ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD 1

SISTEMAS

Es un conjunto de objetos relacionados entre si y con un ambiente de modo tal

que forman una suma total o totalidad.

* Sus elementos principales son:

1. Conjunto: es la colección bien definida den elementos dentro de u marco

discursivo.

2. Objetos: Desde un punto de vista estático, son las funciones o

actividades que se desarrollan para alcanzar el objetivo. Desde un punto
de vista funcional, entendemos las entradas, los procesos, la salida y el
control de retroalimentación.

3. Interrelaciones e interdependencia: los elementos no relacionados no

forman parte del sistema. Encontramos distintos tipos de relaciones:
a. Relaciones simbióticas: el termino “simbiosis” se utiliza para
explicar la relación donde las partes no pueden funcionar
aisladamente. Por ejemplo, la relación entre los dptos. de
comercialización y producción puede ser considerada como
simbiótica.
b. Relaciones sinérgicas: es la asociación de varios órganos para la
producción de un trabajo. La acción conjunta de los elementos del
sistema genera un resultado total mayor que la suma de los
resultados considerados en forma independiente.
c. Relaciones superfluas: son las relaciones denominadas “de
control” y suponen la existencia de normas que permiten verificar
el cumplimiento del objetivo.

4. Ambiente: se encuentra vinculado con el concepto de límite. Podemos

definir al mismo como las líneas que definen la actividad des sistema y
permiten decidir admisiones del mismo, es decir donde el intercambio de
energía es mas bajo que el resto del sistema. Al ambiente lo podemos
definir como todas aquellas variables fuera del sistema, es decir, sobre
las que éste no tiene control. Existen 2 condiciones para caracterizar al
ambiente:
a. Que esté constituidos por variables no controladas por la
organización,
b. Que los factores que constituyen el ambiente sean relevantes
para la org.

5. Totalidad: el sistema es un conjunto reconstituido; es un todo no divido.

Se estudia el todo con todas sus partes interrelacionadas e
interdependientes en acción. No es el análisis de los diferentes

1
 departamentos, sino la combinación de los mismos, el modo en que se
relacionan.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA.

Es el conjunto de personas o individuos interrelacionados, que valiéndose de

recursos que comparten (tecnológicos, financieros, materiales) y dentro de un
contexto o ambiente que controlan parcialmente, persiguen objetivos comunes.

* Las características son:

 Complejidad: el grado de complejidad de un sistema esta dado por la

cantidad de interacciones entre las variables de un nivel que deben ser
controlados por el nivel superior.

 Artificialidad: la interacción entre los componentes del sistema no son

relaciones naturales, sino de naturaleza artificial, diseñadas
deliberadamente por el hombre.
 Apertura: se refiere al intercambio de energía con el ambiente, a través
de la secuencia entradas – procesos – salidas y retroalimentación. El
modelo supone que el sistema, no solo interactúa con el medio ambiente
sino que lo influye y es influido.

 Intencionalidad: la organización tiende al logro de determinados

objetivos que sirven de orientación al comportamiento. No existe un
objetivo único, sino que debemos hablar de multiplicidad de éstos. Las
organizaciones no tienen objetivos, sino personas que los fijan. Cada
uno de los individuos dentro de una organización puede perseguir un fin
diferente.

EL DISEÑO ORGANIZACIONAL.

Es el conjunto de actos destinados a transformar situaciones existentes, en

otras nuevas más acordes a las demandas del ambiente.

Procura la adaptación del medio interno al externo, definiendo canales de

interrelación entre los distintos sistemas que componen la organización, y las
funciones internas necesarias en cada uno de ellos para la transformación de
insumos en salidas del sistema, valiéndose de una adecuada metodología.

El cambio fundamental puede facilitarse si la organización es capaz de

establecer procesos de autodiseño (es un proceso para cambiar los
componentes del diseño organizacional y lograr así un desempeño superior)

Los requerimientos para un cambio exitoso, de un proceso de diseño son:

- Dadas las características sistemáticas de la organización, una
modificación en uno de los elementos puede afectar el comportamiento
de otro de los elementos.
- Deben ser dinámicos y reiterativos, ya que es necesario que la
organización esté en continua reformulación.

2
 - Debe facilitar el aprendizaje organizacional.
- Debe tener en cuenta las metas, necesidades e intereses en conflicto.
- Deben permitir ajustes en los diseños existentes, así como también la
modificación radical de los mismos.

El diseño permite a las organizaciones generara estrategias, estructuras y

procesos nuevos y modificarlos cuando sea necesario.

* Los elementos fundamentales del diseño son (Teoría de las 7 “S”):

1. Estrategia (Strategy): es la guía para el diseño organizacional. Existen

varias acepciones del termino estrategia:
a. Es un planeamiento: una guía, una dirección. Implica la fijación de
objetivos y la manera de alcanzarlos.
b. Es un modelo: un patrón que permite la coherencia de las
acciones a través del tiempo.
c. Es un posicionamiento: es la definición del mercado en el que se
van a colocar los productos.
d. Es una perspectiva: implica mirar hacia adentro y hacia arriba; la
visión de la empresa
e. Es una trampa: una maniobra especifica para eliminar la
competencia.
En el desarrollo de la estrategia se deben considerar: los productos y
servicios que se ofrecerán (¿qué?), los clientes y mercados (¿a quién?),
las ventajas competitivas (¿por qué?) y las prioridades de productos y
mercados (¿dónde?)

2. Estructura (Structure): es la disposición de las partes adecuadas a los

objetivos, que comprende el agrupamiento de las mismas y el análisis de
las relaciones.
La estructura formal esta determinada por le conjunto de posiciones
oficiales que forman parte del sistema. Explicitan la división de tareas y
las jerarquías de las diferentes posiciones. Las organizaciones utilizan el
organigrama como grafico que representa la estructura formal.
La estructura informal son las relaciones no oficiales que suplementan y
a veces reemplazan las prescriptas.
La estructura real es la suma de la estructura formal y la informal.

