GUÍA PLAN ANUAL DE

CONTRATACÍON 2018

Las entidades del Estado con el objeto de planificar sus adquisiciones de bienes, contratación de
obras, servicios incluidos los de consultoría, están obligados a formular cada año el PAC.
Contenido

INTRODUCCIÓN __________________________________________ 1

VENTAJAS QUE SE ESTIMAN OBTENER EN BASE A LA PLANIFICACIÓN

DE COMPRAS ____________________________________________ 2

PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE COMPRAS ____________________ 2

¿Qué debe contener el Plan Anual de Contratación? ___________ 3

INFORMACIÓN QUE CONTIENE EL PLAN ANUAL DE

CONTRATACIÓN (Instructivo) ______________________________ 4

GUÍA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN _________________ 6

PLANIFICACIÓN DE COMPRAS ANUAL 2018

INTRODUCCIÓN

El proceso de Abastecimiento en el último tiempo ha empezado a ser reconocido como clave dentro
de la organización, debido al impacto que tiene para su operatividad, costos y cumplimiento de
objetivos. Para cumplir La necesidad de contar con una planificación de compras es imperante para
contar con un buen proceso del abastecimiento, que permita realizar un análisis de los bienes y/o
servicios prioritarios para las actividades de la empresa, una evaluación del proceso de adquisición y
del desempeño de los proveedores; y una estimación de la demanda proyectada, permitiendo
además, poder tomar mejores decisiones a futuro.

El plan de compras permitirá conseguir precios más competitivos, sobre la base de las economías de
escala, efectuar compras más oportunas sobre cronogramas alineados a los tiempos de las diferentes
etapas precontractuales, controlar y transparentar el gasto; y aumentar la productividad de la
empresa.

Es necesario que la planificación cuente con el compromiso organizacional de toda la empresa, no es

una tarea exclusiva del departamento de abastecimientos; además, siendo conscientes que no se
podrán ejecutar procesos de Abastecimiento exitosos, si este funciona como un departamento de
“emergencias”, dirigiendo toda su atención y esfuerzo a apagar incendios causando insatisfacción,
tensión y presión entre usuarios y compradores.

Sobre los resultados de los análisis realizados a la ejecución de la planificación anual de contratación,
se evidencia que muchos de los procedimientos de adquisición no son solicitadas oportunamente,
llegan de forma dispersa a las áreas de Compras, Contratos e Importaciones; y son repetitivas,
pudiendo en muchos casos ser consolidadas acorde a su naturaleza, lo que permitiría establecer
mejores estrategias de compra como: mejor precio, menores tiempos de entrega, mejores
condiciones de entrega, disminución de documentación, disminución de procesos dispersos y de
cuantías menores y mayor concentración a los procesos globales con atención y tiempo más
oportuno, entre otros.

La planificación de compras debe responder principalmente a las preguntas: ¿Qué necesita la

empresa?, ¿Cuánto necesita?, ¿Para cuándo necesita? y ¿Con qué recursos?.

JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 1

VENTAJAS QUE SE ESTIMAN OBTENER EN BASE A LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

Consolidaciones de compras: menos documentación, menos procesos de compra,

menos órdenes de compra, menos coordinaciones, menos procesos de verificaciones
de entrega.

Compras oportunas: establecer cronogramas de compras, procesos más ágiles, mejor

distribución de la carga de trabajo del personal de Abastecimiento.

Menor costo de inventario: definir requerimientos consolidados de bienes

inventariables bajo estrategias de frecuencia de entregas, disminuyendo los stocks y
los costos.

Disminución de compras urgentes y resolver situaciones de crisis: menores procesos

de compra bajo cronogramas establecidos y con los recursos adecuados, que a su vez
permitirá estar preparados para enfrementar las verdaderas emergencias que
pueden suscitarse en la empresa y que no podían ser planificadas.

