Manual Módulo Administrativo - Corregido

Manual de Usuario Módulo Administrativo
MANUAL DE USUARIO
MÓDULO ADMINISTRATIVO
2017
PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO
DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 1

MÓDULO ADMINISTRATIVO
El Módulo Administrativo, es la plantilla en la cual los usuarios de las Unidades

Ejecutoras registran las Operaciones diarias de Gasto (Compromiso, Devengado, Giro,
Rendición) e Ingreso (Determinado, Recaudado) Presupuestales y No Presupuestales.
Las Operaciones Presupuestales, son aquellas que afectan al Presupuesto (Marco

Presupuestal) de la Unidad Ejecutora. Las Operaciones NO Presupuestales, son
aquellas que sólo tienen incidencia Económica (Financiera) y NO afectan al
Presupuesto.
I. Acceso al Módulo
Para acceder al Módulo Administrativo dar clic sobre el acceso directo del ícono y
luego (1) seleccionar el Año al que desea acceder a la información, luego (2) se ingresa
con el Usuario y Clave asignados a cada usuario de la Unidad, por último (3) da clic en
Aceptar.
(1)
(2)
(3)
Entonces se muestra la pantalla Selección de Etapa, donde selecciona el Módulo

Administrativo – Ejecutora de la siguiente manera:
Seguidamente se muestra el siguiente menú de opciones:

Para explicar la funcionalidad del Módulo Administrativo, describiremos todas las

opciones del menú.
II. Mantenimiento
Este menú proporciona al usuario la opción de registrar Cuentas Bancarias con las
cuales va a realizar sus operaciones, Registrar el Código Interbancario CCI de los
proveedores a los que va pagar, Registro de Proveedores, Sub-Unidad, Dependencia,
Centro de Gasto, Área, Convenio y Responsables (De giros electrónico y devoluciones
a Tesoro con T6)
II.1 Cuenta Bancaria
Al acceder a la opción de Cuenta Bancaria, la Unidad registra y transmite a la Base de

Datos Oracle del MEF, las Cuentas Bancarias con las que va a trabajar y realizar los
Giros para cancelar las diferentes operaciones.
En la pantalla Cuentas Bancarias debe: (1) Elegir el Banco, posicionando el cursor sobre
el que corresponde la Cuenta y luego (2) da clic derecho en el área inferior y selecciona
Insertar Cta.

(1) Elige el Banco y se posiciona el

cursor en la línea respectiva
(2) da clic derecho Insertar Cta.
Entonces se crea una línea donde debe llenar los datos correspondientes a la Cuenta
Bancaria. Para llenar los campos: Moneda, RB (Rubro del registro), Tipo Cta. (Ahorro,
Cuenta Corriente, Cuenta a Plazos, Sin cuenta), Proy (con o sin proyecto) lo debe hacer
con el botón F1 Ayuda.
Todos estos Campos se llenan con el botón de ayuda F1.
Aquí Digita el Número de Cuenta Corriente, con ésta

denominación obtiene el Libro Bancos.
Por ejemplo: Se elige el Banco 002 – Banco Continental donde selecciona Moneda:
Nuevos Soles, Rubro: 09 = Recursos Directamente Recaudados, Tipo de Cuenta: C =
Cuenta Corriente, Proyecto = 000 - Sin proyecto, luego se da clic en Guardar o
deshacer . Si decide Guardar, al mensaje se da clic en Aceptar.

Registrados todos los campos puede guardar o deshacer.
Si la Unidad guardó los datos de la Cuenta Bancaria y desea eliminar el registro creado
y aún no ha enviado al Oracle, debe (1) Inactivar la Cuenta y guardar el cambio.
(1) Da clic derecho Inactivar y

debe guardar el cambio
efectuado.
Luego sólo si el campo “E- Estado” está Inactivo = I, entonces (2) podrá eliminar el
registro y/o volver activar la cuenta.
Cuando el Estado “E” sea Inactivo

puede eliminar o Activar
nuevamente.

Si el usuario está seguro del registro de su Cuenta Bancaria entonces debe realizar una
transmisión, ingresando al Menú Comunicación=> Transferencia de Datos para que
la información viaje a la Base de Datos – Oracle.
Entonces el campo EE (Estado de Envío) cambia de “N” color “verde” a “T” color
“plomo”.
Antes de transmitir VERIFICAR que

el estado E = Activo “A”
El estado de envío EE cambia a T
Para Inactivar la Cuenta Corriente de la Base de datos Oracle, debe Inactivar la

Cuenta (que se encuentra en estado transmitido) y hacer una nueva transmisión,
ingresando al Menú Comunicación=> Transferencia de Datos en Estado I.
II.2 Cuenta Interbancaria
El código de Cuenta Interbancaria CCI, es aquel con el cual el SIAF identifica al

proveedor a fin de hacer Giros directos a su Cuenta Corriente.
Para ello debe ingresar al menú, de la siguiente manera:

Se muestra la pantalla Registro del CCI del Proveedor, donde en (1) Tiene los datos
del proveedor y en (2) Registra el CCI nuevo que desea asignar al proveedor(es) que
haya registrado previamente la unidad en el Menú Mantenimiento=>Proveedores.
(1) Se muestran los proveedores registrados y

los datos consignados
(2) Se insertan los CCI al proveedor

que seleccione.
En esta pantalla puede hacer la búsqueda por (1) Número de RUC del Proveedor o (2)
por Nombre y luego debe (3) dar clic en Ejecutar.

(1) Búsqueda por número (2) Búsqueda por nombre

(3) Luego da clic en
de RUC. de Proveedor.
Ejecutar.
Para seleccionar el proveedor al que va asignar un nuevo código CCI, ubica el cursor
sobre la fila y en el ÁREA DE REGISTRO CCI y da clic derecho Registrar.
Se ubica sobre la línea del

Proveedor
ÁREA DE REGISTRO CCI
Clic derecho Registrar
En la pantalla siguiente se deben tener presentes las consideraciones que se muestran

y al mensaje debe dar clic en Si.

De esta manera, registra el Nro. de CCI y da clic en Aceptar.
Entonces se genera una fila, con el numero de CCI asignado al proveedor, de la

siguiente manera:

 Eliminación de CCI registrado
Si el código de CCI asignado a un proveedor está en estado pendiente “P” puede

eliminarse al dar clic derecho eliminar
 Modificación de Datos de CCI registrado
El usuario podrá hacer modificaciones a los datos registrados antes de enviarlo a la

Base de Datos, luego debe guardar los cambios efectuados.

 Envío de CCI registrado a la Base de Datos
Para hacer el envío debe dar clic derecho Habilitar envío
El estado (Est.) cambia de pendiente “P” a Habilitado “N”, y sólo viajará este registro a
la Base de Datos si tiene las firmas electrónicas efectuadas para esta operación, esto
en el menú Registro=>Firmas Electrónicas.
Mientras no habilite las firmas, permanecerá en habilitado estado “N”.
Rechazos de la Base de Datos al registro de CCI
 El código consignado NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los

datos que ha registrado y transmitido.

