Manual Gestao Documentos Metodologia Arquivo

Ministério da Saúde
ISBN 978-85-334-2004-5
MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Metodologia de Arquivo
Brasília – DF
2013
coleção arquivo
MINISTÉRIO DA SAÚDE
Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos

Brasília – DF
2013
coleção arquivo
© 2013 Ministério da Saúde.
Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que não seja para
venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra é da área técnica. A
coleção institucional do Ministério da Saúde pode ser acessada, na íntegra, na Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde:
<www.saude.gov.br/bvs>.
Tiragem: 1ª edição – 2013 – 800 exemplares
Elaboração, distribuição e informações: Editora responsável:

MINISTÉRIO DA SAÚDE MINISTÉRIO DA SAÚDE
Secretaria-Executiva Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos Subsecretaria de Assuntos Administrativos
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410 CEP: 71200-040 – Brasília/DF
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Colaboração: Equipe editorial:

André Luiz M. de Araújo Normalização: Daniela Ferreira Barros da Silva
Cláudia Dias Geraldes Revisão: Marcia Medrado Abrantes e Khamila Silva
Érika Silvana Gonçalves de Menezes Capa e diagramação: Alisson Albuquerque
Eva Vilma Barbosa Soares Projeto gráfico: Marcelo S. Rodrigues
Laiane Mara Borges Ernesto Supervisão editorial: Débora Flaeschen
Luciano do Rego Silva
Tatiane Braz de Oliveira
Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Ficha Catalográfica
Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.
Manual de gestão de documentos: metodologia de arquivo / Ministério da Saúde, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de As-
suntos Administrativos. – Brasília : Editora do Ministério da Saúde, 2013.
146 p. : il. – (Coleção arquivo)
ISBN 978-85-334-2004-5
1. Documento. 2. Gestão da informação. 3. Capacitação . I. Título. II. Série.
CDU 005.92
Catalogação na fonte – Coordenação-Geral de Documentação e Informação – Editora MS – OS 2013/0132
Títulos para indexação:

Em inglês: Manual of documents management: file methodology
Em espanhol: Manual de gestión de documentos: metodología de archivo
Sumário
Apresentação............................................................................................................................................................................ 5
1 Conceitos................................................................................................................................................................................. 7
2 Gestão de Documentos..................................................................................................................................................13
2.1 Documentos Oficiais ......................................................................................................................................................13
3 Trabalhando com Expedientes...................................................................................................................................25

3.1 Registro de Expedientes ...............................................................................................................................................25
3.2 Andamento de Expediente ..........................................................................................................................................36
4 Trabalhando com Processos.........................................................................................................................................75
5 Classificação..................................................................................................................................................................... 113
6 Procedimentos de Arquivo........................................................................................................................................ 125

6.1 Transferência de Documentos.................................................................................................................................. 125
6.1.1 Transferência de Documentos dos Recursos Humanos............................................................................... 132
6.2 Eliminação de Documentos ..................................................................................................................................... 132
6.3 Acesso aos Documentos............................................................................................................................................. 135
6.3.1 Consulta........................................................................................................................................................................ 135
6.3.2 Empréstimo.................................................................................................................................................................. 136
6.3.3 Desarquivamento ..................................................................................................................................................... 137
Glossário................................................................................................................................................................................ 139
Referências............................................................................................................................................................................ 143
Apresentação
A Coordenação-Geral de Documentação e Informação (CGDI), por meio da Coordenação de Ar-

quivo e Gestão de Documentos (ARQUIVO), com vistas à qualificação e à consolidação das práticas da
Gestão de Documentos do Ministério da Saúde, desenvolveu o Manual de Gestão de Documentos – Me-
todologia de Arquivo como instrumento auxiliar ao curso de Capacitação em Gestão de Documentos, que
tem o objetivo de habilitar os servidores do Ministério da Saúde, no que tange à aplicação da metodologia
arquivística e no uso de ferramentas de controle e acompanhamento de documentos, com o intuito de
desenvolver capacidades e atitudes que permitam o aprimoramento de sua competência profissional.
Nesse sentido, o manual tem a finalidade de disseminar, para o público interno do Ministério
da Saúde, o conteúdo ministrado no Curso de Gestão de Documentos oferecido pela Divisão de Docu-
mentos Arquivísticos (DIDOC), por meio do Serviço de Gestão de Documentos Arquivísticos (SEGED).
Toda a prática e os métodos relacionados à metodologia de gestão documental estão contem-

plados no manual, que conta com exemplos didáticos para auxiliar o servidor no desenvolvimento das
atividades e procedimentos de produção de documentos, protocolo e arquivo.
O presente manual está dividido em três partes: a primeira se refere aos procedimentos relacio-
nados à elaboração, ao registro e ao trâmite de documentos; a segunda parte ensina como classificar
um documento; e a terceira traz toda a metodologia adotada para as transferências e empréstimos de
documentos pelo Serviço de Arquivo.
5
1C
CONCEIT
TOS
1 Conceitos
Do
ocumento o: é toda a informaçção (elem mento refe erencial ou u dado) re egistrada em
um
m suporte (material, base), u utilizada ppara estud do, prova e pesquissas. Veja a os
exe
emplos a seguir:
Documento: é toda a informação (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte
(material, base), utilizada para estudo, prova e pesquisas. Veja os exemplos a seguir:
Fi
Figura –EExemplo
gura1 –1Exemplo d
de docum
de documentos mentos
Fonte: Autoria própria.
Fo
onte: Autoria
a própria.
7
Su
uporte: material
m no
o qual sãão registra
adas as iinformaçõ
ões. Ex.: papel, film
me,
CD
D, DVD, disquete, e
entre outro
os.
Suporte: material no qual são registradas as informações. Ex.: papel, filme, CD, DVD, disquete,
Figura 2 – Tipos de
entre outros. d suporte
e
Figura 2 – Tipos de suporte
Fonte: Auttoria própria

a.
Esspécie: re eunião de documen ntos confo orme o seeu formato (configu uração físsica
de um supo orte de accordo com m a sua n natureza e o modo como foi produzid do).
Exx.: ata, carrta, decretto, folheto
o, fotograffia, memorando, ofíício, plantta, relatóriio.
8
Espécie: reunião de documentos conforme o seu formato (configuração física de um suporte
de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido). Ex.: ata, carta, decreto, folheto, fotografia,
memorando, ofício, planta, relatório.
Figura 3 – Exemp
plos de esspécies do
ocumentais
Figura 3 – Exemplos de espécies documentais
Fonte: Au
utoria própria.
pologia: jjunção da
Tip a espécie documen
ntal mais a função/a
atividade que motivvou
approdução do docum mento.
gura 4 – E
Fig Exemplo de
d tipologiia docume
ental
9
Fonte: Au
utoria própria.
pologia: jjunção da
Tip a espécie documen ntal mais a função/a atividade que motivvou
ap Tipologia: junção
produção do docum da espécie
mento. documental mais a função/atividade que motivou a produção do
documento.
gura 4 – E
Fig Exemplo de d tipologiia docume
Figura 4 – Exemplo de tipologia documental
ental

Fon
nte: Autoria própria.
Informação: ideia ou mensagem contida em um documento.
10
Infformação
o: ideia ou
u mensage
em contid
da em um documen
nto.
Do ocumento o de Arqu uivo: toda a informaçção registrrada, original, única a e autênttica

que resulta da acum mulação de e docume entos, em m qualquer suporte, produzid dos
ou recebido os,deno
Documento exxercício
Arquivo: de
e suas
toda informação competênc
registrada, cias,
original, única funçções
e autêntica e atividades po
que resulta
um
dama pessoa
acumulação a física ou
de u jurídica.
documentos, em qualquer suporte, produzidos ou recebidos, no exercício de suas
competências, funções e atividades por uma pessoa física ou jurídica.
Figgura
Figura 5–E Exemplos
5 – Exemplos d docume
de
de documentos entos
de arquivo de arrquivo

Fonnte: Autoria
a própria.
Arrquivo: co onjunto de
e documeentos prod duzidos e recebidoss por órgã
ãos públiccos
insstituições de cará áter públicco, entidades privvadas e pessoas físicas em
decorrência do exerccício de ssuas ativid ualquer que seja o suporte da
dades, qu
infoormação ou a natureza do d documento o.
Figura 6 – Conceitto de arqu

uivo
11
Fonte: Auttoria própria
a.
Fonnte: Autoria
a própria.
Arrquivo: co onjunto de e docume entos prod duzidos e recebidoss por órgã ãos públiccos,
insstituições de cará áter públicco, entidades privvadas e pessoas físicas em
decorrência do exerc
Arquivo: cício
conjunto de de ssuas ativid
documentos dades,
produzidos quualquer
e recebidos que públicos,
por órgãos suporte da
seja o instituições
infoormação ou a natureza do d
de caráter público, entidades documento
privadas e pessoas o.
físicas em decorrência do exercício de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
Figura 6 – Conceitto de arqu
uivo
Figura 6 – Conceito de arquivo
Fonte: Auttoria
Fonte: Autoria própria
própria. a.
12
2 Gestão de Documentos
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes à

produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediária, visando à sua eliminação ou seu recolhimento (BRASIL, 1991).
A aplicação desta técnica permite que o Ministério da Saúde controle e acompanhe toda a sua
documentação, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformização de procedimentos; eficiên-
cia na recuperação da informação; racionalização da produção documental; criação e manutenção de
documentos de forma acessível, inteligível e utilizável; transparência e desburocratização do Estado;
legalidade dos atos administrativos; destinação correta dos documentos; e a recuperação da informa-
ção de forma ágil.
Além disso, a gestão de documentos proporciona às unidades do Ministério da Saúde condi-

ções para que as demandas, dos cidadãos e internas, relacionadas à prestação de informações sejam
atendidas de forma ágil e correta.
2.1 Documentos Oficiais

Documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir
efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
Comunicação oficial
A comunicação oficial é a troca de mensagens e informações entre os diversos órgãos do servi-
ço público. Sendo assim, além dos conceitos básicos de uma boa redação, existem fundamentos essen-
ciais à padronização dos documentos, no uso de fórmulas, na estética e na característica da linguagem
a ser utilizada na elaboração de tais documentos.
Exemplos de comunicações oficiais:
Memorando: comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem

estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna. (Manual de Redação da Presidência da República).
Atenção: Todas as unidades do MS podem produzir memorandos, desde que sejam unidades
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competência.
O que isso significa na prática?
Memorando: comunicação entre unidades da estrutura formal do MS.
13
O que isso sig
gnifica na
a prática?
?
Memorando: ccomunica
ação entre
e unidadess da estru
utura formal do MS..
Fig
gura 77 –– Comunicação
Figura C
Comunicaççãovia
viamemorando
m
memorando
o

Fon
Co
omo fazer
r umfazer
Como memmorando?
?
um memorando?
A caraccterística principal do memo orando é a agilidad de, devenndo
A característica principal do memorando é a agilidade, devendo sua tramitação pautar-se pela
sua ttramitaçãoo pautar-se pela rrapidez e simplicid dade. Vissando atin ngir
rapidez e simplicidade. Visando atingir esse objetivo e facilitar as atividades do serviço público, o Manual
esse objetivo e facilitarr as ativid
dades do serviço público, o Manual da
da Presidência da República
Presidência d
da Repúbpadronizou
blica pad a forma e aaestrutura
dronizou forma a doe memorando.
a estrutura
e do
memo orando.
Estrutura
E
Estrutura
1) Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o elabora.
1) Tipo e número o do docu umento, se a sigla do órgão que o
eguido da
2) Local eelabo
data em que foi elaborado.
ora.
2) Locaal edeve
3) Destinatário: data ser
e
emmencionado
que foi elaborad
pelodo.
cargo que ocupa.
3) Dest
4) Assunto: tinatário:
resumo doddeve serdocumento
teor do m
menciona
ado
empelo ccargo que ocupa.
negrito.
4) Assu unto: resu
umo do teo
or do docu umento em negrito o.
5) Fecho: “respeitosamente” para autoridades superiores ou “atenciosamente” para autoridades
de5) Fech
mesma ho: “resp
peitosamente” para
hierarquia. a autorid
dades su uperiores ou
“atennciosamente” para autoridad des de me
esma hiera arquia.
6) Nome e cargo do remetente responsável pela expedição do documento.
14
6) Nom
me e cargo do rem
metente re
esponsáve
el pela exxpedição do
docu
umento.
Figura 8 – Exemplo de Me
emorando
o
Figura 8 – Exemplo de Memorando
Fonte: Manual da Presidência da República.
Lem
mbrete::
O m
memoraando é aa comu unicaçãão a serr enviad da aos
DSEEI, núcle
eos estaduais,, institu
utos, ho
ospitaiss
15
fede
erais ettc.
Lembrete:
O memorando é a comunicação a ser enviada aos DSEI, núcleos estaduais, institutos, hospitais
federais etc.
Erros comuns ao fazer um memorando: colocar brasão, endereço, símbolos, rodapé e numerar
a primeira folha.
16
Erros comuuns ao fa
azer um m memorand
do: coloca
ar brasão
o, endereçço, símbollos,
dapé e nu
rod umerar a primeira
p fo
olha.
Fig
gura 9 – M e Memorando errad
Modelo de do
Figura 9 – Modelo de Memorando errado

Fon

17
Memorando-Circular: co omunicação interna
a com divversas cóppias dirigid
das
a uniddades differentes de uma mesma instituiçã ão que podem
p esstar
hierarq
quicamentte em mesmo nívell ou em níveis diferrentes.
O me emorando o-circular tem ba asicamentte a m mesma estrutura

e do
Memorando-Circular: comunicação interna com diversas cópias dirigidas a unidades diferentes
memor rando. No o campo “título” e “número”, deve ser s incluíd da a pala avra
de uma mesma instituição que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
circulaar e, no ccampo “de estinatário o”, deve-sse listar todos os destinatárd rios
O memorando-circular
que devem tom mar conh tem basicamente
hecimento a mesma estrutura do memorando.
o do asssunto tratado no documen No campo “título”
nto.
e “número”, deve ser incluída a palavra circular e, no campo “destinatário”, deve-se listar todos os desti-
Exemp plo:
natários que devem tomar conhecimento do assunto tratado no documento. Exemplo:
Figurra1010
Figura – Exxemplo
– Exemplo de
e Memora ando-Circu
de Memorando-Circular ular

18
Ofício: modalidade de comunicação oficial que tem como finalidade o

tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração
pública entre simodalidade
Ofício: e também de
com particulares.
comunicação oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos
oficiais pelos
Atenção: órgãos
Todos os da administração pública
órgãos/unidades do MSentre si e também
podem comofícios,
produzir particulares.
desde que sejam unidades formais e que os assuntos tratados sejam de
Atenção: Todos os órgãos/unidades do MS podem produzir ofícios, desde que sejam unidades
sua competência.
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competência.
Ofício: comunicação entre as unidades do Ministério da Saúde com
Ofício:
outros órgãos dacomunicação
administração entre as unidades
pública do Ministério da Saúde com outros órgãos da adminis-
e particulares.
tração pública e particulares.
Figura 11 – Comunicação via ofício
Figura 11 – Comunicação via ofício
[MMA1] Comentário: Correção
Secretaria‐Executiva (SE)

e

Funasa

Como fazer um ofício?
Como fazer um ofício?
A característica principal do ofício é a comunicação entre os órgãos públicos ou privados. O
únicoAsímbolo
característica
que deveprincipal doobrigatoriamente
ser utilizado ofício é a comunicação
em ofícios éentre osda República.
o brasão
órgãos públicos ou privados. O único símbolo que deve ser utilizado
obrigatoriamente
Estruturaem ofícios é o brasão da República.
Estrutura1) Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede.
1) 2)
Tipo e número
Local e data emdoque
documento, seguido da sigla do órgão que o
foi expedido.
expede.
3) Destinatário: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
2) Local e data em que foi expedido.
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
3) Destinatário: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
5) Fecho: “respeitosamente” para autoridades superiores ou “atenciosamente” para autoridades
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
de mesma hierarquia.
5) Fecho: “respeitosamente” para autoridades superiores ou
6) Nome e cargo do remetente
“atenciosamente” responsável
para autoridades pela expedição
de mesma do documento.
hierarquia.
19
6) Nome e cargo do remetente responsável pela expedição do
documento.
Figura 12 – Exemplo de Ofício
Figura 12 – Exemplo de Ofício
Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.
Despacho: é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar continuidade às
Despacho: é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar
ações presentes no documento.
continuidade às ações presentes no documento.
20
Atenção: despacho não é um novo documento e não precisa de registro no Sistema Integrado
de Protocolo e Arquivo (SIPAR).
A característica principal do despacho é evitar o aumento desnecessário de documentos que

tratem do mesmo assunto e proporcionar celeridade aos atos do serviço público.
Qualquer solicitação ou informação inerente ao documento será feita por meio de despacho,
em “Folha de Despacho”, a ser incluída no final do documento, utilizando-se tantas folhas quanto forem
necessárias.
Como fazer um despacho?
Estrutura
1) Fonte: deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12, no texto em geral, 11
nas citações e 10 nas notas de rodapé; para símbolos não existentes na fonte Times New
Roman, poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
2) Despacho referente: identificação do documento a que o despacho se refere. Posicionam-se

na margem esquerda e a 5,5 cm da borda superior do papel. Exemplo: Despacho referente ao
Memorando nº 123/SAA/SE/MS.
3) Registro SIPAR n°: citar o número de registro SIPAR do documento principal. Posiciona-se na
linha abaixo à do despacho referente. Exemplo: Registro SIPAR n° 25000.000322/2005-09.
4) Destinatário do despacho: deve constar duas linhas abaixo do registro SIPAR. O destinatário
é mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao (À) Sr.(a) Subsecretário(a) de Assuntos
Administrativos.
5) Texto: desenvolvimento do teor do despacho. O primeiro parágrafo se inicia a duas linhas do

Destinatário do Despacho e o início de cada parágrafo do texto deve ter 2 cm de distância da
margem esquerda; o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de
largura e o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.
6) Data: deverá ser centralizada a duas linhas abaixo do texto.
7) Identificação do signatário: o nome e o cargo da autoridade que expede o despacho devem ser digita-
dos duas linhas abaixo da data e devem ser centralizados.
8) De acordo com a Portaria MS/GM nº 1.864, de 4 de agosto de 2011, é obrigatório continuar a

numeração das páginas de acordo com o documento que está recebendo o despacho, no rodapé,
no canto inferior direito.
21
Figura 13 pg 25 – errada, trocar por esta
Figura 13 – Exemplo de Folha de Despacho

Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.

Lembrete:

– O despacho não deverá ser registrado no SIPAR!

– O despacho não poderá ser dado no verso e em nenhum outro local do documento oficial.

– Utilizar sempre a folha de despacho conforme está no modelo.
– Pode ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho.

