FLUJOGRAMA

Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO Aprobado : GLS
Fecha : 2016.06.30
DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS Página : 1 de 22
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la recepción, almacenamiento y despacho de los bienes,
materiales y suministros, en todos los almacenes de SEDAPAL, así como la custodia temporal de
los mismos a solicitud de las áreas usuarias; considerando los lineamientos del Sistema de Gestión
Integrado de la Empresa.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a los procesos de recepción, almacenamiento y despacho de
bienes, materiales y suministros, que se realizan en los almacenes del Equipo Gestión de
Almacenes y de los Equipos de Administración de los Centros de Servicios de SEDAPAL.
A. Equipo Gestión de Almacenes:

a. Almacén Central (01)
b. Almacén Economato (03)
c. Almacén Planta de Tratamiento (06)
B. Equipo Administración Norte

a. Almacén Callao (02)
b. Almacén Comas (05)
C. Equipo Administración Sur

a. Almacén Surquillo (04)
b. Almacén Villa El Salvador (09)
D. Equipo Administración Centro

a. Almacén Breña (07)
b. Almacén Ate-Vitarte (08)
c. Almacén San Juan de Lurigancho (10)
3. DEFINICIONES
 Abastecimiento.- Actividad orientada a proporcionar bienes, materiales y suministros para
consumo de las áreas usuarios de la Empresa.
 Acta de Almacenaje.- documento que registra la verificación física de la entrega de los

bienes adquiridos por la Empresa, fuera de las instalaciones de los almacenes (en obra y/ó
Unidad Orgánica); el cual es suscrito entre el responsable del almacén correspondiente y la
unidad orgánica y/o Supervisor del Contrato y/o área especializada, y/u otro; que se precise en
las Bases del proceso de adquisición y/o Contrato de Adquisición de Bienes y/o Pedido de
Bienes.
 Acta de Conformidad de Instalación de Bienes.- documento que registra la conformidad
de instalación de los bienes adquiridos y que es elaborado por la unidad orgánica y/o
Supervisor del Contrato y/o área especializada y/u otro que se precise en las Bases del proceso
de adquisición y/o Contrato de Adquisición de Bienes y/o Pedido de Bienes.
 Almacenamiento.- Proceso técnico, que consiste en disponer la ubicación física de un
determinado bien, material o suministro, los mismos que se encuentran permanentemente en
condiciones óptimas de uso.
 Almacén.- Espacio ó ambiente físico de la Empresa, debidamente implementado para los
procesos de recepción, almacenamiento y despacho de bienes, materiales o suministros
adquiridos.
 Unidad Orgánica (Área Usuaria).- Es la denominación empleada para hacer referencia a
todas las Gerencias, Equipos y/o Proyectos al interior de la organización, que requiere ser
provista de algún bien, material y/o suministro.
 Área Especializada.- es la unidad orgánica capaz de inspeccionar y determinar la
conformidad ó no de las características y/o especificaciones técnicas de determinados bienes,
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materiales y/o suministros que son recepcionados en los almacenes de la Empresa; para
aprobar ó rechazarlos.
 Bienes Patrimonializados (Activo fijo).- Son las maquinarias, edificios, muebles y enseres,
vehículos, activos sujetos a depreciación con vida limitada de la empresa que requiere la
Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.
 Bienes no patrimonializados.- Son aquellos bienes que por su naturaleza no estan
comprendidos, en los alcances del literal precedente; los cuales se dividen en:
Materiales.- Elemento individualizado que se utiliza o consume en un proceso de

transformación para obtener otros bienes o servicios.
Suministros.- Denominación genérica que se aplica a ciertos elementos de características

estándar, los cuales se incorporan a los productos en proceso sin sufrir transformación.
 Bienes en Custodia.- Bienes, materiales y suministros que a solicitud del Unidad Orgánica
son entregados al Almacén correspondiente, en calidad de custodia temporal. Este tipo de
bienes no son considerados dentro de las existencias valorizadas del Almacén respectivo.
 Bienes Donados.- consiste en la transmisión voluntaria de bienes que realiza otra Entidad a
favor de SEDAPAL, sin recibir nada en compensación.
 Certificados de calidad.- Permite certificar la calidad de las mercancías. Se pueden registrar
las propiedades químicas o físicas de las mercancías como:
Resultados de inspección
Características del lote
El Certificado de Calidad, es emitido por un órgano externo para un lote de inspección; y es

exigible, siempre y cuando este señalado en las Bases Administrativas del proceso de
adquisición y/o Pedido de Bienes.
 Comprobante de Entrada.- Es el documento que se imprime a través del SIGA SAP, cuando
un Almacén registra el ingreso de un bien, material o suministro. También conocido en el SIGA
SAP como Entrada de Mercancía (EM).
 Clase de movimiento.- Clave que identifica el movimiento de mercancía. Cada
movimiento de mercancía se encuentra asignado en el sistema SAP a una clase de
movimiento; el cual se subdivide en:
o Movimientos para EM con Referencia a Pedido de Bienes
101: EM con referencia a pedido.
102: Anulación del 101.
103: EM a stock bloqueado.
105: EM a almacén del stock bloqueado.
o Movimientos para EM sin referencia a un Pedido de Bienes
507: Entrada a almacén sin pedido
508: Anulación: Entrada a almacén sin pedido
561: Entrada Inicial de Stock a Libre utilización.
562: Anulación entrada por Inicial de Stock a Libre utilización.
o Movimientos para Salida y Devolución de Mercaderías
201: SM a centro de costo.
202: Devolución de centro de Costo.
261: SM a una orden.
262: Devolución de una orden.
551: Bajas y Mermas.
552: Anulación de Bajas y Mermas.
o Movimientos para Traspasos entre Almacenes
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311: Traspaso entre almacenes en un paso.

312: Anulación Traspaso entre almacenes en un paso.
 Despacho.- Proceso técnico, que consiste en la entrega de bienes, materiales suministros

previo al requerimiento de las unidades orgánicas (áreas usuarias).
 Excedente de Obra.- Son todos aquellos bienes, materiales o suministros nuevos que
mantienen sus dimensiones y características físicas de origen, los cuales superan las demandas
de utilización en la ejecución de obras y que son internados en custodia temporal, por las áreas
usuarias, en los almacenes no se consideran residuos de materiales.
 Guía de Remisión de SEDAPAL.- Es el documento que se imprime a través del SIGA SAP,
cuando el Almacén registra la salida de bienes, materiales o suministros. Se elabora conforme
al Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT. El responsable directo de la
administración del almacén correspondiente, podrá determinar la necesidad de elaborar
provisionalmente una guía de remisión en forma manual. También conocido en el SIGA SAP
como Salida de Mercancía.
 Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros.- Documento que

