Auto-evaluación de Cumplimiento de Condiciones Previas y Requisitos Mínimos OEA

Resumen de la Autoevaluación
En
Cod. Capítulo Total Si cumple No cumple % cumplimiento
proceso
0 Condiciones Previas 12 8 2 2 67%
1 Análisis y Administración del Riesgo 12 3 8 1 25%
2 Asociados de Negocio 3 0 3 0 0%
3 Seguridad del Contenedor y demás Unidades de Carga 7 0 7 0 0%
4 Controles de Acceso Físico 7 1 4 2 14%
5 Seguridad del Personal 7 1 5 1 14%
6 Seguridad de los Procesos 14 1 12 1 7%
7 Seguridad Física 7 3 0 4 43%
8 Seguridad en Tecnología de la Información 6 2 3 1 33%
9 Entrenamiento en Seguridad y Conciencia de Amenazas 4 0 4 0 0%
10 Seguridad fitosanitaria 10 4 6 0 40%
Totales 89 19 48 12 21%

18 ABRIL DEL 2018

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Auto-evaluación de Cumplimiento de Condiciones Previas y Requisitos Mínimos OEA
0. Condiciones Previas
Item No. Descripción del requisito
Estar domiciliados y acreditar la existencia y representación legal en el
1 6.1.1
país
En el caso de personas jurídicas o sucursales de sociedades extranjeras,
2 6.1.2 estar debidamente establecidas en Colombia, mínimo tres (3) años antes
de presentar la solicitud
Estar inscrito y encontrarse activo en el Registro Único Tributario con el
3 6.1.3 tipo de usuario aduanero y la actividad sobre la cual solicita su
autorización como Operador Económico Autorizado.
Tener una trayectoria efectiva en el desarrollo de la actividad para la cual
solicita la autorización, de tres (3) años como mínimo, inmediatamente
4 6.1.4
anteriores a la presentación de la solicitud, en los términos previstos en la
definición del artículo 2 del Decreto 3568 del 2011.
Contar con las autorizaciones, registros, conceptos, habilitaciones,
declaratorias, licencias, permisos, cualquiera que sea su denominación,
5 6.1.5
exigidos por las autoridades de control de acuerdo con la normatividad
vigente para ejercer su actividad, cuando a ello hubiere lugar.
Obtener una calificación favorable por parte de la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de
conformidad con las verificaciones realizadas en desarrollo de la
6 6.1.6
aplicación del Sistema de Administración de Riesgos de que trata el
artículo 475-1 del Decreto número 2685 de 1999 o de las normas que lo
modifiquen, adicionen o sustituyan.
Encontrarse al día o tener acuerdos de pago vigentes y al día, sobre las
obligaciones tributarias, aduaneras y sanciones cambiarias y demás
7 6.1.8
deudas legalmente exigibles a favor de la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Auto- Fecha de
Observaciones Plan (es) de Acción Responsables
evaluación cumplimiento
Decreto 2261, del 2 de noviembre, en el que se establecieron las
medidas para regular, registrar y controlar la importación de equipos y Verificar la vigencia de cada una de los entes pertinentes a esta
Si cumple los insumos químicos que puedan terminar en "actividades mineras sin documentación.
las autorizaciones y exigencias previstas en la ley".
SGC
Se debera realizar seguimiento al momento de acreditar la
Extraer informacion concreta de cada entidad con el fin de tener la
Si cumple certeza de su trayectoria e el mercado. permanencia de cada persona juridica o sucursales de
sociedades, etc.. SGC
Si cumple Deposito Público Aduanero Periodicamente se evaluara la gestión del DPA con respecto al
paragrafo 6.1.3 DPA
Diseñar una minuta que registre cada transacion, solicitud, y
Si cumple Revisar el articulo CADENA DE SUMINISTRO SEGURA en el decreto operación.
Logistica
Sacar listado de las autorizaciones, permisos, certificados y licencias
En proceso que se tienen para confrontar con los que se deberían tener ejemplo
carnet de manipulación de alimentos
Establecer una base de datos por cada linea pertinente a cada
área siguiendo los lineamientos de las autoridades de control.
ARTÍCULO 475-1. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
<Artículo adicionado por el artículo 11 del Decreto 111 de 2010. La
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá establecer y
utilizar sistemas de administración de riesgo con el fin de prevenir o
combatir el uso o destinación del comercio para fines que atenten
contra las disposiciones de carácter tributario, aduanero y cambiario.
En desarrollo de los sistemas de administración de riesgo podrá dirigir
sus actividades de inspección a operaciones de alto riesgo y agilizar el Desarrollar una herramienta de medicion de todas las
No cumple despacho de mercancías de bajo riesgo, implementar mecanismos de operaciones que relacionan las actividades que la DIAN
calificara en su respectiva revisión,
monitoreo del riesgo, establecer medidas de control en lugares de
ingreso y salida de mercancías y utilizar los demás mecanismos
internacionales debidamente reconocidos.
PARÁGRAFO. En materia de valoración aduanera el Sistema de
Administración del Riesgo identifica entre otros los riesgos de distorsión
de los elementos de valor de las mercancías importadas de forma
independiente o asociada con otras situaciones irregulares al proceso
de importación.
Validar si se ha hecho efectivo el pago de las obligaciones tributarias,
No cumple aduaneras, entre otras, Ver pargrafo 6.1.8
Proporcionar notificaciones semanales del estado actual de
cada entidad, si es posible hacer visible de forma fisica.
 Que el interesado, sus socios, accionistas, miembros de juntas directivas,
representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes
aduaneros y los controlantes directos e indirectos no tengan
antecedentes penales por conductas punibles contra el patrimonio
económico, contra la fe pública, contra el orden económico y social y Monitorear el estado legal de los socios, accionistas, miembros,
Proporcionar informacion fidedigna de los miembros que hacen parte directivas, representantes legales, contadores, entre otrs con el
8 6.1.10.a contra la seguridad pública lo cual se evidenciará luego de consultadas Si cumple de la cupula legal de cada entidad.
las bases de datos establecidas y proporcionadas por organismos o fin de dar validez al paragrafo 6.1.10 del Articulo 35668
entidades nacionales e internacionales en la lucha contra el terrorismo,
narcotráfico, lavado de activos, contrabando y demás delitos conexos,
con el fin de garantizar la seguridad de la cadena de suministro
internacional.

