UNIVERSIDAD NACIONAL DEL

CENTRO DEL PERÚ

UNIDAD DE POSGRADO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA DE
SISTEMAS

TESIS

“BUSINESS PROCESS MANAGEMENT EN LA GESTIÓN

DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ”

PRESENTADA POR:

MG. MERCADO RIVAS, Richard Yuri

PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE:

DOCTOR EN SISTEMAS DE INGENIERÍA

HUANCAYO – PERÚ
2015

i
 ASESOR:

DR. LUIS NAVARRO HOSPINAL

ii
 DEDICATORIA

A mis padres Ricardo y

Margarita, por ser mis guías en mi
vida, a mis hermanos Lenin y Boris
mis hermanas Mary, Katherine,
Yanina y Shirley que son una
fuerza motivadora en este camino,
a Karen mi compañera y a mi hija
Andrea mi luz de cada día.

iii
 AGRADECIMIENTO

En primer lugar a Dios por estar en los momentos más difíciles y también en los
más felices.

A mis padres por estar siempre conmigo, con sus consejos y recomendaciones.

A mis hermanos por compartir días en mi vida mostrando siempre el respeto y la

amistad.

A mis hermanas que con sus palabras me ayudan a descifrar las cosas de la vida.

A mis primos y amigos que siempre buscamos estar dentro de este mundo bajo un
concepto de amor y paz.

A mis colegas y docentes de la Facultad de Ingeniería de Sistemas, que siempre

vamos en busca de una mejor calidad en la educación universitaria.

Y a todos aquellos que de una forma u otra aportan con sus palabras, obras,
sentimientos y acciones con ser siempre mejores personas.

iv
 RESUMEN

Dentro del quehacer diario de las organizaciones se vienen buscando mejoras en

diversos elementos que los componen, ya sea en las personas, áreas, tecnología,
recursos financieros, etc. En este trabajo de tesis titulado “Bussiness process
management en la gestión de proyectos de investigación de la Universidad
Nacional del Centro del Perú”, se busca una mejora dentro del area de investigación
basandonos en la gestión de procesos de negocio que involucra una serie de
recursos bajo un marco de tecnologías que buscan una mejora integral de la
organizacion. El objetivo que se busca era desarrollar un marco de trabajo bajo el
enfoque del business process management (BPM) dentro de la investigación para
determinar la influencia en la gestión de proyectos, gracias a las herramientas
BPMS que son suite de BPM se logro construir una plataforma de procesos
automatizados que permitó ordenar y rediseñar las actividades y automatizarlas en
plataformas de software, logrando mejorar el trabajo, optimizar recursos y contar
con una solución tecnologica de fácil uso e implementación. A través de los datos
obtenidos por fichas de proceso y encuestas se evidenció que existe una mejora
significativa en el proceso a través de pruebas estadisticas T de Student y Wilcoxon
según las variables identificadas. Un aspecto importante del trabajo es la forma de
llevar a cabo las actividades que conforman el proceso de investigación, donde
estan claramente definidas las actividades y su secuencia, las responsabilidades y
el manejo de los documentos de forma digital, haciendo todo de manera
automatizada.

v
 ABSTRACT

In the daily work of organizations are looking for improvements in different elements
that compose them, either in people, areas, technology, financial resources, etc. In
this thesis entitled "Business process management in the management of research
projects at the Universidad Nacional del Centro del Perú ", is looking for
improvement in the area of research basing on the management of business
processes that involve a number of resources under a framework of technologies
that seek a comprehensive improvement of the organization. The objective sought
was to develop a framework under the focus of business process management
(BPM) in the investigation to determine the influence on project management,
thanks to the BPMS tools are suite of BPM it was possible to build a platform
automated processes that allow sorting and redesign activities and automate
software platforms, achieving better work, optimize resources and have a
technological solution easy to use and implementation. Through data obtained by
processing records and surveys showed that a significant improvement in the
process through statistical tests and Wilcoxon T Student identified as variables. An
important aspect of the work is how to carry out the activities that make the research
process, where activities and their sequence, responsibilities and managing
documents digitally, doing automated searches are clearly defined.

vi
 RESUMO

No trabalho diário das organizações estão à procura de melhorias em diferentes

elementos que os compõem, seja em pessoas, áreas, tecnologia, recursos
financeiros, etc. Nesta tese intitulada "gestão de processos Bussiness na gestão de
projetos de pesquisa na Universidade Nacional do Peru Central", está à procura de
melhoria na área de pesquisa baseando sobre a gestão de processos de negócios
que envolvem uma série de recursos sob uma estrutura de tecnologias que buscam
uma melhoria global da organização. O objectivo pretendido era desenvolver um
quadro sob o enfoque da gestão de processos de negócios (BPM) na investigação
para determinar a influência na gestão de projectos, graças às ferramentas de
BPMS são suíte de BPM, foi possível construir uma plataforma processos
automatizados que permitem a classificação e atividades de redesenho e
automatizar plataformas de software, alcançando melhor trabalho, otimizar
recursos e ter uma solução tecnológica de fácil utilização e implementação. Através
obtidos pelo processamento de registros de dados e pesquisas mostraram que uma
melhoria significativa no processo através de testes estatísticos e Wilcoxon T
Student Identificado como variáveis. Um aspecto importante do trabalho é a forma
de realizar as atividades que tornam o processo de pesquisa, onde as atividades e
sua seqüência, Responsabilidades e gerenciamento de documentos digitalmente,
estão fazendo buscas automatizadas claramente definidos.

vii
 INDICE

ASESOR ii
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTO iv
RESUMEN v
ABSTRACT vi
RESUMO vii
INDICE viii
INDICE DE FIGURAS ix
INDICE DE TABLAS xv

CAPITULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Identificación y determinación del problema 1
1.2 Formulación del problema 10
1.3 Objetivos 10
1.4 Justificación 11
CAPITULO II: MARCO TEORICO
2.1 Antecedentes de Estudio 12
2.2 Bases Teorico – Cientificas 15
2.2.1 Bpm (business process management) 15
2.2.2 Mejora continua de procesos 19
2.2.3 Método as is – to be 22
2.2.4 Metodología bpm: rad 23
2.2.5 Arquitectura Tecnológica 27
2.2.6 Suite Bpm 28
2.2.7 Bizagi bpms 31
2.2.7.1 Características de bizagi bpms 32
2.2.7.2 Bizagi Process Modeler 33
2.2.7.3 Bizagi BPM Suite 34
2.3 Gestión de Proyectos 45
2.3.1 Pmbok 46

viii
 2.3.2 Ciclo de vida de un proyecto según el Pmbok 46
2.3.3 Gestión de proyectos de investigación 48
2.4 La tecnología al servicio del medio ambiente 49
2.4.1 Ecoeficiencia 50
2.4.2 Ahorro de papel 51
2.5 Bases Filosoficas 51
2.5.1 Sistema 52
2.5.2 Entropía 53
2.5.3 La entropía en las organizaciones 53
2.6 Marco conceptual 54
2.7 Sistema de hipótesis 56
2.8 Sistema de variables 57
CAPITULO III: METODOLOGÍA
3.1 Tipo de investigación 58
3.2 Diseño de Investigación 58
3.3 Población y Muestra 58
3.4 Métodos 59
3.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos 59
3.6 Técnicas de Procesamiento de datos 60
3.7 Modelo Aplicativo 60

CAPITULO IV: DESARROLLO DE LA APLICACIÓN

4.1 Análisis del proceso AS-IS 63
4.2 Rediseño del proceso TO-BE 66
4.3 Definición de propiedades de actividades 67
4.4 Diseño del Modelo de Datos 70
4.5 Diseño de formularios 73
4.5.1 Formulario Presentar proyecto e Informes. 73
4.5.2 Formulario Registrar proyecto. 74
4.5.3 Formulario Evaluar proyecto. 75
4.5.4 Formulario Validar proyecto. 77
4.5.5 Actividad Comunicar Observaciones 78
4.5.6 Formulario Solicitar certificado. 78

ix
 4.5.7 Formulario generar y entregar certificado. 79
4.6 Reglas de negocio 80
4.6.1 Configuración de compuertas. 80
4.6.2 Acciones de la actividad. 82
4.7 Definición de participantes 84
4.8 Puesta en Marcha de la Aplicación 85
4.8.1 Ejecutando la aplicación. 86
4.8.2 Creación de casos. 89
4.8.3 Registrando el proyecto. 90
4.8.4 Evaluando los proyectos. 91
4.8.5 Validando los proyectos. 94
4.8.6 Presentando informe final. 96
4.8.6 Evaluando el informe final y artículo. 97
4.8.7 Solicitando el certificado. 98
4.8.8 Generar y entregar certificado. 99
4.9 Seguimiento de actividades y proceso 101
4.10 Simulación y análisis del proceso 103
4.10.1 Simulación del proceso. 105
4.10.2 Análisis del proceso con BPM. 109
4.10.3 Análisis del proceso con escenarios. 110
CAPITULO V: RESULTADOS Y DISCUSIÓN
5.1 Resultados y Discusión de la encuesta 112
5.2 Resultados y Discusión de los datos del proceso 120
5.2.1 Supuesto de normalidad 121
5.2.2 Prueba T de Student para la variable Tiempo 123
5.2.3 Prueba de Wilcoxon para la variable Costo 123
5.3 Prueba de Hipótesis 124

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS

x
 ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1.1 Proceso básico de la Gestión de Proyectos de Investigación 2

Figura 1.2. Organigrama de Dependencia de la Oficina General de Inv. 3
Figura 1.3. Organigrama de Dependencia de los Institutos de Investigación 3
Figura 1.4 Organigrama del área de Investigación UNCP 4
Figura 1.5. Modelo de procesos AS-IS del área de Investigación UNCP 5
Figura 1.6. Formato de control de proyectos 7
Figura 1.7 Situación problemática del área de investigación 9

Figura 2.1 Dimensiones del BPM 17

Figura 2.2 Marco Integral de la Metodología BPM 17
Figura 2.3 Disciplinas de BPM 18
Figura 2.4 Ciclo PHVA 20
Figura 2.5 De las funciones a los procesos 21
Figura 2.6 Comparación trabajo funcional y Gestión por procesos 21
Figura 2.7 Método AS IS – TO BE - GAP. 22
Figura 2.8 Esquema general de la Metodología BPM: RAD 24
Figura 2.9 Visiones del negocio y TI 27
Figura 2.10 Arquitectura SOA/BPM 28
Figura 2.11 Arquitectura Oracle SOA 30
Figura 2.12 IBM Business process manager 31
Figura 2.13 Ediciones de Bizagi 33
Figura 2.14 Ejemplo de modelamiento de procesos con Bizagi 33
Figura 2.15 Flujo de Trabajo con Bizagi Suite 34
Figura 2.16 Elementos de la notación BPMN 35
Figura 2.17 Entidades en Bizagi 36
Figura 2.18 Ejemplo de Entidad Maestra 37
Figura 2.19 Ejemplo de Entidades Paramétricas 38
Figura 2.20 Entidad de Sistema WFUSER 38
Figura 2.21 Ejemplo de forma en Bizagi 40
Figura 2.22 Bifurcación en Bizagi 40
Figura 2.23 Configuración de la Bifurcación en Bizagi 41
Figura 2.24 Definición de usuarios 42
Figura 2.25 Ciclo de vida de un proyecto según el pmbok 47
xi
Figura 3.1. Modelo Aplicativo del trabajo 60
Figura 4.1 Modelo de procesos AS-IS del área de Inv. UNCP 64
Figura 4.2 Reglamento de Investigación 67
Figura 4.3. Modelado de Procesos TO-BE 68
Figura 4.4. Configuración de entidades 70
Figura 4.5 Modelado de Datos del Proceso 72
Figura 4.6 Formulario Presentar Proyecto 73
Figura 4.7 Formulario Presentar Informe Final 74
Figura 4.8. Formulario Registro de Proyecto 75
Figura 4.9. Configurando acciones en el Formulario 75
Figura 4.10 Configurando plantillas de documento 76
Figura 4.11 mapeo de datos y plantilla 76
Figura 4.12 Formulario Evaluar Proyecto 77
Figura 4.13. Formulario Validación del Proyecto 78
Figura 4.14. Formulario Solicitar certificado 79
Figura 4.15. Formulario generar y entregar certificado 79
Figura 4.16. Vista de reglas de negocio 80
Figura 4.17. Configurando reglas de negocio 81
Figura 4.18. Reglas de negocio configuradas 81
Figura 4.19. Acciones de la actividad 82
Figura 4.20 Configuración de correo 83
Figura 4.21 Configuración de correo culminada 83
Figura 4.22 Creando participantes 84
Figura 4.23. Cargos del proceso creado 85
Figura 4.24 Cargo configurado a una actividad 85
Figura 4.25 Interfaz para la ejecución del proceso 86
Figura 4.26 Interfaz de acceso de la aplicación 87
Figura 4.27 Interfaz del proceso de Investigación 87
Figura 4.28 Interfaz del proceso de Investigación 88
Figura 4.29 Manipulando datos en entidades paramétricas 88
Figura 4.30 Registrando el proyecto de investigación 89
Figura 4.31 Proyecto Presentado por el investigador 90
Figura 4.32 Interfaz para el Director 90

xii
Figura 4.33. Registrando datos del proyecto 91
Figura 4.34 Interfaz de evaluación de proyecto 92
Figura 4.35 Generando la ficha de cotejo del proyecto 93
Figura 4.36 Lista de cotejo del proyecto generada 93
Figura 4.37 Interfaz para validación de proyectos 94
Figura 4.38 Validando el proyecto 95
Figura 4.39 Evaluando primer Informe 95
Figura 4.40 Presentando el informe final 96
Figura 4.41 Evaluando informe final 97
Figura 4.42 Lista de cotejo de Informe Final 98
Figura 4.43 Solicitando el certificado de Investigación 99
Figura 4.44 Interfaz de generación de certificado 99
Figura 4.45. Certificado generado por la aplicación 100
Figura 4.46 Monitoreo de situación de casos dentro del proceso 101
Figura 4.47 Detalle de casos a tiempo 102
Figura 4.48 Detalle de casos retrasados 102
Figura 4.49 Situación de caminos comunes de las actividades 103
Figura 4.50. Vista de simulación del proceso 105
Figura 4.51 Vista de simulación del proceso 106
Figura 4.52 Configurando tiempos de las actividades 107
Figura 4.53. Agregando datos de costos de cada actividad 108
Figura 4.54 Simulación en ejecución del proceso 108
Figura 4.55 Resultados de la Simulación del proceso 109
Figura 4.56 Resultados de la Simulación del proceso con BPM 110
Figura 4.57 Resultados de la Simulación de escenarios 111
Figura 4.58 Datos de los escenarios en hoja de cálculo 111
Figura 5.1 datos de resultado de la encuesta 113
Figura 5.2 Resultados de opinión sobre rediseño 114
Figura 5.3. Resultados de responsabilidad y ahorros 115
Figura 5.4. Resultados de aspectos de BPM 116
Figura 5.5 Resultados de cubrimiento del reglamento 117
Figura 5.6 Resultados de implementación de BPM 119
Figura 5.7 Resultados proporcionado por la FIS 120

xiii
 INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Estimación y característica de los procesos de Investigación 6

Tabla 2. Duplicación de esfuerzos en las actividades 8
Tabla 3. Gestión de proyectos de investigación 49
Tabla 4. Flujo normal del proceso con opciones de mejora 65
Tabla 5. Identificación de actividades para el rediseño 66
Tabla 6. Identificación de características de las actividades 69
Tabla 7. Datos y sus tipos 71
Tabla 8. Datos de tiempos y costos del proceso 104
Tabla 9. Estadísticos descriptivos de Encuesta 113
Tabla 10 Tabla de frecuencia de opinión de rediseño 114
Tabla 11 Tabla de frecuencia de responsabilidad y ahorros 115
Tabla 12 Tabla de frecuencia de aspectos de BPM 116
Tabla 13 Tabla de frecuencia de reglamento 117
Tabla 14 Tabla de frecuencia Implementación 118
Tabla 15 Tabla de frecuencia proporcionado 119
Tabla 16. Datos de los escenarios de simulación 121
Tabla 17. Prueba de Normalidad 122
Tabla 18 Resultado de Normalidad y prueba estadística 122
Tabla 19 Resultado de prueba de T-Student 123
Tabla 20 Resultado de prueba de Wilcoxon 124

xiv
 INTRODUCCIÓN

La investigación viene a ser un aspecto importante dentro de la Universidad

Nacional del Centro del Perú, este conlleva una serie de actividades y
responsabilidades entre el centro de investigación, los institutos, los investigadores
y una serie de recursos involucrados en la gestión de proyectos de investigación.
Dentro del marco de trabajo actual la UNCP debe buscar integrar sus actividades
con nuevos marcos de trabajo como ISO 9001, Gestión de procesos, Tecnologías
de información, Sistemas de información y otros elementos de gestión actuales.
La problemática planteada dentro del trabajo es mejorar la gestión de proyectos de
investigación a través de una combinación de elementos y recursos bajo el marco
del Business Process Management, el cuál buscará establecer las actividades del
proceso como la presentación de proyectos, su evaluación y validación del mismo,
bajo un ciclo según el reglamento de investigación.
En el primer capítulo se fundamenta la problemática del trabajo y se hace una
descripción de la situación inicial del trabajo de tesis.
En el segundo capítulo se establece el marco teórico necesario para poder plantear
la solución al problema.
En el tercer capítulo se establece las metodologías de la investigación así como la
determinación de la población y muestra y un modelo aplicativo para el desarrollo
del trabajo.
En el cuarto capítulo se desarrolla el trabajo de investigación bajo el marco de BPM
según la herramienta Bizagi el cuál provee un modelador de procesos y un
despliegue para automatización de procesos, en el que se implementó la plataforma
de procesos automatizados y se hicieron las pruebas respectivas.
En el quinto capítulo se detallan los datos obtenidos en el trabajo de investigación
y se analizan los resultados tanto de procesos y encuestas realizadas en la que se
valida la hipótesis del trabajo a través de pruebas estadísticas descriptivas e
inferenciales en las que se demuestran con un nivel de significancia muy aceptable
las hipótesis específicas y la general.

El autor

xv
 CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA

El trabajo de investigación consiste en analizar, diseñar y automatizar los

procesos y establecer indicadores en la gestión de proyectos de
investigación de la Universidad Nacional del Centro del Perú basándonos
en la aplicación de los principios de la gestión de procesos haciendo uso
de herramientas de Tecnologías de Información como BPMS, SOA y Web
Service.

Uno de los aspectos relevantes de las Universidades tanto nacionales

como privadas es el area de Investigación, que es una función obligatoria
de las universidades según se establece en la Ley Universitaria.

En la actualidad muchas universidades cuentan con un área de

investigación o un centro de Investigación que se encarga de la gestión
de los proyectos de investigación que se desarrollan dentro de cada
universidad.
Cada una de las universidades cuenta con sus reglamentos, directivas y
otros documentos que establecen la realización y ejecución de los
proyectos de investigación, es decir cuentan con aspectos legales muy
bien fundamentados.
Pero no cuentan con un conjunto de procesos establecidos bajo
estándares que ayuden a mejorar esta situación. Es más en muchos

1
casos estos procesos se hacen de forma manual, siguiendo un patrón
básico del proyectos (Figura 1.1)
En la figura 1.1 se establecen un flujo de proceso desde la percepción de
los trabajos de investigación por parte de los investigadores, bajo este
enfoque se percibe simplemente un flujo de 4 actividades en esencia, que
no contempla aspectos complejos sino más bien situaciones sencillas de
cumplimiento básico de la investigación.

Figura 1.1 Proceso básico de la Gestión de Proyectos de Investigación

Fuente: Elaboración propia

Y ahora se podría realizar algunas preguntas al respecto.

¿Cómo se realiza el seguimiento y control de los proyectos de
Investigación?
¿Cuáles son los costos y tiempos que involucra la gestión de proyectos
en la universidad?
¿Cómo se evalúan los proyectos de Investigación?
¿Cómo establecer mecanismos que permitan el ahorro en materiales y
documentos que se generan en la gestión de proyectos de investigación?
Existen más interrogantes que deben plantearse a nivel de la
investigación, si bien es cierto existen reglamentos que estipulan los
aspectos relacionados a la investigación y en función a la responsabilidad
de cada universidad se distribuyen las funciones.

2
 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ

Los estándares de acreditación apuntan a un enfoque por procesos en los

diversos aspectos de funcionamiento de las universidades y plantean
ASAMBLEA
COMITE ELECTORAL
UNIVERSITARIA UNIVERSITARIO

diversos factores de gestión entre los que se encuentra la investigación.

