Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Cod : PTE66-PS-4.2.3.
*• Acest document conţine informaţii care sunt proprietatea S.C. INVESTA C.C.I. S.R.L.;
*• Se interzice modificarea, multiplicarea si difuzarea fara acordul scris al Directorului general executiv;
*• Introduceţi acest document în lista documentelor valabile şi anulaţi ediţia/actualizarea anterioara.
APROVIZIONARE
Cod : PTE66-PS-4.2.3.
• difuzare şi retragere
• înregistrarea modificărilor
PTE66/PS-4.2.3-02,ed.1,act.0
EDITIA 1 ACTUALIZAREA G 1 2 S 4 5
S.C. INVESTA C.C.I. S.R.L. PROCEDURI TEHNICE DE EXECUTIE
APROVIZIONARE
Cod : PTE66-PS-4.2.3.
1. SCOP:
Procedura stabileşte metodologia de control a activităţii de aprovizionare pentru a se asigura
că produsele si/sau serviciile aprovizionate de catre SC INVESTA CCI SRL sunt conforme cu
cerinţele specificate.
2. DOMENIU DE APLICARE:
Procedura se aplică tuturor produselor aprovizionate si serviciilor achizitionate, utilizate la
furnizarea produselor incluse în sistemul de management al calităţii existent in cadrul SC
INVESTA CCI SRL .
3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
SR EN ISO 9001: 2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.
Manualul calitǎţii – MC -01
Prevederi legale aplicabile – conform PS-01/F2
4. TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI
4.1 Terminologie
Cerere de ofertă = document care exprimă interesul unui client de a cumpăra produse de la
furnizor, care conţine specificaţiile tehnice ale produselor solicitate, preţuri şi alte condiţii
specificate de client.
Ofertă = document scris care exprimă capacitatea furnizorului de a livra produse unui client
conform specificaţiilor tehnice şi clauzelor comerciale.
Comanda = document care exprimă decizia clientului de a cumpăra produse conform
specificaţiilor tehnice şi comerciale /economice.
Contract = act juridic prin care una din părţi (vânzătorul), transmite celeilalte părţi
(cumpărătorul), în schimbul unei sume de bani numită preţ, un drept de proprietate asupra
unui bun.
Clauza = condiţie/cerinţă sau regulă stabilită prin contract care trebuie respectată de părţile
contractante.
Client/beneficiar = destinatar al unui produs furnizat de organizaţie.
4.2 Abrevieri
SMC Sistem de management al calitǎţii
ADM Administrator
DV Director vanzari
DC Director comercial
DT Director tehnic
DG Director general
RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calităţii
RA Responsabil de activitate
PTE66/PS-4.2.3-02,ed.1,act.0
EDITIA 1 ACTUALIZAREA G 1 2 S 4 5
S.C. INVESTA C.C.I. S.R.L. PROCEDURI TEHNICE DE EXECUTIE
APROVIZIONARE
Cod : PTE66-PS-4.2.3.
5. INREGISTRARI:
Gestionare
Funcţia Perioada Mod de
Nr.
Înregistrare care de păstrare Observaţii
Crt.
gestioneaz păstrare
ă
1. Lista furnizorilor acceptati, Formular
RMC 3 ani o Îndosariat
F-02/PO-7.4 intern
Contract de vanzare – RMC, DC
2.
cumparare/prestare 3 ani o Îndosariat -
servicii
3. Proces-verbal/Nota de RMC, DC
3 ani o Îndosariat -
receptie
4. Proces verbal de receptie RMC, DC
3 ani o Îndosariat -
si constatare diferente
RMC, DC o Îndosariat
5.
Comanda 3 ani o Format -
electronic
RMC, DC o Îndosariat
6. -Formular
Cereri de oferta, oferte 3 ani o Format
intern
electronic
Documente care atesta RMC, DC o Îndosariat
7.
calitatea si/sau 3 ani o Format -
conformitatea produselor electronic
RMC, DT o Îndosariat
8. Documente de receptie a
3 ani o Format -
serviciilor.
electronic
9. Registru de intrari-iesiri RMC
3 ani o Îndosariat Registru
documente
10. RMC
Dosare de evidenta 3ani o Indosariat Registru
PTE66/PS-4.2.3-02,ed.1,act.0
EDITIA 1 ACTUALIZAREA G 1 2 S 4 5
S.C. INVESTA C.C.I. S.R.L. PROCEDURI TEHNICE DE EXECUTIE
APROVIZIONARE
Cod : PTE66-PS-4.2.3.
