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Barras de Herramientas de Excel

Barra Archivos: El menú, está conformado, por Archivo, Inicio, Insertar,


Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista.

 Archivo:

 Información:
Proteger el libro, inspeccionarlo, administrar el libro y algunas opciones en
la vista, también nos da las propiedades del libro, fechas relacionadas o
fechas en que el libro fue trabajado, y los posibles autores.

 Nuevo:
Al seleccionar “Nuevo”, nos permite lleva nuevamente al menú inicial,
aquella primera pantalla que nos aparece al abrir el Excel, esta opción, nos
permite como su nombre lo indica, empezar una nueva hoja de cálculo, y
nos da la posibilidad de usar las plantillas si lo deseamos también.

 Abrir:
La opción Abrir, nos permite abrir documentos ya trabajado y nos da las
opciones de abrir algún documento reciente, buscarlo en “One Drive”, en el
ordenador y, nos da la opción de “examinar” por si el documento que
necesitas, está dentro de algún dispositivo extraíble (pendrive, memoria
externa, disco externo, entro otros).

 Guardar:
Esta opción, es un guardado rápido, se recomienda, primeramente, utilizar
la opción “Guardar Como” y luego utilizar este guardado rápido para seguir
trabajando en tu libro posteriormente, así evitar perder el trabajo ya
realizado, puedes guardar tu hoja y cerrarla tranquilamente, y luego, volver
a abrirla sin haber perdido tu trabajo.

 Guardar Como:
Al seleccionar esta pestaña, se nos despliega el menú de guardar como,
esta opción nos permite guardar nuestro documento, para seguirlo
trabajando luego, en algún lugar específico en el ordenador, ya sea también
en memorias extraíbles, puedes escoger el sitio donde deseas guardar tu
trabajo y así ubicarlo más rápido o para no dejarlo a simple vista, se
recomienda que primero “guardes como” y luego, puedes utilizar
tranquilamente la opción de guardado rápido “guardar”.

 Imprimir:
Como su nombre nos indica, es para imprimir a físico el documento, Excel
nos da la opción de buscar entre varias impresoras para imprimir por alguna
de ellas, en el caso de tener varias impresoras, sino, él nos ubica la
impresora “más conveniente” según su criterio y nos la da como opción
principal, para que imprimas tu documento.

 Compartir:
La pestaña de compartir, nos permite hacer público nuestro trabajo,
compartirlo con las demás personas.

 Exportar:
Nos permite cambiar el formato de nuestro archivo de Excel a un PDF.

 Publicar:
Podemos publicarlo también en “Power BI” para trabajos empresariales.

 Cerrar:
Nos permite cerrar el documento, cada vez que vayamos a cerrar un
documento, Excel nos propondrá guardar los cambios realizados en él, si
es que hay alguno.

 Cuenta:
Son nuestras opciones personales con Excel, vincular nuestros correos
electrónicos con Excel, actualizarlo, la información del producto como
comprarlo o renovar la licencia y entre otras cosas.

 Opciones:
Al tocar la pestaña “opciones” estaremos abriendo las opciones de Excel,
que nos permitirán un sinfín de cosas, modificar botones y accesos
directos, habilitar algún complemento y entre muchísimas cosas más, lo
mejor es dejar todo como está, al menos que necesites hacer una
modificación importante en Excel como tal, estas opciones no sirven para
“arreglar” o modificar un documento, son para Excel en general, para los
documentos, están las pestañas de Excel, que son las que estamos
conociendo.

Barra Inicio: incluye las funciones más comunes, como formato de texto y
estilos, además de otras opciones

 Portapapeles
Pegar. - Obtener opciones de como pegar únicamente los valores.
Cortar. - Corta la selección del documento y la pega en Portapapeles.
Copiar. - Copia y coloca en Portapapeles

 Fuente
Fuente. - Tipo de Letra.
Tamaño de Fuente. - Tamaño de la Letra.
Negrita. - Remarca un texto seleccionado.
Cursiva. - Letra en Cursiva.
Subrayado. - Subraya una parte de una hoja seleccionada.
Borde Inferior. - Coloca diferentes bordes a la hoja.
Color de Relleno. - Color que se coloca dentro de tabla, registro, fila.

 Alineación
Orientación. - Gira el texto a un ángulo diagonal o vertical.
Disminuir Sangría y aumentar Sangría. - Margen entre el borde inferior y el
texto de la celda.
Texto a la Izquierda. - Lugar donde se pondrá el texto
Centrado. - Texto colocada en el centro de la celda.
Ajustar Texto. - Hace que se vea visible.
Combinar y Centrar. - Une las celdas seleccionadas.

