Distribución de la documentación

Distribución de la documentación hace referencia a la metodología

establecida en la organización para asegurar que los documentos
pertinentes se hayan disponibles en los puestos de uso. El método
ideal es aquel que no comporta trabajo extra y que garantiza que
todas las personas pueden consultar fácilmente la información que
contienen eliminando el riesgo de coger una versión obsoleta de un
documento. La distribución de la documentación debería
complementarse con un sistema de aviso a las personas afectadas
cuando se realiza una modificación en la documentación que les
afecta.

1. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la

competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en carpetas, buzones o
casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo

tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en
línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
  Registro de control de envío de documentos.

EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

► Administración, economía y afines

Dentro de los distintos Planes de Gestión Documental (PGD), el

Proceso de Recepción de Documentos puede ser considerado
como la fase inicial del ingreso de un documento al Archivo de
una Institución, así como el momento en donde se disponen y
aplican las distintas operaciones relacionadas con la verificación y
control, que permitirán que los documentos externos sean
consignados, recibidos y clasificados correctamente.

Función de la Recepción de Documentos

En este sentido, entonces, el Proceso de Recepción de

Documentos estaría básicamente dirigido a dotar al personal a
cargo de la metodología necesaria para recibir, clasificar y dar
curso correcto a los distintos documentos y
correspondencias, que una empresa o institución recibe en el
ejercicio de sus funciones, evitando que estos se extravíen o no
lleguen a su correcto destino. De esta forma, entonces, un
adecuado y correcto sistema de Recepción de Documentos estaría
garantizando, en lo que corresponde a sus alcances, una
comunicación institucional eficaz y eficiente, puesto que evitaría en
todo momento que los documentos dirigidos a la institución se
traspapelaran o no llegaran a su correcto destino, causando
molestias y demoras a las funciones propias de la institución, así
como a los usuarios de estas entidades.

Pasos para la Recepción de Documentos

Con respecto a las distintas fases que puede tener el sistema de

Recepción de Documentos de una determinada institución, aun
cuando cada empresa u organismo maneja el suyo, por lo general
se distinguen las siguientes tareas o etapas:

Recepción

Constituida como la primera fase del proceso de Recepción de

Documentos, este proceso básicamente se encarga de recibir
todas las comunicaciones que llegan a la institución,
independientemente del medio y las entidades que las emiten. Así
mismo, durante esta fase, el profesional a cargo debe revisar que
los documentos y demás correspondencias cumplan con los
requisitos necesarios para ser admitidas como recibidas por la
entidad. Al respecto, los Planes de Gestión Documental distinguirán
entonces entre dos tipos de materiales:

 Físicos y directos: categoría constituida por todos los

materiales que llegan de forma física hasta la institución.
 Magnéticos e indirectos: grupo conformado por todas las
comunicaciones que son dirigidas a la institución por medios
electrónicos.

En este sentido, los PDG consideran también distintas estrategias y

verificaciones, que deberán ser hechas por parte de los distintos
profesionales que reciban los materiales dirigidos a la
empresa, compañía o institución. De esta forma, según la categoría
se chequearán las siguientes informaciones y requisitos:

Documentos físicos y directos

Si el documento o correspondencia fue enviado, de forma física,

directamente a la institución, el personal encargado del Área de
Recepción de Documentos debe entonces dirigirse al sobre o
paquete a fin de chequear que éste se encuentre debidamente
identificado, y que de forma visible presente los siguientes datos:

 Que el destinatario anotado corresponda con el nombre de la

empresa, o por el contrario con el de algún funcionario o
empleado de la entidad.
 Que se trate de una comunicación de tipo oficial, o por el
contrario de un documento personal.
 Que en el sobre, además del destinatario, se encuentran
identificados correctamente todos los datos inherentes al
remitente.

Documentos magnéticos e indirectos

Si por el contrario, la comunicación ha sido recibida en los distintos

medios electrónicos de la institución, el funcionario a cargo deberá
entonces comenzar por revisar que el documento cumpla con
los siguientes requerimientos:
  En primer lugar, el encargado de recibir este tipo de
comunicaciones debe verificar que el asunto del documento o
la solicitud hecha realmente sea asunto de pertinencia de la
institución.
 A pesar de ser una comunicación electrónica, a fin de poder
darle curso dentro de la entidad, esta debe ir firmada por su
remitente.
 De igual forma, en el documento debe encontrarse de forma
legible la fecha en la cual se realizó la emisión del material, a
fin de saber qué tan vigente se encuentra.
 Al igual que en el caso de los documentos físicos, las
comunicaciones electrónicas deben contener los datos del
remitente: nombre, dirección, código postal, correo electrónico
y teléfonos de contacto.
 Finalmente, de ser necesario, los anexos requeridos en la
comunicación deben estar completos, de otra forma deberá
procesarse para revisión.

Clasificación

Una vez que se han hecho las verificaciones correspondientes, y el

profesional ha recibido el documentos, deberá entonces proceder a
clasificarlo, es decir, distinguir a cuál de los dos grupos pertenece:

 Comunicación oficial: en este sentido, el encargado del área

de Recepción de Documentos deberá fijarse si la
comunicación recibida cuenta con los requisitos para ser
considerada una comunicación oficial, cuyo principal criterio
de identificación es que el asunto de la correspondencia esté
directamente relacionado con las funciones propias de la
institución.
 Comunicaciones privadas: por otro lado, cabe la posibilidad
de que aun cuando no toque directamente un asunto de la
entidad, el documento recibido vaya dirigido a algún miembro
del personal, perteneciendo entonces al ámbito privado de
su destinatario.