Taller Programa y plan de auditoría

Aprendiz: Shirley Margarita Price Ortiz

Actividad: Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a
continuación: Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora
continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real
o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:
1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener
lo siguiente:
a.Objetivos y alcance del programa de auditoría.
b.Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c.Criterios de auditoría.
d.Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:
a. Objetivos y alcance de la auditoría.
b. Procesos a ser auditados.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
3.Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

DESARROLLO
a) Objetivo
Establecer un procedimiento que permita al Auditor, en cumplimiento de las
normas vigentes y en el ejercicio de la labor de Auditoría, establecer si las
operaciones de Recaudo, Financieras, Administrativas, Económicas, Presupuestales,
Contables, de Inversión y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales,
reglamentarias y de procedimiento que le son aplicables.
Alcance
Su ámbito de aplicación contempla desde la planificación, programación, ejecución y
documentación asícomo el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que
resulten de lasauditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de
lacalidad.
b) Cronograma de actividades
 MES MAYO DE 2018 JUNIO DE 2018
ACTIVIDAD
DIA 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 31 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29
Planeación y elaboración del programa de auditoria
Preparacion y adecuación de la auditoria.
Ejecución reunion de apertura de programa.
Recopilación y toda de datos.
Analisis de información
Ejecución reunion de cierre de programa.
Informe detallado y concreto de la auditoria
Socializacion y difusion de los resultados de la auditoria.
Seguimiento de las correspondientes modificaciones.

c) Criterios de Auditoria

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE PERSONAL A CARGO

Planeación y elaboración del programa de auditoria
Preparacion y adecuación de la auditoria. * Evidencias de la
* Programa de Auditoria
Ejecución reunion de apertura de programa. Auditoria * Alta direccion
* Plan de Auditoria
* Alta dirección Recopilación y toma de datos. * Hallazgos * Dependencias y/o * Jefe de Control
* Procesos Internos
* Organismos de Control Analisis de información * Acciones preventivas procesos intrinsecos de la Interno
* Planes de
* Dependencias de la Ejecución reunion de cierre de programa. y correctivas empresa * Lider y Supervisor
Mejoramiento vigentes
entidad Informe detallado y concreto de la auditoria * Informes de Auditoria * Conformación de del grupo auditor
* Revision auditorias
Socializacion y difusion de los resultados de la auditoria. * Planes de Organismos de Control
anteriores
mejoramiento
Seguimiento de las correspondientes modificaciones.

d) Auditores seleccionados por procesos

Acción Nombre Cargo u Ocupación Fecha Firma

Ingeniera de
Elaboró Ana Sofía Perez 4 – 10 - 2018
Alimentos
Licenciado y experto
Revisó Mario fajardo 16 -10 – 2018
en SISO
Jefe oficial control
Aprobó Carlos bayona 25 – 10 - 2018
interno

e) Recursos necesarios
TIPO DE RECURSOS DESCRIPCION
Profesionales en control interno
Auditores de Calidad
Recursos Humanos Ingenieros
Viáticos
Papelería
Equipos de mesa
Dispositivos Portátiles
Tecnológicos
Impresoras
Software e internet.
Instalaciones, adecuadas de fácil
Infraestructura
accesibilidad y disponibilidad para
 realizar el trabajo de los auditores en
las correspondientes zonas o áreas.

f) Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría

Riesgo Descripción Consecuencias Impacto Probabilidad Medidas a tomar

Bajo × Bajo Impacto = Bajo

Informes poco
Toma de Mantener en constante
fiables debido a Medio Medio
decisiones Vigilancia.
que su
Incongruencia erradas debido
procedencia o
a una mala Probabilidad = Alto
sus datos no Alto Alto ×
información. Considerar cambios
son fiables.
en el proceso.

Impacto = Bajo
Bajo × Bajo Mantener en constante
Programa de Falencias en el
Vigilancia.
auditoria no sistema de
Incumplimiento Medio Medio
completado en gestión y
Probabilidad = Alto
su totalidad calidad.
Alto Alto × Considerar cambios
en el proceso.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:

a) Objetivos y alcance de la auditoría.

