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Pontificia Universidad Católica del Perú

Facultad de Ciencias e Ingeniería

PRIMERA DIPLOMATURA DE ESPECIALIZACIÓN EN


LOGÍSTICA

MEJORA EN EL RENDIMIENTO DEL PROCESO DE


DATOS DE LA EMPRESA MEDIANTE LA
ELABORACION DE UNA WMS.
Docente: Luciano Silva Alarco

Alumnos:

• QUIROZ RODRIGUEZ, GIANINNA URSULA


• AMBROSIO CHAVEZ, GIANMARCO AURELIO
• ARIRAMA ENRIQUEZ, OMAR JESUS
• ZAMBRANO BERROCAL, ERIKA VANESSA
• PALACIOS URETA, CHRISTIAN

San Miguel, Junio del 2018


Índice

Índice...........................................................................................................................................2
Descripción del Problema........................................................................................................4
Metodología................................................................................................................................8
Análisis Técnico.......................................................................................................................10
Análisis económico..................................................................................................................11
Conclusiones............................................................................................................................18
Recomendaciones...................................................................................................................18
Introducción

El presente trabajo tiene como propósito evaluar y mejorar el sistema


empleado en el Almacén de Productos Terminados de la pesquera Diamante.
Actualmente la empresa no cuenta con un sistema ERP único que permita el
correcto flujo de información entre las áreas. Cada área cuenta con programas
que permiten el control de las mismas; sin embargo su principal limitación es
que la información no está actualizada en línea y al compartirse con otras áreas
se vuelve menos confiable.

El sistema local a evaluar es utilizado en las áreas operativas y es


llamado “Máximo”: enlaza las operaciones de Compras, Almacén de insumos y
materia prima, Almacén Central, Producción y Almacén de Productos
Terminados. En esta última área se centrará el análisis, diagnóstico,
conclusiones y recomendaciones del sistema de información que se utiliza para
controlar el Kardex, los stocks y las ubicaciones de los productos en los racks
de almacenamiento.
Descripción del Problema

El crecimiento de la empresa desde el año 1988 al presente año ha sido


considerable; sin embargo, no han presentado nuevos cambios en su sistema
de Administración de Base de Datos.

Actualmente, el área de Productos Terminados (PT) de la empresa no


cuenta con una base de datos confiable de donde se pueda extraer información
importante como el Kardex, el stock actual y las ubicaciones de productos.

Esta información no es oportuna ni precisa debido a que la actualización


de esta información no es en línea y no está libre de errores.

El proceso actual del control del Kardex y del stock del Almacén se
administra mediante una plantilla de Excel diseñada por Macros, para lo cual se
necesita solo un colaborador para realizar esta labor. Por otro lado, otra
persona registra los movimientos de ingresos y salidas de producto del
Almacén al sistema “Máximo”, nombre del sistema empleado por la empresa,
orientado solo para el control del Kardex con fines contables.

En este sentido, se presenta el problema de la redundancia y la


inconsistencia de los datos. La plantilla de recepción lee los códigos de barras
del producto e imprime una etiqueta de paleta, se registra el producto en la
plantilla para ingresarla al stock.

Para el almacenamiento, la paleta deber ser ubicada y almacenada en


un espacio libre en los Racks, por lo que La ubicación de la paleta en la
plantilla debe ser asignada manualmente.

Para la preparación del producto, se deben filtrar las paletas de los


productos asignados en la plantilla para conocer la ubicación del producto
dentro del almacén para que el personal se encargue de la preparación de
algún pedido.

El despacho puede realizarse por una caja por lo que internamente, en


la plantilla, debe realizarse una partición que es separar virtualmente las
cantidades de cajas que están dentro del pedido de las cajas que quedarán
como stock.

Existe retraso en la actualización del Kardex y obtención del stock ya


que no se puede regularizar un despacho si la plantilla de recepción está
siendo utilizada, por lo que hay que esperar hasta que la persona encargada de
las recepciones de productos, termine de ingresar las paletas a la plantilla para
actualizar la plantilla de despachos.
En la tabla 1, se puede apreciar los problemas actuales que la empresa
presenta debido a la falta organización de los datos y el uso correcto de ellos.

