MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO GESTIÓN DE APOYO LOGÍSTICO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE APOYO LOGÍSTICO
Código: ES-DE-MNSIG-CRGALO-11 Versión: 08
Fecha: 06/12/2013 Página 1 de 4

Objetivo: Garantizar el suministro de recursos físicos y servicios de apoyo administrativo para el cumplimiento de los objetivos institucionales y el normal funcionamiento de los procesos de la entidad.

Alcance: Inicia con la planificación de la Gestión de apoyo logístico y contempla acciones para el mantenimiento de la infraestructura física, parque automotor y el suministro de bienes y finaliza con
los planes de mejoramiento, acciones correctivas, preventivas y de mejora, para garantizar el mejoramiento continuo del proceso.

Responsable o líder del Proceso: Subdirector Administrativo Código 068 Grado 07 - Subdirección Administrativa y Financiera

Políticas de Operación:

Garantizar que la información sobre el suministro y entrega de elementos, espacios e insumos mínimos requeridos se encuentren actualizados en el Sistema de Información.

La información (registros) que en desarrollo del Proceso de Apoyo Logístico se genere, se debe identificar, almacenar, proteger y conservar de acuerdo a los lineamientos y directrices establecidos en
el proceso de Gestión Documental.

Trámites Relacionados (Procesos Misionales): N/A

Normograma: Ver Normograma

PLANEAR
ELEMENTOS DE ENTRADA ELEMENTO DE SALIDA
Proveedor Proveedor ACTIVIDADES CLAVES RESPONSABLES Usuarios
Insumo o Entrada Salida o Producto
Interno Externo Interno Externo
Políticas institucionales y
de operación (IS)

Plan Estratégico
Institucional (IS)
Plan de Mantenimiento
Proyectos de Inversión
de Infraestructura
(Fichas EBI-D) (IS)
Física(IS)
Proceso Gestión de
Presupuesto (IS) Apoyo Logístico
Plan de Mantenimiento
preventivo y correctivo
Proceso de de vehículos(IS)
Direccionamiento Plan de Contratación (IS)
Estratégico

Plan de Acción
Institucional (la vigencia) Planificar la Gestión de
(IS) Subdirector (a) Administrativo (a)
Apoyo Logístico

Plan de Acción por

Dependencia (IS)
Necesidades, solicitudes
Proceso Gestión del
y novedades de personal
Talento Humano
Documentos (Manuales, (IS)
procedimientos, formatos,
instructivos, políticas,
planes, programas) (IS)

Solicitud de Bienes y
Todas las Necesidades de Proceso Gestión
Elementos (IS)
dependencias Contratación (IS) Asuntos Legales
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Fecha: 06/12/2013 Página 2 de 4

HACER

ELEMENTOS DE ENTRADA ELEMENTO DE SALIDA

ACTIVIDADES CLAVES RESPONSABLES
Proveedor Proveedor Usuarios
Insumo o Entrada Salida o Producto
Interno Externo Interno Externo
Proceso Gestión de
Reportes, Informes y/o Apoyo Logístico
Documentos (Manuales, Seguimientos (Plan de Proceso de
Proceso de Implementar los documentos
procedimientos, formatos, acción por dependencia, Direccionamiento
Direccionamiento del Sistema Integrado de Subdirector (a) Administrativo (a) Estratégico
instructivos, políticas, Mapa y Plan de Manejo
Estratégico Gestión
planes, programas) (IS) de Riesgos, Indicadores,
entre otros) (IS) Proceso Evaluación,
Control y Mejora

Proceso Gestión de
Apoyo Logístico
Ingreso de Almacén (IS)

Inventarios (IS)
Proceso Gestión Contratos, Convenios y Recibir los bienes y Proceso Gestión
Subdirector (a) Administrativo (a)
Asuntos Legales documentos anexos(IS) elementos Financiera

Proceso Gestión
Requerimientos (IS)
Asuntos Legales

Plan de mantenimiento de
Infraestructura Física(IS)
Proceso Gestión de Ejecutar los planes de Proceso Gestión de
Subdirector (a) Administrativo (a) Informes y registros (IS)
Apoyo Logístico mantenimiento Apoyo Logístico
Plan de Mantenimiento
preventivo y correctivo de
vehículos(IS)

Proceso de Proceso Gestión de

Disposición Final Apoyo Logístico

Necesidades de Gestionar la Adquisición de

Proceso de Subdirector (a) Administrativo (a) Predios Adquiridos (IS)
Adquisición de Predios (IS) Predios
Aprovechamiento
Proceso Gestión
Financiera
Proceso de
Servicios
Funerarios
Partes
Interesadas
Respuestas a las
(Entidades del
Peticiones, Quejas, Dar trámite a las Peticiones, Peticiones, Quejas,
Proceso Gestión de Proceso Gestión de orden nacional,
Reclamos y sugerencias Quejas, Reclamos y Subdirector (a) Administrativo (a) Reclamos y sugerencias
Comunicaciones Comunicaciones distrital, entes de
asignadas (IP) sugerencias allegadas a la Unidad
control,
(IS)
ciudadanos, entre
otros)
Requerimiento de
Necesidades de Gestionar las Publicaciones, comunicación
Proceso Gestión Publicación, Divulgación, Divulgaciones y/o (Publicación, Proceso Gestión de
Subdirector (a) Administrativo (a)
de Apoyo Logístico acompañamiento, entre acompañamiento, entre Divulgación, Comunicaciones
otros (IS) otros) acompañamiento, entre
otros) (IS)

