Contabilidad y costos

Sistema de control presupuestal

Giovanni Carrasco Martínez. – 16060772

Jonathan Jovany Falcón Pérez. – 16061222
Alan Lara Ibarra. – 16061392
Alan Zapata Ponce. – 16060875
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 Índice

Introducción...........................................................................................3
6. Sistema de control presupuestal.......................................................4
6.1 Naturaleza de los presupuestos y del control presupuestal..........5
6.2 Ventajas y limitaciones de los presupuestos................................6
6.3 Organización para el control presupuestal...................................7
6.4 El periodo del presupuesto...........................................................8
6.5 Tipos de presupuestos..................................................................9
6.6 Aspectos normativos de la elaboración del presupuesto............10
Conclusión...........................................................................................11
Bibliografía...........................................................................................12

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 Introducción
Partiendo desde un inicio la evolución del presupuesto se ha desarrollado en
varias épocas. La primera se origina a finales del siglo XVIII en Inglaterra.
Posteriormente, después de la primera guerra mundial se crean nuevos sistemas
en función del control de gastos y la planeación privada en función de la eficiencia.
Finalmente, durante la posguerra de la segunda guerra mundial, en Estados
Unidos se implementó el presupuesto por programas y actividades y se crean los
primeros departamentos de presupuestos.
Hoy en día el control presupuestal supone una toma de decisiones más oportuna y
en términos menos complejos, el control presupuestal consiste en establecer
metas en cada una de las áreas de negocio, así como los medios para hacer que
estas se cumplan de la mejor manera posible. Es necesario siempre indicar el
¿QUÉ?, el ¿QUIÉN?, el ¿CUÁNDO? y el ¿CÓMO? Sin responder a alguna de
estas cuatro interrogantes es posible que el control presupuestal no sea del todo
un éxito y se vean afectadas las actividades de la empresa.
En este trabajo se expondrá la utilidad que representa un presupuesto, así como
las investigaciones, estudios y estadísticas disponibles en las cuales tiene que
estar basado el plan de acción.
Por otro lado, los procedimientos y recursos se mostrarán como estos ayudan a
planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y
operaciones que requiere una empresa con el fin de que se obtenga el máximo y
óptimo rendimiento empleando el mínimo de esfuerzos y recursos.

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6. Sistema de control presupuestal
Representa por una parte la integración de todos y cada uno de los presupuestos
que deban regir la marcha administrativa de un negocio; y un continuo ajuste de
los gatos a los ingresos, por lo tanto, en todo tiempo los gastos deben ajustarse o
justificarse con los ingresos.
Según CP. Héctor salas Gonzáles: Es un conjunto de procedimientos y recursos
que, usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para
planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y
operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo r4endimiento
con el mínimo de esfuerzo.
Básicamente el control presupuestal consiste en el análisis de las operaciones
efectuadas y la comparación metódica de estas con las cifras presupuestales,
para establecer un plan de acción respecto de las variaciones existentes.
Del conjunto presupuestario surge un plan financiero que abarca todas las
operaciones de la entidad, y representa el conjunto de presupuestos que
contribuyen al fin utilitario de la empresa.
Durante el proceso de implantación del sistema de control presupuestal es
importante que se tomen muy en cuenta las indicaciones señaladas por cada
departamento, puesto que ello manifiesta que ha habido coordinación,
cooperación y confianza entre los miembros de cada área en el desarrollo de las
actividades de la empresa.
Manual de control presupuestal:
Es muy importante que se cuente con un manual, a fin de dar uniformidad a la
tarea y coordinar las actividades de todas las personas encargadas de la
preparación y ejecución de los presupuestos.
El propósito esencial del manual es definir responsabilidades y límites de
autoridad de todas las personas que tienen que ver con los presupuestos. Su fin
secundario es mostrar la forma y procedimientos que deben seguirse en la
preparación de los distintos presupuestos que integran el plan financiero.
Considerando que el manual se elabora para cubrir las necesidades de cada
empresa en particular, debe contener detalles específicos de procedimientos y
prácticas inherentes al negocio respectivo, incluyendo:
 Objetivos y propósito del control presupuestal
 Predicciones y supuestos básicos.
 Definiciones de términos.
 Período que abarcará el presupuesto.
 Presupuestos que forman el sistema.

