7.

GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Según la 5ª Edición del PMBOK®, la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los
procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se
complete el Proyecto dentro del presupuesto aprobado. Debe tener en cuenta los
requisitos de los interesados para la obtención de los costos, ya que los diversos
interesados medirán los costos del Proyecto de diferentes maneras y en tiempos
diferentes.
Plan de Gestión de costos

El trabajo necesario para llevar a

cabo los tres procesos de la Gestión de los Costos, debe estar precedido de un
esfuerzo de planificación por parte del equipo del Proyecto, que forma parte del
proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. De él obtendremos, entre
otros, el Plan de Gestión de Costos, que determina el formato y establece los criterios
necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los cotos del
Proyecto. Entre otros, puede establecer lo siguiente:
 Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de las actividades.
 Unidades de medida utilizadas en las mediciones.
 Relación de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es decir, a cada cuenta de
control (CA) se le asigna un código vinculado con el sistema de contabilidad de la
organización.
 Umbrales de control. Porcentaje de variación o desviación permitida antes de
actuar, con respecto a la línea base de costos del Plan para la dirección del Proyecto.
 Reglas para medir el desempeño. Gestión del valor ganado: Earned Value
Managemente (EVM).
 Formato de informes.
 Descripción de los procesos.
Procesos de la Gestión de Costos
 Planificar la Gestión de los Costos: La Gestión de los Costes del Proyecto debe
considerar las necesidades de los interesados, ya que diferentes interesados medirán
 los Costes de diferentes formas y en diferentes momentos. Este proceso establece las
políticas, procedimientos y documentación necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y
controlar los Costes.
 Estimar los Costos: Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
 Desarrollar el Presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo
autorizada.
 Controlar los Costos: Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar
el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Tipos de costos
 Costos variables. Costos dependientes del volumen de producción. Por ejemplo los
materiales a utilizar. Cuantas más plantas tenga el edificio que vamos a construir, más
hormigón necesitaremos.
 Costos fijos. Costos que no varían con el volumen de producción. Por ejemplo los
alquileres. Independientemente del número de plantas que tenga el edificio que
vamos a construir, el alquiler que se paga por las casetas de obra se mantendrá fijo.
 Costos directos. Costos repercutibles directamente al Proyecto. Por ejemplo, el
coste del hormigón es repercutible en entregables (por ejemplo las zapatas) del
Proyecto de construcción del edificio.
 Costos indirectos. Costos necesarios para llevar a cabo el Proyecto, pero que no se
pueden repercutir directamente en ninguna actividad. Por ejemplo los gastos de
estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).
 Costo de oportunidad. Costo de la mejor opción no realizada. Por ejemplo, si
tenemos un presupuesto de 10 euros para elegir entre comprar caramelos o chicles,
decidamos lo que decidamos, tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos
finalmente adquirir caramelos, habremos renunciado a los chicles y viceversa. Se
basa en el principio de la rentabilidad esperada, y parte de que los agentes
 económicos racionales basan sus decisiones en base al coste o privación de recursos
para conseguir la mayor rentabilidad.
 Costos hundidos o enterrados. Costo en el que ya se ha incurrido,
independientemente de si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es relevante
para la toma de decisiones. Que se debe suprimir en el análisis y la evaluación del
Proyecto. Por ejemplo, la realización de un estudio de viabilidad de un Proyecto. Se
debe realizar para evaluar si el Proyecto es viable. Tendrá un coste, pero éste no
influye en el análisis de rentabilidad del Proyecto.
Otros conceptos relacionados
 Capital de trabajo. Recursos que requiere el Proyecto para atender las operaciones
de producción y comercialización de bienes o servicios. Contempla el monto de dinero
que se precisa para dar inicio al Proyecto. En otras palabras es el capital adicional con
el que se debe contar para que comience a funcionar el Proyecto, lo que quiere
decir, financiar el Proyecto antes de percibir ingresos.

 Depreciación contable. Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que
sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar
ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser
inutilizable.

 Depreciación Lineal. Supone que la depreciación varía linealmente, es decir, que la
depreciación es una función lineal de la edad y su representación gráfica es, por lo
tanto, una recta. Se deprecia la misma cantidad todos los años.

 Depreciación Acelerada. Supone mayores valores de depreciación en los primeros
años de uso del bien.
 Depreciación económica. Variación o pérdida del valor real de sufren los bienes del
inmovilizado.

 Ley de rendimientos decrecientes. El aumento en el uso de recursos, aumenta la
producción de forma creciente.

