PROCEDIMIENTO OPERACIONAL

ABASTECIMIENTO Y BODEGA
LGP-ADQ-PI-001

PROCEDIMIENTO OPERACIONAL
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FECHA REVISION Nº CAMBIO EFECTUADO

Se Modifica estructura de procedimiento, hoja de control de cambios queda en la
portada de cada procedimiento. (pag.1)
Se agregan responsabilidades de bodeguero. (pag.4)

29-07-2013 02 Se modifica metodología de trabajo. (pag.5, 6, 7, 8)

Se elimina punto VII por no aplicabilidad a procedimiento(pag.9)

Se modifica codificación de registros.

APROBADO GERENTE APROBADO GERENTE

REV FECHA EMITIDO PARA ELABORADO REVISADO
OPERACIONES GENERAL

02 29.07.13 APROBACION E. PASTENE M. PINTO N. TRIGO J. MARCO

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I. PROPOSITO
La Finalidad de este documento es describir la metodología que se realiza para proveer, recepcionar,
almacenar, entregar materiales, herramientas e insumos necesarios para el cumplimiento de los
trabajos.

II. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable desde que se genera la solicitud y recepción hasta la entrega de los
materiales, herramientas e insumos.

III. ANTECEDENTES DE REFERENCIA

- Norma ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de Calidad – Requisito 7.4
- Ley 20.001, Regula carga humana máxima permitida.

IV. DEFINICIONES
- Producto no conforme: Aquel artículo adquirido que no cumple con las especificaciones o
criterios de aceptación de la empresa o que presenta defectos.
- Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello
que está bajo consideración. Se puede realizar por medio de una cadena de registros que
relaciona un pedido, un producto o un servicio.
- Solicitud de Materiales: Documento generado por el personal quien lo solicita, siendo en
formato a mano alzada, con correlativo del triplicado o Solicitud por Correlativo de faena, siendo
éste solicitado vía mail y/o telefónica al Encargado de Adquisiciones de Oficina Central.
- Control de Inventario: Planilla de control que realiza bodega, en la que se actualiza
información de los stocks iniciales y finales con el fin de realizar una solicitud.
- Repuestos: Aquellos que se utilizan para la mantención o reparación de alguno maquinarias,
equipos o de nuestras instalaciones, por ejemplo: Neumáticos, filtros, aceites, lubricantes,
repuestos, etc.
- Herramientas: Aquellos Instrumentos, utensilios que ayudan en forma significativa a la
reparación de algún equipo o maquinaria y por ende al mejoramiento de los equipos,
instalaciones, etc., por ejemplo: Llaves, extensiones, sierras, etc.
- Materiales Peligrosos: Son aquellas sustancias que por sí misma, en cierta cantidad o forma,
constituye un riesgo para la salud, el ambiente o los bienes, ya sea durante su producción,
almacenamiento, utilización o transporte, por ejemplo: Pinturas, Diluyentes, ácidos, aceite,
combustible, lubricantes, etc.
- E.P.P. o Equipos de Protección Personal: Son Aquellos elementos que son utilizado por el
personal de la empresa para proteger su seguridad y salud ocupacional, por ejemplo: Lentes,
guantes (ya sea nitrilo o cabritilla), buzos, zapatos, casco, etc.

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- Bodega: Lugar físico destinado al almacenamiento de materiales e insumos, (instalación de
bodega) unidad por la cual también corresponden las solicitudes de materiales e insumos
necesarios y su distribución en faena.
- Acto o Acción Subestándar: Es la conducta laboral errónea que omite o se desvía de los
procedimientos o estándar de trabajo aceptados como correctos por la organización.
- Condición Subestándar: Condiciones físicas y ambientales de los lugares o puestos de
trabajo, conformado por el espacio físico, ambiente de trabajo, herramientas, instalaciones,
estructuras, equipos y materiales en general, que no cumplen con los estándares aceptados
como correctos por la organización.

V. RESPONSABILIDADES

El Encargado de Adquisiciones es responsable de:

- Revisar toda la documentación correspondiente a cada adquisición con el fin de comprobar
que, antes de despachar el pedido a faena, no existe discrepancia alguna entre las solicitudes
de materiales y lo que se está preparando para envío.
El Encargado de Bodega es responsable de:
- Verificar la disponibilidad de insumos en su inventario, identificando, cuando sean repuestos,
elementos de protección personal, insumos etc. además este debe estar presente cuando
sea solicitado por el encargado del control de documentos.