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  Responsabilidades y autoridad de los funcionarios principales.
Calendario de control presupuestal:
Esta es una parte fundamental en la preparación de los presupuestos porque debe
haber sincronización y coordinación en todos los aspectos de la planeación
presupuestal. Es conveniente precisar las fechas en que la información y
estimaciones de un primer departamento deben estar disponibles para cada una
de las demás áreas.
El calendario de control presupuestal viene a ser el primer paso para una
verdadera planeación sobre este punto, dado que debe contener la selección del
plan financiero, la designación del director de presupuesto, la revisión de las
políticas administrativas y del sistema contable, el estudio de los informes en
circulación, y los datos estadísticos disponibles.

6.1 Naturaleza de los presupuestos y del control presupuestal

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para
la administración de las empresas, la decisión de tipo gerencial no se toma
únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario, se debe realizar
sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos
negativos que perjudique la economía de una empresa.
El ejercicio de la actividad presupuestaria está integrado en el proceso
información-decisión-acción, y se desarrolla a través de las fases de previsión,
presupuesto y control.
El presupuesto es una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un
medio para controlar el progreso hacia el logro de tales objetivos. Para que sea
efectivo debe estar bien coordinado con la gerencia y los sistemas de contabilidad.
Son requisitos para la implementación de cualquier esquema presupuestario:
 Diagramas de cuentas y organigrama completo.
 Establecimiento previo de las responsabilidades de los distintos niveles
ejecutivos.
 Contar con un sistema de costos estándares y con una técnica de
apropiación de costos adecuada a las necesidades de la organización.
Para que un presupuesto sea efectivo, los funcionarios de la compañía deben
comprender sus responsabilidades en la elaboración del trabajo presupuestal,
participen o no en su planeamiento. Los presupuestos pueden cubrir diferentes
períodos, dependiendo del tipo de presupuestario.
En la actualidad muchas organizaciones utilizan presupuestos continuos mediante
los cuales siempre se suministran datos correspondientes a 12 meses. Al final de

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cada mes, se descarta este último y se agrega el siguiente de manera que
siempre se dispone de la misma cantidad de meses.
Los principales objetivos de un presupuesto son:
 Ser una guía de acción.
 Permite comparar lo real con lo planificado.
 Evaluar la actuación de la compañía.
 Optimizar el empleo económico de los recursos.
 Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

6.2 Ventajas y limitaciones de los presupuestos

Ventajas:
Esta es un herramienta muy afectiva o muy útil para muchos procesos que se
llevan a cabo dentro de la empresa.
Dentro de las ventajas que nos ofrece esta herramienta son:
 Definir objetivos básicos de la empresa.
 Determinar la autoridad y responsabilidad para cada una de las áreas de la
empresa.
 Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la
empresa.
 Facilitar el control de las actividades.
 Permitir realizar un auto análisis de cada periodo.
 Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.
 Facilita el control administrativo.
Limitaciones:
Pero no todo puede ser positivo esta herramienta tiene ciertas limitaciones las
cuales son:
 Está basado en estimaciones, restricción que obliga a la administración a
utilizar determinadas herramientas estadísticas para recudir la
incertidumbre al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende la
confiablidad de los datos que se cuenta.
 El Presupuesto como se mencionó en el punto anterior solo es un estimado
no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.
 Toma tiempo y cuesta prepáralo.
 Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad. Es
decir que se debe hacer un esfuerzo mayor para lograr llevarlo a acabo
 Su ejecución no es automática. Es necesario que en la organización se
comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos se
convenzan de que ellos son los primeros beneficiados por su empleo.
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  Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto
puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a
hechos falsos.