11.5. PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS

RIESGOS
Respuesta a los riegos. Este proceso desarrolla las opciones y acciones para mejorar
las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del Proyecto. Se realiza
después de los procesos Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos y Realizar el
Análisis Cuantitativo de Riesgos (en el caso de que éste se aplique).
Incluye la identificación y asignación de una persona (el “propietario de la respuesta a
los riesgos”) para que asuma la responsabilidad de cada respuesta a los riesgos
acordada y financiada. El proceso Planificar la Respuesta a los Riesgosaborda los
riesgos en función de su prioridad. Introduciendo recursos y actividades en el
presupuesto, el cronograma y el plan para la dirección del Proyecto, según se
requiera.
 Las respuestas a los riesgos planificadas deben ser congruentes con la importancia
del Riesgo. Tener un coste efectivo en relación al desafío. Ser aplicadas a su debido
tiempo, ser realistas dentro del contexto del Proyecto. Estar acordadas por todas las
partes implicadas, y a cargo de una persona responsable. A menudo, es necesario
seleccionar la mejor respuesta a los Riesgos entre varias opciones. La sección
planificación de la respuesta a los Riesgos presenta los enfoques comúnmente
usados para planificar las respuestas a los Riesgos. Los Riesgos incluyen las
amenazas y las oportunidades que pueden afectar al éxito del Proyecto, y se discuten
las respuestas para cada una de ellas.
Entradas
 Registros de Riesgos. Se desarrolla por primera vez en el proceso de 11.2. Identificar
los Riesgos. Se actualiza durante los procesos de Análisis cualitativo de
Riesgos y Análisis Cuantitativo de Riesgos. Es posible que este proceso tenga que
remitirse a los Riesgos identificados. Las causas de los Riesgos, las listas de posibles
respuestas, los propietarios de los Riesgos. Así como los síntomas y las señales de
advertencia para desarrollar las respuestas a los Riesgos.
 Plan de Gestión de Riesgos. Entre los componentes importantes se incluyen los roles
y responsabilidades. Las definiciones del análisis de Riesgos. Los umbrales de Riesgo
para los Riesgos bajo, moderado y alto. Así como el tiempo y el presupuesto
necesarios. Algunos componentes del plan de Gestión de Riesgos pueden incluir
umbrales de Riesgo para los Riesgos bajo, moderado y alto. De este modo ayudan a
entender los Riesgos para los cuales se necesitan respuestas. La asignación de
personal y la preparación del cronograma y el presupuesto para la planificación de la
respuesta a los Riesgos.
Herramientas y técnicas
Existen varias estrategias de respuesta a los riesgos. Para cada riesgo, se debe
seleccionar la estrategia o la combinación de estrategias con mayor probabilidad de
eficacia. Las herramientas de análisis de riesgos, tales como el análisis mediante
árbol de decisiones, pueden utilizarse para seleccionar las respuestas más
apropiadas.
 Amenazas o Riesgos Negativos:

Oportunidades o Riesgos
Positivos:

 Estrategias de respuesta para Contingencias. Algunas estrategias se diseñan para ser

usadas únicamente si se presentan determinados eventos. Para algunos riesgos,
resulta apropiado para el equipo del proyecto elaborar un plan de respuesta. El cual,
sólo se ejecutará bajo determinadas condiciones predefinidas. Si se cree que habrá
suficientes señales de advertencia para implementar el plan.
 Juicio de expertos
Salidas
 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Los componentes del registro de
riesgos pueden incluir:
 – Riesgos identificados, sus descripciones, el o las áreas del proyecto afectadas, sus
causas y cómo pueden tener un efecto sobre los objetivos del proyecto.– Propietarios
del riesgo y sus responsabilidades asignadas.– Salidas del proceso Realizar el
Análisis Cualitativo de Riesgos. Incluyendo las listas priorizadas de los riesgos del
proyecto.– Las estrategias de respuesta acordadas.
– Acciones específicas para implementar la estrategia de respuesta seleccionada.
– Disparadores, los síntomas y las señales de advertencia relativos a la ocurrencia de
riesgos.
– Presupuesto y actividades del cronograma necesarios para implementar las
respuestas seleccionadas.
– Planes de contingencia y disparadores que requieren su ejecución.
– Planes de reserva para usarse como una reacción a un riesgo que ha ocurrido y
para el que la respuesta inicial no ha sido la adecuada.
– Riesgos residuales que se espera que permanezcan después de la ejecución de las
respuestas planificadas. Así como los riesgos que han sido aceptados
deliberadamente.
– Riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementación de
una respuesta a los riesgos.
– Reservas para contingencias que se calculan tomando como base el análisis
cuantitativo de riesgos del proyecto.Umbrales de riesgo de la organización.
 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto. El plan de Dirección del
Proyecto se actualiza a medida que se añaden actividades de respuesta a los
Riesgos.