registra la conformidad ó rechazo de los bienes, materiales y suministros evaluados por el
Supervisor del Contrato que se precise en las Bases Administrativas del proceso de adquisición
ó Contrato de Adquisición de Bienes y/o Pedido de Bienes.
 Pedido de Bienes (Nacionales-PBN y/o Extranjeros-PBE).- Es un documento que se emite

para la adquisición de un bien, material o suministro, y en él se detalla las especificaciones
técnicas requeridas por las áreas usuarias.
- PBN/PBE con Imputación.- Es un documento que se emite para la adquisición de un
bien, material o suministro, con cargo a un Activo Fijo (A), Proyecto de Inversiones (F) o
Centro de Costo (K) y cuya entrada en el SIGA SAP, no se refleja en las existencias de los
Almacenes.
- PBN/PBE sin Imputación.- Es un documento que se emite para la adquisición de
materiales para stock y que se reflejan en las existencias valorizadas de los almacenes
correspondientes.
 Perito de la marca de suministros de impresora.- persona técnica especializada,

acreditada por la empresa fabricante de una determinada marca de suministros para
impresora; quien debe identificar, verificar y determinar la calidad y originalidad de los
suministros para impresora que se recepcionan en el Almacén Economato.
 Recepción.- Proceso técnico, que consiste en recibir y verificar físicamente bienes, materiales
y suministros, entregados por un Proveedor, en mérito a un Pedido de Bienes, de conformidad
con las especificaciones técnicas requeridas por las áreas usuarias y/o especializadas.
 Reserva de Materiales.- Es el movimiento de salida, devolución ó traslado de materiales,
bienes o suministros, que se gestiona a través del SIGA SAP, a solicitud del Unidad Orgánica o
almacén de SEDAPAL.
 SAP.- Es el Sistema que soporta las operaciones de SEDAPAL permitiendo el manejo de la
información en tiempo real.
 SIGA.- Sistema Integral de Gestión Administrativa.
 Supervisor de Contrato.- Es el responsable de la Unidad Orgánica designada en las Bases
Administrativas ó en el Contrato de Adquisición de Bienes y/o en el Pedido de Bienes (de no
haberse generado contrato).
 Traspaso.-Proceso técnico, que consiste en la entrega de bienes, materiales o suministros,
entre los diferentes almacenes de SEDAPAL.
4. DOCUMENTOS A CONSULTAR
 DGMPR003 Procedimiento Identificación de Requisitos Legales y Otros.
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 GPPR002 Inspección Técnica de Productos Químicos antes y después de la compra.

 GPPR007 Manipulación, Almacenamiento y conservación de los Insumos Químicos.
 SIGA SAP Guía de Usuario Almacenes – Intranet.
 Guía para el Registro y Control de Activos Fijos.
 Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Guía para el manejo de cartuchos de tinta, cintas, toners para impresoras y pilas usadas.
(Resolución de Gerencia General N° 061.2005.GG del 08.02.2005).
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Jefe Equipo Gestión de Almacenes

Responsable de dirigir la implementación de políticas y normas de acción a seguir por los
Almacenes Central, Economato y Planta de Tratamiento; para la recepción, almacenamiento
y despacho de bienes, materiales y suministros.
5.2. Jefe Equipo Gestión de Abastecimiento

Responsable de asegurar el cumplimiento del envió oportuno de las bases de los procesos
de adquisiciones de bienes otorgados y las propuestas técnicas de los postores ganadores y,
de ser el caso la Hoja de Datos de Seguridad (MSD) para aquellas adquisiciones de
productos químicos; al Equipo Gestión de Almacenes.
5.3. Jefes Equipos Administrativos de los Centros de Servicios

Responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en las actividades que
desarrollan los Almacenes bajo su responsabilidad.
5.4. Coordinador de Control de Almacenes

Responsable de supervisar, coordinar y controlar la correcta aplicación y/o ejecución de los
procesos de recepción, almacenamiento, despacho y custodia de los materiales bienes y
suministros de los Almacenes.- Central, Economato y Planta de Tratamiento.
5.5. Responsable de la administración de cada Almacén de SEDAPAL

Es el responsable directo del cumplimiento del presente procedimiento; en el desarrollo de
los procesos de recepción, almacenamiento y despacho de bienes de la empresa en el
almacén a su cargo.
5.6. Técnicos y Operarios de los Almacenes de SEDAPAL

Es responsable de ejecutar las actividades operativas y/o administrativas de recepción,
almacenamiento y despacho de los bienes, materiales y suministros de la Empresa.
5.7. Supervisor de Contrato de SEDAPAL

Es el Responsable de efectuar la verificación cualitativa (características y propiedades
detalladas en las especificaciones técnicas establecidas en las bases y/o PBN/PBE);
debiendo firmar el Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros, por la
aceptación o rechazo de los bienes, materiales y suministros evaluados.
6. CONDICIONES GENERALES
No aplica.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Recepción
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7.1.1. Para la recepción de bienes, materiales y suministros con referencia a un Pedido de

Bienes sin imputación; el personal del Almacén correspondiente, deberá proceder:
A. Requerir la presentación obligatoria de lo siguiente.-
a. Guía de Remisión del proveedor, en la que se debe hacer referencia al Pedido

de Bienes que le da origen y la relación de los bienes a entregar.
b. Copia fotostática simple del Pedido de Bienes.
c. Los bienes, materiales y suministros requeridos en el Pedido de Bienes.
d. Otros que considere necesario.
El personal del almacén que recepciona, debe confrontar los documentos a. y b,

a fin de verificar que sean coincidentes con los bienes requeridos y los que están
por recepcionar.
El Supervisor del Contrato (que se precise en las Bases Administrativas del

proceso de adquisición ó Contrato de Adquisición de Bienes y/o Pedido de
Bienes) deberá verificar y asegurarse que los bienes recepcionados cumplan
estrictamente con todas las especificaciones técnicas y/o consideraciones
ambientales y/o de gestión de seguridad y salud en el trabajo que se
especifiquen en las Bases Administrativas y/o en el Pedido de Bienes
correspondiente; como paso previo e indispensable para la generación del
Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros
B. Efectuar la recepción física cuantitativa de los bienes, materiales o suministros;

teniendo en cuenta el detalle de la guía de remisión del proveedor y la
verificación de las cantidades y plazos establecidos en el Pedido de Bienes. En
caso de que la entrega física de bienes exceda en más de diez (10) días útiles de
anticipación a la fecha de entrega establecida en el Pedido de Bienes, se deberá
contar, previamente, con la solicitud formal mediante Memorando del Supervisor
del Contrato
C. Si los bienes, materiales o suministros manifiestamente no cumplan con las

características y condiciones ofrecidas, no se efectuará la recepción, debiendo
considerarse como no ejecutada la entrega, de acuerdo a lo indicado en el
último párrafo del artículo 176.- Recepción y conformidad, del Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento; aprobados
mediante DL N° 1017 y DS N° 184-2008-EF respectivamente.
D. La recepción conforme de la Entidad no enerva su derecho a reclamar

posteriormente por defectos o vicios ocultos.
E. Toda recepción de bienes, materiales y suministros, entregados por parte del

proveedor, debe ser registrada, obligatoriamente, con el movimiento 103 en el
sistema SIGA SAP, el mismo día que se realiza la recepción; salvo los bienes que
se consideran combustibles se registrará a través del movimiento 101, bajo
responsabilidad del responsable de la administración del almacén
correspondiente, teniendo en cuenta lo siguiente:
a. La recepción implica una verificación cualitativa como cuantitativa de los

bienes, materiales y suministros entregados; a excepción de los bienes que se
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consideran combustibles y que son utilizados en la flota vehicular, equipos y

maquinarias de la empresa.
b. Toda recepción implica, obligatoriamente, la generación de un Informe de

Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros, por la aceptación o
rechazo de los bienes, a través Sistema SIGA SAP, a excepción de los bienes
que se consideran combustibles que son utilizados en la flota vehicular,
equipos y maquinarias de la empresa. La aceptación ó rechazo de los bienes,
materiales y suministros que son entregados, por el proveedor al almacén, es
responsabilidad del Supervisor del Contrato que se precise en las Bases
Administrativas del proceso de adquisición y/o Contrato de Adquisición de
Bienes y/o Pedido de Bienes; dicha aceptación ó rechazo deberá darse en un
plazo que no exceda los diez (10) días calendario contados desde el día
siguiente de su recepción (De acuerdo al Art. 181° del Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado D.S. N° 138-2012-EF Modificación al D.S. N°
184-2008-EF); a excepción de aquellos bienes que requieran de instalación y
prueba de funcionamiento y de los que por su complejidad técnica requieran
ser certificados por un laboratorio externo.
c.Para la recepción de bienes con instalación que se especifiquen en las Bases

Administrativas del proceso de adquisición y/o Contrato de Adquisición de
Bienes y/o Pedido de Bienes correspondiente, el Supervisor del Contrato
deberá entregar, además del Informe de Conformidad de Recepción de
Bienes y/o Suministros, un Acta de Conformidad de Instalación de Bienes
suscrita con el proveedor.
d. Para el caso del ingreso de bienes considerados como activos fijos; el Informe
de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros por la aceptación o
rechazo de los bienes deberá ser firmada por el Supervisor del Contrato, que
se precise en las Bases Administrativas del proceso de adquisición y/o
Contrato de Adquisición de Bienes y/o Pedido de Bienes, el responsable de la
administración del almacén y el personal designado por el Equipo Registro y
Control Patrimonial. Las firmas deberán contar con nombres, apellidos
completos y el número de ficha de Sedapal.
e. Luego del desarrollo de los acápites anteriores al presente:
1. El Supervisor del Contrato que se precise en las Bases Administrativas

del proceso de adquisición y/o Contrato de Adquisición de Bienes y/o
Pedido de Bienes, determinará la conformidad o rechazo de los bienes, a
través del Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o
Suministros precisando las observaciones necesarias. En caso de que
dichas observaciones puedan ser subsanables; será comunicado al
proveedor, por el Supervisor de Contrato, otorgándole un plazo que no
exceda los diez (10) días calendarios, contados a partir del día siguiente
de la recepción del Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o
Suministros para la subsanación de tales observaciones. A la respuesta
del proveedor, el Supervisor del Contrato, determinará la aceptación ó
rechazo de los bienes. Si pese al plazo otorgado, el proveedor no
cumpliese a cabalidad con la subsanación, SEDAPAL podrá resolver el
Contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan
(artículo 173 del Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado).
2. De determinarse el rechazo de los bienes, se deberá registrar en el
Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros,
exponiendo el detalle de las razones técnicas del rechazo.
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Posteriormente; se registrará en el sistema SIGA SAP mediante

movimiento 104, la anulación de Entrada de Mercancía (EM). Finalmente;
se deberán devolver los bienes rechazados al proveedor.
F. En el caso que la recepción de los bienes, materiales o suministros se deba

efectuar fuera de las instalaciones de los almacenes de SEDAPAL; el Supervisor
del Contrato coordinará la participación del responsable de la administración del
almacén correspondiente y, de ser el caso, el personal designado por el Equipo
Registro y Control Patrimonial (cuando se traten de activos fijos), a fin de
verificar la recepción física de los bienes que les permita emitir el Acta de
Almacenaje para dar la conformidad ó rechazo de los bienes recepcionados,
considerando lo manifestado en los acápites a, b, c y d del punto 7.1.1. D; en
los casos siguientes, cuando:
a. Los bienes, materiales y suministros que requieran ser recibidos en obra

según lo establecido en el contrato y/o PBN o cuando por su tamaño o
volumen sea necesario la entrega en obra.
b. Los bienes requieran de condiciones especiales de almacenamiento no

habilitadas en las instalaciones de nuestros almacenes.
c.El proveedor deba efectuar o participar en la regulación, instalación, calibración

o configuración de los equipos y/o mobiliarios.
d. El personal de SEDAPAL para la adecuada utilización de los bienes, materiales

o suministros requiera de entrenamiento o capacitación en instalaciones del
proveedor.
e. Luego de la emisión del Acta de Almacenaje; el ingreso de los bienes se

deberá registrar en el sistema SIGA SAP, de acuerdo al punto 7.1.1., letras A,
B, C y D del presente procedimiento.
f. La inspección en la recepción de insumos químicos se efectúa de acuerdo al

GPPR002 Procedimiento Inspección técnica de productos químicos antes y
después de la compra.
g. El lugar de entrega de los bienes adquiridos deberá estar establecido,

obligatoriamente, en el Pedido de Bienes.
G. Para el caso de suministros para impresora (cartuchos, toners, etc) recepcionado

por el Almacén Economato, se procede:
a. El personal del Almacén Economato registra el ingreso en el SIGA SAP con

movimiento 103, incluyendo los números de serie de cada uno de los
suministros para impresora (de corresponder). Inmediatamente después, el
responsable de la administración del Almacén Economato deberá comunicar,
mediante correo electrónico, al jefe del Equipo Tecnologías de la Información
y Comunicaciones, la recepción de los suministros para impresora.
b. El Jefe de Equipo Tecnologías de la Información y Comunicaciones designará

a un representante de su Equipo, para dirigir el proceso de verificación de la
calidad y originalidad de los suministros para impresora.
c.El representante del Equipo Tecnologías de la Información y Comunicaciones

(ETIC) convocará la presencia, en el Almacén Economato, del representante
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del proveedor y del Perito acreditado por la empresa fabricante de la marca