PTE66/PS-4.2.3-02,ed.1,act.0
EDITIA 1 ACTUALIZAREA G 1 2 S 4 5
PROCEDURA TEHNICA DE EXECUTIE S.C.INVESTA C.C.I. SRL
APROVIZIONARE
Cod:PTE66 Editia: 1 Data editiei: 11.01.2010
Necesarul de aprovizionare cu produse destinate comercializarii se stabileste in urma analizarii: contractelor si comenzilor primite de la
STABILIRE NECESAR DE DC-executa
clienti, stocurilor existente (inclusiv consumabile pentru uz intern sau alte materiale si echipamente).
APROVIZIONARE ADM - aproba
Inaite de a se elabora cereri de oferta catre furnizori, acestia sunt evaluati d.p.d.v. tehnico-economic de catre organizatie, pe baza
EVALUARE informatiilor existente despre acestia (oferte, referinte, prospecte, etc), conform criteriilor si punctajelor din Lista furnizorilor acceptati, cod
FURNIZORI PO-7.4. Selectarea furnizorilor se bazează pe evaluarea capacităţii acestora de a furniza produse si servicii la nivelul de calitate solicitat, în RMC – executa
DC- aproba
condiţii economice avantajoase. Furnizorii care, in urma evaluarii, au fost acceptati, vor fi centralizati in Lista furnizorilor acceptati.
NU SELECTARE Lista va fi actualizată periodic, în funcţie de acceptarea unor noi furnizori si in urma reevaluarii celor existenti. Reevaluarea furnizorilor se
FURNIZORI efectueaza la un interval de 1 an de zile, dupa aceleasi criterii si punctaje.
DA La furnizorii agreati se trimit cereri de oferta (daca nu exista deja oferte de la acestia). Acestea vor solicita informatii cu privire la:
EMITERE CERERE
CAUTARE FURNIZORI NOI
produs (tip, cantitate), caracteristici tehnice/de calitate, pret si garantii oferite, termene si conditii de livrare, etc. Cererea de oferta DC - executa
DE OFERTA
va fi analizata, validata intern (prin semnatura autorizata) si se va transmite direct, telefonic si/sau prin fax (dupa ce a fost
inregistrata in Registrul de intrari-iesiri), sau prin e-mail.
ANALIZA OFERTA Atunci cand se primesc oferte de la furnizori, acestea sunt analizate ptr. a corespunde cerintelor, si validate intern (prin semnatura). DG, DC - executa
In functie si de conditiile furnizorului, aprovizionarea cu produse se poate derula pe baza de contracte. Contractele de
INCHEIERE DC – executa
aprovizionare sunt analizate de catre factorii de decizie pentru ca SCINVESTA CCI SRL, in calitate de client sa se asigure ca toate
CONTRACT ADM– aproba,
cerintele privind produsele de aprovizionat au fost precizate in contract si intelese de catre furnizor. Contractele se pot derula si pe
baza de comenzi periodice. valideaza
NU DA Aprovizionarea cu produse se realizeaza prin emiterea de comenzi periodice, in baza unui contract existent sau doar pe baza de comanda.
Comanda contine date referitoare la: tip si denumire produs, cantitate, termen de livrare. Inainte de a se emite la furnizor, comanda este
analizata si validata de toti factorii responsabili, pentru ca aceasta sa corespunda cerintelor SC INVESTA CCI SRL si sa fie conforma cu DC- executa
EMITERE
COMANDA oferta. Se poate solicita confirmarea comenzii de catre furnizor, scris (prin fax, e-mail) sau doar telefonic. Comanda confirmata de furnizor
poate tine loc de contract.