3. Procesos (Systems): es el conjunto de actividades que recibe uno o más

insumos y crea un producto de valor para el cliente.

4. Gente (Staff): colocar las personas en el lugar en que sus cualidades

sean productivas es la manera de asegurar la optimización de los
recursos humanos.
El diseño del sistema debe procurar un equilibrio entre el aporte, la
retribución y le nivel de capacidad de los individuos.
El salario, la tarea y las condiciones de confort y salubridad en los
lugares de trabajo contribuyen a configurar la buena relación de los
individuos con su trabajo.

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 5. Habilidades (Skills): hace referencia a la ventaja competitiva de una
organización. Aquello que la diferencia de los competidores.

6. Estilo de dirección (Style): se refiere a la forma de liderazgo asumida por

el número uno de la organización que puede ser autocrático,
democrático o transigente dependiendo del tipo de gente con el que se
trate.

7. Valores compartidos (Share values): son los conceptos que sirven de

guía a una organización. Es decir, son los valores que reflejan la cultura
organizacional, incluyen misión, visión e identidad.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

Son el conjunto integrado de procedimientos necesarios para concretar en

actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el
control de los resultados alcanzados.
 Conjunto integrado: se refiere a que no se trata de un procedimiento
aislado
 Procedimientos: es la secuencia de pasos necesarios para la concreción
de una operación.
 Información: es la materia prima de la administración.

Una empresa necesita para que sus funciones comerciales, productivas y

financieras se lleven a cabo, sistemas administrativos que permitan:
I. Realizar las tareas dentro de los términos previstos, a un mínimo costo y
con un margen aceptable de confiabilidad.
II. Disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones
inherentes a las tareas en forma efectiva.
III. Asegurar, mediante el control de resultados de las operaciones, el
cumplimiento de objetivos fijados.

* Los elementos constitutivos son:

a) Flujo de trabajo: es la base del sistema; lo que hay que hacer, es

decir, las acciones físicas necesarias para ejecutar los programas
de actividades y así asegurar la concreción de los objetivos y las
estrategias de la empresa.

b) Flujo de información: éste sigue al del trabajo, ya que para que la

ejecución de una operación se concrete se requiere información.
La información constituye el elemento administrativo por
excelencia; sin ella resultan imposibles la toma de decisiones, la
coordinación entere niveles y áreas funcionales, el control de flujo
de trabajo y del desempeño conjunto de la organización.

c) Personas: son indispensables para poner en funcionamiento los

flujos de trabajo e información. Las personas se ubican en
diferentes niveles y con distintas funciones.

4
 d) Tecnología: son el conjunto de herramientas que utilizan las
personas para desarrollar los flujos de trabajo e información.

* Existen 5 requisitos del diseño. Ellos son:

1. Efectividad: también llamado eficacia, es hacer las cosas que se deben

hacer (enfoque del logro de los objetivos). Se distingue de la eficiencia la
cual es hacer las cosas bien (enfoque del uso de los recursos). Para
lograr que se “hagan las cosas” los sistemas administrativos deben
posibilitar la interrelación de los distintos sectores y de las diferentes
operatorias de la empresa de manera que la ejecución de las diversas
tareas se realice en tiempo y forma. Se relaciona también con el logro
de objetivos, pero para que sirvan como referentes del desempeño
deben operativizarse, es decir, traducirse en metas cuantificables.

2. Eficiencia: es “hacer bien las cosas”, es decir que no es suficiente con

hacer lo que corresponda, son que además hay que realizarlos
correctamente, en el sentido de utilizar la mejor manera posible de los
recursos.
Una de las consecuencias de la eficiencia el la productividad, ya que a
mayor productividad mayor eficiencia.
Otro factor a tener en cuenta es el costo de la información. Un sistema
administrativo será más eficiente cuando el diseño permita la ejecución
de la tarea en menor tiempo por requerir de menos pasos, contar con
procedimientos más simples, etc.

3. Calidad: el mejoramiento de la calidad o mejora continua supone un

proceso destinado a elevar constantemente las especificaciones
mediante la fijación de estándares cada vez más altos.
Surge así el concepto de calidad total que queda asociado a la
excelencia empresaria como búsqueda del óptimo a través de una
espiral ascendente para lograr la calidad absoluta.
Para alcanzar la calidad total las empresas tiene que utilizar la
educación, la experiencia y la creatividad de su persona, favoreciendo
condiciones para el autocontrol, la ampliación de tareas (horizontal y
vertical) y el fomento del trabajo en equipo.

4. Creación de valor: se enfoca en el cliente, sus necesidades y deseos; es

su valor percibido. Lo que en definitiva cuenta es la percepción del
cliente sobre la calidad de nuestro producto o servicio. El termino
creación de valor hace referencia a que lo importante es detectar
primero las necesidades y deseos del cliente. El consumidor toma sus
decisiones basándose en el valor de lo que recibe.
Las organizaciones tienen que orientarse a los procesos porque crean
mayor valor para el cliente, crecimiento y más trabajo. El cliente es quien
define el proceso, y la idea central de un proceso es unir las tareas o
actividades en torno al logro del mayor valor.

5
 5. Trasparencia: la ética empresaria no se ocupa solo de la resolución de
ciertos problemas puntales, sino también de la manera de conducirse de
conformidad a ciertos valores.
El concepto de transparencia esta basado en el libre acceso a la
información sobre cuestiones sensibles. La transparencia va mas allá del
control interno tradicional, que tiene como principal objetivo la protección
de los activos de la organización y la confiabilidad de la información
contable.

ORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y MÉTODOS.

La función de la organización, sistemas y métodos se ocupa de analizar los

problemas de estructura y procedimientos de una organización a fin de
optimizar su infraestructura administrativa y orientarla al logro de los objetivos
organizacionales. Su objetivo es optimizar la eficiencia y eficacia del esquema
jerárquico (estructura) e informativo (procedimientos) de una organización.

