Mejoramiento de Almacen

PROPUESTA DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE
MATERIALES DEL ALMACEN DE SUMINISTROS EN UN INGENIO

AZUCARERO
JULIAN DAVID VALENCIA ARBOLEDA

108828159
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
PEREIRA
2016
PROPUESTA DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE
MATERIALES DEL ALMACEN DE SUMINISTROS EN UN INGENIO
AZUCARERO
JULIAN DAVID VALENCIA ARBOLEDA
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERO

INDUSTRIAL
DIRECTOR
JUAN GUILLERMO MORENO BARRERA
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
PEREIRA
2016
Nota de aceptación
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Firma del presidente del jurado
_______________________
Firma del jurado
PEREIRA 11 DE NOVIEMBRE DE 2016

DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTOS
Esta tesis se la quiero dedicar a Dios quién supo guiarme por el buen camino,
darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se
presentaban, enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la
dignidad ni desfallecer en el intento.
A mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los

momentos difíciles. Me dieron todo lo que soy como persona, valores,
principios, carácter, empeño, perseverancia, y coraje para conseguir cada uno
de mis objetivos.
A mi familia, esposa y a ese ser maravilloso que viene en camino a llenarnos

de amor, felicidad y que me ha dado la fuerza para seguir construyendo el
futuro soñado.
.
Por ultimo quiero dar gracias a todos los que colaboraron en la realización de
este trabajo y a nuestros profesores y compañeros quienes aportaron a mi
formación tanto académica como personal.
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION ................................................................................................ 1
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .............................................................. 2
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................... 2
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .......................................................... 2
1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA .................................................... 2
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION ........................................................ 3
2.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 3
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................... 3
3. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 4
4. MARCO REFERENCIAL ............................................................................. 5
4.1 MARCO CONTEXTUAL ............................................................................ 5
4.1.1 NIVEL REGIONAL ....................................................................................................... 5
4.1.2 NIVEL NACIONAL ....................................................................................................... 6
4.1.3 NIVEL INTERNACIONAL ............................................................................................. 7
4.2 MARCO TEORICO .................................................................................... 8
4.3 MARCO CONCEPTUAL ......................................................................... 13
4.4 MARCO ESPACIAL ................................................................................ 16
4.5 MARCO TEMPORAL .............................................................................. 16
4.6 MARCO LEGAL ...................................................................................... 16
5. DISEÑO METODOLOGICO ....................................................................... 17
5.1 TIPO DE ESTUDIO ................................................................................. 17
5.2 METODO DE INVESTIGACION. ............................................................. 17
5.3 POBLACION Y MUESTRA. .................................................................... 17
5.3.1 POBLACION. ............................................................................................................. 17
5.3.2 MUESTRA .................................................................................................................. 17
5.4 FUENTES DE INFORMACION ............................................................... 17
5.4.1 FUENTES SECUNDARIAS. ...................................................................................... 17
5.4.2 FUENTES PRIMARIAS. ............................................................................................. 17
5.4.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACION. .................................................................. 18
6. ESTUDIO DE CAUSAS QUE INFLUYEN EN LA DEMORA EN LA
ENTREGA DE LOS MATERIALES .................................................................. 19
7.2 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP. ...... 22
7.2.1 Cálculo de muestra 1: ................................................................................................ 22
7.2.2 Cálculo muestra 2: ..................................................................................................... 23
7.2.3 Resultados del muestreo ........................................................................................... 24
7.3 Impresión lenta de reservas. ................................................................ 26
7.4 Desorden en almacén............................................................................ 27
7.5 Materiales bloqueados para determinada área o usuario. ................. 31
7.6 Bodegas virtuales sin ubicación. ......................................................... 31
7.7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario. .................... 32
7.8 Alto flujo de personal en área del almacén. ........................................ 33
7.9 Problemas en el ingreso de materiales por parte de recepción. ....... 33
7.10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas. ............................. 33
7.11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria. ..................... 34
7.12 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no
administrativo. ............................................................................................. 34
7.13 Errores en almacenamiento de los materiales. ................................. 34
7.14 Realizar salidas de material que los usuarios no necesitan
realmente...................................................................................................... 34
8. CAUSAS DE INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES ............................ 35
8.1 Mala planificación de los inventarios. ................................................. 35
8.2 Incumplimiento de condiciones por parte de los proveedores. ........ 36
8.3 Recepción inadecuada de los materiales. ........................................... 37
8.4 Anomalías en el despacho de materiales. ........................................... 37
8.5 Rotación frecuente del personal en el almacén. ................................. 37
8.6 Errores en almacenamiento de los materiales. ................................... 37
administrativo. ............................................................................................. 38
8.8 Bajo control de los inventarios. ........................................................... 38
9. ANALISIS DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA
DE MATERIALES............................................................................................. 40
9.1 Análisis del diagrama: ........................................................................... 40
9.2 DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA DE
MATERIALES. .............................................................................................. 42
10. INFORME DE DESPACHOS Y NIVEL DEL SERVICIO ............................. 44
10.1 INFORME DE DESPACHOS MARZO .................................................. 44
10.2 NIVEL DEL SERVICIO MARZO ............................................................ 45
10.3 NIVEL DEL SERVICIO ABRIL .............................................................. 47
10.4 INFORME DE DESPACHOS ABRIL ..................................................... 48
11. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA DEMORA EN EL
PROCESO DE DESPACHOS EN ALMACEN DE SUMINISTROS .................. 49
11.1 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA: ...... 49
11.2 PORCENTAJE DE PARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA
DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS: ......................................... 49
11.3 DIAGRAMA DE PARETO (CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO
DE DESPACHO): .......................................................................................... 50
12. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA INEXISTENCIA
FISICA DE MATERIALES EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS .................. 51
12.1 PORCENTAJE DEPARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA
INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES: ................................................. 51
12.2 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA: ...... 51
12.3 DIAGRAMA DE PARETO (INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES):
...................................................................................................................... 52
13. PROPUESTA DE MEJORA ....................................................................... 53
13.1 ESTRATEGIAS PARA DISMINUIR LOS TIEMPOS DE ENTREGA DE
MATERIALES EN EL PROCESO DE DESPACHO DEL ALMACEN DEL
INGENIO AZUCARERO. ............................................................................... 53
13.1.1 ESTRETEGIAS ORDEN Y ASEO ALMACEN GENERAL: ...................................... 53
13.1.2 UBICACIÓN Y UNIFICACION ESTANTERIAS DE MANGUERAS (MAN11, MAN
14, MAN 66 Y MAN45): ....................................................................................................... 55
13.1.3 REUBICACION Y UNIFICACION DE BRONCES 24: ............................................. 57
13.1.4 ESTRATEGIA PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES ND SIN UBICACIÓN: .... 58
13.1.5 REUBICACION E INCORPORACION DE ROD16 EN ROD19, ROD21 Y ROD22: 58
13.1.5 CREACION DE NUEVAS ESTANTERIAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE
CORREAS Y BANDAS (BAN38) CONTRA LA PARED: .................................................... 59
13.1.6 REUBICACION Y UNIFICACION DE MALLAS 62, 63, 64 y 65: ............................. 59
13.1.7 ESTABLECER UN ESPACIO PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES DE GRAN
TAMAÑO QUE LLEGAN AL ALMACEN DE SUMINISTROS: ............................................ 62
13.1.8 ESTRATEGIA PARA DISMINUIR EL TIEMPO PERDIDO BUSCANDO
MATERIALES ND SIN UBICACIÓN: .................................................................................. 62
13.1.9 ESTRATEGIA PARA MEJORAR IMPRESIÓN LENTA DE RESERVAS: ............... 63
13.1.10 ESTRATEGIA PARA BODEGAS VIRTUALES SIN UBICACIÓN ......................... 63
13.1.11 ALTO FLUJO DE PERSONAL EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS: ............... 63
13.1.12 ESTATEGIA PROPUESTA PARA PROBLEMAS EN EL INGRESO DE
MATERIALES POR PARTE DE RECEPCIÓN: .................................................................. 64
13.1.13 ESTRATEGIA PARA LA CAUSA: RESERVAS DE MATERIAL MAL HECHAS
POR EL ÁREA USUARIA. .................................................................................................. 64
13.1.14 PROPUESTA PARA INEFICIENCIA EN LEGALIZACIÓN DE MATERIALES
RETIRADOS EN HORARIO NO ADMINISTRATIVO: ........................................................ 64
13.1.15 PROPUESTA PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES VS EXISTENCIA
EN SISTEMA SAP. ............................................................................................................. 65
13.1.16 ENTREGA DE MATERIALES SIN DEBIDO INGRESO AL INVENTARIO. ........... 65
13.1.17 PROPUESTA PARA REDUCIR RECORRIDOS EN EL PROCESO DE
DESPACHO DE MATERIALES: ......................................................................................... 65
14. CONCLUSIONES ....................................................................................... 67
15. RECOMENDACIONES ............................................................................... 69
16. BIBLIOGRAFIA .......................................................................................... 70
LISTA DE TABLAS
pág.
TABLA 1: MATERIALES ND SIN UBICACIÓN........................................................................... 20

TABLA 2: DESPACHO DE MATERIALES.................................................................................. 21
TABLA 3: RESULTADOS PREMUESTRA ................................................................................. 23
TABLA 4: CALCULO TAMAÑO MUESTRA 2............................................................................. 23
TABLA 5: RESULTADOS DEL MUESTREO. ............................................................................. 24
TABLA 6: MATERIALES SIN EXISTENCIA FÍSICA. .................................................................. 25
TABLA 7: TIEMPO DE IMPRESIÓN DE RESERVAS. ............................................................... 26
TABLA 8: TIEMPO IMPRESIÓN POR MES ............................................................................... 27
TABLA 9: BODEGAS VIRTUALES SIN UBICACIÓN. ................................................................ 32
TABLA 10: INFORME DESPACHO DE MATERIALES MARZO. ............................................... 44
TABLA 11: NIVEL DE SERVICIO DESPACHO DE MATERIALES MARZO .............................. 45
TABLA 12: NIVEL DE SERVICIO DESPACHO DE MATERIALES ABRIL. ............................... 47
TABLA 13: INFORME DESPACHO DE MATERIALES ABRIL .................................................. 48
TABLA 14: PARTICIPACIÓN DE CAUSAS EN PROBLEMA DE TIEMPO EN DESPACHOS .. 49
TABLA 15: PORCENTAJE PARTICIPACIÓN DE CAUSA EN INEXISTENCIA FÍSICA DE
MATERIALES. .................................................................................................................... 51
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1: PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LA LOGÍSTICA. 10

FIGURA 2: MALLAS 64 Y 65 28
FIGURA 3: DESORDEN EN ÁREA DE MALLAS 28
FIGURA 4: ÁREA DE MATERIALES PENDIENTES POR UBICACIÓN. 29
FIGURA 5: PASILLO MATERIALES ELÉCTRICOS 30
FIGURA 6: PASILLO MANGUERAS 45 30
FIGURA 7: PASILLO RODAMIENTOS 19 30
FIGURA 8: PASILLO MAQUINARIA 05 30
FIGURA 9: ÁREA DE CABLES ELÉCTRICOS 30
FIGURA 10: ACC 20 Y ROD19 54
FIGURA 11: PASILLO MATERIALES ELÉCTRICOS 54
FIGURA 12: ELE06 Y ELE07 54
FIGURA 13: DESORDEN EN ESTANTERÍAS DE MANGUERAS 55
FIGURA 14: MEJORA EN ESTANTERÍAS DE MANGUERAS 56
FIGURA 15: OPTIMIZACIÓN DE ESPACIO ESTANTERÍAS DE MANGUERAS 56
FIGURA 16: REUBICACIÓN DE ESTANTERÍAS BRO24 57
FIGURA 17: OPTIMIZACIÓN DE ESPACIO ESTANTERÍAS ROD16 58
FIGURA 18: PROPUESTA NUEVA ESTANTERÍA PARA BANDAS Y CORREAS 59
FIGURA 19: REUBICACIÓN Y UNIFICACIÓN DE MALLAS 60
FIGURA 20: PROPUESTA UNIFICACIÓN MALLAS 61
FIGURA 21: PROPUESTA UNIFICACIÓN MALLAS (2) 61
FIGURA 22: MODIFICACIÓN ESTANTERÍA PARA UNIFICAR MALLAS 61
LISTA DE CUADROS
pág.
CUADRO 1: LISTA DE CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS. ........... 19

CUADRO 2: ESTATUS PARA MUESTRA 1 .............................................................................. 23
CUADRO 3: LISTA DE CAUSAS INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES ........................... 35
CUADRO 4. DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES.
............................................................................................................................................ 42
LISTA DE GRAFICOS
pág.
GRAFICO 1: MATERIALES RECEPCIONADO EN MARZO. .................................................... 20

GRAFICO 2: MATERIALES RECEPCIONADOS EN ABRIL. ..................................................... 21
GRAFICO 3: PROPORCIÓN MATERIALES DESCUADRADOS............................................... 24
GRAFICO 4: PORCENTAJE EXISTENCIA DE MATERIALES EN ALMACÉN. ........................ 25
GRAFICO 5: DIAGRAMA DE PARETO PARA CAUSAS DE DEMORA EN DESPACHOS. ..... 50
GRAFICO 6: DIAGRAMA DE PARETO PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES ...... 52
RESUMEN
El presente trabajo buscó realizar una propuesta de mejora al proceso de

entrega de materiales del almacén de suministros de un Ingenio azucarero, que
permitiera disminuir los tiempos de entrega a los usuarios. Además de
proponer estrategias que generen un adecuado control de los inventarios y de
las existencias físicas de materiales, garantizando así los niveles mínimos de
stock para el normal funcionamiento de los distintos procesos y áreas de la
organización.
Principalmente lo que se busco fue determinar las causas que influían en la

demora del proceso de despacho de materiales y de las inexistencias físicas,
recolectar información sobre ellas y a partir de allí construir las estrategias y
propuestas más acordes.
Por último se dictan las conclusiones y recomendaciones que se contemplaron

para una adecuada implementación de las estrategias y propuestas
establecidas.
Palabras clave: propuesta, mejora, proceso, entrega, despacho, materiales,

logistica, almacen, ingenio, control, inventarios.
ABSTRACT
The present works I looking for propose of improve process of the delivery
materials of the supply store of a sugarmill, so that. It will allow decrease of the
delivery times to the usury. Also, propose strategies that generate a suitable
control of the stock and of the physical existence of the materials, warranty so
the minimums level of stock for function normal of the different process and
areas of the organization.
Mainly I looked it was determined the causes that influence in the delay process
of dispatch of merchandise and of the inexistence physical, gather information
over it, in fact. Building strategy and propose more agree.
Finally, it dictated the conclusions and recommends that contemplate

implementation suitable of the strategy and established proposes.
Keywords: Proposal, Improvement, Process, delivery, office, Materials, logistic,

Warehouse, Sugarmill, Control, Inventories.
INTRODUCCION
Los ingenios azucareros tienen un gran impacto en el aspecto socioeconómico

del país, no solo por el gran número de empleos directos e indirectos que
genera sino además por los sectores económicos que activa como resultado de
su gran capacidad para adquirir suministros, maquinaria y equipo.
Los ingenios con el paso de los años han ido ampliando su portafolio de
productos principalmente con la fabricación de azúcar, productos como alcohol
carburante, energía eléctrica, abonos orgánicos, entre otros. El sector
azucarero ha mejorado su competitividad gracias a esta diversificación de
productos en el mercado.
De acuerdo a lo anterior y al crecimiento del sector, se vuelve trascendental

tener en cuenta que los materiales requeridos en las plantas de producción se
hace cada vez más grande por lo cual se debe tener un adecuado control de
los inventarios, pues el valor que estos representan para las organizaciones es
muy elevado tanto en importancia como en inversión, dicho control permite
aumentar la competitividad de la organización frente a otras del mismo sector,
reducir tiempos de producción, reducir costos, y optimizar los procesos de la
empresa.
La investigación realizada en el presente trabajo se basa en mostrar a la

administración del almacén de suministros del ingenio azucarero, la
importancia de un manejo adecuado de los inventarios, específicamente de sus
materiales y existencia física, entendido como gestión y control del almacén y
el stock, con el fin de que la organización mejore en temas relacionados a
productividad y eficiencia en cada uno de sus procesos, Para que esto se dé,
se debe tener un engranaje armónico entre los distintos procesos y
procedimientos que en esta área de la compañía intervienen y que den como
resultado una adecuada gestión de la producción. Por lo anterior es importante
adoptar mejoras y estrategias en los distintos procesos y procedimientos del
almacén de suministros que conlleven a incrementar la eficiencia y eficacia
frente a las necesidades de las diferentes áreas y distintos procesos de la
organización.
Con este proyecto se busca presentar una propuesta a la dirección del

departamento de logística de suministros del ingenio azucarero que ayude a
mejorar el proceso de entrega de materiales y a tener un mejor control de los
inventarios, con el fin de que las directivas estudien la posibilidad de
implementarla en la organización.
1
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente en el almacén de suministros del ingenio azucarero se han
recibido diferentes quejas por parte de los usuarios y líderes de los diferentes
procesos por la falta de celeridad en la entrega de materiales, además de los
reclamos que se presentan por la falta de existencias mínima de estos
requeridos para los diferentes procesos generando demoras en la realización
de sus labores. De continuar esta situación el nivel de inventarios del almacén
de suministros será cada vez menos confiable lo que causaría paradas de
producción, un mayor costo en los inventarios, problemas con los proveedores
de materiales en consignación, retrasos en las actividades a realizar en la
empresa, y desconfianza por parte de control interno y financiero de la
organización.
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cómo mejorar el proceso de entrega de materiales y el control de los
inventarios en el almacén de suministros del ingenio azucarero?
1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