 Número
Formato de Numero. - Designación a las cantidades en las celdas.
Formato de Numero de Contabilidad. - Se representará en unidades
monetarias.
Estilo Porcentual. - Se representará en porcentajes.

 Estilos
Formato Condicional. - Resalta celdas interesantes.
Dar Formato como Tabla. - Convierte celdas seleccionadas en Tablas.

 Celdas
Insertar. - Insertar nuevas celdas.
Eliminar. -Eliminar celdas.
Formato. - Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas.

 Modificar
Autosuma. -Muestra la suma de celdas seleccionadas.
Rellenar. - Rellena de celdas en cualquier dirección.
Borrar. - Borra celdas.
Buscar y Seleccionar. - Búsqueda de partes específicas.

Barra Insertar: básicamente engloba todas las posibilidades de incorporar


contenido a nuestra hoja de cálculo, desde imágenes, tablas, vínculos,
ecuaciones, etc.
 Tablas
Tablas Dinámica. - Resume datos usando una tabla dinámica.
Tabla. - Crear tablas.

 Ilustraciones
Imagen. - Insertar una imagen.
Imagen Prediseñadas. - Colocar una imagen prediseñada.
Formas. - Colocar formas, como líneas, flechas, etc.
SMARTART. - Incluye diagramas especializados, listas.

 Gráficos
Columna. - Representar en forma de columnas.
Línea (Se utiliza para datos de tendencias en el Tiempo.
Circular. - Representar información en forma de círculos.
Barra. -Se utiliza para la comparación.
Área. - Se utiliza para representar información en periodos de Tiempo.

 Vínculos
Hipervínculos. -Para establecer vínculos con páginas web.

 Texto
Cuadro de Texto. - Insertar cuadros de texto.
Encabezado y pie de Página. - Insertar.
WORDART. - Texto decorativo.
Objeto. - Inserta objetos incrustados.
Símbolo. -Inserta caracteres que no hay en el Teclado.

Barra Diseño de página: Permite diseñar la forma y el tamaño de la hoja,


entre otras opciones (Ilustración 6)

 Temas
Temas. - Cambia el tema del documento.
Colores. - Modifica los colores de la hoja.
Fuentes. -Modifica las fuentes de la hoja.
Efectos. -Modifica los efectos de la hoja.

 Configurar Pagina
Márgenes. - Selecciona el tamaño del margen.
Orientación. -El diseño horizontal o vertical.
Tamaño. - El tamaño del papel.
Área de impresión. -Marca un área específica de la hoja para imprimirla.
Saltos. -Especifica el inicio de una nueva página en la copia de impresión.
Fondo. -Imagen para el fondo de la hoja.
Imprimir Títulos. -Especifica filas y columnas.
 Ajustar Área de Impresión
Ancho. - Reduce el ancho de impresión.
Alto. -Reduce al alto de impresión.
Escala. -Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje.

 Opciones de Hoja
Líneas de la Cuadricula
Ver. - Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja.
Imprimir. -Imprime las líneas entre las filas y columnas de la hoja.

 Organizar
Panel de Selección. -Selección de objetos.
Alinear. -Alinea los bordes de varios objetos seleccionados.

Barra Formulas: estarán reunidas todas las herramientas que necesitas para
crear fórmulas y funciones. Veamos cómo está conformada.

 Categorías de funciones:
Existen diferentes tipos de fórmulas o funciones y se agrupan en Excel en
categorías como Financieras, Lógicas, Texto y Matemáticas y
trigonométricas, entre otras. Al hacer clic sobre una categoría, se
desplegará un menú donde encontrarás las diferentes funciones que
puedes usar.

 Botón Insertar función:


Al hacer clic sobre este botón, se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás
insertar la función que necesites en la celda o grupo de celdas que hayas
seleccionado en la hoja de cálculo. Tendrás la opción de elegir la función
que quieres insertar, pero si no sabes cuál es la función que necesitas, la
puedes describir y el programa te sugerirá la más cercana a tus
necesidades.

 Autosuma:
Esta es la función que usamos para sumar el contenido de varias celdas al
mismo tiempo y el total aparecerá en la celda siguiente a la última celda
sumada. Allí también se desplegará un menú donde podrás elegir otras
funciones, como encontrar el promedio, el máximo, el mínimo y otras
cuantas más.