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- Determinar los parámetros de control de stock de inventario, control de repuestos de alta
rotación. Analizar el comportamiento de consumo de éstos.
- Controlar la correcta aplicación de las políticas, normas y procedimientos definidos por la
empresa.
- Controlar inventarios de existencias.
- Emitir Informes de consumos de material total y por contrato.
- Emitir informes de acuerdo a las necesidades de la Gerencia o Administración de Contrato.
- Mantener un listado de solicitud de materiales Como por ejemplo cuando se solicite desde: los
talleres generales y de faenas, manteniendo su evidencia objetiva antes cualquier eventualidad
con la toma de conocimiento del solicitante (firma del solicitante).
- Realizar la recepción de insumos, verificando que los productos recepcionados corresponden a
lo solicitado, además de verificar que no se encuentren defectuosos.
- Entregar / despachar los insumos solicitados en faena.
- Controlar entrada y salida de Productos de Bodega, registrando los movimientos en la planilla
“Control de Bodega” (control digital).
- Mantener stock mínimo de materiales e insumos en bodega.
- Mantener orden, aseo e inventario al día de los elementos existentes en esta.

El Bodeguero es responsable de:

- Apoyar en las actividades al Bodeguero.
- Recepcionar y verificar los materiales, insumos y/o equipos que ingresan a Bodega.
- Despachar materiales, insumos y/o equipos físicamente.
- Identificar los materiales, insumos y/o equipos.
- Mantener el ordenamiento de los materiales, insumos y/o equipos recepcionados.

El Personal Solicitante Supervisor/ Jefe de Terreno / Capataz / Prevencionista es

responsable de:
- Detallar claramente las especificaciones y/o criterios de aceptación de los productos que
requiere, esto puede ser acompañado de:
• Marca / Modelo
• Color / Textura
• Número de Parte
• Código
• Dimensiones: Largo, Ancho, Alto, Diámetro, Radio
• Imagen o foto del producto solicitado cuando sea necesario
• Características tanto de Calidad o característica especial de resistencia
- Verificar que el producto Recepcionado corresponde a lo solicitado.
- Revisar cantidades solicitadas.

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Los Trabajadores de Obras Civiles LGP S.A. son responsables de:
- Solicitar los repuestos, materiales o insumos que necesiten al Encargado de Bodega, previa
firma de vale de consumo autorizado por su jefe directo (Supervisor, Jefe de Terreno, Capataz,
etc.)

VI. METODOLOGÍA
Las actividades relevantes son determinar los parámetros de Bodega, control de stock, control de
inventario y control de materiales, insumos y/o repuestos de alta rotación, analizar el
comportamiento de consumo de éstos. Además proveer, recepcionar, almacenar, entregar
materiales, herramientas, insumos y/o repuestos necesarios para el cumplimiento de los trabajos.

a. Solicitud de Materiales (Requerimientos)

La solicitud de materiales, insumos y/o repuestos se originan:

- al revisar el inventario, si la existencia es menor que el stock crítico definido, se generará una
recomendación de compra para establecer el inventario en forma optima;
- cuando se genera alguna solicitud de materiales, insumos y/o repuestos desde las distintas obras
realizadas en faenas.

Los jefes de departamentos, de área, supervisores y/o trabajadores, realizan la solicitud de

materiales (requerimientos) directamente al Encargado de Bodega o en caso contrario al Bodeguero,
ya sea por necesidades del área, disminución de stock mínimo o trabajos adicionales. Señalando las
cantidades, especificaciones técnicas, modelo, marca, y demás especificaciones que ayuden a la
adquisición del Producto.
El Encargado de Bodega o el Bodeguero canalizan los pedidos y los analiza para comparar si el
stock de inventario en bodega alcanza a cubrir la demanda de requerimientos dejando un stock de
seguridad adecuado. Si es factible, el requerimiento se borra o disminuye de la solicitud, informando
las causas. En caso contrario se pide lo solicitado y lo necesario para mantener stock de seguridad
a Adquisiciones.
Para la aprobación final el Jefe de Adquisiciones indica esta necesidad al Gerente de Operaciones o
bien este a quien designe, dejando firmado y la solicitud de materiales aprobando la compra de este.
En casos de la ausencia de partes de aprobación de la solicitud el presidente de la empresa deja
una firma de respaldo en este documento. Para posteriormente regularizar con la firma de gerencia
de operaciones en el VB°.
En caso de arriendo del requerimiento o algún servicio externo, se realiza solicitud
correspondiente, solicitando aprobación de Gerente o Administrador de Contrato.