Por lo tanto bajo el enfoque que seCONSEJO
COMISIONES PERMANENTES
Y ESPECIALES DE APOYO
percibe en la Universidad Nacional del COMISIÓN DE ADMISIÓN
UNIVERSITARIO
Centro del Perú (UNCP), se tiene la siguiente estructura a nivel de
Investigación: RECTORADO
OFICINA GENERAL DE OF. DE PLA
AUDITORIA DESARROL
OFICINA GENERAL DE
ASESORIA LEGAL
OFICINA D
PRESUPU

VICERECTORADO
OFICINA DE OF. DE RAC
ACADÉMICO PLANIFICACIÓN
SECRETARIA OF. DE COOPERACIÓN OF. GENERAL DE
GENERAL TÉCNICA INFORMÁTICA OF. DE E

OF. DE PR
OF. GRAL DE OF. GENERAL DE CENTROS DE INVERSION
NES OF. DE ADMINISTRACIÓN OF. GENERAL DE OF. GENERAL DE MUSEO DE ARTE DE
OF. DE ENLACE ADMINISTRACIÓN EXTENSIÓN Y ESTUDIOS
DOCUMENTARIA
POSTGRADO INVESTIGACIÓN LA CULTURA ANDINA
ACADÉMICA PROYECCIÓN SOCIAL PREUNIVERSITARIOS

OFICINA DE
OF. PUBLICACIONES BIBLIOTECA
REGISTROS
VICERECTORADO E IMPRESIONES CENTRAL VICERECTORADO
ADMINISTRATIVOACADÉMICOS ACADÉMICO

OF. GRAL DE OF. GRAL. OF. GENERAL DE OF. GRAL.

CONTABILIDAD ABASTEC. Y SERV.
ADMINISTRACIÓN PERSONAL BIENESTAR
GRALES OF. GENERAL OF. GENERAL DE
FINANCIER A
Figura 1.2. Organigrama de Dependencia de la Oficina General de Investigación
UNIVERSITARIO
DE POST-
GRADO
OF. GERAL ADMINIST.
ACADÉMICA
EXTENSION Y
PROYECCIÓN SOCIAL

CONT. Y ANÁLISIS
ANCIERO OF. DE ADQUIS. Y
Fuente: MAPRO-UNCP
OF. EMP. Y DES. DE
ALMACENAM. PERSONAL CENTRO MEDICO
OF. DE REGISTROS
UNID. DE
ACADÉMICOS
UNID. DE COSTOS OF. DE ESCALAFÓN
ARCHIVO CENTRA

UNID. DE OF. DE MANT. Y

Existe la Oficina General de Investigación que se encarga de realizar el
UNIVERSITARIO
COMEDOR
UNIVERSITARIO OF. PUBLIC.
INTEGRACIÓN TALLER ES OF. DE IMPRESIONES
REMUNERACIÓN Y
UNID. DE EJECU.
PRESUPUESTAL OF. DE SERVICIOS
control y seguimiento de los proyectos de Investigación a nivel de la
PENSIÓN OF. DE SERVICIO
SOCIAL BIBLIOTECA
GENERALES
CENTRAL
OF. DE TESORERÍA
UNID. DE
TRANSPORTE
universidad.
UNID. DE
INGRESOS OF. DE BIENES
PATRIMONIALES
Dentro de cada facultad existe un Instituto de Investigación que forma parte
de las áreas de gestión de las facultades.
JUNTA DE
FACULTAD
CONSEJO DE FACULTAD

DECANATO

SECRETARIA ACAD. Y
ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTOS INSTITUTO DE SECCIÓN DE POST COORDINACIÓN DE

ACADEMICOS INVESTIGACIÓN GRADO PROY. SOCIAL

Figura 1.3. Organigrama de Dependencia de los Institutos de Investigación

CENTROS DE
PRODUCCIÓN Fuente: MAPRO-UNCP
Vistos ambos diagramas, es decir, la figura 1.2 y la figura 1.3 pareciera que
COMITÉ CONSULTIVO

la Oficina General de Investigación es un ente ajeno a los Institutos de

C.P AGROPECUARIA C.P AGROPECUARIA C.P. METALURGIA DE C.P.CONCENTRAD. DE C.P. AGROPECUARIA C.P. C
DE YAURIS DE SATIPO YAURIS HUARI DE CHANCHAMAYO

CENTRO DE OF. DE C. COMUNIC.

CAPACITACIÓN TRANSFERENCIA INTERNET
TECNOLÓGICA
Investigación, esto se debe a la estructura funcional con la que trabaja la
UNCP, en donde cada uno de los entes cumple con funciones más no
presentan un enfoque de procesos.

Actualmente se viene dando diversos reglamentos, directivas etc. que

establecen las normas para la realización de los trabajos de Investigación,
en la que la estructura del centro de Investigación tiene el siguiente
esquema:

Figura 1.4 Organigrama del área de Investigación UNCP

Fuente: http://www.uncp.edu.pe/index.php/nuestra-oficina-
investigacion/organigrama.html

Este nuevo organigrama pone un énfasis más real para poder gestionar los
trabajos de Investigación a nivel de la UNCP. Este esquema enfoca a
pensar en procesos establecidos y no en funciones determinadas en el
área de investigación.
Ahora realizamos un modelamiento de los procesos según lo establecido
por los reglamentos que determinan la forma de trabajo y se pueda realizar
un análisis de los procesos del área de investigación.

4
Figura 1.5. Modelo de procesos AS-IS del área de Investigación UNCP
Fuente: Elaboración propia

5
 En la Figura 1.5 podemos apreciar las diversas actividades que están
establecidas en el proceso de los proyectos de investigación.
Por el cual vamos a realizar un análisis acerca de estos procesos
considerando el responsable y algunas características:

PROCESO RESPONSABLE CARACTERISTICAS DE LA

ACTIVIDAD

Presenta proyecto de Investigación Investigador Físico y personal

(PI)

Recepción PI Director II personal

Revisión de la estructura del PI Consejo Consultivo Manual con formato

Calificación de contenido Consejo Consultivo Manual con formato

Registro de Proyecto Director II En Informe

Recepción e Inscripción Centro de Investigación Físico y en hoja de cálculo

Presenta informe de avance Investigador Físico y personal

Recepción de informe de PI Director II Personal

Revisión de informe de PI Consejo Consultivo Manual con formato

Registro de informe de PI Director II En Informe

Recepción de Informe Centro de Investigación Físico y en hoja de cálculo

Presenta informe final de PI Investigador Físico y personal

Recepción informe final de PI Director II Personal

Calificación de informe final Consejo Consultivo Manual y con formato

Informe de proyecto de investigación Director II Informe

final

Recepción y registro de informe final Centro de Investigación Manual y en hoja de

cálculo

Tabla 1. Estimación y característica de los procesos de Investigación

En la tabla 1 se puede apreciar el listado de los procesos con sus

respectivos tiempo promedio que se demora por cada proyecto de
investigación.

6
 Con el establecimiento de los procesos en el diagrama AS-IS se puede
apreciar el flujo de trabajo que se sigue en la gestión de los proyectos de
investigación. Además estos procesos se hacen de forma manual o bajo
un esquema de control básico dentro de una hoja de cálculo como se puede
apreciar en la figura 1.6.

Figura 1.6. Formato de control de proyectos

Fuente: Elaboración propia

Pero nuevamente volvemos a ver si estos procesos nos ayudan a

responder las preguntas planteadas anteriormente.

¿Cómo se realiza el seguimiento y control de los proyectos de

Investigación?
¿Cuáles son los costos y tiempos que involucra la gestión de proyectos
en la universidad?
¿Cómo se evalúan los proyectos de Investigación?
¿Cómo establecer mecanismos que permitan el ahorro en materiales y
documentos obsoletos que se generan en la gestión de proyectos de
investigación?
Debido a que muchos de los procesos se hacen de forma manual, y que
los procesos vistos los administra de forma directa el centro de
Investigación de la UNCP, la respuesta a las preguntas planteadas sigue
siendo de un difícil acceso y en caso que se requiera se debe procesar
dichos datos de forma manual generando demoras en reportes de

7
 información.

Dentro de este flujo de procesos establecidos inicialmente se presenta una

duplicación de esfuerzos que lo detallamos de la siguiente manera:

Nume PROCESO RESPONSABLE DUPLICACIÓN

ro DE ESFUERZOS

1 Presenta proyecto de Investigación (PI) Investigador

2 Recepción PI Director II

3 Revisión de la estructura del PI Consejo Consultivo

4 Calificación de contenido Consejo Consultivo

5 Registro de Proyecto Director II

6 Recepción e Inscripción Centro de 1,2,3,4 Y 5

(revisión y verificación) Investigación

7 Presenta informe de avance Investigador

8 Recepción de informe de PI Director II

9 Revisión de informe de PI Consejo Consultivo

10 Registro de informe de PI Director II

11 Recepción de Informe Centro de 8, 9, 10 y 11

(revisión, verificación e inscripción) Investigación

12 Presenta informe final de PI Investigador

13 Recepción informe final de PI Director II

14 Calificación de informe final Consejo Consultivo

15 Informe de proyecto de investigación Director II

final

16 Recepción y registro de informe final Centro de 13, 14 y 15

(revisión y verificación) Investigación

Tabla 2. Duplicación de esfuerzos en las actividades

Bajo este esquema no sólo se requiere un rediseño de procesos que

8
 busquen gestionar los proyectos de investigación en la UNCP, sino más
bien se debe integrar las metodologías de gestión con tecnologías de
información buscando un marco de trabajo hacia el mejoramiento de los
procesos y consigo la acreditación en el factor de investigación, aquí se
debe considerar si bien la gestión de los proyectos se hace a nivel de la
universidad, en cuestión de acreditación se debe plantear para cada
Facultad es por esta razón que para el presente trabajo se delimitará el
estudio a una facultad determinada.

Podemos plantear una estructura de la situación problemática bajo el

siguiente esquema:

Bajo nivel de gestión de

proyectos de
Investigación UNCP

Deficiente control Deficiente proceso de Baja disponibilidad

y seguimiento de obtención y generacion de datos e
proyectos de indicadores información

Gestión de proyectos de
Investigación

Procesos no Bajo nivel de Bajo enfoque de

establecido uso de SI/TI gestión de personal
s

Figura 1.7 Situación problemática del área de investigación

Fuente: Elaboración propia

En la figura 1.7 se puede apreciar las causas y consecuencias del contexto

9
 que está enfocado en la gestión de los proyectos de investigación.

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Problema general

¿Cómo influye el Business Process Management en la gestión de

proyectos de Investigación de la Universidad Nacional del Centro del
Perú?

Problemas específicos

 ¿Cómo influye el rediseño de procesos en la gestión de proyectos

de investigación en la UNCP?

 ¿Cómo mejora la automatización bajo el enfoque BPM en la

gestión de proyectos de investigación de la UNCP?

1.3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL

Determinar la influencia del Business Process Management en la gestión

de proyectos de investigación en la Universidad Nacional del Centro del
Perú.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Determinar la influencia del rediseño de procesos en la gestión de

proyectos de Investigación de la UNCP

 Determinar la mejora bajo el enfoque BPM en la gestión de

proyectos de investigación de la UNCP.

10
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

a) Razones que motivan la investigación

Dentro de las principales razones que motivan esta investigación están:

 La necesidad de utilizar herramientas de gestión dentro de la UNCP.
 Enfocar las diversas actividades de la gestión de proyectos de
investigación a una gestión por procesos
 Utilizar tecnologías de información que permitan apoyar el proceso de
gestión de proyectos de investigación y considerando las normas
asociadas a la investigación.

 Integrar herramientas de gestión con tecnologías de información que

innoven los procesos de gestión en la UNCP.

b) Importancia del tema de investigación

En la actualidad el Business Process Management (BPM) se ha

convertido en una herramienta de gestión que se está utilizando en
diversas organizaciones debido a su enfoque de procesos y la
combinación de herramientas de gestión como procesos, six sigma y las
tecnologías de información como BPMS, SOA, XML, BAM, etc.

Todo este nuevo enfoque esta empezando a cambiar los paradigmas en

la gestión empresarial y la utilización de TICs, muchas empresas han
empezado a desarrollar e implementar soluciones basadas en BPM que
estan dando resultados en la mejora del proceso, mejor control, mejor
gestión y agilidad para los cambios lo que permite tener una visión de una
arquitectura de TI basda en la gestión empresarial de cualquier
organización.

La implantación de BPM nos permitira gestionar de una forma eficiente los

proyectos de investigación en la UNCP de tal forma que se tenga una
gestión enfocada en procesos y se busque la satisfacción y el
cumplimiento de los interesados.

11
 CAPITULO II
MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de Estudio

Antecedentes Internacionales

José Luis Martínez Fernández (2010) Introduciendo semántica en un

proceso de desarrollo de software a través de reglas de negocio, en el
trabajo de tesis doctoral se presenta una introducción de enfoques
orientados a modelos, lo que permite disponer de transformaciones
automáticas entre un lenguaje estándar para la representación de las reglas
de negocio basado en RIF (Rules Interchange Format) y el lenguaje
especifico que interpreta el SGRN (Sistema de gestión de reglas de
negocio) elegido para implementar las reglas de negocio, una de las
ventajas de las reglas de negocio en el desarrollo de aplicaciones es la
posibilidad de definir el comportamiento de las mismas mediante reglas, las
cuáles deben ser definidas por expertos de negocio, se emplea técnicas de
procesamiento de lenguaje natural para facilitar a los expertos de negocio
la definición de reglas y su implementación. Se ha definido un enfoque para
el desarrollo de aplicaciones con reglas de negocio, iniciándose con la

12
especificación de las reglas de negocio a través de editores específicos,
este editor está basado en árboles de decisión o tablas de decisión, estas
reglas se referencian a los conceptos de negocio que están incluidos es
una ontología para el dominio del negocio, estas representaciones
amigables se transforman entonces en sus equivalentes en el estándar RIF
y, a partir de aquí, se define una arquitectura dirigida por modelos, MDA,
que permite obtener, de manera automática, implementaciones finales para
las reglas de negocio.

Leidy Paola Calderón Hernández (2010) AUTOMATIZACION DE

PROCESOS DE NEGOCIO USANDO SERVICIOS WEB SEMANTICOS,
Este trabajo de grado presenta una alternativa de solución automatizada
para llevar a cabo la ejecución de procesos de negocio mediante el uso de
servicios web semánticos, incluye el marco teórico, en el cual se detallan
los temas necesarios para cumplir con el objetivo propuesto describe el
prototipo desarrollado y explica sus tres procesos principales; composición,
emparejamiento y ejecución de servicios web semánticos de tal forma que
satisfagan las tareas necesarias para llevar a cabo un proceso de negocio
especifico, muestra el funcionamiento del prototipo desarrollado con
algunos casos de prueba, se determina la viabilidad de incorporar servicios
web semánticos en la automatización de procesos de negocio, basado en
los resultados obtenidos del prototipo implementado.

Hernández Hernández, Edith (2009): Arquitectura de negocios

orientada a Servicios (SOBA-UIA), en este trabajo de investigación se
plantea un modelo unificado para la arquitectura de negocio orientada a
servicios, en tal sentido se aplica los diversos principios de el modelado
BPM, SOA, RM-ODP y utiliza el framework Zachman. De tal forma que
integra de una mejor manera las diversas áreas de negocio definiendo una
mejor estructura para enfrentar también los cambios que se presentan en
el negocio. Llegando a aplicar los servicios haciendo uso de Netbeans de
tal forma que demuestra que SOA es aplicable como una metodología

13
tecnológica y también es aplicable al negocio agregando matices de
procesos de negocio y servicios web.
Espinoza Díaz, Elena (2009): Propuesta de implantación de la
arquitectura BPM/SOA para agilitar la gestión comercial en la CNT, en
este trabajo de investigación se realiza una descripción de las diversas
formas de integración de sistemas de información que se han venido dando
en las empresas incluyendo SOA, así mismo establece los principios de
BPM para su uso en las empresas, de tal forma que desarrolla un
diagnóstico de la arquitectura tecnológica presente en la organización a la
cual desarrolla un análisis y genera la propuesta de implantación de
BPM/SOA con el objetivo de agilizar y mejorar la gestión empresarial en
combinación con las tecnologías de información y comunicación.
Finalmente implementa la arquitectura en los diversos procesos de la CNT
mostrando los cambios y mejoras logradas.

Antecedentes Nacionales
Camarena M, Pedreschi J, Rondón S. (2008): Análisis, Diseño y
Construcción de una Herramienta para Modelado de Procesos: MJS
Process Designer
En este trabajo de tesis se presenta el desarrollo de una herramienta
software basada en el lenguaje XPDL, que incluye como parte de sus
funcionalidades: la definición de procesos, la explosión de actividades, la
definición de metodologías y la gestión de versiones de los procesos y
metodologías. Para lograr dicho objetivo, se ha desarrollado una extensión
al XPDL que permita el manejo de los conceptos de: explosión,
metodologías y versionado de procesos, dado que son conceptos que no
se encuentran incluidos de forma nativa en el mencionado lenguaje.
Este proyecto es parte del componente de desarrollo de herramientas que
viene realizando el Grupo de Investigación y Desarrollo en Ingeniería de
Software y Sistemas de Información de la PUCP como parte del Proyecto
COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de
la Pequeña y Mediana Industria de Software de Ibero América).

14
 Delgado Cavaliere, Andrea (2007): Metodología de desarrollo para
aplicaciones con enfoque SOA (Service Oriented Architecture), en este
trabajo de investigación se presenta una metodología basada en el
desarrollo de software en la que se considera el estudio de las
metodologías de desarrollo de Software como RUP y se adapta a un
desarrollo de software bajo SOA. De tal forma que considera también el
proyecto COMPETISOFT el cuál se orienta a una mejora de procesos para
fomentar la competitividad de la pequeña y mediana industria del Software,
Al considerar SOA como un enfoque de desarrollo de software establece
que la organización debe tener un enfoque de procesos debido a que SOA
se integra con Business Process Management de tal forma que se
establece una arquitectura de tecnologías de información basada en
procesos y SOA, también establece la aplicación de la metodología a un
caso en particular el cuál le permite presentar y proponer mejoras en la
metodología de tal forma que generaliza su nueva metodología de
desarrollo de software con enfoque a SOA.

2.2 Bases Teorico - Cientificas

2.2.1 BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

El Business Process Management (BPM) se concentra en la

administración de los procesos de negocio. Buscando orientar los
esfuerzos para la optimación de los procesos de la empresa, en busca
de mejorar la eficiencia y la eficacia por medio de la gestión sistemática
de los mismos. Estos procesos deben ser modelados, automatizados,
integrados, monitoreados y optimizados de forma continua. La filosofía
BPM se ve como un sistema completo de información y comunicación,
a través de un marco documental que permite publicar, almacenar,
crear, modificar y gestionar procesos, así como acceder a ellos en
cualquier momento y lugar. (Flor, 2008)

15
La gestión de procesos de negocio tiene sus orígenes en los Sistemas
de Gestión de Calidad Total y la reingeniería de procesos. Puesto que
les añade un marco tecnológico de desarrollo, BPM es más que una
combinación de estas disciplinas: BPM es una disciplina de gestión de
procesos dirigida mediante Tecnologías de Información, capaz de
mejorar la agilidad organizativa y que mejora la capacidad de las
personas para introducir cambios en los procesos e innovar de forma
rápida. Por consiguiente, BPM permite el alineamiento de las
tecnologías de información con las actividades de negocio, tanto en el
seno de la propia organización como fuera de ella, con socios
comerciales, proveedores y Clientes.

El BPM o gestión de procesos de negocios es un conjunto de métodos,

herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar,
analizar, controlar y mejorar procesos de negocio operacionales. BPM
presenta un enfoque centrado en los procesos para mejorar el
rendimiento que combina las tecnologías de la información con
metodologías de proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre
personas de negocio y tecnólogos para fomentar procesos de negocio
efectivos, ágiles y transparentes. BPM abarca personas, sistemas,
funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.
BPM suma a la automatización de los procesos de negocios, Workflow,
herramientas de control y gestión necesarias para ayudar a mejorar la
eficacia estratégica del conjunto, logrando así una mayor adecuación a
las necesidades del manager.

El BPM se aborda el amplio mundo de la empresa a través de sus tres

dimensiones básicas:

16
 Figura 2.1 Dimensiones del BPM
Fuente: Gerencia de Procesos de Negocio-Garimela-Lees

Dentro del ámbito de automatización y Gestión por procesos existen

cinco principales metodologías:
 Metodología para la Gestión por Procesos, la cual incluye el
desarrollo y gestión de la Arquitectura Empresarial.
 Metodología para la Modelización y el Diseño de los procesos
orientados a automatizaciones BPM.

 Metodología para la Automatización de Procesos, la cual estará

orientada específicamente al software adquirido, incluyendo BPM:
Workflow, SOA, Motores de Reglas, ECM, etc. o a un BPMS (BPM
Suite).
 Metodología para la Monitorización, Análisis y Mejoramiento
Continuo de procesos y recursos.
 Metodología para la Gestión del Cambio.
BPM es la integración de las teorías generales y tecnologías
modernas.

