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GESTION COMMERCIALE
Ce tutoriel a pour objectif de vous aider dans la création du fichier commercial de
votre entreprise. Il sera également question du fichier comptable qui doit lui être associé.
La création de fichiers commerciaux et comptables est possible avec toutes les versions
du logiciel Sage Gestion Commerciale
À noter que la majeure partie des fonctions disposent d’un assistant. Pour en bénéficier, il
vous suffit simplement de cocher la case « Mode Assistant » dans le menu « Fenêtre »
du logiciel.
Cliquez sur le bouton Fin pour terminer la procédure : vos fichiers comptables et
commerciaux sont alors créés dans Sage gestion commerciale !
LANCEMENT DE LA PROCÉDURE
Pour commencer, fermez la barre d’outils Comptabilité si celle-ci est ouverte et ouvrez la barre Gestion des
ventes. En fonction de la version du logiciel de gestion que vous utilisez, le contenu de la barre peut varier.
La création d’une fiche client nécessite d’ouvrir la liste des clients depuis votre base comptable. Pour cela,
deux processus sont possibles :
Une fois que la liste des clients est ouverte, vous pouvez créer un fichier client via plusieurs démarches :
VOLET IDENTIFICATION
Le volet Identification sert à enregistrer les informations d’identification du client. Les zones sont à
remplir avec ces informations. Utilisez la touche TAB pour passer d’une zone à l’autre et MAJ + TAB pour
revenir à la zone précédente.
Une fois les données fournies, la zone N° Client devient grisée : la fiche client est enregistrée et n’est plus
accessible pour éviter toute modification involontaire.
Vous pouvez désormais passer à l’onglet suivant, les saisies étant automatiquement enregistrées.
VOLET CONTACTS
Cet espace permet d’enregistrer les divers contacts que vous possédez chez le client. Remplissez toutes les
zones puis appuyez sur ENTREE.
VOLET COMPLÉMENT
Le remplissage de ce volet est essentiel pour comptabiliser des mouvements passés sur le compte en cours
de saisie. Il se peut que certaines zones du volet soient déjà complétées par le programme.
Pour les rubriques Devise et Langue, laissez l’intitulé Aucune si le client utilise la même devise et la même
langue que vous.
Dans le volet Complément, vous trouverez également les Conditions de règlement afin de paramétrer les
conditions de règlement autorisées au client.
VOLET BANQUES
Ce volet permet de saisir les différentes banques ainsi que les coordonnées bancaires du client.
Une fois l’enregistrement et la validation des informations terminés, sélectionnez la ligne de la banque dans
la liste et cliquez sur Adresse Banque. La fenêtre qui s’ouvre vous permettra alors d’enregistrer les
coordonnées de la banque, notamment le code BIC. L’IBAN sera calculé automatique si la case Calcul
automatique de l’IBAN est cochée dans le volet Banques.
VOLET LIVRAISONS
Cette zone a pour but d’enregistrer les différentes adresses de livraison ainsi que les conditions
d’expédition du client.
VOLET TARIFS
L’onglet Tarifs de Sage Gestion Commerciale permet d’enregistrer plusieurs types de données :
Une éventuelle affiliation du client à une centrale d’achat
VOLET STATISTIQUES
Ce dernier volet contient 3 parties réparties en 3 onglets différents.
Navigation
Standard
Comptabilité générale
Fonctions avancées
Pour personnaliser la barre d’outils de ce logiciel de gestion commerciale, il suffit de vous rendre dans le
menu « Fenêtre », puis de cliquer sur « Personnaliser l’interface », et enfin sur l’onglet « Barre d’outils ».
Pour modifier le nom de la barre, il faut simplement cliquer dessus pour lui en attribuer un nouveau. En
dessous, vous trouverez trois cases à cocher : « Boutons agrandis » (celui-ci permet d’agrandir les boutons
pour mieux les distinguer), « Afficher les infos-bulles » (qui permet d’afficher le titre du bouton lorsque vous
le survolez), puis « Afficher les touches de raccourcis dans les infos-bulles » (ce dernier, permet non
seulement d’afficher le titre, mais aussi le raccourci clavier qui lui est associé).
Étape 1 : Vous devez d’abord sélectionner la facture non comptabilisée que vous avez validée afin de
pouvoir la modifier, et corriger les erreurs que vous avez pu faire concernant la date ou le nom de la société
par exemple.
Étape 2 : Vous devez ensuite cliquer sur le bouton Dupliquer, ce qui vous permettra d’accéder à la facture
non comptabilisée afin de la modifier.