 Nombres definidos:
Aquí encontrarás opciones como Administrador de nombres, Asignar
nombre y Crear desde la selección que te permitirán controlar, crear y
buscar los nombres en la hoja o libro de cálculo en que estés trabajando.
 Auditoria de fórmulas:
En esta parte de la Cinta de opciones encontrarás las herramientas
necesarias para tener control sobre las fórmulas que uses.

 Ventana de inspección:
Te permite estar al tanto de los valores de ciertas celdas mientras realizas
cambios en la hoja de cálculo. Los valores se mantienen en una hoja
separada que siempre tendrás a la vista.

 Opciones para el cálculo:


Al hacer clic sobre este comando podrás elegir si quieres insertar las
fórmulas de forma automática o manual.

Barra Datos: nos ofrece, recuerda, sólo conoceremos su función, más adelante,
trabajaremos con algunos de sus elementos en ejemplos prácticos.

 Obtener y Transformar

 Obtener Datos Externos:


Como su nombre nos indica, nos permite obtener datos de la información
externa al documento, ya sea a través de la web o de otros libros Excel,
también a través de plataformas, servidores y otros programas.

 Nueva Consulta:
Desde aquí puedes detectar, cambiar y conectar los datos de un modo
sencillo, desde varios orígenes, puedes darles otra forma y redefinirlos para
que se ajusten a tus propias necesidades.

 Combinar Consultas:
Luego de haber conseguido nuestros datos, podemos combinarlos para
hacer un solo grupo de datos, podemos anexar datos nuevos o editarlos.

 Mostrar Consultas:
Como su nombre nos indica, nos enseña todas las consultas que se han
hecho en el Libro de Excel. Se despliega un menú en el lado derecho del
libro y desde allí podemos ver las consultas.

 Desde una Tabla:


Nos permite crear una nueva consulta vinculada a la tabla de Excel
seleccionada.

 Fuentes Recientes:
Acá se administra y se conecta a fuentes recientemente utilizadas.
 Conexiones

 Actualizar Todo:
Actualiza todas las fuentes dentro del libro de Excel y permite obtener los
últimos datos.

 Conexiones:
Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Se entiende por
conexiones que son vínculos a datos externos al libro, que se pueden
actualizar, si los datos de origen cambian.

 Propiedades:
Nos permite administrar nuestras conexiones.

 Editar Vínculos:
Como su nombre nos dice, nos permite modificar/editar los vínculos que
estamos utilizando.

 Ordenar y Filtrar:
Esta sección nos permite ordenar de manera ascendente/descendente
nuestra información y también nos permite filtrarla.

 Herramientas de datos:

 Texto en Columnas:
Nos permite separar el texto que se encuentra en una sola columna en
diferentes columnas.

 Relleno Rápido:
Este pequeño cuadro, se llama “Relleno Rápido” y nos permite (como su
nombre nos indica) rellenar las celdas “vecinas”, es decir, las que estén al
lado, con información que sea semejante.

 Quitar Duplicados:
Nos permite eliminar datos duplicados o que estén repetidos dos veces o
más, seleccionamos un rango deseado y tocamos éste botón, Excel hará el
resto.

 Validación de Datos:
Nos permite ratificar, revisar y corroborar datos dentro de una tabla o varias
tablas.

 Consolidar:
Resume y agrupa los datos que se encuentren en diferentes hojas de
cálculos o distintas tablas, más adelante conoceremos con un ejercicio
práctico esta función, muy útil.

 Relaciones:
Crea relaciones entre distintas tablas y agrupa los datos que consideres
necesarios.

 Power Pivot:
Uno de los nuevos juguetes de Excel, es un complemento de Excel que se
puede usar para realizar un análisis de datos eficaz y crear modelos de
datos sofisticados. Power Pivot permite combinar grandes volúmenes de
datos de orígenes diferentes, realizar análisis de la información rápidamente
y compartir puntos de vista con facilidad.

 Previsión:

 Análisis de Hipótesis: También conocido como “Escenarios”, nos permite


evaluar diferentes situaciones bajo una misma condición, un ejemplo sería:
Si tengo 10€ para gastarlos en golosinas se podrían crear diferentes
situaciones a evaluar, cuantos chocolates podría comprarme, cuantos
helados podría comprarme, qué tipos de golosinas, algunas más costosas
que otras significarían menos cantidad, etc… Nos ayuda a evaluar todas las
situaciones que podrías “enfrentar” teniendo 10€ para gastar en golosinas.

 Previsión: Una previsión puede ayudarle a predecir aspectos, como las


ventas futuras, los requisitos de inventario o las tendencias de los
consumidores. Más adelante, conoceremos previsiones en ejemplos.