Teorías Tecnologías BPM

+ Modernas =
Generales

 Calidad Total  Desarrollo de aplicaciones WEB.

 Ingeniería de negocios y  Integración de Sistemas
procesos.  Arquitectura Orientada a Servicios
 Mejoramiento continúo. (SOA).
 ISO 9000  Evolución del concepto workflow.
 Six Sigma  Manejos transaccionales.
 XML XPDL y Webservices.

Figura 2.2 Marco Integral de la Metodología BPM

Fuente: Libro BPM 2011

17
Para generar un soporte a soluciones integrales BPM maneja diversas
disciplinas que integran la capacidad de funcionamiento de los
procesos desde una concepción del proceso hasta su implantación
con una arquitectura integrada de monitoreo y control de los procesos.

Figura 2.3 Disciplinas de BPM

Fuente: Gestion por procesos-Julio Cejas

Business Process Modelling Notation (BPMN), es el estándar para

modelar los procesos de negocio.

Business Process Execution Language (BPEL), es el estándar

para ejecutar procesos de negocio.

Business Activity Monitoring (BAM), permite el monitoreo de

actividades de Negocio usando indicadores claves de desempeño.
(Key Performance Indicator KPI).

Estilos de Arquitectura, SOA - ESB que son la base para la

construcción de una infraestructura orientada en servicios y procesos.

18
2.2.2 MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

La mejora continua de procesos es una actividad recurrente para

aumentar la capacidad para cumplir los requisitos" siendo los requisitos
la "necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria". Dentro de los elementos que se debe de considerar están
establecidos:
 El análisis y evaluación de la situación existente.
 Determinación de los Objetivos para la mejora.
 Implementación de la posible solución.
 Medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de
la implementación.
 Formalización de los cambios.

El ciclo de Deming (PHVA) es un ciclo que está en pleno movimiento.

Que se puede desarrollar en cada uno de los procesos. Está ligado a
la planificación, implementación, control y mejora continua, tanto para
los productos como para los procesos del sistema de gestión de la
calidad. (Beltran Jaime, 2009)
El ciclo PHVA se explica de la siguiente forma:

Planificar: Esta etapa implica establecer qué se quiere alcanzar y

cómo se pretende alcanzar.
o Involucrar a la gente correcta
o Recopilar los datos disponibles
o Comprender las necesidades de los clientes
o Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados
o ¿Es el proceso capaz de cumplir las necesidades?
o Desarrollar el plan/entrenar al personal

Hacer: Se lleva a cabo las acciones planificadas anteriormente

 Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas
 Recopilar los datos apropiados

19
 Figura 2.4 Ciclo PHVA
Fuente: Guia para una gestión basada en procesos

Verificar: Se comprueba las acciones implementadas y su nivel de

efectividad, realizar el seguimiento y medición de los procesos y los
productos y servicios respecto a las políticas, los objetivos y los
requisitos para el producto o servicio e informar los resultados.

Actuar: En función de los resultados obtenidos previamente se

realizan toma de acciones para el mejoramiento continuo del
desempeño de los procesos.

Una característica común en la mejora de procesos es la diferencia que

se debe de considerar entre la gestión por funciones y la de procesos.

La gestión de procesos se enfoca en el cliente y los resultados que se

obtiene desde las entradas del proceso, sin importar la responsabilidad
de las áreas funcionales sino más bien en la satisfacción del cliente y
los resultados.

20
 Figura 2.5 De las funciones a los procesos
Fuente: Metodología de simplificación administrativa

Estos esquemas diferenciados entre los procesos y las funciones

generan que dentro de cada organización se generen cambios en
diversos elementos que involucran un cambio pleno en la forma de
trabajo a nivel de tareas, peronas, enfoques etc.
Está comparación la podemos apreciar en la figura 2.6 donde se tiene
la comparación de la forma tradicional que se trabaja en muchas
organizaciones versus la del enfoque basado en procesos.

Figura 2.6 Comparación trabajo funcional y Gestión por procesos

Fuente: Procesos y negocios-Procenec

21
2.2.3 MÉTODO AS IS – TO BE
El enfoque de la gestión en base a los procesos y la mejora de los
procesos para generar valor a la organización se hacen a través de un
método llamado AS IS – TO BE.
Este análisis del valor añadido en los procesos se lleva a cabo mediante
la descomposición en pasos o etapas, que se representan a partir de
los denominados diagramas AS-IS (tal como es) y, posteriormente, se
realiza un estudio en cada etapa donde se localizan las actividades que
no aportan valor añadido para considerar su posible eliminación o
mejoramiento.
Los diagramas AS IS presentan la posibilidad de detallar las
actividades que ocurren en un proceso, y son, prácticamente, un
requisito en la mayoría de los métodos para la mejora de los procesos.
El diagrama TO BE presenta el flujo del proceso mejorado eliminando
las actividades que no aportan valor detectadas gracias al diagrama As
Is esta detección es denominada análisis GAP que establece cuáles
son los cambios necesarios de realizar al proceso para actualizar el
nuevo modelo.

Figura 2.7 Método AS IS – TO BE - GAP.

Fuente: http://msaffirio.wordpress.com/2009/07/04/as-is-to-be-gap/

22
2.2.4 METODOLOGÍA BPM: RAD

Rapid Analysis & Design es una metodología muy concreta y práctica,

para la Modelización y Diseño de los procesos orientados a la
automatización con tecnologías BPM. Su enfoque y técnicas facilitan y
estimulan el trabajo en equipo con los expertos de negocio (usuarios),
los analistas y arquitectos de procesos, y los analistas funcionales
(sistemas). (BPM, 2011)
Es una metodología versátil, siendo independiente del software BPM o
BPM Suite con el cual se automatizarán los procesos diseñados.
Las ventajas de aplicar BPM: RAD son las siguientes:
 Entender y simplificar los procesos del negocio.
 Modelizar y diseñar los procesos en su totalidad,
holísticamente, con recursos, servicios, datos, reglas de
negocio e indicadores.
 Diseñar procesos orientados a tecnologías BPM y de forma
independiente del software que se implemente.
 Lograr una gestión del cambio más rápida y efectiva, para el
desarrollo de capacidades y conocimiento en gestión por
procesos y tecnologías BPM en la organización.
 Fomentar el trabajo en equipo y sembrar entusiasmo.
 Generar inteligencia colectiva a través de técnicas formales
que permiten aprovechar al máximo el conocimiento y el talento
humano.
 La construcción de una Arquitectura Empresarial, de abajo
hacia arriba.
 Asegurar la calidad de los modelos y diseños
Fases, actividades y tareas
La Metodología BPM: RAD, se compone de las siguientes tres fases:
1. Modelización Lógica
2. Diseño Preliminar
3. Diseño BPM

23
 Figura 2.8 Esquema general de la Metodología BPM: RAD
Fuente: Libro del BPM 2011

1.- Modelización Lógica

El objetivo de esta fase es la de identificar y modelizar al detalle

los procesos de negocio que conforman el alcance del proyecto.
La modelización de los procesos se realiza de manera lógica, es
decir, no se modelizan los aspectos físicos de los procesos (quien
lo hace, cómo se hace, con que aplicaciones o dispositivos, etc.).
La idea es concentrarse únicamente en el “Qué” y el “Porqué”,
obteniendo así la perspectiva esencial del negocio y simplificando
a su vez los procesos de negocio.
Las principales técnicas aplicadas durante esta fase son las
siguientes:
 Eventos de negocio
 Estructuración de procesos
 Modelización de flujos de procesos (Utilizando BPMN-
Business Process Modeling Notation)
 Especificación de reglas de negocio
 Modelización conceptual de datos
 Integración de modelos
Los principales resultados son:
 Procesos de negocio identificados y estructurados

24
  Diagramas de flujos lógicos de procesos modelizados con
BPMN
 Modelo conceptual de datos
 Especificaciones detalladas de procesos (Actividades,
tareas y reglas de negocio)
 Integración de modelos de procesos y datos
 Requerimientos de negocio y de sistemas

2.- Diseño Preliminar

El objetivo de esta fase es la obtener el Modelo de

Funcionamiento de los procesos, transformándolos desde la
visión lógica (Fase 1) a la visión física, la cual plasma cómo
queremos que funcionen los procesos tomando en consideración
las nuevas tecnologías (software) que disponemos o vamos a
disponer, la organización actual y futura, y la resolución de
problemas y oportunidades de mejora.
En esta fase también se identifican los primeros Servicios
Funcionales con el fin de comenzar a visualizar cuáles son los
servicios que sustentan y/o sustentarán a los procesos de
negocio. Son funcionales porque aún no se determina de qué
manera se van a implementar, si ya existen o no, si habrá que
desarrollarlos o contratarlos, si serán Web services, etc. Al
finalizar la fase de Diseño BPM, se analizarán y se determinará la
mejor estrategia de desarrollo e implantación de dichos servicios.
Las principales técnicas aplicadas en esta fase son las siguientes:
 Diseño Derivado
 Identificación y especificación de servicios funcionales
(SOA)
Los principales resultados son:
 Modelo de funcionamiento de los procesos

25
  Servicios funcionales (SOA)
 Requerimientos de negocio y de sistemas

3.- Diseño BPM

La fase de Diseño BPM tiene por objetivo el diseñar cada uno de

los procesos modelizados en las fases anteriores, considerando
que dichos procesos serán automatizados con Tecnologías BPM,
fundamentalmente con BPM: Workflow. El objetivo es dejar
preparado el diseño BPM de los procesos, con todos los detalles
necesarios, para que el equipo de desarrollo BPM pueda
implementarlos en el software adquirido en la empresa.
Las principales técnicas aplicadas en esta fase son las siguientes:
 Diseño de Procesos BPM (Utilizando BPMN-Business
Process Modeling Notation)
 Identificación y especificación de servicios funcionales
(SOA)
 Especificación de reglas de negocio
 Modelización conceptual de datos
 Integración de modelos
 Identificación y especificación de indicadores de gestión y
de calidad
 Especificación o diseño de formularios (Pantallas)
 Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes,
Notificaciones, etc.)
 Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas
Los principales resultados son:
 Diseño BPM de los procesos, diseñados con BPMN
 Modelo conceptual de datos
 Servicios funcionales (SOA)
 Especificaciones detalladas de procesos (Actividades,
tareas y reglas de negocio).
 Indicadores de gestión y de calidad.

26
  Integración de modelos de procesos y datos.
 Requerimientos de negocio y de sistemas.
 Especificación o diseño de formularios (Pantallas)
 Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes,
Notificaciones, etc.)
 Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas.

2.2.5 Arquitectura Tecnológica

Históricamente las compañías han intentado conjugar dos visiones

para realizar su negocio:

 Visión de Negocio: Especificar y mejorar sus procesos

empresariales (modelado y análisis de procesos de negocio
mediante workflows, certificaciones ISO)
 Visión de Tecnología (IT): Informatizar el negocio a través de la
tecnología (frameworks, desarrollo e integración de software,
metodologías CMMi e ITIL) (Ayllon, 2013)

Figura 2.9 Visiones del negocio y TI

Fuente: Arquitectura tecnológica-Victor Ayllon

SOA/BPM unifica estas dos perspectivas en una VISION COMUN

permitiendo que las organizaciones combinen fluidamente sus activos
IT existentes para desarrollar nuevas aplicaciones, procesos y modelos
de negocios internos o externos a la empresa.

27
 Figura 2.10 Arquitectura SOA/BPM
Fuente: Arquitectura tecnológica-Victor Ayllon

Pero SOA es “algo más que una arquitectura”, ya que realmente se

trata de un nuevo paradigma formado por un conjunto de tecnologías,
herramientas y metodologías. Básicamente podemos decir que SOA es
un método para construir sistemas de información a partir de
componentes débilmente acoplados, denominados “servicios”, los
cuales desempeñan funciones específicas de negocio. Además SOA,
al apoyarse en estándares tecnológicos aceptados por toda la industria,
garantiza la máxima interoperabilidad entre aplicaciones, es decir, con
SOA es posible que una aplicación “se conecte” con cualquier otra,
independientemente de la tecnología, de la plataforma hardware, del
software con la que haya sido desarrollada e incluso del proveedor.

2.2.6 Suite BPM

Business Process Management Suite o BPMS (BPM Suite) es el
conjunto de servicios y herramientas que facilitan la administración de
procesos de negocio. Por administración de procesos entendemos:
análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de los procesos.

28
Hacer que un modelo se convierta en un proceso ejecutable requiere
de varias tecnologías habilitantes, cuando estas tecnologías se
proveen juntas se le llama BPMS, las principales son:

 Motores de Orquestación: permiten coordinar la secuencia de

actividades según los flujos y reglas del modelo de procesos.
 Herramientas de Análisis y Business Intelligence: permiten
analizar la información producto de la ejecución del proceso en
tiempo real.
 Motores de Reglas: (Rule Engines) ejecuta reglas que permiten
abstraer las políticas y decisiones de negocio de las aplicaciones
subyacentes.
 Repositorios: mantiene los componentes y recursos de los
procesos (definiciones, modelos, reglas, etc. ) disponibles para su
reutilización en múltiples procesos
 Herramientas de Simulación y Optimización: permite a los
administradores del negocio, comparar los nuevos diseño de
procesos con el desempeño operacional actual.
 Herramientas de Integración: permiten integrar el modelo con
otros sistemas, con los sistemas legados de la empresa.

Algunos ejemplos de BPMS:

 Oracle SOA Suite

Oracle SOA Suite es un conjunto de software completo y con
funcionamiento permanente para la creación, implementación y
administración de una arquitectura orientada a servicios. Esto
incluye el desarrollo de aplicaciones orientadas a servicios, la
integración de sistemas de IT y aplicaciones orientadas a
servicios y la administración de procesos de negocio orientados a
servicios. Se conecta a las infraestructuras de IT heterogéneas y
permite a las empresas adoptar SOA de manera gradual.

29
 Los componentes de la suite se benefician con capacidades en
común, con inclusión de un solo modelo de administración e
implementación, herramientas consistentes, seguridad integral y
administración de metadatos unificados.

Figura 2.11 Arquitectura Oracle SOA

Fuente: http://www.eistech.com/soa-archi.html

 IBM BPM

El software y los servicios de gestión de procesos de negocio

(BPM) mejoran la visibilidad y el control de sus procesos de
negocio y ayudan a asegurar que sus operaciones de negocio se
distingan de la competencia, suministrar los bienes y servicios
adecuados y cubrir la demanda de sus clientes con consistencia
y comodidad.
La solución BPM de IBM líderes del mercado ofrece funciones que
permitirán a su organización:
 Optimizar las operaciones empresariales con visibilidad en
tiempo real en el trabajo en curso mediante la analítica y la
supervisión continua de los procesos.

 Agilizar la terminación de las tareas gracias a las sólidas

funciones de colaboración.
 Gestionar los cambios con confianza gracias al gobierno
intuitivo.

30
  Ofrecer una fidelización del cliente más completa con la
extensión al móvil de los procesos de negocio.
 Impulsar la aportación continua de conocimientos en las
operaciones empresariales gracias a la integración sin
problemas de los procesos de negocio con los sistemas
esenciales de la empresa.

Figura 2.12 IBM Business process manager

Fuente: https://publib.boulder.ibm.com/bpcsamp/

Entre otras plataformas BPMS

 BonitaSoft
 Bizagi Suite
 Intalio

2.2.7 BIZAGI BPMS

Se ha podido apreciar que el mercado actual se tiene diversos BPMS

(Suite de Business Process Management), la forma de determinar la
herramienta se realizó bajo las siguientes características:

Una herramienta de fácil interacción y disponible para su uso.

31
 Utilice un sistema de gestión de base de datos libre para su uso.
Poder manejar alternativas de plataforma.
Se tenga disponible guías y ayudas que permitan facilitar el uso y
manejo de la herramienta.

Bajo estas herramientas se hizo una evaluación de las herramientas

eligiéndose Bizagi Process Modeler y Bizagi Suite para el desarrollo de
la aplicación, considerando además que se puede solicitar una licencia
académica a nivel de universidades y se puede hacer uso de Bizagi
Suite con la restricción de utilizarlo para trabajos de investigación y
enseñanza en clase. (Ver Anexo 1)

2.2.7.1 CARACTERÍSTICAS DE BIZAGI BPMS

Bizagi ofrece 2 productos complementarios disponibles para

descarga libre: el Modelador de Procesos BPMN y la Suite BPM.
El Modelador de proceso se utiliza para documentar y diagramar
procesos. Una vez realizado este proceso se puede exportar el
proceso a Bizagi BPM Suite, donde se tiene un asistente que guiará
la implementación de la aplicación a través de los pasos necesarios
para automatizar el proceso y convertirlo en una aplicación
ejecutable (workflow).
Bizagi es la solución de BPM que le permitirá modelar, ejecutar y
mejorar sus procesos de negocio a través de un entorno gráfico y sin
necesidad de programación.
Bizagi es una herramienta que está disponible en múltiples ediciones
para todo tipo de proyecto u organización. Desde la edición entry-
level y económica Bizagi Xpress, para soluciones departamentales
o pequeñas y medianas empresas, hasta las ediciones corporativas
para procesos de negocio de misión crítica, satisfaciendo los
requerimientos más demandantes en organizaciones de mayor
tamaño. Las ediciones corporativas (Enterprise .NET y Enterprise

32
 JEE) son similares en términos de funcionalidad, la única diferencia
es la plataforma en la que se ejecutan.

Figura 2.13 Ediciones de Bizagi

Fuente: www.bizagi.com

2.2.7.2 Bizagi Process Modeler

Es una aplicación Freeware que se puede descargar desde internet
y utilizar en su computador. Es muy fácil de usar y en cuestión de
minutos podrá empezar a diagramar procesos y generar
documentación de procesos utilizando la notación estándar BPMN.
Con la más reciente versión usted puede además trabajar de manera
colaborativa con otras personas de su organización en la nube o
dentro del servidor de la organización.

Figura 2.14 Ejemplo de modelamiento de procesos con Bizagi

Fuente: Elaboración propia

33
2.2.7.3 Bizagi BPM Suite
Bizagi Suite es el ambiente de construcción con el cual se
transforman los procesos diseñados en el BizAgi Process Modeler
en aplicaciones ejecutables sin necesidad de hacer uso de
programación. BizAgi ofrece un conjunto de herramientas que
permiten definir gráficamente el modelo asociado a un proceso de
negocio (flujograma, reglas de negocio, interfaz de usuario, etc.).
Éste modelo se almacena en una base de datos, y es interpretado y
ejecutado en producción por el BPM Server de BizAgi sin necesidad
de recurrir a código intermedio.

El siguiente gráfico muestra como Bizagi Studio soporta las distintas

fases de construcción del Modelo del Proceso:

Figura 2.15 Flujo de Trabajo con Bizagi Suite

Fuente: www.bizagi.com

Bizagi Suite ofrece un ambiente de colaboración, intuitivo y

multiusuario diseñado para soportar proyectos de BPM de gran
envergadura. Todo el trabajo es guardado en forma segura en un
ambiente común y puede ser reutilizado por otras personas.

34
La aplicación web resultante de la construcción con Bizagi posee una
característica muy importante, y es que cuando se modifica el proceso
(cualquier elemento del modelo) la aplicación web refleja este cambio
automáticamente. Este concepto hace realmente viable el
mejoramiento continuo en las organizaciones. En Bizagi "El proceso
es la Aplicación".
Vamos a realizar una descripción de los pasos que se deben
desarrollar en bizagi suite:

Modelar el proceso: Este paso lo hacemos en el Bizagi Process

Modeler obteniendo un modelo de procesos bajo el estándar BPMN
considerando los diversos elementos que se requieren para
diagramar el proceso elegido.

Figura 2.16 Elementos de la notación BPMN

Fuente: www.omg.com

Modelar datos: Una vez que el flujo del proceso ha sido modelado,
es necesario diseñar un modelo de datos que organice la
información de los casos que será utilizada en las diferentes
actividades del proceso. La definición del modelo de datos contiene
la estructura de la información requerida por cada proceso para ser

35
 utilizada en el portal de trabajo, en las expresiones, interfaces, etc.
El diseño de la información del proceso es muy importante ya que
una buena definición garantizará que cada actividad solicite la
información necesaria y la almacene correctamente para que el flujo
del proceso funcione de manera adecuada en el sistema.

ENTIDAD
Las entidades son tablas que almacenan la información que se
utiliza en cada uno de los procesos. Cada entidad tiene un contexto
y debería almacenar únicamente la información relacionada con este
contexto. Por lo tanto, un proyecto requiere diferentes entidades,
donde cada una almacena información muy específica. Por ejemplo,
un proceso en una agencia de viajes requiere entidades para
almacenar información sobre los clientes, hoteles, vuelos, entre
otros.
Bizagi tiene cuatro tipos de entidades que permiten que cada
proceso tenga la información organizada para que sea fácil acceder
a ella.