b. Envío Solicitud de Materiales

Al momento de ser aprobada la solicitud de materiales por parte del Gerente / Administrador de
Contrato, Bodega envía la solicitud, para que ésta sea recepcionada en el área de Adquisiciones de
la Empresa.

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Adquisiciones verifica la recepción de solicitudes, revisa y evalúa la solicitud y los respaldos
correspondientes, aprobando la totalidad o parte de lo solicitado, informando a Bodega y Gerencia /
Administrador de Contrato.

c. Cotización a Proveedores
La solicitud de cotización es realizada a los proveedores interesados en abastecer de algún material
o entregar un servicio. Adquisiciones debe evaluar a los proveedores los siguientes aspectos:
 Tiempo de Respuesta en la cotización y entrega de los materiales.
 Precio del Producto.
 Cumplimiento con las especificaciones y características solicitadas.
 Convenio y Forma de Pago.
 Certificaciones, Marca de Conformidad o Sello de Calidad.
 Garantías del producto y de la compra.
 Tipos de embalaje proporcionados.

El análisis de cotización se realiza por personal de Adquisiciones, teniendo presente:

 Disponibilidad del material o insumo requerido y si este cumple con los requerimientos
exigidos.
 Tiempo de entrega, si se encuentra dentro del sector urbano o debe ser solicitado a otra
área (nacional o internacional).
 Precio de compra, confirmando si existen convenios por cantidades o descuentos.
 Lugar de entrega, dependiendo del tipo de material o insumo.
 Si es entregado en las dependencias del proveedor o enviado a la Empresa.

De ser una solicitud de emergencia, la cotización se realizará buscando proveedor disponible que
pueda dar cumplimiento a la solicitud a un precio adecuado con la máxima disponibilidad y el menor
tiempo de entrega.

d. Envío Orden de Compra

Al ser aprobada la cotización, Adquisiciones procede a la creación de la Orden de Compra , con los
antecedentes detallados en la cotización elegida, manteniendo respaldo en el servidor de manera
correlativa.
En el caso de servicios de subcontratación de mano de obra, se debe generar anexo a la Orden de
Compra, un contrato firmado exclusivamente por el representante legal de la empresa.
Se adjuntará a la Orden de Compra, según necesidad, documentos que faciliten el proceso o sirva
de respaldo a condiciones de compra.

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La Orden de Compra finalizada queda para la revisión y autorización de parte del Administrador de
Contrato, quien tendrá pleno conocimiento del proveedor a quien se compra, producto a comprar,
precio, plazo y condiciones de pago.
Una vez realizada la autorización anterior, la orden de compra quedará disponible para la aprobación
de parte de la Gerencia.

e. Recepción de Materiales
La Recepción de los materiales o insumos enviados por el proveedor es realizada por Bodega
Central o Bodega Faenas, según corresponda, verificando que los materiales o insumos
correspondan a lo solicitado, y se encuentren en óptimo estado de operación y funcionamiento.
Aceptado el material o insumo, se procede a su almacenamiento, cumpliendo con las siguientes
actividades para asegurar la conformidad de los bienes:
 Encontrarse debidamente identificado el producto.
 Resguardar el bien hasta su entrega.
 Informar cualquier deterioro para evitar su uso.
 Restricciones o método de manipulación, embalaje, identificación del área o lugar
destinado para el almacenamiento.
 Protección del bien para que mantenga sus propiedades y características.

Los productos que no se han controlado se identificarán con una tarjeta identificatoria color roja
(o blanca en su defecto) con el rótulo “Producto NO REVISADO” (Anexo h. fig. 1).