¿Cuáles son las falencias del proceso de entrega y del bajo cumplimiento de
los niveles mínimos de existencia de los materiales?
¿Cómo generar mayor confiabilidad en los inventarios del almacén de
suministros en cuanto a niveles mínimos de existencias?
¿Cómo mejorar los tiempos de entrega de materiales?
2
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
2.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer una mejora para los procesos de entrega de materiales y control de
inventarios del almacén de suministros del ingenio azucarero, para que la
dirección estudie la posibilidad de implementarla, con el fin de optimizar dichos
procesos.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Estudiar las causas que influyen en la demora de la entrega de los
materiales y su inexistencia física.
 Determinar las estrategias que se deben implementar para mejorar el
control de los inventarios y garantizar los niveles mínimos de existencia.
 Establecer estrategias y políticas necesarias para el proceso de
despacho de materiales del almacén de suministros del Ingenio
azucarero.
3
3. JUSTIFICACIÓN
Actualmente en el ingenio azucarero se presenta deficiencia en el proceso

logístico en cuanto al almacenamiento y despacho de materiales en el almacén
de suministros, por lo cual se plantea presentar una guía al jefe del
departamento de logística de suministros de la organización, que ayude a
optimizar el proceso de entrega de materiales del almacén de suministros y que
contribuya a tener un mejor control de los inventarios evitando descuadres,
garantizando los niveles mínimos de existencia y evitando problemas a los
diferentes procesos que requieren materiales de manera rápida y oportuna sin
alterar sus funciones.
Es importante para la organización, pues actualmente se están presentando

constantes quejas por parte de los dueños de procesos del Ingenio
relacionadas con la demora en el despacho de materiales requeridos para la
realización de sus actividades y con la perdida de algunos materiales como
consecuencia del desorden en el almacén, pues alrededor del 80% de los
materiales que son ingresados por parte de recepción no tienen una ubicación
asignada en las estanterías lo que causa traumatismos en el inventario y
pérdida de credibilidad en el departamento de logística de suministros.
Adoptar estrategias de mejora para el almacén de suministros del ingenio

azucarero en el proceso de despacho y en el control de los inventarios
generaría mejorar no solo el área como tal sino el desempeño de los diferentes
procesos de la organización, al entregar materiales de manera oportuna se
generaría un impacto de efecto domino que se traduciría en mejor
competitividad frente a otras compañías, reducción de costos y mejor
desempeño del proceso logístico.
4
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 MARCO CONTEXTUAL
4.1.1 NIVEL REGIONAL
 TITULO: Elaboración de una propuesta de gestión de materiales de baja

rotación en el almacén de la empresa “INGENIO RISARALDA S.A”
AUTORES: Edwin Andrés Pinzón Restrepo y Luz Mery Martínez Carmona.
INSTITUCION: Universidad Tecnológica de Pereira.
AÑO: 2015
A continuación se presenta el resumen del trabajo elaborado en el Ingenio
Risaralda sobre materiales de baja rotación.
El trabajo en mención buscó realizar una propuesta de gestión de materiales de
baja rotación en el almacén de la empresa “INGENIO RISARALDA S.A”, con el
objetivo de determinar que materiales se pueden definir como obsoletos,
teniendo en cuenta el tiempo de almacenamiento, impacto en el costo del
inventario y uso actual en el proceso (Pinzón & Martínez, 2015, p.9).
Este trabajo es importante para la investigación porque también esta
direccionado hacia el mejoramiento del proceso logístico de un almacén de un
ingenio azucarero, por ser empresas del mismo sector es importante para el
desarrollo de la investigación ya que los materiales en stock de ambas
organizaciones son de similares características, y es ideal porque clasifica el
inventario por familias de materiales relacionada con el área a la que van
dirigidos, lo que permite comprometer a dichas áreas en el desempeño del
proceso logístico en la empresa.
 TITULO: Plan de mejoramiento y análisis de la gestión logística del

almacenamiento en la organización “HERVAL LTDA”
AUTORES: Brigitte Stephanie Hurtado Quintero y Ana Cristina Muñoz Giraldo.
INSTITUCION: Universidad Católica de Pereira.
AÑO: 2011
A continuación se presenta el resumen del proyecto realizado en la empresa
Herbal S.A.S.
El propósito principal del presente proyecto es determinar las características
del proceso logístico de almacenamiento de la empresa Herbal S.A.S con el fin
de determinar las fallas existentes y posibles mejoras a realizar mediante
posibles planes de acción que se pueden ejecutar en la organización en
búsqueda de su mejoramiento. (Hurtado & Muñoz, 2011, p.9).
Este trabajo se toma como referencia ya que en el tema de gestión de

almacenamiento de materiales ofrece una idea clara enfocada hacia la
adecuada organización de los materiales en el almacén por medio de sus
ubicaciones, a su vez presenta propuestas que se pueden tomar en cuenta en
la investigación como una nueva distribución o ubicación de la estantería que
permitan mejorar el flujo de los materiales.
5
4.1.2 NIVEL NACIONAL
 TITULO: Mejoramiento del proceso logístico de despacho de materiales

para la empresa “CARBONES DEL CERREJON LIMITED”.
AUTORES: María Alejandra Hakspiel Rodríguez
INSTITUCION: Universidad Industrial de Santander.
AÑO: 2012
Carbones del Cerrejón Limited.
El presente proyecto tiene como propósito el diseño y el análisis de mejoras
para el suministro interno de materiales en la empresa, que permita lograr una
eficiente administración del proceso y así ofrecer un mejor servicio al cliente, su
desarrollo inicio con la realización del diagnóstico, el cual permitió conocer las
actividades involucradas en el proceso y determinar los elementos críticos que
generan demoras en la operación. (Hakspiel, 2012, p.16).
El trabajo puede servir de ayuda a la hora de presentar la propuesta de mejora

para el proceso de entrega de materiales ya que obtuvo muy buenos
resultados, utilizó técnicas como la implementación de indicadores logísticos
los cuales pueden ayudar en el desarrollo del diagnóstico con el fin de
determinar las causas que generan mayor demora en la entrega de los
pedidos, así como también utilizó métodos para determinar discrepancias
presentadas en la bodega con el fin de hacerles seguimiento y darles pronta
solución.
 TITULO: Propuesta de un sistema de logística de distribución orientado

a la mejora del servicio al cliente en la “FERRETERIA CHP
MATERIALES PARA CONSTRUCCION”
AUTOR: Walter Santos Contreras y Jessica Mora Silva.
INTITUCION: Universidad Pontificia Bolivariana.
AÑO: 2009
A continuación se presenta el resumen del proyecto ejecutado en la empresa
Ferretería CHP Materiales para Construcción.
El propósito de este proyecto es explicar como un sistema de logística de
distribución de planta ayuda a dar cumplimiento a los requerimientos de los
clientes, logrando establecer un sistema organizado dentro de la bodega de
almacenamiento de inventario de la empresa en estudio, para poder despachar
con mayor eficacia y eficiencia los pedidos pensando en mejorar el desempeño
en la entrega y distribución de los bienes. (Santos & Mora, 2009, p.7).
Este trabajo se identifica con la actual investigación ya que su objeto de estudio

se enfocó en dar solución a problemáticas comunes que se presentan en el
almacenamiento de los materiales, utilizaron como técnica de análisis
diagramas causa y efecto, también jerarquizan los problemas presentados en
la bodega, teniendo en cuenta cual genera mayor impacto para así mismo darle
solución.
6
4.1.3 NIVEL INTERNACIONAL
 TITULO: Mejora de los procesos logísticos de planeación,
aprovisionamiento, almacenamiento y distribución de materia prima
agregados de una empresa cementera venezolana.
AUTORES: Burgos Marrero, María Inmaculada Gonzales Meola, Sabrina B.
INSTITUCION: Universidad Católica Andrés Bello; (Caracas, Venezuela)
AÑO: 2010
A continuación se presenta el resumen del trabajo.
El presente trabajo especial de grado se enfoca en el estudio de los procesos
logísticos de planeación, aprovisionamiento, distribución y almacenamiento de
una empresa cementera, con el fin de mejorar sus operaciones. La empresa
detecto deficiencias en el flujo de información y materiales entre las diferentes
áreas que intervienen en los procesos logísticos, es por esto que la empresa
se vio en la necesidad de identificar en detalle las causas que afectaban las
operaciones de los procesos logísticos y generar las mejoras pertinentes
(Marrero & Gonzales, 2010, p.1).
En este trabajo utilizaron métodos de análisis para las problemáticas que se

presentan como el diagrama de causa efecto, espinas de pescado, además
generan en cada propuesta de mejora las ventajas de implementarlas como
también las desventajas que estas pueden generar con el fin de tener posibles
planes de acción que ayuden a contrarrestar sus efectos. Elaboran el flujo
grama del proceso de despacho tanto en el diagnostico como también después
de presentar las propuestas incluyendo los cambios generados.
 TITULO: Propuesta de mejora en el almacén de materiales de una

empresa Salvadoreña.
AUTORES: José Gilberto Asencio Lemus, Karla Elisa Domínguez Medrano,
Juan Manuel Himede Palomo, David Edgardo Juárez Rosales.
INSTITUCION: Universidad Centroamericana José Simeón Cañas.
AÑO: 2010
Salvadoreña.
El presente trabajo muestra el desarrollo de una propuesta de mejora hecha en
el almacén de materiales de la central Izalco de grupo CASSA. Dicho trabajo
surgió a partir de la necesidad de un reordenamiento y reestructuración del
almacén, ya que se percibían muchos puntos de mejora por parte de los
administradores. En el primer capítulo del trabajo contiene una breve
investigación bibliográfica acerca de ciertos tópicos necesarios para la gestión
y administración de almacenes, tales como los objetivos y misión de un
almacén dentro de una empresa. Se presenta información importante para la
planificación de un almacén, modelos de organización física del layout,
clasificación de productos, etc. Además se muestra una clasificación de tipos
de estantes y equipo de manejo de materiales que pueden ser utilizados en la
empresa. Se procedió a hacer una investigación de campo en el almacén con
el objetivo de levantar la información necesaria para luego analizarla y poder
sacar conclusiones acerca de la situación actual y proponer mejores prácticas y
una mejor reorganización del layout del almacén. (Asencio & Domínguez, 2010,
p.11)
7
En esta investigación se pudo evidenciar que proponen mejoras enfocadas a la
ubicación de los materiales de forma tal que ayude optimizar el proceso de
despacho proponiendo como mejora la implementación de técnicas para
reducir los tiempos de despacho como la utilización de la ruta más corta para
aquellos materiales de mayor salida y las rutas más largas para los materiales
que tienen menor movimiento. También es importante para la investigación la
utilización de indicadores para el proceso de despacho, a través de estos se
pueden representar las disminuciones en los tiempos de entrega esperados
con la implementación de las propuestas generadas.
4.2 MARCO TEORICO
La logística a través del tiempo ha sido de vital importancia no solo para

cualquier tipo de organización, sino también para cualquier actividad que se
quiera ejecutar, teniendo en cuenta de forma sistemática el proceso que se
debe establecer para que dicha actividad o dicha organización genere los
mejores resultados. La logística desde los tiempos más remotos ha estado
intrínseca en cada sociedad, desde las más primitivas hasta nuestros tiempos y
seguirá tomando cada vez más importancia debido a los resultados que
genera. La cultura egipcia es un ejemplo de utilización de la logística para la
creación y edificación de las reconocidas Pirámides de Egipto, por ejemplo,
calculaban el número total de bloques con dimensiones específicas requeridas
para la construcción, también utilizaban silos para el almacenamiento de los
alimentos. El anterior es un ejemplo de la logística utilizada en épocas
antiguas, que son realmente importantes para el desarrollo de la logística
generando cambios trascendentales a medida que va pasando el tiempo.
Por lo dicho anteriormente se hace necesario revisar el concepto de la logística

dicho por personas que han hecho aportes significativos y que son expertos en
el tema que se desea tratar.
Durante las últimas décadas se ha podido evidenciar un avance muy

importante en cuanto al tema logístico, debido al gran interés que han mostrado
los empresarios por incrementar la efectividad del sistema. Christopher (2000)
afirma:
Desde los años 80 hasta el presente se ha configurado una de las más
interesantes épocas en la historia de la logística y la distribución física. Porque
fue durante estos años que los empresarios y académicos se comprometieron
con ellos mismos y con su profesión con el fin de mejorar la efectividad de la
función logística en las empresas de hoy. Como dice el autor en esta época se
tuvo un avance muy significativo en lo que tiene que ver con el manejo efectivo
de los materiales, la distribución física y la coordinación de los movimientos de
productos e información generando importantes resultados, como; una mejor
estructura de organización más efectiva y con mayor capacidad de
respuesta.(p.44)
Se hace indispensable entonces conocer la definición de la logística y para este

fin el Council of Logistics Management hace un aporte específico actualizando
su definición. Logística es el proceso de planeación, instrumentación y control
8
eficiente y efectivo en costo del flujo y almacenamiento de materias primas, de
los inventarios de producto en proceso y terminados, así como del flujo de la
información respectiva desde el punto de origen hasta el punto de consumo,
con el propósito de cumplir con los requerimientos de los clientes (The Council
of Logistics Management. RLEC. Reverse Logistics Executives' Council. p.8).
Teniendo en cuenta lo anterior se debe hacer más de hincapié en los procesos

propios de la logística y se hace indispensable en los tiempos actuales hablar
de sus aspectos trascendentales como la administración de los materiales, la
gestión de almacenes, control de los inventarios y características propias de
cada uno de estos procesos necesarios para tener un óptimo proceso logístico
en las organizaciones y que es de vital importancia revisar para el desarrollo
del presente proyecto.
En lo referente a la administración logística de materiales se debe revisar lo

que dicen algunos autores para que sea adecuada su ejecución en las
organizaciones. Christopher (2000) afirma:
La figura que se presenta a continuación es un diagrama que describe de
manera general el concepto de la administración logística de materiales y las
actividades que agregan valor en el proceso. En el centro del diagrama está
representada una empresa industrial. Una empresa típica es aquella que
obtiene de sus proveedores materiales, componentes y productos que están
destinados a revenderse. El proceso de administración logístico de materiales
transporta físicamente por una instalación industrial los artículos surtidos por
los proveedores, a los que se les va agregando valor conforme son
transformados y luego los transportan por medio de una red de distribución
física para agregarles valor en tiempo. En un sentido amplio el proceso de
administración logística de materiales contiene dos flujos, que se ilustran en la
figura: un flujo va de los clientes a los proveedores, ilustrando en la parte
inferior de la representación de la empresa típica y que es un flujo de
información, y otros flujos que aparecen en la parte superior de la figura que
van de los proveedores a los clientes, el cual refleja el valor agregado por la
administración logística de materiales. El cambio de forma y la localización de
inventarios es el principal proceso de agregación de valor de la administración
logística de materiales. Como se ilustra en el rectángulo que va de un lado a
otro, es necesario apoyarse en modernos equipos de computación, con
capacidad para manejar bases de datos integrales, que permitan guiar este
proceso. Así, el concepto de administración logística de materiales es
propiamente visto como un esquema lógico para guiar la asignación y el control
de los recursos humanos y financieros dedicados a la operación de distribución
física, manufactura y compras. La administración logística de materiales es un
sistema para el manejo de los activos de una empresa dedicados al
procedimiento logístico de materiales; consiste en una ejecución coordinada de
pronósticos, procesamientos de pedidos, transportes, control de inventarios y
almacenamientos del modo en que fueron planeados y coordinados para la
ejecución de la distribución física, manufactura y compras. (p.63)
9
FIGURA 1: Proceso de administración de la logística.
Fuente: UNAD
El anterior diagrama es una herramienta necesaria para el desarrollo del

proyecto porque por medio de este enfoque podemos encontrar respuestas y
soluciones a los posibles interrogantes y problemas presentados en el proceso
de administración de materiales de la organización en estudio, analizando cada
parámetro al que se hace referencia en el diagrama e identificando las
falencias que se presentan con el objetivo de ajustarlas y generar las
soluciones.
Dentro del proceso logístico también es valiosa una adecuada gestión del
almacén, porque un inadecuado flujo de materiales que va desde el proceso de
compras hasta el proceso de entrega de materiales en el caso de los
almacenes de las empresas industriales, genera múltiples problemas que van
desde un alto costo del inventario hasta paradas de producción por falta de
existencia de materias primas necesarias. Por este motivo me parece
importante revisar lo que dice August Casanovas en su libro Logística Integral
sobre este tema. Casanovas (2011) afirma:
10
se puede definir la gestión de almacén como un proceso dentro de la función
de la logística de distribución encargado de recibir, almacenar y movilizar
dentro de un mismo almacén y hasta el punto de distribución final o punto de
consumo cualquier tipo de materia prima, productos terminados o
semielaborados, así como del tratamiento de la información correspondiente.
Las organizaciones contemplan como principales objetivos al establecer un