Verificar los datos que ha registrado y

transmitido, corregir y volver a enviar.
 La Cuenta Corriente NO ha sido registrada o no ha llegado a la Base de Datos.
La Cuenta Corriente que ha registrado NO está

registrada en la Base de datos, verificar y
coordinar con Soporte o Tesoro Público.
 La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los

Verificar los datos consignados del proveedor, ya

que no están correctos a los de la Base de Datos.
 La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los

En este caso la cuenta se encuentra Inactiva y

debe verificarla con Soporte Técnico.

II.2 Proveedores
Para acceder al registro de Proveedores, el usuario debe ingresar al menú

Mantenimiento opción Proveedores de la siguiente manera:
II.2.1 Consulta de Proveedores de la Unidad
Dentro de la Pantalla, puede realizar consultas por (1) número de RUC y (2) por nombre
del Proveedor y luego (3) para ello da clic en ejecutar.
(1) Digita el Nro. de (2) ó por Nombre de (3) Clic en Ejecutar

RUC Proveedor
Entonces para la búsqueda, se muestra el proveedor con el estado que tiene en el

Sistema.
Estado de registro en el
sistema.
Si hace la búsqueda sin definir ningún campo se muestra todos los Proveedores
registrados.

Estado de registro en el
sistema.
II.2.2 Registro de Nuevo Proveedor
Para realizar el registro de un nuevo proveedor se ubica en el área vacía y da clic

derecho Insertar registro.
Entonces, se apertura dos campos en la parte inferior de la pantalla, donde debe

registrar: (1) Tipo de Proveedor y (2) el número de RUC correspondiente.

El Tipo lo selecciona
con la ayuda F1.
El RUC debe ingresarlo
manualmente
De la siguiente manera:
Se crea el proveedor SIN NOMBRE, para que al

transmitirlo a la base de datos se valide la
conformidad.
Muestra una línea con los datos consignados en estado Pendiente color “azul”, luego
debe dar clic en guardar .
 Eliminar a Proveedor Registrado
Para poder eliminar el registro de un proveedor debe estar en estado Pendiente color
“azul”, para ello debe situar el cursor sobre la línea de proveedor y dar clic derecho
Eliminar Registro.

II.2.3 Transmisión de Proveedor a la Base de Datos
El usuario si está seguro del registro efectuado, debe transmitir la información a la Base
de Datos, para ello da clic derecho Habilitar envío.
Como vemos la fila cambia de estado de Pendiente color “azul” a Habilitado para
Envío color “verde”.
Luego debe ingresar al Menú Comunicaciones=>Transferencia de Datos para remitir

los datos a la Base de Datos - Oracle, éstos serán validados además por la
Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT. La fila cambia de
Habilitado para envío color “verde” a Transmitido color “plomo”.

II.2.4 Aprobación de los Datos de Proveedor
La Base de Datos envía como respuesta la Aprobación, siempre y cuando SUNAT haya
validado la información remitida correctamente. De esta manera su estado Transmitido
color “plomo” cambia a Aprobado color “negro”.
II.2.5 Rechazo de los Datos de Proveedor
En el caso que haya inconsistencias en la información remitida por la Unidad, entonces

recibe Rechazo, R color Rojo.
De tal manera que NO recibe nombre de proveedor y se queda Sin Nombre.
II.3 Registro de SIAF por Áreas – SIAF FONDO
El SIAF pone a disposición de las Unidades Ejecutoras la facilidad del registro de su

información Áreas a la cual denomina SIAF- FONDOS donde puede registrar su
información por Departamentos, Proyectos, Préstamos, Sub Unidades de Costos, etc.
a los cuales denominará Área.
II.3.1 Creación de área nueva
Para la creación de Áreas nuevas, puede crear (1) Sub_Unidades, (2) Dependencias y
(3) Centros de Gastos Nuevos, para ello debe ingresar al Menú Mantenimiento y elegir
la opción correspondiente de la siguiente manera:

Selecciona la opción que necesita
II.3.1.1 Creación de Sub Unidad
Ingresando a la opción Sub-Unidad, (1) posiciona el cursor en el espacio en blanco y

(2) da clic derecho Insertar registro.
(2) Clic derecho
(1) Ubica el cursor
Inmediatamente se crea la fila para que registre el nombre de Sub Unidad que está
creando.
Al culminar el llenado de los datos correspondientes, dar clic en el botón guardar, se

muestra el mensaje siguiente:

II.3.1.2 Creación de Dependencia
De igual manera la unidad ejecutora puede ir incoporando o creando nuevas

dependencias según la necesidad de la Unidad Ejecutora. El procedimiento es similar
al descrito en la creación de Sub-Unidad.
II.3.1.3 Creación de Centro de Gastos
Asimismo la UE puede ir creando Centro de Gastos, que utilizará en la creación de sus

Áreas nuevas. El procedimiento es similar al descrito anteriormente.
II.3.1.4 Creación de Área
Debe ingresar al menú Mantenimiento opción Área, de la siguiente manera:
Se muestra la pantalla Área, donde irá seleccionanado los campos Sub-Unidad,

Dependencia, Centro de Gastos, según las nuevas opciones que haya ido creando. (1)
Para ello dar clic derecho Insertar Registro.

(1)
Luego: (2) con el botón de ayuda F1 selecciona la Unidad, Dependencia o Centro de

Gasto que requiere, (3) luego digita el nombre del Área nueva y da clic en Aceptar.
(2) (3)
Al guardar los cambios el Sistema muestra el mensaje sus Cambios han sido guardados
con éxito.
(4)
III. Registro
El menú Registro permite al usuario completar la información de las operaciones

administrativas que realiza la Unidad Ejecutora.
III.1 Registro SIAF
Entendamos el Registro SIAF como el voucher o plantilla donde se registra TODAS las
Operaciones de Ingreso y Gasto de la Institución.
La Ejecución Presupuestaria, está sujeta al régimen del presupuesto anual y a sus

modificaciones, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre de cada año
fiscal, en este período se atienden las obligaciones de gasto de conformidad con los
créditos presupuestarios autorizados en los Presupuestos. Según la Directiva de
Ejecución del Presupuesto para el año fiscal 2012, la ejecución del gasto se realiza
en las etapas: Certificación, Compromiso Anual, Devengado y Pago.
Sin embargo, para efectos del registro que se debe realizar en el Módulo
Administrativo del SIAF-SP, se han contemplado las etapas mencionadas
anteriormente, más una etapa ya conocida denominada Compromiso Mensual
(entre el Compromiso Anual y el Devengado).
A continuación se desarrolla el registro de las fases de la ejecución presupuestaria

y financiera del gasto (desde el punto de vista operativo) en el SIAF-SP, la operación
se refiere a la adquisición de bienes corrientes y corresponde a las etapas
mencionadas en la figura anterior.

1. CERTIFICACIÓN DEL CRÉDITO PRESUPUESTARIO Y COMPROMISO ANUAL
1.1. Certificación del Crédito Presupuestario
Certificación en el Módulo Administrativo
La certificación, garantiza que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y

libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto
institucional, en función a la Programación de Compromisos Anual (PCA); implica
la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y
la realización del registro presupuestario.
En el Módulo Administrativo del SIAF-SP, en el Menú “Registro” ingresará a la

opción Certificación y Compromiso Anual.
Se mostrará la siguiente pantalla en la cual registrará la Solicitud de Certificación,

para ello, debe dar clic en el botón Nuevo Certificado.