Problemas actuales

 Ubicación de productos en el almacén ya que no se tienen


actualizadas las posiciones en la plantilla, lo cual genera inconsistencia
de datos.

 Tiempos altos de recepción de productos ya que, al tener demasiada


información de datos, la plantilla macro se hace lenta.
 La información no es efectiva, ya que tiene errores de información,
tampoco es oportuna porque no puede proporcionar la información
hasta que no se llene todos los datos dentro del sistema. Por último, es
poco relevante porque solo es funcional para un área más no para
todas las áreas.

Tabla1. Problemas actuales de la empresa.


Fuente: Elaboración propia

Gráfico 1: Monitor de Operaciones


Fuente: Pesquera Diamante
Gráfico 2: Monitor de Recepciones
Fuente: Pesquera Diamante

Gráfico 3: Plantilla de Recepción de Mercadería


Fuente: Pesquera Diamante
Gráfico 4: Plantilla de Despacho de Mercadería
Fuente: Pesquera Diamante

Gráfico 5: Control de Ubicaciones


Fuente: Pesquera Diamante
Metodología

Objetivo: Mejorar el rendimiento del proceso de datos de la empresa mediante la


elaboración de una base de datos que centralice la información y controle los datos
redundantes e inconsistentes que existen; es decir, un Sistema de Administración de
base de Datos (DBMS).

Para ello se debe realizar los siguientes pasos:

1. Identificar y corregir datos defectuosos.

2. Se creará registros con los datos que requiere cada área, para ello se definirá
las necesidades del programa. Se buscará relacionar entre los elementos de
los datos para evitar duplicidad e incoherencia de datos.

3. Se determinará las Filas, Campos, Campos llave, Llave primaria y Llave


foránea.

4. Se combinará las tablas para proveer al usuario una información más detallada
de la que se encuentra en una sola tabla y finalmente, se proyectará solo la
información relevante para el usuario que lo solicita.

5. Se creará un diccionario de datos con las definiciones de los elementos de


cada dato y sus características.

Para esto se requerirá de grandes capacidades y herramientas especiales para poder


procesar grandes cantidades de datos y poder acceder a los datos desde múltiples
sistemas.

Técnica principal: Data Warehouse

Se requiere almacenar los datos históricos y actuales de los distintos sistemas


transaccionales. Consolidar y estandarizar la información a lo largo de toda la
organización

El sistema de almacenamiento de datos provee herramientas para realizar consultas,


análisis y reportes.
Gráfico 6: Data Warehouse recomendado
Fuente: Google

Asimismo, se debe vincular la Base de Datos a la Web para que cada área
pueda hacer uso de la información en tiempo real, sin tener que esperar que el
colaborador en cargado de llenar los datos termine su labor para luego
empezar otro.

Gráfico 7: Vinculación de la DBMS las áreas de la empresa


Fuente: Google

Finalmente, se establecerá la política de la información, la cual se establecerá las


reglas de la empresa, procedimientos y roles para compartir, administrar y
estandarizar los datos.

Análisis Técnico

El análisis técnico se realiza identificando los problemas que se presentan en cada


paso de la metodología.

1. Identificar y corregir datos defectuosos.

Lo que se encuentra diariamente en las revisiones de los productos


ingresado al almacén son errores de las etiquetas de los códigos de
barra que difieren del producto que ingreso físicamente. Esto tiene
como consecuencia que la información de stock tenga errores en las
cantidades y descripciones de los productos.

Frecuentemente se encuentran errores en las ubicaciones de los


productos en las Cámaras pues al tener un control manual se
incrementan estos errores. La consecuencia de estos errores se refleja
en el momento en que se deben realizar los picking, al dar la ubicación
de un producto y al revisarlo se confirma que no es el producto que
decía la plantilla, esto nos hace incurrir en tiempos más elevados de
preparación.