sistema de almacenamiento lo siguiente:
o Rapidez en las entregas
o Reducción de costes (aumentando el volumen de productos operados,
que derivan en el mejor manejo de los medios de transporte o brindan
descuentos en compras).
o Confiabilidad (almacenando los productos perecederos, peligrosos, y
otros con diversas características).
o Maximización del volumen disponible
o Minimización de las operaciones de transporte. (p.67)
Lo dicho por estos autores se debe tener claro debido a que en la investigación
para el proyecto se hace completamente necesario identificar y establecer las
mejoras precisas para lograr los objetivos que se trazan, como la rapidez en las
entregas, que es una de las problemáticas que en un mayor grado están
afectando el proceso del almacén de suministro de la organización y que ha
generado por ende problemas en otros procesos como los son el proceso de
Recepción de materiales, el control de inventarios y la gestión de stock. Estas
dificultades generadas en el proceso impactan negativamente en la
confiabilidad del inventario creando incertidumbre en las demás áreas
dependientes de materiales o materias primas planificadas por el departamento
de logística de suministro.
Es por esta situación que tenemos que tener un buen control de los inventarios,
que garantice el nivel de existencias acordado con las diferentes áreas, por
medio de puntos de pedido, stock de seguridad, stock mínimo, etc. Correa
(2003) afirma:
El control de los inventarios es uno de los procesos más complejos de la
organización, ya que a menudo enfrenta intereses y consideraciones en
conflictos por las múltiples incertidumbres que encierra. Su planeación y
ejecución implica la participación activa de varios segmentos de la
organización, como ventas, finanzas, compras, producción, almacén y
mantenimiento. Su resultado final tiene trascendencia en la posición financiera
y competitiva, puesto que los inventarios, representan en término medio, una
de las inversiones más importantes de la empresa con relación a las restantes
partidas de su activo, los inventarios aparecen en el activo de la empresa
dentro de la partida del activo circulante; por tanto las existencias constituyen
un activo circulante crítico para la mayor parte de las empresas, que debe ser
cuidadosamente planificado y controlado por las repercusiones que pueden
tener para la rentabilidad, liquidez y fiscalidad de la empresa. (p.105)
En razón de lo anterior se desea interiorizar y desarrollar todos los conceptos y

metodologías disponibles para el éxito de esta gestión. En este orden de ideas
comenzaremos a dar respuestas a los siguientes interrogantes.
11
 ¿Qué es un sistema de control de inventarios?
Conjunto de procedimientos
 ¿Para qué sirve?
Clasificar, calificar y asignar parámetros de reposición de inventarios para
mantener niveles óptimos de existencias.
 ¿Cómo llevarse a cabo?
Por medio de modelos de inventarios; probabilísticos o determinísticos.
 ¿Cuándo es necesario?
Cuando se necesitan requerimientos para anticipar demandas de producción
y/o ventas (materia prima, productos en proceso o productos terminados),
también por requerimientos para el mantenimiento de equipos y oficinas
(partes y repuestos, materiales consumibles, materiales de oficina).
 ¿Dónde se necesita?
En el área que lo requiera.
El control de inventarios es un tema álgido para las organizaciones, es por ello

que se debe contemplar estrategias dentro de los almacenes para tener un
adecuado control de las existencias, distintos autores brindan información
importante que se debe tener en cuenta cuando se trata de ejercer vigilancia
sobre el stock.
García (1999) plantea que: “controlar los inventarios consiste precisamente en

llevar una dirección continua de las operaciones que mantengan en un nivel
óptimo las existencias en los almacenes” (1999: 21). Esta idea refleja
claramente la manera como desde un principio se debe dar manejo a un
inventario y la importancia del almacén. “El almacén es un lugar especialmente
estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de
activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la
administración, la producción, o la venta de artículos o mercancías” (García,
1999: 18).
Desde la recepción hasta la entrega al usuario del producto, el almacén es

responsable del almacenamiento, identificación y demás cuidados que requiera
la mercancía custodiada. García (1999) afirma:
La manera como se organiza un almacén para que responda adecuadamente

depende de varios factores como son: el tamaño, variedad de productos,
fluctuación de la demanda y programación de la producción. Para brindar un
servicio satisfactorio se deben tener en cuenta las siguientes funciones.
1. Recepción de materiales en el almacén.
2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacén.
5. Despacho de materiales
12
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de
inventarios y de contabilidad. (1999: 17).
4.3 MARCO CONCEPTUAL
Es importante para el desarrollo de la investigación definir los conceptos que

son claves para tener un óptimo proceso logístico, a través de los cuales se
identificarán falencias presentadas en la organización estudiada. Dichos
conceptos dan una orientación significativa para realizar la investigación de una
forma más ajustada y dirigida, los cuales deben ser ajustados a los aspectos
determinantes de la investigación y el área que va a ser objeto de estudio. En
este caso, se trata de un almacén de suministros y se tendrán que estudiar sus
procesos claves, que tienen que ver con la gestión de almacenes, gestión de
stock, administración de materiales y algunos de sus componentes de los que
se hablara con frecuencia en el avance del actual proyecto.
La investigación de este proyecto va orientada hacia el almacén de un ingenio

azucarero por lo cual se hace necesario saber su concepto desde el punto de
vista teórico. Correa (2003) afirma: “el almacén es un proceso de servicio en la
estructura orgánica y funcional de una organización comercial o industrial, con
objetivos y principios bien definidos para el resguardo, custodia, control,
abastecimiento de materiales, partes, repuestos, y productos”. (p.38)
Por lo que es necesario un estudio minucioso para lograr una adecuada

localización de su estructura física, un adecuado almacenamiento de
materiales, equipos, un excelente recurso humano preparado para el manejo
de los materiales y los procedimientos requeridos para recibir, almacenar,
controlar y entregar materias primas, productos en proceso, productos
terminados, accesorios, entre otros, a los departamentos que lo requieran.
En la administración de los almacenes el elemento principal es el Inventario, su

inadecuado manejo hace ineficiente el proceso logístico de la empresa
alterando profundamente los costos de la organización. El manejo de los
inventarios es de sumo cuidado pues la presencia de materiales excedentes o
inexistentes refleja ineficiencia en los procesos internos de recepción, control y
entrega de materiales. “llamamos stock o existencias de una empresa al
conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son
necesario para el proceso productivo como los destinados a la venta”.
(Cervecera, 2012, p. 42).
También es sustancial tomar otra definición de inventario para tener una idea
más clara sobre este importante rubro dentro de la logística. Correa (2003).
Afirma:
Se entiende por inventario la existencia de productos físicos que se conservan
en un lugar y en un momento determinado con el fin de servir como
amortiguador al proceso productivo de la organización. El proceso de
13
administración y control de los inventarios, se define como la forma o las
estrategias a utilizar para lograr que se mantengan los niveles óptimos de los
inventarios requeridos por el proceso productivo de la organización o las
necesidades definidas por los clientes. (p.105)
Este proceso está constituido por un conjunto de subprocesos operativos de

planeación, programación, ejecución y control que permiten; la clasificación,
calificación y asignación de parámetros de reposición del inventario con el fin de
mantener niveles óptimos de existencias.
Así mismo este proceso es el encargado de realizar tareas operacionales como:

 Grabar todos los movimientos (entradas y salidas)
 Conocer el estado del inventario permanente.
 Vigilar permanentemente el nivel de los inventarios y compararlo en los puntos
de pedido o fabricación.
 Comprobar la procedencia de un pedido.
 Reservar los artículos asignados a un pedido.
 Administrar de acuerdo con los servicios comerciales, las entregas parciales.
 Administrar, los restos que van a quedar.
 Ayudar a elegir la fuente de abastecimiento y realizar los pedidos.
 Elegir el tipo de inventario que se efectuara, sobre que referencias, en qué
fecha (inventario en movimiento), y dar las instrucciones pertinentes a la
gestión del almacén para lanzar las operaciones de recuento.
En el control de inventarios es trascendental grabar todos los movimientos

porque el no hacerlo, hace que se presenten inconsistencias entre lo que
aparece en el inventario y lo que hay físicamente en existencia. Este proceso
se debe llevar juiciosamente desde el momento de entradas de mercancías
hasta la entrega de los materiales, en algunos casos se presentan
inconvenientes ya que la urgencia por el retiro de algún material que apenas
llega al almacén se hace entrega sin realizar los respectivos movimientos
previos de ingreso y por ende de salida del sistema se genera una
incertidumbre al legalizar dicho material al no llevar a cabo el respectivo
proceso logístico, lo cual generaría un descuadre en el inventario y la perdida
de la trazabilidad del material en caso de presentarse alguna no conformidad
en este.
Se hace entonces indispensable recordar que un adecuado proceso logístico

depende del engranaje de los anteriores subprocesos a los cuales se hizo
referencia; una buena administración de materiales, una adecuada gestión del
almacén y un apropiado control de los inventarios genera el compromiso no
solo del área encargada de ejecutar estas labores sino de todas las áreas que
influyen en este proceso porque su poco compromiso deriva en ineficiencia en
el desempeño logístico de la empresa.
Debido a que ya se definió algunos de los principales elementos que son

necesarios para la logística como lo son el almacén y el inventario, ahora se
debe hacer énfasis a lo que es la razón de ser de los anteriores que son los
Materiales. Cervecera (2012) “Define los materiales como los bienes tangibles
con la posibilidad de ser almacenados, que la empresa adquiere en el exterior,
14
con la finalidad de utilizarlos en el proceso productivo, para la obtención de
productos finales, o bien, para el mantenimiento de los equipos productivos. Se
recogen bajo el epígrafe existencias”. (p.13)
Estos materiales se pueden identificar o clasificar de varias formas entre ellas,

de baja rotación y de alta rotación, para ellos se definen unos niveles mínimos
de existencias, un punto de re orden, un stock de seguridad, en fin, técnicas
que ayudan a mantener en inventario esos materiales que son necesarios en el
momento en que se requieran para no causar traumatismos en el proceso
productivo de la organización.
Para el almacenamiento de los materiales se hace necesario utilizar Sistemas

de codificación, que nos brinda información completa acerca de la trazabilidad
de los materiales. Correa (2003) afirma:
Dicho sistema de codificación se utiliza con el fin de mantener un control e
identificación a cada material y poder determinar sus respectivas
especificaciones e cuanto a proveedor, características de calidad, precio,
atributos, y puntos de re orden; se hace necesaria la codificación que consiste
en asignar códigos a cada uno de los materiales que ingresan y salen del área
de almacenaje, con el apoyo de software diseñado para el caso. (p.248)
El sistema de codificación más utilizado por las distintas empresas y centros de

distribución es el código de barras que brinda completa información sobre el
material como por ejemplo, proveedor, fecha de ingreso, fecha de vencimiento,
orden de compra, ubicación en el centro de almacenamiento, etc.
Por último se hace necesario para el desarrollo de la investigación tener claro

de que se tratan los procedimientos de mayor importancia en el sistema
logístico de un almacén; procedimiento de entrada, de almacenamiento y de
entrega de materiales. Correa (2003) afirma:
El Procedimiento de entrada consiste en un conjunto de actividades que
permite asegurar el cumplimiento de las especificaciones requeridas para la
operación de los materiales adquiridos por la empresa, de acuerdo con las
condiciones pactadas en la orden de compra o de producción. El Procedimiento
de almacenamiento consiste en que una vez se haya realizado el
procedimiento de entrada de los materiales y productos el almacenista procede
a ubicar estos en la zona correspondiente. Este procedimiento comprende el
almacenamiento, preservación y custodia de los materiales en el almacén
manteniéndolos en óptimas condiciones para suministrarlos a los usuarios
internos o externos en forma oportuna y eficiente. El Procedimiento de entrega
se lleva a cabo cuando se presenta un requisición de los materiales, productos
o repuestos, ya sea por un cliente interno de la compañía o externo a esta.
Para ello es necesario hacer una inspección de lo que se va a entregar para
verificar la calidad, la cantidad y empaque. Tal actividad es realizada por el jefe
de almacenamiento, quien a la vez actualiza la hoja de existencia del almacén
según el método manejado por la empresa (PEPS, UEPS, Promedio
ponderado). Se debe elaborar el documento de salida del almacén con sus
copias respectivas, que se envían a los departamentos que lo requieren,
además se requiere elaborar un recibo de entrega al distribuidor para dar
15
constancia de los artículos entregados y a su vez obtener uno de ellos que
notifique la entrega (p. 283).
4.4 MARCO ESPACIAL

El presente proyecto se desarrollará en el almacén de suministros de un
ingenio azucarero en el centro occidente colombiano.
4.5 MARCO TEMPORAL

La información necesaria para el desarrollo del proyecto será recolectada en
los meses de mayo y abril del año 2016.
4.6 MARCO LEGAL

Para el desarrollo del presente proyecto es necesario tener en cuenta los
aspectos legales que intervienen de una u otra manera en el curso de la
investigación.
En el almacén de suministros del ingenio azucarero se almacenan sustancias y

productos químicos que son objeto de control por parte del ministerio de justicia
y del derecho, a través de la subdirección de control y fiscalización de
sustancias químicas, el cual es ejercido por la Policía Nacional en el ámbito
operativo.
La normatividad a través de la cual se ejerce dicho control es la Resolución

0001 del 08 de enero del 2015: “por la cual se unifica y actualiza la
normatividad sobre el control de sustancias y productos químicos”.
Esta normatividad tiene por objeto controlar las sustancias y productos

químicos que pueden ser utilizados para la producción de estupefacientes por
organizaciones al margen de la ley. Dicho control se ejerce sobre cualquier
persona natural o jurídica que realice alguna actividad relacionada con la
compra, consumo, venta, almacenamiento, producción o distribución de
sustancias y productos químicos. La persona sea natural o jurídica que
desempeñe alguna de las anteriores actividades deberá poner al tanto a la
autoridad competente sobre todos los movimientos que se realicen con dichas
sustancias a través de la plataforma (SICOQ) de la Policía Nacional, como
también llevar registro adecuado de dichos movimientos para ser observado
por la autoridad cuando sea requerido.
16
5. DISEÑO METODOLOGICO
5.1 TIPO DE ESTUDIO

El presente proyecto se realizará teniendo en cuenta dos tipos de estudio, el
primero hace referencia al estudio de tipo exploratorio, ya que se tiene un
conocimiento previo sobre el área investigada, además, las personas que
aportarán en su desarrollo gozan de una completa comprensión y experiencia
en procesos logísticos en la organización. El segundo tipo de estudio se refiere
al descriptivo ya que se utilizaran técnicas estadísticas tanto para la recolección
como para el tratamiento de la información que se realizara a través de la
observación como también por medio de formatos y registros, que permitan
describir de manera clara la problemática presentada en el proceso logístico
del almacén de suministros de la empresa.
5.2 METODO DE INVESTIGACION.

Los métodos de investigación que se utilizaran para el desarrollo del presente
proyectos son: Observación ya que por este medio se pueden obtener ideas
claras de lo que sucede o influye en el problema investigado, además a través
de este método se puede seleccionar la información que será importante para
el desarrollo de la investigación. También se utilizará el método de
investigación inductivo ya que se partirá de los hechos particularmente
observados para llegar a una conclusión general de las problemáticas
presentadas en el proceso logístico de la compañía.
5.3 POBLACION Y MUESTRA.
5.3.1 POBLACION.
La población que se tendrá para el desarrollo del presente proyecto será en
base en el muestreo no probabilístico utilizando el método de conveniencia, se
establece como población todos los procesos operativos de la empresa Ingenio
Risaralda.
5.3.2 MUESTRA
Para la realización del actual proyecto se trabajará en base en el muestreo no
probabilístico utilizando el método de conveniencia se establece como muestra
de esta investigación el almacén de suministros del INGENIO AZUCARERO,
específicamente los procesos de despachos e inventarios.
5.4 FUENTES DE INFORMACION
5.4.1 FUENTES SECUNDARIAS.

Las fuentes secundarias en el presente trabajo serán tomadas de libros,
publicaciones periódicas y otro tipo de textos.
5.4.2 FUENTES PRIMARIAS.