Traslado y Entrega de Materiales

La entrega de los materiales al personal a cargo del traslado a faena, es registrada en la Guía de
Despacho, firmada en señal de aceptación por quien retira o recibe en faena.
Las copias de la guía de despacho quedarán tanto en Adquisiciones o Bodega Central, como en
Bodega faena, como registro de envío y llegada del material.
El Encargado de Bodega, realiza la verificación de lo entregado y lo recepcionado en conjunto con el
personal a cargo del traslado y quien emitió la solicitud de materiales, ingresando en una planilla de
Inventario la cantidad de insumos y materiales entregados separados en:
 Elementos de Protección Personal.
 Artículos de Oficina.
 Artículos de Aseo.
 Insumos Eléctricos.
 Insumos Mecánicos.
 Herramientas Manuales.
 Herramientas Eléctricas.
 Maquinarias.
 Arriendos.

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La planilla generada corresponde al inventario inicial, el cual será aumentado con las futuras
entregas, y rebajado con las salidas, permitiendo determinar el inventario final.

Entrega de Cargo
Corresponde al Encargado de Bodega o al Bodeguero, realizar la entrega de los equipos,
herramientas, vehículos, elementos de protección personal, o materiales e insumos de valor
significativo, que incidan directamente en el proceso productivo, al personal que se hará responsable
del uso y cuidado de estos, por medio de la hoja de Entrega de Cargo, previa información de las
sanciones administrativas, toma de conciencia y aceptación por medio de la firma.
Los elementos de protección personal son entregados de forma personal por el Encargado de
Bodega bajo autorización y conocimiento de Prevención de Riesgos, y además deben ser
registrados en la planilla Entrega de Cargo, a modo de controlar la frecuencia y durabilidad de los
elementos de protección personal entregados, previa devolución de los utilizados (si corresponde) o
registro de devolución.
El resto de equipos de valor significativo, deben ser devueltos o justificados al momento de
terminada la labor, o finalizado el contrato que dio origen a la responsabilidad. De acuerdo a lo
descrito en el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad. A su vez, todos los insumos y
materiales menores que no sean significativos de cargo, serán entregados en faena por el
Encargado de Bodega mediante una hoja de salida de bodega describiendo:
 Fecha de entrega.
 Descripción del material, insumo, herramientas, equipo, etc.
 Nombre personal que retira.
 Centro de Costo en el caso de contar con varios contratos.
 Firma del personal que retira.
 Siendo traspasadas diariamente a la planilla, a modo de mantener actualizado el
inventario. Este método permite determinar:
• Stock mínimo requerido para reposición.
• Cantidad de recursos e insumos entregados por áreas.
• Estado de vigencia de los arriendos.

Almacenamiento
El almacenamiento debe cumplir con las siguientes características:
 Los materiales o insumos son almacenados de acuerdo a su peso, es decir los de mayor
peso al nivel del suelo, hasta los más livianos.
 Los materiales inflamables, son almacenados cerca de la entrada o en espacios
destinados especialmente para ellos, junto al extintor, conteniendo las Hojas de
Seguridad, siendo difundidas por el Asesor en Prevención de Riesgos.
 Las salidas, vías de escape y puntos de reunión se deben encontrar debidamente
identificadas.

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 Las tomas de corriente, enchufes, interruptores y luminarias se deben encontrar en
correcto de funcionamiento y debidamente señalizados.
 Los materiales eléctricos, son almacenados en lugares secos y limpios, cuidados del sol
y polvo.
 Las cañerías son apiladas en atriles diseñados para tales efectos, cuidando que soporten
el peso, separándolas por medidas y material.
 Los Elementos de Protección Personal se encuentran en lugares de fácil acceso,
separados de agentes contaminantes, y de otros elementos de protección personal
usados.
 Los gases se almacenan en lugares separados cerrados, bajo sombra y debidamente
rotulados, con sus hojas de seguridad difundidas por el Asesor en Prevención de Riesgos
(tipos de gases y su estado, pinturas, diluyentes).
 El bodeguero mantiene la documentación en archivadores separados y actualizados,
clasificados en Guías de despacho, Salidas de Bodega y Entrega de Cargo.
 Se encontrarán separados los bienes de la empresa de los del cliente, definiendo un
lugar específico para el almacenamiento de estos y sus registros asociados.