Que el interesado, sus socios, accionistas, miembros de juntas directivas,

representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes
aduaneros y los controlantes directos e indirectos; No haber sido objeto
de incidentes de seguridad en la cadena de suministro internacional por
9 6.1.10.b
hechos de contrabando, tráfico de divisas, drogas, armas, personas,
Si cumple
material radiactivo, entre otros, dentro de los cinco (5) años anteriores a
la presentación de la solicitud, salvo que como consecuencia de la
investigación respectiva, se demuestre la ausencia de responsabilidad.

Que los socios, accionistas, miembros de juntas directivas,

representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes
aduaneros y los controlantes directos e indirectos del solicitante, durante
los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la presentación de la
10 6.1.11
solicitud, no hayan representado a empresas que hayan sido objeto de
Si cumple
cancelación de las calidades de autorización, habilitación o registro
otorgadas por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

No haber sido sancionado con cancelación de autorización, habilitación y

demás calidades otorgadas por parte de la Unidad Administrativa
11 6.1.12
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), durante
Si cumple
los cinco (5) años anteriores a la presentación de la solicitud.

Demostrar solvencia financiera durante los tres (3) últimos años de

operaciones. Una vez obtenida la autorización como Operador
12 6.1.13
Económico Autorizado, se deberá acreditar la solvencia financiera en el
En proceso
momento de la revalidación de que trata el presente decreto.
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Auto-evaluación de Cumplimiento de Condiciones Previas y Requisitos Mínimos
OEA