Mejorar procesos de importación y gestión de proveedores: Identificar los

procesos requeridos por importación, a fin de establecer estrategias que permitan
reducir tiempos. Verificar requerimientos con marca específica, basado en una
justificación técnica, a fin de identificar en el mercado a los fabricantes y/o
distribuidores autorizados, oportunamente.

PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

El proceso de planificación de compras debe comprender desde el levantamiento de los

requerimientos o necesidades de las diferentes áreas usuarias hasta el seguimiento y control del
plan:

JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 2

 SEGUIMIENTO Y
LEVANTAMIENTO PROGRAMACIÓN
CONTROL DEL
DE NECESIDADES DE COMPRAS
PLAN

USUARIO (con apoyo de Planificación de Abastecimientos)

VERIFICACIÓN DE DATOS VERIFICAR LINEAMIENTOS
· Verificar existencias en · Tipos de procedimientos
inventario. de compras
· Información histórica: establecidos, por la
comprado y consumido naturaleza del bien o
en el presente año. servicio.
· Cumplimiento del PAC · Tiempos promedios
actual. establecidos por
· Requerimientos de procedimiento.
compras en proceso. · Tipos de requerimientos
que deben estar
contenidos en el plan
VALIDAR REQUERIMIENTOS
· Validar las previsiones y
proyectos nuevos
aprobados,
conjuntamente con los
usuarios estratégicos.
VALIDAR PRESUPUESTO
· Verificar listado de
requerimientos de
compras en función del
presupuesto anual y
plurianual.
· Ajustar requerimientos
del plan.
ELABORAR PLAN
· Elaborar plan de
compras para el año
fiscal, sustentado en el
presupuesto disponible.

PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL PUBLICAR PLAN APROBAR PLAN PLAN ANUAL DE COMPRAS

· Evaluación del plan de · Cargar plan de compras
compras durante todo el anual en plataforma del
año. SERCOP.
· Cargar plan de compras
anual en herramienta
EBS/ERP
· Aprobación del plan de
compras anual, por
representante legal de la
empresa o su delegado.
· Verificar planes de
compra.
· Realizar ajustes
necesarios.
· Consolidar en un único
plan de la empresa.

¿Qué debe contener el Plan Anual de Contratación?

El Plan de Compras debe contener el listado de todos los bienes, obras, servicios incluidos los de
consultoría que se contratarán durante un año fiscal, en función de las metas institucionales y la
disponibilidad presupuestaria, conforme se dispone en el artículo 22 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y artículo 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional Contratación Pública.

En el Plan de Compras NO debe contener los siguientes requerimientos:

· Contrataciones que respondan a declaratorias de Emergencia y Contratos

Complementarios.
· Pago de Servicios Básicos y Remuneraciones.
· Requerimientos ya adjudicados con ejecuciones presupuestarias plurianuales.

JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 3

INFORMACIÓN QUE CONTIENE EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (Instructivo)

CAMPO INSTRUCCIÓN

Incluir código UEN y cuenta. Ejemplo: RE.7202811.

PARTIDA PRESUPUESTARIA
Para el caso de proyectos, incluir UEN, cuenta y código de proyecto. Ejemplo:
CM.1272002.13CI06.

CENTRO DE COSTO Incluir el centro de costo donde se encuentra presupuestado el requerimiento de contratación.

Ingresar una categoría del producto CPC de 9 dígitos, no menos de los dígitos indicados, en
CÓDIGO CPC
función del Clasificador establecido por el SERCOP. Adjunto “Código CPC nivel 9 SERCOP”.
Si no encuentra una categoría exacta, ingrese una categoría afín a lo que está contratando.

Tipo de compra que va a contratar y que tiene que estar relacionado con la cuenta
TIPO DE COMPRA
presupuestaria: “BIEN”, “SERVICIO”, “OBRA” o “CONSULTORÍA”.