Es una función staff, es decir, estudia y propone medidas para optimizar

estructuras y procedimientos pero no puede imponer su aplicación. El directorio
o el máximo nivel de la organización será el encargado de obligar al
cumplimiento de las normas que este departamento sugiera. A su vez, es una
función vinculada a la organización dentro de las denominadas funciones
administrativas básicas.

PROCEDIMIENTO Y ESTRUCTURA.

* Estructura organizacional: es un esquema de jerarquización y división de las

funciones componentes de una organización. Comprende tanto a la estructura
formal como a la informal.
La primera es la oficialmente reconocida, explicita; mientras que la segunda
permanece oculta y es la resultante del poder relativo entre los individuos que
componen una organización (no por el cargo que ocupan, sino por sus
posibilidades de influencia sobre otros miembros)
Hay 2 actividades relacionadas:

1. análisis estructural: consiste en el estudio de la estructura

jerárquica general de una empresa y de la incidencia de su
estructura informal, para adecuarla a la definición de áreas de
responsabilidad y a losa objetivos generales.

2. análisis de funciones: consiste en establecer las funciones para

cada órgano de la empresa, una vez definida la estructura
jerárquica y los procedimientos administrativos.

* Procedimientos administrativos: es la secuencia de operaciones de oficinas

ejecutadas con la participación de varias personas en uno o más
departamentos o secciones establecidas para asegurar el manejo uniforme de
transacciones repetitivas
Hay 4 actividades relacionadas:

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 1. Análisis de procedimientos administrativos: consiste en lograr la mayor
eficiencia en los mismos, detectando errores de control interno, de
asignación de funciones o de sistemas y proponer soluciones a los
mismos.

2. Diseño de formularios: controla la adaptabilidad del formulario a su

llenado, interpretación, control y archivo.

3. Ordenamiento de oficina: consiste en determinar la mejor ubicación de

muebles, equipos archivos y demás elementos que aseguren la mejor
circulación de las actividades y de la información.

4. Estudios de tiempos: es un conjunto de técnicas para establecer los

tiempos de ejecución de una tarea administrativa para dimensionar las
dotaciones de personal.

UNIDAD 2

PROCESOS O PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

* Sistemas administrativos: es una red de procedimientos relacionados de

acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de la
organización.

* Métodos administrativos: es el ordenamiento sistemático de una tarea.

Métodos son los medios manuales o mecánicos con los cuales se realizan las
tareas individuales. Constituyen la serie de pasos hechos por un empleado. Los
métodos se refieren a como se realizan las tareas y no qué se hace, quién lo
hace o cuándo.

* Procedimientos administrativos: es la secuencia de operaciones de

oficinas ejecutadas con la participación de varias personas en uno o más
departamentos o secciones establecidas para asegurar el manejo uniforme de
transacciones repetitivas. Por ejemplo: los procedimientos de ventas, compras,
pago y cobranzas.

- Conjunto de operaciones de oficina: dispuestas en un orden secuencial

invariable.
- Participación de varias personas en una o más oficinas: los
procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo.
- Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas: son
procedimientos cuando los mismos se establecen por escrito o por
costumbre. Que estén por escrito facilita la asignación de
responsabilidades y se evita lo que se conoce como “tierra de nadie”;
además, proporcionan mayor claridad. Existen 2 tipos de manuales, los
cuales deben coincidir, ellos son:
a. Manual de procedimientos: muestra la secuencia de pasos para
realizar una tarea. (se ve la relación entre los sectores)

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 b. Manual de funciones: determina cuales son las responsabilidades de
un puesto particular. Por lo general, son menos detallados y
muestran una secuencia de pasos de un sector en particular.

Un procedimiento define:
1. Que tarea debe ser realizada por los distintos participantes.
2. Quienes son esos participantes.
3. Cuando deben ser realizadas cada una de esas tareas.

* Los objetivos que deben alcanzar los procedimientos administrativos son:

1. Calidad: la información resultante de la aplicación de un procedimiento

administrativo debe ser confiable, debe representar los eventos a que se
refiere. Existen controles de confiabilidad o consistencia que aseguren la
calidad de los procesos. Debemos distinguir entre el concepto de
corrección y el de exactitud.
o Corrección: es la aceptación de una determinada calidad de
información, que s e considera adecuada respecto a la decisión
que se ha de tomar. Puede admitir cierto grado de imprecisión.
o Exactitud: no siempre es imprescindible para la toma de
decisiones. Implica trabajar con un precisión del 100%.

2. Economía: es obtener el resultado esperado pero a través del medio

mas económico. La relación costo – beneficio debe estar siempre
presente frente a la elección de alternativas.

3. Velocidad: el tiempo necesario para que queden cubiertas todas las

etapas de un procedimiento, afecta el costo del mismo. Un
procedimiento cuya última operación se realiza fuera del momento
oportuno, pierde valor; y un procedimiento que termina antes de lo
necesario, no aumenta su valor. Por lo tanto, el procedimiento debe
demorar el tiempo que esta establecido, ni más ni menos. Hay que tener
muy en claro los limites de alcance del procedimiento, es decir, cuando
empieza y cuando finaliza.

4. Coordinación: conectan funciones radicadas en distintos sectores de la

organización estableciendo un encadenamiento de actividades y
definiendo responsabilidades. Los procedimientos cumplen sus objetivos
de coordinación estableciendo donde comienza y donde termina la
actividad de cada responsable.
a. Manual de organización: contiene la descripción de tareas que
incumbe a cada componente humano de la organización.
b. Manual de procedimientos: contiene la descripción de la actividad
continua que en forma coordinada eslabona la participación de
cada sector.

