Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

Autor: Radu Florea

Managementul resurselor umane: caracteristici

Managementul resurselor umane este acea activitate organizațională care permite folosirea în
modul cel mai eficient al oamenilor (angajați și voluntari) pentru a atinge scopurile organizaționale
și individuale.

Managementul resurselor umane (pe scurt MRU) constă din numeroase activități, care includ și
următoarele:

• analiza și proiectarea fișelor de post;

• planificarea personalului;
• recrutarea, selectarea și orientarea personalului;
• consultanță oferită angajaților și voluntarilor pentru viitorul carierei personale;
• evaluarea performanțelor;
• compensații și avantaje specifice locului de muncă;
• sănătate și siguranță;
• relații la locul de muncă;
• disciplină, controlul și evaluarea funcțiilor personalului;
• programarea muncii etc.

Evident, această listă nu este completă, dar amintește majoritatea acțiunilor importante de care
se ocupă managementul resurselor umane.

Cele trei caracteristici importante ale acestei activități sunt:

1. Managementul resurselor umane este orientat spre acțiune. Nu se centrează pe

îndosariere, descriere sau reguli. Managementul resurselor umane subliniază și caută
soluțiile la problemele angajaților pentru a ajuta la atingerea scopurilor organizaționale și
pentru a facilita dezvoltarea și satisfacția individuală.
2. Managementul resurselor umane este orientat spre individ. De câte ori este posibil,
managementul resurselor umane tratează fiecare angajat ca pe un individ distinct și oferă
servicii și programe destinate să-i satisfacă nevoile individuale.
3. Managementul resurselor umane este orientat spre viitor. Este preocupat de
obiectivele organizației și ajută la îndeplinirea lor viitoare prin angajați competenți, bine
motivați.

Managementul resurselor umane poate ajuta - și de cele mai multe ori o face - la eficientizarea
activității unei organizații.

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

Modele ale MRU

Modelul axat pe serviciile orientate spre client: se centrează asupra modului în care
departamentul de personal își îndeplinește munca. Modelul presupune că departamentul va
îndeplini aceleași funcții ca și până acum, dar o va face mai bine și mai rapid, conștientizând
faptul că managerul organizației și angajații săi sunt clienții departamentului și se va comporta ca
atare.

Modelul bazat pe dezvoltarea organizațională sau pe consultanță: focalizează pe ceea ce

face departamentul de personal. Din acest punct de vedere, membrii departamentului de personal
ar trebui să își asume noi funcții în interiorul organizației, devenind niște consultanți interni într-o
mare varietate de domenii. Acest model uneori mai include și sugestia conform căreia trebuie să
se renunțe la câteva dintre atributele tradiționale ale departamentului de personal.

Modelul managementului strategic al resurselor umane: se concentrează asupra poziției

departamentului de personal din organizație, a puterii și a rolului său în cadrul politicilor
organizaționale. Modelul susține că membrii DP ar trebui să fie și să acționeze ca parte a echipei
de management, făcând legătura dintre resursa umană și scopurile și politicile organizației.

Planificarea personalului
Planificarea personalului este procesul care ajuta la structurarea adecvată a resurselor umane.
Ea presupune:

• Identificarea nevoilor viitoare ale organizației;

• Compararea acestor nevoi cu prezenta forță de muncă;
• Determinarea numărului de angajați care trebuie să fie recrutați de către organizație la un
moment dat.

Cu alte cuvinte, planificarea personalului presupune stabilirea necesarului de posturi ce vor fi

scoase la concurs pentru anul viitor (sau pentru doi, trei ani), necesar stabilit pe baza evaluării
situației prezente a resursei umane, a evoluției sale viitoare și a scopurilor organizației.

