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departamento de TI
Los CIO se encuentran hoy al frente de los cambios en los negocios. La tecnología ha
evolucionado desde un servicio de apoyo hacia una fuerza motriz para muchas empresas.
Independientemente del sector, los CIO que se alinean con las prioridades estratégicas de
la empresa, tienen la oportunidad de ofrecer más valor y acelerar el progreso. Para ello
necesitan de indicadores de gestión clave que puedan ver en una instantánea a través
de un panel o tablero de control. Sin una visión clara no podrán identificar dónde se
necesitan mejoras ni cómo solucionarlas.
La mayoría de los CIO están de acuerdo en que para los líderes de TI actuales, un panel
de control con indicadores de gestión adecuados es una herramienta
esencial.
Indicadores Claves de
Desempeño de TI –Por
Arun Manansingh
Arun Manansingh es un CIO en actividad que gestiona un blog llamado “A CIO’s voice – A guide
for the Chief Information Officer” donde expresa sus opiniones y mucho de lo que hace en su
trabajo como CIO en actividad, con su permiso voy a comenzar a traducir algunas de sus
entradas y en este primera oportunidad voy a comenzar con la última; Key Performance
Indicators publicado el 13 de septiembre 2011.
Creo que es una buena experiencia conocer lo que están haciendo colegas de otros países y
puede generar en nosotros un proceso de afirmación de lo que estamos midiendo y/o reflexión
acerca de que variables estamos midiendo.
Cada departamento tiene que desarrollar los indicadores clave de desempeño para medir como
lo está haciendo. No es una excepción. De hecho, es probablemente más importante para TI que
tenga un conjunto de indicadores clave para mostrar el rendimiento global en el negocio. Esto
apoya la misión de TI de agregar valor a la organización. Para mi departamento he estado
siguiendo los KPI que se muestran a continuación. Los he estado siguiendo una vez por semana
para mantener un ojo sobre las tendencias que se pueden desarrollar. Su organización puede
ser diferente, pero yo le recomendaría que los siga con una mayor frecuencia y no una menor.
Gestión financiera:
Porcentaje de costos de TI frente a los ingresos totales de la organización
Porcentaje de costos de mantener las luces encendidas en comparación con costo total de TI
Dinero ahorro debido a iniciativas de mejora de la productividad
Tendencia promedio de costo entre asientos / costo de los recursos (mes a mes) (trimestre a
trimestre) (año a año)
El gasto real vs presupuesto (mes a mes) (trimestre a trimestre) (año a año)
Desempeño de proyecto:
Porcentaje de proyectos realizados en tiempo y presupuesto
Porcentaje de proyectos que superaron su plan original en tiempo y / o el presupuesto en un XX%
(usamos el 10%)
Porcentaje de tiempo consumido por los proyectos debido a re-trabajo por la solución de defectos
y cambios de alcance
Número de defectos conocidos puestos en producción
Porcentaje de proyectos iniciados sin un caso de negocio aprobado
Gestión de Operaciones:
Tiempo de actividad de sistemas/aplicaciones críticas del negocio
Tiempo promedio para la solución de incidentes de producción
Número de incidentes de producción por gravedad
Porcentaje de solicitudes de servicio / tickets cerrados dentro de los SLAs
Tiempo promedio de resolución de solicitudes de servicio
Tiempo perdido por el negocio debido a caídas no programadas
Seguridad de la Información:
Número de violaciones de la seguridad / incidentes en los sistemas y la infraestructura
Porcentaje de sistemas / aplicaciones compatibles con las Normas / políticas de seguridad
Porcentaje de parches de seguridad aplicados en plazos / fechas límite
Los indicadores clave de desempeño anteriores han sido graficados en Excel con los datos
originales recopilados. Otra vez el seguimiento sobre una base semanal hace que sea fácil
desmenuzar los datos cuando hay preguntas. Ahora hemos iniciado el proceso de incorporar
esta información en un formato de tablero. Estamos utilizando un producto de iDashboard para
ayudar a convertir estos datos. Se recomienda que participe un desarrollador para escribir
guiones para interpretar estos datos. Tomar los datos en bruto e importarlos de Excel no fue un
proceso limpio y se necesito codificación adicional. El resultado final será ver esta información
en un formato gráfico limpio con sólo pulsar un botón.