Étape 3 : Puis, vous devez cocher la case « Remplacer le document d’origine ». C’est lors de cette troisième
étape que vous allez pouvoir changer les informations erronées, comme par exemple la date de la facture, le
nom du client. Lorsque vous avez modifié les informations et que vous les avez vérifiées, vous pouvez
cliquer sur « Ok ».
Étape 4 : Une fenêtre va alors s’ouvrir sur votre écran, vous demandant de confirmer le remplacement de
votre facture. Si vous êtes certain d’avoir corrigé toutes les erreurs de votre facture non comptabilisée, vous
pouvez alors cliquer sur « Oui ».
Étape 5 : Vous avez enfin la possibilité de modifier le contenu de la facture en cas d’erreur ou de besoin.
Cette cinquième étape constitue la dernière étape avant la validation de votre facture corrigée.
Si toutes ces modifications sont faciles à mettre en place pour une facture non comptabilisée, sachez qu’elles
sont impossibles si votre facture est comptabilisée. En effet, une facture comptabilisée ne peut plus être
modifiée.
L’ENVOI DES COMMANDES FOURNISSEURS
EN MODE SIMPLIFIÉ DANS SAGE 100 GESTION
COMMERCIALE
LA FONCTION D’ENVOI DES COMMANDES
FOURNISSEURS EN MODE SIMPLIFIÉ
Sage 100 Gestion Commerciale est un logiciel permettant aux entreprises de contrôler les coûts et de
garantir la rentabilité des entreprises, grâce à de nombreux outils. Ce logiciel de gestion commerciale permet
notamment de pouvoir gérer l’envoi des commandes fournisseurs dans un mode simplifié.
Cette fonction est en effet l’un des avantages de ce logiciel en permettant de structurer les données et faciliter
l’accès aux différentes information.
Voici donc comment procéder.
4) La case « Impression des bons de commande » est cochée par défaut. Cette action permet de générer
automatiquement l’impression des bons de commande fournisseurs. Il faut avant tout paramétrer les
quantités d’impression et le modèle de mise en page dans l’option « Organisation »
6) Le bouton « Etat de contrôle » permet de gérer facilement l’état de contrôle par fournisseur et par article.
Les quantités passées en commande sont visibles dans cette fenêtre.
1. Cliquer sur le bouton « Enregistrer les saisies d’inventaire » de la barre verticale « Gestion des articles et
stocks» pour lancer la commande.
Une fenêtre s’ouvre permettant la gestion simplifiée de la saisie de l’inventaire.
Dans cette fenêtre, il y a plusieurs cases à remplir :
Le bouton « Traitement » est un menu déroulant permettant de :
Saisir les régularisations
Le bouton « Type d’inventaire » est un menu déroulant permettant d’indiquer le type d’inventaire envisagé,
à savoir les cumuls de stock, le stock ou encore le stock à la date indiquée. C’est ici qu’il est possible de
choisir la date à laquelle doit être calculé l’inventaire.
Un calendrier est disponible pour sélectionner plus facilement la date.
Le bouton « Classement » est un menu déroulant permettant de choisir l’ordre de classement de la saisie
d’inventaire, sachant qu’il est possible de choisir entre « article », « famille », « fournisseur principal » ou
encore « emplacement de stockage ».
Le bouton « Unité d’inventaire » est une liste déroulante permettant de choisir l’unité de vente ou le
conditionnement de stock.
Le bouton « Dépôt » offre la possibilité de choisir un des dépôts de l’entreprise.
Le bouton « Famille de / à » permet de préciser une famille d’article. Il en est de même pour le bouton
« Article de / à » et « Fournisseur de / à »
2. Cliquer sur le bouton « OK »
Sage 100 Gestion commerciale permet de de constituer un autre format de sélection en fonction de
critères enregistrés précédemment et gardés en mémoire. Ces différentes manipulations permettent de
simplifier la gestion de l’inventaire.
Concernant le sujet, deux zones sont accessibles : « Groupe d’événements », une liste déroulante permettant
de sélectionner des options, et « Evènements » qui permet de sélectionner l’événement ;
L’entrée « Période » offre la possibilité de personnaliser entièrement les dates de l’événement (sous le format
numérique JJMMAA).
Il est possible d’activer l’icône « Alerte » et de paramétrer cette alerte afin d’être averti de l’imminence de
l’événement ;
Enfin, la zone « Commentaires » peut être utilisée pour décrire l’événement, sachant que le nombre de
caractères est limité à 69.