Figura 2.17 Entidades en Bizagi

Fuente: Bizagi Suite

ENTIDAD DE APLICACIÓN

La entidad de aplicación centraliza la información para cada proceso.

Es desde esta entidad de donde se despliega el modelo de datos.

36
Esta entidad se genera automáticamente cuando se crea una
aplicación con el mismo nombre de la aplicación que se está creando,
aunque se puede cambiar el nombre si así se desea.

ENTIDAD MAESTRA

Las entidades maestras son entidades de negocio relacionadas con

información que es exclusiva a cada caso. Su información (o los datos
almacenados) es actualizada a través del flujo del proceso, es decir,
la información es almacenada de acuerdo a los datos ingresados por
el usuario en el portal de trabajo.

Figura 2.18 Ejemplo de Entidad Maestra

Fuente: Bizagi Suite

ENTIDAD PARAMETRICA

Estas entidades almacenan valores predefinidos, o paramétricos, e

independientes de la persona que ejecute el proceso. Por ejemplo, en
la figura se puede apreciar a dos entidades paramétricas una de ellas
Oficinas que almacenara datos de las oficinas existentes en una
organización como Informática, Abastecimiento, Contabilidad,
Tramite Documentario, etc. Y la entidad tipo de Documento que
almacenara información de oficio, solicitud, carta, memorándum etc.

37
 Figura 2.19 Ejemplo de Entidades Paramétricas
Fuente: Bizagi Suite

ENTIDAD DE SISTEMA

Estas entidades pertenecen al modelo de datos interno de Bizagi.

Este grupo de entidades incluye información concerniente a los
usuarios, áreas, ubicaciones, trabajos, roles, habilidades y otra
información creada por defecto. Estas entidades no pueden ser
modificadas. Sin embargo, es posible crear relaciones desde otras
entidades que pertenecen al modelo de datos de negocio. En el
siguiente grafico podemos apreciar la entidad de Sistema WFUSER
que almacena información de usuarios

Figura 2.20 Entidad de Sistema WFUSER

Fuente: Bizagi Suite

38
Definir Formas: Luego de modelar el cuadro de flujo y de incluir la
información necesaria para cada actividad o tarea en el proceso, el
siguiente paso es crear las formas o pantallas que serán desplegadas
en una Aplicación Web para el usuario final.

En Bizagi, cada actividad dentro del proceso está representada por

una forma web o formulario que despliega su información de modo
que los usuarios del proceso puedan interactuar con una aplicación
web amigable para el usuario que lleve a cabo cada una de las
actividades del proceso, guardando la información necesaria para su
ejecución.

En este paso, Bizagi arregla los datos manejados por las distintas
actividades del flujo en formas o pantallas, asociando estas formas a
cada una de las actividades que componen el proceso.

FORMAS
Una forma es un conjunto de información asociada que es desplegada
en una pantalla de la aplicación.
Las principales características de una Forma son:
 La forma es construida usando un Diseñador de Formas que
ayuda al usuario a ver como se vería en la aplicación web.
 La información necesaria puede ser creada desde el Diseñador
de formas
 Un Nombre Visual siempre es necesario
 La información en las formas puede ser organizada en grupos
o pestañas.

39
 Figura 2.21 Ejemplo de forma en Bizagi
Fuente: Bizagi Suite

Reglas de Negocio: Con el fin de alcanzar las metas propuestas, hoy

en día las empresas definen políticas o normas especiales que se
deben cumplir en algunas actividades de los procesos que se realizan
a diario en la organización. Es común ver que estas excepciones o
condiciones especiales varían de acuerdo con las exigencias del
entorno cambiante.
Bizagi, previendo esta situación, está en capacidad de definir, verificar
y modificar continua y ágilmente una gran cantidad de condiciones o
políticas, de acuerdo con las exigencias de la organización. En el
siguiente gráfico se puede apreciar una bifurcación la que nos
permitirá seleccionar dos opciones, aquí se debe de incluir una regla
de negocio

Figura 2.22 Bifurcación en Bizagi

Fuente: Bizagi Suite

40
La configuración de la regla de negocio se hace de forma gráfica,
seleccionado el atributo a considerar como condicionante y
asignándole un valor, hay varias formas de implementar las reglas de
negocio estas dependerán de su característica y la necesidad

Figura 2.23 Configuración de la Bifurcación en Bizagi

Fuente: Bizagi Suite

Roles (participantes): Un Usuario se define como alguien que

interactúa con la aplicación web de Bizagi, llevando a cabo
actividades en un proceso.
Para asignar participantes es necesario tener una cuenta de usuario
creada, para cada persona que deba trabajar con la aplicación. Dicha
cuenta debe contener las Propiedades para que puedan ser
asignados a las actividades que deben de desarrollar.
Entonces, los Participantes son usuarios que tienen las cualidades
para ser asignados a actividades.
Bizagi identifica la relación que existe entre los diferentes empleados
basado en las variables que los caracterizan y diferencian. Gracias a
esta funcionalidad, Bizagi asigna actividades o tareas
inteligentemente a los diferentes miembros de la compañía, con el
propósito de ejecutar un proceso satisfactoriamente.

41
 Figura 2.24 Definición de usuarios
Fuente: Bizagi Suite

Integrar: La Capa de Integración de Bizagi está enfocada en permitir

la integración entre una implementación de Bizagi y cualquier otro
sistema de la organización. Para hacer esto posible, la interacción
usada para mandar y/o recibir información entre los sistemas está
definida como una interfaz.
La integración puede involucrar transformaciones de tipos de datos,
formatos o incluso puede ser necesaria para incluir alguna lógica de
negocios en el intercambio de mensajes. Esto depende en el sistema
que se está integrando y también en la presencia de software
especializado como EAI (Enterprise Application Integration) o ESB
(Enterprise Server Bus). Este software actúa como middleware entre
los sistemas Core y las aplicaciones que invocan los diferentes
canales, como CRM, ERP, BPM, etc.

TIPOS DE INTEGRACIÓN
NIVEL DE DATOS
La integración del nivel de datos significa que Bizagi está disponible
para interactuar directamente con otras bases de datos relacionales
para recuperar información desde estas bases de datos, aparte del
BPM, e incluirla en el modelo de datos del proceso diseñado. Esto se

42
adquiere a través de dos características en Bizagi: Virtualización y
Replicación.

USANDO SOA
La capa de integración en Bizagi sigue los principios de la Arquitectura
Orientada a Servicios, permitiendo la invocación de Servicios Web
que intercambian tipos de datos primitivos (entero, flotante, cadena) o
más complejos como documentos XML, posibilitando la
independencia de la plataforma y los lenguajes de programación de
los sistemas involucrados.
Es posible que se quiera integrar otro programa con el BPM. Para
esto, Bizagi incluye su capa de Integración Orientada a Servicios
(también conocida como capa SOA).
En todo proceso diseñado en Bizagi se habilita automáticamente su
invocación por Servicios Web cuyas entradas y salidas sean
documentos XML. Cualquier aplicación que implemente la capa SOA
de Bizagi tiene la posibilidad de crear nuevas instancias de los
procesos, ejecutar una actividad de proceso, ejecutar una acción,
consultar o adicionar información sobre el proceso.

NIVEL DE EMAIL
La integración de Bizagi con servidores SMTP para mandar
notificaciones es una integración natural, en donde sólo unos pocos
parámetros deben ser configurados para habilitar el envío de
solicitudes para transmitir los mensajes al servidor de correo de la
organización. La información requerida incluye: el nombre del servidor
o dirección IP, la cuenta de correo en ese servidor que será usada
para enviar las notificaciones y, opcionalmente, una segunda cuenta
de correo si se desea enviar una copia de cada notificación a otro
destinatario.

43
LDAP
Usando la información real de los usuarios en un sistema LDAP, es
posible crear automáticamente nuevos usuarios en Bizagi o mantener
la información de los existentes actualizada. Esta tarea de
mantenimiento puede ser configurada para correr a cierta hora del día.

CON OBJETOS DISTRIBUIDOS (EDICION ENTERPRISE .NET)

Crea componentes con los algoritmos necesarios para invocar
sistemas remotos usando objetos distribuidos como COM/DCOM.
Estos componentes pueden luego ser registrados en la Librería de
Componentes de Bizagi para lograr la integración

ECM
Normalmente Bizagi guarda los documentos que se suben desde la
aplicación en el sistema de archivos del servidor web, clasificándolos
dentro de una estructura de carpetas que depende del modelo de
datos. Ahora, además existe la opción de conectarse a un sistema
ECM (Gestor de Contenido Empresarial), de esta forma se facilita la
administración de los documentos adjuntados a un caso y también es
posible compartirlos con usuarios del ECM que no tengan acceso a
Bizagi.
La conexión con el ECM se logra mediante CMIS (Servicios de
Interoperabilidad del Gestor de Contenido), por lo tanto, con ciertas
restricciones, es posible conectarse con cualquier repositorio que
tenga compatibilidad CMIS.

Ejecutar: Bizagi define varios ambientes para la ejecución de una

aplicación basada en BPM.

Desarrollo (Development): Este es el único ambiente en el cual se

modelan los procesos y se construye todo el detalle relacionado a la
implementación. Se define el modelo de datos, y se crean las formas,

44
 expresiones y reglas de negocio para este ambiente. De igual forma,
se definen las asignaciones y las interfaces.
Los cambios realizados a los elementos de la implementación
mencionados anteriormente deben realizarse únicamente en el
ambiente de desarrollo empleando Bizagi Studio.

Pruebas (Test): Este ambiente simula el ambiente de Producción, y

se utiliza para llevar a cabo las pruebas funcionalidad de una versión
del proceso por parte del usuario (certificación de procesos). Los
procesos en el ambiente de pruebas pueden ser marcados como
"Release Candidate" de manera que estas versiones del proceso no
pueden ser modificadas en ambiente de desarrollo.

Producción (Production): Este es el ambiente operativo en el cual

los procesos del cliente serán los empleados por los usuarios finales

2.3 Gestión de Proyectos

Existen varios procesos de gestión de proyectos establecidos que puede

utilizar para administrar un proyecto. Actualmente se presentan enfoques
como PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), que es planteado
por el PMI (Project Management Institute) que presenta una guía general
para la gestión de proyectos. Prince2 (PRojects IN Controlled
Environment) es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una
aproximación a las “buenas prácticas” para la gestión de todo tipo de
proyectos que se ha convertido en el estándar de facto para la organización,
gestión y control de proyectos, además a nivel de Perú se tiene al SNIP
Sistema Nacional de Inversión Pública que propone una forma de iniciar y
generar proyectos de inversión. Para el presente trabajo vamos a tomar
como base el planteamiento del PMBOK y se considerarán las fases que
este presenta.

45
2.3.1 PMBOK
Project Management Body of Knowledge-PMBOK: Un cuerpo de
conocimientos para la Dirección de Proyectos, es una guía cuya finalidad
es identificar el subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos
denominados como buenas prácticas.(Angulo, 2014)

Es además una guía que proporciona y promueve un vocabulario común

para analizar, escribir y aplicar la gestión de proyectos. El PMI usa este
documento como una referencia fundamental, pero no única, para la
dirección de proyectos en sus programas de desarrollo profesional.
Caracteristicas del PMBOK

 Es una guía, no regla fija.

 Es adaptable, compatible o complementario con otras metodologías

(p.e.: Marco Lógico).

 Describe un proceso completo, desde el inicio hasta el cierre de un

proyecto.
 Aceptado internacionalmente.
 Ayuda a generar una cultura de proyectos basada en un estándar.
El PMBOK describe una serie de conocimientos, habilidades, técnicas y
herramientas que pueden ser aplicados a los proyectos para satisfacer los
requisitos que se plantean, es una guía que permite comparar, adaptar,
incorporar o mejorar los procesos que una organización tiene para la
gestión de proyectos con la finalidad de lograr cumplir con los objetivos
propuestos de manera ordenada y metodológica.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos , habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con
los requisitos del mismo. (Guia PMBOK 5).

2.3.2 Ciclo de Vida de un proyecto según el PMBOK

El PMBOK define a un proyecto como: «Un esfuerzo temporal emprendido

46
 para crear un único producto, servicio o resultado.

 Temporal: Significa que un proyecto tiene un principio y final

definidos. Tiene una duración determinada: 2 meses, 1 año, etc.
 Unicidad: Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado único.
Algo que no se ha hecho antes.
 Producto, servicio o resultado: Un producto , que puede ser un
componente de otro elemento o un elemento final en si mismo.

 La capacidad de realizar un servicio (una función comercial que apoya

a la distribución). Un resultado tal como un producto o un documento.

El ciclo de vida de un proyecto según el PMBOK presenta 5 procesos

interrelacionadas que se muestran en la figura 2.13

Figura 2.25 Ciclo de vida de un Proyecto según el PMOK

Fuente: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos

Cada uno de estos 5 procesos presenta unos principios básicos que se

deben de contemplar en la gestión de proyectos:
Iniciación: Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.

Planificación: Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción

requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

47
 Ejecución: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de
gestión del proyecto para el proyecto.

Seguimiento y Control: Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de

identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal
forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir
con los objetivos del proyecto.

Cierre: Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina

ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

2.3.3 Gestión de Proyectos de Investigación

Dentro de la UNCP se ejecutan proyectos en las diversas facultades

(Anexo 2), el proceso de gestionar se hace a través de los Institutos de
Investigación en cada facultad, los cuáles se alinean al centro de
Investigación.

La gestión que se hace esta alineada con el reglamento de Investigación

con el que cuenta la universidad y es responsabilidad de los
Investigadores, Director del Instituto de Investigación, Consejo Directivo
de Investigación y del Centro de Investigación que cuenta con personal
administrativo y un Director.
Se ha hecho un resumen de las responsabilidades y actividades a
considerar en la gestión de los proyectos de investigación de la UNCP las
que se muestran en la Tabla 3.

48
 PROCESOS DE LA Actividades Responsables
GESTIÓN DE
PROYECTOS (PMBOK)

Iniciación  Decidir el Proyecto  Investigador

Planificación  Elaborar el proyecto  Investigador

 Presentar el proyecto  Investigador
 Aprobar e inscribir el  Director del Instituto,
proyecto Consejo Directivo y centro
de Investigación
Ejecución  Desarrollar el proyecto  Investigador

Seguimiento y  Presentar Informes de  Investigador

Avance del proyecto.
Control  Director del Instituto,
 Realizar evaluacion de
Informes de avance Consejo Directivo y
Centro de Investigación

Cierre  Presentar Informe Final  Investigador

 Aprobar el Informe Final  Director del Instituto,
 Solicitar certificado Consejo Directivo y
Centro de Investigación.
 Emitir certificado
 Investigador
 Centro de Investigación
Tabla 3. Gestión de Proyectos de Investigación

A través de la tabla mostrada se aprecian las actividades que se realizan

de forma general en la gestión de proyectos de investigación de la UNCP,
y en cada actividad se hacen uso de diversos recursos que son analizados
posteriormente.

2.4 La tecnología al servicio del medio ambiente

(Alba, 2014) La ciencia y la tecnología pueden servir para ayudar a la

conservación del medio ambiente. Algunos ejemplos son la predicción de
incendios forestales, el reciclaje de determinados materiales o la utilización
de fuentes de energía alternativas.

La predicción y la extinción de incendios forestales se llevan a cabo

mediante satélites artificiales. Los modernos métodos de detección

49
 permiten advertir la presencia de incendios poco tiempo después de
producirse.

 El reciclaje de determinados productos, como el vidrio, el papel, etc.,

puede evitar la sobreexplotación de algunas materias primas (madera,
etc.).
 Las fuentes de energía renovables, como la energía solar, la eólica o
la geotérmica no se agotan y, en general, contaminan menos que las
fuentes no renovables, como el carbón o el petróleo.

Es decir la tecnología en general, en la que esta incluidas tecnologías de la

informática, las comunicaciones, y la industria en general, no han
escatimado esfuerzo para poder desarrollarse rápidamente, pero en la
mayoría de los casos, a costa del deterioro del medio ambiente en los que
estamos incluidos nosotros como seres humanos.

Con esto, la naturaleza está enfermando de muerte y nosotros con ella.

Pero si comenzamos a tomar conciencia sobre lo que está sucediendo o
de lo que estamos dejando de hacer para protegerla, en la actualidad
nosotros tenemos una gran variedad de herramientas tecnológicas que
pueden facilitar los esfuerzos ecológicos.

2.4.1 Ecoeficiencia

La Ecoeficiencia viene a ser el uso eficiente y racional de la energía y los

recursos naturales con beneficios ecológicos y económicos, con el
objetivo de producir más bienes y servicios, con menos desechos y
residuos, logrando menor contaminación ambiental.

Para lograr este objetivo, es necesario asumir el compromiso con el

medio ambiente en esencia se busca el ahorro de la Energía; Agua;
Combustibles; Papel y materiales. Asumiendo una mejor
responsabilidad ambiental.

50
2.4.2 Ahorro de papel

El uso de papel en nuestra vida cotidiana, incide de forma directa con la

tala de árboles. Muchas veces los bosques tropicales y selvas sufren una
tala indiscriminada que no solamente tienen consecuencias negativas
para los biomas particulares, si no que incide de forma bastante drástica
para todo el planeta.

La tala no controlada de selvas y bosques genera consecuencias graves

como por ejemplo la erosión del suelo, el aumento de la temperatura
global y el aumento de peligrosas inundaciones.

Algunos aspectos a considerar respecto al ahorro del papel

 Imprimamos sólo documentos finales

 Usemos el papel por ambas caras para circulación interna
 Usar la comunicación electrónica en reemplazo de la escrita
y no imprimir innecesariamente comunicaciones electrónicas.
 Digitalizar documentos como facturas electronicas,
comunicados etc.
 Emplear el modo “borrador” en la impresión de los
documentos de trabajo que sean indispensables imprimir.
 Cuidemos cartuchos y toners

2.5 Bases Filosóficas

La teoría general de sistemas es la base filosófica que desde mediados de

los años cuarenta, sustenta y justifica la mayor parte de los supuestos
políticos, empresariales, tecnológicos y comunicativos que dan lugar a los
cambios del siglo XXI. Es herencia de pensamientos estructuralistas de la
primera mitad del siglo XX, pero se inicia, y sobre todo consolida, con el
gran impacto de los medios de comunicación, la velocidad de la información
y el choque de un mundo que se transforma vertiginosamente debido a los

51
 cambios que produce la nueva sociedad tecnológica.(Martinez-
Salanova,2014)

La Teoría General de Sistemas tiene su base en el humanismo científico,

ya que no es posible ningún cambio tecnológico sin la base de la especie
humana, que fundamenta todos los cambios y productos de la era de la
información y la tecnología.

Ciertamente que no hay nada nuevo bajo el sol y que todo, o casi todo, está
inventado. La nueva tecnología aplica en la mayoría de las ocasiones
pensamientos y situaciones ya vividas o inventadas. Ya desde nuestra
escuela hablábamos del sistema solar, del digestivo, del sistema métrico
decimal…, como de algo que tenía una coherencia interna, que en la unión
de sus elementos estaba su propia explicación y supervivencia. La nueva
filosofía ha dado sentido a todos estos elementos, tratándolos en relación
con las necesidades del siglo XX, y creando nuevas terminologías
explicativas de los fenómenos que suceden en máquinas y seres humanos.

2.5.1 Sistema
Llamamos sistema al conjunto de elementos que interactúan para poder
cumplir con objetivos comunes, basándose en las necesidades.

Según el diccionario de la Real Academia Española, Sistema es el

conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente
enlazados entre sí, o el conjunto de cosas que ordenadamente
relacionadas entre sí contribuyen a determinado objeto.

Hoy se define un sistema como “un todo estructurado de elementos,

interrelacionados entre sí, organizados por la especie humana con el fin
de lograr unos objetivos. Cualquier cambio o variación de cualquiera de
los elementos puede determinar cambios en todo el sistema”. El
dinamismo sistémico contempla los procesos de intercambio entre el
propio sistema y su medio, que pueden así modificar al sistema o
mantener una forma, organización o estado dado del mismo.

Los sistemas en los que interviene la especie humana como elemento

constitutivo, sociedad, educación, comunicación, etc., suelen

52
 considerarse sistemas abiertos, por lo tanto las organizaciones son
percibidos como sistemas abiertos al interactuar con el medio.

2.5.2 Entropía
En sentido más común entropía significa desorden. En la terminología de
los sistemas, el desorden lleva a la muerte o desintegración del sistema a
través de un caos constante en el sistema. Sin mecanismos eficaces de
retroalimentación, el sistema va degenerándose, consumiéndose, hasta
que muere. Cuando no existen objetivos claramente definidos, no se
ajustan los procesos a los intereses , la información que se da es más por
el gusto que por lo que la que se demanda, cuando los recursos no se
utilizan con seriedad y eficacia, o cuando no se evalúan los resultados con
el fin de retroalimentar el sistema, este muere sin remisión.