5. Control: es la restricción con la cual opera el sistema. Es esencial para

lograr que los distintos sectores de la organización lleven a cabo sus
tareas de acuerdo con los planes. Los procedimientos deben contener
puntos de control que den a la dirección superior la seguridad de que el

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 control se ejerce en forma sistemática. El control debe estar presente en
diversas etapas de un procedimiento, de forma tal de evitar llegar al final
del mismo con los resultados erróneos.

* Funciones de los procedimientos administrativos.

Son los medios por los cuales puede darse iniciación a toda actividad repetitiva
al mismo tempo que ésta puede ser controlada. Constituyen el mecanismo a
través el cual se logra la acción y el control.

La función que cumplen los procedimientos administrativos varía

considerablemente según el sector donde se los aplique. Cualquiera sea el
área de actividad, requerirá siempre de rutinas establecidas para que las
operaciones se ejecuten en forma ordenada, consistente y rápida.
Además, los procedimientos administrativos son instrumentos de la dirección
general en la función de coordinación de las actividades de los distintos
sectores de la organización.

EL CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA.

* Naturaleza.

Antes de definir que es el control interno debemos definir lo que es el control.

Se entiende por control al conjunto de medidas tendientes a determinar la

veracidad de las afirmaciones o la normalidad y/o regularidad de los actos que
realizan oros individuos o sistemas de procesamiento de información.

Nace como una función gerencial, para asegurar y constatar que los planes y
políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijados.

La idea general que se tiene de control es que éste forma parte de la teoría de
la administración, definiéndose a ésta como el manejo o gobierno de hechos,
cosas y dirección de individuos. Dentro de una institución la administración se
subdivide en 4 fases:

1. Planificar: consiste en determinar los objetivos y subobjetivos, y

estableces cómo alcanzarlos o lograrlos mediante el desarrollo de
planes integrados y amplios.

2. Organizar: Es construir la estructura “ideal” que necesita el ente,

mediante la asignación de las funciones y responsabilidades
correspondientes a aclarar y solucionar las diferencias que puedan
existir entre los diferentes sectores.

3. Dirigir y coordinar: es dar las direcciones para lograr los rendimientos

predeterminados. Se manifiestan en instrucciones, normas o

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 procedimientos que deben ser lo suficientemente claras para poder ser
interpretadas por todos y correctamente cumplidas.

4. Controlar: es unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad

del individuo para evaluarlo en cuanto a magnitud e importancia y
realizar acción que tiendan a corregir esas irregularidades.

Cuando se efectúa la asignación de funciones, hay que tener presente que el

trabajo de un individuo sea el complemento del realizado por otro. El objetivo
es que ninguna persona debe poseer el control total o absoluto de una
parte fundamental de las tareas de la empresa.

La distribución de tareas siempre debe ir acompañada de responsabilidad, la

cual nunca se delega, y esta responsabilidad tiende a fijar límites exactos
dentro de los cuales el individuo puede moverse, pero no puede ni debe
sobrepasarse. .

De todo esto se desprende, la naturaleza e importancia del Sistema de Control

Interno, que es indivisible porque integra toda la organización.

* Concepto y definiciones.

Los siguientes factores o hechos aumentaron la importancia el control interno

en el mundo de los negocios:
 Estructura de las organizaciones: debió adaptarse al momento y al
medio ambiente, y por lo tanto, se transformo en compleja y amplia o
desarrollada.
 Protección del patrimonio: es indispensable que la empresa posea un
adecuado Sistema de Control Interno que permita salvaguardar los
bienes que lo conforman y que, a su vez, contribuye a detectar errores o
fraudes en perjuicio de la organización.
 Cambios tecnológicos: hacen que sea necesario un adecuado control
sobre la información, para que no genere errores de ningún tipo. Las
nuevas tecnologías están modificando la estructura y metas de la
empresa, la dinámica de la competencia y las reglas de juego para ser
exitoso.

Existen varias definiciones de control interno:

- Es un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los

empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la
administración de un negocio pueda depender de estos elementos para
obtener una información segura, proteger adecuadamente los bienes de
la empresa, así como promover la eficacia de las operaciones y la
adhesión a la política administrativa prescripta. (según Gomes Morfin).

- Es un proceso llevado a cabo por el directorio, la gerencia y otro

personal de una entidad, diseñado para proveer una razonable
seguridad de logar efectividad y eficacia en las operaciones,

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 confiabilidad en la información contable y el cumplimiento con las leyes y
reglamentaciones aplicables. (según el informe COSO).

* Clasificación del control interno.

Se designan “controles básicos” a aquellos que tienen efecto directo o

simultaneo sobre la situación económica, patrimonial y financiera de una
empresa.

Las “políticas” generan pautas de Control Interno de carácter administrativo u

operativo, ya que sirven a un objetivo de tipo operativo y están llevadas a cabo
por sectores ajenos a la contabilidad.

En la práctica, es difícil separar con precisión cuáles son los controles

operativos y cuales son los básicos, ya que ambos pueden servir a un mismo
propósito.

* Controles básicos o contables.

Son los mecanismos de control que aseguran y dan confiabilidad a la

registración y síntesis de las operaciones o transacciones realizadas por la
organización.

Existen 3 tipos de control, cuyas formas se detallan a continuación:

I. Control de validez.
II. Control de integridad.
III. Control de reproceso.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

* Enumeración y análisis.

El Sistema de control interno es un conjunto de normas, controles

consideraciones y aspectos a tener en cuanta por el propio ente que los ha de
adoptar. Esas normas están coordinadas y existe una estructura.