Si la zone « Contact » de la fenêtre « Informations document » mentionne un nom également présent dans la
fiche client avec une adresse électronique liée, c’est à lui que sera envoyé le mail
Si la zone « Contact » de la fenêtre « Informations document » mentionne un nom qui n’est pas présent dans
la fiche client ou dont l’adresse mail n’a pas été renseignée, un message d’erreur apparaîtra
Il est aussi possible de paramétrer le destinataire des documents dans la commande Fenêtre -à
Préférences. L’adresse mail sélectionnée sera alors celle du premier volet de la fiche client ou le contact
propre à un service donné
Sélectionnez le modèle de mise en page adéquat
Les mails comprenant vos documents de vente sont envoyés à leurs destinataires
Pendant la création de la fiche salarié, certains éléments peuvent être mis en attente et repris par la suite.
Pour lancer la procédure, cliquez sur le menu Listes puis Fiches de personnel et enfin sur l’icône de
création.
Vous trouverez des informations complémentaires sur le fonctionnement de Sage Paie sur notre plaquette de
présentation.
PAGE ETAT CIVIL
Cette page se divise en deux parties : l’état civil et l’immatriculation. Chaque zone est à remplir avec les
données de chaque salarié.
Cliquez ensuite sur la page Coordonnées.
PAGE COORDONNÉES
Cette division contient quatre parties : Adresse principale, Adresse secondaire, Banques et Paiement. Comme
précédemment, les zones sont à compléter avec les renseignements à disposition. Passez ensuite à la page
Poste.
PAGE POSTE
La page Poste contient quatre parties : Entrée, Sortie, Poste et Ancienneté. L’ancienneté est indiquée en mois
et en année et se calcule automatiquement grâce à la date d’ancienneté.
La partie Poste contient quant à elle quatre sous-parties : Département, Service, Unité, Catégorie. Pour les
remplir, cliquez sur le bouton […]. Vous aurez alors accès aux données créées lors de la création des
paramètres.
PAGE CONTRAT
Dans cette partie, vous aurez à renseigner les trois parties : Contrat de travail , Emploi et Statut.
Passez ensuite à la page Paie.
PAGE PAIE
Divisée en cinq parties, la page Paie inclut les Salaires, les Congés, le Repos compensateur, le Dernier
enregistrement et le Droit individuel à la formation.
L’inscription Bulletin modèle correspond à un plan de paie type et peut s’appliquer à un ensemble de
salariés. Il renseigne alors par défaut le Type et l’Horaire (données qui restent modifiables par la suite). Les
zones Dernière période de paie et, Dernière clôture et Dernier enregistrement sont complétées
automatiquement et non modifiables.
À noter qu’il est conseillé de laisser cochée la case Régularisation Systématique.
PAGE DADS-U
Cette page contient six parties :
Informations DADS-U
Déduction supplémentaire
IRCANTEC
PAGE ADMINISTRATIF
Cette partie contient également 6 types de renseignements :
Service de santé au travail
Accident du travail
Multi-employeurs
Compte
Epargne salariale
Organisation de cotisation
Pour terminer la procédure de création d’un salarié dans Sage Paie, validez par OK.
Enregistrer définitivement les éléments de paie dans Sage Paie, est nécessaire pour
passer au mois suivant. Vous devez en effet faire ce qu’on appelle « une clôture mensuelle »
1. LA CLÔTURE
La clôture apparaît dans le menu Gestion. Mais surtout, n’oubliez pas de sauvegarder la situation avant
clôture, sinon vous ne pourrez pas y revenir ultérieurement : sans la sauvegarde avant clôture, vous ne
pourrez pas revenir à la situation avant clôture. Il est donc essentiel d’effectuer une sauvegarde des fichiers
de l’entreprise de type DUPLICATA.
2. LES CONGÉS PAYÉS ET LES RTT
Sous Sage Paie, les congés payés et les RTT sont liés aux clôtures mensuelles. Vous devez donc
impérativement clôturer chaque mois la situation comptable pour y accéder.
3. LES BULLETINS DE PAIES
Avant de faire la clôture mensuelle, les paies du mois doivent avoir été vérifiées et les bulletins de salaire
édités. En effet, lorsque l’enregistrement est fait, il est impossible de modifier les bulletins de paie. Pour
vérifier que tous les bulletins de paie ont bien été édités, vérifiez que la dernière colonne affiche une petite
imprimante pour tous les salariés.