2.5.3 La Entropía en las organizaciones

Hoy en día y ante las situaciones de cambio del mercado y la

incertidumbre, en las empresas la entropía se ha vuelto constante pero a
la vez puede ser un elemento de evolución ya que surgen nuevos
objetivos y metas empresariales.

La entropía permite conocer que hay factores que generan el caos en

el interior de las empresas y las herramientas para no permitir la alteración
o pérdida de la información. Además permite que la organización
empresarial, al importar mayor energía del ambiente, aprenda y
desaprenda conocimientos.” (Alejandro Laura,2011)

La Entropía de la organización se interpreta como el deterioro que

presenta la organización después de un cierto período de actividad, lo que
quita capacidad de ejercer sus actividades que se fijaron en su
formación. La entropía es una medida de desorden que se presenta en
las organizaciones por lo tanto dejan de cumplir con sus objetivos y metas
planeados, esto puede ocasionar una pérdida de competitividad, de

53
 calidad, de ventas, etc. Afortunadamente, es posible detener o por lo
menos disminuir este deterioro, y de esta manera mantener la
permanencia de la organización con éxito.
En el mundo empresarial la entropía en muchas empresas es patente,
campando el desorden y el caos por toda la organización debido a que es
una situación natural, pero las organizaciones deben lidiar para
contrarestarla y poder controlar la entropía, algunas acciones son:
o Querer hacerlo.
o Asignar los recursos para hacerlo.
o Controlar y mantener actualizados dichos recursos (personas y
medios).
o Estar preparados para los cambios que con toda certeza algún día
se producirán.
o Mantener estructuras organizativas lo más flexibles posible.
o Rodearse de personas competentes, flexibles y con capacidad de
adaptación constante a nuevos retos en todos los niveles de la
organización.
Para controlar la entropía en la empresa es por tanto fundamental la
planificación a todos los niveles de la organización, tanto a nivel
estratégico como táctico.(Ramon Fernandez, 2010)

2.6 Marco conceptual

AS- IS Identifica la descripción del proceso y procedimiento actual que se

quiere estudiar.

BPM es una metodología corporativa y disciplina de gestión, cuyo objetivo es

mejorar el desempeño y la optimización de los procesos de negocio de
una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben
diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.

BPMN Es un estándar de la BPMI (Business Process Management Initiative),

organismo que ha sido absorbido recientemente por la OMG, cuyo principal

54
objetivo es “proporcionar una notación fácilmente comprensible por todos
los usuarios del negocio, desde los analistas, los desarrolladores técnicos
hasta aquellos que monitorizarán y gestionarán los procesos“.

El ciclo de Deming (PHVA) Es un ciclo que está en pleno movimiento. Que

se puede desarrollar en cada uno de los procesos. Está ligado a la
planificación, implementación, control y mejora continua, tanto para los
productos como para los procesos del sistema de gestión de la calidad.

Indicador: un indicador es la medida cuantitativa o la observación cualitativa

que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propósito es determinar
qué tan bien está funcionando un sistema.

Internet: Sistema de redes de computación ligadas entre sí, con alcance

mundial, que facilita servicios de comunicación de datos como registro
remoto, transferencia de archivos, correo electrónico y grupo de noticias.
Gestión: es la asunción y ejercicio de responsabilidades sobre un proceso
incluyendo la preocupación por la disposición de los recursos y estructuras
necesarias para que tenga lugar, la coordinación de sus actividades y la
rendición de cuentas ante agentes interesados por los efectos que se espera
que el proceso desencadene.

Gestión de Proyectos: disciplina que guía e integra los procesos de inicio,

planificación, seguimiento y control y cierre de un proyecto, con el fin de
culminar todo el trabajo requerido y cumplir con el alcance, dentro de límites
de tiempo, y costo definidos.

Gestión de Proyectos de Investigación: integra los procesos de inicio,

planificación, seguimiento y control y cierre de un proyecto, considerando
como parte esencial el seguimiento y control de proyectos de investigación
dentro de los tiempos para la presentación de cada informe del proyecto.

55
 Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades o eventos que se
realizan bajo ciertas circunstancias con un objetivo determinado.

Red: Conjunto de computadoras, impresoras, Routers, Switches, y otros

dispositivos que pueden comunicarse entre si por algún medio de
transmisión

SOA Arquitectura orientada a servicios, es una arquitectura de software que

determina la utilización de servicios que van a dar soporte a los requisitos de
negosio de las empresas.

Software: Programas de sistema, utilerias o aplicaciones expresadas en un

lenguaje de maquina.

TO-BE: Identifica la descripción del proceso y procedimiento futuro

planteado posterior al estudio actual realizado.

UNCP: Universidad Nacional del Centro del Perú

Workflows: Es el Flujo de trabajo y se refiere a los aspectos operacionales

de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se
realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la
información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al
cumplimiento de las tareas.

2.7 SISTEMA DE HIPÓTESIS

Hipótesis general

El Business Process Management influye de forma positiva en la gestión de

proyectos de Investigación de la Universidad Nacional del Centro del Perú.

56
 Hipótesis específicas

 El rediseño de procesos influye positivamente en la gestión de proyectos

de investigación de la UNCP.

 La automatización bajo el enfoque BPM mejora la gestión de proyectos

de investigación en la UNCP.
2.8 Sistema de variables
Hipótesis General

Variables Dimensiones Indicadores

Independiente
Business Process Nivel de aceptación de la
Management Aceptación implementación del proceso
automatizado BPM
Dependiente
Gestión de proyectos de Tiempo  Porcentaje de reducción
investigación de tiempo
 Porcentaje de reducción
Costo de costos

Hipótesis Especifica 1

Variables Dimensiones Indicadores

Independiente
Rediseño de procesos Procesos Opinion del rediseño de
procesos
Dependiente
Influye positivamente en la  Variación de costo del
Gestión de proyectos de Costo proceso
investigación

Hipótesis Especifica 2

Variables Dimensiones Indicadores

Independiente
Automatización de procesos Procesos  Numero de actividades
bajo enfoque BPM automatizadas.

Dependiente
Mejora de gestión de Tiempo  Tiempo promedio del
proyectos proceso.

57
 CAPÍTULO III

METODOLOGÍA

3.1 Tipo de investigación

El estudio que se considera es de tipo aplicado (tecnológico), ello porque

mediante el análisis de procesos e información se propone una solución
basada en BPM para mejorar la gestión de proyectos de investigación en la
UNCP.

3.2 Diseño de Investigación

Cuasi Experimental, porque está definido los elementos que van a intervenir
en la investigación, es decir no hubo un proceso de selección aleatoria en
los elementos que componen la muestra y se puede inferir sobre la relación
que existen entre las variables de estudio.

3.3 Población y Muestra

Población
La población estuvo constituida por las actividades del proceso de
investigación que involucra la inscripción de proyectos de investigación en el
centro de Investigación de la Universidad Nacional del Centro del Perú las
cuáles han estado en proceso de ejecución. Se tiene un promedio de 17

58
 trabajos de investigación por facultad, considerando que en la UNCP existen
25 facultades esto hace un total de 434 trabajos de investigación anuales.(Ver
Anexo 2) También se está considerando a los involucrados en la investigación
como son los directores e investigadores.
Muestra
Respecto a las actividades de investigación se tomara el total de ellas, con
referente a los trabajos de investigación de la Facultad de Ingeniería de
Sistemas será una muestra no probabilística y por conveniencia referente a
investigaciones de los años 2012 – 2013 con un total de 10 trabajos de
investigación y 15 personas involucradas en la investigación.

Para determinar la muestra se ha considerado el manejo de los proyectos en

dicho periodo debido a que el responsable del Instituto de Investigación de la
FIS estaba a mi cargo, la aplicación a desarrollar usa una licencia académica
(ver Anexo 1) que restringe la implantación y uso del sistema en la etapa de
producción y restringe el número de usuarios.

3.4 Métodos

Los métodos a utilizarse serán inductivos – deductivos, además de la

metodología BPM y simulación de escenarios para describir y analizar la
situación inicial de la investigación en la UNCP y posteriormente obtener
resultados de las variables para poder explicar los resultados obtenidos.

3.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos.

a) Fuentes de la informacion

La obtención de información se realizó a través de libros, revistas, Internet

y experiencias de personas involucradas en el proceso, también se realizo
la revisión de reglamentos y la observación del proceso para obtener
datos.

b) Instrumentos para recolectar datos

Encuestas, recopilación de información del Centro de Investigación y del

59
 Instituto de Investigación FIS a través de tablas de datos, asi como
tambien se consideró la información proporcionada por el sistema BPM el
cual servirá para realizar la simulación de escenarios.

3.6 Técnicas de Procesamiento de datos

Se utilizó el análisis de datos y procesos basados en estadistica descriptiva

como media, y desviación estandar y tambien la estadistica inferencial como
la t de Student y la prueba de Wilcoxon.

3.7 Modelo Aplicativo

El modelo aplicativo que se trabajo está basado en los siguientes pasos según
se muestra en la figura 3.1.

Figura 3.1. Modelo Aplicativo del trabajo

Fuente: Elaboración Propia

60
En el modelo aplicativo presentado se ve un flujo secuencial, el cuál realmente es
por motivos de la secuencia que se trabajó para su desarrollo. Pero realmente se
puede volver a cualquier actividad anterior dependiendo de las variaciones y
cambios que se puedan presentar.
A continuación se presenta una descripción básica de lo que se realizó en cada
paso del modelo aplicativo.

Análisis del proceso AS-IS: En este paso se realizó el modelamiento del proceso
tal cuál es actualmente, luego se realizó el análisis del mismo para poder determinar
cambios o variaciones.

Rediseño del proceso TO-BE: Una vez analizado el proceso actual y determinado
su situación se realizan cambios en el proceso de tal forma que se genere un nuevo
modelo de procesos el cual busca ser más óptimo.

Definición de propiedades del proceso: Una vez que se ha determinado un

nuevo diseño del proceso es necesario definir algunas propiedades, las más
importantes vienen a ser las de costo y tiempo que más adelante permitieron
obtener indicadores que muestren la situación de las actividades y del proceso.

Diseño del Modelo de datos: Cada actividad que forma parte del proceso va a
tener necesidades de información, el cuál debe estar estructurado en términos de
datos, para ello es necesario realizar un modelo de datos de acuerdo a las
necesidades de información.

Diseño de formularios: Una vez determinada los datos se debe desarrollar la

interfaz de la aplicación, en este caso cada actividad debe tener un formulario de
interacción entre el usuario y el sistema donde podrá manipular los datos según las
condiciones establecidas, para ello hay que desarrollar los formularios de aplicación
haciendo uso de los diversos controles como label, text, combobox, botones, check,
etc.

61
Establecimiento de reglas de negocio: Una vez determinada los formularios es
necesario establecer las reglas de la aplicación es decir las diversas condiciones
que se presentan en la aplicación de tal forma que se cumpla lo definido en el
proceso.

Definición de usuarios de la aplicación: Las diversas actividades establecidas

en el proceso son ejecutadas por personas, y la forma de asignarles dicha función
se hace con el manejo de usuarios, es por eso que se hace necesario definir y
asignar usuarios al sistema.

Integración de aplicaciones: Dependiendo de la característica del sistema y la

necesidad de utilizar servicios o aplicaciones se debe realizar un proceso de
integración con el sistema.

Puesta en marcha de la aplicación: Una vez definida la aplicación y realizada las

pruebas de funcionamiento se debe poner en marcha la aplicación de tal forma que
se empiecen a ejecutar el proceso a través de casos.

Seguimiento de actividades y del proceso: Después de la puesta en marcha se

debe tener un control de las actividades y del proceso que nos permita realizar un
monitoreo a través de consultas e indicadores que se pueden realizar en el sistema.

62
 CAPITULO IV

DESARROLLO DE LA APLICACIÓN

En este capítulo seguiremos los pasos necesarios para poder desarrollar la

parte aplicativa de la tesis generando el modelo BPM a través de los pasos
establecidos en el modelo aplicativo.
4.1 Análisis del proceso AS-IS

Lo primero que debemos realizar es un análisis de la situación actual en la

gestión de proyectos de investigación el cuál sigue el siguiente flujo
estructurado que se muestra en la figura. Debemos considerar que los
procesos están constituidos por una serie de actividades y estas deben
añadir valor al proceso para que se pueda mejorar.

Al apreciar la figura 4.1 se puede ver que se han considerado actividades

que no añaden valor al Proceso de gestión de proyectos de investigación
más bien son simples cumplimientos de tareas.

Por lo tanto considerando dicho esquema y bajo un análisis de que se

presentan una serie de duplicidad de actividades como se aprecia en la
tabla siguiente. En la que hay actividades que se duplican en diversas
responsabilidades. Bajo este esquema se realizara el rediseño de
procesos.

63
Figura 4.1 Modelo de procesos AS-IS del área de Investigación UNCP
Fuente: Elaboración propia

64
Numero PROCESO RESPONSABLE Observación de actividad

1 Presenta proyecto de Investigación (PI) Investigador Oportunidad mejora

2 Recepción PI Director II No añade valor

3 Revisión de la estructura del PI Comité Consultivo No añade valor

4 Calificación de contenido Comité Consultivo Oportunidad mejora

5 Elaboración de Informe de Observaciones Director II Oportunidad mejora

6 Levantar Observaciones Investigador

7 Registro de Proyecto Director II Oportunidad mejora

8 Recepción e Inscripción (revisión y verificación) Centro de Investigac. Duplica esfuerzo 1,2,3,4 y 7

9 Presentación de avance Investigador Oportunidad mejora

10 Recepción de avance de proyecto Director II No añade valor

11 Evaluación de avance Comité Consultivo Oportunidad mejora

12 Elaboración de Informe de Observaciones Director II No añade valor

13 Levantar Observaciones Investigador

14 Observaciones de proyectos Director II Oportunidad mejora

15 Registro y comunicación de proyectos observados Centro de Inv. Oportunidad mejora

16 Registro de avance Director II Oportunidad mejora

17 Recepción de avances de proyecto Centro de Investigac. Duplica esfuerzo 9, 10 , 11 y

(revisión, verificación e inscripción) 16

18 Presenta informe final Investigador Oportunidad mejora

19 Recepción informe final Director II No añade valor

20 Calificación de informe final Comité Consultivo Oportunidad mejora

21 Elabora Informe de Observaciones Director II Oportunidad mejora

22 Recepción de observaciones Investigador Oportunidad mejora

23 Levantar observaciones Investigador

24 Observación de proyectos Director II Oportunidad mejora

25 Registro de proyectos observados Centro de Investigac. Oportunidad mejora

26 Informe de aprobación de proyecto Director II Oportunidad mejora

27 Recepción y registro de informes finales aprobados Centro de Investigac. Duplica esfuerzo 13, 14 y 15
(revisión y verificación)

Tabla 4. Flujo del proceso con opciones de mejora

65
4.2 Rediseño del proceso TO-BE

Para establecer el rediseño de procesos se consideró el análisis de

procesos presentados y también el reglamento general de investigación de
la UNCP.
Respecto a las actividades se priorizaron aquellas que añaden valor al
proceso y además intervienen directamente con responsabilidad las
personas.

NUMERO ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Presentación del Proyecto Investigador

2 Registrar Proyecto Director Instituto
3 Evaluar Proyecto Consejo Directivo

4 Comunicar Observaciones Director Instituto

5 Validar Proyecto Centro Investigación
6 Presentar Primer Informe Investigador
7 Evaluar Primer Informe Consejo Directivo
8 Comunicar Observaciones I Director Instituto
9 Validar Informe I Centro Investigación
10 Presentar Segundo Informe Investigador
11 Evaluar Segundo Informe Consejo Directivo
12 Comunicar Observaciones II Director Instituto
13 Validar Informe II Centro Investigación

14 Presentar Informe Final Investigador

15 Evaluar Informe Final Consejo Directivo

16 Comunicar Observaciones IF Director Instituto
17 Validar Informe Final Consejo Directivo
18 Solicitar Certificado Investigador

19 Generar y entregar certificado Centro Investigación

Tabla 5. Identificación de actividades para el rediseño

Estas actividades fueron fijadas considerando lo que establece el
reglamento general de investigación y en la forma en la que se lleva a cabo

66
 la gestión de proyectos en la facultad de Ingeniería de Sistemas.

Figura 4.2 Reglamento de Investigación

Fuente: Propia

Considerando ambos elementos indicados y haciendo uso los elementos

de la terminología BPMN en la que se aplicaron fases y pools para
estructurar las responsabilidades y etapas de los proyectos, además de las
actividades identificadas, las condiciones que se manejan a través de
compuertas, actividades script para considerar actividades que se
ejecutaran de forma inmediata y complementando con los eventos de inicio
y fin se obtuvo el siguiente rediseño del proceso.

4.3 Definición de propiedades de actividades

En todo proceso se deben establecer ciertas características o propiedades

a las actividades que nos permitirán realizar algún análisis u obtener datos
de los mismos más adelante. En este caso se identificó al responsable, el
tiempo promedio y los recursos necesarios para cada actividad.

67
Figura 4.3. Modelado de Procesos TO-BE
Fuente: Elaboración Propia

68
 TIEMPO
NUMERO ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS
(minutos)
Proyecto Impreso
1 Presentación del Proyecto Investigador 5
Oficio
Hoja de cálculo
2 Registrar Proyecto Director Instituto 10
Director
Ficha Evaluación proyecto
3 Evaluar Proyecto Consejo Directivo 15
Consejo (4 personas)
Hoja Observación
4 Comunicar Observaciones Director Instituto 8
Director
Hoja de cálculo
5 Validar Proyecto Centro Investigación 5
Administrativo
Informe I Impreso
6 Presentar Primer Informe Investigador 5
Oficio
Ficha Evaluación I
7 Evaluar Primer Informe Consejo Directivo 10
Consejo (4 personas)
Hoja Observación
8 Comunicar Observaciones I Director Instituto 8
Director
Hoja de cálculo
9 Validar Informe I Centro Investigación 5
Administrativo
Informe II Impreso
10 Presentar Segundo Informe Investigador 5
Oficio
Ficha Evaluación II
11 Evaluar Segundo Informe Consejo Directivo 10
Consejo (4 personas)
Hoja Observación
12 Comunicar Observaciones II Director Instituto 8
Director
Hoja de cálculo
13 Validar Informe II Centro Investigación 5
Administrativo
Informe Final Impreso
14 Presentar Informe Final Investigador 5 Oficio
Artículo Científico
Ficha Evaluación Final
15 Evaluar Informe Final Consejo Directivo 20
Consejo (4 personas)
Hoja Observación
16 Comunicar Observaciones IF Director Instituto 8
Director
Hoja de cálculo
17 Validar Informe Final Consejo Directivo 10
Administrativo
Oficio
18 Solicitar Certificado Investigador 5
Recibo de pago
Administrativo
19 Generar y entregar certificado Centro Investigación 15
Certificado

Tabla 6. Identificación de características de las actividades

69
 Dentro del modelo de procesos también debemos considerar dichos
elementos estos pueden ser añadidos de forma directa o en una etapa
posterior.

4.4 Diseño del Modelo de Datos

Al trabajar bajo el marco de lo que es un BPM es necesario no sólo un

rediseño del proceso, sino también trabajar pensando en la automatización
del mismo por esta razón se hace necesario el modelo de datos bajo el
principio de la herramienta BPM que se esté desarrollando. En el modelo
de datos se debe de trabajar con entidades de datos que de acuerdo a la
forma de uso y el llenado de datos se clasifican en entidades de Proceso o
maestras, Paramétricas y de Sistema.

Este modelo de datos debe cubrir toda la necesidad de datos de las

diversas actividades que se presentan en el proyecto, una característica
importante es que podemos configurar tipos de datos clásicos como los
tipos texto, numero, bool, fecha como los más comunes pero en bizagi se
puede trabajar con atributos de tipo archivo que permitirán el manejo de
diversos tipos de archivo como Word, Excel, Pdf, entre otros.

Figura 4.4. Configuración de entidades

Fuente: Elaboración Propia

70
Además para poder manejar las relaciones entre las entidades se deben
hacer a través de atributos que al relacionar se eligen las entidades
paramétricas, maestras o de sistema.

Los diversos datos que deben cubrir el modelo responden directamente a

las actividades del proceso, por ejemplo para la evaluación del proyecto
necesitaríamos los siguientes datos

Nombre Tipo de Dato

Investigador wfuser
ListaCotejoProyecto archivo
FechaCotejo fecha
Proy01 numero
Proy02 numero
Proy03 numero
Proy04 numero
Proy05 numero
Proy06 numero
proy07 numero
Proy08 numero
Proy09 numero
Proy10 numero
ProyTotal numero
Proyecto Aprobado si-no
FechaValidacion fecha
ProyectoValidado si-no

Tabla 7. Datos y sus tipos

Los datos mostrados nos permitirán hacer una calificación del proyecto en
función a una lista de cotejo que será almacenada en el dato
ListaCotejoproyecto, la cuál será generada automáticamente por la
aplicación.