22
Figura 14 pg 27 – errada, trocar por esta:
Figura 14 – Erros comuns ao fazer um despacho


“Registro de expediente externo” pg 34 não esta em negrito
Todos os importantes não estão em negrito nem em vermelho
Figura 16 pg 36 – falta aspas no final do título.
Figura 17 pg pg 40 – o título esta errado deve ser mudado para “Exemplo: Onde apor o
carimbo de registro SIPAR”
“Registros Adicionais”, “Motivo do Cancelamento” e “Cancelar Documento” pg 41 – não estão
em negrito
Figura referente ao item 3 esta cortada pg 42
O texto “INTERNAS do Ministério da Saúde” não esta em negrito pg 43 23
O texto “tramitando expedientes fisicamente” pg 44 não esta em negrito.
O texto “não fazem parte da estrutura direta do Ministério da Saúde, ou seja órgãos
EXTERNOS da Administração Pública Federal ou Estadual” pg 57 – não esta em negrito e em
3 TRABALHANDO COM EXPEDIENTES
3 Trabalhando com Expedientes

3.1 Registro de expedientes
O registro é a atividade de digitar os elementos identificadores de cada

documento em sistema próprio, para fins de controle.
3.1 Registro de Expedientes
Todos os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do
O registro é a atividade de digitar os elementos identificadores de cada documento em sistema
Ministério da Saúde devem ser registrados no Sistema Integrado de Protocolo
próprio, para fins de controle.
e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM nº 1.864, de 4 de
agosto Todos
de 2011.
os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do Ministério da Saúde devem ser
registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM nº
1.864, deExistem
4 de agostoalgumas
de 2011. maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo
recebidos e produzidos pelo MS no SIPAR; vejamos a seguir:
Existem algumas maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo recebidos e produzidos
pelo MS Registro de expediente
no SIPAR; vejamos a seguir: interno
Registro de expediente interno
1) Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse1)em REGISTRO.
Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO.
25

2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE
DOCUMENTO INTERNO.
2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO INTERNO.
Explicando os campos:
3) Preenchendo os campos do registro:
Insumo Estratégico para Saúde (IES): os expedientes referentes a
3)
insumo estratégico Preenchendo
para saúde
Explicando os campos
deverão
os campos: estardoidentificados
registro: fisicamente com o
carimbo “Insumos Insumo
Estratégicos de Saúde”. Esse carimbo é aposto pelos
Estratégico para Saúde (IES): os expedientes referentes a insumo estratégico para saúde
técnicos das deverão
áreas que realizam afisicamente
estar identificados análise comdo expediente; só assim,
o carimbo “Insumos a opção
Estratégicos de Saúde”. Esse carimbo é
“sim” deverá ser marcada. Caso o expediente interno não tenha esse carimbo,
aposto pelos técnicos das áreas que realizam a análise do expediente; só assim, a opção “sim” deverá ser
deverá ser marcada
marcada.aCaso
opção “não”. interno não tenha esse carimbo, deverá ser marcada a opção “não”.
o expediente
Figura 15– Modelo

Figura 15 – Modelo do Carimbo
do Carimbo “Insumos
“Insumos Estratégicos
Estratégicos de Saúde”
de Saúde”

Registro: é ondeRegistro: é ondedisponibiliza

o sistema o sistema disponibiliza
o número o número do registro.O
do registro. O campo
campo é preenchido
é automa-
preenchidoticamente pelo SIPAR.

automaticamente pelo SIPAR.
Data do documento: data da criação do expediente. Aquela que está escrita no expediente
Data do documento: data da criação do expediente. Aquela que está
(não é a data do cadastramento no Sistema).
escrita no expediente (não é a data do cadastramento no Sistema).
Tipo de suporte: é o material no qual a informação do documento está gravada. Ex.: papel.
Tipo de suporte: é o material no qual a informação do documento está
Prazo de pendência: informar o prazo total para que o documento conclua seus trâmites. Caso
gravada. Ex.: papel.
o expediente contenha, de forma expressa, um prazo para a sua resposta, esse prazo deverá obrigato-
Prazo de pendência: informar
riamente ser inserido neste o prazo total para que o documento conclua
campo.
seus trâmites. Caso o expediente contenha, de forma expressa, um prazo
para a sua resposta, esse prazo deverá obrigatoriamente ser inserido neste
campo.
26
Tipo de documento: escolher o tipo documental que será cadastrado. Ex.:
Memorando, Ofício, Contrato.
Tipo de documento: escolher o tipo documental que será cadastrado. Ex.: Memorando, Ofício,
Contrato.
Número Original: este campo deve ser preenchido da forma como está no documento. Ex.: Me-
morando nº 011/2012/SEGED/DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA/SE.
Acesso: definição do grau de sigilo do documento. Se o expediente é ostensivo, poderá ser

acessado por todos. Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso será limitado ao usuário com permis-
são. Vale lembrar que, para a atribuição de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, é necessário
ter competência legal para tal.
Resposta ao: informar se o documento registrado tem, em seu texto, resposta a outro docu-
mento ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 é uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para informar que o expediente foi
criado como uma resposta a um expediente já existente.
Classificação arquivística: escolha a classificação do documento entre os códigos da relação de

acordo com o assunto abordado em seu conteúdo.
Referência ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referência a outro expediente

ou processo. Ex.: o memorando 25000.004789/2012 faz referência ao ofício 25000.000569/2011-17.
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para informar aos usuários que
existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assuntos cor-
relatos.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o expediente e que serão
utilizadas para futuras pesquisas.
Resumo do documento: descrever, nesse campo, o conteúdo do documento de forma sucinta

e bem explicativa.
Importante
– O que está no assunto do documento não é o seu resumo.
– Antes de fazer o resumo, leia todo o documento com atenção.
– Cuidado com a coerência e a coesão do texto.
– Atente-se para a ortografia.
Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica, um órgão do MS, órgãos da
administração pública ou empresas privadas que tem interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado do documento, faça as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informação?
Quem terá ganhos ou perdas com esse expediente? Quem tem interesse no expediente?
27
Importante
– O ocupante do cargo que assina o documento não é interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome
do serviço, coordenação ou divisão ao qual ele representa.
– A palavra “OUTROS” não será interessada em expedientes.
– Esse campo é ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados que houver no ex-
pediente.
Proveniência: quem produziu o documento.
Arquivo Digital: permite que o usuário insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg,. .TIF) que está salvo no seu computador.
Número de cópias: informar se deseja criar cópias do expediente cadastrado; por exemplo, um
memorando que será passado para dois ou mais órgãos diferentes.
Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário queira tramitar o expediente
após o seu registro.
Botão [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no botão “INCLUIR” com o botão esquer-
do do mouse para finalizar o cadastro e gerar o número SIPAR.
Botão [COPIAR]: nessa opção, o usuário poderá copiar alguns dados de um documento já ca-
dastrado para
Registro deo registro atual. externo
expediente
Registro de expediente externo
1) Vá ao menu DOCUMENTOS > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse1) em
Vá aoREGISTRO.
menu Documentos e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO.

DOCUMENTO EXTERNO.
28
DOCUMENTO EXTERNO.
2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO EXTERNO.
3) 3)Preenchendo
Preenchendo osos campos
campos do registro:
do registro:
Explicando os os
Explicando campos:
campos:
Insumo Estratégico
Insumo Estratégico para(IES):
para Saúde Saúde (IES): referentes
os expedientes os expedientes referentes
a insumo estratégico a
para saú-
insumo
de deverão estratégico
estar identificadospara saúde
fisicamente comdeverão
o carimboestar identificados
“insumos fisicamente
estratégicos de com
saúde”. Esse carim-
bo é o carimbo
aposto “insumos
pelos técnicos estratégicos
das áreas que realizamde saúde”.
a análise Esse carimbo
do expediente; só assim,éa opção
aposto“sim”pelos
deve-
rá sertécnicos
marcada. Caso o expediente externo não tenha esse carimbo, deverá ser
das áreas que realizam a análise do expediente; só assim, a opção marcada a opção “não”.
“sim” deverá ser marcada. Caso o expediente externo não tenha esse
carimbo, deverá ser marcada a opção “não”.
Figura 16 – Modelo do carimbo “Insumos Estratégicos

de Saúde 29
Insumo Estratégico para Saúde (IES): os expedientes referentes a
insumo estratégico para saúde deverão estar identificados fisicamente com
o carimbo “insumos estratégicos de saúde”. Esse carimbo é aposto pelos
técnicos das áreas que realizam a análise do expediente; só assim, a opção
“sim” deverá ser marcada. Caso o expediente externo não tenha esse
carimbo, deverá ser marcada a opção “não”.
Figura
Figura16
16––Modelo
Modelodo
docarimbo
carimbo“Insumos
“InsumosEstratégicos
Estratégicosde Saúde”
de Saúde

Fonte: Autoria Própria.
Registro: é onde o Sistema disponibiliza o número do registro SIPAR. Esse
campo é preenchido automaticamente pelooSistema.
Registro: é onde Sistema disponibiliza o número do registro SIPAR. Esse campo é preenchido
automaticamente
Data do documento: pelo Sistema.
data da criação do expediente (não é a data do
cadastramento no Sistema).
Data do documento: data da criação do expediente (não é a data do cadastramento no Sistema).
Data do recebimento: data em que o expediente foi recebido pelo Ministério da Saúde.
Tipo de remessa: selecione o modo como o expediente foi enviado ao Ministério da Saúde. Ex.:
SEDEX, SEDEX 10, REGISTRADA, REGISTRADA COM AR.
Número da remessa: preencher com o número da remessa. Caso não possua essa informação,
digitar S/N (Sem Número).
Prazo de pendência: informar o prazo em que o expediente deve ter sua resposta concluída.
Ex.: Acórdão do TCU enviado ao Ministério da Saúde que tem o prazo de 30 dias para ser respondido.
Prazo de pendência não definido: Marcar esse campo quando o expediente não tiver prazo de
pendência indicado.
Tipo de documento: escolher o tipo documental que está sendo registrado. Ex.: Ofício, Carta,
Acórdão.
Identificação: este campo deve ser preenchido da forma como está no expediente. Ex.: ofício
nº 1785/2012-GAB/SESPA.
Tipo de suporte: é o material no qual a informação do documento está gravada. Ex.: papel.
Resposta ao: informar se o documento cadastrado cita, em seu texto, resposta a outro expe-
diente ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 é uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para fazer referência se o
documento foi criado como uma resposta a um documento já existente.
Tipo de referência externa: informar se o expediente tem algum número identificador de outra
instituição. Ex.: Acórdão TCU, Processo Administrativo Disciplinar (PAD).
Importante
Esse campo só deve ser preenchido quando esta informação constar no expediente.
30
Referência externa: deve ser preenchido com o número do tipo da referência selecionado no
campo anterior. Ex.: Acórdão TCU 0001/2012.
Importante
Essa informação só deve ser preenchida quando o campo anterior estiver preenchido.
Referência Externa não definida: Este campo deve ser marcado quando o expediente não tem
“tipo de referência externa” e “referência externa”.
Acesso: definição do grau de sigilo do documento. Se o expediente é ostensivo, poderá ser

acessado por todos; Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso é limitado ao usuário com permissão.
Vale lembrar que, para a atribuição de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, é necessário ter
competência legal para tal.
Classificação arquivística: escolha a classificação do expediente entre os códigos da relação de

acordo com o assunto abordado em seu conteúdo.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o(s) assunto(s) do expe-
diente e que serão utilizadas para futuras pesquisas.
Resumo do documento: descrever, nesse campo, o conteúdo do expediente de forma sucinta,

clara e explicativa.
Importante
– O que está descrito no assunto do expediente não é o seu resumo.
– Antes de fazer o resumo, leia todo o expediente com atenção.
Referência ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referência a outro expediente

ou processo. Ex.: o memorando 25000.004789/2012 faz referência ao ofício 25000.000569/2011-17.
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para informar aos usuários
que existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assun-
tos correlatos.
Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica, um órgão do MS, órgãos da
administração pública ou empresas privadas que têm interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado pelo documento, faça as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informação?
Quem terá ganhos ou perdas com esse documento? Quem tem interesse direto no assunto tratado no
documento?
31
Importante
– O ocupante do cargo que assina o expediente não é interessado. Nesses casos, deve-se colocar
o nome do serviço, coordenação ou divisão ao qual ele representa.
– A palavra “OUTROS” não será utilizada como interessada em expedientes.
– Esse campo é ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do expedien-
te.
Proveniência: quem produziu o expediente.
Procedência/remetente: quem enviou o expediente ao Ministério da Saúde.
Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário deseje tramitar o documento
após o seu registro.
Arquivo Digital: permite que o usuário insira um arquivo digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg, .TIF) que está salvo no seu computador.
Botão [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no botão “INCLUIR” com o botão
esquerdo do mouse para finalizar o cadastro e gerar o registro SIPAR.
Após o registro ser concluído, independente de ser interno ou externo, o número gerado pelo
SIPAR deve constar no canto superior direito do expediente. Exemplo:
32
Após o registro ser concluído, independente de ser interno ou externo, o
número gerado pelo SIPAR deve constar no canto superior direito do
expediente. Exemplo:
Figura 17 – Exemplo de registro no SIPAR

Figura 17 – Exemplo: Onde por o carimbo de registro SIPAR
Cancelar registro no SIPAR

Fonte:Caso
Autoria própria.tenha cometido algum erro e haja a necessidade de
o usuário
Cancelar registro
cancelamento no SIPAR
do registro no Sistema, deverá seguir os seguintes passos:
Caso o usuário tenha cometido algum erro e haja a necessidade de cancelamento do registro
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do
no Sistema, deverá seguir os seguintes passos:
mouse em CANCELAR.
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em CANCELAR.
2) Informe o número do registro SIPAR a ser cancelado e dê um clique com o

botão esquerdo do mouse no botão PESQUISAR.
33
2)
2) Informe
Informe o
o número
número do registro SIPAR a
a ser
ser cancelado e
e dê um
umoclique com
com o
2) Informe o númerodo
do registro SIPAR
registro SIPAR cancelado
a ser cancelado dêcom
e dê um clique clique o
botão esquerdo
botão esquerdo
botãodoesquerdo do mouse
do mouse no botão PESQUISAR.
no botão PESQUISAR.
mouse no botão PESQUISAR.
3)
3) Explicando os
ososcampos:
3) Explicando
Explicando campos:
campos:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros que deverão ser can-
celados. Para adicionar novos registros, clique com o botão esquerdo do mouse o botão [+].

2. Motivo do Cancelamento: preencher este campo de forma sucinta e clara com os motivos
que levaram ao cancelamento do expediente.
3. Cancelar documento: ao clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [CANCELAR DO-
CUMENTO], a ação será concluída.
Recuperar registro cancelado
Caso o usuário tenha cancelado um registro no Sistema equivocadamente, poderá recuperá-lo

realizando os seguintes passos:
34
Caso o usuário tenha cancelado um registro no Sistema
equivocadamente, poderá recuperá-lo realizando os seguintes passos:
1) Vá ao menu DOCUMENTO > e dê um clique com o botão esquerdo do

mouse em CANCELAR.
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em CANCELAR.
2) Informe o número do registro SIPAR a ser cancelado e dê um clique com o

2) Informe o número
2) Informe o númerodo registro
do registro SIPAR a ser cancelado e dêcom
umoclique com o
botão esquerdo do mouse noSIPAR a ser[PESQUISAR].
botão recuperado e dê um clique botão esquerdo
botãodoesquerdo do mouse
mouse no botão no botão [PESQUISAR].
[PESQUISAR].
3)
Clique comcom oo botão esquerdo
do mouse do mouse no botão [RECUPERAR
3) Clique com
3) Clique obotão
botão esquerdo
esquerdo dobotão
no no botão
[RECUPERAR
mouse [RECUPERAR
DOCUMENTO]. O registro foi
DOCUMENTO]. O registro foi recuperado.
recuperado. O registro foi recuperado.
DOCUMENTO].
Lembretes:
Lembretes: 35
–
– Um
Um registro
registro só
só pode
pode ser
ser cancelado
cancelado quando
quando
estiver na posse do órgão.
Lembretes:
– Um registro só pode ser cancelado quando estiver na posse do órgão.
– Um registro só pode ser cancelado quando não estiver com um trâmite em aberto.
– Registros que tenham sido expedidos e ainda não tenha retornado ao Ministério da Saúde não
3.2 Andamento de expediente
podem ser excluídos.
– O cancelamento do registro é a “exclusão” do registro do sistema.

Tramitação
É a movimentação de expedientes entre as unidades INTERNAS do

3.2 Andamento de Expediente
Ministério da Saúde, independentemente da sua localização geográfica.
Tramitação
Exemplos de unidades para as quais deve ser feita a tramitação:
É a movimentação de expedientes entre as unidades INTERNAS do Ministério da Saúde, inde-
pendentemente da sua localização
– Núcleos estaduais;geográfica.
Exemplos de unidades para as quais deve ser feita a tramitação:

– Hospitais federais (Andaraí, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes,
– Hospital dos Servidores do Estado e Hospital de Bom Sucesso);
Núcleos estaduais;
– Hospitais federais (Andaraí, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes, Hospital dos Servidores do Esta-
– Instituto Evandro Chagas;
do e Hospital de Bom Sucesso);
– Centro Nacional de Primatas;
– Instituto Evandro Chagas;
–– Instituto
Centro NacionalNacional
de Primatas;de Cardiologia;
–– Instituto
Instituto Nacional
Nacional do Câncer.
de Cardiologia;
– Instituto Nacional do Câncer.

Figura 18 – Tramitação documentos
Figura 18 – Tramitação documentos

Tramitando expedientes fisicamente
Tramitando expedientes fisicamente
1. Verifique se o expediente está completo, se todas as páginas estão numeradas e na ordem
1.correta.
Verifique se o expediente está completo, se todas as páginas
estão
2. Verifique numeradas
se os dados do registroe na
estãoordem
corretos, correta.
principalmente os campos: “número do docu-
mento”, “resumo”, “interessado”, “anexos”, “inserções”.
2. Verifique se os dados do registro estão corretos, principalmente
os campos: “número do documento”, “resumo”, “interessado”,
36
“anexos”, “inserções”.
Lembrete:
Lembrete:
A numeração de EXPEDIENTES deverá ser aposta no canto inferior direito do documento e terá
1) Vá
início ao menu
na segunda DOCUMENTO
página > e dê um 2.clique com o botão esquerdo do
do expediente com
1) Vá ao menu DOCUMENTO > eo número
dê um clique com o botão esquerdo do
mouse em TRAMITAR.
mouse em TRAMITAR.
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em TRAMITAR.
2) Informe o númerododo expediente
do expediente que
expediente que será
seráserá tramitado
tramitado ecom
e cliquee clique com
o botão o botão
esquerdo do
2) Informe o número que tramitado clique com o botão
esquerdo
mouse do
no mouse
botão no botão [PESQUISAR].
[PESQUISAR].
esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
37
3) Preenchendo os campos da tramitação:
3) Preenchendo os campos da tramitação:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na tramitação para um mes-
1. mo órgão.
Registros Para adicionar novos
Adicionais: registros,
campo clique compara
utilizado esquerdo do mouse
o botãoadicionar outroso botão [+].
registros na
tramitação para
2. Prioridade: um
deve ser mesmo
preenchido órgão. Para adicionar
com a prioridade que o órgão novos registros,
de destino da tramitaçãoclique
com odeve
botãotrataresquerdo
o documento.do mouse
Podem o botãoas [+].
ser escolhidas seguintes prioridades: baixa, média e alta.
2. Prioridade:
3. Situação: deve serautomaticamente
preenchido preenchido com a prioridade que o órgão de destino
pelo Sistema.
da tramitação deve tratar o documento. Podem ser escolhidas as seguintes
4. Órgão de Destino: clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [+] para abrir a “pop-up”
prioridades: baixa, média e alta.
(outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s) unidade(s) que deverão receber o expe-
diente.
3. Situação: preenchido automaticamente pelo Sistema.
5. Despacho: deve-se escolher a ação que será realizada pelo órgão ao qual o expediente será
4. Órgãotramitado.
de Destino: clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [+]
para abrir a “pop-up” (outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s)
6. Resumoque
unidade(s) do Despacho:
deverãodescrever,
receber de o
forma sucinta e explicativa, qual a ação a ser realizada
expediente.
com o expediente.
5. Despacho: deve-se escolher a ação que será realizada pelo órgão ao qual
Importante
o expediente será tramitado.
Evite frases prontas que não representam qual a ação deve ser realizada, como por exemplo, “para
6. providências”.
Resumo Ado Despacho: descrever, de forma sucinta e explicativa, qual a
Ação a ser realizada com o expediente deve ser descrita de forma completa no
ação Isso
Sistema. a ser realizada
possibilita que oscom o expediente.
interessados possam saber o andamento do expediente dentro do
MS.
7. Prazo de pendência: caso o expediente tenha algum prazo que deva ser cumprido na área
de destino, deve-se preencher, nesse campo, a quantidade de dias de que o órgão dispõe
para responder.
38