A continuación se mostrará la siguiente pantalla, en ella registrará los datos

generales de la solicitud y luego dará clic en el botón Seleccionar Meta que le
permitirá elegir de un listado de cadenas priorizadas: la meta, el clasificador y los
montos de éstos.
Los datos generales de la solicitud son los siguientes: Documento (Memorando),

número de documento, fecha de documento, rubro presupuestario que financia el
gasto, la moneda en que se solicita la certificación (si fuera moneda extranjera
deberá registrar el Tipo de Cambio estimado) y una justificación de la solicitud.

Luego, procederá a dar clic en el botón , que activará la siguiente

ventana desde la cual deberá seleccionar el Clasificador y la Meta (o metas)
Presupuestaria en la que se requiere obtener la Certificación. Para ello, se
posicionará en el clasificador, luego en la meta y por último el Botón Pasar .
Al terminar la selección de los clasificadores y metas, dará clic en el botón Aceptar

para regresar a la ventana inicial.
Al seleccionar el clasificador (uno o varios) y la meta (una o varias), el módulo

muestra por defecto el saldo de la PCA de dicha cadena, en la siguiente pantalla

deberá registrar en el campo Monto Origen, el monto a solicitar por el Certificado

de Crédito Presupuestario.
Finalmente, cuando haya registrado la información del Certificado, procederá a dar

clic en el diskette para guardar los cambios y generar la Solicitud de Certificación
de Crédito Presupuestario. Para transmitir el registro, dará clic derecho y elegirá la
opción Habilitar Envío.

El registro cambiará de color Azul a color Verde, luego cerrará esta pantalla,
ingresará a la opción “Comunicación” y hará una transferencia de datos del
Módulo Administrativo (OGA) al Módulo de Procesos Presupuestarios (OPP).
De acuerdo al procedimiento de administración interna para efectos de la ejecución

del gasto, el Área de Administración enviará a la Oficina de Presupuesto el
correspondiente Memorando acompañado de la documentación de sustento y del
siguiente reporte del SIAF en el cual se detalla la Solicitud de Certificación. Este
reporte se encuentra en el Menú Reportes Programación del Compromiso Anual
Formatos PCA.
Para imprimir la Solicitud de Certificación, en la siguiente pantalla de selección

indicará el número de Certificado (para el ejemplo: de 980 hasta 980) y luego dará
clic en el Botón Pantalla, asimismo, podría generar el reporte en un archivo (xls, txt,
dbf) u obtenerlo directamente a través de la impresora.

Certificación en el Módulo de Procesos Presupuestarios (MPP)
En el Módulo Administrativo del SIAF-SP se registra la Solicitud de Certificación del

Crédito Presupuestario, sin embargo, ésta (solicitud) deberá ser aprobada por
la correspondiente Oficina de Presupuesto y para ello se utilizará el Módulo de
Procesos Presupuestarios (como Unidad Ejecutora).
El usuario de la OPP ingresará al MPP en el menú Procesos, a la opción Certificación

de Créditos Presupuestarios.
El MPP mostrará la siguiente pantalla en la que el encargado de la Oficina de

Presupuesto, aprobará o rechazará la solicitud. Si quisiera ver el detalle de la
solicitud, dará doble clic sobre el número de certificado.

Se mostrará la siguiente ventana con la información registrada por la Oficina de

Administración (documento de solicitud, rubro presupuestario, moneda,
clasificador, meta, monto), además de la PCA asignada y sus respectivos saldos
disponibles.
Luego de verificar la información de la solicitud con la documentación recibida de

la Oficina de Administración, y en cuanto proceda, se aprobará el registro, para ello
seleccionará el recuadro “Certificar” y luego Habilitar Envío (con clic derecho) y
transmitir la respuesta a la Oficina de Administración (Módulo Administrativo).

Usted podrá emitir listados de las Certificaciones aprobadas en el Menú

ReportesProgramación de Compromisos anual. Si quisiera listar la Certificación
que acaba de aprobar, seleccionará el reporte “Nota de Certificación de Créditos
Presupuestarios”. Según la normatividad vigente, los responsables de la OPP,
emiten un documento de certificación del crédito presupuestario, el cual debe
contener la información relativa al marco presupuestal disponible que financiará el
gasto, en el marco del PCA.
Al ingresar en esta opción, el sistema le mostrará los filtros de selección: mes y nota,
que elegirá de acuerdo a sus necesidades, para nuestro caso seleccionará el filtro
Nota y escogerá el número del certificado que corresponda, por ejemplo el N° 980.
Asimismo, seleccionará el criterio de agrupación de la cadena funcional a la que ha
afectado la Certificación.

Luego dará clic en el ícono que corresponda, según requiera visualizarlo, enviarlo a
un archivo o a la impresora.
Al dar clic en Visualizar, se muestra el reporte “Certificación de Crédito

Presupuestario”, documento que debe acompañar a la respuesta de la Oficina de
Presupuesto de Solicitud de Certificación recibida de la Oficina de Administración.
1.2. Compromiso Anual

El compromiso es el acto de administración mediante el cual, luego del
cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, se acuerda la realización de
gastos, por un importe determinado o determinable (podríamos clasificar los
compromisos de acuerdo al siguiente gráfico), afectando total o parcialmente los
créditos presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados, la PCA y las
modificaciones presupuestarias realizadas.

• Suscripción de contratos.
Con contraprestación
• Orden de compra, orden de servicio.
por cumplir
• Nombramiento o contrato de personal.
Con contraprestación • Servicios públicos: luz, agua, teléfono, arrendamiento,

estimada etc.
• Servicios médicos, sentencias judiciales.

• Resoluciones administrativas que reconocen gastos.
Con contraprestación
• Aceptación/liquidación intereses y gastos bancarios.
cumplida
• Sobrecostos o gastos cuyo monto sólo puede conocerse
al momento la respectiva liquidación.
Sin contraprestación • Transferencias Financieras.
El compromiso se sustenta en los siguientes documentos:
Para el registro del Compromiso Anual ingresará a la opción “Certificación y

Compromiso Anual” del menú Registro en el Módulo Administrativo, previamente,
hará transmisión para recibir la aprobación de la Certificación enviada por la OPP.

En la siguiente pantalla seleccionará el Certificado aprobado por la OPP (N° 980).

Al lado derecho de la pantalla podrá visualizar un control de los saldos que
corresponden al Certificado en el cual se encuentra posicionado actualmente.
Para insertar un nuevo Compromiso Anual en el certificado, dará clic derecho y

seleccionará la opción “Insertar Compromiso Anual”. Al activar esta opción, usted
podrá darse cuenta además que puede realizar otras acciones respecto a la
Certificación, entre ellas: insertar nueva certificación, anulación, ampliación o
rebaja.