En el momento de realizar un despacho de mercadería de la plantilla,


se tiene como error frecuente el despacho de un producto diferente.
Esto se debe a que en algunos productos, los códigos son similares por
lo que al momento de ubicar los productos en la plantilla, la persona
encargada de realizar el despacho puede equivocarse al ser un
procedimiento manual.

La actualización de la plantilla no es en línea y trae como consecuencia


que la información no esté disponible en el momento en que se
necesite, como conocer el kardex o información del stock. La utilización
de la plantilla es monousuario, mientras se esté realizando recepciones
de productos del área de Producción, es difícil realizar un despacho de
mercadería, y de manera viceversa también es dificultosa. En este
caso, tenemos que esperar a que baje el ritmo de recepción de
productos para entrar a la plantilla de despachos de mercadería y
actualizar el kardex.

2. Incremento de tiempos ociosos


Como se indicó en el punto anterior, el tener un control manual al
momento de realizar los picking genera que se incremente tiempos de
verificación para el operario al igual que el lead time del proceso de
ubicación es mayor al que se debería tener y con esta implementación
se busca optimizar esos tiempos muertos y mejorando la productividad
del operario.

3. Utilización y optimización del almacén


Al tener un DBMS mejor diseñado y programado se podrá tener una
distribución de los pallets con una codificación adecuada y que brinde
una información adecuada que evite retrasos en la búsqueda de
espacio disponible y que los operarios realicen el trabajo de búsqueda.

Análisis económico

Warehouse Management System El Warehouse Management Systems (WMS) lo


define Muñiz (2004) como un sistema de planificación de los recursos y de gestión de
la información que, de una forma estructurada, satisface la demanda de necesidades
de la gestión empresarial. Son programas informáticos que permiten una correcta
administración y gestión de almacenes a las empresas para evaluar, controlar y
gestionar más fácilmente su negocio.
Gráfico 8: Sistema WMS
Fuente: Google

Para Mauleón (2003), el objetivo principal de WMS es controlar el movimiento y


almacenamiento de artículos dentro y fuera de las operaciones y procesos del
almacén.

El programa no solo ha de gestionar las ubicaciones de los productos, como un


programa informático para la gestión de stock, sino también los movimientos de los
operarios y de las máquinas encargadas de la manutención de los artículos.

Un WMS posee dos tipos básicos de mecanismos de optimización, uno dedicado a


optimizar el espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestión de ubicaciones y
otro destinado a optimizar los movimientos o flujos del material, bien sean estos
realizados por máquinas o por personas.

Algunos casos integra además elementos destinados a la gestión de la documentación


de expedición, tal como el etiquetado, packing list, picking por voz, integración
automática de datos físicos de la expedición (peso, volumen), etc. Algunas
características de sistemas comerciales:

 Gracias a su flexibilidad se adapta a cualquier sector y dispone de un módulo para el


control de números de serie, lotes y fechas de caducidad.

 Gestiona totalmente la trazabilidad de todo el proceso productivo y/o de distribución y


las fechas de caducidad.

 Funciona tanto con “papel” como con las tecnologías de radiofrecuencia, pick/out to
light, pick by voice, RFID, etc.

 Gestión multi- almacén, multi- área y multi-empresa.

 Planificación, gestión y ejecución de rutas en los flujos de mercancía.

 Administración avanzada y control de equipos y sistemas de transporte


automatizados.

 Gestión y ubicación automática de la mercancía guiada por flujos.

 Gestión de ubicaciones multiartículo, multicontenedores, multiformato y


monoformato.

 Sistema avanzado y optimizado de preparación de pedidos multi- método, picking


inverso con gestión de restos.

 Identificación y control de mercancías por múltiples códigos de barras 1D y 2D y por


medio de RFID.
Criterios para la correcta selección de un WMS
En muchos casos existe desalineamiento entre los objetivos que una empresa busca
satisfacer y los que la solución puede realmente brindar, como en las definiciones de
políticas, infraestructura, procesos, equipos, recursos humanos, tecnología, etc.
Dependiendo del modelo de negocio de la empresa existen diferencias muy
importantes al implementar un WMS; por ejemplo, en el caso de una empresa
manufacturera, se deben tomar en cuenta la integración con los procesos de
producción. Por otro lado, en el caso de una empresa distribuidora, la integración con
la logística de entrada es clave. En ambos casos, la empresa es dueña del inventario.