6.3 Organización para el control presupuestal

Concepto de Control Presupuestal:
Es un conjunto de procedimientos y recursos que, usados con pericia y habilidad,
sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por
medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el
fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo de esfuerzo.
Importancia y la utilidad del Control Presupuestal:
La primera utilidad que nos reportan los presupuestos es basar el plan de acción
que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones, estudios y
estadísticas disponibles.
Cada uno de los funcionarios definirá los objetivos fundamentales de la empresa y
los de su propio departamento, diferenciándolos de los objetivos administrativos.
Esta claridad de percepción de los objetivos facilitará la labor de éstos, ya que
podrá ir comprobando en el curso de las operaciones cuáles ha cumplido y cuáles
no.
Las instrucciones deben ser transmitidas a través de las vías de mando ordinarias
y el presupuesto debe devolverse para su revisión y aprobación por los mismos
canales. El punto crucial radica en que las decisiones sobre el presupuesto deben
ser elaboradas en la línea y, la planeación final por el director. Por lo tanto, el staff
sólo aconseja ciertas medidas, pero no es quien decide. Esta función la lleva a
cabo el director de presupuestos, quien depende del contralor de la empresa Las
funciones principales del director de presupuestos consisten en informar sobre la
mecánica preparación a través de medios computacionales y de
telecomunicaciones o bien de cómo llenar las formas o cédulas; proporcionar los
supuestos macroeconómicos y macroeconómicos sobre los cuales se
desarrollarán los presupuestos; proporcionar los datos del ejercicio o ejercicios
pasados útiles para su elaboración; hacer los cálculos necesarios para traducir las
decisiones que tome la línea; reunir las cifras del presupuesto, y vigilar que cada
una de las partes entregue a tiempo sus propuestas. Una vez determinado el
periodo presupuestario, el comité de presupuestos se debe dedicar a la ración del
instrumento.
Permite relacionar las actividades del negocio con la tendencia de los negocios en
general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe
seguir.

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Incrementa la productividad de la función financiera, puesto que dirige el uso de
capital y los esfuerzos de los administradores por los canales de mayor utilidad. El
saber cuándo y cuánto dinero se necesitará, permite recurrir a las fuentes de
financiamiento más convenientes y baratas, sin tener que aceptar lo que ofrezcan
simplemente por el hecho de que se necesite con urgencia.
Debe solicitar formalmente al resto de la organización que presente sus objetivos y
expectativas, haciendo hincapié en las ventajas de una buena elaboración
presupuestal. Es indispensable la coordinación de todas las áreas si se quiere
lograr la eficiencia. Por ello se requiere fijar fechas límite en las que la información
de cada departamento deba estar a disposición de dicho comité. Aquí es de gran
ayuda la utilización de un camino crítico (diagrama de flujo que ejemplifica el
proceso de desarrollo de un presupuesto) para determinar los puntos que
requieren mayor atención del comité de presupuestos.
Un comité de presupuestos, constituido por varios miembros de la alta gerencia,
puede vigilar la preparación de estas herramientas indispensables. Este comité
debe fijar las pautas generales que la organización debe seguir, y coordinar los
presupuestos que por separado preparen las diversas unidades de la
organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego
someter el presupuesto a la consideración del director general y del consejo. En
una compañía pequeña esta tarea la realiza el propio director general o el director
administrativo.

6.4 El periodo del presupuesto

La mayoría de las entreprisces utiliza un período de presupuesto que corresponda
a su ejercicio económico. Los presupuestos anuales están partidos a menudo en
períodos más cortos.
Cuarto o mes - sobre qué mayor control puede ser ejercitado. Cuando los
presupuestos están revisados periódicamente para tomar cuenta de cambiar
condiciones internas y externas, se llama esto presupuesto continuo. El extender
de presupuesto sobre varios años se refiere como planeamiento de la gama larga.
Según el periodo que cubran:
 A Corto Plazo. - Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir
el ciclo de operaciones de un año.
 A Largo Plazo. - En este campo se ubican los planes de desarrollo del
Estado y de las grandes empresas. Los lineamientos generales de cada
plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación
de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de
los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del

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 mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha
ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