Descripción de la contratación que se va a realizar, objeto de contratación, no ingrese

DETALLE DEL PRODUCTO
caracteres especiales.

INVENTARIABLE / CARGO En caso de bienes indicar si estos corresponden a “INVENTARIABLE”, “CARGO DIRECTO” o
DIRECTO / ACTIVO FIJO “ACTIVO FIJO”.

En caso de que se requiere contratar una marca específica, ingresar la marca que se requiere,
MARCA REQUERIDA
siempre y cuando exista una justificación técnica.

¿IMPORTADO? Indicar si su requerimiento corresponde a proceso de importación “SI” o “NO”.

CRITICIDAD EN LA Indicar el nivel de criticidad que la contratación implica sobre las actividades de su operación:
OPERACIÓN “ALTO”, “MEDIO” o “BAJO”

Indicar el mes en que se remitirá la Solicitud Interna de Compra para inicio del proceso de
MES DE INICIO DEL PROCESO
contratación.

CANTIDAD ANUAL Ingrese la cantidad de la contratación que va a realizar en el año.

Ingresar la unidad de medida, como: unidad, centímetro, metro, kilometro, kilómetro

UNIDAD DE MEDIDA cuadrado, metro cuadrado, metro cúbico, yarda, litro, galón, gramo, kilogramo, tonelada,
quintal, libra, entre otras.

COSTO UNITARIO Monto de la contratación que se realizará en el año de cada cantidad anual ingresada.

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COSTO TOTAL Es la multiplicación de la cantidad por el costo unitario.

Considerar que los bienes / servicios Normalizados, corresponden a aquellos con

especificaciones técnicas estandarizadas o comunes, ubicados fácilmente en el mercado y
existen varios proveedores que pueden ofertar. Aplica solo en procedimientos de Catálogo
Electrónico, Ínfima Cuantía y Subasta Inversa Electrónica.

TIPO DE PRODUCTO En el caso de los No Normalizados son aquellos bienes / servicios que tienen especificaciones o
características especiales y existen pocos proveedores que tienen capacidad de ofertar este
tipo de requerimientos. Aplica para los procedimientos de Menor Cuantía, Cotización y
Licitación.

· No aplica para Obras, Consultoría y los definidos por procedimientos de Régimen

Especial.

Indicar si el requerimiento se encuentra dentro del Catálogo Electrónico definido por el

SERCOP.
CATÁLOGO ELECTRÓNICO Revisar lista de códigos CPC restringidos por Catálogo, en el siguiente link:
https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/RCC/RccFrmBuscar
CpcEnCatalogo.cpe

Indicar el procedimiento de contratación que se aplicará acorde a la naturaleza del

PROCEDIMIENTO SUGERIDO requerimiento, tipo de producto y costo total establecido.
Ver: “Guía de Procedimientos de Contratación”

Ingresar el tipo de régimen acorde al procedimiento sugerido: “COMÚN” o “ESPECIAL”.

TIPO DE RÉGIMEN
Ver: “Guía de Procedimientos de Contratación”

TIPO DE PRESUPUESTO Indicar el tipo de presupuesto: “GASTO” o “INVERSIÓN”, acorde a la Partida Presupuestaria.

NÚMERO DE CONTRATO En caso de que el requerimiento corresponde a contratos cíclicos, indicar el número del
ACTUAL contrato vigente.

FECHA FINALIZACIÓN Indicar la fecha de finalización del contrato vigente, para los procesos cíclicos, lo que permitirá
CONTRATO REFERENCIA controlar cronogramas de compras de forma oportuna.

REFERENCIA: MANUAL DE USUARIO. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMATO PAC (SERCOP, 2011)

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GUÍA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

Cabe mencionar que el Plan Anual de Contratación, PAC, está dispuesto con carácter obligatorio por
la normativa de Contratación Pública emitida por el SERCOP y Normas de Control interno emitidas
por la Contraloría General del Estado.

JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES

SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 6