Se utilizaran como fuentes primarias en el presente trabajo de investigación, la
observación, formatos y registros, además se extraerá información del sistema
SAP de la empresa el cual contiene infinidad de datos del sistema logístico.
17
5.4.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.
Los datos recogidos durante el periodo de recolección de la información serán
tratados a través de tablas dinámicas y cuadros los cuales serán sometidos a
técnicas estadísticas y serán presentadas por medio de gráficos, diagramas, y
demás técnicas que resulten aplicables.
18
6. ESTUDIO DE CAUSAS QUE INFLUYEN EN LA DEMORA EN LA
ENTREGA DE LOS MATERIALES
A continuación se relacionan las causas que se consideran, inciden en la

demora en el proceso de despacho de materiales y su inexistencia física en el
almacén de suministros del ingenio azucarero objeto de estudio. Las siguientes
causas fueron identificadas a través de la observación y la experiencia en el
desarrollo de las actividades diarias.
CUADRO 1: Lista de causas de demora en el proceso de despachos.
LISTA DE CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHO

1 Materiales de planificación ND sin ubicación.
2 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP.
3 Impresión lenta de reservas.
4 Desorden en almacén.
5 Materiales bloqueados para determinada área o usuario.
6 Bodegas virtuales sin ubicación.
7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario.
8 Alto flujo de personal en área del almacén.
9 Problemas en el ingreso de materiales por parte de recepción.
10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas.
11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria.
12 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo.
13 Errores en almacenamiento de los materiales.
14 Realizar salidas de material que los usuarios no necesitan realmente.
fuente: Elaboración propia
7.1 Materiales de planificación ND sin ubicación:

Los materiales de planificación ND son materiales que solicita directamente el
usuario y deben de retirarse en un periodo no mayor a cinco días hábiles,
después de su ingreso al sistema, aunque, actualmente esto no se está
cumpliendo en el almacén. Se tienen materiales almacenados de este tipo de
planificación que están en el inventario por un tiempo mayor a 6 años, lo cual
genera aumento en los costos del inventario, pérdidas por obsolescencia,
ocupación de espacios en el almacén que pueden ser utilizados para otros
materiales y diversos problemas que afectan el inventario.
19
TABLA 1: Materiales ND sin ubicación.
RECEPCION DE MERCANCIAS MARZO ABRIL

UBICACIÓN MM 337 587
MATERIALES NO DIRECTOS (ND) SIN UBIC MM 393 444
SIN UBIC ETIQUETA (TOTAL) 730 1031
CON UBIC WM 779 1158
MATERIALES DE PLANIFICACION
ALMACEN SIN UBIC WM 34 37
TOTAL 813 1195
TOTAL MATERIALES INGRESADOS
MES 1543 2226
El cuadro anterior nos muestra que en el mes de marzo se recepcionaron un

total de 1543 referencias de materiales en el almacén de suministros, de los
cuales 730 referencias son ND, en el mes de abril se recepcionaron 2226, 1031
materiales ND, lo que quiere decir que dichos elementos ingresan sin la
ubicación en la etiqueta ya sea porque no la tienen en el sistema o bien porque
la tienen en el módulo con el cual trabaja despachos mas no en el módulo SAP
con el cual trabaja el Sistema en el ingreso de los materiales, todo esto implica
arrumar los elementos en el área de materiales ingresados y revisar uno por
uno en el resumen de stocks para saber su ubicación o de lo contrario
asignarle una, todo esto implica una inversión de tiempo para ubicarlos,
desorden en el almacén y pérdida de tiempo en despachos.
De los 730 materiales ND ingresados en el mes de Marzo 337 tienen ubicación

en el módulo MM, lo anterior significa que al momento de ingresarlos al
inventario e imprimir la etiqueta de ingreso no saldrá la ubicación porque la
recepción de materiales trabaja con el módulo WM, por lo cual se hace
necesario verificar estos. En el resumen de stocks para poder saber su
ubicación. Los 393 materiales que no tienen ubicación en MM no tienen
ninguna ubicación ya sea porque son referencias creadas recientemente o
porque nunca se les ha asignado una dentro del almacén, lo que implica
buscarle y asignarle una en las estanterías. Para el mes de abril de los 1031
ND 587 tienen ubicación en el módulo MM y 444 no tienen ninguna ubicación
en el sistema.
MATERIALES RECEPCIONADOS
MARZO
MATERIALES NO
730 DIRECTOS (ND)
813 47%
53%
MATERIALES DE
PLANIFICACION
ALMACEN
Grafico 1: Materiales recepcionado en marzo.

20
Fuente: elaboración propia.
MATERIALES
RECEPCIONADOS ABRIL
MATERIALES NO
1031 DIRECTOS (ND)
1195 46%
54%
MATERIALES DE
PLANIFICACION
ALMACEN
Grafico 2: Materiales recepcionados en abril.
En las gráficas se puede observar que en marzo el 47% de los materiales

recepcionados fueron de planificación ND, mientras el 53% son de planificación
directa del almacén, en abril el 46% ingresaron elementos ND y el 54% por
parte del almacén.
Los materiales de planificación perteneciente al almacén se puede observar en
el cuadro que de los 813 materiales ingresados 34 no tenían ubicación en el
sistema y en el mes de abril 37 de los 1195 presentaban el mismo
inconveniente, lo cual no se debería presentar ya que son materiales que
ingresan frecuentemente y deben tener una ubicación específica para su fácil
identificación.
Fuente: elaboración propia
DESPACHO DE MATERIALES MARZO ABRIL
UBICACIÓN MM 521 655
MATERIALES NO DIRECTOS (ND) SIN UBIC MM 270 346
TOTAL MM 791 1001
CON UBIC WM 3195 3292
MATERIALES DE PLANIFICACION ALMACEN SIN UBIC WM 87 66
TOTAL WM 3282 3358
TOTAL MATERIALES DESPACHADOS MARZO TOTAL GENERAL 4073 4359
TABLA 2: Despacho de materiales
El cuadro anterior hace referencia a los despachos de materiales realizados en

los meses de marzo y abril del año 2016 del almacén de suministros del
ingenio azucarero, cabe destacar que en los despachos realizados en el mes
de marzo 357 referencias no tenían ubicación en el sistema lo cual dificulta y
ralentiza el proceso, en el mes de abril se despacharon 412 referencia que no
tenían ubicación en el sistema, es de resaltar que la búsqueda de estas
referencias se torna muy demorada, se han identificado casos en los que por
error del encargado de ubicar los materiales ejecuta la ubicación física mas no
actualiza el sistema y sin dejar el debido registro en el formato destinado para
21
tal fin, también genera perdida de materiales ya que al momento del usuario
requerirlo no se encuentra asumiéndose pendiente por legalizar o como
inexistencia física, para la medición del proyecto se hace difícil cuantificar los
errores presentados pero son casos que se presentan comúnmente en el
almacén.
7.2 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP.
En el inventario se encuentran frecuentemente discrepancias entre lo que

muestra el sistema de inventarios utilizado, en este caso el SAP, frente a lo que
realmente se encuentra físicamente. Dichas discrepancias generan tiempos
perdidos considerables en el despacho de materiales ya que el reproceso
generado en cada movimiento genera inversión de tiempos como;
procedimientos para efectuar salida de materiales del inventario, dirigirse a las
estanterías por materiales inexistentes, verificación en el sistema del material
que no se encuentra en la ubicación y procedimiento para hacer la respectiva
devolución al inventario del material no encontrado. Además de estos tiempos
perdidos en dicho procedimiento se generan otros problemas como es; la
revisión por parte del coordinador de inventario para la de cada caso
presentado para su respectiva legalización, también es de considerar que
dichos descuadres se presentan también en materiales que se tienen en
consignación lo cual genera problemas para su pago al proveedor, lo que
genera insatisfacción de estos hacia la empresa. Los anteriores son algunos de
los inconvenientes que se pueden generar por la inexistencia física de los
materiales, en el transcurso del proyecto se tendrá un mejor panorama de esta
problemática.
Para el estudio de este punto se determinó realizar un muestreo aleatorio

simple usando como población el total de referencias que al mes de marzo
existieran en el sistema y que fueran responsabilidad del departamento de
logística de suministros, es decir, referencias de planificación VB y VM, es de
aclarar que hay referencias ND dentro de la población ya que estas referencias
están dentro del módulo WM y además se encuentran ubicadas en las
estanterías que pertenecen a planificación de almacén por lo cual se hace
necesario tenerlas en cuenta dentro del muestreo, se identificaron un total de
6708 referencias, se determinó además para el cálculo de la muestra utilizar un
nivel de confianza del 95%, un error de 0,04, realizando una premuestra de 50.
7.2.1 Cálculo de muestra 1:
Se determinó calcular la muestra 1 teniendo en cuenta el estatus de los

materiales en su stock,
Sobrante: son los materiales en los que físicamente hay más cantidad que en
el sistema SAP.
22
Cuadrado: son los materiales que aparecen la misma cantidad tanto en el
sistema como físicamente.
Faltante: aquellos materiales que aparecen en el sistema pero que físicamente

no se encuentran.
CUADRO 2: Estatus para muestra 1
ESTATUS
SOBRANTE 1
CUADRADO 2
FALTANTE 3
TABLA 3: Resultados premuestra
ESTATUS RECUENTO p^ q^
SOBRANTE 5,00 0,10 0,90
CUADRADO 37,00 0,74 0,26
FALTANTE 8,00 0,16 0,84
DESCUADRADO 13 0,26 0,74
TOTAL 50 1,0
Fuente: Elaboración propia.
Como se describió anteriormente se utilizó una premuestra de 50 referencias

para el cálculo de la muestra general, se manejaron dos cálculos de muestra
teniendo en cuenta como primer referencia los materiales que están
descuadrados, es decir sistema vs existencia física, el anterior cuadro nos
muestra el resultado de esta premuestra: el 26% de las referencias se
encuentran descuadrados; 10% se encuentra sobrando y el 16% faltando, el
74% de estas 50 referencias se encuentra cuadrado (sistema vs físico).
Se calculó la muestra teniendo en cuenta estos resultados usando la fórmula:
Nz2 pq
n 2
( N  1) B  z2 pq
2
2
Para este cálculo se obtuvo una muestra de 433 datos.
7.2.2 Cálculo muestra 2:
Para el cálculo de la segunda muestra se utilizó como referencia los materiales

que se encontraban sin existencia física, es decir los elementos de la
premuestra que se encontraban en cero:
TABLA 4: Calculo tamaño muestra 2
ESTATUS p^ q^ RECUENTO
HAY EXISTENCIA 0,92 0,08 400
23
SIN EXISTENCIA 0,08 0,92 33
TOTAL 1,00 1,00 433
DEBAJO PUNTO PEDIDO 0,38
Se obtuvo como resultado para este estatus que el 10% de las referencias de
la premuestra se encuentran sin existencia física y el 90% restante se
encuentra con existencia en el inventario, aunque el 38% de las referencias se
halla por debajo del punto de pedido.
El tamaño de la muestra para este estatus dio como resultado 209 referencias
a estudiar.
Teniendo en cuenta los dos resultados para el tamaño de la muestra requerido
para el estudio que se pretende realizar, se escoge el mayor tamaño muestral
obtenido, pues es, el que nos arroja una mejor estimación sobre la población,
en este caso el tamaño muestral escogido es de 433 referencias de material.
Se completa el tamaño muestral teniendo en cuenta la premuestra ya
estudiada, se estudian 383 referencias de material adicionales con el fin de
obtener la proporción de materiales inexistentes en el almacén de suministros
del ingenio azucarero, como también la proporción de materiales que se
encuentran con diferencias entre lo que muestra el sistema SAP y el stock
físico.
7.2.3 Resultados del muestreo
Proporción materiales descuadrados (sistema vs físico):

TABLA 5: Resultados del muestreo.
ESTATUS RECUENTO p^ q^
SOBRANTE 46 0,106 0,89
FALTANTE 85 0,196 0,80
CUADRADO 302 0,697 0,30
DESCUADRADO 131 0,30 0,70
TOTAL 433 1,00 0,00
Se estima que alrededor de 131 referencias de materiales se encuentran

descuadradas en el sistema SAP frente a lo que hay físicamente, es decir,
cerca del 30% de la población presenta diferencias, 10,6% estaría sobrando y
alrededor del 20% estaría faltando, lo cual es perjudicial para el almacén ya
que tanto lo que falta como lo que sobra puede ser requerido por algún área
usuaria en determinado momento y el sistema está arrojando una información
errónea sobre su existencia, también nos dice que aproximadamente el 69,7%
de las referencias se encuentran ajustadas (sistema vs físico).
Se estima que la proporción de materiales que se encuentran descuadrados en
el almacén de suministros del Ingenio azucarero esta entre el 26% y el 34%
con un nivel de confianza del 95%.
Grafico 3: Proporción materiales descuadrados
24
PROPORCION MATERIALES DESCUADRADOS EN ALMACEN DE
10%
SOBRANTE
20% FALTANTE
CUADRADO
70%

Proporción de materiales sin existencia física:
TABLA 6: Materiales sin existencia física.
ESTATUS p^ q^ RECUENTO
CON EXISTENCIA 0,92 0,08 400
SIN EXISTENCIA 0,08 0,92 33
TOTAL 1,00 1,00 433
DEBAJO PUNTO PEDIDO 0,38
Según los resultados del muestreo para la proporción de materiales que no

evidencian existencia física en el inventario y que por ser materiales de tipo de
planificación VB y VM deberían tener existencia en el stock por tratarse de
materiales críticos de alguna manera para determinado proceso o área de la
organización, se evidencia que alrededor del 8% de las referencias presenta
inexistencia y el restante 92% demuestra existencia, aunque el porcentaje de
inexistencia es bajo y en muchos casos puede ser aceptable teniendo en
cuenta la rotación de los materiales en determinado lapso de tiempo, también
se quiso estudiar un poco el porcentaje de materiales que están por debajo del
punto de pedido, el resultado obtenido fue que el 38% de los materiales
estudiados en la muestra de 433 referencias se encuentran por debajo del
punto de pedido, porcentaje alto si se ve desde el punto de vista porcentual,
aunque lo que se debería de estudiar es si cada una de dichas referencias
tiene ya una solicitud de pedido creada y que por tema de tiempo para el
proyecto no serán analizadas detalladamente.
Intervalo de confianza: Se estima que la proporción de materiales que se

encuentran sin existencia física en el Ingenio azucarero esta entre el 5% y el
10% con un nivel de confianza del 95%.
Grafico 4: Porcentaje existencia de materiales en almacén.
25
PORCENTAJE EXISTENCIA DE MATERIALES EN ALMACEN DE
SUMINISTROS
8%
HAY EXISTENCIA
SIN EXISTENCIA
92%
7.3 Impresión lenta de reservas.
Cuando se realiza una salida del inventario a través del sistema SAP, se
genera una orden de salida la cual se imprime, con el fin de relacionar los
materiales entregados a cada usuario, esta orden de salida contiene
información como: fecha de contabilización, numero de documento generado
por el sistema, el cual va en orden consecutivo, usuario que realiza el
despacho, materiales entregados, entre otros. A esta orden se le conoce como
salida de almacén cuando se realiza salida del inventario y Reserva SAP
cuando no tiene salida. La impresión de estas salidas se torna lenta cuando las
listas de materiales requeridos son muy largas, además de esto la impresora se
encuentra compartida con alrededor de 7 usuarios, lo cual genera demoras
cuando alguno de ellos imprime varias órdenes de salida.
Para la medición del tiempo perdido en impresión de reservas en el proceso de

despachos en el ingenio azucarero se tomó el tiempo de impresión de cuatro
reservas, la impresión de cada reserva se divide en tres partes; encabezado,
numero de despachados y pie de página, para la medición se tomaron 4
reservas en las que se tomó el tiempo promedio de impresión para cada parte
mencionada y los siguientes fueron los resultados.
TABLA 7: Tiempo de impresión de reservas.
TIEMPO PROMEDIO IMPRESIÓN RESERVA

NUMERO DE RESERVA 1 2 3 4 PROMEDIO
ENCABEZADO (SEGUNDOS) 7,12 7,22 7,76 7,15 7,31
PIE DE PAGINA (SEGUNDOS) 3,43 2,46 3,6 3,98 3,37
PROMEDIO POR ITEM (SEGUNDOS) 4,23
TIEMPO PROMEDIO IMPRESIÓN RESERVA DE 1 ITEM 14,91
26
Como se citó anteriormente se calcularon los tiempos promedio de impresión
para el encabezado, impresión por ítem y el pie de página de cada reserva y se
obtuvo que el tiempo promedio de impresión por cada salida de almacén de un
solo ítem demora alrededor de 14,91 segundos, en caso de que la salida de
almacén sea de dos ítems en adelante se deberá calcular de la siguiente
manera:
Xi= tiempo de impresión salida de almacén de i ítems (i= 2, 3, 4…)
Xi= 10,68 + 4,23* i
Es decir, se toman los tiempos de impresión del encabezado y de pie de página
(10,68) + el tiempo promedio de impresión de cada ítem (4,23) multiplicado por
el número de ítems de la reserva impresa.
Ejemplo:
Reserva de 3 ítems
X3= 10,68s + 4,23s * 3
X3= 23,37 s
Se tomaron los datos de los despachos realizados en los meses de marzo y
abril del año 2016 en el almacén del Ingenio para saber una estimación del
tiempo que demora la impresora que se tiene actualmente en el área, ya que,
en muchos casos las impresiones tienen más de 25 ítems, además la
impresora es utilizada por 4 usuarios en el almacén y se presentan casos en
los que el personal de despachos tiene que esperar a que salga la impresión
realizada por ellos y proceder con la búsqueda de los materiales requeridos.
TABLA 8: Tiempo impresión por mes
TIEMPO IMPRESIÓN EN EL MES

