DOCUMENTOS CONTABLES

Los ​documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las ​operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ​ley​. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado ​control de
todas las ​acciones​ que se realizan en una compañía o empresa.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base
para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en
original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es
lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y
concepto, para un fácil acceso a la información, en ellas se aplica el filtro del
periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de
expedición esté dentro de ese periodo.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:
● Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. facturas de ​compras​,
recibos de pagos efectuados, etc.
● Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas
de ​ventas​, recibos por cobranzas, ​presupuestos​, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
● Documentos que se archivan y generan registración: como la factura, la
nota débito, la nota crédito, el ticket, los recibos, el pagaré, el cheque y la
nota crédito bancaria.
● Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de
venta, el remito y el resumen de cuenta.

DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS

En la actualidad los documentos contables más usados son:
 ● La factura
● La cotización
● La remisión
● Las consignaciones
● Nota débito
● Nota crédito
● Tique
● Cheque

DEFINICIÓN Y EJEMPLOS DE DOCUMENTO CONTABLES

LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil
que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad
de ​dinero​ a una convenida fecha de ​vencimiento​. Constituye una orden escrita,
mediante el cual una ​persona​ llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la
otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una
cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
Ejemplo:

Figura1. Formato de letra de cambio

EL PAGARÉ

Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se

usa, principalmente para obtener recursos financieros. Es un documento escrito
mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden
una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los
pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a
un tercero.
Ejemplo:

Figura2. Formato de pagaré

EL CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar​, ​sin la necesidad de
utilizar físicamente dinero​.
Ejemplo:

Figura3. Formato de cheque

LA NOTA CRÉDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,

una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

Ejemplo:

Figura4. Formato de nota crédito

LA NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.

Ejemplo:
Figura5. Formato de nota débito

LA NÓMINA
​ odos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del
T
salario que les ingresa y esto lo hace a través de la nómina. En este sentido, la
nómina no es más que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cómo
está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo emplea.
Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresa en caso
de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaración de la renta o
simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.
Ejemplo:
Figura6. Formato de nómina
 RECIBO DE CONSIGNACIÓN

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas.

Ejemplo:

Figura7. Formato de consignación

FACTURA

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos

generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del

comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad. .

Figura8. Formato de factura

 REMISIÓN

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes

vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la ​factura​.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega
al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que
los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación
para que proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en
la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como
mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para
que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.
No se registra en los ​libros​ de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos
se emiten sin valores

Ejemplo:
Figura9. Formato de remisión
LA COTIZACIÓN
La cotización es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que
participan en el mercado bursátil. También se cotiza el trabajo.
La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un
título en función de la oferta y la demanda. Por otra parte, también se utiliza este
nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de
una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.
Ejemplo:
Figura10. Formato de cotización