1. Análisis y Administración del Riesgo

Item No. Descripción de requisitos Auto-evaluación Objetivo Plan (es) de Acción Fecha de
Responsables cumplimiento
Tener una política de gestión de la seguridad basada en la 1. Gestionar una politica de gestión del
a. Ejecutar una politica de gestión de la seguridad en la
evaluación del riesgo de sus cadenas de suministro, la cual riesgo de procedimiento, el cual estén Coordinador
1 1.1
debe tener establecidos objetivos, metas y programas de
No cumple establecidos objetivos, metas y
evaluación del riesgo de la cadena de suministro,
HSEQ
estructura: introducción, compromisos, desarrollo,
gestión de la seguridad. programas de gestion de seguridad.
ratificación.
Tener un sistema de administración de riesgos enfocado en la
cadena de suministro internacional, que prevea actividades Desarrollar estrategias de evualiacion del
ilícitas, entre otras lavado de activos, contrabando, tráfico de riesgo que implica la circulación de Establecer un grupo de trabajo idoneo en cuanto a los
2 1.2
estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de
No cumple mercancá por cada eslabon de la SUPLY riesgos que se presentan en la SCM
narcóticos, terrorismo, financiación del terrorismo y tráfico de CHAIN del OEA
armas.

Tener procedimientos documentados para establecer el nivel de

1. Documentar procedimientos de riesgos
3 1.3 riesgo de sus asociados de negocio en la cadena de suministro No cumple en la cadena de suministro internacional Elaborar formatos de los procesos claves dentro de la
internacional cadena de suministro.
Demostrar mediante manifestación suscrita por sus asociados
de negocio no autorizados como Operador Económico 1. Solicitar a nuestros asociados de
Autorizado en Colombia ni certificados por otro programa de negocio requisitos orientados a mitigar Establecer requerimientos pertinentes al paragrafo 1.4
4 1.4
seguridad administrado por una aduana extranjera, que cumplen
No cumple riesgos en la cadena de suministro de dicho decreto.
requisitos mínimos orientados a mitigar riesgos en la cadena de internacional
suministro internacional.

Realizar y documentar una visita de vinculación y en adelante

visitas bienales a las instalaciones donde sus asociados de Medir e identificar los prcesos que
5 1.5 negocio críticos desarrollan sus operaciones, con el fin de No cumple desarrollan las entidades adscritas al Copilar información necesaria para la validez del buen
verificar el cumplimiento de requisitos mínimos de seguridad en regimen OEA funcionamiento de las distintas actividades de cada
la cadena de suministro internacional. entidad
Exigir a sus proveedores un plan de contingencia de su Salvaguardar informacion clave para el
6 1.6 actividad que permita el desarrollo óptimo de las operaciones No cumple saber-hacer de los funcionarios Establecer un plan de acción que permita operar de
contratadas. encargados de dicha operación manera optima
Identificar y mantener actualizados los cargos críticos
Medir e identificar los eslabones criticos
7 1.7 relacionados con la seguridad de la cadena de suministro No cumple de la cadena de suministro. Establecer estrategias puntuales a dichos procesos
internacional. critico de la cadena de suministro
Tener establecidas cláusulas de confidencialidad y de Fomentar la seguridad de la información
8 1.8
responsabilidad en los contratos de su personal vinculado.
Si cumple dada por cada sociedad adscrita al OEA Crear politicas de seguridad para los distintas
entidades.
Controlar el acceso y salida de información relacionada con la
cadena de suministro internacional, por medio de correo Gestionar el flujo optimo de la información
9 1.9
electrónico, soportes magnéticos, dispositivos de
Si cumple Crear la cultura de seguridad CRM
almacenamiento extraíble y demás.
Tener procedimientos documentados para el control, pesaje,
Analizar la informacion con el fin de
10 1.10 contabilización, medición o tallaje de mercancías al ingreso o Si cumple proponer mejoras de cada actividad.
salida de la zona de almacenamiento. Diseñar estrategias de mejora de las mercancias
Establecer las áreas consideradas como críticas en sus
11 1.11
instalaciones.
No cumple cuales son se tienen
 Utilizar sistemas de alarma y/o videocámaras de vigilancia para
monitorear, alertar, registrar y supervisar las instalaciones e parcialmente cuales son las areas fisicas
12 1.12
impedir el acceso no autorizado a las áreas críticas y de
En proceso y como se protegen ??
manejo, almacenamiento de carga, inspección o aforo
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2. Asociados de negocio

Auto- Fecha de
Item No. Descripción de requisitos evaluación Objetivo Plan (es) de Acción Responsables cumplimiento
Tener procedimientos documentados para la selección, 1. Documentar la garantia de confiabilidad
1 2.1 evaluación y conocimiento de sus asociados de negocio que No cumple por parte de la selección, evaluación y
garanticen su confiabilidad. conocimiento de los asociados de negocio

Identificar a sus asociados de negocio autorizados como

1. Solicitar debidamente certificados a
Operador Económico Autorizado en Colombia o certificados
2 2.2
por otro programa de seguridad administrado por una aduana
No cumple nuestros clientes para proceder a
identificarlos
extranjera.