Bajo estos elementos se obtuvo un modelo de datos que cubre las

necesidades del proceso de investigación el cuál se muestra en la figura
siguiente.

71
Figura 4.5 Modelado de Datos del Proceso
Fuente: Elaboración Propia

72
4.5 Diseño de formularios

Definido el modelo de datos, es necesario que los usuarios interactúen con

los mismos, esto se hace a través de la generación y diseño de los
formularios, estos deben de considerar el orden o flujo de actividades del
proceso ya que en la etapa final la aplicación responderá a dicho orden.
4.5.1 Formulario Presentar proyecto e Informes.

Esta es la primera actividad que debe ser ejecutada por el

Investigador, en este formulario se indicará la fecha de presentación
y el archivo del proyecto.

Figura 4.6 Formulario Presentar Proyecto

Fuente: Elaboración Propia

Este modelo es parecido para las actividades de presentación de

primer informe, presentación de segundo informe y presentación de
informe final, sólo para el caso del informe final se considerara
también que se ingrese el artículo científico del trabajo de
investigación.
Se debe tener en cuenta que las actividades mencionadas no son
consecutivas, pero si similares en su funcionalidad.
A continuación mostramos el formulario de presentación de informe
final en donde los elementos que tiene una línea roja indican de que
son datos obligatorios para el formulario, es decir de que el usuario
responsable debe de llenarlos o cargar los datos respectivos.

73
 Se puede apreciar que antes de dichos datos se debieron de haber
cumplido con las actividades anteriores de presentación de proyectos
e informes respectivos.

Figura 4.7 Formulario Presentar Informe Final

Fuente: Elaboración Propia

4.5.2 Formulario Registrar proyecto.

Esta es la segunda actividad del proceso y la primera que ejecuta el

Director del Instituto de Investigación, en este formulario se debe de
considerar los datos generales del proyecto como el título, código CTI,
código UNESCO, etc. Además en esta parte se debe registrar los
docentes y alumnos involucrados en el proyecto, esta parte del
formulario debe incluir datos de diversas entidades de datos como los
docentes y las paramétricas que corresponden al modelo de datos.

Este registro sólo se hace una vez, ya que en las demás actividades
se validaran y o evaluara el proyecto respectivo.

El diseño del formulario lo podemos apreciar en la siguiente figura, en

la parte inferior vemos que están los docentes y alumnos como
elementos donde podemos seleccionarlos a partir de un combobox
del formulario.

74
 Figura 4.8. Formulario Registro de Proyecto
Fuente: Elaboración Propia

4.5.3 Formulario Evaluar proyecto.

Este formulario nos permitirá realizar la evaluación del proyecto que

se basa en una lista de cotejo que tiene una calificación hasta con un
puntaje de veinte (20), por lo que se debe hacer cálculos con los datos
respectivos.
Dentro de la herramienta BPM se hace a través de una acción, el cual
permitirá configurar una serie de acciones tanto con controles como
también con reglas de configuración, que pueden ser ejecutadas en
eventos de los controles.

Figura 4.9. Configurando acciones en el Formulario

Fuente: Elaboración Propia

75
Además de esta acción en el formulario de calificación de debe generar
la lista de cotejo del proyecto, esto requiere de una configuración de
plantillas de documentos y datos del modelo de procesos.

Figura 4.10 Configurando plantillas de documento

Fuente: Elaboración Propia

Las plantillas deben ser estructuradas en Word, los formatos y modelos

de plantilla dependerán de la forma en la que se requiere el documento,
estas plantillas deben consignar parámetros para los datos que quieran
incluirse más adelante.

Una vez definida la plantilla se hace necesario realizar un mapeo del

documento con los datos, de tal forma que al generar el documento se
consignen los datos de los casos del proceso respectivamente.

Figura 4.11 mapeo de datos y plantilla

Fuente: Elaboración Propia

76
 Una vez realizada las configuraciones respectivas del formulario que
corresponde a la actividad Evaluar proyecto podemos apreciar el
formulario completo en la siguiente figura, podemos apreciar un botón
que indica calificar el cuál realizará los cálculos del puntaje a través de
su evento clic y ejecutando reglas de negocio.

También se puede apreciar un botón generar, el que desencadenará y

generará el documento de lista de cotejo del proyecto.

Figura 4.12 Formulario Evaluar Proyecto

Fuente: Elaboración Propia

Este formulario es similar pero no igual a los formularios evaluar

Informe I, evaluar Informe II ya que estos son una calificación
cualitativa y no cuantitativa. En el caso de evaluación del Informe final
si es muy parecido ya que hace una evaluación cuantitativa en base
a un puntaje respectivo.

4.5.4 Formulario Validar proyecto.

Este formulario permitirá realizar la validación del proyecto siempre en

cuando el proyecto haya sido aprobado y será ejecutado por el centro
de Investigación, simplemente se consignará la fecha y si fue o no
validado el proyecto, cabe mencionar que el usuario del centro de
Investigación podrá ver toda la información anterior es decir los

77
 archivos del proyecto, los datos de registro, la calificación del proyecto
pero no podrá hacer modificaciones simplemente los observará como
referencia.

Este formulario es similar en funcionamiento a las actividades validar

informe I, validar informe II y validar Informe Final, sólo que se
ejecutan en diversas etapas del proceso.

Figura 4.13. Formulario Validación del Proyecto

Fuente: Elaboración Propia

4.5.5 Actividad Comunicar Observaciones.

Esta actividad se ejecutará siempre en cuando el proyecto ha sido

desaprobado, es decir cuenta con observaciones.

Esta actividad es una tarea de tipo script es decir permite configurar

alguna acción sobre ella y no requiere de un formulario en particular,
dicha configuración se realiza posteriormente debido a que en este
paso sólo estructuramos los formularios de la aplicación.
4.5.6 Formulario Solicitar certificado.

Esta actividad se ejecuta en la parte penúltima del proceso después

de haber seguido todos los pasos respectivos. En esta parte el

78
 investigador podrá acceder sus datos de Fecha de solicitud del
certificado y el número de expediente respectivo y con eso culminaría
su participación en el proceso.

Figura 4.14. Formulario Solicitar certificado

Fuente: Elaboración Propia

4.5.7 Formulario generar y entregar certificado.

Esta actividad es la última del proceso y la ejecuta el centro de

investigación, el responsable sólo verificará la fecha y número de
expediente o en todo caso tiene la propiedad de registrar o
actualizarlo. Una vez hecho dicha función podrá generar el certificado
ya sea del docente o alumno respectivo.
Está tarea se termina al generar todos los certificados de los
participantes en el proyecto.

Figura 4.15. Formulario generar y entregar certificado

Fuente: Elaboración Propia

79
4.6 Reglas de negocio
4.6.1 Configuración de compuertas.

En esta etapa debemos configurar reglas de negocio, claro está que

bajo el modelo en el que se trabaja las reglas de negocio se aplican a
las compuertas del modelo, al seguir la implementación podemos
apreciar que las compuertas se muestran de color diferente.

Figura 4.16. Vista de reglas de negocio

Fuente: Elaboración Propia

Al hacer un clic en la dirección afirmativa de la compuerta se mostrara

una nueva ventana, en dicha ventana se debe configurar la regla para
que el proceso continué el flujo normal o positivo en este caso.

Lo que debemos realizar es seleccionar los datos con los que

configuraremos la regla y luego agregar las condiciones respectivas.

80
 Figura 4.17. Configurando reglas de negocio
Fuente: Elaboración Propia

Este paso se debe hacer tanto para la situación positiva como la negativa
de la compuerta, una vez configurada todas las reglas se podrá ver que
las líneas amarillas que indicaban que no se había configurado la regla
respectiva desaparece.

Figura 4.18. Reglas de negocio configuradas

Fuente: Elaboración Propia

81
4.6.2 Acciones de la actividad.

Dentro de cada actividad se pueden configurar acciones que son

como reglas de negocio, para este caso se selecciona la actividad y
se empieza la configuración.

Esta acción la vamos a configurar en la actividad Comunicar

observaciones ya que no contaba con un formulario para su ejecución.
En esta actividad vamos a configurar la acción en la opción Al salir.

Figura 4.19. Acciones de la actividad

Fuente: Elaboración Propia

Luego seleccionamos Correo Electrónico y empezamos la

configuración del mismo, en este caso se configura la dirección de
correo fija o puede ser seleccionada del modelo de datos respectivo.

Dentro de los demás componentes del correo podemos agregar texto

y mezclarlos con datos del modelo de datos del proceso.

82
 Figura 4.20 Configuración de correo
Fuente: Elaboración Propia

Una vez configurada los parámetros respectivos podemos apreciar que

se configuro de manera adecuada el correo en dicha actividad y se
ejecutará al momento de salir de la actividad.

Esta actividad se realizara de forma automática en el proceso, lo que se

debe de tener en cuenta es contar con un servidor de correo dentro del
servidor.

Figura 4.21 Configuración de correo culminada

Fuente: Elaboración Propia

83
4.7 Definición de participantes

La definición de participantes es muy importante ya que a través de ellos

daremos accesos a la aplicación e inclusive a una o varias actividades en
particular. Al continuar en este paso vamos a poder apreciar que el mapa
de procesos se mostrará con símbolos indicando que no se ha asignado
ningún usuario o participante en la actividad.

Al hacer un clic en la actividad podemos adicionar condiciones en las que

agregamos los cargos con los que cuenta los procesos.

Figura 4.22 Creando participantes

Fuente: Elaboración Propia

Una vez configuradas y creadas todos los cargos con los que va a contar
la aplicación seleccionamos el que corresponde a cada actividad.

84
 Figura 4.23. Cargos del proceso creado
Fuente: Elaboración Propia

Al seleccionar el participante o el cargo respectivo se apreciará la

condición creada indicando el participante que podrá trabajar en dicha
actividad, se puede configurar una serie de cargos así como también
varios participantes para una actividad en específico, claro está que
depende de las características del proceso.

Estos cargos no hay que confundirlos con los usuarios de la aplicación,

más adelante generaremos los usuarios de la aplicación y que estos
podrán asumir dichos cargos generados.

Figura 4.24 Cargo configurado a una actividad

Fuente: Elaboración Propia

4.8 Puesta en Marcha de la Aplicación

Una vez configurado todos los pasos para el desarrollo de la aplicación

85
BPM podemos empezar a utilizar la aplicación la cuál va a requerir de una
serie de pasos básicos antes de iniciar el funcionamiento de la operación
del sistema.
4.8.1 Ejecutando la aplicación.

Uno de los pasos siguientes es el de ejecución del proceso, para ello

vamos a hacer un clic en la opción de Ejecutar el proyecto el cuál
mostrara la ventana de ejecución del proceso, debemos tener en
cuenta que se requiere de un servidor web en este caso el Internet
Information Services (IIS) de Windows o también podemos trabajar
bajo el servidor de ASP para la ejecución del proceso. Una vez
establecido dicho elemento ejecutamos el proyecto.

Se presentan la opción de desarrollo al ejecutarlo se muestra la

interfaz del proceso

Figura 4.25 Interfaz para la ejecución del proceso

Fuente: Elaboración Propia

Al ejecutar el proyecto se presenta la opción de desarrollo al

ejecutarlo se muestra la interfaz del proceso, en el cuál podremos
trabajar el proceso de forma automatizada, la primera ventana será la
ventana de acceso, en caso de ser la primera vez la interfaz se
cargará de forma automática bajo el usuario admon predeterminado

86
del proceso.

Figura 4.26 Interfaz de acceso de la aplicación

Fuente: Elaboración Propia

Una vez accedido a la aplicación se cargara la interfaz en donde

podemos configurar los usuarios, datos iniciales de las entidades
paramétricas y otras opciones.

Figura 4.27 Interfaz del proceso de Investigación

Fuente: Elaboración Propia
A través del menú Admin y la opción usuarios podemos crear a
nuestros usuarios de la aplicación, debemos tener en cuenta que
además de los datos básicos se debe configurar el cargo del usuario,

87
en donde se mostrara los cargos creados anteriormente en la
aplicación.

Figura 4.28 Interfaz del proceso de Investigación

Fuente: Elaboración Propia

En el mismo menú pero en la opción entidades podemos definir datos

para las entidades paramétricas del sistema, en este caso se presenta
la entidad alumnos, situación y docentes. En cada uno de las
entidades podemos ir añadiendo los datos respectivos.

Figura 4.29 Manipulando datos en entidades paramétricas

Fuente: Elaboración Propia

88
4.8.2 Creación de casos.

Dentro del BPM el manejo del sistema se hace a través de creación

de casos, cada caso tiene que pasar por las diversas actividades del
proceso y bajo las interfaces creadas, los datos asignados en el
respectivo modelo, las diversas reglas configuradas y bajo la
asignación de roles o cargos asignados. En nuestra aplicación cada
caso viene a ser un proyecto de investigación que tiene que pasar por
las fases respectivas.

Lo primero que debemos realizar es iniciar con el usuario

Investigador, ya que este usuario es el que empieza el proceso a
través de la presentación de su proyecto.
En esta interfaz debemos seleccionar la fecha de presentación y subir
el archivo del proyecto.

Figura 4.30 Registrando el proyecto de investigación

Fuente: Elaboración Propia

Una vez ingresado ambos datos y al hacer un clic en siguiente se

indicara con un mensaje “usted no tiene más actividades pendientes
en este caso”, esto porque dicho caso debe pasar a la actividad de
registro pero esa es responsabilidad del Director del Instituto de
Investigación y no del investigador.

89
 Figura 4.31 Proyecto Presentado por el investigador
Fuente: Elaboración Propia

4.8.3 Registrando el proyecto.

Una vez presentando el proyecto este debe ser registrado por el

Director del Instituto de Investigación, en la interfaz el director podrá
observar los diversos proyectos presentados los cuáles requieren
pasar a la siguiente etapa que es el registro. El director debe
seleccionar el proyecto respectivo y luego registrar los datos
respectivos.

Figura 4.32 Interfaz para el Director

Fuente: Elaboración Propia

Al seleccionar el proyecto respectivo, el Director tendrá que llenar los datos

de acuerdo al formulario desarrollado para esta actividad, en primer lugar
llenara datos del título, código CTI, código UNESCO y fecha de inicio y
culminación.
Posteriormente podrá seleccionar los datos de los docentes y alumnos

90
integrantes del proyecto.

Finalmente el Director tendrá que guardar y pulsar en siguiente, se le

mostrará el mensaje de que no tiene actividades pendientes en dicho caso,
por lo tanto puede dar por concluido el trabajo o hacer un clic en el menú
inbox en donde podrá ver los casos que están pendientes bajo su
responsabilidad.

Figura 4.33. Registrando datos del proyecto

Fuente: Elaboración Propia

4.8.4 Evaluando los proyectos.

El siguiente paso es realizar la evaluación del proyecto de

investigación que lo realiza el consejo consultivo de cada Instituto de
Investigación, para ello se ha asignado un usuario denominado
Consejo dentro de la aplicación.

Al acceder al sistema se podrá apreciar el listado de proyectos que

están listos para evaluación.

El usuario debe de realizar la calificación del proyecto en base a la

ficha de cotejo de proyecto el cuál dentro de la aplicación está
estructurada para asignar los puntajes a cada ítem según
corresponda. Debemos tener en consideración que el proyecto

91
 original presentado por el investigador puede ser visualizado en
cualquier momento.

Figura 4.34 Interfaz de evaluación de proyecto

Fuente: Elaboración Propia

Una vez que el Consejo realizo la calificación respectiva debe de hacer un

clic en el botón calificar el cuál de forma automática mostrará el puntaje
obtenido por el proyecto.

Luego se procederá a ingresar la fecha de cotejo o calificación respectiva.

Para poder generar la ficha del proyecto el Consejo debe de hacer un clic
en el botón generar que dentro de unos instantes genera un archivo pdf que
viene a ser la lista de cotejo del proyecto.

92
 Figura 4.35 Generando la ficha de cotejo del proyecto
Fuente: Elaboración Propia

Esta lista de cotejo está basada según el reglamento de investigación de la

Universidad y se aplica en cada facultad respectivamente. El Consejo debe
de imprimir si desea o simplemente mantenerlo en formato digital.

Finalmente se debe consignar si el proyecto ha sido aprobado o no, aquí

se debe recordar que si el proyecto es desaprobado se debe enviar un
mensaje al Investigador y en caso que sea aprobado se proseguirá a la
siguiente etapa que es la de presentar el primer informe por parte del
investigador.

Figura 4.36 Lista de cotejo del proyecto generada

Fuente: Elaboración Propia

93
4.8.5 Validando los proyectos.

El Centro de investigación tiene la responsabilidad de hacer una

validación de los proyectos, por esta razón una vez evaluada se pasa
a esta actividad, dentro de la aplicación se cuenta con un usuario
denominado Centro quien realzara dicha labor.

El Centro podrá apreciar en la interfaz todos los proyectos y tareas

pendientes que tiene, de tal forma que podrá seleccionar y hacer un
clic para poder trabajar sobre el caso seleccionado.

Figura 4.37 Interfaz para validación de proyectos

Fuente: Elaboración Propia

Al seleccionar el caso respectivo se podrá ingresar la fecha de

validación y si el proyecto fue validado o no. Esta es la función que
cumple el Centro de Investigación en el proceso.

94
 Figura 4.38 Validando el proyecto
Fuente: Elaboración Propia

Los pasos son similares a los anteriores en el caso de presentación del

primer informe y segundo informe en cada caso y la evaluación de cada
proyecto se realiza de una forma parecida aunque para el primer y segundo
informe es una evaluación cualitativa y no cuantitativa.

Figura 4.39 Evaluando primer Informe

Fuente: Elaboración Propia

En la última parte del proyecto al presentar los informes finales el

95
investigador debe registrar el informe final y el artículo de investigación.
A continuación describiremos tal actividad.

4.8.6 Presentando informe final.

El Centro de investigación tiene la responsabilidad de hacer una

validación de los proyectos, por esta razón una vez evaluada se pasa
a esta actividad, dentro de la aplicación se cuenta con un usuario
denominado Centro quien realzara dicha labor.

El Centro podrá apreciar en la interfaz todos los proyectos y tareas

pendientes que tiene, de tal forma que podrá seleccionar y hacer un
clic para poder trabajar sobre el caso seleccionado.

En la actividad de presentar informe final, el investigador debe de

asignar la fecha de presentación y subir el archivo de informe final y
además el artículo científico del proyecto.

Figura 4.40 Presentando el informe final

Fuente: Elaboración Propia

96
4.8.6 Evaluando el informe final y artículo.

El Consejo Directivo debe hacer la evaluación respectiva al informe

final del proyecto para ello también se cuenta con una lista de cotejo
de tipo cuantitativa.
El consejo podrá apreciar el informe y el artículo científico de forma
digital y luego consignarle puntaje respectivo según los ítems y su
correspondiente puntaje.

El Centro de investigación consigna una lista de cotejo para informes

finales.

Figura 4.41 Evaluando informe final

Fuente: Elaboración Propia

Una vez realizada la calificación y obtenido el puntaje respectivo, se

puede generar la lista de cotejo de evaluación, el cual se almacenara
de forma digital y en formato pdf en la aplicación.

97
 Figura 4.42 Lista de cotejo de Informe Final
Fuente: Elaboración Propia

4.8.7 Solicitando el certificado.

La penúltima actividad del proceso es la solicitud del certificado, en

esta parte el investigador debe registrar la fecha y el número de
expediente.
En muchas ocasiones sólo lo solicitara algún miembro del grupo, es
por ello que en la siguiente actividad el centro de investigación
también puede registrar dicha información.

98
 Figura 4.43 Solicitando el certificado de Investigación
Fuente: Elaboración Propia

Una vez registrado los datos de la solicitud del investigador deberá pulsar
siguiente para poder activar la siguiente actividad del sistema.
4.8.8 Generar y entregar certificado.

El centro de investigación tiene la responsabilidad de generar el

certificado y posteriormente entregarlo al usuario respectivo. Esta
función se ha automatizado de tal forma que el responsable de
manejar esto sólo realizara una simple acción.

Figura 4.44 Interfaz de generación de certificado

Fuente: Elaboración Propia

99
El responsable del centro de investigación tendrá que realizar un clic
en el botón generar que se encuentra habilitado para cada
investigador. La aplicación permitirá de forma automática obtener el
certificado digital en pdf. El cuál puede ser impreso pero se
almacenara digitalmente en el sistema.

Figura 4.45. Certificado generado por la aplicación

Fuente: Elaboración Propia

Esta actividad culmina cuando todos los certificados han sido

generados tanto la de docentes como las de alumnos, caso contrario
el sistema mostrará un mensaje de error.

