ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

YARLENSON ANDRES AGUIRRE LAYA

Clase de documentos
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo:

Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una
entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico:

Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico.
También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el
ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO . DOCUMENTO ELECTRONICO

Lugar donde se encuentra toda la información Se entiende como toda información generada,
producida en cualquier fecha, lenguaje, forma enviada, recibida y almacenadas por medio
o soporte, por una entidad pública o privada. electrónico.

Es una expresión testimonial de carácter Estas se conservan y transmiten mediante

autentico, objetivo e imparcial, es medios electrónicos luego de efectuar algunas
interdependiente ya que está condicionando a series con medida de autentificación.
los demás y siendo condicionado.
Énfasis en la naturaleza de los documentos,
En cumplimiento de sus funciones jurídicas o creados, utilizados y conservados en entornos
administrativas, conservando como prueba tecnológicos.
información y continuidad de gestión.
Función archivística global que la integra:

Permite fácil acceso a la información.

Controla el acceso a la información por niveles

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de seguridad y conservación a largo plazo.

El registro esta acogido en un medio, cuya Recoge información en un medio cuyos

información se hace accesible a través de símbolos solo pueden ser leídos por un
símbolos implícitos en él. ordenador

El contenido es inseparable de su medio o El contenido es inseparable de su medio o

soporte. soporte.

Su contenido puede ser separado de su Su autenticidad depende del hardware y

soporte original, para ser transferido a otros. software en el cual fue creado, y esta solo se
Su valor probatorio se mide por las podrá mantener si se conserva en su
características de autenticidad, entre ellas la estructura original.
firma.

Es una expresión testimonial de carácter Estas se conservan, transmiten mediante

autentico, objetivo e imparcial, es medios electrónicos luego de efectuar algunas
interdependiente ya que está condicionado a series con medida de autenticación.
los demás y siendo condicionado.

En cumplimiento de sus funciones jurídicas o Énfasis en la naturaleza de los documentos

administrativas conservando como prueba creados y utilizados, conservados en entornos
información, continuidad de gestión. tecnológicos.

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