Al insertar un nuevo Compromiso anual, el sistema presentará una pantalla como

la siguiente, en la cual procederá a registrar el Tipo de Operación, el documento de
compromiso (de acuerdo al Tipo de Operación), su número y fecha; asimismo,
registrará la identificación del proveedor (tipo y número de RUC), la moneda y una
justificación del registro.
Luego de registrar los datos que corresponden al Compromiso Anual, registrará el

monto en el campo “Monto Origen”, si éste es igual al saldo de la certificación

podrá utilizar el botón “Rellenar con Origen”, de lo contrario si el monto fuera

menor al saldo, procederá a digitarlo.
Finalmente, dará clic en el diskette para Guardar los cambios realizados y generar
el registro del Compromiso Anual (registro inicial en estado “P”, color azul).
Enseguida hará clic derecho para “Habilitar Envío” y realizar su posterior
transmisión y aprobación por la base de datos del MEF.
2. REGISTRO SIAF
Continuando con el circuito de registro de las operaciones de gastos, en la opción

RegistroRegistro SIAF se complementarán las etapas de Compromiso (mensual),
Devengado y Girado.
A continuación aparecerá la pantalla de Registro SIAF, que para efectos didácticos

la dividiremos en las siguientes partes:
Cabecera del Registro SIAF, aquí se registra los datos generales:
(1) (2)
(3)
(5)
(6)
(7) (4)
(1) Muestra el número correlativo de los Expedientes SIAF (ingresos o gastos)

registrados por cada año de ejecución.
(2) Muestra el código y nombre de la Unidad Ejecutora.
(3) Muestra el código y nombre de la Unidad Ejecutora a la cual se entregan o de
quien se reciben recursos (por defecto es la UE 005000).
(4) Se selecciona con la tecla F1 el Tipo de Operación que desea registrar.
(5) Se selecciona con la tecla F1, la Modalidad de Compra cuando es aplicable.
(6) Se selecciona con la tecla F1, el Tipo de proceso de selección cuando es aplicable.
(7) Se selecciona con la tecla F1, el Área de la entidad a la que corresponde la
operación.
Si requiere ayuda para registrar los códigos en cada campo, podrá solicitarla
pulsando la tecla F1.
2.1. Compromiso Mensual

El Compromiso Mensual es una fase del proceso de registro, netamente operativa
(no se encuentra previsto en la normativa vigente), es decir, usted no podrá registrar
el Devengado, sin antes haber efectuado el correspondiente Compromiso Mensual.
Este Compromiso se hace teniendo como información de insumo el correspondiente
Compromiso Anual en estado Aprobado.

Para agregar el Compromiso Mensual, dará clic en el ícono “Nuevo” del Registro
SIAF y a continuación pulsará la tecla F1 para rellenar el campo “Tipo de
Operación”, se posicionará sobre el tipo requerido y dará “Aceptar” para escoger
el corresponde de acuerdo a lo registrado en el Compromiso Anual (en nuestro caso,
hemos registrado el Compromiso Anual con Tipo de Operación “N”).
Luego escogeremos la Modalidad de la Compra que corresponda pulsando F1, en

este caso el sistema le dará dos opciones para seleccionar.
A continuación el Tipo de Proceso de Selección, según corresponda a los topes para

la realización de los procesos establecidos en la Ley de Presupuesto de cada año y
de acuerdo a lo que hubiera sido ejecutado por la entidad. Para nuestro caso
seleccionaremos “18 – Adjudicación Sin Proceso”.
Cuando las Unidades Ejecutoras del Gobiernos Nacional y Gobiernos Regionales,

utilizan el Tipo de Operación “N”, la modalidad de compra “CA” y un tipo de proceso
de selección diferente a “18”, el sistema mostrará un listado de procesos de selección
registrados previamente en el SEACE, alguno de los cuales deberá ser elegido para
continuar con el registro. Por ejemplo:
Según la directiva de ejecución del presupuesto 2012, las UE’s deben realizar
previamente el registro en el SEACE, antes del registro de la ejecución del gasto. El
esquema mediante el cual se enlazan estos sistemas es el siguiente.

Como parte final del registro de los datos generales del expediente SIAF,
ingresaremos el área, según hubiera sido definido –en la opción de Áreas del menú
Mantenimiento- por la Unidad Ejecutora. El área por defecto tiene el código “0000”.
El sistema le consultará a continuación el ciclo (G) y la fase que requiere registrar,

usted indicará “C” (para la fase Compromiso Mensual) o consultar el listado que
corresponde pulsando la tecla “F1”.

Esto le permitirá listar/filtrar todos los Compromisos Anuales que corresponden al

Tipo de Operación seleccionado, siempre que al momento en que usted se encuentra
registrando la información cuenten con saldo disponible.
En nuestro caso, al final del listado podremos ubicar el Compromiso Anual cuyo
Certificado es el número 980, con documento 060-0235 del 29/04/2011 del rubro
09. Recursos Directamente Recaudados por S/. 1,000.00. Para seleccionar el
registro, dará clic en la columna signada con el símbolo “?” y Aceptar.
En la pantalla de Generación de Operaciones registrará el monto del Compromiso

Mensual por el que requiere efectuar el registro SIAF, este monto puede ser parcial

o total, si fuera este último caso podría dar clic en el botón “Rellenar con Origen”
y luego Aceptar.
El sistema le mostrará la pantalla de registro SIAF en la cual deberá registrar los

datos que corresponden al documento de sustento de esta fase y otros.
Registramos el documento que sustenta el registro de la fase, a éste le denominamos

“Documento A”, ubicado en el campo “Cod.” digitará el código del documento si lo
conoce o de lo contrario pulsará la tecla F1 y elegirá de la lista el que corresponda.

Enseguida registrará el número de documento y la fecha. El sistema mostrará el

número de RUC que usted haya registrado en el Compromiso Anual, de igual
manera, aunque se mantiene editable el campo “FF/RB” usted no deberá modificar
esta información.
Luego, digitará “0000” o pulsará la tecla F1 en el campo Conv/Proy. y seleccionará

la opción única “Sin Proyecto”. Por último escogerá el Tipo de Recurso (TR) de

acuerdo al rubro presupuestario y para el rubro “09” según el nivel de gobierno al

que corresponda la entidad (Nacional, Regional, Local-Universidades). Los campos
Tipo de Pago (TP) y Tipo de Compromiso (TC) siempre deberán contener los valores
por defecto “E” y “11” a menos que la entidad tenga autorizados calendarios de
pagos para valores diferentes a éstos.
Como se recodará, el Tipo de Recurso del campo “Medio de Pago” del SIAF-SP
permite identificar y procesar la información relacionada con la utilización de
recursos de una determinada fuente de financiamiento que tienen origen y finalidad
predeterminados.
Para finalizar el registro, procederá a registrar una justificación del registro del
Compromiso Mensual en el campo de texto “Notas”.

Procederá a grabar el registro (podrá ver el registro en estado “P” y color azul) y a
Habilitar Envío (el registro cambia a estado “N” y color verde).
Para concluir con el registro, realizará una transmisión para enviar el expediente
SIAF a la base de datos del MEF (el registro cambia a estado “T” y color gris), en la
cual se realiza su procesamiento y validación y una segunda transmisión para
recibir la Aprobación (el registro cambia a estado “A” y color negro) o su rechazo en
caso existieran inconsistencias: proveedor no existe, el proyecto no cuenta con
viabilidad, no existe saldo a nivel del Compromiso Anual, etc. (el registro cambia a
estado “R” y color rojo).