Importante
– Quando esse campo é preenchido, o Sistema só para de contar o prazo de pendência quando o
órgão retorna o expediente ao órgão que gerou a pendência. Caso não haja esse retorno, o SIPAR
impede que o documento seja expedido.
8. Botão [TRAMITAR]: ao terminar de preencher os campos, o usuário deve clicar com
o botão esquerdo do mouse em “TRAMITAR” para que o documento seja movimen-
tado para o Órgão de Destino.
Lembrete:
Para realizar o trâmite de expedientes, eles devem estar na posse do órgão e no perfil do usuário!
Cancelar o trâmite de expedientes no SIPAR
Caso o usuário tenha efetuado o trâmite de algum expediente por engano ou para o órgão de
destino incorreto, poderá cancelar a tramitação seguindo os seguintes passos:
1) Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em CANCELAR
mouse em CANCELAR TRAMITAÇÃO.
TRAMITAÇÃO.
2) Existem três formas de cancelar a tramitação de um expediente. Veja a

explicação de como fazer em cada uma delas:
39
2) Existem três
2) Existem trêsformas
formas dede cancelar
cancelar a tramitação
a tramitação de umVeja
de um expediente. expediente. Veja
a explicação de a
como
explicação de como fazer
fazer em cada uma delas: em cada uma delas:
1. Informe o documento: caso o usuário queira cancelar somente a

tramitação de um expediente e tenha o seu número de registro SIPAR,
deverá preencher esse campo e clicar com o botão esquerdo do mouse
no botão [CANCELAR].
2. Explicando
Informe os a campos:
GRD: caso o usuário queira cancelar o trâmite de todos os
documentos que constam em uma Guia de Remessa de Documentos
1. Informe o documento: caso o usuário queira cancelar somente a tramitação de um expe-
(GRD), deverá informar o número da GRD nos campos indicados na
diente e tenha o seu número de registro SIPAR, deverá preencher esse campo e clicar com o
figura acima doe mouse
botão esquerdo clicar com [CANCELAR].
no botão o botão esquerdo do mouse no botão
[CANCELAR].
2. Informe a GRD: caso o usuário queira cancelar o trâmite de todos os documentos que constam
3. Listagem:
em uma Guia deporRemessa
esse decaminho,
Documentos o usuário pode
(GRD), deverá selecionar
informar quais
o número registros
da GRD nos cam-
deseja cancelar
pos indicados na figuraeacima
clicar com
e clicar como obotão esquerdo
botão esquerdo do no
do mouse mouse no botão
botão [CANCELAR].
[CANCELAR].
3. Listagem: por esse caminho, o usuário pode selecionar quais registros deseja cancelar e cli-

3) Após car com o botão
realizar esquerdo
qualquer umdo mouse no botão [CANCELAR].
dos procedimentos descritos acima, o usuário
deverá
3) Apósjustificar o cancelamento
realizar qualquer do trâmite
um dos procedimentos e clicar
descritos acima, ocom
usuárioodeverá
botãojustificar
esquerdoo can-
do mouse no botão [CONFIRMAR].
celamento do trâmite e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
Lembrete:
40
– Para realizar o cancelamento do trâmite, o documento não
pode ter sido recebido pelo órgão de destino!
– Ao realizar o cancelamento do trâmite de um registro, ele não
Lembrete:
– Para realizar o cancelamento do trâmite, o documento não pode ter sido recebido pelo órgão
de destino!
– Ao realizar o cancelamento do trâmite de um registro, ele não é retirado de uma GRD que já te-
nha sido gerada. Nesse caso, a GRD também deve ser cancelada e gerada outra.
Após ser realizada a tramitação, o usuário pode gerar a Guia de
RemessaGerarde Documentos
Guia de Remessa de(GRD) para (GRD)
Documentos o órgão ao qual os expedientes foram
no SIPAR
tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usuário deve realizar os
Após ser realizada a tramitação, o usuário pode gerar a Guia de Remessa de Documentos (GRD)
seguintes passos:
para o órgão ao qual os expedientes foram tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usuário deve
realizar
1) Váosao
seguintes
menupassos:
DOCUMENTO > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse emmenu
1) Vá ao GUIAS.
DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em GUIAS.
2) Escolha o órgão
2) Escolha o órgãode
de destino e se
destino e se deseja
deseja incluirincluir processos
processos nessa guia. nessa guia.
3) Selecione os documentos que devem aparecer nesta GRD e clique com o

botão esquerdo do mouse no botão [IMPRIMIR GUIA].
41
3) Selecione os osdocumentos
3) Selecione que
documentos que devem
devem aparecer
aparecer nesta GRDnesta
e cliqueGRD
com oebotão
clique com do
esquerdo o
botãomouse
esquerdo do[IMPRIMIR
no botão no botão [IMPRIMIR GUIA].
mouse GUIA].
Lembretes:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
– Após ser gerada, uma GRD não pode ser modificada. Caso seja necessário realizar alguma alte-
ração, aPara cancelar
GRD deve uma GRD
ser cancelada
Lembretes:
no
e gerada SIPAR, o usuário deve realizar os seguintes
outra.
– Após ser gerada, uma GRD não pode ser modificada. Caso seja
passos:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
necessário realizar alguma alteração, a GRD deve ser cancelada e
gerada outra.
Para cancelar uma GRD no SIPAR, o usuário deve realizar os seguintes passos:
mouse em GUIAS.
1) Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em GUIAS.
2) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [CANCELAR GUIAS].
42
3) Digite o número da GRD que será cancelada e a justificativa do

cancelamento. Clique com o botão esquerdo do mouse no botão
2) Clique comcom
2) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no botão
no botão [CANCELAR
[CANCELAR GUIAS]. GUIAS].
3) Digite
3) Digite o onúmero
número dada
GRD GRD
que seráque
cancelada
seráe a justificativa
cancelada do cancelamento. Clique comdo
e a justificativa o
botão esquerdo do mouse no botão [CANCELAR].
cancelamento. Clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[CANCELAR].
Lembretes:

– Uma GRD só pode ser cancelada se nenhum dos registros que a compõe tiver sido recebido pelo
órgão de destino.
Lembretes:
– Ao cancelar uma GRD, os trâmites dos registros que a compõe não serão cancelados. Cancelar a
– Uma GRD só pode ser cancelada se nenhum dos registros que
GRD é diferente de cancelar o trâmite do expediente.
a compõe tiver sido recebido pelo órgão de destino.
– Ao cancelar uma GRD, os trâmites dos registros que a compõe
não serão cancelados. Cancelar a GRD é diferente de cancelar o
trâmite do expediente.
Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Para reimprimir uma GRD, o usuário deve realizar os seguintes passos:
1) Vá em DOCUMENTO > GUIAS e dê um clique com o botão esquerdo do

mouse.
43
Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Para reimprimir uma GRD, o usuário deve realizar os seguintes passos:
1) Vá em DOCUMENTO GUIAS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
2) Digite o número da GRD no campo “REIMPRIMIR GRD” e clique com o

botão esquerdo do mouse no botão [REIMPRIMIR].
2) Digite o número da GRD no campo “REIMPRIMIR GRD” e clique com o botão esquerdo do
2) Digitemouse
o número da GRD no campo “REIMPRIMIR GRD” e clique com o
no botão [REIMPRIMIR].
botão esquerdo do mouse no botão [REIMPRIMIR].
Distribuição
A distribuição é uma funcionalidade do SIPAR que permite que os

Distribuição
documentos e processos sejam movimentados entre servidores/colaboradores
de um Amesmo órgão/unidade
distribuição é uma no SIPAR.
funcionalidade do SIPAR que permite que os
documentos e processos sejam movimentados entre servidores/colaboradores
A distribuição só pode ser feita entre servidores/colaboradores de um
de um mesmo órgão/unidade no SIPAR.
mesmo órgão/unidade e permite saber com quem está determinado
documento.
A distribuição só pode ser feita entre servidores/colaboradores de um
44
mesmo órgão/unidade e permite saber com quem está determinado
Figura 19 – Distribuição de documentos
documento.

Distribuição
A distribuição é uma funcionalidade do SIPAR que permite que os documentos e processos

sejam movimentados entre servidores/colaboradores de um mesmo órgão/unidade no SIPAR.
A distribuição só pode ser feita entre servidores/colaboradores de um mesmo órgão/unidade e

permite saber com quem está determinado documento.
Figura 19 – Distribuição de documentos

Realizar a distribuição no SIPAR:
Realizar a distribuição no SIPAR:
Realizar
mouse a distribuição
1) Vá emmenu
ao no SIPAR:
DISTRIBUIR.
DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em DISTRIBUIR.

mouse em DISTRIBUIR.
2) Digite o número do registro a ser distribuído no campo “INFORME O

DOCUMENTO” e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
DOCUMENTO” e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
45
DOCUMENTO”
2) Digite o númeroedoclique
registro acom o botão
ser distribuído esquerdo
no campo do
“INFORME mouse noe clique
O DOCUMENTO” botão
[PESQUISAR].
com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo campos dada distribuição:
distribuição:
Explicando osAdicionais:
1. Registros campos: campo utilizado para adicionar outros registros na distribuição para uma mes-
ma pessoa. Para adicionar novos registros, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [+].
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros
2.na
Servidor: escolha,para
distribuição na relação
umaapresentada pelo Sistema,
mesma pessoa. Parao nome do servidor
adicionar novos para qual o do-
registros,
cumento deve ser distribuído.
clique com o botão esquerdo do mouse no botão [+].
3. Despacho: informe qual providência o servidor que receberá o documento deve tomar.
2. Servidor: escolha, na relação apresentada pelo Sistema, o nome do
4.servidor para
Providência: qual odedocumento
explique, forma sucintadeve ser distribuído.
e coerente, a ação que deve ser tomada pelo servi-
dor que receber o documento.
3. Despacho: informe qual providência o servidor que receberá o
5.documento devecaso
Prazo de Resposta: tomar.
o documento tenha um prazo a ser cumprido, informe-o neste campo.
4. Após realizar estas ações,

Providência: clique de
explique, comforma
o botãosucinta
esquerdo e mouse em “DISTRIBUIR”.
docoerente, a ação que deve
ser tomada pelo servidor que receber o documento.
46 5. Prazo de Resposta: caso o documento tenha um prazo a ser cumprido,

informe-o neste campo.
Após realizar estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse em

Receber Distribuição
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em RECEBER

DISTRIBUIÇÃO.
2) Existem duas formas de receber uma distribuição, que são:

2) 2) Existemduas
Existem duas formas
formasde receber uma distribuição,
de receber que são:
uma distribuição, que são:
1. Digite o onúmero
1. Digite doregistro
número do registro no campo
no campo “INFORME
“INFORME O DOCUMENTO”
O DOCUMENTO” e dê um clique comeodê
1. Digite
um cliqueo número do
com o botãoregistro no
esquerdo campo
do mouse no botão [RECEBER]. e dê
um botão
clique esquerdo mouse no
com odobotão botão [RECEBER].
esquerdo do mouse no botão [RECEBER].
2. Selecione
2. Selecione um número
um número de registro
de um um registro quenaaparece
que aparece listagem ena listagem
clique e clique
com o botão es-
2. Selecione
com o botão
querdo
um número
esquerdo
do mouse
de
no botãodo
um registro que aparece
mouse no botão [RECEBER].
[RECEBER].
na listagem e clique
com o botão esquerdo do mouse no botão [RECEBER].
Lembretes:
Lembretes:
– A distribuição não gera Guia de Remessa de Documentos 47
– A distribuição não gera Guia de Remessa de Documentos
(GRD).
(GRD).
– Apenas pessoas que possuem acesso ao SIPAR podem realizar
Lembretes:
– A distribuição não gera Guia de Remessa de Documentos (GRD).
– Apenas pessoas que possuem acesso ao SIPAR podem realizar o procedimento.
– A distribuição só pode ser realizada entre pessoas de um mesmo órgão/unidade.
– A distribuição é diferente da tramitação.

Expedição
Expedição
É o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para
órgãos que não
É o ato fazem parte
de encaminhar da estrutura
o documento direta
fisicamente do Ministério
e virtualmente para órgãosda
queSaúde,
não fazemou
parteórgãos
seja, da estrutura direta do Ministério
EXTERNOS da Saúde, ou seja,Pública
da Administração órgãos EXTERNOS
Federal da ou
Administração
Estadual. Pú-
blica Federal ou Estadual.
Exemplos de órgãos para o qual deve ser feita a expedição:
Exemplos de órgãos para o qual deve ser feita a expedição:
– –Tribunal
Tribunal dede Contas
Contas da(TCU).
da União União (TCU).
– –Presidência da República.
Presidência da República.
– –Advocacia Geral
Advocacia-Geral da União
da União (AGU). (AGU).
– –Fundação Nacional
Fundação Nacional de (Funasa).
de Saúde Saúde (Funasa).
– –Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
– –Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz).
Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz).
– –Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
Figura 20 – Expedição de documentos
Figura 20 – Expedição de documentos
[MMA2] C
deverão vir
acento grav
Realizando a expedição no SIPAR:

mouse em Expedir.
48

Realizando a expedição no SIPAR:
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em Expedir.
2) Digite o número do registro a ser expedido no campo “INFORME O

DOCUMENTO”
2) Digite númeroedodo
clique com o botão esquerdo do mouse e no
cliquebotão
2) Digite o onúmero registro a ser
registro expedido
a serno campo “INFORME
expedido no Ocampo
DOCUMENTO”
“INFORME comO
o
[PESQUISAR]. do mouse
botão esquerdo e no botão
DOCUMENTO” clique com [PESQUISAR].
o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
3) Preenchendo os campos da expedição:

3) Preenchendo os campos da expedição:
49

3) Preenchendo daexpedição:
campos da expedição:

1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na expedição para um
mesmo órgão. Para adicionar novos registros, clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [+].
2. Tipo de Remessa: forma como o documento será enviado. Ex: Correspondência Registrada,
SEDEX, em mãos etc.
3. Número da Remessa: informe o número da remessa para acompanhamento. Caso não pos-
sua, preencha com S/N (sem número).
4. Destino: órgão para onde o documento será expedido. Este campo pode ser preenchido li-
vremente pelo usuário ou pode ser adicionado, clicando-se com o botão esquerdo do mouse
no botão [+] e realizando-se a pesquisa do órgão de destino.
5. Valor da correspondência: quanto custou a remessa do expediente.
Após realizar estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse em “EXPEDIR”.
50
Após realizar estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse em
“EXPEDIR”.
Cancelar Expedição

mouse em EXPEDIR.
Cancelar Expedição
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em EXPEDIR.
2) Digite o número do registro que terá a expedição cancelada no campo

2) Digite o número do registro que e clique
terá com cancelada
a expedição o botão no
esquerdo do mouse
campo “INFORME no
O DOCU-
botãoMENTO”
[PESQUISAR].
e clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
51
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no botão
no botão [CANCELAR].
[CANCELAR].
Lembretes:
– Somente o órgão/unidade que realizou a expedição pode cancelá-la.

Lembretes:
– O cancelamento da expedição deve ser feito quando o documento retornar ao órgão/unidade
– Somente o órgão/unidade que realizou a expedição pode
ou quando for feita uma expedição de maneira incorreta.
cancelá‐la.
– Gerar
O cancelamento
e Imprimir a Guia deda expedição deve ser feito quando o
Expedição
documento retornar ao órgão/unidade ou quando for feita uma
Após ser realizada a expedição, o usuário poderá gerar a Guia de Expedição para o(s) órgão(s)
expedição de maneira incorreta.
que os expedientes foram expedidos.
Para gerar uma Guia de Expedição no SIPAR, o usuário deve realizar os seguintes passos:
Gerar e Imprimir a Guia de Expedição
Após ser realizada a expedição, o usuário poderá gerar a Guia de

Expedição para o(s) órgão(s) que os expedientes foram expedidos.
Para gerar uma Guia de Expedição no SIPAR, o usuário deve realizar os

seguintes passos:

mouse em EXPEDIR.
52
1) Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em EXPEDIR.
2) Digite o número do registro que terá a guia impressa no campo “INFORME

O DOCUMENTO”
2) Digite o número doeregistro
cliquequecom
terá aoguia
botão esquerdo
impressa do mouse
no campo “INFORME no botão
O DOCUMENTO”
[PESQUISAR].
e clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
2) Digite o número do registro que terá a guia impressa no campo “INFORME
O DOCUMENTO” e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].