(de ser solicitado por el ETIC).
d. El representante del ETIC, el representante del proveedor, el Perito (si lo

hubiera) y el responsable de la administración del Almacén Economato se
reunirán en forma conjunta para llevar a cabo el proceso de verificación
cuantitativa y cualitativa de los suministros para impresora, en concordancia a
lo establecido en el Pedido de Bienes Nacionales.
e. En los casos en que el fabricante de la marca ofrezca el servicio de peritaje, la

persona acreditada como tal, deberá identificar, verificar y determinar la
calidad y originalidad de los suministros para impresora y plotter.
f. Luego de la verificación de los suministros para impresora, por parte del

representante del ETIC y/o del Perito de la marca (si así se establece en el
proceso de adquisición correspondiente), se emitirá el correspondiente
Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros; debiéndose
registrar, obligatoriamente, las observaciones identificadas de los suministros
para impresora. Dicho Informe deberá ser firmado por el responsable del
Equipo Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el responsable de la
administración del Almacén Economato, el representante del proveedor y/o el
Perito (si así se establece en el proceso de adquisición correspondiente). Las
firmas deberán contar, en forma clara, con el nombre y apellido , número de
ficha de Sedapal y, de ser el caso, número de DNI.
7.1.2. Si se trata de entrada de mercancías con referencia a un Pedido de Bienes con

imputación.-
A. Se desarrolla todo lo señalado en el punto 7.1.1 del presente procedimiento.
B. Se registrará obligatoriamente, en el sistema SIGA SAP con movimiento 103, el

mismo día que se realiza la recepción y de ser aceptado se registrará el ingreso
definitivo en el sistema SIGA SAP con movimiento 105. Si los bienes constituyen
un Activo Fijo (A), se deberá registrar obligatoriamente, en el campo texto por
posición del documento de Entrada de Mercancía, la marca (M=), modelo (O=)
y número de serie (S=); por cada unidad del activo que se recepciona;
debiendo además de solicitar al responsable designado por el Equipo Registro y
Control Patrimonial (ERCP), etiquetar los Activos fijos, con su respectivo código
de barras.
7.1.3. Luego de la aceptación definitiva de la recepción de los bienes, materiales y

suministros que ingresan a los Almacenes del EGA; el responsable del Almacén,
deberá identificar los bienes, recepcionados, colocando para ello una etiqueta con
el código, denominación y la unidad de medida del bien.
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7.2. Almacenamiento
7.2.1 El almacenamiento de bienes, materiales o suministros, se organiza teniendo como

propósito contribuir al oportuno abastecimiento de las áreas usuarias, con la calidad
requerida y el costo más económico. El almacenamiento de bienes, materiales o
suministros, deberá vigilar que los bienes mantengan sus óptimas condiciones de
envasado, evitando derrames y/o procesos de descomposición que ocasionen
impactos negativos en el medio ambiente.
7.2.2 El almacenamiento de bienes, materiales y suministros se efectúa de la siguiente

forma:
A. Con carácter temporal.
B. En el lugar y condiciones que permiten su adecuada custodia y conservación.

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7.2.3 Los almacenes de SEDAPAL son los encargados de guardar y custodiar todos los
bienes, materiales y suministros adquiridos por la Empresa.
7.2.4 Los aspectos relativos al almacenamiento de los insumos químicos, se encuentran

contenidos en el Procedimiento GPPR007 Manipulación, Almacenamiento y
Conservación de los Insumos Químicos.
7.2.5 En cada Almacén se deberán implementar zonas de almacenaje cerradas, cubiertas

y/o abiertas, según se requiera, que permitan guardar los bienes, materiales o
suministros según su naturaleza, en adecuadas condiciones para su conservación y
seguridad.
7.2.6 El mantenimiento y la conservación física adecuada y oportuna de los tanques de

almacenamiento de insumos químicos líquidos se encuentran bajo responsabilidad
del Equipo Mantenimiento de Planta.
7.2.7 El Equipo Operación de Plantas es el responsable de ejecutar la mejora y

mantenimiento permanente de la infraestructura física de las bodegas de
almacenamiento de insumos químicos en la Planta de Tratamiento de Agua Potable
N° 1 y N° 2.
7.2.8 La ubicación de cada material es determinada en función de su naturaleza y

rotación.
7.2.9 Para fines de identificación, cada material debe estar etiquetado con su
correspondiente código de barras.
7.2.10 El personal de los almacenes de los Centros de Servicios y del EGA son responsables
del control de las operaciones de entrada y salida de los bienes, materiales o
suministros, en los almacenes a su cargo. En el caso de los insumos químicos, tales
acciones se realizan de acuerdo al Procedimiento GPPR007 Manipulación,
almacenamiento y conservación de los insumos químicos.
7.2.11 Todos los almacenes de SEDAPAL constituyen área reservada, estando prohibido el
ingreso de personas no autorizadas a las zonas de almacenamiento.
7.2.12 El personal de cada almacén debe contar con la indumentaria de trabajo e

implementos de protección personal apropiados para la naturaleza de sus
actividades.
7.2.13 Se debe evitar cualquier deterioro de materiales o productos durante la

manipulación y traslados de los mismos.
7.2.14 Los bienes, materiales y/o suministros cuya manipulación pueda facilitarse con el
montacargas, deben ser colocados sobre paletas o parihuelas.
7.2.15 El almacenamiento deberá determinar un espacio físico para la custodia de bienes,

materiales o suministros; considerando el plazo estimado de duración (punto 7.5 del
presente procedimiento).
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7.2.16 El personal de los almacenes de los Centros de Servicios y del EGA son responsables
del orden y limpieza de los ambientes a su cargo, debiendo verificar el desempeño
de las actividades del personal contratado para el servicio de limpieza. En las
bodegas de los Insumos Químicos, tales actividades se encuentran a cargo del
Equipo Operación de Planta.
7.2.17 Los bienes, materiales o suministros que se encuentren no conformes o que se

hayan deteriorado en el tiempo se ubican en la zona de productos no conformes y
se les debe colocar un cartel indicando el motivo de la no conformidad; gestionando
las acciones necesarias para la baja y disposición final de tales bienes.
7.2.18 Los responsables de todos los almacenes de SEDAPAL deberán mantener un

Inventario actualizado de los bienes, materiales y suministros que se encuentren en
calidad de custodia y/o de no conformes.
7.3. Despacho
3.1 Las Reservas de Materiales de Salidas y de Traspaso se emiten a través del sistema
SIGA SAP y son impresas en formatos Guías de Remisión.
3.2 El abastecimiento de bienes, materiales o suministros a las áreas usuarias se atiende

preferentemente desde el almacén más próximo, efectuándose para el efecto los
correspondientes traspasos entre almacenes.
3.3 Planear y coordinar el traspaso de materiales y suministros que contribuya al

oportuno abastecimiento a los clientes internos.
3.4 El requerimiento de bienes materiales o suministros se formula mediante la reserva

de materiales y se atiende según la disponibilidad presupuestal del Unidad Orgánica.
3.5 En cada Centro Operativo o Centro de Servicios, la provisión de los materiales y

suministros se efectúa directamente al usuario final, a través de su respectivo
Almacén.
3.6 Para el despacho de bienes, es obligatoria la presentación del documento Reserva de