2.2. Fase Devengado

El Devengado es el acto de administración mediante el cual se reconoce una
obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce
previa acreditación documentaria ante el órgano competente de la realización de la
prestación o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligación debe
afectarse al presupuesto institucional, con cargo a la correspondiente cadena de
gasto.
Luego de recibida la aprobación del Compromiso Mensual, en el mismo registro

SIAF, hará clic derecho y seleccionará la opción “Insertar Fase”. Desde este menú
podrá además proceder a la Anulación de la fase, en caso se hubiera producido
algún error durante el registro.

A continuación el sistema solicitará que indique el Ciclo y la Fase que registrará,

usted podrá digitar “G” y “D” respectivamente, o de lo contrario pulsar la tecla F1
para solicitar los listados de ayuda de los cuales elegirá el código que corresponda.
El sistema mostrará el listado de compromisos mensuales que estuvieran

pendientes de devengar en este registro SIAF, del cual deberá seleccionar el que
corresponda. En nuestro caso, se ha registrado un compromiso único, por ello el
sistema lo muestra por defecto, para confirmar la seleccionar, dará clic en “Aceptar”.

En la pantalla de Generación de Operaciones siguiente, deberá indicar si el monto

del Devengado es parcial o el monto total del Compromiso Mensual, en este último
caso podrá dar clic en el botón Rellenar con Origen. Para finalizar dará clic en
Aceptar.
En sistema presentará la pantalla de Registro SIAF, en la cual procederá a ingresar

la información que corresponde al documento de sustento, en los campos
denominados “Documento A”.

Para registrar los datos del “Documento A” podrá digitar el código en el campo
“Cod.” o solicitar la ayuda del sistema pulsando la tecla F1, al realizar esto último
se mostrará un listado de códigos de los cuales seleccionará el que corresponda.
Algunos de los documentos previstos en la Directiva de Tesorería según el tipo de

gasto son los siguientes:

Bienes, Servicios, Gastos de Personal Otros Gastos

Obras y Pensiones
Factura, boleta de venta, Planilla única de pagos Resolución judicial.
otros de SUNAT. de remuneraciones o
pensiones, viáticos,
Orden de Compra, Orden racionamiento, propinas, Convenios de Encargos.
de Servicio, Contrato. dietas de directorio,
compensación por
Valorización de obra Norma que autorice
tiempo de servicios.
acompañada de la Transferencias.
factura.
Relación de recibos por Resolución de Norma que apruebe la
servicios públicos. reconocimiento de relación de personas con
derechos de carácter subvenciones según Ley.
laboral.
Relación numerada de Formulario de pago de Otros documentos que
Servicios No Personales tributos. apruebe la DNTP.
(CAS).
Nota de Cargo bancaria.
Resolución de encargos
al personal, Caja Chica.
Además, deberá registrar la serie del documento seleccionado (en cuanto

corresponda), el número y la fecha del mismo.
En esta parte, deberá registrar además la Mejor Fecha de Pago, la cual no puede
ser un día inhábil, por ejemplo: sábado, domingo o ni feriado. Esta fecha, representa
la fecha de cancelación del Devengado, es decir, aquella fecha en la cual vence la
obligación contraída y en la que, según la naturaleza de la obligación, se debe
realizar el pago del Gasto Devengado.

Ahora, registrará una justificación que considere válida para el Devengado, en el

campo de texto “Notas”.
Procederá a grabar el Devengado y luego Habilitará Envío.

Para concluir con el registro del Devengado, realizará una transmisión de envío del
expediente SIAF a la base de datos del MEF y una segunda transmisión para recibir
la Aprobación (bajo el supuesto que los datos registrados son válidos).
La Autorización de Giro en el SIAF-SP equivale al Devengado en estado “A” y

constituye la aprobación del monto para el giro del cheque, la emisión de carta
orden o la transferencia electrónica, con cargo a la cuenta bancaria
correspondiente.

2.3. Fase Girado

El pago es el acto de administración mediante el cual se extingue, en forma parcial
o total, el monto de la obligación reconocida, debiendo formalizarse a través del
documento oficial correspondiente. Está prohibido efectuar pagos de obligaciones
no devengadas.
Es requisito para el registro del Girado que el correspondiente Devengado haya sido
contabilizado en el SIAF-SP. La fecha del Girado registrado en el SIAF-SP debe ser
la misma o posterior a la fecha de la respectiva autorización del Devengado. Está
prohibido girar a nombre de beneficiarios distintos a los registrados en la fase del
Devengado.
El Girado se registrará en el mismo Registro SIAF en que se realizó tanto el

Compromiso Mensual, como el Devengado, para ello, se posicionará sobre el
Devengado y dará un clic derecho, de la lista de opciones que muestra el sistema
seleccionará “Insertar Fase” (además, podrá seleccionar la Anulación del
Devengado o su Rebaja).

A continuación, seleccionará el ciclo “G” y digitará “G” para iniciar el registro de la

fase Girado, de lo contrario puede solicitar ayuda pulsando la tecla F1 y el sistema
le mostrará la siguiente lista de la cual elegirá “Girado”.
Se mostrarán los devengados pendientes de giro, en caso hubieran varios deberá

seleccionar el que corresponda. En el caso del ejemplo, al existir sólo un Devengado,

el sistema lo selecciona por defecto. Para finalizar la selección dará clic en el botón
Aceptar.
En la pantalla de generación de operaciones registrará el monto girar, que puede

ser parcial o total, si fuera a girar por el monto total, dará clic en el botón Rellenar
con Origen y el sistema reemplazará el campo Monto a Girar con los montos del
Devengado. Para finalizar, dará clic en Aceptar.
El sistema mostrará la pantalla de Registro SIAF, en la cual se requiere que

registremos datos como los documentos fuente, cuenta bancaria, beneficiarios y
otros.

En el campo Tipo de Giro podrá pulsar la tecla F1 para solicitar ayuda e indicar el
que corresponda a la transacción, por defecto el sistema propone el Tipo de Giro
“N”. Si la SUNAT hubiera entablado algún proceso de cobranza coactiva sobre el
Devengado que da origen a este giro, usted deberá seleccionar el Tipo de Girado “C”.
El registro de esta fase, requiere de dos documentos de sustento, Documento “A” y

“B”, el primero es el documento administrativo generado por la entidad y el segundo
es el documento bancario. Para registrar el código del documento “A” podrá digitar
“009. Comprobante de Pago” o pulsar la tecla F1 para solicitar ayuda y seleccionar
el que corresponda.
Luego, registramos el número y la fecha del Comprobante de Pago, además de la

Mejor Fecha de Pago (esta puede ser igual o mayor a la mejor fecha registrada en el
Devengado).

A continuación, registramos el código de la cuenta Bancaria con la cual

realizaremos el Giro, los datos de la cuenta bancaria comprenden: el año en que se
matriculó la cuenta en el SIAF, el código del banco asignado por el sistema a la
entidad financiera y el número correlativo de cuenta bancaria que ha generado el
sistema.
En la parte inferior derecha procedemos a registrar los datos de Documento “B”,

dando clic derecho elegirá la opción “Insertar Documento”.