53

3) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [IMPRIMIR GUIA].
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no botão
no botão [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].
4) Preenchendo para
campos para gerar
gerar a de
a Guia Guia de Expedição:
Expedição:
4) Preenchendo os campos para gerar a Guia de Expedição:
1. Escolha
Explicando osocampos:
destino para emissão de nova guia: campo utilizado para adicionar/escolher o
órgão de destino para o qual se deseja gerar a Guia de Expedição.
1. Escolha o destino para emissão de nova guia: campo utilizado
2. Listagem de documentos: nesta lista, aparecem todos os registros dos expedientes que fo-
para adicionar/escolher o órgão de destino para o qual se deseja
ram expedidos para o órgão selecionado. Escolha os expedientes que farão parte da Guia de
gerar
1.Expedição
Escolhaa Guia de Expedição.
o destino para emissão de nova guia: campo utilizado
clicando com o botão esquerdo do mouse na “caixa” ao lado de cada registro.
para adicionar/escolher o órgão de destino para o qual se deseja
2. Listagem clique
3. Imprimir de documentos: nestadolista, aparecem todos
GUIA os
pararegistros
gerar aguia:
Guia de com o botão esquerdo
Expedição. mouse em IMPRIMIR finalizar a
dos expedientes
ação e gerar a Guia. que foram expedidos para o órgão selecionado.
2. Escolha
Listagemosdeexpedientes
documentos: que farão
nesta parte
lista, da Guia
aparecem de osExpedição
todos registros
clicando com o botão
dos expedientes que esquerdo do mousepara
foram expedidos na “caixa”
o órgão ao lado de cada
selecionado.
registro.
Escolha os expedientes que farão parte da Guia de Expedição
clicando com o botão esquerdo do mouse na “caixa” ao lado de cada
registro.
54
3. Imprimir guia: clique com o botão esquerdo do mouse em
IMPRIMIR
Reimprimir Guia de GUIA para finalizar a ação e gerar a Guia.
Expedição

mouse em EXPEDIR.
Reimprimir Guia de Expedição
1) Vá Reimprimir
ao menu Guia de Expedição > e dê um clique com o botão esquerdo do
DOCUMENTOS
1) Vá em
mouse EXPEDIR.
ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em EXPEDIR.
2) Digite o número do registro que terá a guia reimpressa no campo

2) Digite o número e clique
do registro que terá com o botão
a guia reimpressa esquerdo
no campo “INFORMEdo mouse no
O DOCUMENTO”
botãoe[PESQUISAR].
clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
2) Digite o número do registro que terá a guia reimpressa no campo
“INFORME O DOCUMENTO” e clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [PESQUISAR].
55
3) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [IMPRIMIR GUIA].
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no botão
no botão [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].
4) Vá em “REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE” e digite o número do registro no

campo “DOCUMENTO”.
4) Vá em Clique com
“REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE” o botão
e digite esquerdo
o número do
do registro nomouse no botão
campo “DOCUMENTO”.
[REIMPRIMIR GUIA
Clique com o botãoEXISTENTE].
esquerdo do mouse no botão [REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].
4) Vá em “REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE” e digite o número do registro no
campo “DOCUMENTO”. Clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].
Receber expedientes
Receber expedientes
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser feito fisicamente e também
no Sistema. Isso evita a perda de documentos e facilita o controle e o acompanhamento da informação.
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser
feito fisicamente e também
Segundo a Portaria MS/GM no Sistema.deIsso
nº 1.864/2011, 4 de evita
agostoadeperda deseudocumentos
2011, em e
artigo 9º, é vedado
Receber
facilita
aos órgãos expedientes
o controle e oda
do Ministério acompanhamento
Saúde o recebimentodade informação.
documentação particular ou que não seja de in-
teresse do órgão.
O recebimento
Segundo de documentos
a Portaria (expedientes
MS/GM nº 1.864/2011, de 4ou
de processos) deveem
agosto de 2011, ser
feito fisicamente
Receber
seu artigo os e também
expedientes
9º, é vedado no Sistema.
fisicamente:
aos órgãos Isso evita
do Ministério da aSaúde
perdaode documentos
recebimento de e
facilita o controle
documentação e o acompanhamento
particular ou que não sejadadeinformação.
interesse do órgão.
1. Verificar os aspectos básicos que comprovem a autenticidade do expediente, como: assina-
turas e carimbos.
Segundo a Portaria MS/GM nº 1.864/2011, de 4 de agosto de 2011, em
seu artigo 9º, ésevedado
2. Conferir aos órgãos
todas as páginas do Ministério
estão numeradas da Saúde
corretamente o recebimento
e na ordem de
exata das páginas.

documentação particular ou que não seja de interesse do órgão.
56
3. Verificar se os dados do registro estão corretos, principalmente: “número do documento”, “re-
sumo”, “interessado”, “anexos”, “inserções”.
4. Conferir se o documento foi tramitado corretamente ao órgão de destino.
Caso, no procedimento de conferência, seja observado algum erro ou equívoco, o expediente

deve ser recebido no Sistema e devolvido ao órgão que o enviou, por meio de despacho, comunicando
as razões da devolução e solicitando que sejam providenciadas as correções ou sanadas as irregularida-
des do documento em questão, conforme artigo 19º da Portaria MS/GM nº 1.864/2011, de 4 de agosto
de 2011.
Receber os expedientes no SIPAR:
Para receber expedientes no SIPAR, siga os seguintes passos:

O texto “Imprimir guia” pg 64 – não esta em negrito
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em RECEBER.
Trocar a figura da página 66 por esta:

Os textos “ Informe o Documento”, “Informe a GRD” e “Receber” pg 67 não está em negrito
Os textos “Registro”, “Registro Adicionais”, “Localização do Registro” e “Ação” pg 73 – Não
esta em negrito
O texto “Funcionalidade Listagem” pg 77 – não esta em negrito
Trocar figura da pg 78 por esta
57
2) Existem trêstrês
2) Existem formas
formas de receber
de receber umum expediente
expediente nosão
no SIPAR, SIPAR,
elas: são elas:
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o número de um registro SIPAR e clique com
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o número de um
o botão esquerdo do mouse no botão [RECEBER].
registro SIPAR e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[RECEBER].
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o número da GRD e todos os registros
que constarem nesta guia serão recebidos de uma única vez.
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o número da
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o botão esquerdo do mouse em uma
GRD e todos os registros que constarem nesta guia serão recebidos
das “caixinhas” e clicando com botão esquerdo do mouse no botão [RECEBER], os registros
de uma única vez.
selecionados serão recebidos de uma única vez.
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o botão
Inserção de expedientes
esquerdo do mouse em uma das “caixinhas” e clicando com botão
esquerdo
É a união do ou
entre dois mouse no botão que
mais expedientes [RECEBER],
tratem sobre os
um registros selecionados
mesmo assunto, tenham um
1) Vá ao menu Documento > INSERÇÃO e dê um clique com o botão
mesmo interessado ou necessitemde
tramitar
uma juntos.
esquerdo serão recebidos
do mouse. única vez.
1) Vá ao menu DOCUMENTO INSERÇÃO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
Inserção de expedientes
É a união entre dois ou mais expedientes que tratem sobre um mesmo

assunto, tenham um mesmo interessado ou necessitem tramitar juntos.
2) Informe o número do registro principal (aquele que terá os outros

registros inseridos) e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
58
2) Informe o número do registro principal (aquele que terá os outros
registros
2) inseridos)
Informe e dê umdoclique
o número com principal
registro o botão esquerdo do mouse
(aquele que no outros
terá os botão
[PESQUISAR].
registros inseridos) e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
2) Informe o número do registro principal (aquele que terá os outros registros inseridos) e dê
um clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Informe o número do registro que será inserido ao registro principal e dê

um
3) clique com o
3) Informe
Informe oo número
botão
número esquerdo
dodo
registro do será
que
registro mouse no inserido
queinserido
será botão
ao [INSERIR].
registro principal
ao e dê principal
registro um clique com o
e dê
um cliquebotão
comesquerdo
o botão mouse no botão
doesquerdo [INSERIR].no botão [INSERIR].
do mouse
Desfazer a inserção
Repita essa operação
Repita quantasquantas
vezes forem necessárias paranecessárias
inserir os documentos necessários.
Quandoessa operação
é necessário que um vezes forem
documento inserido a outro paratenha
inserir os
essa
documentos
Repita
situação necessários.
essa
desfeita,
Desfazer operação
seja
a inserção por erroquantas vezesouforem
de inserção por nãonecessárias
haver mais para inserir os
necessidade
documentos
dos necessários.
expedientes tramitarem juntos, devem ser realizadas as seguintes
Quando é necessário que um documento inserido a outro tenha essa situação desfeita, seja por
operações no SIPAR:
erro de inserção ou por não haver mais necessidade dos expedientes tramitarem juntos, devem ser reali-

zadas as seguintes operações no SIPAR:
1)
Vá ao menu Documento > INSERÇÃO e dê um clique com o botão
esquerdo 1) Vádo
ao mouse.
menu DOCUMENTO INSERÇÃO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
2) Informe o número do registro principal (o que tem os outros registros

inseridos) e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
59
2) Informe o número do registro principal (o que tem os outros registros
inseridos) e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
2) Informe o número do registro principal (o que tem os outros registros inseridos) e dê um
3) Selecione
3) Selecione ooregistro
registro ao aqual
ao qual a inserção
inserção será
será desfeita e dêdesfeita e dêo botão
um clique com um clique com
esquerdo do
o botão esquerdo do mouse no botão
mouse no botão [DESFAZER INSERÇÃO].
[DESFAZER INSERÇÃO].
Repita essa
Repita operação
essa quantasquantas
operação vezes forem necessárias.
vezes forem necessárias.
Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR
Funcionalidade Alterar: caso seja necessário corrigir ou acrescentar alguma

informação do registro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos
abaixo:
1) Vá ao menu Documento > ALTERAR e dê um clique com o botão

esquerdo do mouse.
60
Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR
Funcionalidade Alterar: caso seja necessário corrigir ou acrescentar alguma informação do re-
gistro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos abaixo:
1) Vá ao menu DOCUMENTO ALTERAR e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
2) Informe
o número do do registro
registro SIPAR aSIPAR a sere ALTERADO
ser ALTERADO e odê
dê um clique com umesquerdo
botão clique
2) Informe
com o
o botãonúmero do
esquerdo registro SIPAR a ser ALTERADO
do mouse no botão [PESQUISAR]. e dê um clique
do mouse no botão [PESQUISAR].

3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informação e clique com o
3) Altere o campo incorreto
botão esquerdo do mouseou noadicione alguma informação e clique com o
botão [SALVAR].
botão esquerdo do mouse no botão [SALVAR].
61
3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informação e clique com o botão esquerdo do
mouse no botão [SALVAR].
Importante

Nesta funcionalidade, também podem ser feitas as seguintes ações: incluir um ARQUIVO DIGITAL,
Importante
fazer JUNTADA, GERAR CÓPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR SETORIAL e VI-
SUALIZAR.

Nesta funcionalidade, também podem ser feitas as seguintes
ações:
incluir um ARQUIVO DIGITAL, fazer JUNTADA, GERAR
CÓPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR
SETORIAL e VISUALIZAR.
Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas

as suas atividades, mas ainda não tenha terminado o seu prazo corrente, o
usuário pode arquivar setorialmente esse documento, para a melhor
localização e gestão de seus documentos. Observe o passo a passo:
1) Vá ao menu Documentos > ARQUIVAR SETORIAL e dê um clique com

o botão esquerdo do mouse.
62

Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas as suas ativida-
des, mas ainda não tenha terminado o seu prazo corrente, o usuário pode arquivar setorialmente esse
documento, para a melhor localização e gestão de seus documentos. Observe o passo a passo:
1) Vá ao menu Documentos ARQUIVAR SETORIAL e dê um clique com o botão esquerdo do

mouse.
2) Informe o número do registro SIPAR a ser arquivado no setor e dê um

2) 2) Informe
Informe o número do
o número doregistro SIPAR
registro a ser arquivado
SIPAR no setor e dê no
a ser arquivado um clique
setor com o botão
e dê um
clique com
clique com
o botão
o botão
esquerdo
esquerdo
do mouse no
do[PESQUISAR].
botão [PESQUISAR].
mouse no botão [PESQUISAR].
esquerdo do mouse no botão
3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o botão esquerdo do

mouse no botão [ARQUIVAR].

63

3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o botão esquerdo do mouse no botão [AR-
QUIVAR].
1. Registro: mostra o número do registro SIPAR que será arquivado no

setor.
2. Registros
Explicando osAdicionais:
campos: clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[+] para abrir uma “pop-up” e adicionar mais registros que serão
1. Registro: mostra o número do registro SIPAR que será arquivado no setor.
arquivados setorialmente
2. Registros Adicionais: clique com o botão esquerdo do mouse no botão [+] para abrir uma
3. Localização do Registro:
“pop-up” e adicionar mais registrospreencha esse campo
que serão arquivados com o local onde o
setorialmente.
registro está fisicamente guardado.
3. Localização do Registro: preencha esse campo com o local onde o registro está fisicamente
4. Ação: preenchido automaticamente pelo Sistema.
guardado.
4. Ação: preenchido automaticamente pelo Sistema.

Desarquivar Registro
Desarquivar Registro
1) Vá ao menu Documento > ARQUIVA SETORIAL e dê um clique com o
1) Vá ao menu DOCUMENTO ARQUIVAR SETORIAL e dê um clique com o botão esquerdo do
botão esquerdo do mouse.
mouse.
2) Informe o número do registro SIPAR a ser desarquivado no setor e dê um

64
2) Informe o número do registro
do registro SIPAR
SIPAR a ser desarquivado
a ser desarquivado noclique
no setor e dê um setorcom
e dê um
o botão
clique com o botão
esquerdo esquerdo
do mouse do[PESQUISAR].
no botão mouse no botão [PESQUISAR].
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no [DESARQUIVAR].
no botão botão [DESARQUIVAR].
Importante
O documento será desarquivado e passará a figurar na listagem de documentos correntes.

Importante
O documento será desarquivado e passará a figurar na

listagem de documentos correntes.
Funcionalidade Comentar: permite ao usuário colocar alguma informação que

seja pertinente e importante ao registro. O campo é de preenchimento livre e
podem ser adicionadas informações complementares ao registro. Veja os
passos abaixo para a execução dessa funcionalidade:
1) Vá ao menu Documentos > COMENTAR e dê um clique com o botão

esquerdo do mouse.
65
Funcionalidade Comentar: permite ao usuário colocar alguma informação que seja pertinente
e importante ao registro. O campo é de preenchimento livre e podem ser adicionadas informações
complementares ao registro. Veja os passos abaixo para a execução dessa funcionalidade:
1) Vá ao menu Documentos COMENTAR e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
2) Informe o número do registro SIPAR que receberá o comentário e dê um

2) Informe o número do registro SIPAR que receberá o comentário e dê um clique com o botão
clique com o botão
esquerdo esquerdo
do mouse no botãodo[PESQUISAR].
2) Informe o número do registro SIPAR que receberá o comentário e dê um

3) Comente o registro e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no

botão [COMENTAR].

botão [COMENTAR].
66

botão [COMENTAR].
3) Comente o registro e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão [COMENTAR].
Importante
Toda vez que o documento for consultado, o comentário

tambémImportante
será visualizado.
Toda vez que o documento for consultado, o comentário
também será visualizado.
Excluir Comentário
1) Vá ao menu Documentos > Importante

COMENTAR e dê um clique com o botão
esquerdo do mouse.
Excluir Comentário
Toda vez que o documento for consultado, o comentário também será visualizado.
1) Vá ao menu Documentos > COMENTAR e dê um clique com o botão
Excluir Comentário
esquerdo do mouse.
1) Vá ao menu Documentos COMENTAR e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
2) Informe o número do registro SIPAR que terá o comentário cancelado e dê

2) Informe o número do registro SIPAR que terá o comentário cancelado e dê um clique com o
um cliquebotão
comesquerdo
o botãodoesquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
2) Informe o número do registro SIPAR que terá o comentário cancelado e dê
um clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
Selecione o comentário a ser excluído e clique com o botão esquerdo do

mouse no botão [EXCLUIR]. 67
Selecione o comentário a ser excluído e clique com o botão esquerdo do

mouse no botão [EXCLUIR].
3) Selecione o comentário a ser excluído e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[EXCLUIR].
Importante
Só o usuário que fez o comentário poderá Importante

excluí-lo!
Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou cadastrados no ór-

gão em queSó o usuário
o usuário está. que fez o comentário poderá excluí-lo!
clique com o botão esquerdo do mouse.
1) Vá ao menu DOCUMENTO LISTAGEM e dê um
Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou

cadastrados no órgão em que o usuário está.
1) Vá ao menu Documento > LISTAGEM e dê um clique com o botão

esquerdo do mouse.
2) Entendendo os campos da listagem:
68

2) Entendendo os campos da listagem:
Figura página 78
1) Ano: selecione os anos abrangentes dos documentos que você deseja listar.
2) Documento: selecione a situação dos documentos que você deseja listar (“correntes”, “arqui-
vados”, “cancelados”, “expedidos”, “sobrestados”).
3) Pessoal: marcando este campo, a listagem mostrará apenas os documentos distribuídos para
o usuário que está gerando a listagem.
4) Inseridos: marcando este campo, o Sistema mostrará os documentos que possuem docu-
mentos anexados e listará também os seus anexos.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para
5) Insumos Estratégicos para Saúde (IES): marcando este campo, o Sistema mostrará apenas
pesquisas futuras, ou seja, uma informação específica e importante referente
os documentos que sejamareferentes
ao documento, para facilitar procura.a “Insumos Estratégicos para Saúde – IES”.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para pesquisas futuras,
1) Vá ao menu Documentos > PALAVRA-CHAVE e dê um clique com o
ou seja, uma informação específica e importante referente ao documento, para facilitar a procura.
botão esquerdo do mouse.
1) Vá ao menu Documentos PALAVRA-CHAVE e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
2) Informe o número do registro SIPAR ao qual serão inseridas as palavras--

chave e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
69
chave e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
chave 2)eInforme
dê oum clique
número comSIPAR
do registro o aobotão esquerdo
qual serão do mouse e dê
inseridas as palavras-chave noumbotão
clique
[PESQUISAR].
3) Insira a(s) palavra(s)-chave e dê um clique com o botão esquerdo do

mouse3)no botão
Insira [INSERIR]. e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão [INSERIR].
a(s) palavra(s)-chave
3) Insira a(s) palavra(s)-chave e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse no botão [INSERIR].
Excluir palavra-chave
1) Vá ao menu Documentos > Palavra-chave e dê um clique com o botão

Excluir palavra-chave
esquerdo do mouse.
1) Vá ao menu Documentos Palavra-chave e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.

2) Informe o número do registro SIPAR que terá a(s) palavra(s)-chave

excluída(s) e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
70
2) Informe o número do registro SIPAR que terá a(s) palavra(s)-chave
excluída(s) e dê
2) Informe um do
o número clique
registrocom o botão
SIPAR que esquerdo doexcluída(s)
terá a(s) palavra(s)-chave noumbotão
mousee dê clique
[PESQUISAR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluída e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[EXCLUIR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluída e clique com o botão esquerdo do
mouse no botão [EXCLUIR].
Importante

Só o usuário que inseriu a palavra-chaveImportante
poderá excluí-la.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem necessárias para a melhor localização do re-
Só o usuário que inseriu a palavra-chave poderá excluí-la.
gistro.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem
necessárias para a melhor localização do registro.
Funcionalidade Pesquisa Avançada: permite que o usuário recupere os

registros por meio da combinação de alguns campos. A pesquisa avançada é
capaz de recuperar também dados e informações acerca dos documentos que
foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto, é necessário
escolher entre as opções “SIPAR NOVO” e “SIPAR ANTIGO”.
Pesquisa Avançada SIPAR “NOVO”:
1) Vá ao menu Documentos > PESQUISA AVANÇADA e dê um clique com

o botão esquerdo do mouse.
71
Funcionalidade Pesquisa Avançada: permite que o usuário recupere os registros por meio da
combinação de alguns campos. A pesquisa avançada é capaz de recuperar também dados e informa-
ções acerca dos documentos que foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto, é
necessário escolher entre as opções “SIPAR NOVO” e “SIPAR ANTIGO”.
Pesquisa Avançada SIPAR “NOVO”:
1) Vá ao menu Documentos PESQUISA AVANÇADA e dê um clique com o botão esquerdo do

mouse.
2) Marque o campo “SIPAR NOVO” e preencha os campos para realizar a

pesquisa.
2) Marque o campo “SIPAR NOVO” e preencha os campos para realizar a pesquisa.
2) Marque o campo “SIPAR NOVO” e preencha os campos para realizar a
pesquisa.
Pesquisa Avançada SIPAR “ANTIGO”: com esta funcionalidade, é possível

Pesquisa
realizar Avançada
pesquisas SIPARde
no banco “ANTIGO”:
dados do com esta
antigo funcionalidade,
SIPAR (documentosé possível
realizar
produzidos
72 pesquisas
entre 2000 eno banco de dados do antigo SIPAR (documentos
2010).
produzidos entre 2000 e 2010).
1) Vá ao menu Documentos > PESQUISA AVANÇADA e dê um clique com
Pesquisa Avançada SIPAR “ANTIGO”: com esta funcionalidade, é possível realizar pesquisas no banco de
dados do antigo SIPAR (documentos produzidos entre 2000 e 2010).
1) Vá ao menu Documentos PESQUISA AVANÇADA e dê um clique com o botão esquerdo do

mouse.
2) Marque o campo “SIPAR ANTIGO” e preencha os campos para realizar a

pesquisa.
2) Marque o campo “SIPAR ANTIGO” e preencha os campos para realizar a pesquisa.
2) Marque o campo “SIPAR ANTIGO” e preencha os campos para realizar a
pesquisa.
73
4 Trabalhando com Processos
Constituirá processo o documento ou o conjunto de documentos cujo conteúdo requeira aná-

lises, informações, despachos e decisões dos diversos órgãos do Ministério da Saúde, ou ainda, que
estejam relacionados às ações e operações contábeis e financeiras.
Os processos são gerados a partir da autuação de documentos pelos setores de protocolo e, por
isso, não é possível registar um processo interno.
Não se constituirá em primeira peça do processo os documentos que tenham caráter transitó-
rio, tais como: convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de
cópia de processo, pedido de desarquivamento. Após a autuação do documento, a primeira peça do
processo nunca deverá ser retirada.
Tipos de processo:
Processo Externo: é aquele que foi autuado em outros órgãos da administração pública fede-
ral, estadual ou municipal.
Processo Interno: é aquele constituído no âmbito do Ministério da Saúde.
Trabalhando com processos externos
Ao receber um processo original que foi autuado em outros órgãos da administração pública
federal, as unidades do Ministério da Saúde devem proceder a sua conferência e, caso este esteja de
acordo com as normas da Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Lo-
gística e Tecnologia da informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MPOG) e
suas alterações, deverá registrá-lo no SIPAR.
Os processos oriundos de órgãos estaduais e municipais só terão suas peças renumeradas se a

respectiva numeração não estiver correta. A renumeração de tais peças será feita pelo órgão que rece-
ber o processo.
75
1) Vá ao menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do mouse
em REGISTRO.
Registrando um processo externo:

Registrando
1) Vá ao um processo externo:
menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do mouse
em 1)
REGISTRO.
Vá ao menu PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO.
2) Dê 2)um
Dê clique com
um clique comoo botão esquerdo
botão esquerdo do mouse
do mouse na área na áreanamarcada
marcada na imagem
imagem REGISTRO DE
REGISTRO
PROCESSO.DE PROCESSO.
2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse na área marcada na imagem

REGISTRO DE PROCESSO.