Pero todos sabemos, que los departamentos TIC tienen poco tiempo para
“pensar”, y mucho menos para definir y procesar, indicadores de gestión. El día a
día los devora, literalmente hablando. La vorágine y la presión del entorno no los
deja hacer un alto y definir una mínima coherencia en la gestión de los recursos
del departamento TIC. Muchos directores o gerentes TIC delegan en la PMO tal
responsabilidad.
Sugerencias
La experiencia enseña que el trabajo de definir KPI para el departamento de
informática, ha se ser un proceso gradual, algunas ideas son:
Una buena solución al problema es comenzar con una definición de SLA entre unidades de
negocio, pero este es sólo el primer paso. El siguiente paso recomendado es centrarse en los
indicadores que se pueden alinear con la estrategia de una organización y encontrar un
conjunto equilibrado de indicadores de actuación y de resultado. Los ejemplos de KPIs
discutidos abajo le ayudarán con eso. Para esa discusión nos enfocaremos en estos 4 temas:
Finanzas – seguimiento y gestión de gastos de TI;
Clientes – seguimiento y mejora de la experiencia de los clientes internos y externos;
Interno – evitar problemas técnicos y de seguridad de forma proactiva;
Aprendizaje – mantenimiento de sistemas TI; mejorar aprendiendo de los errores del pasado.
Finanzas
TI no genera ingresos directamente, pero hay algunos gastos que tiene sentido seguir. Aquí
hay ejemplos de algunos indicadores de rendimiento en este caso:
El uso de estos e indicadores financieros similares asegurará que usted entienda por qué
usted los está midiendo, si no hay un entendimiento claro, entonces sólo deje de gastar
recursos en el seguimiento de algo que no es importante para usted en este momento.
Obtenga más información sobre perspectivas financieras del Cuadro de Mando Integral.
Clientes
Es una buena idea dividir los indicadores de rendimiento en sus grupos respectivos.
Ver KPIs para TI en linea
Otro punto es que hoy en día no se trata sólo de arreglar problemas relacionados con la TI,
sino de proporcionar la mejor experiencia a los clientes; Asegúrese de que está rastreando
las métricas respectivas de experiencia y compromiso.
Tiempo de respuesta de solicitud, horas. Esto funcionará como un indicador de actuación para
los objetivos de negocio relacionados con el compromiso de usuario/empleado. Cuanto más
rápido responda un equipo de TI a las consultas de soporte, mayor será la tasa de compromiso
esperada.
Uso del sistema de negocios, %. Tome un sistema de negocio en su empresa (CRM, ERP o
panel de control de BI), defina un intervalo (por ejemplo, 7 días) y calcule el porcentaje de
usuarios registrados que utilizaron el sistema dentro del intervalo de tiempo definido. En
comparación con los datos históricos, este es también un buen indicador de resultado para
comprometer a los usuarios: si hay un software de primera clase, pero nadie lo usa, entonces es
el momento de empezar a hacer preguntas.
El número de problemas críticos reportados por el usuario. Los problemas aparecen todos
los días, pero es importante saber qué problemas críticos fueron encontrados e prevenidos por su
equipo interno y qué problemas críticos fueron reportados por los usuarios finales (=afectaron su
marca como resultado).
Trabajar aún más con el compromiso del cliente describa algunos casos típicos de uso
asociados con la relación entre cliente y TI y encuentre los puntos principales que podrían
afectar la experiencia del cliente. Por ejemplo, si para todos los nuevos empleados TI se
abre una cuenta y luego se asegura de que todo el proceso es fácil y transparente. Las
métricas respectivas podrían ser:
Hemos discutido algunos indicadores importantes para TI. Estos funcionarán mejor para
su negocio si usted los alinea con la estrategia de la organización y los respectivos objetivos
del negocio. Esta es una excelente manera de revisar sus KPIs una vez más y céntrese en los
que necesitan ser medidos regularmente.