4. LANCER LA CLÔTURE MENSUELLE
Pour lancer la manipulation de la clôture mensuelle dans ce logiciel de gestion, vous devrez ouvrir le Menu
Gestion, puis Clôtures et enfin Mensuelle. Si aucun message ne s’ouvre, alors vous pouvez clôturer votre
mois puis ouvrir un nouveau mois comptable.
5. MESSAGE DE SAGE PAIE
Au moment de lancer la clôture mensuelle, vous pouvez avoir un message vous proposant de forcer la
clôture. Il est possible que les causes de non-clôtures soient importantes. Il est donc conseillé de ne pas
forcer la clôture avant de vérifier les états de paie de chaque salarié.
6. OUVRIR UN NOUVEAU MOIS DE PAIE
Lorsque vous avez définitivement clôturé votre mois, vous pouvez accéder à l’onglet Gestion puis Ouverture
du Mois. Vous avez alors la possibilité d’ouvrir un nouveau mois comptable. Cette ouverture de nouveau
mois dépend uniquement de la clôture définitive du mois précédent.
La clôture mensuelle est une étape délicate dans la gestion comptable de l’entreprise, et fois impérativement
être réalisée avec soin et concentration. Une fois clôturé, il est impossible de revenir sur les informations
entrées dans Sage Paie.
[TUTO] CRÉER, MODIFIER ET ÉDITER UN
MODÈLE DE PLANNING ANNUEL SUR SAGE
PAIE
PARAMÉTRAGE DE LA NATURE
Dans la saisie d’une nature d’heures, ouvrez l’onglet bulletin et cochez la case heures de travail/heures
supplémentaires. Une fois la fonction activée, validez votre choix.
SAISIR LES HEURES SUPPLÉMENTAIRES
1. Ouvrez la fiche associée au salarié pour qui vous désirez déclarer des heures supplémentaires.
2. Cliquez ensuite sur l’onglet « Heures de travail/HS ». Un tableau s’affiche alors avec les champs
suivants : Code, Intitulé, Début, Fin, Validité, Valeur et Calcul. À cette étape de la saisie, seules les
cases Intitulé, Début et Fin vous concernent.
3. Dans le champ Intitulé, renseignez la dénomination de l’heure supplémentaire : HS 125%, ou HS 150%
selon le taux appliqué.
4. Dans les champs Début et Fin, saisissez la période correspondante. Il s’agit de la semaine où les heures
supplémentaires ont été réalisées par le salarié.
CONSULTATION DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES
Dans le Menu « État », rendez-vous dans l’onglet « Suivi des heures », puis « État des heures ». Vous
retrouvez toutes les heures supplémentaires faites par le salarié sur la période donnée.
CALCULER AUTOMATIQUEMENT LES HEURES
SUPPLÉMENTAIRES
Le logiciel permet de calculer automatiquement les heures supplémentaires, en se basant sur les heures
« normales ». Pour paramétrer ce module, ouvrez la fonction « paramétrage de contrôles ». Ouvrez
ensuite l’onglet « H.S ». Vous pouvez alors saisir les horaires du salarié, et déterminer le taux à appliquer.
Voici un exemple de renseignements à fournir dans le cas d’un employé travaillant 35 heures par semaine :
Intitulé : Heures supplémentaires à 125% / Seuil minimum : 35,0 / Seuil maximum : 43,0
Intitulé : Heures supplémentaires à 150% / Seuil minimum : 43,0 / Seuil maximum : 99,0
Pour valider le calcul automatique, cochez enfin la case « Impact direct des heures dans le bulletin ».
Lancez ensuite la fonction « calcul des heures supplémentaires », située dans le menu gestion.
Étape N°3 :
Si vous cliquez sur Paramétrage des alertes, vous parvenez à l’intégralité des alertes administratives
paramétrées. Vous pouvez alors accéder à chacune des alertes et les paramétrer.
Étape N°4 :
Vous pouvez également créer une nouvelle alerte administrative. Vous devrez alors indiquer un certain
nombre de critères, comme par exemple le destinataire, la date de l’alerte, les salariés concernés par l’alerte
ou encore l’importance accordée à cette alerte
Étape N°5 :
Pour activer une alerte administrative dans Sage Paie et RH, vous devez fermer le dossier, puis le rouvrir :
c’est seulement à ce moment-là que votre nouvelle alerte sera prise en compte par le logiciel.
Pour les entreprises ayant fait le choix de s’équiper d’un logiciel de gestion de la paie, la gestion des alertes
administratives peut s’avérer particulièrement utile et reste une chose très simple à paramétrer.