76
Insumo Estratégico para Saúde (IES): os processos referentes a insumo
Insumo
estratégico para Estratégico
saúde deverão para Saúdeidentificados
estar (IES): os processos referentescom
fisicamente a insumo
o estratégico para saúde
carimbo “Insumos Estratégicos de Saúde”. Esse carimbo é aposto pelos de Saúde”. Esse carimbo é
deverão estar identificados fisicamente com o carimbo “Insumos Estratégicos
técnicos das áreas
aposto que realizam
pelos técnicos a análise
das áreas do expediente;
que realizam a análise dosó assim, a só
expediente; opção
assim, a opção “sim” deverá ser
Insumo
“sim” deverá ser Estratégico
marcada. Caso o para externo
processo Saúdenão (IES):
leve os processos
esse carimbo, referentes a insumo
marcada. Caso o processo externo não leve esse carimbo, deverá ser marcada a opção “não”.
deverá serestratégico
marcada a opção para
“não”.saúde deverão estar identificados fisicamente com o
Figura 21 – Exemplo
carimbo de Carimbo
“Insumos “Insumos Estratégicos
Estratégicos de Saúde” Esse carimbo é aposto pelos
de Saúde”.
Figura 21 – Exemplo de Carimbo Insumos Estratégicos de Saúde
técnicos das áreas que realizam a análise do expediente; só assim, a opção
“sim” deverá ser marcada. Caso o processo externo não leve esse carimbo,
deverá ser marcada a opção “não”.
Figura 21 – Exemplo de Carimbo Insumos Estratégicos de Saúde

Origem: campo preenchido automaticamente pelo Sistema, sem possibilidade de troca pelo
usuário – significa que o processo teve origem em um órgão externo.
Órgão de Registro: campo preenchido automaticamente pelo Sistema com a sigla do órgão no
qual o usuário está registrando o processo.
77
Registro: campo disponível para o usuário escolher se o Sistema gerará um novo número
de registro ou se será inserido o número que já vier no processo externo. Esse número só será aceito
quando se tratar de um código SENAPRO válido, ou seja, numeração única de processo e/ou docu-
mentos, que visa à integridade do número atribuído ao processo e/ou ao expediente, na unidade de
registro de origem.
Número Original: campo para o usuário informar o número do documento que deu origem ao
processo. Caso opte por gerar um novo número de registro para o processo, o usuário poderá informar,
neste campo, a identificação original do processo.
Data do processo: é a data de criação do processo (data que está escrita na capa do processo).
Tipo de suporte: é o tipo de material onde o processo está gravado. Na maioria das vezes, o
suporte do processo será o papel, pois é onde a maioria dos processos são impressos, porém o usuário
poderá selecionar outros tipos como: Digital, Mapa, CD, DVD, Fotografia etc.
Prazo de pendência: campo onde se informa prazo total de pendência do processo, quando for
necessário. O prazo de pendência é o limite de tempo que o processo tem para ser respondido.
Órgão de origem: órgão que enviou o processo ou que tenha solicitado a sua autuação.
Acesso: é a classificação que define o grau de sigilo do processo, se é ostensivo, sigiloso, confi-
dencial, secreto ou ultrassecreto. Processos ostensivos são aqueles que podem ser acessados por todos.
Classificação Arquivística: código de classificação do assunto do processo. Este código auxiliará

na localização da informação e no gerenciamento do tempo de vida do processo dentro da instituição.
Referência ao registro: este campo deve ser preenchido caso o processo faça menção a algum
outro documento ou processo.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o processo e que serão
utilizadas para futuras pesquisas. Como este campo é de preenchimento livre, o usuário deverá se aten-
tar para a ortografia correta das palavras inseridas e evitar o uso de abreviações.
Resumo do processo: descrever, nesse campo, o conteúdo do processo de forma sucinta, po-
rém bem explicativa.
Importante
– O que está no assunto do processo não é o seu resumo.
– Antes de fazer o resumo, leia todo o processo com atenção.
– Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o que se trata o processo.
78
– Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o
que se trata o processo.
Erros comuns
Erros comuns
– Colocar no campo “resumo” a ação a ser realizada com o
processo.
– Colocar no campo “resumo” a ação a ser realizada com o processo.
Interessado: campo
Interessado: campoonde seescolhe
onde se escolhe
uma uma
pessoapessoa física uma
física ou jurídica, ou jurídica,
unidade douma
Ministério
unidade do Ministério da Saúde, órgãos da administração pública ou Para
da Saúde, órgãos da administração pública ou empresas privadas que têm interesse no processo.
empresas privadas do
saber qual o interessado que têm interesse
documento, no processo.
faça as seguintes Parasolicita
perguntas: Quem saber qualatividade
alguma o
interessado do documento, faça as seguintes perguntas: Quem solicita
ou informação? Quem terá ganhos ou perdas com esse processo? Quem tem interesse no assunto tra-
alguma atividade ou informação? Quem terá ganhos ou perdas com esse
tado no processo?
processo? Quem tem interesse no assunto tratado no processo?
Importante
Importante
– Ocupante do cargo não é interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome do serviço, divisão
– qual
ou coordenação ao Ocupante do cargo não é interessado. Nesses casos,
ele representa.
deve-se colocar o nome do serviço, divisão ou coordenação
– A palavra “OUTROS” não será interessada em expedientes.
ao qual ele representa.
– Esse campo é ilimitado, por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do processo.
– A palavra “OUTROS” não será interessada em
Proveniência: unidade que produziu o processo.
expedientes.
Arquivo Digital: campo no qual é possível inserir uma cópia digital do processo.
– Esse campo é ilimitado; por isso, sempre coloque o nome
de todos
Tramitar para: permiteos interessados
tramitar do processo.
o processo para outro órgão no momento do registro.
Botão Incluir: ao preencher e selecionar as informações do formulário, acionar o botão [IN-

CLUIR] para finalizar o registro e para o Sistema gerar o número de protocolo.
Botão Copiar: utilizar este botão para copiar os dados de um outro processo ou documento já
cadastrado na base de dados do SIPAR para o registro que se está realizando.
Importante
– Caso o processo externo seja de um órgão da administração pública federal e apresente algum
erro, a área do MS que o receber poderá devolvê-lo ao seu remetente por meio de ofício, explican-
do os erros encontrados, e solicitar a correção ou, caso opte por renumerar as peças do processo,
deverá fazê-lo mediante despacho.
– Não há como se registrar cópia de processo externo no SIPAR. Caso algum órgão externo envie
uma cópia de processo ao Ministério da Saúde, deve-se registrar no Sistema o ofício de encaminha-
mento da referida cópia. A informação acerca da cópia do processo poderá ser inserida no campo
comentário.
Trabalhando com processos internos
Para que um expediente passe a ser um processo, ele deve ser autuado. Somente por meio da
autuação é que se gera um processo, não sendo possível registrar processos internos.
79
Autuação: ação pela qual um expediente passa a se constituir processo.
A solicitação de autuação de documento poderá ser feita por qualquer unidade formal do Mi-
nistério da Saúde à unidade responsável pela atividade de autuação por meio de memorando ou des-
pacho na última folha do documento.
Para a autuação, o expediente deverá estar devidamente registrado no SIPAR e ser preparado
da seguinte forma:
• Ordenar os documentos na sequência em que deve ser formado o processo, retirando

folhas em branco e capas plásticas.
• Documentos não textuais devem ser encaminhados para autuação identificados como
“anexo”, informando-se sobre a sua existência no memorando ou despacho que solicita
autuação.
• Os documentos deverão ter as folhas numeradas no canto inferior direito do documento,
em ordem crescente, sem rasuras, sem carimbo e sem rubrica, iniciando-se a contagem a
partir da segunda folha do documento, que será numerada com o número 2.
• Os versos das folhas em branco devem conter o carimbo “em branco” aposto.
• Tramitar no SIPAR o documento para a unidade autuadora com o despacho: autuar e resu-
mo do despacho: “para autuação”.
O processo deverá ser formado a partir de documentos originais. Caso não seja possível, a uti-
lização de cópias será cabível mediante exposição de motivo. As cópias deverão ser encaminhadas por
meio de memorando.
Mensagens encaminhadas via correio eletrônico poderão constituir em peça de processo me-
diante ratificação feita por meio de despacho ou memorando.
A utilização de sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile não prejudica o cum-
primento de prazos, devendo os originais serem encaminhados no prazo máximo de cinco dias úteis,
contados da data de transmissão. Quem fizer uso da transmissão de dados e imagens tipo fac-símile será
responsável pela autenticidade do documento transmitido. O envelope encaminhando à correspondên-
cia não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informações
necessárias referentes ao endereço do remetente.
Importante
Poderá ser incluído no processo apenas o envelope que, por motivo previamente definido, tenha
que comprovar a data de postagem do seu conteúdo.
Atividades a serem realizadas com os processos internos ou externos que estejam nas áreas
Numerando as páginas do processo
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utili-
zado carimbo próprio para a colocação do número, aposto no canto superior direito da folha, receben-
do, a primeira folha, o número 1 . As peças iniciais serão numeradas pela unidade autuadora, a capa não
deve ser numerada.
80
aposto no canto superior direito da folha, recebendo, a primeira folha, o número
1 . As peças iniciais serão numeradas pela unidade autuadora, a capa não
deve ser numerada.
O verso da folha não será numerado e sua identificação, quando for

necessária, terá como referência a letra “v”.
O verso da folha não será numerado e sua identificação, quando for necessária, terá como refe-
As peças
rência a letrasubsequentes
“v”. serão numeradas e rubricadas pelas unidades
que as adicionarem, em ordem crescente e em continuidade à numeração já
existente, com As peças subsequentes
carimbo serãopara
próprio numeradas e rubricadasem
numeração pelasque
unidades que as a
conste adicionarem, em or-
identificação/sigla
dem crescenteda e emárea e rubrica
continuidade de quemjátiver
à numeração procedido
existente, à inserção
com carimbo dosnumeração em que
próprio para
documentos. Ex.:
conste a identificação/sigla da área e rubrica de quem tiver procedido à inserção dos documentos. Ex.:
Figura
Figura 22 – Posição
Posiçãodo
docarimbo
carimbodede numeração
numeração dede processo
processo

Importante

– Não pode haver numeração repetida no processo.
– Não pode haver folhas não numeradas no processo.
– Não se admite diferenciação da numeração por meio de letras ou qualquer outro meio.
– Não pode haver rasuras.
– Preste atenção no momento da numeração das páginas para evitar transtornos futuros.
Numerar folhas de tamanho reduzido
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, deve-se colá-la em folha
de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de folhas de tal forma que o canto superior direito
do documento colado seja atingido pelo referido carimbo, conforme ilustração a seguir:
81
Figura 23 – Carimbo em folha reduzida
Figura 23 – Carimbo em folha reduzida
[
N
d
Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM nº 05, de 19 de dezembro de 2002.
Quando houver mais de um documento de tamanho reduzido, poderá ser feita a colagem em
Quando houver
uma única folha, de formamais de um
que apenas umdocumento
documentoreceba o de tamanho
carimbo, reduzido, dapoderá
conforme demonstração
figura. As demais folhas deverão ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que está colada.
ser feita a colagem em uma única folha, de forma que apenas um documento
É necessário também que haja uma observação escrita de quantas peças estão coladas em uma
receba mesma
o carimbo, conforme
folha, possibilitando, assim,demonstração da figura. As demais folhas deverão
resguardar a informação.
ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que está colada.
É necessário também que haja uma observação escrita de quantas

peças estão coladas em uma mesma folha, possibilitando, assim, resguardar a
informação.
82
Figura 24 – Carimbo em várias peças coladas em uma folha
Figura 24 – Carimbo em várias peças coladas em uma folha
ão de Folha 83
do for constatada a necessidade da correção da num

Renumeração de Folha
Quando for constatada a necessidade da correção da numeração de qualquer folha do proces-

so, deve-se inutilizar a anterior, sem rasuras, fazendo-se um “X” sobre o carimbo incorreto. Ex.:
Figura 2525–Figura
Figura –Exemplo
Exemplo de como
de como
25 – Exemplo renumerar
renumerar
de como folhas
folhas
renumerar folhas

ve-se apor o novo carimbo de numeração no canto superior direito de
Deve-se apor o novo carimbo de numeração no canto superior direito de cada folha, inserindo
a, inserindo o número correto e rubricando.
e apor o novo carimbo de numeração no canto superior direito de
o número correto e rubricando.
serindo o número
Figuracorreto
Figura26 e rubricando.
26 –– Carimbo
Carimbo dede numeração
numeração
Figura 26 – Carimbo de numeração

Os processos oriundos de outros órgãos e entidades, pertencentes ou não à administração pú-
processos oriundos de outros órgãos e entidades, pertencentes ou
blica, só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta e indicada por
ministração pública, só terão suas peças renumeradas se a respectiva
meio de
Fonte: despacho.
Autoria própria.
o não estiver correta e indicada por meio de despacho.
Importante:
cessos oriundos de outros órgãos e entidades, pertencentes ou
stração pública, –só terão
Caso suasrenumeração
haja alguma peças renumeradas sesera aposto
no processo, deverá respectiva
despacho, que certifique e explique
ão estiver correta e indicadalogo
o procedimento por meio
após dedespacho
o último despacho.
do processo.
– A conferência do processo evita a continuação de erros e facilita sua numeração. Caso, durante a
conferência de processos, seja detectado qualquer erro de procedimento, deve-se receber o processo,
apor despacho solicitando a correção dos erros detectados e devolvê-lo à área que o enviou para que
sejam sanadas as incorreções. Devolver o processo por meio de despacho e no SIPAR.
Inserção de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR
– Inserção de expedientes
84
Inserção de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR
– Inserção de expedientes
Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade à

numeração aposta no canto superior direito.
Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade à numeração aposta no
Caso direito.
canto superior o expediente a ser inserido já tenha sido registrado no SIPAR,
proceda da seguinte maneira para fazer a inserção no Sistema:
Caso o expediente a ser inserido já tenha sido registrado no SIPAR, proceda da seguinte manei-
ra para fazer a inserção no Sistema:
1) Vá ao menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do mouse
em 1)JUNTADA.
Vá ao menu PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em JUNTADA.
2) Informe o número do processo principal, aquele no qual os documentos

serão inseridos.
2) Informe o número do processo principal, aquele no qual os documentos serão inseridos.

3) Informe o número do expediente que será inserido no processo principal, no

campo marcado na imagem a seguir:
85
3) Informe o número do expediente que será inserido no processo principal, no
3) campo
Informemarcado
o númeronadoimagem a seguir:
expediente que será inserido no processo principal, no
3) Informe o número do expediente que será inserido no processo principal, no campo marca-
campo marcado naa imagem
do na imagem seguir: a seguir:
4) Após 4)informar o número do expediente que será inserido no processo

Após informar o número do expediente que será inserido no processo principal, clique no
4) principal, clique
Após informar
botão ononúmero
botão [INSERIR].
[INSERIR]. do expediente que será inserido no processo
principal, clique no botão [INSERIR].
Encerramento e e
Encerramento Abertura de volume
Abertura de volume
Encerramento
Encerramento deeVolume
Abertura de volume
Segundo a Portaria MPOG/SLTI nº 05, de 19/2002, cada volume de processo não poderá ex-

ceder a 200 folhas; portanto, quando o documento a ser inserido ao processo apresentar número de
folhas excedentes ao limite fixado pela referida Portaria, deverá ser formado um novo volume.
É importante se atentar para o fato de que, segundo a Portaria MPOG/SLTI nº 05, não é permitido
desmembrar o documento e, se ocorrer a inclusão de um documento ao processo que excederá as 200
folhas, deve-se abrir um novo volume.
Ex.: no caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um expediente contendo
50, encerrar-se-á o volume com 181 folhas (180 nº de folhas do processo + 1 folha que é o termo de
86
encerramento) e abrir-se-á novo volume com 51 folhas (1 folha do termo de abertura + 50 folhas do
expediente).
Para o encerramento de um volume, deverá ser incluído na última folha do volume a ser encerrado,
devidamente numerado, o “Termo de Encerramento de Volume”.
Figura 27 – Termo de Encerramento de Volume
Figura 27 – Termo de Encerramento de Volume
[MMA4] Com
Normativa MP
dezembro de 2
Abertura de volume
Abertura de volume
Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo após a capa, o “Termo de
Abertura
Nadeabertura
Volume”, obedecendo à sequênciadeve-se
de um volume, numérica do volume
incluir emanterior.
folha suplementar, logo
após a capa, o “Termo de Abertura de Volume”, obedecendo à sequência
numérica do volume anterior.
Figura 28 – Termo de Abertura de Volume
[MMA5] Com
Normativa MP
dezembro de 2
87
Abertura de volume
Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo

após a capa, o “Termo de Abertura de Volume”, obedecendo à sequência
numérica do volume anterior.
Figura2828
Figura – Termo
– Termo de Abertura
de Abertura de Volume
de Volume
[MMA5] Com
Normativa MP
dezembro de 2
A abertura de um novo volume será executada pelas unidades organizacionais do Ministério da

Saúde. Estas deverão solicitar a etiqueta e a capa de processo às unidades autuadoras correspondentes.
Tanto a abertura e o encerramento do volume deverão ser informados no SIPAR.
Obs.: numeram-se normalmente as folhas dos termos de encerramento e abertura de volumes.
Juntada
É a união de um processo ao outro, com o qual se tem relação ou dependência. Existem dois
tipo de juntada:
• Apensação: é a juntada temporária entre dois ou mais processos.