MES MARZO ABRIL
RESERVAS IMPRESAS 1568 1591
ITEMS IMPRESOS 4073 4359
TOTAL TIEMPO (S) 55830 57605
MINUTOS 931 960
HORAS 15,51 16,00
Como se pudo evidenciar anteriormente, una reserva de un solo ítem demora

alrededor de 15 segundos en ser impresa por la máquina que se tiene
actualmente en el área de despachos, tenemos que para el mes de marzo y
abril se imprimieron alrededor de 1568 y 1591 reservas respectivamente en las
cuales se imprimieron 4073 y 4359 ítems individualmente, lo cual nos arroja un
tiempo de impresión solo para el mes de marzo de unas 15,51 horas y para el
mes de abril de 16 horas.
7.4 Desorden en almacén.
En el almacén de suministros del ingenio actualmente se encuentra mucho

desorden locativo, esto se debe al alto flujo de materiales por el proyecto de
Cogeneración de energía, dicho proyecto hizo que llegaran referencias de
materiales que antes no se utilizaban, estos llegan al almacén sin ningún tipo
27
de ubicación pre establecida, motivo por el cual se ubican en el lugar
designado para almacenar los materiales que ya han sido ingresados y
debidamente marcados, lo que genera contaminación visual por el
amontonamiento indebido. Además actualmente en el almacén no se cuenta
con un espacio designado para almacenar mercancías que llegan embaladas
en huacales y empaques de un tamaño considerable, esto genera que se
ubiquen en pasillos y demás áreas no adecuadas, al momento de entregar al
usuario genera pérdida de tiempo buscando entre el montón y pasillos del
almacén la referencia de material solicitado. Este desorden genera también
tiempos perdidos puesto que no hay espacio para transitar con las
herramientas designadas para el transporte de materiales a entregar porqué los
pasillos están ocupados con materiales creando que el personal haga mayores
desplazamientos y mucho más largos.
En las siguientes fotos se puede ver un poco el desorden que presenta el

almacén de suministros:
AREA DE MALLAS:
FIGURA 2: Mallas 64 y 65
FIGURA 3: Desorden en área de mallas
28
En esta área del almacén se encuentran las estanterías 62, 63, 64 y 65 en las
cuales se ubican mallas y una estantería dedicada a los materiales que se han
identificado como obsoletos, como se puede observar en ambas imágenes se
evidencia desorden locativo, las estanterías con espacios disponibles,
materiales aun almacenados en huacales, mallas en el piso además de
materiales de gran tamaño que son ubicados en esta área ya que en el
almacén no se tienen espacios destinados al almacenamiento bajo techo de
este tipo de materiales y que además no caben más en el área de materiales
recepcionados.
AREA DE DESPACHOS Y MATERIALES RECEPCIONADOS
FIGURA 4: Área de Materiales pendientes por ubicación.
En la figura 5 se puede observar el área de materiales recepcionados y

debidamente marcados, área en la cual el personal de despachos debe buscar
los materiales que no tienen ningún tipo de ubicación en las estanterías y en la
cual se pierde tiempo intentando encontrar los materiales requeridos por los
usuarios.
29
PASILLOS ESTANTERIAS ALMACEN:
FIGURA 5: Pasillo materiales eléctricos FIGURA 6: Pasillo Mangueras 45
FIGURA 7: Pasillo rodamientos 19 FIGURA 8: Pasillo Maquinaria 05
FIGURA 9: Área de cables eléctricos
30
Las imágenes anteriores nos muestran el desorden locativo que se presenta en
el almacén de suministros del Ingenio azucarero, materiales en el suelo, cables
enredados y fuera de sitio, pasillos demarcados pero con materiales que no
permiten el libre tránsito tanto del personal como de los carritos para su
transporte.
7.5 Materiales bloqueados para determinada área o usuario.
En este momento en el almacén se tienen materiales que los usuarios solicitan

al área de compras directamente y que llegan al almacén con el estatus de
bloqueados, es decir, que solo este usuario o personal de su área puede retirar
dicho material, lo anterior es causal de demora en los despachos ya que se
debe verificar en el sistema SAP, específicamente en el resumen de stock, los
movimientos de entradas y salidas de cada material y verificar si el solicitante
que del material concuerda con el usuario que lo tiene bloqueado lo que se
hace realmente arduo en materiales que tienen mucho movimiento. Los
elementos bloqueados son perjudiciales también para el proceso de
planificación del inventario porque al haber elementos bloqueados no sirve de
nada los niveles mínimos de stock, por lo tanto no se puede planificar los
materiales que son de consumo común en la fábrica puesto que si hay
existencia pero esta para determinado usuario. Los materiales bloqueados por
los usuarios son perjudiciales también porque al ver que un elemento está
bloqueado por determinada área, gestionan el préstamo de este y en muy
pocos casos oponen resistencia para delegárselo al otro usuario.
En entrevista obtenida con los dueños de los procesos se les expreso el

inconveniente con los materiales que ellos bloquean y que dificultan el proceso
de despacho en el almacén haciéndolo lento y expresaron que es necesario
para el normal funcionamiento de dichos proceso bloquear los elementos y que
cualquier cambio que se haga en cuanto a este problema se debe realizar en el
sistema SAP con el fin de agilizar este factor de demora. De acuerdo a lo
anterior se optó por no tomar tiempos de demora en el procedimiento de
desbloqueo de materiales en el despacho y se prefirió atacar la solución dada
por la administración del almacén, la cual tuvo un buen comportamiento pero
con algunos inconvenientes y pertenece al siguiente punto.
7.6 Bodegas virtuales sin ubicación.
Como remedio al anterior punto, se pensó en crear bodegas virtuales para

cada área usuaria con el fin de que se pueda realizar las salidas de material
directamente sin necesidad de verificar cada material para quien estaba
bloqueado, en primera medida fue algo bueno ya que no se debía verificar
material por material, pero al final, en la impresión de las reservas los
materiales salen sin la ubicación lo que hace necesario verificar material por
material en el resumen de stocks la ubicación que tiene en las bodegas
31
originales para poder despacharlos lo que genera del mismo modo pérdida de
tiempo.
Para la medición de esta causal de demora en el proceso de despachos de
materiales del Ingenio azucarero se procedió a analizar los materiales que
están creados en cada bodega virtual destinada para cada proceso usuario con
el fin de agilizar el causal de demora anterior (Materiales bloqueados para
determinada área o usuario), se decidió analizar cuantas referencias tienen la
ubicación actualizada en las bodegas virtuales y cuantas no:
TABLA 9: Bodegas virtuales sin ubicación.
BODEGAS VIRTUALES
REFERENCIAS DE
SIN
#BODEGA AREA MATERIAL CON TOTAL %
UBICACIÓN
UBIC.
405 GENERAL (EMPRESA) 4416 1374 5790 76,3%
430 PROYECTOS 22 5377 5399 0,4%
ELABORACION,
431 20 5331 5351 0,4%
REFINERIA Y DESTILERIA
432 MOLINOS 0 5243 5243 0,0%
433 CALDERAS 0 5269 5269 0,0%
434 INGENIERIA 0 5242 5242 0,0%
435 MAQUINARIA, COSECHA 11 5340 5351 0,2%
Según la tabla anterior se evidencia que para la bodega virtual maestra del
sistema SAP (405) utilizada de manera general para todos los materiales del
almacén principal del Ingenio alrededor del 76,3% de las referencias de
materiales que en esta bodega se encuentran registrados, tienen la ubicación
actualizada y por lo tanto al realizar una salida de almacén de alguno de estos
materiales se verá en el documento impreso de salida. Para el caso de las
bodegas virtuales (430, 431, 432, 433, 434 y 435) creadas recientemente para
atacar el inconveniente con el punto anterior (Materiales bloqueados para
determinada área o usuario) se evidencia que por ejemplo tan solo 22 de 5399
referencias de la bodega 430 tienen su ubicación actualizada lo que implica
que al momento de realizar una salida de alguna de las 5377 referencias de
material que no tienen actualizada la ubicación en el sistema no se verá
reflejada en el documento impreso y el despachador deberá revisar en el
resumen de stocks con el código del material la ubicación de estos materiales
lo que genera pérdida de tiempo al proceso. Para la bodega 431 solamente 20
referencias tienen la ubicación, para las bodegas 432, 433 y 434 ninguna
referencia presenta ubicaciones actualizadas y tan solo 11 referencias para la
bodega virtual perteneciente a maquinaria y cosecha registran ubicación.
7.7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario.
El almacén de suministros es de vital importancia para garantizar que el

proceso de producción no sufra de desabastecimiento de materiales y
32
repuestos requeridos para la continuidad de su operación, por lo tanto, cuando
llegan materiales que son requeridos por las distintas áreas usuarias de
manera “urgente”, se recurre a entregar los materiales sin su respectivo
procedimiento adecuado de recepción y almacenamiento, ya sea porque la
facturación tiene errores o llega con remisión y no se puede generar el ingreso
al inventario, en este caso se pierde tiempo en el despacho ya que se debe
verificar si verdaderamente el material está en el área de recepción esperando
a ser ingresado y hacer autorizar la entrega del líder de almacén o el jefe de
logística de suministros. Esto debe considerarse ya que no todos los materiales
que retiran son de tal urgencia y en muchos casos se puede esperar el debido
procedimiento evitándose tantos inconvenientes que esta práctica genera en
los inventarios.
7.8 Alto flujo de personal en área del almacén.

Actualmente en el almacén de suministros del ingenio no se tiene restringido el
paso de particulares, lo cual genera que los colaboradores de esta área se
vean frecuentemente interrumpidos en sus labores por atender solicitudes o
preguntas de los usuarios, causando la imposibilidad de ser eficientes, porque
se está dedicando tiempo en responder interrogaciones que no son de la
debida importancia y que son de fácil respuesta por parte de los dueños de los
distintos procesos, pues tienen los recursos necesarios para verificar y
responder sus propios interrogantes. Estos tiempos que se dedican a estas
labores se pueden invertir en las labores propias de cada cargo, logrando así
mayor eficiencia a lo largo del proceso logístico.
7.9 Problemas en el ingreso de materiales por parte de recepción.

Frecuentemente se presentan demoras en el ingreso de los materiales e
insumos en el área de recepción por distintas causas, lo que genera demoras
en el despacho de los materiales, pues se hace necesario la verificación por
parte del personal de despachos si los elementos requeridos, ya se encuentran
en el área de recepción, confirmar si se puede generar el ingreso y si no es así
según sea la urgencia del caso recurrir a entregar los materiales sin su debido
ingreso al inventario (causa 7 de las demoras en el proceso de despacho).
7.10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas.

Hoy por hoy se cuenta con dos montacargas al servicio del almacén de
suministros, uno está destinado específicamente para la bodega de insumos y
empaques, por lo tanto no puede ser de disponibilidad para el despacho de los
materiales, el segundo montacargas con el que se cuenta si esta para el
servicio exclusivo del almacén sea para la recepción como para el despacho,
aunque este último se encuentra en muy mal estado mecánicamente y
frecuentemente se halla fuera de servicio, motivo por el cual en repetidas
ocasiones no se puede realizar el despacho de materiales pesados generando
así demoras considerable puesto que el usuario debe ser atendido en varias
oportunidades hasta que se genere el despacho.
33
7.11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria.
Es frecuente encontrar en las reservas solicitadas que no realizan bien los
pedidos ya que se evidencia que no miran bien el resumen de stock, piden los
materiales por la clase de valoración equivocada, materiales que no se
encuentran en stock, referencias de material que no son las necesitadas, no
eliminan los ítems de materiales de las reservas que ya no necesitan, realizan
salidas de material que no demandan en el momento realizando devolución, el
personal que va a retirar los materiales no tiene conocimiento de que es lo que
va a retirar, pedidos en cantidades erradas, mal digitada la unidad de medida,
errores en centro de costos. Todo lo anterior genera tiempos perdidos en el
proceso de despacho.

administrativo.
En el almacén de suministros se tiene horario de servicio de tipo administrativo,
es decir de 7:30am a 5 pm, lo cual genera que después de este horario los
ingenieros de cada área pueden ingresar a la bodega a retirar materiales que
necesiten los procesos para su normal funcionamiento, dichos materiales
retirados en horario no administrativo deben ser legalizados con un plazo
máximo de 2 días, pero esto no se cumple ya que no existe el control necesario
para hacer que los ingenieros legalicen los elementos retirados. Lo anterior
genera que el inventario este descuadrado frente al sistema formando tiempos
perdidos al momento del despacho porque se buscan elementos que aparecen
en el stock del sistema pero al momento de buscarlos en la ubicación no se
encuentra existencia o no se encuentra la cantidad requerida, recurriendo a
devoluciones e invirtiendo tiempo en procedimientos que se pueden evitar si
existe compromiso de parte de los usuarios al momento de legalizar dichos
elementos.
7.13 Errores en almacenamiento de los materiales.

En ocasiones se presentan errores al momento de almacenar los materiales,
pues se les asigna determinada ubicación y resultan ubicadas en una parte
distinta, se han presentado casos en que se confunden de estantería, se
ubican en las casillas vecinas a la real, errores en la digitación de la ubicación,
materiales con 2 ubicaciones en el sistema, se ubican materiales físicamente
pero no en el sistema.
7.14 Realizar salidas de material que los usuarios no necesitan realmente.

Es frecuente encontrar en las reservas realizadas por los usuarios, el retiro de
materiales que no necesitan en el momento, procediendo a realizar su
devolución al inventario lo que genera tiempos perdidos considerables en el
proceso de despacho, considerando los tiempos invertidos para realizar la
salida del material del stock, la búsqueda del mismo en las ubicaciones, la
entrega a los usuarios, además la devolución requiere otros tiempos invertidos
como el diligenciamiento del formato, verificación de la fecha de retiro,
verificación del estado y cantidad de material, procedimiento de devolución en
el sistema y por último el almacenamiento nuevamente del elemento.
34
8. CAUSAS DE INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES
Para el listado de causas de inexistencia física de materiales es de explicar que

se hace referencia a variables que no son controlables 100% por el personal de
inventarios del almacén pero que pueden influir en la inexistencia física de los
materiales en el Ingenio azucarero y que se deben de tener en cuenta para el
presente proyecto, estas posibles causas son de difícil detección y por lo tanto
de difícil medición ya que no se dejan registros por ejemplo de los errores
presentados en el área de recepción, despachos, o en el incumplimiento por
parte de los proveedores. Teniendo en cuenta lo anterior el proyecto se enfoca
a mejorar la problemática atacando las causas más operativas. Teniendo en
cuenta lo anterior se presenta primero el listado de posibles causas no
controlables y de difícil medición y posteriormente se presentara el listado de
causas que cumplen con el alcance del proyecto y para la propuesta de mejora.
La inexistencia física de materiales puede hacer referencia a dos conceptos,

primero puede referirse a los materiales en los que hay faltantes, es decir
materiales en los que el sistema muestra una cantidad y físicamente se
encuentran en menor proporción, como segunda medida se puede tomar
teniendo en cuenta los materiales que por su tipo de planificación VB debe
permanecer existencia en stock para atender cualquier eventualidad de
criticidad en la planta o algún proceso de la organización.
CUADRO 3: lista de causas inexistencia física de materiales
LISTA DE CAUSAS DE INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES

1 Mala planificación de los inventarios.
2 Incumplimiento de condiciones por parte de los proveedores.
3 Recepción inadecuada de los materiales.
4 Anomalías en el despacho de materiales.
5 Rotación frecuente del personal del almacén
6 Errores en almacenamiento de los materiales.
Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no
7
administrativo.
8 Bajo control de los inventarios.
fuente: Elaboración propia
8.1 Mala planificación de los inventarios.
En el almacén del ingenio se realiza la planificación de necesidades de

materiales e insumos según los tres tipos de planificación que se pueden
identificar como lo son planificación VM, planificación VB y materiales de
planificación ND el cual reseñamos anteriormente. Para el estudio de la
presente causa solo se debe enfocar en los dos primeros tipos de planificación,
pues ambos son responsabilidad directa del almacén para mantener niveles
óptimos de inventario y de esta forma poder abastecer las necesidades de
empresa permitiendo su normal funcionamiento.
35
 Materiales de planificación VM
Tipo de planificación dinámica y automática basada en promedios de consumo,
por medio de la cual se actualizan los puntos de pedido de acuerdo al
comportamiento de la demanda. La parametrización de esta se basa en un
promedio ponderado de consumos de los últimos doce meses.
 Materiales de planificación VB
Este tipo de planificación es manual, los materiales de este tipo deben ser
revisados por el Coordinador de planificación e inventarios de acuerdo a la
planificación de la demanda, modelo de planificación y pronostico del periodo.
De acuerdo a esta información se procede a generar las solicitudes de pedido
correspondientes.
Los materiales de los anteriores tipos de planificación, como se describió

inicialmente son responsabilidad expresa del almacén, más específicamente
del analista de planificación e inventarios, el cual debe realizar la planificación
cada.
Los errores que se presentan en la planificación de los inventarios hace

referencia principalmente a materiales que por el descuadre que presentan las
referencias de los materiales entre el sistema SAP y la existencia física, se
hace difícil para el personal de planificación de inventarios saber todas las
referencias que requieren ser solicitadas para su reposición porque la
planificación se realiza en base a alertas del sistema SAP sobre las referencias
que están por debajo del punto de pedido.
En el muestreo realizado para determinar las inexistencias físicas se obtuvo

que alrededor del 30% de las referencias de planificación y que son
responsabilidad del personal de inventarios se encuentran descuadradas,
además los materiales que se encuentran sin existencia física esta entre el 5%
y el 10%. También en el muestreo se obtuvo que el 38% de los materiales se
encuentran por debajo del punto de pedido.
8.2 Incumplimiento de condiciones por parte de los proveedores.
Los materiales que llegan al Ingenio deben cumplir las condiciones pactadas en
las órdenes de compras negociadas entre los analistas de compras de la
organización y los proveedores, condiciones tales como; precio, cantidad,
calidad y tiempos de entrega, también deben garantizar el transporte adecuado
de los materiales hasta la recepción efectuada en el almacén de suministros.
Las anteriores condiciones a veces no son cumplidas por los proveedores,
dichos incumplimientos se deben principalmente a envíos de materiales que no
son los requeridos, incumplimiento en los tiempos de entrega, diferencia de
36
manejo en unidades de medida entre proveedor y la organización,
desabastecimiento de mercancías por parte del distribuidor.
8.3 Recepción inadecuada de los materiales.
Todos los materiales e insumos que llegan a la recepción del almacén de