 Esquema:
 Agrupar: Agrupa filas o columnas.

 Desagrupar: Separa/Desagrupa las filas o columnas.

 Subtotal: Calcula (sumando) de manera rápida y automática las celdas del


rango seleccionado, creando totales y subtotales.

Barra Revisar: es una pestaña muy importante, que está para ayudarnos con
ciertos errores en nuestra hoja de cálculo, pero, no son errores matemáticos, no,
son aquellos errores gramaticales, todos somos humanos y podemos
confundirnos, saltarnos una tilde o confundir el uso de algunas letras, es
totalmente normal.
 Revisar
 Ortografía:
Pues, no hay mucho que explicar en ésta parte, ya que Excel te revisará
automáticamente todo el texto contenido en el libro y te dará las sugerencias
o revisiones en las palabras mal escritas.

 Sinónimos:
No es fácil evitar el repetir las palabras y caer en redundancia, Excel, nos
tiende una mano amiga, para buscar los sinónimos de la palabra deseada y
así evitar algún tipo de error en la redacción.

 Búsqueda Inteligente:
Nos ofrece esta excelente herramienta, es como un “Mini Google” (un
buscador, dentro del Excel), que nos permite encontrar imágenes,
conceptos, definiciones, usos y entre otras cosas sobre la palabra o frase
seleccionada, a través de Internet.

 Idioma:
 Traducir:
Podemos traducir nuestros textos de nuestro idioma a cualquier otro o
viceversa.

 Comentarios
Excel nos permite dejar comentarios en nuestras celdas, son como
pequeñas etiquetas para recordarnos cosas o advertirnos sobre alguna
celda que pudiera contener algún error, es una herramienta perfecta, para
cuando trabajas con varias personas y necesitan comentar sobre el
contenido de una tabla.

 Cambios:
La sección “Cambios”, no se refiere necesariamente a que tu cambies la
hoja de trabajo, sino, es para proteger el documento y autorizar a otras
personas a realizar Cambios dentro del mismo.

 Proteger Hoja:
Como su nombre indica, protege la hoja y el contenido de cada una de las
celdas utilizadas dentro del libro de Excel. Podemos proteger nuestra hoja,
utilizando una contraseña (cualquier que desees, puedes crearla en el
primer recuadro), y nos da todas las opciones o permisos que le vamos a
permitir a terceros, si la persona no ingresa la contraseña, sólo podrá (en
este caso) seleccionar las celdas bloqueadas y las desbloqueadas, pero, no
podrá modificarles contenido ni agregar contenido en celdas nuevas, a
menos que, introduzca la contraseña.

 Proteger Libro:
No tan sólo podemos bloquear y proteger una sola hoja, podemos también
proteger el libro completo, bajo el mismo modelo que en el ítem anterior,
esto evitará que terceros, ingresen nuevas hojas de cálculos, creen
columnas o filas y entre otras cosas y, bajo la misma metodología, una
persona que no posea la contraseña, no podrá hacerle ninguna modificación
al documento.

 Compartir Libro:
Como su nombre nos indica, nos permite compartir libros con otras personas
que estén conectadas en la misma red, dando prioridad de “Exclusividad” al
autor del libro, nuevamente, una persona sin contraseña y, mucho menos si
no está autorizada, no podrá ingresar en el libro.

 Control de Cambios:
Esta herramienta, te permite supervisar, revisar, observar los cambios
realizados en el libro u hoja de Excel, te da la opción para resaltar todos los
cambios y así observarlos y ubicarlos de manera rápida.
También puedes “Aceptar o rechazar cambios”, es la función que permite
que los cambios realizados anteriormente, se queden fijos o, si los rechazas,
el documento vuelve a su punto de partida original, como si no se fuera
realizado ningún cambio.

Barra Vista: La pestaña Vista, nos permite como su nombre indica, ver de una
manera “mejor” o más cómoda nuestra hoja de trabajo.

 Vistas de Libro

 Normal:
Esta es la opción que viene predeterminada, veremos nuestra hoja de Excel
tal cual como es, como viene al abrir el Excel.

 Ver Saltos de Página (Ver Salt. Pág.):


Esta opción (en mi opinión personal) es muy agradable y de gran ayuda, ya
que nos muestra cuando inicia una hoja y cuando termina, al decir esto, me
refiero al momento de imprimir, podremos saber qué irá en cada hoja. Se
verán limitadas por unas líneas punteadas que son las que indican cada
hoja (en papel) que va a ocupar la información.