Toate organizațiile trec prin procesul de planificare a personalului, formal sau informal.
Modalitatea formală, explicită este mai rar întâlnită și, de obicei, are mai multe erori. Principalele
motive pentru care folosim planificarea personalului sunt:

• pentru a folosi mai eficient și mai eficace resursele umane;

• pentru a ridica nivelul de satisfacție al angajaților.

a) Folosirea mai eficientă a resurselor umane. Planificarea trebuie să preceadă toate

activitățile managementului resurselor umane. De exemplu, cum poți selecta și recruta
dacă nu știi de câți oameni ai nevoie? Analiza proceselor care constituie managementul
resurselor umane dovedește faptul că eficiența și eficacitatea lor depinde de o planificare
atentă a personalului.
b) Sporirea nivelului de satisfacție al angajaților. Angajații care lucrează pentru
organizații care practica planificarea formală au alte șanse de carieră decât cei care
lucrează în organizații unde planificarea nu este o prioritate. Mai întâi, avansarea este un

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

proces constant și rapid: dacă managerul, la sfatul departamentului de management al

resurselor umane, are grijă să mențină suficiente posturi superioare libere, fiecare angajat
competent al organizației are șansa de a promova. De asemenea, programele de instruire,
care fac și ele parte din planificarea personalului, asigura șanse în plus angajaților. Este
evident că perspectiva unui viitor mai bun în organizație are un efect benefic asupra
motivației angajaților. O bună planificare a personalului presupune colaborarea dintre
departamentul de management al resurselor umane și conducerea organizației.

De aceea, este foarte important ca persoanele cu putere de decizie să fie conștiente de avantajele
oferite de planificarea personalului și să o includă printre prioritățile organizației. Altfel,
planificarea rămâne la nivel informal. Un alt factor important este reprezentat de politicile
guvernamentale. Un exemplu: modificarea vârstei de pensionare afectează (poate afecta)
structura resursei umane a unei organizații.

Caracteristicile pieței pentru forța de muncă reprezintă un alt factor cu influența considerabilă
asupra procesului de planificare a personalului. De exemplu, cu cât rata șomajului este mai mare,
cu atât procesul de recrutare este mai ușor, iar selectarea mai flexibilă. De asemenea, nivelul de
educație al forței de muncă are un impact destul de mare asupra planificării viitorului resursei
umane pentru o anumită organizație.

Planificarea mai este afectată și de tipul de posturi pe care vrem să le scoatem la concurs.
Posturile care nu necesită o pregătire deosebită nu pun probleme. Însă posturile care pretind o
înalta calificare, studii superioare și presupun o activitate complexă, cu accente de management,
au nevoie de o mai mare atenție.

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

Recrutarea, motivarea și păstrarea angajaților și

voluntarilor în organizație

Fișa și analiza postului

Există multe moduri de abordare ale acestei teme. Lipsa de consens nu spune nimic despre
importanța acestui subiect pentru managementul resurselor umane. De fapt, mulți autori
consideră fișa și analiza postului drept tematica centrală a managementului resurselor umane
datorită tipului de informații oferite.

Analiza postului se referă la un proces sistematic de descriere a caracteristicilor importante ale

unui post, informații prin care respectiva poziție poate fi deosebită de alte posturi. Autorul E. J.
McCormick amintește câteva tipuri de informație care pot fi obținute prin acest proces1:

a) Activități ale procesului de muncă. Aceste activități sunt împărțite în două categorii:
• activități legate de post (ce proceduri și procese sunt folosite, care este obiectul și
subiectul activității pentru postul respectiv);
• activități legate de angajat, de persoana care ocupă postul (modele de
comportament uman și cerințele personale ale individului care ocupă acel post).
b) Instrumente și echipamente folosite în cadrul muncii;
c) Elemente relaționate postului, atât tangibile cât și intangibile (materiale procesate,
produse sau servicii oferite);
d) Performanța la locul de muncă (diferite standarde de performanță, semnificația erorilor și
intervalul de timp necesar pentru a îndeplini sarcinile aferente postului);
e) Contextul postului (condițiile fizice, programul de muncă, mediul social și organizațional);
f) Cerințele de personal (cunoștințele și abilitățile cerute de post, nivelul de educație,
pregătirea și experiența necesare, aptitudini, caracteristici fizice și de personalitate).

Recrutarea voluntarilor
Recrutarea (selectarea) voluntarilor se face în funcție de nevoile prezente ale organizației și pot
lua orice formă, de la muncă administrativă din birou și până la activități de coordonare care
necesită o pregătire specială. Profilul voluntarului dorit, gradul de pregătire și motivația acestuia
vor fi elemente cheie în stabilirea tipului de recrutare cel mai potrivit și cu impactul cel mai ridicat
asupra grupurilor-țintă. Este evident că modalitățile de recrutare a voluntarilor vor fi diferite pentru
voluntarii pe termen scurt - cu un grad de implicare și așteptări specifice, în comparație cu
voluntarii înalt calificați.