100
4.9 Seguimiento de actividades y proceso

La aplicación podrá mostrar una serie de datos respecto a los casos y su

situación.

Una opción que presenta es la de revisar la situación de los casos a través

del menú BAM análisis y seleccionamos procesos.

Se nos mostrará la situación de los casos basados en si están dentro de

tiempo, en riesgo y retrasados.

Figura 4.46 Monitoreo de situación de casos dentro del proceso

Fuente: Elaboración Propia

Si se quiere especificar las tareas que están a tiempo hacemos un clic en

la barra verde del gráfico y automáticamente se presentará los casos y su
situación.

101
 Figura 4.47 Detalle de casos a tiempo
Fuente: Elaboración Propia

Si hacemos un clic en la barra roja también se muestra el detalle del

caso e inclusive indicará en que parte de las actividades dentro del
proceso se encuentra.

Figura 4.48 Detalle de casos retrasados

Fuente: Elaboración Propia

En el mismo menú pero en la opción de actividades se podrá apreciar

el flujo o camino más común que siguen los casos dentro del proceso.

102
 Figura 4.49 Situación de caminos comunes de las actividades
Fuente: Elaboración Propia

A parte de estos elementos de control de los casos se pueden implementar

consultas específicas de los casos dentro del proceso.

4.10 Simulación y análisis del proceso

Este proceso ha sido desarrollado teniendo como base la muestra de

proyectos que pertenecen a la facultad de ingeniería de, por lo que se
necesitó evaluar los tiempos y recursos que se requieren para completar
el proceso y análisis de los mismos.

Esta labor la se hizo a través de toma de mediciones de tiempo en cada

actividad desarrollada y se estimó los costos, posteriormente se realizó la
simulación de los procesos ya que se amplió a la cantidad de proyectos
que se manejan a nivel de la Universidad Nacional del Centro del Perú.

103
 TIEMPO TIEMPO COSTOS
NUMERO ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS COSTOS
(minutos) BPM BPM
Presentación del Proyecto Impreso
1 Investigador 5 S/. 8.50 2 S/. 0.50
Proyecto Oficio
Director Hoja de cálculo
2 Registrar Proyecto 10 S/. 3.40 3 S/. 0.87
Instituto Director
Ficha Evaluación
Consejo
3 Evaluar Proyecto 15 proyecto S/. 18.55 10 S/. 12.70
Directivo
Consejo (4 personas)
Comunicar Director Hoja Observación
4 8 S/. 2.82 1 S/. 0.79
Observaciones Instituto Director
Centro Hoja de cálculo
5 Validar Proyecto 5 S/. 1.30 1 S/. 0.16
Investigación Administrativo
Presentar Primer Informe I Impreso
6 Investigador 5 S/. 12.50 2 S/. 0.50
Informe Oficio
Evaluar Primer Consejo Ficha Evaluación I
7 10 S/. 18.05 5 S/. 6.35
Informe Directivo Consejo (4 personas)

Comunicar Director Hoja Observación

8 8 S/. 2.82 1 S/. 0.79
Observaciones I Instituto Director
Centro Hoja de cálculo
9 Validar Informe I 5 S/. 1.30 1 S/. 0.16
Investigación Administrativo
Presentar Segundo Informe II Impreso
10 Investigador 5 S/. 15.50 2 S/. 0.50
Informe Oficio
Evaluar Segundo Consejo Ficha Evaluación II
11 10 S/. 18.05 5 S/. 6.35
Informe Directivo Consejo (4 personas)
Comunicar Director Hoja Observación
12 8 S/. 2.82 1 S/. 0.79
Observaciones II Instituto Director
Centro Hoja de cálculo
13 Validar Informe II 5 S/. 1.30 1 S/. 0.16
Investigación Administrativo
Informe Final
Presentar Informe Impreso
14 Investigador 5 S/. 28.00 3 S/. 0.50
Final Oficio
Artículo Científico
Ficha Evaluación
Evaluar Informe Consejo
15 20 Final S/. 24.40 12 S/. 15.04
Final Directivo
Consejo (4 personas)
Comunicar Director Hoja Observación
16 8 S/. 2.82 1 S/. 0.79
Observaciones IF Instituto Director
Validar Informe Consejo Hoja de cálculo
17 10 S/. 1.30 3 S/. 0.48
Final Directivo Administrativo
Oficio
18 Solicitar Certificado Investigador 5 S/. 3.50 2 S/. 3.50
Recibo de pago
Generar y entregar Centro Administrativo
19 15 S/. 4.40 3 S/. 0.98
certificado Investigación Certificado

Tabla 8. Datos de tiempos y costos del proceso

104
 En la tabla 8 se puede apreciar los tiempos de demora obtenidos en cada
actividad, también se cuenta con los recursos utilizados para cada
actividad y el costo aproximado asociado en función a los recursos.

El detalle de los costos está en el anexo 3 en el que se detalla cada

recurso y sus costos asociados y en el anexo 4 el costo asociado al
recurso humano

4.10.1 Simulación del proceso.

Una vez definido los datos del proceso basado en tiempos y costos
haremos la simulación para lo cual configuraremos el modelo de
procesos para la simulación.
Para ello trabajaremos en la interfaz de simulación para el proceso.

Figura 4.50. Vista de simulación del proceso

Fuente: Elaboración Propia

En está interfaz podemos ver los pasos para poder realizar la simulación
del proceso, en primer lugar se hará la validación del proceso, en esta
etapa hay que definir el número de entradas al proceso o la cantidad de

105
casos que manejara el proceso. En este caso se tiene un promedio de
434 proyectos anuales que se realizan en la UNCP, también debemos
considerar las compuertas que nos indicarán la probabilidad de casos de
éxito y fracaso o en nuestro caso porcentaje de casos que pasaran a la
actividad Validar informe y porcentaje de casos que pasaran ha
comunicado de observaciones.

Figura 4.51 Vista de simulación del proceso

Fuente: Elaboración Propia

Para el proceso la configuración de las probabilidades se van a hacer

bajo la premisa de 80% de casos de éxito y un 20% de casos observados
que pasaran a comunicación, esto se hará de forma similar para todas
las compuertas que tenemos en el proceso debido a ser la tendencia
más común que se presenta.

Una vez establecido los datos de entrada y las probabilidades se

prosigue al segundo paso que es establecer el tiempo de cada actividad,
incluyendo el tiempo de arribo de cada entrada.

106
 Figura 4.52 Configurando tiempos de las actividades
Fuente: Elaboración Propia

Los tiempos a configurar se pueden manejar desde segundos, minutos,

horas y días, aunque también se tiene la opción de manejar
distribuciones de probabilidad.

Para el proceso se cuenta con los datos de tiempos respectivos, por lo

que sólo trabajaremos bajo ese marco de información.

El siguiente paso es el análisis de recursos, en esta ventana vamos a

configurar los costos asociados a cada actividad.

Al hacer un clic sobre la actividad seleccionada se mostrará la opción de

recursos, costos, tiempo, etc. nosotros elegiremos la opción de costos
donde indicaremos el costo respectivo según la actividad y la tabla
asociada a estos valores.

107
 Figura 4.53. Agregando datos de costos de cada actividad
Fuente: Elaboración Propia

El siguiente paso que es el análisis de calendarios para nuestro caso no

será necesario ya que trabajara bajo el formato estándar que incluye la
aplicación.
Una vez realizado estos pasos podemos ahora ejecutar la simulación del
proceso de investigación para poder obtener datos y poder analizarlos
más adelante.

Lo que debemos hacer es ejecutar la simulación y activar la opción de

inicio de la simulación. La simulación se ejecutará de acuerdo a los
parámetros ingresados y finalmente mostrará los datos resultantes.

Figura 4.54 Simulación en ejecución del proceso

Fuente: Elaboración Propia

108
 Dentro del resultado de la simulación se puede apreciar el total de casos
o tokens completados, el tiempo mínimo y máximo para cada caso y el
promedio respectivo en cuestión de tiempo.

Además se obtiene el costo fijo total de cada actividad y el número de

casos procesados que en total son de 434 para el proceso de
investigación.

Figura 4.55 Resultados de la Simulación del proceso

Fuente: Elaboración Propia

4.10.2 Análisis del proceso con BPM.

La simulación ha sido configurada y evaluada con los datos de

tiempos y costos de las actividades considerando los valores
iniciales es decir sin trabajar el proceso automatizado, en esta parte
se configurara el escenario y los datos considerando el uso de la
aplicación BPM.

Para ello debemos configurar nuestro escenario y agregar los datos

que corresponden al modelo.

Una opción que nos presenta el resultado es que se puede exportar

a una hoja de cálculo de Excel de tal forma que se pueda realizar
operaciones adicionales o simplemente contar con los datos para

109
 cualquier uso adicional.

Figura 4.56 Resultados de la Simulación del proceso con BPM

Fuente: Elaboración Propia

4.10.3 Análisis del proceso con escenarios.

La última fase sería analizar ambos escenarios de simulación

configurados previamente para ello vamos a realizar al análisis what
if dentro de la aplicación.

En la opción de análisis what if se nos pedirá configurar los

escenarios a comparar, para este caso seleccionamos el escenario
sin BPM y con BPM de tal forma que los resultados arrojados
indicaran de un color diferente las actividades o tiempos en los
cuáles se presentan cambios ya sea de tiempo o costos.

En la figura se puede apreciar los datos resultantes de los

escenarios mezclados actividad por actividad.

110
 Figura 4.57 Resultados de la Simulación de escenarios
Fuente: Elaboración Propia

También se exportaron a Excel de tal manera que podamos hacer

algunas operaciones adicionales más adelante, la ventaja al tenerlos
en Excel es que podemos hacer operaciones con los datos y poder
generar gráficos u otras opciones.

Figura 4.58 Datos de los escenarios en hoja de cálculo

Fuente: Elaboración Propia

111
 CAPITULO V
RESULTADOS Y DISCUSION

Dentro del trabajo se desarrolló instrumentos para captura de datos, que viene a
ser las encuestas la encuesta aplicada se puede apreciar en el anexo 05 y también
en el capítulo anterior se obtuvo datos del proceso a través de un modelo de
simulación el cuál arroja una serie de datos que los vamos a analizar.

5.1 Resultados y Discusión de la encuesta

Respecto a las encuestas se tomó una muestra de 15 encuestados y se
tuvieron 6 ítems respectivos que se muestran en la tabla.
Cada uno de los ítems ha sido considerado con codificación en valores
numéricos de tal forma que nos puedan generar datos estadísticos más fáciles
para su análisis y discusión.

112
 Figura 5.1 datos de resultado de la encuesta
Fuente: Elaboración Propia

Estadísticos
Opinión responsabilidad y Aspectos del Cubre Implementado Proporciona
rediseño ahorros BPM Reglamento área o facultad FIS
Válidos 15 15 15 15 15 15
N
Perdidos 0 0 0 0 0 0
Media 3.93 4.20 3.93 4.27 3.73 2.93
Mediana 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00 3.00
a
Moda 5 4 5 4 4 3a
Desv. típ. 1.387 .775 1.033 .704 1.163 .961
a. Existen varias modas. Se mostrará el menor de los valores.

Tabla 9. Estadísticos descriptivos de Encuesta

El primer ítem dentro de la encuesta está relacionada a la pregunta:

¿Qué opinión le merece el rediseño de procesos presentado para la Investigación
en la UNCP?

Se puede apreciar que aproximadamente el 73.3% de los encuestados

consideran interesante la rediseño de procesos presentados.

113
 Opinión rediseño
Frecuencia Porcentaje Porcentaje Porcentaje
válido acumulado
Nada Interesante 2 13.3 13.3 13.3
Neutro 2 13.3 13.3 26.7
Válidos Interesante 4 26.7 26.7 53.3
Muy interesante 7 46.7 46.7 100.0
Total 15 100.0 100.0

Tabla 10 Tabla de frecuencia de opinión de rediseño

Un 13.3% considera que no es nada interesante y un mismo porcentaje no da

opinión favorable ni desfavorable del rediseño.
Bajo estos resultados y con la media de 3.93 podemos indicar que el rediseño
de procesos es interesante en un 73.3% esto se debe a la forma de estructura
que tiene BPM en la generación de procesos automatizados.

Figura 5.2 Resultados de opinión sobre rediseño

Fuente: Elaboración Propia

El segundo ítem dentro de la encuesta está relacionada a la pregunta:

¿El rediseño de procesos presentado para la Investigación en la UNCP, considera
que ordenara la responsabilidad de los involucrados y ahorro de recursos?

114
 Se puede apreciar que las respuestas están dentro de tres alternativas de cinco y
que un 80% considera de que si ordenará el trabajo y ahorro de recursos.

responsabilidad y ahorros
Frecuencia Porcentaje Porcentaje Porcentaje
válido acumulado
Ni de acuerdo ni en 3 20.0 20.0 20.0
desacuerdo

Válidos De acuerdo 6 40.0 40.0 60.0

Muy de acuerdo 6 40.0 40.0 100.0
Total 15 100.0 100.0

Tabla 11 Tabla de frecuencia de responsabilidad y ahorros

Se puede apreciar que un 20% respondió no estar ni de acuerdo ni en

desacuerdo en ese sentido.
La media es de 4.20 por lo que un 80% está de acuerdo en que el modelo
ordenara la responsabilidad de los involucrados de la investigación y generar
un ahorro de recursos, este punto se basa debido a que las funciones están
claramente establecidas en el diseño de procesos y bajo el marco de trabajar
con proyectos e informes digitales se considerar un ahorro sustancia en
recursos utilizados.

Figura 5.3. Resultados de responsabilidad y ahorros

Fuente: Elaboración Propia

El tercer ítem dentro de la encuesta está relacionada a la pregunta:

115
 ¿Cuál o cuáles de los aspectos considera impactantes del proceso automatizado
bajo el marco del Business Process Management (BPM)?

En esta tabla de resultados se puede apreciar que un 40% considera la facilidad

de uso del sistema BPM y un 33.3% lo considera como novedoso y el 20%
considera el diseño.

Aspectos del BPM

Frecuencia Porcentaje Porcentaje Porcentaje
válido acumulado
Ninguno anteriores 1 6.7 6.7 6.7
Novedoso 5 33.3 33.3 40.0
Válidos Diseño 3 20.0 20.0 60.0
Facilidad de uso 6 40.0 40.0 100.0
Total 15 100.0 100.0

Tabla 12 Tabla de frecuencia de aspectos de BPM

Bajo estos resultados podríamos concluir de que los aspectos más importantes en
el rediseño de procesos bajo el marco del BPM son la facilidad de uso y su aspecto
novedoso debido a que un 73.3% lo considera así, se debe tener en cuenta que
dentro de la aplicación se generan listas de cotejo una vez calificadas los informe
so proyectos, haciendo esto un marco más actual de trabajo además de la opciones
de manejo de datos y archivos que tiene la aplicación.

Figura 5.4. Resultados de aspectos de BPM

Fuente: Elaboración Propia

116
El cuarto ítem dentro de la encuesta está relacionada a la pregunta:
¿Considera que el proceso cubre los aspectos de Investigación según el
reglamento de la UNCP?

Un 86.7% considera que el rediseño de procesos automatizado cubre en gran

parte los aspectos relacionados con el reglamento de investigación, esto se
da debido a que el flujo de procesos maneja todos los formatos de evaluación
de la investigación.

Cubre Reglamento
Frecuencia Porcentaje Porcentaje Porcentaje
válido acumulado
Medianamente 2 13.3 13.3 13.3
En gran parte 7 46.7 46.7 60.0
Válidos
Totalmente 6 40.0 40.0 100.0
Total 15 100.0 100.0
Tabla 13 Tabla de frecuencia de reglamento
Se aprecia que un 13.3% lo considera medianamente el cubrimiento de
aspectos del reglamento. La media que presenta este ítem es de 4.27 es decir
que se ubica claramente en la opción de que se cubre en gran parte los
aspectos del reglamento de investigación. Este rediseño de procesos está
basado en el reglamento general de investigación de la UNCP, aunque faltaría
cubrir algunos aspectos como la difusión de proyectos o artículos el de
investigación.

Figura 5.5 Resultados de cubrimiento del reglamento

Fuente: Elaboración Propia

117
 El quinto ítem dentro de la encuesta está relacionada a la pregunta:
¿Si el proceso automatizado sería aprobado por la UNCP y le indicaran que
sea implementado en su área o facultad usted estaría?

En esta tabla de resultados se puede apreciar que un 66.7% está de acuerdo con
implementar el proceso automatizado en su dependencia respectiva.

Implementado área o facultad

Frecuencia Porcentaje Porcentaje Porcentaje
válido acumulado
Muy en desacuerdo 1 6.7 6.7 6.7
En desacuerdo 1 6.7 6.7 13.3
Ni de acuerdo ni en 3 20.0 20.0 33.3
Válidos desacuerdo
De acuerdo 6 40.0 40.0 73.3
Muy de acuerdo 4 26.7 26.7 100.0
Total 15 100.0 100.0
Tabla 14 Tabla de frecuencia Implementación

La media que presenta es de 3.73 es decir muy cerca del nivel de acuerdo.
Por lo que consideramos que si se implementaría el proceso automatizado dentro
de la dependencia respectiva.
La implementación del modelo es una etapa de transición que involucraría aspectos
de servidor y licencias, pero a nivel de los usuarios solo requerirían un browser con
una computadora que este dentro de la red ya sea como intranet y si es bajo internet
se haría más fácil la implementación.

118
 Figura 5.6 Resultados de implementación de BPM
Fuente: Elaboración Propia

El sexto ítem dentro de la encuesta está relacionada a la pregunta:

El proceso de investigación automatizado lo proporciona la Facultad de Ingeniería
de Sistemas. ¿Saberlo lo hace más o menos interesante?

En esta tabla de resultados nos muestra que sólo un 33.3% consideran que el
modelo al ser proporcionado por la facultad de Ingeniería de Sistemas lo hace más
interesante y en la misma proporción menos interesante y un 26.7% lo considera
de manera indiferente

Proporciona FIS
Frecuencia Porcentaje Porcentaje Porcentaje
válido acumulado
No lo se 1 6.7 6.7 6.7
Ni más ni menos interesante 4 26.7 26.7 33.3
Válidos Menos interesante 5 33.3 33.3 66.7
Más interesante 5 33.3 33.3 100.0
Total 15 100.0 100.0

Tabla 15 Tabla de frecuencia proporcionado

119
 Lo que se puede indicar es que a los involucrados de investigación
consideran que el modelo no se hace más interesante si lo presenta la
faculta de Ingeniería de Sistemas.

Figura 5.7 Resultados proporcionado por la FIS

Fuente: Elaboración Propia

5.2 Resultados y Discusión de los datos del proceso

Para esto vamos a trabajar con los resultados de los escenarios de simulación
del proceso.

Para ello contamos con los tiempos totales por cada actividad dentro de los
procesos y sus costos asociados tanto para el escenario sin BPM y el escenario
con BPM. Debido a esto podemos ver si la mejora en tiempos y costos es
significativa o no de manera estadística.

120
 sin BPM con BPM
Tiempo Tiempo Costo fijo Tiempo Tiempo Costo fijo
Nombre
promedio total total promedio total total
Investigación 158.54 68805 66.67 28934
NoneStart
1 Presentar Proyecto 5 2700 4590 2 1080 270
2 Registrar Proyecto 10 5400 1836 3 1620 469.8
3 Evaluar Proyecto 15 8100 10017 10 5400 6858
Aprobado
4 Validar Proyecto 5 2170 564.2 1 434 69.44
5 Presentar Primer Informe 5 2710 6775 2 1084 271
6 Evaluar Informe I 10 5420 9783.1 5 2710 3441.7
Aprobado
7 Validar Informe I 5 2170 564.2 1 434 69.44
8 Presentar Segundo Informe 5 2715 8416.5 2 1086 271.5
9 Evaluar Informe II 10 5430 9801.15 5 2715 3448.05
Aprobado?
10 Validar Informe II 5 2170 564.2 1 434 69.44
11 Presentar Informe Final 5 2680 15008 3 1608 268
12 Evaluar Informe Final 20 10720 13078.4 12 6432 8254.4
Aprobado?
13 Validar Informe Final 10 4340 564.2 3 1302 208.32
14 Solicitar Certificado 5 2170 1519 2 868 1519
15 Generar y entregar certificado 15 6510 1909.6 3 1302 425.32
NoneEnd
Comunicar Observaciones
16
proyecto 8 848 298.92 1 106 83.74
17 Comunicar Observaciones I 8 864 304.56 1 108 85.32
18 Comunicar Observaciones II 8 872 307.38 1 109 86.11
19 Comunicar Observaciones Final 8 816 287.64 1 102 80.58

Tabla 16. Datos de los escenarios de simulación

Fuente: Elaboración Propia

5.2.1 Supuesto de normalidad

Lo primero que debemos hacer antes de aplicar alguna prueba estadística
para demostrar si es significativo o no la mejora es analizar la normalidad de
los datos.
Para ello se trabajó en SPSS y se hizo la evaluación del supuesto de
normalidad.
La prueba para identificar si los datos tienden a una normalidad es la de
Kolmogorov.Smirnov.