Control de Activos de la organización

El personal de Adquisiciones realiza el control de los activos ubicados en faena, por medio de
revisiones periódicas a su estado y permanencia.
Estas revisiones son realizadas, utilizando como respaldo las Entregas de cargo, Salidas de bodega,
Guías de despacho, Solicitud de materiales, Órdenes de compra, inspecciones realizadas y planillas
de inventario.
El control de activos dentro de la faena se mantiene como una actividad propia del servicio en
particular prestado, pudiendo utilizar la metodología y formatos definidos en el procedimiento
operativo específico de cada contrato.

VII. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE.

Análisis de Riesgos de Trabajo

TAREA RIESGO ASOCIADO MEDIDAS DE CONTROL

1.- Traslado e ingreso 1.1 Caída a igual y 1.1 Utilizar puntos de apoyo al subir al bus.
a faena en minibús distinto nivel Estar atento a las condiciones del trayecto peatonal.
1.2 Atropello 1.2 Estar atento a las condiciones del tránsito de vehículos.
Transitar por accesos autorizados.
1.3 Colisión de vehículos 1.3 Estar atento a las señales de tránsito, respetar
velocidades máximas, denunciar acciones temerarias y faltas
a la ley de tránsito por parte del conductor del bus.
1.4 Exposición a 1.4 Utilizar los EPP correspondientes – Bloqueador solar,
Radiación UV lentes de seguridad oscuros con protección UV.

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Utilizar ropa que cubra la totalidad del cuerpo – piernas,
brazos.
2.- Ordenamiento de 2.1 Golpeado por caída 2.1 Utilizar los EPP correspondientes – Casco.
bodega – patio de de materiales Mantener los materiales e insumos de mayor tamaño y peso
acopio –bodega de en la parte baja de la estantería.
sustancias peligrosas Los materiales e insumos que se encuentren en las zonas
altas deben estar bien guardados evitando dejarlos en la
orilla de la repisa.
2.2 Caída al mismo nivel 2.2 Estar atento a las condiciones del lugar, mantener limpio
y ordenados los accesos y pasillos.
2.3 Sobreesfuerzo 2.3 No sobrepasar la carga máxima humana permitida -
2.4 Cortes, Cortes por 50kg
planchas u objetos 2.4 Utilizar los EPP correspondientes – Guantes. Si son
pesados con filos. objetos de gran tamaño ver forma de moverlos con
maniobras, realizadas por personal experimentado o con
2.5 Incendio maquinas de izaje si es posible.
2.5 No fumar dentro de la bodega de almacenamiento de
materiales e insumos y sustancias peligrosas.
La bodega debe ser confeccionada por materiales no
combustibles.
Inspeccionar periódicamente los extintores verificando que
la fecha de mantención se encuentre vigente y se encuentre
2.6 Contacto con en buen estado.
sustancias peligrosas 2.6 Utilizar los EPP correspondientes – Casco, lentes de
seguridad, guantes, overol, zapatos de seguridad. Si son de
gran tamaño utilizar, si es posible, equipos de izaje, o
realizar maniobras con personal experimentado.
Mantener actualizadas y con fácil acceso, las hojas de
Datos de Seguridad de los productos con características de
sustancias peligrosas para saber actuar en caso de
emergencia.
Se debe mantener la bodega de sustancias peligrosas
limpia, ordenada, con productos rotulados, con buena
2.7 Exposición a ventilación y confeccionada sobre un pretil impermeabilizante
Radiación UV y con materiales no combustibles.
2.7 Utilizar los EPP correspondientes – Bloqueador solar,
lentes de seguridad oscuros con protección UV, uso de
camisas o buzos con mangas largas extendidas, viseras para
cascos o similares.
Utilizar ropa que cubra la totalidad del cuerpo – piernas,
brazos.

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3.- Recepción y 3.1 Caída al mismo nivel 3.1 Estar atento a las condiciones del lugar, mantener limpio
despacho de y ordenados los accesos y pasillos.
materiales 3.2 Sobreesfuerzo 3.2 No sobrepasar la carga máxima humana permitida - 50kg
o 40 kg, según la contextura de la persona.
3.3 Atrapado – golpeado 3.3 Mantenerse alejado de la maniobra de levantamiento de
por carga suspendida carga. No estar en la línea de fuego de la carga.
Nunca colocarse debajo de carga suspendida.
3.4 Exposición a 3.4 Utilizar los EPP correspondientes – Bloqueador solar,
Radiación UV lentes de seguridad oscuros con protección UV.
Utilizar ropa que cubra la totalidad del cuerpo – piernas,
brazos, camisas o buzos con mangas largas extendidas.
Usar viseras para cascos o similares.