* Los objetivos del control interno y las medidas a adoptar para su

funcionamiento son las siguientes:

1. Protección de los activos o razonable protección del patrimonio: el

concepto fundamental esta en la idea de proteger el patrimonio contra
cualquier hecho, evento o circunstancia no deseada. El responsable de
la protección del patrimonio es la dirección de la empresa, ya que esa
tarea es una e sus funciones principales. Para proteger el patrimonio, la
dirección de empresa debe adoptar una serie de medidas que son
aplicadas conjuntamente para prevenir errores no intencionales, o

11
intencionales; así como también la irregularidades cometidas en forma
premedita o intencional.

a. Servicio de vigilancia: el mismo persigue los siguientes objetivos,

tendientes a la protección del patrimonio:
i. Prevenir robos y/o hurtos.
ii. Prevenir, dar alarma sobre, y/o controlar incendios.
iii. Controlar la entrada y salida de personal interno, visitas y
transporte de mercadería.
iv. Controlar la carga y descarga de mercadería.
v. Controlar la hermeticidad de los depósitos.

b. Sistema de protección contra incendios: la red de incendios tiende

a proteger el patrimonio cuando éste amenazado por el fuego,
para lo cual es necesario:
i. Establecer un sistema de alarma y de sensores que
indiquen el aumento de la temperatura.
ii. Establecer instrucciones escritas sobre el funcionamiento
que deben cumplir los individuos en caso de incendio.
iii. Realizar simulacros para ver si lo explicado en el punto
anterior es cumplido en tiempo y forma preestablecido.
iv. Verificar que el seguro contra incendios cubra el patrimonio
expuesto a riesgo.

c. Mantenimiento preventivo: tiende a lograr la protección de los

bienes afectados a la producción o generación de ingresos, que
por el transcurso del tiempo o por el uso sufren agotamiento o
tienen vida ilimitada.

d. Separación de funciones y responsabilidades: ningún individuo de

la org. Debe realizar, al mismo tiempo, las funciones de “manejo”,
“registro” y “custodia de bienes”. Cada una de estas tareas deben
ser realizadas por una persona distinta, para que exista la
oposición de intereses, y por lo tanto, un control mutuo. Con
esto se trata e evitar los errores humanos y el fraude. (por ej.: la
persona que trae la mercadería no puede ser la misma que lleve
el inventario)

e. Política de seguros: los bienes de una empresa están sujetos a

hechos fortuitos e inciertos o imprevisibles como: perdidas, robos,
hurtos, sustracción, destrucción parcial o total, etc. Que causas
perjuicio económico para la compañía.

f. Comprobantes o formularios prenumerados: mediante la

prenumeración se posibilita la acción de controlar el flujo de
información. Permite detectar cuando un comprobante falta. Es
importante que la numeración sea preimpresa.

g. Emisión de un cheque por cada egreso: cada vez que la empresa

hace una erogación monetaria, la misma debe quedar reflejada

12
 en un cheque realizado en forma “normativa”. Esto posibilita, al
igual que el cheque “no a la orden” y el “cruzado”, que el mismo
sea depositado y no cobrado en la caja del banco.

h. Archivos: contiene y conservan la historia de la organización, por

lo tanto, su conservación y cuidado es muy importante. Son
fundamentales, requieren un espacio fisco adecuado, deben
conservar el orden y sistema por el se guardan y debe haber una
persona responsable del archivo.

i. Controles de supervisión: consiste en la presencia de un

responsable cuya función es confirmar y verificar que se hayan
cumplido los controles pertinentes
2. Obtención de información adecuada o información contable
confiable y eficiente: es necesario contar con un sistema de
información que tenga las características de se confiable, y a la vez,
eficiente. Existen 2 posturas respecto de “obtención de información
adecuada” una es que dicha expresión implica toda información
contable, ya sea de uso o consumo interno o externo, mientras que la
otra, admite el concepto en lo respecta únicamente a la elaboración de
datos contables para uso de lo terceros.

* Las decisiones se toman una vez que el hecho o registro u operación

ocurrió, sobre la base de los datos que la información brindó o
proporcionó. Dicha información debe a su vez poseer las características
de ser “completa” y “ordenada”. De poco o nada sirve una información
que fue procesada solo en parte o es incompleta respecto de los datos
totales que debió contener.

* La información contable y eficiente, acompañada de los aditamentos de

completa y oportuna, debes ser una preocupación de todos los sectores
de la organización, proporcionando, de esta manera, material para el
análisis de las variaciones o desvíos que ocurrieron al compararse los
resultados previstos o predeterminados y los resultados reales.

a. La sumatoria de la información analítica debe ser igual a la

sintética: se debe mantener un constante estudio o conciliación
de la información analítica con la sintética. Se debe tener certeza
que durante el proceso todos los datos analíticos fueron
incorporados para formalizar el dato resumido.

b. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad: para el

resto de la información no contables el objetivo es lograr “datos
comparables” entre dos o más periodos o situaciones. Por lo
tanto, la información debe contener la particularidad de ser
“homogénea” y “consistente” en cuento a la preparación y
presentación.

c. Fuente de la información diversa o información cruzada: la

información puede ser chequeada consultando a otros sectores

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 de la empresa, conciliando ambos. Esta también asegura la
protección del patrimonio y esta relacionada con la separación de
funciones y responsabilidades.

d. Comparación de datos actuales con datos históricos: se puede

recurrir a los archivos de la organización para hacer
comparaciones, siempre y cuando los conceptos de
homogeneidad de los datos y la uniformidad de la elaboración se
mantengan constantes.

3. Promoción de la eficiencia operativa o simplemente eficiencia

operativa: la eficiencia operativa abarca el total de funciones que se
desarrollan dentro de una empresa. Para evaluar la efectividad se
puede medir el grado de cumplimiento de los fines que tiene la
organización, es decir, está por alcanzar o no los fines que pretende
obtener.