Toate produsele aprovizionate sunt receptionate d.p.d.v calitativ si cantitativ, pentru ca INVESTA sa se asigure ca ele corespund cu Comisie receptie
cerintele din comanda. Documentarea receptiei se realizeaza prin semnarea avizului de insotire/facturii. Receptia calitativa se – executa
realizeaza prin verificarea existentei documentelor de calitate insotitoare (certificate de garantie, de calitate, declaratii de Contabilit. –
RECEPTIE conformitate). Pentru produsele destinate comercializarii in ambalajele producatorului receptia calitativa consta in verificarea
NU PRODUS intocm. NIR.
integritatii ambalajelor (cutii) in vederea mentinerii caracteristicilor garantate de producator. Dupa efectuarea receptiei, se
APROVIZIONAT intocmeste Nota de intrare-receptie. La contatarea produselor neconforme la receptie, sau diferente cantitative , se intocmeste
Proces-verbal de constatare diferente, fara a se introduce marfa in stoc, si se ia legatura cu furnizorul.
IZOLARE PRODUS NECONFO
DA DEPOZITA Depozitarea şi conservarea produselor se face cu respectarea tuturor condiţiilor specifice fiecărui produs în parte
(conform cerinţelor din documentaţii, specificaţiile furnizorului). Depozitarea se face în condiţii care să asigure păstrarea Gestioanr - executa
RE caracteristicilor calitative. Protejarea produselor se face prin măsuri specifice care să le ferească de contaminări, agenţi corozivi,
temperaturi extreme, umiditate, sau alte condiţii nefavorabile.
Functie de prevederile contractelor si de complexitatea proceselor SMC, pentru acele activitati care nu pot fi realizate de catre SC INVESTA
Gestionar, sef
CCI dar care pot influenta calitatea produselor furnizate si livrarilor efectuate de organizatie, se intocmeste Lista proceselor externe, cod
Produsele constatate neconforme la receptie vor se
fi izolate si tratate conform PS-8.3 depozit - executa
Pagina 3 / 4
PO-03/F22 dupa care identifica potentiali furnizori ai ‘acestor
Control produs. neconform”
servicii
PROCEDURA TEHNICA DE EXECUTIE S.C.INVESTA C.C.I. SRL
APROVIZIONARE
Cod:PTE66 Editia: 1 Data editiei: 11.01.2010
Atunci cand se primesc oferte de la furnizori, acestea sunt analizate ptr. a corespunde cerintelor, si validate intern . DT,DC – executa
CAUTARE
ANALIZA
OFERTA Contractele de achizitie de servicii sunt analizate de catre factorii de decizie pentru ca SC INVESTA CCI, in calitate de client sa se
asigure ca toate cerintele privind serviciul de achizitionat au fost precizate in contract si intelese de catre furnizor. Contractele de
DT, ADM -
INCHEIER achizitie servicii trebuie sa contina explicit toate cerintele INVESTA cu privire la prestarea serviciului contractat.
executa
E
CONTRAC
NU DA Pe parcursul prestarii serviciului, prestatorul va respecta cerintele contractuale, procedurile si normele interne ale INVESTA ,
T colaborand in acest sens cu DT, DC si/sau RA nominalizat in acest sens. Prestatorul este direct raspunzator de calitatea serviciului prestat DT – executa
si conformitatea acestuia cu cerintele contractuale. ADM - verifica
PRESTA
RE
Receptia serviciului prestat se realizeaza de catre DT, si/sau RA desemnat in acest sens. Documentele de receptie (conform prevederilor DT; RA -
CONTRACT SERVICI contractuale) vor fi completate si validate de SC INVESTS CCI SRL, in calitate de beneficiar. coordoneaza
I CONF. NU RECEPTI
U
CONSTRANGER E
Contractele, comenzile, documentele de recepţie şi alte documente/înregistrări rezultate pe parcursul derulării RA- executa
DA
SERVICI
ARHIVARE DOCUMENTE contractului sunt ţinute în evidenţă de către RA responsabil de contract.
U
DT, RA -
Furnizorul va fi constrans (conform prevederilor contractuale si reglementarilor aplicabile) sa se achite de toate obligatiile asumate prin contract. În situaţia în care urmareste
lucrarea nu corespunde cerinţelor contractuale, firma terţă răspunde de rezolvarea tuturor neconformităţilor.
contractul
Pagina 3 / 4