna a cada
tema?
– Dia y hora, cuando se lleva a cabo la
reunión?
– Lugar, donde se lleva a cabo la reunión?
Objetivos

S S mart - inteligentes
M M easurable - medibles
A A chievable
R R ealistic
T T imely
Meetings Checklist
done comments date/ref
Agenda
Priorities
Outcomes
Sequence
Timings
Attendees
Date
Time
Venue
Variety
Notification
Notes of last meeting
Directions/map
Materials (as required by agenda items)
Reference material for ad-hoc queries
Results and performance data
Equipment (make separate check-list)
Electrical Power (if applicable)
Domestics
Catering arrangements
Note-paper, pens, name-plates
Refreshments
Guest care/instructions
Heading:
Date and Time:
Venue:
Present:
Apologies for absence:
In attendance:

person responsible for

notes, agreements and actions (change item headings as applicable)
each action agreed

1. Approval of previous meeting notes/minutes:

2. Matters arising:
3. Finance/financial performance
6. Operations or Divisional Activities
8. Distribution
9. Environmental
10. Quality Assurance, etc
11. Human Resources
12. Projects
13. Communications and Team Briefing Core Brief
14. Any other business
15. Date of next meeting

Time meeting finished:

Signed and dated as a true record.............................

Writer's initials, file reference and date:

 Puntos claves…
• Haga que la reunión valga, si no, NO vale
reunirse
• Defina las metas y distribuya la agenda antes
• Maneje la reunión, y manténgala en el tiempo
• Recoja el insumo constructivo de los
participantes
• Cierre con un plan de acción, dejando saber los
próximos pasos
• Anote el progreso de las decisiones tomadas en
la reunión
• Comunique las decisiones y las próximas
acciones
 Despues de la reunión

Monitorear el
Enviar minutas de progreso de las
Evaluar el valor
la reunion 2 dias decisiones
de la reunión
despues tomadas en la
reunión
 El costo de las reuniones
• Horas de trabajo—Calcular el sueldo combinado de los participantes
+ costo administrativo (overhead) + costos variables / Horas de
trabajo anual (52 semanas x 40 horas = 2,080 horas anuales)
• Fuera de horas de trabajo – Calcular el costo de cuidado de niños o
adultos y otras funciones

Calcule el costo de sus reuniones

Sueldos Overhead Total Horas Costo por
anuales anuales de hora de
trabajo reunión
$500,000 $40,000 $540,000 2,080 $259.62/hr

Agregar costos adicionales de refrescos/comida, papel, alquiler

de equipo etc.
 Recursos
• Templates
• http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
• http://www.youtube.com/watch?v=o-lGX3TTPwI

• Videos Running Meetings:

• http://www.youtube.com/watch?v=xQW1fEwYZVA

• Roberts Rules of order,

• http://www.roberstrulesmakesimple.com
• http://www.youtube.com/watch?v=uvLDlPlxaRg
• http://www.youtube.com/watch?v=o-lGX3TTPwI
 Referencias
• “Before And After The Meeting”, Tom
Krattenmaker, Harvard Business Review
• “Effective Meeting: A Checklist for Success”, Nick
Morgan, Harvard Business Review
• “Five Tips for Better Virtual Meetings”, Karen Boda
and Rebecca Hinkle, Harvard Business Review
• “Getting Everyone to Agree in Meetings - The
Impossible Dream?”, Charlie Hawkins,
www.makemeetingsmatter.com
• How to Make Meetings Work!, Michael Doyle