Si se trata de Operadores Logísticos, el dueño del inventario es el cliente y existen


nuevos actores en la cadena de suministro como el cliente. En el caso del sector de
alimentos de consumo masivo, que es el caso en estudio, el control es FEFO y el
“picking” es típicamente “consolidado por camión”

Software propuesto para la gestión del almacén

Un programa informático permite la correcta administración y gestión de almacenes a


las empresas para evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio, como se
explicó en el sub ítem 1.1.9. Actualmente en el Perú existen varios software en el
mercado, comparando entre todas se propone el WMS: Easy WMS, para la empresa
en estudio.

Easy WMS es un software de gestión de almacenes, que ofrece una extensa gama de
funcionalidades que permiten trabajar de forma eficiente en cada una de las zonas
dentro del almacén.

Es un potente software, robusto, versátil y flexible que simplifica y optimiza al máximo


la gestión del almacén, con la instalación de un software de gestión de almacenes se
podrá optimizar todos los movimientos, procesos y operativas dentro del almacén, esto
se traduce en un ahorro de costos y una mejora en los indicadores que miden la
calidad del producto.

Easy WMS es un software de gestión que controla y optimiza de un modo muy sencillo
todos los procesos logísticos que se desarrollan dentro de una bodega. Los diferentes
niveles de funcionalidad de Easy WMS se fundamentan en los tres grandes procesos
que se realizan en una bodega:
WMS - Recepción
El proceso de recepción posibilita la entrada de mercadería a la bodega ya sea por la
compra a proveedores, por órdenes de fabricación o producción o por devoluciones.

- Recepciones con o sin orden previa.

- Recepciones con entrada de proveedor o de producción.

- Captura de datos logísticos. - Recepciones parciales y devoluciones. - Expedición


desde recepción sin pasar por Almacenamiento (cross-docking). - Etiquetado estándar
y personalizado de contenedores.

- Traspasos entre bodegas.


- Comunicación automática con el ERP.

Gráfico 9: Sistema WMS - Recepción


Fuente: Google

WMS - Almacenamiento
En el proceso de almacenamiento se realiza la ubicación, custodia y control de toda
aquella mercadería que se ha recepcionado en el almacén.

Gráfico 10: Sistema WMS - Almacenmiento


Fuente: Google
- Creación de estrategias y reglas personalizadas de pasillo y ubicación.
- Trazabilidad exacta.
- Inventario permanente.
- Ajustes de stock y recuentos.
- Reposiciones manuales y automáticas.
- Alertas de stock bajo mínimos.
- Artículos de diferentes propietarios.
- Etiquetado personalizado de artículos.
- Mapa detallado del almacén: control de pasillos y ubicaciones.
- Desfragmentación de pasillos según la rotación de los artículos.
- Control del almacén mediante mediciones personalizadas.

WMS - Despacho
El proceso de expedición permite la salida de la mercadería almacenada procedente
de pedidos de clientes, órdenes de fabricación o traspasos entre almacenes.

Gráfico 11: Sistema WMS - Despacho


Fuente: Google

- Optimización de búsquedas, tiempos y asignaciones.


- Sistema avanzado de intercalado de tareas para reparto equilibrado del trabajo.
- Agrupación de órdenes de salida en diferentes modalidades.
- Producto a hombre y hombre a producto:

 Optimización de tareas conforme al recorrido de picking. Creación de áreas


de picking.

 Asignación dinámica de ubicaciones de picking según necesidades.


 Picking con dispositivos pick/put to light.

 Picking por voz (voicepicking).


- Ordenación estratégica de las expediciones (órdenes de salida y rutas).
- Posibilidad de expedir artículos alternativos.
- Etiquetado y documentación de expediciones.
- Comunicación automática con el ERP.