Materiales generada por el personal que cuente con el perfil de usuario autorizado a
través del sistema SIGA SAP. Este documento deberá contar, obligatoriamente, con la
firma y el número de ficha de SEDAPAL de las personas que elaboran y autorizan
dicho documento.
De tratarse del despacho de suministros de impresora es exigible que las áreas

usuarias registren en el campo texto de posición de la Reserva de Materiales o
Traspaso, el número de serie del fabricante, de no contar el suministro para
impresora con ello deberá registrar en el campo texto de posición S/N que indica que
el suministro no tiene número de serie del fabricante.
3.7 El personal del almacén correspondiente, deberá atender las Reservas de Materiales,
únicamente, al personal registrado a través del Formulario Registro de Firmas
remitido por los responsables de las unidades orgánicas de la empresa.
3.8 Las Reservas de Materiales, serán atendidas, por el almacén correspondiente, a la

presentación física de dicho documento.
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3.9 Las Reservas de Materiales generadas por las unidades orgánicas, tendrán una
duración de 03 días útiles, contados a partir de su generación, para solicitar su
atención a través de los almacenes de la empresa.
3.10 Las personas designadas para recoger los bienes deberán ser trabajadores estables
(o con contrato de trabajo a plazo fijo) los cuales se identificarán por su nombre y
apellido y número de ficha de Sedapal; quienes deberán firmar la Guía de Remisión
de despacho en señal de conformidad por los bienes recibidos.
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3.11 Todas las Guías de Remisión que se emitan por la entrega - recepción de bienes,
materiales o suministros, son autorizadas por el Responsable de la administración del
almacén, del Técnico de Almacenes o quien haga sus veces.
3.12 Excepcionalmente, en casos de fuerza mayor, el responsable de la administración del

Almacén, puede utilizar la Guía de Remisión manual debiendo consignar en ella toda
la información y/o especificaciones técnicas, principales, que identifiquen plenamente
los bienes que se están despachando para su posterior regularización o registro en el
Sistema SAP, en un plazo máximo de 01 día útil siguiente a la fecha que se realizó el
despacho bajo responsabilidad compartida con el responsable de la Unidad Orgánica
solicitante.
3.13 El despacho de bienes, materiales y suministros correspondientes a un Pedido

de Bienes con Imputación se realiza con la emisión de una Guía de Remisión a
través del SIGA, debiéndose consignar como información de detalle los números de
Entrada de Mercancía y del Pedido de Bienes.
Asimismo, se solicitará a la Unidad Orgánica como requisito indispensable para el

retiro del activo, el Formato FCAF-01 llenado y firmado por el personal designado por
las jefaturas de las tres áreas competentes (Almacén, Unidad Orgánica receptora del
bien, ERCP)
3.12 El despacho de los insumos y productos químicos fiscalizados (IQPF) por la

DINANDRO (PNP) y la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración
Tributaria (SUNAT), se efectúa en el plazo máximo de 02 (dos) días útiles, contados
a partir del día siguiente de la fecha de recepción de dichos IQPF en el Almacén.
Posterior a ello; dichos IQPF quedarán bajo custodia, control y utilización del
laboratorio de la unidad orgánica receptora.
3.13 Para los consumos diarios de insumos químicos utilizados en el tratamiento de agua
potable, que se realicen desde el día lunes hasta el día jueves de cada semana; el
Equipo Gestión Integral de Planta (EGIP), bajo responsabilidad, deberá generar la
reserva de materiales correspondiente y presentarla debidamente firmada por el
responsable del EGIP al responsable de la administración del Almacén Planta de
Tratamiento hasta las 10:00 horas del día siguiente inmediato de realizado el
consumo.
3.14 Para los consumos de insumos químicos utilizados en el tratamiento de agua potable,
que se realicen desde el día viernes hasta el día domingo de cada semana; el Equipo
Gestión Integral de Planta, bajo responsabilidad, deberá generar la reserva de
materiales correspondiente y presentarla debidamente firmada por el responsable del
EGIP al responsable de la administración del Almacén Planta de Tratamiento, hasta
las 12:00 horas del día lunes inmediato siguiente al día domingo considerado.
3.15 Para los consumos de insumos químicos utilizados en el tratamiento de agua potable,
que se realicen durante los días feriados no laborables, el Equipo Gestión Integral de
Planta bajo responsabilidad, deberá generar la reserva de materiales correspondiente
y presentarla debidamente firmada por el responsable del EGIP al responsable de la
administración del Almacén Planta de Tratamiento, hasta las 12:00 horas del primer
día útil inmediato siguiente de culminado los días feriados.
3.16 A la presentación física de la reserva de materiales, por parte del Equipo Gestión
Integral de Planta, el Almacén Planta de Tratamiento se compromete a generar
inmediatamente el documento de salida de mercancía.
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
3.17 El responsable de la administración del Almacén Planta de Tratamiento y el Personal

designado por parte del responsable del Equipo Gestión Integral de Planta deberá
compulsar el ultimo día útil de cada mes, el stock físico con los saldos registrados en
el Sistema SIGA SAP, y presentar un Informe Mensual por el inventario realizado, en
el que deberán constar sus nombres y apellidos, firma y ficha de Sedapal.
3.18 Para el despacho de suministros para impresora, es exigible la entrega de los toners,
cartuchos y cintas diversas usadas, como condición previa y obligatoria al despacho
de bienes nuevos (bajo la modalidad de cambio), bajo responsabilidad del
encargado de la administración del Almacén Economato. Bienes usados que luego
serán remitidos al Almacén de Recuperos para su disposición final.
Además, de contar el suministro para impresora con número de serie del fabricante;
el número deberá ser registrado en el campo texto de posición de la Salida de
Mercancía o Traspaso; caso contrario, deberá registrar en el campo texto de posición
S/N, que indica que el suministro no tiene número de serie del fabricante.
3.19 Para el despacho y distribución de Cloro 68 Kg, se debe realizar considerando lo

dispuesto en el GPPR007 Procedimiento Manipulación, Almacenamiento y
Conservación de los Insumos Químicos.
3.20 El despacho y distribución de gases, se deben realizar considerando lo dispuesto en el