Cea mai eficientă recrutare se face de la persoană la persoană și mai puțin în grupuri mari în
care fiecare voluntar nu se regăsește ori nu se simte luat în seamă. Din acest punct de vedere,
imaginea voastră când recrutați este foarte importantă. Trebuie să arătați cât mai asemănător cu

1
E.J. McCormick, P.R. Jeanneret: "Position Analysis Questionnaire (PAQ)" (part of The Job Analysis for Business,
Industry and Government, vol. 2) Wiley and Sons, New York, 1991

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

cei pe care îi doriți în organizație. Cu siguranță un costum impecabil, cravată și o servietă diplomat
vor timora potențialii voluntari care au venit pentru o acțiune de curățare a parcului central!
De asemenea, este important să știți exact despre ce vorbiți când prezentați organizația ori
proiectul pentru care aveți nevoie de voluntari. Nu încercați totuși să impresionați printr-o
multitudine de detalii și cifre. În plus, entuziasmul este hotărâtor pentru a convinge voluntarii că
merită să se alăture cauzei pentru care militați ca organizație. Acest lucru se va întâmpla dacă
recrutarea se face pentru o acțiune importantă dar și când este propusă o muncă de rutină.

Motivarea voluntarilor pentru păstrarea acestora în organizație

Motivarea este o problemă care preocupă pe cei care administrează organizațiile, iar interesul de
a motiva voluntarii este întotdeauna ridicat. Fiecare organizație ar trebui să aibă un sistem de
recompensare a performantelor voluntarilor. Acest sistem face parte din mediul social al
organizației, iar percepția, corectitudinea și oportunitatea sistemului sunt aspecte importante ale
climatului care domnește în cadrul organizației.

Motivarea poate fi definită ca fiind o serie de procese care duc la:

• stimularea comportamentului individual (voluntarii pot fi motivați să facă carieră în acea

organizație, să se remarce în fața prietenilor);
• direcționarea comportamentului individual către atingerea unor obiective stabilite -
reprezintă alegerea pe care fiecare poate să o facă, un voluntar motivat care dorește să
placă conducătorilor ar putea decide să le facă acestora un favor personal sau să lucreze
din greu la un proiect important pentru aceștia).

Tehnici de motivare și păstrare a voluntarilor în organizație

Stabilirea obiectivelor și responsabilităților

Voluntarii vor avea performanțe mai bune dacă știu ce anume se așteaptă de la ei. Astfel, este
importantă stabilirea de obiective clare și îndrăznețe, asigurarea că voluntarii își asumă
responsabilitățile și clarificarea așteptărilor acestora. De asemenea, voluntarii vor avea
performanțe mai bune dacă vor primi feedback asupra performanțelor lor.

Este important ca managementul organizației să se implice în atingerea obiectivelor voluntarilor

și să comunice acest lucru acestora.

Atunci când se prezintă un proiect nou, trebuie explicat voluntarilor cum anume acest proiect se
încadrează în obiectivele generale ale echipei și ale organizației. Este, deci, clar că nu ajunge să
le spui voluntarilor care vor fi rezultatele eforturilor lor. Este necesar să li se dea informații despre
cum și de ce trebuie să atingă acele obiective.

Stabilirea standardelor de performanță

Voluntarii trebuie să fie la curent cu nivelul de performanță cerut, care din activitățile desfășurate
sau rezultatele obținute sunt sub standard și care sunt căile de urmat pentru atingerea nivelului
respectiv. Cel mai convenabil moment pentru a stabili cerințele de performanțe este în cadrul
interviului periodic de evaluare sau la începutul unui nou proiect. În cadrul evaluării vor trebui

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

identificate obiectivele activității fiecărui voluntar, care sunt oportunitățile și care sunt
recompensele pentru performanțe.
Stabilirea criteriilor de calitate
Oamenilor trebuie li se inspire ideea de a excela în ceea ce fac! Managerii pot realiza un mediu
de energie și entuziasm prin încurajarea atitudinilor optimiste referitoare la oameni și munca lor
în cadrul organizațiilor.

Când vă confruntați cu atitudini sau sentimente negative, discutați cu persoanele implicate.