Costos
Se muestran los activos fijos tales como: Maquinarias y Equipos, adecuación de
nuevas instalaciones y adquisición del Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) que
serían adquiridos para la mejora en los procesos, reducción de desperdicios y pasos
innecesarios.

INVERSION DEL PROYECTO Vida útil (años) Total ($)


Concepto Activos Fijos 126,125.60
Maquinarias y Equipos (montacargas, PDA) 5 45,000.00
Adecuación de Infraestructura 5 2,925.00
Sistema Gestión de Almacenes (WMS) 78,200.60
Activos Intangibles 3,250.00
Estudios – Asesoría 2,400.00
Puesta en Marcha 850.00
VALOR TOTAL 129,375.60
Tabla 2: Inversión del proyecto
Fuente: Elaboración propia

- Todos los costos mostrados incluyen impuestos.


- Los costos de las maquinarias incluyen: cálculo, montaje de equipos,
instalación y supervisión.
- Los costos de adecuación de instalaciones incluyen: obra civil, materiales e
instalaciones eléctricas y de red.

FLUJO DE CAJA PROYECTADO


CONCEPTOS AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
BENEFICIOS 0.00 134,900.00 134,900.00 134,900.00 134,900.00 134,900.00
Incremento de la
capacidad de
almacenamiento 0.00 94,000.00 94,000.00 94,000.00 94,000.00 94,000.00
Tiempo de preparación
de pedidos 0.00 33,900.00 33,900.00 33,900.00 33,900.00 33,900.00
Reubicación de áreas 0.00 7,000.00 7,000.00 7,000.00 7,000.00 7,000.00
COSTOS 0.00 5,350.00 5,350.00 5,350.00 5,350.00 5,350.00
Gastos por Adecuación
de Infraestructura 0.00 4,850.00 4,850.00 4,850.00 4,850.00 4,850.00
Gastos por Sistema
Gestión de Almacenes
(WMS) 0.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00
SALDO OPERATIVO 0.00 129,550.00 129,550.00 129,550.00 129,550.00 129,550.00
GASTOS DE CAPITAL 129,375.60 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Costos de Inversión 129,375.60 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
-
FLUJO ECONOMICO 129,375.60 129,550.00 129,550.00 129,550.00 129,550.00 129,550.00
Tabla 3: Flujo de caja del proyecto
Fuente: Elaboración propia

- La información nos muestra que el VAN es de $ 315,528.06 y la TIR de 37%. Estos


resultados indican que el proyecto propuesto representa una muy buena viabilidad
económica para los intereses de la empresa.

Conclusiones
Este trabajo ha tenido como propósito el analizar los beneficios ante la posible
implementación de un WMS, entre los cuales se hallan:

 Información Transversal: la posibilidad de acceder a la información en línea


sin la necesidad de ser el único usuario que esté manejando el sistema, la
información llega a todas las áreas.
 Tener información más confiable sin generar reproceso por
validaciones (elimina redundancias e inconsistencias).
 Escalabilidad: considerando que la empresa seguirá creciendo, en un
cierto tiempo la capacidad del sistema actual llegará a su límite en
cambio el Easy WMS puede ir creciendo de acuerdo a la demanda de
información.

Estos beneficios con impacto económico directo al mejorar la calidad de la


información se reducen tiempos de atención (mejora nivel de servicio) y
permite un mejor análisis para entender a los clientes y mejorar ventas.

Recomendaciones
El factor humano es bastante importante al momento de gestionar cualquier
proyecto, para la implementación de un nuevo sistema es primordial tratar
directamente con los usuarios finales: las personas que trabajaran el día a día
con la herramienta son las que tienen el know how de la empresa. El
entenderlos facilitará la planificación, diseño y ejecución además de reducir en
gran parte la resistencia al cambio.

Es importante también definir las políticas de información: el acceso a los


distintos módulos del WMS no debe ser abierto, debe limitarse según
corresponda al área y sus necesidades.

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