Luego digitará el código del documento o pulsará la tecla F1 para escoger el código
que corresponda y a continuación registrará el número de documento.
En esta parte no se olvide que en el caso de remuneraciones y pensiones, es

obligatorio que las UE’s efectúen el pago, mediante abonos en cuentas bancarias
individuales, sea a través del Banco de la Nación o de cualquier otra institución
bancaria del Sistema Financiero Nacional.
Asimismo, es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos
administrados y canalizados a través de la DGETP, se efectúen a través de abono
directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para tal efecto, la UE requerirá al
proveedor su Código de Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad en que se dé
inicio formal a su relación contractual.
En nuestro caso, por tratarse de un Gobierno Local registraremos la emisión de un

Cheque, hasta que se implementen las modalidades de pago antes mencionadas.
Luego de efectuar el registro del Documento “B” deberá registrar una descripción
en el campo “Notas” en la cual podrá detallar la operación registrada. La
información que registre en este campo se mostrará en reporte “Comprobante de

Pago”.
Finalmente grabará la información, con un clic derecho habilitará envío y realizará

una transmisión con la cual enviará la fase a la base de datos del MEF, además,
realizará una segunda transmisión para recibir la respuesta de aprobación.

El estado final del Girado es “A” y color negro. El Girado en estado “A” en el SIAF-
SP constituye la autorización de Pago. La referida autorización es transmitida al
Banco de la Nación y a la respectiva Unidad Ejecutora o Municipalidad a través del
SIAF-SP.
La transferencia electrónica o, de ser el caso, la entrega del cheque o presentación

de carta orden al banco está condicionada al Gasto Girado en estado “A”.


III.1.2 Registro de Operaciones de Ingreso
Las Operaciones de Ingreso, se conforman de las Fases: Determinado y Recaudado el

registro se hace en el sistema de la siguiente manera:
III.1.2.1 Fase Determinado
El registro de las Fases de Ingreso inicia con el Registro de la Fase determinado, en el

cual el usuario registra la información correspondiente al detalle en el que suscita el
ingreso. Entonces se consignan los datos completos de código y número de Documento,
Fecha, Rubro y Tipo de Recurso.

Luego se registra el clasificador. Para ello en el campo clasificador se da clic derecho

Insertar Clasificador. Y se le asigna el monto correspondiente.
Luego se da clic en guardar los cambios, el sistema mostrara entonces el mensaje: Sus
cambios han sido guardados.
 Habilitar Envío/Deshabilitar Envío

Al igual que todas las fases de Gasto, la Fase Recaudado del Ingreso se crea en estado
pendiente –P y color Azul, entonces el usuario debe habilitar para el envío, para ello
sitúa el cursor sobre la línea determinado y da clic derecho habilitar Envío.
Entonces se observa que el estado cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N

color verde, quedando listo para ser transmitido a la Base de Datos.
Para transmitir la fase determinado el usuario debe ingresar al menú comunicaciones

opción Transferencia de datos, entonces el estado cambia de Habilitado-N color Verde
a Transmitido T color Plomo.

Para recibir la respuesta de la base de datos el usuario debe realizar una nueva
transmisión, entonces el estado de envío cambia de Transmitido T color Plomo a
Aprobado A color negro.
 Anulación de Determinado
Si el usuario desea puede Anular la fase determinado, para ello situar el cursor sobre la
fase que desea eliminar, da clic derecho y marca la opción Anulación.

Puede realizar una Anulación por Error de Registro siempre y cuando marque la
opción correspondiente, entonces no podrá hacer ninguna modificación a los datos
consignados (Operación Inicial) y NO le generara asientos contables.
Si marca la opción anulación

por Error
Se copian los datos de la

Operación inicial
También puede realizar una Anulación Normal, para ello debe elegir documento
sustentatorio y la fecha correspondiente con el cual va a Anular la fase registrada.
Puede elegir otra fecha y registrar el

documento que sustente la Anulación
Importante:
La anulación Normal a diferencia de la Anulación por Error en registro SI genera

asientos contables, extornando el asiento contable de la operación Inicial, Así
también permite anular con fecha diferente al de la Operación Inicial.
 Rebaja de Determinado
El monto de la Fase determinado puede rebajarse es decir disminuirse, para ello debe
situar el cursor sobre la línea Recaudado y dar clic derecho y seleccionar la operación
rebaja del determinado, de la siguiente manera:

Seguidamente, se muestra la pantalla generación de operaciones donde consignará los

datos del documento fuente con el cual realizará la rebaja así como el monto que desea
rebajar o disminuir a la fase.
Luego debe dar clic en Aceptar.
Inmediatamente se muestra la pantalla de registro Siaf con el mensaje sus cambios han
sido guardados y en el campo secuencia fase se observa la fase rebaja de con los datos
consignados en la pantalla anterior.

Se crea la Secuencia Fase Rebaja

en estado Pendiente.
Entonces la rebaja debe habilitarla y transmitirla a la Base de Datos y esperar que

retorne la aprobación con una Transmisión de datos en el menú Comunicaciones.
III.1.2.2 Fase Recaudado
El recaudado consiste en hacer efectivo el depósito del monto recaudado a la

institución bancaria en la cual la unidad Ejecutora tiene sus cuentas bancarias. Para
ello luego de registrar la fase determinado y recibir su aprobación debe ubicar el cursor
sobre el campo en blanco dar clic derecho y seleccionar la opción Insertar Fase.

Entonces, se muestra activo el Campo Ciclo donde debe elegir Ingreso y en el campo
Fase debe elegir fase Recaudado. Seguidamente aparece la ventana determinados por
Recaudar, donde debe marcar con un chec el recaudado al cual va a registrarle la
recaudación. Luego debe dar clic en Aceptar.
Marca con chec el Determinado que

va a Recaudar
Luego de seleccionado el determinado, se muestra la pantalla generación de

Operaciones, donde si lo desea, puede hacer una Ampliación de Determinado para
incrementar el monto determinado, sino continua con el registro normal.

Si requiere puede hacer Ampliación de

determinado.
En la pantalla Registro Siaf debe concluir con los datos del recaudado, los cuales son:
el código, número y fecha de documento del depósito en la Institución financiera, asi
también el banco y la cuenta corriente.
El registro de la fase Recaudado requiere también el registro de un Documento B (que

es el documento con el cual el dinero ingreso en caja). Su registro se realiza ubicando
el cursor en el área Documento B y dando clic derecho insertar registro.

Ubicarse en el Área
Documento B
Clic derecho Insertar documento.
Con el botón de ayuda F1, completa la información concerniente a Documento B, la

fecha consignada aquí (No necesariamente es la misma de la fecha del depósito
denominada Documento A). Pero ésta fecha si determina el estado de Ejecución
Presupuestaria EP1 (columna de ingresos).
Al dar clic en guardar muestra el mensaje Sus Cambios han sido guardados.