Vous retrouverez toutes les constantes et rubriques de ces deux paramétrages sous le code Memo
[CONGE].
1) Aller dans le menu « ? » puis dans le sous-menu « Mise à jour du Plan de Paie Sage»
2) Lancer le téléchargement de la mise à jour en cliquant sur « Télécharger»
3) Le téléchargement terminé, vous pouvez cliquer sur « Documentation» pour découvrir quelles nouveautés
ont été intégrées au Plan de Paie
LA MISE À JOUR DE SON PROPRE PLAN DE PAIE
SAGE
Si, désormais, vous désirez mettre à jour votre propre Plan de Paie dans Sage Paie et RH, la procédure est
quelque peu différente mais peut se résumer ainsi :
1) Ouvrez votre logiciel, activez la fonction « Gestion Multi-sociétés» dans l’onglet « Fichier » et accédez
au Plan de Paie
2) Activez la fonction Listes / Constantes ou sélectionnez un onglet où vous avez sauvegardé un
paramétrage et cochez « Tout ».
3) Activez la fonction Listes / Rubriques ou sélectionnez un onglet où vous avez sauvegardé un
paramétrage et cochez « Tout »
Pour cette étape et pour la précédente, vous pouvez également activer la fonction Edition / Nouveaux
éléments. Seront alors uniquement sélectionnées les constantes ou rubriques ayant connu des modifications
consécutives à des évolutions réglementaires
1) Ouvrez maintenant la fonction « Mise à jour des sociétés» puis sélectionnez le dossier .prh relatif à votre
société. Cliquez sur « Mise à jour » et votre Plan de Paie s’actualisera.
2) Désactivez la fonction « Gestion Multi-Sociétés » et activez les rubriques utiles à l’établissement de vos
bulletins de salaire.
La clôture mensuelle de paie est une étape importante et nécessaire pour pouvoir ouvrir un nouveau mois de
paie. Lelogiciel Sage Paie vous guide tout au long de la démarche, sachant qu’il est recommandé d’effectuer
une sauvegarde avant la clôture pour éviter tout désagrément.
[TUTO] AJOUTER UN ÉTABLISSEMENT
BANCAIRE DANS SAGE 100 COMPTABILITÉ
La rubrique Banque du logiciel Sage 100 Comptabilité permet de créer, consulter, modifier ou encore
supprimer les coordonnées des différents établissements bancaires de l’entreprise.
Pour ajouter un établissement bancaire, il est nécessaire de remplir des différents volets (accessibles via
quatre principaux onglets) que contient une fiche de banque.
ONGLETS DE NAVIGATION
Les différents onglets de la rubrique banque de Sage permettent d’accéder aux volets correspondants :
Onglet Identification : accès au volet Identification
Onglet Contacts : accès au volet qui permet d’enregistrer les divers correspondants au sein de la banque
Onglet Comptes bancaires : accès au volet permettant l’enregistrement des numéros de comptes bancaires
Onglet Paramètres : ouvre l’accès au volet qui permet l’enregistrement du site bancaire, nécessaire à la
récupération des extraits bancaires par internet
La page d’accueil de la rubrique Banque dans Sage Comptabilité contient également un
bouton Options donnant accès à la commande permettant d’enregistrer les données de structures
internationales de la société (devise, taux, etc.).
VOLET IDENTIFICATION
Ce volet permet la saisie des coordonnées complètes de la banque. Ces coordonnées se répartissent comme
suit :
Abrégé : obligatoire et unique, ce code abrégé significatif sera utilisé dans la commande Règlement Tiers
Intitulé : nom de la banque
Code BIC : Identifiant International de l’Etablissement
Interlocuteur : nom de la personne à contacter
Coordonnées : adresse précise de la banque
Télécommunication : téléphone, portable, télécopie, e-mail de la banque
VOLET CONTACTS
Le volet Contacts permet d’enregistrer les coordonnées des différents contacts en remplissant les
renseignements suivants :
Type de contact
Civilité
Nom et prénom
Service
Fonction
Télécommunication
VOLET PARAMÈTRES
Ce dernier volet indique l’adresse URL du site internet de chaque banque, nécessaire
pour la récupération des extraits bancaires via internet.
Le menu contextuel : il permet l’accès rapide à certaines commandes, sans avoir à passer
par la barre de menus. Il s’affiche par un clic droit sous Windows. À noter que la
commande « Interroger le compte » est spécifique à ce menu et permet d’aller
directement à la commande « Traitement / Gestion des comptes généraux » après avoir
sélectionné le compte à interroger sur la liste.
le code du client ;