Identificați cauzele care au generat problema și acționați asupra lor și nu asupra efectelor. Aveți
grijă să nu faceți afirmații de genul: "Nu ești competent!", sau "Lucrurile nu se vor schimba
niciodată!". Recunoașteți că va fi dificil ca lucrurile să meargă mai bine, dar subliniați ideea că
situația se va îmbunătăți și problemele vor fi rezolvate.

Stabilirea sistemelor de recompensare, recunoașterea meritelor voluntarilor

Recompensarea voluntarilor se poate face prin:

• promovare;
• extinderea responsabilităților;
• recunoașterea din partea echipei;
• oportunitatea de a-și prezenta succesele, în cadrul sau în afara organizației.

Aceste recompense trebuie făcute individualizat, știut fiind faptul că dorințele fiecărui individ
diferă.

Datorită faptului că suntem membrii unei societăți, colectiv, echipă, grup, unul dintre cele mai
importante lucruri pentru noi este să fim acceptați. Cine se simte bine când nu e recunoscut,
acceptat și apreciat de prieteni? Cine nu se bucură când i se recunosc meritele și i se aduc
mulțumiri în cadrul echipei cu care a lucrat? Dar ce se întâmplă dacă lucrezi și nimeni nu
apreciază activitatea ta? Desigur vei fi lipsit de vreo motivare.

Transmiterea încrederii
Importantă este și transmiterea ideii că munca fiecăruia este la fel de însemnată.
Responsabilitățile voluntarilor variază în funcție de complexitate și arii de cuprindere. Cu toate
acestea, fiecare persoană joacă un rol important în obținerea succesului organizației. Pentru a
transmite această idee:

• organizați întâlniri individuale cu voluntarii și arătați-le modul în care responsabilitățile lor

se încadrează în obținerea rezultatelor generale și subliniați modul în care voluntarii nou
veniți contribuie la obținerea unor rezultate bune;
• subliniați contribuția unor oameni ce au responsabilități "cu vizibilitate redusă";
• descurajați acțiunile care minimizează contribuția unora - subliniați interdependenta
tuturor activităților și deci a tuturor persoanelor care le realizează.

Crearea unui mediu adecvat

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

Este important că oamenilor să le placă locul în care desfășoară activitățile și atmosfera în care
acestea se desfășoară. Este recomandabil să existe o combinație între muncă și distracție. Pentru
a crea un mediu plăcut în organizație, este recomandat să:

• convocați întâlniri interdepartamentale, petreceri, sesiuni de brainstorming pentru că

oamenii să se cunoască;
• zâmbiți mai mult;
• fiți un model în a face haz de necaz, fiți gata să admiteți (și să vedeți partea hazlie a)
greșelilor Dvs.;
• nu uitați că, de obicei, voluntarii vor face cum fac liderii lor și nu cum spun aceștia;
• vorbiți despre succese și sărbătoriți astfel de evenimente.

Alte tehnici de motivare:

• implicarea în activitate: construirea unui plan al ocupării resursei umane în organizație;
• recunoașterea obiectivă a meritelor voluntarilor: individual, în echipă, în cadrul
organizației;
• recompensarea prin trimiterea voluntarilor la diferite evenimente (instruiri, seminarii,
conferințe) în țară și/sau străinătate;
• stabilirea și definirea clară a responsabilităților și sarcinilor (de exemplu: un calendar de
resurse umane);
• organizarea unor întâlniri eficiente (scurte, la obiect), fără stres, care să ofere informațiile
necesare voluntarilor;
• implicarea voluntarilor în luarea deciziilor;
• acordarea de libertate voluntarilor în îndeplinirea sarcinilor atribuite - ceea ce permite
descoperirea de soluții creative;
• sărbătorirea zilelor de naștere alături de ceilalți voluntari și colegii angajați;
• voluntarii să primească din partea organizației felicitări acasă la diferite ocazii (Crăciun,
Paști etc);
• discuții personale între membri compartimentului de resurse umane și ceilalți membri;
• încurajarea și susținerea voluntarilor în perioade de criză;
• apropierea oamenilor din echipa de angajați de voluntari și cunoașterea lor;
• informarea și ținerea la curent a voluntarilor cu tot ce se întâmplă în organizație și/sau
comunitate (un ziar intern, panouri, afișe, etc);
• circuitul informației să fie simplu și eficient;
• organizarea de concursuri între membri organizației sau între organizații.