 Habilitar Envío / Deshabilitar Envío
El proceso para enviar la Fase Recaudado es el mismo al descrito anteriormente en

todas las fases del registro Administrativo.
 Rebaja del Recaudado
Recibida la aprobación del Recaudado, entonces puede realizar la rebaja del

Recaudado, para ello debe (1) ubicar el cursor sobre la fase recaudado y (2) seleccionar
la opción rebaja del recaudado.
(1) Ubicar el cursor sobre recaudado
(2) Clic derecho y seleccionar Rebaja

Recaudado…
Seguidamente se muestra la pantalla Generación de Operaciones, donde debe

completar los datos del Documento Fuente con el cual realiza la rebaja del recaudado,
luego da clic en Aceptar.

Entonces en la pantalla de registro SIAF, se genera en el campo Secuencia fase la

rebaja en estado pendiente y queda listo para ser Habilitado y Transmitido a la Base de
Datos.
Se genera rebaja del recaudado
 Devolución de Ingresos
El usuario puede registrar devolución sobre un ingreso recaudado por diferentes

razones, para ello debe (1) ubicar el cursor sobre la fase recaudado y (2) dar clic derecho
marcando la opción Devolución.

(2) Ubicar el cursor sobre recaudado
(1) Seleccionar Devolución
Se muestra la pantalla de Generación de Operaciones donde debe completar los datos

del documento fuente que respalda la devolución de ingresos registrada.
Inmediatamente en la pantalla Registro Administrativo, el sistema le muestra el mensaje

“recuerde que debe ingresar documento B para esta devolución”. Entonces (1) se ubica
sobre la fase recaudado, (2) en la secuencia fase Devolución, (3) en el área Documento
B y (4) da clic derecho Insertar documento.

(2) Secuencia Fase Devolución

(1) Fase recaudado
cursor sobre
recaudado
(3) Área Documento B

cursor sobre (4) Clic Derecho
recaudado
Aquí debe consignar los datos del Documento a quien se hará la devolución,
completados los datos dar clic en guardar.
Guardado los cambios de la devolución, debe ser habilitada para Envío y transmitida a
la base de datos para su aprobación.
III.2 Modificación SIAF
El usuario puede realizar diferentes modificaciones al registro SIAF, para ello debe
ingresar al menú Registro opción Modificación. De la siguiente manera:
III.2.1 Modificación de Registro SIAF
La modificación de registro SIAF, consiste en realizar cambios de un expediente que ya

esta aprobado en el modulo administrativo y en la base de datos del MEF, se pueden
realizar modificaciones de registro SIAF a las fases de Compromiso, Devengado,
Girado, Determinado y Recaudado.

Para ello debe marcar la opción correspondiente y se muestra la pantalla modificaciones

al registro SIAF.
En esta Pantalla debe (1) ubicar el cursor en el área en blanco y (2) dar clic derecho la
opción Crear Modificación.
(1) Ubicar el cursor sobre área

en blanco. (2) Dar clic derecho

Seguidamente debe digitar el número de expediente al cual va a realizar la modificación,

el expediente debe estar en estado Aprobado para que sea factible la modificación. Al
ubicar el cursor sobre la pestaña documento, se muestra las fases que contiene el
registro administrativo, para el caso C, D y G (Compromiso, Devengado y Girado).
Luego de seleccionar la fase que desea modificar, selecciona los datos nuevos a
registrar, luego debe dar clic en guardar. El sistema muestra el mensaje el registro fue
grabado exitosamente.
Los datos que se van a Los Nuevos datos

modificar modificados.

Entonces se crea una línea con los datos modificados, esta fila se crea en estado
Pendiente-P en color azul, y debe habilitarse y transmitirse a la base de datos.
Al habilitar para envío el estado cambia de estado Pendiente P color Azul a Habilitado
N color Verde.

La modificación de registro SIAF debe ser transmitida a la base de datos para que los
cambios se actualicen tanto en el registro administrativo y la base de datos, para ello
ingresa al Menú comunicaciones opción Transferencia de datos. Entonces cambia
su estado de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.
Para recibir su aprobación o rechazo de la Base de Datos debe realizar una nueva
Transmisión de Datos.
Importante:
1. Se puede modificar sólo expedientes que NO estén contabilizados.

2. Se pueden modificar sólo expedientes que correspondan a meses que NO
tengan Cierre Financiero Contable.

3. Una modificación de registro SIAF, causa que mientras NO reciba su

aprobación NO se muestren en el módulo contable.
III.2.2 Modificación de RUC
La modificación de RUC procede sólo si ha registrado la fase Compromiso, si hizo el

registro de una fase adicional, entonces ya no procederá la modificación de RUC.
Para ello selecciona la opción modificación de RUC y se muestra la pantalla

Modificaciones de Registro SIAF-RUC, con un listado de expedientes a los cuales puede
realizar o procede la modificación de RUC.
En esta pantalla selecciona el expediente al cual modificará el RUC registrado, para ello
ubica el cursor en el número de expediente y da clic derecho Modificar.

Como se observa se activa el campo proveedor, para asignarle el nuevo número de

RUC que va a asociar al registro administrativo.
Luego debe dar clic en guardar se crea el detalle consignado en la modificación, debe
situar el cursor en el número de expediente dar clic derecho y seleccionar la opción
habilitar envío para modificar el RUC en el registro y en la base de datos.
Como vemos, el estado de envío cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N

color Verde.

Luego debe transmitir la modificación a la base de datos, ingresando al menú

comunicaciones opción transferencia de datos, el estado cambia de Habilitado N color
Verde a Transmitido T color Plomo. Siempre y cuando consigne las firmas electrónicas
para autorizar su modificación.
Luego para recibir la aprobación o rechazo debe realizar una nueva transmisión.

Importante:
Si NO consigna las Firmas electrónicas permanece en estado Habilitado- N y NO

se transmitirá a la Base de Datos.
III.2.3 Modificación de Tipo de Anulación
La modificación de tipo de Anulación procede para ambos casos de Anulación por error
de registro a anulación normal. Se usa comúnmente para que incida o no en la parte
contable. Para su aplicación debe seleccionar la opción y entonces se muestra la
pantalla Modificación de Tipo de Anulación.
En esta pantalla debe seleccionar el expediente el cual modificará el tipo de anulación

existente, para ello ubica el cursor sobre el expediente y da clic derecho Modificar.
Como se observa, el sistema entonces le muestra un mensaje informativo del tipo de

modificación al cual cambiará:
Entonces, esta modificación que se crea en estado Pendiente P en color Azul. Para
habilitarla para envío debe dar clic derecho sobre el número de expediente y marcar la
opción habilitar Envío.

Entonces, el estado Pendiente P color Azul cambia a Habilitado N en color Verde, de

la siguiente manera.
La modificación queda lista para ser transmitida a la base de datos para ello debe entrar
al menú comunicaciones opción transferencia de datos, el estado cambia de Habilitado
N color Verde a Transmitido T color Plomo.

Para recibir la aprobación o rechazo de la base de datos, debe realizar una nueva
transmisión.
III.2.4 Modificación de Contratos
El usuario debe asignar un contrato a cada expediente de gasto desde el registro del
compromiso, en el caso que no lo haya efectuado así, el sistema le da la posibilidad de
enlazarlo a un contrato determinado con esta opción, entonces luego de seleccionar la
opción modificación de Contrato se muestra la pantalla Modificación contrato.
En esta pantalla en el área en blanco debe dar clic derecho crear modificación.