Verificar que en los casos en que transfiera, delegue,

tercerice o subcontrate alguno de sus procesos críticos
3 2.3 relacionados con sus cadenas de suministro, que el prestador No cumple
del servicio implementa medidas de seguridad orientadas a
mitigar riesgos en la cadena de suministro internacional.
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Mínimos OEA

3. Seguridad de Contenedor y demas Unidades de carga

Item No. Descripción de requisitos Auto-evaluación Objetivo Responsables Fecha de

Plan (es) de Acción cumplimiento
Tener procedimientos documentados para verificar la
Documentar los procedimientos de
integridad física de la estructura del contenedor y
1 3.1
demás unidades de carga cuando se realice el
No cumple verificación de contenedor y unidades
de carga en nuestras instalaciones
desaduanamiento en sus instalaciones.
Tener procedimientos documentados para reconocer y Documentar los procedimientos de
reportar a las autoridades competentes, cuando los reconocimiento y reporte de sellos,
2 3.2
sellos, contenedores y/o demás unidades de carga
No cumple contenedores y demas unidades de
han sido vulnerados. carga.

Tener procedimientos documentados para detectar, Documentar los procedimientos de

neutralizar y denunciar la entrada no autorizada a los detectar y denunciar la entrada no
3 3.3
contenedores y demás unidades de carga, así como a
No cumple autorizado de contenedores a nuestras
las áreas de almacenamiento de los mismos. instalaciones.

Almacenar los contenedores y demás unidades de

carga, llenos y/o vacíos, en áreas seguras que impidan
cuales son las áreas seguras y que se
4 3.4 el acceso y/o manipulación no autorizada. Dichas No cumple impida el acceso ??
áreas deben ser inspeccionadas periódicamente y se
debe dejar registro de la inspección y el responsable

Debe demostrar que su proveedor en el exterior

implementa medidas de seguridad para verificar, cerrar
y sellar correctamente los contenedores y demás Se debe es exigir a las agencias de
5 3.5
unidades de carga, para protegerlos contra la
No cumple aduana este aseguramiento
introducción de personal y/o materiales no autorizados
y evitar la alteración de su integridad física

Debe demostrar que su proveedor en el exterior

implementa la inspección de contenedores y demás
unidades de carga antes del llenado, incluida la Solicitar al cliente, por medio de un
fiabilidad de los mecanismos de cierre de puertas que correo, fotografías del estado del
6 3.6
incluya la revisión de los siete puntos: pared delantera,
No cumple contenedor antes de llegar a nuestras
lado izquierdo, lado derecho, piso, techo interior / instalaciones
exterior, puertas interiores y exteriores, exterior y
sección inferior.

Debe demostrar que su proveedor en el exterior instala

sellos de alta seguridad que cumplan o excedan los
7 3.7 estándares contenidos en la norma vigente ISO 17712, No cumple
en los contenedores cargados y demás unidades de
carga precintables.
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Mínimos OEA

4. Controles de Acceso Fisico

Item No. Descripción de requisitos Auto- Objetivo Plan (es) de Acción Responsables Fecha de
evaluación cumplimiento
Tener implementado un sistema para identificar y controlar el Se debe mejorar con identificación ,
1 4.1
acceso de personas y vehículos a sus instalaciones.
En proceso parqueadero externo
Docuementar el control de entrega,
Tener procedimientos documentados para el control, entrega,
cambio, devolución de los
2 4.2 devolución, cambio y pérdida de los dispositivos de control de No cumple
dispositivos de accesps para las
acceso para el personal vinculado y visitantes.
visitas a nuestras instalaciones.