• Anexação: é a juntada definitiva entre dois ou mais processos.
Como fazer a apensação nos processos fisicamente?
A juntada por APENSAÇÃO se dá quando há união temporária de um ou mais processos para que
se proceda ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessa-
do ou não, conservando a cada processo a sua identidade, a sua independência e a sua numeração.
A juntada por apensação deve ocorrer apenas para que as informações contidas no processo
que já contém alguma decisão acerca do assunto sirvam como subsídio para a decisão de outro proces-
so, devendo ser desapensados ao final da tomada de decisão.
Importante
De forma alguma as folhas do processo apensado serão renumeradas em continuidade ao proces-

so principal, devendo permanecer cada processo com a sua numeração original.
88
Figura2929
Figura – Procedimento
– Procedimento de juntada
de juntada por apensação
por apensação

Passo
Passoa passo:
a passo:
1. Deve-se lavrar o termo de juntada por apensação na última folha do processo mais antigo, e
1. Deve-se lavrar o “Termo de Juntada por Apensação” na última folha do
apor despacho com o pedido de juntada no processo mais recente. Tanto o despacho quanto
processo acessório, e apor despacho com o pedido de juntada no processo
o termo serão numerados.
principal, que é aquele que precisa da decisão. Tanto o despacho quanto o
termo serão numerados.
2. Colocar o processo mais antigo em primeiro lugar no momento da apensação dos processos, e
deve-se anotar, na capa deste, o número do processo que está sendo apensado.
2. Colocar o processo acessório em primeiro lugar no momento da apensação
dos processos, e deve-se anotar, na capa deste, o número do processo que
está sendo apensado.
89

Figura 30 – Termo de Juntada por Apensação
Figura 30 – Termo de Juntada por Apensação [MMA6] C
Figura 30 – Termo de Juntada por Apensação Normativa
dezembro d
[MMA6]
Normativa
dezembro

Fazendo a apensação no SIPAR
1) Fazendo a apensação
Vá aoFazendo
menu apensação no no
aPROCESSO >SIPAR
SIPAR e dê um clique com o botão esquerdo do mouse
em JUNTADA.
1) Vá ao1)menu PROCESSO
Vá ao menu PROCESSO e dê> um
e dê umcom
clique clique com
o botão o botão
esquerdo esquerdo
do mouse do mouse
em JUNTADA.
em JUNTADA.

2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos serão
2) apensados; após informar
Informe o número o número,
do processo clique
principal, com
aquele ao oqual
botão esquerdo serão
os processos do
mouse no botão
apensados; [PESQUISAR].
após informar o número, clique com o botão esquerdo do
2) Informe o número do processo mais antigo, aquele ao qual os processos serão apensados;
no botão
mouse após informar[PESQUISAR].
o número, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Vá ao campo “TIPO DOCUMENTAL” e mude de “DOCUMENTO” para

“PROCESSO”.
3) Vá ao campo “TIPO DOCUMENTAL” e mude de “DOCUMENTO” para “PROCESSO”.
“PROCESSO”.
4) Vá ao campo “REGISTRO” e informe o número do processo que será

apensado.
apensado.

91

2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos serão
apensados; após informar o número, clique com o botão esquerdo do
4) Vá ao campo “REGISTRO” e informe o número do processo que será apensado.
5) Vá ao 5)campo “TIPO
Vá ao campo DEDEJUNTADA”
“TIPO e mude
JUNTADA” e mude para “APENSAÇÃO”.
para “APENSAÇÃO”.
“PROCESSO”.
6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [APENSAR].

apensado.

92

6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [APENSAR].
Importante
Só poderão ser apensados processos que estejam na posse do mesmo órgão no SIPAR.
A ação de apensar no SIPAR estará concluída. Repita essa operação
quantos forem os processos a serem apensados.
Desapensação
A desapensação consiste na separação de dois ou mais processos quando finalizado o efeito

que levou a apensação.
Importante
Só poderão ser apensados processos que estejam na posse

do mesmo órgão no SIPAR.

DESAPENSAÇÃO
A desapensação consiste na separação de dois ou mais processos

quando finalizado o efeito que levou a apensação.
93

Figura 31 – Procedimento de desapensação
O título da figura 21 – “Insumo Estratégico de Saúde” deve esta entre aspas – pg 87
O texto “Inserção de expedientes” pg 97 – não esta em negrito
Trocar a figura por esta abaixo:
Figura 31 – Procedimento de desapensação


Fonte: Autoria
Deve-seprópria. incluir o “Termo de Desapensação” na última folha do processo
Trocar a figura 59 pg 146 por esta
que foi realizada a juntada (processo principal) e realizar a desapensação dos
Deve-se incluir o termo de desapensação no processo mais novo e realizar a desapensação dos
processos no SIPAR.
processos no Sipar.
Figura 32 – Termo de Desapensação
Figura 32 – Termo de Desapensação
[MMA7] Co
Normativa MP
dezembro de

94
Fazendo a desapensação no SIPAR
1) Vá ao menu PROCESSO > JUNTADA e dê um clique com o botão

esquerdo do mouse.
1) Vá ao menu PROCESSO > JUNTADA e dê um clique com o botão

esquerdo do mouse.
1) Vá ao menu PROCESSO JUNTADA e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
2) Informe o número do processo principal, aquele no qual os processos

foram apensados; após informar o número, clique com o botão direito do
2) Informe o número do processo principal, aquele no qual os processos foram apensados; após
informar do processo
o número, clique com oprincipal,
aquele nonoqual
botãoos processos
[PESQUISAR].
foram apensados; após informar o número, clique com o botão direito do
3) Selecione o processo que será desapensado, clicando com o botão

esquerdo do mouse no campo “SELECIONAR”.
3) Selecione o processo que será desapensado, clicando com o botão
95
3) Selecione o processo que será desapensado, clicando com o botão esquerdo do mouse no
campo “SELECIONAR”.
4) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [DESAPENSAR].

5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos da desapensação

e clique com o botão esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos da desapensação
96

5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos da desapensação e clique com o botão
esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
A ação de desapensar no SIPAR está concluída. Repita essa operação quantos forem os proces-
sos a serem desapensados do processo principal.
Importante:
A ação de desapensar no SIPAR está concluída. Repita essa operação
quantos forem os processos a serem desapensados do processo principal.
• A desapensação dos processos ocorrerá antes do arquivamento.
• O termo de desapensação deve ser numerado.

Importante:
Anexação • A desapensação dos processos ocorrerá antes do arquivamento.

A juntada
• Opor ANEXAÇÃO
termo se dá quando hádeve
de desapensação união ser
definitiva e irreversível de um ou mais pro-
numerado.
cessos desde que pertencentes ao mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.
Passo a Passo para a anexação:

Anexação
Inserir termo de juntada por anexação na última folha do processo principal (que será sempre
A juntada por ANEXAÇÃO se dá quando há união definitiva e
o mais antigo). Este deverá ser numerado.
irreversível de um ou mais processos desde que pertencentes ao mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.
Passo a Passo para a anexação:
Inserir termo de juntada por anexação na última folha do processo principal

(que será sempre o mais antigo). Este deverá ser numerado.
97
Figura3333
Figura – Termo
– Termo de Juntada
de Juntada por Anexação
por Anexação
[MMA8] Comen
Normativa MPOG/
dezembro de 2012
1. Sobrepor à capa do processo principal a capa do processo acessório.

1. Sobrepor à capa do processo principal a capa do processo acessório.
2. Inserir o conteúdo do processo acessório em seguida ao termo de anexação, formando um
2. único
Inserir o conteúdo do processo acessório em seguida ao termo de
conjunto.
anexação, formando um único conjunto.
3. Renumerar e rubricar as folhas/páginas do processo acessório (mais novo), obedecendo à
numeração sequencial do principal.
3. Renumerar e rubricar as folhas/páginas do processo acessório (mais
4. Informar, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado por
novo), obedecendo à numeração sequencial do principal.
anexação.
4. Informar,
OBS.: na capa
caso o processo dotenha
acessório processo
termo deprincipal, o número
desentranhamento do processono
ou desmembramento,
momento da renumeração
acessório dasfoi
que folhas, permanecerá
juntado vago o lugar correspondente à peça retirada. O fato
por anexação.
deverá ser relatado em despacho.
OBS.: caso o processo acessório tenha termo de desentranhamento ou
desmembramento, no momento da renumeração das folhas, permanecerá
vago o lugar correspondente à peça retirada. O fato deverá ser relatado em
despacho.

98
Exemplificando o passo a passo
Figura 34 – Procedimento de juntada por anexação

Realizando a anexação no SIPAR

Realizando
1) Vá aoa anexação no SIPAR
menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
Realizando
mouse a
em anexação
JUNTADA. no SIPAR
1) Vá ao menu PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em JUNTADA.
1) Vá ao menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse em JUNTADA.

99

2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos
serão anexados. Após informar o número, clique com o botão esquerdo do
2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos
serão anexados. Após informar o número, clique com o botão esquerdo do
2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos serão anexados. Após
mouse no botão
informar[PESQUISAR].

“PROCESSO”.
3) Vá ao campo “TIPO DOCUMENTAL” e mude de “DOCUMENTO” para “PROCESSO”.

“PROCESSO”.

anexado.

anexado.
100

4) Vá ao campo “REGISTRO” e informe o número do processo que será anexado.
5) Vá 5)
aoVácampo
ao campo“TIPO DE
“TIPO DE JUNTADA”
JUNTADA” e mudeepara
mude para “ANEXAÇÃO”.
“ANEXAÇÃO”.
5) Vá ao campo “TIPO DE JUNTADA” e mude para “ANEXAÇÃO”.
botão [ANEXAR].
botão [ANEXAR].
101

6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [ANEXAR].
A anexação estará finalizada.
Repita a operação caso seja necessário anexar mais processos.

A anexação estará finalizada.
Desmembramento
Repita a operação caso seja necessário anexar mais processos.
O desmembramento é a separação de parte da documentação de um processo para formar
outro, mediante despacho da autoridade competente.
Desmembramento
Passo a Passo:
O os documentos a é
desmembramento
1. Retirar a separação
serem de parte da documentação de um
desmembrados.
processo para formar outro, mediante despacho da autoridade competente.
2. Colocar o “Termo de Desmembramento” no local onde foi retirado o documento – este termo
Passo a não deve ser numerado.

Passo:
1. Retirar os documentos a serem desmembrados.
2. Colocar o “Termo de Desmembramento” no local onde foi retirado o

documento – este termo não deve ser numerado.
102

Figura 35 – Termo de Desmembramento
Figura
Figura 35 –35 – Termo
Termo de Desmembramento
de Desmembramento [MMA9] Co
Normativa MP
dezembro de
[MMA9] Com
Normativa MP
dezembro de 2
Fonte:3. Colocar
Portaria Normativa despacho
MPOG/SLTIM nº 05,ao
de 19final do de
de dezembro processo
2002. explicando os motivos do
desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do
Exemplificando
desmembramento.
Exemplificando o passo
o passo a passo:a passo:
Figura
Figura 3636 – Procedimento
– Procedimento
Exemplificando de desmembramento
de desmembramento
o passo a passo:
Figura 36 – Procedimento de desmembramento

Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desmembrado,
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
deve-se
Fonte: inserirprópria.
Autoria uma cópia integral do documento no local do original, após o termo de desmembra-
processo desmembrado, deve-se inserir uma cópia integral do documento no
mento. Essas cópias não serão renumeradas e devem conter o carimbo de confere com o original.
processo desmembrado, deve-se inserir uma cópia integral do documento no

103

Importante:
– O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a

sua numeração, permanecendo vago o número de folhas
correspondente, inserindo no local o “Termo de
Desmembramento” que não será numerado.
Importante:
– É– Ovedada a retirada
processo que tiver folha ouda
peçaprimeira peçaado
retirada conservará processo.
sua numeração, permanecendo vago
o número de folhas correspondente, inserindo no local o “Termo de Desmembramento” que não
será numerado.
– É vedada a retirada da primeira peça do processo.

Desmembrar no SIPAR
1)Desmembrar
Vá ao menuno SIPAR
PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
1) Vá em
mouse JUNTADA.
ao menu PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em JUNTADA.

foram anexados; após informar o número, clique com o botão direito do
104
2) Informe o número do processo principal, aquele no qual os documentos foram anexados;
após informar o número, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Selecione o o processo
3) Selecione queseráserá
documento que desmembrado,
desmembrado, clicando
clicando com com odobotão
o botão esquerdo mouse
3) Selecione
esquerdo odo processo
no campo
que será
mouse no campo
“SELECIONAR”.
desmembrado, clicando com o botão
“SELECIONAR”.
4) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [DESMEMBRAR].
105
5) Preencha o ocampo
5) Preencha “JUSTIFICATIVA”
campo “JUSTIFICATIVA” comdo
com os motivos osdesmembramento
motivos do desmembramento
e clique com o botão
e clique com o botão esquerdo do mouse
esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR]. no botão [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos do desmembramento
Importante
Importante
O desmembramento só deve ser feito no SIPAR se a peça a ser retirada tiver o número de registro.
Caso a peça a ser desmembrada não tenha o referido número do registro, deve-se proceder o des-
membramento somente no processo.
Importante
O desmembramento só deve ser feito no SIPAR se a peça a
ser retirada tiver o número de registro. Caso a peça a ser
O desmembramento só deve ser feito no SIPAR se a peça a
desmembrada não tenha o referido número do registro,
deve-se proceder o desmembramento somente no processo
desmembrada não tenha o referido número do registro,
deve-se proceder o desmembramento somente no processo
106

Desentranhamento
desentranhamento é a retirada de peça do processo. Poderá ocorrer

ODesentranhamento
quando houver interesse do Ministério da Saúde ou a pedido de terceiros
O desentranhamento é a retirada de peça do processo. Poderá ocorrer quando houver interes-
desde que autorizada, com despacho prévio, pela autoridade competente.
se do Ministério da Saúde ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prévio, pela
Passo aautoridade
Passo:competente.
Passo a Passo:
1. Retirar os documentos a serem desentranhados.
1. Retirar os documentos a serem desentranhados.
2. Colocar o “Termo de Desentranhamento” ou “carimbo de
desentranhamento”
2. Colocar o “Termonodelocal onde foi retirado
Desentranhamento” o documento
ou “carimbo – este termo
de desentranhamento” no local onde
não deve ser numerado.
foi retirado o documento – este termo não deve ser numerado.
Figura 3737
Figura – Termo de Desentranhamento
– Termo de Desentranhamento
[MMA10] Comentár
Normativa MPOG/SLTI n
dezembro de 2012.
3. Fazer despacho solicitando o desentranhamento, devendo ser assinado pela autoridade

3. Fazer despacho
competentesolicitando
e colocado aoofinal
desentranhamento,
do processo. devendo ser assinado
pela autoridade competente e colocado ao final do processo.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo – este termo deve ser numerado.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo – este termo
deve ser numerado.

107
Figura 38 – Termo de Desentranhamento
Figura
Figura 3838 – Termo
– Termo de Desentranhamento
de Desentranhamento
[MMA11] C
Normativa MP
[MMA11] C
dezembro de
Normativa MP
dezembro de
Exemplificando o passo a passo:

Figura 39 – Procedimento de desentranhamento

Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desentranhado, deve-se tirar
uma cópia integral do documento e inseri-la no local do original. Essas cópias não serão renumeradas e devem conter
processo desentranhado,
Sempre que a retirada deve-se tirar uma cópia
do documento integral
prejudicar do documentodo
o entendimento e
o carimbo de confere com o original.
inseri-la nodesentranhado,
processo local do original. Essastirar
deve-se cópiasumanão serão
cópia renumeradas
integral e devem
do documento e
conter oCaso
inseri-la carimbo
noseja
local de
doconfere
inserido original.
no com
processo um o
Essas original.
cópiasquenão
documento serão renumeradas
não corresponda e devem
ao assunto do mesmo, ou
conter o carimbo de confere com o original.
que foi inserido erroneamente, deve-se retirar integralmente o documento deixando somente o “Termo
Caso seja inserido
de Desentranhamento”, no processo
sendo, neste um documento
caso, imprescindível a justificativaque nãoespecifique
em que corresponda ao
a necessi-
assunto
dade daCaso do seja
retirada mesmo,
da peça, não ou
inserido noque
sendo foi fazer
processo
necessário inserido
umcópia doerroneamente,
documento
documento deve-se retirar
quedesentranhado.
não corresponda ao
integralmente
assunto do mesmo, o documento
ou que foi deixando somente
inserido erroneamente, o deve-se
“Termo retirarde
integralmente o documento deixando somente o “Termo de
108

mouse
cópia em JUNTADA.
do documento desentranhado.
Desentranhar no SIPAR
Desentranhar
1) Vá ao menu no SIPAR
PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse emmenu
1) Vá ao JUNTADA.
PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em JUNTADA.

foram2) anexados; após informar o número, clique com o botão esquerdo do
Informe o número do processo principal, aquele no qual os documentos foram inseridos;
mouseapósno informar
botão [PESQUISAR].

foram anexados; após informar o número, clique com o botão esquerdo do
109
3) Selecione o expediente que será desentranhado, clicando com o botão
3) Selecione o oexpediente
3) Selecione expediente queque
será será desentranhado,
desentranhado, clicando comclicando com odobotão
o botão esquerdo mouse
esquerdo do mouse no
no campo “SELECIONAR”. campo “SELECIONAR”.
4) Clique com
4) Clique o obotão
com esquerdo
do mouse no[DESENTRANHAR].
no botão botão [DESENTRANHAR].
4) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [DESENTRANHAR].
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos do

desentranhamento e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com
[CONFIRMAR]. os motivos do
desentranhamento e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[CONFIRMAR].

110
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos do desentranhamento e clique com o botão
esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
Importante
Importante
O desentranhamento só deve ser feito no SIPAR se a peça a ser retirada tiver o número de registro.
O desentranhamento
Caso a peça a ser desentranhada nãosó deve
tenha sernúmero
o referido feito dono SIPAR
registro, seproceder
deve-se a peça o de-a
sentranhamento somente no processo físico.
desentranhada
Reconstituição não
tenha o referido número do registro, deve-
de processo
se proceder o desentranhamento somente no processo físico.
A reconstituição de processos será realizada quando o processo original for extraviado ou des-
truído. O fato deverá ser comunicado à autoridade competente de posse do processo.
Reconstituição de processo
A reconstituição tem caráter excepcional e não exclui o procedimento administrativo destinado
A reconstituição de processos será realizada quando o processo original
a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio.
for extraviado ou destruído. O fato deverá ser comunicado à autoridade
Como reconstituir um processo:
competente de posse do processo.
• Reunir cópias dostem
A reconstituição documentos
caráterqueexcepcional
constituíam o processo
e não nos órgãos
exclui o pelo qual tramitou.
procedimento
administrativo destinado
• Criação a apurar
de memorando a responsabilidade
informando do servidor
a reconstituição do processo, contendodetentor do
o seu número,
processo no momentointeressado,
procedência, do extravio.
assunto e outras informações que forem julgadas necessárias.
No documento, deverá constar o encaminhamento ao órgão competente pela autuação.
• Registrar o memorando no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR) e informar,
no registro do
Como reconstituir um novo processo, o número do processo extraviado.
processo:
• Deve-se colocar uma folha inicial informando a reconstituição do processo, constando o
• Reunir cópias ados
seu número, documentos
proveniência, que constituíam
o interessado, o processo
o assunto e outras informaçõesnos órgãos
que forem jul-
pelogadas
qualconvenientes.
tramitou.
• Se no decorrer da reconstituição for encontrado o processo original, este deverá prosseguir
• Criação de memorando
seu andamento informando
sendo anexado a ele o processoareconstituído.
reconstituição do processo,
contendo o seu número, procedência, interessado, assunto e outras
informações que forem julgadas necessárias. No documento, deverá
constar o encaminhamento ao órgão competente pela autuação.
111

5 CLASSIFICAÇÃO
A classificação de documentos é a atividade de análise e identificação

do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos. (Dicionário de Terminologia
5 Classificação
Arquivística, Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, 2005).
O objetivo da classificação nos arquivos setoriais é agrupar os

documentos de arquivo sob um mesmo assunto, visando agilizar a recuperação
A classificação de documentos é a atividade de análise e identificação do conteúdo de docu-
da informação e facilitar a organização dos documentos.
mentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códi-
gos. (Dicionário
É a partir de Terminologia Arquivística, Arquivo
da classificação Nacional,
dos Rio de Janeiro, 2005).
documentos que se define a
temporalidade dos
O objetivo documentos
da classificação e seu setoriais
nos arquivos ciclo de vida. os documentos de arquivo sob um
é agrupar
mesmo assunto, visando agilizar a recuperação da informação e facilitar a organização dos documentos.
Entendendo a classificação
É a partir da classificação dos documentos que se define a temporalidade dos documentos e
• deClassificar
seu ciclo vida. é uma atividade humana.
• Os homens classificam sem que tenham consciência dessa
Entendendo a classificação
operação.
• Não há uma
• Classificar classificação
é uma absoluta a ser descoberta.
atividade humana.
• Não descobrimos, mas elaboramos classificação.
• Os homens classificam sem que tenham consciência dessa operação.
• Existem tantas classificações quantas
• Não há uma classificação absoluta a ser descoberta. forem as características
possíveis de serem empregadas como base da divisão.
• Não descobrimos, mas elaboramos classificação.
Figura 40• –Existem tantas classificações