Objetivo: Para que las empresas puedan implementar efectivamente el Sistema

HACCP, es necesario que susdecisiones se fundamenten en evidencias objetivas
y no en nociones preconcebidas o suposiciones. Enlo que se refiere a las
auditorías de ese sistema, la base científica se constituye en
elementopreponderante. Ésta asegurará una correcta evaluación de las
condiciones prácticas de operatividad delplan para garantizar la inocuidad de los
alimentos, y de esa manera, alcanzar su principal objetivo

Alcance:
 Perfeccionamiento y diseminación de tecnologías
 Identificación de la necesidad de entrenamiento del personal
 Determinación de la eficacia de las actividades de Vigilancia Sanitaria y de las
acciones de Garantía de Calidad
 Verificación de la calidad de productos y servicios;
 Apertura de un canal de comunicación entre los varios niveles jerárquicos de la
empresa
 Obtención de ganancias
 Facilitación de las decisiones de carácter gerencial;
 Motivación para el perfeccionamiento de la empresa.
b) Procesos a ser auditados

Procesos Estratégicos: - Planeación Estratégica

-Desarrollo del Plan Estratégico
 Proceso Operativo
 Procesos Misionales
 Desarrollo de planes

Procesos de Apoyo conexos; - PQR

- Proceso de Servicio al Cliente

Procesos de Apoyo: - Vigilancia con el sistema de gestión

- Proceso Estratégico
- Proceso de contratación
- Proceso Financiero
- Proceso Productivo
- Proceso de Gestión Humana
- Procesos Administrativos
 Procesos de Evaluación y control

c) Criterios de auditoría y documentación de referencia

El criterio para esta evaluación debe fundamentarse en el hecho de que los peligros
sean de talnaturaleza, que su prevención, eliminación o reducción a niveles
aceptables se caracterice comoesencial para la producción de alimentos inocuos. El
equipo de auditores debe evaluar si las medidasde control previstas pueden
realmente aplicarse a cada uno de los peligros, evaluar su eficacia en elcontrol y si
solamente las medidas que constan en el plan y que están en ejecución son
suficientes paragarantizar la inocuidad del alimento. Los auditores deben tener en
mente que el análisis de peligros esla base para la identificación de los PCC;

- Por otro lado, debe chequear si el no cumplimiento de esos límites realmente va

a provocar lapérdida de control del proceso, con la consecuente elaboración de
alimentos perjudiciales parala salud del consumidor.
- Observar cuidadosamente si los procedimientos de monitoreo son realmente
efectivos y sicumplen con el plan HACCP. Debe verificarse si el monitor
responsable comunica -inmediatamente- la ocurrencia de cualquier desvío
detectado en el proceso o producto,posibilitando la toma inmediata de acciones
correctivas.
- Los auditores deben asegurarse de que lafrecuencia (intervalo entre las
observaciones) de los procedimientos de monitoreo (cuando no soncontinuos)
mantiene los peligros bajo control.
 - Determinación del tipo de auditoría
- Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar
- Consideración y definición de fechas de inicios y terminación de
actividades y preparación y entrega de informe
- Asignación de tareas al equipo auditor%9eterminación de recursos necesarios
Definir: - Objetivo - Alcance - Antecedentes
- Someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del jefe de la oficina de
control Interno.
- Generar comunicaciones necesarias
- Abrir archivo documental de la auditoria.
d) Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.
Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la
Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas
institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente;
- Preparación del Plan de Auditoría.
- Asignación de las tareas al equipo auditor
- Preparación de los documentos de trabajo
- Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
- Recopilación y verificación de la información
- Generación de hallazgos de la auditoría
- Preparación de las conclusiones de la auditoría
- Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
- Preparación del informe de auditoría
- Aprobación y distribución del informe de auditoría.
e) Métodos de auditoría a utilizar.
- Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:
- Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
- Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de
contabilidad de general aceptación.
- Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
- Aplicación de normas generales a situaciones específicas
- Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

f) Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor

Elaborar la planificación anual de la auditoria de acuerdo con el ámbito asignado, en
coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
 Organizar equipos de auditoria para realizar los exámenes programados, tomando
en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas,
conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el
objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por
equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
 Apoyar e incentivar la participación activa de los autores, con el propósito de lograr
el objetivo general propuesto para la auditoria especifica.
 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la
asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras eldesarrollo
de esta actividad.

A partir de la experiencia vivida y trabajada en esta actividad, muchos de los

procedimientos y etapas de planeación para una auditoria interna, aplicada en algún
área específica, no la tenía muy clara, debido a su grado de complejidad y el equipo
que debe manejar dicho procedimiento.

Para que la auditoria sea un éxito se debe tener un foco claro de comunicaciónentre
las partes interesadas y una planificación previa a la ejecución de la auditoriadonde
se establecen los objetivos enfocados en la mejora continua que se quiereconseguir
en la auditoria, además el equipo auditor debe cumplir con unos requisitos que se
ajustan a un perfil íntegro y transparente donde no involucre sus emociones
personales.