Entregar a todo su personal vinculado a través de cualquier Suministrar a los trabajadores carnet Proporcionar gafetes o credenciales de
Recursos
3 4.3 modalidad de contrato, una identificación que debe ser No cumple para ser identificados por el personal identificación a nuestros funcionarios. 8/30/2018
Humanos
portada en un lugar visible. externo

Exigir a todos los visitantes que se identifiquen para el

ingreso a sus instalaciones, y hacer entrega de una
4 4.4
identificación temporal, que debe ser portada en un lugar
Si cumple
visible.
Garantizar mediante controles efectivos y procedimientos Documentar procedimientos de
documentados, la revisión tanto al ingreso como a la salida revision al ingreso y salida a
5 4.5
de sus instalaciones, de las personas, vehículos, paquetes,
En proceso nuestras instalaciones por parte de
correo y demás objetos. visitantes.

Documentar procedimientos a. Ejecutar documento garantia de ingreso

Tener procedimientos documentados para garantizar que los
cumplimiento de entrada de de visitante con sus vehiculos a áreas
6 4.6 visitantes y vehículos se dirijan únicamente a las áreas No cumple
visitantes con sus vehiculos a los establecidas. b. Marcar las áreas de parqueo
autorizadas dentro de las instalaciones.
lugares establecidos. para visitantes en nuestras instalaciones
b. Gerencia 8/30/2018
Garantizar mediante controles efectivos y procedimientos
documentados, que el personal vinculado pueda identificar y
7 4.7
afrontar a personas no autorizadas o no identificadas al
No cumple
interior de sus instalaciones.
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OEA

5. Seguridad del personal

Fecha de
Item No. Descripción del requisito Auto-evaluación Objetivo Plan (es) de Acción Responsables cumplimiento

Tener procedimientos documentados para la selección

Recursos
1 5.1 de candidatos con posibilidad de ser vinculados a la No cumple Humanos
empresa en cualquier modalidad de contrato.

Mantener actualizada la historia laboral del personal

a. Solicitar anualmente la actualización de datos
vinculado que incluya información personal y familiar, Recursos
2 5.2
revisión de antecedentes, archivo fotográfico, registro
En proceso personales a todo los trabajadores vinculados a
Humanos
la empresa.
de huella dactilar y firma.

Adicionar a los procedimiento de

Realizar y documentar bienalmente, estudios seguimiento de personal por parte de
Recursos
3 5.3 socioeconómicos que incluyan visitas domiciliarias al No cumple Gestión Humana, las visitas domiciliarias a
Humanos
personal que ocupa cargos críticos. todo el personal vinculado a cualquier
modalidad de contrato.

Tener procedimientos documentados para el Adicionar a los procedimiento de

seguimiento y análisis de resultados de los estudios seguimiento de personal por parte de
Recursos
4 5.4 socioeconómicos y las visitas domiciliarias, que No cumple gestion humana, las visitas domiciliarias a
Humanos
permitan detectar cambios relevantes o injustificados en todo el personal vinculado a cualquier
el patrimonio del personal vinculado. modalidad de contrato.
Tener procedimientos documentados para el retiro del
5 5.5
personal.
Si cumple

Tener establecidas disposiciones de seguridad para el a. exigir a funcionarios que mantengan su Recursos
suministro y manejo de los uniformes y dotación, que uniforme completo. b. llevar un control Humanos/
6 5.6
incluya el control, entrega, devolución o cambio de los
No cumple documentado de de entrega, devolución o Coordinador
mismos. cambio de dotación c. HSEQ

Recursos
Tener implementado un código de ética que contenga
Humanos/
7 5.7 las reglas de comportamiento orientadas a asegurar la No cumple Coordinador
transparencia en el ejercicio de su actividad.
HSEQ
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6. Seguridad de los Procesos

Item No. Descripciones de la condición Auto-evaluación Objetivo Fecha de

Plan (es) de Acción Responsables cumplimiento

COMO SE IDENTIFICAN SI SE Jefe de

Tener implementadas medidas de seguridad para identificar a. Solicitar a los clientes datos, fotografia de la(s)
operaciones/
1 6.1 plenamente a los conductores, sus acompañantes y los vehículos No cumple PIERDEN INTERNAMENTE SALEN Y AL persona(s) que ingresen a nuestras instalaciones Coordinadores de
antes de que reciban y entreguen la carga. OTRO DIA ES QUE APARECEN a cargar o descargar mercancia. B.
bodega