 Diseño de Página:
Nos permite ver las páginas separadas una por una, agregar un encabezado
(nombre de la empresa, por ejemplo) o un pie de página (una firma
comercial, un mensaje reflexivo, por ejemplo).

 Vistas Personalizadas:
Como su nombre indica, Excel también nos da la opción de crear nuestra
propia vista, dependiendo de nuestras necesidades.

 Mostrar:
Esta pequeña opción no merece mucha explicación, ya que los nombres
hablan por sí solos, todas vienen “activadas” porque es como Excel
considera que es más cómodo trabajar.

 Líneas de Cuadrícula:
Son todas esas líneas que se encuentran en la hoja de cálculo, las que van
de forma horizontal y vertical, que, al interceptarse, crean una celda, esto no
quiere decir que, si desactivas “Líneas de Cuadrícula” las celdas dejarán de
existir, no, sino que simplemente no serán visibles.

 Barra de Fórmulas:
Elimina la barra que se encuentra arriba, entre las letras que nos indican las
columnas y las pestañas.

 Encabezados:
Elimina los encabezados de la hoja, los números (1,2,3, 4…N) y las letras
(A, B, C…N) han desaparecido, siguen estando allí, pero, no son visibles.

 Zoom:
Su nombre habla por sí sola, nos permite hacer un acercamiento o alejarnos
de la hoja de trabajo.

 Ventana:
Esta herramienta nos permite abrir, modificar, borrar, crear, inmovilizar y
organizar nuevas ventanas, entiéndase ventanas, como nuevas hojas de
cálculo, sin cerrar la anterior.

 Nueva Ventana:
Es la herramienta que nos abrirá un nuevo libro de Excel, manteniendo el
anterior, el número encerrado en el recuadro azul, indica el número de la
ventana del libro.

 Organizar Todo:
Nos permite ordenar las ventanas, al darle clic aquí, nos saldrán varias
opciones de como deseamos ordenar las ventanas.
 Inmovilizar:
Como su nombre indica, evita que una parte de la hoja de cálculo no se
mueva, siempre esté allí.

 Dividir, Ocultar y Mostar:

 Dividir:
Divide nuestra hoja de cálculo en cuatro fragmentos o fracciones, para
trabajar y observar cambios que vayamos realizando.

 Ocultar:
Oculta todos nuestros libros de trabajo.

 Mostrar:
Nos da la opción de mostrar el libro de trabajo que deseemos, ésta opción
sólo se habilita luego de haber ocultado algún libro.

 Ver en paralelo:
Te deja ver las dos ventanas al mismo tiempo, y los cambios que realices en
una de las ventanas, se harán automáticamente en la otra.

 Desplazamiento Sincrónico:
Esta opción se puede activar/desactivar, si está activada, significa que
cuando te muevas en una de las ventanas, subiendo o bajando a través de
las filas, se moverá automáticamente la otra ventana, también si te mueves
de izquierda a derecha a través de las columnas, ocurrirá lo mismo, se
moverán al mismo tiempo.

 Restablecer posición de la ventana:


Si haces más pequeña o grande cualquiera de las ventanas, puedes utilizar
esta opción para volverla al tamaño predeterminado, éste tamaño será en
proporción al tamaño de tu monitor y de cuántas ventanas hay abiertas, para
dejarlas todas del mismo tamaño.

 Cambiar Ventanas:
Esta opción se habilita cuando tienes varias ventanas creadas, esto opción
nos muestra un pequeño menú de todas nuestras ventanas, de manera
resumida, sin necesidad de tener que buscarlas poco a poco en la barra de
tareas.

 Macros:
Una herramienta MUY importante, más adelante la utilizaremos y
aprenderemos a manejarla con ejercicios, mientras tanto, basta con saber
que es una herramienta que te permite “grabar” procedimientos,
supongamos que mensualmente te ves en la obligación de realizar una tabla
con un salario cambiante de trabajadores, pero, que éstos tienen unas
bonificaciones constantes, utilizando macros, sólo tendrás que hacer la tabla
con los cálculos una sola vez, luego, gracias a la macros, las demás tablas
se realizarán de manera prácticamente automática.

Conclusión

Cuando practicamos más y comprendemos mejor las funciones de Excel


podemos utilizarlas en nuestra vida estudiantil y profesional; también
podremos comprender mejor su utilidad, los beneficios que nos da como el
ahorro de tiempo y hacer menos complicado el trabajo. Las herramientas
que explicamos le servirá en cualquier momento que quieran realizar tablas
u otras funciones que necesitan.

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