Instructivo GLSIN007 Instrucción Recepción, Almacenamiento y Despacho de
Cilindros de Gases.
7.4. Control de Materiales
4.1 Es de responsabilidad de las áreas usuarias, el uso racional de los bienes,

materiales y suministros; en el ejercicio de sus actividades.
4.2 La Reserva de bienes, materiales o suministros emitidas por las áreas usuarias
deberán responder a las necesidades de recursos previstos para cumplir una meta
específica y/o atender el consumo interno del área hasta por un período máximo de
treinta (30) días naturales, bajo responsabilidad del Unidad Organica.
4.3 La identificación, depuración y propuesta de baja de materiales y suministros

obsoletos, siniestrados, mermas o sin movimiento durante los últimos cinco años;
estará a cargo del responsable de la administración de cada almacén. Esta
propuesta será alcanzada al jefe del EGA ó a los jefes de los Equipos Administración
de los Centros de Servicios, según corresponda, para gestionar la respectiva baja de
tales materiales y suministros. Este proceso se debe realizar como mínimo una vez
cada dos (02) años.
4.4 La recepción y despacho de bienes, materiales o suministros queda suspendida

durante la ejecución anual del Inventario General, salvo casos excepcionales,
autorizados por el jefe del EGA ó los jefes de los Equipos Administración de los
Centros de Servicios, según corresponda; en la que se atenderá de acuerdo al
punto 7.3.10 y con visación del Supervisor del Inventario.
4.5 Las solicitudes de custodia de bienes deben cumplir con lo establecido en el

punto 8. El Almacén receptor registra el ingreso, los rotula para facilitar su
identificación y los almacena de acuerdo al punto 7.2.2.
4.6 Es responsabilidad de las áreas usuarias:

Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
A. Armonizar sus requerimientos de bienes, materiales o suministros con la

disponibilidad de recursos presupuestales para el normal desarrollo de sus
actividades.
B. Verificar que las cantidades de bienes, materiales y suministros solicitados y

existentes en su área no superen sus niveles de consumo efectivo de treinta (30)
días, como máximo, bajo su responsabilidad.
C. De contar con bienes, materiales y suministros que mantengan sus dimensiones

y características físicas de origen y que no han sido ni van a ser utilizados,
deberán proceder a la devolución correspondiente al almacén más cercano, bajo
responsabilidad.
4.7 Es responsabilidad de los Almacenes de SEDAPAL:
A. Entregar los bienes, materiales y suministros, así como, efectuar los traspasos
entre Almacenes con criterios de oportunidad, equidad y racionalidad.
B. Velar por la adecuada custodia y conservación de los bienes, materiales y

suministros.
C. Identificar los materiales y suministros obsoletos, siniestrados, mermas o sin

movimiento durante los últimos cinco años y proponer su baja al jefe del EGA ó a
los jefes de los Equipos Administración de los Centros de Servicios, según
corresponda.
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
D. Efectuar la recepción de bienes, materiales o suministros mediante Acta de

Almacenaje de acuerdo a lo dispuesto en el punto 7.1.1, letra E. del presente
procedimiento.
7.5. Custodia de bienes, materiales y/o suministros
7.5.1. La recepción, en calidad de custodia temporal, de los bienes excedentes de obra se

efectúa con el Informe del Inspector de Obra aprobado por el Jefe de Equipo que
corresponda, en el que se detalla el origen de los bienes, cantidades, siempre y
cuando mantengan sus dimensiones y características físicas de origen, conformidad
técnica y precios actualizados.
7.5.2. La recepción, en calidad de custodia temporal, de los bienes donados; se efectúa

con los documentos que autoricen su asignación a SEDAPAL.
7.5.3. En el caso de bienes producidos por la Empresa; la recepción, en calidad de

custodia temporal, se efectúa con la Guía de Remisión manual aprobado por el Jefe
de Equipo que corresponda.
7.5.4. El Unidad Orgánica deberá solicitar mediante Memorándum dirigido al Jefe del EGA
ó a los Jefes de los Equipos Administración de los Centros de Servicios, según
corresponda, la custodia temporal de los bienes, materiales o suministros
adjuntando un Informe que contenga lo siguiente.-
A. Descripción detallada de los bienes, materiales y/o suministros (marca, serie,

unidad de medida, cantidad, código del material, estado de conservación,
inventario activo fijo, inventario valorizado, origen).
B. Remitir en medio magnético, el archivo electrónico con la información del

acápite anterior al presente.
7.5.5. Las solicitudes de custodia temporal de los bienes y/o materiales nuevos, no podrán
exceder los seis (06) meses.
7.5.6. En caso de que el Unidad Orgánica requiera mantener en custodia los bienes y/o
materiales nuevos por un plazo adicional al establecido en el párrafo anterior,
deberá solicitar, con quince días de anticipación como mínimo, antes de su
vencimiento, la ampliación por única vez del plazo de custodia.
7.5.7. Si vencido el plazo de custodia temporal, el Unidad Orgánica no hubiese retirado los
bienes, materiales y/o suministros, estos quedarán a disposición de cualquier
Unidad Orgánica que lo requiera, sin responsabilidad alguna del Equipo Gestión
Almacenes ó de los Equipos Administración de los Centros de Servicios.
8. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Para el desarrollo de las actividades descritas en el presente procedimiento, el personal de los

Almacenes de SEDAPAL, deben hacer uso de los equipos de protección personal; de acuerdo al
riesgo identificado (casco, botines, guantes, mascarilla, lentes de seguridad, chaleco reflectores,
arnés de seguridad, otros).
9. REGISTROS Y ANEXOS
9.1.- Registros
Comprobante de Entrada
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
Guía de Remisión
Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros
Acta de Almacenaje
Acta de Conformidad de Instalación
Pedido de Bienes
Reserva de Materiales
Memorándum
9.2.- Anexos
Anexo 1.- Flujograma de recepción de bienes materiales y suministros
Anexo 2.- Flujograma de despacho de bienes materiales y suministros
Anexo 3.- Flujograma de recepción de bienes materiales y suministros en custodia
Anexo 4.- Flujograma de despacho de bienes materiales y suministros en custodia
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
Anexo 1.- Flujograma de Recepción de Bienes, Materiales y Suministros
UNIDAD ORGANICA
PROVEEDOR ALMACEN
INICIO
ENTREGA PBN O PBI , GUIA DE RECIBE GUIA DE REMISIÓN, PBN/ PBI Y

REMISIÓN Y LOS BIENES REALIZA VERIFICACIÓN CUANTITATIVA DE
SOLICITADOS LOS BIENES RECEPCIONADOS
N SI
¿ES
O CONFORME
?
RETIRA LOS BIENES DEVUELVE LOS BIENES Y FIRMA GUIA DE REMISIÓN

RECHAZADOS POR EL ALMACEN, LOS DOCUMENTOS, EN SEÑAL DE RECEPCIÓN
EN EL PROCESO DE LA INDICANDO EN GUIA DE (SUJETO A VERIFICACIÓN
VERIFICACION CUANTITATIVA REMISIÓN LOS MOTIVOS CUALITATIVA) E INGRESA EN
DEL RECHAZO EL SIGA SAP,
COMUNICA RECEPCIÓN DE BIENES