Tener un sistema de control de documentos que garantice que estos

VERIFICAR SI ESTAN ACTUALIZADOS
2 6.2 sean conocidos, modificados, actualizados y/o impresos por el En proceso .
personal que corresponda según sus roles y/o competencias. EN DPA

Tener herramientas que le permitan garantizar la trazabilidad de la NO TENEMOS COMO GARANTIZAR LA

3 6.3 carga, desde el punto de llenado en el exterior hasta la sede del No cumple TRAZABILIDAD EN EL EXTERIOR , NI
importador o el punto de distribución. INTERIOR
Tener herramientas que le permitan garantizar la trazabilidad del NO TENEMOS COMO GARANTIZAR LA
vehículo que transporta la carga, desde el punto de llenado en el
4 6.4
exterior hasta la sede del importador o el punto de distribución,
No cumple TRAZABILIDAD EN EL EXTERIOR , NI
cuando se trate de modo terrestre. INTERIOR

Contar con un protocolo para resolver eventos inesperados en el

transporte de su carga entre el lugar de arribo y las instalaciones del NO HAY DOCUMENTACION AL
5 6.5 importador, que contemple: detención inesperada, hurto o saqueo No cumple RESPECTO SE IMPROVISA DE
del vehículo, desvío de la ruta, bloqueo de la vía, accidente de ACUERDO A LA NOVEDAD
tránsito, falla mecánica y violación de sellos de seguridad.

Contar con un plan que le permita continuar con sus operaciones

ante la ocurrencia de situaciones tales como: desastre natural, DISEÑO DE COMTINUIDAD DEL
6 6.6 No cumple
incendio, sabotaje, corte de energía, ciberataques, fallas en las NEGOCIO
comunicaciones y el transporte.
Comprobar que la carga que llega corresponda con lo ordenado,
EN DPA SI CUMPLE, DOCUMENTAR
7 6.7 haciendo verificación de descripción, peso, marcas o conteo de Si cumple
piezas. COMO LO HACEN
El importador debe tener procedimientos documentados para
NO CONOCEMOS SI LOS
8 6.8 garantizar la integridad y la seguridad de la carga en los procesos No cumple
relativos al manejo, almacenamiento y transporte. IMPORTADORES LO TIENEN

El importador debe tener procedimientos documentados para

garantizar que la información de despacho o recepción de la carga NO CONOCEMOS SI LOS
9 6.9 sea veraz, legible y que se cuente con ella antes de que se reciba No cumple IMPORTADORES LO TIENEN, SE DEBE
efectivamente la carga. Así mismo, que dicha información esté REGLAMENTAR
protegida contra cambios, pérdidas o introducción de datos erróneos.

El importador debe tener procedimientos documentados para

controlar y realizar seguimiento de sus operaciones de aduana,
NO CONOCEMOS SI LOS
10 6.10 garantizando veracidad y una correcta presentación y trámite de sus No cumple
declaraciones y de sus demás actuaciones ante la autoridad IMPORTADORES LO TIENEN
aduanera.

El importador debe tener procedimientos documentados para

NO CONOCEMOS SI LOS
11 6.11 detectar y tomar las acciones necesarias en caso de faltantes, No cumple
sobrantes o cualquier otra discrepancia o irregularidad en la carga. IMPORTADORES LO TIENEN
 El importador debe tener procedimientos documentados para
reportar a la autoridad competente los casos en que se detecten NO CONOCEMOS SI LOS
12 6.12 No cumple
irregularidades o actividades ilegales o sospechosas en sus cadenas IMPORTADORES LO TIENEN
de suministro.

El importador debe tener procedimientos documentados para

archivar, almacenar y proteger la documentación física y electrónica NO CONOCEMOS SI LOS
13 6.13 No cumple
de las operaciones de su cadena de suministro internacional y IMPORTADORES LO TIENEN
disponer su destrucción cuando a ello hubiere lugar.