* La eficiencia operativa tiende a aumentar cuando los recursos

empleados tienen a decrecer en comparación a los costos de realizar
esa gestión de producción.

a. Estructura humana: la manos de obra se encuentra entre los

principales elementos. El grupo humano debe ser coherente con
los fines del ente, para ello debe:
i. Realizar una delicada selección de los individuos.
ii. Debe ser capacitado para las tareas a realizar.
iii. Debe ser correctamente entrenado.
iv. Tratar que el individuo conozca cuales son los fines u
objetivos de la organización y, que se identifique con
los mismos.
v. Se lo debe retribuir con una justa remuneración.

b. División del trabajo: se basa en la partición de una tarea

determinan en sus componentes más sencillos. Cuanto más
especializada es la labor, el individuo que la practica se
transforma en más hábil y logra una mayor eficiencia, pero el
mismo tienen a enajenarse y pierde eficiencia operativa;
entonces, es conveniente que el personal rote de puestos dentro
de periodos razonables.
La división del trabajo va formando unidades de control. De esta
manera se va creando una pirámide de control que llega hasta
el máximo director de la organización.

c. Manuales de funciones y procedimientos: las normas, los

sistemas, los procedimientos, las instrucciones, etc. Deben estar
contenidos dentro de manuales de trabajo, de modo que
permitan tener procesos homogéneos y neutralizar las opiniones
subjetivas.

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 Las normas debes se precisas, claras y concretas, no deben
permitir ningún tipo de duda, deben ser incorporadas de
inmediato y conocidas por todos a través de eficientes medios de
comunicación internos.

d. Medios materiales y tecnológicos: la empresa vive en un mundo

dinámico y, por lo tanto, debe comportarse de la misma manera.
La eficientita operativa esta en función directa con los cambios
tecnológicos. Estar desactualizados implica perder conocimiento y
en el mundo actual el “conocimiento” o la “inteligencia” son
factores fundamentales del éxito.

4. Estimular la adhesión a las políticas de la dirección o el

cumplimiento de las políticas prescriptas en la organización:
cuando el individuo actúa bajo el convencimiento de que sus tareas
coinciden con lo pretendido de él por el ente, se logra de esta manera
que mantenga una “identificación” con las políticas prescriptas por la
organización.

* Las políticas son órdenes o lineamientos generales que emanan desde

la cúspide de la organización. Las mismas deben quedar reflejadas por
escrito y ser difundidas para que los individuos las conozcan, entiendan
y puedan acatar y cumplir.

* Como las org. Actúan en un medio dinámico, se deben preveer dentro

de ellas, la existencia de mecanismos que permita rever las políticas, y
al mismo tiempo, adaptarlas al momento en que se vive. Una política mal
aplicada puede ser tan mala como una política que no se adapte al
momento que se vive. La revisión de las políticas es una tarea
permanente dentro de le empresa.

a. Manual de organización: reúne los lineamientos generales del

ente, expresando los objetivos principales a seguir, definiendo los
fines a alcanzar, detallando los medios y estableciendo las
políticas a cumplir.

b. Organigrama: determina las líneas formales de autoridad y

dependencia de los distintos sectores y de los individuos que la
ocupan.

c. Manual de funciones: comprende una descripción detallada de las

tareas que deben desarrollar los individuos de los distintos
sectores de la organización. Toda función va acompañada de la
correspondiente responsabilidad, que debe quedar inserta en el
manual.

d. Manual de procedimientos: describe claramente las etapas o

pasos que deben cumplirse para ejecutar una función, cuales son
los soportes documentales y que autorización requiere. Todo lo
que es estándar dentro de una empresa debe ser incorporado por

15
 escrito a este manual, que permitirá conocer completamente
desde que se comienza hasta que se termina una tarea.

e. Manual de autorizaciones: fija límites de actuación de las

personas, expresado en valores monetarios o unidades de
moneda.

TECNICAS DEL RELEVAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Descriptivos

Métodos básicos Cuestionarios

Cursogramas

Métodos alternativos  Combinación de métodos

1. Método descriptivo: es la narración o descripción detallada, en forma

de relato, de las características de los sistemas o el modo de operar de
una organización, referente a las secuencias relevadas provenientes de
las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a:
funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de
bienes, etc. Sus desventajas o inconvenientes son:

a. Capacidad de comunicación o de escribir hechos o sucesos:

depende del grado comunicaron y de la mayor o menor
posibilidad de expresar o describir los hechos.

b. Semántica: el individuo que lee el relevamiento interprete lo que

realmente quiso escribir el autor.

c. Efectividad: debe poseer una buena retentiva o capacitad de

memoria, y, también, contar con una capacidad de síntesis que le
permita desmenuzar los conceptos más significativos.

d. Guías de trabajo: no tiene una estructura lógica que le permita al

auditor trabajar en forma ordenada, ya que, cuando hace el
relevamiento, él va anotando en la forma que se los van
contando.

e. Poder de síntesis: el nivel superior de supervisión no tiene una

síntesis adecuada que le facilite comprender el “todo” en forma
simple, sino que tiene que leer toda la descripción.

f. Acceso: no le permite entrar en el tema buscado en forma rápida,

es decir, carece de facial acceso.

16
 * Este método cuenta con 3 técnicas operativas para hacer el
relevamiento:
I. Encuesta o entrevista personal: consiste en realizar una
entrevista con el individuo encargado de la tarea. Una ves
terminadas todas las encuestas, se debe hacer una reunión con
el jefe del sector para que éste le de su aprobación a los relatos
descriptos, manifestando que son correctos.

II. Formularios: cuando se quiere conocer la operatoria de un sector

o sistema, se distribuyen formularos entre los individuos
involucrados en el tema, se les dan las instrucciones de cómo
deben completarlas y un plazo para la ejecución. Tiende a reducir
costos de relevamiento, pero pueden quedar en la oscuridad
ciertos temas que no se colocan en los formularios.

III. Combinación de formularios con entrevistas: primero se hace una

distribución de formularios, el individuo que forma parte de la
operatoria, las contesta y devuelve el formulario al auditor. Luego
de que el auditor leyó todas las hojas, se practica una breve
entrevista con los individuos en cuestión para profundizar
algunos temas. Finalmente se realiza una reunión final con el
responsable del sector para que este confirme el grado de
veracidad que tuvo la encuesta.