EFECTUA EVALUACION DE
PARA EVALUACIÓN DE CALIDAD AL
CALIDAD DE LOS BIENES
AREA USUARIA O SUPERVISOR DE
RECEPCIONADOS Y DETERMINA
CONTRATO
,
,
¿ES
1 SI CONFORME N
? O
INGRESA MOVIMIENTO EN SIGA SAP, FIRMA FORMATO FIRMA FORMATO

GENERA ENTRADA DE MERCANCIA Y REALIZA DE ACEPTACION DE DE RECHAZO DE
ALMACENAMIENTO DE BIENES PARA SU DESPACHO O VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN
ELABORA ACTA DE ALMACENAJE SI LA RECEPCION SE CUALITATIVA CUALITATIVA Y
REALIZA FUERA DE LAS INSTALACIONES DE LOS Y COMUNICA AL COMUNICA AL
ALMACENES ALMACEN ALMACEN
2 COMUNICA RECHAZO
RECEPCIONA COMUNICACION DE A PROVEEDOR Y
SOLICITA SI
SEDAPAL Y PROCEDE A SUBSANAR
DEFICIENCIA EN EL PLAZO SUBSANACIÓN DE
OBSERVACIONES, RECHAZO ES
ESTABLECIDO Y REMITE LOS BIENES AL SUBSANABLE?
ALMACEN PARA SU VERIFICACION DE ADJUNTANDO
CONTROL DE CALIDAD INFORME DE
CONFORMIDAD DE
RECEPCIÓN DE BIENES N
Y/O SUMINISTROS O
3
RECEPCIONA BIENES SUBSANADAS LAS
OBSERVACIONES Y COMUNICA AREA EFECTUA EVALUACION DE CALIDAD DE
USUARIA O SUPERVISOR DE CONTRATO LOS BIENES SUBSANADOS Y DETERMINA
PARA SU EVALUACION
N ¿ES SI
O CONFORME
3 ?
FIRMA FORMATO FIRMA

RETIRA LOS BIENES DEVUELVE LOS BIENES Y LOS DE RECHAZO DE FORMATO DE
RECHAZADOS POR EL ALMACEN, DOCUMENTOS, ADJUNTANDO VERIFICACIÓN ACEPTACION DE
EN EL PROCESO DE LA INFORME DE CONFORMIDAD DE CUALITATIVA Y CONTROL DE
VERIFICACION CUALITATIVA RECEPCIÓN DE BIENES Y/O COMUNICA AL CALIDAD
SUMINISTROS CON LOS MOTIVOS DEL ALMACEN Y COMUNICA AL
RECHAZO ALMACEN
FIN 2
1
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
Anexo 2.- Flujograma de Despacho de Bienes, Materiales y Suministros
ALMACEN AREA USUARIA
INICIO
GENERA RESERVA DE MATERIALES PARA

CONSUMO, E IMPRIME DOCUMENTO
PARA EL VISADA DEL JEFE DEL EQUIPO O
1 PERSONAL AUTORIZADO
RECIBE RESERVA Y VERIFICA STOCK EN REMITE CON EL PERSONAL AUTORIZADO

ALMACEN Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PARA RETIRAR LOS BIENES, LA RESERVA
EN EL SISTEMA SIGA SAP, ANTES DE DEBIDAMENTE FIRMADA
REALIZAR EL DESPACHO
SI TIENE N
DISPONIBILIDAD O
PRESUPUESTAL
REALIZA DESPACHO DE BIENES DEVUELVE RESERVA POR NO RECIBE RESERVA Y GESTIONA

SOLICITADOS, MEDIANTE CONTAR: CON STOCK SUFICIENTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
EMISIÓN DE GUIA DE REMISIÓN EN ALMACEN O DISPONIBILIDAD PARA RETIRAR BIENES PARA
A TRAVES DEL SIGA SAP PRESUPUESTAL CONSUMO
ENTREGA BIENES DESPACHADOS VERFICA BIENES ENTREGADOS Y

AL TRABAJADOR DESIGNADO POR FIRMA GUIA DE REMISIÓN EN
EL AREA USUARIA SEÑAL DE CONFORMIDAD DE
RECEPCIÓN
FIN
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
Anexo 3.- Flujograma de la Recepción de Bienes, Materiales y Suministros en Custodia
INICIO
RECEPCIONA SOLICITUD DE CUSTODIA CON SOLICITA CUSTODIA TEMPORAL DE

INDICACIÓN DEL PLAZO SOLICITADO Y BIENES NUEVOS, INDICANDO PLAZO DE
DETERMINA PROCEDENCIA O NO DE INTERNAMIENTO SEGÚN
SOLICITUD PROCEDIMIENTO
PROCEDE
SI N
O
COMUNICA AL AREA USUARIA DEVUELVE SOLICITUD DE CUSTODIA

RECIBE DOCUMENTOS
QUE SU SOLICITUD HA SIDO E INFORMA AL AREA SOLICITANTE
E INFOEME DE RECHAZO DE
ACEPTADA Y PUEDE INTERNAR LOS MOTIVOS DEL RECHAZO
SOLICITUD DE CUSTODIA
LOS BIENES EN EL ALMACEN
ENVIA AL ALMACEN LOS BIENES NUEVOS

QUE SERAN INTERNADOS EN CUSTODIA,
CON GUIA DE REMISION Y , PRECIO
UNITARIO POR CADA UNO DE LOS ITEMS
RECIBE LOS BIENES EN CUSTODIA DE

ACUERDO A LA GUIA DE REMISION Y
SOLICITUD DE CUSTODIA, VERIFICANDO LAS
CANTIDADES, EL PRECIO UNITARIO Y EL
BUEN ESTADO DE LAS MISMAS
¿ES
CONFORME
?
SI N
O
FIRMA GUIA DE REMISIÓN EN

SEÑAL DE RECEPCIÓN E INGRESA DEVUELVE LOS BIENES Y LOS
RECIBE DOCUMENTOS,
EN EL SIGA SAP LOS BIENES EN DOCUMENTOS, INDICANDO LOS
E INFORME DE RECHAZO Y
CUSTODIA E IMPRIME DOCUMENTO MOTIVOS DEL RECHAZO DE LA
RETIRA LOS BIENES DEL ALMACEN
DE ENTRADA DE MERCANCIA MERCANCIA
RECIBE COPIA DE DOCUMENTO

DE ENTRADA DE MERCANCIA
ALMACENA LOS BIENES EN CUSTODIA

DE ACUERDO A SUS
CARACTERISTICAS, CON LA
FINALIDAD DE MANTENERLOS EN
ÓPTIMAS CONDICIONES DE USO
FIN
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30
Anexo 4.- Flujograma Despacho de Bienes, Materiales y Suministros en Custodia
INICIO
EL SISTEMA SIGA SAP AVISA