El importador debe tener procedimientos documentados para

NO CONOCEMOS SI LOS
14 6.14 supervisar la operación de los transportadores terrestres en las No cumple
operaciones de su cadena de suministro internacional. IMPORTADORES LO TIENEN
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OEA

7. Seguridad Física

Auto- Plan (es) de Fecha de

Item No. Descripción del requisito Objetivo Responsables
evaluación Acción cumplimiento
Tener cercas o barreras perimetrales alrededor de sus
Gerencia/
instalaciones, así como barreras o controles interiores dentro de se debe mejorar con barreras eje:cerca de
1 7.1 En proceso Coordinador
las áreas de manejo y almacenamiento de carga, para los electricidad y la altura exterior Hseq
diferentes tipos de mercancías.
Garantizar que todas las puertas, ventanas, cercas y barreras
interiores y exteriores se encuentren aseguradas, e verificar si el procedimiento de cierre de
2 7.2
inspeccionarlas para verificar su integridad e identificar daños,
En proceso
sellosy aperturas se cumplen
dejando registro de la misma.
Prohibir el estacionamiento de vehículos de personal vinculado
y de visitantes dentro de las áreas de manejo y almacenamiento parqueadero externo y carnetizar los
3 7.3
de carga o en áreas adyacentes a la entrada o salida de las
En proceso
empleados y personal permanente
mismas.
Garantizar que las instalaciones han sido construidas con
4 7.4
materiales que resistan la entrada forzada.
Si cumple ok bunker

Disponer de señalización e iluminación adecuadas dentro y falta iluminacion nocturna, las areas
fuera de las instalaciones, especialmente en entradas y salidas,
5 7.5
áreas de manejo, almacenamiento, inspección o aforo de carga,
En proceso perimetrales sin luzy sin camaras de
cercas, barreras perimetrales y áreas de estacionamiento. seguridad

Tener un servicio de vigilancia y seguridad propio o contratado

con una empresa competente y debidamente autorizada, que
6 7.6
garantice una acción de respuesta oportuna y disponibilidad
Si cumple
durante las 24 horas del día.
Disponer de una infraestructura física, administrativa y de
7 7.7 recurso humano, que permita ejercer de manera adecuada su Si cumple
actividad.
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Auto-evaluación de Cumplimiento de Condiciones Previas y Requisitos
Mínimos OEA

8. Seguridad en Tecnología de la Información

Fecha de
Item No. Descripción del requisito Auto-evaluación Objetivo Plan (es) de Acción Responsables cumplimiento
Utilizar sistemas informáticos para el control y seguimiento de
su negocio, sus operaciones financieras, contables,
1 8.1
aduaneras y comerciales.
Si cumple

Tener políticas y procedimientos documentados de seguridad

informática que comprendan: los responsables del manejo de
la información, la creación, administración y asignación de
roles, administración de cuentas de acceso a los sistemas de
Ingeniero de
2 8.2 información y correo electrónico, uso de Internet; la No cumple Sistema
interconexión con sistemas de información externos, el
correcto uso de recursos informáticos, así como los controles
necesarios que garanticen la confidencialidad de la
información.

Asignar cuentas individuales de acceso a la plataforma de

3 8.3 tecnología que exijan su cambio periódico, y que cuenten con Si cumple
características que incrementen los niveles de seguridad.

Establecer controles que permitan identificar el abuso de los

sistemas de cómputo y de tecnología informática, así como Ingeniero de
4 8.4
detectar el acceso inapropiado y la manipulación indebida de
No cumple Sistema
la información.
1. Documentar un plan de contingencia
Tener un plan de contingencia informática documentado, Ingeniero de
5 8.5
implementado, mantenido y en proceso de mejora continua.
No cumple para el mejoramiento continuo de
Sistema
contingencia informática.

Tener un lugar físico definido como centro de cómputo y

6 8.6 comunicaciones, con las medidas de seguridad apropiadas En proceso solicitar registros fotograficos
que garanticen el acceso únicamente del personal autorizado.
Inicio

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9. Entrenamiento en Seguridad y Conciencia de Amenazas

Auto- Fecha de
Item No. Descripción del requisito evaluación Objetivo Plan (es) de Acción Responsables cumplimiento
Implementar un programa de inducción y reinducción
periódica, dirigido a todo el personal vinculado o a vincular a. Realizar convenios con entidades
Recursos
y cuando aplique a los visitantes, que garantice el
no existe este programa seguridad debe educativas para dictar talleres, charlas Humanos/
1 9.1 conocimiento de las medidas de seguridad de la empresa y No cumple y/o cursos a nuestros funcionarios
velar por su aplicación Coordinador
las posibles amenazas y riesgos, así como las medidas referente a áreas críticas que se
HSEQ
implementadas para prevenir, reconocer y actuar frente a manejan en las instalaciones.
cualquier actividad delictiva.