2. Método de los cuestionarios: se basa en un conjunto de preguntas

estándares presentadas por escrito en un formulario preimpreso o dentro
de un programa o archivo incorporado a una PC, sobre los aspectos
fundamentales del Control Interno que son comunes a la mayoría de las
empresas y que interrogan sobre sistemas y operaciones que se
realizan en el ente.

* Existen 3 categorías o procedimientos:

a. Pregunta – respuesta libre: se hace la pregunta en forma

ordenada según como el formulario lo indica y la respuesta se
coloca en la misma hoja de trabajo o en hoja aparte, en forma
narrativa según lo manifestado por el interrogado.

b. Pregunta – respuesta: alternativa o codificada: la interrogación

esta diagramada para recibir tres posibilidades admitidas:

 “Si”: punto fuerte o eficiente de control.

 “No”: falta, debilidad o defecto de control.
 “No aplicable”: la pregunta no tiene sentido o
existencia dentro del relevamiento q se realiza.

c. Pregunta – respuesta: alternativa codificada más una narración

aclaratoria: esta forma se basa en el punto b. pero con una cuarta
posibilidad que debe utilizarse como aclaratoria en aquellas

17
 preguntas que necesitan un complemento explicativo para su
mejor comprensión o entendimiento.

* Las ventajas de este método son las siguientes:

 Son cortas, ágiles y reducen los costos
 Hace que los exámenes sean sistemáticos y que el auditor
tome buena experiencia en el uso del formulario.
 La fase de evaluación da seguridad de no haber omitido
aspectos fundamentales del proceso de relevado
 Ayuda a determinar los puntos fuertes y los débiles del
Sistema de Control Interno.

* Las desventajas son las siguientes:

 No permite llevar un análisis secuencial de la operatoria, ya
que la misma es seguida por el orden de las preguntas.
 Si el ente auditado tiene una operación compleja o su grado e
administración no es fácil de entender, se debe utilizar mucho
la cuarta parte de “observaciones y aclaraciones”
 Si la empresa es pequeña, no se puede utilizar
 El cuestionario a utilizarse debe ser adaptado al tipo de
empresa a auditar.

3. Métodos de los Cursogramas: tiene 3 elementos básicos:

a. Se trata de un diagrama o representación grafica.
b. Representa el fluir de la información ya sea verbal o escrita
c. Se refiere a un proceso de tipo administrativo u operación
especifica.

* Las ventajas son:

 Muestra el panorama general o situación total.
 Simplifica y agiliza la tareas de relevamiento
 Ayuda a coordinar la entrevista, es decir, manejarla siguiendo una
secuencia lógica del proceso.
 Reduce el tiempo de lectura y control
 Expresa en forma clara tanto la falta o ausencia de controles
como la existencia de los mismos.
 No tiene errores semánticas como los otros dos métodos.

* Las desventajas son:

 Necesidad de entrenamiento y capacitación del personal que lo
utiliza.
 Necesidad de adoptar una simbología dentro de un equipo de
auditores, ante la inexistencia de una universal
 Necesidad de crear una serie de reglas sobre la confección de los
Cursogramas.

4. Combinación de métodos: Para lograr una evaluación eficiente del

Sistema de Control Interno y que, a su vez, tienda a la optimización del

18
 trabajo del auditor, se debería, realizar una mezcla adecuada de los
métodos teniendo en cuenta factores como:
a. Tamaño de la empresa
b. Distribución geográfica
c. Cantidad de personas que emplea
d. Modo de operar del ente
e. Tiempo a insumir en la labor

* Elección, ocasión y extensión del método a utilizar.

* Elección: la elección de un único método, para todo un trabajo de

relevamiento y evaluación de Control interno, debe no ser totalmente
desechada, principalmente si optamos por el método descriptivo.

* Ocasión: La oportunidad u ocasión en la que los trabajos de relevamiento y

de evaluación de Control Interno se deben efectuar está en función directa al
tamaño de la empresa.

* Extensión: El alcance o extensión que se le debe dar al relevamiento y a la

evacuación del Control Interno depende de si es o no la primera auditoria.

* Obtención de las conclusiones.

El tipo de conclusiones a obtener puede basarse en distintos niveles operativos

de la organización, ya que puede estar referido a:
- el funcionamiento de un sistema, procedimiento o norma.
- la existencia de Control interno de un sector, proceso o circuito.
- el Control Interno vigente en toda la empresa.

Las conclusiones obtenidas del relevamiento y de la evaluación del Sistema de

Control Interno permitirán a los auditores externos nutrir o respaldar su
dictamen final. Mientras que para los auditores operativos o internos,
contribuirán estas conclusiones a nutrir el contenido de sus informes.

La evaluación “no es un fin en sí mismo”, sino un medio para determinar la

profundidad y extensión de las pruebas de auditoria.

* Observaciones y sugerencias.

Una vez finalizada la etapa del relevamiento del Sistema de Control Interno,
sigue la etapa de la ponderación o análisis, y critica del “estado actual”,
generándose un listado de las fallas o deficiencias localizadas y una critica del
Control Interno vigente, con la mención de las alternativas posibles y factibles
que en cada oportunidad pueden adoptarse. Finalmente se confeccionan las
mejoras que proponemos para solucionar las fallas detectadas o advertidas.

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 UNIDAD 3

CURSOGRAMAS.

Son la representación grafica de los procedimientos o rutinas administrativas.

Son una expresión sintética y visual de ellas. Representan una secuencia de
operaciones en un circuito dado, incorporando sus elementos componentes y la
ubicación geográfica y funcional del mismo.

* Simbología:

Operación: representa toda acción de elaboración, modificación o

incorporación de
Información. Se aplica en toda ocasión que no pueda representarse
utilizando otro símbolo específicamente determinado. Por ejemplo:
emisión de formularios.