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

Evaluarea performanței voluntarilor

Evaluarea (aprecierea) performanței voluntarilor este necesară cel puțin din trei motive:

• pentru a obține informații pentru luarea deciziilor privind implicarea motivarea voluntarilor;
• pentru a revizui comportamentul în muncă al voluntarilor;
• pentru a planifica modalitățile de rectificare a performanței când există o problemă.

În procesul de apreciere a performanței a voluntarilor, un rol important joacă atât coordonatorii

acestora, cât și personalul plătit. Aprecierea performanței se face de către supervizorul direct, de
obicei de pe o poziție executivă. Cu toate acestea, coordonatorii activității voluntarilor sunt cei
care stabilesc în mod obișnuit politica și oferă sprijin celorlalți.

Aprecierea performanței voluntarilor presupune 3 pași:

• definirea de comun acord a metodei de evaluare și reperul după care se va realiza aceasta
(descrierea postului, acordul de voluntariat) - asigurarea că atât supervizorul cât și
angajatul au o înțelegere clară și comună asupra așteptărilor și standardelor de lucru ale
angajatului;
• compararea performanței angajatului cu standardele existente;
• comunicarea rezultatului evaluării.

Există mai multe metode de apreciere a performanței voluntarilor - de obicei folosite concomitent.
Iată câteva:

a) Managementul prin obiective: stabilirea de obiective specifice și măsurabile pentru

fiecare voluntar și evaluarea periodică a progresului înregistrat de aceștia în direcția
obiectivelor.
b) Tehnica scalării: apreciază pe o scală grafică (de exemplu, de la 1 la 5) modul de
îndeplinire cantitativ și calitativ a fiecăreia din sarcinile postului, utilizându-se o fișă de
evaluare în acest scop;
c) Tehnica incidentului critic: supervizorul ține o înregistrare a incidentelor neobișnuit de
favorabile și a celor nefavorabile în munca voluntarului de-a lungul unei perioade de timp.
Aprecierea performanței voluntarilor se poate face de către supervizor (cel mai uzual), de către
colegi, de către comitete de evaluare sau de către cel evaluat (desigur, în conjuncție cu una din
primele trei modalități).
Următorul pas după aprecierea performanței voluntarului va fi interviul de reorientare. În funcție
de rezultatul procesului de apreciere, scopul acestui interviu poate fi:
REZULTATUL APRECIERII SCOPUL INTERVIULUI
PERFORMANȚEI
foarte bun planificarea dezvoltării individuale
bun menținerea performanței
satisfăcător planificarea corectării
nesatisfăcător renunțarea la voluntar

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.
 Managementul Sustenabil al Organizației Nonprofit

Bibliografie selectivă:

Gerald A. Cole: "Personnel Management - Theory and Practice", London, DP Publications, 1993
Gerald A. Cole: "Management. Theory and Practice", London, DP Publications, 1990
Stephen E. Condrey: "Handbook of Human Resource Management in Government", San
Francisco, Jossey-Bass Publishers, 1998
John M. Ivancevich, William F. Glueck: "Foundations of Personnel", Plano Business Publications
Inc., 1983
E. J. McCormick, P. R. Jeanneret: "Position Analysis Questionnaire (PAQ)" (part of The Job
Analysis for Business, Industry and Government, vol. 2) Wiley and Sons, New York, 1991
Donald E. Klingner, John Nalbandian: "Public Personnel Management. Context and Strategies",
New Jersey, Prentice Hall, 1993
Robert L. Mathis, Panaite C. Nica, Costache Rusu: "Managementul resurselor umane", București,
Editura Economică, 1998
*** Managementul voluntarilor (suport de curs), Fundația pentru Dezvoltarea Societății Civile,
1999
Perry Moore: "Public Personnel Management. A Contingency Approach", Lexington Books, 1987
Joan E. Pynes: "Human Resources Management for Public and Non-Profit Organizations", San
Francisco, Jossey-Bass Publishers, 1997

Proiect finanțat prin granturile SEE 2009 – 2014, în cadrul Fondului ONG în România. Conţinutul acestui document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a granturilor SEE 2009-2014. Întreaga răspundere
asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor. Pentru informaţii oficiale despre granturile SEE şi norvegiene accesaţi www.eeagrants.org.