Desarrollar programas de capacitación especializada en

a. Realizar convenios con entidades
seguridad para el personal vinculado en áreas críticas Recursos
educativas para dictar talleres, charlas
sobre prevención de lavado de activos y financiación del https://www.uiaf.gov.co/sistema_nacional_ala_cft/lavado_activos_financiacion_29271 Humanos/
2 9.2
terrorismo, sellos, envío, recibo, manejo y almacenamiento
No cumple y/o cursos a nuestros funcionarios
Coordinador
referente a áreas críticas que se
de carga, manejo del correo, y demás temas sensibles, HSEQ
manejan en las instalaciones.
según correspondan por área y por proceso.

Recursos
Implementar un programa de concienciación y prevención Humanos/
3 9.3
del consumo de alcohol y drogas.
No cumple Coordinador
HSEQ

Tener implementado un programa de entrenamiento para

Coordinador
4 9.4 manejo de situaciones de pánico que sea acorde con las No cumple
HSEQ
necesidades de las áreas críticas.
Inicio

Auto-evaluación de Cumplimiento de Condiciones Previas y Requisitos Mínimos

OEA

10. Seguridad Fitosanitaria y Zoosanitaria

Item No. Descripción del requisito Auto-evaluación Objetivo Plan (es) de Acción Fecha de
Responsables cumplimiento
Contar con los registros y autorizaciones que exija el
1 10.1 Instituto Colombiano Agropecuario para el ejercicio de Si cumple
la actividad.
Contar con un sistema de administración de riesgos
Laboratorista/
sanitarios y/o fitosanitarios enfocado en la cadena de
2 10.2
suministro internacional indicando los procedimientos
No cumple Coordinador
HSEQ
para su gestión.

Contar con procedimientos documentados para la

Laboratorista/
selección de sus asociados de negocio, a través de los
3 10.3
cuales se exige el cumplimiento de los requisitos
No cumple Coordinador
HSEQ
sanitarios y/o fitosanitarios establecidos por Colombia.

Demostrar mediante manifestación suscrita por su

proveedor, que cumple con las normas sanitarias y/o
fitosanitarias establecidas por el Servicio Veterinario
4 10.4 Oficial o el Organismo Nacional de Protección Si cumple
Fitosanitaria del país de origen para la exportación de
animales, vegetales, sus productos y artículos
reglamentados.

Corroborar y contar con soporte documental que

permita verificar y asegurar que su proveedor cumple
con los requisitos fitosanitarios, zoosanitarios y demás
5 10.5
establecidos por el Instituto Colombiano Agropecuario
Si cumple
en los procesos de importación de animales,
vegetales, sus productos y artículos reglamentados.

Garantizar que su proveedor tenga implementado un

sistema de Buenas Prácticas documentado para sus
6 10.6 procesos de producción y/o manufactura y/o No cumple
fabricación y/o almacenamiento según el producto a
exportar.
Exigir que su proveedor tenga implementados
procedimientos documentados para la inspección,
7 10.7 limpieza y desinfección interna y externa de los No cumple
contenedores y demás unidades de carga antes del
llenado.
 Garantizar que el personal vinculado a las actividades
de recepción, manipulación, transporte,
8 10.8 almacenamiento y otras que involucren el manejo Si cumple
directo de la mercancía, cuente con el conocimiento
necesario para el desarrollo de la actividad.

Exigir que su proveedor cuente con un sistema de

trazabilidad documentado que permita hacerle
9 10.9
seguimiento al producto, a través de todas las etapas
No cumple
de producción, transformación y comercialización.

Contar con protocolos de manejo, inactivación o Laboratorista/

10 10.10 destrucción de productos que representen riesgo No cumple Coordinador
fitosanitario y zoosanitario para el país. HSEQ