Partes
Interesadas
(Entidades del
Proceso Gestión de Dar trámite conforme a lo Respuesta a Proceso Gestión de orden nacional,
Conceptos (IS) Subdirector (a) Administrativo (a)
Asuntos Legales conceptuado requerimientos (IS) Apoyo Logístico distrital, entes de
control,
ciudadanos, entre
otros)

VERIFICAR ACTUAR

• Indicadores
• Auditorias
• Autoevaluación
• Planes de Mejoramiento (Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora)
• Reportes, Informes y/o Seguimientos
• PQRs
• Mapa y Plan de Manejo Riesgos
 • Auditorias
• Autoevaluación
• Planes de Mejoramiento (Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora)
• Reportes, Informes y/o Seguimientos
• PQRs
• Mapa y Plan de Manejo Riesgos
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REQUISITOS RECURSOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Humanos:
Numerales NTCGP 1000: Tecnológicos:
Personal de planta
6.1. 6.3, 6.4., 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. Infraestructura Tecnológica
Contratistas

Físicos:
Numerales ISO 9001: Infraestructura - puestos
Técnicos: N/A
6.1. 6.3, 6.4., 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. de trabajo cuando haya
Ver Indicadores del Proceso
lugar a ello

Financieros: Presupuesto de funcionamiento, Proyectos de

Numerales ISO 14001: 4.3.3, 4.4.1, 4.4.6, 4.4.7,4.5.3
Inversión

Virtuales y de Información: Intranet, Página web, Correo

Elementos MECI: 1.2.1, 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 3.2.1., 3.2.2.,3.2.3
electrónico

DOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES INHERENTES

Ver Listado Maestro de Documentos y Registros

Ver Listado Maestro de Documentos y Registros Ver Mapa de Riesgos y Plan de
Tablas de Retención Documental (TRD) Manejo de Riesgos.
(Los controles se encuentran documentados en las
actividades de los procedimiento)

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
Agosto de
01 Versión Inicial
2003

Modifica diseño, estructura, código: cambia el nombre del proceso pasa de Gestión de Mantenimiento de Infraestructura a Gestión de Recursos Físicos, cambia
02 4/29/2005 el objetivo por objeto y su contenido, establece el alcance. Adiciona Objetivos de calidad, seguimiento al proceso, Ajusta Documentos y Registros

Modifica: código del proceso, las entradas, salidas y contenido: cambia el objetivo y elimina el alcance, Adiciona recuadro de Etapas (Que Hace) y elimina el
recuadro de actividades (Actuar, Planear, Verificar, Hacer), Modifica contenido del recuadro de recursos. Agrega al titulo Objetivos de calidad la frase asociados al
03 12/21/2007 procesos. Cambia: el titulo de "Seguimiento al Proceso" por "Puntos de Control del proceso". Adiciona los Riesgos del proceso; Modifica el titulo del recuadro
de Documentos y Registros por Procedimientos y modifica su contenido. Adiciona soporte normativo

Modifica: El contenido del recuadro de entradas dejándolas como ver anexos, se adicionan elementos de entrada. Elimina: recuadro “Objetivos de calidad
asociados al proceso"; El titulo “Puntos de control del procesos”. eliminando las columnas de activad de control, Quien lo hace, frecuencia y registro. la
04 11/20/2008
columna de indicador se deja como recuadro independiente y elimina su contenido dejando la frase ver tablero de indicadores. Cambia el titulo del recuadro
procedimientos por Documentos y modifica su contenido.

Modifica estructura, código y contenido, evidenciando las actividades del proceso dentro del ciclo PHVA, se registran los cambios de la caracterización en cada
05 8/30/2010 una de sus versiones, se ajustan los cargos de los responsables a la actual estructura organizacional: Cambia el Objetivo del proceso y se adiciona su alcance.
se ajustan las entradas y salidas y se establecen los responsables del Proceso.

06 6/29/2011 Se incluye elementos del MECI

Se modifica nombre del proceso y cambia código, se Modifica formato de caracterización, se incluyen políticas, se modifican responsables y se ajustan
07 11/30/2012
interacciones

Se modifica: Objeto, Alcance, Políticas de Operación, actividades, responsables y Elementos de Entrada y Salida del PHVA. Se ajusta a la versión 07 del formato
08 12/4/2013
de caracterización
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Elaboró Revisión y Aprobación Técnica Revisión y Aprobación Metodológica

Firma:_______________________________________
Nombre: Sandra Patricia Morales
Cargo: Secretaria Ejecutiva Código 425 - Grado 21
Dependencia: Subdirección Administrativa y Financiera

Firma:_______________________________________
Nombre: Wilson Orlando Reyes Calderón
Cargo: Almacenista General Código 215 - Grado 24
Dependencia: Subdirección Administrativa y Financiera
Firma: ______________________________________
Nombre: Diana Carolina Morales Valenzuela.
Cargo: Contratista - Oficina Asesora de Planeación
Dependencia: Oficina Asesora de Planeación
Firma: _________________________________________
Nombre: Ismael Martínez Guerrero
Firma: _____________________________________
Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación Código 115 Grado 06
Nombre: Mauricio Alexander Valencia Silva
Dependencia: Oficina Asesora de Planeación
Cargo: Subdirector Administrativo Código 068 Grado 07
Dependencia: Subdirección Administrativa y Financiera
En calidad de Representante de la Alta Dirección

Acompañamiento Elaboración Metodológica: Equipo del SIG

Oficina Asesora de Planeación:

____________________________________________