CULMINACION DE PERIODO DE DETERMINA AMPLIAR O RETIRAR LOS
CUSTODIA Y COMUNICA AL AREA BIENES DEL ALMACEN AL CULMINAR
USUARIA EL REITRO DE LOS BIENES DEL PERIODO DE CUSTODIA
ALMACEN
¿AMPLIA
PERIODO DE
CUSTODIA? N
SI
O
EL ALMACEN RECEPCIONA LA SOLICITUD SOLICITA AL ALMACEN MEDIANTE

DE AMPLIACION DE PERIODO DE MEMORANDO LA AMPLIACION DE ¿RETIRA BIENES
CUSTODIA Y MODIFICA LA FECHA DE PERIODO DE CUSTODIA DEL ALMACEN?
CULMINACION EN EL SISTEMA SIGA SAP SI N
O
SOLICITA MEDIANTE NO RETIRA BIENES AL

DOCUMENTO VISADO POR EL FINALIZAR PLAZO DE CUSTODIA
JEFE DEL EQUIPO O PERSONAL ESTABLECIDO, ESTOS QUEDAN A
AUTORIZADO EL RETIRO DE LOS LIBRE DISPONIBILIDAD DE USO
BIENES EN CUSTODIA
REALIZA DESPACHO DE BIENES EN REMITE CON EL PERSONAL AUTORIZADO

CUSTODIA, SOLICITADOS, PARA RETIRAR LOS BIENES, LOS
MEDIANTE EMISIÓN DE GUIA DE DOCUMENTOS DEBIDAMENTE FIRMADA
REMISIÓN A TRAVES DEL SIGA SAP
ENTREGA BIENES DESPACHADOS VERFICA BIENES ENTREGADOS Y

AL TRABAJADOR DESIGNADO POR FIRMA GUIA DE REMISIÓN EN
EL AREA USUARIA MEDIANTE SEÑAL DE CONFORMIDAD DE
GUIA DE REMISION RECEPCIÓN
EL ALMACEN EN COORDINACION CON

LAS DIFERENTES UNIDADES
ORGANICAS QUE LO SOLICITEN
DETERMINA EL DESPACHO DE LOS
BIENES EN CUSTODIA MEDIANTE
EMISIÓN DE GUIA DE REMISIÓN A
TRAVES DEL SIGA SAP
FIN
Código : GLSPR001
PROCEDIMIENTO
Revisión : 12
Fecha : 2016.06.30

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Código : GLSPR001

A. Equipo Gestión de Almacenes:

B. Equipo Administración Norte

C. Equipo Administración Sur

D. Equipo Administración Centro

 Acta de Almacenaje.- documento que registra la verificación física de la entrega de los

Materiales.- Elemento individualizado que se utiliza o consume en un proceso de

Suministros.- Denominación genérica que se aplica a ciertos elementos de características

El Certificado de Calidad, es emitido por un órgano externo para un lote de inspección; y es

311: Traspaso entre almacenes en un paso.

 Despacho.- Proceso técnico, que consiste en la entrega de bienes, materiales suministros

 Informe de Conformidad de Recepción de Bienes y/o Suministros.- Documento que

 Pedido de Bienes (Nacionales-PBN y/o Extranjeros-PBE).- Es un documento que se emite

 Perito de la marca de suministros de impresora.- persona técnica especializada,

 GPPR002 Inspección Técnica de Productos Químicos antes y después de la compra.

5.1. Jefe Equipo Gestión de Almacenes

5.2. Jefe Equipo Gestión de Abastecimiento

5.3. Jefes Equipos Administrativos de los Centros de Servicios

5.4. Coordinador de Control de Almacenes

5.5. Responsable de la administración de cada Almacén de SEDAPAL

5.6. Técnicos y Operarios de los Almacenes de SEDAPAL

5.7. Supervisor de Contrato de SEDAPAL

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1.1. Para la recepción de bienes, materiales y suministros con referencia a un Pedido de

A. Requerir la presentación obligatoria de lo siguiente.-

a. Guía de Remisión del proveedor, en la que se debe hacer referencia al Pedido

b. Copia fotostática simple del Pedido de Bienes.

c. Los bienes, materiales y suministros requeridos en el Pedido de Bienes.

d. Otros que considere necesario.

El personal del almacén que recepciona, debe confrontar los documentos a. y b,

El Supervisor del Contrato (que se precise en las Bases Administrativas del

B. Efectuar la recepción física cuantitativa de los bienes, materiales o suministros;

C. Si los bienes, materiales o suministros manifiestamente no cumplan con las

D. La recepción conforme de la Entidad no enerva su derecho a reclamar

E. Toda recepción de bienes, materiales y suministros, entregados por parte del

a. La recepción implica una verificación cualitativa como cuantitativa de los

consideran combustibles y que son utilizados en la flota vehicular, equipos y

b. Toda recepción implica, obligatoriamente, la generación de un Informe de

c.Para la recepción de bienes con instalación que se especifiquen en las Bases

e. Luego del desarrollo de los acápites anteriores al presente:

1. El Supervisor del Contrato que se precise en las Bases Administrativas

Posteriormente; se registrará en el sistema SIGA SAP mediante

F. En el caso que la recepción de los bienes, materiales o suministros se deba

a. Los bienes, materiales y suministros que requieran ser recibidos en obra

b. Los bienes requieran de condiciones especiales de almacenamiento no

c.El proveedor deba efectuar o participar en la regulación, instalación, calibración

d. El personal de SEDAPAL para la adecuada utilización de los bienes, materiales

e. Luego de la emisión del Acta de Almacenaje; el ingreso de los bienes se

f. La inspección en la recepción de insumos químicos se efectúa de acuerdo al

g. El lugar de entrega de los bienes adquiridos deberá estar establecido,

G. Para el caso de suministros para impresora (cartuchos, toners, etc) recepcionado

a. El personal del Almacén Economato registra el ingreso en el SIGA SAP con

b. El Jefe de Equipo Tecnologías de la Información y Comunicaciones designará

c.El representante del Equipo Tecnologías de la Información y Comunicaciones

del proveedor y del Perito acreditado por la empresa fabricante de la marca

d. El representante del ETIC, el representante del proveedor, el Perito (si lo

e. En los casos en que el fabricante de la marca ofrezca el servicio de peritaje, la

f. Luego de la verificación de los suministros para impresora, por parte del

7.1.2. Si se trata de entrada de mercancías con referencia a un Pedido de Bienes con

A. Se desarrolla todo lo señalado en el punto 7.1.1 del presente procedimiento.

B. Se registrará obligatoriamente, en el sistema SIGA SAP con movimiento 103, el

7.1.3. Luego de la aceptación definitiva de la recepción de los bienes, materiales y

7.2.1 El almacenamiento de bienes, materiales o suministros, se organiza teniendo como