6.5 Tipos de presupuestos

El cálculo previo de los ingresos y gastos de una actividad financiera durante el
transcurso de un período de tiempo determinado recibe el nombre de presupuesto.
Existen distintas maneras de clasificar a los presupuestos:
1. Según la flexibilidad.
1.1. Presupuestos rígidos, estáticos, fijos o asignados.
Recibe esta denominación debido a que una vez efectuado no es
posible realizar ningún ajuste o modificación sobre el mismo. En
consecuencia, no se tiene en cuenta la conducta política, económica
demográfica, etc. del territorio donde la empresa tiene injerencia.
Este tipo de presupuesto sirve para llevar a cabo un control de
manera anticipada.
1.2. Presupuestos variables o flexibles.
Esta clase de presupuestos cuentan con la posibilidad de adaptación
a las diversas cuestiones que se presenten una vez realizado. El
presupuesto flexible permite visualizar los ingresos, gastos y costos,
adaptados a la magnitud de operaciones comerciales.
2. Según el período que cubran.
2.1. Presupuesto a corto plazo.
Son aquellos ideados para solventar un período de operación
determinado, pero no abarcan más de un año.
2.2. Presupuesto a largo plazo.
Contrariamente, los presupuestos a largo plazo son realizados con el
fin de cubrir un período extenso de tiempo, y tienen en cuenta
factores económicos tales como empleo, seguridad, infraestructura,
etc.
3. De acuerdo con el contenido.
3.1. Auxiliares.
Ofrecen las operaciones para cada área de una determinada
organización, y se presentan de forma analítica.
3.2. Principales.
Incluyen los presupuestos auxiliares, y brindan información acerca de
características importantes del conjunto de presupuestos de una
empresa u organización.
4. Según la técnica de evaluación.
4.1. Estimados.
Son llevados a cabo teniendo en cuenta experiencias previas. Es
decir, son presupuestos realizados de manera empírica, por lo cual
constituyen la probabilidad de que ocurra aquello que se ha
proyectado.

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 4.2. Estándar.
Son realizados en base a elementos científicos, de manera que se
descarta toda posibilidad de equivocación. Los números que arroja
son aquellos que se deberán conseguir.
5. De acuerdo con el tipo de empresa.
5.1. Públicos.
Son propios del estado, el municipio o las empresas
descentralizadas. En esta clase de presupuestos calcula la cifra
necesaria para cubrir las necesidades de tipo social, y a partir de allí,
se realiza un modelo con el propósito de crear los ingresos
suficientes.
5.2. Privados.
Inversamente a los públicos, en el presupuesto privado primero se
calculan los ingresos y a partir de esto, se realiza un planeamiento
para su distribución.

6.6 Aspectos normativos de la elaboración del presupuesto

Al diseñar cualquier sistema presupuestario debe tenerse siempre muy presente
su fin último por ello, se recomienda que debe:
 Lograr flexibilidad, de modo que se pueda llevar a cabo las actividades de
los planes para incorporar los cambios fundamentales que surjan en las
variables esenciales de la empresa por alguna premisa general.
 Facilitar el control administrativo de manera que la dirección y su equipo
puedan verificar que sus planes se están llevando a cabo, y facilitar así la
administración por excepción.
 Cuantificar los objetivos y metas del presupuesto maestro de tal forma que
presupuesto se constituya en una herramienta negociación y formalización
de compromisos a corto plato plazo.
 Facilitar la auto evaluación de cada una de las áreas de responsabilidad de
las empresas.
 Permitir que las normas contables de los boletines B-10 y B-12 y sus
circulares respectivas puedan aplicarse en el presupuesto maestro, si se
considera prudente usarlos.
 El presupuesto a corto plazo debe ser parte del presupuesto a largo plazo.
 Se deben incorporar en los presupuestos a corto plazo las inversiones en
activos fijos, que son parte de la planeación estratégica pero que tendrán
que hacerse en determinado periodo.
 En el Nivel ejecutivo de la dirección se deben presentar indicadores de
forma condensada que reflejen los objetivos presupuestales logrados y por
lograr.

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 Conclusión
Con la información presentada anteriormente se determina la importancia del
sistema de control Prespuntal controlando y analizando operaciones y procesos
resolviendo posibles problemas haciendo más eficientes los procedimientos.
Es de gran utilidad el Control Presupuestal reporta los presupuestos, basa el plan
de acción que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones, estudios
y estadísticas disponibles.
Es una herramienta muy útil en los procesos como ya se avía mencionado, nos
ayuda a definir objetivos, coordina actividades, facilita las comunicaciones y hace
más eficiente las actividades.
Los periodos para llevar acabo un presupuesto nuevo en la empresa varían
dependiendo el nivel financiero de esta o su actividad en el periodo transcurrido,
existen diferentes periodos, así como diferentes tipos de presupuestos y sus
clasificaciones; estos dependiendo el periodo que cubran el contenido y de
acuerdo con el tipo de empresa a la que pertenecen.
Al llevar acabo la elaboración de un presupuesto se debe tomar en cuenta una
serie de normas para tener claridad y los objetivos claros para que no se
presenten inconvenientes futuros al presentar el nuevo presupuesto.

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 Bibliografía

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