Exemplo quantas forem as características possíveis de serem empregadas
de classificação
como base da divisão.
Figura 40 – Exemplo de classificação
Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.
Ao elaborarmos uma classificação, temos como resultado um instrumento, que nada mais é do
Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.
que a tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre as classes e suas subdivisões.
Ao elaborarmos uma classificação, temos como resultado um
Classificando Documentos de Arquivo
instrumento, que nada mais é do que a tradução visual das relações
Para podermos
hierárquicas classificar
e orgânicas qualquer
entre documentoedesuas
as classes arquivo, temos que entender alguns concei-
subdivisões.
tos, são eles:
Classificando Documentos de Arquivo
Atividade-meio: é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e via-
bilizar o desempenho de suas atribuições específicas. São operações de gestão dos recursos humanos,
Para podermos classificar qualquer documento de arquivo, temos que
financeiros, informacionais e materiais comuns a todas as organizações.
entender alguns conceitos, são eles:
113

Ex.: Compra de equipamentos, contratação de pessoal, manutenção de elevadores, pagamento
de contas de telefone, água e luz.
Atividade-fim: é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho
de suas atribuições específicas. São operações vinculadas diretamente à missão da organização.
Ex.: Atenção Básica à Saúde, Auditoria do SUS, Vigilância Sanitária.
Função: Todas as responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir amplos objetivos

para os quais foi criado, essas funções são definidas nas leis ou regulamentos que criaram o órgão
(Schellenberg).
Ex.: Função: Gestão de Pessoas
Quem desempenha essa função no Ministério da Saúde é a Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas.
Atividade: cada função de um órgão pode ser subdividida em diversas “atividades”, série de
ações, levadas a efeito no desempenho de uma função específica (Schellenberg).
Ex.: Atividade: Pagamento
Para classificar documentos de arquivo, necessitamos de um instrumento específico. No caso

do Ministério da Saúde, devemos utilizar para classificar os documentos das atividades-meio o Código
de Classificação de Documentos de Arquivo para a administração pública: atividades-meio; elaborado
e publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Para a classificação dos documentos das
atividades finalísticas do Ministério da Saúde, deve ser utilizado o código da área-fim, que é elaborado
pelo Ministério da Saúde e aprovado pelo Arquivo Nacional.
O Código de Classificação é utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou

recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades e somente a partir da classificação dos
documentos é que se pode determinar a destinação dos documentos.
Para a administração pública federal, adotou-se o modelo de Código de Classificação Decimal,

ou seja, as dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algaris-
mos, como se segue:
114
ção Decimal, ou seja, as dez classes principais são representadas
mero inteiro, composto de três algarismos, como se segue:
Figura 41 – Área-meio e área fim

Figura 41 – Área-meio e área-fim
Fonte:As Autoria própria.

classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são di-
vididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos,
classes principais correspondem às grandes funções
seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000 (Administração
Geral), tem-se:
nhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua
rupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-
odo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000
ação Geral), tem-se:
115
Figura 42 – Lógica de classificação
Figura 42 – Lógica de classificação
[MMA12

“Relações

Lógica da
do maior p

Passo a passo para classificar um documento de arquivo:
Passo a passo para classificar um documento de arquivo:
1. Ler atentamente todo o documento.
1. Ler atentamente todo o documento.
2. Identificar se o documento está relacionado à área-meio ou à área-fim.
2. Identificar se o documento está relacionado à área-meio ou à área-fim.
3. Localizar o “assunto” do documento no código de classificação de documentos.
3. Localizar o “assunto”
4. Anotar a lápis, do documento
no canto superior no código
direito do documento, declassificação
o código de classificação
que cor-de
documentos.
responde ao assunto de que trata o documento em questão.
4. Anotar a lápis, no canto superior direito do documento, o código de

classificação que corresponde ao assunto de que trata o documento em
questão.
116
Classificando
Classificando o memorando
o memorando a seguir:a seguir:
Figura4343
Figura – Memorando
– Memorando
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria própria.
própria.
PassoPasso
01: leia todo
01: leia todooodocumento com
documento com muita
muita atenção;
atenção; após estaapós
leitura,esta
faça asleitura, faça
seguintes as
perguntas:
seguintes perguntas:
1. De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi produzido?
1.Alteração
R: De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi
de Férias.
produzido?
R:documento
2. Esse Alteraçãotrata
de Férias.
somente de um assunto?
2. Esse documento trata somente de um assunto?
R: Sim.

117
R: Sim.
3. Se a reposta anterior for “não”, de quais outros assuntos esse

documento trata?
4.
3. SeDe todosanterior
a reposta os assuntos
for “não”, deque
quaisooutros
documento trata,
assuntos esse qual o trata?
documento mais relevante,
aquele pelo qual o documento foi criado?
4. De todos os assuntos que o documento trata, qual o mais relevante, aquele pelo qual o do-
cumento foi criado?
Figura 44 – Classificação passo 1
[MMA13] C

1) [...] Por q
Fonte: <www.comstockphoto.es>.
Passo 02: para identificar se o documento está relacionado à área-meio à ou

área-fim, faça
Passo 02:opara
seguinte:
identificar se o documento está relacionado à área-meio à ou área-fim, faça o
seguinte:
1. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01:
R: “Alteração de Férias”.
R: “Alteração de Férias”.
2. Esse assunto está ligado às atividades básicas do órgão (área-meio) ou
às atividades
2. Esse finalísticas
assunto está (área-fim)?
ligado às atividades básicas do órgão (área-meio) ou às atividades finalísti-
cas (área-fim)? R: Área-meio.
Passo R: 03: para localizar o “assunto” no código de classificação de

Área-meio.
documentos,
Passo 03:faça
para o seguinte:
localizar o “assunto” no código de classificação de documentos, faça o seguinte:
118
R: Área-meio.
2. NoR:instrumento
Área-meio. de classificação de documentos de arquivo relativos às
atividades-meio da administração pública, adotado pelo Ministério da
2. No instrumento de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da
Saúde,administração
encontre apública,
parteadotado
que trata da resposta acima;
pelo Ministério da Saúde, encontre a parte que trata da res-
posta acima;
Figura 45 – Instrumento de classificação
Figura 45 – Instrumento de classificação
Fonte:
Fonte:autoria própria
Autoria própria.
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: “Alteração de Férias” e faça as seguintes perguntas:
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: “Alteração de Férias” e
1. Quem pode solicitar “Alteração de férias”?
faça as seguintes perguntas:
R: Servidor.
1. Quem pode solicitar “Alteração de férias”?
2. Qual atividade no Ministério da Saúde é responsável por cuidar dos assuntos relacionados
R: Servidor.
aos “servidores”?
R:2. Qual
Gestão atividade
de Pessoas. no Ministério da Saúde é responsável por cuidar
dos assuntos relacionados aos “servidores”?
R: de
3. No instrumento Gestão de Pessoas.
classificação, procure a área que você encontrou no passo 03 um assunto
que se aproxime da resposta encontrada na pergunta anterior.
3. No instrumento de classificação, procure a área que você
encontrou no passo 03 um assunto que se aproxime da resposta
encontrada na pergunta anterior.
119

Figura4646 – Lógica de classificação
Figura Figura – Lógica
46 – Lógica de classificação
de classificação

4. Dentro
4. Dentro dodo“assunto”
4. Dentro
do “assunto”
“assunto” queque
mais se
que mais se mais se aproximou,
aproximou,
aproximou, procureprocure
procure um assunto um assunto
que descreve
um assunto que que
melhor o do-
descreve
descreve melhormelhor
cumento que o documento
está
o documento
sendo que
classificado.
que está está classificado.
sendo sendo classificado.
Figura 47 – Modelo de Lógica de classificação
Figura 4Figura 47 – Modelo
7 – Modelo de Lógica
de Lógica de classificação
de classificação
Fonte: própria.
Fonte: Autoria Autoria própria.
120

Entendendo o passo 03:
[MMA14] Come
Figura 48 – Classificação passo 03 Grupo em c.a.b/
[MMA14] Co
Grupo em c.a.
Fonte: autoria própria
4. Passo
Fonte:
Fonte: 04:
Autoria própria.
autoria anotar a lápis, no canto superior direito do documento o
própria
código de classificação.
Passo 04: anotar a lápis, no canto superior direito do documento o código de classificação.
4. Passo 04: anotar a lápis, no canto superior direito do documento o
Figura 49––Exemplo
Exemplo de onde
anotaranotar o número da classificação
código
Figura 49 de classificação.
de onde o número da classificação
Figura 49 – Exemplo de onde anotar o número da classificação

Importante:
– Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.

Importante:
– Evite classificar os documentos nas classes maiores.
– Na dúvida sobre como classificar, chame o assistente técnico da sua
–área.
Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.
– Evite classificar
Classifique os documentos
o documento nas classes
no momento em que maiores.
ele é produzido. 121
– Na dúvida sobre como classificar, chame o assistente técnico da sua
área.
Importante:
– Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.
– Evite classificar os documentos nas classes maiores.
– Na dúvida sobre como classificar, chame o assistente técnico da sua área.
– Classifique
Tabela de Temporalido documento
ade no momento em que ele é produzido.
elaborado a partir do processo de avaliação de documentos.

Tabela de Temporalidade
Instrumento
Possui a finalidade de definir os prazos de guarda e a destinação final dos
Instrumento elaborado a partir do processo de avaliação de documentos. Possui a finalidade de definir
documentos . de guarda e a destinação final dos documentos.
os prazos
Figura Tabela
50– –Tabela de temporalidad e de documento
Figura 50 de temporalidade de documento

Entendendocampos
Entendend o os os camposda
da Tabela
Tabela dede
Temporalidade
Temporalidade
1) Assunto: agrupamento genérico do código de classificação, cujos conjuntos constituem o
1) Assunto: agrupamento genérico do código de classificação, cujos
conjuntosreferencial para o arquivamento
constituem para o arquivamento dos
dos documentos.
o referencial
documentos .
2) Prazos de Guarda: tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou.
2) Prazos de Guarda: tempo necessário para arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender
exclusivamente às necessidades da administração que os gerou.
122
Figura 51 – Fases do ciclo documental
Figura
Figura 5151 – Fases
– Fases do documental
do ciclo ciclo documental
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria própria.própria.
3) Destinação Final: neste campo, é registrada a destinação final
estabelecida para
3) Destinação Final: nestecada
campo,documento que pode
é registrada a destinação finalser a eliminação
estabelecida ou a
para cada docu-
guarda permanente.
mento que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
3) Destinação Final: neste campo, é registrada a destinação final
Figura 52estabelecida
Figura 52 ––Destinação
Destinação Final cada documento que pode ser a eliminação ou a
Finalpara
guarda permanente.
Figura 52 – Destinação Final

4) Observação:
4) Observação: nesteneste
campo, são registradas as
campo, sãoinformações complementares
registradas as e as justificativas,
informações
complementar
necessárias es e aplicação
à correta as justificativas,
da tabela. necessárias à correta aplicação da
tabela.
4) Observação: neste campo, são registradas as informações

complementares e as justificativas, necessárias à correta aplicação da
tabela.

123
6 PROCEDIMENTOS DE ARQUIVO
6 Procedimentos de Arquivo
O Serviço de Arquivo (SEARQ1) e os Arquivos Gerais dos Núcleos
Estaduais do Ministério da Saúde são as unidades responsáveis pelo
recebimento dos documentos de arquivo na fase intermediária, por sua guarda
e preservação, pelo acesso,
O Serviço de Arquivo por
(SEARQ 1) e os meioGerais
Arquivos da dos
consulta, do empréstimo
Núcleos Estaduais do Ministério daou
Saúdedo
desarquivamento e a pela
são as unidades responsáveis destinação
pelo recebimento dosfinal destesdedocumentos.
documentos arquivo na fase intermediária, por sua
guarda e preservação, pelo acesso, por meio da consulta, do empréstimo ou do desarquivamento e pela
6.1 Transferências
destinação de Documentos
final destes documentos.
Os documentos
6.1 Transferências podem ser transferidos aos Arquivos de Guarda
de Documentos
Intermediária do Ministério da Saúde, após terem cumprido sua fase corrente
Os documentos podem
nos setores/unidades. ser realizar
Para transferidos aos Arquivos
uma de Guardasiga
transferência, Intermediária
o passo do a
Ministério
passo:da
Saúde, após terem cumprido sua fase corrente nos setores/unidades. Para realizar uma transferência,
1) Entre
siga o passo a passo:em contato com o assistente técnico do setor/unidade.
1) Entre em contato com o assistente técnico do setor/unidade.

2) Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo
com oaprazo
2) Aplique Tabela dedosTemporalidade
de guarda de dedocumentos
documentos classificados conforme
acordo com a Tabela de Tempo-a
Resolução
ralidade nº 14 do
de documentos Conarq.
conforme a Resolução nº 14 do Conarq.
Figura 53––Aplicação
Figura 53 Aplicação da tabela
da tabela de temporalidade
de temporalidade

Entendendo a aplicação da tabela de temporalidade:
1. Encontre a classificação do documento no campo “ASSUNTO”.
2. Olhe a data do documento e faça o seguinte cálculo: quantidade de anos

que está
1 Os procedimentos no campo
foram elaborados com base“ARQUIVO CORRENTE”
na estrutura organizacional + o(SEARQ)
do Serviço de Arquivo anocomem que o
funcionamento
em Brasília/DF, podendo cada núcleo estadual realizar adequações conforme a sua realidade.
documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.

1
Os procedimentos foram elaborados com base na estrutura organizacional do Serviço de Arquivo
125
(SEARQ) com funcionamento em Brasília/DF, podendo cada núcleo estadual realizar adequações
conforme a sua realidade.
1. Encontre a classificação do documento no campo “ASSUNTO”.
2. Olhe a data do documento e faça o seguinte cálculo: quantidade de anos que está no cam-
3. Comprovado que o documento já teve sua fase corrente expirada, ele
po “ARQUIVO CORRENTE” + o ano em que o documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.
pode ser transferido ao Serviço de Arquivo. No caso do exemplo acima,
no item 2, o documento
3. Comprovado poderá
que o documento serfase
já teve sua transferido ao ele
corrente expirada, Arquivo de Guarda
pode ser transferido
Intermediária no início de 2013.
ao Serviço de Arquivo. No caso do exemplo acima, no item 2, o documento poderá ser
transferido ao Arquivo de Guarda Intermediária no início de 2013.
3) Agrupe por código os documentos que findaram sua fase corrente e que
3) Agrupe por códigode
possuam temporalidade os documentos que findaram sua fase corrente e que possuam tempora-
guarda intermediária.
lidade de guarda intermediária.
Figura 54 – Classificação agrupada
Figura 54 – Classificação agrupada

4) Forme dossiês, conforme os seguintes passos:
126
1) Pegue todos os documentos agrupados por código e coloque
dentro da capa de dossiê, seguindo as cores de cada classe.
1) Pegue todos os documentos agrupados por código e coloque
Figura
dentro55 da
4) Forme–dossiês,
Elaboração
capa deosdossiê
de dossiê,
conforme seguindo
seguintes passos: as cores de cada classe.
1) Pegue todos os documentos agrupados por código e coloque dentro da capa de dossiê, seguindo as cores
Figura 55 – Elaboração de dossiê
de cada classe.
Figura 55 – Elaboração de dossiê
2) Faça a etiqueta que deverá ser colada no canto superior direito da capa do
dossiê.
Fonte: Autoria
Fonte: própria.
Autoria própria.
2) Faça a etiqueta que deverá ser colada no canto superior direito da capa do dossiê.
2) Faça a etiqueta que deverá ser colada no canto superior direito da capa do
dossiê.Figura 56 – Exemplo de etiqueta de dossiê
Figura 56 – Exemplo de etiqueta de dossiê
[MMA15

Figura 56 – Exemplo de etiqueta de dossiê “Proposta
[MMA15] Com

“Proposta Orçam

127
Figura 57 – Etiqueta de dossiê
3) Cole a etiqueta na capa do dossiê

3) Cole a etiqueta na capa do dossiê
Figura 57 – Etiqueta de dossiê
Figura 57 – Etiqueta de dossiê [MMA16]

“Proposta O
4) Para os processos, organize conforme os seguintes passos:

Fonte:
Autoria própria.
1) 4)
Organize Para
4) Para
todos
os
os processos,
os processos
processos, organize
organize conforme
por código
conforme
os seguintes
de classificação.
os seguintes
passos: passos:
2) Insira o1)despacho
Organizetodos
1) Organize de
todos os
arquivamento
osprocessos por código
processos por de intermediário
classificação.
código em cada processo.
de classificação.
2) Insira o despacho de arquivamento intermediário em cada processo.
2) Insira o despacho de arquivamento intermediário em cada processo.
Figura 58 – Despacho para o Serviço de Arquivo

128

5) Preencha a Guia de Transferência.
Figura 59 – Guia de Transferência

Titulo da figura 62 deve ser “colar espelho na caixa‐arquivo”

6) Proceda a gestão e o trâmite dos registros dos documentos no Sistema Integrado de Protocolo e
Arquivo (SIPAR), conforme os seguintes passos:
1) Confira todos os dados do registro do documento que foram cadastrados no SIPAR. Caso seja
encontrado algum erro, proceda a correção.
2) Execute o trâmite do documento preenchendo os campos conforme exemplo abaixo:
• Órgão de destino: sigla da unidade de arquivamento central.