EQUIPOS / HERRAMIENTAS
- No Aplica

ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL

Se utilizará lo Siguiente:
• Casco de seguridad.
• Barbiquejo.
• Calzado de seguridad.
• Guantes de cabritilla.
• Protector radiación solar (UV).
• Lentes con protección UV.
• Chaqueta Tipo Geólogo – Overol con huinchas reflectantes (cuando sea necesario).

MEDIDAS DE PROTECCION AL MEDIO AMBIENTE

- Será obligación de todo el personal el cumplimiento de todas las medidas de protección del
Medio Ambiente.

- Los residuos y cualquier otro elemento sobrante deberá ser depositado en los contenedores
habilitados y autorizados para tales efectos según la clasificación correspondientes,
manteniéndolos bien tapados (fig.1).

- Se deberán informar inmediatamente todos los derrames de sustancias peligrosas al

departamento de Prevención de Riesgos para evaluar la situación, además se deberán

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aplicar las medidas de control correspondientes para evitar contaminación de suelo o daño a
las personas e instalaciones.

- Se deberán cumplir las normas generales tales como:

• Mantener en todo momento la limpieza y el orden del área de trabajo y en el entorno.

• Tomar las medidas necesarias para evitar el derrame de sustancias peligrosas.
• Evitar el contacto con la fauna del sector.

- Los residuos industriales peligrosos, se depositarán temporalmente en contenedores de color

rojo con tapa y rotulados “Residuos Industriales Peligrosos”, Una vez llenos los contenedores,
el material de los mismos es retirado por una empresa designada por LGP S.A. tanto en taller
central y/o Contratos o faenas se determinará si esta tarea es aporte del Contratista o del
Cliente.
(fig.1)

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k. INSTRUCTIVOS ASOCIADOS

- No Aplica

l. REGISTROS
a) Solicitud de Materiales (RE-OP-BOD-001).
b) Vale de Consumo (RE-OP-BOD-002).
c) Formato de Orden de Compra (RE-OP-ADQ-001).
d) Guía de despacho.
e) Control de Stock (RE-OP-BOD-003).
f) Matriz Control de Solicitudes y Recepción de Bodega (RE-OP-BOD-004).

m. ANEXO

a) Solicitud de Materiales (RE-OP-BOD-001)

b) Vale de Consumo para pedido de materiales (RE-OP-BOD-002)

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b) Vale de Consumo (RE-OP-BOD-002).

RE-OP-BOD-002
OBRAS CIVILES LGP S.A.
CONSTRUCCION DE OBRAS CIVILES
VALE DE CONSUMO
Panamericana Sur Km 804
Fono (052) 240515
Nº
Copiapó FECHA: __________________
DE ____________________DEL _______

Centro de costo ________________________________ Ítem de costo _____________________________________

Cant. Cant. Valor

Ítem CODIGO DESCRIPCION Unid. TOTAL
Solic. Despach. Unitario
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

FIRMA BODEGA FIRMA BODEGA AUTORIZADO POR AUTORIZADO POR

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c) Formato de Orden de Compra (RE-OP-ADQ-001)

RE-OP-ADQ-001

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d) Guías de despacho

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e) Control de Stock (RE-OP-BOD-003)

CONTROL DE STOCK RE-OP-BOD-003

f) Matriz Control de Solicitudes y Recepción de Bodega (RE-OP-BOD-004)

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RE-OP-BOD-004

g) Tarjeta identificatoria “Producto NO REVISADO”

Producto
NO
REVISADO

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XI. REGISTRO DE CAPACITACIÓN
A través de este documento, RE-GE-CAL-005, el trabajador acepta haber recibido del Jefe de
departamento, Jefe de Área o Supervisor del área, instrucción, capacitación y entrenamiento del
presente procedimiento de trabajo, el cual le fue difundido.

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