Control: representa toda acción de verificación. Por ejemplo: cotejo entre

comprobantes o registros, constataciones comprobación, etc.

Demora: Representa toda detención transitoria del proceso en espera de

un acontecimiento determinado. Es para enfatizar el paso del tiempo.

Archivo transitorio: Representa el almacenamiento sistemático, en forma

temporaria, de elementos portadores de información (formularios,
registros, archivos magnéticos, etc.). La información esta en uso durante
el desarrollo del proceso (esta activo)

Archivo permanente: Representa el almacenamiento sistemático en

forma permanente de elementos portadores de información. Se usa
cuando un comprobante no se utiliza más dentro de un procedimiento.

Alternativa: es para indicar que en algún momento del procedimiento

pueden originarse distintos cursos de acción, como consecuencia de las
respuestas a la misma. Es decir, cuando mas de un camino a seguir.

Proceso no representado: Representa el conjunto de acciones que se

desconocen o que no interesa representar en el grafico del que forma
parte. Son ejecutadas en el ámbito externo de la organización, o bien
representan operaciones ajenas al objetivo que se persigue.

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 Formulario u otro soporte de información: representa el elemento
portador de
Información. Es el vehiculo que se traslado a través de las áreas.

Traslado: Representa el desplazamiento físico del elemento portador de

información. La flecha indica el sentido de la circulación. Este símbolo
une a los otros símbolos del procedimiento.

--- Toma de información: Representa el desplazamiento de la información,

sin desplazamiento físico de los elementos que interviene en el proceso.

Conector: Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Se

utiliza para conectar gráficos de un mismo procedimiento o vincular
distintos Cursogramas entre si.

* Orientación del diseño: la representación grafica del proceso deberá

observar el sentido descendente, en su orientación vertical y la dirección
izquierda a derecha, en el sentido horizontal. La norma admite usar el sentido
ascendente para retroceso en el procedimiento.

* Ubicación del los símbolos en el diseño: el Cursogramas debe ser

multicolumnar; los símbolos se ubicaran dentro de columnas que
representaran, cada una de ellas, una unidad funcional.

* Acceso y partida de líneas y de los símbolos: La entrada de líneas deberá

efectuarse por la parte superior o lateral del símbolo, y la salida por la parte
inferior o lateral. La llegada lateral a un símbolo deberá efectuarse por el lado
izquierdo, y la salida lateral por el lado derecho. Existe una excepción para el
símbolo alternativa.

* Generación de información impresa: en la emisión de documentos e

informes bajo la forma de formularios se diagrama con un símbolo de
operación, ubicándose a continuación el símbolo de formulario. Existen 2
formas de registrar formularios de varios ejemplares:

1. Ejemplares superpuestos: se dibujaran desplazadas tantas

figuras como ejemplares intervienen en la acción. Se realizara
de abajo hacia la derecha.

2. método de los casilleros: se dibujaran en la parte inferior del

símbolo los casilleros que resulten necesarios para
representar los ejemplares que intervienen.

Cada ejemplar se identificara con un código:

a. Numeración de ejemplares, comenzando con el numero 1 para el
original

21
 b. Numeración de copias, codificando con 0 al original y con 1 la primera
copia, y asi sucesivamente.

UNIDAD 4

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

* Métodos de graficación mas utilizados.

Existen diferentes tipos de graficar un organigrama, según las normas IRAM

existen dos versiones:
1. Dentro de la diagramación de figura geométrica triangular se incluyen:

a. La representación vertical, que incluye:

i. Modelos piramidal vertical
ii. Modelo lineal.
iii. AFNOR antiguo.

b. La representación horizontal, que comprende:

i. Modelos piramidal horizontal
ii. AFNOR actual.

2. El grupo de diagramación circular, q comprende:

a. Representación circular
b. Representación semicircular.

La más difundida en nuestro país es la diagramación piramidal vertical, ya

que proporciona una visión mental como una pirámide, con sus cargos
jerárquicos superiores en el vértice superior, y los inferiores sobre la base. La
representación grafica se presenta alargada en la base y achatado en su altura.

* Metodología: normas IRAM.

Existieron 2 versiones de la norma, la diferencia fundamental entre ellas es que

la primera adopto la orientación de la graficaron piramidal horizontal, mientras
que la segunda adopto la representación piramidal vertical.

El objeto de esta norma es el de establecer la metodología para la confección

de organigramas de nivel jerárquico y de asesoramiento.

La norma contiene algunas definiciones de la terminología empelada:

- Organigrama: representación grafica de la estructura formas de una
organización parte de ella.

- Entegrama: representación grafica de cada unidad orgánica de la

estructura. (son los rectángulos que componen la grafica)

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 - Líneas de dependencia jerárquica: son aquellas que relacionan
jerárquicamente los entegramas.

- Líneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan

funcionalmente los entegramas.

* Condiciones de presentación de los organigramas.

La norma IRAM determina que los elementos que integran el organigrama son:
niveles, entegramas, y líneas de dependencia jerárquica y funcional.

El organigrama tendrá un encabezamiento. Su ancho no excederá los 180

milímetros y contendrá información necesaria para su mejor identificación, tal
como: niveles superiores no representados, denominación de la unidad
orgánica, fecha de vigencia, etc.

El Entegrama se representara con un rectángulo que tendrá su lado mayor

igual al doble del lado menor, pudiendo ser éste de 15, 20, 15 o 30 milímetros.
Todos los sectores de equivalente nivel jerárquico se representaran con
entegramas de iguales dimensiones.

Los entegramas podrán dividirse mediante una línea horizontal, en forma tal de
separar la parte superior de la inferir. Cada entegrama contendrá la
denominación completa de la unidad orgánica que representa, sin describir el
nivel jerárquico. Podrán contener también la identificación del responsable de la
posición que representan.

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