• Despacho: Arquivar Central.
• Resumo do Despacho: código de classificação do documento/ número da relação/ano da
transferência.
129
7) Coloque os dossiês dentro da caixa seguindo a ordem que está descrita
na guia de transferência:
7) Coloque os dossiês dentro da caixa seguindo a ordem que está descrita na guia de transferência:
7) Figura 60 – Dossiê
Coloque em caixa
os dossiês dentro da caixa seguindo a ordem que está descrita
Figura 60 – Dossiê em caixa
na guia de transferência:
Figura 60 – Dossiê em caixa
130
7) Faça a espelho da caixa.
7) Faça a espelho da caixa.
Figura
8) Faça61 – Espelho
o espelho de caixa-arquivo
da caixa.
Figura 61 – Espelho de caixa-arquivo
Figura 61 – Espelho de caixa-arquivo [MMA17

[MMA17] C
“sequênci
“sequência n

Fonte:
Fonte:Autoria própria.
Autoria própria.
8) Cole o espelho na caixa-arquivo

8) 9) Colar
Cole o espelho
espelho na caixa-arquivo
na caixa-arquivo.
Figura 62– –Colar

Figura 62 Elaboração de espelho na caixa-arquivo
espelho na caixa-arquivo
Figura 62 – Elaboração de espelho na caixa-arquivo

131

1) Solicite que o assistente técnico proceda à conferência de todos os itens demandados para
a transferência.
2) Após a conferência e a finalização de todas as correções, o assistente técnico encaminhará

por meio de e-mail institucional os dados da transferência, (número da relação com o ano, e
a quantidade de documentos em caixas e em metros lineares), com cópia para o assistido e
às chefias envolvidas (chefe do assistente técnico e chefe do assistido), solicitando, junto ao
arquivo de guarda intermediária, o agendamento de uma data para a realização da transfe-
rência física dos documentos.
3) Entre em contato com equipe de apoio que realiza o transporte das caixas-arquivo no dia
agendado para a transferência e solicite que eles entreguem as caixas no setor de arquiva-
mento intermediário. Esta entrega deve ser acompanhada pelo assistido e pelo assistente
técnico. Caso a transferência física não ocorra no dia agendado, será necessário repetir o
procedimento para reagendamento da data.
O setor responsável pelo arquivo de guarda intermediária realizará uma nova conferência e,
caso tudo esteja correto, o assistente técnico devolverá uma via da Guia de Transferência devidamente
assinada à área que transferiu os documentos, que deverá ser guardada no órgão para fins de solicita-
ção de consulta/pesquisa, empréstimo ou desarquivamento.
Caso seja encontrado algum erro durante a conferência realizada pelo Setor de Arquivo Inter-
mediário, o assistente técnico entrará em contato com o assistido para que o mesmo realize as devidas
correções e a transferência possa ser finalizada. O assistido terá o prazo de 15 dias úteis, prorrogá-
veis por igual período, mediante justificativa, contados a partir da data de repasse da conferência pelo
Arquivo de Guarda Intermediária, para a realização das correções. Se nesse prazo as pendências não
forem sanadas, toda a transferência retornará para o setor de origem, acompanhada pelo assistente
técnico.
Não serão agendadas novas transferências para os setores que ainda tenham transferências
com pendências ou não finalizadas nos arquivos de guarda intermediária.
6.1.1 Transferência de Documentos dos Recursos Humanos
A Portaria MS/SE nº 611, de 13 de dezembro de 2007, identifica os documentos que devem

compor as pastas dos Assentamentos Individuais e a sua metodologia de organização. Estes documen-
tos devem ser transferidos diretamente aos Serviços de Arquivo de Pessoal ligados à Coordenação-
-Geral de Gestão de Pessoas (CGESP).
6.2 Eliminação de Documentos

Os documentos serão eliminados nos órgãos/unidades do Ministério da Saúde, após terem
cumprido sua fase corrente e caso não tenham prazo de guarda intermediária. Para realizar a elimina-
ção, siga o passo a passo:
1. Entre em contato com o assistente técnico do órgão/unidade.
2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo com a Tabela de Tem-
poralidade de Documentos conforme a Resolução nº 14 do Conarq.
132
1. Entre em contato com o assistente técnico do órgão/unidade.
2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo

com a Tabela de Temporalidade de Documentos conforme a
Resolução nº 14 do Conarq.
Figura 63– Aplicação

Figura 63 – Aplicação dadetabela
da tabela de temporalidade
temporalidade
Fonte: Autoria
própria.

1. Encontre
1) Encontre a classificação
a classificação do documento nodo documento
campo “ASSUNTO”. no campo “ASSUNTO”.
2. Olhe a data do documento e faça o seguinte cálculo: quantidade
2) Olhe ade
dataanos
do documento
que está e façano
o seguinte
campocálculo: quantidadeCORRENTE”
“ARQUIVO de anos que está no+campo
o ano em
“ARQUIVO
que o documento foi produzido. Ex.: 2007 +Ex.:
CORRENTE” + o ano em que o documento foi produzido. 5=2007 + 5 = 2012.
2012.
3. Verifique
3) Verifique se o campose o intermediária
“fase campo “fase I” está intermediária I” está
vazio e veja no campo vazio
“destinação e seveja
final” é no
campo “destinação final” se é eliminação.
eliminação.
4. Caso a resposta acima seja “sim”, o documento pode ser listado e
4) Caso aeliminado,
resposta acimaquando
seja “sim”, ohouver
documento a aprovação
pode ser listadopelo Arquivo
e eliminado, Nacional.
quando houver
a aprovação pelo Arquivo Nacional.
3. Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja
5) Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja destinação final seja a elimina-
destinação final seja a eliminação, por código.
ção, por código.
133
Figura 64 – Documentos agrupados por código de classificação

4. Preencha a listagem de eliminação.
Fonte: Autoria
Preencha própria.
a listagem de eliminação.
Figura 65 – Listagem de eliminação
4. FiguraPreencha
65 – Listagema
delistagem
eliminação de eliminação.
Figura 65 – Listagem de eliminação

134
6) Coloque os documentos dentro da caixa-arquivo seguindo a ordem da Listagem de Eliminação.
7) Envie a Listagem para a Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos – ARQUIVO e

aguarde a listagem de eliminação ser autorizada pelo Arquivo Nacional.
8) Após aprovada a Eliminação e cumpridos os prazos estabelecidos pelo Edital de Ciência de

Eliminação de Documentos, o setor deverá proceder à baixa dos registros dos documentos
no SIPAR e posteriormente ao descarte.
6.3 Acesso aos Documentos

O Acesso aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediária do Ministério da
acesso
Saúde a terceiros.
poderá Nopor
ser realizado caso dedemudança
meio de estrutura,
consulta, empréstimo o órgão sucessor passa
ou desarquivamento.
a ter o direito de acesso.
Somente o órgão que efetuou a transferência dos documentos ao arquivo de guarda intermediária
tem direito de acessá-los ou autorizar o seu acesso à terceiros. No caso de mudança de estrutura, o órgão
sucessor passa a ter o direito de acesso.
6.3.1 Consulta
6.3.1 Consulta
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediária do Ministério da
intermediária do Ministério da Saúde deve ser realizada em sala própria e ser
Saúde deve ser realizada em sala própria e ser acompanhada por um servidor da unidade de arquiva-
acompanhada por um servidor da unidade de arquivamento intermediário que
mento intermediário que será responsável pela segurança dos documentos consultados.
será responsável pela segurança dos documentos consultados.
Será preenchido o Formulário de Consulta de Documentos no Formsus, para controle do arquivo de
Será preenchido o Formulário de Consulta de Documentos no Formsus,
guarda intermediária, e comprovação da ciência de responsabilidade do consulente quanto à manutenção
para controle do arquivo de guarda intermediária, e comprovação da ciência de
da integridade dos documentos.
responsabilidade do consulente quanto à manutenção da integridade dos
documentos.
Figura 66 – Formulário de Consulta de Documentos
135
6.3.2
6.3.2Empréstimo
Empréstimo
O empréstimo ocorrerá quando o documento for retirado do arquivo de guarda intermediária
O empréstimo ocorrerá quando o documento for retirado do arquivo de
do Ministério da Saúde, com o objetivo de prestar informações. Este documento não poderá sofrer ne-
guarda intermediária do Ministério da Saúde, com o objetivo de prestar
nhuma alteração Este
informações. ou inclusão. Para realizar
documento nãoumpoderá
empréstimo siganenhuma
sofrer o passo a passo:
alteração ou
inclusão. Para realizar um empréstimo siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulário de Empréstimo.
1º) Preencha o Formulário de Empréstimo no Formsus;
Figura 67 – Formulário de Empréstimo

2º) Após localizar o documento, o arquivo de guarda intermediária inserirá um
despacho de empréstimo,
2. Após localizar o documento, e otodos osderegistros
arquivo SIPAR dos
guarda intermediária documentos
inserirá um despacho de em-
serão tramitados para o setor/unidade solicitante.
préstimo, e todos
3º) Posteriormente, o osarquivo
registros SIPAR
de dos documentos
guarda serão tramitados
intermediária para o setor/unidade
informará a
disponibilidade
solicitante. do documento, por meio de e-mail institucional, para que a
unidade solicitante proceda à retirada.
O 3.
setor/unidade
Posteriormente,terá o prazodede
o arquivo 05 dias
guarda úteis parainformará
intermediária buscar o documento. Ao
a disponibilidade do documen-
final desse prazo o documento será novamente arquivado. Caso a área
to, por meio de e-mail institucional, para que a unidade solicitante proceda à retirada.
ainda tenha interesse em retirá-lo, será necessário repetir os procedimentos
da solicitação de empréstimo;
O setor/unidade terá o prazo de cinco dias úteis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o4º)
documento
Finalizadaseráanovamente
análise doarquivado. Caso ao área
documento, ainda
setor tenha interesse
procederá a sua em retirá-lo, será
devolução ao necessário
repetirServiço de Arquivo,
os procedimentos acrescentando
da solicitação a informação da devolução em
de empréstimo.
despacho, que deverá constar na sequência do despacho de empréstimo
4. Finalizada a análise do documento, o setor procederá a sua devolução ao Serviço de Arquivo,
acrescentando a informação da devolução em despacho, que deverá constar na sequência
do despacho de empréstimo inserido pelo arquivo de guarda intermediária e tramite nova-
mente todos os registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediária.
136
registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediária.
O prazo para devolução do documento emprestado é de 15 (quinze) dias

corridos contados a partir da data da retirada do documento, podendo ser
prorrogado mediante solicitação. O superior hierárquico do órgão solicitante do
empréstimo será informado nos casos em que o documento não for devolvido
no prazoO prazo para devolução ou
estabelecido, do documento
quando nãoemprestado é desolicitação
ocorrer 15 dias corridos
decontados
renovaçãoa partirde
da
data da retirada do documento, podendo ser prorrogado mediante solicitação. O superior hierárquico do
empréstimo.
órgão solicitante do empréstimo será informado nos casos em que o documento não for devolvido no
Caso seja
prazo estabelecido, realizado
ou quando um solicitação
não ocorrer empréstimo e após
de renovação análise o setor/unidade
de empréstimo.
identifique a necessidade de realizar alterações ou inclusões no documento,
deveráCaso seja realizado
entrar um empréstimo
em contato e após análise
com o arquivo o setor/unidade
de guarda identifique
intermediária e arealizar
necessidade
os
de realizar alterações ou inclusões
procedimentos de Desarquivamento. no documento, deverá entrar em contato com o arquivo de guarda
intermediária e realizar os procedimentos de Desarquivamento.
6.3.3 Desarquivamento
6.3.3 Desarquivamento
ÉÉa retirada
a retirada do documento
do documento ou processo
ou processo do arquivo do arquivo
de guarda intermediária parade
voltarguarda
a trami-
intermediária
tar parae inclusões.
e receber alterações voltar Oadesarquivamento
tramitar e receber
é motivadoalterações e inclusões.
pelas ações e atividades O
dos órgãos
desarquivamento
do Ministério da Saúde.éPara
motivado pelas
realizar um ações e atividades
desarquivamento siga o passodos órgãos do Ministério
a passo:
da Saúde. Para realizar um desarquivamento siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulário de Desarquivamento no FormSUS.
1º) Preencha o Formulário de Desarquivamento no Formsus;
Figura 68 – Formulário de Desarquivamento
2. Após localizar o documento, o arquivo de guarda intermediária inserirá um despacho de de-

sarquivamento, e os registros Sipar de todos os documentos serão tramitados para o setor/
unidade solicitante.
3. Posteriormente, o arquivo de guarda intermediária informará a disponibilidade do documen-

to, por meio de e-mail institucional, para que a unidade solicitante proceda à retirada.
137
O órgão/unidade terá o prazo de cinco dias úteis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o documento será novamente arquivado. Caso a área ainda tenha interesse em retirá-lo, será necessário
repetir os procedimentos da solicitação de desarquivamento.
O documento desarquivado só poderá retornar ao arquivo de guarda intermediária por meio

de outra transferência, depois de findado o prazo de guarda no corrente.
Todos os formulários estão disponíveis no Serviço de Arquivo e poderão ser solicitados

diretamente ao assistente técnico da órgão/unidade, ou pelos e-mails <arquivocentral@saude.gov.
br / seged@saude.gov.br>.
138
Glossário
Anexação – juntada, em caráter definitivo, de processo a outro processo, na qual prevalece, para refe-
rência, o número do processo mais antigo.
Anexo – processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo por afinidade de conteúdo.
Apensação – juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e a sua independência.
Apenso – processo juntado a outro sem, contudo, passar a integrá-lo.
Atividade-fim – é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de
suas atribuições específicas. São operações vinculadas diretamente à missão da organização.
Atividade-meio – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o de-
sempenho de suas atribuições específicas. São operações de gestão dos recursos humanos, financeiros,
informacionais e materiais comuns a todas as organizações.
Autuação – ação pela qual um expediente passa a se constituir processo.
Código de classificação – código derivado de um plano de classificação.
Correspondência – comunicação escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coleti-
vas, pessoas ou famílias.
Desapensação – separação de processo juntado por apensação.
Desentranhamento – é a retirada de peça do processo. Poderá ocorrer quando houver interesse do

MS ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prévio, pela autoridade competente.
Desmembramento – é a separação de parte da documentação de um processo para formar outro me-

diante despacho da autoridade competente.
Despacho – é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar continuidade às ações
presentes no expediente/processo. Não é um novo expediente/processo. É apenas a continuação do
mesmo.
Distribuição – é a atividade de encaminhar um documento entre as pessoas do mesmo setor/área.
Documento – unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
Documento Digital – documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema compu-
tacional. Ver também Documento eletrônico.
Documento eletrônico – gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou so-
mente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos
digitais.
139
Expedição – é o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para órgão EXTERNO.
Expediente – é o documento que não foi autuado.
Gestão de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tra-

mitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua
eliminação ou ao seu recolhimento.
Interessado – é quem faz, sofre, ou é influenciado pela ação presente no documento/processo.
Memorando – modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão que

podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
Memorando-Circular – modalidade de comunicação multidirecional entre unidades administrativas de

um mesmo órgão que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
Ofício – modalidade de comunicação oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
pelos órgãos da administração pública entre si e também com particulares.
Ofício-circular – modalidade de comunicação oficial multidirecional que tem como finalidade o trata-
mento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e também com particulares.
Plano de classificação – esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos

de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição
e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
Procedência – termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do documento, quan-
do se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.
Processo – conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou

judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
Protocolo – serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da trami-

tação e expedição de documentos.
Proveniência – termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família produtora de docu-
mento.
Recebimento – é o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.
Registro – instrumento de controle de entrada de documentos em um arquivo.
Resumo – apresentação concisa do conteúdo de um documento.
Suporte – material no qual são registradas as informações.
Tabela de temporalidade – instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que de-
termina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou elimi-
nação de documentos.
Tipo Documental – divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características co-
muns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São
exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem núme-
ro, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
Tramitação – movimentação de documentos/processos entre os órgãos INTERNOS, independentemen-

te da localização geográfica.
141
Referências
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Disponível em:

<http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>. Acesso em: 9
out. 2012.
BRASIL. Constituição Federal (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília.

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/ConstituicaoCompilado.htm>.
Acesso em: 9 out. 2012.
______. Lei n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.
htm>. Acesso em: 10 set. 2012.
______. Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no âmbito da

Administração Pública Federal. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9784.htm>.
Acesso em: 9 out. 2012.
______. Lei nº 9.800 de 26 de maio de 1999. Permite às partes a utilização de sistema de transmissão
de dados para a prática de atos processuais. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
leis/L9800.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Ministério da Saúde. Portaria MS/GM nº 1.864, de 4 de agosto de 2011. Dispõe sobre a
gestão de documentos no âmbito dos órgãos do Ministério da Saúde. Disponível em: <http://bvsms.
saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2011/prt1864_04_08_2011.html>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Ministério da Saúde. Portaria nº 611/SE/MS, de 13 de dezembro de 2007. Institui a

metodologia de organização dos assentamentos individuais dos servidores do Ministério da Saúde.
Boletim de Serviço, Brasília, v. 23, n. 12, p. 1, 24 mar. 2008.
______. Ministério da Saúde. Secretaria de Assuntos Administrativos. Portaria SAA/MS nº 24, de 008 de
setembro de 2000. Institui o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo -SIPAR/MS. Boletim de Serviço,
Brasília, v. 36, n.1, p. 7, 8 set. 2000.
______. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Logística e Tecnologia de

Informação. Portaria Normativa nº 5. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos
serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades
integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG. Disponível em: <http://www.pr4.ufrj.br/documentos/
portaria_normativa_05_02.pdf>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Presidência da República. Manual de Redação. Disponível em: <http://www.planalto.gov.

br/ccivil_03/manual/manual.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO (Brasil). Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a

versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de
143
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, a ser adotado
como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administração Pública. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/
start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para

eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&si
d=46&tpl=printerview>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de

documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Disponível em: <http://
www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=58&sid=46>. Acesso em: 9
out. 2012.
144
EDITORA MS
Coordenação-Geral de Documentação e Informação/SAA/SE
MINISTÉRIO DA SAÚDE
Fonte principal: Myriad Pro
Tipo de papel do miolo: AP 75 gramas
Impresso por meio do contrato 28/2012
OS 2013/0132
Brasília/DF, fevereiro de 2013
Ministério da Saúde
ISBN 978-85-334-2004-5

Brasília – DF
2013
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MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Tiragem: 1ª edição – 2013 – 800 exemplares

Elaboração, distribuição e informações: Editora responsável:

Colaboração: Equipe editorial:

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Títulos para indexação:

3 Trabalhando com Expedientes...................................................................................................................................25

4 Trabalhando com Processos.........................................................................................................................................75

6 Procedimentos de Arquivo........................................................................................................................................ 125

A Coordenação-Geral de Documentação e Informação (CGDI), por meio da Coordenação de Ar-

Toda a prática e os métodos relacionados à metodologia de gestão documental estão contem-

Fonte: Autoria própria.

Fonte: Autoria própria.

Fonte: Auttoria própria

Fonte: Autoria própria.

Fonte: Autoria própria.

Do ocumento o de Arqu uivo: toda a informaçção registrrada, original, única a e autênttica

Fonte: Autoria própria.

Figura 6 – Conceitto de arqu

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes à

Além disso, a gestão de documentos proporciona às unidades do Ministério da Saúde condi-

2.1 Documentos Oficiais

Exemplos de comunicações oficiais:

Memorando: comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem

O que isso significa na prática?

Memorando: comunicação entre unidades da estrutura formal do MS.

Fonte: Autoria própria.

Fonte: Manual da Presidência da República.

Fonte: Autoria própria.

O me emorando o-circular tem ba asicamentte a m mesma estrutura

Fonte: Autoria própria.

Ofício: modalidade de comunicação oficial que tem como finalidade o

Fonte: Autoria própria.

Fonte: Autoria própria.

Estrutura1) Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede.

Figura 12 – Exemplo de Ofício

Figura 12 – Exemplo de Ofício

Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.

A característica principal do despacho é evitar o aumento desnecessário de documentos que

Como fazer um despacho?

2) Despacho referente: identificação do documento a que o despacho se refere. Posicionam-se

5) Texto: desenvolvimento do teor do despacho. O primeiro parágrafo se inicia a duas linhas do

6) Data: deverá ser centralizada a duas linhas abaixo do texto.

8) De acordo com a Portaria MS/GM nº 1.864, de 4 de agosto de 2011, é obrigatório continuar a

3 Trabalhando com Expedientes

O registro é a atividade de digitar os elementos identificadores de cada

Figura 15– Modelo

Fonte: Autoria própria.

Registro: é ondeRegistro: é ondedisponibiliza

preenchidoticamente pelo SIPAR.

Acesso: definição do grau de sigilo do documento. Se o expediente é ostensivo, poderá ser

Classificação arquivística: escolha a classificação do documento entre os códigos da relação de

Referência ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referência a outro expediente

Resumo do documento: descrever, nesse campo, o conteúdo do documento de forma sucinta

– O que está no assunto do documento não é o seu resumo.

– Antes de fazer o resumo, leia todo o documento com atenção.

– Cuidado com a coerência e a coesão do texto.

– Atente-se para a ortografia.

– A palavra “OUTROS” não será interessada em expedientes.

Proveniência: quem produziu o documento.

2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE

Figura 16 – Modelo do carimbo “Insumos Estratégicos