suministros del ingenio deben ser verificados teniendo en cuenta cantidades y
especificaciones requeridas por el ingenio, en ocasiones se pueden cometer
errores tanto en la recepción como en el ingreso al sistema de dicho
materiales, puede ser en cantidades o equivocaciones en la referencia del
material ingresado, también se pueden generar ingresos de materiales que
aparecen en las órdenes de compra pero no se encuentran facturados, lo que
genera existencias en sistema pero inexistencia física de aquellos materiales.
8.4 Anomalías en el despacho de materiales.
En el despacho de materiales se pueden presentar equivocaciones debidas al

alto número de materiales entregados diariamente, estas equivocaciones se
pueden presentar principalmente en aspectos como; diferencias entre lo que se
entregó realmente y lo que se realizó salida del sistema, se pueden confundir
referencias de materiales que son muy parecidos lo cual genera un descuadre
en ambas referencias, también se pueden realizar salidas del sistema con
unidades de medidas equivocas y cantidades mal digitadas pero que son
despachadas, entre otras. Lo anterior genera descuadres en el inventario, lo
que a su vez produce que la planificación de los inventarios se vea seriamente
afectada.
8.5 Rotación frecuente del personal en el almacén.
El área de logística de suministro en general en el ingenio, se ha visto afectada

por la frecuente rotación de personal que ha habido en los últimos años, el
almacén no es la excepción, por el contrario, es de las áreas que más ha visto
circular personas en sus diferentes cargos, esto tiene implicaciones en los
inventarios ya que el nuevo personal es más propenso a equivocarse en la
entrega, almacenamiento y recepción de los diferentes materiales debido a su
poco conocimiento de las diferentes referencia y de su manejo además del
tiempo de adaptación y aprendizaje que le toma a cualquier persona para
desempeñar cualquier labor.
8.6 Errores en almacenamiento de los materiales.
Después de que los diferentes materiales son recepcionados y debidamente

identificados por medio de su código de barras, se almacenan, en su debida
ubicación si es de planificación VM y VB, o por el contrario si son de
planificación ND se le asigna una ubicación en las diferentes estanterías
destinadas para este tipo de materiales. Es frecuente encontrar que los
materiales se localizan en ubicaciones diferentes a la asignada en el sistema
ya sea por error del personal encargado de almacenarlos o porque en algún
37
momento se ha manipulado el material y no ha se ubica en ese mismo sitio.
También puede haber error en el registro de ubicación. Todo lo anterior
produce que los materiales no se encuentren fácilmente y se asuma que no los
hay en existencia.

administrativo.
La legalización de los materiales retirados por los ingenieros de turno y de las

personas autorizadas para ingresar al almacén es una causa de la inexistencia
física y por ende de los descuadres en el inventario ya que no se tiene una
forma efectiva de realizar seguimiento de dichos materiales si los ingenieros no
informan oportunamente de los elementos retirados en horario donde el
almacén no tiene operatividad.
Se pudo observar durante el periodo de recolección de la información que el
almacén no tiene el debido control en este tema puesto que cada uno de los
ingenieros de turno pueden acceder al almacén en horario no administrativo y
retirar los materiales que necesiten pero no dejan registro en ningún formato,
tampoco envían los correos adjuntando la lista de materiales ni reservas SAP
para su adecuada legalización.
8.8 Bajo control de los inventarios.
En el almacén actualmente se tiene un bajo control de los inventarios como

consecuencia de las razones vistas anteriormente, asimismo se han realizado
inventarios pero solo conteo físico sin generar los ajustes necesarios en el
sistema SAP que nos arroje una información veraz del inventario ya que en
este momento se está trabajando con dos sistemas de control como los son
WM Y MM, los cuales no trabajan conjuntamente, lo anterior genera
inconvenientes en el inventario porque la información que se ingresa a un
módulo no se actualiza en el otro generando incertidumbre.
Las anteriores fueron las causas que se detectaron desde el punto de vista de
inventarios, a continuación se mencionaran las causas que se pueden trabajar
para la propuesta de mejora que se presentara a la dirección con el fin de
mejorar la existencia física de los materiales, causas que ya fueron
profundizadas anteriormente:
 Desorden en almacén
 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario.
 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP.
 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no
administrativo.
Para el estudio de esta problemática se decidió realizar un diagrama causa
efecto en el cual se pueden observar las causas principales que intervienen en
38
la inexistencia física de los inventarios de manera más directa, como también
se pueden observar las sub causas que las originan.
39
9. ANALISIS DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA
DE MATERIALES
9.1 Análisis del diagrama:
Como primera causa principal se tiene el desorden de almacén, se observó

durante la etapa de recolección de información y atreves de la experiencia que
los aspectos que más aportan a esta causa son las referencias de materiales
que no tienen ningún tipo de ubicación en las estanterías, poco
aprovechamiento del espacio ya que hay muchos sitios vacíos en las
estanterías, pero no se han depurado del sistema.
Para la causa que tiene que ver con la entrega de materiales sin su respectivo
ingreso al sistema se pudo evidenciar que se presentan muchos casos en los
que los usuarios no realizan bien la planificación de sus necesidades y cuando
las requieren de manera urgente apresuran al departamento de logística de
suministros para que les entreguen los materiales apenas llegan sin esperar el
debido procedimiento de recepción e ingreso y salida del sistema sino que por
el contrario en ocasiones los materiales llegan sin siquiera la factura de venta,
se procede a entregarles los materiales y el departamento debe realizar el
pedido al proveedor de la factura original, esperar el envió, ingresar el material
al sistema y legalizarlo, es en todo ese procedimiento que se quedan muchos
materiales sin legalizar puesto que al momento de ingresarlos al sistema ya
han pasado días y no se tienen registros adecuados de los materiales que se
entregan bajo esta condición.
Como tercera causa tenemos la inexistencia física de materiales vs existencia

en sistema SAP (descuadre de inventario) la cual ya hemos trabajado con
detalle anteriormente como causa de la demora en el proceso de despacho y
que también afecta la inexistencia física de materiales como consecuencia de
otras causas como los errores en los procesos de recepción y despachos,
ineficiencia en legalización de materiales tanto retirados en horario no
administrativo como también los retirados sin su debido ingreso al sistema,
además que en el almacén se han realizado inventarios pero no se han
completado con el debido ajuste, esto causa que se sigan incrementando los
inconvenientes en el almacén ya que como hemos podido observar en el
diagrama las causas se interrelacionan.
La cuarta causa principal que tenemos hace referencia a la ineficiencia en la

legalización de materiales retirados en horario no administrativo y las sub
causas que aportan a este inconveniente son: falta de control sobre los
materiales retirados por los usuarios durante el tiempo en el que el almacén no
tiene operación, falta de compromiso y responsabilidad por parte de los
usuarios puesto que no siguen el procedimiento para el retiro de los materiales
en este horario, que dice que los usuarios al realizar algún retiro del almacén
deben tener la reserva hecha y enviarla por correo antes de ingresar por los
elementos, como siguiente causa se tiene que el almacén no maneja ningún
40
tipo de registro escrito de entradas en este horario que permita tener el control
necesario.
Como quinta causa principal se tienen los errores que se cometen en los
procesos de recepción y despachos porque se han identificado casos en el
área de recepción en los cuales se ingresan materiales que aparecen en las
órdenes de compra pero que no llegan ni en la factura ingresada ni físicamente
pero por error de concentración se ingresan al inventario, en el caso de
despachos se realizan salidas de materiales y no se entregan lo que causa que
hayan sobrantes en el inventario como también errores de cantidades y entrega
de referencias que no son las solicitadas, todo lo anterior causa descuadres en
el inventario, inexistencia física de materiales y perjudica la planificación de los
inventarios que es la última causa principal que se identificó y que sus sub
causas son las ya mencionadas anteriormente (descuadres físico vs SAP,
ineficiencia en legalización tanto de materiales sin ingreso al sistema como
también los retirados en horario no administrativo).
A continuación se presenta el diagrama causa y efecto de lo visto

anteriormente.
41
9.2 DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES.
Cuadro 4. diagrama causa y efecto para inexistencia física de materiales.
42
43
10. INFORME DE DESPACHOS Y NIVEL DEL SERVICIO
Se recolecto la información para los meses de marzo y abril con el fin de

determinar los tiempos promedio de entrega en el proceso de despachos del
almacén de suministros del Ingenio azucarero.
Para el mes de marzo se obtuvo la siguiente información:
10.1 INFORME DE DESPACHOS MARZO
NUMERO DE Tiempo promedio Tiempo

MATERIAL DESPACHADO SALIDAS USUARIOS de entrega por promedio por
SAP MARZO ATENDIDOS CON referencia de usuario atendido
SALIDA SAP material con salida sap
Número de
Nombre # materiales
% usuarios Minutos Minutos
despachador despachados
atendidos
JDVALENCIAA 3023 74% 1144 3,64 9,62
YCASTANO 1050 26% 424 10,48 10,48
Total general 4073 1 1568 5,40 14,03
TABLA 10: Informe despacho de materiales marzo.
Fuente: elaboración propia
El cuadro anterior nos dice que en el mes de marzo se atendieron un total de

1568 usuarios internos con un tiempo promedio de atención por cada uno de
14,03 minutos que requerían materiales para realizar sus respectivos trabajos,
en total se entregaron 4073 materiales en el área de despachos del Ingenio
registrando un tiempo promedio de entrega por cada referencia de material de
5,4 minutos.
44
10.2 NIVEL DEL SERVICIO MARZO
NOVEDADES ESPECIALES
Causas de Incumplimiento de Entrega Cantidad %
MATERIALES SIN SALIDA FINAL 1409 100%
ITEM´s Borrados Planificación Con Stock 141,00 10,01%
ITEM´s Borrados ND Con Stock 38,00 2,70%
ITEM´s no reclamados Con Stock 372,00 26,40%
ITEM´s Reclamados parcialmente Con Stock 40,00 2,84%
ITEM´s Planificación no entregados sin Stock 328,00 23,28%
ITEM´s Planificación entregados parcialmente sin Stock 70,00 4,97%
ITEM´s ND sin Stock 420,00 29,81%
NIVEL DE SERVICIO (Neto)

Responsabilidad del Almacén Cantidad %
MATERIALES SIN SALIDA FINAL (Logística) 398,00 28% 100%
Materiales Parcialmente Entregados 70,00 5,0% 17,59%
Materiales No entregados 328,00 23,3% 82,41%
ITEM´s PEDIDOS (Total Reservados por usuarios) 6532 100%
ITEM´s FALTANTES (Responsabilidad de Almacén) 398 6,09%
NIVEL DE SERVICIO (Neto) 6134 93,91%

TABLA 11: nivel de servicio despacho de materiales marzo
Fuente: William Fernando Taguado, Líder de almacén.
El cuadro anterior nos muestra el nivel del servicio del proceso de despachos para el mes de marzo del año 2016, en el cual
se muestra principalmente:
ITEM´s Borrados Planificación Con Stock: son los ítems de las reservas hechas por los usuarios que no requirieron y por
ende no reclamaron en el almacén y que presentaba stock, estos materiales son pertenecientes a planificación de almacén,
los usuarios procedieron a borrarlos de dichas reservas. Para el mes de marzo 141 ítems fueron borrados por los usuarios.
45
ITEM´s Borrados ND Con Stock: El mismo concepto anterior con la diferencia
de que son materiales de planificación del usuario, es decir, el almacén no
tiene responsabilidad en su planificación, también fueron borrados y
presentaba stock. En el mes de marzo se presentaron 38 referencias de
material.
ITEM´s no reclamados Con Stock: Hace referencia a ítems de las reservas
hechas por los usuarios que no fueron reclamados en el área de despachos del
almacén y que presentaba stock. Para el mes de marzo 372 referencias de
materiales no fueron reclamados por parte de los usuarios.
ITEM´s Reclamados parcialmente Con Stock: Quiere decir que son ítems
reservados que fueron reclamados pero no la cantidad total reservada y se
tenía stock para cubrir el total reservado, en el mes de marzo fueron 40 ítems
reclamados parcialmente.
ITEM´s Planificación no entregados sin Stock: Son los materiales que no

fueron entregados a los usuarios porque no había stock y que son de
planificación responsabilidad del almacén, en el mes de marzo fueron 328
referencias de materiales bajo este concepto.
ITEM´s Planificación entregados parcialmente sin Stock: Son materiales

que fueron parcialmente entregados porque no había el suficiente stock para
suplir la totalidad reservada por los usuarios y que su planificación es
responsabilidad del almacén, en marzo se presentaron 70 ítems con este
inconveniente.
El nivel de servicio lo que hace es medir que porcentaje de los conceptos vistos
anteriormente fueron responsabilidad del almacén en determinado mes, de
estos conceptos tan solo los dos últimos se consideran responsabilidad del
departamento de logística de suministro. En el mes de marzo como se puede
observar en la parte inferior del cuadro, el 28% fue responsabilidad del almacén
porque no había stock para suplir las necesidades de los usuarios, el restante
72% de las novedades fue responsabilidad de los usuarios, entonces de 6532
ítems reservados por los usuarios, 328 no se pudieron entregar por
responsabilidad del almacén lo que genera un nivel de servicio del 93,91%.
NIVEL DEL SERVICIO ABRIL:

En el mes de abril 490 ítems de 7052 reservados por los usuarios no fueron
entregados por responsabilidad del almacén lo que da un nivel de servicio para
dicho mes de 93,05%.
46
10.3 NIVEL DEL SERVICIO ABRIL
NOVEDADES ESPECIALES
Causas de Incumplimiento de Entrega Cantidad %
MATERIALES SIN SALIDA FINAL 1722 100%
ITEM´s Borrados Planificacion Con Stock 81,00 4,70%
ITEM´s Borrados ND Con Stock 32,00 1,86%
ITEM´s no reclamados Con Stock 713,00 41,41%
ITEM´s Reclamados parcialmente Con Stock 41,00 2,38%
ITEM´s Planificacion no entregados sin Stock 396,00 23,00%
ITEM´s Planificacion entregados parcialmente sin Stock 94,00 5,46%
ITEM´s ND sin Stock 365,00 21,20%
NIVEL DE SERVICIO (Neto)

Responsabilidad del Almacén Cantidad %
MATERIALES SIN SALIDA FINAL (Logística) 490,00 28% 100%
Materiales Parcialmente Entregados 94,00 5,5% 19,18%
Materiales No entregados 396,00 23,0% 80,82%
ITEM´s PEDIDOS (Total Reservados por usuarios) 7052 100%
ITEM´s FALTANTES (Responsabilidad de Almacén) 490 6,95%
NIVEL DE SERVICIO (Neto) 6562 93,05%

TABLA 12: Nivel de servicio despacho de materiales abril.
Fuente: William Fernando Taguado, Líder de almacén.
47
10.4 INFORME DE DESPACHOS ABRIL
Tiempo
NUMERO DE Tiempo promedio
promedio de
MATERIAL DESPACHADO SALIDAS USUARIOS por usuario
entrega por
SAP ABRIL ATENDIDOS CON atendido con
referencia de
SALIDA SAP salida sap
material
Número de
Nombre # materiales
% usuarios Minutos Minutos
despachador despachados
atendidos
JDVALENCIAA 1818 42% 682 6,49 17,29
YCASTAÑO 2541 58% 909 4,64 12,97
Total general 4359 100% 1591 5,41 14,82
TABLA 13: Informe despacho de materiales abril
fuente: elaboración propia.
El cuadro anterior nos dice que en el mes de abril del año 2016 se atendieron
un total de 1591 usuarios internos con un tiempo promedio de atención por
cada uno de 14,82 minutos que requerían materiales para realizar sus
respectivos trabajos, en total se entregaron 4359 materiales en el área de
despachos del Ingenio registrando un tiempo promedio de entrega por cada
referencia de material de 5,41 minutos.
48
11. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA DEMORA EN EL
PROCESO DE DESPACHOS EN ALMACEN DE SUMINISTROS
Para determinar cuánto aportan las causas a la demora en el proceso de
despachos de materiales como también de su inexistencia física en el almacén
de suministros del Ingenio azucarero se consultó con el personal que trabaja
en el almacén y se determinó la lista de causas en orden de influencia teniendo
en cuenta su percepción, se dio un porcentaje de participación de las causas al
problema y se introdujeron en un diagrama de Pareto para establecer cuáles de
dichas causas influyen en el 80% del problema y los siguientes fueron los
resultados:
11.1 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA:
 Materiales de planificación ND sin ubicación.