Entonces se apertura el campo expediente donde debe consignar el número de

expediente al cual hará la modificación de contrato.
Así también debe elegir el número de contrato al cual va a modificar o enlazar dicho
expediente administrativo, luego debe dar clic en guardar.
La modificación entonces queda lista para ser habilitada para envío, para lo cual
posiciona el cursor sobre la línea creada y da clic derecho habilitar envío.

Entonces el estado cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N color Verde.
Luego debe transmitir la modificación ingresando al menú comunicaciones opción

transferencia de datos, el estado de envío cambia de Habilitado N color Verde a
Transmitido T color Plomo.

Para recibir la respuesta de la base de datos: Aprobación o Rechazo debe realizar una
nueva transmisión de datos.
III.2.5 Modificación Secuencia TO
El usuario puede modificar el secuencial de operaciones sin clasificador (sin afectación

presupuestal), para ello selecciona la opción correspondiente y se muestra la pantalla
Modificación secuencia TO.
En esta pantalla, puede efectuar las modificaciones de secuenciales, para ello debe dar
clic derecho en el área en blanco y seleccionar la opción Crear modificación.
Inmediatamente se muestra la pantalla Registro secuencia TO, donde debe elegir el

numero de expediente al cual va a realizar el cambio de secuencial.

Luego de registrar el número de expediente a modificar, debe elegir el nuevo número

de secuencial a considerar.
Entonces debe dar clic en guardar.

En la pantalla Modificación secuencia TO, se crea la fila con el cambio realizado en
estado pendiente P color azul, el cual debe habilitar para envío ubicando el cursor sobre
la línea creada y dar clic derecho Habilitar Envío.
El Estado cambia de Pendiente P color Azul a estado Habilitado N color Verde.

Entonces la modificación queda lista para ser transmitida a la Base de datos, el estado
de envío cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.
Para recibir la respuesta de la Base de datos, debe realizar una nueva transmisión.
III.4 Documentos Emitidos
El Usuario del Módulo Administrativo, controla los documentos que entrega para la
cancelación de sus obligaciones respectivas (cheques y cartas órdenes), este control lo
realiza ingresando al menú Registro opción Documentos Emitidos.
Entonces, se muestra la pantalla Documentos Emitidos, donde debe seleccionar por

mes ó por número de registro y luego dar clic en Iniciar búsqueda.

Seguidamente se muestran todos los documentos girados en el registró administrativos,

cheques y cartas órdenes. En el campo Fec. Entrega el usuario debe consignar la fecha
en que entrego el documento, estos datos determinan los reportes de documentos
emitidos, en cartera, en tránsito, etc.
Consignar la fecha en que

entrega el documento
La columna Con. Permite al usuario ir marcando al dar clic, para llevar un control de los
documentos que va conciliando, de la siguiente manera:
La columna Con <>

conciliación
IV. Procesos

El menú Procesos, permite al usuario consolidar, actualizar la información registrada,

para su presentación en los Reportes.
IV.1 Hoja de Trabajo T6
Se encuentra en el Menú Procesos opción Hoja de Trabajo T6 y permite al usuario

imprimir las papeletas de deposito T6 para hacer el depósito respectivo en el Banco de
la Nación
Al ingresar a esta opción se muestra la pantalla Informe de Tesorería, donde debe

completar los datos de selección para poder imprimir la Papeleta. Del mismo modo
puede completar el lugar y fecha y agregar observaciones en caso lo desee.
Para visualizar la Papeleta de Depósito previa impresión debe dar clic en el botón Vista
Preliminar .

IV.2 Actualiza Saldos en Libros Bancos
El usuario puede actualizar los saldos y movimientos de los Libros Banco de su unidad,
para ello debe ingresar al menú procesos opción Actualiza Saldos en Libro Bancos
Entonces, se muestra la pantalla Saldo del Libro Banco donde debe seleccionar
haciendo clic en el botón desplegable el Año, Cuenta y Subcuenta al cual corresponde
el Libro Banco.

Inmediatamente se activa el botón Procesar.
Mientras el sistema procesa los saldos aparece en la parte superior derecha el mensaje:
.

Manual Módulo Administrativo - Corregido

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Manual de Usuario Módulo Administrativo

PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 1

El Módulo Administrativo, es la plantilla en la cual los usuarios de las Unidades

Las Operaciones Presupuestales, son aquellas que afectan al Presupuesto (Marco

Entonces se muestra la pantalla Selección de Etapa, donde selecciona el Módulo

Seguidamente se muestra el siguiente menú de opciones:

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 2

Para explicar la funcionalidad del Módulo Administrativo, describiremos todas las

II.1 Cuenta Bancaria

Al acceder a la opción de Cuenta Bancaria, la Unidad registra y transmite a la Base de

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 3

(1) Elige el Banco y se posiciona el

(2) da clic derecho Insertar Cta.

Todos estos Campos se llenan con el botón de ayuda F1.

Aquí Digita el Número de Cuenta Corriente, con ésta

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 4

Registrados todos los campos puede guardar o deshacer.

(1) Da clic derecho Inactivar y

Cuando el Estado “E” sea Inactivo

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 5

Antes de transmitir VERIFICAR que

El estado de envío EE cambia a T

Para Inactivar la Cuenta Corriente de la Base de datos Oracle, debe Inactivar la

II.2 Cuenta Interbancaria

El código de Cuenta Interbancaria CCI, es aquel con el cual el SIAF identifica al

Para ello debe ingresar al menú, de la siguiente manera:

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 6

(1) Se muestran los proveedores registrados y

(2) Se insertan los CCI al proveedor

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 7

(1) Búsqueda por número (2) Búsqueda por nombre

Se ubica sobre la línea del

ÁREA DE REGISTRO CCI

Clic derecho Registrar

En la pantalla siguiente se deben tener presentes las consideraciones que se muestran

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 8

De esta manera, registra el Nro. de CCI y da clic en Aceptar.

Entonces se genera una fila, con el numero de CCI asignado al proveedor, de la

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 9

 Eliminación de CCI registrado

Si el código de CCI asignado a un proveedor está en estado pendiente “P” puede

 Modificación de Datos de CCI registrado

El usuario podrá hacer modificaciones a los datos registrados antes de enviarlo a la

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 10

 Envío de CCI registrado a la Base de Datos

Para hacer el envío debe dar clic derecho Habilitar envío

Mientras no habilite las firmas, permanecerá en habilitado estado “N”.

Rechazos de la Base de Datos al registro de CCI

 El código consignado NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 11

Verificar los datos que ha registrado y

 La Cuenta Corriente NO ha sido registrada o no ha llegado a la Base de Datos.

La Cuenta Corriente que ha registrado NO está

 La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los

Verificar los datos consignados del proveedor, ya

 La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los

En este caso la cuenta se encuentra Inactiva y

DR PABLO TOMAS VILCHEZ SUICO Página 12

Para acceder al registro de Proveedores, el usuario debe ingresar al menú

II.2.1 Consulta de Proveedores de la Unidad

(1) Digita el Nro. de (2) ó por Nombre de (3) Clic en Ejecutar