121
 Prueba de Kolmogorov-Smirnov para una muestra
Tiempo Antes Costo Antes Tiempo BPM Costo BPM
N 19 19 19 19
Media 3621.3158 4536.2658 1522.8421 1381.5347
Parámetros normalesa,b
Desviación típica 2703.04285 4978.75313 1742.74746 2423.54670
Absoluta .263 .280 .267 .383
Diferencias más extremas Positiva .263 .280 .267 .383
Negativa -.150 -.197 -.207 -.294
Z de Kolmogorov-Smirnov 1.146 1.221 1.165 1.671
Sig. asintót. (bilateral) .145 .102 .133 .007
a. La distribución de contraste es la Normal.
b. Se han calculado a partir de los datos.

Tabla 17. Prueba de Normalidad

Lo que se debe evaluar es el valor de P (Siq. Asintótica) el cuál para cumplir

el supuesto de normalidad debe de aplicarse que sea mayor a 0.05

Variable P-Valor Normalidad Prueba

Estadística
Tiempo Antes 0.145 Si T de Student
Tiempo BPM 0.133 Si T de Student
Costo Antes 0.102 Si Wilcoxon
Costo BPM 0.007 NO Wilcoxon

Tabla 18 Resultado de Normalidad y prueba estadística

De acuerdo a los resultados de la prueba de normalidad las variables de

tiempo tendrán que aplicarse la prueba T de Student por ser numéricas
y cumplen el supuesto de normalidad, en caso de los costos se aplicara
la prueba de Wilcoxon al ser numéricos pero no cumplen el supuesto
normalidad.

122
5.2.2 Prueba T de Student para la variable Tiempo

Debido a que los datos obtenidos de tiempo se refieren a las mismas

actividades y que se tiene datos iniciales y finales se aplicará la prueba T de
Student para muestras relacionadas.
El objetivo será si es significativo o no los cambios producidos en los tiempos
respectivos de cada actividad.

Prueba de muestras relacionadas

Diferencias relacionadas t gl Sig.
Media Desviación Error típ. de 95% Intervalo de confianza (bilater
típ. la media para la diferencia al)

Inferior Superior
Tiempo BPM - -2098.47368 1277.72782 293.13086 -2714.31878 -1482.62859 -7.159 18 .000
Par 1
Tiempo Antes

Tabla 19 Resultado de prueba de T-Student

En los resultados podemos apreciar que la significancia bilateral es inferior a

0.05 ya que su valor es 0.000001, esto indica de que si existe una diferencia
significativa entre el antes y el después de los tiempos de las actividades del
proceso.

5.2.3 Prueba de Wilcoxon para la variable Costo

Los costos han mostrado que no cumplen el supuesto de normalidad por lo

tanto aplicaremos la prueba no paramétrica de Wilcoxon.

Prueba de los rangos con signo de Wilcoxon

Rangos
N Rango Suma de
promedio rangos
Rangos negativos 0a .00 .00
Rangos positivos 18b 9.50 171.00
Costo Antes - Costo BPM
Empates 1c
Total 19

123
a. Costo Antes < Costo BPM
b. Costo Antes > Costo BPM
c. Costo Antes = Costo BPM

Estadísticos de contrastea
Costo Antes -
Costo BPM
Z -3.725b
Sig. asintót. (bilateral) .000
a. Prueba de los rangos con signo de
Wilcoxon
b. Basado en los rangos negativos.

Tabla 20 Resultado de prueba de Wilcoxon

La prueba de Wilcoxon indica que el valor de Significancia es de 0.000195

esto es menor a 0.05 por lo tanto si existe una diferencia significativa entre los
costos antes y después dentro del proceso con una probabilidad de error de
0.000195.

5.3 Prueba de Hipótesis

Para hacer la prueba de hipótesis empezaremos por la hipótesis específica 2,
la cual indica lo siguiente:

 La automatización bajo el enfoque BPM mejora la gestión de proyectos

de investigación en la UNCP
Variables Indicadores Valor
Independiente
Automatización de  Numero de  19 (100%)
procesos bajo enfoque actividades
BPM automatizadas.
Dependiente
Mejora de gestión de  Tiempo promedio del  El tiempo
proyectos proceso. promedio se
redujo de
158.54 minutos a
66.67 minutos

124
 Por lo que podemos afirmar que la automatización de las actividades del
proceso (19) han reducido en 91.87 minutos el tiempo de trabajo del proceso
conllevando a una mejora en la gestión de proyectos de investigación.

Respecto a la hipótesis especifica 1

 El rediseño de procesos influye positivamente en la gestión de proyectos
de investigación de la UNCP.
Variables Indicadores Valor
Independiente
Rediseño de procesos Opinion del rediseño de 73.3% lo considero
procesos interesante.
Dependiente
Influye positivamente en  Variación de costo El costo del proceso
la Gestión de proyectos del proceso vario de 86189.05 a
de investigación 26249.16 nuevos
soles.

Por lo que podemos afirmar que la aceptación del rediseño de procesos es de

73.3%y que genero una variación en el costo del proceso de 59939.89 nuevos
soles, lo que indica una influencia positiva en la gestión de proyectos de
investigación.

Hipótesis general

El Business Process Management influye de forma positiva en la gestión de

proyectos de Investigación de la Universidad Nacional del Centro del Perú

Variables Indicadores Valor

Independiente
Business Process Nivel de aceptación de la El 66.7% considero
Management implementación del estar de acuerdo en
proceso automatizado implementar el
BPM proceso BPM
Dependiente
Gestión de proyectos de  Porcentaje de  El tiempo se
investigación reducción de tiempo redujo en 57.94%

 Porcentaje de  El costo se redujo

reducción de costos en 69.54%

125
Por lo que podemos afirmar que el proceso basado en BPM con una aceptación
de 66.7% influye de manera positiva según los datos de las tablas 18 y 19 en
la gestión de proyectos de investigación de la UNCP.

126
 CONCLUSIONES

1. El Business Process Management permitió establecer las actividades del

proceso bajo un marco de trabajo rediseñado, ordenado, estableciendo
las responsabilidades, las actividades, sus reglas de trabajo de tal forma
que controla los proyectos de investigación de una forma automatizada.

2. La mejora del proceso de investigación se vio reflejada en los aspectos

de costos y tiempo obteniéndose una reducción de costos de 69.54% y
de tiempo en 57.94%, además de hacer el contraste de hipótesis con la
T de Student y Wilcoxon respectivamente encontrándose una diferencia
significativa entre el tiempo y costo con y sin implementación del BPM.

3. El desarrollo del trabajo se hizo con plataformas tecnológicas de nivel

académico en el caso de Bizagi Suite, y herramientas de libre uso como
SQL Express y Bizagi Modeler y las plataformas de Sistemas Operativos
con licencia personal.

4. El nivel de evaluación de la solución BPM con sus características, su

diseño, la aceptación para su implementación, el nivel de cubrimiento
respecto al reglamento se presenta en un promedio de 70% haciendo
que sea adoptado con mucha aceptación.

5. El uso del proceso automatizado obliga a hacer uso de documentos

digitales, que actualmente siguen siendo físicos y que no logran dar valor
a las actividades reflejando un mal uso de recursos y falta de
compromiso con el medio ambiente.

127
 RECOMENDACIONES

1. La Universidad debe adoptar el marco de trabajo de BPM ya que su

característica funcional hace que esté no sea una organización que
optimice y mejore sus actividades, no combina adecuadamente sus
tecnologías de información por lo que la adopción del BPM permitirá
mejorar su forma de trabajo y satisfacer a sus involucrados en las
diversas áreas.

2. Las mejoras obtenidas a través de BPM no sólo se evidencian en

tiempos y costos una evaluación más amplia permitiría obtener
información de responsabilidades, disminución de recursos, satisfacción
de involucrados y apertura a nuevo procesos.

3. El BPM requiere de plataformas con licencia empresarial, recursos de

hardware y personal capacitado para una fácil implementación y
desarrollo de sistemas adicionales que puedan implantarse en la
universidad por lo que se debe preveer en caso de implementación.

4. La solución BPM permite integrar soluciones existentes en la universidad

como las plataformas académicas, servicios de correo electrónico, SIAF,
SIGA para lo cual se requiere una evaluación y definición de requisitos
necesarios para una integración de plataformas.

5. El concepto de Ecoeficiencia hace que las organizaciones adopten un

compromiso con el medio ambiente, el uso de documentos digitales es
una forma de mostrar dicho compromiso por lo que la universidad debe
adoptar estos cambios y establecer políticas de manejo de documentos
digitales, no solo en el ámbito de la investigación sino en sus demás
procesos.

128
12. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

1. Aguirre, Angulo. Preparación para la certificación PMP basado en la

Guía del PMBOK 5ta Edición. 2014 Perú.
2. Aguirre, Angulo. Gestión de Proyectos con Project, Excel y Visio. 2010
Perú.
3. Barros, Oscar. Ingenieria e-business. Lom Ediciones S.A Chile 2004.
4. Barros, Oscar. Ingenieria de negocios.Diseño integrado de negocios,
procesos y aplicaciones TI. Universidad de Chile. 2010
5. Beltran Jaime, Carmona Miguel, Carrasco Remigio, Rivas Miguel,
Tejedor Fernando. Guía para una gestión basada en procesos. Instituto
Anadaluz de Tecnología. J. De Haro Artes Gráficas , España. 2009
6. Club-BPM. El Libro del BPM 2011. Print Marketing S.L. España 2011
7. Freund Jakob, Rucker Bernd, Hitpass Bernhard. BPMN 2.0 Manual de
referencia y Guía Práctica. Empresas Dimacof. Chile 2014
8. Fischer Layna, Excelencia en BPM – Business Process Management en
la práctica. Publicado con WFMC. 2013
9. Hernández Sampieri, Fernández Collado, Baptista Lucio. Metodlogía de
la investigación, 5ta Edición, Mc Graw Hill, Mexico 2010
10. Robledo Pedro. Libro Blanco sobre BPM – Gestión por Procesos 2013.
BPMteca.com
11. Sthepen W, & Miers D, BPMN Guia de referencia y modelado. Future
Strategies Inc. USA 2009
12. Garimela K, Lees M & Bruce W. Introducción a BPM. Wiley Publishing
Inc. Indiana. 2008
13. Palacio Juan, Ruata Claudia. Scrum manager gestión de Proyectos.
Safe Creative 2011
14. PEREZ, José: “Gestión por procesos” 2da Ed. ESIC, España 2007
15. Project Management Institute, Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos, 5ta Edición, EEUU. 2013
16. Ramón José, Business Process Management Cómo alcanzar la agilidad
y eficiencia operacional a través de BPM y la empresa orientada a
procesos., BPMteca.com 2013

129
17. Rodenes Adam, Arango Martín, Puig José, Torralba José. Reingeniería
de procesos y transformación organizativa. Alfaomega Colombia. 2007
18. Swenson Keith, Shapiro Robert. BPM en práctica – Una guía sobre los
estándares de BPM y Workflow. 2013

 Paginas Web

19. Pagina web del Club de BPM . http://www.club-bpm.com/

20. Pagina de la notacion estandar BPMN http://www.bpmn.org/
21. Pagina de la empresa estrasol y nos habla sobre lo que es BPM
http://www.estrasol.com.mx/bpm.php
22. Pagina acerca de BPM en español http://www.bpm-spain.com/
23. Pagina web de la Universidad Tecnica Santa Maria y establece todo lo
relacionado a BPM http://www.bpmcenter.cl/
24. Pagina web de mario Saffirio tecnologías de Información y Gestión de
procesos de negocios http://msaffirio.wordpress.com/2009/07/04/as-is-
to-be-gap/
25. Manual de usuario de Bizagi process Modeler
http://help.bizagi.com/processmodeler/es/
26. Página oficial de Bizagi en Español http://www.bizagi.com/es
27. Pagina web la teoria general de Sistemas Enrique Martinez – Salanova
Sánchez http://www.uhu.es/cine.educacion/didactica/0012sistemas.htm

 Articulos

28. Díaz, Flor, Gestión de Negocios de proceso BPM, TICS y Crecimiento

Empresarial, Universidad y Empresa, Vol 7 Num 15, Julio-Diciembre
2008
29. Delgado Andrea, Gonzales Laura, Piedrabuena Federico, Desarrollo de
Aplicaciones con enfoque SOA, Universidad de la república, Uruguay.

130
30. Garcia Jesus, Ortín José, Moros begoña, Nicolás Joaquin y Toval
Ambrosio, De los procesos de negocio a los casos de uso, Universidad
de Murcia, España
31. Jimenez Surelys y Puldón Joan, Procedimiento para la obtención de
requerimientos funcionales a partir del análisis de procesos de negocio,
Instituto Superior Politecnico “Jose Antonio Echevarria”- facultad de
Ingenieria Informática – Cuba 2010.

131
ANEXOS

132
 ANEXO 1

APROBACION DE LICENCIA ACADEMICA DE BIZAGI

133
 ANEXO 2

TRABAJOS DE INVESTIGACION 2000 AL 2012

FACULTADES COD 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Prom.
FACULTAD DE ADMINISTRACION AD 25 22 24 25 24 26 21 23 27 31 28 24 24 25
FACULTAD DE AGRONOMIA AG 33 44 32 39 20 31 31 37 30 24 32 23 23 31
FACULTAD DE ANTROPOLOGIA AN 18 14 24 14 14 13 15 14 12 14 12 9 13 14
FACULTAD DE ARQUITECTURA AR 13 22 16 20 18 17 15 11 15 9 14 13 13 15
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS CA 14 9 24 14 10 9 13 17 18 19 16 17 12 15
FAC. CIENCIAS DE LA COMUNICACION CC 7 6 7 9 8 5 9 8 8 10 8 7 6 8
FACULTAD DE CONTABILIDAD CO 27 34 30 42 32 31 24 14 11 15 14 17 19 24
FACULTAD DE ECONOMIA EC 16 16 19 17 23 23 14 6 11 8 15 13 9 15
ESCUELA ACADEMICA PROF.- JUNIN EA 5 7 8 5 7 9 13 11 7 10 9 14 13 9
FACULTAD DE ENFERMERIA EN 21 20 19 18 20 19 12 12 16 15 17 17 13 17
ESCUELA ACADEMICA PROF.- TARMA ET 2 5 8 10 7 9 12 5 16 10 15 14 12 10
FACULTAD DE FORESTALES FO 12 18 17 11 18 15 15 11 15 18 17 16 20 16
FAC. DE INDUSTRIAS ALIMENTARIA IA 22 16 18 20 15 15 18 16 15 17 15 17 15 17
INGENIERÍA CIVIL IC 0 0 0 0 0 0 0 4 1 5 7 6 5 2
FAC. DE INGENIERIA ELECTRICA IE 13 12 11 10 13 13 15 14 13 12 16 16 12 13
FAC. DE INGENIERIA QUIMICA IQ 28 38 35 35 37 37 42 40 35 36 31 29 29 35
FAC. DE INGENIERIA DE SISTEMAS IS 12 12 7 8 9 14 5 12 6 12 10 11 7 10
FACULTAD DE MECANICA ME 21 22 31 21 24 20 23 21 23 22 19 18 18 22
FACULTAD DE MEDICINA HUMANA MH 15 18 15 10 9 6 14 8 6 7 9 7 6 10
FACULTAD INGENIERIA DE MINAS MI 11 14 12 12 15 15 14 18 17 17 11 15 13 14
FACULTAD DE METALURGICA MT 15 15 14 15 19 13 17 16 11 16 15 11 12 15
FAC. DE PEDAGOGIA Y HUMANIDADES PH 46 59 59 50 43 55 48 51 48 46 33 40 36 47
FACULTAD DE SOCIOLOGIA SO 15 22 27 23 21 21 24 25 18 19 23 20 20 21
FAC. DE TRABAJO SOCIAL TS 10 4 12 8 11 12 8 14 13 10 11 11 12 10
FACULTAD DE ZOOTECNIA ZO 25 25 32 1 26 20 24 22 22 18 18 18 20 21
TOTAL 426 474 501 437 443 448 446 430 414 420 415 403 382 434

134
 ANEXO 3

ESTIMACION DE COSTOS DE LOS RECURSOS

Numero Recurso Detalle Costo Aproximado Costo BPM
Proyecto Impreso 45 hojas + 3
1 (3 ejemp) folder S/. 8.00 S/. -
Informe I Impreso 75 hojas + 3
2 (3 ejemp) folder S/. 12.00 S/. -
Informe II Impreso 105 hojas + 3
3 (3 ejemp) folder S/. 15.00 S/. -
Informe Final 150 hojas +
4 Impreso (3 ejemp) espiralado S/. 25.00 S/. -
5 Articulo Científico 5 hojas + DVD S/. 2.50 S/. -
6 Oficio 1 hoja S/. 0.50 S/. 0.50
Ficha Evaluación
7 Proyecto 2 hojas S/. 1.00 S/. 1.00
8 Ficha Evaluación I 1 hoja S/. 0.50 S/. 0.50
9 Ficha Evaluación II 1 hoja S/. 0.50 S/. 0.50
Ficha Evaluación
10 Final 2 hojas S/. 1.00 S/. 1.00
Hoja de
11 Observación 1 hoja S/. 0.50 S/. 0.50
12 Certificado 1 hoja S/. 2.00 S/. 0.50
13 Recibo de Pago 1 documento S/. 3.00 S/. 3.00
14 Administrativo minutos S/. 0.16 S/. 0.16
15 Director minutos S/. 0.29 S/. 0.29
16 Consejo Directivo minutos S/. 1.17 S/. 1.17
17 Hoja de calculo Tiempo PC S/. 0.50 S/. -

135
 ANEXO 4

ESTIMACION DE COSTOS DEL RECURSO HUMANO

ADMINISTRATIVO DIRECTOR CONSEJO (4P)

SALARIO MENSUAL S/. 1,500.00 S/. 2,800.00 S/. 11,200.00
TOTAL DE HORAS (MES) 160 160 160
TOTAL DE MINUTOS 9600 9600 9600
COSTO POR MINUTO S/. 0.16 S/. 0.29 S/. 1.17

136
 ANEXO 5

CUESTIONARIO
El presente cuestionario tiene como finalidad explorar cuál es su percepción de los
responsables e involucrados del área de investigación sobre el rediseño y automatización
de procesos bajo el marco de BPM. Los resultados de este cuestionario serán empleados
con total privacidad, por ello se le pide que sea lo más sincero posible en sus respuestas.

TÍTULO DE LA INVESTIGACIÓN ““BUSINESS PROCESS MANAGEMENT EN LA

GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL
CENTRO DEL PERÚ”

INSTRUCCIONES: Estimado(a) responsable o involucrado en el proceso de Investigación,

se le solicita responder los datos con claridad a cada pregunta planteada, debiendo colocar
las respuestas en los cuadros en blanco o rellenar los espacios, según sea el caso. Se
solicita precisión en sus respuestas, evitando en lo posible enmendaduras. Conteste por
favor las preguntas con sinceridad.

1) ¿Qué opinión le merece el rediseño de procesos presentado para la

Investigación en la UNCP?

☐ Muy interesante
☐ Interesante
☐ Neutro
☐ Poco interesante
☐ Nada interesante
2) ¿El rediseño de procesos presentado para la Investigación en la UNCP,
considera que ordenara la responsabilidad de los involucrados y ahorro de
recursos?
☐ Muy de acuerdo
☐ De acuerdo
☐ Ni de acuerdo ni en desacuerdo
☐ En desacuerdo
☐ Muy desacuerdo

137
3) ¿Cuál o cuáles de los aspectos considera impactantes del proceso
automatizado bajo el marco del Business Process Management (BPM)?
☐ Simplicidad
☐ Facilidad de uso
☐ Diseño
☐ Que es novedoso
☐ Ninguno de los anteriores
☐ Otro (Por favor especifique)
……………………………………………………….....
4) ¿Considera que el proceso cubre los aspectos de Investigación según el
reglamento de la UNCP?
☐ Totalmente
☐ En gran parte
☐ Medianamente
☐ Poco
☐ Nada

5) ¿Si el proceso automatizado sería aprobado por la UNCP y le indicaran de

que sea implementado en su área o facultad usted estaría?

☐ Muy de acuerdo
☐ De acuerdo
☐ Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
☐ En desacuerdo
☐ Muy en desacuerdo
6) El proceso de investigación automatizado lo proporciona la Facultad de
Ingeniería de Sistemas. ¿Saberlo lo hace más o menos interesante?

☐ Más interesante
☐ Menos interesante
☐ Ni más ni menos interesante
☐ No lo sé
Muchas gracias por su colaboración

138