 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP.
 Desorden en almacén.
 Materiales bloqueados para determinada área o usuario.
 Bodegas virtuales sin ubicación.
11.2 PORCENTAJE DE PARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA DEMORA

EN EL PROCESO DE DESPACHOS:
TABLA 14: participación de causas en problema de tiempo en despachos
% %
# CAUSAS
INFLUENCIA ACUMULADO
1 Materiales de planificación ND sin ubicación. 25,0% 25%
Inexistencia física de materiales vs Existencia en
2 sistema SAP. 18,0% 43%
4 Desorden en almacén. 14,0% 57%
Materiales bloqueados para determinada área o
5 usuario. 12,0% 69%
6 Bodegas virtuales sin ubicación. 10,0% 79%
11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria. 5,0% 84%
Problemas en el ingreso de materiales por parte de
9 recepción. 6,0% 90%
3 Impresión lenta de reservas. 5,0% 95%
7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario. 1,0% 96%
Ineficiencia en legalización de materiales retirados en
12 horario no administrativo. 1,0% 97%
10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas. 0,5% 97,5%
8 Alto flujo de personal en área del almacén. 1,0% 98,5%
13 Errores en almacenamiento de los materiales. 0,5% 99%
Realizar salidas de material que los usuarios no
14 necesitan realmente. 1,0% 100%
49
11.3 DIAGRAMA DE PARETO (CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHO):
Grafico 5: diagrama de Pareto para causas de demora en despachos.
50
12. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA INEXISTENCIA
FISICA DE MATERIALES EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS
12.1 PORCENTAJE DEPARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA

INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES:
TABLA 15: Porcentaje participación de causa en inexistencia física de materiales.
%
# CAUSAS % ACUMULADO
INFLUENCIA
3 Inexistencia física vs existencia en sistema SAP 30,0% 30%
2 Entrega de materiales sin debido ingreso al sistema 25,0% 55%
Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no
4
administrativo 25,0% 80%
5 Errores en recepción y despacho de materiales 7,0% 87%
1 Desorden en almacén 4,0% 91%
6 Mala planificación de inventarios 4,0% 95%
7 Bajo control de inventarios 3% 98%
9 Rotación frecuente de personal del almacén 2% 100%
12.2 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA:
Para la inexistencia física de materiales en el almacén de suministros del

ingenio azucarero se obtuvo que las causas que aportan el 80% del problema
sean:
 Inexistencia física vs existencia en sistema SAP.
 Entrega de materiales sin debido ingreso al sistema.
 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no
administrativo.
A continuación se presenta el diagrama de Pareto para las causas ya

mencionadas.
51
12.3 DIAGRAMA DE PARETO (INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES):
Grafico 6: Diagrama de Pareto para inexistencia física de materiales
52
13. PROPUESTA DE MEJORA
13.1 ESTRATEGIAS PARA DISMINUIR LOS TIEMPOS DE ENTREGA DE

MATERIALES EN EL PROCESO DE DESPACHO DEL ALMACEN DEL
INGENIO AZUCARERO.
Para disminuir el tiempo de entrega de materiales del almacén general del

ingenio azucarero se atacaran las principales causas identificadas en el Pareto
elaborado durando el desarrollo del proyecto, las estrategias se presentaran
teniendo en cuenta cada causa, algunas de las estrategias ayudaran a mejorar
tanto en los tiempos de entrega como también en el control de los inventarios y
de las existencias físicas.
Algunas medidas se fueron implementando en el transcurso del proyecto por

petición de la administración del almacén, ya que al momento de presentar el
anteproyecto solicitó que se fueran mostrando avances.
13.1.1 ESTRETEGIAS ORDEN Y ASEO ALMACEN GENERAL:

En primera medida se tomó la decisión de atacar primeramente el orden y aseo
del almacén general, con el fin de ubicar los materiales que se encuentran en
los pasillos en las ubicaciones designadas y determinar si estas ubicaciones no
tienen la capacidad para almacenar dichos elementos, de ser así proceder con
su reubicación logrando de esta manera mantener los pasillos libres para que
el personal del almacén tenga la comodidad de transitar sin obstáculos, esto
permitirá no solo disminuir el tiempo de despachos, sino también mejorar en el
orden, identificar materiales perdidos en ocasiones pues el personal de
despachos al no encontrarlos en la ubicación de la estantería le da el estatus
de faltante y se puede incurrir en errores de inventario, además eliminar los
empaques que no se necesitan y botar lo que no sirva.
Para implementar esta estrategia se debieron conformar 2 grupos de trabajo de

tres personas liderados, el primero por el analista de planificación de
inventarios con ayuda del auxiliar de control de devolutivos y el auxiliar de
recepción, el segundo liderado por el coordinador del almacén con la ayuda del
auxiliar de despachos y el supernumerario de logística de suministros, las
jornadas se realizan todos los días el primer grupo una hora en la mañana de
11:00 am a 12:00pm y el segundo grupo en la tarde de 4:00 pm a 5:00 pm.
Las tareas de cada grupo se dividen por pasillos y áreas determinadas del
almacén y el líder del grupo se encarga de actualizar las ubicaciones del
sistema con el fin de no incurrir en errores, pues como se ha expuesto
anteriormente se trabajan con dos módulos WM y MM, en ambos se deben
actualizar las ubicaciones para con el fin de tener la información debidamente
diligenciada, además todo lo que se cambie de lugar se deberá tener registro
en el debido formato.
Los trabajos se han realizado acorde a lo planeado y estos fueron los

resultados en imágenes en algunos de los pasillos.
53
ACC20 y ROD19: ELE08 Y ELE09:
FIGURA 10: ACC 20 y ROD19 FIGURA 11: Pasillo materiales eléctricos
FIGURA 12: ELE06 y ELE07
54
13.1.2 UBICACIÓN Y UNIFICACION ESTANTERIAS DE MANGUERAS
(MAN11, MAN 14, MAN 66 Y MAN45):
En el almacén de suministros del Ingenio se tenían cuatro estanterías

destinadas para el almacenamiento de manqueras, las cuales permanecían en
forma desordenada, las estanterías se encontraban en mal estado, mangueras
juntas fuera de las ubicaciones, las estanterías se encontraban lejanamente
separadas y con las ubicaciones en el sistema desactualizadas, para el
despachador de materiales se hacía complicado encontrar una manguera en
estas estanterías puesto que le tocaba buscar entre el montón la referencia
requerida por el usuario lo que le tomaba mucho tiempo pues hay mangueras
que pesan mucho y para despachar tenía que mover muchas de ellas y en la
mayoría de los casos desenredarlas pues además se tienen referencias de
larga longitud.
ANTES:
MAN 66 MAN11
FIGURA 13: Desorden en estanterías de mangueras
55
Para este caso se determinó aprovechar el espacio que se tenía y unificar las
cuatro estanterías en tan solo dos de ellas, la estrategia se basa en el
aprovechamiento del espacio, pues se tenían 4 de forma desordenada, con la
unificación de las referencias existentes en el inventario de mangueras
quedaran 2 estanterías vacías que se van a aprovechar en la ubicación de
otras referencias de materiales que se encuentran sin ubicación aportando de
esta manera al orden del almacén, y a la optimización del tiempo de despachos
pues todas las mangueras existentes quedaran en estanterías juntas, además
se realizó inventario de este tipo de material identificando diferencias, se
actualizo el sistema para que todas las referencias de materiales quedaran con
la ubicación en los módulos WM y MM, de esta manera se disminuyen los
tiempos de almacenamiento y despacho ya que en ambos proceso se van a ver
reflejadas las ubicaciones.
A continuación se muestra como quedaron las estanterías:

FIGURA 14: Mejora en estanterías de mangueras
FIGURA 15: Optimización de espacio estanterías de mangueras
56
Como se puede observar en las imágenes anteriores se tienen dos estanterías
vacías que servirán para la implantación de las distintas estrategias para el
orden del almacén.
13.1.3 REUBICACION Y UNIFICACION DE BRONCES 24:
Siguiendo con la estrategia para el orden y la ubicación de los distintos

materiales se hizo necesario seguir con la estrategia de aprovechamiento del
espacio y tal como se realizó con mangueras se ejecutó con las estanterías en
las que se ubican los bronces, anteriormente se tenían dos estanterías para su
almacenamiento además de los bronces más grandes que se ubicaban detrás
de estas, pero sin un área demarcada para estos materiales, se optó por
unificar los materiales en una sola estantería y aprovechar un espacio que se
tenía demarcado con las medidas necesarias para la ubicación de solo este
tipo de elementos.
FIGURA 16: Reubicación de estanterías BRO24
57
13.1.4 ESTRATEGIA PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES ND SIN
UBICACIÓN:
Tal como se pudo evidenciar en la lista de causas que influyen en la demora en
la entrega de materiales, en el almacén de suministros se cuentan con
materiales de tipo de planificación ND que no tienen ningún tipo de ubicación
en el sistema, sea porque son códigos creados recientemente o porque nunca
se les ha asignado una ubicación en las estanterías destinadas para estos, que
son NDS26, NDS27 y NDS35, las cuales están completamente llenas y que
solo caben referencias de pequeña longitud, para atacar esta problemática se
tuvo en cuenta que en las diferentes estanterías del almacén de suministros se
cuentan con ubicaciones vacías en las que no hay ningún tipo de materiales
desde hace mucho tiempo y que se pueden aprovechar para la asignación de
las referencias de tipo ND, teniendo en cuenta lo anterior y que las demás
estrategias preliminares han permitido tener espacios libres, se decidió
redistribuir diferentes estanterías e incorporarlas en otras del mismo tipo de
materiales.
13.1.5 REUBICACION E INCORPORACION DE ROD16 EN ROD19, ROD21 Y

ROD22:
En el almacén se contaba con la existencia de 4 estanterías en las que se
almacenan rodamientos y retenedores pero en las que hay espacios
disponibles para la ubicación de otros materiales de ese mismo tipo, motivo por
el cual se determinó eliminar ROD16 e incorporarlo en las otras estanterías de
este tipo de materiales, de esta manera se tienen disponibles otros 6 cubículos
de estanterías libres para la ubicación de materiales de tipo de planificación
ND, lo que permite optimizar el espacio de almacenamiento, asignarle
ubicación a diferentes materiales que se encuentran en el piso en el área de
materiales recepcionados lo que genera también mejora en el proceso de
despacho al tener en ubicaciones fijas los materiales y que al momento de
buscarlos se puedan encontrar fácilmente.
FIGURA 17: Optimización de espacio estanterías ROD16
58
13.1.5 CREACION DE NUEVAS ESTANTERIAS PARA EL
ALMACENAMIENTO DE CORREAS Y BANDAS (BAN38) CONTRA LA
PARED:
Actualmente en el almacén de suministros del Ingenio se cuentan con 7
cubículos de estanterías similares a las vistas en las imágenes anteriores para
el almacenamiento de bandas y correas, la propuesta para el mejoramiento en
este sentido hace referencia a reubicar dichos materiales en estanterías mucho
más dinámicas y de fácil almacenamiento que constan de ganchos y tubulares
ubicados contra la pared de la siguiente manera:
FIGURA 18: Propuesta nueva estantería para bandas y correas
Esto permitiría optimización del espacio, almacenamiento adecuado para este

tipo de materiales, eliminación de polvo que se acumula en las estanterías, fácil
acceso, fácil conteo y verificación de stock para la reposición de unidades,
inversión de bajo presupuesto. Para lograr esto se debe reubicar las
estanterías que pertenecen a PIN54 y reubicarlas donde está BAN38 en estos
momentos.
13.1.6 REUBICACION Y UNIFICACION DE MALLAS 62, 63, 64 y 65:
En la actualidad el almacén de suministros tiene 4 estanterías de gran tamaño

que están destinadas para el almacenamiento de mallas y láminas, las cuales
no están sirviendo de nada, pues se ven totalmente abandonadas y no están
siendo utilizadas, pues se están almacenando las láminas tal y como llegan del
proveedor en huacales a un lado de las estanterías como se puede observar en
la siguiente imagen:
59
FIGURA 19: Reubicación y unificación de mallas
Esta es el área que sin duda más desorden está causando en el almacén de
suministros pues hay mallas de gran tamaño y de gran peso que no pueden ser
ubicadas en los sitios donde tienen asignación, además han llegado referencias
nuevas que no se les ha asignado ubicación.
De acuerdo a lo anterior la propuesta que se presentó a la administración del

almacén fue aprovechar las estanterías que se desocuparon de las mangueras
y de los materiales obsoletos que fueron retirados durante el desarrollo del
presente proyecto por parte del personal del almacén hacia otro sitio y
modificarlas para que de esta manera se puedan reubicar las referencias de
mallas que se encuentran tanto en las estanterías originales como en el piso.
Se procedió a la modificación de dichas estanterías y así quedaron para
empezar la reubicación de los materiales.
60
FIGURA 20: Propuesta unificación mallas FIGURA 21: propuesta unificación mallas
(2)
Al terminar la obra de reestructuración de la estantería quedo así:
FIGURA 22: Modificación estantería para unificar mallas
61
La ubicación de las mallas en la anterior estantería permitirá mejorar
sustancialmente el orden y la apariencia del almacén dándole un cambio
determinante, con una optimización de espacio excelente, eliminación de
empaques innecesarios como la madera de los huacales y otros elementos
inservibles que ocupan espacio y hacen ver mal el almacén, también permitirá
eliminar las estanterías de MAL62, MAL63, MAL64 y MAL65. La eliminación de
estas estanterías generan un espacio de por lo menos de 36 metros cuadrados
que se utilizaran para la siguiente estrategia.
13.1.7 ESTABLECER UN ESPACIO PARA LA UBICACIÓN DE

MATERIALES DE GRAN TAMAÑO QUE LLEGAN AL ALMACEN DE
SUMINISTROS:
Con la eliminación de las estanterías del punto anterior se genera un espacio

de por lo menos 36 metros cuadrados los cuales se podrán aprovechar en la
implementación de un espacio debidamente marcado y dinámico en el cual se
puedan almacenar materiales ND de gran tamaño y peso como reductores,
variadores y demás, este espacio debe ser administrado por el coordinador de
almacén gestionando que lo que allí se almacene sea rápidamente retirado por
los usuarios, de lo contrario informara al jefe de logística de suministros si
algún dueño de proceso no procede con el retiro del material, esto garantizara
que el espacio se aproveche adecuadamente y no se incurra otra vez en
desorden y problemas de espacios para el almacén.
13.1.8 ESTRATEGIA PARA DISMINUIR EL TIEMPO PERDIDO BUSCANDO

MATERIALES ND SIN UBICACIÓN:
Es de aclarar que las estrategias anteriormente mencionadas aportan a la

mejora de esta causa de demora en el proceso de despacho ya que con ellas
se pretende darle ubicación fija a todas las referencias que se encuentran en el
almacén hasta el momento, a través, de la optimización del espacio y la
reubicación y reincorporación de algunos materiales en otras estanterías.
Lo que busca la presente propuesta es ubicar cada material en una ubicación
logrando con esto depurar las estanterías existentes actualmente para la
ubicación de NDS como lo son NDS26, NDS27 Y NDS35 en las que se ubican
hasta 7 y 8 referencia de materiales en una misma ubicación. Con las
estanterías que se desocupan producto de la implementación de las estrategias
anteriores de optimización del espacio lo que se busca es que hayan
suficientes lugares para que cada referencia de material sea ND, VB o VM
tenga su propia ubicación designada, esto permitiría actualizar la información
de ubicaciones en los dos módulos WM y MM y que al llegar cualquier material
que ya tenga su ubicación en el sistema al momento de imprimir la etiqueta
salga con la ubicación impresa y se elimine el reproceso que en este momento
se está presentando. Lo anterior eliminaría tiempos perdidos para la
verificación y asignación de ubicaciones, eliminaría tiempos perdidos en el
proceso de despachos buscando materiales que no tienen ubicación el cual
está en 15 minutos en promedio por cada referencia buscada, además aporta
62
para el control de los inventarios y el control de las inexistencias físicas pues
los materiales van a estar menos expuestos a perdidas producto del desorden.
Para el desarrollo de este punto también se propone que cuando los usuarios
envíen solicitudes de creación de códigos para determinados elementos
requeridos por ellos, adjunten en el formato correspondiente las dimensiones
estimadas de cada referencia con el fin de que el personal encargado de crear
los códigos pueda asignarle una ubicación antes de que ingrese al almacén, lo
que originaría eficiencia en el almacenamiento de los materiales y eliminaría
por completo el problema de los materiales NDS sin ubicación aportando
sustancialmente al mejoramiento de los tiempos de entrega en el proceso de
despachos.
13.1.9 ESTRATEGIA PARA MEJORAR IMPRESIÓN LENTA DE RESERVAS:
Como se determinó en el desarrollo de las causas de demora en el proceso, la

impresión al mes toma en promedio 16 horas, algo que es realmente lento
teniendo en cuenta la necesidad que se tiene en el proceso de ser más
eficientes, se debe tener claro que la impresora encargada de realizar las
impresiones en el área de entrega de materiales tiene por lo menos 7 años en
funcionamiento y es la única que existe en el almacén para la impresión de
cheques SAP, la propuesta que se quiere realizar es buscar asesoría con el
personal de sistemas para determinar que impresora hay en el mercado que
sea compatible con SAP y que sea más eficiente en cuanto a tiempos de
impresión, en caso de que no hayan más impresoras se propone comprar por
lo menos una impresora más teniendo en cuenta que en ella imprimen por lo
menos 4 usuarios.
13.1.10 ESTRATEGIA PARA BODEGAS VIRTUALES SIN UBICACIÓN
Se propone trabajar conjuntamente con el área de sistemas para que desarrolle

una manera de actualizar de forma conjunta las ubicaciones que tiene la
bodega virtual 405, en las demás bodegas virtuales ya que SAP permite
trabajar con textos delimitados por tabulaciones desde Excel y de múltiples
datos, que eviten tener que actualizar referencia por referencia en cada una de
las bodegas virtuales, esto permitiría complementar la estrategia implementada
sobre los materiales bloqueados para determinada área que tuvo éxito en gran
parte si no fuera porque las bodegas virtuales quedaron sin ubicaciones
actualizadas, sería muy buen aporte para la disminución de tiempos de espera
por parte de los usuarios ya que estas dos causas aportan bastante al
problema presentado.
13.1.11 ALTO FLUJO DE PERSONAL EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS:
Se propone restringir el ingreso de personal al almacén de suministros del

ingenio azucarero ya que en el momento es de puertas abiertas para cualquier
persona, no se tiene restricciones de ingreso en horario de operación lo que
causa traumatismo al personal y la ejecución de sus labores, se deben
establecer las personas que pueden ingresar al almacén y bajo qué
63
circunstancias pues ahí personas que lo han tomado como pasillo por
ahorrarse camino para llegar a otras dependencias, además se deberán
socializar las restricciones con los ingenieros con el fin de no herir
susceptibilidades ni causar molestias, dueños de proceso y personal en general
para hacer buen uso de los servicios de atención a los usuarios y en los
espacios determinados para ello, por ejemplo, si un usuario necesita algo
relacionado con existencias físicas deberá acercarse al personal de inventarios,
si necesita algo relacionado con la llegada de algún material deberá acercarse
al área de recepción por el lugar debido, esto debido a que se obstaculizan y se
frenan los demás procesos intentando solucionarle sin tener en cuenta el
personal idóneo para responder a sus solicitudes.
13.1.12 ESTATEGIA PROPUESTA PARA PROBLEMAS EN EL INGRESO DE

MATERIALES POR PARTE DE RECEPCIÓN:
Se propone que, cualquier material que los usuarios necesiten de carácter

urgente y que no esté ingresado al inventario, el personal que lo requiera
deberá acercarse directamente al área de recepción, esto con el fin de no crear
confusión en el área de despachos con materiales que no aparecen en el
sistema, pues se presentan muchos casos en que los usuarios llaman
directamente al proveedor a preguntar por los materiales y estos les dicen que
ya fueron entregados en el ingenio pero resulta que no han sido ingresados al
sistema, teniendo en cuenta que el personal de despachos trabaja en base a lo
que aparece en el resumen de stocks, esto genera pérdida de tiempo en el
proceso al tener que dirigirse hasta la recepción y preguntarle al personal de
allí sobre estos materiales y esperar a que ellos verifiquen en las facturas y
proveedores si realmente el material fue recepcionado y está pendiente por
ingresar al sistema. De esta manera se mejoraría el servicio y se disminuirían
los tiempos de entrega en el proceso de despacho de materiales.
13.1.13 ESTRATEGIA PARA LA CAUSA: RESERVAS DE MATERIAL MAL

HECHAS POR EL ÁREA USUARIA.
Se propone a la administración del almacén solicitar capacitación para los

usuarios sobre la verificación de los materiales que desean retirar, sobre cómo
realizar reservas adecuadamente, sobre las clases de valoración existentes y
que tipo de movimiento realizar para cada caso, pues este es un problema que
se presenta comúnmente en el área de despacho, que al corroborar toda la
información se procede a contabilizar y la reserva se encuentra mal hecha, se
incurre en tiempos perdidos no solo para los despachos sino también para los
procesos que requieren los materiales.
13.1.14 PROPUESTA PARA INEFICIENCIA EN LEGALIZACIÓN DE

MATERIALES RETIRADOS EN HORARIO NO ADMINISTRATIVO:
Se propone a la dirección del almacén implementar un formato de ingreso al

almacén en horario no administrativo en el cual se registre; hora y fecha de
ingreso, personal que ingresó, códigos de materiales retirados, cantidades,
64
nombre breve de los materiales, ubicación, y numero de reserva para la debida
legalización, deberá firmar el ingeniero que ingresó, además deberá enviar un
correo relacionando la misma información allí diligenciada al personal
encargado de legalizar los materiales retirados en horario no administrativo. Se
debe ingresar al almacén en compañía del personal de seguridad y este deberá
ser el encargado de portar la llave del almacén.
Lo anterior permitirá tener el debido control sobre los inventarios como también
de las existencias físicas de materiales, además evitara incurrir en descuadres
entre el sistema SAP frente a existencias físicas, como también permitirá
realizar una buena planificación de inventarios por tener información en el
sistema acorde con lo existente en las estanterías, esto también interviene
positivamente en el proceso de despachos al tener cuadrado el inventario. El
personal del almacén encargado de legalizar estos materiales deberá hacerlo
diario para garantizar que el sistema no se descuadre.
13.1.15 PROPUESTA PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES VS

EXISTENCIA EN SISTEMA SAP.
Se propone realizar un inventario general del almacén cada año con el fin de
determinar realmente las diferencias en el inventario frente al sistema y realizar
el ajuste respectivo con el fin de mantener el inventario actualizado, además
realizar inventarios aleatorios en el transcurso del año a las distintas
estanterías con el fin de determinar inexistencias y poder saber rápidamente
que paso con las referencias de materiales que están descuadradas. Los
inventarios aleatorios deberán cubrir el total del almacén en el año con lo cual
se estaría completando dos inventarios en el año.
13.1.16 ENTREGA DE MATERIALES SIN DEBIDO INGRESO AL

INVENTARIO.
Debido a los problemas presentados en el inventario y a las diferencias entre el
sistema SAP y lo que realmente se encuentra físicamente la dirección del
almacén decidió crear una bodega virtual en SAP (422) en la que se ingresen
todos los materiales que son entregados bajo este concepto, de esta manera
se controla el inventario y se tiene control sobre las distintas áreas usuarias
sobre los materiales que deben legalizar, el líder de almacén envía un correo
mensualmente antes de cerrar periodo contable sobre lo que aparece en esta
bodega virtual con el fin de que los dueños de los procesos responsables
legalicen los materiales que aún tienen allí y así mantenerla depurada. La
mejora se presentó durante el desarrollo del proyecto.
13.1.17 PROPUESTA PARA REDUCIR RECORRIDOS EN EL PROCESO DE

DESPACHO DE MATERIALES:
En el estudio realizado del proceso de despacho en los meses de marzo y abril

se determinó la frecuencia de materiales retirados para estos dos meses, en el
cual se pudo observar cuales fueron los materiales que más retiraron los
usuarios, estableciendo cuantas veces se retiraron, promedio de cantidad por
salida y cantidad total retirada en el mes, en base a esto y teniendo en cuenta
65
las estanterías que quedan libres al implementar los cambios y optimización de
espacio, se propone ubicar una estantería cerca al área de despacho del
almacén de suministros donde se ubiquen las referencias de materiales que
presentan una mayor rotación, de esta manera se minimiza el tiempo de
despacho, los desplazamientos realizados por el personal.
Con la implementación de las anteriores estrategias y propuestas se puede

obtener un adecuado control de los inventarios, disminución de los descuadres
y sobre todo garantizar la existencia de materiales críticos para los diferentes
procesos ya que se tendría una buena planificación de los inventarios al tener
información veraz entre lo que dice el sistema y lo que realmente se encuentra
físicamente, además se mejora ostensiblemente el proceso de despachos
disminuyendo tiempos de entrega pues se atacan las causas que más influyen
en su demora.
66
14. CONCLUSIONES
 El proceso de despacho de materiales del almacén de suministros se

torna lento por la cantidad de materiales de tipo de planificación ND que
ingresan sin ninguna ubicación fija.
 El almacén de suministros presenta desorden, ya que no se está
realizando la labor de ubicación de materiales de tipo de planificación
ND con frecuencia, puesto que las estanterías destinadas para tal fin se
encuentran totalmente copadas.
 Se evidencio durante el desarrollo del presente proyecto que no se están
llenando los registros de ubicaciones cuando el personal realiza
movimientos de materiales, lo cual genera pérdida de tiempo para el
personal de despachos.
 El sistema SAP presenta desactualización en la ubicación de los
materiales lo cual genera reproceso y pérdidas de tiempo.
 Las causas que más aportan a la demora en el proceso de despacho en
el almacén del ingenio azucarero son: materiales ND sin ubicación en el
sistema, descuadres entre el inventario real y el stock del sistema SAP,
desorden locativo y los materiales bloqueados para determinada área o
usuario que derivo en las bodegas virtuales que no tienen la ubicación
actualizada.
 Las causas de demora en el proceso de despacho y de la inexistencia
física de materiales se interrelacionan entre sí, lo cual se ve reflejado en
los descuadres de los inventarios.
 Las estrategias que se tomaron para uno de los problemas también
aportara mejoría para el otro, teniendo en cuenta que las causas se
interrelacionan.
 El personal de los diferentes procesos y áreas usuarias de los servicios
del almacén también influyen negativamente tanto en la demora como
en la inexistencia física de materiales.
 El almacén de suministros no tiene un área destinada para el
almacenamiento de materiales de gran tamaño que requieren
condiciones especiales de almacenamiento.
 Los usuarios del almacén no están cumpliendo con las legalizaciones de
los materiales que se retiran tanto en horario no administrativo como los
materiales retirados sin su respectivo ingreso al sistema, lo cual genera
incertidumbre y poca confianza en la información arrojada por el
inventario SAP.
 El almacén no tiene el control adecuado sobre lo mencionado en el
punto anterior, pues no se llevan registros de ingreso y mucho menos se
realiza el seguimiento a la legalización de los materiales.
 Se evidencio que en el almacén de suministros se han realizado
inventarios físicos mas no se han ejecutado adecuadamente, puesto que
no se realizan los ajustes respectivos.
 Existen múltiples lugares vacíos en las estanterías en los que se pueden
almacenar materiales que están pendientes por ubicación, el
67
aprovechamiento de estos espacios generaría tener un adecuado orden
y se disminuirían los tiempos de entrega en el proceso de despachos.
 Se hace importante contar con la ayuda y el trabajo conjunto con los
dueños de procesos para que los tiempos de entrega y los inventarios
del almacén puedan permanecer cuadrados, esto generaría una relación
gana gana tanto para el almacén como para los procesos, pues al tener
un buen nivel de confianza en los inventarios se garantiza la reposición
de los materiales de manera más efectiva.
 Las estrategias que se proponen buscan obtener un impacto muy
positivo en todas las actividades del almacén no solo en el proceso de
despachos sino también en el control de los inventarios, el control de las
existencias, la planificación de los inventarios, almacenamiento rápido
de materiales recepcionados y en el orden y aseo del almacén.
 El acceso a la información teniendo un sistema como SAP permite medir
de manera rápida prácticamente lo que se quiera, por lo cual se debe
utilizar de manera mucho más eficiente para el logro de los objetivos y
metas propuestas.
 Las estrategias y propuestas de mejoras aquí propuestas no requieren
mayor inversión para lograr su ejecución.
68
15. RECOMENDACIONES
 Implementar las estrategias propuestas en el presente proyecto ya que

tiene un impacto muy significativo en todas las actividades desarrolladas
dentro del almacén.
 Mantener el ánimo y el enfoque en la mejora continua, pues esto permite
identificar discrepancias y corregir oportunamente.
 Implementar los controles propuestos en el tema de materiales retirados
en horario no administrativo y materiales que no se han ingresado al
sistema SAP, esto permitirá tener el control adecuado sobre los
inventarios y disminuir los descuadres entre el sistema y lo existente
físicamente.
 Enviar informes periódicos del estado de los materiales ND por área,
para que el usuario proceda a legalizar el material del inventario.
 Socializar ante las áreas usuarias el impacto que tienen sobre el
inventario y el desempeño del almacén.
 Buscar el apoyo de la alta dirección para la adecuada implementación
de las estrategias aquí propuestas.
 Buscar nuevas estrategias para el mejoramiento de todas las actividades
del almacén.
 Trabajar conjuntamente con el área de sistemas para lograr actualizar
cada día el sistema con los requerimientos del almacén.
 Buscar el apoyo de la alta dirección para que los usuarios cumplan con
el retiro oportuno de los materiales ND que piden, pues deben hacerse
responsables de sus solicitudes de pedido.
 Mantener el espíritu de trabajo en equipo y buscar mejores alternativas
cada día como lo hace el equipo del almacén de suministros hasta
ahora.
69
16. BIBLIOGRAFIA
REFERENCIAS:
Pinzón, E, & Martínez, L. (2015). Elaboración de una propuesta de gestión de

materiales de baja rotación en el almacén de la empresa
“INGENIO RISARALDA S.A”. Universidad Tecnológica de Pereira,
Pereira, Colombia.
Hurtado, B, & Muñoz, A. (2011). Plan de mejoramiento y análisis de la gestión

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Universidad católica de Pereira, Pereira, Colombia.
Hakspiel, M. (2012). Mejoramiento del proceso logístico de despacho de

materiales para la empresa “CARBONES DEL CERREJON LIMITED”.
Universidad Industrial de Santander, Bucaramanga,
Colombia.
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Marreto, B, & Gonzales, M. (2010). Mejora de los procesos logísticos de

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Cervecera, M. L. (2012). Gestion de Inventarios. Bogota : Ediciones de la U.
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Ministerio de Justicia y del Derecho. (08 de ENERO de 2015). MINJUSTICIA.

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http://datateca.unad.edu.co/contenidos/256594/256594_MOD/3_proceso_de_a
dministracion_de_la_logistica.html
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA:
Ferrin, A. (Ed). (2005). Gestión de stocks en la logística de almacenes. Madrid:

FUNDACIÓN CONFEMETAL.
Serra, D. (2005). La logística empresarial en el nuevo milenio. Barcelona:

Edición 2000.
Ballou, R. (Ed). (2004). Logística administración de la cadena de suministro.

México: Pearson Education.
Garcia, G. (Ed). (1999). El sistema de control interno. Una forma práctica de

conceptualizarlo, aplicarlo y evaluarlo. Autoedición. Santiago de Cali.
71

Mejoramiento de Almacen

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PROPUESTA DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE

MATERIALES DEL ALMACEN DE SUMINISTROS EN UN INGENIO

JULIAN DAVID VALENCIA ARBOLEDA

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

JULIAN DAVID VALENCIA ARBOLEDA

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERO

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

PEREIRA 11 DE NOVIEMBRE DE 2016

A mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los

A mi familia, esposa y a ese ser maravilloso que viene en camino a llenarnos

TABLA 1: MATERIALES ND SIN UBICACIÓN........................................................................... 20

FIGURA 1: PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LA LOGÍSTICA. 10

CUADRO 1: LISTA DE CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS. ........... 19

GRAFICO 1: MATERIALES RECEPCIONADO EN MARZO. .................................................... 20

El presente trabajo buscó realizar una propuesta de mejora al proceso de

Principalmente lo que se busco fue determinar las causas que influían en la

Por último se dictan las conclusiones y recomendaciones que se contemplaron

Palabras clave: propuesta, mejora, proceso, entrega, despacho, materiales,

Finally, it dictated the conclusions and recommends that contemplate

Keywords: Proposal, Improvement, Process, delivery, office, Materials, logistic,

Los ingenios azucareros tienen un gran impacto en el aspecto socioeconómico

De acuerdo a lo anterior y al crecimiento del sector, se vuelve trascendental

La investigación realizada en el presente trabajo se basa en mostrar a la

Con este proyecto se busca presentar una propuesta a la dirección del

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

2.1 OBJETIVO GENERAL

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Actualmente en el ingenio azucarero se presenta deficiencia en el proceso

Es importante para la organización, pues actualmente se están presentando

Adoptar estrategias de mejora para el almacén de suministros del ingenio

4.1 MARCO CONTEXTUAL

4.1.1 NIVEL REGIONAL

 TITULO: Elaboración de una propuesta de gestión de materiales de baja

 TITULO: Plan de mejoramiento y análisis de la gestión logística del

Este trabajo se toma como referencia ya que en el tema de gestión de

 TITULO: Mejoramiento del proceso logístico de despacho de materiales

El trabajo puede servir de ayuda a la hora de presentar la propuesta de mejora

 TITULO: Propuesta de un sistema de logística de distribución orientado

Este trabajo se identifica con la actual investigación ya que su objeto de estudio

En este trabajo utilizaron métodos de análisis para las problemáticas que se

 TITULO: Propuesta de mejora en el almacén de materiales de una

4.2 MARCO TEORICO

La logística a través del tiempo ha sido de vital importancia no solo para

Por lo dicho anteriormente se hace necesario revisar el concepto de la logística

Durante las últimas décadas se ha podido evidenciar un avance muy

Se hace indispensable entonces conocer la definición de la logística y para este

Teniendo en cuenta lo anterior se debe hacer más de hincapié en los procesos

En lo referente a la administración logística de materiales se debe revisar lo

El anterior diagrama es una herramienta necesaria para el desarrollo del

Las organizaciones contemplan como principales objetivos al establecer un

En razón de lo anterior se desea interiorizar y desarrollar todos los conceptos y

El control de inventarios es un tema álgido para las organizaciones, es por ello

García (1999) plantea que: “controlar los inventarios consiste precisamente en

Desde la recepción hasta la entrega al usuario del producto, el almacén es

La manera como se organiza un almacén para que responda adecuadamente

1. Recepción de materiales en el almacén.

2. Registro de entradas y salidas del almacén.

4. Mantenimiento de materiales y del almacén.

4.3 MARCO CONCEPTUAL

Es importante para el desarrollo de la investigación definir los conceptos que

La investigación de este proyecto va orientada hacia el almacén de un ingenio